時間：2023-06-01 09:31:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理概論，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
（一）檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
對工程檔案進(jìn)行管理控制，主要目的是為了更詳細(xì)的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來說，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機、料、環(huán)境以及方法這五個方面，而通過專業(yè)培訓(xùn)后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場調(diào)度和輔助工程建設(shè)的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應(yīng)場地“環(huán)境”的變化，通過記錄施工日志反應(yīng)工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見，檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)
工程檔案是工程建設(shè)過程的真實記錄，客觀反映了各個建設(shè)環(huán)節(jié)的具體細(xì)節(jié)，對工程后期檢測、改擴(kuò)建、維護(hù)、拆除以及其他工程建設(shè)都具有十分重要的指導(dǎo)意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設(shè)計建設(shè)的一個重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價值和活力。
二、強化工程檔案管理的措施
（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓(xùn)
工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎(chǔ)知識等。可以加強對檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn)，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進(jìn)行綜合考試，實現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)如果單位內(nèi)部無法完成，可以請專門的外訓(xùn)講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細(xì)培訓(xùn)。
（二）進(jìn)入施工現(xiàn)場，增強檔案的真實性
加強工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對檔案進(jìn)行整理歸檔同時，確保檔案資料內(nèi)容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場，對登記在冊的工程項目進(jìn)行現(xiàn)場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現(xiàn)場的同時也要與建設(shè)單位一同進(jìn)行現(xiàn)場勘查，待了解實際情況以后才能進(jìn)行檔案編制。
（三）通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)資源，強化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
利用軟件對檔案實行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進(jìn)計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進(jìn)行編號，不同性質(zhì)的資料要劃分開進(jìn)行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實行崗位責(zé)任制
檔案的真實性與檔案工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個檔案編制及管理的準(zhǔn)確性、完整性。筆者認(rèn)為，可以實行檔案管理崗位責(zé)任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，需要針對問題責(zé)任到人，且要對相關(guān)負(fù)責(zé)人予以嚴(yán)厲懲罰。
三、總結(jié)
一、檔案管理工作中存在的問題
1.對檔案工作重視不夠。
近年來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)層面對檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作不是單位的主要工作，充其量就是收收發(fā)發(fā)、抄抄寫寫、照抄照轉(zhuǎn)等事務(wù)性工作，抓與不抓無大礙，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。只要守好攤、不丟失、不泄密、不出現(xiàn)大的紕漏，確保單位領(lǐng)導(dǎo)及時查閱，就萬事大吉了，導(dǎo)致檔案管理人員只求過得去，不求過得硬。究其根源主要是部分領(lǐng)導(dǎo)同志對檔案工作的認(rèn)識有偏頗、意識淡薄，這樣勢必造成檔案工作疏于管理。
2.檔案管理制度不夠完善。
突出表現(xiàn)在部分檔案的收集、傳閱、保管、保護(hù)、保密制度不夠完善，有的雖建立了相關(guān)規(guī)章制度，但流于形式，執(zhí)行不嚴(yán)。有的檔案管理人員責(zé)任心不強，文件資料堆積如山，收集整理不及時，檔案資料收集不全，有的甚至出現(xiàn)了丟失現(xiàn)象。借閱檔案時，不認(rèn)真履行借閱手續(xù)，有借無還時而發(fā)生，時間久了，檔案資料下落不明，在不同層面造成不良影響。
3.檔案基礎(chǔ)設(shè)施及經(jīng)費不足。
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛應(yīng)用，創(chuàng)新發(fā)展勢頭強勁。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的單位較少，由于資金短缺，個別單位至今還沒有專用檔案管理閱覽室，有的單位檔案多，而檔案室空間狹窄，潮濕、通風(fēng)透氣較差。“六防”設(shè)備不配套、不完善，導(dǎo)致檔案資料發(fā)生霉變、蟲蛀，影響檔案管理工作的現(xiàn)象時有發(fā)生。
二、提高運政部門檔案管理的對策
1.強化領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理納入重要日程。
一是交通運政部門要成立以所長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費、設(shè)備、檔案室硬件配套設(shè)施等相關(guān)事宜。二是實行“三納入”“三同步”，即把檔案工作納入單位總體發(fā)展規(guī)劃、納入單位管理制度、納入相關(guān)人員職責(zé)范圍。布置工作、檢查工作、總結(jié)工作時與相關(guān)檔案資料歸檔同步，確保檔案管理工作扎實有效推進(jìn)。三是檔案室對檔案的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、檔案利用等情況進(jìn)行跟蹤服務(wù)。單位主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案管理員定期對所存檔案進(jìn)行全面大檢查、大盤點。
2.注重培訓(xùn)，提升檔案人員整體素質(zhì)。
一是組織檔案管理人員積極參加由上級檔案主管部門舉辦的檔案管理和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班。二是交通運政部門每年組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案學(xué)概論》《檔案管理學(xué)》《科技檔案管理學(xué)》以及檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能等，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，不斷提高檔案工作者的素質(zhì)。三是組織檔案管理員觀摩學(xué)習(xí)。可采取“請進(jìn)來，走出去”的辦法，邀請專職檔案員定期對單位檔案人員上門授課、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)行傳幫帶。組織管理人員到檔案管理先進(jìn)模范單位，參觀學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗和操作技能，促進(jìn)交通運政部門檔案管理工作不斷躍上新臺階。
3.完善制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。
制度建設(shè)是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，加強制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。依據(jù)《國家檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，交通運政部門對已有的制度進(jìn)行了修訂，使檔案各項規(guī)章制度更加充實、完善和提高。我們重新制定的制度主要包括借閱制度、保密制度、保管制度、統(tǒng)計制度、歸檔制度、文書檔案分類編號辦法，此外，還制定了檔案管理人員的工作考核制度、獎懲制度等。在日常工作中，嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循、規(guī)范運作，按制度辦事。
4.固本強基，使檔案工作朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。
[關(guān)鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高
一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵
相對于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調(diào)一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計算機操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。
二、加強培訓(xùn)，掌握新技能
就整體而言，要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術(shù)人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。
要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻(xiàn)身于檔案工作的專業(yè)人才隊伍。具體采取三個方面的措施：
第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強檔案管理新知識、新技術(shù)運用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學(xué)問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學(xué)生進(jìn)行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識、又懂得新技術(shù)運用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。
第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經(jīng)普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓(xùn)放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。
第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進(jìn)所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質(zhì)量。
現(xiàn)代高科技的運用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé)，最后也必將嚴(yán)重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進(jìn)一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術(shù)革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應(yīng)工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護(hù)檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應(yīng)這種形勢。
三、檔案管理人員必備的知識技能
在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認(rèn)為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。
（一）檔案管理基礎(chǔ)知識
1.檔案學(xué)概論
了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。
2.檔案管理學(xué)
了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。
3.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)
了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測指標(biāo)及方法，掌握造紙原料質(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。
4. 文書學(xué)
了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）計算機應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識
1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科
學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識和物質(zhì)運動規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。
2. 微電子技術(shù)
微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學(xué)科。在這項技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門學(xué)科是電子計算機技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識，為學(xué)習(xí)電子計算機和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。
3. 電子計算機技術(shù)
學(xué)習(xí)電子計算機技術(shù)，目的是了解與電子計算機技術(shù)的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內(nèi)存儲器及外部設(shè)備等，掌握電子計算機的基礎(chǔ)知識和工作原理。
4. 電子計算機軟件技術(shù)
目的是了解熟悉電子計算機使用的二進(jìn)制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
5.現(xiàn)代通信及電子計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
如果說建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計算機是現(xiàn)代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國家規(guī)定的中級以上水平。
6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設(shè)計（CAD）技術(shù)
電子計算機在國家機關(guān)、社會團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計、制造等部門的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設(shè)計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設(shè)計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。
7. 電子計算機技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用知識
電子計算機在檔案部門的應(yīng)用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù)，而大量使用電子計算機技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經(jīng)過多年的實踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計算機在檔案部門的應(yīng)用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應(yīng)達(dá)到國家規(guī)定的中級以上水平。
8. 設(shè)備維護(hù)知識
電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計算機及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計算機技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實際操作技能。
9. 標(biāo)準(zhǔn)化知識
電子文件、電子檔案管理離不開標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作
關(guān)鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制
中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45
0引言
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢。[2]
1圖書館檔案存檔范圍和常見分類
當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運輸局圖書館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：
1.3 聲像實物檔案類。包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。具體分為：聲像、照片、實物（ 獎狀、獎牌、證書、獎杯等） 。
1.4 其他資料檔案類。包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。
2圖書館檔案雙軌制管理
通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、編號、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵
所謂雙軌制是指，在文件生成和運轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機構(gòu)在文件進(jìn)入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。
2.2檔案管理雙軌制的必然性
在目前技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠(yuǎn)看，電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書館檔案可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。
3結(jié)束語
在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點，結(jié)合目前我國檔案管理的實際狀況，在未來的一個時期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢。
參考文獻(xiàn)
[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社出版，2006年6月第二版.
【摘要】人事檔案對于事業(yè)單位來說，是獲取人才基本信息的關(guān)鍵載體，是事業(yè)單位選拔人才的重要資源庫，是單位日后人力資源儲備的信息收納基礎(chǔ)。但是由于一些不可避免的因素，在事業(yè)單位的人事檔案管理中存在著種種棘手問題，本文著重分析人事檔案中存在的問題和解決這些問題的具體對策。
關(guān)鍵詞 人事檔案；管理問題；具體對策
隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位對于人才的需求越來越強烈，這就要求事業(yè)單位在進(jìn)行人力資源管理工作的同時，要積極對人事檔案進(jìn)行妥善的管理，深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題，并積極探索相應(yīng)的解決問題的方法和策略。
一、分析人事檔案管理中存在的問題
（一）內(nèi)容陳舊單一、信息量不足、內(nèi)容不夠真實等問題。在填寫人事檔案時，檔案表的內(nèi)容設(shè)置太過固定，無非就是姓名、性別、年齡、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷等若干固定模塊，在檔案表格設(shè)計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設(shè)置，導(dǎo)致了檔案材料內(nèi)容的形式過于陳舊單一，信息量不足等問題。另外，在填寫人事檔案的過程中，難免會有人為了在眾多應(yīng)聘者中更有優(yōu)勢，對個人工作經(jīng)歷、管理經(jīng)驗、薪資待遇等信息進(jìn)行隱瞞和虛報，造成了人事檔案信息的真實度大打折扣，這是人事檔案材料收集中比較常見的問題。
（二）人事檔案管理落后、管理水平低。很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作不是很正規(guī)：要么人事檔案管理收雜亂無章的內(nèi)容，要么是其他部門人員兼職管理，要么只有個別專人進(jìn)行管理，或者為了節(jié)省人力、財力，干脆直接將企業(yè)的人事檔案管理工作交給勞動人事相關(guān)部門。這些混亂的檔案管理方式都導(dǎo)致了人事檔案內(nèi)容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現(xiàn)，長此以往得不到有效解決，這個問題只會越來越嚴(yán)重，最終影響到事業(yè)單位的正常人力資源管理。
（三）檔案管理環(huán)境不夠優(yōu)化。就目前檔案存儲工作現(xiàn)狀來看，檔案多以紙張形式存放，假如遇到潮濕天氣很容易受潮發(fā)霉，或遇到突發(fā)自然災(zāi)害，很可能會導(dǎo)致檔案的損壞和丟失；再加上檔案存儲環(huán)境不夠優(yōu)化，可能還會出現(xiàn)被偷竊、被蟲蛀等不必要的損失。
二、針對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提出具體解決對策
（一）加強對人事檔案內(nèi)容的把關(guān)工作，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。在人事檔案管理工作中，要想從根本上解決人事檔案內(nèi)容陳舊單一、信息量不足的問題，首先要對人事檔案填寫表格的內(nèi)容進(jìn)行合理設(shè)置，添加一些類似于興趣愛好、座右銘等輔助信息欄，從其他方面了解填寫表格者的素質(zhì)、修養(yǎng)等，進(jìn)而通過表格填寫的內(nèi)容，可以更全面地了解應(yīng)聘者的各方面信息，同時還要做好把關(guān)工作，確保檔案內(nèi)容填寫的完整性。另外，在工作中，要加強對于檔案內(nèi)容真實性的核實，確保檔案填寫內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。
（二）加強對人事檔案管理的宏觀控制與相關(guān)工作人員的工作能力培養(yǎng)。一個事業(yè)單位發(fā)展再強大，它的人事檔案管理也要依靠相關(guān)人力資源去進(jìn)行有序的收集、歸納和整理，要想做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作，首先就要加強對于檔案管理的干預(yù)和控制，規(guī)范相關(guān)規(guī)章制度，獎罰嚴(yán)明，確保檔案管理工作的制度化和規(guī)范性。在選擇檔案管理人員時，要進(jìn)行多方面綜合考察，主要從知識層次和職業(yè)素養(yǎng)兩方面進(jìn)行考量，慎重選擇負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，這是做好人事檔案管理工作的第一步，也是關(guān)鍵的一步，同時還要提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和有效措施。
（三）逐步實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。前面提到，在人事檔案管理中存在著管理環(huán)境不夠優(yōu)化的問題，針對這一問題，最好的解決方法就是將所有檔案都?xì)w為電子檔，在保證紙質(zhì)檔案在保存形式上不會受外來因素干擾的同時，將大量資料存儲在電腦里，并建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，還可以嘗試開發(fā)個人檔案跟蹤更新系統(tǒng)，確保人事檔案的及時更新。但是這個工作量是巨大的，也不好具體實施，所以在充分利用現(xiàn)代化科技手段完善檔案管理形式的同時，還要注意對檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化，多投入時間和精力在檔案管理環(huán)境優(yōu)化上，在平日的管理工作中做好有效預(yù)防措施，保證檔案管理的順利進(jìn)行。
三、結(jié)語
事業(yè)單位要想真正做好人事檔案管理工作，必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷，對癥下藥，找到與之相對應(yīng)的解決方法和有效對策，才能真正有的放矢地解決問題，達(dá)到更好的工作效果，確保人事檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
[1] 鄧紹興，陳智為. 檔案管理學(xué)概論[M]. 中國人民大學(xué)出版社，2002，5（11）：3~4.
一、公路路政檔案管理工作存在的問題
1.缺乏完善的電子業(yè)務(wù)管理體系
隨著計算機科學(xué)的不斷成熟與發(fā)展，電子業(yè)務(wù)技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)之中，對提升工作的規(guī)范性和工作效率都大有裨益。為了實現(xiàn)公路路政檔案管理的科學(xué)化管理，就必須在公路路政工作開展的過程中建立體系化的電子管理體系。目前，部分單位在進(jìn)行公路路政檔案管理工作時已經(jīng)可以用電子管理系統(tǒng)作為支撐，但從實際的工作成果來看與紙質(zhì)檔案管理還存在一定問題。電子系統(tǒng)的檔案錄用更為復(fù)雜，與紙質(zhì)檔案書寫相比耗用更多的時間，導(dǎo)致公路路政檔案管理工作存在一定的滯后現(xiàn)象。
2.路政檔案管理人員的整體素質(zhì)水平不高
公路路政檔案管理工作是保證公路路政順利進(jìn)行的重要輔助手段，檔案管理人員作為公路路政管理機構(gòu)的重要成員，其專業(yè)素質(zhì)的高低會直接影響到公路路政工作開展效率。通過對部分公路路政部門進(jìn)行走訪調(diào)研后發(fā)展，公路路政檔案管理相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，對于現(xiàn)代化的檔案管理工作缺乏積極性，對于檔案工作的開展主動性較差，同時各部門工作人員之間配合性較差，當(dāng)公路路政檔案管理工作出現(xiàn)問題時很難快速跟進(jìn)，這就導(dǎo)致公路路政工作效率較低。3.管理服務(wù)的手段相對落后
近年來，我國各個交通體系都在不斷推進(jìn)辦公自動化的程度，各公路路政檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用范圍也在不斷的拓寬，在一定程度上為實現(xiàn)我公路路政管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化轉(zhuǎn)變提供幫助。但是從整體角度來看，我國公路路政檔案管理工作還是以手工的形式為主要的方式，此外部分區(qū)域的現(xiàn)代化手段投入不足，這導(dǎo)致我國路政檔案管理工作發(fā)展較為落后。
二、公路路政檔案管理工作的改善對策
1.建立完善的檔案管理工作的運行機制
公路路政管理人員提高對公路路政檔案管理工作的重視程度是加強公路路政檔案管理工作基礎(chǔ)，這樣才能充分保證公路路政檔案管理人員的作用與地位，有助于協(xié)調(diào)好公路路政部門內(nèi)外的關(guān)系，有助于提高公路路政檔案管理工作的效率，從而促進(jìn)公路路政管理工作的快速發(fā)展。此外，公路路政管理部門還需要對檔案管理工作定期進(jìn)行監(jiān)管監(jiān)察，對其中發(fā)展的問題應(yīng)及時制定科學(xué)合理的解決方案，必須清楚認(rèn)識到公路路政檔案管理工作的重要性，將公路路政檔案管理工作納入到公路路政的常規(guī)工作來，實現(xiàn)公路路政常態(tài)工作的統(tǒng)一部署、考核與組織，真正實現(xiàn)公路路政檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化跨越。
2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
在推進(jìn)公路路政檔案科學(xué)化管理的過程中，加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的作用無疑是不可替代的，公路路政檔案管理人員的素質(zhì)高低對于路政工作的推進(jìn)情況將會產(chǎn)生決定影響，所以在加強公路路政檔案管理規(guī)范化研究的過程中需要進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。單位需要定期組織路政檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育工作，保證路政檔案管理人員準(zhǔn)確掌握和理解公路路政相關(guān)的法律和規(guī)范制度，并能將專業(yè)知識運用到日常工作當(dāng)中去，不斷完善自身的業(yè)務(wù)能力和實踐能力，從而實現(xiàn)公路路政檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。
3.推進(jìn)公路路政檔案管理工作的自動化建設(shè)
隨著我國公路事業(yè)的快速發(fā)展，對于公路路政的檔案管理工作也提出了更高的要求，為了進(jìn)一步公路路政內(nèi)業(yè)和外業(yè)的有效互動，就需要不斷加大科學(xué)技術(shù)方面的投入力度，將先進(jìn)的計算機技術(shù)應(yīng)用到公路路政的檔案管理工作來。此外，檔案管理人員還需要多吸取同類執(zhí)法部門檔案管理的寶貴經(jīng)驗，推進(jìn)執(zhí)法程序和執(zhí)法文書的科技化。此外，在做好檔案保管和歸檔工作的同時還需要進(jìn)一步加強路政檔案信息的開發(fā)與利用工作，充分挖掘出公路路政檔案信息的潛在價值，在保證公路路政檔案質(zhì)量的同時也提高了檔案管理工作的工作效率。
結(jié)束語
公路路政的檔案管理工作是對執(zhí)法文件、日常公文以及各項公路路政管理制度的歸檔和管理，通過聲音、視頻、紙質(zhì)等形式進(jìn)行保存，實現(xiàn)對出發(fā)記錄、超載運輸以及違章建筑的處理，這些文件的準(zhǔn)確保存對于加強公路路政的開展具有重要的作用，這就要求檔案管理人員在工作中不斷總結(jié)方式方法，時刻確保檔案的完成性與科學(xué)性，使其能成為對路政工作的發(fā)展最真實的反映，從而達(dá)到維護(hù)路產(chǎn)路權(quán)，提高公路路政管理水平的目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)：
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[2]張創(chuàng)新.公共管理學(xué)概論[M].清華大學(xué)出版社,2010.
一是檔案管理機制不健全，保存價值不足。檔案管理工作的有效開展有賴于完善的管理制度。但部分交通運輸單位在實際的檔案管理工作中，缺乏科學(xué)的檔案管理制度，檔案管理人員職責(zé)不清、操作流程不完整，操作步驟隨意，檔案管理缺乏安全性和完整性，檔案資料保存價值不足。比如部分建管單位只對建設(shè)項目檔案驗收工作十分重視，卻不重視建設(shè)項目檔案的前期收集工作，使許多重要前期文件資料因收集不及時，而流失，損毀，空缺，導(dǎo)致項目建設(shè)檔案驗收不過關(guān)，最后整個建設(shè)項目驗收推遲或整體不過關(guān)。
二是檔案管理方式落后，信息化水平低。面對信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時代特征，部分交通運輸單位的檔案數(shù)字化水平低，管理方式仍在沿用舊有的檢索方式與紙質(zhì)檔案模式，不僅環(huán)節(jié)復(fù)雜、流程重復(fù)、耗時耗力，更容易導(dǎo)致檔案文件損壞和老化，管理方式難以滿足信息化檔案管理的共享性、服務(wù)性和開發(fā)性的需求。
三是檔案信息過于封閉，利用率不高。檔案管理工作的目的是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，但目前一些單位對檔案管理工作重視不夠，檔案利用觀念不強，雖然進(jìn)行了收集、整理和保管，但對檔案信息資源開發(fā)得不夠全面、深入，檔案信息過于封閉，閑置現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理工作表現(xiàn)為一種高積累、低附加值的現(xiàn)象。
四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，歸檔能力缺失。部分交通運輸單位的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平較低，其中一些檔案管理人員身兼數(shù)職，整天忙于事務(wù)性工作，根本無暇顧及檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、鉆研和培訓(xùn)，對基本的檔案工作程序缺乏了解和掌握，歸檔意識，文件歸檔分類能力差。特別部分管理人員受專業(yè)限制，根本不考慮交通運輸行業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成、專業(yè)特點和歸檔要求，缺乏特色管理和細(xì)節(jié)管理的手段，很多管理工作沒有實際效果。
針對交通運輸行業(yè)檔案管理工作存在的問題，建議在今后工作中，應(yīng)通過積極完善檔案管理制度，改進(jìn)檔案管理模式，加強檔案隊伍建設(shè)，推進(jìn)檔案資源管理系統(tǒng)化建設(shè)。
一要加強檔案收集整理。收集整理是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，沒有收集就沒有檔案，檔案工作也就失去了對象。交通運輸單位必須建立完善的檔案收集制度，明確分工、職責(zé)、管理規(guī)則，使檔案收集工作貫穿交通工程項目建設(shè)的始終，做到全面覆蓋、全程跟進(jìn)、全程受控。同時，對本單位的重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目等，檔案部門要積極參與，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保相關(guān)文件材料同步收集、同步整理、同步歸檔。
二要完善落實歸檔制度。文件管理人員不光只是簡單的登記文件、傳閱文件，還需要有很強的歸檔意識和文件歸檔分類能力。要建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限表，管理人員要對照規(guī)定，分門別類地歸入到相應(yīng)的檔案類別中，切實做到檢索文件準(zhǔn)確及時，利用文件方便快捷。
三要創(chuàng)新管理服務(wù)形式。依法做好檔案利用服務(wù)，改進(jìn)查閱方式，簡化查閱手續(xù)，優(yōu)化工作流程，最大限度地為利用者提供便利。同時，要經(jīng)常對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析處理，從而獲取肉眼看不到的深層次二次信息，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)清晰的掌握當(dāng)前的交通運輸狀況，深入了解交通事業(yè)的發(fā)展不足，推動交通事業(yè)不斷發(fā)展。
四要積極開發(fā)檔案產(chǎn)品。根據(jù)現(xiàn)有檔案的特點及利用情況，有針對性地編纂一些《專題文件匯集》《重要文件匯集》等史料，為單位日常檢索和查閱提供良好服務(wù)。同時，將檔案資料歸納分解為不同類別，形成新的文獻(xiàn)體系，把“死檔案”變成“活信息”，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、政策研究、行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理和科研教育等提供參考和依據(jù)。
五要提升檔案管理信息化水平。切實樹立便捷化、數(shù)字化、共享化理念，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，統(tǒng)一部署，同步實施，切實推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。首先，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)。在交通運輸系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，即通過建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)， 發(fā)揮網(wǎng)站的作用，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部各單位信息資源的合作共享。其次，推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。檔案管理人員要應(yīng)用OCR軟件、平面制圖軟件、視頻處理軟件，將傳統(tǒng)的檔案全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)文件，然后將數(shù)據(jù)文件分類管理，確保電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
關(guān)鍵詞：公路交通；檔案；管理
公路檔案是一種信息資源，也是一種社會公共資源。如何使公路檔案工作與時俱進(jìn)，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在我們公路管理機構(gòu)面前的一項重大而緊迫的任務(wù)。目前，在公路檔案管理和利用過程中，還明顯存在以下幾個問題，影響了公路檔案整體效益的發(fā)揮。
1 公路交通檔案管理存在的問題
1、對檔案管理認(rèn)識不足。檔案管理意識的缺乏，是檔案工作發(fā)展的一大制約因素，直接影響檔案資料的收集和整理。有的單位沒有重視資料的整理歸檔，有的單位對重大事件不注重積累和保存原始資料及證明材料，還有的單位對容易散失、遺漏的資料不積極追索。時過境遷，造成珍貴檔案資料的殘缺、丟失、變質(zhì)、失去檔案價值，使人非常痛心。
2、管理人員只注重管理形式而不注重檔案管理。真實的檔案資料是對公路的歷史記載，更是一種重要的資源。然而在公路的管理中，不少管理人員只注重管理上的形式，而不重視檔案的及時性，認(rèn)為檔案資料就那么回事，走過場，走形式。這些行為極大地影響了公路交通管理和服務(wù)質(zhì)量，甚至整個行業(yè)的形象。
3、檔案管理機構(gòu)不盡完善和規(guī)范。完整的檔案管理機構(gòu)是檔案工作的有力保證，也是檔案管理工作的必備條件。但很多公路交通部門缺乏專業(yè)機構(gòu)，由不同的人兼職檔案管理工作，因為受到各人本職工作的影響，使檔案管理機構(gòu)和兼職檔案人員的職責(zé)形同虛設(shè)，貌似負(fù)責(zé)的人很多，而實際上無人負(fù)責(zé)，形成檔案管理工作放任自流。
4、檔案法的宣傳與普及不夠。少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，重視不夠，導(dǎo)致檔案資料的管理只是停留在簡單的收集、整理，未能夠形成系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化的檔案材料系統(tǒng)。
2 提高檔案管理水平的對策
2.1 加大檔案人才的培養(yǎng)，努力提高公路檔案人員的綜合素質(zhì)
1、檔案專業(yè)工作人員的政治素質(zhì)必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。同時，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。
2、檔案專業(yè)工作人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
3、檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學(xué)基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識，例如，檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專業(yè)知識或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識；檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識。只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識，才能更好地從事檔案工作。
4、面對經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，檔案人員的素質(zhì)必須提高，以業(yè)務(wù)素質(zhì)提高為重點，對檔案專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識面，加強與公路建設(shè)相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，掌握管理項目檔案所需要的相關(guān)知識和計算機管理檔案的技能及一定外語水平.使檔案工作者能更好地為高速公路交通行業(yè)服務(wù)。
2.2 應(yīng)加大檔案現(xiàn)代化管理的投入始之逐步走向正軌
1、資金、人才等制約著檔案科學(xué)化。首先，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，沒有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計配備先進(jìn)設(shè)備；沒有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位考核指標(biāo)進(jìn)行考核。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要問題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難。再次，要有宏觀指導(dǎo)的總體思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新，這對公路交通檔案事業(yè)無疑具有重要意義。
2、改進(jìn)和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
3、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
4、提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身是關(guān)鍵。這要求檔案工作者要樹立起社會意識。檔案是歷史的記錄，經(jīng)驗的總結(jié)，它源于實踐，并為實踐服務(wù)。檔案工作的根本目的就是為了充分利用發(fā)揮檔案的作用價值，滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。因此，只有積極開發(fā)利用檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會服務(wù)，為本單位各項工作服務(wù)，最大限度地滿足本單位各項工作的需要，在維護(hù)國家、集體和單位利益的過程中有所作為，才能提高檔案工作的社會地位和影響。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[關(guān)鍵詞]高校 檔案管理 能力
檔案工作是一項比較復(fù)雜繁瑣的管理工作。它記錄了人類社會的活動，是人類文明的重要組成部分，也是世界文化遺產(chǎn)的重要部分。高等學(xué)校的只是發(fā)展速度，人才培養(yǎng)速度，科技研發(fā)速度都日新月異，高校檔案作為這些重要內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著高等教育工作的發(fā)展，關(guān)系到社會的前進(jìn)，是國家檔案事業(yè)的重要部分。
一、概述高校檔案的內(nèi)容
高校檔案不是一個單獨的個體，它是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，高校參加或者舉行各類的教學(xué)活動、科研活動、以及學(xué)校的黨政管理而形成的對學(xué)校單位和社會有保存價值的文件、圖像、視頻等等不同的歷史記錄都要依托檔案管理而保存下來。高校檔案在數(shù)量具有龐大的數(shù)目在內(nèi)容里具有繁復(fù)的種類。一般為了便于管理和查找，根據(jù)保存對象內(nèi)容的不同， 把高校檔案分為以下幾個類型：
(一)人事檔案類。高校的人員眾多，學(xué)校檔案管理中一項重要的內(nèi)容就是人事檔案的管理。它以個人為單位，在人事管理中記錄了高校人員的工作歷史，記述其道德品質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績等表現(xiàn)，是集中保存起來的真實記錄。
(二)文件史料檔案。每所高校都有它獨一的創(chuàng)建和發(fā)展的歷史，而這些過程需要文字和圖像等相關(guān)記錄。比如學(xué)校的教務(wù)工作科研活動，教師的業(yè)績，學(xué)校的歷史，創(chuàng)建的過程，發(fā)展的記載等等。
(三)學(xué)生檔案類。高校檔案里最重要的部分就是學(xué)生檔案。每所大學(xué)里的學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活以及參加的社會實踐活動在這里都留下了真實的記錄，是學(xué)生自身情況的最真實的記載，也是學(xué)生步入社會參加工作以后供各級工作單位組織、選拔、人員任用的重要依據(jù)，是人生中的重要履歷記錄。
(四)實物檔案類。高校在自身的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量有關(guān)學(xué)校實況的記錄，比如獎狀獎杯、印章、物件、獎牌、錦旗等等不同形式的物體。中這些不同的實物可以經(jīng)過分類，歸入實物檔案內(nèi)。
二、高校檔案管理人員的知識能力培養(yǎng)要求
(一)精于檔案管理專業(yè)知識檔案。工作看似簡單，但實際上具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性。一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提高自己的工作的能力，比如“科技檔案管理學(xué)”、“圖書情報學(xué)”、“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”、“檔案保護(hù)學(xué)”及“檔案文獻(xiàn)編篡學(xué)”、“檔案法”等都是學(xué)習(xí)的重點內(nèi)容。這些內(nèi)容都是相互聯(lián)系相互貫通的的，是構(gòu)成檔案管理體系的重要理論知識。
(二)檔案管理人員必須具備廣博的知識。檔案管理需要進(jìn)行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來自各方面，如果沒有廣播的知識，根本無法看懂里面的內(nèi)容，對于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎(chǔ)和寫作能力，并用有一定基礎(chǔ)的書寫進(jìn)行編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無法理解和辨認(rèn)，檔案管理的效果和意義也就大打折扣。
(三)檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個集中很多內(nèi)容的部門，同時也是一個嚴(yán)密性較強的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內(nèi)各取所需又要保證檔案的嚴(yán)密，一個合格的檔案管理人員首先就要學(xué)會怎么和各種各樣的人溝通，這是工作中非常重要的一個部分，檔案管理部門來來往往的人形形，沒有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。
三、高校檔案管理人員的政治、道德素質(zhì)要求
(一)具有較高的政治素養(yǎng)。高校檔案管理人員管理的是包含著廣泛內(nèi)容的各種各樣的檔案，這其中有高校的科研活動資料、教學(xué)的計劃以及內(nèi)容、人動記錄、學(xué)校和各單位之間的交流等等。因此，檔案管理人員必須堅定自己的政治立場，關(guān)心國家大事，關(guān)心社會動態(tài)，關(guān)心學(xué)校的發(fā)展，以自己的能力去維護(hù)好檔案的管理，確保檔案的安全，努力提高自己的思想政治覺悟，努力學(xué)習(xí)政治理論知識，擁有良好的人生觀和價值觀。
(二)較強的服務(wù)意識。高校本身就是一個比較大的機構(gòu)，而高校的管理工作就是這個大機構(gòu)的后備軍團(tuán)，給一線的工作人員提供服務(wù)。檔案管理工作不同于其他服務(wù)部門的服務(wù)工作，首先它的服務(wù)對象就存在著很大的區(qū)別，它為有較高素質(zhì)的教師和有較高文化的高校學(xué)生服務(wù)，在短時期內(nèi)，它所創(chuàng)造出來的服務(wù)價值不明顯，服務(wù)效果也沒有直觀的表現(xiàn)，但是，它提供的服務(wù)是一個高校面對社會、面對人民群眾一個最主要的窗口。作為一個高校檔案的管理人員，每天需要接待來自五湖四海的各種人群，他們的素質(zhì)不同，查閱的資料內(nèi)容也廣，因此很難做到一個百分之百的滿意度，還有可能因為某些事物的處理而引來查閱者的不滿和指責(zé)。再者，現(xiàn)在的高校檔案管理工作條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到一個與社會發(fā)展同步的程度，許多具體的編寫工作還要管理人員進(jìn)行手寫，裝訂檔案之類的工作更是要親力親為，難免會有一些枯燥無味，檔案工作的重要性還需要人們的進(jìn)一步重視和理解。而高校的檔案的管理人員必須甘做背后的無名英雄，在服務(wù)態(tài)度上要主動熱情，在工作態(tài)度上，要盡職負(fù)責(zé)，在待人接物上，要文雅和氣，保持禮貌和謙遜的態(tài)度，主動為有需要的人士服務(wù)，讓有需要的人滿意而歸。這是作為一個高校檔案管理人員的職業(yè)道德的基本要求。
(三)要具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時還有較強的服務(wù)性，同時還是一項復(fù)雜繁瑣的工作。保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件之一，在工作過程中，需要細(xì)致，細(xì)心。在很多的管理環(huán)節(jié)里面，只要有一點紕漏就會給其他管理環(huán)節(jié)帶來很大的不便，給利用的人造成許多不必要的麻煩，甚至因為檔案的緊急需要而發(fā)生大范圍的查找或者返工，一旦因為管理人員的不小心造成的檔案的遺失，更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。
四、信息化對高校檔案管理人員素質(zhì)的新要求
隨著社會逐漸步入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸的跟不上社會發(fā)展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經(jīng)提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)也面臨著新的要求和變革，需要對自己的能力的培養(yǎng)有一個全新的面貌。
(一)要求檔案管理人員具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平。隨著我國改革開放，各國之間的交流與日俱增，文化之間的傳輸也變得頻繁起來，不同的語種，不同的語言編寫的文獻(xiàn)資料隨著社會的進(jìn)步在檔案管理里面占有的比例逐漸增高。作為一個檔案管理人員，應(yīng)該提升自己的外語水平，在利用網(wǎng)絡(luò)資源和查閱外文資料的時候可以利用到這些知識，還有進(jìn)行整理檔案的時候，也需要有外語知識作為基礎(chǔ)，否則，無法利用相關(guān)的資源為用戶提供滿意的服務(wù)。
(二)培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。社會需要不斷的進(jìn)步就需要不斷地改革和創(chuàng)新。當(dāng)今的時代是信息高速發(fā)展的時代，知識的更新?lián)Q代一日千里。因此，高校檔案管理人員需要樹立起全新的學(xué)習(xí)觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，掌握更多的專業(yè)知識，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對高校檔案進(jìn)行有效的管理，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好的為人民服務(wù)。
總之，高校檔案管理工作是一個長期而充滿挑戰(zhàn)的項目，需要各部門的支持，需要人們引起足夠的重視。高校檔案管理人員必須時刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務(wù)態(tài)度，高度的責(zé)任感投入進(jìn)去，為我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞： 高校畢業(yè)生檔案 存在問題 反思
一
人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。其中高校畢業(yè)生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當(dāng)學(xué)生從學(xué)校畢業(yè)后，就從學(xué)生人的身份轉(zhuǎn)換成社會人的身份，面臨參加養(yǎng)老保險、轉(zhuǎn)正定級、考研、出國、考公務(wù)員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關(guān)的問題，而這些問題都直接與高校畢業(yè)生的檔案記載內(nèi)容掛鉤。
高校畢業(yè)生的人事檔案是由畢業(yè)生的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來的，高校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案主要是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專學(xué)生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學(xué)生的入學(xué)材料、高校畢業(yè)生登記表、綜合測評表、學(xué)籍卡、組織關(guān)系及學(xué)生在校的獎懲情況等。學(xué)生在校期間的這些材料共同組成了其學(xué)籍檔案，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，由學(xué)校就業(yè)主管部門根據(jù)學(xué)生的實際就業(yè)派遣情況在其學(xué)籍檔案中放入畢業(yè)生報到證，并由學(xué)校相關(guān)部門通過專門機構(gòu)——機要局轉(zhuǎn)遞給畢業(yè)生的就業(yè)單位的人事部門或其委托的相關(guān)的人才交流機構(gòu)。這時，學(xué)生的學(xué)籍檔案才正式轉(zhuǎn)化成其人事檔案，這個轉(zhuǎn)化必須通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂相關(guān)就業(yè)協(xié)議，并履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報道證后，才能最終得以實現(xiàn)，并標(biāo)志著畢業(yè)生由學(xué)生人轉(zhuǎn)化為社會人。
二
當(dāng)前高校在畢業(yè)生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：
1.畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容的不完整性。首先，畢業(yè)生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學(xué)籍卡來源于教學(xué)管理部門外，其他材料主要來自于各教學(xué)院系、相關(guān)職能部門和學(xué)生本人，這些材料主要涉及學(xué)生在德智體美勞等方面的素質(zhì)材料，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，在收集過程中非常容易產(chǎn)生片面或者重復(fù)的現(xiàn)象。其次，畢業(yè)生檔案材料的收集時間跨度大。從學(xué)生入學(xué)之初的初高中學(xué)籍檔案，到學(xué)生在高校期間各學(xué)期的學(xué)習(xí)記錄、綜合素質(zhì)測評、直至最后的畢業(yè)生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學(xué)校經(jīng)手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。最后，畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容完整性、延續(xù)性強。有的學(xué)生是團(tuán)員，可檔案中缺少了中學(xué)時期的入團(tuán)志愿書；有的是學(xué)生黨員，卻缺少入黨申請書和轉(zhuǎn)正報告；有的學(xué)生在畢業(yè)生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續(xù)和不完整，容易給人造成材料不實的印象。
2.檔案的保管和轉(zhuǎn)移過程中的不規(guī)范性。首先根據(jù)國家相關(guān)政策，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，暫時保存在學(xué)校。這就造成每年畢業(yè)季，因為擇業(yè)過程中的種種問題，很多畢業(yè)生都會要求暫時將檔案保留在學(xué)校，這些學(xué)生往往對畢業(yè)生檔案的重要性認(rèn)識不足，很多學(xué)生并沒有按要求在一到兩年后轉(zhuǎn)移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學(xué)校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學(xué)校機構(gòu)調(diào)整，檔案管理人員的不穩(wěn)定性，難免個別檔案管理人員責(zé)任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產(chǎn)生失誤，造成學(xué)生檔案的損壞或遺失，給學(xué)生就業(yè)和今后的調(diào)動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉(zhuǎn)畢業(yè)生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學(xué)生檔案，更有甚者直接將檔案交給學(xué)生，從而出現(xiàn)學(xué)生自帶檔案的現(xiàn)象，這些不規(guī)范的檔案流轉(zhuǎn)，就更容易出現(xiàn)畢業(yè)生檔案的損壞或遺失，將會給學(xué)生日后辦理相關(guān)手續(xù)帶來諸多麻煩。
3.畢業(yè)生檔案材料的不規(guī)范性。首先是由于大多數(shù)學(xué)校對檔案材料的用紙、書寫及格式?jīng)]有明確的規(guī)定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業(yè)生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規(guī)范，有的學(xué)生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學(xué)生的獎懲材料，甚至有的學(xué)生的《畢業(yè)生登記表》中都會有公章和系部意見的現(xiàn)象。
三
為了避免以上問題的出現(xiàn)，高校需要從以下幾個方面進(jìn)行反思：
1.高校要加強對畢業(yè)生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業(yè)生檔案工作。從院系、到學(xué)校都要配備固定的畢業(yè)生檔案管理人員；配備專門的畢業(yè)生檔案室或庫房；做好相關(guān)工作的獎懲條例，充分調(diào)動相關(guān)工作人員的積極性。
2.高校要加強畢業(yè)生檔案管理的制度化建設(shè)工作。明確畢業(yè)生檔案管理的條例、分工及職責(zé)，并要嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，規(guī)范畢業(yè)生檔案工作。
3.加強檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心的提升，確保檔案材料的質(zhì)量。要求檔案管理人員有愛崗敬業(yè)的精神，積極鉆研檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)，規(guī)范畢業(yè)生檔案的流轉(zhuǎn)；同時，要不斷提升責(zé)任心，本著為學(xué)生服務(wù)的宗旨，確保畢業(yè)生檔案材料的規(guī)范與完整。
4.加強對畢業(yè)生的教育，讓學(xué)生充分認(rèn)識到畢業(yè)生檔案材料的重要性。首先，畢業(yè)生在填寫相關(guān)材料時，本著對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業(yè)生一定要關(guān)心自己的檔案。如果是正常派遣的學(xué)生，學(xué)校會通過機要局寄送畢業(yè)生檔案，學(xué)生可以在畢業(yè)生檔案寄出兩個月之后，向相關(guān)人事部門進(jìn)行查詢，如果檔案未收到，就要及時向?qū)W校相關(guān)部門查詢，確認(rèn)，以保證自己的畢業(yè)生檔案不缺失；最后，如果學(xué)生在畢業(yè)后暫時未找到就業(yè)單位，而將其檔案托管保存在學(xué)校的，在明確了用人單位后，就要及時到學(xué)校辦理相關(guān)就業(yè)手續(xù)，以便學(xué)校正常轉(zhuǎn)遞檔案，不要誤以為既然學(xué)校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構(gòu)托管了。其實，學(xué)校保存的只是畢業(yè)生的“學(xué)籍檔案”，只發(fā)揮存放的作用，不能以此為依據(jù)為學(xué)生開具相關(guān)的證明材料。在社會上，真正發(fā)揮作用的是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)才有權(quán)利開具相關(guān)證明，辦理相關(guān)事項。
因此，無論是高校還是學(xué)生都要重視畢業(yè)生的檔案，使畢業(yè)生的檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好地為學(xué)生，為社會服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：學(xué)籍；檔案；民生；服務(wù)
檔案是人類認(rèn)識物質(zhì)與意識關(guān)系的產(chǎn)物，也是歷史發(fā)展到特定階段，對發(fā)展印跡需要有物質(zhì)承載的證明。從傳說中的結(jié)繩記事，到今天的電子信息系統(tǒng)，每一次人類思維空間的拓展，都伴隨著相應(yīng)的記錄歷程。在認(rèn)識檔案歷史發(fā)展的同時，針對高校檔案管理建設(shè)中形成的規(guī)律與體系，為建設(shè)和諧社會盡綿薄之力，對檔案管理的一些基本功能進(jìn)行深入思考，以期在管理范圍內(nèi)探討：高校學(xué)籍檔案管理如何貼近學(xué)生實際需要，強化服務(wù)民生意識，體現(xiàn)以人為本的理念。
1 樹立以人為本的動態(tài)理念
高校檔案管理作為學(xué)校管理工作不可或缺的組成部分，既有服從學(xué)校管理體系的被動性，又有其根據(jù)自身特點進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)統(tǒng)一的主動權(quán)限。搞好高校學(xué)籍檔案工作，首先要處理好學(xué)生與其檔案的從屬關(guān)系。以考慮學(xué)生的就業(yè)需要為出發(fā)點，以尊重學(xué)生的就業(yè)需求為前提，以學(xué)生的未來工作服務(wù)為目標(biāo)。從招生到畢業(yè)，檔案的一進(jìn)一出，事關(guān)學(xué)生走出大學(xué)校園，開始進(jìn)入社會，工作生活的安心與穩(wěn)妥。目前，學(xué)生進(jìn)校的檔案管理，以收集保存功能為主。畢業(yè)后檔案的存留問題成為困繞學(xué)生和學(xué)校的主要問題。學(xué)生在就業(yè)過程中經(jīng)常處于變化的狀態(tài)，而學(xué)籍檔案管理又處于靜態(tài)狀況，這對學(xué)生的創(chuàng)業(yè)、就業(yè)和未來發(fā)展是一個潛在的隱患。
1.1 認(rèn)識現(xiàn)狀，回歸人本
通過宣傳教育提高學(xué)生的檔案意識，使學(xué)籍檔案在其未來的工作生活中發(fā)揮應(yīng)有的作用。學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實記載和反映，是高校學(xué)生在學(xué)習(xí)和社會實踐活動中直接形成的，反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程和學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的歷史的原始憑證。學(xué)籍檔案的特殊使命在于它既是學(xué)生個體走向社會求職的重要信息資源，也是學(xué)校教育教學(xué)工作為社會和用人單位選拔錄用畢業(yè)生提供重要參考依據(jù)的信息庫。人才既要流動，又要有相對穩(wěn)定的隊伍，既要輸入新鮮血液，又要保持中堅力量發(fā)揮作用，是每一個用人單位求才的宗旨。檔案的轉(zhuǎn)移過程，與學(xué)生的就業(yè)變化密切相關(guān)。檔案游離于學(xué)生之外，就失去了其本身存在的意義和價值。檔案成為學(xué)生助力的工具，為學(xué)生步入社會工作生活提供服務(wù)，這也是高校學(xué)籍檔案管理貫徹人本思想，尊重學(xué)生，滿足學(xué)生需求的基礎(chǔ)。
1.2 以人為本，為人服務(wù)
學(xué)籍檔案的特點具有形成的周期性，內(nèi)容的廣泛性，電子文件與紙質(zhì)文件的共存性。它因人而生，為人所用。追蹤學(xué)生的就業(yè)去向，與之保持聯(lián)絡(luò)，為他們提供切實有效的服務(wù)，解決學(xué)生就業(yè)工作的后顧之憂，在當(dāng)前是檔案工作亟待解決的問題。讓學(xué)生體會到母校不僅僅是一個培養(yǎng)學(xué)生的搖籃，也是一個關(guān)注學(xué)生發(fā)展，承載其負(fù)重的“航母”。過去，對檔案工作的理解，局限于被動的“兩點一線”式管理，學(xué)生檔案一進(jìn)一出就算完成了任務(wù)。現(xiàn)在，學(xué)生就業(yè)面臨巨大的壓力，學(xué)生在就業(yè)選擇中曲折多變，檔案歸屬問題適度預(yù)留緩沖階段，解除學(xué)生的后顧之憂，也是學(xué)校在學(xué)生就業(yè)過程中給與他們的間接支持和幫助。當(dāng)我們的檔案工作以人為本，從人的實際需要出發(fā)，在某些時段，檔案遷移的過程中，能給學(xué)生多一些細(xì)微的人文關(guān)照，如同老師關(guān)心學(xué)生，對檔案的理解就不再是冰冷和生澀的物質(zhì)存在，而是與一個鮮活的生命歷程息息相關(guān)。高校檔案工作者應(yīng)樹立以人為本的動態(tài)理念，把學(xué)生的需求放在第一位，為學(xué)生就業(yè)提供便利服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的信息功能作用，對提高學(xué)生就業(yè)率具有十分重要的意義。
2 調(diào)控以物為證的規(guī)劃體系
疏理物證，適度調(diào)控。檔案的價值取決于它的可利用性，學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)密不可分。畢業(yè)生簽好協(xié)議，即走上工作崗位，學(xué)校對畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計率就可以有明確的數(shù)據(jù)，50%以上的就業(yè)率應(yīng)該是非常鼓舞人心的，但實際情況尚有較大的出入。許多學(xué)生畢業(yè)后三四年的時間里，仍處于波動狀態(tài)，檔案無法跟隨工作的變化遷移。如果學(xué)校抱著“出門不認(rèn)貨”的態(tài)度，讓學(xué)生在耽擱幾年之后，當(dāng)找到合適的工作，需要提檔的時候，檔案卻因為時間關(guān)系變成了“死檔”。如此，學(xué)校在學(xué)生的就業(yè)問題上不是助力，而是“拖后腿”；或者學(xué)生放在家里沒有及時托管，變成“孤本”；抑或遇到意外無法恢復(fù)，這些情況都會不同程度地給學(xué)生職稱評定，轉(zhuǎn)正定級造成波動，也會影響整個社會的和諧穩(wěn)定。學(xué)生的檔案表面看似無足輕重，實際卻關(guān)乎個人的前途命運，也關(guān)系到學(xué)校社會能否幫助學(xué)生解除后顧之憂。面對“雙向選擇”新的就業(yè)形勢，檔案管理工作也需要適度調(diào)控，不能再搞“一刀切”。檔案在管理方式方法上都要依據(jù)社會的變化隨時作出適度調(diào)整，要根據(jù)學(xué)生的就業(yè)趨向和個體的特殊性，打破現(xiàn)有管理的模式，在不違背檔案基本原則的前提下，盡可能做到特殊情況特殊對待，在疏理物證的過程中盡可能保留可供查尋的文字記錄材料，為學(xué)生提供服務(wù)利用。
3 明確及時有效的創(chuàng)意服務(wù)
檔案的特性是原始性、機密性、潛在性，尤其在當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時期，檔案的管理與使用矛盾更為突出。既要滿足學(xué)生就業(yè)的需求，又要強化安全管理。人事檔案進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，按規(guī)定相關(guān)設(shè)備不允許連接互聯(lián)網(wǎng)，操作員有相應(yīng)的權(quán)限、密碼、操作指令，必須保密專用。所以只有加強紙質(zhì)與電子檔案并存管理，兩者對照一致，才能確認(rèn)其保存價值和有效使用價值。
學(xué)籍檔案管理與整個學(xué)校、社會管理都有著密切的聯(lián)系。以人為本，為學(xué)生作好學(xué)業(yè)與就業(yè)方方面面的檔案服務(wù)工作，使他們順利走上社會，步入預(yù)期的生活軌道，是學(xué)校責(zé)無旁貸的義務(wù)。處理好自身與檔案之間相依相伴的關(guān)系，也就間接處理好了學(xué)生與母校的關(guān)系，與社會的關(guān)系。學(xué)校尊重學(xué)生對檔案最起碼的需求，也就發(fā)揮了檔案管理的最大效益。向每一名畢業(yè)生間接傳遞了來自母校的關(guān)懷與溫暖。當(dāng)檔案管理工作者樹立以人本的理念，在做好服務(wù)工作時，處理好學(xué)生與其檔案需求之間的關(guān)系，就不再盲目和被動，而是理性的、真誠的，也是積極助益的。
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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；措施
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一、目前城市建設(shè)檔案管理的狀態(tài)
城市建設(shè)項目的檔案管理工作也存在很多的問題，這些問題也急需要解決，主要包括：
（一）部分領(lǐng)導(dǎo)對建設(shè)項目檔案管理不夠重視
部分領(lǐng)導(dǎo)法律觀念與檔案意識比較淡薄，不重視城市建設(shè)項目的檔案管理工作。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為城市建設(shè)項目的檔案管理工作可以做也可以不做，并沒有實質(zhì)性的意義，所以沒有把它列入到工作計劃中去，也就沒有放到工作的議事日程中來，這樣就不會相應(yīng)的建立城市建設(shè)項目的檔案管理制度，也就缺少城市建設(shè)項目的檔案管理人員與檔案管理機構(gòu)。
（二）重視項目的進(jìn)度，忽略檔案的收集
有些城市建設(shè)單位非常重視建設(shè)項目的進(jìn)度和質(zhì)量，但是卻缺乏相應(yīng)的檔案收集工作或者不重視檔案的收集工作，缺少健全的歸檔制度，沒有相應(yīng)的歸檔監(jiān)督與制約措施，這樣就會分散檔案的管理，使檔案收集的不齊全，從而給城市建設(shè)項目工作帶來很大的損失。
（三）部分兼職檔案員素質(zhì)有待提高
目前，我國很多城市建設(shè)單位都很大量的兼職檔案員，城市建設(shè)單位的臨時觀念使檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定，兼職很多，職務(wù)調(diào)動的也很頻繁，責(zé)任心不強，素質(zhì)不高，這些因素都會影響城市建設(shè)項目的檔案管理工作。
二、城市建設(shè)檔案管理措施
（一）依法加強管理
要對城市建設(shè)項目的檔案管理工作依法加強管理。城市建設(shè)單位一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)、熟悉《基本建設(shè)項目檔案管理暫行規(guī)定》、《檔案法實施辦法》、《檔案法》以及《實施檔案法辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，樹立城市建設(shè)項目的檔案管理觀念，加強對城市建設(shè)項目的檔案管理工作的宣傳，增強觀念，從而加強對城市建設(shè)項目檔案的依法管理。城市建設(shè)項目的檔案管理工作一定要做到分工明確，實行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，從而將城市建設(shè)項目的檔案管理工作列入工作計劃中去，提到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程上來。另外，還要制定城市建設(shè)項目檔案管理的工作計劃，健全檔案管理的各項制度，為城市建設(shè)項目的檔案管理配置相應(yīng)的結(jié)構(gòu)，經(jīng)費、人員、配備庫房以及其他的必要設(shè)備，從而為城市建設(shè)項目的檔案管理工作營造一個良好的外部環(huán)境和條件。
（二）實施集中統(tǒng)一管理
城市建設(shè)的檔案管理要實行集中統(tǒng)一管理。城市建設(shè)單位在工作時產(chǎn)生的資料文件一定要集中交給檔案室，從而便于檔案室的統(tǒng)一管理，任何個人和單位都不能把檔案占為己有，或者以各種理由拒絕把檔案交給檔案室管理。在城市建設(shè)項目的檔案管理工作中，一定要確保檔案的齊全和完整，一般而言，城市建設(shè)項目檔案管理工作收集的檔案主要包括建設(shè)項目前期準(zhǔn)備、項目施工過程、竣工驗收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各種資料。實施集中統(tǒng)一管理在城市建設(shè)項目的檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。它不但可以確保城市建設(shè)項目的檔案管理可以有序進(jìn)行，而且有利于城市建設(shè)項目檔案的查找。
（三）實施“三納入”“四同步”措施
實施“三納入”、“四同步”的措施。我們通過大量的實踐得出結(jié)論，實施“三納入”、“四同步”是城市建設(shè)項目的檔案管理工作的關(guān)鍵所在。“三納入”主要指的是把城市建設(shè)項目資料文件的歸檔、整理、積累以及形成納入到建設(shè)項目管理計劃、納入到城市管理的各項程序、納入到有關(guān)人員和有關(guān)部門的職責(zé)范圍。“四同步”主要指的是城市建設(shè)項目的施工、管理、監(jiān)督和城市建設(shè)項目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)、收集以及整理同步進(jìn)行，城市建設(shè)項目的預(yù)算經(jīng)費以及設(shè)計和城市建設(shè)項目檔案管理的人員、機構(gòu)、庫房、經(jīng)費以及設(shè)施設(shè)備同步落實，城市建設(shè)項目的運行、變更以及竣工驗收和城市建設(shè)項目檔案的齊全、完整、登記、管理、歸檔制度、專項驗收以及檔案移交同步完成，城市建設(shè)項目的質(zhì)量檢查以及進(jìn)度和城市建設(shè)項目檔案的執(zhí)法檢查同步進(jìn)行。城市建設(shè)項目從立項到竣工是一個涉及面非常廣，周期非常長的巨大工程。所以實施“三納入”、“四同步”可以使城市建設(shè)項目的檔案和工程建設(shè)相協(xié)調(diào)，我們要在城市建設(shè)項目開始立項的時候就開始建立城市建設(shè)項目的檔案，有關(guān)監(jiān)督部門也要在監(jiān)督的時候，確保工程的文件資料及時歸檔。在我國，城市建設(shè)工程實行的事建設(shè)工程監(jiān)理制，也就是說，業(yè)主和監(jiān)理單位簽訂協(xié)議的時候，不但要監(jiān)理工程的質(zhì)量，而且要監(jiān)理工程的檔案，讓城市建設(shè)項目的檔案管理工作成為項目管理的重要內(nèi)容，從而形成比較完善的檔案管理制度，這樣也可以更好的實施“三納入”、“四同步”。
（四）提高檔案人員個人業(yè)務(wù)水平
提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平對城市建設(shè)項目的檔案管理具有極其重要的作用。任何項目發(fā)展的關(guān)鍵因素就是人，我們一定要重視城市建設(shè)項目檔案管理隊伍的建設(shè)，努力建立城市建設(shè)項目檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，利用多種措施提高檔案管理人員的個人業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，例如定期培訓(xùn)、加強溝通與交流、開座談會以及舉辦研討會等等，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性。城市建設(shè)項目的檔案管理人員要不斷參加培訓(xùn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，檔案管理人員不僅要提高檔案管理的專業(yè)能力，而且要學(xué)習(xí)工程建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范以及相關(guān)法律法規(guī)，增強檔案管理的意識。
（五）開發(fā)城建檔案信息資源，實現(xiàn)信息化
開發(fā)城建檔案資源的根本途徑是檔案的信息化。采用電子計算機和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，初步實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從而實現(xiàn)城建檔案信息化。實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化，從檔案目錄數(shù)字化到檔案內(nèi)容數(shù)字化。首先，通過城建檔案計算機著錄，實現(xiàn)了檔案目錄數(shù)字化。同時，逐步把電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，并把紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，從而實現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化。
實現(xiàn)城建檔案網(wǎng)絡(luò)化，以電子計算機為中心，把城建檔案數(shù)據(jù)庫同城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)連網(wǎng)。今后逐步同政府信息網(wǎng)絡(luò)，乃至社會信息網(wǎng)絡(luò)連網(wǎng)，充分發(fā)揮城建檔案信息資源的重大效用。
實現(xiàn)城建檔案信息資源的有效整合，根據(jù)城市建設(shè)、管理、保護(hù)的需要，利用電子計算機，按照城市建設(shè)的有關(guān)專題，從城建檔案數(shù)據(jù)庫中和網(wǎng)絡(luò)上下載有關(guān)的檔案資料，編輯加工成專題性、系統(tǒng)性的檔案匯編資料，主動提供利用。同時，篩選有特色的城建檔案資料，參加全省、全國城市建設(shè)成就展覽，甚至到國外展出，進(jìn)行國際文化交流。
三、結(jié)語
城市建設(shè)項目的檔案是城市建設(shè)項目活動中產(chǎn)生的圖像一致、原始的具有保存價值的實際記錄。城市建設(shè)項目的檔案管理工作的成敗，直接影響著工程質(zhì)量，影響著經(jīng)濟(jì)效益。它不但在工程建設(shè)中具有極其重要的作用，而且也是加快構(gòu)建社會主義和諧社會、城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的重要手段，所以做好城市建設(shè)項目的檔案管理工作具有很大的必要性。然而，做好城市建設(shè)項目的檔案管理工作不是幾個人就可以輕松完成的，而是需要每個責(zé)任主體和相關(guān)人員的重視和努力。我們要制定相應(yīng)的具體措施，基于相關(guān)的法律法規(guī)，加強城市建設(shè)項目的檔案管理，從而使它進(jìn)入良性循環(huán)的軌道。
參考文獻(xiàn)：
