時間：2023-05-31 09:56:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業生的檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：畢業生；就業問題管理；檔案管理
中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）08-0-01
一、就業管理
高職院校的畢業生面臨的是即將踏入社會走上工作崗位，畢業生在面臨擇業和選擇就業方面還存在很多的問題，在對高職院校畢業生的管理當中，我們要突出對畢業生的就業問題進行管理，以保證畢業生踏入社會更好的就業。
（一）實施就業管理的必要性
學生馬上就要踏入社會進行工作，但是學生的一些就業觀念仍然滯后，有的想在大城市工作，有的是想出去就要高薪，有的是想根據自己的專業和興趣選擇就業，他們對于工作環境、工作地域和工作內容的挑剔將影響他們的就業。
高職院校由于培養的是專業定向人才，所以學生掌握的技能比較單一，現在大多學生眼高手低，重理論輕操作，雖然學校在畢業生的管理中對就業加以引導，仍然有很多的學生進入擇業、就業的誤區。
當今社會中勞動力的數量正逐年增加，吸納能力相對降低，而且現在很多的招聘單位虛設門檻，要求具有本科及其以上文憑，這樣對于高職院校畢業生是不利的，原本較少的就業崗位加上高標準的入行環境，給高職院校的畢業生增加了就業壓力。
（二）畢業生就業管理的措施
1.建立健全產學研一體的模式，和固定的企業建立長期的合作關系，建立校內外實訓基地，將畢業生送到實訓基地實習，在實習過程中不斷的提升自己的技能，不斷的加深課堂理論知識的理解，同時提前熟悉工作的環境，為畢業之后找工作做好充分的準備。
2.為畢業生創辦就業信息網站，將畢業生的求職材料和個人簡歷掛在網上，讓各企業在眾多的資源當中選擇自己中意的人才，這樣可以為畢業生和用人單位節約大量的時間，學校在中間充當橋梁的作用，讓學生和用人單位獲得雙贏。
3.開辦創業教育。高職院校的學生雖然大部分是畢業后出去就業直接參加工作，但是也有一小部分畢業生潛藏著自主創業意識，但是由于缺少相關的知識，這需要在畢業生管理時對畢業生進行一定的創業指導，讓畢業生了解現代的企業管理制度，經營方法，質量管理，員工管理，營銷策略等相關的專業知識，為將來畢業后的創業之路打下基礎。
4.加強自身學習，塑造良好的心理品質，增加競爭力。高職院校的學生，尤其是畢業生群體，由于面臨的壓力較大，在這種情況下既要對他們進行就業、擇業觀的正確引導，同時還要鼓勵他們用在校時間不斷加強自己素質的提高，綜合能力的提高；另外加強學生的職業技能的學習，對當今社會上比較實用的技術，學校要給同學多提供學習的機會，這樣才能在激烈的競爭中間立于不敗之地。
5.以就業為導向，實施雙證書制。高職院校為了提高學生畢業的就業率，可以采用教學計劃和證書培訓的“雙證課程”模式，把職業資格證書也加入到教學計劃中間，改進人才培養方案，加強學生的技能培訓，在順利獲得技能證書的同時也更好的掌握了實際操作技能。
二、畢業生檔案管理工作
在畢業生的管理中，對于畢業生的檔案管理也是很重要的一個環節，畢業生的檔案管理關系著學生畢業后的考核、薪酬、組織關系以及社會勞動保障等切身利益，所以要提高檔案管理工作的水平。
（一）高職院校畢業生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業生檔案管理的相關制度。在高職院校里面，畢業生作為一個特殊的群體，他們的檔案管理必須要有專門的制度來規范管理。例：在江蘇的高職院校里面很多的學校都沒有專門針對畢業生的檔案管理制度。
2.畢業生檔案管理混亂。很多的高職院校的畢業生的檔案管理處于混亂狀態，很多的檔案都是在畢業生即將離校的最后一個月內匆忙的整理，對于畢業生檔案的整理十分的不負責任，將畢業生的檔案管理工作邊緣化了。很多的高職院校是將畢業生的檔案放在院系進行歸檔，然后整理好之后在送到學校檔案館，但是院系的檔案整理工作部門沒有及時的和學校的部門進行溝通，導致了所有的院系都集中在畢業的時候整理檔案，造成了學校檔案管理的混亂。
3.畢業生檔案整理不規范。在高職院校進行檔案管理工作的很多的人員不具備檔案管理的專業水平，對于業務不是很熟悉，對于畢業生檔案要求不清楚，導致了畢業生的檔案里面缺少資料，在將來的檔案進入到用人單位之后，為畢業生帶來很大的麻煩。
4.畢業生的檔案保管不規范。少數的畢業生在畢業后未就業，學校按照教育部門的相關規定，未就業畢業生檔案其學校應免費為其保管2年。這是學校為畢業生進行后繼服務的重要措施，但是這些措施沒有真正的落實到位。這種情況有學生自身的原因，也有學校的原因，在辦理檔案交接的時候，由于程序繁雜，導致了檔案的丟失或者內部資料的缺失。使得學生的檔案沒有真正的發揮檔案的作用。
（二）畢業生檔案管理的措施
1.制定畢業生檔案管理規章制度。為了加強畢業生的檔案管理工作，必須從制度上抓起。讓畢業生檔案管理的相關人員和相關部門按照規章制度進行管理，摒棄以前的落后的檔案管理模式。
2.加強畢業生檔案管理人員的培養。畢業生的檔案管理是一個細致的工作，而且關系重大，要求我們的工作人員具備良好的業務水平和豐富的檔案管理知識。我們要培養這樣的一批人員專門從事畢業生的檔案管理工作，減少或者避免畢業生檔案管理中間出現的錯誤。
3.積極探索畢業生檔案管理的新模式。在畢業生的檔案管理中有很多的復雜的工作，要求我們不斷的創新管理模式，將這些復雜的工作簡單化，為高校的檔案管理工作創造新的案例。
三、結語
對于高職院校的畢業生的管理主要是針對最迫切的就業問題和與他們就業相關的檔案進行管理，這是最主要的兩個方面，在這兩面的管理中間會出現很多的問題，但是面對著畢業生這樣的一個特殊的群體我們的高職院校要不斷的發揮主觀能動性來解決一切困難，為畢業生的順利畢業創造良好的環境。
參考文獻：
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實踐[M].高等教育出版社，2006，9.
民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。
二、民辦院校就業檔案服務程序
1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別
民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。
四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法
人才交流中心是高校畢業生就業服務重要部門，承擔著人才供求信息的收集、整理、儲存、和相關的咨詢服務；人才求職登記；人才推薦、招聘、測評、培訓；舉辦人才交流會；對流動人員檔案進行管理等。人才交流中心不僅有著明確的工作職責，特別是政府部門所屬人才交流機構，還具有相應的社會責任，促進高校畢業生就業就是其中一項主要社會責任。據調查，2014年我國高校畢業生人數達727萬多，高校畢業生的就業形勢日益嚴峻，做好高校畢業生就業服務、提高就業率成為各級人才交流中心面臨的重要課題。下面，本人就人才交流中心如何做好高校畢業生服務工作做一簡要探討。
一、加強對高校畢業生的檔案管理
隨著畢業生的增加，存放于人才中心高校畢業生檔案逐年增加。畢業生檔案是記載個人學生時代學習經歷、學習成績、政治思想、品德作風及個人特長等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據，是畢業生綜合素質的集中反映。因此，要高度重視對高校畢業生檔案管理。
檔案對于學生來說是非常重要的，特別是對于大學生來說，如果畢業后沒有好好地管理自己的檔案將可能會丟失自己的干部身份，在校的時候，我們的檔案是屬于學籍檔案，如果在超過規定的時間沒有轉走學校內的檔案，那么我們的檔案將會打回戶籍所在的勞動局，一旦檔案打回戶籍所在的勞動局，那么我們將丟失了自己的干部身份，也就是說我們以后只能是工人身份，在社保各個方面，工人的待遇是比干部身份的差的。所以，為了避免我們丟失干部身份，我們在畢業的時候就可以將自己的檔案寄存在人才交流中心，從而確保自己的干部身份。
人才交流中心應適合新形勢的需要，通過各種途徑提高畢業生對檔案的認識。通過各種媒體向畢業生們宣傳檔案收集、轉遞、管理等檔案知識。讓畢業生們充分識到檔案不是可有可無的，它對今后就業、養老保險轉移、職稱評定、戶口等方面都有著舉足輕重的影響。
二、加快人才市場體系建設
重視人才市場體系建設，逐步建立起功能完善，機制健全，法規配套，指導及時，服務周到的人才市場體系。要強化信息交流服務功能，發揮人才市場在高校畢業生就業中的基礎性作用，開拓就業信息渠道，擴大信息量和規模，努力提高服務的覆蓋面，滿足高校畢業生和用人單位的需求。要積極推進資源共享，進一步加強人事部門、用人單位與高校畢業生之間的聯系，建立固定渠道，增進三方了解，加強彼此合作，實現畢業生就業市場、人才市場、勞動力市場相互貫通。要建立電子信息管理檔案，進一步完善高校畢業生電子信息管理檔案，及時掌握高校畢業生的基本情況，積極主動為大中專畢業生就業提供和創造機會。一是通過加強與高校、用人單位之間的聯系，比如可以在學校開展招聘會，人才交流中心通過自己所掌握到的招聘信息，邀請一些企業來高校開展招聘會；二是通過召開人才交流洽談會形式促進就業。加快畢業生就業市場的信息網絡建設，為畢業生了解市場需求，實現網上求職，提供更加方便快捷的服務。
三、加強畢業生就業前培訓
對未能實現就業的畢業生有針對性的免費進行更新知識、職業技能、創業等就業前培訓，增強自身競爭和自主創業能力，增加就業機率。針對部分學生的職業技能不強的實際，增加職業技能培訓，例如一些辦公軟件的實際操作。如果學生的職業資格證還沒考到，也可以參加人才交流中所開辦的培訓課堂，從而更好地考取資格證書。
四、做好畢業生就業引導工作
要采取多種形式，有針對性地做好畢業生的思想教育工作，引導畢業生樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，樹立"先就業，后擇業"的思想，引導他們準確把握就業形勢，樹立正確的擇業觀，確立符合實際的就業期望。增強畢業生到基層就業的意識、創業意識，鼓勵畢業生到基層、到艱苦地方、到生產一線去，到民辦、私營、股份制企業就業，同時鼓勵畢業生自主擇業、自主創業和靈活就業。為了更好地鼓勵畢業生進行自主創業，人才交流中心可以免費開辦一些創業宣講會，加強對自主創業的宣傳，例如宣傳我國關于畢業生自主創業方面的政策方針以及相應的補貼，從而增強學生對于自主創業的了解，從而更好地提高畢業生創業成功的幾率。
關鍵詞：大學；畢業生；檔案管理；信息化技術；影響
受科技進步的影響，國家在開展信息化建設的同時也加快建設網絡化的步伐，而傳統的大學畢業生檔案管理就在信息化的發展下暴露了弊端。在過去很長一段時間，大學畢業生檔案的管理一直使用傳統的人工管理方式，這種方式存在一定的滯后性，不利于大學生人才信息的交流，也為大學生去異地工作帶來了一定的不便。而且當代用人單位對于大學畢業生檔案的需求加大，因此效率較低的傳統檔案管理逐漸會被高效的信息化管理所取代。下面我們簡單分析下在使用信息技術之后，大學畢業生的檔案管理會有什么變化。
1 信息化技術在大學畢業生檔案建立方式方面的改變
大學生在畢業后都會有自己相應的檔案，需要由人才交流中心等相關單位保存并，且以往給大學畢業生建立的檔案都是紙質檔案。然而隨著信息化的發展，大學畢業生的檔案不再是紙質形式，而是一電子化的形式體現。而且學生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因為當前的社會是信息化的社會，而且互聯網技術在發展，通過這些影響使學生的檔案實現電子化。
在對大學畢業生檔案進行管理的時候，傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建大學畢業生數字檔案館的時候主要是根據學生就業的需求為導向建立的，提供的信息包括了就業相關的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。
2 信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在大學畢業生檔案信息網上，實現資源的共享，對于用人單位及社會各界人員在查詢大學畢業生相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以在以后進行大學畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。
大學畢業生檔案管理信息化可以實現檔案信息管理互聯網技術的研究運用。大學畢業生檔案管理單位通過網站建設等方式，在網站上建設檔案室網頁，公布有關信息，有關人員只需要通過電腦聯網，隨時隨地都可以查詢相關管理動態，這對促進大學畢業生檔案管理服務水平提升起到極其重要的作用。
3 信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化
網絡對于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業生的檔案?，F在大學畢業生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過檔案館可以讓大學畢業生的檔案得到很好的保存。學生在畢業之后，根據實際情況，個人的檔案可能會隨著學生到工作單位，也可能會回到學生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學生畢業之后，會有一份電子檔案保存在人才交流中心內。通過這種保存方式能夠讓畢業學生的檔案更加完整，讓檔案具有時效性。在使用信息技術的時候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學生的信息也更真實，學生在畢業之后，自己的檔案就可以真實的反映有關信息，發揮畢業生檔案的應有作用。
4 信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸
部分單位在管理畢業生檔案的時候，存在著漏洞，而且有著這樣現象的單位不在少數，甚至是有一些問題很難去解決。在眾多問題中，最有代表性的問題就是在管理大學畢業生檔案的時候，管理工作分散，使檔案不能有效的實現價值。對大學畢業生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發揮作用。但是在真正的工作中，大多數的檔案管理人員并不重視大學畢業生的檔案管理工作，在收集學生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內完成，然后在任務期限截止時，匆忙的完成，草率的工作態度，簡單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴重，由于之前學生信息統計工作做好不好，在后期的管理工作中會有很大的問題，甚至會出現管理的混亂。這是傳統方式管理存在的不足。但是在使用信息技術的時候，就可以避免了上述問題的出現，學生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時候，可以按照具體的模式讓學生統一的填寫，然后再保存。在統計信息的時候，根據系統規定的時間進行填寫，這樣就不會出現突擊填寫的情況，而且還能讓各個部門在規定的時間內完成，收集信息不在那么倉促，這樣就可以有效的避免問題，使大學畢業生的檔案工作順利完成。
結束語
綜上所述，傳統的大學畢業生檔案管理方式在信息化的發展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變?，F階段，檔案信息的服務對象更為具體，服務的方式也由單一變為多樣。在整體的檔案管理都發生變化的今天，大學畢業生檔案的管理方式也加入了信息技術，并且不斷的利用信息技術創新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學生在畢業后，檔案信息仍能為其服務。信息技術對于大學畢業生的檔案管理工作百利而無一害，因此可以在廣泛的應用。
參考文獻
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（一）學生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學生都覺得檔案只在學校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學生更是無所謂的態度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發中更好的發揮作用。
（二）畢業生檔案管理模式不規范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規定和實施細則，管檔的業務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質有待提高
隨著社會的不斷發展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現代管理提供更好的服務。
二、高校畢業生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度
高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業后就業或者繼續深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執行相關規定，對于已經就業的畢業生要及時將檔案送達學生就業單位,對于暫時未就業的畢業生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現現代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業生檔案管理水平，就要創新管理模式，要根據實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業生人事檔案管理與轉遞的銜接工作
高校畢業生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現差錯，這就要求高校畢業生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現全方位的管理理念，結合管理活動的各個環節,合理運用現代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務
由于目前的就業機制改革創新，畢業生也多了一些時間來考慮就業的問題，根據這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業生就業的有力保障。總而言之,積極做好畢業生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。
（五）規范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全
一、高校畢業生檔案管理工作呈現的特點及產生的問題
一是高校畢業生數量多且連年持續增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學校不斷擴大招生規模，高校畢業生數量也隨之逐年增加。據統計，2001年全國高校畢業生114萬人，2016年高校畢業生高達765萬人。高校畢業生總量多且數量的快速增長，使得高等學校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應付。
二是高校畢業生檔案管理相關工作時間上相對集中。由于高校畢業生工作的特殊性，高校畢業生檔案管理所涉及到的學校檔案整理、轉出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。
三是高校畢業生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學校在畢業生檔案轉出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數據的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數地方檔案管理部門都已支持網頁查詢畢業生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。
二、利用信息化做好高校畢業生檔案管理的幾點建議
（一）高等學校要提高檔案管理信息化水平
高等學校要改善檔案管理人員隊伍結構，在不斷提高現有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業技術人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發檔案管理軟件，本著有利于簡化和規范畢業生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業生檔案信息，逐漸改變畢業生檔案信息標注方式。高等學校要暢通畢業生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業生實時掌握其檔案流向。
（二）地方要促進檔案信息化建設提高服務水平
隨著計算機技術、網絡技術以及各類信息化設備越來越多的應用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務高校畢業生就業創業的窗口部門，為服務對象提供檔案管理相關服務的質量和效率，直接關系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關服務的質量和效率尤為重要，以信息化技術為核心的檔案管理智能化系統工程建設應為“必修課程”，從基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等方面入手，構建完善的檔案管理信息化系統工程，實現硬件、軟件以及人員的全面信息化。
（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展
1系統架構與技術分析
1.1系統架構
系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。
1.2技術分析
本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。
在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。
2系統需求分析
針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。
3系統功能設計
由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。
系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。
(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。
(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數據庫設計及系統實現
4.1數據庫設計
根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。
由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。
4.2系統實現
本系統基于平臺開發,用2005作為開發環境,界面設計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務器,數據存儲采用Access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
高校學生檔案管理分為學生終身檔案和臨時檔案。終身檔案指的是學生從進校開始到畢業以后由學校臨時建立起的檔案，這里面包括學生的表現情況。而臨時檔案中一部分內容在學生畢業以后會裝到學生終身檔案里。由于這兩種檔案階段性的不同，學生的臨時檔案一般包括學生基本情況審核表、軍訓考核情況、大學各科成績表、綜合測評情況等。在學生畢業以后，臨時檔案的相關內容要放到終身檔案里面，包括其中的學籍以及軍訓表、獎懲表、體檢表等等。
二、高校學生檔案管理工作中出現的問題
1、高校學生檔案管理工作沒有得到廣泛的重視和認可
高校學生檔案的管理也是學校檔案管理的一部分，很多高校只重視教學和其他管理的檔案工作，對學生檔案工作沒有充分的認識，同時相關的監督與指導也沒有合理進行，學生檔案管理工作自然得不到有效的實施。
2、學生的檔案管理工作缺乏專業性和規范化
高校學生的檔案管理工作較為傳統，目前，高校仍未推出一套完善的學生檔案管理工作規范，大學生檔案管理工作的管理模式、管理體制、以及技術手段仍然較落后。
3、畢業生檔案后續管理工作不完善
畢業生的檔案是在畢業生畢業以后由學校傳遞給學生，學生找到工作以后由用人單位向學校索要學生的檔案，而沒有找到正式工作的學生檔案由人才市場等代管，但是由于生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視了對高校畢業生檔案的管理工作，再加上轉遞檔案的環節又很復雜，致使一批學生的檔案丟失，給學校的就業也就帶來了不好的影響。
4、檔案管理的信息失真
目前很多用人單位在接受學生檔案的時候都希望看到學生的真實信息，更多的是希望從中能得到有關體現個人能力的信息，如誠信度、創新能力等等。然而當前的檔案卻似乎對于這些方面體現的很少，大多數也沒有關于這方面的記載，即便是有也不過走走過程，沒有個體化特征的體現。
三、新時期高校學生檔案管理改革
1、提高高校學生檔案管理制度上的規范水平
鑒于高校學生檔案管理中所出現的問題，筆者給予相關的建議。例如，在學生檔案管理上，要實行規范化和統一化管理。這也就是說要保證學生檔案的真實性，而高校學生檔案管理員也要充實自己的業務水平，統一進行業務的規范管理。由于學生多、學籍分類也多，檔案也要分類管理，這里面可依據高校學生的學籍來管理，對于學生學籍要做到靈活管理、目錄明確、層次清晰。重要的是要避免文件以及材料重復歸檔和遺漏等問題。檔案管理部門人員要保證各種材料的完整性和準確性，為學校培養高校人才，也大大地提高了高校學生檔案管理水平。
2、充分利用高校學生檔案的信息資源，擴大高校學生檔案管理的信息化范圍
高校大學生檔案管理的信息化是大學生檔案管理工作中急需解決的任務，這對于提高教學質量和提高大學生管理工作上起到促進作用。擴大高校學生檔案管理的信息化范圍，可以用科學、系統的角度對檔案資源進行分析，更好地發揮檔案的作用，給用人單位準確、完善的學生信息，這也是解決高校學生就業難的有力措施。因此，檔案管理工作人員要重視檔案管理的基礎工作，也就是對數據的采集、錄入、審核等一系列工作都要保證數據庫數據的真實性以及完整性，同時也要注意電子檔案的完整性，必要時可以加以補充。
3、教導學生加強檔案意識
許多高校的大學生對于檔案的意識還沒有提高上來，甚至遠遠低于我們父輩的一代，為此，高校要以求實創新的態度，對于畢業生檔案管理工作積極開展。與此同時還要利用報紙、廣播等媒體手段對檔案的作用進行宣傳，讓學生了解檔案，認識到檔案對于一個人的重要性，在我國目前檔案與戶籍以及各項補貼福利制度的關聯性較大，因此，一旦失去檔案，整個生活都會收到影響。尤其對于那些工作尚未落實的大學生，檔案就更重要。筆者有一個遠方的親戚，自2008年6月份畢業以后，檔案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，筆者見到她提起這件事才知道自己的檔案竟在本人手中放了三年。有關于檔案存放的問題，許多畢業生都不是很清楚，在我國大部份地區，檔案如果兩到三年之內不進行人士，不但工齡要少算，而且對于以后工作、學習、職稱申報以及養老保險等都有一定的制約性。作為反映一個人一輩子成長歷史的人事檔案是極其重要的。
【關鍵詞】高校畢業生 檔案意識 弱化原因 對策
一、高校畢業生檔案管理的重要性
檔案是一個反映學生在?；顒拥淖钤嫉挠涗洠瑱n案是學生在校學習生活的最直接證明。借助檔案，可以更好地了解過去把握現在并預見未來。高校畢業生檔案作為我國認識檔案重要的組成部分，記錄著學生在校期間的種種活動，它是反映學生素質的一個最直觀依據。學生畢業不如社會，用人單位要想了解一個學生的綜合素質，借助其檔案就能有一個大致的把握。同時，檔案礙事學生在今后的職業生涯中進行單位選拔以及任用考核的關鍵依據。特別是在我國的企事業單位以及國企等，對于檔案非常的看重。很多學生在畢業之初并不重視檔案問題，在步入社會好幾年后，發現在職稱申請以及辦理各種保險手續時會有很大的麻煩，很大一部分原因就是因為當初畢業之際對于檔案的存放管理不加重視造成，導致后其產生很多的麻煩。認識到檔案管理的重要，采取妥善的檔案保管方式，對于今后的工作、生活等有著積極的幫助。
二、高校畢業生檔案意識弱化的表現
1、不關心檔案的去向，沒有檔案管理的意識。實際調查研究中會發現，當前高校學生畢業后，對于檔案的重視程度較差，有些學生根本沒有認識到檔案的價值，很多學生根本不關心其檔案的內容和具體去向。最為普遍的表現就是很多畢業生認為自己的檔案在今后的工作單位發揮不了什么作用，而有些學生就職于一些民營企業或者私營企業，更是用不上其檔案。所以學生多數懷著無所謂的態度，很多學生再到了需要檔案的時候，回學校相關部門進行查詢時，才發現其檔案已經寄回到生源地畢業生管理部門，在要查找的困難性就很大了。
2、高校畢業生不了解檔案制度。造成檔案材料的規范性中存在著很多的問題。所以建檔時就會有很多問題的存在。例如有些學生用繁體字簽名或者填寫表格時使用圓珠筆填寫，又得填寫時日期也不完整，文書資料的規范性較差，甚至出現信息不真實的狀況，造成檔案沒有一個完整的體系，檔案殘缺不堪，無法全面反應畢業學生的全貌，可無法向就業單位提供真實可靠的決策依據。
三、分析高校畢業生檔案意識弱化的原因
1、我國傳統檔案管理制度上存在著極大的缺陷。受到我國傳統制度的影響，人事檔案管理都是多頭管理，不僅組織人事部門對人才進行管理，人才管理機構、職業介紹機構以及人才管理服務機構等都會有涉及，這樣多頭的管理制度直接造成了檔案管理中的檔案流失，最為明顯的一個問題就是“棄檔”。而且因為人事檔案在管理內容上相對單一，檔案信息的可信度低，可利用性也低。當前的檔案中存放的大都是學生的學歷情況、政治面貌以及上學經歷等，檔案的內容標準化、單一化，對于畢業生的各種綜合技能，例如創造能力、協調能力以及個性特點和特殊才能等都沒有一個直觀的反應。僵化死板的人事檔案管理工作導致其根本無法發揮其服務功能，也就無法為學生提供正確的指引。為了吸納特殊人才和高層人才，有些單位甚至擅自為引進的人才重新建檔；為了阻止人員調動或者挽留人才，有些單位調扣壓檔案，不按相關規定轉交檔案，索要學生索性棄案，這也是造成棄檔和死檔的一個重要原因。
2、高校在檔案管理上存在不足的原因
2.1高校沒有健全完善的檔案管理體制做支撐?，F如今，很多高校存在著學生檔案管理體制根本不統一的現狀，沒有強有力的規章制度對檔案進行管理，很多學校甚至在檔案管理的人員配置上存在著問題，沒有專門的人員進行這一工作，通常都是畢業生在離校前臨時突擊整理，完成畢業生檔案轉遞工作。正是由于對于檔案工作的漠視，導致高校畢業生對其自己的檔案重要性也認識不到。
2.2高校對于檔案管理部門的宣傳力度不夠。很多學校在檔案管理上，沒有有效的法規制度做約束，造成畢業學生對其檔案應該享有的權利和義務了解的內容特別少。當前普遍存在的一個問題就是當前很多高校的檔案管理一直處于默默無聞的狀態，檔案與學生之間有著一定的距離，所以造成無法對學生形成影響。受到傳統觀念的影響，有些檔案管理部門認為檔案與機密工作有著密切的聯系，造成實際工作中受到很大的約束性，不允許學生任意翻看檔案材料，最終對于檔案價值的發揮造成了制約。
2.2高校檔案管理人員沒有服務意識和責任心。很多高校在檔案管理上的投入不足，無法配備專職的檔案管理人員，所以很多檔案管理人員都是兼職的，無法將其全部精力投入到畢業生檔案管理工作中去，也就無法對畢業學生進行專業的服務。而且正是因為投入不足，無法形成科學化和規范化的管理理念，造成高校學生無法很好地適應人才市場對其檔案要求。
3、高校畢業生個人因素。受到當前嚴峻的競爭形勢的影響，很多畢業生為了能夠找到一份好的工作，忙于參加各種招聘會，積極進行面試，而且各種壓力的襲來，造成其根本無暇顧及其檔案問題。同時因為制度上的缺陷，導致很多畢業生其實檔案管理意識很薄弱，所以都忽視了對自身檔案問題的關注。都認為當前工作主要還是看能力，檔案所起的作用其實很小，所以很多涉及到檔案的問題都在需要時集中爆發出來。
四、強化高校畢業生檔案意識的對策
1、對現行的檔案管理制度進行革新，同時強化檔案管理的服務功能。進行檔案管理制度的革新，應當從檔案的開發利用上下功夫，加強檔案的服務功能才能更好地將其社會控制性加以淡化。對檔案內容進行豐富，可以提高檔案信息的簡潔化和準確化，還能對個人的信用和業績等加以補充，這樣檔案所有者的個人形象將更為豐滿。建立相關部門，可以由政府主導，對其進行劃區域管理不僅可以充分節約社會財力、物力，而且還能便捷其服務。總之，完善健全的檔案管理制度，對于檔案傳遞過程中的速度和安全都有極大的保障。也可以避免出現有些人沒有檔案、有檔案卻沒人的現象的出現。
2、強化對檔案管理的宣傳及引導。檔案能否得到妥善的管理和保護，直接取決于學生檔案意識的高低，而且檔案意識的高低還對檔案管理能否更穩健的推進有著極大的影響。加強對檔案管理服務機構的宣傳，運用多種形式多種渠道進行廣泛的引導和宣傳，切實提高檔案管理工作的透明度。在檔案管理中落實對學生求學、應聘以及社會保險的繳納、職稱的評定和社會活動等方面的考量。幫助畢業生更好地認識到檔案的重要性。在加強檔案管理的宣傳工作上，對于檔案法應當進行積極的宣傳，提高對檔案法規的徹底貫徹與執行。
3、積極推進信息化和網絡化的檔案建設。當前社會經濟技術不斷進步，科學技術水平也不斷提高，網絡技術和信息技術在人們生活的方方面面都有著很大的影響。檔案的管理工作中加強對新技術的運用，使用光盤、此案等大容量的載體保存檔案，建立電子檔案，實現檔案信息資源的共享，不僅能夠提高檔案管理的效率，后期的維護工作執行起來也較為便利。落實檔案管理的信息化和網絡化建設，對于檔案管理部門而言，既是機遇又是一種挑戰，如果能夠很好地把握住這一機遇，就能抓住工作中的主動權，開創全新的檔案管理模式，但是如果對網絡化和信息化接受程度較慢，認識也不夠深遠，就會落后于時代。
4、創新檔案管理的形式，建設個人業績及誠信的檔案管理。檔案是個人身份的最忠實記錄，也與個人的誠信和職業道德有著最密切的聯系。當前我國高校畢業生檔案管理中存在著一個比較明顯的問題就是無法對檔案進行即時信息的管理，學生在步入社會后的工作成績等無法進行動態化的反應，所以就無法適應當前人才市場多方面的需求。革新現在的檔案管理制度和方法，結合當前的市場環境和信息條件，實施動態化的檔案管理，將個人誠信和個人業績進行建檔，可以更好地發揮檔案管理的效率，最終服務與檔案工作，提供更加優質的服務。
結束語
綜上，高校畢業生檔案弱化，會帶來極大的不便，這就需要各方加強努力，高校檔案管理部門應當不斷更新其知識結構，切實服務好畢業生和用人單位，對于傳統檔案管理中存在的不足應當予以摒棄，采用新的管理理論和管理技術，提升高校檔案管理的效率。同時，畢業生自身也應當加強思想認識，從思想態度層面加強對檔案的重視，明確其檔案的去向，深刻認識到檔案在其學習、生活以及工作中不可或缺的作用，最終幫助其更好地成長就業。
參考文獻：
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關鍵詞 高校 學生檔案 精細化 管理
在現階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學生為本”，服務廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。
一、學生檔案的內容
一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料，其基本內容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學體檢表。(三)學生情況登記表。 (四)學生實習鑒定表、學年鑒定表；(五)學生學籍變更材料。 (六)學生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業生檔案材料。
學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。
二、高校學生檔案的精細化管理流程
學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。
（三）存
1.入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。
2.休學和轉專業學生檔案的存放。
一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。
3.托管檔案的存放。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。
4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等。總之就是要保證學生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。
（七）查
有條件的高?？梢栽O計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。
（八）退
在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。
“一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切?！币嬲龅竭@一點，說難也難，說不難也不難，關鍵是我們的態度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務的可操作平臺也是一個服務窗口；他既是學校管理水平的體現，也是學校教育質量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務好學生，就是服務教師本人，也就是在服務人民大眾，也是在回報社會。
高職院校學生檔案是反應學生在校期間學習情況、個人經歷、思想表現等信息的重要載體，是用人單位了解高職畢業生、錄用高職畢業生的重要憑證和依據。做好學生檔案管理工作，對于幫助高職學生盡快走上理想的工作崗位有著重要的意義，因此，高職學生檔案管理工作應以就業服務為核心?；谝陨嫌^點，本文將就如何實現以就業為核心的高職學生檔案管理提出一些思路與實踐對策，期望為高職院校學生檔案管理工作的創新與改革提供可行的參考。
【關鍵詞】
高職；學生檔案；就業服務
管理好、利用好高職學生檔案，對于促進高職畢業生更快、更好地就業有著積極的作用。但在實踐中，我國高職學生檔案管理工作普遍效率不高，在高職畢業生就業活動中的作用也并不明顯，且學生檔案的利用率相對較低。究其原因，主要與高職學生檔案收集不全、形式化嚴重、內容單一、利用價值偏低等因素有關。這直接制約了學生檔案價值的發揮，乃至影響著高職畢業生的就業。
1.樹立以就業服務為核心，以人為本的管理原則
學生檔案管理的最終目的在于幫助學生成才，幫助學生就業，因此，要提升學生檔案管理成效就要首先樹立以就業服務為核心的工作理念。通過與用人單位進行充分溝通來了解他們需要知道學生的何種表現、何種信息，并以此為依據不斷改善和調整學生檔案管理工作的手段與內容；其次，學生檔案最終要為學生所用，因此高職學生檔案管理工作要樹立以人為本的意識，結合學校教育活動的開展節奏和學生的實際情況開展學生檔案的收集、管理、開發與利用工作。
2.豐富學生檔案內容，提升檔案參考價值
目前，高職院校學生檔案的內容主要有：招生錄取材料、大學生入學登記表、成績表、獎懲文件、入黨入團材料、報到證存根、體檢表等，總的來說檔案內容較為單一，參考價值偏低，不能全面地反映學生能力、素質、道德品質、專業技能，用人單位很難通過學生檔案發現學生的閃光點。為了解決這一問題，高職院校學生檔案管理工作中應豐富檔案內容，擴大檔案信息的收集范圍。對此，首先要強化對學生參與各種社會活動、公益活動的記錄，以及學生貸款信用信息的收集，以更好的反應學生的道德素質與個人修養；其次，除記錄學習成績外，職業院校學生檔案應更重視專業證書的取得情況的錄入，以體現應用型人才的實踐技能和動手能力，對此，學生檔案管理過程中應將學生獲得的各種技能證書、上崗證書、技術等級證書等信息收入檔案中；最后，應將學生在校期間所受的處分及處分的撤銷情況進行詳細記錄，這樣一方面能使檔案更真實地反映學生的在校經歷，另一方面也對高職院校學生的危機行為起到顯著的遏制作用。
3.強化學生檔案挖掘，提高檔案利用率
高職院校學生入校后,其檔案經學生檔案部門的整理后就被歸檔入柜。從入學到畢業,檔案材料雖會不斷補充,但在選拔干部、用人單位招聘時,往往很難真正派上用場，這使得學生檔案資源長期閑置浪費，老師與用人單位均不能通過學生檔案更全面、更詳細地了解學生的素質與特點。且高職畢業生面試和就業時，學校的檔案通常很難真正發揮作用，而學生自己攜帶的簡歷，用人單位又不能完全信服，可見學生檔案的有效利用率是較低的。為了解決這一問題，在學生檔案管理中，應強化對教師評價、同學評價、心理狀況評估的信息的挖掘和收集，并將其及時納入學生檔案范疇，在學校教師、用人單位需要了解學生時及時向其提供相應的信息和材料，以提升學生檔案的有效利用率，在強化學生檔案資源開發的同時減少其閑置浪費。
4.強化人員教育培訓，提升檔案管理成效
目前，我國職業教育事業快速發展，高職院校招生規模不斷擴大，高職畢業生數量不斷增加，而社會對應用型人才的需求有限，這就使得高職畢業生面臨著嚴峻的就業形勢，在此背景下，要實現科學有效的學生檔案管理工作，需要依托于一支高素質的學生檔案管理隊伍。因此，高職院校檔案部門必須在牢固樹立以就業服務為核心的工作理念的基礎上，不斷強化檔案管理隊伍建設。對此應注意以下幾點：首先，要對“以就業服務為核心”、“以人為本”的學生檔案管理理念進行積極宣傳，使學生檔案管理工作人員真正意識到學生檔案的利用價值及其對學生就業的深遠影響，自覺地將自身工作與學生未來的就業聯系在一起；其次，要積極利用各種培訓教育途徑（如專題講座、專業知識競賽、專業素質考核、繼續深造、外出學習等）不斷提升學生檔案管理人員的專業素質、信息化管理技能，為學生檔案資源的開發與利用奠定良好的基礎；最后改制院校檔案部門應積極引進高素質檔案人才，不斷為高職教學檔案管理隊伍注入新鮮血液，為高職院校學生檔案管理工作帶來新思路、新方法，為更好的服務高職畢業生的就業創造更多可能。
5總結
綜上所述，在就業形勢日趨嚴峻的今天，樹立以就業服務為核心的高職學生檔案管理理念，是幫助高職畢業生緩解就業壓力，盡快走上理想工作崗位的重要途徑，也是維持職業教育事業穩定、健康發展的必然選擇。
作者：于金霞 單位：寶雞職業技術學院。
參考文獻：
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關鍵詞：畢業生檔案；管理信息系統；系統設計
檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面：
（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。
（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。
（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
高職學院畢業生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統的發展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式。使用畢業生檔案管理系統來管理畢業生信息，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高學生畢業生信息的管理效率。該系統使用B/S模式Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用SQL server 數據庫，實現了學校畢業生畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。
下面簡要介紹畢業生檔案管理系統的設計。
1、需求分析
為了提高畢業生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。
2、用戶身份級別要求
根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。
系統管理員：使用本系統的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對畢業生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業生信息的權限。
3、系統功能模塊設置
具體操作：對畢業生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。
（1）畢業生信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業生信息，需按畢業生實際信息錄入；
（2）畢業生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在畢業生信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業生信息；
（3）畢業生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業生信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；
（4）畢業生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業生畢業生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
（5）畢業生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業生信息進行打印。為方便管理統計畢業生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業生列表，對其畢業生列表進行打印。
（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對畢業生信息的修改、查詢、打印的功能。
3、系統開發的其他方面
在系統的開發過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發出 一個比較簡單的管理系統。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進行篩選和論證，之后對系統進行修改、測試、檢查、直到系統性能達到用戶需求為止。原型法的主要優點在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統生存周期的設計階段起到積極的作用。經過一段時間的不斷補充、完善，這套管理系統功能基本符合學校要求，能夠完成全校學生信息的輸入、統計以及打印，并提供完整的系統維護功能和相關的權限管理機制。同時也考慮到了系統數據冗余的問題，對于數據的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。
