時間：2023-06-01 09:31:03
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇法院檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
市人民政府辦公室： 一、自查基本情況匯報
（一）、領導重視，思想統一，任務明確 （二）、增加經費投入，抓緊系統化的檔案管理 經過不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。
（三）、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作 二、存在的問題
（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
（二）沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。 （四）檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其，保衛視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
（一）院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
（二）從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。
（三）加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。
（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
（五）抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。
（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。
特此報告
我院于**年12月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于**年又增加了一人。現有的兩人中，其中一人已于**年參加了×××檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近×××萬卷，每年又新增近2千卷。原有的庫房和閱卷室只有×××平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，**年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達×××平方米，比原來的檔案室擴大了×××平方米。其中庫房面積×××平方米，閱卷室×××平方米；新購置密集架5列10組，加上原來的10列30組，現有密集架15列40組；標準檔案柜2組×××個、滅火器×××個、電風扇一臺、586型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。
二)、領導重視，思想統一，任務明確
我院的檔案工作由院長xxx直接分管，辦公室主任xxx主管，xxx到xx鄉掛職后，又由院志辦主任xxx主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《×××檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在**年12月18日經考評驗收已達省c1級標準的基礎上，又有了新的進展。
經過不懈的努力，完成了**年至**年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。
(三)、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作
做到歸檔時間早知道，每年12月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止**年6月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案32064卷、**冊。其中，訴訟檔案31548卷，35824冊；行政文書檔案516卷；會計檔案382卷；司法鑒定檔案726卷；資料檔案64卷；科技檔案9卷；聲像檔案6卷；實物檔案×××件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。
二、存在的問題
(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
(二)沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如586型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態；庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度(14℃——24℃)以上，但有時也超過30度以下，不符合檔案管理規定的要求。
(四)檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其，保衛視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
(一)院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
(二)從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《×××檔案管理條例》，依法開展檔案管理。
(三)加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。
(四)針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
(五)抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。
(六)做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。
特此報告
檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現在所稱的檔案相去甚遠，但并非風馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強大的生命力。
檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊”，據郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊”字，是連結木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊”為計量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書。“治中”即整理案卷，也是一個官位的職稱，“史”字就是史官右手執“中”寫史的象形字。秦漢時代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。
檔案二字組成聯合詞組，是中華民族優秀傳統文化大融合的結果。明末清初，滿人入關前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質材料書寫文件，但仍習慣稱“檔子”，而廣大中原地區的紙質文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質和紙質文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現代，人們又賦予“檔案”新的外延和內涵。我國有關方面的學者對檔案定義進行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保字價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料。”
1980年上海辭書出版社出版的《辭海》表述為：
“凡具有查考使用價值，經過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發電文、會議記錄、電話記錄、人事材料、技術文件、出版物原稿、財會簿冊、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價值的各種文書。”
1985年國家檔案標準局的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》表述為：
檔案是“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”
1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：
“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”
1988年吳寶康主編的《檔案學概論》表述為：
“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄。“
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案定義的表述是：
“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學概論》中表述為：
“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”
以上幾種，是常見的有關檔案的法律、法規、專著和有關文件資料對檔案定義的不同表達形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會背景、觀察角度和側重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實踐活動中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價值的物質存在；突出了檔案的主要特點和基本性質，是廣義的文書、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實記錄、真實歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
2、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內涵和外延，揭示訴訟檔案的本質屬性，把握訴訟檔案與其他相關檔案的聯系和區別。
建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關著作和文件，對訴訟檔案定義分別從不同角度進行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書轉化而成的。任何一個案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經過系統整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實務》，中國檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機關依法進行訴訟活動中直接形成的、具有查考利用價值的、并按有關規定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料。”
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權，完成基本職能任務，進行審判活動的真實記錄。”
-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監督的重要依據和必要案件。”
-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動的真實記錄。”
-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質屬性和內涵與外延，對訴訟檔案定義還可以進一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動形成的，具有查考利用價值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導思想是：從訴訟檔案管理學角度出發，以我國實體法、程序法、有關司法解釋和檔案法為依據，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關于訴訟檔案的定義為基礎，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學、檔案學研究的最新成果，適應審判實務和訴訟活動的新發展，力圖全面準確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關法律法規和規章制度的標準提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內涵上，對前述定義有所突破與創新，表述方法亦略有變通。
本定義與過去所有關于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動主體上，適當淡化法院的職權主義，適當突出當事人主義。因為如果沒有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請執行人與被執行人就無所謂訴訟。沒有雙方當事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動，則法院審判活動必定是無源之水，無本之木，訴訟活動就難以進行或不能進行。所以，使用“法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動”的表述，這是在前述定義基礎上有所突破與發展的新觀點，也與有關法律規定一致。
本定義所稱“法院”，指全國各級人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因為“人民法院”可作廣義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準確性與簡約性不言而喻。
本定義所稱“訴訟當事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規定和訴訟需要參加訴訟活動、享有一定訴訟權利和承擔一定訴訟義務的人。檢察機關代表國家行使檢察權，提起公訴和抗訴，是一個比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區別，因為控辯雙方當事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱“訴訟活動”，就是法院通常所稱的“審判活動”，嚴格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內，即狹義的訴訟活動，不作廣義解釋。
本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據材料（包括實物）等，法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人在訴訟活動中形成的圖象、聲音、數字化磁盤、光盤等，就其物質形態而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動的原始信息記錄。
3、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個方面：
（一）訟檔案產生于法院的審判權。只有法院才具備產生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機關、團體和個人，都沒有這種權力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個機關單位都能夠產生和形成，事實上許多單位大都建立了一個門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨產生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權而產生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來源于法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規定，法院依法獨立公正地行使國家審判權，但首先必須有雙方當事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動，否則既無訴訟也無訴訟活動，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實際上由兩大部分構成，一部分是法院產生的訴訟文書材料，一部分是當事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據材料。公安機關（含國家安全機關，下同）、檢察機關，雖然依法行使偵查權、檢察權，也產生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動直接形成的。依法，是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人共同進行訴訟活動的前提條件，也是訴訟檔案產生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動原始信息記錄，依法按一定規則立卷歸檔，才能轉化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動的原始信息記錄。只有具體個案訴訟活動的原始信息記錄，才能轉化為訴訟檔案。一個具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據交換、庭審、合議、宣判、執行、送達等程序，訴訟活動展開的過程，就是訴訟活動原始信息產生和記錄的過程。法院收到當事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標志訴訟活動正式開始。當事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書，并將送達回證退回法院，標志著一個具體案件訴訟活動結束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎要素，不能轉化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動原始信息記錄，也有可能依法定程序而產生，并轉化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護和再現了違法的真實和虛假的真實。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價值的訴訟活動的原始信息記錄。有沒有查考利用價值是訴訟活動的原始信息記錄能否轉化為訴訟檔案的基本標準。并不是所有訴訟活動的原始性信息記錄都有查考利用價值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報批的各類訴訟文書草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關系或事件因果關系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭議焦點，訴訟當事人及其他訴訟參與人在庭審中的發言提綱等等，雖然是訴訟活動的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價值，有的已通過別的形式，如裁判文書、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，所以，不必將它們轉化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經過立卷歸檔保存的訴訟活動的原始信息記錄。依照法律法規立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動原始信息記錄轉化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動原始信息記錄，經過有機組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動過程中的原始信息記錄有了很大區別。它們發揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書材料；按照一定規則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發生了變化；辦理移交歸檔手續后，保管單位發生了變化；如果當事人上訴或檢察機關抗訴，一個一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動的重要依據和必要條件；一個案件訴訟活動的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統一保管后，則成了國家檔案的組成部分。
4、訴訟檔案與相關檔案的聯系與區別
（一）訴訟檔案與偵查檔案
在刑事訴訟活動中，公安機關的偵查文書和意見書，通過檢察機關依法進入法院訴訟活動并在訴訟活動結束后，轉化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“偵查卷”或“公安卷”。未進入訴訟活動的偵查文書，不能轉化為訴訟檔案，也不能稱作訴訟檔案。
（二）訴訟檔案與檢察檔案
檢察機關的檢察文書，主要指書、抗訴書、證據材料等，依法進入法院訴訟活動，并在訴訟活動結束后，轉化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“檢察卷”“卷”或“抗訴卷”。未進入法院訴訟活動的檢察文書，不能轉化為訴訟檔案，也不能移作訴訟檔案。
（三）訴訟檔案與訴訟證據鑒定文書檔案
訴訟證據鑒定文書檔案，主要指涉案標的物鑒定文書檔案。包括動產、不動產等有形資產和無形資產的價值評估等訴訟證據鑒定活動中產生的原始信息記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，應當單獨分類立卷歸檔。但與訴訟檔案有密切聯系。訴訟證據鑒定文書檔案是鑒定結論的原始依據和憑證，而鑒定結論具有法律意義，屬于一種獨立的訴訟證據，是當事人的呈堂證據，也是法院審判、執行的依據，經過庭審質證、認證后，成為訴訟活動原始信息記錄的一部分，應列入涉案訴訟文書材料，隨卷歸檔。
（四）訴訟檔案與法醫學鑒定文書檔案
法醫學鑒定文書檔案，是按照法醫學鑒定程序，運用現代科學技術，為查明和確定案件真實情況，提供科學證據的原始性真實記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，以活體檢驗、尸體檢驗、文證審查、物證檢驗、現場勘驗等為類別，按年度和一人（件）一號的原則，單獨立卷歸檔。1991年12月24日，最高人民法院頒布的《人民法院法醫學文書立卷歸檔辦法》，對鑒定文書材料的收集、排列、編目、卷宗裝訂、歸檔的原則和方法作了明確規定。法醫學鑒定結論具有法律意義，是法院和法官辦案的依據，屬于一種獨立的訴訟證據，應列入涉案訴訟文書隨卷歸檔。
（五）訴訟檔案與法院行政文書檔案
法院行政文書檔案，是指法院訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團等文書）。凡是反映法院工作活動，具有查考利用價值的司法行政文書材料，均必須立卷歸檔。它與訴訟檔案屬于不門類的檔案，單獨分類立卷歸檔。許多行政文書涉及訴訟活動的決策部署、督促反饋、總結報告、調研成果等等，雖與訴訟活動密切相關，因不具備訴訟活動原始信息記錄這一本質特征，仍屬于行政文書。但部分行政文書也同時被列入訴訟檔案的副卷歸檔保存。如：有關案件的請示、批復，上級領導機關和領導同志對案件的批示和監督函，人大代表、政協委員對案件的書面建議案、提案、意見、建議，以及法院對上述案件的辦理報告和答復函等等，依照《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》應當歸入行政文書檔案；依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》應當歸入訴訟檔案，這樣的規定是完全正確的，因為它們同時具備了上述兩種檔案的屬性。將這些行政文書歸入訴訟檔案，是因為它與案件有密切關系，可能對案件的訴訟活動或裁判結果產生影響。
（六）訴訟檔案與審判委員會記錄
審判委員會記錄，是最高權威的訴訟活動原始信息記錄，理所當然屬于訴訟檔案應當立卷歸檔的范圍。審判委員會原始記錄必須保持其連續性和完整性，而一次審判委員會討論的案件不止一件，將原始信息記錄歸入訴訟檔案存在工作上和技術上的不便。因此，在審判實務操作上便出現了多種不同的技術處理辦法。一種是將一次審判委員會討論數件案件的全部原始記錄復印或復制數份，分別存入本次會議所討論決定的案件案卷歸檔；第二種是審判委員會討論案件時，除會議記錄之外，同時請所討論案件的法官或書記員到會另行單獨記錄，再由書記員入卷歸檔。第三種是審判委員會每次會議都保存一套完整的原始記錄，以保持審判委員會記錄的連續性和完整性，并作為訴訟檔案的一個獨特的類別單獨立卷歸檔。同時以該原始記錄為準，將審判委員會討論決定每個案件的結論，按照固定格式和規范程序，經全體委員簽名或經會議主持審簽后復制數份，加蓋審委會印章交由案件承辦人或書記員作為辦案依據入卷歸檔。筆者認為前二種辦法，各有弊端，不宜采用，第三種辦法符合有關法律和規定的要求，簡便易行，應予推廣。
一、《辦法》出臺的背景和意義
1、背景
我國的婚姻登記制度歷史悠久，但婚姻登記檔案是20世紀70年代末80年代初，特別是1987年《中華人民共和國檔案法》出臺后才逐步建立井完善起來的。目前，我國每年辦理婚姻登記1000多萬對，婚姻登記檔案不僅數量大、而且其來源、內容、形式都比較單一，在歸檔范圍、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都與文書檔案有不同之處，應屬于民政專業檔案的范疇。根據
多年來，一直沒有一個全國統一的婚姻登記檔案管理辦法，各地婚姻登記檔案管理水平極不平衡，一些地方婚姻登記檔案管理比較混亂。這嚴重影響了查證當事人婚姻關系是否合法存在；是否依法解除；出具婚姻登記記錄證明或無婚姻登記記錄證明等工作的進行。為了維護婚姻當事人的合法權益，需要盡快出臺本辦法，實現婚姻登記檔案的規范化管理。
1989年，民政部與國家檔案局聯合調研婚姻登記檔案管理情況．起草了《辦法》，由于種種原因，未能出臺。2003年10月，再次啟動起草工作。民政部檔案館、基層政權與社區建設司、民政部法制辦公室、國家檔案局有關司局經過兩年多共同起草、會商，形成了《婚姻登記檔案管理辦法(草案送審稿)》，于2005年12月分別經民政部部務會議、國家檔案局局務會議原則通過，經雙方會簽后于2006年1月23日正式實施。
2、意義
一是規范婚姻登記檔案的管理。這也是制定《辦法》的目的所在，(辦法》共18條，既明確了立法目的、依據、婚姻登記檔案的定義、婚姻登記機關的工作職責、婚姻登記檔案工作的管理體制，又規范了婚姻登記材料的歸檔范圍、整理方法、歸檔要求和婚姻登記檔案的分類、移交、保管、利用、鑒定銷毀的原則與方法。它的頒布實施必將規范我國婚姻登記檔案的管理。
二是推動婚姻登記管理工作。婚姻登記檔案是婚姻登記工作的原始記錄，具有重要的憑證作用，憑借婚姻登記檔案可以檢查登記機關和登記員是否依法行政；登記機關也可以憑借檔案確定當事人婚姻關系是否合法存在或者依法解除，為百姓出具婚姻登記記錄證明或者無婚姻登記記錄證明，更好地履行登記機關的職責。
三是保證利用者依法利用婚姻登記檔案。(辦法)第十五條明確規定了利用者的范圍、利用檔案的范圍和需要履行的手續、應遵守的規定。這為利用者查閱檔案提供了法律依據，維護了其利用檔案的合法權益，同時又保護了當事人的隱私。
四是促進我國婚姻家庭問題的研究。《辦法》規定婚姻登記檔案在登記機關保存一定時期后，要向同級國家檔案館移交，這說明婚姻登記檔案不僅是登記機關的專業檔案，也是國家檔案的重要組成部分。內容完整、管理規范的婚姻登記檔案，可以為國家積累豐富的史料，為社會學家研究婚姻家庭問題提供第一手資料。
二、《辦法》起草的特點及對有關內容的理解
1、《辦法》起草上的特點
一是嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、
二是正確處理現實性與前瞻性的關系。在四類婚姻登記檔案的歸檔材料中，都有一條“其他有關材料”，主要考慮隨著時間的推移和情況的變化，還可能產生一些新的歸檔材料，為以后新增加的材料留個接口。例如，目前婚檢問題已成為社會關注的熱點問題，今后有關法律可能對婚檢做出明確規定，屆時結婚登記材料就應增加婚檢材料。
三是整理方法的規定盡量做到簡化整理、便于操作。根據婚姻登記檔案的特點，在整理方法上綜合了傳統的“文書立卷”與“以件為單位整理”兩種方法的優點，簡化整理程序，加蓋“歸檔章”，不裝卷，不寫卷內目錄。
2、若要準確把握《辦法》規定的內容，應正確理解以下幾個問題
一是婚姻登記檔案的定義。應當把握婚姻登記檔案的專業特性：數量大，其來源、內容、形式都較單一，在歸檔范圍、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都與文書檔案有不同之處。還應當把握婚姻登記檔案的基本屬性，就是其憑證作用。
二是婚姻登記檔案工作的管理體制。國家民政部對全國婚姻登記檔案工作實行統一領導，縣級以上地方人民政府民政部門、具有辦理婚姻登記職能的鄉(鎮)人民政府，對轄區內婚姻登記檔案工作實行統一領導；婚姻登記檔案由具有辦理婚姻登記職能的婚姻登記機關實行分級管理，業務上接受同級檔案行政管理部門的監督和指導。 ’ 三是婚姻登記文件材料的歸檔范圍。婚姻登記文件材料的歸檔范圍，嚴格按照《婚姻登記條例》所規定的各種登記應提交的證件和證明材料的內容確定。有原件的歸原件，歸原件不便的則歸復印件。關于“當事人的身份證件”和“香港居民、澳門居民、臺灣居民、華僑以及外國人的證明材料”，《婚姻登記條例》第五條已有明確規定，《辦法》就簡而言之。
四是檔案的移交。婚姻登記檔案主要形成于縣級(含)以上地方人民政府民政部門和具有辦理婚姻登記職能的鄉(鎮)人民政府，《辦法》規定縣級(含)以上地方人民政府民政部門形成的婚姻登記檔案，應當在本單位檔案部門保管一定時期后向同級國家檔案館移交；具有辦理婚姻登記職能的鄉(鎮)人民政府形成的婚姻登記檔案應當向鄉(鎮)檔案部門移交。這既符合我國檔案工作“統一領導，分級管理”的原則，又符合檔案按“全宗”整理的原則。
五是婚姻登記檔案的分類。將分類原則定為：按年度；婚姻登記性質兩個層次劃分。其中按婚姻登記性質分為結婚登記類、離婚登記類、補發婚姻登記證類、撤銷婚姻類。
根據《婚姻登記條例》第十六條規定，婚姻登記機關收到人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本后，應將其歸入當事人的婚姻登記檔案，從方便檔案
整理和利用兩方面考慮，(辦法》規定人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本按年度歸入撤銷婚姻類。因為宣告婚姻無效或者撤銷婚姻是對原結婚事實的否定，所以特別強調要在當事人原結婚登記檔案的《結婚登記審查處理表》中備注有關情況。
六是立卷原則與整理方法。根據婚姻登記文件材料的特點和各地實際工作情況，按照便于保管和利用的原則，確定了結婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發婚姻登記證類材料，分別將一對婚姻當事人的材料組成一卷。在整理方法上，綜合了文書檔案“立卷”與“以件為單元整理”的優點，形成了婚姻登記檔案獨特的整理方法：一對當事人材料立一卷，沒有傳統意義上的卷皮和卷內目錄，而是在每卷第一頁加蓋歸檔章。既簡化了整理工作，又符合婚姻登記檔案的特點。
七是婚姻登記檔案的保管期限。婚姻登記檔案的保管期限定為100年，主要考慮到絕大多數人的壽命不超過100歲，少數人100歲以上，最多是125歲，《婚姻法》規定男方22歲女方20歲才可以結婚，其婚姻登記檔案保存100年，足以滿足子孫三代人的利用需要。為慎重起見，《辦法》還規定，對有繼續保存價值的檔案要延長保管期限，直至永久。保管期限到期的檔案要按程序進行價值鑒定，無保存價值的將予以銷毀，但婚姻登記檔案目錄會永久保存。
八是檔案利用的規定。利用婚姻登記檔案，涉及當事人的合法權益保護問題，因此，《辦法》對利用做了較嚴格的規定：婚姻登記檔案一般僅供婚姻登記機關和婚姻當事人使用；公安司法機關、律師等為了確認當事人的婚姻關系，持合法證明可以查閱；其他國家機關、基層組織或個人因特殊原因需要查閱婚姻登記檔案，須經檔案保管部門主管領導批準，井嚴格履行查閱手續；婚姻登記檔案一律不外借；利用者不得損毀婚姻登記檔案，不得隨意公開婚姻登記檔案的內容。因為利用檔案的需求比較復雜，檔案保管部門還應建立完善的檔案利用制度。
三、《辦法》貫徹實施過程中應處理好幾個關系
一是民政部門與檔案管理部門的關系。民政業務主管部門是各級民政部門，檔案業務主管部門是各級檔案部門，這兩項業務都是以塊塊管理為主。婚姻登記檔案工作在業務上要接受同級檔案行政管理部門的監督和指導；在檔案移交時雙方要商定好具體移交時間。
二是婚姻登記業務部門與綜合檔案室的關系。業務部門是婚姻登記檔案的形成機構，而綜合檔案室是機關內各類檔案的綜合管理機構，按道理，婚姻登記檔案形成后，應定期移交機關綜合檔案室實行綜合管理，但由于婚姻登記檔案屬于民政專業檔案，業務性較強，利用較頻繁，再加上一些綜合檔案室暫時不具備保管條件，這樣，也可以采取綜合管理的另一種形式――分室保管，但檔案目錄應交綜合檔案室存檔，在檔案業務上接受檔案室指導。
三是局部利益與整體利益的關系。有的地方因利益問題，民政部門不愿將婚姻登記檔案移交到當地同級國家檔案館，有的地方國家檔案館因庫房緊張拒收婚姻登記檔案或向民政部門收取檔案保管費或收取高額查檔費等。這些問題產生的根源，就是沒有處理好局部利益與整體利益的關系。婚姻登記檔案雖然是婚姻登記管理機關形成的一種專業檔案，但同時也是國家檔案的組成部分，在民政部門保存一定時期后應移交同級國家檔案館，國家檔案館是專門為保存國家長久檔案設置的文化事業單位，保管條件較好，技術力量較強，是婚姻登記檔案的最終歸宿。民政部門、檔案部門都不應站在部門利益角度考慮問題，應以大局為重，保管、利用好國家的寶貴財富是我們共同的責任。
關鍵詞：婚姻；檔案；管理工作；現狀；建議
婚姻檔案管理對于國家法規，民事案件，法制道德教育有著重要意義。而中國人口基數非常大，對于婚姻檔案管理的工作也變得相當巨大，加之市場經濟的形勢下，婚姻檔案研究相對于人事檔案研究而言，無法產生直接經濟效益，而且其間接經濟效益預期也不明顯。國內婚姻檔案管理工作者和領導也不加以重視，致使國內婚姻檔案管理工作存在著諸多問題存在。
1 婚姻檔案管理的內容
婚姻檔案是指公民婚姻狀況變更的原始材料，是婚姻當事人婚姻狀況變更或補辦結婚登記證的具備憑證作用的記錄，因此婚姻檔案管理是變化的動態的。近年來，隨著人們思想觀念的轉變，對傳統發妻從夫的觀念逐漸變為婚姻自由和追求婚姻質量，自而我國的離婚率呈現逐年上升態勢。婚姻當事人辦理結婚，離婚，再婚等手續一方面婚姻檔案要登記在冊作為婚姻憑證的原始材料，其次婚姻檔案是證明婚姻當事人婚姻變更的合法性的原始憑據。
2 當下婚姻檔案管理工作中存在的問題
2.1 地區差異引起的婚姻檔案管理工作的差異
中國地域廣博，使得各地區存在不同程度的區別：①地域經濟狀況的不同，使得欠發達地區想要規范化婚姻檔案管理卻缺乏足夠的經費；②思想觀念的差異，導致不同地區人民對婚姻的觀念和婚姻管理的重視程度有所差異，有些民眾對婚姻檔案的不重視，和對婚姻登記的忽略；③地區生活環境的區別，致使一些偏遠山區婚姻檔案的登記管理困難，一些婚姻當事人組成家庭多年而沒有結婚登記。
2.2 地區婚姻登記處不固定
有些地區的婚姻登記處設立在不同地方，且許多婚姻變更檔案的移交時間沒有規定，導致婚姻狀況變更出現時間差。并且由于經濟發展，國內流動人口數量巨大，這也加劇了婚姻檔案管理工作的困難，以及在檔案整理過程中，沒有素質過硬的工作人員，致使諸如檔案歸檔錯位，檔號重復的問題層出不窮。
2.3 婚姻檔案管理中個人隱私的泄露及監管不嚴
現在越來越多的人會做婚前檢查，而是否應該將婚檢內容歸置在婚姻檔案中，和婚姻檔案管理過程中規則的不嚴謹，以及某些部門及組織是否有權力調看婚姻檔案等問題都將會引起個人隱私的泄露問題，第三者憑借個人關系私自調看婚姻檔案也涉及到檔案信息的監管問題。目前婚姻檔案管理部門關于婚姻檔案利用的不合理性沒有明確的標準和處罰辦法。
3 對于婚姻檔案管理工作的建議
3.1 對婚姻檔案管理工作的規范化
各級有關部門應該對婚姻檔案管理工作予以足夠的重視，并且對《婚姻登記檔案管理辦法》大力宣傳和推廣，同時增加檔案工作的宣傳辦法，對于偏遠地區給予一定的政策優惠，盡力便民利民。各級部門也應該貫徹落實《婚姻法》和《婚姻登記檔案辦法》的相關法律法規。婚姻檔案管理部門應該規范化的進行婚姻登記檔案管理，對于《婚姻登記檔案辦法》的具體規定要依法制定，切實的保護婚姻當事人的合法權益。
3.2 對婚姻檔案管理人員的規范化
增加對婚姻檔案管工作人員的培訓，使得婚姻檔案工作人員有過硬的工作素質和能力，同時也增加對婚姻檔案工作人員的培訓工作。一方面避免婚姻檔案工作人員的匱乏，另一方面增加婚姻檔案工作人員的工作激情，加強工作人員依法辦事的守法意識。與此同時統一婚姻登記場所，要科學化的進行婚姻檔案管理工作，對于婚姻檔案要認真整理，分類，造冊，立卷，要做到人人有號可查，人人頁碼清晰，編號順序要準確，使得檔案查詢利用方便。
3.3 增加檔案工作人員的辦事效率
首先要要求婚姻檔案工作人員嚴格按《婚姻登記檔案辦法》中的具體規定辦事，對于婚姻檔案的使用要絕對依照規章制度，不能將原件借給外人，對于復印件也要明確使用規則和飼宄齟ΑR明列出具體的規章，譬如婚姻登記內容中的隱私不得公開部分，并且做出具體要求，切實保護婚姻當事人的個人隱私安全和合法權益。對婚姻管理工作人員進行統一標準，對于先進工作人員進行通報表彰，便于其他婚姻管理工作人員學習和促進所有婚姻檔案管理工作人員的進步。
3.4 增加電子婚姻檔案的應用查詢渠道
在現下互聯網高速發展的時代，婚姻檔案管理也應該與時俱進。應該在統一婚姻登記系統下將婚姻檔案電子歸檔，形成婚姻電子檔案。使得婚姻當事人可以使用電腦或者手機通過相應的網址或者APP查詢自己的婚姻狀況，這樣一來，不僅能讓婚姻當事人知道自己的婚姻狀況，也能減輕婚姻檔案管理工作人員的工作量，使得婚姻當事人在需要證明自己婚姻變更狀況時可以實時查詢證明。這樣也要求，婚姻登記相關部門能夠實時上傳婚姻當事人的婚姻檔案變更情況。
3.5 增加對婚姻檔案利用的新思路
可以根據婚姻當事人的婚姻狀況進行分析，為相關部門提供可靠而且有效的分析資料，增加婚姻檔案管理工作的新領域，從側面增加人們對婚姻檔案的重視，這樣一來也能減少某些領導、部門和地區對婚姻檔案不重視的情況。
4 對婚姻檔案管理工作的幾點看法
4.1 婚姻檔案管理工作者要依法行事
對于婚姻檔案管理工作，最重要的要有法可依。婚姻登記檔案工作是依據《中華人民共和國婚姻法》和《婚姻登記檔案辦法》的相關法律法規進行的。只有相關工作人員依法辦事才能使得婚姻檔案管理工作更具備說服力和可行性。
4.2 婚姻檔案管理工作應該得到重視
婚姻登記檔案管理涉及到法律制度和道德規范，同時婚姻檔案作為婚姻的原始憑證也涉及到國家制定相關的婚姻法規，如獨生子女獎勵，申報戶口，公安部門和法院辦案等等，與公民的生活息息相關，需要得到相關民眾、領導和部門的重視。
4.3 進行婚姻等級檔案管理利用時應該保護當事人的合法權益
婚姻檔案涉及到婚姻當事人的安全隱私，在利用婚姻登記檔案時必須嚴格按《婚姻登記檔案辦法》的規定實施，明確辦事制度。相關部門應該維護婚姻當事人的合法權益，避免其受侵害。
5 總結
本篇論文主要介紹了婚姻檔案管理工作的內容和重要意義，談論了婚姻檔案管理工作現在存在的一些主要問題，也提出了幾個解決這些問題的淺顯的建議和思路，希望能使婚姻檔案管理的工作更加規范化和合理化。同時本文也說了幾點對于婚姻檔案管理工作的看法和注意事項，希望能對婚姻檔案管理工作起到一定的促進作用，同時也希望國家婚姻檔案管理更加規范有秩序。
參考文獻
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【摘要】由于我國無償獻血工作處在初級發展階段,各血站仍然把主要精力放在采供血的業務工作上,對業務檔案管理的重視相對不足。事實上,隨著無償獻血工作的進一步發展以及人們法律意識的提高,如何通過分析檔案信息來提高無償獻血者招募水平及在出現法律糾紛時保護自身合法權益將成為血站工作極為重要的環節之一。本文旨在通過對血站檔案工作中普遍存在的問題分析,結合筆者在采供血檔案工作中的實踐經驗對這些問題提出一些建議,與大家一起交流。
【關鍵詞】采供血檔案;管理
隨著醫學科學技術的迅速發展和社會法制化進程的加快,血站的采供血、科研、管理等工作不斷向高層次跨越。采供血業務檔案管理作為血站管理工作中非常重要的一個環節,如何加快步伐,為無償獻血事業的發展提供迅速、準確的信息服務,將全面反映出一個血站整體的管理水平。特別是2001年12月6日最高人民法院規定醫療糾紛實行“舉證責任倒置”[1]以來,加強醫療業務檔案的管理[1],提高醫療管理水平,對于促進醫療事業的發展具有重要作用,應列入血站業務管理建設重要的議事日程。筆者結合實踐,就幾年來對本單位檔案管理中存在的問題與同道共同探討。
1 采供血檔案的范圍及特點
采供血檔案是指血站在血液及血液成分的采集、檢驗、成分分離、儲存、臨床供應等業務工作的各個環節所形成的各種原始記錄。主要包括無償獻血者體檢登記表、采血車(室)消毒記錄、獻血者初復檢報告單、成分分離記錄、儲血冰箱溫度記錄、血液發放記錄等。這些原始記錄真實地反映了血液從采集到發出的全過程,也就是血站質量控制和質量保證的全過程,具有真實性、完整性、可追溯性和安全保密性等特點,必要時可以作為具有法律效力的證據。
2 采供血檔案的重要性
2.1 完整的業務檔案是血站依法開展采供血工作的憑證。按照國家《血站管理辦法(暫行)》對血站采供血工作的規定,血站開展采供血工作必須按照《獻血者健康標準》對獻血者進行體檢,對血液要按照國家規定的項目進行檢驗,血液走向必須能夠追溯等。無償獻血檔案所保存的原始記錄是證明合法開展過這些工作的唯一有效憑據。
2.2 完整的業務檔案是保護血站合法權益的法律依據。隨著人們法制觀念和自我保護意識的增強,以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施,采供血工作檔案必將成為分辨涉血各方責任的重要依據。無過錯輸血感染造成不良后果不構成醫療事故[2],因此血站無過錯,必須提供證據來證明。作為證據,應具有真實性、原始性、唯一性和不可更改性,而完整的采供血檔案管理系統就是獻血者、血液檢測和血液質量情況的真實依據。血站的記錄是在采供血操作過程中產生的業務工作的真實原始記載,既可反映獻血者的個人情況及其所獻血液的全部信息,可從來源追溯到去向,又提供每袋血液的經檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關質量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料,可以確定血液的質量是否適合使用,所以在涉及采供血活動的醫療糾紛中,血站的采供血工作記錄就是證實自己嚴格依法執業,在采供血業務工作中無過錯的重要證據。因此,采供血檔案作為證據的嚴肅性和重要性毋庸置疑[3]。為防止經輸血傳播疾病,確保臨床用血的安全可靠性,我國的采供血管理經歷了一個曲折的規范化過程。從1993年的《采供血機構和血液管理辦法》的實行,到1998年的《獻血法》的實施,以及2000年的《血站基本標準》的出臺和2005年的《血站管理辦法》的頒布,使各項采供血操作流程有章可循,有法可依[4]。血液從采集到輸注到病人體內還需要經過檢驗、成分分離、儲存、發放、運輸、交叉配型等多個環節。這不僅涉及到血站的多個部門,還有醫院的參與,這其中的任何一個環節如果沒有按照規定操作,都可能對血液質量造成損害,從而危及病人的健康甚至生命安全。病人一旦對血液質量提出疑問并提訟,血站就必須為自己免責舉證。這些完整、準確、真實的原始記錄就是血站證明自己有無過錯的唯一有效法律依據。
2.3 完整的業務檔案是為獻血者提供全面、優質獻血后服務的有力工具。隨著我國從有償獻血向無償的過渡,為獻血者提供全面、優質的服務將成為一個血站保留獻血者的最為重要的一環。完整的獻血者檔案能如實的反映獻血者健康狀況及眾多個人基本情況,利用這些個人信息,可以為獻血者提供血液檢測信息,感謝獻血者,詢問獻血者是否遇到過不愉快經歷并提高服務水平,為有獻血反應的人提供進一步的健康咨詢等,這些服務也是保留獻血者一個非常重要的方面。
2.4 完整的業務檔案是征募、保留獻血者的有力保障。獻血者招募工作是血站開展工作的基礎,是保證無償獻血發展和輸血安全的重要環節。一方面,獻血者資料可以幫助無償獻血招募人員及時發現被推遲獻血者或終身不能獻血者,確保血液安全和降低招募成本。另外,采供血業務檔案記載了獻血者的身份、年齡、通訊方式、單位(或住址)、職業、獻血日期、獻血量等,可以幫助無償獻血招募人員對獻血者進行年齡、身份等多個方面的分析,找出潛在無償獻血者年齡、職業分布等,提高無償獻血者招募的效率和質量。
2.5 完整的業務檔案是制定科學、合理的血站戰略的基礎。任何一個機構要制定出科學、合理的組織戰略都必須對自己自身的情況有一個全面、準確的了解和掌握,血站也是一樣。完整的業務檔案能夠反映出一個血站在業務工作各個方面的全面的信息,能夠幫助領導者全面準確的掌握血站業務工作的強弱環節,對制定合理的工作目標和工作策略起到良好的支撐作用。
3 目前采供血檔案中普遍存在的問題
3.1 缺乏統一的規范標準 我國的無償獻血事業還處于初級發展階段,在血站管理中有很多方面還沒有國家統一規范。檔案管理工作的重要性目前還沒有被相當一部分血站認識到,也沒有統一規范性的標準,各地血站對這部分本應構成血站檔案主體的業務檔案的管理整體上還比較混亂。目前由于缺乏統一標準而造成的問題主要有兩個;一是歸檔范圍不明確,有的存在血站綜合檔案室,有的為了自己使用方便,存在檔案原件的形成部門,有的分散在科室,或固定人員管理,或干脆分散在個人手中;二是檔案丟失現象比較普遍。這些都是違反檔案工作的基本原則的。
3.2 價值鑒定無相應規范檔案價值鑒定就是甄別檔案的保存價值,挑選有價值的檔案進行保存,挑出沒有保存價值或保管期滿的檔案,按規定進行銷毀或作相應的處理,通過有所“毀”而更好的實現“存”,以便在保存投入有限的情況下更加合理的保存檔案。目前血站各種記錄的保存價值沒有進行合理統一的評估,再加上血站檔案工作人員自身水平的限制,很多血站不能做到在資源有限的情況下實現檔案保管工作的最大價值。很多血站檔案收集的記錄“魚龍混雜”,一些具有長遠保存價值的記錄沒有歸檔,卻把沒有應用價值或失去應用價值的記錄繼續保存,既浪費了資源,又影響了有價值檔案的正常使用,最終導致檔案管理成本加大,檔案不能發揮其應有的價值。
3.3 檔案記錄不完整、不規范 由于采供血工作流程長、各部門交接環節多,工作中易出現以下情況:工作人員來不及在短時間里逐項檢查獻血登記表,造成獻血者資料收集不完整;工作人員代簽獻血同意書,造成記錄失真;血站未對獻血者資料填寫的完整性作強制性規定,造成管理漏洞;工作態度不認真,常見于隨意記錄貯血冰箱和試劑存放冰箱的溫度,造成記錄與實際情況脫節,不利于問題的及時發現;各部門的固定檔案保管人員對獻血資料的重要性認識不夠,獻血資料被錯誤涂改或未按規定程序修改。另外,獻血者資料的填寫字跡不夠清晰工整,填寫資料用筆不合規范,不利于檔案的利用和保存。
3.4 血站業務檔案的保管期限不合理 目前國家對血站的檔案管理還沒有一個規范性標準,血站業務檔案的保管期限是依據《血站管理辦法(暫行)》制定的(《血站管理辦法(暫行)》第31條規定:血源、采供血和檢測的原始記錄必須保存十年)。近年來,隨著人們法制觀念增強,血站因獻血、輸血發生的糾紛明顯增多,血站的業務檔案只留存十年,無法滿足現實工作的需求。實際上,一些慢性經血液傳播的疾病出現明顯癥狀可能會超過十年。
3.5 檔案管理工作投入太少目前大多數血站沒有認識到信息數據庫對血站戰略目標制定、無償獻血者招募、保護血站合法權利的重要性,因此在投入上普遍不足。
4 對采供血業務檔案管理的探討
隨著無償獻血事業的進一步發展,信息資源將成為一個血站能否快速向前發展的重要方面。妥善保管采供血業務檔案有利于迅速、準確地將工作中形成的數據資料轉變成管理信息,為本單位無償獻血工作的開展提供依據。
4.1 完善檔案管理的各項制度:統一、科學的檔案管理制度是檔案收集、整理、使用的基礎,因此要及時制定統一標準,規范目前分散的檔案管理條文,制定詳細的操作規程,實現血站業務檔案管理工作制度化、規范化、標準化。
4.2 提高檔案工作重要性的認識,加大投入:加強資金投入,引進現代化的技術和設備是實現檔案創新管理必須的條件[5]。隨著科學技術和經濟的發展,醫院的檔案信息不斷增加,綜合檔案室需要不斷創新工作手段,充分發揮電子計算機的作用,管理和利用好檔案材料[6]。盡管信息資源對于血站的發展有著無可替代的重要性,但是還是有相當多血站的人員(包括相當一部分領導)還沒有充分認識到檔案信息的重要性。對此,一定要加強教育、學習,提高廣大員工對檔案工作重要性的認識。另外,在業務檔案的投入上也要有相應增長,要有充足、獨立的空間和人員以滿足檔案收集、整理、儲存和使用的需求。
4.3 加強對所有與檔案工作有關員工的繼續教育:檔案工作并不僅僅是檔案管理人員的工作,它涉及到檔案記錄形成的全過程。在這個過程中,任何一個環節的不當操作或違規記錄都會對檔案的真實性造成損害,從而使檔案喪失應有的價值。因此,除了檔案管理專職工作人員外,還要對所有參與到檔案形成工作中的人員進行培訓,以保證檔案的真實性和完整性,實現檔案的最大價值。對于血站來說,要對血液從采集、檢驗、分離、到出庫的各個環節的工作人員抓好培訓,重點做好原始業務數據的收集、整理和歸檔。只有各部門的業務工作者和檔案工作者規范操作,協調配合,才能建立其一個信息完整、準確、便于運用的業務檔案,為血站作決策時提供可靠的理論依據。
血站的業務檔案管理工作對于血站乃至整個無償獻血事業的發展有著無可替代的重要性,而且這種重要性隨著血站的發展會越來越凸顯出來。因此,把血站業務檔案管理工作納入到本單位的日常業務中,作為一個重要業務部分長抓不懈,不斷提高血站業務檔案的質量,以使檔案信息在深化血站改革中發揮更為重要的作用。
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李興利：據中國之聲《新聞縱橫》報道，圍繞著3400畝林地的所有權問題，廣西融水苗族自治縣思英屯村民和國有林場爭議了40年。而如今，思英屯村民仍對這片林權存有異議。情況大致是：1971年，融水縣革委會將思英生產隊所有的部分林地規劃給縣辦思英采育場（現國有思英林場）經營，協議對山林四至做了明確說明；1974年村民與林場在權屬界線上開始有爭議；1987年因林場砍伐木頭，村民開始向上申訴，而縣政府未經村民認可就給林場辦了這塊有爭議的林地林權證；2006年后，思英屯第二代村民代表開始奔走于縣、市政府及縣、市、省三級法院，繼續“維權”；2014年4月，思英屯第三代維權代表以1991年蓋有融水縣有關部門公章的《土地權屬界線核定書》和《土地權屬界線爭議原由書》思英屯村民都不知情沒有簽字，而多個現場核定人員簽名為“同一人所寫”為由，向縣政府申請聽證，并到市政府上訪。《新聞縱橫》中還寫道，記者在發稿前曾專程到融水縣負責處理涉及土地糾紛的法制調處辦公室了解情況，辦公室主任表示沒必要再出具相關的依據材料；在融水縣林業局，局長也表示無法提供相關依據材料。網絡搜索發現，類似林權爭議并非個案。請從檔案和檔案管理的角度，談談你的看法。
郭東升：這場爭議實際是在1987年開始的。思英屯維權提供的蓋有村公章的申訴書和鄉政府出具的證明，都是1987年產生的。從檔案角度，要想在爭議中取勝是有困難的。爭議1971年的事，一般就要拿出當時形成的檔案來。關于1971年的相關檔案，思英屯應有所保存。這方面的檔案，融水縣檔案館也是應該保管著的，它應該保存縣革委關于這方面的會議記錄、縣革委正式文件與附件。縣民政局也應產生這方面檔案，這時也應進館了。不知為何，帖子沒有反映一點檔案館在這爭議中的動靜。思英屯村民和國有林場的爭議具有普遍性。2006年，臨清市某村鎮向本市年盈利上億、大發其財的國有林場提出土地所有權，市領導趕快找臨清市檔案館，調出20世紀70年代的相關國家征用土地檔案，官司立即平息。我想，對于這類歷史問題，是必須由當時的檔案來說話解決的。
李正平：就本案中的三個問題談點看法。第一個問題，“1987年我還沒有參加工作，我也不太清楚這個事”（編者注：本段所引前兩個問題為融水縣林業局局長韋玉林與中國之聲記者的對話）。作為一個政府公務員，不能用這個來回答，政府不是個人，你雖沒親自參與這事，但你可查閱檔案了解當時政府是如何處理此事的。第二個問題，“我們林業局這里水位比較低，基本三四年進一次水，所以有時候有的檔案也都有丟失”。說明檔案管理存在問題。就算是進了水，我們也要采用保護技術把檔案晾干。至于檔案丟失更是不能隨便說的。第三個問題，“多個現場核定人員簽名為同一人所寫”。涉及檔案內容真偽鑒別問題，那是相當復雜。這個林權爭議歷時幾十年，經過多次的行政、法律途徑解決，檔案應是唯一能將此事來龍去脈說清楚的。
嚴永官：如果從檔案角度來講的話，關鍵是1971年的那份“說明”。如果這個“說明”還有保存并已作為主要證據提供給法院的話，那我想事情也許不會發展到這一步。但在整個事件中這份證明卻出現了“缺位”，即文中并未提到這個“說明”。而“當村民將林權爭議問題反映到當地法院時，法院說‘應由人民政府先行處理’。而村民按法院說的找到當地政府時，當地政府又認為，‘問題已經過法院判決，不予受理。’現在思英屯村民就陷入一個進退兩難境地”。如從思英屯村民角度來講，最為關鍵的是前16年（自1971年勘界至1987年）打了一個實在不該打的盹兒。我國在所有案件審理中都會講到“請你出示證據”，那有些事情如確實無法取到證據該怎么辦？如果萬事都以證據來對照法律的話，那法官還需要接受那么高深的教育嗎？豈不是只要識得幾個字、能看懂證據、能對得上法律條文就可以辦案了嗎？
王鳳珍：一個林地維權案件之所以懸而未決，如從檔案的角度來看與目前檔案執法不力不無關系。1971年的劃界協議是處理這個案件的關鍵，有了它所有問題都迎刃而解。但在案件的處理過程中這個協議書在哪呢？報道中提到，作為證據材料使用蓋有融水縣有關部門公章的兩份材料，經司法鑒定多個現場核定人員簽名為“同一人所寫”，很明顯這是編造偽證。縣林業局局長在記者面前很坦然地說：“我們林業局這里水位比較低，基本三四年進一次水，所以有時候有的檔案也都有丟失。”好像是林業局水位低，檔案就應該丟失一樣。窺一斑而知全豹，就目前來說檔案保管不力，檔案丟失、撤換現象絕非個案，所以說我們的檔案執法不能流于形式只是一味地口頭說教，更不能礙于面子一路綠燈放行。
呂顏冰：各個方面都應從中吸取教訓，在林權檔案管理中做到：一是及時收集、確保齊全完整。二是做好鑒定、確保真實可靠。包括檔案的用紙規格、筆跡、文件題名、收（簽）發人、甲乙雙方姓名、簽訂日期、具體內容等鑒定。三是妥善保管、以備查考。林權檔案是當時當事人的真實記錄，在發生林權爭議或法律糾紛時，可以作為憑證材料以助于糾紛的解決，保護個人或集體的正當權益。
何超：從檔案和檔案管理的角度來看，我認為，存在三個方面的問題：一是建立檔案的問題。案件爭議所有活動都直接形成有價值的各種形式的歷史記錄，需要建立相關檔案，為今后處理糾紛提供歷史的憑證。二是偽造檔案的問題。報道中，律師說林權證頒發違法，當地政府在向林場核發《林權證》時沒有依法履行相應的核準程序。先核發《林權證》后做《土地權屬界線核定書》和《土地權屬界線爭議原由書》，且偽造簽名，涉嫌偽造檔案的問題，依據《檔案法》第二十四條之規定應對直接負責的主管人員或其他直接責任人員依法給予行政處分。三是檔案丟失的問題。首先，在處理林權爭議時，融水縣政府拿不出當年的檔案來，存在檔案丟失的嫌疑。其次，當記者讓提供核發林權證方面的材料，融水縣林業局也表示無法提供相關依據材料。如果檔案丟失，無據可尋的話，解決起來難度就大，甚至無法解決。
田潤：從檔案和檔案管理角度看，本案暴露了三個問題：一是部分單位領導不重視檔案工作。單位領導對檔案工作的漠視，勢必影響檔案的安全保管及齊全完整。二是部分單位不能為群眾提供優質的檔案利用服務。本案中融水縣負責處理涉及土地糾紛的法制調處有相關依據性材料，但不向利用者提供，是何道理？融水縣林業局長韋玉林表示無法提供相關依據材料，原因是“丟失”。林業局“丟失”了，也應該去法制調處復制一份存檔才對，豈能用“丟失”這么簡單的語言搪塞村民和記者。三是部分檔案部門不作為和部分單位檔案工作的不規范同時存在。據廣西檔案信息網顯示，2009年2月廣西出臺了《廣西壯族自治區集體林權制度改革檔案管理辦法》（試行），明確規定了林權改革檔案管理體制、文件材料整理與歸檔、檔案移交、檔案管理和利用等內容。該文件顯而易見是林業部門和檔案部門同時知悉和積極遵照執行，如果有一方積極貫徹執行，也不至于令融水縣林業局每三四年進一次水，有的檔案也都有丟失的情況發生。檔案部門無力改變林業局檔案保管條件，但可以依據《檔案法》將檔案接收進館。
王富忠：我想從檔案收集的角度談點看法，檔案資料收集不齊是過去檔案工作中存在的通病，也是現在檔案工作中難以解決的難題。類似思英屯村民和國有林場林地所有權爭議的事情，我縣也已曾發生，早在1986年，縣商業局百貨大樓重建時，因地址原地根屬于城關鎮東街村，村民便以20世紀60年代土地劃撥沒有付款為由與商業局發生糾紛，在沒有任何依據的情況下，時任百貨公司的老會計硬是憑著印象，從浩若煙海的會計憑證中，用了十幾天的時間，找出了當時一張買地的單據，商業局百貨公司用50元一畝的價格買了該宗土地。正是檔案的憑證作用，使一場風波就這樣無聲無息地平息了。由此我聯想到日常檔案工作的收集不齊問題，這也是我多年的檔案指導與監督當中最難解決的問題。試想：如果當時縣革委會、林業局、××鄉或者其他參與單位，能有一個單位的檔案工作人員將當時的會議記錄、合同、協議、林權證等有關材料整理歸檔了，能有這種現象發生嗎？
劉子芳：從檔案工作者的角度來考慮，本案中反映出如下問題值得思考：一是“建立覆蓋廣大人民群眾的檔案信息資源體系”的目標任重而道遠。本案中，原始林地權屬登記檔案無疑是本案能夠得以圓滿解決的關鍵，也正是原始林地權屬登記檔案的缺失，導致了這場林地權屬爭議的曠日持久。本案提示我們，“建立覆蓋廣大人民群眾的檔案信息資源體系”不是一朝一夕的事，我們不僅要做好現在和將來的工作，還要對歷史上形成的一些不足和缺失進行必要的修補，加強對歷史檔案材料的征集、收集歸檔，還上歷史的欠賬，使檔案信息資源體系更加完善，真正覆蓋廣大人民群眾。二是“建立覆蓋廣大人民群眾的檔案信息資源利用體系”要更新利用觀念。從本案報道的情況看，原始林地權屬登記檔案的利用明顯地存在人為設置障礙、限制利用、政務信息不公開的行為。這種行為，是“建立覆蓋廣大人民群眾的檔案信息資源利用體系”的一個大忌。作為檔案工作者，要明確自己的職責和責任，要敢于履行自己合法的職責。就本案來說，無論是思英屯或者是縣政府、國有農場，都是一個平等的民事主體，都有平等利用相關檔案材料的權利，都應該平等對待，不能厚此薄彼，人為地進行限制。由此看來，“建立覆蓋廣大人民群眾的檔案信息資源利用體系”，不僅是相關硬件的建設，也應包括檔案部門的服務意識、服務觀念建設；不能僅僅停留在口頭上，還要落實到具體的行動上。三是“檔案安全體系建設”要常抓不懈。沒有檔案的安全，檔案信息資源體系和檔案信息資源利用體系建設的基礎也不會牢固。本案中，融水縣林業局“基本三四年進一次水，所以有時候有的檔案也都有丟失”的現象，無論是對記者的搪塞語言，或是檔案保管的真實情況，都可看出其對檔案安全保管的漠視，也反映出檔案行政管理部門監管不力。檔案安全體系建設，不能只是墻上的制度、會上的講話、文件中的“一二三”，一定要有切合實際的監管機制、行之有效的懲處措施來保障，要動真格，常抓不懈，抓出成效。
（摘自《檔案界》網站）
對于高校檔案管理而言，主要有檔案信息需求者和檔案信息管理者兩個主體，其中檔案信息管理者擁有充足的檔案信息資源，檔案信息需求者主要是校內師生和校外用人單位等，兩者之間存在著相互博弈過程，形成我國高校當前檔案管理中的“倒金字塔”現象。
1.國家對于檔案信息開放和利用缺少相關規定
對于檔案信息需求者和檔案信息管理者而言，如果檔案信息管理者能夠在最短的時間里，為檔案信息需求者提供所需的檔案信息，檔案信息需求者對于檔案信息管理者給予正向評價，則兩者就處于一種雙贏狀態。可是在這個過程中，檔案信息管理者和檔案信息需求者之間的雙贏受到多種因素制約，從結果來看，高校檔案館可能都不是“零和博弈”的最終贏家。當前，學術界對于高校檔案信息的公開和保密之間的認識和觀點不完全統一，即使是在檔案管理較為先進的美國和西歐發達國家，出于對個人隱私的保護，也十分注重對個人檔案信息的保護，一旦泄露秘密信息將要承擔相應法律責任，最高法院也對于行政機關賦予其文件機密保護的權利。我國檔案法律法規規定，如果泄露檔案信息，將會受到法律嚴厲懲罰。所以，對于我國高校檔案館而言，在對檔案信息開放過程中，很難把握開放的界限，權衡利弊后，選擇檔案信息不開放政策，因為檔案信息的不開放不會造成不可預期的后果，就不會受到法律的懲罰。而且，雖然不開放檔案信息可能會在輿論上引起學校師生和部分用人單位的不滿，但是至少不會引起任何法律和制度上的后果。這就可以解釋為什么大部分高校檔案館選擇對學生不開放。因此，造成這種結果的主要原因是我國當前相關檔案和保密法律法規，對于學生檔案信息開放沒有明確規定，也缺少對檔案館信息開放的實質性約束和要求。
2.高校檔案利用范圍不明確
從檔案館角度來看，提供檔案利用服務經常使檔案需求者產生不滿情緒，檔案信息資料查找工作量較大、查找效率不高、滿意度較低等，使檔案館認識到提供檔案信息服務是一件吃力不討好的事情，而且高校檔案信息資料開放和利用受到各種關系的約束和學校各種規定的限制。因為檔案館只是高校系統的一個部分，還有教務部門、學工部門和教學院系，不僅要受到檔案保密相關法律約束，而且還要受到學校規定的限制。為了確保檔案館提供檔案信息服務不會產生不滿意結果，各個檔案館基本上都采取制度性措施來限制檔案信息的利用，無形中增加了檔案信息利用的煩瑣程度和難度。例如，以提供畢業生成績單為例，為了檔案信息資料的安全，學校一般都將檔案館放在較為隱蔽的地方，在校師生和社會檔案需求者都要花費大量時間和精力來尋找檔案館。而且，出于對個人隱私的保護，要求檔案信息需求者必須要攜帶個人有效證件到館辦理查詢手續，不支持電子郵件查詢和電話查詢服務，這對于檔案資料利用者而言，手續十分復雜，這個過程就是一個效率十分低下的過程，本身呈現出“倒金字塔”特征。檔案信息需求者和檔案信息管理者都要花費大量時間和精力，而且結果也不一定十分理想。但是，從經濟角度來看，檔案館提供檔案服務，經濟效益較低，甚至完全為零。從性質來看，檔案信息服務是一個純公益性過程，將檔案信息服務社會化，收取相應費用也不符合我國當前高校檔案管理的目標和相關法律法規要求。
二、高校檔案管理中的“倒金字塔”解決措施
要有效減少高校檔案管理中的“倒金字塔”現象的發生，不斷降低不良后果，就要從檔案館自身角度，進一步明確檔案信息開放界限，減少檔案利用程序，減少檔案資料利用的制度。
1.明確高校檔案館檔案信息服務職能
我國2008年頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》中明確規定，高校中個人或有關單位，如果不按照規定及時歸檔，將檔案據為己有，或者拒絕規定的，都屬于違法行為，而且校方要及時對直接負責人員和主管人員依法給予處分，已經構成犯罪行為的，由司法機關依法給予追究刑事責任。但是，我國高校檔案相關法律法規對于檔案利用方面沒有給予明確要求，從而降低了高校檔案管理部門的“風險責任預期”，形成高校檔案管理“倒金字塔”現象的制度性原因。因此，要進一步制定和完善高校檔案信息開放范圍，明確高校檔案信息服務職能，在確保檔案信息在法律規定的保密范圍內，也要向在校師生和社會加大檔案信息開放范圍。
2.明確高校檔案信息服務范圍
如前文所述，出于保密需要，一些高校將檔案館設在學校較為偏僻的地方，而且不公開其電話和不建立網站，這些都無形之中擴大了檔案信息的保密范圍。為進一步減少“倒金字塔”現象，提高檔案館信息服務效率，高校檔案館不僅要為在校師生提供詳細的檔案館地理位置信息，而且還要在網站上公布其檔案信息咨詢服務電話，建立檔案館網站，并依托網站，主動公開在法律法規允許范圍內的一些檔案信息。
3.提高高校檔案信息服務方式信息化
為提高高校檔案信息服務效率，要不斷建立完善服務方式信息化。第一，要按照檔案管理法律法規要求，主動對照案卷目錄，對其內容數字化，公開信息開放內容，減少檔案信息需求者的盲目性需求，為其減少檔案查詢等待時間，減輕高校檔案館信息服務工作量。第二，對高校檔案信息內容數字化以后，要建立檢索內容關鍵詞，實現檔案信息搜索功能的便捷化，可以有效減少檔案館無意義的重復勞動，減輕高校檔案館在檔案信息服務方面重復的人力勞動。
4.提高高校檔案管理人員素質能力
高校檔案信息利用存在一定的模糊性，也就是說檔案信息需求者往往對于高校檔案管理相關規定、檔案信息查詢范圍、自身享有的權限等都比較模糊。因此，高校檔案館要對自身的職能范圍、工作權限有清晰認識，這些都需要高校檔案管理人員加強自身職業培訓。同時，要在高校檔案館實施信息化以后，進一步加強職業技能培訓，熟練使用各種檢索工具進行檔案信息內容檢索，縮減無意義內容檢索耗費時間，不斷減少檔案信息管理“倒金字塔”現象消極影響。
5.延長高校檔案信息服務辦公時間
第二條婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。
建議修改：婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚(含復婚、補辦結婚、補發結婿征)登記、離婚(含撤銷婚姻)登記的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。
修改理由：1.補發結婚證的主要依據是原始婚姻臀記檔案的復印件，在辦理結嬌臀記與補發婚姻登記證時提供的證明當事人的材料是相同的，只是辦理結婚(含復婚、補辦結婚)登記時，登記雙方當事人到現場履行簽字手續，而補發婚姻登記證提供相應的證明材料可以委托他人辦理，辦理結婚登記與補發結婚證的性質相同，目的也是一致的，即最終領取結婚證(明)，所以筆者認為把補發結婚證含住結婚登記里面是合理的。2.盡管離婚登記與撇銷婚姻登記辦理的機關、歸檔材料不盡相同，但結果都是一樣的，即最終解除婚嫻關系；把屬丁一類性質(解除婚嫻關系)的檔案集中統一整理立卷，便于檔案的保管、利用。小淪在法律上以什么方式解除婚姻關系，也不管再婚在法律上視為二婚，或撤銷婚姻后再婚在法律上視為初婚，從檔案的角度出發，檔案工作的目的就是最大程度地科學管理檔案，為利用者提供優質、便捷的檔案利用服務。所以條款中筆者將撤銷婚姻登記含在離婚登記里面。
以上對婚姻登記檔案的重新定義之合理性在于，把意義、性質相同的檔案材料歸為一類，便于婚姻登記檔案的分類及排列，便于提供利用，便于婚姻登記檔案的規范化、法制化、科學化的集中統一管理。
第九條婚姻登記檔案按照年度婚姻登記性質分類。婚姻登記性質分為結婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發婚姻登記證類四類。
建議修改：婚姻登記檔案按照年度婚姻登記性質分類。按照婚姻登記性質分為結婚登記類(含復婚、補辦結婚、補發結婚證)、離婚登記類(含撇銷婚姻)兩類。原《婚姻登記檔案管理辦法》第九條下面的兩個條款不變。
修改理由：婚姻登記檔案定義的改變導斂了其分類的變化。這樣分類的優勢在于：1.便于意義與性質相同的一類檔案集中統一管理；2.這種分類規定婚姻登記檔案按照性質分為結婚登記類、離婚登記類兩類，這樣在按照年度一類別排列檔案時只有兩個流水號，避免了全宗內排列類多、重復檔號多，容易造成混乩的現象，而且這樣排列也便于提供利用。
第十條(一)婚姻登記材料按照年度歸檔。
建議修改：婚姻登記材料按照婚嫻登記機關
年度婚姻登記忡質歸檔。
修改理由：婚姻登記饑關有民政部門下屬的婚姻登記所，還有隸屬丁鄉鎮管理的婚姻登記處。區分開不同的婚姻登記機關再按照年度一婚嫻登記肚質分類，便于檔案的提供利用和現代化管理。
第十條(六)
在卷內文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關內容。歸檔章設置全宗號、年度、室編巷號、館編卷號和頁數等項目。
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
年度：案卷的所屬年度。
室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標注。
館編卷號：檔案移交時按進館要求編制。
頁數：卷內材料有文字的頁面數。
建議修改：在卷內文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關內容。歸檔章設置全宗號、年度、類別號、室編卷號館編卷號和頁數等項目。
類別：結婚或離婚。
修改理由：不同性質的婚姻檔案應在歸檔章中按照類別注明，避免檔號編制上出現重復問題，而且保持編制目錄和檔案編號的一致性，既方便查找檔案又便于檔案有序排列。
第十條(八)
按類別分別編制婚姻登記檔案目錄。
建議修改：按類別分別編制婚姻登記檔案目錄。在婚姻登記檔案目錄中設備注項，結婚登記檔案目錄的備注項應注明復婚、補辦結婚、補發結婚證。離婚登記檔案目錄的備注項應注明撤銷婚姻。
修改理由：目的是為利用者提供方便、快捷的檔案服務，也為婚姻登記檔案的數字化打下一個堅實的基礎。
第十三條婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。
建議修改：婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。補發婚姻登記證是依據《辦法》第八條(三)款中“其他有關婚姻狀況的證明”辦理的補發婚姻證明的，保管期限為100年；補發婚姻登記證依據原始婚姻登記檔案辦理的婚姻證明作短期保管，保管期限為3―5年。
修改理由：補發婚姻登記證是因結婚(或離婚)證丟失或損毀等原因重新辦理證件的過程中形成的具有憑證作用的婚姻登記檔案記錄。補發婚姻登記檔案的主要依據是當事人原始的婚姻登記檔案，在辦理時需要提供本人的身份證明及原始婚姻登記檔案的復印件。由于檔案的原始記錄性是檔案的最基本屬性，也是檔案價值的體現，檔案只有具備原始性才會更有保仔價值，而補發婚姻登記檔案的主要成份是原始婚姻瞪記檔案的復印件，所以在檔案保管時它的保存價值不會有原始的婚姻檔案保存價值大，因此在確定保管期限時把這部分檔案作短期保管。另外，目前由于貸款、購房、出國、財產繼承、獨生子女費等原因補發婚姻登記檔案的數量日益增多，如果其與原始婚姻登記檔案的保管期限都是100年，這無疑會增加檔案館的負擔，造成資源浪費。因此將補發婚姻登記檔案作3―5年短期保管，只作為一個臨時的參考依據。而依據“其他有關婚姻狀況的證明”辦理的補發婚姻登記，由于需要重新建立婚姻登記檔案，因此這部分檔案的保管期限應為100年。
第十五條(一)婚姻登記檔案保管部門應當建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護當事人的合法權益。
建議修改：婚姻登記檔案保管部門應當建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護婚姻艤方當事人的合法權益。
修改理由：“維護當事人的合法權益”與“維護婚姻雙方當事人的合法權益”是有區別的。對前者可以有以下兩種理解：1.是維護提供利用檔案當事人的合法權益；2.是維護婚嫻雙方當事人的合法權益。這就造成了歧義。而后者是婚姻登記檔案保管部門在加強婚姻登記檔案保密工作的同時，維護了婚姻雙方當事人的合法權益。就婚姻登記檔案保管部¨而言，維護婚姻雙方當事人的合法權益應是第一位的，如果條款中關于“當事人’的界定存在不明確性，婚姻登記檔案保管部門在提供利用時很容易在理解上有偏差，導致工作上的失誤。舉例說明如下：某男女同居達十年之久，生有一子，后男方離開女方。2003年4月，女方到婚姻檔案保管部門要求查閱男方的婚姻登記檔案。目的是，如果男方未婚，就以事實婚姻為由要求男方承擔孩子的撫養費；如果男方已婚，就到法院控告男方。按照《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第(一)款的相關規定，由于沒有明確指出維護什么“當事人”的合法權益，站在利用者的權益考慮，為維護利用擋案當事人的合法權益，其查檔要求應該得到支持。這種提供利用婚姻登記檔案的結果是侵犯了婚姻雙方當事人的合法權益。因此，對該條款作出修改很有必要。
第十五條(五)其他單位、組織和個人要求查閉婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門在確認其利用目的合理的情況下，經主管領導審核，可以利用。
建議修改：其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門確認其出具的利用檔案合法性的證明材料，經主管領導市核，可以利用。
一、主要任務完成情況
（一）檔案法治建設
1、加強檔案法規制度建設。貫徹實施檔案工作政策法規和行業標準，及時轉發并嚴格執行上級業務規范文件，制定下發了《縣檔案局“七五”法治宣傳教育規劃（2016—2020年）》《縣檔案局關于加強領導干部公務活動檔案管理工作的通知》《縣檔案局關于加強縣民貿公司檔案規范管理的函》《縣檔案局關于做好抗震救災工作文件材料收集歸檔工作的通知》《縣檔案局關于認真做好縣“8.8”地震抗震救災檔案資料收集整理工作的通知》《縣檔案局關于精準扶貧檔案片區指導工作方案的通知》等文件，進一步規范完善依法行政相關制度。
2、提升依法行政能力。嚴格按照縣委縣政府部署，明確規范性文件全面清理具體工作的范圍、標準、節點，全力做好文件的查閱、利用、服務，確保縣政府文件全面清理工作到位。認真做好規范性文件清理備案、審查工作，及時清理上報行政審批和行政處罰事項等部門權力清單責任事項，落實責任清單，按時填報行政權力運行情況。及時清理公示本單位機構概況、領導職責、財務信息、法律法規、工作動態、便民信息等政府信息，將檔案工作全面置于群眾監督之下。健全執法人員學習教育制度，每年定時進行執法人員審核、培訓，要求執法人員做到自己的執法符合國家法律法規，證據確鑿，無越權處罰、變通處罰等問題。
3、深化檔案法制宣傳。認真貫徹實施省、州《檔案法制宣傳教育第七個五年規劃》，結合“七五”普法，堅持會前學法，制定年度學習計劃，落實學習任務和內容，每年集中學習憲法、檔案法規法紀及規范性文件等不少于12次。按照“誰執法、誰普法”工作要求，積極開展依法治縣及法治示范單位創建活動，結合駐村幫扶、檔案業務指導、培訓等工作，采取多種形式開展檔案法制宣傳活動。結合每年檔案法制宣傳主題，安排部署“6.9”國際檔案日宣傳活動，征訂宣傳資料，制定下發了宣傳活動方案，征文活動通知，發放檔案法規宣傳資料1000余份。結合主題黨日活動，組織召開檔案法規知識專題學習討論活動，利用門戶網政府信息公開平臺、微信、短信等持續發送檔案法規知識。進一步健全完善單位“法律圖書角”，及時更新《憲法》《中華人民共和國安全法》《中華人民共和國檔案法》等涉及法律法規、檔案業務、民族政策、惠民知識的書籍、報紙、雜志期刊，為干部職工日常“充電”提供了學法陣地，進一步增強了干部職工知法守法意識。
4、強化檔案執法檢查。結合重點工作任務，每年開展檔案執法檢查，組織檢查組對全縣機關、鄉鎮開展檔案執法檢。檢查內容包括年度檔案工作目標管理責任、檔案室規范化管理、精準扶貧檔案管理和災后恢復重建檔案工作情況等。檢查中對存在檔案管理方面問題的單位發出《檔案行政執法檢查限期整改通知書》，提出整改意見和整改要求，限期進行整改，有效地增強了全縣的檔案管理意識。目前我縣無檔案違法違紀案件發生。
（二）檔案資源建設
1、加強檔案資源的接收和征集。立足現有的館藏資源,不斷加強民生檔案、特色檔案、重大活動檔案和到期檔案資料的接收與征集。十三五期間接收進館民宗局、財政局、計生局、農水局、永和鄉、法院、紀委等20多個單位、鄉鎮文書檔案7832（卷、盒）、會計檔案1528盒、項目檔案1135盒、訴訟檔案2367盒、榮譽、照片、實物、光盤等4000余（張、件），整理接收抗震救災檔案500余盒，整理進館資料566冊。并嚴格按照紙質檔案和數字化副本“雙套制”要求進行檔案接收。截止2019年12月，縣檔案館館藏檔案106個全宗69730（卷、盒）、資料6236冊。
2、規范機關檔案形成和管理。一是強化日常業務指導監督檢查工作。每年深入機關單位和鄉鎮指導督查150余人次。及時轉發《省檔案工作規范化管理辦法》，制定下發年度檔案工作要點、《縣檔案局關于加強汛期檔案安全工作的通知》《縣檔案局關于開展檔案執法檢查的通知》等文件，進一步完善檔案工作機制。二是加強機關檔案室規范管理。結合精準扶貧、抗震救災、災后恢復重建項目檔案專項指導督查加強對機關檔案室規范化管理工作檢查考核，提升檔案館和機關企事業單位檔案管理水平。重點對縣人社局、縣規劃局、縣水務局、縣衛生局、縣防震減災局等涉民單位進行業務指導督查，幫助修訂完善《文件材料收集范圍及檔案保管期限表》《機關檔案分類方案》等檔案工作制度，以及文書檔案、科技檔案、會計檔案等的規范整理。三是全力抓好機改和鄉鎮行政區劃調整改革檔案處置工作。為切實做好機關和鄉鎮行政區劃調整改革中的檔案處置工作，維護檔案完整與安全。檔案館積極作為、靠前工作，主動與縣委辦、縣財政局、縣民政局等部門加強溝通，將機改和鄉鎮行政區劃調整改革檔案處置工作列入全縣區劃調整改革議事日程，同研究、同部署。草擬了《機構改革中加強檔案工作的實施方案》《關于在鄉鎮行政區劃調整改革中加強檔案工作的通知》等文件，明確了改革中各鄉鎮、單位檔案的歸屬和流向，處置的范圍和內容，強調了檔案的鑒定收集歸檔程序和移交要求，定期開展檔案業務制度檢查，做到檔案應收盡收、應歸盡歸，有力推進改革進程中檔案安全及規范管理。
3、規范企業事業單位檔案管理。深入貫徹《關于進一步加強國有企業檔案工作的意見》，下發《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《會計檔案管理辦法》《金融企業業務檔案管理規定》等文件，進一步加強國有企業檔案工作，完善以資產為紐帶的企業檔案集中統一管理體制，為國有企業改革與發展服務。開展企業文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核，對縣自來水廠、大九旅集團、南坪林業局、黃埔電力公司、羅依鄉產業園區和高原食品公司等單位進行定期指導督查，并協調組織開展了1期縣觀光公司檔案業務培訓。
4、強化重點項目檔案的監督管理。貫徹實施國家檔案局制定的《建設項目檔案監督指導工作指南》，深化“項目檔案工作提升行動”，加強項目主管部門聯系協助機制，推進重大項目檔案指導、檢查、驗收工作。針對“8.8”地震，及時制發相關規定、通知，提出工作要求，在抗震救災和災后重建中，做到提前介入，及時協調落實專項檔案業務培訓、檢查，指導項目檔案整理、移交等工作，進一步促進項目檔案規范管理。組織對縣內188個重大項目檔案進行了登記，完成了“九寨印象”、水岸豪庭、白水龍水電站移民、魯能生態旅游、新區市政公共設施提升工程、醫藥公司商住樓、鄉村道路等57個工程項目的檔案初驗，組織開展了1期專項驗收。
5.加強農村檔案工作。一是落實《村級檔案管理辦法》。積極開展社會主義新農村建設示范鄉創建以及鄉鎮、村檔案法規、政策的宣講，積極協調、指導、督查鄉、村兩級檔案工作的規范化管理。推進“村檔鄉管村用”工作，探索解決鄉鎮、村檔案管理工作面臨的問題，鞏固村級檔案建設成果。結合“雙報到”積極開展社區檔案規范化管理工作。充分利用黨員志愿服務活動載體為社區提供檔案法律法規咨詢和業務指導、技術等工作支持，規范社區檔案管理。二是做好農村土地確權登記頒證檔案管理工作。開展蹲點調研，完成《縣農村土地承包經營確權登記頒證檔案管理工作調研報告》，對檔案部門接收農村土地確權登記頒證檔案進館提出明確要求，安排業務骨干指導完善農村土地承包經營確權登記頒證檔案整理歸檔、檢查、驗收工作，要求歸檔材料真實、完整、可靠，整理規范，檢索體系齊備。三是部署開展精準扶貧檔案工作。結合“駐村幫扶”和“兩聯一進”開展檔案工作調研，完成了《縣精準扶貧檔案工作調研報告》。轉發了《州精準扶貧檔案管理實施方案》，與縣扶貧移民局聯合轉發《關于進一步加強精準扶貧檔案工作的意見》文件，對全縣鄉鎮精準扶貧檔案檢查指導工作全覆蓋，指導建立縣、鄉、村、戶減貧檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，在安樂、勿角試點鄉鎮開展了重點督導檢查。舉辦了縣精準扶貧檔案工作培訓會，對全縣48個貧困村第一書記，鄉（鎮）檔案專干，22個扶貧專項部門分管領導進行了精準扶貧檔案專題培訓。
6、檔案規范化管理情況。圍繞重點工作積極開展機關、企事業單位規范化管理工作，2019年完成縣法院檔案規范管理晉升“省一級”標準驗收認定。縣檔案館2012年12月通過“國家二級”綜合檔案館標準驗收。2014年12月縣創建社會主義新農村建設檔案工作省級示范縣通過驗收。目前，縣機關檔案室工作規范化管理達省級標準83個，村級建檔120個村，社區建檔4個。
（三）檔案利用服務建設
1、推進檔案開放工作。制定開放實施細則，對應開放的檔案進行認真的鑒定工作，開放了應開放的檔案，備有開放檔案目錄，供利用者自行檢索，對利用頻繁的重要、珍貴的檔案提供了部分復制卷或者副本，堅持利用登記和利用效果，并編制檔案利用效果匯編，取得利用實效。
2、強化檔案開發利用工作。提高社會公眾服務水平，積極構建方便人民群眾的檔案利用體系，檔案館開館時間與國家法定工作日數及工作時間相同，并長期堅持采用法定節假日和延時服務方式，積極開展檔案、資料的開放提供利用工作，利用形式多樣，包括接待來訪、咨詢、來電、來函代查等利用工作，做到熱情服務、優質服務，不斷提高利用群眾的滿意度。堅持檔案便民、惠民理念，積極創新民生檔案利用方式，挖掘館藏資源，編制專題目錄，使查閱利用更為方便。認真貫徹《省國家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務辦法》，積極協助配合異地查檔業務，認真執行利用檔案零收費規定，積極為各單位、社會各界利用檔案提供優質免費服務，十三五期間為社會各界提供利用檔案2917卷次，972人次，為領導決策、低保救助、工齡認定、婚姻認證、房產交易、落實待遇、解決糾紛等方面提供了有力的原始證據。
3、扎實開展檔案文化建設工作。深入挖掘館藏檔案資源,及時安排部署檔案文化建設工作，完成了《縣領導干部職務任免文件匯編（1990-1995年）》《縣農村土地經營確權工作文件匯編》《縣新城區建設指揮部全宗介紹》《民族宗教事務管理文件匯編》的編制任務。協助州檔案局開展館藏珍貴檔案調研，完成《蘭臺珍檔》一書的素材采集工作。積極提供資料，協助縣志辦編制完成《抗震救災志（2008年）》的編制任務。鼓勵職工積極寫稿，向州局、縣委宣傳部報送工作信息102篇。結合主題活動，每年編寫調研報告、理論文章3篇，為推行政務公開、促進經濟社會發展等方面發揮了積極作用，產生了良好的社會效益。
（四）檔案信息化建設
積極穩妥推進本區域數字檔案館建設工作，開展檔案數字化工作現狀及發展方向調研，完成調研報告《關于縣級檔案館數字化建設的思考》。積極向縣委、縣政府提出數字檔案建設規劃意見，推進檔案信息化工作與本縣信息化工作同步規劃、同步實施、同步發展。向省檔案局、縣財政爭取資金，采購了電腦、復印機、檔案密集柜等用品，為調整優化檔案管理軟硬件環境，搭建數字化檔案館管理平臺創造條件。按照年度計劃，安排部署館內檔案數字化加工任務，完成文件級目錄錄入70000余條。進一步完善機關單位電子檔案移交接收進館工作制度，建立電子檔案接收平臺。積極推廣檔案管理系統，機關檔案室檔案管理軟件使用普及率達90%，鄉鎮普及率100%。為檔案資源共享打下基礎
（五）檔案安全建設
縣檔案館于2008納入災后重建項目，年初施工，2009年底竣工，2010年投入使用。實際使用面積2510平米（其中庫房面積1005平米），新館結構基本合理、配備了一些必要設施設備。“十三五”期間，向縣財政爭取資金48萬余元，增添了檔案密集柜和目錄柜，為檔案業務工作的順利開展提供了基礎保障。嚴格執行檔案安全保密工作的各項規定,全員簽訂安全保密責任書,把檔案安全保密要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各項環節。深刻吸取國內外重大安全事故教訓，進一步筑牢檔案安全防線，多措并舉，扎實開展檔案安全風險隱患排查治理工作。從檔案實體管理、檔案信息管理、檔案保密、檔案開放與利用等方面對全縣17個鄉鎮、80個部門開展了檔案安全大排查。建立了檔案安全整改排查臺賬，健全完善了檔案安全應急預案，對存在安全隱患的單位，及時進行督促整改。縣綜合檔案館堅持安全消防值班制度、巡查制度、庫房溫濕度監控制度，實行24小時值班制，做到每日安全巡查不少于1次，時刻繃緊檔案安全弦。檔案館歷年無安全事故發生，檔案安全萬無一失。
（六）檔案隊伍建設
1、抓好黨風廉政反腐敗工作。結合會前學紀、會前學法和專項學習教育活動要求，采取集中學習、自學和送學上門等方式，統籌安排落實學習任務。堅持每周至少1次的政治理論和業務集中學習時間，每年組織集中學習不少于24次，學習了系列重要講話精神，黨的精神，省、州、縣各級會議精神，黨紀政紀處分規定，以及黨的各項路線、方針、政策，部門業務知識規范等內容。通過深入、扎實的學習宣傳教育、座談交流、專題討論，專項整改活動，切實解決黨員理想信念問題，使干部職工普遍武裝了頭腦，深化了思想認識，切實轉變了工作作風，提升了素質能力，單位形成積極健康的良好工作氛圍，為實現“兩地一點范、美麗新九寨”提供堅強的組織保障。
2、加強干部人才隊伍建設。根據縣級部門學習教育要求，結合省、州繼續教育培訓計劃，積極安排職工參加縣委、縣政府、組織部、人社局、黨校、法制辦、宣傳部等單位舉辦的培訓和知識競賽。組織職工參加“加強職業道德建設，做人民滿意公務員”網絡培訓。每年抽派檔案館1-2人參加省、州檔案業務培訓，組織機關企事業單位檔案專兼職人員參加省、州檔案業務培訓。組織單位執法人員參加了網絡法治教育學習培訓和縣普法學習考試。結合年度重點工作，組織開展專項檔案業務培訓。舉辦了縣精準扶貧檔案工作培訓2期，災后重建項目檔案業務培訓1期，縣觀光公司檔案業務培訓1期，衛生系統健康扶貧檔案業務培訓1期，縣鄉鎮行政區劃調整改革財政和檔案業務培訓1期。共計培訓鄉鎮、機關企事業單位分管人員和檔案兼職人員500余人次。進一步提高了基層檔案人員的理論水平和業務素質,有力促進了各單位檔案工作的順利開展,為全縣檔案工作的健康持續發展奠定了基礎。
二、工作亮點
縣檔案局、檔案館在州局、館指導下，緊緊圍繞縣委、縣政府的中心工作，以服務民生為重點，以強化監督指導為手段，以提高檔案管理整體水平為目的，全面促進了我縣檔案事業和諧發展。縣檔案局（館），2016年榮獲省檔案工作先進集體。榮獲《省檔案》（2016-2017年度）宣傳工作先進集體。2016-2019年，每年榮獲州檔案工作目標管理先進單位和“三個體系”建設、數字檔案館建設、檔案文化建設、創新項目、編研等多個單項先進榮譽。在工作中主要抓好了以下幾點。
（一）堅持日常業務指導和專項督查相結合。堅持“請進來、走出去”相結合的指導方式，每年深入機關單位指導檔案業務工作不少于150余人次，并在館內安排提供整理室，指導鄉鎮在檔案館進行檔案整理歸檔，檔案指導人員及時進行耐心細致的指導、解答。結合精準扶貧、機改、抗震救災、災后重建等專項工作，及時協調相關單位，組織開展專項檔案業務培訓和檔案督導檢查，每年組織1-2次執法大檢查，及時發現問題、解決問題。
（二）強化為民服務。重點抓好婚姻、社保、醫保、農村土地承包確權登記等民生檔案的規范管理。及時指導涉及民生檔案工作相關部門整理歸檔，完善管理制度。加強接收力度，確保民生檔案收集齊全、整理規范、保管安全。有序開展館內民生檔案文件級目錄錄入和民生檔案查閱利用檢查工具的編制。規范完善查閱利用制度、手續，積極宣傳檔案法規、政策，切實為群眾查閱利用檔案提供高質服務。
（三）抓住重要任務，及時部署，早參與、早謀劃。圍繞縣委、縣政府中心工作，及時找準年度重點目標任務，做到主動出擊，早謀劃、早參與。比如在災后恢復重建、機構改革、精準扶貧等工作任務中。檔案局及時落實縣委、縣政府統一部署，積極與相關單位溝通、草擬相關文件，制發管理措施，落實工作責任，舉辦相關培訓，開展專項制度、檢查，把檔案工作部署落實在前，促進檔案工作有法、有規可依，規范管理。
三、存在的主要問題
在總結成績的同時，我們也要清醒地認識到，檔案部門還面臨不少困難和挑戰，檔案工作與黨和國家的新要求、與人民群眾的新期待、與網絡信息時展的新趨勢相比，還存在一些差距：我縣檔案工作各項任務按規劃得到較好落實,檔案事業取得了長足的發展。同時也存在一些問題：一是檔案館編制少，人員結構老化，檔案專業人員缺乏。二是基層檔案發展不平衡，部分鄉鎮、單位領導干部對檔案管理工作重視不夠，檔案人員變動頻繁，檔案工作穩定性和延續性較差，基層檔案工作規范管理得不到持續性保障。三是檔案信息化建設發展不平衡，數字化檔案館建設工作進展緩慢。
四、對“十四五”規劃編制工作的建議
《辦法》出臺的背景及意義
行政區域界線檔案(以下簡稱“界線檔案”)是在行政區域界線(以下簡稱“界線”)勘定和管理過程中形成的與界線的位置、走向、名稱等密切相關，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料。它屬于民政專業檔案范疇，是加強界線管理、處理邊界糾紛、維護邊界地區穩定的重要依據，是勘界和管界成果的重要載體。
1.背景
在1989年至2002年全面勘定我國省、縣兩級界線(以下簡稱“全面勘界”)期間，為了加強勘界檔案的管理，出臺了《暫行規定》，明確了勘界檔案的定義、管理體制立卷歸檔要求、整理方法及勘界文件材料的歸檔范圍和保管期限，還強調了民政部門應將全部勘界檔案作為一個單獨全宗進行保管并規定了向同級國家綜合檔案館移交的時間。2002年《行政區域界線管理條例》頒布實施，界線管理工作重點由勘界轉為依法管界(以下簡稱“日常管界”)。隨著以界線聯檢為主要內容的各項日常管界活動不斷開展，各地又形成了大量的界線管理文件材料。因《暫行規定》的局限性，加之缺乏針對日常管界文件材料立卷、歸檔的政策依據，造成全國全面勘界檔案和日常管界文件材料管理問題比較突出：一是部分地區對全面勘界檔案保管工作不夠重視，管理不夠規范，缺少專用保管設施、隨意放置等現象較為嚴重，存在重大安全隱患，二是因缺乏具有可操作性的統一規范和標準，各地在日常管界文件材料的立卷、歸檔等方面存在不規范、不完整的混亂現象，對界線管理工作造成了影響，三是由于缺少界線檔案利用專門規定，在提供外界使用方面存在顧慮，影響了社會對全面勘界成果信息資源的共享。
針對全面勘界制定的《暫行規定》已經不適應全面勘界檔案保管利用和日常管界檔案立卷歸檔等工作的需要，制定新的、更符合實際、更具可操作性的檔案管理辦法是解決當前界線檔案管理工作存在問題的迫切要求，是界線和檔案管理部門及其工作者的共同呼聲，是必要的，也是可行的。2011年，《辦法》制定工作列入民政部政策創制計劃，有關部門通力合作，《辦法》經過起草、調研論證、征求意見、修改報批、文件會簽等過程，最后終于出臺。
2.意義
規范界線檔案管理。這也是制定《辦法》的目的所在，《辦法》共24條，既明確了立法目的依據、界線檔案的定義、界線檔案工作的管理體制，又規范了界線材料的歸檔范圍、整理方法、歸檔要求和界線檔案的整理、移交、保管、利用等的原則與方法。它的頒布實施必將規范我國界線檔案的管理。
保證界線檔案依法利用。《辦法》第十九條至二十二條明確規定了檔案利用者的范圍、利用檔案的范圍和需要履行的手續、利用的方式和利用檔案應遵守的規定以及利用檔案和公開檔案內容的要求等。這為利用者查閱檔案提供了法律依據，維護了其利用檔案的合法權益，實現資源共享，同時又保護了檔案的秘密。
提高界線管理工作效率和水平。界線檔案是界線勘定和管理工作的原始記錄，是界線動態管理工作和出版界線詳圖的依據，也是界線毗鄰方維護合法權益的重要憑證。界線管理部門在制定政策及界線變更勘定、聯檢、處理糾紛、平安邊界建設等日常管界工作中，以高質量的檔案為依據，借鑒前人的經驗，必將提高界線管理工作效率和水平。
豐富國家專業檔案資源。界線檔案是民政專業檔案，同時又是國家檔案資源的重要組成部分，縣級以上各級人民政府民政部門按照《辦法》規定將該歸檔的文件材料收集齊全、整理規范、安全保管一定年限后，按照規定向同級國家綜合檔案館移交，必將豐富國家專業檔案資源。
《辦法》的特點
1.依據充分，可操作性強
《辦法》嚴格按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《行政區域界線管理條例》等上位法的規定，緊密結合界線檔案工作實際，吸收了《暫行規定》合理有效的內容，確立界線檔案工作的體制、檔案保管機構和文件材料的歸檔范圍、整理原則與方法以及檔案的數字化、多套異地保存、保管、編目、移交、利用等內容，尤其對整理和利用的內容規定得較具體，易于操作。
2.正確處理與《暫行規定》的關系
考慮到《暫行規定》詳細規定了勘界檔案的立卷、歸檔問題，現有的勘界檔案需要按照《暫行規定》要求維持原貌，因此《辦法》在吸收了《暫行規定》中合理有效的內容，補充了其沒有但實際工作急需明確的新內容，細化了一些原則性的規定后，《暫行規定》同時廢止。整合勘界和日常管界成果類材料成為界線檔案，作為民政檔案全宗的一個專業檔案門類，取消了勘界檔案獨立全宗是符合實際工作需要的。《辦法》是《暫行規定》的補、充、完善和提高。
3.充分體現界線檔案特殊性
界線管理實行統一領導、分級管理，專業性強，涉及毗鄰各方，是以勘定的界線為基礎而進行的連續不斷的管理活動，這一特點決定了界線檔案的特殊性：一是檔案不斷加增。針對同一條界線的檔案都是以勘界檔案為基礎接續形成、不斷加增的。二是檔案多套異地保存。為了方便使用和相互佐證等需要，同一內容的文件材料，需要由毗鄰各方及其共同的上級部門進行立卷、歸檔和保存。《辦法》有關文件材料歸檔、檔案整理和保存的條款充分體現了界線檔案的特殊性。
4.框架結構合理
《辦法》規定的內容比較簡單，采用條款結構。但文件材料的歸檔范圍、檔案整理編目需要的表格式樣、檔案多套異地保存單位等細化的規定，內容較多，放在主件中顯得冗長，所以做了四個附件解決。主附件結合的結構比較合理。
《辦法》有關內容的理解
1.界線檔案的定義與文件材料的范圍
《辦法》第二條對界線檔案的定義包含了幾層意思：(1)檔案的形成主體：各級界線業務主管部門，即民政部門。(2)檔案的形成領域：界線勘定和管理工作。(3)文件材料的形式：具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史紀錄。(4)文件材料的范圍：與界線的位置、走向、名稱等密切相關的專業性文件材料，包括全面勘界和日常管界活動形成的成果類材料。
2.界線檔案工作的管理體制、機構及其職責
檔案工作管理體制、機構及其職責是法定的，界線檔案工作也不例外，《辦法》第三、四條對界線檔案工作管理體制作了重申，對界線檔案保管機構及其職責作了強調。縣級以上民政部門對界線檔案實行集中統一保管，指定專(兼)職人員負責保管工作，必要時應當設立專門的界
線檔案保管機構，配備專職保管人員履行法定的檔案工作職責。
3.文件材料的歸檔
民政部門界線管理機構應當按照《行政區域界線文件材料歸檔范圍》(附件―)規定將文件材料收集齊全，按照規定整理后及時向本部門檔案機構和上級主管部門歸檔，歸檔時應當嚴格履行交接手續。
全面勘界成果材料維持原貌不變，尚未按照《暫行規定》完成歸檔工作的，應當于本辦法公布后一年內完成；日常管界成果材料應當在工作完成后半年內分別向上級主管部門和本部門檔案機構歸檔。
4.檔案整理原則與方法
界線文件材料應當區分不同的界線或者交會點，采用立卷的方式進行整理。立卷應當把握如下要點：
(1)文件材料的分類
梳理每條界線或者交會點文件材料，按照不同的標準做如下劃分。①按形成時間劃分：全面勘界文件材料和日常管界文件材料。②按內容性質劃分：文件材料和圖紙材料。③按載體形式和記錄方式劃分：紙質文件材料、聲像材料、電子文件等。
(2)文件材料的立卷
①立卷原則：按照時間順序，保持文件之間的有機聯系，方便保管和利用。②立卷分工：界線文件材料由民政部門界線管理機構負責整理立卷，其中需要上級主管部門歸檔的由牽頭方牽頭毗鄰各方共同整理立卷。③立卷方法：全面勘界文件材料已經按照《暫行規定》立卷，應當維持原貌不變，發生破損散落的，應當按照原式樣修復。日常管界文件材料以特定界線或者交會點為主線，按照年度――問題特征立卷。即每條界線同一年度內形成的文件材料分別按照界線聯合檢查、界線變更、界樁及其他標志物變動、界線糾紛處理、其他日常管界活動(如平安邊界建設)等問題立卷。交會點材料單獨立卷。④案卷質量要求：文件材料批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；文件材料應當標注頁號，案卷封面、卷內文件目錄、備考表等項目應當按照附件二規定逐項準確填寫；照片材料貼在A4規格的復印紙上附加說明后隨卷裝訂。案卷裝訂應當牢固：整齊。
(3)日常管界案卷內文件材料列要求
界線聯合檢查、界樁及其他標志物變動、界線糾紛處理、其他日常管界活動案卷，按照文件材料形成時間排序。界線變更類案卷設立分冊，其中界線協議書附圖、工作用圖等分冊按照圖幅編號排序；界樁成果表、界樁登記表、界樁照片等分冊按照界樁號排序；其他分冊按照文件形成時間排序。
(4)案卷的分類排列與編目
①分類排列：界線檔案按照行政區劃管理層級一界線(交會點)代號順序分類排列，同一條界線(交會點)的所有案卷按照檔案形成的時間順序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接續在后。②編號：界線檔案按照案卷排列順序編寫案卷號。③編目：民政部門檔案機構應當按照附件三規定為每一條界線編制一本案卷目錄，案卷目錄號即是界線代號。
5.檔案的保管
(1)保管期限：界線檔案的保管期限為永久。(2)檔案的多套異地保存：界線(交會點)毗鄰方民政部門和上級主管部門各保存一套，具體保存單位按附件四執行。(3)檔案的保管條件：《暫行規定》未對保管條件提出具體要求，考慮到界線檔案文、圖并存，珍貴且易毀損，在《辦法》中第十六條，特別對界線檔案庫房以及檔案保管條件、保管設施和設備的配備做出了具體規定。
6.檔案的數字化與移交
(1)數字化：為了界線檔案的安全保管和便于利用，民政部門檔案機構應當在界線檔案歸檔后盡快完成數字化工作。(2)移交：《辦法》對移交只作了原則性規定。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》中“專業性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限”的規定，考慮到邊界線檔案屬于專業性強且多數、管界工作離不開等實際情況，民政部門和同級檔案行政管理部門商定后可以延長移交期限。
7.檔案的利用
(1)利用范圍和方式
界線檔案主要供檔案形成、移交單位以及上級業務主管單位利用。各級人民法院、人民檢察院、公安和國家安全機關、紀檢監察機關、審計機關因公務需要可以查閱界線檔案。其他單位和個人可以查閱界線檔案中除過程性材料之外的其他文件材料。提供利用以復制或者數字化的界線檔案為主。除檔案形成、移交單位以及上級業務主管單位外，不得查閱檔案原件。界線檔案僅限于當場查閱、復制或者摘錄，不得外借。界線信息管理系統數據檔案的使用參照
《省級行政區域界線信息管理系統數據使用管理暫行辦法》執行。
(2)審批權限
民政部門應當建立利用審批制度。檔案利用者應當提出申請，說明利用理由、范圍，經民政部門界線管理機構同意后，方可利用。
利用屬于國家秘密的界線檔案，應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他保密規定進行審批。
關鍵詞 檢察院 檔案工作 檢察工作
作者簡介：崔衛榮、盧玉潔，啟東市人民檢察院。
檢察檔案是“按照有關規定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及其它各種載體材料。檢察機關各類案件的訴訟檔案真實地記錄著檢察監督活動的始終，是國家司法檔案的重要組成部分，是檢察機關建設與發展及各項工作完整、準確的見證。” 隨著社會法治進程的加快，檢務公開的要求，檢察檔案將在檢察工作中發揮著越來越大的作用，檢察機關應突破當前檔案工作發展的瓶頸，加強“規范化、信息化、多元化”機制建設，充分發揮檔案的價值，為檢察工作的發展提供好服務。
一、檢察檔案目前存在問題與不足
（一）部分人員檔案意識不強，檔案管理制度有待進一步健全、完善
個別辦案人員歸檔意識不強，案件辦理完結后沒有及時把案卷歸檔，歸檔案卷出現較多問題，不符合歸檔要求，認識不到不歸檔、不及時歸檔行為均屬違反《檔案法》的行為。目前，一般基層檢察院都制定了檔案相關管理制度，但由于工作原因或者檔案意識單薄，有些業務部門訴訟檔案歸案跨度長，易出現拖延不歸檔和超期不歸檔的情況，部分基層院沒有相關制度進行制約；有的檢察院雖制定及時歸檔等相關制度，但制度落實時不到位，缺乏一定的強制力，也造成許多案卷不及時歸檔的現象時有發生。
（二）檔案人員配備難以滿足新形勢、新要求
目前，根據相關規定，各基層檢察院都設置了專門檔案機構，配備了專職檔案人員。但受案多人少矛盾的影響，或因工作需要，個別基層院檢察檔案工作人員具有一定的流動性，嚴重影響了檔案工作的穩定性和長久發展。有的檔案人員缺乏系統培訓，導致部分檔案人員對檔案工作業務不熟悉。如隨著新刑訴法的實施，訴訟檔案中隨附的錄音錄像電子光盤的保存和歸檔問題存在爭議，亟待出臺相關規定進行規范。且隨著案件數量增長導致檔案數量的急速增長，檔案工作人員相對不足與檔案工作量增大之間的矛盾突出，導致檔案人員只能應付完成檔案管理的日常工作，對檔案的信息化管理、檔案編研、開發利用等工作投入精力較少。
（三） 檔案庫房、硬件配備不到位
檔案工作除了基本的庫房所需的防火、防盜、防潮等設施的基本要求，對硬件、管理也有著特殊的要求，如檔案數量的擴大要求庫房也隨之擴大，檔案裝具的要求、錄音錄像檔案等電子檔案特殊管理條件、存儲手段、挽救和修復檔案的技術、檔案開發利用和網絡遠程傳輸等都需要特殊的條件和保障。實現檔案管理現代化，一方面要改善硬件設施條件，完成新型檔案裝具、檔案數據存儲服務器、保管庫房等設施的升級改造，并根據檔案工作實際需要，及時添置和更換高速掃描儀、防磁柜等檔案專用設備，另一方面要嚴格落實檔案管理工作要求，堅持常態清理庫房，定期做好溫濕度記錄，及時更換維護設備，確保消防、報警、監控等裝置運行良好，保證檔案安全、存放整齊。
（四）檔案價值沒有充分開發利用
檢察機關保存的檔案大多數是案件卷宗，檢察機關訴訟檔案能夠反映出刑事案件的整個訴訟活動過程的真實記錄。由于保密、人手不足等多種原因，目前檢察機關往往在檔案開發利用上不夠積極主動，或檔案利用渠道單一，大部分基層院目前還是多以借閱檔案為主，鑒定統計、編研開發等工作開展較少，有的檢察院開展了編研工作，但編研材料的質量和深度還有待提高，使得檔案沒有充分開發利用，價值沒有得到完全的實現。
二、基層檢察院檔案工作發展的幾點建議
檔案工作作為執法規范的基礎性工作，作為檢察機關創新創優發展的重要支撐，如何不斷創新，推進規范化管理，加強信息化建設，如何變被動服務為主動服務，如何更好的為參考決策服務、為檢察工作服務，筆者試就如何做好基層檢察院檔案管理工作談幾點建議。
（一） 加強規范化管理機制，促進檔案工作持續發展
從制度、組織保障等各方面加強檔案的規范化管理，確保檔案工作有序規范開展。
一是嚴抓制度建設。結合檢察工作實際，制定、修改、完善一系列檔案制度，涉及歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責各個方面，形成一整套較為完整的檔案規范管理工作制度，使檔案管理有章可循，確保各種門類檔案收集齊全，歸檔及時并符合規范；制定《實物檔案歸檔管理辦法》、《數碼照片歸檔細則》等規范性文件，切實補強檔案管理工作的薄弱環節。
三是抓組織培訓。一方面選派專職檔案管理人員參加省、市檔案部門舉辦的培訓班，提高檔案管理人員的業務素質，同時注意檔案人員除具備專業知識外，還要具備一定的法律業務知識和計算機操作能力，成為一專多能的檢察檔案人才，以適應檔案工作信息化發展的新要求。另一方面，加強業務指導和工作聯動，采取網上印發培訓資料、制作業務課件等方法，加強檔案指導工作，專職檔案員積極加強對各部門檔案收集與裝訂工作的日常指導，每年定期組織立卷歸檔、數字化加工培訓，提高立卷歸檔的及時性、準確率，對歸檔移交的檔案卷宗，由專人進行檢查，對不符合要求的，督促整改，嚴把檔案收集、評查、歸檔關，確保符合歸檔要求。 （二）加強信息化建設機制，促進檔案資源信息共享
檔案信息化建設是新時期檔案事業發展的當務之急，要實現檔案工作與信息社會的同步發展，必須加快推進檔案的信息化建設，逐步改變“你查我調”的傳統方法，實現檔案信息的網絡資源共享。
一是強化基礎設施建設。對檔案工作網絡、專用服務器、掃描儀、視頻音頻信息采集設備、復印機、數碼照相機、計算機、光盤刻錄機、交換機等原有檔案信息化設備進行補充和完善，最大化釋放和發揮現有檔案信息化設施功能。同時借助加密機、屏蔽柜等保密設備確保檔案信息安全性。定期對檔案庫房和設施進行檢查，確保消防、報警、監控等裝置運行良好。
二是做強數據庫信息建設。結合自身檢察工作實際，可以邀請專業公司實施檔案管理數字化，確保電子檔真實、完整、有效，定期更新殺毒軟件和更新防火墻數據庫等安全措施，確保信息安全。構建分布式檔案目錄數據庫，對室藏訴訟檔案、文書檔案進行全文掃描，建立重要數據庫。每年按規定時間及時對歸檔卷宗進行掃描，保持數據庫及時更新。
三是全面提供在線化服務。針對傳統閱卷耗時費力、不利于卷宗保護等問題，在歷史檔案卷宗實現數字化的基礎上，在嚴格的權限控制下，可編寫一些基礎數據，通過網絡傳輸或計算機閱檔室查閱提供機讀目錄檢索和電子閱卷，向干警閱檔提供便利，可較好的實現檔案資源的傳輸網絡化、服務在線化。
（三）加強多元化服務機制，促進檢察工作科學發展
檢察檔案的開發利用是為檢察工作服務的重要途徑，是檔案部門賴以生存和發展的基礎，努力開發檔案信息資源，促進檔案收藏逐步從“保管型”向“參與決策型”轉變，由“單一型”向“綜合型”方向發展，加強多元化服務機制，促進檢察工作科學發展。
一是為公正司法服務。檢察檔案特別是訴訟檔案的卷宗資料為復查案件 、維護司法公正提供了重要依據。可充分發揮職能優勢，利用檔案信息資源協助辦案，為控申部門復查案件事實、證據，妥善答復來信來訪群眾提供完整可靠證據；為偵監、公訴部門辦理疑難案件提供參考和珍貴經驗；協助預防部門分類整理法院作出生效判決的行賄、受賄案件，完善擴充行賄犯罪檔案查詢系統。
