時間：2023-06-01 09:31:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關(guān)鍵詞】敏感信息 管理現(xiàn)狀 管理對策
1.敏感信息管理概述及現(xiàn)狀
無論是在政府還是企業(yè)中，很多日常工作中都會遇到內(nèi)容包含各類信息的檔案，可能是政府部門的決策信息，也可能是企業(yè)單位的技術(shù)信息，類似這樣的信息就是本文所強調(diào)的敏感信息。隨著政府企業(yè)的發(fā)展，敏感信息數(shù)量以及種類在不斷的增多，這些敏感信息包含大量的國家、企業(yè)的秘密，信息一旦被泄露出去，就會對國家或是企業(yè)的經(jīng)濟與發(fā)展造成損害。所以，如何對政府、企業(yè)中的敏感信息實施正確的管理辦法將是關(guān)系到其自身利益及安全的重要步驟。
2.敏感信息管理意見及對策
2.1加強敏感信息管理意識
著名的“海恩法則”強調(diào)，再完善的規(guī)章制度，在實際操作中也無法取代人的素質(zhì)和責(zé)任心。物防、技防不如心防，政府企業(yè)敏感信息的管理的重點在意識的培養(yǎng)。只有領(lǐng)導(dǎo)以及員工有了良好的保密、管理意識，才會減少那些無意識的敏感信息的泄漏。
（1）政府與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識的培養(yǎng)
無論是在政府還是在企業(yè)所產(chǎn)生的敏感信息都會經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的檢查，所以，以往說的泄密有些時候往往都是在領(lǐng)導(dǎo)不經(jīng)意之間說出的。政府與企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是檔案密工作的首要責(zé)任人，對于領(lǐng)導(dǎo)而言，保密觀念淡漠使得敏感信息的保管存在不安全的隱患，這勢必會對政府企業(yè)的安全造成影響，所以，作為政府企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具有較高的保密警覺性。與此同時，作為部門的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)認(rèn)清敏感信息的重要性，重視敏感信息的管理，實施正確的管理辦法，這樣才會使敏感信息能夠安全的保存，政府、企業(yè)也就能夠穩(wěn)定正常的發(fā)展。
（2）增強檔案工作人員的管理意識
檔案工作人員是敏感信息的直接管理者，政府企業(yè)敏感信息管理效果的好壞與檔案工作者有著絕對的關(guān)系。檔案管理人員要有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識來要維護檔案的完整與安全。檔案工作者由于其身份的特殊性，可能會提早的知道政府企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)敏感信息，平時由于保密意識不強，往往容易隨口說出，導(dǎo)致敏感信息的泄漏。所以，作為檔案工作者，應(yīng)該有較強的責(zé)任感與保密意識，這對于政府企業(yè)敏感信息的保護尤其重要。
所謂的管理辦法都是硬性的標(biāo)準(zhǔn)，真正的要做到的良好的敏感信息保護，管理人員與政府企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都要重視。
2.2敏感信息的精細化管理
在政府、企業(yè)的日常工作中會產(chǎn)生大量的包含各類信息的檔案，隨著各個組織越來越重視檔案的管理，這些隨工作產(chǎn)生的檔案都會經(jīng)過固有的程序進入專門的檔案庫中保管。然而隨著時代的發(fā)展，社會的進步，越來越多敏感信息的產(chǎn)生使得原有的檔案管理方法變得漏洞百出，為了科學(xué)的管理政府、企業(yè)的敏感信息，進行精細化的檔案管理已是重中之重。
（1）敏感信息的鑒定
與日常工作中產(chǎn)生的其他檔案不同，我認(rèn)為在對包含敏感信息的檔案進行收集整理的候，要做的第一件事就是鑒定。敏感信息因為其對政府或是企業(yè)具有的特殊性質(zhì)決定其在管理過程中要格外小心，所以在對所有檔案的管理錢要提前對包含敏感信息的檔案進行鑒定，分辨出敏感信息的種類，并對不同的種類進行不同的收集整理。
（2）確定敏感信息的保管期限
通過敏感信息的鑒定，可以確定政府、企業(yè)中該類敏感信息的內(nèi)容，從而根據(jù)政府、企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展需要和積累信息資源的需要，全面確定敏感信息的保存價值，準(zhǔn)確地判定敏感信息的保管期限。
確定敏感信息的保管期限是檔案工作中的一項重點，檔案管理的一大作用就是增加單位組織的信息資源，使需要時可以再次利用。而敏感信息由于其特殊的性質(zhì)導(dǎo)致其對于政府、企業(yè)而言具有一定的保密程度。但當(dāng)部分決策實施后，部分檔案就失去了其敏感性，可以對外公開，而有的敏感信息如被泄露，則將對政府、企業(yè)的安全和利益造成的危害。所以正確的對敏感信息進行鑒定，準(zhǔn)確的確定保管期限，對政府、企業(yè)的發(fā)展起著重要作用。
（3）檔案庫房管理
檔案的庫房管理是敏感信息檔案保管工作的重要前提。檔案庫的庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應(yīng)專門加固，庫房內(nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，從檔案庫房內(nèi)外部的硬件保管條件上確保企業(yè)檔案的安全。
3.總結(jié)
對于在政府企業(yè)的日常工作中所產(chǎn)生的敏感信息，我們有足夠的認(rèn)識，這些敏感信息既是工作的重要前提也是發(fā)展的潛在危險，如果稍有不留意就會造成不可彌補的后果。正是針對現(xiàn)今社會中一樣的矛盾，前文主要針對現(xiàn)今敏感信息管理的現(xiàn)狀進行了相關(guān)問題的分析，明確敏感信息的相關(guān)概念，并初步提出了政府、企業(yè)中敏感信息管理的改進意見，對敏感信息進行合理的管理，這些都是為了能夠最大限度的實現(xiàn)包含敏感信息的檔案的利用價值，使其更好的為政府企業(yè)以及社會服務(wù)。
參考文獻：
[1]楊艷萍.論檔案的管理[J].蘭臺世界.2009
[2]張曉霞.企業(yè)檔案工作與商業(yè)秘密保護[J].蘭臺世界.2007
關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學(xué)校,有利于促進所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。
新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校”,特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。
2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機制
新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作,又是一項服務(wù)性工作。要做好這項工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。
3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)
新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)校“應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設(shè);“高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學(xué)校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容
高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個過程。把學(xué)生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對學(xué)生的人性化管理。
5.從經(jīng)費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)
隨著社會信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費,為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作。”提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。
6.從職務(wù)聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷
新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。”這個規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。
對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補助得到了落實,體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
要實現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡(luò)和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發(fā)和利用,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進學(xué)校各項工作做好服務(wù)和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學(xué)院學(xué)報,2006,(12):136-137.
【關(guān)鍵詞】建筑工程 招投標(biāo)檔案 管理
建筑工程招投標(biāo)檔案是指在房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、材料和設(shè)備采購招標(biāo)投標(biāo)活動中形成的文件和材料的原件，是由各級建設(shè)行政主管部門負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)的建筑工程招投標(biāo)工作的重要組成部分。建筑工程招投標(biāo)檔案管理水平，直接關(guān)系到城市建設(shè)工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建設(shè)部門整體管理能力和科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，在工程監(jiān)管、審計、責(zé)任追究等諸多方面起到不可替代的作用。進人信息時代，建筑工程招投標(biāo)檔案管理工作也在其影響下得到快速發(fā)展。建筑工程招投標(biāo)檔案作為城建檔案重要內(nèi)容，是開發(fā)利用城建檔案信息資源的基地。建筑工程招投標(biāo)檔案應(yīng)該明確在城建檔案中的定位。因此，建筑工程招投標(biāo)檔案在城市建設(shè)檔案信息管理與服務(wù)中就顯得更為重要。
一、建筑工程招投標(biāo)檔案管理存在的問題與原因
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，建筑工程招投標(biāo)檔案信息有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到建筑工程招投標(biāo)檔案信息管理和服務(wù)中存在的缺陷，在其建設(shè)中還存在著諸多的問題需亟待深入研究和解決。
1、建筑工程招投標(biāo)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位，具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢，而經(jīng)濟相對落后的地區(qū)、規(guī)格略低的單位，既無充足的資金，又缺乏從事建筑工程招投標(biāo)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀技術(shù)人才，信息化建設(shè)困難重重，步履維艱。這種信息化建設(shè)的不平衡造成了建筑工程招投標(biāo)檔案信息管理和利用的不平衡。出現(xiàn)了建筑工程招投標(biāo)檔案僅處于內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)管理過程，對于電子文件管理、電子檔案管理還存在較大缺陷，更沒有真正實現(xiàn)跨部門、跨機構(gòu)、跨行業(yè)之間的建筑工程招投標(biāo)信息資源運用。
2、建筑工程招投標(biāo)檔案信息技術(shù)落后。建筑工程招投標(biāo)檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)城建檔案信息資源的共享要求。
3、沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。沒有形成建筑工程招投標(biāo)檔案數(shù)字資源庫集群，不能實現(xiàn)通過高速網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，將數(shù)字資源庫集群連接起來，沒有建立檔案信息的數(shù)據(jù)倉庫與交換中心，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享集成服務(wù)。因此，不能更好地為城市建設(shè)服務(wù)。
4、建筑工程招投標(biāo)檔案數(shù)字信息管理存在不安全因素。安全問題是計算機網(wǎng)絡(luò)世界的難題，也是建筑工程招投標(biāo)檔案信息管理和服務(wù)的重大難題之一。主要來源于計算機病毒、計算機黑客、惡意破壞和摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置、人為或偶然事故造成的威脅，使數(shù)字建筑工程招投標(biāo)檔案信息管理和服務(wù)顯得十分“脆弱”。
二、加強建筑工程招投標(biāo)檔案管理的建議與對策
1、建立、完善和實施全國統(tǒng)一的建筑工程招投標(biāo)檔案管理辦法。我國已經(jīng)頒布并實施了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國檔案法》，各省結(jié)合實際，制定和實施了建筑工程招投標(biāo)檔案管理辦法。實踐中，我國各省仍然執(zhí)行的是不同的建筑工程招投標(biāo)檔案管理辦法，不同程度地限制了信息資源的利用和共享，不利于管理和監(jiān)督，同時影響了建筑工程招投標(biāo)檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，制約了我國建筑工程招投標(biāo)檔案整體管理水平。
2、建設(shè)和完善建筑工程招投標(biāo)檔案信息系統(tǒng)。由于各城市的經(jīng)濟技術(shù)發(fā)展不平衡， 建筑工程招投標(biāo)檔案管理水平及信息化發(fā)展?fàn)顩r也不相同，因此不同規(guī)模的城市根據(jù)各自的實力，分步實施，逐步建設(shè)和完善建筑工程招投標(biāo)檔案信息系統(tǒng)，以達到建筑工程招投標(biāo)檔案信息管理和利用。
3、加強對建筑工程招投標(biāo)檔案信息化工作以及電子文件管理的評估指標(biāo)體系和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的研究工作，完善建筑工程招投標(biāo)檔案法規(guī)體系。面向計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)直接采用國際標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)，加快標(biāo)準(zhǔn)體系的形成和提高標(biāo)準(zhǔn)化程度。
4、加強網(wǎng)絡(luò)安全軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和高可靠性的數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)。
5、建立完整的檔案歸檔目錄要求。建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容應(yīng)該包括：報建手續(xù)（計劃、土地、規(guī)劃等）、業(yè)主委托書、邀請招標(biāo)審批表、文件、招標(biāo)工作報告（招標(biāo)公告、購買標(biāo)書登記表、開標(biāo)記錄表、招標(biāo)工作方案、補充文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和辦法、評委抽取表、評標(biāo)報告、評標(biāo)結(jié)果的確認(rèn)、關(guān)于確定中標(biāo)人的函、中標(biāo)通知書、業(yè)主評價）、投標(biāo)人的投標(biāo)文件、合同備案以及其它需要歸檔的文件資料。這些必須存檔的資料，在管理中將發(fā)揮著積極的作用。如有缺失，會給管理帶來無法估量的影響。因此，歸檔的招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)齊全完整、整理規(guī)范、真實的反應(yīng)招投標(biāo)活動過程中的全部內(nèi)容。
6、規(guī)范檔案收集、歸檔、管理和利用的程序和要求。招投標(biāo)檔案管理工作必須在各級建設(shè)行政主管部門負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)下進行。工程招標(biāo)實行委托的，由招標(biāo)機構(gòu)負責(zé)招投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理、建檔和移交工作。建設(shè)單位自行招標(biāo)的工程項目，由建設(shè)單位負責(zé)完成。招投標(biāo)活動形成的案卷，建設(shè)單位自行招標(biāo)一式二套，建設(shè)單位、招投標(biāo)監(jiān)督管理部門各一套。實行委托招標(biāo)的一式三套，建設(shè)單位、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等階段的招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)分別組卷。
7、嚴(yán)格建筑工程招投標(biāo)檔案管理時限要求。收集建筑工程招投標(biāo)歸檔資料有其實效性，工作人員必須按照相關(guān)要求及時處理。按照要求，實行委托招標(biāo)工程，或者經(jīng)批準(zhǔn)建設(shè)單位自行組織招標(biāo)的工程，招標(biāo)機構(gòu)或者建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起15日內(nèi)將招標(biāo)過程的全部檔案材料報送招投標(biāo)監(jiān)督管理部門。檔案管理工作人員在收集建筑工程招投標(biāo)歸檔資料時，應(yīng)變“被動”為“主動”，本著對工作負責(zé)的態(tài)度，積極主動收集資料，及時登記，認(rèn)真做好檔案材料的立卷、分類、歸檔和集中管理工作。對于大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程的招投標(biāo)檔案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投標(biāo)檔案保管至工程竣工后三年；未中標(biāo)單位的投標(biāo)文件保管期限為開標(biāo)之后半年。保管期滿，經(jīng)檔案保管人員鑒定，保管單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記照冊后銷毀。
8、加強城建檔案信息化人才隊伍建設(shè)。招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)專人保管，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保證招投標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。因此，必須注重對檔案工作人員進行崗位培訓(xùn)與繼續(xù)教育工作，著重培養(yǎng)信息技術(shù)性的復(fù)合型人才。建立發(fā)揮人才作用。留住人才的有效機制。
參考文獻：
會計管理流程過程控制方法主要是構(gòu)建系統(tǒng)的內(nèi)部會計管理體系。通過不斷完善,建立健全適合地市供電企業(yè)特點的內(nèi)部會計管理制度,為會計管理工作程序化、規(guī)范化,充分保證財務(wù)管理工作更好地參與單位內(nèi)部經(jīng)濟管理發(fā)揮職能作用。
2規(guī)范會計核算管理
(1)利用財務(wù)管理信息化系統(tǒng),規(guī)范會計核算程序。地市供電企業(yè)應(yīng)用FMIS財務(wù)信息化管理系統(tǒng),科學(xué)合理的進行賬務(wù)處理,規(guī)范制作會計憑證,生成會計賬簿,編制會計報表,執(zhí)行會計政策。
(2)資產(chǎn)減值準(zhǔn)備計提、轉(zhuǎn)回和核銷符合國家規(guī)定。地市供電企業(yè)采用個別認(rèn)定法和賬齡分析法相結(jié)合的原則計提資產(chǎn)減值準(zhǔn)備,在個別認(rèn)定法下,單位內(nèi)部的備用金借款以及與省公司往來款項,屬于內(nèi)部債權(quán)債務(wù),不計提壞賬準(zhǔn)備。在采用賬齡分析法下,應(yīng)收款項采用賬齡分析法計提資產(chǎn)減值準(zhǔn)備。
(3)利用財務(wù)信息管理系統(tǒng)及時清理往來賬。地市供電企業(yè)組織專人負責(zé)往來賬管理,利用財務(wù)信息管理系統(tǒng)自動進行往來賬清理工作。同時,加大對資金使用監(jiān)管力度,實現(xiàn)銀行聯(lián)網(wǎng)查詢功能,通過網(wǎng)上查詢過程核對確認(rèn)數(shù)據(jù),在網(wǎng)上實時監(jiān)控。對于清理出來的不良資產(chǎn),按照《資產(chǎn)損失核銷和賬銷案存資產(chǎn)管理實施辦法》及時報相關(guān)部門審批,清理多年陳欠的電費和賬銷案存資產(chǎn),合理有效的清理賬銷案存資產(chǎn)。
3規(guī)范會計監(jiān)督管理
(1)合理設(shè)置會計機構(gòu),規(guī)范配備高素質(zhì)會計人員。地市供電企業(yè)設(shè)置總會計師,配備高素質(zhì)財務(wù)人員,全部具有會計從業(yè)資格,財務(wù)人員年齡結(jié)構(gòu)合理,趨于年輕化;人人持證上崗,人人具有會計技術(shù)職稱,高級職稱逐年增多,中級職稱占多數(shù),初級以下職稱比例逐年減少;全日制本科財務(wù)人員擇優(yōu)錄用,鼓勵會計人員完成后續(xù)教育工作,全面提高會計次業(yè)人員的綜合素質(zhì)。
(2)建立會計人員崗位責(zé)任體系。按照《會計人員管理辦法》、《財務(wù)部工作規(guī)則》、《財務(wù)部崗位規(guī)范》、《財務(wù)部崗位設(shè)置及分工辦法》的有關(guān)規(guī)定,在堅持“公平、公正、公開”原則的前提下,財務(wù)崗位分工按照崗位公示、本人申請、內(nèi)部民主評議、領(lǐng)導(dǎo)集中決策等程序?qū)嵤?/p>
(3)建立財務(wù)報告分析制度。注重對企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績、資產(chǎn)管理效率、償債能力和現(xiàn)金流量分析,找出企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的問題,客觀評判當(dāng)前企業(yè)的財務(wù)狀況,預(yù)測未來的發(fā)展趨勢。實施企業(yè)經(jīng)營業(yè)績分析。主營業(yè)務(wù)收入比去年同期增加,利潤比去年同期增加,完成省公司核定的內(nèi)部模擬市場利潤考核指標(biāo),表明公司的盈利水平和企業(yè)發(fā)展前景良好;實施資產(chǎn)管理交義率分析,應(yīng)收賬款結(jié)零;存貨周轉(zhuǎn)率、總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率、流動資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率提高。固定資產(chǎn)較去年同期增長。
(4)注重提高財務(wù)信息化工作水平。地市供電企業(yè)應(yīng)用遠光財務(wù)系統(tǒng)軟件十多年來,相關(guān)管理功能開發(fā)應(yīng)用的比較早也比較全面,有關(guān)信息化管理制度建設(shè)也比較完備。FMIS財務(wù)管理信息系統(tǒng),在完成會計核算的基礎(chǔ)上,開發(fā)應(yīng)用了資金預(yù)算、工程合同、成本控制、物流管理等相關(guān)管理創(chuàng)新功能,完成了財務(wù)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的資源整合,財務(wù)信息化管理達到省內(nèi)領(lǐng)先,國內(nèi)先進水平。
4規(guī)范工程核算管理
(1)制訂工程項目財務(wù)管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。按照《新建住宅供電配套工程費財務(wù)管理辦法》以及《工程資金管理辦法》的相關(guān)要求,一方面嚴(yán)格審查工程付款程序,另一方面嚴(yán)格按照文件精神進行會計處理,規(guī)范工程資金使用行為,保證工程資金使用效果,提高工程會計處理工作準(zhǔn)確性。
(2)嚴(yán)肅工程項目各類款項的審批及支付。各項工程款項的審批按照工程下?lián)苜Y金的用途不同,分別由不同的工程管理部門來負責(zé)。努力加大財務(wù)預(yù)算審批管理工作力度,將工程管理工作納入到預(yù)算管理體系中來,將工程付款依據(jù)細化,根據(jù)工程的進度,概算的比例《,預(yù)規(guī)》規(guī)定的支付比例來預(yù)算工程付款額度。
(3)加強工程項目進度跟蹤和分析制度。在付工程進度款前,應(yīng)到工程施工現(xiàn)場進行實地考察工程形象進度情況,然后根據(jù)工程進度確定工程進度款的支付比例。
(4)會計管理面向整個工程建設(shè)周期,實施全過程監(jiān)督和管理。規(guī)范工程立項,確保信息完整;日常業(yè)務(wù)發(fā)生實行流程化管理,全面實施預(yù)算控制管理。同時,根據(jù)付款情況及時預(yù)留出相應(yīng)的合同質(zhì)保金。財務(wù)信息管理系統(tǒng)在提交憑證前,會提示“該筆施工合同工程款支付已達到的額度,該筆施工合同本身規(guī)定工程款金額,確認(rèn)是否繼續(xù)支付該筆工程款。”通過自動提示功能,增強了工程資金管理力度,避免了超計劃付款帶來的風(fēng)險。
(5)加強工程項目竣工決算的編制、審批和審計。工程項目結(jié)算書由施工單位負責(zé)編制,提交工程管理部門審核,最后送到審計部審計。公司FMIS系統(tǒng)根據(jù)工程管理的需要可自動生成竣工決算報告。
5規(guī)范財務(wù)稅務(wù)管理
(1)加強稅款申報、繳納及清算管理。增值稅在防偽稅控系統(tǒng)的支持下全部納入國稅局“金稅工程”管理,規(guī)范管理增值稅發(fā)票,對增值稅進項稅的取得建立獎勵機制。地稅附加稅費管理實現(xiàn)"網(wǎng)上申報"管理模式,報稅數(shù)據(jù)完成無縫對接功能。利用稅收軟件自動統(tǒng)計、計算職工工薪所得稅,對多次發(fā)放的工薪所得稅完成自動計算功能。
(2)加強稅收政策爭取參與稅收研究和籌劃。開展稅收籌劃培訓(xùn)班,研究多經(jīng)企業(yè)財務(wù)稅收籌劃范圍,特別是開發(fā)區(qū)范圍內(nèi)的企業(yè),會計人員積極利用稅收政策,實現(xiàn)合理避稅,多次為地市供電企業(yè)爭得經(jīng)濟效益。
6規(guī)范會計檔案管理體系建立
關(guān)鍵詞 船舶檢驗技術(shù) 檔案 科學(xué)化管理
船舶檢驗的目的是為了保障船舶和海上設(shè)施安全、防止其造成水域環(huán)境的污染，船檢工作是一項專業(yè)性很強的技術(shù)活動。而船舶檢驗技術(shù)檔案就是船檢工作中所產(chǎn)生的與此相關(guān)的科學(xué)技術(shù)檔案，同時也是船舶技術(shù)狀況和驗船師工作質(zhì)量的真實記錄。由此可見，對船舶檢驗技術(shù)檔案進行科學(xué)化管理分析是十分必要的。
一、船舶檢驗技術(shù)檔案的構(gòu)成
船舶檢驗技術(shù)檔案是船級社在進行船舶檢驗工作中所產(chǎn)生與此相關(guān)的全部工作檔案，其主要構(gòu)成內(nèi)容有以下幾個方面：
（一）船舶技術(shù)檢驗檔案。船舶技術(shù)檢驗檔案主要是對我國內(nèi)外航行船舶進行法定檢驗和入級檢驗時，所形成的技術(shù)檔案。
（一）產(chǎn)品檢驗技術(shù)檔案。產(chǎn)品檢驗技術(shù)檔案是對各種船舶內(nèi)所配備的船用產(chǎn)品以及船上所載的諸如集裝箱等物品進行檢驗時，所形成技術(shù)檔案。
（三）海上設(shè)施檢驗技術(shù)檔案。海上設(shè)施檢驗技術(shù)檔案主要是在對海上各種建造和建造后的設(shè)施進行法定檢驗和鑒證檢驗中形成的技術(shù)檔案。
船舶檢驗技術(shù)檔案全面地反映了我國船舶檢驗事業(yè)的面貌，真實地記載了我國船舶檢驗技術(shù)的發(fā)展成果，它有著不可忽視的歷史價值和現(xiàn)實作用。
二、船舶檢驗技術(shù)檔案的科學(xué)化管理分析
（一）執(zhí)行中國船級社檔案管理辦法
1.文書檔案管理辦法。文書檔案的分類方法采用“年度――機構(gòu)――保管期限”的分類方法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構(gòu)分類，同一機構(gòu)內(nèi)按保管期限分類，各分社文書檔案的分類方法可根據(jù)本單位的實際情況自定。此外，文書檔案應(yīng)編制《歸檔文件目錄封面》、《歸檔文件目錄索引》以及《歸檔文件目錄》，歸檔文件裝訂順序應(yīng)為：歸檔文件目錄封面――歸檔文件目錄索引――歸檔文件目錄。歸檔文件目錄索引由檔案部門編制，各立卷單位不再單獨編制。
2.會計檔案管理辦法。會計檔案按照文書檔案要求立卷，以裝訂成冊的會計憑證、賬簿可裝入檔案袋（盒）內(nèi)。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)會計部門保管一年。期滿后，于次年6月底以前，由財務(wù)會計部門按照歸檔要求整理立卷、歸檔，編制移交清單，移交檔案部門保管。1998年以后的會計檔案根據(jù)財政部、國家檔案局，關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號文）執(zhí)行。
3.科技檔案管理辦法。船舶檢驗科技檔案依據(jù)其特點分為8個大類、若干二級類目和若干三級類目。科技檔案的標(biāo)識是對科技案卷賦予一定的代碼，以確定案卷在檔案分類體系中的位置，是案卷保管號（包括分類號和項目順序號）和案卷順序號的組合。具體標(biāo)識方法按照《船檢科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》執(zhí)行，如CJ01（總部全宗號），CJ01-5.1.1代表船舶檢驗類檔案;CJ01-5.2.1代表海上移動平臺檢驗類檔案;CJ01-4.2代表規(guī)范類檔案。項目順序號通常可采用3位數(shù)字流水編號，或者采用項目代號、工作控制號、船舶登記號、圖紙批準(zhǔn)號等作為項目順序號;案卷順序號可采用4位數(shù)字流水編號。
（二）推進中國船級社檔案信息化建設(shè)
當(dāng)前，隨著中國船級社船舶檢驗業(yè)務(wù)的蓬勃發(fā)展，船舶檢驗技術(shù)檔案作為船舶檢驗工作信息和歷史記錄的重要載體，其數(shù)量也日益增多。在如今信息化技術(shù)的大背景下，為了跟隨中國船級社業(yè)務(wù)的發(fā)展需要，對總部和各個分支機構(gòu)的檔案進行有效的管理和利用，這就需要大力推進中國船級社檔案信息化建設(shè)。當(dāng)前，中國船級社檔案信息化建設(shè)需要從以下兩個方面著手：
1.加強檔案管理平臺建設(shè)。檔案管理平臺是以中國船級社船舶檢驗業(yè)務(wù)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進行開發(fā)建設(shè)的，需要具有一定的靈活性和拓展性，同時還要兼具安全保密功能，以此來滿足檔案信息管理的安全性和可靠性。檔案管理平臺的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對船檢業(yè)務(wù)檔案信息的可視化管理，能夠全面提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平，促進其公開共享和再利用。
2.推動數(shù)字檔案資源的建設(shè)。數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合的產(chǎn)物，和傳統(tǒng)的檔案館相比，具有信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檢索系統(tǒng)方便快捷、檔案原件存儲時間長的特點，能夠極大地滿足用戶的需求，跨越時間和空間的限制，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。數(shù)字檔案資源建設(shè)是中國船級社檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為檔案管理工作創(chuàng)造了前所未有的有利條件，對檔案資源進行數(shù)據(jù)資源整合和數(shù)字化加工，將從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，極大地強化檔案的信息需求。
三、結(jié)論
一、目前我國房管檔案存在的主要問題
1.檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
城市房地產(chǎn)市場越發(fā)活躍，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案數(shù)量也隨之激增。據(jù)統(tǒng)計目前各地的房管檔案中90%以上是權(quán)屬登記檔案。但在實際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的法律依據(jù)還是2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。從政府推動房地產(chǎn)市場發(fā)展到宏觀調(diào)控再到限購政策，十多年來，房地產(chǎn)市場發(fā)生了巨大的變化，但由于權(quán)屬檔案管理辦法不明確，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得各級房管檔案工作各自為政，各行其是，使得房管檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)代化的實現(xiàn)舉步維艱。
2.房管檔案資源體系不健全
房管檔案資源體系以房地產(chǎn)權(quán)屬檔案為主體，包括預(yù)售、權(quán)屬登記、物業(yè)管理、房屋拆遷、維修基金、私房落政、經(jīng)濟適用住房申請和歷史建筑保護等類別，基本上涵蓋整個住房保障和房屋管理的業(yè)務(wù)范圍。在當(dāng)前房管檔案管理實踐工作中，拆遷項目行政審批和監(jiān)督管理產(chǎn)生的拆遷檔案大部分都是存放在縣級或市區(qū)級房管局檔案管理機構(gòu)中，而拆遷實施過程中的檔案和拆遷戶安置檔案則多數(shù)存放在各家拆遷公司，如此的分散管理，容易使房產(chǎn)類型的檔案資源散失，無法使檔案資源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地產(chǎn)權(quán)屬等傳統(tǒng)檔案存在有文必檔、重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。
3.檔案信息管理水平比較低
全國各省市房管系統(tǒng)檔案信息化管理水平參差不齊，有些省市和地區(qū)檔案管理信息化水平比較成熟，正朝著數(shù)字房管的道路穩(wěn)步邁進，如有的地區(qū)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)作為房管局管理信息綜合系統(tǒng)的子系統(tǒng)，與其他業(yè)務(wù)管理無縫對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、服務(wù)、技術(shù)和管理的一體化，但多數(shù)地方的房管檔案管理還依然停留在信息化的初級階段，由于檔案信息管理系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理，檔案信息資源也就無法實現(xiàn)共享，使用價值沒法發(fā)揮出來。
4.檔案開發(fā)利用方式較單一
目前檔案利用的途徑比較單一，是房管理檔案利用率低的主要表現(xiàn)，也是最大的問題，設(shè)立窗口這一途徑已無法適應(yīng)時代潮流。由于開放檔案要承擔(dān)一些風(fēng)險，很多部門為了趨利避害，有的縮短查閱時間，有的盡可能使檔案處于保密狀態(tài)。房管檔案蘊藏著豐富的資源信息，特別是一些歷史檔案，使用價值更大。但把檔案存于庫房深處，或僅為行政機關(guān)提供利用服務(wù)，這樣做大大浪費了檔案資源，使房管檔案得不到充分利用。
5.檔案管理專業(yè)人才較缺乏
在從事房管檔案管理的專門工作人員中，一部分人員年齡偏大、知識老化，檔案管理的理念和思維陳舊。而另一部分則是年輕人，他們雖有一定的檔案業(yè)務(wù)理論知識或者計算機知識等，但經(jīng)驗比較缺乏，沒有實踐經(jīng)驗。總體上，都存在著缺乏檔案專業(yè)知識和計算機專業(yè)知識相結(jié)合的綜合性技術(shù)人員，更多的是缺乏檔案知識、房管業(yè)務(wù)、歷史和法律等專業(yè)知識相結(jié)合的復(fù)合型人才。
二、加強我國房管檔案管理的對策
1.構(gòu)建房管檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)
實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提條件是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。國家要結(jié)合房地產(chǎn)業(yè)檔案管理的特點，制定并出臺相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，從而提高全國房管系統(tǒng)檔案管理的整體水平。各省市同行同系統(tǒng)之間不能各自獨立起來，相互之間要交流切磋和互補，不斷創(chuàng)新，建立房管理檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，推進房管檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理。
2.整合房管檔案信息資源
檔案資源整合不僅僅是對檔案實體的整合，還包括了對檔案信息的整合。加強房管檔案資源的整合和優(yōu)化是房管檔案工作的一大重點，一方面要加大重點檔案收集力度，另一方面要優(yōu)化檔案資源，實現(xiàn)檔案集約化管理，也就是做到實行前端控制，在業(yè)務(wù)辦理過程中，要對檔案文件進行嚴(yán)格控制，加強管理，對一些檔案可以實行電子文檔管理，爭取減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)，盡可能實現(xiàn)資源信息共享。
3.加快房管檔案信息化建設(shè)
加強房管檔案的信息化建設(shè)，必須有序推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。一要建立統(tǒng)一的房管系統(tǒng)信息化平臺，建立房管檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和檔案檢索數(shù)據(jù)庫及檔案影像數(shù)據(jù)庫；二要通過計算機網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸有效反饋，實現(xiàn)房管檔案信息資源的高度共享和利用，進而達到實現(xiàn)庫藏檔案的信息化自動管理，給利用者提供快捷便利的檔案信息服務(wù)。
4.開發(fā)房管檔案使用價值
充實檔案內(nèi)容。要充分了解行政部門、相關(guān)企業(yè)、科研機構(gòu)以及社會公眾對房管檔案信息的需求狀況、需求程度以及需求特點，從而確定房管檔案信息資源的建設(shè)內(nèi)容，完善檔案接待利用工作，滿足行業(yè)管理和社會公眾利用需求。
整合檔案資源。緊密結(jié)合本地區(qū)房地產(chǎn)行業(yè)管理實際與社會經(jīng)濟發(fā)展實際，積極開展房管檔案編研工作。可以通過與高校、科研院所、專家學(xué)者一起交流探討等合作，挖掘房管檔案的歷史文化價值，整合利用社會上的人文資源，開展課題研究，展示房管文化，傳播檔案文化。
5.提高檔案人員專業(yè)水平
（一）共享檔案信息平臺未構(gòu)建
在當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，由于發(fā)展的需要，檔案管理模式正在逐步的向信息化方向發(fā)展，但是，在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一。在這樣的前提之下，事業(yè)單位的檔案管理就沒有一個統(tǒng)一的管理機制，這樣的檔案管理便在規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性方面存在一定的不足。另外，在地區(qū)之間將強聯(lián)系上也會因為不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，而大大降低區(qū)域性經(jīng)濟政治的發(fā)展。
（二）檔案管理系統(tǒng)缺乏
由于近些年來，對于事業(yè)單位管理辦法進行了一系列的改革，因此，檔案信息管理電子化也在各個地區(qū)之間的事業(yè)單位得到一定程度的踐行。在后續(xù)的管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作的前提基礎(chǔ)工作也在不斷的朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。但由于歷史原因，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化的發(fā)展。這樣，便會直接制約檔案管理工作的有序開展。
（三）檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新
信息化的管理在近些年來也在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中不斷應(yīng)用。但是由于許多事業(yè)單位的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，因此，縱觀當(dāng)下事業(yè)型單位，仍然很多都在檔案管理技術(shù)上沿用傳統(tǒng)的最原始的管理技術(shù)。而且伴隨著計算機技術(shù)和管理技術(shù)的發(fā)展，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。事業(yè)單位在檔案管理技術(shù)上的落后，也是在很大程度上制約檔案管理效率的一個重要層面。
（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
在現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理辦法
（一）建立一體化的事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，要想加快事業(yè)單位檔案管理工作的開展，就需要加強一體化的管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣，在管理過程當(dāng)中，不僅有利于檔案的梳理，而且后期為適應(yīng)城市地區(qū)發(fā)展的需要，一體化的事業(yè)單位檔案管理可以實現(xiàn)區(qū)域之間的無縫對接。不僅可以在檔案管理服務(wù)上有一個統(tǒng)一的標(biāo)磚，而且從長遠發(fā)展角度來看，也可以為為構(gòu)建統(tǒng)一的內(nèi)部事業(yè)單位檔案管理共享工作的開展奠定基礎(chǔ)。
（二）優(yōu)化檔案管理模式
在信息化技術(shù)應(yīng)用的作用下，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，但是由于改革不徹底，因此，檔案管理模式仍然存在一定的問題。因此，優(yōu)化檔案管理模式就勢在必行。首先，在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)從提升檔案管理的效率入手，通過改變原有的管理模式來促進管理效率的提升，比如引入競爭機制，采用一定的獎懲措施來更好的提升檔案管理工作人員工作的積極性。同時，通過固定時間段的宣傳來加強領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，從而為優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式更好推進奠定基礎(chǔ)等。通過利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來進行檔案管理模式的優(yōu)化，從而提升管理效率。
（三）提升檔案管理技術(shù)
在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，管理技術(shù)的高低往往決定著工作效率的高低。因此，在現(xiàn)代化的檔案信息管理當(dāng)中，可以增強現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。除來定期的更新系統(tǒng)，不斷的引進新的檔案管理軟件之外，檔案管理內(nèi)部也可以根據(jù)自身事業(yè)單位的特點來進行一定程度上的修改，通過內(nèi)部的自主研發(fā)和修改，來制定最適合本單位的檔案管理模式。因此事業(yè)單位之間由于職能的不同，檔案管理技術(shù)系統(tǒng)也不可能完全適應(yīng)發(fā)展，因此自主研發(fā)對于提升檔案管理技術(shù)而言，也是根本性和長久性發(fā)展的需要。
我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題
（一）大量的資金投入，使得籌資工作難度較大
目前，我國各省市的事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中，常常遇到資金籌集困難問題。由于信息技術(shù)更新過快，相應(yīng)的軟硬件配套設(shè)施需要不斷地更新，以達到相互配合的目的。所以，無論是計算機的購置、還是打印機以及掃描儀的配置，亦或是局域網(wǎng)的開通以及信息安全防護系統(tǒng)的構(gòu)建都需要大量的資金投入。
（二）環(huán)境變化顯著，服務(wù)方式適應(yīng)能力不強
在計劃經(jīng)濟時代，事業(yè)單位的檔案管理部門一般都是吃“皇糧”的，其主要的服務(wù)對象是黨政機關(guān)，其中保管的大部分內(nèi)容也都是“紅頭文件”，通常都是在相對封閉的環(huán)境下完成的。隨著市場經(jīng)濟模式的不斷深入，事業(yè)單位的檔案信息管理部門的服務(wù)對象也發(fā)生了重大改變。很多服務(wù)對象都是工作人員所不熟知的，而且，服務(wù)方式亦是傾向于公開化。并且，正在朝向全方位、透明化發(fā)展。所以，在很大程度上其服務(wù)質(zhì)量是由廣大的服務(wù)對象進行判斷的。
（三）信息化建設(shè)任務(wù)重，見效慢
目前，在事業(yè)單位檔案信息管理過程中，工作人員需要對現(xiàn)存的館藏檔案資源進行數(shù)據(jù)整理、補充、掃描以及轉(zhuǎn)換；借助各類文檔處理軟件，對建立的數(shù)據(jù)庫按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進行整理，進而提供高效的檢索服務(wù)；為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務(wù)平臺；構(gòu)建各類網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，以及對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行加密、備份等工作。從而有效防止黑客攻擊信息管理系統(tǒng)；隨著信息技術(shù)的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護工作。以上這些工作僅僅是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的部分工作，在資金不足的情況下，要想快速實現(xiàn)恐怕很難。
（四）信息化建設(shè)隊伍素質(zhì)有待提升
目前，檔案信息化建設(shè)需要大量的信息化建設(shè)人才，而且，這些人才還需要對檔案管理工作內(nèi)容有一定程度的了解和掌握。然而，在傳統(tǒng)用人制度的影響下，事業(yè)單位的檔案部門很難吸收大量的綜合型人才，加之相關(guān)的績效考核以及激勵機制尚不完善，所以，事業(yè)單位的檔案管理部門信息化建設(shè)人才存在一定的缺口，以至于該部門的整體信息化建設(shè)水平不高。
我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對策
（一）轉(zhuǎn)變觀念，增強緊迫感。
順應(yīng)信息社會的發(fā)展，根據(jù)市場需求，創(chuàng)造條件，以新的工作內(nèi)容和工作手段，為
用戶服務(wù)，并為計算機網(wǎng)絡(luò)化的全面啟動做好準(zhǔn)備。
（二）積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)
有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。
（三）加強電子檔案歸檔管理
檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄，歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效，研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法，最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
（四）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章
制度建設(shè)，專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等，繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。
結(jié)論
關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；現(xiàn)場；信息管理
中圖分類號：TV512 文獻標(biāo)識碼：A
1 概述
1.1 工程概況
新疆山口水電站工程規(guī)模屬大（2）型，工程等別為II等。由攔河壩、泄水建筑物、發(fā)電引水系統(tǒng)、電站廠房等主要建筑物組成，主要承擔(dān)發(fā)電和反調(diào)節(jié)任務(wù)。電站最大壩高51m，水電站總庫容1.21億m3，裝機容量141MW。
1.2 現(xiàn)場管理機構(gòu)
該工程建設(shè)參建單位多，質(zhì)量要求高，管理難度大，山口項目部與各單位之間來往信息繁多，為此，山口項目部根據(jù)工程建設(shè)管理需要設(shè)置了3項目分部和2室，即碾壓砼重力壩項目分部、粘土心墻壩及廠房項目分部、機電設(shè)備及金屬結(jié)構(gòu)項目分部，分別負責(zé)施工現(xiàn)場的管理與協(xié)調(diào)；檔案室（2人），主要負責(zé)工程技術(shù)檔案資料以及所有工程建設(shè)信息的管理工作；辦公室，主要負責(zé)山口項目部的后勤保障、各種接待以及精神文明等工作。各部門分工明確，各負其責(zé)。
1.3 制度建設(shè)
為做好信息管理工作，山口項目部針對各部門的不同崗位制定了崗位職責(zé)，使責(zé)任落實到個人；針對設(shè)計、監(jiān)理、承包人等參建單位的來往文、函按照文件類型制定了專用處理流程；對工程監(jiān)理工作實行月考評制度，考評達到優(yōu)秀時給予獎勵，激勵了監(jiān)理工作積極性。以上制度的建立對于信息管理各項工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。
2 信息管理
2.1 信息管理體系
山口項目部對現(xiàn)場的有效控制，通過對來自內(nèi)、外各種信息的傳輸有效地組織和控制來實現(xiàn)。山口項目部檔案室集工程檔案資料與信息管理于一體，編制信息管理手冊并檢查和督促執(zhí)行，協(xié)調(diào)和組織項目管理班子中各個部門的信息處理工作，建立和運行維護信息處理工作平臺，組織其他工作部門協(xié)同收集、處理信息，負責(zé)信息的分類、傳遞、整理和工程技術(shù)檔案資料的管理工作，制定了《檔案信息人員崗位職責(zé)》《信息管理辦法》《保密制度》和《檔案管理制度》等制度。
2.2 信息行為規(guī)范化、制度化
山口項目部根據(jù)《檔案法》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，遵循水利工程信息檔案的形成規(guī)律和體系結(jié)構(gòu)，規(guī)范、統(tǒng)一了項目法人、監(jiān)理機構(gòu)、承包人常用表格的格式及審批程序、使用方法等；規(guī)范了參建各方在工程建設(shè)期的信息行為，統(tǒng)一了各方往來文件格式，保證了施工數(shù)據(jù)的一致性。
2.3 信息的處理
信息的處理是指在項目的各個階段，對所產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)進行收集、傳遞、加工、儲存、維護和使用等信息規(guī)劃和組織工作的總稱。通過對信息有效的規(guī)劃和組織，項目管理人員能及時、準(zhǔn)確地獲得進行項目控制和管理決策所需要的信息。
2.3.1 原始數(shù)據(jù)收集
掌握信息來源，明確信息收集的時間和次數(shù)或數(shù)量，并保證原始數(shù)據(jù)的完整和真實。原始數(shù)據(jù)的收集包括可研、初步設(shè)計、施工承包合同等相關(guān)文件和進入施工階段后業(yè)主、監(jiān)理、施工單位發(fā)出的信息、施工記錄、各種會議記錄、紀(jì)要、各類驗收信息等。
2.3.2 信息的加工、傳遞
該工程參建單位多，信息流通量大，各參建方的來往文函登記都要經(jīng)過檔案室的登記。在施工高峰期山口項目部每月來往文、函平均在280份左右，檔案室對各類來、往文函進行了詳細的分類，施工單位的文件按照單位工程分為4個登記本，監(jiān)理和設(shè)代各一個登記本，每個登記本又按照文件種類用口區(qū)紙分開，這樣每個單位工程的每一種文件都一目了然，便于查詢、統(tǒng)計。對每次來的文件信息按照輕重緩急分類登記、傳遞，先登記、傳遞需審批處理和有處理時間限制的文件信息，再登記、傳遞傳閱、報備類文件信息。
2.3.3 信息工作
對于工程中發(fā)生的一些重大、重要事件，山口項目部以簡明、扼要的建管簡訊形式，及時在局域網(wǎng)建設(shè)管理要聞模塊。山口項目部還按旬編寫建設(shè)管理信息在局域網(wǎng)上，及時反應(yīng)本旬工程進展情況及完成工作量。
2.4 信息化建設(shè)情況和信息技術(shù)在山口工程中的應(yīng)用情況
由于建設(shè)工程項目大量數(shù)據(jù)處理的需要，應(yīng)采取措施，使信息處理由傳統(tǒng)的方式向基于網(wǎng)絡(luò)的信息處理平臺方向發(fā)展，以充分發(fā)揮信息資源的價值，以及信息對項目目標(biāo)控制的作用。
2.4.1 信息化建設(shè)基本情況
為滿足工程建設(shè)信息化要求，伊河建管局（項目法人）于2006年2月成立了信息中心，建立了由幾個局域網(wǎng)系統(tǒng)組成的覆蓋全局的信息網(wǎng)系統(tǒng)，承載著建管局協(xié)同辦公系統(tǒng)、伊河電網(wǎng)信息系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)、綜合人事應(yīng)用系統(tǒng)、綜合辦公應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)站管理系統(tǒng)、工程監(jiān)控專用系統(tǒng)及各項專欄網(wǎng)站的運行。
2.4.2 信息技術(shù)在山口水電站工程中的應(yīng)用情況
目前，已在山口水電站工程中應(yīng)用的有OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、綜合信息平臺、黨建與精神文明專欄和網(wǎng)絡(luò)會議等。協(xié)同辦公系統(tǒng)，主要用于全局內(nèi)部各部門間業(yè)務(wù)往來協(xié)同。項目管理系統(tǒng)主要用于對工程建設(shè)期間所有文檔和合同進行管理，實現(xiàn)了合同數(shù)據(jù)維護、各類文件登記、處理、查詢、歸檔、維護、報表生成等各項檔案數(shù)字化管理功能，在建管局內(nèi)部改變了依靠紙張傳遞辦公的現(xiàn)狀，方便了全局各處（室）、部門之間信息交流。協(xié)同工作綜合信息平臺，主要用于和查詢各類信息。黨建與精神文明專欄為大家的黨建和精神文明工作提供了一個相互交流的平臺。
3 效果
通過優(yōu)化信息管理系統(tǒng)，制定各項規(guī)章制度，通過有針對性地應(yīng)用局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使各類文件有序處理，信息資源快速傳遞 、共享，縮短了文件審批時間，數(shù)據(jù)統(tǒng)計快速、精確，各類信息流轉(zhuǎn)暢通無誤，為順利完成工程建設(shè)任務(wù)提供了保障。目前，工程已具備竣工驗收條件，運行情況良好。
4 結(jié)語
信息管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化、信息化是提高信息管理工作的關(guān)鍵，也是工程現(xiàn)場建設(shè)管理工作能否順利進行的關(guān)鍵。信息管理工作不能僅僅依靠檔案室，各種信息的暢通要靠參建各方所有人員的共同協(xié)作。在保證信息安全的情況下最大程度地實現(xiàn)信息資源的共享，是提高工作效率、節(jié)省勞動力的必要保證。
參考文獻
[1] 新疆伊犁特克斯河山口水電站工程初步設(shè)計報告[R].由水利部新疆水利水電勘測設(shè)計研究院編制，2005.
一、加大城建檔案的接收力度，豐富館藏，進一步完善館庫基礎(chǔ)設(shè)施，逐步完成“數(shù)字城建檔案館”建設(shè)
作為專業(yè)科技檔案保管單位，城建檔案館要突破館藏的局限，加大歷史檔案、重點工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施、城市地下管線工程等檔案的收集力度，進一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類、改善館藏結(jié)構(gòu)，為增強、擴展服務(wù)功能提供保障。同時努力改善檔案保管條件和保管手段，逐步提高辦公現(xiàn)代化水平，及時添置檔案辦公所需硬件設(shè)備，為更好的服務(wù)于城市建設(shè)打好基礎(chǔ)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的基礎(chǔ)上，要積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，整合館內(nèi)信息資源，最大限度滿足社會檔案信息需求，逐步實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化。
二、加大宣傳力度，解決城建檔案工作在城市建設(shè)中重要作用的認(rèn)知問題
首先，要加大對社會的宣傳力度，通過相關(guān)媒體宣傳城建檔案的價值、作用，擴大其社會影響。以顯著的工作業(yè)績、創(chuàng)新的工作機制引起社會對城建檔案工作的密切關(guān)注，充分利用典型事例的宣傳效應(yīng)，努力使冷門升為熱點，讓社會各階層都認(rèn)識到檔案是寶貴的財富。其次，要加大對檔案產(chǎn)生單位的宣傳力度，積極宣傳檔案各種法規(guī)、管理辦法，取得建設(shè)行政各部門的大力支持。在參看工程竣工驗收的同時，下發(fā)檔案移交具體辦法，對不及時報送城建檔案的單位采取告知催辦和限期處罰等措施。針對不及時移交檔案的單位，下達催辦單，并主動上門服務(wù)、多做宣傳，了解情況，轉(zhuǎn)變過去“坐等”的陳舊模式，變被動為主動。對于打著“企業(yè)內(nèi)部管理”旗號的單位，則要講明存檔的優(yōu)勢，檔案法規(guī)大于一切的厲害關(guān)系。對于堅決拒絕移交檔案的單位，將嚴(yán)格按照工程檔案管理辦法，責(zé)令其限期補報并處以罰款。加強與有關(guān)職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，為建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)的監(jiān)督和制約保障。如工程竣工通過建管部門工程備案時，嚴(yán)格按手續(xù)辦事，實行建設(shè)工程檔案合格證制度；房管部門房產(chǎn)備案需出具檔案館出具的證明才予以接收；請審批中心、規(guī)劃部門協(xié)作，使建設(shè)單位在工程立項審批時就簽訂責(zé)任書等手段。
三、適應(yīng)新形勢，重新定位城建檔案館的服務(wù)機制
城建檔案工作是一種信息資源管理工作，服務(wù)建設(shè)事業(yè)和經(jīng)濟社會發(fā)展是根本宗旨，只有做好服務(wù)工作，才能體現(xiàn)價值，得到社會認(rèn)可。新時期，城建檔案工作要做到“有為才有位”，最根本的是緊緊圍繞建設(shè)工作大局，積極做好服務(wù)工作。一方面，找準(zhǔn)服務(wù)位置，提供便民服務(wù)，打造文明窗口。一是要為領(lǐng)導(dǎo)和部門工作服務(wù)方面找準(zhǔn)位置，充分整合城建檔案信息資源，建立城建檔案信息管理系統(tǒng)，積極提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務(wù)為城市規(guī)劃建設(shè)管理提供決策信息和管理依據(jù)。二是要為社會公眾服務(wù)方面提供便利。城建檔案的基本是服務(wù)于社會，用之于社會。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會的不斷進步，公眾利用城建檔案的意識和需求日益增強。城建檔案館要順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，采取多種形式，如網(wǎng)上咨詢、電話預(yù)約、現(xiàn)場辦公等，開辟多種渠道，積極為社會公眾服務(wù)，促進城建檔案工作社會化發(fā)展。另一方面，創(chuàng)新服務(wù)機制，積極推廣“提前介入”服務(wù)模式。面對新形勢下的城市建設(shè)快速發(fā)展，要著眼新思維新實踐，努力提高理論創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新的能力，強化服務(wù)手段創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。針對城建檔案的產(chǎn)生單位對城建檔案的歸檔要求不熟悉的情況，采取主動“請進來”、“走出去”的多種形式。以小組為單位積極走進施工現(xiàn)場普及檔案移交辦法，讓許多新開工的各方工作人員能及時了解城建檔案的編制、收集、報送等環(huán)節(jié)的要求和國家規(guī)范，變“要我交竣工資料”為“我要交竣工資料”。拓展與規(guī)劃、建設(shè)、管理各部門的密切合作空間，積極建立“熱線聯(lián)系”渠道和協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，主動了解大型活動和重要項目等的建檔、利用、開發(fā)需求，提前做好檔案接收準(zhǔn)備；對重點工程要深入現(xiàn)場進行面對面全程指導(dǎo)，做到心中有數(shù)。新形勢下的城建檔案工作，既要在提高為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門工作服務(wù)的質(zhì)量上動腦筋，又要在不斷拓展為社會公眾服務(wù)的廣度和深度上下功夫；既要重視傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領(lǐng)域城建檔案資源建設(shè)，又要重視新型載體、新型領(lǐng)域城建檔案資源建設(shè)；既要積極采用新技術(shù)、新手段搞好城建檔案硬件建設(shè)，又要加快城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)；既要加強已有領(lǐng)域的工作，又要跟蹤新的發(fā)展領(lǐng)域，做到建設(shè)事業(yè)發(fā)展到哪里，城建檔案工作就延伸到哪里，有效服務(wù)就拓展到哪里。我們相信，隨著城建檔案工作服務(wù)功能的加強，其工作重要性將被提到一個新的高度來認(rèn)識，地位將得到提高，職能將得到加強，同時也將獲得全社會的理解與支持。
作者：仲燕單位：江蘇省贛榆縣城建檔案館
加強隊伍建設(shè)。隨著城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的深入發(fā)展，數(shù)字信息化是城建檔案館發(fā)展的必然趨勢。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，就必須從多方面培養(yǎng)隊伍。1、有計劃引進高素質(zhì)專業(yè)人才。積極引進具有檔案專業(yè)、相關(guān)工程技術(shù)、信息處理技術(shù)、多媒體技術(shù)和通信技術(shù)的人才，優(yōu)化檔案隊伍人才結(jié)構(gòu)，為促進現(xiàn)代化、數(shù)字信息化城建檔案建設(shè)發(fā)展注入新動力。2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)，使其不僅在思想觀念，更要在業(yè)務(wù)水平等各方面與城鄉(xiāng)一體化城建檔案的需要接軌。對此各級檔案部門要加強專業(yè)人員培訓(xùn)，特別是縣級、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員培訓(xùn)，要采取學(xué)術(shù)交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、在職進修等方式，幫助檔案工作者了解新信息、掌握新知識、新技能和新規(guī)范。從而優(yōu)化隊伍專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)層次，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案隊伍。
提升服務(wù)理念。充分發(fā)揮服務(wù)功能，是城鄉(xiāng)一體檔案工作的落腳點和歸宿，也是價值所在，更是地位和作用的凸顯。因此檔案部門要以資政惠民為目標(biāo)，主動承擔(dān)社會公益事業(yè)服務(wù)責(zé)任，充分發(fā)揮自身資源優(yōu)勢，把服務(wù)貫穿于檔案工作開發(fā)利用的全過程，扮演好服務(wù)者的角色。1、加強與相關(guān)專業(yè)單位以及質(zhì)監(jiān)、市政、房產(chǎn)、規(guī)劃、城建等兄弟單位之間的交流溝通，把城建檔案工作納入到城鄉(xiāng)一體建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)中去，拓寬和理順城建檔案的收集渠道，為提升服務(wù)理念作館藏保障。2、在服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容上要進行變革，不但要科學(xué)保管好檔案，而且要了解政策走勢和城鄉(xiāng)一體建設(shè)重點，了解社會用戶對城建檔案信息需求的方向、范圍和要求，豐富館藏資源，提供多方式、多信息的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從而滿足社會不同類型群體對城建檔案信息的服務(wù)需求，將城建檔案館建成一個功能齊全的社會化服務(wù)窗口。
加快信息化進程。推進城建檔案信息化建設(shè)城鄉(xiāng)一體發(fā)展的需求，應(yīng)用現(xiàn)代計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)把檔案中蘊藏的豐富信息開發(fā)出來，變“死檔案”為“活檔案”，向可視化、立體化發(fā)展。1、逐步完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大信息化載體平臺建設(shè)投入，推進信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，利用計算機管理系統(tǒng)軟件完成城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。2、積極開展城建檔案信息資源庫建設(shè)。城建檔案管理機構(gòu)要積極建立市、縣、鎮(zhèn)三級城建檔案資源目錄中心系統(tǒng)，完善館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)館藏檔案檢索全套計算機化，并實現(xiàn)資源三級共享。積極創(chuàng)建地下管線檔案信息管理數(shù)據(jù)庫、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫、重要竣工項目數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫等各種專題信息數(shù)據(jù)庫。3、豐富城建檔案信息資源現(xiàn)代化服務(wù)利用，收集和包括地方建設(shè)動態(tài)、政策法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等在內(nèi)的政務(wù)信息。從而實現(xiàn)城鄉(xiāng)一體建設(shè)檔案開發(fā)利用的信息化成果。
加大收集范圍，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。1、隨著城鄉(xiāng)一體化建設(shè)的不斷推進，各類地下管線也得到了快速發(fā)展，與人民群眾生活息息相關(guān)的電力、電信、給水、排水、燃氣等各類地下管線檔案資料日益豐富。規(guī)劃、建設(shè)、市政等行政主管部門要抓好《城市地下管線工程檔案管理辦法》的貫徹落實，協(xié)調(diào)各方、建立分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制及聯(lián)動機制，由城建檔案館統(tǒng)一接收和集中管理，建立城市地下管線檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對地下管線信息的動態(tài)管理和綜合開發(fā)查詢利用服務(wù)。2、做好城鄉(xiāng)建設(shè)聲像檔案的收集保管工作。各地城建檔案館要加大對城市建設(shè)的重點工程、重大規(guī)劃建設(shè)活動以及歷史文化街區(qū)（名村、名鎮(zhèn)）、城市道路、特色建筑、古文化建筑的影像素材的收集歸檔工作，逐步建立起影像和圖片資料庫，并編輯制作傳承城鄉(xiāng)一體建設(shè)發(fā)展的專題片，保存城鄉(xiāng)一體建設(shè)發(fā)展歷史的聲像記錄，通過發(fā)展和豐富館藏信息資源，傳承和記錄具有地方特色的城鄉(xiāng)一體建設(shè)發(fā)展的歷史和建筑文化城建檔案。
加強檔案信息化過程中的安全管理。1、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把收集、整理、利用各種城建檔案信息，已經(jīng)成為城鄉(xiāng)一體城建檔案發(fā)展，實現(xiàn)歷史性轉(zhuǎn)變的途徑，但“電腦黑客”這只“無形的手”很可能輕而易舉地摘走多年辛勤耕耘的果實，因此，既要實現(xiàn)城建檔案數(shù)字信息化又保證信息不丟失、不被破壞，又要實現(xiàn)安全管理，城建檔案館要充分利用社會各種資源，加強同公安、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等部門的合作，安裝專業(yè)軟件，預(yù)存?zhèn)浞菸募鋫鋵I(yè)網(wǎng)絡(luò)管理人員，確保檔案信息安全。2、切實加強內(nèi)部管理，完善管理制度，嚴(yán)格落實保密安全管理機制，強化“庫房七防”安全措施。城鄉(xiāng)建設(shè)一體化的目標(biāo)是實現(xiàn)城鄉(xiāng)之間的共同進步，彌合城鄉(xiāng)之間的差別，促進城鄉(xiāng)經(jīng)濟社會各方面的共同發(fā)展。城鄉(xiāng)檔案建設(shè)也要緊跟這一時代要求，逐步實現(xiàn)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的無差別化開發(fā)利用服務(wù)，全面建設(shè)適應(yīng)城鄉(xiāng)一體化需要的、現(xiàn)代化、信息化城建檔案事業(yè)。
本文作者：陸香琴作者單位：江蘇省張家港市城建檔案館
隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展,檔案管理和傳播活動的網(wǎng)絡(luò)化趨向日益明顯,而新的時空環(huán)境和方式方法更加使檔案工作凸顯出了一些倫理困境(EthicalDi-lemma)問題。分析高校倫理困境產(chǎn)生的原因及提出突破倫理困境的對策,對于做好高校檔案信息管理與傳播工作具有重要的理論與現(xiàn)實意義。
高校檔案信息管理與傳播中的三大倫理困境
(一)高校檔案信息保密要求與檔案開放利用的倫理困境檔案承載著大量的人類社會活動的原生信息,是一種寶貴的信息資源,它具有憑證價值與情報價值的二重性。檔案價值的二重性,決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關(guān)系。憑證價值決定了檔案形成者的資料與活動內(nèi)容在一定的時限和范圍具有不公開性,即具有保密性。而情報價值意味著檔案需要適應(yīng)社會利用檔案的要求,有向全社會開放的義務(wù)與責(zé)任。
在現(xiàn)代民主政治時代,檔案開放已經(jīng)成為必然。美國學(xué)者史蒂文盧巴(Sreven Lubar)認(rèn)為,檔案是一種權(quán)力,他援引法國哲學(xué)家雅克德里達(JacquesDerri-da)的話來加以證實:失去對檔案的控制就等于失去了政治權(quán)力,民主的有效性通常用下面的標(biāo)準(zhǔn)來衡量:對檔案工作(包括檔案的構(gòu)成和闡釋)的參與和對檔案的利用。基于檔案價值的二重性,《中華人民共和國檔案法》規(guī)定,檔案管理部門要向社會開放檔案,以便廣泛地、充分地發(fā)揮檔案的作用;同時又規(guī)定了檔案保密期限,涉及國家安全或者重大利益以及其它不宜開放的檔案控制使用,違者要承擔(dān)責(zé)任。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:凡持有合法證明的單位或個人,在說明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱利用屬開放范圍的檔案,并可以摘錄或復(fù)制;同時又規(guī)定了涉及黨和國家秘密的,涉及專利或技術(shù)秘密的,涉及個人隱私的,以及檔案形成部門規(guī)定限制利用的的館藏檔案要控制性開放。
由此可見,對于高校來說,一方面要求發(fā)揮檔案室的職能作用,最大限度地開放檔案,公開會議文件、會議記錄、人事管理、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、教學(xué)管理、科研管理、考務(wù)學(xué)籍等信息;另一方面又要根據(jù)具體的對象和內(nèi)容對公開的程度和范圍有所限制。這就使高校檔案信息管理與傳播在具體操作中出現(xiàn)了開放性與保密性相沖突的倫理困境:當(dāng)公開某一信息會對他人或單位造成消極影響或名譽及經(jīng)濟損失時,是否能夠不加限制地公開?當(dāng)學(xué)校或者師生的信息保護權(quán)與社會公眾的知情權(quán)發(fā)生沖突時,應(yīng)該基于什么倫理標(biāo)準(zhǔn)進行研判?等等。
(二)知情權(quán)保障與隱私權(quán)保護的倫理困境知情權(quán)是公民知悉、獲取信息的自由與權(quán)利,它既有憲法、行政法等公法領(lǐng)域的內(nèi)容,又有私法的因素。
早在1946年聯(lián)合國大會通過的第59號決議中,就強調(diào)查情報自由原為基本****之一。隱私權(quán)則是公民個人所享有的依法維護私人生活安寧和私人信息秘密不受干擾的一種獨立的人格權(quán)。由于隱私權(quán)深入到人類社會生活和人們的內(nèi)心世界來保護自然人的人格與精神狀態(tài),所以隱私權(quán)還是一種高層次的人格權(quán)。
現(xiàn)在高校檔案部門,囿于傳統(tǒng)做法影響,在檔案開放范圍和開放程度方面,主觀封閉式的做法依然占主導(dǎo)地位,表現(xiàn)為:檔案開放的界限模糊、對象不清,在開放與不開放之間優(yōu)先選擇不開放,檔案解密與開放時間經(jīng)常被人為拖后,檔案開放、利用程序比較煩瑣,用戶被拒絕開放時缺少司法救濟制度等。這些問題的存在無疑影響了師生和社會公眾的知情權(quán)的實現(xiàn)。而與此同時,隱私權(quán)保護在檔案開放利用中也出現(xiàn)了保障不力的情況。高校檔案信息作為歷史的記錄,含有大量的個人數(shù)據(jù)信息,許多涉及了個人隱私。由于高校檔案部門對隱私認(rèn)定缺乏統(tǒng)一、具體的評判標(biāo)準(zhǔn),在保密制度執(zhí)行中又缺乏有效的機制,致使隱私權(quán)遭侵犯的情況在高校屢次發(fā)生。
上述這些反映了高校在檔案信息管理與傳播中存在隱私權(quán)與知情權(quán)相沖突的倫理困境。尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的模式不斷更新之時,隱私權(quán)與知情權(quán)的兩相沖突成為人們不得不予以關(guān)注的倫理困境。
