時間：2023-06-01 09:31:03
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案專項管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
面對各項細化的測評內容與標準，能夠展示說明本校執行情況的有力手段除了陪同評審組進行實地考察、訪談調查外，就是提供能供評審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計劃、總結、請示、方案、會議記錄、制度匯編、自查報告、合同協議、證書獎牌、報紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊等等。四是階段性明顯。專項工作階段性很強，一般都是集中在一定時期完成，短的兩、三個月，長的則會持續一、二年。在專項工作持續的這段時間文件材料集中形成，數量龐大。專項工作的特殊性決定了專項檔案材料形成的特殊性。
二、專項檔案的收集
專項檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。
（一）確定歸檔范圍根據前邊提到的專項檔案形成的四個條件，我們將需重點歸檔的專項檔案大致確定為：學校為完成某項重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責相近，習慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。
（二）歸檔責任專項工作小組成員是從各單位抽調而來的臨時人員，他們在工作結束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負責材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯絡機制。檔案館專管員指導專項檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。
（三）歸檔時間如果是短期專項工作（如半年內），在工作結束后一個月之內移交歸檔；如果是長期專項工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報檔案館備案；全部材料在工作結束后一個月內移送檔案館，重要材料原件可提前進館，平時使用復制件。
（四）歸檔材料質量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復印件。
（五）條件保障檔案館主管領導進入學校專項工作領導小組，建立重要專項工作檔案跟蹤督查制度。
三、專項檔案的整理
一、成立領導小組
根據文件要求，我局成立了以局長為組長，分管副局長總工程師徐志倫為副組長組長，以種苗站、森林公安局、森防站、林政資源股執法人員為主要成員的專項行動領導小組，專項行動領導小組辦公室設在縣林業局種苗站；在我局成立領導小組的同時，緊急向各鄉鎮傳達文件精神，以便于配合開展專項行動。
二、開展專項行動
（一）組織全局干部職工召開林木種苗行政執法專項行動會議，明確做好林木種苗行政執法專項行動專項行動的重要性。
（二）結合宣傳貫徹《省林木種子管理條例》，3月27日-31印發專項行動宣傳單，分發給市民及我縣的種苗、花卉生產企業業主，向種苗生產經營企業、業主宣傳種苗管理的有關要求，指導和引導他們依法從事生產經營活動。
（三）2013年4月1日-15日組織開展專項行動活動。對苗圃及辦證情況進行排查登記；對當地引進的品種和樹種進行清理登記，排查未按規定使用標簽、包裝的非法經營行為；排查偽造林木種子生產、經營證參與招投標非法行為。清查生產、經營企業有關《省林木種子管理條例》和《種子法》中“兩證一簽”和檔案制度的執行情況。2013年4月16日-20日對非法從事種苗生產經營活動等行為、不嚴格執行標簽制度、檔案制度、引種審批和調種備案制度等行為責令限期整改。通過這次林木種苗執法專項行動，4月20日-25日建立健全了林木種子管理的各項檔案和管理制度。要建立林木種子行政執法管理文書檔案，建立健全種質資源保護檔案、林木品種審定與引種管理檔案、林木種子生產和經營管理檔案、林木種子生產許可證、林木種子經營許可證辦證管理檔案、林木種子質量管理檔案。4月25日-30日對專項行動進行認真總結，開展“回頭看”活動，查找存在的問題，以建立長效管理機制和加強宣傳教育為目的，鞏固專項行動成果。
三、專項行動成果
專項行動領導小組在陳仁副局長的帶領下全面完成全縣24家種苗及花卉苗木銷售點及生產企業相關證件的清查工作。我縣無偽造、變造、買賣、租借林木種子生產、經營許可證的行為；林木種苗生產經營者是按照行政許可登記的范圍、種類、方式、有效期等從事生產、經營活動；無偽造、涂改標簽的行為；有部分企業的檔案制度不完善，領導小組已經出具書面整改通知責令限期整改，目前整改已經全部完成。全縣達到立案案件的專項行動案件為0，目前還未發現有制售假劣林木種子、種苗的人員。
一、人事檔案管理的作用
人事檔案作為人員個人綜合信息的有效載體，其所承載的個人信息量巨大，其中翔實記載每個人的學習經歷、工作軌跡、技術職稱及家庭信息。對此，應對人事檔案進行有效的管理，加??人事檔案管理，不僅可以有效促進人力資源的開發，而且其為人事管理提供了最為真實的個人信息數據。同時，人事檔案管理還對于企事業單位的內部控制建設，具有積極的促進作用。通過人事檔案管理，規范檔案管理存在的不足，使醫院職工的檔案信息資料得到長時間的留存，從而便于個人信息的查找以及各類數據信息的統計與利用。
二、醫院非編人員人事檔案管理問題分析
人事檔案的建立及管理工作相對繁瑣，不僅需要個人資料的收集與保管，而且還涉及到人員的分類與調動等。由于非編人員的穩定性較差，且具有較大的流動性，因此醫院非編人員人事檔案的建立與管理難度增大。
（一）人事檔案管理權限誤區。現階段絕大部分醫院的人事檔案管理工作，采用的是分級管理模式。即在編人員檔案管理部門是由上級管理機構負責，醫院自主招聘的非編人員的檔案管理由本級醫院自行管理，且醫院自主招聘人員中的全日制本科學歷畢業的醫學生的檔案管理又納入人才交流中心管理。由于人員檔案管理的機構不一，造成管理不便，使許多醫院未進行有效管理。
（二）醫院對非編人員檔案管理重視度不夠。據調查發現，目前國內絕大部分醫院對非編人員人事檔案的管理工作重視度不夠，大多數醫院將工作重點放在提高醫療質量、醫療安全以及醫療服務方面。對非編人員的人事檔案編制與管理工作重視程度不足，乃至根本不納入醫院管理，這也使得醫院的人事部門對于非編人員缺乏足夠的關注度。
（三）基礎設施建設投入不足。由于醫院對非編聘用人員的檔案管理不夠重視，因此在人、財、物的投資上難免會大打折扣，軟硬件基礎設施建設不到位現象非常普遍。在該種情況下，醫院檔案室無法擁有各類軟硬件設施，以致于各項軟硬件配備過于簡陋。比如，只有用于數據錄入的計算機，人事檔案管理工作中只有其保管作用的檔案柜等。不僅不利于人事檔案的存檔備份，而且會影響人事檔案的保存。
（四）專職檔案管理人員配置不到位。在眾多醫院及醫療機構中，進行人事檔案管理工作的人員，大多數是由人事科相關人員來負責，而這部分人員均未進行專業化的培訓。同時，由于現階段各大高校中人力資源及企業管理專業中，涉及到檔案編制與管理的內容較少，且選擇此專業方向的人才較少。并且，受科技體制改革的影響，致使具有豐富工作經驗的專業檔案管理人員極度缺乏。進而導致醫院無法配置專職的人事檔案管理人員進行非編人員人事檔案的管理。
（五）檔案材料規范不統一。在對非編人員人事檔案進行建立及整理工作中，發現存在檔案材料缺乏統一規范，檔案材料缺失嚴重。比如，學籍檔案中，應有大中院校學生登記表、學習成績、畢業生登記表（或鑒定表）、畢業證及學位證等；黨員材料中，必須有入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書等。
三、加強醫院非編人員人事檔案管理的有效措施
（一）建立專項檔案管理部門。為有效改善和解決醫院非編人員人事檔案管理中存在的問題，進一步提升醫院管理水平，應在醫院內部建立專項的人事檔案管理部門。對檔案室人員進行及時的補充，有效加強人事檔案管理。同時，加大基礎設施建設投入力度，比如根據需要采購人事檔案管理專項軟件、掃描儀等設備。
（二）對檔案管理人員及職工加強專項培訓。由于醫院人事檔案編制與管理的人員相對匱乏，因此，在對相關人員進行補充的同時，更要做好職工檔案的收集、培訓工作。通過檔案收集培訓，使人事檔案管理人員的工作能力進一步加強。如檔案的收集范圍、方法、歸檔制度以及征集方法與接收制度等的培訓。此種培訓活動能夠加強人事檔案的真實性與準確性，并使非編人員與在編人員的人事檔案利用率得以顯著增強。
（三）樹立服務意識，重視非編人員檔案管理工作。在眾多醫院中，應積極進行非編人員人事檔案管理的宣傳工作，并可通過各種培訓、會議等形式，加強部門與人員間的互動交流，創造出積極的人事檔案管理環境，使人事檔案的編制人員與管理人員等，都能夠對非編人員的人事檔案管理工作給予足夠的重視。同時，還應使人事檔案的編制與管理人員，從大局觀入手，為促進醫院工作人員間的和諧化，應在積極進行非編人員人事檔案管理的同時，提升自身的服務意識，以此來促進人事檔案管理部門的效用。
（四）保證檔案質量及其安全可靠性。在對醫院非編人員人事檔案管理過程中，應當進一步加強檔案材料的收集與歸檔，對于模糊不清或存在不一致等現象，應當及時明確告知非編人員；同時，還要對他們講解人事檔案的重要性，使其能夠再進行完善的信息填寫。為確保人事檔案的安全可靠性，應當采用專人專項管理方法，并盡量采用信息化的人事檔案管理系統，對人事檔案進行錄入及保管，且需要通過特定人員的制定密碼方可查看人事檔案信息。
［關鍵詞］非物質文化遺產；建檔保護；檔案數據庫；惠州市
惠州市是一座具有5000多年文明史和1400多年建城史的文化古城，非物質文化遺產（以下簡稱“非遺”）資源種類繁多、形式多樣。截至目前，惠州市擁有國家級非遺保護名錄兩項(惠東漁歌、羅浮山百草油制作技藝)、省級非遺保護名錄21項、市級非遺保護名錄54項、縣區級非遺保護名錄95項。為有效保護非物質文化遺產，惠州市應該采取建檔保護在內的措施來保護和傳承這些千年歷史的活態遺存。
1惠州市非遺建檔保護的現狀
非遺建檔保護，就是將非遺的項目情況介紹、代表性傳承人的情況、展演的圖片音像、名錄項目申報資料等，收集制作成檔案，并根據檔案管理的要求進行保護。建檔保護是一項基礎性工作，“有多少藝術檔案（還必須是符合檔案質量的），就有多少藝術財富；有多少藝術檔案留給后人，就意味著有多少歷史藝術遺產傳給后人”。
1.1惠州市在非遺建檔保護中所做的工作
1.1.1在非遺保護方面所做的工作惠州市重視非遺的挖掘、保護、傳承和活化利用。2005年國務院啟動非物質文化遺產保護工程后，惠州市的非遺保護工作也隨之展開。近幾年來，惠州市借助申評國家歷史文化名城的契機，根據各類非遺項目的特征及存續狀況，通過記憶性保護、搶救性保護、生產性保護等方式，對全市的非遺實行了分類保護和區域性整體保護，取得了明顯效果，初步建立起了功能較完善、布局較合理的非遺保護網絡。一是進一步建立健全了體制機構與法規制度。惠州市從市到各縣區、鄉鎮街道都成立了非遺保護中心，制訂了非遺保護工作聯席會議制度，組建了專家委員會，成立了非遺研究所等。市文化行政部門牽頭制定了《惠州市非物質文化遺產保護管理辦法》《惠州市市級非物質文化遺產名錄項目代表性傳承人申報評定管理暫行辦法》《惠州市文化遺產保護申報工作扶持辦法》等五個專門關于非遺的行政法規。二是在非遺保護傳承方面做了大量工作。惠州市組織對全市非遺進行了普查與分類整理，制作出了全市非遺分布圖，并在全市推廣建設非遺的傳承示范基地和生產性示范基地。目前，惠州市有惠東漁歌、龍門舞火狗、小金口麒麟舞等三個省級非遺傳承示范基地；博羅百草油制作技藝生產基地等1個省級非遺生產性示范基地。此外，惠州市還通過給予傳承人補助、啟動“非遺學堂”項目、開展傳承人帶徒學藝活動等措施，培育非遺項目的繼承人。1.1.2在建檔保護方面所做的工作從檔案管理的角度看，非遺建檔保護工作分為收集、整理、保管、統計、鑒定、檢索、編研和利用八個環節。目前，惠州市在非遺建檔保護方面所做的主要工作包括：第一，相關部門對老齡非遺代表性傳承人的技藝進行搶救性記錄，用筆記、錄音錄像、拍攝等留下了許多珍貴的非遺資料；第二，相關部門將收集到的民俗、民歌、手工技藝等非遺資料進行了初步的規范整理，包括實物的、紙質的、照片的、錄音的、視頻的，基本上建立了文件級目錄數據庫，同時進行了重要檔案的異地異質備份。
1.2惠州市在非遺建檔保護中存在的不足
惠州市非遺保護工作雖然取得了一定成績，但在一定程度上還存在著重申報、重開發、輕保護和輕管理的情況。同時，由于觀念、資金、部門配合等原因，惠州市在建檔保護方面所做的工作尤為不足。1.2.1專項經費、硬件設施及專業人才存在欠缺第一，惠州非遺建檔保護的資金投入不足，目前尚沒有專項經費；第二，惠州市非遺保護中心是非遺檔案的主要搜集和保管單位，但缺乏專業的檔案庫房與檔案設備；第三，惠州市沒有配備專門從事非遺檔案管理的人員。1.2.2尚未建立非遺檔案數據庫建立檔案數據庫是非遺保護與傳承的基礎性工作。惠州市非遺保護中心在2006年就建立了非遺數據庫，但已經出現了存儲空間不足、功能滯后的問題。同時，非遺數據庫里雖有大量資料，但沒有進行專業化的檔案分類管理，顯得較為雜亂。而許多鎮級的非遺保護中心在檔案資料的收集、存儲、管理等方面都存在許多空白點。1.2.3基于檔案資源的非遺編研、宣傳不足惠州市非遺保護中心在非遺文獻資料的編輯出版方面做了一些工作，如編輯出版了《惠東縣漁歌客家山歌業余學校教材》《客家山歌民間歌謠》《羅浮山百草油制作技藝（廣東教育出版社2013年版）》《惠州水北民謠（中國言實出版社2016年版）》《惠州市非物質文化遺產（2014年內刊）》《惠州市非物質文化遺產普查成果巡禮（2010年內刊）》《惠州市非物質文化遺產分布圖（2012年內刊）》等著作和十余本普及性刊物。這些出版物內容翔實、圖文并茂，具有很強的教育和宣傳價值，但相比龐大的非遺資源，編研、宣傳仍不足。
2完善惠州市非遺建檔保護的舉措
2.1制定非遺建檔保護的實施細則
有法可依是非遺建檔保護取得真正實效的必要保障。目前惠州市在非遺檔案管理方面缺乏明確、詳細的法規制度和操作辦法。因此，惠州市應從以下幾個方面制定非遺建檔保護的實施細則：第一，惠州市要盡快制定出關于惠州市非遺建檔保護的相關條例，并由文化行政主管部門與檔案部門牽頭，對非遺的建檔主體、建檔流程、知識產權歸屬、監督檢查和績效評估等工作作出部署；第二，在相關條例沒有出臺前，非遺保護中心應當和檔案部門密切合作，建構非遺檔案的業務標準規范，如接收辦法、征集辦法、鑒定標準、歸檔范圍、所有權的界定以及保管期限等，從而使當前較為迫切的非遺建檔保護工作具有明確、科學的操作性。
2.2建立非遺檔案的協同保護機制
非遺建檔保護工作是一個系統工程，需要政府多部門協同合作才能做好。然而現有法規對非遺的協同保護、保存都是僅作出了原則性規定，而對于建檔主體和保管主體、具體的協同機制與程序，都缺乏明確規定。惠州市應該克服和避免部門間各自為戰、重復征集、檔案遺漏的現象，建立良好的共享系統與部門協同配合的工作體制與機制，并根據非遺檔案的收集、分類、保管和開發利用的現狀及規律，形成各相關部門密切配合，以文化行政管理部門為主管，以文化館（非遺保護中心）、檔案館為主導，各公共文化機構承擔傳播和展示功能的非遺建檔保護的協同工作體系。
2.3設立非遺建檔保護的專項資金
惠州市縣兩級已將非遺保護、保存經費列入財政預算，設立了保護專項資金，用于非遺的調查、傳承、傳播、瀕危項目搶救等保護、保存工作，如根據《惠州市文化遺產保護申報工作扶持辦法》，對成功申報省級和國家級非遺名錄、代表性傳承人以及生產性保護示范基地的都有資金扶持。在建檔保護方面，惠州市雖然也有經費資助，如2016年下撥16萬元更新非遺數據庫的專項經費，但沒有設立非遺建檔保護的專項資金。惠州市2016年GDP達3390億元，人均GDP達7.1萬元，地方一般公共預算收入達361.3億元，有著較雄厚的財政基礎。因此，惠州市應該設立非遺建檔保護的專項經費，并納入財政預算，撥給非遺保護中心統一管理和規劃使用，專門用于非遺普查資料的分類歸檔、口述檔案的采集整理、非遺瀕危項目的采集整理、非紙質檔案（如傳統技藝流程、儀式規程的圖片、音像、多媒體）的采集整理、庫房設備與檔案設備的購買和維護、非遺檔案資源的編研與宣傳等。
2.4建立惠州市非遺檔案數據庫
非遺檔案數據庫是利用數字技術對非遺檔案數據進行學術分類、信息化存儲、智能管理的軟件系統，建立檔案數據庫已經成為非遺保護工作的主要手段和必然趨勢。《中華人民共和國非物質文化遺產法》也明確規定：“文化主管部門應當全面了解非物質文化遺產有關情況，建立非物質文化遺產檔案及相關數據庫。”惠州市應該高標準地建立一個共享的、多功能的非遺檔案數據庫，實現非遺檔案資源的信息化，促進非遺檔案的統一管理及資源整合。非遺檔案數據庫里的檔案，應該包括非遺活動檔案、傳承人檔案、非遺保護檔案。這些檔案的分類與存儲，應該堅持系統有序原則，即對檔案進行系統科學的整理、分類、排列和編目，使之條理化，便于查找和利用。同時，惠州市應不斷提高非遺檔案數據庫的技術水平和管理水平，要設置有數據備份、數據恢復功能和數據訪問權限控制等功能，保證數據庫安全。
2.5加強非遺傳承人檔案的建設
非遺項目傳承人是非遺產生與生存的原本環境，傳承人的敘述和展示，體現了非遺的原貌。惠州市重視非遺傳承人的保護，如現在給予市級非遺項目代表性傳承人每人每年6000元補助，但建檔保護有其獨特的重要性，應該加強。非物質文化遺產傳承人檔案，是針對遺產項目代表性傳承人或傳承群體建立起來的、記錄和反映其社會文化活動、標識其民族（族群）文化特征的檔案集合。目前，惠州市關于傳承人檔案建設，雖然做了大量工作，但仍存在不足，如惠城區汝湖鎮的繩結藝術，相關部門調查發現傳承人基本沒有了，而文字、聲像資料也沒有保存。因此，為了不“人亡藝歇”,惠州市應該不斷加強傳承人檔案建設。非遺傳承人檔案的建設主要包括：文字檔案材料的收集、圖片聲像檔案、口述檔案等。在非遺傳承人檔案建設中，惠州市尤其需要注意的是要及時開展搶救性檔案記錄工作。因為非遺代表性傳承人的老齡化問題較突出，惠州在世的各級代表性傳承人中超過60周歲的已達50%以上，所以惠州市要積極開展傳承人搶救性記錄工作，并為其建檔，盡可能給后人留下寶貴的第一手資料。
2.6推進非遺檔案的優化利用
首先，非遺檔案不應被束之高閣，而要優化利用，以為社會各界提供信息介紹、咨詢與利用服務，同時通過編研、宣傳等途徑促進非物質文化遺產的傳承與保護。其次，非遺保護部門應該與檔案館、博物館、藝術館、民俗館等進行合作，深入挖掘非遺檔案信息資源，借助互聯網、報紙、雜志等傳播媒介，通過舉辦非遺展覽、非遺演示、專業培訓等形式，生動展示與積極宣傳非遺，使非遺作為活的文化靈魂滲透到社會環境中。再次，惠州非遺檔案管理部門應當依照《中華人民共和國非物質文化遺產法》的規定，將非遺檔案及相關數據信息向社會公開，便于公眾查閱，依法應當保密的除外。最后，惠州市非遺保護中心應該聯合檔案、文博部門以及高校、社會研究機構，大力開展資料整理、文獻編研以及書籍音像出版的工作，挖掘惠州非遺檔案資源的潛在價值。
主要參考文獻
［1］周解.藝術檔案管理［M］.北京:文化藝術出版社,1991.
學生資助是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。自全國開展資助工作以來，通過各級政府和社會各界的資助、各學校的努力配合，學生因貧退學、輟學的情況已基本消失，以浙江省為例，從2007年秋季至2011年秋季，共有63萬人得到免學費資助，資金額達9億元；255萬人接受國家助學金，資金額達31億元。在開展學生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設的有力見證，管好用好學生資助檔案，意義十分重大。
一、客觀分析學生資助檔案的特點
學生資助檔案是在學生資助工作中產生的，學生資助實踐活動的規律決定了學生資助檔案的特點，具體表現為：第一，學生資助檔案內部有機關聯性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發放程序，形成的檔案環環相扣，關聯度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經費，建立了“全國學生資助管理中心網”、“全國中等職業學校學生信息管理系統”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統，各省、市、縣也紛紛建立了網站，為學生資助工作的專業化、信息化鋪平了道路。信息系統的廣泛應用，產生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰。
二、科學把握學生資助檔案管理的關鍵
由于學生資助檔案具有關聯性強的特點，因此要特別強調集中統一管理，即在一個學校內，把其作為一類專門檔案，集中歸檔、統一管理。又因為學生資助檔案具有來源廣泛的特點，這給檔案集中統一管理帶來了困難。如何加強學生資助檔案管理可考慮以下幾個方面。
首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監督。
其次，要落實法律責任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學金、助學金、貸管費、減免學費、補助等各類資助材料，必須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關法律尚不健全的情況下，仍然應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。
第三，要制訂歸檔范圍和要求。筆者認為，學生資助檔案的歸檔范圍包括行政管理、資助業務、會計檔案等三方面材料。其中，行政管理類的檔案材料具體包括 ：學校資助機構成立文件材料，本單位資助工作需要貫徹執行的上級機關文件材料，重要問題的請示、批復，獎學金評定制度，校內人民助學金管理制度，資助工作計劃、總結，資助考核自評表，資助卡簽訂協議等。資助業務類材料應包括 ：“教育資助券”、學生申請表、證明材料，國家助學金審批表、名冊，特殊專業減免學費審批表、名冊，國家獎學金名冊、國家勵志獎學金名冊，國家助學貸款審批表、貸款名單，中職獎學金審批表、名冊，校內人民助學金申請表、登記表及名冊，專項資金撥付文件，其他上報的信息材料等。會計檔案類應包括 ：資助專項資金經費票據和各類專項資金發放憑證等。
一、檔案信息化建設面臨的主要問題
1、思想認識錯位。少數部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即使爭創檔案升級，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。思想認識上出現偏差，因而往往怠于配合、協助。
2、檔案管理停位。現有的檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，幾年來未能不斷發展、提高。現有條件，對照省特一級標準差距較大，給創建工作帶來難度。
3、人員配備缺位。基層法院案多人少的矛盾日益突出，再抽調人員從事檔案升級工作相當困難。而專職檔案人員僅有1至2名，每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創建。力量配備不到位，造成創建行動遲緩。
4、技術指導失位。檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內容專業性較強，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關的業務指導，這已成為基層法院創建工作的突出難題。
5、資金來源空位。檔案升級在加強規范管理、加大硬件投入等方面需要一筆較大支出，而法院經費主要依靠財政撥款，經費來源中沒有用于檔案建設方面的專項資金。如調劑使用有限的辦案經費，只能是杯水車薪，不能滿足創建工作需要。
二、對策與建議
1、加大宣傳力度，提高創建認識。要組織廣大干警深入學習《中華人民共和國檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《江蘇省檔案信息化建設規劃綱要》等法律、法規，提高全體人員對檔案信息化建設重要性的認識，增強為檔案升級工作服務的自覺性、積極性。
2、強化檔案管理，完善創建條件。要不斷更新觀念，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度，完善具體操作規程，推進規范化建設；要及時引進先進檔案管理設備，提升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證。
3、挖掘內部潛力，增強創建力量。要成立創建工作領導小組，從其他綜合部門抽調力量，必要時聘請提前離崗、退休的老同志，組成專門創建班子，明確專人負責，每個部門要明確一名兼職創建聯絡員，實行專兼結合，齊抓共管，保證創建工作穩步推進。
移民檔案專項投入
此方案表明國家投入上億元資金，補助長江三峽庫區綜合檔案館，為長江三峽工程庫區移民檔案接收進館、安全保管和有效利用提供了有力保障。這是我國第一次在大型建設項目中對移民檔案工作投入專項資金，開創了建設項目中檔案經費單獨列入概算的先河，體現了國家對長江三峽工程移民檔案工作的高度重視。
長江三峽工程作為當今世界最大的水利樞紐工程之一，百萬移民規模世所罕見。移民工程是長江三峽工程的重要組成部分。長江三峽移民檔案記錄著三峽移民工程的實施過程，是移民工怍的重要依據，對促進庫區經濟發展，維護社會長治久安有著十分重要的意義。
長江三峽移民工程建設過程中庫區形成了包括了庫底清理、農村移民安置、城市遷建、集鎮遷建、淹沒工礦企業遷建、專業項目復建、移民安置區環境保護、三峽庫區地質災害防治、水污染防治、移民綜合管理等十幾類數量龐大的移民檔案，總量高達百萬卷。
接收并管理好移民檔案，是庫區綜合檔案館的重要任務。然而，庫區各區縣綜合檔案館普遍存在基礎條件差，庫房容量不足、保管設施差、安全存在隱患，信息化建設水平低等問題，硬件設施、檔案管理現狀都不具備接收移民檔案的條件。解決這些問題，沒有資金不行，但庫區很多區縣本身就是貧困縣，財政資金很緊張，因此很多工作受到制約。
長期以來，三峽庫區檔案部門多次向有關部門呼吁解決移民檔案資金不足的問題。國家檔案局對此高度重視、積極爭取，為移民檔案資金列入概算做出了不懈的努力，并得到國務院三峽工程建設委員會辦公室的大力支持。
經費審批嚴格管理
2002年湖北省和l重慶市政府就移民檔案經費問題向國務院三峽工程建沒委員會辦公室進行了專題報告。同年，國務院三峽工程建設委員會辦公室和國家檔案局召開了三峽工程移民檔案工作會議，要求各地妥善解決移民檔案經費。
2006年初，國家檔案局派員參加國務院三峽工程建設委員會辦公室組織的論證會，就移民檔案工作所需經費提出了建議、闡明了理由。2006年6月，在三峽侈民安置規劃工作部署會上，國務院三峽工程建設委員會辦公室對包括移民擋案管理專項規劃在內的三峽移民安置規劃和投資概算調整工作進行了明確部署。2006年9月國家檔案局代表三峽庫區檔案部門，正式向國務院三峽工程建設委員會辦公室提出關于移民檔案資金的申請。
2007年12月，國務院三峽工程建設委員會審查批準了《三峽工程庫區移民安置規劃和投資概算調整報告》，其中《長江三峽工程庫區移民安置規劃調整移民擋案建設個案處理報告》，給予庫區綜合檔案館一次性補助4268萬元(此為1993年的靜態價格，動態投資超過1.3億元)，為移民檔案接收進館和保管利用提供了重要的資金保障。
2008年4月，為合理有效地使用移民檔案資金，規范三峽移民檔案接收進館，國家檔案局和國務院三峽工程建設委員會辦公室聯合成立了“三峽移民檔案管理調概資金實施工作領導小組”，負責組織協調三峽移民檔案資金管理，對下撥資金的管理、使用情況和移民檔案整理、移交情況進行檢查驗收。
2010年2月，三峽移民檔案管理調概資金實施工作領導小組下發《關于編制三峽工程庫區移民檔案進館項目實施方案的通知》，明確三峽移民檔案進館工作按照項目管理方式開展，委托長江水利委員會網絡與信息中心(長江檔案館)作為設計單位承擔《長江三峽工程庫區移民檔案接收進館項目實施方案》的編制工作。2010年11月，三峽移民檔案管理調概資金實施工作領導小組召開了《長江三峽工程庫區移民檔案進館項目實施方案》審查會，原則同意該方案。由設計單位按審查意見進行修改完善的《長江三峽工程庫區移民檔案進館項目實施方案》，最終形成1個總報告和22個分報告。報告對移民檔案進館條件及綜合檔案館現狀進行了分析，明確了項目主管單位及建設單位、項目建設內容、項目進度、項目概算等。項目建設內容主要包括檔案基礎設施建設、檔案信息化建設、檔案接收進館、檔案利用設施建設。
移民經費專款專用
長江三峽工程庫區移民檔案進館項目按照“統一領導、統籌規劃、省市負責、區縣實施”的原則進行。三峽移民檔案管理調概資金實施工作領導小組是項目建設的主管單位，建設單位分別為湖北省、重慶市檔案局，湖北省宜昌市、恩施州、神農架林區檔案局(館)，以及三峽庫區19個區縣檔案局(館)。湖北省、重慶市檔案局(館)負責本轄區移民檔案的接收工作的監督、指導和協調；湖北省、重慶市移民局負責本轄區移民檔案的移交工作的監督、指導和協調。湖北省、重慶市庫區有關市、區縣檔案局負責接本轄區的移民檔案，確保移民檔案的安全保管和有效利用；移民局負責移民檔案的收集、整理和移交，確保移交的檔案完整、準確、系統，檔案質量符合規范要求。
按照2001年國務院頒發的《長江三峽工程建設移民條例》對移民資金使用的管理和監督有關規定，移民資金實行靜態控制，動態管理。移民資金應當專戶存儲、專賬核算，按項目計劃和進度及時撥付。國家對移民資金的管理、撥付和安排使用實行稽察制度，對管理、撥付和安排使用資金的有關地方人民政府及其有關部門、機構的負責人實行任期經濟責任審計制度。
國務院三峽工程建設委員會辦公室和國家檔案局《關于印發(長江三峽工程庫區移民檔案進館項目實施方案)的通知》中強調，省市移民管理部門和檔案行政管理部門應相互配合、確保資金專款專用和有效使用。省、市移民管理部門督促做好移民檔案進館前的準備和順利交接工作，及時撥付移民資金，省市檔案行政管理部門切實加強項目建設管理，確保各項工作落實到位，確保資金使用安全有效。
銀江股份有限公司(以下簡稱銀江)的區域一體化社區衛生服務系統以“整合社區衛生資源、提升社區衛生精細服務”為核心理念,符合國家健康檔案基本架構與數據標準,符合農民健康檔案管理規范要求,是適應現階段縣域社區衛生服務改革發展,適應以社區衛生服務基礎和社區衛生業務特征的一體化全面解決方案。
銀江區域一體化社區衛生服務系統不僅是一個應用系統,而且是以咨詢實施的方式逐步形成縣域社區衛生服務工作模式、方法,提煉社區衛生責任醫生工作、社區衛生績效、社區衛生管理、社區診斷及居民享受社區衛生服務模型,保證核心理念的實現,為滿足用戶的確切需求提供有力保障。
系統特點
銀江區域一體化社區衛生服務系統主要有以下幾大特點:全面覆蓋基層社區衛生服務中心功能;全面引入虛擬網格管理及重點人群服務網格模式;以角色崗位驅動集成化設計;以工作站形式提供信息實時整合;以實時、軌跡化管理體現社區衛生服務績效;以WEB桌面集成體現一體化展示;簡化責任醫生日常工作。
系統組成
銀江區域一體化社區衛生服務系統包括網格化健康檔案系統、慢病管理系統、兒童保健系統、婦女保健系統、社區疾病控制、社區HIS系統、社區體檢系統、社區LIS系統和綜合管理等功能模塊,一方面各模塊相對獨立,分別具有完善和細致的功能,最大限度地滿足社區衛生用戶全面深入的服務工作需要;另一方面它們又能融會貫通、有機地結合為一體化集成應用,滿足用戶社區衛生管理的整體需要。
1. 網格化健康檔案系統
網格化健康檔案系統以個人健康檔案為核心,建立居民家庭檔案和社區基本檔案。用以幫助基層醫療衛生服務機構的醫護工作人員用于管理、維護社區、家庭、個人的基本健康、行為習慣、既往病史、衛生環境資料和各類動態健康問題記錄。對社區健康檔案進行精細、網格化管理,形成社區衛生服務基礎醫療、公共衛生業務統一集成到以家庭為核心的網格,有助于實現醫療數據系統化和層次化。
2. 慢性病專項管理系統
對于13億的人口大國來說,人口老齡化問題是全社會無法避免、且必須妥善解決的問題。伴隨著人口老齡化的問題,大量慢性病的常規、康復保健治療與現有醫療資源的矛盾日益突出。銀江慢性病專項管理系統全面導入疾病管理的概念,系統以健康檔案為基礎,提供慢性病種患者的隨訪、監測、健康教育處方、治療方案管理、基本資料查詢、業務提醒等功能。內嵌高血壓管理、糖尿病管理、精神病管理、腫瘤管理、冠心病管理、腦卒中管理標準業務流程。并提供慢病管理通用模板,各地區可根據當地要求,動態配置,靈活建立更多的慢病管理專案。疾病管理以“改進診療效果、降低醫療成本”為目標,實施社區慢性病專項管理,針對慢性病治療,提倡一體化的病程干預及管理機制。為慢性病患者提供專項管理和個性化醫療服務,同時也便于醫療機構對疾病的預防與控制。
3. 兒童保健系統
兒童保健系統主要管理和維護社區兒童基本資料、6歲以下兒童體檢管理、兒童體檢預警、體弱兒童管理、死亡登記等。通過健康檢查,得出科學的生長發育監測與評價結果,提出合理的喂養建議,對營養不良及疾病做到早預防、早發現、早治療;對不同病例實行專案管理,顯著提高了兒保工作質量與效率。結合行政與業務需要提供兒童體檢、生長發育監測、死亡監測、體弱兒管理、聽力篩查等業務管理。
4. 婦女保健系統
婦女保健系統本著“關愛女性”的理念系統,重點對轄區內育齡婦女和產婦進行重點管理。系統可以實現孕產婦初次檢查、產前復查、復查預約、高危管理、產時產婦及嬰兒情況、產后訪視、死亡登記等,通過對孕產婦的懷孕、分娩和產后訪視全程的動態管理,從而掌握孕產期各種危險因素,降低孕產婦、圍產兒死亡率,減少嬰幼兒先天性遺傳疾病及傳染病發病率。結合行政與業務需要提供圍產期保健追蹤、健康教育、生殖健康管理、死亡監測等業務管理;實現婦女健康促進工程專項管理,為已婚育齡婦女定期做婦科檢查,提供婦科專項檢查;提供婚前醫學檢查專項業務登記功能,記錄和管理男女婚前檢查基本信息、檢查信息(病史、體格檢查、輔助檢查)、健康教育、結果報告及發放婚檢證明。內置婦女保健方面的衛生統計報表。
5. 社區疾病控制系統
社區疾病控制系統主要涉及對各類傳染病日常監測管理和突發公共衛生安全問題應急處置。疾病的日常監測管理內容比較寬泛,包括急性傳染病、結核病、計劃免疫、寄生蟲病、艾滋病、意外傷害、職業衛生、環境衛生、放射衛生、學校衛生、營養衛生、食品衛生、實驗室樣品檢驗檢測、出生死亡統計、衛生資源管理等內容;應急處置則包括對傳染病、食物中毒、職業中毒、環境污染事件、輻射事件、毒種丟失、不良反應、醫源性感染、不明原因疾病等突發事件的專業處置工作。社區疾病控制系統同時建立衛生直報功能,與政府公共衛生系統建立長效動態接口,輔助上級衛生行政機構監管。
6. 社區HIS系統
社區HIS系統是一個小型的醫院管理系統,實現社區診療的信息化改造。基于“以患者為中心的管理理念”而設計,患者費用結算時間明顯縮短,提供電腦打印發票和每日費用清單,改善醫療服務形象,提高患者滿意度。患者發生的所有費用都可以在系統中及時控制并建立欠費催款體系,減少患者費用管理中的盲點,維護醫療機構權益。通過計算機嚴格各類藥品管理,徹底改觀傳統模式下藥品管理糊涂帳的局面,堵漏增效。同時社區HIS系統與醫保留有接口,可以實現醫保刷卡、醫保結算等,極大方便了社區居民,最終實現小病進社區、大病進醫院,有效緩解了醫療資源不均衡的問題。
7. 社區體檢系統
社區體檢系統根據不同社區體檢需要,可靈活配置多套健康體檢套餐。按照實時工作站模式、體檢結果實時操作簡單,易用性強。它提供了與HIS、LIS、PACS等系統的接口,可將心電圖、血、尿常規等常規報告單從LIS系統中適時自動導入健康體檢系統。主檢醫生可根據體檢結果,進行總檢報告、健康處方和健康教育指導。當體檢中出現異常指標時,系統自動預警,提醒醫生注意,發出復查通知并可以對居民健康狀況進行基本的風險評估。個人可通過互聯網或醫療機構內網方便快速的查詢到每個人的體檢結果,有效提高體檢工作的效率。
摘要：邯鋼以“國際領先、國內一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造邯鋼國際品牌，不斷的發展技改，增加產品品種和提高產品質量。
關鍵詞：企業大項目工程 檔案管理 企業建設
企業大項目工程的檔案管理是企業建設的歷史記錄，也是企業大項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據，近幾年邯鋼以“國際領先、國內一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造邯鋼國際品牌，不斷的發展技改，增加產品品種和提高產品質量。
制定大項目檔案的歸檔制度。大項目檔案歸檔不及時不僅影響了重點項目工程的形象，而且對大工程項目投產運行后，維修、管理、技改擴建等工作，根據以前大工程檔案的工作實踐得出的經驗，造成重點工程檔案歸檔不及時的原因是大多數參建單位的領導、工程技術人員和管理人員把主要精力放在抓工程進度和工程質量上，對工程檔案不重視，檔管整理不到位，檔案資料整理工作不落實，把檔案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及經濟利益時才動手做檔案整理工作，所以造成大項目檔案歸檔難。由于大項目工程參建單位多，如果沒有強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，大項目工程檔案的歸檔工作無疑會出現很多復雜的問題，而且扯皮現象時有發生，最后必將影響大項目檔案的歸檔時間和檔案質量。所以河北鋼鐵邯鋼公司為例：以制定大項目〈邯鋼公司檔案歸檔移交制度〉、為紅頭文件告知各個施工單位，如何進行檔案歸檔和移交檔案的程序，對參建單位的檔案工作要求，歸檔時間歸檔質量，違約的處罰等，使施工單位領導真正從思想上重視大項目檔案歸檔工作，實施〈邯鋼公司檔案歸檔案移交制度〉后，施工單位對檔案歸檔重視了，移交及時了，完整率、準確率、歸檔率、合格率達到了國家要求。
大項目工程的設備開箱隨機資料也是檔案的重點工作，大項目工程設備開箱資料是指設備的出廠證，合格證，質保書，安裝圖，使用說明書、保修卡等資料。大工程設備開箱隨機資料的保管對以后的設備維修、維護、以及質檢是重要的參考依據，也是長期以來一直是歸檔管理工作難題，現在邯鋼大項目設備隨機資料都是建設單位技術人員或者是檔案管理人員保存。較以前規范化，以前施工單位可以接這些資料，新項目籌建組也可以接這些資料，技術人員也可以接設備資料，不規范，無制度、管理混亂是造成設備開箱資料歸檔不完整，現在明確設備開箱責任人方面，要求供應公司在設備開箱時通知技術人員，由技術人員簽字后，兩天內交到檔案員手里進行歸檔，并對不將開箱資料及時歸檔或將開箱資料據為已有者采取了嚴格的處罰制度，設備動力科每兩個月對大項目設備隨機資料清單進行核對，對沒有移交到檔案員手里隨機資料，或檔案員沒有及時歸檔，都要考核每月獎金的30%，這樣保證了隨機資料的完整性，施工單位或籌建組使用隨機資料時一律使用復印件，這樣使大項目設備資料原件安全性提高了，保存了原件的完整性。
提高重點工程檔案的監控力度，重點工程檔案是整個重點工程建設的原始記錄，其重要性是不言而喻的，只有施工單位向建設單位移交了完整、準確、合格的竣工檔案，大項目工程建設工作才能算完成，為提高大項目工程檔案的質量，我們強化了大項目檔案的監控力度，制定《大項目工程檔案審驗報告制度》規定所有大項目工程檔案先送基建技改部審驗，重點檢查檔案的數量是不是有出現漏歸檔的現象，技術參數是否準確，，所有內容檢查合格開具“大項目工程項目審驗合格證”，連同工程檔案交綜合檔案室進行預驗收，重點檢查文字材料的整理質量，竣工圖的編制質量是否真實可靠“圖物一致”，合格率是否達到國家規定，避免出現發現工程檔案不合格時，施工單位早已撤走無人整改的被動局面。綜合檔案室預驗收合格后再開具“大項目工程檔案移交清單”交檔案館正式驗收，沒有檔案館出具“大項目工程檔案移清單”，這樣環環相扣，層層把關，有效保證了重點工程檔案的合格率，準確率，案卷質量有了明顯的提高，達到了國家規定的要求。
發揮監理單位在大項目程檔案審核檢查中的作用，國家建設部在2001年5月了《關于加強工程檔案管理工作的通知》其中第二條明確規定了監理單位在工程檔案管理中的職責，“監理單位要協助建設單位監督檢查各施工單位工程文件的形成，積累和立卷歸檔。”在實際工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設，二是檔案工作人員并非工程技術專業人員，對于施工過程中的一些具體事項和環節不可能做到像監理那樣了解，因此對大項目工程檔案質量把關有限，而監理人員因為熟悉了解工程的每一個環節，每一道工序，掌握每一處質量隱患和每一起質量事故產生的原因，發現過程和處理結果，因此我們要求監理單位對施工單位提交的工程檔案資料進行蓋章時要認真、負責地審核、檢查，如果發現檔案質量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質量符合歸檔要求才給予蓋章，這對提高大項目工程檔案質量，確保大項目檔案在工程竣工后及時移交，有著重要的作用。為使監理能夠真正重視對施工單位提交的大項目工程檔案進行認真、負責地審核檢查、使施工單位移交的大項目工程檔案符合國家檔案管理規定的要求，我們與參建單位簽訂《邯鋼大項目檔案歸檔責任書》中明確規定，“監理單位應確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準確、系統、齊全、合格，若出現移交檔案不合格現象，邯鋼檔案館有權通知財務部門按照工程款的1%―10%對施工單位進行處罰，由此使施工單位在大項目檔案收集、審核檢查中真正重視起檔案來，確保了大項目工程檔案的質量和檔案的及時移交。
實施大項目工程檔案專項檢查工作制。大項目工程的特點是任務重，工作量大，建設周期長，參建單位多，作業線長（包括調研、論證、決策、試生產、竣工、立項勘測、設計、施工、調試、試生產、竣工，驗收等）文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多，任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員或管理人員，在某一個環節，某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給大項目工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監理單位能在工程竣工驗收后的3個月內向綜合檔案室移交完整、準確、合格的竣工檔案資料，我們對大項目工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負責工程檔案的檢查、指導工作、每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監理例會，一方面了解整個工程進展的情況，另一方面向參加會議的有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，通過實施大項目檔案專項檢查工作制后，施工單位的領導、工程技術人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中出現的問題。另一方面自身也重視歸檔檔案的質量，主要體現在邯鋼歸檔的原件率達到100%。對專項檢查中發現的問題能夠及時整改，通過實施大項目工程檔案專項檢查工作制進一步提高竣工圖的編制質量和文字材料的整理質量。
上述措施的實施及大的調動施工單位移交歸檔的積極性、主動性、完整性99%、準確性99%。保證了項目工程檔案歸檔率100%、需要做的工作還有很多，如有些設備制造企業為了維護企業自身的利益，重要的設備圖紙不交買方，對設備維檢，設備檢修帶來困難，所以在以后的工作中我們會更進步探索更好的大項目工程和設備檔案的管理辦法，使大項目工程檔案更好地為企業生產做好后盾。
關鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發迅猛，2010年8月，全國投產裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設工程檔案的重要組成，是企業檔案的工作主要內容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統[1]做好水電工程檔案，實現檔案能夠對水電項目真實有效記載，不僅是檔案服務于整個項目建設周期、規避諸多風險的要求，也是工程投產后安全經濟運行、維護各方權益的需要，更是積累社會發展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設的長周期性、嚴格的建設程序性、多學科跨專業性，決定了水電工程檔案內容豐富、數量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構成內容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關建設項目管理規定，項目前期和后期主要進行環保、水保、工業衛生、消防、地質災害、占壓礦藏、并網審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設計成果檔案
項目總體規劃、項目建議書、可行性研究、初步設計、技術設計、施工圖設計報告及按項目規模審批權限的報批文件；施工圖、設計變更、專業模型試驗、地質、地形和地貌測繪報告等設計基礎成果資料。
3.招投標、合同檔案
招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協議、補償費發放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協議、補償費發放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉、村、社行政機構分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎和憑據[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質量、進度、造價、安全、監理、階段驗收、竣工圖等內容。
（1）質量管理文件。工程質量文件是基本建設項目檔案的主體，案卷數量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經施工、質量監督、監理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質量進行會審。主要有三部分：
基礎部分——質量控制體系建設，包括技術負責人、三檢人員名單及資質的質量控制機構；測量成果；施工技術要求；施工組織設計、施工方案及其監理人批復等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監理人審批后使用）、成品（半成品）現場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質量控制最底層環節，以土建砼工程為例，主要由基礎面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調整資料，計劃在執行過程中的專題會議紀要。以上資料均需監理人審查批準。
“十五”期間，國家在遼寧投入國債興建國家儲備糧庫、農村電網建設和改造、“村村通油路”、林業、水利、城市基礎設施及石化、鹽業等企業技術改造等共580多項國債建設項目。近2年來，又有144項建在遼寧的振興東北老工業基地國債項目獲得國家批準，并陸續開工建設。
面對項目如此眾多、檔案內容如此豐富、熟悉工程檔案專業的人員短缺的困難，遼寧省當案局堅持以經濟建設為中心，千方百計做好國債項目檔案工作。
堅持兩個“突出”，即依法行政和隊伍建設并重
1．突出各級檔案局的行政執法主體地位。遼寧省人大常委會通過的《遼寧省檔案條例》第十四條規定：“屬于省、市、縣重點建設項目的檔案，由本級人民政府檔案行政管理部門會同有關主管部門驗收；未進行檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目，不能通過項目竣工驗收或者鑒定。”省檔案局積極宣傳和貫徹這項規定，增強有關單位依法治檔的意識。省發改委在2001年修訂《遼寧省固定資產投資項目工程驗收證書》時，也把檔案擺在與審計、消防、環保、工程質量同等重要的位置，由檔案局負責考核并填寫檔案驗收意見，具有一票否決的權限。
2．突出抓好竣工檔案驗收監理隊伍建設。自省檔案局、省建委、省計委聯合《遼寧省基本建設項目竣工檔案驗收規范》以來，有關單位聯合舉辦了5期竣工檔案監理培訓班，請國家檔案局、省發改委、省建委、省經貿委的相關處室的領導和專家授課，對各級檔案業務指導處(科)長、省(中)直項目行業主管單位的檔案工作負責人，進行基本建設程序、檔案業務知識、檔案管理登記和竣工驗收要求等相關專業的培訓，并由省檔案局、省發改委等單位聯合聘任“遼寧省重點項目竣工檔案驗收監理”，且頒發監理證。由省直單位聯合聘任，加大了他們在依法行政和監督指導工作中的力度和權威。
在工作中體現“把握源頭、抓住龍頭、屬地管理”
注重建章立制、宏觀把握、條塊結合、齊抓共管，營造抓好國債建設項目檔案工作大環境。
1．把握源頭。就是與省經濟綜合管理部門保持經常聯系，重點掌握項目立項情況和項目驗收計劃。經常性地與省發改委的投資處、交通處、能源處、流通處，以及經貿委的投資處等經濟綜合管理部門保持熱線溝通，全面了解全省項目建設動態。
“十五”期間，省檔案局與省發改委聯合印發了《關于加強全省國債項目檔案工作的通知》，與省經貿委聯合印發了《關于加強全省重點技術改造和技術引進項目檔案工作的通知》。這兩個《通知》對國債項目檔案工作的組織領導、管理體制、項目檔案管理登記、歸檔要求以及驗收工作“兩步走”(檔案行政管理部門組織檔案專項預驗收和參加整體驗收)等都作出了框架性的規定，特別強調了項目檔案的集中統一管理、“三參加”、“四同步”管理，把項目檔案工作納入到項目法人責任制、合同制、監理制之中。
發改委和經貿委是經濟綜合管理部門，也是國債項目立項審批單位，同時也是國債項目驗收的組織單位，借助他們的支持，才能加大對項目法人、設計、施工、監理單位的監督和指導力度。由于省局工作主動、積極到位，現在省發改委和省經貿經常在確立國債項目名單時，主動抄送省檔案局一份；組織驗收時，及時把檔案局納入到驗收委員會之中，良性的工作機制已經逐步地建立起來了。
2．抓住龍頭、帶動行業。就是與項目集中的行業主管部門密切配合，推動整個行業國債項目全面發展。“十五”期間，省檔案局與省糧食局、省發改委聯合印發了《關于加強遼寧省國家儲備糧庫及糧庫專項工程建設項目檔案工作的通知》，對用國債和世行貸款興建的72個國儲庫檔案工作提出了要求，并會同省糧食局及“建庫辦”的同志一道深入項目建設第一線檢查指導。
2001年，省檔案局還會同省電力公司、省發改委聯合印發了《關于加強遼寧省農村電網改造項目檔案工作的通知》，對一期64個縣和二期78個縣的農網國債項目檔案工作提出了明確要求。時任省農網改造領導小組組長的趙新良副省長明確批示“要抓好農網改造竣工檔案工作”。此后，全省各級檔案行政管理部門被列入各級農網改造領導小組和各級農網改造驗收委員會之中，省檔案局與省農電局共同在鐵嶺市召開了檔案工作現場會，介紹了先進單位的經驗，對農網項目檔案工作提出了較高的要求。全省農網改造檔案的形成質量、完整率和準確率在全省與其他各行業相比均排在前列，成為各地區國債項目檔案工作的標兵。
3．屬地管理。就是注重加強市縣兩級檔案行政管理部門的作用，充分發揮檔案工作屬地化管理的優勢。省檔案局及時把國家和省確定的國債項目名單印發給各市檔案局，通過要求各地填報《檔案管理登記表》，使各級檔案局對本地區的國債項目建設情況和檔案工作的進展情況實行動態管理，也使項目法人及參建單位在工程開工之初就注重項目檔案的形成和積累。
省檔案局還要求各級檔案局及時與本地有關部門轉發省檔案局與經濟綜合管理部門和行業主管部門聯合印發的有關國債項目檔案工作的文件，并抄報相關省主管單位，通過這項工作，密切了各級檔案局與本地經濟綜合管理部門和行業主管部門的工作聯系，改變了過去在工程立項時不知情、驗收時不知道的被動局面，從而形成了左右互動、上下相連的齊抓共管的良好工作氛圍。
工作方法不斷創新，用真誠感動人，搶抓機遇教育人
1．“三參加”、“四同時”管理是做好國債項目檔案工作的一項行之有效的管理方法。即檔案部門參加工程進度例會，參加單項或階段竣工驗收，參加設備開箱，并形成記錄。項目法人下達項目任務同時下達歸檔要求，檢查工程進度同時檢查文件形成情況，項目竣工驗收同時驗收項目檔案的完整、準確、系統情況，上報項目評優和有關人員提職考核時，檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。
2．把檔案工作納入到項目法人責任制、招投標制、工程監理制和合同管理之中。明確項目法人對項目檔案工作負總則、監理單位負責竣工檔案審核；對項目檔案工作在招標中有要求，在投標中有承諾，在合同中有規定。明確規定應提交項目文件的套數、案卷質量、移交時間，以及提交文件的整理歸檔責任。
3．堅持日常指導與專題培訓、經驗交流相結合。堅持分類指導的原則，有針對性地編寫講義和培訓資料，并采取現場示范和答疑的方式，先后舉辦了全省水利、公路、交通、林業、石化、農電等系統國債項目檔案專題培訓班，接受培訓人員近千人次。還通過經驗交流和現場觀摩的方式，以點帶面，推廣典型，促進建設單位之間的交流，同時還起到了以行業項目檔案工作的進步推動各地區其他建設項目全面發展的作用。
4．堅持做到項目“開工時檔案管理登記、施工中檔案執法檢查和指導、竣工時檔案同步驗收”的管理模式。項目建設檔案是隨著項目建設進程逐漸形成的，必須從頭抓起，否則就會形成竣工檔案“說起來重要，忙起來次要，竣工時討要”的現象。檔案管理登記工作恰恰使我們檔案局掌握工程開工情況、與項目法人建立工作聯系、對工程建設進度和工程檔案形成情況實行動態管理的行之有效的手段。省檔案局把登記工作當作一項非常重要的任務常抓不懈，“十五”期間，每年都受到國家檔案局的通報表揚。
國債項目是國家投入資金建設的，竣工檔案驗收是重點項目檔案工作的最后一環，我們必須為國家把好國債項目竣工檔案驗收關。在實際工作中，我們把驗收工作的重點放在檔案專項驗收或預驗收上，將驗收關口前移，凡各市沒有組織予驗收和市檔案局沒有參加予驗收的項目，省檔案局組織或委托市檔案局進行項目竣工檔案的專項驗收，及時發現檔案工作中存在的問題，以便留出時間進行整改。條件不成熟的不驗收，決不使竣工檔案驗收流于形式，走過場。
5．在驗收大會上更不放過任何宣傳檔案工作的機會。在每次的工程驗收總結會議上，在場的有項目法人單位、設計、施工、監理單位的領導、各有關主管部門的領導及相關人員，有關人員都精心地為主要領導準備有關檔案工作的講話材料，通過領導講出做好檔案工作的重要性、對出現的問題進行整改的必要性和措施、從而起到了靠我們自身宣傳難以達到的效果。
轉變觀念
思想觀念的轉變、檔案意識的提高是做好項目檔案工作的前提。長期以來，檔案管理被視為項目管理的附屬，甚至可有可無。全員檔案意識不強導致項目檔案工作長期處于被動局面，造成項目檔案歸檔不及時、不齊全等問題，導致項目后續運行維護、技術改造等工作缺乏足夠的文件支撐，影響到電網工程建設的順利推進，這些問題引起了公司上下各方面的重視。因此，廣東電網公司首先在觀念上進行了轉變。一是領導觀念轉變。公司分管基建工作的領導高度重視檔案管理工作，提出將“歸檔齊全”作為電網建設項目驗收的必要條件之一。2012年“登高”工作啟動后，領導提出將檔案管理作為工程建設管理的一項重要內容長抓不懈，先后在多個場合提出要加強工程項目檔案管理，并到工程建設現場指導項目檔案工作，還通過召開項目檔案專項工作會議，讓檔案管理人員宣講項目檔案管理的重要性和管理方法。廣東電網公司上級主管單位南方電網公司領導也對公司項目檔案管理工作給予了高度肯定和積極指導。領導觀念的轉變為公司項目檔案工作開展賦予了極大的主動權。二是職能部門和參建單位的觀念轉變。為切實轉變固有的思維觀念，公司將項目檔案管理納入了各部門、參建單位的績效考核指標，明確了項目主管部門、業主項目部對項目檔案管理的主體責任，項目主管部門主動承擔起檔案管理總指揮的職責，充分發揮其項目管控能力和對參建各方的指揮協調作用。同時，通過將項目文件歸檔質量納入項目總承包、設計、施工、監理等單位的工作職責和考核指標，各參建單位檔案管理的積極性和主動性也得到極大提高。
健全機制
由于公司項目管理部門與檔案管理部門長期以來溝通協作不到位，檔案管理部門未能有效介入項目管理前端，項目文件材料往往直到項目竣工投產后才開始收集和整理，致使文件歸檔和移交遲滯，歸檔質量也缺乏保障，甚至出現參建單位完成工程結算后即離場，留下大量文件無人整理歸檔等現象。對此，廣東電網公司主要以“三個機制”為抓手加強前端控制：一是溝通機制。建立項目主管部門、計劃部門和檔案部門的溝通聯動機制，共享項目建設計劃，保證檔案部門及時掌握項目建設進度。二是交底機制。建立項目檔案“三級交底”機制，將項目檔案管理和歸檔移交要求在工程開工前及時宣貫給項目主管部門、業主項目部、各參建單位和各層級檔案管理人員。三是檢查機制。建立中間檢查和歸檔審查機制，通過中間檢查加強項目文件過程管理，通過歸檔審查在項目竣工投產前和檔案移交前對項目檔案進行整體審查，及時發現整理質量問題并限期整改。由此，項目檔案由末端的被動收集轉變為前端的主動監控，傳統單一的檔案驗收轉變為檔案交底、中間檢查、歸檔審查和檔案驗收組成的全過程管理。
完善架構
電網建設項目持續周期長，項目檔案數量大、專業性強，對檔案管理人員的專業素質和穩定性要求極高。而公司項目檔案管理人員往往身兼多職，缺乏檔案專業素養；施工單位檔案管理人員流動性大，檔案工作隊伍不穩定，嚴重影響項目檔案管理成效。為此，廣東電網公司逐步完善架構：一是強化管理責任制，逐步完善各部門共同參與的檔案管理組織機構，規定項目經理、總監為項目檔案管理的負責人，對檔案管理工作直接負責。二是明確要求在各級基建業主項目部設立專職文檔信息管理員，負責項目文件材料歸檔和整理工作，要求建設單位、參建單位各檔案管理人員定期參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，嚴把持證上崗關。三是積極引進各層次檔案專業人才，提高檔案管理人員的綜合素養，項目檔案管理的專業性得到了明顯提升。統一標準電網建設領域長期缺乏國家或行業層面權威的檔案管理標準和規范，檔案的分類、組卷和編號等基礎整理要求分散在各類新舊標準規范中。廣東電網公司也一直缺乏一套統一的管理辦法和業務指引。項目檔案管理長期以來面臨標準不一、管理隨意的困境。為統一標準、細化指引，公司組織系統內業務專家，編制了“一冊一表”。一是根據電網建設項目管理特點和項目文件的內容特征，編制了《基建項目檔案歸檔整理作業指引手冊》，明確了項目文件管理前期準備、中間檢查、歸檔審查、移交歸檔和驗收五大環節，并對各環節的重點工作步驟、負責部門（單位）、時間節點和備查資料提供了詳細指引，明確了項目建設每一階段的檔案管理要求和目標。二是編制了《基建工程檔案收集進度表》，詳細規定了工程建設各個階段應產生的文件材料及歸檔時間、責任者、格式、份數等要求，有效促進了項目文件收集與項目建設的同步進行。三是明確要求將各部門和崗位的檔案管理職責、要求等制度規定上墻宣貫并定期對照檢查。為加強檔案專項驗收，公司還與廣東省檔案局聯合印發了《廣東電網建設項目檔案驗收工作規范（試行）》，成為全省首個與政府聯合印發的檔案行業規范。“一冊一表一規范”的出臺，使公司項目檔案管理實現了由隨意到規范的轉變。
強化考核
項目檔案管理由于缺乏剛性約束，客觀上為項目參建各方和檔案管理人員提供了較大的自由操作空間，檔案管理的精細或粗放全憑個人自覺。為改變這種現狀，公司采取了多種強制性措施：一是將項目檔案管理機制、機構和人員配置、歸檔率、歸檔質量等情況納入項目管理考核體系和公司檔案工作年度評價內容，每季度進行一次全面考核并在公司系統內考核結果，表彰先進，通報不足。二是將檔案管理標準納入工程承包合同，要求承包人必須嚴格執行公司《基建項目檔案歸檔整理作業指引》，完成職責范圍或合同規定的項目文件編制、整理和歸檔工作，確保項目文件齊全、完整、準確、系統。同時還在每月召開的基建承包商會議上，通報各承包商檔案管理效果和問題。三是將項目檔案歸檔質量與工程結算掛鉤，對文件歸檔質量不符合要求的，采取最高扣減合同價款5%的質量保證金，對隨意更換項目檔案管理人員的行為扣除最高20萬元罰金。通過納入考核和合同管理等舉措，將以前的軟性約束升級為硬性指標，項目檔案管理由原來的自由式管理轉變為強制性管理。經過持續幾年的不斷努力，廣東電網公司已建立起一套相對完善的工程項目檔案管理體系，檔案管理機制、制度規范、人員配備等不斷優化，項目文件歸檔質量和整理質量實現了質的提升，先后有一批工程順利通過廣東省檔案局專項驗收。2012年“登高”工作啟動前，公司系統僅有一個項目獲得廣東省重大建設項目檔案“金冊獎”，2012年至今則有6個項目獲得了“金冊獎”,系統內成立滿3年的單位達標率100%，公司整體項目檔案管理水平也獲得了各級檔案行政管理部門的高度肯定。
作者:楊開岳 許秀霓 冷裕波 單位:廣東電網有限責任公司
