時(shí)間：2023-05-31 09:53:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案處理方式，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
畢業(yè)季調(diào)檔函的3種處理方式 應(yīng)屆畢業(yè)生
應(yīng)屆畢業(yè)生，在考研人群中，是所在比例做多的。應(yīng)屆畢業(yè)生在收到調(diào)檔函之后，處理的方式比較簡(jiǎn)單。按照調(diào)檔函上所寫的要求，把調(diào)檔函拿到學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處簽字，然后上交學(xué)校就可以。上交調(diào)檔函之后，就不用再管其他。一段時(shí)間后，給擬錄取學(xué)校打電話問老師收到?jīng)]有，就可以了。
未就業(yè)往屆生
畢業(yè)后，繼續(xù)考研，沒有找工作的考生，首先要確定你的檔案在哪里?通常是保留在你的本科院校，或者是在你的戶口所在地。確定你的檔案在哪里之后，通常是自己本人去辦理，如果路途遙遠(yuǎn)，也可以申請(qǐng)代辦，這個(gè)時(shí)候，看檔案管理處能否統(tǒng)一代辦。把檔案調(diào)出之后，首先要請(qǐng)求檔案管理部門幫忙郵寄，因?yàn)橛械膶W(xué)校不接收以個(gè)人名義郵寄的檔案，可能會(huì)被打回來(lái)。如果遇到檔案管理部門不幫忙郵寄，自己一定要事先打電話到擬錄取院校和老師溝通，說(shuō)明情況，確保以自己的名義郵寄不會(huì)被退回來(lái)。
已就業(yè)往屆生
已經(jīng)就業(yè)的往屆生，也存在同樣的問題，弄清楚你的檔案到底是在哪里。如果你的檔案在你的戶口所在地，辦理起來(lái)不會(huì)遇到太大障礙。如果你的檔案在你的工作單位，一定要和你的單位直系領(lǐng)導(dǎo)先說(shuō)明情況，然后有領(lǐng)導(dǎo)出面幫忙辦理提取檔案。把檔案調(diào)出以后，處理方式和上述第二種情況相同。
調(diào)檔案不是小事，一定要確保檔案能夠在調(diào)檔函規(guī)定的截止日期之前到達(dá)擬錄取學(xué)校。最為關(guān)鍵的是，如果是以自己的名義郵寄，一定要確保檔案郵寄安全，能夠順利到達(dá)。雖然學(xué)校名義明確說(shuō)要打電話確認(rèn)，為了安全起見，在自己已經(jīng)郵件之后一周，可以打電話咨詢老師，問老師是否收到檔案。因?yàn)槊磕甓紩?huì)有檔案丟失的情況出現(xiàn)，檔案一旦丟失，找起來(lái)就比較麻煩。不論平時(shí)自己是否是一個(gè)細(xì)心的人，調(diào)檔案這件事千萬(wàn)不能馬虎。我們辛辛苦苦努力備考，好不容易考上了，最后的這些工作一定要做好!
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案應(yīng)用管理中出現(xiàn)的問題分析
（一）專業(yè)數(shù)據(jù)處理人才不足。在當(dāng)前的檔案管理中，缺少擁有扎實(shí)的數(shù)據(jù)處理能力的專業(yè)人才，主要是統(tǒng)計(jì)員和分析員。根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)分析，在未來(lái)很可能會(huì)根據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)分析目前國(guó)家人力資源分配的具體現(xiàn)狀，因此分析人員責(zé)任重大，他們關(guān)系到國(guó)家、企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。而解決這一問題，單單地增強(qiáng)對(duì)當(dāng)代大學(xué)生的技能要求，或者引進(jìn)國(guó)外優(yōu)秀人才是不能解決問題的，因此就需要加大力度，不斷增強(qiáng)對(duì)專門人才的培養(yǎng)力度，來(lái)更好地適應(yīng)大時(shí)代數(shù)據(jù)的檔案管理需求。
（二）檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)安全性能不高。對(duì)過去的企業(yè)引進(jìn)人才模式分析，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)中建構(gòu)的信息都比較分散，信息無(wú)法流通，因此也就造成了企業(yè)無(wú)法直接對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地整理分類，這就無(wú)法發(fā)揮出信息本身最大的利用價(jià)值。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度的加快，數(shù)據(jù)信息也更加容易泄露、遺失。這種數(shù)據(jù)破壞力極其強(qiáng)大，并且難以恢復(fù)。因此當(dāng)前數(shù)據(jù)整合所帶來(lái)的儲(chǔ)存信息安全性需要引起高度的重視。
（三）檔案信息存儲(chǔ)、獲取效率低。根據(jù)目前的大數(shù)據(jù)處理方式分析，一般情況下，都是輸入容易，輸出難。在處理數(shù)據(jù)時(shí)首先需要將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)送往一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，一般數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的數(shù)據(jù)較多，則本身已經(jīng)構(gòu)成一個(gè)大數(shù)據(jù)。根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀分析，企業(yè)活動(dòng)規(guī)模、數(shù)量越來(lái)越大，數(shù)據(jù)訪問、查詢頻率也就越高。因此當(dāng)下如何采取有效措施，解決與此相關(guān)的問題，就成為了當(dāng)務(wù)之急。
二、當(dāng)前檔案管理引入大數(shù)據(jù)處理方法的必要性
（一）大數(shù)據(jù)處理方法可以滿足檔案管理需求。目前國(guó)家對(duì)檔案管理提出了以下幾個(gè)方面的要求：多用信息、少用能源。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，其主要任務(wù)就是作為長(zhǎng)久保存資料的場(chǎng)所，及時(shí)為大家提供必備的信息資料，因此是一種為社會(huì)服務(wù)的機(jī)構(gòu)。它本身?yè)碛袕V泛的信息，但是由于當(dāng)前存在種種問題，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人們對(duì)檔案管理意識(shí)不高，使得目前的信息資源并沒有得到充分的利用跟發(fā)展。只有一個(gè)城市中的檔案管理體系不斷完善，才可以為市民提供更多的便利機(jī)會(huì)，同時(shí)才可以促進(jìn)城市檔案管理的進(jìn)一步提升。目前應(yīng)該從多方面出發(fā)，定期整理已經(jīng)保存過的信息，跟社會(huì)需求相結(jié)合，從而達(dá)到為社會(huì)公眾服務(wù)的目的。
（二）大數(shù)據(jù)處理可以加強(qiáng)相關(guān)電子文件管理。隨著當(dāng)前社會(huì)發(fā)展水平的迅速提升，電子文件的數(shù)量也在與日俱增。對(duì)電子文件的搜尋也變得比紙質(zhì)材料更難。因此就需要采取適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)其進(jìn)行有效處理。當(dāng)前主要應(yīng)用的方式是對(duì)電子文件進(jìn)行宏觀鑒定，首先判斷其是否具有自身的文件價(jià)值。這就需要做好兩個(gè)工作，首先采取大數(shù)據(jù)處理方式將其歸類整理，最后再根據(jù)其價(jià)值進(jìn)行歸檔處理。
三、促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的有效措施
（一）不斷地促進(jìn)技術(shù)發(fā)展。技術(shù)水平越高，處理大數(shù)據(jù)的檔案管理效率才會(huì)越高。當(dāng)前應(yīng)用的檔案管理技術(shù)，應(yīng)該滿足高效、快捷的特點(diǎn)。目前常用的模式主要指采用新型的技術(shù)，來(lái)更有效地獲取、存儲(chǔ)、挖掘、查詢信息，從而提供有效的決策分析。隨著未來(lái)的進(jìn)一步發(fā)展，可以不斷發(fā)展形成產(chǎn)業(yè)化的創(chuàng)新模式。
（二）提升檔案管理技能。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理可以獲取有效的數(shù)據(jù)信息資源。對(duì)于企業(yè)而言，由于內(nèi)部的數(shù)據(jù)有時(shí)需要保密，因此橫向之間無(wú)法做到共享，這就導(dǎo)致了目前無(wú)法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不斷完善目前的檔案管理，使信息的安全性能得以保障。
（三）加強(qiáng)數(shù)字化文件管理模式的發(fā)展。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代背景下，人類檔案管理的方式不斷更新，主要涉及以下方面：電子文件、電子檔案、數(shù)字化文件。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，電子文件本身具有眾多的優(yōu)勢(shì)，例如：具有儲(chǔ)存便捷、占據(jù)空間小、傳播方便等特點(diǎn)。因此它可以快速儲(chǔ)存多種信息，更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理的相關(guān)需求。
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)文物；損害；保護(hù)；修復(fù)
一、紙質(zhì)文物的范疇及對(duì)其進(jìn)行保護(hù)的意義
一般把以紙張作為載體具有藝術(shù)價(jià)值或歷史意義的古代文物稱為紙質(zhì)文物。紙質(zhì)文物包括古代文獻(xiàn)檔案、古代書籍、古代字畫等，可以反應(yīng)出一個(gè)民族的文化、歷史、藝術(shù)等信息，保存好這些文物可以給后人留下豐富而寶貴的文化財(cái)富。這些文物在時(shí)間的推移中只會(huì)越來(lái)越少，且無(wú)法復(fù)制，一旦丟失將無(wú)法復(fù)原，那么與之相關(guān)的文化、藝術(shù)、歷史、精神價(jià)值也會(huì)隨之消逝。所以說(shuō)文物保護(hù)工作就是為了將這些代表著民族文化內(nèi)涵的東西進(jìn)行更為長(zhǎng)久的保存，將一個(gè)文明古國(guó)的風(fēng)采和內(nèi)涵加以保護(hù)。
二、紙質(zhì)文物受損的基本類型和成因
2.1蟲害
蟲害是所有紙張儲(chǔ)藏?fù)p害中最為常見、發(fā)生最為頻繁的問題，由于紙張?jiān)诎l(fā)明之初就是使用木材等材料制作，在紙質(zhì)文物的裝裱材料當(dāng)中，通常存在有淀粉、膠質(zhì)和動(dòng)物蛋白，有部分蟲類以此為食，甚至還有一些紙張害蟲在啃咬紙張后還會(huì)在其中結(jié)蛹產(chǎn)卵，對(duì)紙張進(jìn)行二次損害，另外也有害蟲的有色排泄物也會(huì)對(duì)紙質(zhì)文物中的文字、圖像等珍貴信息造成損害。目前我國(guó)的紙質(zhì)文物蟲害中常見的害蟲有：書蠹，竹蠹，藥才甲、衣魚、白蟻、煙草甲、短鼻木象、蟑螂、中華圓皮蠹、東方蜚蠊、谷粉蟲等等。
2.2霉害
紙質(zhì)文物的載體――紙張的主要成分是纖維素，一些害蟲的尸體和排泄物成為菌類的營(yíng)養(yǎng)源，進(jìn)而形成紙質(zhì)文物的霉害狀況。當(dāng)菌類在紙張上長(zhǎng)期生存后會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐蓛煞N損害，一種是菌類分泌的霉對(duì)紙張的染色以及侵蝕，另一種是菌類在生長(zhǎng)繁殖的過程中將紙張中的纖維素和蛋白質(zhì)等一些維持紙質(zhì)文物強(qiáng)度和耐受性的成分作為養(yǎng)分來(lái)吸收。
2.3自然因素?fù)p害
紙質(zhì)文物在自然因素下受到的損害主要為溫濕度和氣體的損害。紙張的長(zhǎng)期保存需要維持恒定的溫度和濕度，紙張?jiān)诒４鏁r(shí)通常應(yīng)當(dāng)將環(huán)境溫度維持在16 -18°C，當(dāng)溫度過高時(shí)，容易造成紙張過速老化，溫度過低，則可能使紙張中的游離水結(jié)冰，影響紙張的韌性。紙質(zhì)文物所處空間的空氣濕度也要控制，過于潮濕的環(huán)境會(huì)引發(fā)紙張的霉變。對(duì)于氣體損害來(lái)說(shuō)，紙張主要容易受到一些溶水后產(chǎn)生酸性的氣體影響，由于紙張內(nèi)含有少量的游離水，如果空氣中的酸性氣體過度，很容易被紙張所吸收，與其中的游離水相結(jié)合，容易產(chǎn)生腐蝕性很強(qiáng)的碳酸、硝酸等，這些腐蝕性較強(qiáng)的無(wú)機(jī)酸會(huì)促進(jìn)紙張中纖維的水解速度，加速紙張的氧化，導(dǎo)致文物無(wú)法被長(zhǎng)期有效的保存。
三、紙質(zhì)文物的保護(hù)方法
3.1低溫滅殺蟲害
紙張的蟲害防治需要以“防”為主，在進(jìn)行收藏之前，首先對(duì)紙張進(jìn)行特定的處理，通過條件控制來(lái)抑制蟲害。建議在實(shí)際的收藏中采用低溫存放的凍殺技術(shù)，低溫凍殺符合紙質(zhì)蟲害的防治要求，通常只需要將溫度維持在零下20度左右，在此溫度下四至五天即可殺滅蟲害，這種短時(shí)低溫的滅蟲方法對(duì)紙質(zhì)文物的負(fù)面影響不明顯，但對(duì)蟲害的預(yù)防卻起到了很好的作用。
3.2通過納米防腐紙進(jìn)行防腐處理
納米材料本身的耐受性較高，目前在紙質(zhì)文物保護(hù)領(lǐng)域也出現(xiàn)了納米防霉紙，這種防霉紙內(nèi)的無(wú)機(jī)納米添加劑不易揮發(fā)，不會(huì)對(duì)原藏品造成較大影響，無(wú)機(jī)添加物也不適宜于菌類的生存，這種材料還具有耐老化、耐腐蝕等特征，通過這種材料的包覆能夠?qū)υ髌菲鸬胶芎玫姆烂剐ЧＤ壳俺Ｒ姷姆烂固幚矸绞竭^于傳統(tǒng)，其處理方式與蟲害的處理方式大致相同，但是具體處理時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)又有所差異，這就使得文物要經(jīng)過兩次甚至多次的重復(fù)處理，這很容易導(dǎo)致文物在處理的過程中出現(xiàn)損害。納米防腐紙則大大降低了防腐處理的難度，相對(duì)的保護(hù)投入更低，其處理和更替更為方便。
3.3保證紙質(zhì)文物收藏的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境
在紙質(zhì)文物保護(hù)的環(huán)境控制方面，要做好溫度控制，濕度控制和通風(fēng)處理。紙質(zhì)文物的收藏環(huán)境，溫度必須控制在紙張強(qiáng)度不受影響，杜絕過高和過低溫度。濕度必須控制在紙張菌類不易滋生的環(huán)境濕度，當(dāng)然干燥程度不能過高，還應(yīng)避免強(qiáng)光的直接照射。管理員要經(jīng)常性的對(duì)收藏空間進(jìn)行通風(fēng)處理，還要定期對(duì)空氣中有害氣體進(jìn)行檢測(cè)，尤其是收藏館附近有廠家排放有害氣體的，更需要進(jìn)行頻繁檢查，如果通風(fēng)也無(wú)法控制有害氣體的就需要通過科學(xué)的空氣凈化設(shè)施來(lái)保證儲(chǔ)藏空間的氣體質(zhì)量。
四、紙質(zhì)文物受損后的修復(fù)策略
4.1紙質(zhì)文物的信息修復(fù)
紙質(zhì)文物的保護(hù)包括了紙張本身和紙張載體內(nèi)所記載的信息這兩個(gè)部分，具體的修復(fù)也要從這兩個(gè)部分著手，其中信息修復(fù)最為困難。在具體的信息修復(fù)之前，為了達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，要建立一份檔案文件，其中有紙質(zhì)文物的圖像信息、文字信息、規(guī)格、以及保存要求，在編制成文后備案并收錄到收藏文獻(xiàn)條目當(dāng)中，以保證今后在進(jìn)行修復(fù)工作時(shí)能夠得到全面的原始信息；在收藏的過程中，當(dāng)紙質(zhì)文物出現(xiàn)損傷后，收藏館可以結(jié)合實(shí)際的收藏條件以及對(duì)文物的研究結(jié)果出示一份修復(fù)處理建議書，建議書中結(jié)合各自的經(jīng)驗(yàn)對(duì)其修復(fù)方案、程序以及所需使用的技術(shù)進(jìn)行詮釋，特別要對(duì)其中的問題進(jìn)行劃分與排序，指出哪些損害是需要優(yōu)先處理的，以求盡可能的保留最有價(jià)值的部分。
4.2紙質(zhì)文物的記錄及紙張的修復(fù)
中國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文物修復(fù)方法主要有裝裱、復(fù)制等方式，而如今的修復(fù)技術(shù)則更為科學(xué)和全面。在具體的修復(fù)過程中，可以制定以下的修復(fù)流程：（1）從收藏目錄中找出文物收藏之初所編制的備份檔案，與已經(jīng)出現(xiàn)損害的現(xiàn)有文物進(jìn)行對(duì)比，找出損害的區(qū)域和狀況，包括蟲害、褶皺、出現(xiàn)損毀的圖像輪廓等等；（2）進(jìn)行試劑檢查，比對(duì)文物收藏時(shí)所記錄的初始資料，檢查紙張的保存狀態(tài)與原始狀態(tài)之間的差距；（3）對(duì)文物進(jìn)行清潔，在具體的修復(fù)中可以使用干性的清潔工具火山膠海綿或軟鬃毛刷等對(duì)文物表面的灰塵等污漬進(jìn)行清理；（4）對(duì)紙張進(jìn)行脫酸處理，對(duì)紙質(zhì)文物的脫酸可以選用非水性脫酸劑，使用這類試劑脫酸后紙張干燥較快，且不易起褶皺，但是某些脫酸試劑會(huì)導(dǎo)致紙張變色，因此具體的使用還需要依據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)整；（5）對(duì)損傷部位進(jìn)行修復(fù)并補(bǔ)全殘缺，比對(duì)原始資料，找出損傷部位和殘缺部分的大小，通過材料覆蓋紙等進(jìn)行補(bǔ)全或修復(fù)，材料要與作品的紙張厚度顏色以及纖維素等的化學(xué)結(jié)構(gòu)一致；（6）進(jìn)行修復(fù)后，還要進(jìn)行二次檢驗(yàn)，并對(duì)原始編制檔案進(jìn)行補(bǔ)充，以留作未來(lái)的修復(fù)參考用。
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1.1管檔意識(shí)淡薄：
目前，在醫(yī)院中普遍存在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，卻輕視人事檔案管理的現(xiàn)象，對(duì)人事檔案信息進(jìn)一步開發(fā)利用的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案沒有多大作用，大部分職工檔案管理意識(shí)淡薄，不了解檔案的作用，甚至認(rèn)為只要不調(diào)離醫(yī)院，檔案可有可無(wú)。
1.2管理方法滯后：
在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前許多醫(yī)院尚未見適應(yīng)本單位的人事檔案管理制度。且在醫(yī)院目標(biāo)管理考核中，也未將干部人事檔案管理工作納入考核中；許多醫(yī)院人事檔案管理仍停留在手工管理檔案的階段，沒有配備計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入并建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、分析利用。
1.3內(nèi)容不規(guī)范：
在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院的人事檔案的內(nèi)容存在不規(guī)范的現(xiàn)象，如缺少履歷表、入黨登記表等，有些檔案填寫隨意，并且存在信息不真實(shí)的現(xiàn)象，使檔案材料缺乏可靠性;有些檔案材料因歸檔不及時(shí)造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性。
1.4缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理人員：
醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉(zhuǎn)行或兼職管理檔案的非專業(yè)人士，知識(shí)結(jié)構(gòu)不平衡，學(xué)歷、職稱較低，缺乏必要的人力資源管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)行政管理、醫(yī)院工作不熟悉，一般只能應(yīng)對(duì)簡(jiǎn)單的收集和裝訂工作，難以勝任新時(shí)期的檔案管理工作。
2如何做好醫(yī)院人事檔案管理
2.1加強(qiáng)人事檔案收集與豐富檔案內(nèi)容
醫(yī)療服務(wù)機(jī)制改革加快了醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)，使得醫(yī)院內(nèi)部管理工作面臨著全新的調(diào)整，這些促進(jìn)了人力資源管理工作的優(yōu)化配置。醫(yī)院作為社會(huì)醫(yī)療服務(wù)中心，能夠?yàn)閺V大患者提供多方面的醫(yī)療保障，加快了新時(shí)期醫(yī)院服務(wù)管理水平的提升。人力資源作為醫(yī)院改革的重要內(nèi)容，其應(yīng)當(dāng)受到廣大醫(yī)院的高度重視，并且采取對(duì)應(yīng)的人事檔案工作機(jī)制。為了適應(yīng)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需求，醫(yī)院要重新整頓內(nèi)部人事檔案管理機(jī)制，改變?cè)缙谑嘏f的操作流程，從檔案信息收集開始提供可靠的保障機(jī)制。一般情況下，只要患者入院救治就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行資料跟蹤收集，并且建立數(shù)字化檔案作為信息資源庫(kù)，方便日后對(duì)患者治療情況的檢查。考慮到醫(yī)院每天患者的流動(dòng)性較大，人事檔案材料收集工作也會(huì)面臨很多的難度，這就要求醫(yī)院注重各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的靈活應(yīng)用，尤其是計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化要融入檔案資料處理工作，這些都依賴于人事檔案管理的創(chuàng)新改革。比如，檔案工作人員要定期檢查所收集資料的真實(shí)性，并且對(duì)產(chǎn)生新資料進(jìn)行有效的補(bǔ)充，進(jìn)而改善醫(yī)院檔案工作的合理化整編。
2.2切實(shí)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性
長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院注重內(nèi)部醫(yī)療工作的改革調(diào)整，對(duì)人事檔案資料工作沒有給予足夠的關(guān)注，導(dǎo)致人事管理工作處于落后水平，一些重要的人事資料未能得到充分利用。人事科是醫(yī)院日常辦公的主要部門之一，關(guān)系著醫(yī)院內(nèi)部人力資源調(diào)配與控制工作的執(zhí)行情況，若人事管理不當(dāng)則會(huì)影響到人事工作的有序開展。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)考慮信息資料的真實(shí)性及可靠性，嚴(yán)格禁止虛假信息的收錄與使用，避免對(duì)醫(yī)院工作造成不利的影響。比如，對(duì)剛剛建立的人事檔案資料，應(yīng)堅(jiān)持對(duì)原始信息的審核與考察，保證數(shù)據(jù)資料的有效利用率。若檢查要人事信息與實(shí)際情況不符，應(yīng)重新審查且調(diào)整信息。
2.3加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理
人事檔案管理是醫(yī)院常規(guī)化經(jīng)營(yíng)的重要內(nèi)容，注重認(rèn)識(shí)管理有助于提升內(nèi)部人力資源的有效利用率，加快新一輪醫(yī)療服務(wù)機(jī)制的優(yōu)化改革。基于先進(jìn)理念指導(dǎo)下，醫(yī)院內(nèi)部管理模式有了更多的轉(zhuǎn)變空間，尤其是在內(nèi)控管理體系日趨成熟的背景下，人事檔案管理也有了新的轉(zhuǎn)變，這些都依賴于動(dòng)態(tài)管理思想的融入。所謂動(dòng)態(tài)管理是相對(duì)于靜態(tài)管理而言，早前醫(yī)院堅(jiān)持靜態(tài)管理而處于被動(dòng)狀態(tài)，人事檔案管理工作一直保持原有的工作模式，這大大影響了整個(gè)醫(yī)院人事信息的處理效率。為了改變舊管理模式的作業(yè)成效，以動(dòng)態(tài)管理思想為指導(dǎo)理念，強(qiáng)化人事檔案的管理策略，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部調(diào)控具有多項(xiàng)指導(dǎo)意義。首先，醫(yī)院要從觀念上認(rèn)可動(dòng)態(tài)管理的應(yīng)用價(jià)值，對(duì)醫(yī)院辦事工作流程執(zhí)行動(dòng)態(tài)化管理方案，解決早期內(nèi)部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事檔案管理對(duì)策；其次，人事部門要盡快適應(yīng)動(dòng)態(tài)管理作業(yè)的要求，提供切實(shí)可行的辦事管理機(jī)制，加快動(dòng)態(tài)管理模型的創(chuàng)建與實(shí)施，解決醫(yī)院內(nèi)部辦公作業(yè)存在的種種弊端。例如，人事部門要積極調(diào)整原有的資料管理方案，人事信息收集、處理、考評(píng)、存儲(chǔ)等方面優(yōu)化，保證每一項(xiàng)數(shù)據(jù)信息資源都能得到充分的利用。
2.4加強(qiáng)人事檔案信息化管理
科學(xué)技術(shù)是推動(dòng)人事檔案工作改革的技術(shù)保障，以信息科技為辦公中心件禮品現(xiàn)代化管理模式，這是檔案信息化管理的必然趨勢(shì)。醫(yī)院要定期引入計(jì)算機(jī)設(shè)備作為調(diào)控中心，對(duì)數(shù)據(jù)資源實(shí)施可靠的調(diào)配制度，進(jìn)而強(qiáng)化人事檔案管理工作的總體效率，維持了各項(xiàng)人事信息的自動(dòng)化配置，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的創(chuàng)新改革。現(xiàn)在我們通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息管理自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，使人事信息由傳統(tǒng)的手工處理方式轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)處理方式，逐步實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息可以對(duì)部門和個(gè)人開放，并開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，如查詢、搜索和評(píng)價(jià)等功能。這樣不僅能增加人事檔案管理工作的透明度，而且還能開發(fā)和利用人事檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才提供重要信息。
2.5加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)人員專業(yè)檔案管理
關(guān)鍵詞：綜合檔案館；檔案利用；檔案公布
綜合檔案館運(yùn)營(yíng)的最終目標(biāo)是通過相關(guān)人員對(duì)檔案的有效管理，使得使用者能夠有效的進(jìn)行信息的獲取。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于信息的處理方式與過去存在著明顯的差異，其具體的差異可以被總結(jié)為以下幾點(diǎn)，其分別為：首先，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的科技以及其他的技術(shù)手段較為發(fā)達(dá)，因此已經(jīng)不用再為省時(shí)省力進(jìn)行抽樣調(diào)查，而大可以進(jìn)行整體數(shù)據(jù)的分析，因此其調(diào)查與分析的結(jié)果也更加的精確；其次，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析注重分析的精確性，但是在已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的精確性的大數(shù)據(jù)時(shí)代，其更加關(guān)注的卻是信息的混雜性；最后，相對(duì)于傳統(tǒng)的信息處理方式，大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理更希望探測(cè)信息之間的相關(guān)性。
一、綜合檔案館中檔案利用與公布中存在的問題探究
（一）檔案利用與公布相關(guān)法律法規(guī)的不完善
在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，由于互聯(lián)網(wǎng)的儲(chǔ)存功能的強(qiáng)大，因此人類的各種活動(dòng)每時(shí)每刻都在制造著大量的數(shù)據(jù)信息。在這種背景下，我國(guó)的檔案數(shù)量激增，出現(xiàn)了許多沒有被納入檔案范圍但是卻起到了重要作用的信息，這些信息的出現(xiàn)推動(dòng)著我國(guó)檔案管理工作的革新。但是在檔案管理工作急速發(fā)展的現(xiàn)階段，我國(guó)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)卻沒有進(jìn)行多元化改革，知識(shí)一味地沿用傳統(tǒng)的法律體系記性約束，已經(jīng)不能夠滿足如今的檔案管理工作的需要。如果不能夠?qū)n案利用與檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行有效的結(jié)合，將對(duì)我國(guó)綜合檔案館管理中的檔案利用和公布工作產(chǎn)生巨大的阻礙。針對(duì)上述情況，想要快速推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展，就必須要根據(jù)時(shí)代的要求重新進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的修訂，從法律層面對(duì)其進(jìn)行約束，做到與時(shí)俱進(jìn)。
（二）檔案利用與公布工作中的權(quán)限劃分不清
對(duì)于任何一名人員來(lái)說(shuō)，權(quán)利與義務(wù)的分配都對(duì)其有著重要的意義，檔案利用者也是如此。在進(jìn)行檔案工作利用的實(shí)際過程當(dāng)中，如果不明確檔案使用者的權(quán)利，會(huì)使其在獲取信息的過程當(dāng)中承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)；如果不明確檔案使用者的義務(wù)，也會(huì)對(duì)檔案的最終價(jià)值的體現(xiàn)產(chǎn)生一定的阻礙。檔案的利用，是檔案工作的最后一道程序，其不僅能夠體現(xiàn)整個(gè)檔案收集以及整理過程的有效性，也能驗(yàn)證先前工作是否科學(xué)合理。正是由于檔案利用工作意義重大，使得加強(qiáng)檔案的公布權(quán)的應(yīng)用成為一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容。
二、綜合檔案館檔案利用與公布工作的策略探究
（一）進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的完善
針對(duì)企業(yè)進(jìn)行檔案管理中的利用與公布工作的體制與模式的改革的必要性，筆者主要從兩個(gè)方面加以探討，首先是由于檔案管理的改革所導(dǎo)致的體制與模式的改變。檔案記載著某些領(lǐng)域的從建立到當(dāng)前的所有重要信息，對(duì)于其發(fā)展具有舉足輕重的地位，因此當(dāng)處在檔案管理的改革已經(jīng)實(shí)施的階段，那么進(jìn)行檔案管理利用與公布體制與模式的改變就具有著必要性；當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)數(shù)據(jù)爆發(fā)的時(shí)代，想要在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的體制下良好穩(wěn)定的發(fā)展，就要緊跟時(shí)代的步伐，從法律層面進(jìn)行檔案管理模式與體制的改革。進(jìn)行檔案管理模式與體制在法律層面的改革，要從檔案的利用途徑以及檔案的利用過程入手，針對(duì)前者，應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，盡量的減少檔案利用途徑的限制；對(duì)于后者，由于檔案已經(jīng)采取公開的形式允許開放使用，因此相關(guān)部門不能拒絕個(gè)人以及其他民間組織查閱檔案的要求。對(duì)于沒有進(jìn)行公開的檔案，需要查閱的相關(guān)人員得到審批后方可進(jìn)入。
（二）對(duì)檔案開放利用公布相關(guān)者權(quán)責(zé)分明
由于我國(guó)的綜合檔案館的發(fā)展還處于起步狀態(tài)，因此在各方面都存在著相關(guān)問題，需要得到進(jìn)一步解決，其中最為主要的是相關(guān)責(zé)任與權(quán)力的明確。綜合檔案館的相關(guān)權(quán)力與責(zé)任的明確主要分為以下幾點(diǎn)：首先，在相關(guān)機(jī)構(gòu)形成檔案后，要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行判斷，明確該檔案能夠公開以及公開利用的年限，除此之外，在檔案的公開使用年限到達(dá)上限后，對(duì)于其性質(zhì)的判定是由原機(jī)構(gòu)進(jìn)行還是原機(jī)構(gòu)與檔案館共同進(jìn)行；其次，如果原機(jī)構(gòu)所形成的檔案不能夠進(jìn)行公開利用，那么需要進(jìn)行保密的年限是多少以及對(duì)于其公開年限的鑒定是由原機(jī)構(gòu)進(jìn)行還是原機(jī)構(gòu)與檔案館共同進(jìn)行；最后，由于該檔案需要涉及到公開使用的問題，因此傳統(tǒng)的以“件”為單位進(jìn)行計(jì)量的檔案，現(xiàn)在要以“格”為單位進(jìn)行審查。想要實(shí)現(xiàn)檔案開放利用，還要對(duì)檔案限制開放的制度加以調(diào)整，要求原機(jī)構(gòu)在檔案形成的過程當(dāng)中對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，以利于綜合檔案館后期工作的進(jìn)行。
結(jié)語(yǔ)
應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息爆發(fā)，檔案管理充分的意識(shí)到了檔案公開的重要性，并且樹立起檔案意識(shí)，要改變必須將檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保存的思想。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，由于互聯(lián)網(wǎng)的儲(chǔ)存功能的強(qiáng)大，因此人類的各種活動(dòng)每時(shí)每刻都在制造著大量的數(shù)據(jù)信息。在這種背景下，必須加強(qiáng)綜合檔案館的服務(wù)水平，使更多的人熟悉這種開放性的模式，分享更多的檔案信息，以此來(lái)促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；管理；紙本檔案
現(xiàn)在計(jì)算機(jī)普及，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也滲透到各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)是從什么時(shí)候開始走進(jìn)人們生活中的？從國(guó)際的角度上看，從第三次科技革命后，計(jì)算機(jī)開始發(fā)展，但我國(guó)是在改革開放以后計(jì)算機(jī)行業(yè)才開始走進(jìn)大眾視線，在科技高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)都進(jìn)入電子管理時(shí)代，檔案管理工作如此。而在信息時(shí)代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢(shì)
傳統(tǒng)的檔案管理方式是用紙本方法進(jìn)行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，在那個(gè)時(shí)代，沒有先進(jìn)的技術(shù)，一切都要靠人力物力來(lái)解決，紙本檔案也和當(dāng)時(shí)社會(huì)相適應(yīng)。但是，在電子信息飛速發(fā)展的今天，紙本檔案就不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理創(chuàng)新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統(tǒng)的紙本管理方式相比，電子檔案具有優(yōu)越性。電子檔案管理方式有很多優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也給用戶帶來(lái)了極大的方便，在紙本檔案的時(shí)代，查閱檔案信息需要大量的時(shí)間，消耗人力物力，而現(xiàn)在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時(shí)間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，是人類發(fā)展歷史的變革，同時(shí)也是時(shí)代的進(jìn)步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統(tǒng)的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優(yōu)化電子文件管理流程
每一件事情在發(fā)展過程中都是按照順序進(jìn)行，檔案管理的相關(guān)活動(dòng)也要按照相關(guān)順序完成，電子文件的管理流程和傳統(tǒng)的手工管理文件流程不一致，不是對(duì)手工流程的模仿復(fù)制粘貼，要有電子文件的特點(diǎn)，善于利用計(jì)算機(jī)的處理系統(tǒng)，高效的處理數(shù)據(jù)文件，要積極構(gòu)建科學(xué)合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統(tǒng)
文件管理是文件處理系統(tǒng)的核心，文件處理系統(tǒng)直接決定著電子文件的技術(shù)特點(diǎn)和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統(tǒng)上。在完整的電子文件處理系統(tǒng)中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對(duì)于管理電子文件起到重要的作用。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，電子文件管理系統(tǒng)是一個(gè)制度，在這個(gè)制度下，進(jìn)行文件處理與管理工作。文件管理系統(tǒng)也是電子文件管理活動(dòng)整體的承擔(dān)者，能保證文件管理順利進(jìn)行。同時(shí)在進(jìn)行電子文件管理時(shí)要建立一套科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發(fā)展
電子檔案符合當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展，和紙本檔案相比，有著獨(dú)一無(wú)二的優(yōu)越性，但是紙本檔案也有獨(dú)特價(jià)值，并且這種價(jià)值是電子檔案無(wú)法替代的。要想了解紙本檔案的價(jià)值，首先要了解檔案的價(jià)值。檔案具有歷史價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，檔案是在社會(huì)歷史發(fā)展變化下而產(chǎn)生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發(fā)展，為學(xué)者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當(dāng)代社會(huì)真實(shí)的反映，記載社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展規(guī)模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會(huì)變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時(shí)檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無(wú)法替代的，在信息時(shí)代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價(jià)值仍存在，紙本檔案的價(jià)值不會(huì)因?yàn)榧埍咀饔玫臏p弱而消失，具有原始價(jià)值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學(xué)會(huì)保護(hù)和管理。
4 對(duì)紙本檔案的保護(hù)和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統(tǒng)是一種全世界通用的系統(tǒng)，即使現(xiàn)在己經(jīng)被電腦給取代了，但是對(duì)紙本資料的管理還是需要加強(qiáng)，對(duì)它的管理和保護(hù)仍然十分重要。基本上，傳統(tǒng)紙本檔案的管理有十三個(gè)步驟：點(diǎn)收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調(diào)卷～清點(diǎn)～防護(hù)～轉(zhuǎn)移～銷毀。不過隨著時(shí)間的推移，現(xiàn)在已經(jīng)把上面的十三個(gè)步驟縮減成六個(gè)步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調(diào)閱、銷毀。即便縮減成六個(gè)步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個(gè)步驟實(shí)施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護(hù)。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結(jié)合在一起的。它的壽命與內(nèi)外部諸多因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，就其內(nèi)部因素來(lái)講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責(zé)任心，外部保存環(huán)境條件，包括借閱人員的愛護(hù)和對(duì)各種突發(fā)事件的防范措施。也就是說(shuō)外部保護(hù)環(huán)境，例如檔案儲(chǔ)存的溫度、濕度、陽(yáng)光等都很重要。檔案庫(kù)房的管理一定要嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。工作人員不能只注重庫(kù)房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內(nèi)室外溫度濕度要每日對(duì)比，認(rèn)真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢(shì)圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長(zhǎng)檔案存放壽命。另外陽(yáng)光每日照射時(shí)間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會(huì)加速檔案老化。檔案需要陽(yáng)光但不需要強(qiáng)烈的直射陽(yáng)光，光線強(qiáng)烈時(shí)一定要加防護(hù)窗簾遮擋光線。庫(kù)房一定要通風(fēng)良好，通風(fēng)良好也是保證檔案不發(fā)霉退色的前提之一，紙本檔案的保護(hù)與管理重要的一條就是責(zé)任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責(zé)任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環(huán)境良好，而缺乏責(zé)任心也是不行的，工作也不會(huì)做到位。要知道一旦這項(xiàng)工作有所閃失，損失是無(wú)法彌補(bǔ)的，后果不堪設(shè)想，因?yàn)闄n案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發(fā)事故的能力，對(duì)于火災(zāi)、洪水等災(zāi)害要防患于未然；對(duì)于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災(zāi)害）要做到深入細(xì)致，把事故消滅在萌芽，一旦發(fā)現(xiàn)，也要有處理事故的能力，這才是一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立電子檔案系統(tǒng)，更加全面科學(xué)的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)重要的位置，電子檔案創(chuàng)造的價(jià)值引起人們關(guān)注，為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息時(shí)代的發(fā)展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。但是在發(fā)展電子檔案的同時(shí)也不能忽視傳統(tǒng)的檔案管理，傳統(tǒng)的紙本檔案管理也具有社會(huì)意義，在我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統(tǒng)一發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]張文亮.關(guān)于電子檔案管理的思考[J].云南檔案，2008（9）.
1 明確檔案信息化
檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的指導(dǎo)之下，各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強(qiáng)其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關(guān)管理人員利用檔案實(shí)體保管方式，將其作為管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目，然后利用數(shù)字化管理技術(shù)開展相關(guān)工作，向檔案管理實(shí)體提供信息化服務(wù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設(shè)必須要明確以下幾點(diǎn)：第一，要保證檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存效率與質(zhì)量，達(dá)到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。
2 檔案信息化建設(shè)問題分析
檔案信息化建設(shè)中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設(shè)的有效性，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
第一，檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個(gè)單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫(kù)不同，并且各個(gè)部門的數(shù)據(jù)來(lái)源于數(shù)據(jù)特征等不同，在實(shí)際情況下，會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構(gòu)處理方式復(fù)雜等問題，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構(gòu)性問題[2]。
第二，高度分散問題。檔案信息化建設(shè)中，各個(gè)檔案會(huì)散落在管理部門或是經(jīng)濟(jì)單位，例如：在建設(shè)局與稅務(wù)局財(cái)務(wù)報(bào)表實(shí)際移交的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)各類重復(fù)或是分散的信息數(shù)據(jù)，相關(guān)管理人員要利用大量時(shí)間篩選出有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率降低。
第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設(shè)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象，難以提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，主要因?yàn)闄n案信息化建設(shè)人員還不能根據(jù)信息化建設(shè)需求對(duì)其進(jìn)行有效的管理，難以提升信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量。
第四，管理觀念滯后。當(dāng)前，部分檔案信息化建設(shè)與管理部門還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性，難以提升檔案信息化建設(shè)與管理工作質(zhì)量，甚至還在應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施，無(wú)法增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果[3]。
3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施
檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題。
3.1 建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
檔案信息化建設(shè)部門需要建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)中，技術(shù)人員可以綜合利用數(shù)字化平臺(tái)，例如：建設(shè)公眾、內(nèi)部等信息服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，同時(shí)，還要統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，積極建設(shè)檔案信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)置，提升檔案管理水平，促進(jìn)信息資源共享工作的進(jìn)步。
3.2 重視電子文件管理工作
檔案信息化建設(shè)部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，同時(shí)，還要保證電子檔案的價(jià)值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網(wǎng)絡(luò)安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量，同時(shí)，還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實(shí)性，將其儲(chǔ)存在光盤中[4]。
3.3 制定完善的技術(shù)處理制度
在檔案信息化技術(shù)處理過程中，相關(guān)檔案管理人員與技術(shù)人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術(shù)處理工作問題，提升檔案技術(shù)處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術(shù)處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長(zhǎng)時(shí)間電子文件保存中，必須要重視保存的準(zhǔn)確性與安全性，定期對(duì)其進(jìn)行復(fù)制處理，并且建立完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，避免出現(xiàn)電子文件保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。
3.4 積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理措施
檔案信息化建設(shè)部門必須要積極應(yīng)用各類現(xiàn)代化管理措施，提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式，積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與數(shù)據(jù)化技術(shù)，提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。
3.5 樹立正確的服務(wù)意識(shí)
檔案信息化建設(shè)部門必須要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，利用先進(jìn)服務(wù)觀念開展工作，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設(shè)部門實(shí)際服務(wù)期間，相關(guān)管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息化管理體系。
3.6 制定完善的管理制度
檔案信息化建設(shè)與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與管理體系，提升檔案信息化建設(shè)效率。首先，相關(guān)管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設(shè)與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農(nóng)村管理工作效率，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作效果，避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題，同時(shí)，還要重視檔案信息化建設(shè)與管理工作服務(wù)質(zhì)量。
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。
美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。
其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。
校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。
許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展
90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國(guó)教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國(guó)科技網(wǎng)（CSTnet）和中國(guó)金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來(lái)看，1994年以來(lái)，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來(lái)，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來(lái)，許多高校撥專款給檔案館購(gòu)置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無(wú)法購(gòu)置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質(zhì)低弱
在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式
客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來(lái)，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù)，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶界面，當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí)，工作站向被稱為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器（Server）發(fā)出請(qǐng)求，服務(wù)器即對(duì)此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái)，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的客戶（Client）。
C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，但它對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無(wú)嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。
3.2建立基于Web的服務(wù)體系
在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。手工勞動(dòng)則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮?jiǎn)單，只需選用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺(tái)微機(jī)而是有無(wú)Web服務(wù)器。
3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說(shuō)，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力。現(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無(wú)論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫(kù)———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
1周曙東.電子商務(wù)概論[M].南京：東南大學(xué)出版社，2002
1李超，周定文，黃驍儉．網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2002
前言
RFID（Radio Frequency Identification）即無(wú)線射頻識(shí)別，常稱為感應(yīng)式電子晶片或感應(yīng)卡、非接觸卡、電子標(biāo)簽等。這種容編碼、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術(shù)以其獨(dú)特的技術(shù)性能，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，迅速地改變著人們的工作方式和生產(chǎn)作業(yè)管理，極大地提高了生產(chǎn)效率，在各種應(yīng)用環(huán)境中得到了廣泛應(yīng)用。目前，此項(xiàng)技術(shù)在國(guó)內(nèi)檔案信息自動(dòng)化管理領(lǐng)域開始使用。
檔案管理的現(xiàn)狀與問題
1.檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)
傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種手工處理方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。
2.檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)
雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。 3.檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)
由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。
電子標(biāo)簽（RFID）技術(shù)
1.RFID系統(tǒng)技術(shù)原理
RFID系統(tǒng)因應(yīng)用不同其組成會(huì)有所不同，但基本的RFID系統(tǒng)主要由電子標(biāo)簽、天線、讀寫器和主機(jī)組成。電子標(biāo)簽放在需要被識(shí)別的物體上，由耦合元件和芯片組成，標(biāo)簽有內(nèi)置天線，可以發(fā)送和接收信號(hào)；天線完成無(wú)線信號(hào)的發(fā)送和接收；讀寫器可以發(fā)送和接收命令，并與主機(jī)通信，執(zhí)行主機(jī)命令；主機(jī)發(fā)送用戶命令和顯示接收數(shù)據(jù)。RFID系統(tǒng)根據(jù)工作頻段和工作方式具有不同的性能，應(yīng)用于不同場(chǎng)合。
RFID系統(tǒng)的工作原理(如圖1)：讀寫器通過天線發(fā)送出一定頻率的射頻信號(hào)；當(dāng)RFID標(biāo)簽進(jìn)入讀寫器工作場(chǎng)時(shí)，其天線產(chǎn)生感應(yīng)電流，從而RFID標(biāo)簽獲得能量被激活并向讀寫器發(fā)送出自身編碼等信息；讀寫器接收到來(lái)自標(biāo)簽的載波信號(hào)，對(duì)接收的信號(hào)進(jìn)行解調(diào)和解碼后送至計(jì)算機(jī)主機(jī)進(jìn)行處理；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)邏輯運(yùn)算判斷該標(biāo)簽的合法性，針對(duì)不同的設(shè)定做出相應(yīng)的處理和控制，發(fā)出指令信號(hào)；RFID標(biāo)簽的數(shù)據(jù)解調(diào)部分從接收到的射頻脈沖中解調(diào)出數(shù)據(jù)并送到控制邏輯，控制邏輯接收指令完成存儲(chǔ)、發(fā)送數(shù)據(jù)或其他操作。
2. RFID技術(shù)特點(diǎn)
（1）快速掃描:條形碼一次只能有一個(gè)受到掃描，而RFID辨識(shí)器可同時(shí)讀取多個(gè)RFID標(biāo)簽。
（2）抗污染能力強(qiáng)、耐久性好:傳統(tǒng)條形碼的載
域網(wǎng)或無(wú)線局域網(wǎng)覆蓋,以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接,從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。
（4）天線安裝
為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取,需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況,包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來(lái)確定天線布置,確保最佳讀寫效果,天線需要定制。
5.基于 RFID技術(shù)的檔案信息自動(dòng)化管理流程
（1）入庫(kù)
檔案入庫(kù)前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級(jí)等相關(guān)信息對(duì)新建檔案進(jìn)行編目，并通過終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，生成的數(shù)字標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。檔案入庫(kù)的流程如圖3所示：
入庫(kù)時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)發(fā)出入庫(kù)指令，然后讀取要入庫(kù)的檔案盒信息，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊與檔案自動(dòng)識(shí)別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊分配該檔案盒的存放儲(chǔ)位，確認(rèn)無(wú)誤后，管理員發(fā)出入庫(kù)確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲(chǔ)位指示點(diǎn)亮起，管理人員將檔案盒放至指示點(diǎn)所指示的儲(chǔ)位，按下儲(chǔ)位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號(hào)反饋回管理系統(tǒng)，入庫(kù)結(jié)束。全部檔案入庫(kù)完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對(duì)已入庫(kù)的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
（2）盤點(diǎn)
由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。
（3）查閱
檔案的查閱流程如圖4所示。在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過出庫(kù)口時(shí)，出庫(kù)口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出庫(kù)檔案一致后確定出庫(kù)。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。
（4）安全管理
安全管理子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常警報(bào)功能，以防止檔案被毀、被盜等。
（5）防毀管理
每份檔案入館時(shí)先精確測(cè)量其重量、頁(yè)碼等物理特性, 并存入RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng), 由監(jiān)控模塊對(duì)這些信息進(jìn)行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時(shí)，管理員對(duì)該檔案的物理特性再次進(jìn)行檢測(cè)，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對(duì)，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕毀、缺失等。
（6）防盜管理
所有庫(kù)放檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。
（7）銷毀
檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時(shí)，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無(wú)線指令，由各檔案盒上的RFID標(biāo)簽反饋回保管期限信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效期管理。
雖然RFID系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中有一定的缺陷，但隨著技術(shù)的成熟，標(biāo)簽成本的降低，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制訂，這種現(xiàn)代化的技術(shù)有很大的發(fā)展?jié)摿Γ蛊浞?wù)于檔案信息自動(dòng)化管理，將解決很多用傳統(tǒng)技術(shù)難以解決的難題，為檔案管理工作注入新的活力。
參考文獻(xiàn)：
一、總體架構(gòu)的選擇和優(yōu)化
課題對(duì)三種系統(tǒng)架構(gòu)模式進(jìn)行了比較，最終選擇了一套適合本課題的系統(tǒng)架構(gòu)模式。
大型網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)在架構(gòu)選型上基本可以分為兩大類型，即集中式與分布式，兩種方案的基本思想如表1所示。
綜合集中式架構(gòu)與分布式部署方案一的優(yōu)點(diǎn)，盡量避免不同構(gòu)架的缺點(diǎn)，結(jié)合各地檔案館實(shí)際建設(shè)情況，經(jīng)全面考慮，項(xiàng)目提出并采納了分布式構(gòu)架方案二。
基本實(shí)現(xiàn)思想是：
(1)中心服務(wù)器主要從管理的角度人手，各地方檔案館按要求到中心服務(wù)器注冊(cè)；
(2)各地方檔案館自己維護(hù)索引服務(wù)，全文數(shù)據(jù)；
(3)各地方檔案館提供索引查詢服務(wù)、開放接口，中心服務(wù)器通過web Service的方式檢索文件；
(4)各地方檔案館提供全文展示服務(wù)站點(diǎn)；
(5)中心服務(wù)器提供門戶、檔案檢索服務(wù)、系統(tǒng)后臺(tái)管理平臺(tái)。
分布式方案二(表2)具備以下優(yōu)點(diǎn)：
(1)中心服務(wù)管理方便，中心服務(wù)器管理人員主要負(fù)責(zé)管理與審核等工作；
(2)系統(tǒng)建設(shè)資金投入比集中式架構(gòu)需要的軟硬件配置大大降低；
(3)中心服務(wù)器不存在索引服務(wù)器和全文服務(wù)器的管理維護(hù)問題，沒有存儲(chǔ)壓力；
(4)各地方檔案館各自維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，索引文件和全文數(shù)據(jù)都不需要上報(bào)；
(5)單個(gè)檔案館子系統(tǒng)一旦不能正常運(yùn)作，不會(huì)影響對(duì)其他檔案館系統(tǒng)資源的查詢；
(6)各地檔案資源更新的周期取決于各自的索引創(chuàng)建計(jì)劃，在數(shù)據(jù)更新的時(shí)候只要啟動(dòng)索引文件創(chuàng)建任務(wù)即可，避免了索引文件與檔案資源不匹配的問題；
(7)開放檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限由各地方檔案館控制。
分布式方案二缺點(diǎn)：
(1)檔案資源檢索展示效率沒有集中式架構(gòu)快，因?yàn)樗饕募腿膬?nèi)容是分布式部署，訪問效率取決于網(wǎng)絡(luò)狀況和各地檔案全文服務(wù)器性能；
(2)各地方檔案館都需要一定的軟硬件資金投入。
二、信息交換平臺(tái)
課題對(duì)子站點(diǎn)的架構(gòu)進(jìn)行了設(shè)計(jì)，提出了既有數(shù)據(jù)的使用方案，開發(fā)了中心服務(wù)器后臺(tái)管理平臺(tái)。
1.子站點(diǎn)總體設(shè)計(jì)
前置機(jī)子站點(diǎn)分布安裝于各地檔案館中，主要負(fù)責(zé)各地檔案館可公開的檔案信息的整理、索引創(chuàng)建，向中心服務(wù)器提供查詢服務(wù)，并且向普通用戶提供指定信息的檔案瀏覽功能。具體架構(gòu)設(shè)計(jì)用圖(表3)表示：
子站點(diǎn)具有數(shù)據(jù)維護(hù)、查詢服務(wù)、索引創(chuàng)建、檔案信息瀏覽4類功能。
2.既有異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化檔案信息的使用方案
既有的異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)，可以分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)兩部分，為此課題組定義了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，以便于開放檔案信息資源的利用。
(1)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)，子站點(diǎn)軟件預(yù)先在系統(tǒng)中預(yù)裝表結(jié)構(gòu)，并提供標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)入導(dǎo)出工具，安裝軟件后可以立即進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)人工作。導(dǎo)入導(dǎo)出工具提供通過中間文件和直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入兩種方式。中間文件導(dǎo)人的具體操作方式是：先將既有數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到預(yù)定義格式的XML文本文件中，如果數(shù)據(jù)量大可以根據(jù)主鍵分批導(dǎo)出，再導(dǎo)人到新數(shù)據(jù)庫(kù)中；直接數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)人的處理方式是：在應(yīng)用系統(tǒng)中，提供設(shè)置新舊數(shù)據(jù)庫(kù)字段對(duì)應(yīng)關(guān)系的功能，并且可以根據(jù)主鍵靈活指定導(dǎo)入計(jì)劃，可一次導(dǎo)入或分批導(dǎo)人。
(2)特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，子站點(diǎn)軟件提供根據(jù)用戶要求靈活建立數(shù)據(jù)庫(kù)表的功能，先根據(jù)個(gè)性化數(shù)據(jù)要求，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)表，然后再利用標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的處理手段，導(dǎo)入個(gè)性化數(shù)據(jù)。
(5)非結(jié)構(gòu)化檔案信息。對(duì)于非結(jié)構(gòu)化檔案信息，子站點(diǎn)軟件提供了基于軟件的文件拷貝功能；如果數(shù)據(jù)量比較龐大，可以不采用拷貝的方式，而是根據(jù)既有數(shù)據(jù)的實(shí)際情況采用網(wǎng)絡(luò)或本地資源直接讀取的方式進(jìn)行資源訪問，以提高數(shù)據(jù)的利用效率，這種數(shù)據(jù)利用的前提是通信鏈路須暢通。如果現(xiàn)有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在與本系統(tǒng)物理隔離的地方，應(yīng)該采用存儲(chǔ)中介進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。
3.中心服務(wù)器后臺(tái)管理平臺(tái)
中心服務(wù)器后臺(tái)管理平臺(tái)主要包括用戶角色權(quán)限管理、信息及審核、節(jié)點(diǎn)機(jī)注冊(cè)審核等功能。
三、檔案資源利用平臺(tái)
1.信息門戶
國(guó)家數(shù)字檔案館信息門戶提供檔案收集、檔案管理、檔案利用，以及檔案檢索人口服務(wù)。首頁(yè)提供了專題、名人、熱點(diǎn)、展覽四個(gè)欄目。熱點(diǎn)欄目提供快速檢索與熱點(diǎn)內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的檔案信息資源的服務(wù)功能。
2.檔案檢索
檔案檢索是檔案利用用戶的核心接口界面。
檔案檢索依賴于系統(tǒng)建立的全文、照片、音頻、視頻等檔案資源索引庫(kù)，這種分類檢索的方式不僅提高了系統(tǒng)檢索效率，同時(shí)也方便了用戶對(duì)檔案資源的檢索利用；檔案檢索服務(wù)不僅提供全館范圍內(nèi)查詢的功能，同時(shí)也提供按指定館藏進(jìn)行查詢的服務(wù)(表4)；檔案檢索支持普通檢索和帶邏輯關(guān)系的檔案高級(jí)檢索功能；支持在檢索結(jié)果中進(jìn)行二次檢索；檔案檢索結(jié)果的展示方式采用類似Google搜索引擎提供的方式。
3.全文檢索軟件
一、數(shù)字化處理方式的選擇
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字格式通常有兩種方法：一是將紙質(zhì)檔案掃描并以圖像方式存儲(chǔ)；二是利用已有的縮微膠片影像進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換或者直接用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行直接掃描的方式比較經(jīng)濟(jì)和快捷。因此，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一般應(yīng)采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲(chǔ)，再配合標(biāo)引信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子影像的快速檢索利用。
二、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的選擇
大量檔案原文的存儲(chǔ)管理離不開海量存儲(chǔ)技術(shù)。光盒存儲(chǔ)系統(tǒng)是目前海量存儲(chǔ)的基本手段。完整的光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)包括光盤盤片、相應(yīng)的光盤驅(qū)動(dòng)器及其光盤軟件。選擇檔案信息光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的考慮因素如下。
（一）支持開發(fā)：訪問用戶的數(shù)量
選擇檔案光盤系統(tǒng)最關(guān)鍵的因素應(yīng)當(dāng)是其可同時(shí)支持在線并發(fā)動(dòng)用戶的數(shù)量，對(duì)眾多并發(fā)訪問的支持是有效實(shí)現(xiàn)檔案信息庫(kù)利用價(jià)值的基本條件。否則，無(wú)論存儲(chǔ)容量多大，都可能因光盤系統(tǒng)不能有效支持眾多并發(fā)用戶而徹底崩潰，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓。
（二）安全性及其安全管理體系
檔案信息確保其存儲(chǔ)安全十分重要，對(duì)于鏡像存放在光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)中的重要檔案信息，系統(tǒng)管理員和合法用戶在任何情況下均不得對(duì)其數(shù)據(jù)做任何修改。因此，在選擇檔案光盤系統(tǒng)時(shí)安全性是必須考慮的重要因素。
（三）對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的支持
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)千變?nèi)f化，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和客戶機(jī)多種多樣，這就要求檔案光盤存儲(chǔ)器能夠適應(yīng)各種復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
（四）存儲(chǔ)容量
必須根據(jù)本單位數(shù)字化檔案的數(shù)量及其增長(zhǎng)情況來(lái)選定光盤塔、光盤庫(kù)可存儲(chǔ)光盤的數(shù)量及其總的存儲(chǔ)容量。存放檔案信息的光盤數(shù)量每年在不斷增加，因此選擇檔案光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)考慮系統(tǒng)是否允許采取自行添加硬盤的方式來(lái)對(duì)光盤塔和光盤服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)容。
三、紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化步驟
（一）檔案整理階段
1.拆裝。對(duì)歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂；歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對(duì)檔案原件有任何損壞。
2.修復(fù)。檔案中若有裝訂金屬物需去掉，有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內(nèi)容的文件，則需進(jìn)行修補(bǔ)：小于16開的檔案需進(jìn)行托核；沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬，操作時(shí)要注意兩點(diǎn)：一是補(bǔ)紙與檔案縫接處宜窄不宣寬，一般為l―3mm；二是如需要在檔案的四周加邊，應(yīng)先加長(zhǎng)邊，后加短邊；多份檔案粘連一起時(shí)，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細(xì)心分開，如實(shí)在無(wú)法分開則不分。
3.檔案及目錄的檢查、整理。妥善保管好檔案，嚴(yán)禁批注、圈劃、圈點(diǎn)。檔案目錄中出現(xiàn)繁體字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字時(shí)，一律參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體字補(bǔ)充著錄，需手寫補(bǔ)錄的項(xiàng)目要求字跡工整，并逐份逐頁(yè)地仔細(xì)檢查，不符合要求的應(yīng)予以糾正。
（三）檔案掃描掛接階段
1.檔案掃描。檔案掃描過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案閱覽利用及保管保護(hù)和保密制度，注意保護(hù)好檔案。
（1）檔案掃描必須采用專業(yè)文件掃描儀，以黑白為主，對(duì)于原件不清和字跡較淡的檔案，掃描時(shí)必須用灰度或真彩模式掃描。掃描件打印效果不得比原件差，打印出的頁(yè)面比例尺寸與原件相同，同時(shí)分辨率不低于200dpi。
（2）檔案掃描一般采用逐頁(yè)手工掃描，紙張較好的檔案可以采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描。
（3）檔案掃描中發(fā)現(xiàn)檔案粘連一起時(shí)，則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開，將可以識(shí)別的信息全部掃描。
（4）存儲(chǔ)格式按多頁(yè)TPF的格式進(jìn)行保存，每份卷內(nèi)文件為一個(gè)多頁(yè)TIFF。保存多頁(yè)HFF文件時(shí)，要注意核對(duì)好頁(yè)碼順序，不得缺漏頁(yè)。
（5）文件命名：歸檔改革前的檔案采用“全宗號(hào)+保管期限+目錄號(hào)+案卷號(hào)+順序號(hào)”命名，例如：“001（全宗號(hào)）+（保管期限）+（目錄號(hào)）+（案卷號(hào)）+（順序號(hào)）”歸檔改革后的檔案采用“全宗號(hào)+年備保管期附件號(hào)”命名。
（6）掃描完成后必須指定專人進(jìn)行核查，檢查掃描效果、按文件內(nèi)的頁(yè)碼順序、文件名是否正確。
2.光盤刻錄存儲(chǔ)。將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫詳細(xì)清單。光盤刻錄必須有專人負(fù)責(zé)檢查，檢查光盤內(nèi)容是否有錯(cuò)漏，光盤能否正常打開等。
3.數(shù)據(jù)檢查。有專人專機(jī)對(duì)每天完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內(nèi)文件一致，編號(hào)元誤，清晰度和格式符合標(biāo)準(zhǔn)。
4.數(shù)據(jù)掛按。將效描獲得的每個(gè)圖片文件對(duì)照數(shù)據(jù)庫(kù)原有的目錄數(shù)據(jù)，逐份點(diǎn)擊聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)聯(lián)接必須跟掃描同步進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫(kù)中備份導(dǎo)入后的數(shù)據(jù)，特備份數(shù)據(jù)用保存期限為300年以L的光盤刻錄并制作一份聯(lián)接清單。
【關(guān)鍵詞】RFID技術(shù)；檔案管理；信息化
1.前言
RFID（Radio Frequency Identification）即無(wú)線射頻識(shí)別，常稱為感應(yīng)式電子晶片或感應(yīng)卡、非接觸卡、電子標(biāo)簽、電子條碼等。這種容編碼、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術(shù)以其獨(dú)特的技術(shù)性能，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，迅速地改變著人們的工作方式和生產(chǎn)作業(yè)管理，極大地提高了生產(chǎn)效率，在各種應(yīng)用環(huán)境中得到了廣泛應(yīng)用。目前，此項(xiàng)技術(shù)在國(guó)內(nèi)檔案管理領(lǐng)域開始使用。
2.檔案管理的現(xiàn)狀與問題
（1）檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)
傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種手工處理方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。
（2）檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)
雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。
（3）檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)
由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
（4）對(duì)失效檔案的管理滯后
由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。
3.電子標(biāo)簽技術(shù)（RFID）在檔案管理中的應(yīng)用
3.1 RFID技術(shù)簡(jiǎn)介
一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識(shí)別的過程，非接觸性是它明顯特征。讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫器亦可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋?/p>
3.2 基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成，如圖1所示。
RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、讀寫電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的安全性管理。
3.2.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)；手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。
3.2.2 檔案管理信息系統(tǒng)
該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。各子系統(tǒng)的主要功能如下：
（1）儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。
（2）查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級(jí)查詢等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過計(jì)算機(jī)總線將查詢信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。
（3）銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。
（4）安全管理子系統(tǒng)：當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開儲(chǔ)位，安裝于儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無(wú)線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。
3.3 基于RFID的硬件檔案管理系統(tǒng)
（1）標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定
檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。
（2）標(biāo)簽安裝
在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲(chǔ)位標(biāo)簽直接安裝在儲(chǔ)位正下方的支撐橫梁上。
（3）閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接110
-240VAC電源適配器，并有局域網(wǎng)或無(wú)線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。
（4）天線安裝
為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取，需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來(lái)確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。
4.RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理信息的優(yōu)點(diǎn)
4.1 讀取便捷
RFID以非接觸式讀取信息，管理者無(wú)需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，有助于管理者實(shí)施庫(kù)存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。
4.2 讀取速度快
RFID可以同時(shí)讀取多個(gè)芯片信息，工作人員只需將其要借出的所有檔案放在自助借還機(jī)上，根據(jù)提示進(jìn)行相應(yīng)的點(diǎn)鍵操作，就可以一次性地借出系統(tǒng)默認(rèn)的最大限量的檔案，將大大提高工作效率。
4.3 提高檔案清點(diǎn)速度
使用RFID進(jìn)行館藏清點(diǎn)，只要用手持RFID閱讀器沿著柜架上下掃描一遍，事先存入RFID標(biāo)簽里的檔案信息都將一一呈現(xiàn)，這樣不但極大地減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作流程。
4.4 減少錯(cuò)架亂架率
采用RFID技術(shù)，只需在RFID閱讀器中輸入要找的檔案，沿著柜架依次掃描，一旦發(fā)現(xiàn)排架錯(cuò)誤或找到所要的檔案時(shí)，立刻用聲光報(bào)警，這使得查找工作變得非常方便，也能顯著降低錯(cuò)架亂架率。
5.結(jié)束語(yǔ)
雖然RFID系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中有一定的缺陷，但隨著技術(shù)的成熟，標(biāo)簽成本的降低，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定，這種現(xiàn)代化的技術(shù)有很大的發(fā)展?jié)摿Γ绻蛊浞?wù)于檔案管理，將解決很多用傳統(tǒng)技術(shù)難以解決的難題，為檔案管理工作館注入新的活力。
參考文獻(xiàn)
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