時間：2023-06-01 09:32:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理規定，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.管理機構
（1）公務員等檔案管理。我國公務員等干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。現職與非現職的公務員檔案管理機構相同。美國公立系統的現職人員是集中管理模式，由人事管理總署負責管理。聯邦政府各部門統一設置人事機構。州政府以及其他地方政府也設立人事檔案的機構――人事辦公室或人力資源辦公室。美國公立系統的非現職人員，其人事檔案由國家人事文件中心管理，它由軍職人員文件中心和文職人員文件中心兩部門組成。
（2）其他企業、私營組織人員檔案管理機構。我國1992年頒布了《企業職工檔案管理工作規定》，規定企業職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。1996年頒布了《流動人員人事檔案管理規定》，流動人員人事檔案的管理，按照人事管理權限，一律由市、區、縣組織部、人事局所屬的人才交流服務機構和勞動服務機構負責。美國這類人員的人事檔案一般由本單位的人事部門保管，辭職、死亡或工作調動等情況后，其人事檔案仍然保留在原供職單位。此外，美國的一些專業部門也保存著大量的個人數據，如社會保障署保存了所有成年人的社會保障號和信譽局發給所有人的社會安全號，通過社會保障號和社會安全號可以查詢相關檔案數據。
2.管理的開放性
我國《企業職工檔案管理工作規定》第十七條規定，查閱檔案應憑單位介紹信，檔案除特殊情況下一般不借出查閱，任何個人不得查閱或借用，因工作需要從檔案中取證的，須單位領導批準后才能復制辦理。美國利用人事檔案可以是本人或他人（經本人授權），一般需提交申請信、全名、出生日期、社會保障號、任職機構的名稱，任職時間和離職時間、利用目的等。
3.檔案的利用
我國當前的人事檔案管理中重“管理”輕“利用”的現象普遍存在。首先人們總是認為人事檔案是很神秘的東西，非常封閉。其次以往人事檔案收集個人業績、能力、信用等方面材料比較少，不能及時完全記載和反映一個人的現狀或全貌。另外，有的用人單位只看現實能力，而不看個人檔案。目前隨著已經參加社會保險的人員，退休時當地社保部門需要審核人事檔案，核對視同繳費年限，技術職稱，特殊工種等，因此人們也越來越意識到人事檔案的重要性，但其利用還相當局限。
美國早在上世紀90年代就建立了檔案信息導航系統，成為世界上第一個實現檔案信息網絡一體化的國家。在美國，公民的人事檔案除了為人力資源管理和社會保障服務外，還建立了個人信用系統。每個公民有社會安全號碼和社會保障號（成年人），這個號碼在其申請工作、支取工資、納稅、貸款時，都要使用這個號碼，這些信用記錄由專門的征信機構收集整理，形成信用報告，記入其個人信用檔案。
二、中美人事檔案管理不同帶給我們的啟示
第一，要采取多種措施增強社會公眾對人事檔案管理的了解，宣傳人事檔案管理知識，人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度，人事檔案為個人求職、單位求才提供了依據。另外，人事檔案是辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和公證材料、出具報考研究生的相關材料主要依據等。如辦理退休手續時，就需審核本人人事檔案，核定出生時間、參加工作時間、高級職稱等；遺產糾紛時也需查當事人的社會關系等。
關鍵詞：流動人員人事檔案 管理 現狀 對策
一、流動人員人事檔案管理之現狀
（一）流動人員人事檔案的重視程度不夠
個人對人事檔案重要性的認識不夠，檔案機構的重視程度不夠，造成流動人員人事檔案管理存在很多漏洞。《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確規定：“嚴禁個人保管他人人事檔案”。但是經常有一些下崗職工自己拿著檔案到人社部門咨詢政策，并且檔案沒有按規定包封、蓋章。問其原因，有的是當年下崗時自己從單位取回一直放在家里，也有的是剛從檔案機構借出來，根本沒人給包封、蓋章。目前，流動人員人事檔案管理不規范的現象比比皆是，檔案資料不全，內容不真實，檔案的收集、整理、轉移不規范，檔案袋子破損，檔案丟失等情況時有發生。
（二）流動人員人事檔案管理體制混亂
目前許多職介機構、人才服務機構、勞務機構都在進行人事檔案社會化管理工作。這些機構有的隸屬于人社部門，有的本身就是企業，檔案在某種程度上已經成為了商品，甚至有些機構以造假檔案進行牟利。不具備檔案管理資格的企業和個人越權、違規管理等現象，既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂，又對流動人員人事檔案的安全性、真實性構成了嚴重的威脅。本人在工作中就曾經遇到過這樣的事情：一名下崗靈活就業人員，按相關規定辦理完退休手續后，人社部門卻接到舉報。經多方調查，發現此人確實曾在下崗期間服刑，法院的判決書等資料無人送往檔案機構，辦理退休手續的檔案里并沒有其服刑的相關資料。這件事情的發生，絕非偶然，它凸顯了流動人員人事檔案管理的漏洞，為我們的檔案管理工作敲響了警鐘。
（三）流動人員人事檔案的管理不夠規范
1、檔案資料管理不規范
一些檔案機構，沒有專業的管理人員隊伍，沒有相應的配套設施，檔案管理工作處于只收錢，零收集，不整理狀態。人事檔案短缺，材料內容不完整，弄虛作假等現象屢屢出現。這些機構的檔案，根本沒有裝訂整理，袋子也已經破舊不堪了，檔案資料隨時會從袋子里掉出來。以前就有一名老同志因檔案里缺失入伍和退役資料，為了接續工齡，把退伍證交給檔案機構，退伍證從破損的檔案袋子里滑落丟失。還有一些人自己拿著未經包封、蓋章的檔案來咨詢，這將很難保證檔案的真實性和完整性。
2、檔案管理人員配置不足，素質不高
《干部檔案工作條例》對檔案管理人員的選拔和培養做出了相應規定，并規定：“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部”；但是據調查，目前我市一些檔案機構，多數都是一個人負責管理幾千份檔案，有的機構甚至是一個人負責管理上萬份檔案。并且，這些檔案機構，任用的檔案管理人員未經過專門培訓，黨員干部極少，多數人員對檔案管理的相關政策和具體要求并不了解，對檔案管理業務不太熟悉。繁瑣的工作，巨大的工作量，再加上檔案管理人員配置不足，導致檔案管理工作未能嚴格按照要求規范操作。
二、具體對策
（一）加強宣傳力度
加強《中華人民共和國檔案法》的宣傳，提高人民對人事檔案重要性的認識，采取多種形式在電視、廣播、報紙等新聞媒體上做一些正規的播報，或者是在大街小巷發放一些法律知識傳單。如果能結合生活中的實例，把案例以故事的形式展現出來，效果則大大不同。目前各電視臺許多法治欄目很受老百姓歡迎，但是與檔案相關的卻寥寥無幾。如果能借助這些欄目，把具體案例呈現出來，或者把發放法律條文形式的傳單，改為以實際案例改編的漫畫故事，這樣新穎的宣傳形式，肯定會給人們留下深刻的印象。
（二）完善管理制度
各級政府組織、人事部門應針對現狀及時出臺相關政策，指導流動人員人事檔案管理工作。對各類檔案機構的業務指導部門是誰，法定責任是什么，誰來監督管理，怎么處罰等問題作出明確規定，并將流動人員檔案管理工作的具體操作、獎懲制度細化。應賦予人社部門下屬的人才中介機構對人事檔案的唯一管理權。并且這些部門應與工商等部門聯合起來，對沒有權限私自保管檔案的單位或超范圍管理檔案的人才服務中心機構進行嚴肅查處。還應通過與公安聯網實現信息共享，以此規避判決書等資料無法送往檔案管理機構的漏洞。
（三）規范檔案管理機構
檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，集服務性與保密性于一體。加強檔案管理工作，一是要整頓檔案管理機構，明確管理職責，劃清管理權限，界定法律責任，實行監管制度。二是要加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員素質。從檔案管理人員的選擇上入手，嚴格按照相關要求選拔任用檔案管理人員；定期組織學習培訓，不斷提高他們的能力；培養他們勤奮學習、愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神；鼓勵他們提出合理化的建議；把他們培養成具有“創造型、復合型、協作型”人才，使他們能為流動人員人事檔案管理事業建功立業。
參考文獻：
[1]《干部檔案工作條例》
大中專畢業生人事檔案是人生經歷的起點記載和今后參加社會活動的重要依據，其對大中專畢業生今后的社會保險、職稱評聘、出國政審、異地調動辦理等發揮著極其重要的作用。在市場經濟發展條件下，規范大中專畢業生人事檔案，對于促進人才交流，發現、推薦、使用好人才顯得尤為重要。
一、大中專畢業生人事檔案管理現狀分析
大中專畢業生的人事檔案是全面考察學生多年來的學習、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據。但從人才中心所接轉的的大中專畢業生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現象，造成無論是給畢業生的就業還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業生檔案接收中經常出現檔案材料錯放、寄錯，甚至出現一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業的登記保管等，在收集大中專畢業生的人事檔案材料過程中出現雜亂無章的情況。同時，由于畢業生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規范現象。2.人事檔案的專業性、保密性不強。大中專畢業生的人事檔案需要嚴格依據國家檔案轉遞、管理規定要求執行，但現實中由于專職檔案管理人員少，畢業生在人事檔案轉遞過程中往往由輔導員、班主任甚至是學生代為轉遞，非專業人員的過多介入導致了人事檔案管理的專業性不強。此外，大中專畢業生在后期為了提高知識，參加相關的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學畢業生就業報告》公布的數據顯示：高職高專院校2014屆畢業生半年后的就業率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業生失業率為8.5%，每年有數十萬的畢業生處于待業狀態，因此，做好畢業生的人事檔案管理和開發工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業技能或體能，增加勞動產生的一種投資行為。做好畢業生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業服務保障。大中專學生畢業后往往輾轉多個城市就業，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》的有關要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優勢；另一方面，要充分調動企事業、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業人員人事檔案的建檔、轉遞工作，為流動人員就業做好服務。
三、大中專畢業生人事檔案管理對策
1.在思想上，要重視大中專畢業生人事檔案管理、開發工作。無論是人才流動服務機構，還是用人企業都要有強烈的責任意識。一方面，要做好大中專畢業生人事檔案的接收、保管、開發和利用工作，進一步完善人事檔案管理體制；另一方面，作為檔案保管機構要增加投入，提高專業人員檔案管理和開發素能，加強管理人員的專業知識培訓，從思想和硬件建設上為大中專畢業生的人事檔案信息開發和利用做好準備。2.在管理上，要加強大中專畢業生人事檔案的數字化和網絡化建設。隨著城市化進程的加快和就業渠道選擇的多元化，大中專畢業生就業的流動性不斷增強，人事檔案的數字化和網絡化建設成為時展的趨勢和必要手段。要建立類似于學歷查詢網絡一樣的全國大中專人事檔案信息數據庫建設，開發專門的人事管理軟件，為用人單位查詢、利用檔案提供便利。3.在開發上，要拓寬大中專畢業生人事檔案的信息收集、利用渠道。運用新興網絡媒體，建立人才開發網絡，開辟大中專畢業生就職和企事業人才招聘板塊。一方面，為大中專畢業生就業提供專業平臺和渠道；另一方面，人才流動服務機構根據用人單位的委托，提供學歷驗證、背景調查等服務，進一步延伸檔案管理、開發利用觸角，做好專業服務工作。
作者：王斌輝
【關鍵詞】人事檔案；知情權；開放
一直以來，人事檔案都給人一種神秘的感覺，很多人從來都沒有機會查看到自己的人事檔案，至于檔案中的材料及保存管理情況更是一無所知。近年來，伴隨著社會的進步和人們法治意識的增強，因為人事檔案管理問題而引發的糾紛也逐漸增多。人事檔案到底能否對個人開放？本人到底有沒有對自己人事檔案的知情權？相關爭論一直沒有停過。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。
二、人事檔案管理現狀
被制度鎖在籠子里的人事檔案。很多人問：我自己為什么不能查閱自己的人事檔案？根據《干部檔案工作條例》第七章中規定：任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。正因如此，一直以來，人事檔案在各級組織人事部門的“保護”下漸漸蒙上了一層神秘的面紗，也逐漸失去了它應有的價值。對于很多普通人可能從一參加工作自始至終在一個單位工作直至退休，而他的人事檔案在檔案室也就這樣靜靜地躺了幾十年。除了檔案管理人員不定期的對檔案進行收集和整理之外，幾乎沒有人能接觸到他們，以致很多人甚至已經淡忘了自己還有人事檔案的存在。
三、人事檔案信息對個人開放的必要性
（一）有利于接受個人監督，保證人事檔案的嚴肅性、真實性、客觀性。目前，人事檔案管理工作的監管，主體是上級組織部門和本單位主管負責人，而且他們的監管方式主要以業務指導為主，檔案監管為輔。因此，管理人員可以輕易地對檔案進行修改和整理，管理人員水平的高低直接決定了檔案管理水平的高低。而引入本人參與人事檔案的監管，一方面可以做到對檔案進行針對性地監管，另一方面對檔案管理人員也起到了有效的監督作用，從而保證人事檔案的嚴肅性、真實性和客觀性。
（二）有利于人事檔案的開發和利用。現如今的人事檔案管理模式不利于人事檔案的開發和利用。例如，很多人在填寫履歷或者加入黨團時間的時候，由于時間久遠想查看下原始材料。但由于受到不允許個人翻閱查看檔案管理規定，很多人只能憑借模糊記憶填寫，而所填寫的材料恰恰將來也要存入個人人事檔案，這樣就造成了檔案記載時間前后不一致的問題，人事檔案管理工作變成了簡單的材料收集，失去了它的參考和利用價值。而自2014年至今，從中央到地方各級組織部門進行的干部人事檔案專項審核工作，其中一項就是對記載前后不一致的情況進行調查核實。通過審核發現，有大部分是因為記不清楚而造成的填寫前后不一致。因此，人事檔案信息對個人的開放有利于避免此類現象的發生，也可以達到檔案利用的最大化。
（三）有效避免大量死檔、棄檔的出現。一方面由于管檔部門和單位對人事檔案的過度保護，在一定程度上阻礙了人才的自由流動。另一方面，由于個人對檔案中的情況不夠了解，人事檔案漸漸成為了“雞肋”，從而出現了大量的死檔和棄檔，增加了管理人員的工作量和管檔難度。因此，人事檔案對個人適度的開放，可以促進人才的自由流動和增進個人對人事檔案的了解，有效解決大量死檔和棄檔的出現。
四、檔案信息對個人開放的支持
（一）檔案管理工作的信息化。檔案管理工作的信息化是人事檔案對個人開放的先決條件和基本保證。為了保證人事檔案的安全，人事檔案對個人提供開放服務的途徑必須采用電子信息化的方式，即將檔案內容數字化和信息化，使個人在查詢個人檔案相關信息，了解保管情況時不用直接接觸檔案原件即可完成。這樣，即保護了檔案原件，又達到了利用和參考的目的。
（二）對檔案管理工作的資金支持。檔案管理工作的信息化是對個人開放的先決條件和基本保證，而有力的資金支持則是檔案管理信息化建設的基本保障。主要包括電腦、影像采集設備、管理軟件、人員培訓、后期維護等產生的費用。這就需要檔案單位負責人給予足夠的重視和財政部門的大力支持。
（三）檔案對個人開放工作的日常管理。根據工作實際情況，對檔案管理人員操作流程、個人查閱范圍、審批流程、查閱登記制度等方面建立嚴格完善的規章制度和操作流程，是檔案對個人開放的制度保證。原本被重重保護起來的人事檔案對個人開放，無論對于檔案管理者還是個人無疑都是一個新課題和新生事物，在開放過程中必然會遇到各種問題。制度和流程制定的過于嚴格和教條則達不到理想效果，過于簡單則不利于人事檔案的保護。因此，制度和流程是否科學全面，決定了對個人開放工作的實效。
關鍵詞：研究生 檔案管理
一、研究生檔案的內涵
研究生檔案分為研究生人事檔案和研究生工作檔案兩大類。研究生人事檔案包含研究生入學前檔案（從小學、初中、高中到大學）、入學檔案（報考研究生登記表、初試、復試成績等有關材料）以及研究生學習和生活的記錄材料，是重要的檔案資料。研究生工作檔案（含工作計劃）全部程序主要根據上級下達的通知精神或文件形成的有關文件和資料，主要包括招生、學籍、教學、培養、學位、導師、就業、學位申請等各項工作。
二、研究生檔案的特點
1.國家沒有明確的規定
迄今為止，無論研究生還是本科生針對學生檔案國家沒有統一的管理規范，歸檔范圍沒有統一的標準要求，各高校對于學生檔案的文件材料歸檔范圍也表現出區域性特點，研究生的檔案管理制度一般由學校自行制定。
2.學生的管理機構不同
由于學校的規模和研究生數量的差別，學校管理制度不同，學校對于研究生的管理也不盡一致，有些學校屬于一級管理，而有些學校屬于二級管理。
3.有部分往屆生的檔案
由于研究生的招考面向社會，那么會有一部分的社會生源，其檔案由于已經由學籍檔案轉為人事檔案，學校在招收學生，需要調取其檔案并進行整理，以便在校的信息記錄。
4.高校研究生學位檔案管理
研究生學位檔案管理同其他檔案管理之所以不同，在于其形成過程的長期性、多樣性和階段性。一是形成時間長。二是經手人數多且形式多樣。三是培養分段進行。研究生需要經過由淺入深的學位課程集中學習、參加科研項目和科研能力由弱到強的培養、完成學位論文及論文答辯等不同的階段。每一階段都會產生與其他階段相互聯系的學位檔案材料。
三、研究生檔案管理存在的問題
1.檔案傳遞不規范
由于各個學校和省份之間對于檔案管理的規定不同，所以研究生入校檔案傳遞工作十分混亂，增加了檔案丟失、損壞的危險，并且不利于研究生就讀學校對于檔案的統一整理。
2.管理機構混亂
目前，全國高校人事檔案有三種管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學生工作處管理；有的高校是統一由學校檔案機構管理。在實施過程中缺乏一套切實可行的大學生檔案管理制度實施細則。容易導致研究生檔案管理工作的混亂。
3.導師的考察沒有納入檔案
研究生在校期間，一個很重要的考察者就是導師，研究生檔案管理中沒有體現，導師對學生表現的定性評價。
4.檔案內容
（1）真實度不高
檔案內容受到人為因素的影響真實度不高，用人單位對檔案也持有懷疑態度。
（2）格式單一化
高校學生檔案無統一規定，所以各個學校就根據省內或本校的規定對檔案進行管理，只是有一些格式化的表格、資料，無法全面體現學生的特點。
5.無法為就業提供有力的支持
在中國有著人數眾多的畢業生背景下，學生的檔案成為用人單位進行篩選的一個重要的資料來源，而由于檔案管理存在諸多問題，檔案無法為學生的就業提供后備支持。
四、研究生檔案管理的建議
1.制定適合本校的研究生檔案管理規定
根據國家有關規定，結合學校自身的特點，制定出適合本校的管理規定，才能保證研究生檔案管理工作的順利進行。
2.使檔案的內容能夠全面反映學生情況
通過增加更多的人性化個性化的內容，體現學生的個人素養和學術水平，為就業進程中檔案審核做好充分的準備。
3.檔案管理中推出新的信息系統
在諸多關于高校學生檔案管理的文獻中都提到，要將先進的科技系統應用到學校的檔案管理工作中，檔案管理工作極其復雜，涉及的數量大、內容多，并且需要根據時間進行更新和改進，所以利用信息系統進行管理就可以省去很多工作。如研究生進行的科研項目就可以利用專門的系統進行統計和記錄，能夠全面反映其科研能力和工作能力。這樣的高科技可以使得檔案管理工作更加快捷有效。
參考文獻：
[1]金俊蘭.加強高校研究生檔案管理的探討.高教論壇
[2]彭勁.高校學生檔案采用納入式管理模式再探.蘭臺世界，2012（2）
（一）學生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學生都覺得檔案只在學校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學生更是無所謂的態度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發中更好的發揮作用。
（二）畢業生檔案管理模式不規范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規定和實施細則，管檔的業務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質有待提高
隨著社會的不斷發展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現代管理提供更好的服務。
二、高校畢業生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度
高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業后就業或者繼續深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執行相關規定，對于已經就業的畢業生要及時將檔案送達學生就業單位,對于暫時未就業的畢業生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現現代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業生檔案管理水平，就要創新管理模式，要根據實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業生人事檔案管理與轉遞的銜接工作
高校畢業生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現差錯，這就要求高校畢業生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現全方位的管理理念，結合管理活動的各個環節,合理運用現代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務
由于目前的就業機制改革創新，畢業生也多了一些時間來考慮就業的問題，根據這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業生就業的有力保障。總而言之,積極做好畢業生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。
（五）規范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全
關鍵字：人事檔案管理；意識；機制；科學化；法制化；道德素質
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。當然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態的檔案，它的作用又是潛在的，要使潛在的價值變為現實的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經濟、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經濟、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環境，但是檔案意識和管理機制和水平確實可以實實在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業和相關專業出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態度，這種不專業化的做法常常會給我們其他部門的人員調度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發事件，也不能及時選擇和派遣相關有經驗和技術的員工。從員工自身來講，也需要培養自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態度，而導致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀的企事業單位，對于信息的采集和利用也應該有相對應的管理機制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調度、撤銷等進行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業單位建立健全有效的管理機制，建立相關的管理部門，首先需要在每一個部門內部進行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準確和清晰，其次對人員的檔案進行歸類和整理，盡可能做到歸類標準化和整理科學化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進行進一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環節都要求做到認真細致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學是第一生產力。人事檔案管理在前期的發展是緩慢的，究其本質原因，就在于科學的落后，而今隨著科技的快速發展，我們的生活方式也隨之發生了翻天覆地的變化，計算機的出現導致了從實物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉變，當然企事業單位人力資源管理的模式也進入了新的改革歷史時期，當今市場上有很多以計算機為基礎的管理軟件業隨之應運而生，簡單的人事信息錄入就可以實現有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機的出現使檔案管理實現了一個飛躍性的發展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴格的人事管理理念以及建立健全的管理機制和購入先進的人事檔案管理軟件。
二、基于當今普遍的人事管理傳統模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現在的人事檔案管理一般都重政治輕業務。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業務和政治兩方面。但傳統的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關系方面的東西較多,而能動態反映某人情況的信息,如人員的身份認定、出境出國情況、合同項目轉讓、發明專利項目、業績考核、職稱評定、各類榮譽稱號、崗位培訓、繼續教育、人事爭議仲裁、人才素質測評、人事協議、養老金、失業金的繳納等情況,則少之又少，現代人事管理應將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進一步增強公民的法制觀念,提高政治覺悟,認清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監督和執法力度,要告誡、引導廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負責、對自己負責的態度,嚴肅認真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務高低,要調動和利用檔案都必須按規章辦。只有完善相應的檔案制度,并認真貫徹執行,才能有效地避免虛假檔案的產生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴把“三關”。一是要把好材料的入口關,對來路不明及有疑義的材料,要親自進行調查核實,驗明正身,做好初步認定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴把人事檔案材料的轉入關,各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機。對新形成的檔案材料,一律嚴格執行登記制度,并進行認真細致地鑒別。三是嚴把人事檔案轉遞關。在人事調動時,檔案人員接到調檔函,要將其人事檔案材料進行收集,認真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執單,密封后加蓋公章,通過機要發至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機關和企事業工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴密防范、徹底杜絕“權學交易”這種丑陋現象,國家各級各類學校、教育培訓主管部門要采取有力的措施,嚴格執行教育部門學籍管理規定,把好入學關。在日常的教學管理過程中,對那些需要繼續學習深造的干部和企業管理人員,單獨設立學籍檔案,實施教學質量的全過程重點監控,幫助和督促他們保質保量的完成學業。對于少數不按時上課,不認真完成作業,學習困難,企圖靠與任教老師拉關系、混學分的學生,應采取勸其退學或強制中止學習等措施。要堅持對學生負責、對社會負責、對國家負責的態度,從制度上防范假文憑,保證人才培養的質量和學籍、學歷證書的真實性。
當然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。積極學習本單位專業對口的各項知識,熟悉各個環節的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業性很強的工作提供優質、快捷服務。檔案管理人員還要通過不斷加強職業道德修養,來增強自己的使命感和責任感,通過責任心的加強,提高檔案管理的服務質量和服務水平。
參考文獻：
【1】 吳寶康.檔案學概論【J】.1989
關鍵詞： 檔案工作；信息化管理；檔案運用；提高成效
人社部門管理著干部職工的人事檔案、社保業務檔案、行政文書檔案、財務檔案等資源，社保檔案更是“記錄一生、管理一生、跟蹤一生、服務一生”的惠民工程，涉及多部門，形成范圍廣，業務性強，且與人民群眾利益密切相關，要把加強社保檔案工作，作為服務民生、維護社會穩定，促進社會和諧的一項重要惠民工程來抓。檔案管理工作既是人社部門要做好的一項基礎性工作，也是人社部門開展各項工作的重要保障。
一、研剖問題，深入調研，在探索檔案管理實踐上求突破
一要研剖檔案管理存在問題。當前，社保檔案管理中存有檔案的分散管理與群眾的集中利用相矛盾；檔案的收集范圍狹窄與利用需求廣泛相矛盾；檔案管理散亂、不規范、不齊全，使檔案面臨著流失、失控的現象等方面的問題。針對社保檔案資料收集不全、管理不規范、利用困難等突出問題，應該對經手人員進行集中培訓、統一模式，共同研究可行方法，積極探索建立起科學的社保檔案管理模式。
二要推行社保檔案集中管理。順應民生需求，從抓檔案資源整合入手，通過調研了解到，檔案資源的整合對優化服務、快捷利用提供了極大方便，在人社部門為社保事業發展和為老百姓服務中發揮著積極的作用。社保檔案是社會保障工作活動中形成的真實記錄，是維護人民群眾合法權益的客觀依據，也是社會保障工作可持續發展的內在需要。要加大考核力度，檔案資源整合后，應將檔案管理工作納入全系統年度考核工作目標進行考核；要建章立制，要求建立健全各項檔案管理制度，使檔案工作朝著規范化、制度化方向發展；要加強培訓，檔案人員每月不少于一次，每年不少于12次的業務培訓。通過強化培訓，使檔案人員的業務水平得到全面提高。
三要發揮社保檔案服務效能。信息化已成為比資產更為重要的戰略資源，緊緊圍繞信息化建設這個重點，創新思維，狠抓資源數據庫建設。通過調研，在做好檔案紙質管理的同時，建設檔案電子化，實現紙質檔案與電子檔案并存，最后實現以電子檔案利用為主，全部實現計算機檢索，通過觸摸屏直接查找到所需的信息，才能進一步發揮檔案功能與效用。
二、強化管理，加大投入，在提高檔案管理水平上求實效
一要健全檔案管理機構。要將檔案工作納入重要工作議程，納入局系統年度工作考核目標，明確人力資源檔案館負責檔案管理的具體業務工作，配備專職檔案員，各科室、中心明確1名兼職檔案員，由檔案工作領導小組對檔案管理工作進行政策指導，全局形成上有領導、下有具體負責人的檔案管理工作網絡。嚴格規定檔案的收集、鑒別、整理、查閱、借閱、傳遞以及檔案的安全、保密、保管等工作流程，實行統一管理，明確檔案管理的崗位職責，為做好檔案工作提供強有力的組織保障。
二要完善檔案硬件設施。檔案硬件設施建設是檔案管理的重要工作之一，要抓緊抓實抓好。場地建設要到位。庫房容量是檔案保管的必備條件，確保能保證10年檔案增加的容量。就目前我局科室、單位保管的檔案情況來看，需要500平方以上的庫房。硬件配備要到位。移動密集架、服務器、空調機、監控、除臭機、殺菌機、除濕機、吸塵器、防磁柜、滅火器、溫濕度儀以及掃描儀、復印機、電腦、打印機等檔案保管所需設施、設備，達到檔案保管“十二防”要求。軟件開發要到位。利用軟件系統，建成業務數字庫和圖片管理庫，爭取在局內部聯網，實現內部信息共享。
三要強化檔案整理歸檔。注重日常收集。日常工作中形成的材料，處理完備后按要求整理限期移交局檔案館；實施動態管理。檔案入庫前，要對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理；實現檔案數字化。在完成檔案基礎工作以后，加快文書檔案和業務檔案數字化建設；填補聲像檔案空白。對近年來局系統主要職能活動和重要工作成果的圖片進行收集、整理和歸檔，便于更好地利用查找。
三、注重培養，優化服務，在建設檔案管理隊伍上求作為
一要注重提高職業道德。檔案工作者要嚴格遵守規章制度，維護檔案的真實性、安全性、完整性和保密性。要統一建庫，聯網共享。按已確定的檔案信息化順序和檔案關鍵信息核準表格，按順序、分階段逐步錄入檔案信息，建立統一的檔案信息庫，業務經辦人員在一定的權限下聯網檢索，直接查閱所需的檔案信息，不需要接觸檔案原件。
二要注重提高業務技能。注重對檔案工作者的業務培訓，有計劃、有步驟、分層次地舉辦檔案管理工作的研究、信息開發、保護和法制等方面的專業知識培訓。要建立和完善檔案資源的形成機制和運轉程序，既要確立規劃好檔案館舍的空間布局，又要突破物理空間布局局限性，積極發揮信息技術優勢，利用電子信息系統拓展檔案信息資源。合理利用計算機信息技術，使檔案館藏資源數字化，立檔單位信息資源共享化，以實現檔案管理布局科學有序，資源利用更加集約化。人社部門管理的檔案數量大，利用率高，更應該盡快推進檔案信息資源共享。
一、主要工作內容
2010年1月1日至2010年4月30日，負責公司行政及后勤管理工作，其工作重點是進行公司規章制度的建設；2010年5月1日至2010年8月31日，全面負責總經理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點是人力資源工作規范性建設；2010年9月1日至2010年10月31日，全面負責總經理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時負責項目部的全面管理工作，該階段的工作重點是項目部規范管理的建設；2010年11月1日至今，負責公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作，6個月的人力資源管理工作，2個月的項目部管理工作。
二、主要工作業績
(一)行政管理工作
1.完成了公司規章制度建設工作。主持制定了17套規章制度，其中親自主筆編寫11套，這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實現企業現代化規范管理奠定了良好的基礎。
2.公文管理工作實現了制度化、規范化。建立了各種內、外公共文書的管理流程，使公文的收、發、送、閱、審、存、借有了嚴格的管理程序，確保了公文傳送的及時性、公文執行的有效性及公文使用的安全性，從而對提高公司的工作效率起到了促進作用。
3.檔案管理工作實現了規范化。建立了公司專業的檔案室，并實行了專人管理，對公司檔案進行了分級、分類、編號登記管理，對檔案的歸檔、保管、調閱、借用實行了嚴格的審批管理，并實行了紙質版和電子版同時保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續性。
4.完成了前臺接待的標準化管理。公司現有三個前臺，均進行了統一的形象布置，并對前臺接待員的崗位進行了全面培訓，統一了公司的接待流程及工作要求，為樹立公司良好的企業形象起到了積極作用，為公司各部門的業務接待起到了模范作用。
5.會議管理基本上實現了標準化。公司對內、對外的會議，從會前準備到會中服務及會后跟蹤，都能全面完成，無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成，保證了各項會議的成功召開。
6、印章管理工作基本規范。嚴格按照《印信管理辦法》執行印章使用審批制度，對印章的啟用、保管、使用均進行詳細的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。
總之，公司的行政管理工作，在海南企業中已達到了上等水平，我們的公司也跨入了現代化規范管理的企業行列。
(二)信息管理工作
1.加強了網站的管理工作，對網站內容進行了嚴格審核，并不斷充實網站內容、更新網頁，及時上傳新信息、搜集外來信息，為企業建立了一個良好的宣傳窗口，并對網站后臺進行了分析、匯總，及時掌握網站使用動態。
2.建立了企業信息庫，完成了公司信息的統一管理，規范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫，并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集，共收集信息515條。
3.加強了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領導要求進行了《資訊周報》編制，并提供給公司中、高層領導學習與運用，方便了領導的工作，同時也提高了工作效率。
(三)人力資源管理工作
1.制定并實施了《人力資源管理細則》，規范了招聘、錄用、轉正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標準。
2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規范內容，健全了人事檔案，規范了人事檔案管理流程。
3.企業文化建設初具規模，先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災捐款、新年聯歡晚會等大型活動，組織了大、小六場培訓活動，并組建了籃球隊，開展了多場籃球比賽，以及印發《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業博覽會等多種宣傳活動，不斷地提高了企業知名度，有效地塑造了企業文化。
(四)后勤管理工作
1.資產管理工作規范化。對公司資產在進行徹底清查的基礎上，依據公司《資產管理辦法》分別按部門對資產進行了分類、編號登記，并將管理責任落實到具體的使用人或保管人，規范了資產采購、驗收、入庫、領用、回收、調撥等管理流程。
2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調度審批、調配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進行了嚴格管理，并嚴格執行了派車審批制度，達到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。
3.辦公用品管理工作規范化。實行了辦公用品月計劃制度，并結合以舊換新的節約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費，有效地控制了辦公成本。
(五)總經理辦公室管理工作
1.以創建先進集體為目標，加強本部門的團隊建設與管理，使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感，且具有很好的團隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。
2.本著嚴要求、勤指導的方式，以樹立模范、培養骨干為目的，加強本部門員工的教育和培養。
三、主要工作經驗
1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當同事朋友。
2.做事原則：原則堅定，獎罰分明；身先士卒，帶頭實干。
3.管理原則：理論上高度，實踐到深度；分工要明確，責任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政監督職能不強。
2.規章制度執行不嚴，執行制度時有寬松之短、仁慈之弊。
3.考核制度還待進一步完善。
五、新年工作愿景
1.為總經理分憂解難，與員工一道艱苦創業，為實現公司的宏偉目標而奮力拼搏。
2.不斷學習、不斷創新、不斷提高，努力成為一名優秀的職業經理人。
3.務實敬業、勇擔重任，希望有機會為企業做出更大的貢獻。
六、新年工作設想
(一)行政管理工作
1.在對現行規章制度執行進行調查研究的基礎上，進一步修正和完善現行規章制度，并加大各項規章制度的執行力度；
2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規定》、《員工行為規范》、《工服管理規定》等規章制度，以滿足公司發展的需要；
3.建立企業危機管理機制，有效預防或應對企業經營危機；
4.建立規范的行政監督機制，加強行政管理力度。
(二)后勤管理工作
關鍵詞：高校；人物檔案；問題；途徑
高校人物檔案是指建校以來，校級領導、知名專家、學者、教授和社會知名人士在職務（管理、教學、科研等）活動和其他社會活動中形成的各種材料。2012年國家檔案局9號令，公布了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，明確將“著名人物檔案”列入綜合檔案館收集范圍。高校建立人物檔案，符合新形勢下檔案工作的要求，對促進學校健康快速發展具有積極意義。
1 人物檔案的特點
1.真實性
高校人物檔案的建檔對象主要包括校級領導、國家級專家、省部級專家、教授、知名人士、杰出校友等。人物檔案的內容涵蓋了個人在管理、教學和科研活動以及其他社會活動中形成的具有珍貴保存價值的著作、論文、筆記、證書、照片、圖表和實物等，真實記錄個人在人生各階段各層面的歷史痕跡，反映了知名人物在各個領域的成果貢獻。
2.文化性
文化是人類在社會實踐中所獲得的能力和創造的成果。作為高校檔案的重要組成部分，人物檔案通過形式多樣內容豐富的資料，反映知名人物艱苦奮斗的成長進程，蘊藏著豐富的人文資源， 包含著一個民族的價值趨向和精神追求，是社會主義文化的重要組成部分，是校園文化的積淀，鑄就了大學的品牌與靈魂。
2 高校建立人物檔案的重要意義
1.保存歷史，服務教學科研
人物檔案是重要的檔案史料，它不僅是知名人物自身歷史，也是反映社會歷史變遷的佐證，建立人物檔案是保存歷史、豐富高校檔案館藏的客觀要求。人物檔案詳盡記載了高校專家學者等知名人物的不懈奮斗過程和取得的突出成績，有利于高校通過檔案深入挖掘人才學術思想和治學精神，保存學術成果和管理經驗進而推動教學、科研等中心工作。
2.檔案育人，建設和諧校園
人物檔案以具體生動的歷史故事和情節展現知名人物精神和業績，是宣傳教育的生動素材。高校通過多種方式充分開發利用人物檔案資源，如建立知名人物檔案陳列室、開發名師專題、編輯出版畫冊等，可以幫助大學生樹立理想信念，弘揚優良傳統，達到以史為鑒，教化育人的目的，進一步豐富完善校園文化建設，構建和諧校園環境。
3 高校人物檔案歸檔范圍
近年來，許多高校認識到建立人物檔案的必要性，紛紛積極挖掘資源著手建立人物檔案，筆者認為由于人物n案的特殊性，人物檔案應定為永久保管，而其收集歸檔工作應側重于全面客觀的反映個人成長、經歷、活動及成果情況，歸檔范圍包括以下8個類別內容。
1. 生平類
包括知名人物身份、學歷、學位、職務、職稱等證件證書；傳記、回憶錄、他人寫的回憶文章及反映個人生活愛好如詩歌、小說、字畫、書法等材料。
2. 創作類
包括個人主持的科研項目；獨立完成或第一作者的論文；主編、參編的著作、教材；為書刊撰寫的重要文章或前言；參加國內外重要會議、科學研究、學術活動和重大比賽的講話稿以及重要的教案。
3.獲獎類
各類獎狀、獎章、證章、榮譽證書、聘書、任命書、委任狀、代表證等。
4.手稿類
學術手稿、日記、筆記、考察記錄、親自起草的報告、重要批示、題詞等。
5.信件類
主要包括個人有保存價值的重要信件。
6.音像類
知名人物開展教學、科研、外事、社會活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤以及個人生活的照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片、光盤。
7.媒體類
包括新聞媒體對知名人物進行的專題采訪及報道等。
8.其他類
已故人物唁函、唁電、追悼會簽名冊、紀念文章、紀念文集；個人使用過的有保存價值的實物、用品及贈送的禮品以及其他有重要保存價值的材料。
4 高校建立人物檔案現存問題
1.人物檔案管理制度欠缺
“無規矩不成方圓”，科學嚴謹的管理制度是檔案規范化管理的前提，但目前人物檔案缺少章程性管理制度，也沒有形成人物檔案收集與整理編目及查借閱利用工作細則。筆者查閱了《高等學校實體分類法》及《高等學校檔案管理辦法》，兩者都沒有對人物檔案管理提出具體要求。管理制度不健全帶來的負面影響就是人物檔案管理工作容易進入誤區，比如有些高校檔案部門在確定建檔對象時認為知名人物就是學校領導；還有的檔案工作人員混淆人物檔案與人事檔案概念，認為人物檔案和人事檔案主要建檔對象均為學校教職工且兩者歸檔范圍有重合部分，人物檔案就是人事檔案的補充延伸，在實際工作中沒有跳出人事檔案格局，把人物檔案建立在人事檔案基礎上，只是簡單的添加一些照片、證書、錄音等材料即建立人物檔案；也有檔案部門在建立人物檔案后一味強調安全保密，不重視檔案資源開發利用，將其束之高閣，沒有充分發揮人物檔案“存史、資政、育人”的重要功能。
2.人物檔案歸檔意識較弱
目前人物檔案所有者普遍存在歸檔意識欠缺的問題，即使是建檔對象本人也不愿意將代表性的重要成果交給檔案部門保管，他們一方面覺得成果材料留在自己手里進行業務查詢使用更加方便，另一方面擔心材料遺失，對成果歸檔保管的安全性存有疑惑。檔案所有者不理解人物檔案工作重要性，歸檔消極被動，導致檔案部門在檔案收集工作中“收不上”或“收不全”。
5 高校建立人物檔案的有效途徑
1.建立健全管理制度，規范管理人物檔案
為建立人物檔案、促進人物檔案規范化管理，高校要在充分調查研究征求意見的基礎上，結合學校實際情況制定人物檔案管理制度，明確人物檔案建檔對象、歸檔范圍和保管期限、歸檔要求，檔案保管與提供利用等問題。如有必要還可根據人物檔案特點結合工作實踐制定檔案整理編目及查借閱利用等工作細則，將人物檔案管理各環節工作細化標準化。比如在檔案材料整理過程中，對于收集的已經前期裝訂過的材料如知名人物科研項目立項書和結項書等，在檔案整理工作細則中應該明確規定不得使用容易損壞紙質材料的起釘器而應采用鑷子去除裝訂物。同時，在人物檔案管理人員的選擇方面，檔案部門應充分考慮到管理工作的復雜性，指定業務能力較強的工作人員負責此項工作。
2.加大宣傳工作力度，主動進行歸檔業務指導
高校檔案因安全保密的工作要求，長期以來在師生心中處于“神秘”地位，筆者在多年的檔案管理工作中發現很多教職工從未到訪過檔案部門，不了解檔案、檔案分類和檔案工作內容，對人物檔案毫無認識，歸檔意識更無從談起。高校建立人物檔案必須重視加強檔案宣傳工作，應以校發文形式人物檔案管理規定，促進建檔對象或其家屬、其所歸屬部門了解人物檔案及人物檔案管理工作，理解建檔工作對學校的必要性，打消建檔對象個人或家屬歸檔疑慮，主動通過各種形式把人物檔案材料移交檔案部門。同時，檔案部門應積極開展人物檔案歸檔業務指導，采取主動上門服務的方式幫助歸檔個人及部門開展檔案材料價值鑒定及分類歸檔工作，從而有效提高歸檔效率，保證檔案材料完整齊全，應收盡收。
參考文獻
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所謂檔案信息化建設，顧名思義就是利用計算機和網絡技術將醫院原來的對檔案紙質版的管理手段轉變為信息化和數字化的形式，最終達到醫院檔案資源的共享化。加快醫院檔案信息的數字化以及自動化的管理模式，重點內容是加大醫院檔案信息化管理的所需要的基礎條件，所需要的系統安裝以及信息資源包含的范圍，相關規章制度的標準制定，醫院檔案信息的人才隊伍建設等。總之，檔案信息建設的核心內容是通過對醫院醫療相關信息的收集和匯總，建立完整的信息數據庫，同時對醫院的整體檔案信息資料進行一體化管理，使醫院的每一位員工都可以共享相關資源。
2現狀分析
2.1醫院對電子文件的監控較弱
相關學者研究表明：在傳統觀念中，在一定程度上醫院的電子文件主要儲存于軟件內，隨著電子產品種類的不斷更新，電子文件的形式也會跟著儲存載體的變化而發生相應的改變。醫院內部的電子文件最常見的問題是發生在復制粘貼以及對其存盤的過程中。因此，在實際工作中，如果操作者在操作的過程中，對電子文件采取人為的修改，造成電子文件數據的失真。另外，由于醫院對電子文件的監控出現漏洞，當操作者將電子文件打印成紙質版后進行簽名或者蓋章時，相關領導對文件內容的真實性很難把握。
2.2醫院檔案管理系統還沒有統一標準
目前，關于醫院檔案管理系統的種類較為繁多，但是對于管理系統的軟件國內還沒有統一的標準，由于缺乏規范化，就會出現當前的各級醫院機構往往是片面的依據自身科室的需求引入或者自行研發檔案管理系統，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫療機構的基本需要，但是由于系統的片面性，最終導致了檔案信息化管理由于沒有統一的標準而缺乏客觀的評價。與此同時，有的醫療機構由于檔案信息管理系統引入時間過長，導致系統的檢索功能已不能滿足醫院發展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對醫院相關信息的再利用的效率也不高。相關文獻報道，有的醫療機構長期對檔案信息化建設重視不夠，對信息化建設所需要的硬件以及場所設備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優勢很難真正的發揮出來。
2.3對醫院檔案信息缺乏科學的管理
當前，各級醫療機構對檔案信息的管理者的出身往往是由醫院的其他科室和專業，而通過檔案信息系統培訓過的人員較少。由于非專業檔案信息管理者在實際操作的過程中缺少嫻熟的計算機及其網絡操作知識和技巧，當計算機或者網絡平臺出現故障時不能及時的采取有針對性的措施，就會導致檔案信息網絡運行不暢的情況。同時，管理人員在檔案信息資料進行管理的過程當中，由于檔案室的硬件設備投入不足，軟件建設跟不上，沒有統一的標準化的規章制度，最終導致醫院檔案信息化只是停留在口頭上，而實際當中進行的工作較少。
2.4缺乏對醫院檔案網絡平臺的維護
有學者指出：在相當大的程度上，醫院檔案的信息系統和網絡平臺具有復雜性和不確定性，網絡整體的兼容性并不強，極易受互聯網外界環境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級醫院機構中的網絡管理員的專業技術水平參差不齊，有個別網絡管理人員對網絡的維護和保養缺乏專業的知識，當外界病毒或黑客對醫院檔案網絡進行攻擊時不能及時的采取有針對性的措施，給醫院的檔案信息安全構成很大的威脅。
2.5人事檔案材料內容質量不高
由于多種原因,當前醫院許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細致的、實際性的少。同時能較詳細的反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述的少，或者只講優點,避免缺點，內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。同時，在信息化的管理過程中，由于檔案的規范化以及標準化的相對滯后，再加上信息網絡應用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統整體水平的發展，導致醫院人事檔案信息獲得和更新的相對滯后，造成人力、物力資源的浪費。同時，由于人事檔案關系到人員的隱私，均屬于秘密級的材料，但在信息化管理的過程中，可能會由于網絡的漏洞而造成人事信息資料的泄露。
3對策
3.1加大對電子文件的監管理力度
各級醫療機構的主要領導就加大對電子文件監管的重視程度，避免因人為的改動而造成醫院檔案信息不準的現象發生。同時，作為醫療機構的領導者應加強對檔案信息化建設工作做進一步的了解，從而提高對信息化建設的重視程度。在實際的操作過程中，可以參考其他醫院在建設檔案信息化過程中的相成功經驗，總結分析醫院檔案信息化建設對提高醫院綜合實力和提高醫院運作效率的重要作用。隨著信息技術在不斷發展，對電子文件的規范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫院整體推進檔案信息化的過程中，應制定嚴格的電子文件管理規定，確保電子文件在可管可控的狀態下運行，防止人為對數據資料的修改，造成數據失真的嚴重后果。
3.2制定標準化的管理制度
在醫院檔案信息化的建設過程中，要想達到對有限的信息資源共享的目的，必須標準化的管理制定作為信息化運行的前提條件，通過科學合理可行的管理制度，確保檔案信息建設能夠又好又快的發展。例如，醫院的檔案管理部門應對醫院的所有電子文件負總責，其他各臨床科室和功能科室應互相協助與支持檔案管理部門的工作。通過檔案辦公自動化管理系統的建立，在制度設定時，可以考慮各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時，可能通過自動化管理系統和規章制度，從而確保對電子文件的處理能按照標準化的流程進行。同時，還應制定相關的操作技術規范。對管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應用性相對都比較好的軟件，而且還應對軟件的相關技術參數以及標準做進一步的規范。
3.3提高醫院檔案管理者的綜合素質
由于醫院檔案信息化建設對提高醫院的綜合實力方面發揮的作用日益變大，系統的運行環境也越來越復雜，這就對檔案信息資料的管理人員的綜合素質有了更高的要求。因此，各級醫療機構應該適應發展趨勢，積極加強對醫院檔案管理人才的培養力度。通過定期以及不定期的方式，對醫院的相關人員進行系統的專業化的培訓，使檔案信息系統的相關人員對檔案信息化建設過程中的部門分工、職責分工進一步的明確等。而且還應該加大管理管對醫院各部門的業務活動做進一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據各個科室的實際情況提供有針對性的檔案服務。
3.4加強對醫院檔案網絡平臺的維護
為了防止檔案信息網絡被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫院應按照各類資料的類型及其保密級來對其進行安全層次分類，在分類過程中可以參照資料的密級、來源以及資料的價值等方面綜合考慮，通過文件資料的層次分類，最后再根據文件層次分類的不同對用戶設置訪問權限。與此同時，檔案信息管理人員還應對醫院的敏感信息進行時時的監控，定期對檔案信息管理系統的安全性進行仔細的檢測，發現有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。同時，要想確保檔案管理系統的網絡安全，管理者還應該通過一些物理隔離的方式來為其提供支持，在登陸系統時可以通過防火墻、身份認證以及加密的方式來進行。另外，通過采取限制內部區域網用戶同外部互聯網連接的危險點以及危險服務，從而有效提高檔案信息網絡的安全性和可靠性。
3.5加快醫院的人事和文書管理的信息化建設
一、內蒙古的人才服務標準化建設情況
目前，我區的人才服務業正處在一個平穩、向上的發展階段，服務產業化、人才管理網絡化、人才交流多樣化的人才市場新格局初步形成。人才交流上，以常設性人才集市為主，配以大型人才招聘會和中高級“精品”人才專場。人才資源管理上，新型的人事制度取代了原有的“人才單位所有”的管理模式，人才管理，服務工作逐步走向社會化、規范化和專業化。 根據2009年人社部制定頒布的人力資源和社會保障標準化工作管理辦法等文件的要求，全區各級政府人事部門和人才服務機構已逐漸認識到標準化對人才服務發展的重要性，我區各盟市已將人才服務標準化建設工作列為當前重要工作來推進。幾年來，相繼制定出臺了有關流動人員檔案管理、人才市場管理、人才就業服務、評價等規章和制度，有效地規范了人才服務工作的開展。現將情況匯報如下：
（一）加強硬件設施標準化建設
我們本著統一管理、方便服務、經濟合理的原則，根據職能分工分別設置了行政綜合部、流動黨員黨總支、財務部、人才培訓開發部、公共人事服務部、信息交流部、人事部、人才尋聘部、社會保障部9個部門。服務大廳窗口按照現有工作環境配備了統一的標識牌，并且將收費項目、服務承諾、業務流程、監督辦法等內容通過大廳的公告欄、宣傳單和內蒙古人才網網站予以公布，力爭為廣大服務者提供規范、誠信、優質、方便的服務，打造“一站式”的服務標準模式，兌現各項服務承諾。
（二）基礎制度與業務標準化建設
按照人才服務標準化建設工作要求和所規定的相關標準，結合實際工作，對內我們制定了單位內部的管理制度，包括人員管理、辦公設施、財務制度、請休假等方面的規定。對外業務制定了《內蒙古人才市場條例》、《內蒙古流動人員管理暫行辦法》、《內蒙古人才交流服務中心流動人員人事檔案管理制度》、《內蒙古人才交流中心現場招聘工作流程及分工》、《內蒙古人才網招聘辦法》、《內蒙古人才交流中心流動黨員管理辦法》、《內蒙古人才交流服務中心人才評價考務流程》等14套管理標準和工作標準，各部門的業務都按標準開展具體工作，做到辦事有規定，服務有辦法。例如，人才市場招聘分為有形市場和無形市場。有形市場有市場的招聘辦法與流程，無形市場有網絡招聘辦法等。人事檔案管理有規定、有辦法，具體包括檔案管理規定、檔案轉移手續、轉正定級手續、集體戶管理、出國申報手續、婚姻狀況證明以及辦理辭職、辭職手續，等等。僅2010年一年有形市場共組織人才交流會36場，全年組織用人單位3235家次，提供就業崗位70087個，上會求職的人才達170萬次。無形市場共組織3次網上招聘周活動，招聘信息800余條，平均每天更新內蒙古人才網招聘信息100余條，內蒙古人才網今年繼續保持全區人才招聘網站的龍頭地位。人才評價業務，共組織政策性考評和社會化考試30場，參加考評的人員達23819人次，最終正式聘用人數2715人。人才派遣業務，目前管理的派遣員工總數為5700余人。社會保障業務共為34家單位的16765人辦理了五險一金的繳納工作。流動黨員管理黨總支共設4個流動黨員黨支部，管理流動黨員289名。高校畢業生就業見習，全區33家就業見習單位，共征集到3494個見習崗位，區直已上崗人員2333人。
（三）崗位設置與人員管理標準化建設
按照人才服務的專業化要求，科學設置工作崗位。各部門按照相應標準，開展服務。分工明確、責任到人，極大地強化了專業管理，提升了服務品質。不斷地加強和規范服務管理標準，完善獎勵與績效考核機制，充分調動了員工們的工作積極性。
（四）工作流程標準化建設
在明確工作人員職責，嚴格要求員工遵守各項工作規定和制度地前提下，將業務流程通過展板、宣傳單和網站方式向社會予以公布，并加強日常監督考核，獎懲兌現。做到了辦事有方向、業務有流程、服務有規范。
（五）管理手段信息化建設
信息化是標準化建設的重要內容之一，加強規范服務標準的同時提高工作效率。2009年我區由人才基金投入100萬元的政府采購項目，用于加強人才信息網絡建設。其中包括服務器、計算機、路由器等硬件設施的更新和數據庫系統、安全防護等軟件設施的升級。購置開發了“流動黨員管理系統”、“人事檔案管理系統”、“勞動就業核心業務經辦子系統”、“事業單位合同鑒證管理系統”等多個數據庫管理系統，真正實現了信息化、無紙化、便捷化的管理模式。同時內蒙古人才網作為我區最大的人才招聘網站，在我區網絡招聘、網上求職、信息公布中發揮著重要作用。網站是我中心結合自身實際，設計、制作而成，所有功能和模塊都經過了反復的推敲和對比，經過不懈的努力現在內蒙古人才網整個網站系統構架與中華英才、51JOB、智聯等知名網站相當。自2009年改版以來，總訪問量達5700萬次、日均訪問量為4萬次。
二、存在的問題
（一）人才服務標準化系統性不強
人才服務的標準化建設在人才管理中一直都具有舉足輕重的作用，各個單位也分別制定了相應的標準和制度，這是標準化的體現。但是在人才服務系統中，只是存在標準化的現象，并未形成一個統一的制度和標準，這樣使得人才的管理和流動出現了較大的空白和障礙。
（二）人才服務標準化橫向聯系欠缺
人才服務缺乏統一的標準不僅僅在系統內部流轉過程中出現空白和障礙，在與其他系統和部門交叉時也造成銜接不順暢的情況。如高校畢業生的檔案流轉存在與教育部門、外省區等相關規定銜接不上的一系列問題。例如各地方、各部門就某一具體事項的辦理過程、要求和做法的不同，致使辦事效率不高、限制太多等問題頻繁出現。
（三）人才服務標準化意識匱乏
在日常服務工作中，工作人員沒有形成標準化意識，有些人才服務標準內容簡單，力度不夠，原則性不強、靈活性不夠，單純憑借經驗和習慣進行業務操作。其實對于一些熟練和有經驗的人員來說，在工作過程中已經形成了一套標準化的工作方法，只是沒有及時進行總結和推廣，造成了資源和經驗的浪費。
三、意見和建議
（一）加強人才服務標準化建設的領導
各級政府及其人事部門應當加大對人才服務標準化建設的重視程度，成立專門的人才服務標準化研究和制定組織，在充分搜集先進的人才服務技術、先進的人才服務手段方式和先進的人才服務管理規范資料的過程中，也要廣泛征集相關行業包括國外先進技術和管理經驗，在綜合分析、試驗驗證的基礎上，出臺人才服務標準化建設的相關制度和辦法。加強人員培訓和隊伍建設的力度，保障標準化建設工作的順利開展。
（二）在檔案管理和人才流動方面急需出臺相關的標準
目前檔案管理的標準在各個地區不盡相同，不利于人才及檔案的流動，一些發達城市對檔案流轉的要求較高，針對各類人群存在著不公平的現象，同時也制約了人才的流動。
現階段流動人員的檔案管理并不規范，沒有建立檔案追蹤機制，用人單位與勞動者對檔案的管理意識淡薄，并不重視自身檔案的完善，從而使應有的利益受到損害。同時也不便于人才服務機構管理檔案。有關檔案的統計結果與實際情況不吻合，造成統計數據的偏差。這方面也亟待出臺相應的管理辦法和統計標準。并且加大宣傳力度，保障勞動者的權利。
（三）建立統一規范的人力資源市場
