時(shí)間：2023-06-01 09:08:48
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理準(zhǔn)則，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞] GLP； 檔案；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02
檔案是各類單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄。檔案管理是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。
對(duì)非臨床健康和環(huán)境安全試驗(yàn)中生成的數(shù)據(jù)記錄和材料進(jìn)行保存并管理是遵從良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范（GLP）準(zhǔn)則的重要步驟。這些數(shù)據(jù)記錄及材料的妥善維護(hù)是再現(xiàn)試驗(yàn)、確認(rèn)最終試驗(yàn)報(bào)告中的信息和確認(rèn)特定試驗(yàn)項(xiàng)目遵從GLP準(zhǔn)則的唯一手段[1]。
1 GLP準(zhǔn)則對(duì)檔案管理基本要求
1.1 依據(jù)GLP準(zhǔn)則制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程
參考檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作特點(diǎn)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，使之符合實(shí)驗(yàn)室所遵從的各類GLP準(zhǔn)則的要求。本實(shí)驗(yàn)室制定了資料接收、歸檔、索引、借閱及歸還程序；人員出入檔案室程序；人員檔案管理程序；儀器設(shè)備檔案歸檔程序；事故損失恢復(fù)程序；檔案銷毀程序；檔案室環(huán)境要求相關(guān)程序；事故損失恢復(fù)程序等。
1.2 檔案管理人員要求
試驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名檔案管理員，同時(shí)還應(yīng)指定一名候補(bǔ)檔案管理員，在檔案管理員無(wú)法履行其職責(zé)時(shí)代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理員在上崗前應(yīng)遵從GLP準(zhǔn)則進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，考核通過(guò)后由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以書(shū)面形式任命后，方可上崗。
2 資料檔案分類及管理
根據(jù)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行分類，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互聯(lián)系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個(gè)具有一定隸屬關(guān)系的不同等級(jí)的系統(tǒng)[2]。以此為依據(jù)，為方便檔案管理，根據(jù)實(shí)際工作需要，將檔案劃分為5類：研究檔案、人員檔案、儀器設(shè)備檔案、機(jī)構(gòu)資料檔案及電子檔案。
2.1 研究檔案管理
研究檔案指在按照計(jì)劃書(shū)實(shí)施一項(xiàng)試驗(yàn)項(xiàng)目過(guò)程中所生成的記錄與材料。至少應(yīng)包括任務(wù)通知單、試驗(yàn)計(jì)劃書(shū)、最終報(bào)告、原始數(shù)據(jù)；其它與試驗(yàn)相關(guān)的文件和通訊材料，諸如存檔資料移交的收據(jù)、電話記錄、傳真等；試驗(yàn)供試品留樣；試驗(yàn)中所使用的干濕標(biāo)本；分析確認(rèn)報(bào)告等相關(guān)資料。試驗(yàn)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)收集試驗(yàn)過(guò)程中產(chǎn)生的記錄材料并整理成冊(cè)，填寫(xiě)歸檔清單，確保在標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，檔案管理員應(yīng)對(duì)歸檔資料的完整性進(jìn)行逐項(xiàng)審查，準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字，對(duì)歸檔資料編號(hào)后裝訂存入檔案室。如需借用研究檔案，借用人需要填寫(xiě)相關(guān)借用管理記錄，說(shuō)明借用原因，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可提供其相應(yīng)資料。檔案管理員應(yīng)對(duì)借出的原件資料進(jìn)行復(fù)印，以備資料歸還時(shí)進(jìn)行核對(duì)。用完后應(yīng)立即歸還，檔案管理員應(yīng)對(duì)資料核對(duì)確認(rèn)，無(wú)誤后簽字并放回原處。檔案管理員應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中規(guī)定的相應(yīng)資料保管期限進(jìn)行保管，超過(guò)保管期限后根據(jù)要求經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后對(duì)其進(jìn)行處理，并備有證明文件。
2.2 人員檔案管理
實(shí)驗(yàn)室人員應(yīng)具有相應(yīng)的資格和能力，專業(yè)人員必須持證上崗。因此實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立人員檔案，保留所有人員（包括臨時(shí)人員）的相關(guān)能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)證明的記錄。員工檔案需要包括：教育背景和工作經(jīng)歷，需備有學(xué)歷證明及資格證書(shū)復(fù)印件等；在本機(jī)構(gòu)工作期間完成的所有的內(nèi)外部培訓(xùn)、講座及研討會(huì)等；員工有資格擔(dān)負(fù)的職責(zé)和從事的工作；員工所發(fā)表的論文情況；員工作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或主要研究者承擔(dān)的試驗(yàn)項(xiàng)目情況；員工身體健康情況以及歷史文件其他信息等內(nèi)容。人員培訓(xùn)是人員檔案管理的重中之重，是保證人員知識(shí)與技能不斷得到更新的手段，培訓(xùn)相關(guān)記錄如標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程自學(xué)記錄，考核成績(jī)及證書(shū)等內(nèi)容都應(yīng)整理到此類檔案中。檔案管理員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確的做好人員檔案的整理、分類、歸檔工作，并且要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
2.3 儀器設(shè)備管理
儀器設(shè)備正常運(yùn)行是實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展各項(xiàng)研究的前提保證，儀器設(shè)備檔案管理也是GLP體系下重要的環(huán)節(jié)。儀器設(shè)備檔案是指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。同一臺(tái)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。對(duì)GLP實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備進(jìn)行有效的控制與管理，保證其運(yùn)行的穩(wěn)定，從而確保GLP試驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確可靠。由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任命一名儀器管理負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)各類儀器整體管理。本機(jī)構(gòu)根據(jù)對(duì)儀器驗(yàn)證程度的不同，將儀器分為A、B、C三類。A類儀器不需要檢定/校準(zhǔn)和驗(yàn)證，儀器的工作狀態(tài)可通過(guò)外觀觀察或功能檢查進(jìn)行確認(rèn)，此類儀器不產(chǎn)生數(shù)據(jù)，不進(jìn)行測(cè)量；B類儀器需要檢定/校準(zhǔn)但不需要驗(yàn)證，儀器安裝比較簡(jiǎn)單，產(chǎn)生數(shù)據(jù)，進(jìn)行測(cè)量，其參數(shù)可編輯；C類儀器需要檢定/校準(zhǔn)和驗(yàn)證，安裝復(fù)雜，由專業(yè)人員安裝，產(chǎn)生數(shù)據(jù)，進(jìn)行測(cè)量，參數(shù)可編輯和重復(fù)使用，有計(jì)算機(jī)接口，如色譜儀等。設(shè)備從購(gòu)買、使用到報(bào)廢都要有相關(guān)記錄，建立儀器設(shè)備檔案。每臺(tái)儀器設(shè)備都應(yīng)該建立檔案，保存儀器設(shè)備機(jī)器軟件的記錄。檔案中應(yīng)收入申購(gòu)文件、招投標(biāo)資料、購(gòu)買合同書(shū)、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、儀器操作手冊(cè)、儀器使用說(shuō)明書(shū)、儀器驗(yàn)證文件、維修記錄、使用記錄申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果等。在儀器安裝、調(diào)試、驗(yàn)收完畢或儀器正常運(yùn)行后，由儀器負(fù)責(zé)人將形成積累的全部文件材料及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)儀器設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄。
2.4 機(jī)構(gòu)資料檔案管理
機(jī)構(gòu)資料檔案是指由試驗(yàn)機(jī)構(gòu)、試驗(yàn)場(chǎng)所生成的記錄與材料，這些記錄與材料可以針對(duì)多個(gè)試驗(yàn)項(xiàng)目以及實(shí)驗(yàn)室各類證書(shū)、上下行文件、會(huì)議記錄等。通過(guò)對(duì)記錄的檢查可重建試驗(yàn)系統(tǒng)，并對(duì)試驗(yàn)機(jī)構(gòu)是否遵從GLP準(zhǔn)則進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。機(jī)構(gòu)資料至少應(yīng)包括：質(zhì)量保證部門(mén)實(shí)施檢查形成的所有記錄；主計(jì)劃表；組織機(jī)構(gòu)圖；設(shè)施平面圖；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)確效文件；歷年所有標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程；環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄；用于多項(xiàng)試驗(yàn)的被試物與參照物以及用于多項(xiàng)試驗(yàn)的分析確認(rèn)報(bào)告等，機(jī)構(gòu)檔案也是國(guó)內(nèi)各家監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查的主要內(nèi)容，對(duì)此類檔案的管理也是GLP體系下檔案管理的重要環(huán)節(jié)。
2.5 電子檔案管理
對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子記錄，如果存儲(chǔ)器老化，將會(huì)導(dǎo)致電子記錄丟失。電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)均可讀取。存檔記錄可從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)拷貝至存儲(chǔ)介質(zhì)諸如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體中，電子檔案的特性決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將其放置在檔案室內(nèi)防磁柜中進(jìn)行保存，防止磁場(chǎng)干擾，同時(shí)每半年應(yīng)對(duì)其有效性、安全性進(jìn)行抽查，如發(fā)現(xiàn)損壞或出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)或拷貝。
安全性評(píng)價(jià)研究機(jī)構(gòu)在運(yùn)行和開(kāi)展各項(xiàng)試驗(yàn)及其他各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄所形成的各類檔案，是反映和追朔安全性評(píng)價(jià)工作真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是GLP管理體系中重要的組成部分[3]。檔案管理工作是一項(xiàng)分散、雜亂、繁瑣、量大的工作，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，本著方便管理、方便利用的原則，做到使檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范，以此來(lái)適應(yīng)機(jī)構(gòu)發(fā)展需求。
主要參考文獻(xiàn)
[1]陳鐵春，蔡磊明.經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范：準(zhǔn)則與管理系列[M].修訂版.北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2008.
農(nóng)業(yè)的科研技術(shù)研究設(shè)計(jì)的范圍比較廣，綜合性強(qiáng)。對(duì)于特定的研究對(duì)象進(jìn)行研究時(shí)，需要從它的生長(zhǎng)環(huán)境、生長(zhǎng)習(xí)性、氣候條件、土質(zhì)條件、成熟周期的等個(gè)方面進(jìn)行綜合考察，確保所得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
二、新時(shí)期下農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題
（一）歸檔率低
首先，農(nóng)業(yè)科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協(xié)調(diào)，嚴(yán)重脫節(jié)；其次，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研工作的周期性較長(zhǎng)，因此，檔案的來(lái)源較為分散，在收集整理時(shí)由于各個(gè)檔案的來(lái)源時(shí)間不確定，會(huì)出現(xiàn)部分檔案丟失現(xiàn)象；最后，研究者自身對(duì)檔案管理工作的曲解，認(rèn)為研究的成果檔案屬于個(gè)人成果，對(duì)專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)存有疑慮，從而出現(xiàn)研究檔案的斷檔現(xiàn)象。
（二）檔案管理制度不健全
農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在我國(guó)具有很長(zhǎng)的應(yīng)用歷史，正是因?yàn)闅v史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時(shí)期的發(fā)展形式嚴(yán)重“脫軌”，沒(méi)有及時(shí)的更新完善，現(xiàn)代檔案管理工作大多采用網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、信息化的方式，因此在相關(guān)的管理制度上也有了相對(duì)應(yīng)的要求，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度仍然是傳統(tǒng)的人工方式，效率不高，從而影響到農(nóng)業(yè)科研技術(shù)工作的深層發(fā)展。
（三）管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是管理人員要有專業(yè)的管理方法，能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進(jìn)行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識(shí)構(gòu)成不夠完善，學(xué)識(shí)水平不高，對(duì)檔案管理的專業(yè)素質(zhì)薄弱，對(duì)各種研究成果檔案定性不明確，出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，遲滯了規(guī)范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中有了一定的應(yīng)用，對(duì)管理工作提供了很大的便捷，但是，網(wǎng)絡(luò)化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒(méi)有強(qiáng)有力、嚴(yán)格的管理制度，不夠規(guī)范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識(shí)不高，對(duì)于查閱的程序檢查不夠嚴(yán)格，這也是導(dǎo)致檔案信息外泄的重要因素。
三、農(nóng)業(yè)科技檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案的收集和管理工作
針對(duì)于不同的檔案特點(diǎn)，要有合理的收集方案，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協(xié)調(diào)起來(lái)，對(duì)每一研究項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤，嚴(yán)防因?yàn)橹芷陂L(zhǎng)的原因，造成檔案的遺失，可以有專門(mén)的人員分工進(jìn)行細(xì)化管理，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的研究成果歸檔觀念的強(qiáng)化，灌輸正確的歸檔意識(shí)，以確保檔案的整體連續(xù)性。規(guī)避斷檔現(xiàn)象發(fā)生。
（二）完善制度建設(shè)
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，更是日常管理的行為準(zhǔn)則。管理人員要按照科學(xué)的歸檔程序?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理操作，不能主觀的對(duì)檔案進(jìn)行隨意安放，要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的要求進(jìn)行，與此同時(shí)，管理人員要對(duì)檔案管理的一些基本法規(guī)準(zhǔn)則進(jìn)行學(xué)習(xí)深化，進(jìn)一步促進(jìn)各種的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作在制度的強(qiáng)化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員要有專業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各種農(nóng)業(yè)科研成果有一定的認(rèn)知，在檔案歸類上可以進(jìn)行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進(jìn)行分區(qū)、分層放置，不斷的提高完善自身的素質(zhì)，與時(shí)展形勢(shì)相接軌。
（四）強(qiáng)化保密措施
關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評(píng)價(jià)指標(biāo)；管理流程 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
中圖分類號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來(lái)都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長(zhǎng)68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長(zhǎng)5.848km（樁號(hào)4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過(guò)程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對(duì)于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對(duì)于工程的開(kāi)展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過(guò)程業(yè)務(wù)的開(kāi)展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門(mén)考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開(kāi)始前，就要收集工程開(kāi)工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對(duì)于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤(pán)等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門(mén)要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門(mén)接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過(guò)程中，可通過(guò)軟件系統(tǒng)通過(guò)關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對(duì)水利工程施工建設(shè)過(guò)程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開(kāi)發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄、檔案簡(jiǎn)介等建立數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔的電子文件直接存儲(chǔ)在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。
2 檔案管理評(píng)價(jià)
2.1 評(píng)價(jià)方法
檔案管理評(píng)價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，擬定評(píng)價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評(píng)價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2 指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過(guò)程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級(jí)法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)指標(biāo)與分值如表1所示：
檔案管理的評(píng)價(jià)方法與指標(biāo)系數(shù)對(duì)某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評(píng)價(jià)指數(shù)G=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評(píng)價(jià)為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良。
3 結(jié)語(yǔ)
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
[1] 嚴(yán)杰.淺談大型水庫(kù)水利工程建設(shè)檔案管理[J].工業(yè)b，2015，（31）.
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051
0 前言
隨著中國(guó)改革開(kāi)放，加速了中國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案不僅要具有一定的社會(huì)效益，更要體現(xiàn)出對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。而對(duì)財(cái)政檔案實(shí)施現(xiàn)代化的管理，不僅是為了提升財(cái)政檔案的工作水平，也是為了跟緊現(xiàn)代化社會(huì)的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財(cái)政檔案工作真正達(dá)到高效率、高水平、高質(zhì)量的狀態(tài)。
1 檔案現(xiàn)代化管理的重要性
隨著信息數(shù)字化逐漸普及，信息已經(jīng)不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡(jiǎn)潔的數(shù)據(jù)形式存在。?@一改革對(duì)各個(gè)行業(yè)都有很深遠(yuǎn)的影響，而檔案作為一種基礎(chǔ)的信息存在方式，在大環(huán)境影響下也應(yīng)該作出相應(yīng)的改變。財(cái)政檔案作為幫助企業(yè)記錄財(cái)政活動(dòng)的重要憑據(jù)，在傳統(tǒng)的管理工作中已經(jīng)出現(xiàn)了許多的問(wèn)題，比如大量的信息導(dǎo)致檔案分類工作量過(guò)大，傳統(tǒng)的記錄方法致使工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，收錄過(guò)程較困難等。但如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類都與電子辦公相結(jié)合，就會(huì)使整個(gè)檔案工作變得輕松得多，也會(huì)變得更加高效。但與此同時(shí)，就需要提高檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化電子設(shè)備的掌握程度，以及熟練程度。
2 當(dāng)今財(cái)政檔案管理中的問(wèn)題
近年來(lái)，為了迎合國(guó)家的發(fā)展以及現(xiàn)在的盛行創(chuàng)新意識(shí)，財(cái)政檔案的工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新，想要?jiǎng)?chuàng)新首要的工作應(yīng)該是找到現(xiàn)在財(cái)政工作中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn)、完善。在改進(jìn)過(guò)后才能看到創(chuàng)新的具體點(diǎn)，跟上現(xiàn)代化管理的步伐，因此，總結(jié)出以下幾點(diǎn)財(cái)政檔案中存在的問(wèn)題。
2.1 財(cái)政檔案很難實(shí)現(xiàn)全部電子化
財(cái)政檔案電子化工作進(jìn)行起來(lái)難度系數(shù)大，且要求工作者能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件，但是現(xiàn)在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對(duì)電子文件和文檔的概念十分模糊，導(dǎo)致檔案存檔工作進(jìn)行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因?yàn)楣ぷ髁看蠖辉敢鈱?shí)施電子化存檔。
2.2 相關(guān)工作者對(duì)現(xiàn)代化管理存在抵觸心理
所謂現(xiàn)代化管理，就是利用電子設(shè)備快速有效的完成檔案相關(guān)工作，但其中的老員工對(duì)于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，對(duì)新的工作方式需要時(shí)間去學(xué)習(xí)與適應(yīng)，而在這一過(guò)程中很容易產(chǎn)生煩躁情緒。
2.3 相關(guān)操作沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理操作沒(méi)有得到統(tǒng)一，使得工作人員的具體操作五花八門(mén)，雖然工作人員根據(jù)具體的工作環(huán)境使用了一些軟件開(kāi)展工作，但真正使用時(shí)，難免會(huì)遇到操作不規(guī)范等的問(wèn)題，使得財(cái)政檔案管理工作雖然實(shí)施了現(xiàn)代化，但實(shí)質(zhì)上實(shí)施得并不徹底，依舊沒(méi)有起到相應(yīng)的作用。
2.4 無(wú)法完整得收集財(cái)政檔案
財(cái)政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業(yè)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)檔案也會(huì)非常多，因涉及的部門(mén)較多，而每個(gè)部門(mén)都會(huì)有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個(gè)部門(mén)的檔案都統(tǒng)一，而業(yè)務(wù)部門(mén)又事務(wù)繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數(shù)。
3 實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的方法
3.1 制定統(tǒng)一的檔案管理準(zhǔn)則
檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀就是雜亂無(wú)章，因?yàn)槠涫褂密浖⒐芾硎侄味嫉貌坏浇y(tǒng)一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現(xiàn)代化遲遲得不到提升，因此，首先應(yīng)該改進(jìn)檔案管理的硬件設(shè)施，如互聯(lián)網(wǎng)提升、相關(guān)軟件的進(jìn)一步升級(jí)等。現(xiàn)在真正影響檔案工作順利開(kāi)展的，不是計(jì)算機(jī)設(shè)備的缺乏，而是沒(méi)有相關(guān)規(guī)范的使用方法，使得計(jì)算機(jī)設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則，并根據(jù)時(shí)代變化及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，為相關(guān)的檔案管理工作人員提供統(tǒng)一的行動(dòng)依據(jù)。管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節(jié)省了大量的人力以及物力，還實(shí)現(xiàn)了檔案存檔的電子化。而針對(duì)一些館藏資料應(yīng)該加強(qiáng)管理，實(shí)施跟蹤管理，了解這些資料的動(dòng)向十分重要，并且在電子存檔的基礎(chǔ)上，依舊保管好相應(yīng)的紙質(zhì)資料，對(duì)其進(jìn)行雙重保管，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。
3.2 建立合適的財(cái)政檔案管理制度
財(cái)政檔案的管理工作雖然要求進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化，但我們?cè)谕晟乒芾硐到y(tǒng)的時(shí)候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費(fèi)，但不代表我們會(huì)完全放棄對(duì)人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時(shí)，我們也應(yīng)該建立起合適的財(cái)政檔案管理制度，也就是對(duì)檔案管理工作人員提出一些要求。對(duì)于財(cái)政檔案管理這一個(gè)工作的工作特性，要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心，并且在真正的工作過(guò)程中，時(shí)刻要求自己保持開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，并且能夠主動(dòng)地去完成自己的本職任務(wù)，在服務(wù)其他部門(mén)的工作時(shí)保持謙遜的態(tài)度，以進(jìn)步式眼光看待日后的財(cái)政檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)。
3.3 細(xì)化檔案管理工作分配
常見(jiàn)的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類、歸檔與存儲(chǔ)這三個(gè)步驟。對(duì)財(cái)政檔案管理工作同樣不夠重視，導(dǎo)致在工作分配上不夠合理，經(jīng)常出現(xiàn)一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒(méi)有事情可做，因此，應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進(jìn)行資料采集工作時(shí)，負(fù)責(zé)檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實(shí)時(shí)工作的方式，對(duì)每一份采集上來(lái)的資料，及時(shí)進(jìn)行整理分類，使工作效率大幅度提升。
3.4 培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
檔案管理的現(xiàn)代化要求硬件投入、軟件開(kāi)發(fā)，但一切的設(shè)備升級(jí)最終都要靠管理人來(lái)進(jìn)行支配，但是現(xiàn)在的管理人員資歷深卻缺乏電子軟件使用能力，因此，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要招募更多的新型人才，來(lái)支配先進(jìn)的管理軟件技術(shù)，使其發(fā)揮真正的作用。合理選拔人才，讓檔案管理工作可以適應(yīng)現(xiàn)在瞬息萬(wàn)變的環(huán)境，不斷進(jìn)行自我完善、創(chuàng)新，為國(guó)家的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
民政工作的工作效果與我國(guó)民眾的生活有著緊密的聯(lián)系，也在一定程度上關(guān)系著百姓的切身利益，甚至對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)構(gòu)成一定的影響。最近幾點(diǎn)，我國(guó)各級(jí)政府部門(mén)對(duì)于改善民生工作一直非常重視，想通過(guò)一系列的辦法推進(jìn)我國(guó)民生工程的建設(shè)，盡可能的為廣大的人民群眾獲取更大的利益。在我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的大環(huán)境下，我國(guó)各級(jí)民政部門(mén)也開(kāi)展了很多的公共服務(wù)項(xiàng)目，這就使得我國(guó)民政部門(mén)的各項(xiàng)檔案資料也日益增加，這些檔案真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄著我國(guó)民政部分開(kāi)展活動(dòng)的情況，同時(shí)也是我國(guó)各級(jí)民政部門(mén)開(kāi)展下一階段工作的重要參考與依據(jù)，也是我國(guó)民政工作的重點(diǎn)。
1我國(guó)民政檔案管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段我國(guó)的民政檔案管理主要是以部門(mén)為單位進(jìn)行的，通常情況下都是由民政部門(mén)的不同科室的工作人員將民政檔案進(jìn)行分類、收集、保管與整理，從而可以為我國(guó)社會(huì)工作開(kāi)展提供可靠的檔案資料，以便于更好的服務(wù)人民。為進(jìn)一步改變我國(guó)民政檔案保管現(xiàn)狀，切實(shí)提升我國(guó)民政檔案管理能力，我國(guó)各級(jí)民政管理部門(mén)依據(jù)不同的類別對(duì)檔案進(jìn)行劃分，主要分為以下幾部分，（1）照片；（2）文書(shū)；（3）聲音檔案、圖像檔案；（4）財(cái)務(wù)檔案等；同時(shí)可以按照不同的類別進(jìn)行劃分，例如， 可以根據(jù)地名、管理以及收養(yǎng)等情況進(jìn)行劃分。就現(xiàn)階段我國(guó)行政檔案工作來(lái)講，實(shí)行的是統(tǒng)一的管理，根據(jù)統(tǒng)一的管理制度對(duì)行政檔案進(jìn)行管理，這樣可以為今后其他各部門(mén)的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，將民政檔案進(jìn)行分開(kāi)存放以及專職存放是各級(jí)民政部分對(duì)民政檔案進(jìn)行管理的主要手段。
2現(xiàn)階段我國(guó)民政檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題
2.1 我國(guó)民政部門(mén)的民政檔案管理制度還需要進(jìn)一步加強(qiáng)
在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步入經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的時(shí)期，作為我國(guó)民生的主管部門(mén)，民政部門(mén)積極開(kāi)展了諸多的公共事業(yè)服務(wù)項(xiàng)目，這樣就造成了民政檔案資料也逐漸的增加，所以在建立起科學(xué)合理的民政檔案管理制度的同時(shí)，也需要將相關(guān)的民政檔案進(jìn)行專業(yè)的分類。現(xiàn)階段的各級(jí)民政部門(mén)只是按照傳統(tǒng)的要求將民政檔案進(jìn)行機(jī)械化的分類歸檔，而并對(duì)于今后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)可能出現(xiàn)的資料查閱工作缺乏必要的管理制度。并且對(duì)于一些具有較強(qiáng)專業(yè)性的檔案管理制度來(lái)講，更是缺乏必要的規(guī)章，這就造成了民政部門(mén)不能對(duì)民政檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。
2.2 我國(guó)民政檔案管理人員缺乏必要的管理意識(shí)
最近幾年，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一系列的民政檔案管理規(guī)章制度，但是在實(shí)際操作的過(guò)程中，大多數(shù)的規(guī)章制度都僅僅是一種形式，并沒(méi)有發(fā)揮出其真正的作用。并且大多數(shù)的民政檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系通過(guò)的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在實(shí)際的工作中，往往會(huì)出現(xiàn)清檔案重業(yè)務(wù)的情況出現(xiàn)，在工作中他們大多只是將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集裝訂，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的分類管理。并且我國(guó)的大多基層民政部門(mén)，并沒(méi)有設(shè)立專業(yè)的民政檔案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。這種情況的出現(xiàn)也會(huì)直接的影響到檔案管理的能力。
2.3 我國(guó)檔案管理利用率較低
由于民政部門(mén)本來(lái)就是一個(gè)集婚姻登記、收養(yǎng)、復(fù)退役軍人安置等多種服務(wù)群眾的地方，所以這就決定了它的檔案數(shù)量大和種類繁多的特點(diǎn)。但是有些檔案存在漏缺現(xiàn)象，在全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查找相關(guān)檔案資料的大趨勢(shì)下，沒(méi)有將檔案資料信息化管理，使得全國(guó)民政檔案資料的查詢?cè)庥鲆淮罂简?yàn)，無(wú)法更好的共享資源，造成資源的浪費(fèi)。
3檔案管理優(yōu)化途徑
由于我國(guó)的民政檔案管理管理制度欠缺，各級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)該進(jìn)行徹底的排查，同時(shí)對(duì)現(xiàn)行的民政檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的監(jiān)察力度，恪盡職守。同時(shí)對(duì)于各級(jí)的檔案部門(mén)，應(yīng)該主動(dòng)和積極配合相關(guān)民政部門(mén)的監(jiān)督工作，認(rèn)真履行和落實(shí)有關(guān)法律準(zhǔn)則，建立相對(duì)應(yīng)的檔案管理崗位責(zé)任制度，將檔案工作做到有條不紊。有關(guān)民政管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行更深入的貫徹，使得檔案工作能夠更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，將檔案事業(yè)和其他民政工作同步發(fā)展。
由于我國(guó)民政檔案管理人員的管理意識(shí)欠缺，所以需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)情況，我國(guó)各級(jí)檔案主管部門(mén)也需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，切實(shí)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代化檔案信息管理的應(yīng)用能力。打造出可是適應(yīng)時(shí)展的高素質(zhì)管理隊(duì)伍。可以不定時(shí)組織召開(kāi)檔案管理經(jīng)驗(yàn)座談進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，提出在檔案管理過(guò)程中所遇到的困難，有效的提升工作效率。對(duì)于在民政檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，需要及時(shí)的像當(dāng)?shù)氐拿裾块T(mén)進(jìn)行反饋，同時(shí)申請(qǐng)足夠的設(shè)備以及辦公必要的費(fèi)用，根據(jù)要求對(duì)民政檔案管理設(shè)備等進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，確保今后可以對(duì)民政檔案進(jìn)行查詢、管理。
關(guān)鍵詞：水利檔案管理；素質(zhì)；責(zé)任感
檔案作為記錄歷史事實(shí)的載體，是一種非常珍貴的信息資源，檔案工作是一項(xiàng)既有著極其縱深的歷史，又有著廣闊發(fā)展空間和旺盛生命力的事業(yè)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作發(fā)生著重大的變革，其管理方式由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體管理為中心向檔案信息管理為中心向檔案信息管理為中心轉(zhuǎn)變，新時(shí)期的檔案資料為檔案信息化和數(shù)字化。而水利檔案作為水利系統(tǒng)的重要信息資源，更有著自身的特點(diǎn)：①科技檔案數(shù)量急劇增多；②科技檔案查找困難；③各種新型檔案載體的不斷出現(xiàn)。面對(duì)這新的課題，作為檔案管理人員必須具有；⑴檔案的專業(yè)知識(shí)與相關(guān)法律知識(shí)；⑵具有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)知識(shí)和應(yīng)用的技術(shù)；⑶具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)。只有這樣，才能擔(dān)當(dāng)起水利檔案管理人員的責(zé)任和適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新要求。
1 具有專業(yè)知識(shí)與相關(guān)法律知識(shí)的素質(zhì)
檔案作為實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是客觀事物存在發(fā)展變化的反映，通過(guò)它可以了解事物發(fā)展變化狀況和過(guò)程，可以作為處理、解決問(wèn)題的依據(jù)，因而檔案信息具有最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)。作為檔案管理人員要有敏銳的信息意識(shí)，利用檔案資料廣泛收集信息，充分利用，準(zhǔn)確提供，快速傳遞，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在多年的實(shí)踐中已經(jīng)形成了一整套專業(yè)的理論，原則技術(shù)和方法，成為了一門(mén)獨(dú)立的學(xué)科。
作為檔案管理人員要精通檔案專業(yè)的理論知識(shí)，并能夠?qū)⑵涫炀毜膽?yīng)用到實(shí)際工作中，在實(shí)踐中不斷總結(jié)、研究檔案專業(yè)的理論和技術(shù)。同時(shí)，由于檔案工作涉及面非常廣泛，檔案管理人員除了熟悉和掌握水利專業(yè)知識(shí)、施和驗(yàn)收規(guī)范規(guī)程外，還要學(xué)習(xí)相關(guān)的原材料和成品檢驗(yàn)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在熟悉和了解本單位檔案形成規(guī)律的同時(shí)，根據(jù)水利工程建設(shè)周期長(zhǎng)、工程涉及專業(yè)面廣、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，認(rèn)真研究本單位檔案的分類、組卷、利用、保護(hù)等問(wèn)題，成為“通才”基礎(chǔ)上的專才。
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。法律和各種規(guī)章制度是檔案工作正確方向發(fā)展的有力保證，也是檔案管理人員的工作準(zhǔn)則，作為檔案管理人員要掌握相關(guān)法律知識(shí)，包括黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策和檔案工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度等，在日常工作中依法辦事，這就可以使檔案工作在正確的軌道中運(yùn)行。
2 要具有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)應(yīng)用的素質(zhì)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及復(fù)印機(jī)、光盤(pán)機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，檔案管理工作的方法和手段也隨之發(fā)生了變革，從傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。例如：檔案的載體，記錄方式的多樣化發(fā)展趨勢(shì)，利用者要求更準(zhǔn)確，更及時(shí)，或者利用網(wǎng)絡(luò)查閱所需檔案，也使得檔案部門(mén)提供利用方式發(fā)生了根本性的變化，這就使檔案部門(mén)面臨著許多新的課題。因此，水利檔案管理人員必須學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代水利科學(xué)技術(shù)知識(shí)，特別是與計(jì)算機(jī)相關(guān)的技術(shù)人員，只有利用科學(xué)的方法和手段，才能更好的管理和利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化。
電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，必然對(duì)檔案管理人員的能力提出更高的要求，只有更新觀念，學(xué)會(huì)新的思維方法，使用新的管理模式和技術(shù)手段，在實(shí)際工作中，具備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力，充分發(fā)揮它們的功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化儲(chǔ)存、檢索、提取和交流，緊密結(jié)合專業(yè)知識(shí)，提高工作效率和質(zhì)量。
3 應(yīng)具有的政治思想職業(yè)素質(zhì)與強(qiáng)烈的責(zé)任感
水利檔案管理人員的政治思想和職業(yè)素質(zhì)首先是指檔案管理人員在從事檔案歸集管理、保管和利用等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則，它是對(duì)檔案管理人員行為的基本要求。
1.忠于和熱愛(ài)檔案事業(yè)
默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)是檔案工作的突出特點(diǎn)，沒(méi)有很高的政治素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任感是無(wú)法擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)責(zé)任的。檔案管理人員對(duì)自身職業(yè)的熱愛(ài)，來(lái)源于對(duì)這一職業(yè)的深刻理解，只有這樣才能夠堅(jiān)定正確的政治方向，樹(shù)立正確的人身觀、價(jià)值觀，在工作中，兢兢業(yè)業(yè)，不計(jì)個(gè)人得失，樂(lè)于在平凡的崗位上默默奉獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。
2、以科學(xué)的態(tài)度，維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性
水利檔案是施工過(guò)程的真實(shí)記錄，也是進(jìn)行同類型工程建設(shè)的參考依據(jù)和水利科研的可靠資料，它不僅具有原始的記錄性，而且作為歷史的見(jiàn)證，具有真實(shí)性的特點(diǎn)，因而它是后人認(rèn)識(shí)和了解歷史本來(lái)面貌的重要依據(jù)，它是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)管理工作，它要求按照檔案的形成規(guī)律，工作程序、標(biāo)準(zhǔn)辦事，不能有半點(diǎn)馬虎和粗心大意。因此，水利檔案管理人員的工作作風(fēng)是非常重要的，它關(guān)系到本職任務(wù)能夠很好地完成，關(guān)系到檔案的作用能夠得到充分發(fā)揮，這就要求檔案管理人員具有高度負(fù)責(zé)的精神，不允許粗枝大葉，敷衍行事，要以科學(xué)的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性以及維護(hù)檔案的真實(shí)面貌。
3.銳意創(chuàng)新，全心全意為人民服務(wù)
近年來(lái)，檔案管理水平逐步提高，尤其隨著科技的發(fā)展，檔案工作存儲(chǔ)的縮微化，激光光盤(pán)技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)、聲像技術(shù)的應(yīng)用，使得原始的實(shí)體檔案出現(xiàn)多樣化的變化趨勢(shì)，因此需要水利檔案工作者勇于面對(duì)新時(shí)期檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的變革，在思路上創(chuàng)新，在工作方法上創(chuàng)新，努力的適應(yīng)時(shí)代潮流，吸取西方先進(jìn)的系統(tǒng)論、信息論，控制論等管理理論的精髓。善于在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題，在新時(shí)期的檔案工作發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
【摘要】在高校發(fā)展過(guò)程中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作。為了促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其職業(yè)素養(yǎng)的認(rèn)識(shí)，注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，本文基于這一背景，從高校檔案管理人員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)入手，就如何強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育與培養(yǎng)提出了幾點(diǎn)對(duì)策，以促進(jìn)高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升。
【關(guān)鍵詞】檔案管理人員；職業(yè)素養(yǎng)；培養(yǎng)方式
一、新時(shí)期高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)容
（一）道德素養(yǎng)。檔案管理人員要嚴(yán)格遵循檔案管理工作的規(guī)章制度，在檔案管理過(guò)程中，要遵守檔案道德規(guī)范準(zhǔn)則。始終保持積極的工作態(tài)度，做到愛(ài)崗敬業(yè)，要有較高的責(zé)任心和敬業(yè)精神，積極主動(dòng)、一絲不茍地做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵照檔案法的相關(guān)規(guī)定辦事，不能遺漏和錯(cuò)錄檔案，要確保檔案信息的真實(shí)和全面。（二）業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要檔案管理工作人員熟練地掌握有關(guān)檔案方面的政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)，并結(jié)合信息技術(shù)建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)信息化。因此，作為一名檔案管理工作人員，需要密切關(guān)注國(guó)家政策的動(dòng)態(tài)與方向，不斷創(chuàng)新自身的思維，從宏觀和微觀角度不斷地滿足檔案管理工作的需求。將政策法規(guī)與檔案方面的工作要求結(jié)合起來(lái)，全面掌握檔案工作的規(guī)律，選取具有針對(duì)性的檔案政策，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。（三）能力素養(yǎng)。就能力素養(yǎng)而言，主要是組織協(xié)調(diào)和檔案收集以及決策制定等方面的能力，最終促進(jìn)檔案管理管理工作高效實(shí)施的同時(shí)，為各項(xiàng)決策的制定提供意見(jiàn)建議。（四）文化素養(yǎng)。文化素養(yǎng)在于注重自身文化素質(zhì)水平的提升，在檔案管理中做到以人為本，注重自身在檔案管理中的作用發(fā)揮，提升自身對(duì)檔案文化的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案文化的傳播，加強(qiáng)檔案文化的學(xué)習(xí)，提高文化素養(yǎng)的同時(shí)，促進(jìn)自身專業(yè)素養(yǎng)的提升。所以文化素養(yǎng)也是高校檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)之一。
二、職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)方式
（一）加大重視，落實(shí)職責(zé)。在高校檔案管理工作中，為促進(jìn)檔案管理水平的提升，我們必須要確保檔案管理工作責(zé)任的落實(shí)。因此，作為高校檔案管理人員，應(yīng)切實(shí)意識(shí)到強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，并及時(shí)地掌握有關(guān)政策法規(guī)，不斷提高自身的檔案意識(shí)，盡可能地為檔案管理工作的開(kāi)展致力于良好環(huán)境的創(chuàng)設(shè)。所以必須在檔案管理之前，就需要對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，確保檔案管理規(guī)范并不斷完善，切實(shí)注重檔案管理的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督，不斷強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，切實(shí)注重檔案鑒定與審核工作的開(kāi)展，為檔案管理工作的開(kāi)展提供強(qiáng)大的支持。（二）完善制度，規(guī)范科學(xué)。在檔案管理中，需要對(duì)各項(xiàng)管理制度不斷完善，致力于思想觀念轉(zhuǎn)變，確保各項(xiàng)檔案管理工作得到高效的開(kāi)展。在制度完善過(guò)程中，需要科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理的流程。嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)和高校檔案管理的實(shí)際，及時(shí)地制定有關(guān)檔案管理細(xì)節(jié)，對(duì)各項(xiàng)管理職能進(jìn)行科學(xué)的劃分，并結(jié)合自身的實(shí)際，對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行制定，并對(duì)檔案的查詢和保存以及歸檔等制度進(jìn)行明確，確保整個(gè)檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。（三）強(qiáng)化信息化建設(shè)力度。在做好上述工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)力度，切實(shí)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科技信息技術(shù)，盡可能地提高檔案的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化水平。既要注重自身在檔案管理中作用的發(fā)揮，還要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理軟硬件的建設(shè)，將財(cái)務(wù)管理工作與自身的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，確保檔案歸檔的及時(shí)性和有效性。此外，還應(yīng)切實(shí)注重財(cái)務(wù)信息的采集與整理，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的升級(jí)和完善，才能更好地便于檔案的利用，更好地促進(jìn)檔案管理作用的發(fā)揮。這就需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)檔案人員的教育和培訓(xùn)，及時(shí)提高其專業(yè)知識(shí)水平，才能更好地加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用，將檔案的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，提高信息化的建設(shè)成效。（四）開(kāi)展高校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育。職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，在做好上述工作的同時(shí)，還要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)素養(yǎng)教育，引導(dǎo)其意識(shí)到自身在檔案管理中的作用，堅(jiān)持職業(yè)道德，強(qiáng)化職業(yè)道德素養(yǎng)教育與培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其自身的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，主動(dòng)積極地參與到高校檔案管理工作之中，并加強(qiáng)對(duì)其的改進(jìn)和優(yōu)化，通過(guò)強(qiáng)化對(duì)其的職業(yè)素養(yǎng)教育，進(jìn)一步促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)的培育。此外，還要加大對(duì)其的培訓(xùn)力度，切實(shí)提升其專業(yè)技術(shù)水平，才能適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在高校檔案管理中培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)教育，對(duì)于促進(jìn)其各項(xiàng)職業(yè)素養(yǎng)的發(fā)揮和檔案管理工作的高效開(kāi)展有著十分重要的意義。因此，我們必須對(duì)其加大教育和培訓(xùn)力度，以促進(jìn)檔案管理工作的高效實(shí)施。
【
【關(guān)鍵詞】 干部人事檔案 集中管理 發(fā)展現(xiàn)狀 重要性思考
前 言
集中管理，是檔案歸檔整理中的重要管理模式與方法之一，廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)的人事檔案管理工作。其中，干部人事檔案，也不例外，主要采用了集中管理這一方式。雖然對(duì)于干部人事檔案集中管理有相應(yīng)準(zhǔn)則，但在發(fā)展的過(guò)程中還是不免存在一些問(wèn)題，如何有效的突破目前干部人事檔案管理的發(fā)展桎梏，如何發(fā)展出更多高效、創(chuàng)新的管理方法與措施、如何保障干部人事檔案集中管理的有效性等都是亟待解決的問(wèn)題。基于這樣的發(fā)展現(xiàn)狀與研究目標(biāo)，本文就干部人事檔案集中管理發(fā)展從干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀、干部人事檔案集中管理的重要性以及干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點(diǎn)思考等方面展開(kāi)論述與探究。
一、干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀
1.1 干部人事檔案集中管理內(nèi)容與特點(diǎn)
干部人事檔案集中管理，其目的是為了將干部的人事檔案的信息進(jìn)行集中化、統(tǒng)一化的存檔、保管。而具體而言，干部人事檔案集中管理的職責(zé)與內(nèi)容主要涵蓋了以下幾點(diǎn)：（1）對(duì)干部的人事信息、檔案材料進(jìn)行記錄、歸檔與保存，從而形成完整的干部人事信息檔案；（2）對(duì)干部人事檔案提供借閱、轉(zhuǎn)遞、調(diào)查、保護(hù)等作用。在任何合理需要干部人事檔案信息的情況，負(fù)責(zé)干部人事檔案集中管理的機(jī)構(gòu)有義務(wù)提供支持。除此之外，干部人事檔案的集中管理還具有開(kāi)展干部人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、為國(guó)家積累檔案史料等作用。而干部人事檔案集中管理工作具有依照特定法律準(zhǔn)則、依托專門(mén)機(jī)構(gòu)以及保密性較強(qiáng)等特點(diǎn)。由此可見(jiàn)，干部人事檔案集中管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作。
1.2 干部人事檔案集中管理存在的問(wèn)題
干部人事檔案集中管理，雖然在過(guò)程的很長(zhǎng)一段時(shí)間里，都基本完成了管理工作的職責(zé)與任務(wù)，但仍存在一些問(wèn)題。第一，由于干部人事檔案集中管理手段落后，使得檔案信息存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，究其原因，是從紙質(zhì)化管理走向信息化管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)節(jié)中，不可避免的出現(xiàn)差錯(cuò)，這也要求我們?cè)谟涗洝w檔管理中需要進(jìn)一步優(yōu)化管理模式；第二，許多干部人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現(xiàn)象；第三，在干部人事檔案制作方面不夠統(tǒng)一化、規(guī)范化，給集中管理帶來(lái)了不小的阻礙。干部人事檔案集中管理的發(fā)展可謂是任重而道遠(yuǎn)。
二、干部人事檔案集中管理的重要性
干部人事檔案，是反映干部工作經(jīng)歷、表現(xiàn)等各方面情況的重要信息依據(jù)，也是維護(hù)一個(gè)干部合法權(quán)益的重要信證。由此可見(jiàn)，干部人事檔案信息的管理意義重大。
首先，干部人事檔案集中管理，有專門(mén)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，對(duì)記錄了干部人事檔案信息的材料進(jìn)行有效妥善的保管，同時(shí)隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展以及應(yīng)用到干部人事檔案的集中管理工作中，干部人事檔案集中管理進(jìn)入了信息化管理時(shí)代，檔案材料也開(kāi)始出現(xiàn)了電子檔案記錄保存的管理方式，使得檔案管理更加的長(zhǎng)久且不容易損壞丟失等；其次，干部人事檔案有效的集中管理，能夠便于有關(guān)部門(mén)在人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中及時(shí)的獲取干部的檔案履歷信息，有效的從這些材料中全面的了解一個(gè)干部的發(fā)展及各方面的基本情況，為干部的人事調(diào)動(dòng)提供了有效的保障；除此之外，干部人事檔案，是組織研究干部工作規(guī)律、反映客觀基本情況的重要材料，進(jìn)行集中管理，既可以保證人事檔案信息的保密性與安全性，同時(shí)也組織隨時(shí)可能需要使用時(shí)提供了便捷。由此可見(jiàn)，干部人事檔案集中管理，是一項(xiàng)不可或缺的工作，需要我們?cè)趯?shí)踐過(guò)程中深入探究，發(fā)展出更多有效的管理手段與措施。
三、干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點(diǎn)思考
基于干部人事n案集中管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，本文就如何做好干部人事檔案集中管理工作，從而維持其發(fā)展的持續(xù)性與高效性，提出以下幾點(diǎn)建議：
（1）重視干部人事檔案集中管理，加大對(duì)管理工作的投入。人事檔案管理，無(wú)論是對(duì)于干部的發(fā)展，還是對(duì)于史料的積累與保存，都意義重大；只有在思想上加強(qiáng)重視，在實(shí)踐中加大投入，那么才能夠更為高效的做好這一工作。
（2）完善干部人事檔案管理機(jī)制，豐富管理工作手段與措施。人事檔案管理，內(nèi)容較復(fù)雜，積累歸檔工作量大，只有發(fā)展更多高效的管理機(jī)制與措施，那么才能夠保障檔案信息的萬(wàn)無(wú)一失。
（3）深化改革發(fā)展干部人事檔案集中管理，大力推進(jìn)信息化管理模式。有效應(yīng)用信息化技術(shù)，優(yōu)化管理流程，簡(jiǎn)化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。
結(jié) 語(yǔ)
干部人事檔案的集中管理，雖然在發(fā)展的過(guò)程中面臨著一些問(wèn)題，發(fā)展之路可謂是任重而道遠(yuǎn)。但只要在具體的管理實(shí)踐中，我們只要能夠正確的認(rèn)識(shí)目前的發(fā)展現(xiàn)狀，給予足夠的重視，不斷完善干部人事檔案管理機(jī)制，豐富管理手段與方法，那么就一定能夠有效的做好干部人事檔案的管理。
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（一）文書(shū)檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體
記錄發(fā)生的事件、過(guò)程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書(shū)檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。分門(mén)別類的存放，此階段的工作重心應(yīng)放在收集、管理、編目編冊(cè)、保存等方面。
（二）文書(shū)檔案載體的多樣性
文書(shū)檔案涉及方面眾多，是單位發(fā)展進(jìn)程中的真實(shí)反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案等都是文書(shū)檔案所涉及的內(nèi)容。由于文檔內(nèi)容豐富多樣。所以文書(shū)檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協(xié)議、合同、責(zé)任書(shū)各類文件以及各種電子檔案等等。
（三）文書(shū)工作與文書(shū)檔案之間的聯(lián)系
文書(shū)工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書(shū)檔案的管理包括文件的書(shū)寫(xiě)材料、文件的格式、是否及時(shí)歸檔等。文書(shū)工作可以說(shuō)是檔案工作的基礎(chǔ)和前提條件，文書(shū)工作的全過(guò)程也是辦公室文書(shū)檔案形成的過(guò)程。
二、關(guān)于醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題概述
（一）醫(yī)院文書(shū)檔案管理的投入過(guò)低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書(shū)檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書(shū)檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書(shū)管理的信息效率過(guò)低。
（二）醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案意識(shí)薄弱
長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō),醫(yī)院文書(shū)檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案沒(méi)有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書(shū)檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書(shū)與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國(guó)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書(shū)檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
三、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范銜接實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化，要求文書(shū)人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化。文書(shū)檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書(shū)檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書(shū)歸檔的制度
具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書(shū)檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
四、結(jié)束語(yǔ)
1.醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理不夠完善
首先，自開(kāi)展醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)以來(lái)，由于重視程度和職責(zé)劃分的問(wèn)題，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理仍然沒(méi)有作為重心納入醫(yī)院整體檔案體系中，被很好地管理及應(yīng)用。其次，醫(yī)務(wù)人員作為醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)的主體，對(duì)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的填報(bào)、收集、評(píng)價(jià)出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，在實(shí)際操作中不足以作為醫(yī)務(wù)人員行醫(yī)過(guò)程的評(píng)價(jià)記錄進(jìn)行綜合利用。
1.2醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理缺乏效率
檔案管理是一項(xiàng)職業(yè)素養(yǎng)要求高、專業(yè)性強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的責(zé)任感和使命感，又要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和基本技能。目前醫(yī)院檔案管理人員極少是科班出身，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)主要通過(guò)后期培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)水平和操作水平整體較為薄弱，加上大多數(shù)為兼職檔案管理員，導(dǎo)致了檔案的收集、整理、歸類、編目等工作較為滯后。
1.3醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案利用率較低
雖然醫(yī)院每年進(jìn)行醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)，推進(jìn)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)，但醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案在人員考核、晉升、評(píng)聘等方面利用率較低，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)表在歸檔后就淪為擺設(shè)，成為可有可無(wú)的檔案。主要原因在于醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的考核和保管主要在黨政部門(mén)，人事部門(mén)管理人事檔案，很少參與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核評(píng)價(jià)，不利于資源的共享和交流。
2.加強(qiáng)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理的建議
提高醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案科學(xué)化管理水平是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是對(duì)醫(yī)院整體檔案體系的完善和加強(qiáng)，建立健全醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理，能夠提高醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。
2.1增強(qiáng)對(duì)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)道德和職業(yè)操守不僅與廣大人民群眾的切身利益密切相關(guān)，同時(shí)也是社會(huì)主義核心價(jià)值觀的重要體現(xiàn)，關(guān)系到醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和社會(huì)的長(zhǎng)治久安。醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)不是醫(yī)院或者某個(gè)管理部門(mén)單方面的事情，必須要做到全員參與、全員重視，讓每個(gè)醫(yī)務(wù)人員對(duì)自己的檔案負(fù)責(zé)，要認(rèn)識(shí)到醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案是記錄自身在醫(yī)德醫(yī)風(fēng)方面存在的問(wèn)題與不足，從而不斷改進(jìn)，提高自身的道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
2.2提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)
首先，加強(qiáng)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理人員培訓(xùn)考核，培養(yǎng)敬業(yè)精神，提高檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)水平。其次，在各科室設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)收集整理本科室人員的個(gè)人年度醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核表、相關(guān)事跡、材料，存入檔案并隨時(shí)記錄在相關(guān)表格上[1]。
2.3建立完善相應(yīng)制度
醫(yī)院要把醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理作為一項(xiàng)常態(tài)化任務(wù)來(lái)抓，做到依法治檔，確保醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。在相關(guān)制度的設(shè)立上，以《檔案法》為基礎(chǔ)，以檔案服務(wù)利用為切入點(diǎn)，結(jié)合單位實(shí)際工作，確立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案查閱規(guī)定、內(nèi)容保密規(guī)定、檔案管理人員職責(zé)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理行為規(guī)范等一系列規(guī)章制度，并對(duì)檔案丟失、遺漏等進(jìn)行問(wèn)責(zé)追究。
2.4重視醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的利用
檔案管理的最終目的就是開(kāi)發(fā)利用，檔案部門(mén)要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，緊緊圍繞醫(yī)院中心開(kāi)展工作[2]。醫(yī)德檔案是每一位醫(yī)務(wù)人員在從醫(yī)過(guò)程中醫(yī)德行為的最客觀、最直接、最真實(shí)的記錄，完全能夠作為對(duì)醫(yī)務(wù)人員綜合評(píng)價(jià)最直觀的參考。
2010年9月，射洪縣研究出臺(tái)了《射洪縣領(lǐng)導(dǎo)干部誠(chéng)信檔案管理辦法(試行)》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），將誠(chéng)信作為評(píng)價(jià)領(lǐng)導(dǎo)干部“德”的重要指標(biāo)，對(duì)誠(chéng)信檔案的構(gòu)成、采集、使用、管理作出了較為系統(tǒng)的規(guī)定，為全縣600余名科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部建立誠(chéng)信檔案，在強(qiáng)化干部日常管理、解決干部誠(chéng)信缺失問(wèn)題上進(jìn)行了新的嘗試。
貼近實(shí)際，科學(xué)設(shè)置檔案內(nèi)容。誠(chéng)信檔案重點(diǎn)是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部在工作和日常生活中形成的有關(guān)誠(chéng)實(shí)守信情況予以記錄、建立檔案，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)效性，主要由誠(chéng)信承諾、失信紀(jì)錄兩部分構(gòu)成。其中，誠(chéng)信承諾作為領(lǐng)導(dǎo)干部公開(kāi)承諾的重要組成部分，以領(lǐng)導(dǎo)干部在工作、學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)遵循的誠(chéng)信準(zhǔn)則為主要內(nèi)容，一年一諾，每年年初進(jìn)行；失信紀(jì)錄重點(diǎn)記錄人民群眾反映強(qiáng)烈、社會(huì)各界敏感關(guān)注、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部形象影響較大的失信失諾情況，包括說(shuō)謊、造假、投機(jī)、失范等四大類20項(xiàng)內(nèi)容。
動(dòng)態(tài)管理，靈活檔案采集方式。誠(chéng)信檔案的采集實(shí)行定期與不定期相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期采集結(jié)合年度考核進(jìn)行，將誠(chéng)信情況納入領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人“三述”（述職、述德、述廉）及民主測(cè)評(píng)之中，采取個(gè)人自述、填表申報(bào)、民主測(cè)評(píng)的方式進(jìn)行；不定期采集主要通過(guò)自行申報(bào)、群眾反映以及由相關(guān)職能部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部所在單位（社區(qū)、居住小區(qū)物業(yè)）提供信息等方式，同時(shí)開(kāi)通誠(chéng)信舉報(bào)專用電話和專用郵箱。
失信受制，規(guī)范運(yùn)用檔案結(jié)果。誠(chéng)信檔案結(jié)果運(yùn)用堅(jiān)持“教育為主、懲戒為輔”的原則，并將其作為領(lǐng)導(dǎo)干部評(píng)先評(píng)優(yōu)、選拔任用等考核、考察重要參考依據(jù)之一。一年內(nèi)有1次失信紀(jì)錄的，接受誠(chéng)信教育；一年內(nèi)有兩次失信紀(jì)錄的，組織部門(mén)對(duì)其進(jìn)行誡勉談話，并取消當(dāng)年評(píng)先評(píng)優(yōu)資格；一年內(nèi)有3次及以上失信紀(jì)錄的列入誠(chéng)信重點(diǎn)監(jiān)控對(duì)象，當(dāng)年年度考核確定為“基本稱職”或“不稱職”等次，情節(jié)特別嚴(yán)重并造成重大影響的，視情況予以組織處理。《辦法》實(shí)行以來(lái)，已有3名干部因說(shuō)謊、失范而記入檔案，并采取了相應(yīng)的組織措施。
公開(kāi)承諾，廣泛接受社會(huì)監(jiān)督。《辦法》要求領(lǐng)導(dǎo)干部一年一諾，對(duì)其在工作、生活中應(yīng)當(dāng)遵循的誠(chéng)信準(zhǔn)則進(jìn)行公開(kāi)承諾。為確保承諾示范性、實(shí)效性，召開(kāi)了實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)干部誠(chéng)信檔案管理動(dòng)員大會(huì)，在全體縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公信度監(jiān)督員和新聞媒體的公開(kāi)見(jiàn)證下，200余名正科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部集體作出誠(chéng)信承諾，并一一簽訂《領(lǐng)導(dǎo)干部誠(chéng)信承諾書(shū)》。其余科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部分別在職工大會(huì)、專題民主生活會(huì)、作風(fēng)建設(shè)動(dòng)員會(huì)上集體承諾、踐諾。承諾書(shū)由組織部門(mén)統(tǒng)一存入領(lǐng)導(dǎo)干部誠(chéng)信檔案，在年度考核時(shí)對(duì)其踐諾情況進(jìn)行民主測(cè)評(píng)。誠(chéng)信檔案管理已經(jīng)成為促進(jìn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部“自律”、“他律”的又一強(qiáng)大“引擎”。廣大群眾密切關(guān)心關(guān)注此事，認(rèn)為“領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭講誠(chéng)信，必將帶出明禮誠(chéng)信的民風(fēng)社風(fēng)”。
（作者系射洪縣委常委、組織部長(zhǎng)）
摘要文章說(shuō)明和分析了機(jī)構(gòu)改革后廣西各區(qū)域藥檢機(jī)構(gòu)在檔案管理工作方面存在的一些問(wèn)題，并提出了主要對(duì)策。以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)性、公益，更好地履行國(guó)家賦予的藥品技術(shù)監(jiān)督職能。
關(guān)鍵詞檔案管理；藥檢機(jī)構(gòu)；問(wèn)題及對(duì)策
藥品檢驗(yàn)所是國(guó)家藥品監(jiān)督質(zhì)量保證體系的重要組成部分和技術(shù)依托部門(mén)，是《藥品管理法實(shí)施辦法>規(guī)定執(zhí)行國(guó)家對(duì)藥品監(jiān)督檢驗(yàn)的法定專業(yè)機(jī)構(gòu)，其中心工作是承擔(dān)依法實(shí)施藥品審批和藥品質(zhì)量監(jiān)督檢查所需的藥品檢驗(yàn)工作，主要職責(zé)是依法對(duì)藥品在生產(chǎn)、流通、使用等環(huán)節(jié)的質(zhì)量實(shí)施技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)。隨著藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當(dāng)前藥檢所整體管理工作的基礎(chǔ)。
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書(shū)材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書(shū)檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力的技術(shù)支撐的寶貴財(cái)富。
一、當(dāng)前藥檢所檔案管理中存在的主要問(wèn)題及原因分析
主要表現(xiàn)在以下一些方面：
1領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)及重視不夠。廣西于2003年對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行體制改革，撤銷除自治區(qū)藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區(qū)劃設(shè)置的91個(gè)各級(jí)藥檢所，重新設(shè)置由自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個(gè)相當(dāng)于副處級(jí)的區(qū)域藥檢所至今，雖基本設(shè)置有檔案庫(kù)房，卻只有桂林、玉林兩個(gè)藥檢所實(shí)現(xiàn)了符合檔案管理要求的大集中統(tǒng)一保管并通過(guò)了檔案行政管理部門(mén)評(píng)審驗(yàn)收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達(dá)標(biāo)定級(jí))。
2檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時(shí)間短，檢驗(yàn)及辦公場(chǎng)地小、場(chǎng)所少，故未設(shè)檔案室或檔案專人、專庫(kù)，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒(méi)有落實(shí)防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒(méi)有空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。有個(gè)別原在已獲得“科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級(jí)”的市級(jí)藥檢所基礎(chǔ)上組建的區(qū)域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查時(shí)就因檔案庫(kù)房條件簡(jiǎn)陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問(wèn)題而未能得以更名換證。
3檔案管理格局不明晰。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書(shū)檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書(shū)檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案格局。
4檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認(rèn)真落實(shí)。在藥檢所管理中，一般均按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》《記錄管理冊(cè)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。雖然自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局對(duì)各藥檢所的《年度工作目標(biāo)管理考評(píng)細(xì)則》要求各單位設(shè)立專門(mén)的檔案室并規(guī)范化、認(rèn)真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認(rèn)真實(shí)施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
5對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延也隨之發(fā)生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，各藥檢所根據(jù)自己的理解和實(shí)踐“因地制宜”管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
6檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在學(xué)歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時(shí)展要求懸殊是目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門(mén)是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理觀念不強(qiáng)；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術(shù)人員素質(zhì)及動(dòng)手能力的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
7檔案管理水平不高。現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢所管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢所管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開(kāi)發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
8未將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢所近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和能力認(rèn)可。
9監(jiān)管關(guān)系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗(yàn)報(bào)告是判定一個(gè)藥品是否符合規(guī)定的法律文書(shū)，若該被檢藥品被判不符合規(guī)定，監(jiān)管相對(duì)人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)乃至上百萬(wàn)巨額罰款，甚至是取消經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證或是藥品批準(zhǔn)文號(hào)的嚴(yán)厲處罰，超出了一般藥品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和使用機(jī)構(gòu)的承受能力，使監(jiān)管相對(duì)人存在戒心；另一方面隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民眾購(gòu)買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規(guī)意義的消費(fèi)者觀念被引用至治療活動(dòng)中，由于藥品費(fèi)用居高不下，當(dāng)藥品治療效果不理想時(shí)，就怪罪藥品質(zhì)量、怪罪藥品生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗(yàn)報(bào)告就成為了雙方裁決質(zhì)量爭(zhēng)議的焦點(diǎn)。而藥檢報(bào)告質(zhì)量尚有一定缺陷，使提高藥檢報(bào)告書(shū)寫(xiě)質(zhì)量及其可溯源性，完善藥檢報(bào)告管理成為了藥檢檔案管理的重要內(nèi)容。
10藥檢檔案開(kāi)發(fā)利用少。主要是由于檔案的內(nèi)向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，檔案室在單位中又處于弱勢(shì)地位，館藏建設(shè)被作為檔案室的后臺(tái)工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺(tái)，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實(shí)例不匯編、不發(fā)表，使其應(yīng)有的文化功能沒(méi)有得到充分發(fā)揮，很少直接影響大眾的生活品質(zhì)。
綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現(xiàn)的問(wèn)題既是我國(guó)現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代和我國(guó)新一輪大部委制、“大衛(wèi)生”形勢(shì)下衛(wèi)生、藥監(jiān)機(jī)構(gòu)改革的到來(lái)，藥檢所須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路以改進(jìn)檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)要求。
二、做好當(dāng)前藥檢所檔案管理工作的主要對(duì)策
1依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強(qiáng)和廣泛開(kāi)展《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《廣西壯族自治區(qū)檔案人員崗位培訓(xùn)管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育、學(xué)習(xí)貫徹活動(dòng)，實(shí)施《藥品檢驗(yàn)檔案管理規(guī)范》，增強(qiáng)藥檢所干部職工的檔案法制意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。
2領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關(guān)鍵。一個(gè)單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是藥檢檔案管理工作面對(duì)新形勢(shì)下存在的難度增大問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替將來(lái)著想”的態(tài)度，提高對(duì)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認(rèn)識(shí)，把綜合檔案室建設(shè)特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護(hù)、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)財(cái)政經(jīng)費(fèi)經(jīng)常性增加情況適時(shí)予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設(shè)施、設(shè)備，不改變檔案室及其庫(kù)房用途。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)明確：對(duì)檔案“實(shí)行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強(qiáng)檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進(jìn)而提高檔案對(duì)藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。
3建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)是搞好藥檢檔案工作的前提。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，可在全區(qū)食藥監(jiān)管系統(tǒng)各藥監(jiān)局及其所轄各行政、業(yè)務(wù)科室、稽查大隊(duì)和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入單位、科室、個(gè)人的目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保無(wú)論是在藥監(jiān)局、還是藥檢所的各行政、業(yè)務(wù)檢驗(yàn)科室還是稽查工作的各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
4加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。
第二，堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因?yàn)樗帣z檔案是藥檢所科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)工作的歷史，它不僅真實(shí)地反映本單位科技活動(dòng)的現(xiàn)狀，說(shuō)明整個(gè)科技工作歷史的進(jìn)程。還為當(dāng)前的業(yè)務(wù)工作和科研工作服務(wù)，為今后的工作服務(wù)，是珍貴的科技資源和科技儲(chǔ)備。
第三。將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質(zhì)量管理體系的組成部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，做到獎(jiǎng)罰分明，還要在評(píng)優(yōu)、晉升、進(jìn)修政策上給予一定傾斜，以促進(jìn)檔案工作人員和專兼職文檔人員主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書(shū)資料的完整性和系統(tǒng)性。
第四，設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
5提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對(duì)藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時(shí)間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動(dòng)性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實(shí)力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實(shí)加強(qiáng)和提高檔案人員素質(zhì)。
第一，以人為本，加強(qiáng)藥檢檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一是重視智力引進(jìn)工作，可采取引進(jìn)檔案專業(yè)人才或通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招錄所學(xué)專業(yè)為檔案學(xué)、歷史學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)或計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學(xué)本科畢業(yè)生充實(shí)到藥檢檔案工作隊(duì)伍中來(lái)，壯大藥檢檔案人才隊(duì)伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對(duì)單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿Α⒅驹斧I(xiàn)身檔案事業(yè)的同志進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進(jìn)人才脫穎而出。
第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)。樹(shù)立新觀念，用“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會(huì)的理念和改革開(kāi)放、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的思維方式指導(dǎo)檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲茫蝗且淖儌鹘y(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集。
第三，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是一項(xiàng)需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)；二要辦好崗位培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和藥檢檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、歷史、文化、法律等檔案?jìng)鹘y(tǒng)方面管理知識(shí)和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術(shù)和數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)應(yīng)用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實(shí)踐技能和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，吸取和總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力有機(jī)結(jié)合；三要與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設(shè)新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應(yīng)檔案工作特別是新形勢(shì)下藥檢檔案工作發(fā)展需要；四要多走出去參加培訓(xùn)或開(kāi)展學(xué)術(shù)講座，學(xué)習(xí)一些院校或發(fā)達(dá)地區(qū)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，拓寬工作思路，促進(jìn)管理科學(xué)化，提升檔案管理水平。
