時(shí)間：2023-06-01 09:32:12
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇倉(cāng)庫(kù)檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1、工程現(xiàn)場(chǎng)全體工作人員必須每天準(zhǔn)時(shí)出勤。因工程進(jìn)度需要加班時(shí)，所有工作人員必須服從。
2、項(xiàng)目組人員外出執(zhí)行任務(wù)需要向項(xiàng)目經(jīng)理請(qǐng)示，施工隊(duì)長(zhǎng)外出執(zhí)行任務(wù)需要向分管項(xiàng)目經(jīng)理請(qǐng)示填獲準(zhǔn)后方可外出。
3、施工項(xiàng)目經(jīng)理外出需向項(xiàng)目副經(jīng)理通報(bào)。
4、病假需出示病假證明書。
5、事假要向項(xiàng)目經(jīng)理申請(qǐng)，填寫請(qǐng)假條。
6、無(wú)故曠工三次或連續(xù)三天者除名處理。
二、施工現(xiàn)場(chǎng)例會(huì)制度
1、自工程開(kāi)工之日起至竣工之日止，堅(jiān)持每天舉行一次碰頭例會(huì)。
2、每日例會(huì)由施工項(xiàng)目經(jīng)理召集，項(xiàng)目組管理人員、施工隊(duì)長(zhǎng)參加。例會(huì)內(nèi)容及決定由項(xiàng)目組指定專人記錄歸檔。施工項(xiàng)目經(jīng)理可根據(jù)具體問(wèn)題擴(kuò)大參加例會(huì)人員范圍。
3、施工中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須提交例會(huì)討論，重要事項(xiàng)報(bào)公司總經(jīng)理。例會(huì)中做出的決定必須堅(jiān)決執(zhí)行。
4、各施工隊(duì)、班組間需協(xié)調(diào)的問(wèn)題提交每日例會(huì)解決。例會(huì)中及時(shí)傳達(dá)有關(guān)上級(jí)指示精神、作業(yè)要求、安全狀況及最新工程動(dòng)態(tài)。
5、每周例會(huì)由公司總經(jīng)理召集，由施工項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目組人員參加。例會(huì)內(nèi)容及決定由項(xiàng)目組指定專人記錄歸檔。公司總經(jīng)理可根據(jù)具體情況擴(kuò)大參加人員范圍。
6、公司部門間的協(xié)調(diào)問(wèn)題、甲乙雙方等的協(xié)調(diào)問(wèn)題提交周例會(huì)解決。例會(huì)傳達(dá)公司最新工程動(dòng)態(tài)、最新公司文件及精神。
三、施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理制度
1、檔案管理由項(xiàng)目組專人負(fù)責(zé)。
2、做好施工現(xiàn)場(chǎng)每日例會(huì)記錄、每周例會(huì)記錄、臨時(shí)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議記錄等。
3、現(xiàn)場(chǎng)工作人員登記造冊(cè)。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計(jì)變更單、施工圖紙、工程檢查資料、采購(gòu)資料、合同等的整理歸檔。
5、工程中其它文件、資料、文書往來(lái)整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管，做好備份，不得遺失。同時(shí)建立相關(guān)電子文檔，便于查閱。
7、項(xiàng)目組人員借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表，并及時(shí)歸還。
四、施工現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)管理制度
1、材料、外購(gòu)件入庫(kù)必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)收簽字，不合格材料決不入庫(kù)，采購(gòu)員必須及時(shí)辦理退貨手續(xù)。
2、保管員對(duì)任何材料、外購(gòu)件必須清點(diǎn)后方可入庫(kù)，登記進(jìn)帳。填寫材料、外購(gòu)件入庫(kù)單。有條件應(yīng)錄入電子文檔備查。
3、材料、外購(gòu)件帳冊(cè)必須有日期、入庫(kù)數(shù)、出庫(kù)數(shù)、領(lǐng)用人、存放地點(diǎn)等欄目。
4、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)材料、外購(gòu)件應(yīng)分類存入，堆放整齊、有序并做好標(biāo)識(shí)管理。留有足夠的通道，便于搬運(yùn)。
5、油漆、稀釋劑等易燃易爆有毒物品存入危險(xiǎn)品倉(cāng)庫(kù)。并配備足夠的消防器材,不得使用明火。
6、大宗材料、外購(gòu)件不能入庫(kù)的，要點(diǎn)清數(shù)量，做好遮蓋工作，防止雨淋日曬，避免造成損失。
7、倉(cāng)庫(kù)存放的材料、外購(gòu)件必須做好防火、防潮工作。倉(cāng)庫(kù)重地嚴(yán)禁閑雜人員入內(nèi)。
8、材料、外購(gòu)件出庫(kù)必須填寫領(lǐng)料單，由施工項(xiàng)目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，領(lǐng)料人簽名。
9、工具設(shè)備借用，建立借用物品帳。嚴(yán)格履行借用手續(xù)，并及時(shí)催收入庫(kù)。實(shí)行誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)賠償?shù)脑瓌t。
五、施工現(xiàn)場(chǎng)文明施工制度
1、施工作業(yè)時(shí)不準(zhǔn)抽煙。
2、施工現(xiàn)場(chǎng)大小便必須到指定廁所。廁所使用后要隨時(shí)清洗。
3、材料、外購(gòu)件等物品分類碼放整齊。不沿途遺灑并及時(shí)清掃維護(hù)。
4、施工中產(chǎn)生的垃圾必須及時(shí)整理成堆，及時(shí)清運(yùn)。做到工完料清。
5、現(xiàn)場(chǎng)施工人員的著裝必須保持統(tǒng)一、規(guī)范、整潔。
6、工作場(chǎng)地必須保持整潔，輪流打掃衛(wèi)生，生活垃圾、生產(chǎn)廢物及時(shí)清除。
7、團(tuán)結(jié)同志，關(guān)心他人，堅(jiān)決杜絕酒后上崗、酗酒鬧事、打架斗毆、拉幫結(jié)伙、惡語(yǔ)傷人等情況。
8、對(duì)施工機(jī)械等噪聲采取嚴(yán)格控制，最大限度減少躁噪聲擾民。
六、施工現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)管理制度
1、新工人入場(chǎng)必須接受“安全生產(chǎn)三級(jí)教育”。
2、進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)人員配戴好安全帽。必須正確使用個(gè)人勞保用品，如安全帶等。
2、現(xiàn)場(chǎng)施工人員必須正確使用相關(guān)機(jī)具設(shè)備。上崗前必須檢查好一切安全設(shè)施是否安全可靠。
3、特殊工種持證上崗，特殊作業(yè)配戴相應(yīng)的勞動(dòng)安全保護(hù)用品。
4、使用砂輪機(jī)時(shí),先檢查砂輪有無(wú)裂紋是否有危險(xiǎn)。切割材料時(shí)用力均勻,被切割件要夾牢。
5、高空作業(yè)時(shí)，要系好安全帶。嚴(yán)禁在高空中沒(méi)有扶手的攀沿物上隨意走動(dòng)。
6、深槽施工保持做到坡度穩(wěn)定，及時(shí)完善護(hù)壁加固措施。
7、危險(xiǎn)部位的邊沿，坑口要嚴(yán)加欄護(hù)，封蓋及設(shè)置必要的安全標(biāo)記。
8、按規(guī)定設(shè)置足夠的通行道路和安全梯。
9、裝卸堆放料具、設(shè)備及施工車輛與坑槽保持安全距離。
10、大中型施工機(jī)械指派專職人員指揮。
11、小型及電動(dòng)工具由專職人員操作和使用。注意用電安全。
12、施工人員必須遵守安全施工規(guī)章制度。有權(quán)拒絕違反“安全施工管理制度”的操作方法。
13、施工現(xiàn)場(chǎng)地掛貼安全施工標(biāo)牌。
14、嚴(yán)禁違章指揮和違章操作。
七、施工現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)用電管理制度
1、工地所有臨時(shí)用電由專業(yè)電工（持證上崗）負(fù)責(zé)，其他人員禁止接駁電源。
2、施工現(xiàn)場(chǎng)每個(gè)層面必須配備具有安全性的各式配電箱。
3、臨時(shí)用電執(zhí)行三相五線制和二級(jí)漏電保護(hù)。由專職電工進(jìn)行檢查和維護(hù)。
4、所有臨時(shí)線路必須使用橡膠護(hù)套線。線必須架設(shè)牢固，一般要架空，不得綁在管道或金屬物上。
5、嚴(yán)禁用花線、銅芯線亂拉亂接，違者將被嚴(yán)厲處罰。
6、所有插頭及插座應(yīng)保持完好。電氣開(kāi)關(guān)不能一只多用。
7、所有施工機(jī)械和電氣設(shè)備不得帶病運(yùn)轉(zhuǎn)和超負(fù)荷使用。
8、施工機(jī)械和電氣設(shè)備及施工用金屬平臺(tái)必須要有可靠接地。
9、接駁電源應(yīng)先切斷電源。若帶電作業(yè)，必須采取防護(hù)措施，并有三級(jí)以上電工在場(chǎng)監(jiān)護(hù)才能工作。
八、施工現(xiàn)場(chǎng)看護(hù)保衛(wèi)管理制度
1、施工現(xiàn)場(chǎng)必須設(shè)置看護(hù)保衛(wèi)人員（24小時(shí)，一班不得少于兩人）。看護(hù)保衛(wèi)人員必須忠于職守、堅(jiān)守崗位、晝夜巡視。保護(hù)施工現(xiàn)場(chǎng)財(cái)產(chǎn)不受損失。
2、施工項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，設(shè)置符合標(biāo)準(zhǔn)的擋欄，圍欄等。盡可能實(shí)行封閉施工。
3、施工項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)露天的原材料、成品、半成品進(jìn)行安全檢查，必要時(shí)增設(shè)安全防護(hù)設(shè)施，或派專人看守。
4、所有施工人員必須佩戴號(hào)牌，外來(lái)人員無(wú)施工項(xiàng)目經(jīng)理許可，不得進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)。
5、夜間值勤的保衛(wèi)人員，必須巡視整個(gè)施工區(qū)域，不得睡覺(jué)。
6、保衛(wèi)人員現(xiàn)場(chǎng)巡視時(shí)，密切注意原材料、成品半成品、機(jī)具設(shè)備等。發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)匯報(bào)。
7、施工班組自帶的所有設(shè)備、工具等應(yīng)進(jìn)行登記，登記清單由項(xiàng)目組保管。以備有關(guān)人員查閱。
8、施工班組離場(chǎng)時(shí)，攜帶的工具、設(shè)備出場(chǎng)，必須有項(xiàng)目經(jīng)理部的批條方可。
九、施工現(xiàn)場(chǎng)消防管理制度
1、施工現(xiàn)場(chǎng)的每個(gè)層面必須配備足夠的滅火消防器材。
2、項(xiàng)目組人員每天必須檢查消防器材的完好性，如有損耗應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。
3、消防器材安放處必須有明顯的標(biāo)記。
4、消防器材的設(shè)置地點(diǎn)以方便使用為原則，不得隨意變更消防器材的放置地點(diǎn)。
5、工作人員必須熟悉消防器材的使用方法。
6、漆類等易燃品存放在危險(xiǎn)品倉(cāng)庫(kù)。油漆工施工時(shí)要避開(kāi)火源、熱源。
7、施工現(xiàn)場(chǎng)所有使用明火的地方，必須保證有專人值守，做到人走火滅。
昌河鈴木汽車有限責(zé)任公司是國(guó)內(nèi)外知名汽車制造服務(wù)企業(yè)，其屬下昌河鈴木__分公司自20__年11月開(kāi)始投產(chǎn)利亞納汽車及K14B發(fā)動(dòng)機(jī)部品以來(lái)，隨著生產(chǎn)、銷售的迅速發(fā)展，汽車部品的銷售服務(wù)業(yè)務(wù)量快速增長(zhǎng)。
中郵物流有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱中郵物流）與昌河鈴木汽車有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱昌河鈴木）作為戰(zhàn)略合作伙伴，經(jīng)過(guò)幾年的友好合作，已初步取得了雙贏目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步加強(qiáng)合作，充分利用中國(guó)郵政品牌信譽(yù)優(yōu)勢(shì)及中郵物流現(xiàn)有的資源及有效的科學(xué)管理監(jiān)控手段，為昌河鈴木提供供應(yīng)鏈服務(wù)，雙方擬就昌河鈴木__分公司利亞納汽車及K14B發(fā)動(dòng)機(jī)部品倉(cāng)儲(chǔ)保管及配送項(xiàng)目進(jìn)行深度合作。
承接昌河鈴木利亞納汽車及K14B發(fā)動(dòng)機(jī)部品倉(cāng)儲(chǔ)配送這樣具有標(biāo)志性的一體化高端物流項(xiàng)目，表明中郵物流已真正滲透到一流企業(yè)的（本篇文章來(lái)源于文秘站 -百度直接輸入“文秘站”第一個(gè)網(wǎng)站便是）供應(yīng)鏈中，在供應(yīng)鏈的銷售環(huán)節(jié)上發(fā)揮重大作用。為保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，特?cái)M定本運(yùn)營(yíng)方案。本方案內(nèi)容以倉(cāng)儲(chǔ)保管為主，其余運(yùn)輸配送物流服務(wù)參見(jiàn)《昌河鈴木汽車售后零配件配送服務(wù)協(xié)議》及《部品物流服務(wù)補(bǔ)充協(xié)議》。
二、基本方案
（一）服務(wù)項(xiàng)目：昌河鈴木__分公司利亞納汽車及K14B發(fā)動(dòng)機(jī)部品倉(cāng)儲(chǔ)保管服務(wù)。
（二）服務(wù)范圍：昌河鈴木__分公司利亞納汽車及K14B發(fā)動(dòng)機(jī)部品倉(cāng)儲(chǔ)保管全國(guó)范圍內(nèi)調(diào)備。具體入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)庫(kù)、配送等以昌河鈴木部品處提供的單據(jù)清單上注明的為準(zhǔn)。
（三）服務(wù)內(nèi)容：從昌河鈴木__分公司生產(chǎn)車間及倉(cāng)庫(kù)到中郵物流__分公司倉(cāng)庫(kù)及倉(cāng)儲(chǔ)管理，包括接單、提貨、入庫(kù)、出庫(kù)管理及與之相關(guān)的信息和單證傳遞服務(wù)。
（四）倉(cāng)儲(chǔ)規(guī)劃方案：
1、規(guī)劃服務(wù)目標(biāo)：按照2-3年發(fā)展規(guī)劃，利用郵政自有倉(cāng)庫(kù)資源為昌河鈴木部品處提供1800㎡倉(cāng)儲(chǔ)保管服務(wù)。
2、倉(cāng)儲(chǔ)平面布置及功能劃分：見(jiàn)附圖。
3、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備投入：
1）貨架：各種規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)貨架計(jì)250組，計(jì)劃投入40萬(wàn)元。
2）裝卸設(shè)備：電動(dòng)叉車一臺(tái)，手動(dòng)叉車2臺(tái)，計(jì)價(jià)12萬(wàn)元。
3）相關(guān)周轉(zhuǎn)器具：包裝器具及庫(kù)存管理工具IT，等計(jì)價(jià)3萬(wàn)元。
以上總計(jì)投入預(yù)算55萬(wàn)元。
三、組織與管理
（一）中郵物流__分公司負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的組織與協(xié)調(diào)及內(nèi)部運(yùn)營(yíng)質(zhì)量的考核及管理。為保證項(xiàng)目的順利實(shí)施和高質(zhì)量運(yùn)營(yíng)，中郵物流__分公司成立昌河鈴木項(xiàng)目組，中郵物流__分公司經(jīng)理任項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，中郵物流__分公司經(jīng)理助理任項(xiàng)目具體實(shí)施負(fù)責(zé)人，并配備相應(yīng)倉(cāng)儲(chǔ)管理業(yè)務(wù)人員（2-4人）。
（二）中郵物流__分公司昌河鈴木__項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)產(chǎn)品的接單、提貨、入庫(kù)、出庫(kù)、發(fā)運(yùn)、信息反饋、業(yè)務(wù)檔案管理與查詢，[范文為文秘站 作者原創(chuàng)作品-轉(zhuǎn)載請(qǐng)加*文秘站 外部鏈接！注：]同昌河鈴木部品處進(jìn)行日常商務(wù)協(xié)調(diào)、信息反饋、客戶服務(wù)及結(jié)算工作。
（三）__郵政昌河鈴木汽配倉(cāng)儲(chǔ)項(xiàng)目實(shí)行硬性指標(biāo)管理制度，相關(guān)管理考核依據(jù)，參照《利亞納汽車及K14B發(fā)動(dòng)機(jī)部品入、出庫(kù)工作程序》，并接受昌河鈴木部品處業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
四、操作程序
（一）接單、提貨。
根據(jù)昌河鈴木部品處出貨預(yù)告單，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)到昌河鈴木__分公司車間或倉(cāng)庫(kù)提貨，負(fù)責(zé)辦理相關(guān)提貨手續(xù)。
（二）入庫(kù)、理貨及出庫(kù)管理。
項(xiàng)目組從昌河鈴木__分公司提貨后，負(fù)責(zé)辦理入庫(kù)手續(xù)，對(duì)需要即時(shí)發(fā)運(yùn)的部品，進(jìn)行二次盤駁理貨，辦理出庫(kù)、裝箱交接手續(xù)。
（三）包裝、發(fā)運(yùn)。
對(duì)需要包裝的進(jìn)行包裝處理，并根據(jù)昌河鈴木部品處的發(fā)運(yùn)計(jì)劃，對(duì)不同路向物流進(jìn)行分揀、封發(fā)處理。
（四）運(yùn)輸、配送。
根據(jù)昌河鈴木部品處發(fā)運(yùn)計(jì)劃，通過(guò)中郵物集散網(wǎng)或社會(huì)物流網(wǎng)發(fā)運(yùn)至收件人所在地，并配送到戶。
具體運(yùn)輸、配送參照《昌河鈴木汽車售后零配件配送服務(wù)協(xié)議》及《部品物流服務(wù)補(bǔ)充協(xié)議》。
（五）特殊情況處理。
倉(cāng)儲(chǔ)保管中如發(fā)現(xiàn)貨件短缺、破損、變形等情況，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)處理。
五、費(fèi)用結(jié)算
1、場(chǎng)地租賃費(fèi)用：按10元/㎡優(yōu)惠價(jià)計(jì)算。10元*1568㎡*12=188160元。
2、倉(cāng)儲(chǔ)保管人工費(fèi)：按2.0元/㎡標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算。2.0元*1568㎡*12=37632元。
3、貨架等設(shè)備使用費(fèi)：1）貨架租賃使用費(fèi)按每組200元計(jì)，共50000元/年。2）電動(dòng)叉車及周轉(zhuǎn)箱器具等年使用費(fèi)按18750元計(jì)。
費(fèi)用合計(jì)：294542.00元
六、業(yè)務(wù)檔案管理及賠償責(zé)任：
1、昌河鈴木部品處的出貨預(yù)告單及發(fā)運(yùn)計(jì)劃和裝箱清單是本項(xiàng)目使用的主要單式。
北京市普利門電子科技有限公司 北京 100041
[摘要]隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)企業(yè)檔案管理方式提出了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，本文論述了大數(shù)據(jù)的含義和特征，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必要性，并從四個(gè)方面對(duì)如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新提出了對(duì)策建議。
[
關(guān)鍵詞 ]檔案管理；大數(shù)據(jù)；創(chuàng)新
一、大數(shù)據(jù)的含義
大數(shù)據(jù)（Big Data）是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后IT產(chǎn)業(yè)的又一次創(chuàng)新性技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)，指的是所涉及的數(shù)據(jù)資料、信息量的規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前主流軟件系統(tǒng)工具，在合理可控的時(shí)間范圍內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理、并整理成為幫助企業(yè)、政府等經(jīng)營(yíng)決策更積極目的的資訊。
大數(shù)據(jù)具有4個(gè)基本特征：數(shù)據(jù)體量巨大，從TB級(jí)別躍升到PB級(jí)別；第二，數(shù)據(jù)類型繁多，這些數(shù)據(jù)類型繁多，格式不一，結(jié)構(gòu)不同；第三，價(jià)值密度低，商業(yè)價(jià)值高；第四，處理速度快，需要實(shí)時(shí)獲取需要的信息，這一點(diǎn)和傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有著本質(zhì)的不同。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的必要性
檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)作、市場(chǎng)定位、營(yíng)銷策略有著重要的指導(dǎo)性作用，是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，已給檔案管理工作烙上了深深的大數(shù)據(jù)印記。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案具有媒體形式多、數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)。同時(shí)，當(dāng)前企業(yè)在檔案管理方面面臨諸多瓶頸：繁雜的數(shù)據(jù)類型和多樣的存儲(chǔ)格式使電子文件很難被統(tǒng)一收集，容易形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”；對(duì)數(shù)據(jù)利用的方式單一，缺乏多元化的利用手段；對(duì)信息檔案的安全控制難度也很大。
顯然，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作已不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，企業(yè)如何做好檔案管理與檔案管理如何在新時(shí)期為企業(yè)服務(wù),已成為企業(yè)檔案管理工作的核心問(wèn)題。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新
檔案管理創(chuàng)新是綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息的要求。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理，就必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展要求，梳理新的觀念，建立新的管理制度，采用新的管理方法，完善新的服務(wù)方式。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，才能保障體量巨大的檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全可讀，并在海量數(shù)據(jù)中快速準(zhǔn)確的搜索挖掘到有價(jià)值的檔案信息，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。
1.檔案管理觀念創(chuàng)新
多年來(lái)，許多企業(yè)的檔案工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，“重藏輕用”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，必須轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)管理是必要的手段，利用才是真正的目的。檔案管理人員要加強(qiáng)思想觀念方面的創(chuàng)新，必須要對(duì)檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識(shí)。只有對(duì)管理創(chuàng)新的意義有了較高的認(rèn)識(shí)，才能重視、支持管理創(chuàng)新。
2.檔案管理制度創(chuàng)新
檔案工作制度應(yīng)納入企業(yè)規(guī)章制度體系。尤其是在在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于檔案信息體量大，類型結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，更需要我們制定電子文件管理等相關(guān)的電子數(shù)據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及管理制度，明確目的和標(biāo)準(zhǔn)，以此規(guī)范各類檔案管理行為，將看似無(wú)序無(wú)法管理的檔案信息變成有法可依的有序管理。企業(yè)檔案管理制度建設(shè)應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理整理規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)。除制定專門的檔案工作制度外，企業(yè)還應(yīng)在其他相關(guān)制度中體現(xiàn)檔案工作要求，與檔案管理制度銜接，確保企業(yè)檔案工作經(jīng)常化、制度化推進(jìn)。同時(shí)，單位還須定期組織管理人員對(duì)國(guó)家相關(guān)制度和法律進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)單位管理制度進(jìn)行更新和補(bǔ)充，從單位的實(shí)際情況出發(fā)提高管理效率。
3.檔案管理方法創(chuàng)新
企業(yè)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代管理方法，提高檔案完整率、有效性和利用率。尤其是信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用又為企業(yè)的檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使企業(yè)檔案管理從基于目錄的簡(jiǎn)單查詢共享階段向綜合的數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)的深度整合方向轉(zhuǎn)變。目前，運(yùn)用在大數(shù)據(jù)管理中的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)(data house ware)、群件(groupware)、知識(shí)地圖(knowledge map)、超文本技術(shù)(hypertext)、元數(shù)據(jù)(metadata)等。因此，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的提高。
4.檔案管理服務(wù)創(chuàng)新
企業(yè)檔案的生命線就是為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等中心工作服務(wù)。檔案服務(wù)是檔案管理的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案服務(wù)創(chuàng)新要從服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式等方面進(jìn)行創(chuàng)新，如提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，縮短查調(diào)檔案的時(shí)間，簡(jiǎn)化查詢程序，優(yōu)化檔案檢索工具。在確保檔案服務(wù)的及時(shí)性及針對(duì)性的同時(shí)，能夠積極主動(dòng)的對(duì)檔案資料信息的需求者提供全面的信息服務(wù)，并綜合運(yùn)用各種技術(shù)手段，深入挖掘龐大數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)藏的有價(jià)值信息，提高檔案使用者的滿意度。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞:倉(cāng)庫(kù)管理；模式；方法
倉(cāng)庫(kù)是用于儲(chǔ)存物資設(shè)備的設(shè)施和機(jī)構(gòu)，是物資設(shè)備儲(chǔ)存供應(yīng)的基地。物資設(shè)備儲(chǔ)存是由其生產(chǎn)部門到使用單位的整個(gè)供應(yīng)鏈中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它既是社會(huì)物資供應(yīng)中斷時(shí)的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會(huì)物質(zhì)產(chǎn)品極大豐富，倉(cāng)庫(kù)的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉(cāng)庫(kù)的管理水平和質(zhì)量，更好的為煤礦生產(chǎn)服務(wù)也成為我們面臨的新問(wèn)題。
鶴煤集團(tuán)公司在2010年9月之前的管理模式是：設(shè)備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運(yùn)行下，由于新設(shè)備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉(cāng)庫(kù)管理的主要職能都傾注到新設(shè)備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團(tuán)公司，對(duì)物資采購(gòu)部門進(jìn)行了機(jī)構(gòu)調(diào)整，將新設(shè)備的管理以及材料配件采購(gòu)管理工作一起歸并到了物資供應(yīng)處，設(shè)備租賃管理工作單設(shè)了一個(gè)部門進(jìn)行設(shè)備的后期管理工作，機(jī)構(gòu)的調(diào)整改革，證明了集團(tuán)公司對(duì)設(shè)備租賃管理的高的重視，因此我們的各項(xiàng)管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉(cāng)庫(kù)我們清楚地認(rèn)識(shí)設(shè)備庫(kù)管理是一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)，因?yàn)閭}(cāng)儲(chǔ)管理的各項(xiàng)管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設(shè)備庫(kù)管理，特別是《機(jī)電分公司物資采購(gòu)管理辦法》，與設(shè)備管理完全脫節(jié)，還有“到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳”，設(shè)備、配件、機(jī)電產(chǎn)品共用一個(gè)模式的臺(tái)帳，因此設(shè)備臺(tái)帳就很難反映出設(shè)備的真實(shí)情況。
為了盡快強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，理順工作思路，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)設(shè)備管理的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)了兄弟單位先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，找到了影響租賃倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)管理的薄弱的關(guān)鍵因素，制定了實(shí)施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實(shí)現(xiàn)機(jī)電設(shè)備倉(cāng)庫(kù)管理的全新突破，取得了良好的經(jīng)營(yíng)效果：
一、設(shè)備入庫(kù)管理流程
1．新設(shè)備、退租設(shè)備、代保管設(shè)備入庫(kù)前，業(yè)務(wù)科室應(yīng)開(kāi)具《新設(shè)備到貨通知單》、《退租設(shè)備到貨通知單》、《代保管設(shè)備到貨通知單》作為設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)、存放的憑證。
2．倉(cāng)庫(kù)保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開(kāi)具的《新設(shè)備到貨通知單》或《退租設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在待驗(yàn)區(qū)，及時(shí)督促業(yè)務(wù)人員對(duì)入庫(kù)新設(shè)備或退租設(shè)備進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收；依據(jù)業(yè)務(wù)科室開(kāi)具的《代保管設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在代保管區(qū)域。
3．新設(shè)備、退租設(shè)備到倉(cāng)庫(kù)后，設(shè)備保管員要記錄好到貨日期、到貨時(shí)新設(shè)備的狀態(tài)（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現(xiàn)象）、退租設(shè)備完好情況。
二、設(shè)備驗(yàn)收管理流程
（一）新設(shè)備的驗(yàn)收
設(shè)備到貨應(yīng)及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗(yàn)收人員共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。
1.數(shù)量驗(yàn)收(包括生產(chǎn)廠商、設(shè)備型號(hào)和購(gòu)置臺(tái)件)、資料驗(yàn)收(包括隨機(jī)技術(shù)資料、四證一標(biāo)志)、質(zhì)量驗(yàn)收(包括產(chǎn)品外觀)。
2.開(kāi)箱時(shí)，設(shè)備保管員對(duì)設(shè)備進(jìn)行數(shù)量方面的驗(yàn)收，要對(duì)設(shè)備的型號(hào)、機(jī)號(hào)、每個(gè)附件等進(jìn)行清點(diǎn)，并按照《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》要求認(rèn)真填寫，再與裝箱單和到貨通知單核對(duì)。驗(yàn)收時(shí)要結(jié)合到貨通知單內(nèi)容和裝箱單等進(jìn)行驗(yàn)收，要查驗(yàn)主機(jī)及列入煤安標(biāo)志配套范圍附機(jī)的煤安標(biāo)志證書及標(biāo)識(shí)，要認(rèn)真核對(duì)煤安標(biāo)志證書與銘牌上的供貨廠家、設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、煤安標(biāo)志證號(hào)是否一致，所有煤安標(biāo)識(shí)是否齊全，并在驗(yàn)收記錄欄認(rèn)真填寫驗(yàn)收設(shè)備的煤安標(biāo)志證書號(hào)。如發(fā)現(xiàn)有不同之處，應(yīng)在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。
3.完成開(kāi)箱后由設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗(yàn)收人員共同在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》簽字確認(rèn)。并將《設(shè)備點(diǎn)件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》編號(hào)填寫在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》。
4.設(shè)備保管員對(duì)煤安設(shè)備要單獨(dú)建立煤安臺(tái)帳。證件不全的設(shè)備不予辦理入庫(kù)手續(xù)，未經(jīng)辦理入庫(kù)手續(xù)的設(shè)備一律作待檢設(shè)備處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗(yàn)不合格的設(shè)備一律退回廠家，暫存退貨區(qū)域，同時(shí)必須在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)處理，需退貨時(shí)保管員要做好記錄，并按照《設(shè)備退貨登記臺(tái)帳》要求認(rèn)真填寫。
（二） 退租設(shè)備的驗(yàn)收
1．退租設(shè)備到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，由使用單位、租賃庫(kù)保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對(duì)退租設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)。
2．查看退租設(shè)備狀況、部件缺損程度。
3．查看退租設(shè)備相關(guān)資料是否齊全。
4．完成驗(yàn)收后，驗(yàn)收人員在《機(jī)電設(shè)備退庫(kù)交接驗(yàn)收單》上簽字。
（三） 代保管設(shè)備的驗(yàn)收
1．代保管設(shè)備到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，由使用單位、租賃庫(kù)保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對(duì)代保管設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收存放。
2．設(shè)備保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開(kāi)具的《代保管設(shè)備到貨通知單》，對(duì)照實(shí)物進(jìn)行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業(yè)務(wù)科人員共同在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。并將《代保管設(shè)備到貨通知單》編號(hào)填寫在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上。
三、庫(kù)存管理流程
（一）煤安管理
1.符合煤安條件的設(shè)備入庫(kù)后，要按其性能與定制管理區(qū)域分類保管保養(yǎng)，保管員要妥善保管在設(shè)備主機(jī)、銘牌、包裝或說(shuō)明書上印制的煤安標(biāo)識(shí)。
2.保管員要專門建立煤安設(shè)備臺(tái)帳，臺(tái)帳上注明入庫(kù)設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、煤安標(biāo)志及證書編號(hào)、入出庫(kù)時(shí)間及發(fā)放單位，保證賬、卡、物相符。庫(kù)存設(shè)備要做到產(chǎn)品上的標(biāo)識(shí)與證書 、編碼及臺(tái)賬相一致。
3．對(duì)于證件不全的設(shè)備要向有關(guān)部門進(jìn)行反映，禁止發(fā)放證件不全的設(shè)備。
（二）保管保養(yǎng)
1．入庫(kù)設(shè)備如有腐蝕必須強(qiáng)制保養(yǎng)方可入庫(kù)，庫(kù)內(nèi)設(shè)備如有腐蝕要及時(shí)除銹上油做好保養(yǎng)。
2．庫(kù)存設(shè)備必須定期檢查，每月不少于一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，若是刮風(fēng)、下雨、下雪天，對(duì)于露天存放的設(shè)備要及時(shí)清理帆布蓬上積雪積水；對(duì)于露雨庫(kù)房，要檢查庫(kù)內(nèi)設(shè)備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時(shí)清理庫(kù)內(nèi)積水，做到：庫(kù)內(nèi)設(shè)備要勤清點(diǎn)、勤保養(yǎng)、勤整理。
3．定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，做到清潔無(wú)雜物，庫(kù)容整潔,嚴(yán)格按照《定置管理》要求規(guī)整庫(kù)房。
（三）設(shè)備盤點(diǎn)
1．每半年進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)。
2．由設(shè)備保管員通知設(shè)備使用管理科共同盤點(diǎn)、設(shè)備保管人員按照庫(kù)房設(shè)備實(shí)物，進(jìn)行清點(diǎn)登記，通過(guò)對(duì)照賬本與設(shè)備使用管理科賬目進(jìn)行清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)缺少、轉(zhuǎn)移、借出、維修等要在盤點(diǎn)表上做出記錄，雙方簽字確認(rèn)。
3．對(duì)轉(zhuǎn)移設(shè)備辦理調(diào)撥手續(xù)；對(duì)借出設(shè)備要求被借方提供借條，并負(fù)責(zé)追回；對(duì)缺少設(shè)備整理清單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
4．盤點(diǎn)結(jié)束后，寫出盤點(diǎn)分析。
四、設(shè)備出庫(kù)流程：
1.嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)部門開(kāi)具的設(shè)備出庫(kù)單、代保管設(shè)備出庫(kù)單發(fā)放，堅(jiān)決杜絕無(wú)單發(fā)放設(shè)備。
2．確因廠礦生產(chǎn)急需，可經(jīng)設(shè)備使用管理科、機(jī)電倉(cāng)庫(kù)同意后，由領(lǐng)用單位經(jīng)辦人寫條，設(shè)備使用管理科科長(zhǎng)簽字蓋章，方可先發(fā)料后補(bǔ)手續(xù)，并在三天內(nèi)補(bǔ)齊手續(xù)。
3．發(fā)放設(shè)備時(shí)要核對(duì)隨機(jī)輔件所示數(shù)量、規(guī)格、名稱是否與實(shí)物相符，隨機(jī)技術(shù)資料、四證一標(biāo)志是否齊全，要按照《設(shè)備出庫(kù)（移交）登記臺(tái)帳》認(rèn)真填寫，并要求領(lǐng)用單位簽字認(rèn)可，屬生產(chǎn)急需領(lǐng)用設(shè)備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。
五、設(shè)備檔案管理流程
1．凡入庫(kù)的設(shè)備，在其入庫(kù)、到出庫(kù)全部過(guò)程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案。
2．設(shè)備保管員兼任設(shè)備檔案管理員，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統(tǒng)計(jì)工作。
3．每臺(tái)設(shè)備建立一套對(duì)應(yīng)的文檔，設(shè)備文件材料，必須用鋼筆書寫，嚴(yán)禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。
4．設(shè)備檔案管理員要對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類，特別對(duì)煤安設(shè)備的資料要經(jīng)常審核，審核煤安標(biāo)志是否到期，對(duì)即將到期的要及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)科室與廠家聯(lián)系進(jìn)行辦理。
當(dāng)前音像檔案管理的不足之處
技術(shù)落后造成資料缺損。傳統(tǒng)音像檔案以模擬信號(hào)存儲(chǔ)在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對(duì)保存環(huán)境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機(jī)構(gòu)缺少必要的音像檔案存儲(chǔ)設(shè)備，沒(méi)有防磁防潮設(shè)施；倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)房里溫濕度不能有效調(diào)控，造成磁帶和錄像變質(zhì)、變色、發(fā)霉，導(dǎo)致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無(wú)法使用。此外，音像檔案資料在使用過(guò)程中，由于機(jī)器的接觸磨損會(huì)造成信號(hào)不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動(dòng)、有雪花波紋，視聽(tīng)質(zhì)量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前國(guó)內(nèi)音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機(jī)構(gòu)的節(jié)目在播出后就存入庫(kù)房，成為檔案資料。有些廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專門檔案資料室集中管理，隨時(shí)形成隨時(shí)入庫(kù)；有些機(jī)構(gòu)則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機(jī)構(gòu)的音像檔案是由頻道和個(gè)人分散保管。目前，國(guó)內(nèi)仍有相當(dāng)數(shù)量的廣電機(jī)構(gòu)音像檔案未能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，甚至沒(méi)有制訂基本的管理制度，對(duì)于收集的音像資料，一些機(jī)構(gòu)缺少專業(yè)的編號(hào)、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續(xù)使用造成很大麻煩。
人才不足制約工作開(kāi)展。與管理制度落后相對(duì)應(yīng)的是音像檔案管理專業(yè)人才的缺乏。廣電機(jī)構(gòu)的人事工作，只注重編導(dǎo)、記者、主持人等業(yè)務(wù)骨干的引進(jìn)，而忽視了對(duì)音像檔案管理專業(yè)人才的招錄培養(yǎng)。有的基層廣電機(jī)構(gòu)沒(méi)有專門的檔案管理崗位；有的機(jī)構(gòu)音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，很少進(jìn)行上崗培訓(xùn)，因而缺少音像檔案編輯、研究、開(kāi)發(fā)所必需的技術(shù)和素質(zhì)。這些做法直接導(dǎo)致音像檔案管理、開(kāi)發(fā)人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開(kāi)展。
加強(qiáng)音像檔案的規(guī)范化管理
廣電機(jī)構(gòu)加強(qiáng)音像檔案規(guī)范化管理，既要重視存儲(chǔ)介質(zhì)、庫(kù)房改造等硬件設(shè)備建設(shè)，又要建立專門的規(guī)章制度，改善軟環(huán)境，缺一不可。
強(qiáng)化硬件：數(shù)字化存儲(chǔ)+網(wǎng)絡(luò)化傳輸。與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，數(shù)字化技術(shù)簡(jiǎn)化了音像資料的存儲(chǔ)、檢索和使用，它把音像檔案以數(shù)據(jù)信號(hào)的形態(tài)存儲(chǔ)在媒介中，具有存儲(chǔ)量大、安全性高、格式統(tǒng)一等優(yōu)點(diǎn)，用戶可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地調(diào)用檔案信息。廣電機(jī)構(gòu)可以將節(jié)目管理作為建立統(tǒng)一管理平臺(tái)的切入點(diǎn)，整合出節(jié)目流轉(zhuǎn)的最佳工作流程方式，并由此實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
對(duì)于廣播電視機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲(chǔ)，更重要的是為電視節(jié)目的生產(chǎn)服務(wù)。電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個(gè)能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。在節(jié)目的采編過(guò)程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統(tǒng)上直接查閱音像檔案，進(jìn)行直觀的節(jié)目采編；另一方面可以利用原有的計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)檢索、調(diào)用所需數(shù)字節(jié)目素材。數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化傳輸，能提高業(yè)務(wù)部門的工作效率，有利于實(shí)現(xiàn)音像檔案的價(jià)值增值。如英國(guó) BBC 電視臺(tái)在購(gòu)買紀(jì)錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術(shù)畫廊”網(wǎng)站上銷售，價(jià)格比成品節(jié)目高出數(shù)倍。
優(yōu)化軟件：制度建設(shè)+規(guī)范管理。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)處于重大轉(zhuǎn)型時(shí)期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規(guī)范化改革，因此，廣電機(jī)構(gòu)檔案管理方式，必須盡快轉(zhuǎn)變到以依法管理為主的軌道上來(lái)。2001年12月25日國(guó)務(wù)院了修改后的《音像制品管理?xiàng)l約》，這是建國(guó)以來(lái)專門針對(duì)音像制品制定的管理?xiàng)l約，是廣電機(jī)構(gòu)進(jìn)行音像檔案管理的法律依據(jù)。
各級(jí)廣電機(jī)構(gòu)必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統(tǒng)計(jì)鑒定等方面，建立嚴(yán)格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對(duì)音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規(guī)可依，對(duì)不按規(guī)定移交的單位和個(gè)人做出必要的處罰。
創(chuàng)新音像檔案管理機(jī)制
建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。傳統(tǒng)音像檔案管理以儲(chǔ)存為基本功能訴求，扮演的是倉(cāng)庫(kù)的角色。音像檔案資料在各個(gè)臺(tái)和頻道分散管理，導(dǎo)致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動(dòng)使用，難以達(dá)到資源共享，影響廣播影視事業(yè)產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。
隨著“云”計(jì)算、視頻流等新媒體技術(shù)發(fā)展，廣播電視檔案的多種經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和戰(zhàn)略資源價(jià)值越來(lái)越受到廣電機(jī)構(gòu)的重視。中央電視臺(tái)原臺(tái)長(zhǎng)趙化勇認(rèn)為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開(kāi)發(fā)它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產(chǎn)性、效益性為指導(dǎo)的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，深入發(fā)掘音像檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，形成廣電媒體新的收益增長(zhǎng)點(diǎn)，是廣電機(jī)構(gòu)檔案管理部門工作的根本出發(fā)點(diǎn)。
建立科學(xué)管理機(jī)制。音像檔案的科學(xué)化管理建立在統(tǒng)一的數(shù)字存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上。在軟環(huán)境上，需要建設(shè)統(tǒng)一的編目標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)高效的管理規(guī)范，建立一整套完備的音像檔案管理系統(tǒng)。
對(duì)于國(guó)內(nèi)的廣電機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，音像檔案科學(xué)化管理不僅局限于資料存儲(chǔ)，更重要的是為集團(tuán)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供資源支撐，是內(nèi)容生產(chǎn)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。音像檔案管理系統(tǒng)跟全臺(tái)網(wǎng)無(wú)縫連通，形成與節(jié)目制作網(wǎng)絡(luò)相匹配的網(wǎng)絡(luò)體系，理順檔案存儲(chǔ)和使用流程，實(shí)現(xiàn)檔案資料邊際效益最大化。美國(guó)CNN新聞網(wǎng)就對(duì)擁有版權(quán)的音像資料進(jìn)行科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)了音像資料存儲(chǔ)、管理、訪問(wèn)的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化，音像檔案資料的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值被深入發(fā)掘。
建立集約管理機(jī)制。目前，社會(huì)化大生產(chǎn)已經(jīng)成為廣播影視產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要模式。隨著產(chǎn)業(yè)分工不斷深入，廣電機(jī)構(gòu)必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規(guī)律，完善音像檔案管理體制機(jī)制。必須建立健全音像檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學(xué)管理、合理利用，減少不必要的非生產(chǎn)性損失。采用統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，優(yōu)化音像資源配置，實(shí)現(xiàn)集約化管理。
實(shí)現(xiàn)音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應(yīng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高水平、專業(yè)化的管理人員梯隊(duì)。廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過(guò)上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，建立完善的招錄、培訓(xùn)、上崗、考核機(jī)制，并通過(guò)多種方式提高檔案管理人員素質(zhì)。
（作者單位：杭州文廣集團(tuán)）
欄目責(zé)編：黎 莉
參考文獻(xiàn)：
1.徐衛(wèi)紅：《對(duì)廣播電視檔案信息化建設(shè)的思考》，《上海檔案》，2010（11）。
2.鄒利群：《新形勢(shì)下檔案工作的難點(diǎn)及對(duì)策》，《湖北檔案》，2007(07)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案 檔案保護(hù)
醫(yī)療人事檔案是醫(yī)療工作者在學(xué)習(xí)、工作、教學(xué)和科研過(guò)程中形成的，反映醫(yī)療工作者個(gè)人經(jīng)歷、專業(yè)能力以及科研水平等的資料檔案，而隨著人事改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療人事檔案管理業(yè)逐漸受到關(guān)注。因此，為了有效提高醫(yī)院的人事管理水平，有必要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，積極探索人事檔案管理辦法。
一、醫(yī)療人事檔案管理存在的若干問(wèn)題
1.人事檔案管理意識(shí)薄弱。醫(yī)療人事檔案是一項(xiàng)比較單調(diào)的工作，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院人事的變動(dòng)記錄、工作業(yè)績(jī)記錄和崗位記錄等。很多人對(duì)于人事檔案管理崗位不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理就是屬于保管類的工作，進(jìn)行一些抄抄寫寫的工作，保證檔案不丟失、不外泄就可以了，并沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案在醫(yī)院管理中的重要作用，導(dǎo)致醫(yī)院很多管理層對(duì)于人事檔案管理較為忽視，沒(méi)有將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理當(dāng)中。例如，有的中等醫(yī)院沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的管理部門，而是由其他行政部門的人員來(lái)兼職人事檔案管理工作，使得人事檔案管理的很多工作都處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)當(dāng)中，很多工作無(wú)法正常的展開(kāi)。
2.缺乏先進(jìn)的人事檔案保護(hù)設(shè)施。當(dāng)前，很多醫(yī)療單位將管理精力主要放在醫(yī)療科研事業(yè)上，在人事檔案管理上投入得過(guò)少，很多檔案管理室還缺少一定的保護(hù)設(shè)施，或是保護(hù)設(shè)施過(guò)于落后，不足以滿足當(dāng)前人事檔案管理的需求，使得醫(yī)院的人事管理水平一再下降。還有部分檔案室將辦公、閱檔和倉(cāng)庫(kù)融為一間，并且沒(méi)有給檔案管理室配置相應(yīng)的防火、防盜設(shè)施，使得部分檔案在保存過(guò)程中受潮或是被盜，紙張損壞或遺失。還有的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，加上保護(hù)措施非常落后，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案的安全和完整，且對(duì)于醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展也沒(méi)有絲毫益處。
3.檔案整理收集難度大。隨著人才資源配置越來(lái)越市場(chǎng)化，醫(yī)院中人員的流動(dòng)也日益頻繁，以往醫(yī)院中的員工可能會(huì)從一開(kāi)始一直工作到退休，但現(xiàn)在隨著人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈變化，醫(yī)院中的人員流動(dòng)變換也是越來(lái)越多。員工變換幅度大給人事檔案收集也帶來(lái)了較大的困難，人員流動(dòng)不僅會(huì)造成人檔分離，而且還會(huì)影響人事檔案管理體制的改革，有很多人員選擇棄檔不用，由此產(chǎn)生了很多廢檔，給人事檔案收集整理增加了難度。再者，人事檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)資料并不全面、不真實(shí)，有些檔案中記錄的相關(guān)資料和內(nèi)容并不符合本人的實(shí)際情況，這樣的檔案無(wú)法真實(shí)反映員工的實(shí)際工作情況，也就失去了其應(yīng)有之義，最終嚴(yán)重影響了醫(yī)療檔案的整體質(zhì)量。
二、改善醫(yī)療人事檔案管理的建議
針對(duì)當(dāng)前醫(yī)療人事檔案管理中存在的種種問(wèn)題，醫(yī)院管理人員和檔案管理人員應(yīng)該積極重視起來(lái)，深入分析導(dǎo)致問(wèn)題出現(xiàn)的各方面原因，積極探討解決問(wèn)題的方法，不斷加強(qiáng)醫(yī)療人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提升。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾點(diǎn)來(lái)入手：
1.領(lǐng)導(dǎo)層起好帶頭作用，提升檔案管理意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從意識(shí)上重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理事務(wù)當(dāng)中來(lái)，為人事檔案管理設(shè)置專門的部門，配置專業(yè)的人事檔案管理人員來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作，并積極支持人事檔案的相關(guān)工作。同時(shí)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的問(wèn)題，積極給予支持來(lái)幫助人事部門解決，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的水平。同時(shí)，醫(yī)院還可為人事檔案管理部門建立相應(yīng)的考核制度，對(duì)人事檔案管理人員的工作進(jìn)行定量和定性考核，分級(jí)進(jìn)行指導(dǎo)，以使醫(yī)院人事檔案管理工作步入正軌，促進(jìn)人事檔案管理水平不斷得到提升，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案管理建設(shè)。
2.健全醫(yī)療人事檔案管理制度。在人事檔案管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)和任務(wù)的變化來(lái)建立相應(yīng)的人事檔案管理制度，包括人事歸檔制度、借閱制度、收集制度以及甄別制度等等，以使人事檔案管理能夠規(guī)范化、制度化，使所有管理工作都能夠做到有制度可依。具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾點(diǎn)入手：一是人事檔案管理的硬件建設(shè)要達(dá)標(biāo)，檔案管理室應(yīng)該設(shè)置專門的庫(kù)房來(lái)保管檔案，閱檔室、辦公室和倉(cāng)庫(kù)應(yīng)該分開(kāi)，并且?guī)旆恐袘?yīng)該配備相應(yīng)的防火、防潮、防火和防盜設(shè)備，保證檔案保存環(huán)境達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)；二是人事檔案管理要堅(jiān)持保密原則，對(duì)于不能公開(kāi)的檔案應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格保密；三是建立相應(yīng)的權(quán)限制度，以此來(lái)保護(hù)人事檔案，以求將人事檔案的潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。
3.優(yōu)化人事檔案管理方法。在人事檔案管理方面，管理人員還應(yīng)該不斷優(yōu)化管理方法，不斷引入科學(xué)先進(jìn)的管理方法來(lái)管理醫(yī)院人事檔案，這樣才能保證人事檔案的完整和安全。在歸檔方面，管理人員可以多采用復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行輔助歸檔，并對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證歸檔的完整性和真實(shí)性。在整理方面，管理人員應(yīng)該重視檔案整理各方面的完全性，不斷豐富檔案的內(nèi)涵，不斷提高人事檔案的作用和價(jià)值，以滿足當(dāng)前形勢(shì)對(duì)人事檔案的需求，減少“棄檔不用”現(xiàn)象的發(fā)生。
4.培養(yǎng)優(yōu)秀的人事檔案管理人員。人事檔案管理工作的進(jìn)行還有賴于專業(yè)人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院應(yīng)該為人事檔案管理部門招聘專業(yè)的檔案管理人才，并且定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的新技術(shù)和新知識(shí)，不斷豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，多與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)，多借鑒優(yōu)秀人事檔案管理工作的范例，多從中吸取管理經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提升本院人事檔案管理的水平。最后，醫(yī)院還可建立相應(yīng)的工作激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出的人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)人事檔案管理人員不斷提升自身專業(yè)水平，促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的不斷提升。
5.推進(jìn)醫(yī)療人事檔案管理的信息化。首先，應(yīng)建立醫(yī)療人員電子檔案，將醫(yī)療工作者的人事信息上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并加以統(tǒng)一、規(guī)范管理。在錄入信息時(shí)必須進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保信息的真實(shí)性、可靠性，防止信息失真。其次，應(yīng)盡快建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)掃描儀、計(jì)算機(jī)等將醫(yī)療人事檔案資料轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)、一致的格式，在內(nèi)容方面，不僅要包含醫(yī)療工作者的文字資料，也要包括其工作照，從而提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。此外，應(yīng)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，如設(shè)立員工人事檔案局域網(wǎng)，并處理好局域網(wǎng)使用權(quán)和管理權(quán)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)員工檔案信息的順利共享，使各部門能夠在局域網(wǎng)內(nèi)查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。
綜上所述，隨著人事改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療人事檔案管理在當(dāng)前也面臨著新的挑戰(zhàn)，面對(duì)醫(yī)療人事檔案管理中存在的問(wèn)題，醫(yī)院管理人員應(yīng)該積極應(yīng)對(duì)，探索新的人事檔案管理模式，不斷改進(jìn)人事檔案管理方法，不斷提高人事檔案管理水平，從而將人事檔案管理作用充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，充分發(fā)揮人才信息源作用。
參考文獻(xiàn)
第一節(jié) 財(cái)務(wù)管理制度
第一條 總則
1、為建立現(xiàn)代化企業(yè)制度，建立健全財(cái)務(wù)管理體系。根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》特規(guī)定本財(cái)務(wù)管理制度。
2、本管理制度適用于公司所有人員在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中必須認(rèn)真執(zhí)行本管理制度。
第二條 會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員的管理
1、公司設(shè)立計(jì)劃財(cái)務(wù)部作為會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)。計(jì)劃財(cái)務(wù)部職責(zé)：在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)全公司的財(cái)務(wù)管理工作和會(huì)計(jì)核算工作；包括財(cái)務(wù)人員的管理，指導(dǎo)檢查各獨(dú)立核算工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)籌集資金、合理分配使用資金，做好與倉(cāng)庫(kù)部的對(duì)賬工作。指導(dǎo)倉(cāng)庫(kù)保管建帳、對(duì)賬。制定成本管理制度，做好財(cái)務(wù)分析工作。為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供各種信息資料，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。
2、各崗位人員必須具備相應(yīng)任職條件，持證上崗。
3、原材料庫(kù)、產(chǎn)成品庫(kù)的核算工作，由工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)管理倉(cāng)庫(kù)保管員、統(tǒng)計(jì)員的調(diào)換工作，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部會(huì)同有關(guān)部門辦理交接手續(xù)。
4、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員、倉(cāng)庫(kù)保管員；實(shí)行定崗、定人、定責(zé)制度。
第三條 流動(dòng)資產(chǎn)的管理
流動(dòng)資產(chǎn)包括現(xiàn)金、各種存款、應(yīng)收賬款及預(yù)付款、其他應(yīng)收款、存貨等。
（一）現(xiàn)金管理
1、現(xiàn)金出納要認(rèn)真執(zhí)行《現(xiàn)金管理暫行規(guī)定》和有關(guān)《現(xiàn)金管理規(guī)定》要嚴(yán)格控制費(fèi)用報(bào)銷和個(gè)人借款、對(duì)外付款等實(shí)行總經(jīng)理一支筆簽字批準(zhǔn)制度。要有經(jīng)辦人員簽字和部門負(fù)責(zé)人審核并注明用途。總經(jīng)理外出或因工作經(jīng)營(yíng)急需等特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的人也可簽批，但是總經(jīng)理回來(lái)后補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。
2、出納人員不得兼管有關(guān)債權(quán)、收入、費(fèi)用的賬務(wù)登記工作和會(huì)計(jì)檔案的管理工作。
3、收付款憑證的內(nèi)容必須完整、合法；報(bào)銷的憑證必須是國(guó)家印制的發(fā)票及單據(jù)，不得使用白條或其他不規(guī)范的憑證報(bào)銷各項(xiàng)費(fèi)用憑證經(jīng)審核后方可逐筆登記現(xiàn)金日記賬。
4、日記賬要逐日結(jié)出余額，并與庫(kù)存現(xiàn)金相核對(duì)。月末與總賬相核對(duì)。出現(xiàn)長(zhǎng)短款且無(wú)法查明原因的長(zhǎng)款歸公，短款由責(zé)任人賠償。
5、有關(guān)人員因公外出差時(shí)要做好出差登記，方可到計(jì)劃財(cái)務(wù)部預(yù)借差旅費(fèi)。出差回來(lái)后的三天內(nèi)及時(shí)到計(jì)劃財(cái)務(wù)部結(jié)
算，做到一次一清不允許跨月結(jié)算和幾個(gè)地方混合結(jié)算，對(duì)于前帳未清或跨月拖欠占用公款者，可按月息10%計(jì)收利息并扣發(fā)工資。
6、企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)量大小核定合理的庫(kù)存現(xiàn)金額2000元（一天零用量），當(dāng)日收取的現(xiàn)金要及時(shí)送存銀行，不得留存超限額的過(guò)夜現(xiàn)金，以確保財(cái)產(chǎn)安全。
7、企業(yè)職工報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，出納人員要及時(shí)扣除各種借款，不允許職工長(zhǎng)期占用企業(yè)資金。要做到上一張借條不清下一張借條不借，各種借款條月底必須入賬，以便及時(shí)處理賬務(wù)。
（二） 銀行存款管理
1、會(huì)計(jì)人員要認(rèn)真執(zhí)行《銀行結(jié)算辦法的暫行規(guī)定》，銀行支票等結(jié)算憑證和印鑒由兩人分開(kāi)保管。
2、財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格銀行存款支出控制，銀行付款必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，手續(xù)齊備。不準(zhǔn)攜帶空白支票外出，確保攜帶空白支票外出者，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，要建立支票領(lǐng)用登記薄。空白支票必須填寫日期并在預(yù)計(jì)金額位畫人民幣符號(hào)，因使用支票不當(dāng)造成公司損失時(shí)，應(yīng)由當(dāng)事人承擔(dān)賠償責(zé)任。攜帶空白支票辦理結(jié)算后，要在當(dāng)天將存根和有關(guān)憑證帶回，并到計(jì)劃財(cái)務(wù)部及時(shí)結(jié)算，不準(zhǔn)將空白支票留存其他單位，凡前帳未清者不準(zhǔn)再領(lǐng)用支票。
3、銀行存款日記賬逐筆逐日登記，每日結(jié)出余額，定期與銀行對(duì)賬單相核對(duì)，并編制銀行余額調(diào)節(jié)表，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。
出現(xiàn)長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)時(shí)要查明原因，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
（三） 應(yīng)收賬款及預(yù)付款的管理
1、企業(yè)要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和戶別設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)分類。即按債務(wù)人的具體名稱設(shè)置登記明細(xì)分類帳，不準(zhǔn)一籠統(tǒng)的地名來(lái)代替、應(yīng)收賬款的發(fā)生和確認(rèn)必須有索取價(jià)款憑據(jù)（包括合同、收到條、欠款條以及經(jīng)辦人員的保證書等）。
2、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門要會(huì)同供應(yīng)商、銷售部門建立健全的銷售商、供應(yīng)商的戶口檔案。
3、各項(xiàng)債權(quán)、債務(wù)要定期進(jìn)行清理核對(duì)，每年最少一次發(fā)函或派人核對(duì)，每季度末要編制賬齡分析表，并上報(bào)總經(jīng)理。對(duì)發(fā)生的應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款等應(yīng)收款項(xiàng)，按照誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)回收的原則，損失者或已采取各種必要措施確定無(wú)法收回的壞賬損失，由當(dāng)事人按責(zé)任賠償相應(yīng)損失后及時(shí)處理賬務(wù)。
4、收回的貨款要及時(shí)上交財(cái)務(wù)，如發(fā)生貨款已被私自挪用不交者交司法部門處理。
5、企業(yè)要嚴(yán)格控制內(nèi)部職工的業(yè)務(wù)借款和生活借款，健全借款的審批制度，職工調(diào)離時(shí)計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)與其他部門搞好各種債權(quán)債務(wù)的清算工作。
6、支付預(yù)付賬款必須有合同，協(xié)議書等書面文件，根據(jù)合同需預(yù)付賬款時(shí)必須經(jīng)辦人簽字，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可付款（若總經(jīng)理出差可電話告知，得到允許后方可辦理預(yù)付款手
續(xù)，等總經(jīng)理回來(lái)后補(bǔ)齊手續(xù)），并同時(shí)向計(jì)劃財(cái)務(wù)部提供有關(guān)合同協(xié)議書等有關(guān)材料。
（四）存貨管理
1、存貨是指企業(yè)所擁有或控制的，能以貨幣計(jì)量的為企業(yè)工作經(jīng)營(yíng)服務(wù)的流動(dòng)資產(chǎn)。主要包括原材料、低值易耗品、在產(chǎn)品、半成品；原材料主要包括：主要原材料如：板材、鋼材、鋼管風(fēng)機(jī)等；輔助材料如：螺栓、螺帽等；備品、備件、等等；福利勞保類如：掃帚、手套、毛巾、肥皂、洗衣粉等；其他類。
2、存貨的計(jì)價(jià)，按實(shí)際成本計(jì)價(jià)；
3、原材料的購(gòu)入價(jià)格包括：買價(jià)、裝卸費(fèi)、包裝費(fèi)、運(yùn)輸途中的損耗、入庫(kù)前的挑選費(fèi)，市外運(yùn)輸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)及繳納的稅費(fèi)等。
4、原材料的出庫(kù)以加權(quán)平均法計(jì)算出庫(kù)材料的成本。
（五） 原材料的購(gòu)入
原材料的購(gòu)入必須持有工作或倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)部門的購(gòu)物申請(qǐng)單，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到計(jì)劃財(cái)務(wù)部借款。嚴(yán)禁無(wú)計(jì)劃采購(gòu)，超定額庫(kù)存。
1、物資管理部按采購(gòu)申請(qǐng)單所購(gòu)材料送達(dá)部門后，須持總經(jīng)理簽字或總經(jīng)理委托授權(quán)人簽字后得以采購(gòu)。購(gòu)回商品后持購(gòu)貨發(fā)票、購(gòu)銷合同（協(xié)議）、合格證書等同工作使用部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后簽發(fā)一式兩聯(lián)檢驗(yàn)報(bào)告
單隨發(fā)票到倉(cāng)庫(kù)部門辦理入庫(kù)手續(xù)。
2、倉(cāng)庫(kù)部門在將材料驗(yàn)收入庫(kù)前，應(yīng)詳細(xì)核對(duì)發(fā)票所載名稱規(guī)格型號(hào)、數(shù)量與實(shí)際是否相符，同時(shí)對(duì)照檢驗(yàn)單驗(yàn)收確認(rèn)，經(jīng)檢驗(yàn)合格后方可驗(yàn)收入庫(kù)，填制材料驗(yàn)收入庫(kù)單，并對(duì)無(wú)品牌的配件用口取紙載明名稱、規(guī)格、型號(hào)。
3、材料驗(yàn)收入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)留存做為倉(cāng)庫(kù)部門記賬憑證；一聯(lián)隨發(fā)票及采購(gòu)單經(jīng)總經(jīng)理審批后到計(jì)劃財(cái)務(wù)部處理賬務(wù)；一聯(lián)供貨方證明。
4、對(duì)于貨以到發(fā)票未到的材料，倉(cāng)庫(kù)部門可以根據(jù)檢驗(yàn)單辦理臨時(shí)入庫(kù)，做好入庫(kù)材料臺(tái)賬登記工作，填制好一式三聯(lián)的估價(jià)入庫(kù)單。倉(cāng)庫(kù)留存一聯(lián)據(jù)以入賬，一聯(lián)交財(cái)務(wù)處理賬務(wù)，月初用紅字入庫(kù)單沖回估價(jià)入庫(kù)，待發(fā)票到達(dá)時(shí)填制正式入庫(kù)單。
（六） 材料出庫(kù)管理
1、工作部門根據(jù)工作計(jì)劃和工程預(yù)算用料，開(kāi)具領(lǐng)料單，由負(fù)責(zé)人填制內(nèi)容要全面、真實(shí)、準(zhǔn)確，領(lǐng)料單用途要根據(jù)工作計(jì)劃填清產(chǎn)品批號(hào)，作為歸集成本費(fèi)用的依據(jù)，領(lǐng)料單一式三聯(lián)，成本會(huì)計(jì)一聯(lián)、財(cái)務(wù)一聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)一聯(lián)，超出預(yù)算或計(jì)劃的用料由工作部負(fù)責(zé)人簽批，月底報(bào)總經(jīng)理審批。
2、月末成本會(huì)計(jì)根據(jù)材料領(lǐng)料單編制材料消耗匯總表，倉(cāng)庫(kù)部門編制材料出庫(kù)匯總表，車間、倉(cāng)庫(kù)與計(jì)劃財(cái)務(wù)部都要對(duì)賬，并核對(duì)相符。
3、產(chǎn)品入庫(kù)管理，車間產(chǎn)成品工作完畢要會(huì)同倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)監(jiān)部門填制檢驗(yàn)合格單，倉(cāng)庫(kù)據(jù)以填制產(chǎn)品入庫(kù)單。產(chǎn)成品入庫(kù)單一式三聯(lián)（注明工作批號(hào)）一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)記賬；一聯(lián)送交財(cái)務(wù)；一聯(lián)送交成本會(huì)計(jì)據(jù)以核算工資等各項(xiàng)考核指標(biāo)。
4、產(chǎn)品出庫(kù)管理，倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)蓋有財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)專用章的發(fā)貨單或提貨聯(lián)據(jù)以發(fā)貨同時(shí)在出門聯(lián)簽字，保衛(wèi)人員只有見(jiàn)到蓋有成本會(huì)計(jì)專用章并且有倉(cāng)庫(kù)人員簽字的出門聯(lián)方方可對(duì)車輛與運(yùn)輸貨車檢查放行。月末時(shí)由保衛(wèi)人員將提貨聯(lián)、出門聯(lián)匯總，于每月30日前到計(jì)劃財(cái)務(wù)部核對(duì)相符后據(jù)以存檔。
5、倉(cāng)庫(kù)部門要做到見(jiàn)單付貨，及時(shí)登記有關(guān)賬簿，設(shè)立材料、產(chǎn)品收發(fā)、存貨明細(xì)賬、暫收貨臺(tái)賬，嚴(yán)禁白條頂庫(kù)現(xiàn)象。
6、月末在產(chǎn)品的管理，月末工作部和成本會(huì)計(jì)要搞好在產(chǎn)品或自制半成本品的盤點(diǎn)登記工作，及時(shí)編制報(bào)送盤點(diǎn)登記表，確保月末成本核算的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
7、凡大宗原材料都要簽訂購(gòu)銷合同，使用票據(jù)結(jié)算，各種材料采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)后，不論是否付款都要在入庫(kù)時(shí)填制入庫(kù)單，將發(fā)票或入庫(kù)單交財(cái)務(wù)處理賬務(wù)，以便真實(shí)反映各項(xiàng)債務(wù)以免出現(xiàn)帳外資產(chǎn)。
（七） 低值易耗品的管理
1、各部門領(lǐng)用低值易耗品一律采用五、五攤銷法計(jì)入成本
費(fèi)用。對(duì)于能多次周轉(zhuǎn)使用或長(zhǎng)期使用的低值易耗品；如辦公用品（桌、椅、檔案櫥等）、各種工具等，必須在領(lǐng)用時(shí)由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽批，綜管部按部門人員進(jìn)行登記，并建立在用低值易耗品登記簿，做到誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)丟失誰(shuí)賠償原則。
2、企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)已銷產(chǎn)成品退貨、返修制度的管理，建立完善的退貨、返修審批制度。實(shí)行退貨返修產(chǎn)品責(zé)任倒查制度，屬于工作部門、銷售部門或安裝、運(yùn)輸部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門的責(zé)任查證屬實(shí)，落實(shí)賠償份額（原則上責(zé)任全額賠償）。已開(kāi)具增值稅發(fā)票的貨物退回的，必須有購(gòu)貨方當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)開(kāi)具的退貨證明，否則不予辦理退貨手續(xù)。
3、企業(yè)存貨必須定期或不定期盤點(diǎn)，最少在年中、年末進(jìn)行兩次財(cái)產(chǎn)全面清查，對(duì)盤盈、盤虧或報(bào)廢的存貨，要分類填制盤盈、盤虧表，對(duì)于出現(xiàn)盤盈、盤虧的材料要及時(shí)查明原因，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后及時(shí)調(diào)整賬務(wù)，以保證賬實(shí)相符；對(duì)于盤虧的貨物能查明原因的由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償。
（八）委托加工材料的管理
1、公司設(shè)置“委托加工材料”會(huì)計(jì)科目核算外協(xié)加工材料成本、加工費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等實(shí)際成本費(fèi)用。
2、企業(yè)需要外加工材料時(shí)，必須辦理有關(guān)出入庫(kù)手續(xù)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員到財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)開(kāi)具外出加工材料通知單，通知單一式三聯(lián)，財(cái)務(wù)一聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)一聯(lián)據(jù)以發(fā)貨，受托單位一
聯(lián)。財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、應(yīng)設(shè)立專帳，月底核對(duì)。
3、業(yè)務(wù)人員到受托單位后，應(yīng)將外出材料加工通知單交由受托單位簽收后帶回交給計(jì)劃財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)。
4、外出材料加工完畢后，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員持發(fā)票到使用部門檢驗(yàn)后由倉(cāng)庫(kù)部門辦理委托加工材料驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，然后持有關(guān)單據(jù)到計(jì)劃財(cái)務(wù)部辦理報(bào)賬及核銷事宜。
5、委托加工材料的買價(jià)加工費(fèi)、運(yùn)費(fèi)以及有關(guān)稅金等計(jì)入委托加工材料成本實(shí)際收回?cái)?shù)量，重新計(jì)算入庫(kù)單價(jià)。
6、委托加工材料原則上要與受托單位簽訂委托加工合同（協(xié)議）以明確價(jià)格、質(zhì)量、交期等責(zé)任。
7、氧氣、乙炔等出入庫(kù)手續(xù)，按原材料的有關(guān)出入庫(kù)手續(xù)辦理。
8、因特殊原因臨時(shí)借用工具或材料，屬工作用，由工作負(fù)責(zé)人簽批。不得帶出大門以外，需帶出時(shí)需注明用途、經(jīng)辦人、地址、及歸還日期。因業(yè)務(wù)需要或其他非工作需要材料出庫(kù)實(shí)行總經(jīng)理簽批制。
第四條 成本費(fèi)用的核算管理
（一） 本公司按照制造成本法核算產(chǎn)品成本；
（二） 本公司產(chǎn)品按工程訂單工作，以工作部下發(fā)的工作通知單為核算依據(jù)。
（三） 核算方法結(jié)合分步法進(jìn)行成本核算；
（四） 工作部要與計(jì)劃財(cái)務(wù)部積極配合，產(chǎn)品工作通知單
應(yīng)按購(gòu)貨單位、產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)下發(fā)工作批號(hào)。車間負(fù)責(zé)人以工作批號(hào)填制領(lǐng)料單來(lái)領(lǐng)用原材料，月末以工作批號(hào)為基本單匯總原材料和人工的消耗，制定有效措施將工資與產(chǎn)量、質(zhì)量聯(lián)系起來(lái)提高勞動(dòng)效率，降低材料和人工的消耗，逐步實(shí)行目標(biāo)成本管理，加強(qiáng)對(duì)成本的比較與分析，為創(chuàng)造一個(gè)高效、低耗的企業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)。
（五） 成本與費(fèi)用要按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行計(jì)提，要正確劃分和核銷各項(xiàng)成本費(fèi)用，嚴(yán)格按規(guī)定的核算內(nèi)容和要求跨期使用攤銷賬戶（待攤費(fèi)用、預(yù)提費(fèi)用）
（六） 企業(yè)制定合理完善的定額費(fèi)用和報(bào)銷制度，本企業(yè)的管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用都要按規(guī)定進(jìn)行明細(xì)分類核算，并進(jìn)入當(dāng)期損益。
（七） 有關(guān)費(fèi)用報(bào)銷程序按照財(cái)務(wù)報(bào)銷制度執(zhí)行；
（八）已銷售產(chǎn)品的降價(jià)，必須由總經(jīng)理等有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可到計(jì)劃財(cái)務(wù)部辦理出、沖賬手續(xù)。
第五條 財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)科目和發(fā)票的管理
（一） 根據(jù)會(huì)計(jì)工作一致性和可比性原則，本公司結(jié)賬時(shí)間為每月30日下午4：30分為結(jié)賬時(shí)間，資產(chǎn)負(fù)債和損益表及有關(guān)附注報(bào)表應(yīng)于次月8號(hào)前上報(bào)公司總經(jīng)理及有關(guān)部門。
（二）企業(yè)內(nèi)部各分公司，應(yīng)分別獨(dú)立核算，自負(fù)盈虧, 各企業(yè)之間要實(shí)行嚴(yán)格的財(cái)務(wù)制度，嚴(yán)禁混報(bào)亂報(bào)費(fèi)用現(xiàn)象。企
業(yè)之間往來(lái)帳可設(shè)“內(nèi)部往來(lái)”科目核算有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)企業(yè)的資金、物資往來(lái)要辦理有關(guān)轉(zhuǎn)賬手續(xù)
（三） 公司所有購(gòu)進(jìn)貨物，原則上200元以上都要取得增值稅專用發(fā)票，支付水電費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)用和維修費(fèi)盡量取得專用發(fā)票結(jié)算，不得白條頂替。
（四） 企業(yè)收入庫(kù)單、收據(jù)等有關(guān)憑據(jù)采取領(lǐng)用登記制度，用完的有關(guān)單據(jù)存根及時(shí)交回計(jì)劃財(cái)務(wù)部，計(jì)劃財(cái)務(wù)部要認(rèn)真檢查，憑就本領(lǐng)用新本不得亂領(lǐng)用有關(guān)單據(jù)。
（五） 銷貨發(fā)票（含普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、）要專人到稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)取，開(kāi)票、制單、保管、登記實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。計(jì)劃財(cái)務(wù)部門要建立健全有關(guān)票據(jù)的登記制度，嚴(yán)禁向非購(gòu)貨單位開(kāi)具發(fā)票。
第六條 會(huì)計(jì)檔案管理
（一） 計(jì)劃財(cái)務(wù)部要搞好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，財(cái)務(wù)應(yīng)于每月月末將有關(guān)會(huì)計(jì)憑證等會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)，做好封面整理入檔。
（二） 計(jì)劃財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案目錄，嚴(yán)格檔案調(diào)閱手續(xù)。
（三） 企業(yè)財(cái)務(wù)人員、保管員調(diào)動(dòng)工作時(shí)必須辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)、移交清單分清前后責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案的連續(xù)完整。
（四）會(huì)計(jì)檔案的保管年限：1、會(huì)計(jì)憑證類 15年
2、現(xiàn)金、銀行存款賬簿 20年
3、輔助賬簿 15年
4、固定資產(chǎn) 5年
5、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年
6、年度財(cái)務(wù)報(bào)表（決算） 永久
7、會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年
8、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久
第七條 附則 本管理制度由公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋
第二節(jié) 費(fèi)用報(bào)銷制度
第一條 為了公司日常費(fèi)用管理力度，確保公司各部門更好開(kāi)展工作，有效節(jié)約成本，特制定本制度。
第二條 部門職責(zé)
1、計(jì)劃財(cái)務(wù)部：根據(jù)留存的各部門管理費(fèi)用的范圍、額度，
對(duì)費(fèi)用申請(qǐng)單、報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，辦理現(xiàn)金預(yù)借、報(bào)銷或付款。
2、銷售部：應(yīng)對(duì)本部門管理費(fèi)、差旅費(fèi)的申請(qǐng)及報(bào)銷進(jìn)行初審，其中涉及到的辦公費(fèi)用、員工費(fèi)用、車輛費(fèi)用，由行政后勤部復(fù)審后交計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷，其余直接由計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷。
3、行政后勤部：負(fù)責(zé)辦公費(fèi)用、員工費(fèi)用及車輛費(fèi)用的復(fù)審及制定相關(guān)管理辦法。辦公費(fèi)用包括通訊費(fèi)、辦公用品費(fèi)、房屋租金、水電雜費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等；員工費(fèi)用包括培訓(xùn)費(fèi)、招聘費(fèi)、工作餐費(fèi)、加班補(bǔ)貼、異地工作補(bǔ)貼等；車輛費(fèi)用包括車輛修理費(fèi)、油費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、車輛保險(xiǎn)費(fèi)、驗(yàn)車費(fèi)等。
第三條 審批權(quán)限
費(fèi)用審批分為申請(qǐng)審批和報(bào)銷審批。
1、技術(shù)部門申請(qǐng)審批
1）人民幣300元以內(nèi)（含300元），須由部門長(zhǎng)簽字、總監(jiān)最終審批。
2）人民幣300-3000元（含3000元），須由部門長(zhǎng)初審、分總監(jiān)最終審批。
3）人民幣3000-5000元（含5000元），須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理最終審批。
2、后勤部門申請(qǐng)審批
1）人民幣300元以內(nèi)（含300元），須由部門長(zhǎng)簽字、總監(jiān)最終審批。
2）人民幣300-2000元（含2000元），須由部門長(zhǎng)初審、分總監(jiān)最終審批。
3）人民幣2000-5000元（含5000元），須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理最終審批。
3、技術(shù)部門報(bào)銷審批
1）人民幣300元以內(nèi)（含300元），須由部門長(zhǎng)簽字、總監(jiān)最終審批。
2）人民幣300-3000元（含3000元），須由部門長(zhǎng)初審、分總監(jiān)最終審批。
3）人民幣3000-5000元（含5000元），須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理最終審批。
4、2、后勤部門報(bào)銷審批
1）人民幣300元以內(nèi)（含300元），須由部門長(zhǎng)簽字、總監(jiān)最終審批。
2）人民幣300-2000元（含2000元），須由部門長(zhǎng)初審、分
總監(jiān)最終審批。
3）人民幣2000-5000元（含5000元），須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長(zhǎng)初審、分管總監(jiān)審核、總經(jīng)理最終審批。
第四條 費(fèi)用報(bào)銷流程
1、費(fèi)用發(fā)生均應(yīng)事先申請(qǐng)，按各類費(fèi)用具體管理辦法的要求填寫《費(fèi)用申請(qǐng)單》，由費(fèi)用發(fā)生部門或分管總監(jiān)對(duì)所轄范圍先進(jìn)行申請(qǐng)審批。
2、費(fèi)用申請(qǐng)需辦理現(xiàn)金預(yù)借的及申請(qǐng)轉(zhuǎn)賬支票的，填寫《借款單》；連同《費(fèi)用申請(qǐng)單》由計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核，計(jì)劃財(cái)務(wù)部按上述審批權(quán)限授權(quán)審批后辦理借款。
3、差旅費(fèi)：?jiǎn)T工出差需事先填寫《出差申請(qǐng)單》，經(jīng)部門或分管總監(jiān)進(jìn)行申請(qǐng)審批, 并按費(fèi)用審批程序授權(quán)審批后辦理預(yù)借現(xiàn)金。
4、應(yīng)酬費(fèi)：?jiǎn)T工對(duì)外發(fā)生的交際應(yīng)酬費(fèi)，應(yīng)事先填寫《招待客人申請(qǐng)單》，經(jīng)部門或分管總監(jiān)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。
5、培訓(xùn)費(fèi)：由申請(qǐng)培訓(xùn)部門申報(bào)預(yù)算，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管總監(jiān)進(jìn)行申請(qǐng)審批，借款或報(bào)銷時(shí)憑批件辦理。
6、車輛費(fèi)用：車輛修理費(fèi)、油費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、車輛保險(xiǎn)費(fèi)、車輛稅金、驗(yàn)車費(fèi)等車輛費(fèi)用需要行政總監(jiān)審批。
第五條 費(fèi)用審核
1、費(fèi)用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費(fèi)用產(chǎn)生后的5個(gè)工作日內(nèi)填制報(bào)銷憑證，履行報(bào)銷手續(xù)，當(dāng)月費(fèi)用在每月28日辦理報(bào)銷，特殊情況可另行處理。
2、現(xiàn)金報(bào)銷需填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并附真實(shí)、合法、完整的原始憑證（在背面注明人員、用途、原因和發(fā)生的時(shí)間），如有費(fèi)用申請(qǐng)，應(yīng)附經(jīng)批準(zhǔn)的《費(fèi)用申請(qǐng)單》。
3、報(bào)銷憑證根據(jù)對(duì)應(yīng)的金額，依照相應(yīng)的審批權(quán)限，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可提交報(bào)銷。經(jīng)本部門審核或經(jīng)管理部門復(fù)審的報(bào)銷憑證，可提交計(jì)劃財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。
4、費(fèi)用審核原則上應(yīng)在收到報(bào)銷憑證3個(gè)工作日內(nèi)完成，審核完畢由審核人簽名。
5、審核內(nèi)容包括：費(fèi)用報(bào)銷是否經(jīng)費(fèi)用產(chǎn)生部門長(zhǎng)審核、分管總監(jiān)審批；需管理部門復(fù)審的費(fèi)用是否已經(jīng)審核；報(bào)銷內(nèi)容是否符合公司規(guī)定，報(bào)銷憑證是否真實(shí)、合法、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、書寫規(guī)范、金額準(zhǔn)確、印章齊全的要求；審批權(quán)限是否在合法授權(quán)范圍及額度內(nèi)。
6、在審核中發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備，憑證缺失、填寫錯(cuò)誤等不符處，審核部門應(yīng)退回，由經(jīng)辦人補(bǔ)辦后重新提交審核。
第六條 差旅費(fèi)報(bào)銷
1、出差費(fèi)用使用公司《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，按照費(fèi)用項(xiàng)目：機(jī)車船費(fèi)、住宿費(fèi)、公交費(fèi)、其他雜費(fèi)等分類。
2、差旅費(fèi)報(bào)銷單應(yīng)正確填寫出差日期、路線、乘坐工具、
各項(xiàng)補(bǔ)貼、金額及其他項(xiàng)目，報(bào)銷所附票據(jù)，必須保留有效日期即始發(fā)和終止時(shí)間。
3、員工出差回公司三天內(nèi)必須報(bào)銷賬目。報(bào)銷單據(jù)填寫后先由部門部長(zhǎng)審核簽字，再送財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后經(jīng)總經(jīng)理簽批后到出納員報(bào)銷結(jié)算。
第七條 原材料采購(gòu)報(bào)銷
1、原材料采購(gòu)需先填寫采購(gòu)計(jì)劃或借款單，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理簽批后，財(cái)務(wù)方可辦理（予付貨款）付款。
2、原材料采購(gòu)?fù)戤吅笮鑲}(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收入庫(kù)，經(jīng)手人持原材料入庫(kù)單及發(fā)票到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算或付款。
第八條 零星采購(gòu)及維修費(fèi)用報(bào)銷
1、工作經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需零星采購(gòu)物品時(shí)，應(yīng)先填借款單，總經(jīng)理簽批后財(cái)務(wù)付款，采購(gòu)?fù)戤吔挥趥}(cāng)庫(kù)管理員，經(jīng)驗(yàn)收核實(shí)后倉(cāng)庫(kù)管理員簽字，經(jīng)手人持驗(yàn)收單及發(fā)票經(jīng)總經(jīng)理簽批后，財(cái)務(wù)審核無(wú)誤，出納辦理付款或結(jié)算。
2、維修費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)由經(jīng)手人持維修清單及發(fā)票，總經(jīng)理簽批后到財(cái)務(wù)審核、報(bào)銷。
第九條 運(yùn)費(fèi)報(bào)銷
1、原材料運(yùn)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)填寫運(yùn)費(fèi)清單。內(nèi)容包括運(yùn)輸單位名稱、原材料名稱、數(shù)量、運(yùn)費(fèi)單價(jià)、里程、金額，經(jīng)手人持運(yùn)費(fèi)清單及發(fā)票由倉(cāng)庫(kù)管理員簽字、采購(gòu)員簽字。經(jīng)總經(jīng)理簽批后，到財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后由出納員付款結(jié)算。
2、按銷售合同應(yīng)由公司承擔(dān)的運(yùn)費(fèi)，由業(yè)務(wù)員填制借款單及運(yùn)費(fèi)清單，運(yùn)費(fèi)清單要填寫具體：銷售單位名稱、地址、產(chǎn)品數(shù)量、運(yùn)費(fèi)單價(jià)、金額、運(yùn)輸單位名稱、時(shí)間，經(jīng)部門主管簽字后，總經(jīng)理簽批后到財(cái)務(wù)審核、報(bào)銷結(jié)算。
第十條 招待費(fèi)報(bào)銷
1、公司招待客人應(yīng)由負(fù)責(zé)人填寫報(bào)銷單，經(jīng)總經(jīng)理簽批后到計(jì)劃財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
2、銷售部門在銷售過(guò)程中發(fā)生招待費(fèi)應(yīng)由業(yè)務(wù)員簽字，主管經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽批后到財(cái)務(wù)審核后報(bào)銷。
第十一條 報(bào)銷管理
1、費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)嚴(yán)格按公司要求妥善貼好，不符合標(biāo)準(zhǔn)，或填報(bào)單據(jù)不符、金額不符、重復(fù)報(bào)銷，一律退回不予報(bào)銷。
2、所有報(bào)銷費(fèi)用經(jīng)逐級(jí)審批后，必須由經(jīng)手人親自領(lǐng)取貨幣資金，杜絕代領(lǐng)代報(bào)，計(jì)劃財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕代領(lǐng)代報(bào)。
3、每人每次報(bào)銷費(fèi)用只允許填寫一份費(fèi)用報(bào)銷單，不允許填寫多張費(fèi)用報(bào)銷單，以此杜絕辦公用品的浪費(fèi)。
第三節(jié) 倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定
第一條 驗(yàn)收入庫(kù)程序
1、物資到公司后，由倉(cāng)庫(kù)管理員依據(jù)清單上所列的名稱、
數(shù)量進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，經(jīng)使用部門或申請(qǐng)采購(gòu)人員及倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，方可入庫(kù)。
2、對(duì)入庫(kù)物資核對(duì)、清點(diǎn)后，采購(gòu)人員及時(shí)填寫入庫(kù)單，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理員簽字，再由計(jì)劃財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)審核后簽字；入庫(kù)單由倉(cāng)庫(kù)管理員、計(jì)劃財(cái)務(wù)部各持一聯(lián)做賬，采購(gòu)人員持一聯(lián)做清款報(bào)銷憑證。
3、技術(shù)部因工作需要，按照入庫(kù)程序辦理入庫(kù)登記，倉(cāng)庫(kù)管理員將入庫(kù)單第三聯(lián)交于計(jì)劃財(cái)務(wù)部，作為核算費(fèi)用依據(jù)。
4、倉(cāng)庫(kù)管理員要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時(shí)可拒絕驗(yàn)收或入庫(kù)：
(1)未經(jīng)總經(jīng)理或部門主管批準(zhǔn)的采購(gòu)；
(2)與采購(gòu)審批表中不相符的采購(gòu)物資；
(3)與使用要求不符合的采購(gòu)物資；
(4)質(zhì)量不符合要求的物資；
(5)因工作急需或其他原因不能形成及時(shí)入庫(kù)的物資，倉(cāng)庫(kù)管理員要到現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)驗(yàn)收，并及時(shí)補(bǔ)填《入庫(kù)單》。
第二條 物資保管
1、物資入庫(kù)后，需按不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分類、分區(qū)存放，做到“二齊、三分”。
(1)二齊：物資擺放整齊、庫(kù)容干凈整齊；
(2)三分：分類、分區(qū)、分庫(kù)。
2、倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)常用或每日有變動(dòng)的物資要隨時(shí)盤點(diǎn)，若
發(fā)現(xiàn)誤差須及時(shí)找出原因并上報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)。
3、庫(kù)存信息要及時(shí)呈報(bào)。呈報(bào)周期分為：月報(bào)表、季度報(bào)表、年度報(bào)表；須對(duì)數(shù)量、文字、表格仔細(xì)核對(duì)，確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。
第三條 物資出庫(kù)程序
1、倉(cāng)庫(kù)管理員憑領(lǐng)料人的出庫(kù)單如實(shí)發(fā)放，若出庫(kù)單上主管未簽字、字據(jù)不清或被涂改的，倉(cāng)庫(kù)管理員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。
2、倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)進(jìn)貨時(shí)間必須遵守“先進(jìn)先出”的原則。
3、倉(cāng)庫(kù)管理員隨時(shí)掌握庫(kù)內(nèi)物資情況，發(fā)現(xiàn)物資不足時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)通知計(jì)劃財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)，并按要求填寫《采購(gòu)審批表》，經(jīng)批準(zhǔn)后交由物資管理部采購(gòu)；試劑庫(kù)內(nèi)的化學(xué)試劑由試驗(yàn)室人員根據(jù)實(shí)際使用情況及時(shí)做好采購(gòu)計(jì)劃。
4、任何人不辦理出庫(kù)手續(xù)不得以任何名義從倉(cāng)庫(kù)內(nèi)拿走物資，倉(cāng)庫(kù)管理員有權(quán)制止和糾正出庫(kù)時(shí)的不良行為。
5、以舊換新的物資一律交舊領(lǐng)新。
6、出庫(kù)時(shí)間規(guī)定如下：辦公用品和日常用品出庫(kù)時(shí)間定為每周二、四的上午10：30—11：00，下午3：30—4：00；化學(xué)試劑可根據(jù)每周的工作提前領(lǐng)取，特殊情況除外。
第四條 由于工作更改而引起領(lǐng)用的物資剩余時(shí)，應(yīng)及時(shí)退庫(kù)并辦理退庫(kù)手續(xù)。
第五條 公司倉(cāng)庫(kù)具體分為試劑庫(kù)、辦公用品庫(kù)、綜合庫(kù)、
服裝庫(kù)。
第六條 安全衛(wèi)生
會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)于各基層單位來(lái)說(shuō)是重要的基礎(chǔ)工作。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案具有磁性化的特點(diǎn)，因此認(rèn)真分析會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)提高各單位的管理水平有著重要意義。
一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的主要問(wèn)題
從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，許多方面都發(fā)生了變化，這給各單位的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了新的要素，從而在會(huì)計(jì)電算化檔案管理中也產(chǎn)生了一些相應(yīng)的問(wèn)題。
（一）會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不全
我國(guó)自開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化以來(lái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位數(shù)量很多，但多數(shù)單位真正運(yùn)行時(shí)間較短。有些單位為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境的變化，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行了升級(jí)，而原有的會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)資料未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔。這樣，這些會(huì)計(jì)檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時(shí)間的推移，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。
（二）會(huì)計(jì)電算化檔案損壞嚴(yán)重
很多單位在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，所以會(huì)計(jì)檔案管理的制度仍沿用手工系統(tǒng)的制度，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境沒(méi)有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過(guò)多，使得很多存儲(chǔ)設(shè)備無(wú)法正確讀出數(shù)據(jù)或根本無(wú)法打開(kāi)；由于環(huán)境潮濕，使得存儲(chǔ)設(shè)備變形、發(fā)霉；作為保存各種重要數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備在多次借閱中，被多次進(jìn)行讀數(shù)據(jù)的操作，造成了存儲(chǔ)設(shè)備的自然損壞，而使數(shù)據(jù)無(wú)法讀出。這些情況都造成了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案的人為破壞。
（三）輸出材料達(dá)不到規(guī)定的保管期限
利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)保存打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，如憑證、日記賬等，這些會(huì)計(jì)檔案的保管期限為15年或永久保存。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)相比，有時(shí)又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統(tǒng)是通過(guò)復(fù)寫紙來(lái)實(shí)現(xiàn)的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業(yè)務(wù)需求，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，在選擇打印機(jī)時(shí)應(yīng)以針式打印機(jī)為首選，而針式打印機(jī)輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。
二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的措施
針對(duì)上述存在的問(wèn)題，各單位應(yīng)采取相應(yīng)措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。
（一）要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)
會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，有許多不同，應(yīng)當(dāng)在各單位中統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)。因此對(duì)于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。不少已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認(rèn)識(shí)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理者的素質(zhì)，把信息化檔案資料的管理落到實(shí)處。
（二）注重硬件環(huán)境管理
對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，應(yīng)提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)。在擁有針式打印機(jī)的同時(shí)，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以便輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實(shí)際管理要求的會(huì)計(jì)軟件，最好是具有會(huì)計(jì)檔案管理功能的會(huì)計(jì)軟件。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全管理，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)、數(shù)據(jù)備份，盡量避免因計(jì)算機(jī)病毒等不安全因素而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
（三）建立有效的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度
在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理時(shí)，應(yīng)注重有效管理制度的建立，這對(duì)于其管理工作會(huì)有事半功倍的效果。
1.建立有效的檔案歸檔制度
會(huì)計(jì)電算化檔案不但包括原有手工的相應(yīng)檔案資料，也包括會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。未打印成書面形式輸出之前的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，應(yīng)妥善保管其電子形式的數(shù)據(jù)并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
2.建立有效的借閱制度
任何人在借閱會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照本單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；單位外部人員借閱本單位會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要特別注意，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。
3.建立有效的檔案保管制度
在制定會(huì)計(jì)電算化檔案保管制度時(shí)，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)進(jìn)行。在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)的存貯介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對(duì)用來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等的電子會(huì)計(jì)檔案要標(biāo)明時(shí)間、文件內(nèi)容、負(fù)責(zé)人員等，并制作檔案管理文件卡片。
4.建立有效的檔案?jìng)浞葜贫?/p>
對(duì)于各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案，應(yīng)由相應(yīng)負(fù)責(zé)人定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中。由于磁性介質(zhì)的特殊性，相應(yīng)管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期復(fù)制、檢查，以防止會(huì)計(jì)信息丟失。同時(shí)要建立相應(yīng)的登記簿，記錄備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。
5.建立有效的檔案權(quán)限調(diào)用制度
在各單位中，不同的人對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案資料應(yīng)有不同的使用權(quán)限，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。一般數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；保密程度較高的數(shù)據(jù)，只能供一定范圍內(nèi)的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，應(yīng)只有單位的主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣分權(quán)設(shè)置，可以在一定程度上保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。
（四）加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)
【關(guān)鍵詞】檔案；綜合管理
企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。下面，筆者就此略談粗淺幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。
1 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題
1.1企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對(duì)各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。
1.3 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。
2 檔案工作存在問(wèn)題的解決對(duì)策
檔案雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的單堆資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，通過(guò)加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績(jī)。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。
2.1 完善管理制度,做到“五個(gè)統(tǒng)一”
抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到廠長(zhǎng)辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。
2.2 檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)
檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過(guò)問(wèn)檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今數(shù)碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢(shì)，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí)際的工作計(jì)劃。
2.3 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成上級(jí)部門的檔案工作。
在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開(kāi)展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對(duì)每年上級(jí)主管部門所規(guī)定的各項(xiàng)工作要嚴(yán)格執(zhí)行，按時(shí)完成。
2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開(kāi)展的力度，一是要積極參加上級(jí)和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，舉辦檔案管理培訓(xùn)班 ，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。二是要派檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化。三是鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)，要崗位成長(zhǎng)，要為檔案人員訂購(gòu)關(guān)于檔案的有關(guān)刊物，鼓勵(lì)專（兼）職檔案員開(kāi)展自學(xué)活動(dòng)。四是加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進(jìn)檔案工作管理水平。
2.5 搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用
運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新：（1）要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理，提高檔案工作效率；（2）借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.6 增大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)
論文摘要：計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，使得企業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算工作越來(lái)越多地被計(jì)算機(jī)所取代。會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)化成為促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段和會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。
論文關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理企業(yè)單位會(huì)計(jì)工作規(guī)范化電算化會(huì)計(jì)核算工作計(jì)算機(jī)化會(huì)計(jì)領(lǐng)域現(xiàn)代化
一電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)電算化就是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子枝術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。其特點(diǎn)如下：
1、載體的變化。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。
2、電子會(huì)計(jì)檔案載體性質(zhì)的特點(diǎn)。電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素影響。
3、電算化會(huì)計(jì)檔案在工作中的特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，在工作中具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后，才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是電算化會(huì)計(jì)運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的查詢資料，所以，必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。
4、電算化會(huì)計(jì)工作對(duì)工作人員素質(zhì)的要求。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，同時(shí)，對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。
二、當(dāng)前企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
1、會(huì)計(jì)檔案載體的雙重性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，一些企業(yè)只將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響了會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2、電算化會(huì)計(jì)檔案性質(zhì)延伸的問(wèn)題。有的企業(yè)沒(méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3、管理制度不完善。沒(méi)有完善的管理制度和工作人員的職責(zé)，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象可能會(huì)發(fā)生。
4、缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。一般單位只注意到對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)，忽視對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)。
三、改善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的方法
1、完善硬件設(shè)施。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，作為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的輸出工具；選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算會(huì)計(jì)軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)安全防護(hù)功能，如對(duì)聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為修改。
2、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是建立電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化工作開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保管。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并備份。二是建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴(yán)格的借閱制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。四是建立定期備份制度。
電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。五是建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案要規(guī)定不同的使用權(quán)限，保證電子檔案的安全性。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范化管理；醫(yī)療保險(xiǎn)；業(yè)務(wù)檔案；措施
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278（2013）07-040-02
醫(yī)療保險(xiǎn)是建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義保障體系的重要組成部分，對(duì)于構(gòu)建和諧社會(huì)起著重要作用，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理是具體落實(shí)國(guó)家醫(yī)療保險(xiǎn)政策重要手段和方法，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的適當(dāng)與否、效率的高低都直接關(guān)系到每個(gè)參保人員的切身利益，影響著醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。近年來(lái)興化市醫(yī)療保險(xiǎn)管理處以《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）的頒布實(shí)施為契機(jī)，克服種種困難，從加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)、健全體制機(jī)制等方面加強(qiáng)了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理，提高了檔案管理水平。
一、歷史背景
興化地處蘇中里下河腹地，是一個(gè)農(nóng)業(yè)大市、人口大市、經(jīng)濟(jì)薄弱市，城鄉(xiāng)居民有150多萬(wàn)。早在2006年，市政府著眼管、辦分離，醫(yī)、保制衡，將新農(nóng)合經(jīng)辦職能由衛(wèi)生部門劃歸勞動(dòng)保障局，與城鎮(zhèn)職工醫(yī)保、城鎮(zhèn)居民醫(yī)保一起統(tǒng)一由興化市城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險(xiǎn)處經(jīng)辦，三大醫(yī)療保險(xiǎn)從而初步實(shí)現(xiàn)了“管理并軌”，但問(wèn)題也隨之而來(lái)，尤其是檔案管理方面的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：一是專業(yè)人員缺乏，當(dāng)時(shí)三大醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)有140多萬(wàn)，而工作人員只有20多人，根本抽不出人手專門管理醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，檔案管理都是由各股室人員兼任；二是辦公場(chǎng)地?fù)頂D，沒(méi)有專門存放檔案的庫(kù)房，業(yè)務(wù)檔案資料散放在各業(yè)務(wù)股室，極易造成丟失或損毀；三是沒(méi)有建立檔案管理制度，管理標(biāo)準(zhǔn)不明確，缺少有針對(duì)性和可操作性的業(yè)務(wù)檔案分類方法和歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)檔案主要根據(jù)工作慣性來(lái)開(kāi)展，如對(duì)重要的公文、財(cái)務(wù)檔案相對(duì)規(guī)范，對(duì)參保登記、特遇審核、社會(huì)保險(xiǎn)賬戶管理等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)檔案管理不夠規(guī)范；四是經(jīng)費(fèi)保障不足，可調(diào)劑的業(yè)務(wù)檔案管理經(jīng)費(fèi)極少，只能用于購(gòu)買檔案柜、卷宗、卷盒等最基礎(chǔ)的設(shè)施和物資。
二、加強(qiáng)檔案管理的措施
2009年7月《規(guī)定》頒布實(shí)施后，領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是參保單位和參保人員履行繳費(fèi)義務(wù)和享受醫(yī)療保險(xiǎn)權(quán)益的原始憑證，是醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦、管理和服務(wù)工作的客觀記載，是醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)落實(shí)對(duì)參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的基本前提，是研究醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)運(yùn)行軌跡和發(fā)展規(guī)律的珍貴史料；認(rèn)識(shí)到醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理是加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦管理服務(wù)最重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，于是將醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作定位于“醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦最重要的基礎(chǔ)管理工作，加強(qiáng)經(jīng)辦能力建設(shè)重點(diǎn)工作”，將檔案管理工作與業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作同時(shí)部署，采取了以下措施加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理，使得我市醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)取得了健康、長(zhǎng)足的發(fā)展。
（一）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員素質(zhì)，提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理水平
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員必須具備較高的政治思想素質(zhì)、較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和熟練的操作技能。因此我們首先在選配專兼職檔案管理人員時(shí)嚴(yán)把入門關(guān)，力求把精通業(yè)務(wù)、工作扎實(shí)、善于協(xié)調(diào)、敢于管理的干部調(diào)配到檔案管理崗位，目前已有專職檔案管理人員5人，學(xué)歷均在大專以上；其次，針對(duì)部分人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、檔案業(yè)務(wù)不熟的實(shí)際，先后派到泰州市人力資源和社會(huì)保障局、市檔案局參加崗位培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)理論、法律基礎(chǔ)知識(shí)，以及醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍、管理流程和軟件操作等，有效地增強(qiáng)了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能；最后還多次組織醫(yī)療保險(xiǎn)檔案人員到省廳、泰州市參觀學(xué)習(xí)，派員參加全國(guó)檔案學(xué)會(huì)的學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，了解最新檔案管理理論和管理技術(shù)設(shè)備，提高認(rèn)識(shí)，開(kāi)闊眼界。
（二）夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)，全面推進(jìn)檔案安全集中管理
檔案管理最重要的是確保安全，要不斷加大資金投入，完善檔案用房，特別是檔案?jìng)}庫(kù)的基礎(chǔ)建設(shè)，擴(kuò)大庫(kù)房面積，全力推進(jìn)檔案集中管理。為確保檔案存放安全，我們按《檔案室建設(shè)規(guī)范》，將原技工學(xué)校用房進(jìn)行了改造，為檔案用房安裝了防護(hù)門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材、密集架等，配備溫濕度測(cè)量、除濕、空氣調(diào)節(jié)、滅火等設(shè)備，將原散放在各股室的醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中管理。
（三）從建章立制入手，促進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作規(guī)范化
制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法做好檔案工作，使檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。為此我們?cè)?010年7月制訂了《興化市城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險(xiǎn)管理處檔案管暫行規(guī)定》，建立、健全了檔案收集、整理、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等方面的檔案管理制度；2011年5月制訂了《興化市城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險(xiǎn)管理處檔案歸檔范圍和保管年限》，明確了檔案分類方法、歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)和保管年限。
（四）強(qiáng)化檔案管理先進(jìn)辦公意識(shí)
基層檔案管理工作是整個(gè)檔案工作中的一個(gè)重要組成部份，是真實(shí)再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據(jù)近些年的工作實(shí)踐以及通過(guò)調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識(shí)不夠強(qiáng)、檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理人員素質(zhì)還不高等方面的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，不僅嚴(yán)重影響了基層檔案的工作質(zhì)量，而且關(guān)系到了檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，筆者提出了改進(jìn)基層檔案管理的手段和方法，旨在促進(jìn)基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
一、目前基層檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。基層單位的檔案工作不能與其他工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展，這是普遍存在的問(wèn)題。有些單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，不重視也無(wú)關(guān)緊要，更認(rèn)識(shí)不到檔案在社會(huì)和人民群眾生活中的重要性和必要性等等。這嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。
2、檔案室管理機(jī)制和設(shè)施不健全。有的基層單位的檔案室沒(méi)有指定專人管理，管理制度也落實(shí)不到位，管理設(shè)施不健全，分管領(lǐng)導(dǎo)不過(guò)問(wèn);有的單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，和行政辦公室在一起;有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉(cāng)庫(kù)”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統(tǒng)一保管檔案，文書財(cái)會(huì)檔案立卷后各行其是。這既給檔案保管和利用帶來(lái)了諸多不便，又對(duì)安全保密工作留有隱患。
3、管理人員更換頻繁，專業(yè)知識(shí)不高。由于一些基層單位對(duì)檔案工作重視不夠，檔案管理人員還存有一身兼多職，沒(méi)有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，加之更換頻繁，使許多檔案管理人員沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的思想觀念，更談不上談鉆研檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，所以檔案業(yè)務(wù)知識(shí)貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了基礎(chǔ)檔案管理工作水平的整體提高。
二、做好基層單位檔案管理工作的建議
1、加強(qiáng)基層檔案管理領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案室管理工作的前提。因此，作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)必須把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，并擺在更加突出位置，與其它工作同部署、同考核，考核結(jié)果作為年終個(gè)人評(píng)優(yōu)評(píng)先的重要依據(jù)之一。同時(shí)，不斷加大檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，使廣大人民群眾真正認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進(jìn)和提高基層檔案室的建設(shè)工作。
2、提高檔案管理人員素質(zhì)。提高工作人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)教育，確保基層檔案管理的持續(xù)發(fā)展。一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，當(dāng)一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)。只有通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，才能不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。二要提高管理能力。檔案管理人員要深入實(shí)際，親自實(shí)踐，掌握本部門檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是樹(shù)立敬業(yè)觀念。從事檔案工作的管理人員要樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，恪守工作紀(jì)律，要有高度的責(zé)任心和使命感，熱愛(ài)自己所從事的檔案工作，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘當(dāng)默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)者，真正體現(xiàn)出檔案人所具備的良好素質(zhì)。
3、完善檔案管理機(jī)制。建立檔案管理機(jī)制，是做好檔案管理工作的重要保證。因此，要建立健全各項(xiàng)管理制度，做到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能依章行事。一是建立檔案收集、歸檔、利用、保管等制度，制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等相關(guān)規(guī)定。把分散在科室和個(gè)人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一設(shè)專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續(xù)齊全。二是基層檔案員更換時(shí)，要嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，檔案管理人員交接前要清點(diǎn)檔案室的各類檔案，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。避免檔案移交給綜合檔案館時(shí)出現(xiàn)多卷少卷、責(zé)任不清等問(wèn)題。三是把這些制度和規(guī)定納入崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績(jī)效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，不斷推進(jìn)基層檔案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。
4、改善檔案管理?xiàng)l件。改善工作條件是做好檔案管理工作的必要手段。因此，要不斷加強(qiáng)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)基層檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。一是設(shè)立單獨(dú)檔案室，做到專人管理。二是要加大資金投入力度，購(gòu)置檔案管理必要的現(xiàn)代化電子設(shè)備，快速進(jìn)行高效率的檔案信息處理。以極快的速度準(zhǔn)確讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，在信息技術(shù)高度發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理工作必須依靠現(xiàn)代科技，才能實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)，才能使基層檔案室管理工作不斷邁上新臺(tái)階。
（作者單位：南宮市檔案局）
