時(shí)間：2023-05-31 09:50:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理特點(diǎn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】大專院校；檔案管理；特點(diǎn)；問題；對策
引 言
大專院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動(dòng)了中國的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動(dòng)了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動(dòng)中國教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學(xué)、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會(huì)影響到整個(gè)高校各項(xiàng)工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點(diǎn)提出了幾點(diǎn)問題，通過對問題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動(dòng)大專院校檔案管理工作的發(fā)展。
1、大專院校檔案管理特點(diǎn)研究
大專院校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，反映了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程以及教學(xué)、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點(diǎn)。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。
第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專院校檔案材料是對學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時(shí)期及過去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現(xiàn)來源不明確或者內(nèi)容不符合事實(shí)的材料，管理人員會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實(shí)的反映個(gè)體的狀況，具備一定的真實(shí)性特點(diǎn)。
第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。
第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。這種動(dòng)態(tài)性包括學(xué)生機(jī)教師的學(xué)習(xí)工作地點(diǎn)、學(xué)籍及工作調(diào)動(dòng)等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學(xué)生及教師檔案是學(xué)生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關(guān)管理的重要基礎(chǔ)，因此具備有效的保存價(jià)值與參考價(jià)值，是評定個(gè)體全面發(fā)展?fàn)顩r的最原始記錄與憑證，對于學(xué)生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴(kuò)招趨勢的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。
2、大專院校檔案管理特點(diǎn)中存在的問題分析
第一，受大專院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復(fù)雜、多樣，且具備較短的周期性與動(dòng)態(tài)性發(fā)展的特點(diǎn)，使得檔案管理機(jī)構(gòu)難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。
第二，檔案管理機(jī)制不健全。受檔案管理真實(shí)性的要求及動(dòng)態(tài)性的發(fā)展特點(diǎn)的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應(yīng)付了事的狀況，尤其是針對學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。檔案管理具有真實(shí)性和實(shí)用性等特點(diǎn)，關(guān)系到學(xué)生日后工作與深入發(fā)展等問題，而現(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題。同時(shí)受到人員編制及人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質(zhì)量問題的同時(shí)，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強(qiáng)大的勞動(dòng)強(qiáng)度壓力下，無法有效提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推動(dòng)大專院校檔案管理工作的開展
第一，不斷加強(qiáng)對檔案管理知識的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識。從學(xué)生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機(jī)制。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與發(fā)展階段，出臺相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力、知識結(jié)構(gòu)、管理能力等方面的培訓(xùn)，提高對檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，系統(tǒng)的對檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)理論知識與專業(yè)知識的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高其管理水平與知識運(yùn)用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強(qiáng)自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開展。
4、結(jié)論
綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動(dòng)高校自身的持續(xù)性建設(shè)與發(fā)展，同時(shí)還能有效保證大學(xué)生實(shí)現(xiàn)有效擇業(yè)。大專院校檔案管理工作是一項(xiàng)相對復(fù)雜多樣的工作，但其價(jià)值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關(guān)政策的調(diào)整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關(guān)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識，以學(xué)生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能力型，推動(dòng)檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]梁曉慶.高校成人教育學(xué)生檔案管理的問題及思考[J].繼續(xù)教育研究，2012（4）：44-45.
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；人事檔案管理；特點(diǎn)及策略；分析和研究
在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，依據(jù)人事管理檔案的特點(diǎn)，大都實(shí)行由人事部門對人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以及分級負(fù)責(zé)的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，極大了推動(dòng)了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應(yīng)的人事檔案的管理模式也應(yīng)隨著改革不斷深入而進(jìn)行相應(yīng)的完善和優(yōu)化。現(xiàn)階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動(dòng)、流動(dòng)以及思維模式以及觀念認(rèn)識的轉(zhuǎn)變等都對企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當(dāng)前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。
1.人事檔案的管理特點(diǎn)
相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點(diǎn)：
1.1新時(shí)期人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象等具有更強(qiáng)的社會(huì)性
近些年，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場經(jīng)濟(jì)日益激烈，經(jīng)濟(jì)組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動(dòng)，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了人事制度的深入改革，也促進(jìn)了新時(shí)期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當(dāng)前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級成為一種專業(yè)性很強(qiáng)的社會(huì)化活動(dòng)，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會(huì)性較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，比如全國各地方人才市場依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的認(rèn)識檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理機(jī)構(gòu)的管理對象以及服務(wù)對象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會(huì)，它的服務(wù)對象、管理對象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案。相比較而言，新時(shí)期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對象上都具有更強(qiáng)的社會(huì)性以及地域性。
1.2來源更具廣泛性、內(nèi)容更具復(fù)雜性
當(dāng)前情況下，隨著人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對象越來越社會(huì)化，因此其來源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復(fù)雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門負(fù)責(zé)整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對簡單；而新時(shí)期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會(huì)化，檔案的來源范圍也隨之?dāng)U大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因?yàn)槿珖鞯厍闆r不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
1.3新時(shí)期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢
當(dāng)前情況下，人作為一種有效資源，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開人，現(xiàn)在不管是國有企業(yè)、民營企業(yè)、還是政府機(jī)關(guān)都重視人才選拔、人才儲(chǔ)備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時(shí)期下，對人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對其進(jìn)行單獨(dú)使用，而是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門對人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個(gè)人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內(nèi)容也就各不相同。
2.新時(shí)期人事檔案管理工作的應(yīng)對策略
2.1強(qiáng)化人事檔案管理，加強(qiáng)對人事檔案重要認(rèn)識
近些年，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，我們清楚的意識到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會(huì)，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會(huì)性。因此，這就要求我們要切實(shí)做好各單位、企業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)管理工作，強(qiáng)化管理認(rèn)識，從基礎(chǔ)抓起、從基層抓起，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關(guān)系到社會(huì)整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來對待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關(guān)的法律、法規(guī)，對檔案管理工作進(jìn)行不定時(shí)的抽查與指導(dǎo)，確保管理經(jīng)費(fèi)充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動(dòng)人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化得方向發(fā)展，從而切實(shí)的提高人們對人事檔案管理工作的認(rèn)識。
2.2做好組織隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)
在企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時(shí)期下，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作，就要求相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，在提高其專業(yè)技能的同時(shí)，也切實(shí)提高他們的整體素質(zhì)。
2.3完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和保證。當(dāng)前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復(fù)雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進(jìn)行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經(jīng)濟(jì)得發(fā)展以及市場競爭的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動(dòng)比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關(guān)條款，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。
現(xiàn)階段，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，將人事檔案同個(gè)人信用體系有機(jī)的結(jié)合起來建立一個(gè)個(gè)人誠信檔案局，并將其作為人事檔案管理工作過程中的一個(gè)重要組成部分，以職業(yè)履歷、工作能力以及信用記錄等作為人事檔案管理工作中的主要內(nèi)容，并不斷的完善和優(yōu)化檔案管理制度，同時(shí)，對有關(guān)檔案信息材料的收集、整理、存檔以及檔案的轉(zhuǎn)出、調(diào)動(dòng)等進(jìn)行嚴(yán)格、認(rèn)真管理，做好阻止虛假信息材料的入檔、存檔工作。此外，還需要不斷的完善和優(yōu)化檔案管理部門案卷整理工作的有關(guān)準(zhǔn)則，確保案卷的整理工作能更加系統(tǒng)化、全面化以及規(guī)范化。當(dāng)然，現(xiàn)階段實(shí)施人事檔案的制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作過程中人、檔分離，是一種積極有效的嘗試。在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)條件人，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由“單位人”向“社會(huì)人”的全面轉(zhuǎn)變，因此這也就要求我們要與時(shí)俱進(jìn)，積極的進(jìn)行改變，緊緊的跟隨時(shí)代的步伐。
廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。如不作特殊說明，下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。
3.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。
4.電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。
5.電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題
鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題：
1.要特別注意對電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。
2.針對電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：
①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；
②對存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：
③對存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；
④對使用時(shí)間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；
⑤對硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。
3.針對電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：
（1）對硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有：
①用戶識別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案。
②操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。
③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。
（2）對存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
4.針對電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，在對電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號，保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對應(yīng)。
（一）材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，應(yīng)該由自己來管理，擔(dān)心材料會(huì)遺失，或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒，使的收集起來有一定困難。
（二）有的學(xué)校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著，由于有些教師不配合，就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認(rèn)為自己的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時(shí)有就可以了,，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
（三）資金緊缺:收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費(fèi)不足有些學(xué)校連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。
二、幾點(diǎn)建議
（一）結(jié)合單位特點(diǎn)，有針對性地做好教學(xué)檔案管理工作學(xué)校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運(yùn)用和掌握相關(guān)的專業(yè)知識。因此，也相應(yīng)賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對所有存檔的學(xué)籍、資料進(jìn)行全面的核查，保證“三個(gè)一致”。要求更改標(biāo)記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤限期整改，以確保學(xué)籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。
（二）創(chuàng)新管理模式，進(jìn)一步做好教學(xué)檔案的管理和開放利用
1.在教學(xué)檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內(nèi)容，增強(qiáng)檔案資料的針對性和時(shí)效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實(shí)地記錄了教學(xué)檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。
2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學(xué)檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強(qiáng)度，方便了檔案的管理和利用。最大強(qiáng)度低開發(fā)利用教學(xué)檔案。學(xué)校檔案部門和檔案人員應(yīng)改變原有的工作習(xí)慣和保守的工作觀念，把工作重心轉(zhuǎn)向提供服務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動(dòng)，而且要在服務(wù)模式上有所創(chuàng)新，圍繞學(xué)校教學(xué)的特點(diǎn)，提供超前服務(wù)和跟蹤服務(wù)，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務(wù)，建立起檔案信息資源共享平臺；另一方面要及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，匯編各個(gè)方面的信息資源，提供綜合信息服務(wù)。
3.加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。從教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學(xué)校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責(zé)不明，歸檔機(jī)制不健全，導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學(xué)劃分檔案類目的基礎(chǔ)上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責(zé)，加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對檔案工作的督查，提高信息服務(wù)的針對性與實(shí)用性，加速學(xué)校檔案信息化建設(shè)。
（三）對下一步檔案管理工作的設(shè)想
1.抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。進(jìn)一步加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)，把學(xué)習(xí)檔案管理新知識與教學(xué)業(yè)務(wù)知識緊密的結(jié)合起來。加強(qiáng)教學(xué)檔案學(xué)習(xí)的針對性和計(jì)劃性，學(xué)以致用，知行統(tǒng)一。提高教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
2.抓好基礎(chǔ)性工作。教學(xué)檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，將嚴(yán)格按照主管部門的具體要求，進(jìn)一步建立健全教學(xué)檔案歸檔制度，要嚴(yán)格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。
3.提高教學(xué)檔案工作者的政治素質(zhì)。檔案工作的政治性、服務(wù)性決定了檔案人才要具有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。檔案人才不僅要事業(yè)心強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、勤奮努力，還要具有全新的服務(wù)意識，熟悉檔案工作規(guī)律，遵守檔案工作紀(jì)律，確保技術(shù)資料的安全，不泄密。
1 數(shù)字化信息化的事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)
1.可以適當(dāng)提高工作效率，使得檔案部門能夠最大程度降低使用的成本。使用計(jì)算機(jī)可以得到所有檔案信息，每個(gè)單位的檔案系統(tǒng)中能夠找到各種所需的檔案資料，減少了檔案查詢的流程同時(shí)節(jié)約了大量時(shí)間，從而工作效率得到最大程度的提高。數(shù)字化的檔案管理具有一定的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，使得日常工作更加方便。比如一些相關(guān)人事的檔案，當(dāng)單位中有較大的人事改變時(shí)，進(jìn)行人事統(tǒng)計(jì)工作時(shí)就要整理不同時(shí)期的人事資料，最近的人化是很難得到實(shí)時(shí)的信息。檔案數(shù)字化很好的解決了這些問題，實(shí)行數(shù)字化管理對各種情況都能及時(shí)的記錄，對今后的各種需要查詢的內(nèi)容提供了方便，節(jié)約了時(shí)間同時(shí)提高了效率。由于數(shù)字化檔案管理本身的特點(diǎn)降低了很大部分的維護(hù)開支費(fèi)用。長期使用的紙質(zhì)檔案非常容易受到損壞和丟失，將檔案的信息全部數(shù)字化后可以長久的進(jìn)行保存，并且具有足夠的安全效果。
2.政務(wù)公開化使得政府樹立良好的形象。事業(yè)單位使用數(shù)字化的檔案能夠及時(shí)的公布相關(guān)信息，使得國家相關(guān)部門能夠更加便捷的對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)研究，同時(shí)使得老百姓對各種檔案文件可以查看，形成一種公開透明的政務(wù)管理工作，群眾更加信任事業(yè)單位，也符合新時(shí)期實(shí)行陽光政務(wù)的發(fā)展要求，達(dá)到科學(xué)合理的使用各種網(wǎng)絡(luò)信息的目的。
2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.事業(yè)單位沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作就是對大量資料和文件的歸納、整理和存儲(chǔ)。因此大多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)為這對企業(yè)的發(fā)展有積極的影響作用，出現(xiàn)不認(rèn)真對待各項(xiàng)工作的現(xiàn)象，逐漸形成一種散漫的工作態(tài)度非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。這些簡單的檔案管理任務(wù)可能并不會(huì)給企業(yè)帶來什么盈利的機(jī)會(huì)，但是其對事業(yè)單位內(nèi)在的影響是非常巨大的，甚至?xí)故聵I(yè)單位受到各種好的社會(huì)服務(wù)評價(jià)，使得事業(yè)單位在今后能夠健康持續(xù)的發(fā)展下去。所以必須不斷提高人們對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。
2.檔案管理的程序不夠健全。因?yàn)榇嬖趪?yán)重的輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，使得很多事業(yè)單位中檔案管理的程序有很多的不足有待解決，并且有些事業(yè)單位中檔案管理工作是一片混亂的現(xiàn)象，從而使得檔案管理工作一直處于一種低級的管理水平，檔案管理工作長時(shí)間得不到正常的改革和發(fā)展，處于落后的狀態(tài)，一些檔案不能進(jìn)行及時(shí)的更新，嚴(yán)重的影響了檔案管理工作今后的發(fā)展，也使得事業(yè)單位的發(fā)展速度緩慢。
3.處于檔案管理崗位的人員沒有正確的態(tài)度對待自身的工作。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的重要原因還是事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視現(xiàn)象造成的，檔案管理人員無法感受到自身工作的重要性。長期下來檔案管理人員的態(tài)度越來越不端正，有些工作人員甚至應(yīng)付自身的各項(xiàng)工作任務(wù)，對檔案管理工作的工作質(zhì)量造成了很大的消極影響作用，人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)，嚴(yán)重降低了工作的質(zhì)量和效率水平，事業(yè)單位根本無法更好的發(fā)展各項(xiàng)檔案管理工作，同時(shí)也阻礙了事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革發(fā)展。
3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新
1.充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用。要想大程度對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行提高，對工作人員理念的教育是非常重要的，認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用是發(fā)展的基礎(chǔ)。首先應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)階層入手，教育他們認(rèn)識到檔案管理的影響作用，然后對基層的管理人員進(jìn)行相關(guān)知識的宣?骱凸嗍洌?最終使得整個(gè)事業(yè)單位的人員都形成一種對檔案管理工作的重視和認(rèn)真的態(tài)度，使得檔案管理工作能夠更好的發(fā)展。
2.使得檔案管理的各項(xiàng)程序得到改進(jìn)。要想更好的提高事業(yè)單位的檔案管理能力，開始要對檔案管理人員進(jìn)行教育，使之形成正確的工作態(tài)度，認(rèn)真耐心的做好本職的各項(xiàng)工作任務(wù)，然后對充分認(rèn)識到檔案管理工作中存在的眾多不足和問題，對檔案管理程序不斷的完善和改進(jìn)。就當(dāng)前的檔案管理發(fā)展情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作是一種非常落后的狀態(tài)存在，造成這種現(xiàn)象的原因很大程度取決于檔案管理工作的各項(xiàng)程序中存在的問題。為了適應(yīng)未來時(shí)展的需要，必須要對事業(yè)單位的檔案管理體制進(jìn)行科學(xué)的創(chuàng)新和改進(jìn)，一方面對事業(yè)單位的檔案管理程序進(jìn)行改進(jìn)。一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理程序，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值和意義，從而使得事業(yè)單位能夠更好的發(fā)展進(jìn)步。
3.對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和整體水平進(jìn)行提高。事業(yè)單位中的檔案管理工作并不是對一些資料的簡單整理過程，要有專業(yè)的管理人員的全面指導(dǎo)和管理。新形勢下可以看出，大多數(shù)檔案管理人員并不具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和知識。所以，最重要的是培養(yǎng)工作人員形成熟練的專業(yè)技術(shù)水平。通過多種方式對事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育工作，形成更加扎實(shí)的專業(yè)能力。更好的完成事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案管理工作，為事業(yè)單位今后的更好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4.跟隨時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，完善對信息化檔案管理機(jī)制的使用水平。信息化的檔案管理機(jī)制具有節(jié)省時(shí)間、資源的作用，使得各種檔案信息能夠公開化和透明化，部分檔案信息社會(huì)群眾可以隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看，信息的傳遞過程更加快速、高效，同時(shí)也為今后管理層更好的管理事業(yè)單位提供有效的保障。
1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)
1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇
1.1.1 技術(shù)手段不斷豐富
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理手段呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，檔案管理技術(shù)手段日漸豐富，檔案管理信息系統(tǒng)作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質(zhì)量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時(shí)間內(nèi)查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)。同時(shí)，在“互?網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確，出現(xiàn)多樣化的檔案管理技術(shù)選擇平臺，各類管理機(jī)構(gòu)、企業(yè)之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理系統(tǒng)具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)。
1.1.2 服務(wù)空間不斷拓展
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作用下，社會(huì)各類信息頻繁出現(xiàn)，檔案管理者借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出合理化的檔案管理系統(tǒng)，有著較大的管理空間，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字信息化特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)著海量檔案信息，其存儲(chǔ)成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時(shí)空限制，查詢各類檔案數(shù)據(jù)信息，離線管理各類檔案，能夠?yàn)闄n案使用者提供優(yōu)質(zhì)的遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)空間進(jìn)一步拓展。
1.1.3 檔案時(shí)效不斷提高
隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無法有效滿足這方面的客觀要求，必須對其加以優(yōu)化完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動(dòng)態(tài)跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動(dòng)態(tài)性。同時(shí)，所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時(shí)效不斷提高。
1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理挑戰(zhàn)
1.2.1 管理模式變革
站在客觀角度來說，傳統(tǒng)檔案管理過分注重管理人員已有的經(jīng)驗(yàn)，不注重檔案科學(xué)化與系統(tǒng)化管理，和傳統(tǒng)檔案管理相比，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為中心的檔案管理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，急需要優(yōu)化檔案管理流程、管理模式，對檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理迎來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也需要更好地應(yīng)對來自各方面的挑戰(zhàn)，必須多層次優(yōu)化變革檔案管理模式，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統(tǒng)單一化管理模式，才能有效滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。
1.2.2 檔案管理意識落后
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理人員構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)中，需要構(gòu)建合理化的檔案管理體系，對檔案管理人員也提出了更高的專業(yè)性要求。由于長期受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理意識，檔案管理意識落后，對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下的檔案管理系統(tǒng)流程缺乏正確的認(rèn)識，不具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，責(zé)任感不強(qiáng)，影響檔案管理工作的順利開展。同時(shí)，檔案管理人員不具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理操作能力不高，無法有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)多樣化作用。
1.3 檔案管理難度不斷增加
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案受到巨大的沖擊，要求加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動(dòng)態(tài)性，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對檔案信息進(jìn)行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業(yè)技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦沒有及時(shí)做好檔案信息備份工作，相關(guān)檔案信息丟失，會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理途徑
2.1 強(qiáng)化檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理制度
在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)觀念，全方位正確認(rèn)識檔案管理，要多角度加強(qiáng)自身檔案管理意識。檔案管理者要多層次掌握各方面專業(yè)知識，比如，科技檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子文件管理，將其靈活應(yīng)用到檔案管理中，科學(xué)管理各類檔案。同時(shí)，檔案管理者要增強(qiáng)自身責(zé)任感，具備終身學(xué)習(xí)意識，注重檔案安全性以及準(zhǔn)確性的提高，優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學(xué)管理各類檔案信息。此外，在日常運(yùn)營中，檔案管理者必須嚴(yán)格按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理具體要求，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內(nèi)容以及電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全方位監(jiān)督檔案管理，提高檔案管理整體質(zhì)量。
2.2 優(yōu)化檔案管理模式與服務(wù)形式
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理者必須優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合其特點(diǎn)、性質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理模式，科學(xué)管理海量檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要圍繞網(wǎng)絡(luò)，在最短的時(shí)間內(nèi)有效組織網(wǎng)上海量信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)，為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案管理數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)管理中心，科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務(wù)、利用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，取代傳統(tǒng)手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)形式，比如，電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫查詢服務(wù)、檔案匯編專題服務(wù)，為檔案信息使用者提供針對，有效滿足他們各方面客觀需求。
2.3 提高檔案工作者綜合素質(zhì)
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理方法以及管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。檔案局必須意識到檔案工作者綜合素質(zhì)的重要性，要根據(jù)檔案工作者各方面情況，結(jié)合當(dāng)下檔案管理特點(diǎn)、性質(zhì)等，優(yōu)化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，定期對檔案工作者提供全面、系統(tǒng)化培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)最新檔案管理理念、管理知識、管理技術(shù)，能夠?qū)⒍鄻踊F(xiàn)代技術(shù)靈活應(yīng)用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學(xué)管理各類電子文件，在實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，成為新時(shí)期高素質(zhì)專業(yè)人才，有效開展檔案管理工作。
【關(guān)鍵詞】科研檔案；管理；科研工作；創(chuàng)新
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動(dòng)中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項(xiàng)重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實(shí)施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時(shí)，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動(dòng)。但是，在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計(jì)等方面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時(shí)期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強(qiáng)科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點(diǎn)
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動(dòng)具有一定的規(guī)律性，它的進(jìn)行是一個(gè)環(huán)節(jié)接著一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。科研檔案其中包括科研計(jì)劃、依照科研計(jì)劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項(xiàng)目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學(xué)，也包含人文科學(xué)。科研材料中包含了不同科學(xué)的內(nèi)容，對各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)，具有很強(qiáng)的科學(xué)性。科研檔案材料要對這些科學(xué)規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學(xué)科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會(huì)隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會(huì)經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點(diǎn)。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料。現(xiàn)階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料。科研檔案系統(tǒng)中對總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計(jì)算數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問題、進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會(huì)使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識，常用三色筆進(jìn)行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動(dòng)方面只能進(jìn)行復(fù)印處理，在復(fù)印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識創(chuàng)新
隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強(qiáng)管理的現(xiàn)代化意識，實(shí)現(xiàn)意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)需要加強(qiáng)三個(gè)方面的意識。
3.1.1加強(qiáng)創(chuàng)新意識
加強(qiáng)創(chuàng)新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實(shí)事求是，科學(xué)思想指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)對不合時(shí)展觀念、做法的摒棄。同時(shí)，要加強(qiáng)對科技的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過實(shí)踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)和方法，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強(qiáng)管理意識，建立科研檔案管理的長期實(shí)行機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心和熱情。
3.1.2加強(qiáng)服務(wù)意識
服務(wù)意識是科研檔案管理的一個(gè)重要方面，因?yàn)椋蒲袡n案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務(wù)意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規(guī)律、特點(diǎn)、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理對經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強(qiáng)服務(wù)的積極主動(dòng)性，改變原有單一、被動(dòng)的服務(wù)形式，形成主動(dòng)、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢。
3.1.3加強(qiáng)利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標(biāo)之一，要不斷加強(qiáng)檔案的利用，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等效益。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的檔案利用。其次，要加強(qiáng)科研檔案的信息開發(fā)，將科研檔案信息開發(fā)和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求結(jié)合，實(shí)現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會(huì)、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會(huì)各界對其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
3.2.1實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來處理科研檔案管理中的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強(qiáng)系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理
實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理首先要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學(xué)管理制定不同時(shí)期的規(guī)劃，加強(qiáng)現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)模化提供保障。
3.3機(jī)制創(chuàng)新
隨著改革開放的進(jìn)行以及社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強(qiáng)其法律機(jī)制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國法律建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時(shí)，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強(qiáng)科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實(shí)效性等特點(diǎn)，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點(diǎn)，有關(guān)人員和部門要加強(qiáng)機(jī)制的創(chuàng)新。因?yàn)椋蒲袡n案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等特點(diǎn)是科研管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門要在充分進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)制度的建立來實(shí)現(xiàn)科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，保障一切人員按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行工作，對科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個(gè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，及時(shí)在工作中實(shí)現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動(dòng)的主體，對科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理人才的積極性和主動(dòng)性，提升科研檔案管理人才的能力。同時(shí)，隨著科技進(jìn)步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進(jìn)一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識、富有創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn)的科研檔案管理隊(duì)伍。基于很多科研檔案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對現(xiàn)代化科研檔案管理認(rèn)識、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題，需要加強(qiáng)科研檔案管理人員的素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進(jìn)我國科研檔案管理工作的發(fā)展。新時(shí)代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識和簡單的計(jì)算機(jī)操作，還要通過建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等，并要會(huì)使用復(fù)印、光盤儲(chǔ)存、計(jì)算機(jī)檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點(diǎn)，要求培養(yǎng)具有多學(xué)科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識和技能學(xué)習(xí)能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機(jī)制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊(duì)伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)不斷探索的過程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動(dòng)上積極主動(dòng)，在實(shí)踐中開拓創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻(xiàn)】
［1］龐尊麗.關(guān)于新時(shí)期基層檔案管理模式的思考[J].檔案天地,2011(05)．
【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)；檔案；管理；分析
房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理中的一項(xiàng)重要的內(nèi)容，房產(chǎn)檔案對于房產(chǎn)行政主管部門來說是管理工作中材料的原始記錄，房產(chǎn)檔案管理工作，不僅對房地產(chǎn)事業(yè)有重要的作用，同時(shí)，對一個(gè)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也具體一定的影響，因此做好房產(chǎn)檔案的管理工作意義重大，本文根據(jù)筆者多年來的工作，對于房產(chǎn)檔案管理工作有一些思考。
1 我國目前房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的重要性日益凸顯，當(dāng)然房地產(chǎn)檔案管理過程中也存在亟待解決的問題。科學(xué)的認(rèn)識當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)，對于我們的工作有一定的指導(dǎo)意義。房產(chǎn)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.1 房產(chǎn)檔案數(shù)量大、形式多、分散。各級房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房產(chǎn)管理工作中都會(huì)形成大量的管理資料，因?yàn)樯婕暗礁鱾€(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，又和千家萬戶直接關(guān)聯(lián)，各個(gè)資料整理后，在一個(gè)區(qū)縣數(shù)量就有可能幾萬卷，形式又是多樣的，有文字，表，圖，光盤，錄像等等，在歸檔之前都在各個(gè)基層的房產(chǎn)管理、規(guī)劃部門，甚至在一些個(gè)人手中。這些特點(diǎn)就會(huì)給房產(chǎn)檔案管理工作帶來巨大的難度。
1.2 房產(chǎn)檔案成套性。由于房產(chǎn)檔案的形成過程決定了房產(chǎn)檔案的成套性，根據(jù)各個(gè)部門的工作過程，只有將他們每個(gè)部門的工作中形成的材料收集整理，才能反映出專業(yè)的工作過程。
1.3 房產(chǎn)檔案跨年度、形成周期長。房產(chǎn)管理中由于技術(shù)原因，一般歷經(jīng)的時(shí)間都比較長，跨年度是正常的事情，所以就導(dǎo)致房產(chǎn)檔案的跨年度、形成周期長的特點(diǎn)。
1.4 房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性。因?yàn)榻?jīng)濟(jì)發(fā)展以及自然條件的變化，都會(huì)對房產(chǎn)工作帶來影響，自熱仍然的對于檔案就形成的動(dòng)態(tài)的變化，只有正確的掌握動(dòng)態(tài)性，才能很好的對于房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。
1.5 房產(chǎn)檔案的兼容性。由于房產(chǎn)管理過程中運(yùn)用不同的技術(shù)，因此整理房產(chǎn)檔案就要理解這種兼容性，才能更加科學(xué)有效的對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。
根據(jù)房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，在對檔案管理過程中要科學(xué)分類、整理，集中保管，這樣就會(huì)更好的讓房產(chǎn)檔案發(fā)揮房產(chǎn)管理工作中的作用，為地方經(jīng)濟(jì)做貢獻(xiàn)。
2 房產(chǎn)檔案管理存在的問題
目前我國房產(chǎn)檔案管理中存在亟待解決的一些問題。首先，現(xiàn)在房產(chǎn)檔案管理的形式還是比較單一的，這個(gè)也是目前比較突出的一個(gè)問題，根據(jù)房產(chǎn)檔案的數(shù)量大、形式多、分散的特點(diǎn)可以看出形式有文字，表，圖，光盤，錄像等等，現(xiàn)在技術(shù)的發(fā)展很多情況下要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理中去，要以手工管理和現(xiàn)代技術(shù)管理相結(jié)合，電子檔案是房產(chǎn)檔案的發(fā)展趨勢，然而電子檔案又是數(shù)字化信息，這個(gè)對存儲(chǔ)設(shè)備要求很高，電子設(shè)備容易修改，也容易壞，因此電子檔案保存有困難，為了保證檔案的永久性，也要借助更加新型的技術(shù)，如機(jī)讀檔案、影像檔案等，總之要構(gòu)建一個(gè)房產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)。
其次，現(xiàn)在責(zé)任和權(quán)力模糊，職能擴(kuò)大化。產(chǎn)生的原因可以歸納為兩點(diǎn)：一是對房產(chǎn)檔案管理的職能認(rèn)識不夠。隨著社會(huì)的進(jìn)步，工作分工細(xì)化，職能也在細(xì)化，因此房產(chǎn)管理部門對職能定位上就出現(xiàn)了問題，形成職能的擴(kuò)大化。二是房產(chǎn)檔案管理部門一般都不是單獨(dú)的機(jī)構(gòu)，很多都是隸屬于房產(chǎn)管理部門的，由于不是獨(dú)立的部門，就會(huì)產(chǎn)生職能不清的問題。
第三，強(qiáng)調(diào)窗口服務(wù)，忽視房產(chǎn)檔案的管理。現(xiàn)在房產(chǎn)市場比較活躍，導(dǎo)致很多檔案管理部門都很重視對外的窗口服務(wù)，而忽視了房產(chǎn)檔案的管理，其實(shí)檔案的管理應(yīng)當(dāng)占據(jù)比較重要的比例。只有找到窗口服務(wù)和檔案的管理兩者之間的平衡點(diǎn)，才能更好的讓房產(chǎn)檔案的真正作用得到充分的發(fā)揮，才能更好的為房產(chǎn)市場以及城市經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
第四，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用中的誤區(qū)。由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都在引進(jìn)和應(yīng)用，但是如果不能很好的結(jié)合房產(chǎn)檔案部門自身的特點(diǎn)就盲目的強(qiáng)調(diào)新技術(shù)的應(yīng)用，會(huì)使得房產(chǎn)管理部門的改革變得與技術(shù)發(fā)展不相同。再者，信息技術(shù)的發(fā)展經(jīng)常面臨著升級，由于升級就會(huì)產(chǎn)生一些問題，比如，電子數(shù)據(jù)丟失，紙質(zhì)材料丟失等等。因此，技術(shù)引進(jìn)必須和本部門的發(fā)展相適應(yīng)，使得部門工作改革和技術(shù)改革相適應(yīng)。
最后，房產(chǎn)檔案數(shù)量急劇增加。由于現(xiàn)在房產(chǎn)市場活躍，檔案也會(huì)在短時(shí)間內(nèi)增加很多，再者，部門和部門之間的交接工作增多，交接過程對于材料不加以整理，這也使得房產(chǎn)檔案日益增多。
3 提升房產(chǎn)檔案管理水平
首先，創(chuàng)新房產(chǎn)檔案服務(wù)形式。隨著房產(chǎn)市場的活躍，檔案利用次數(shù)的增加，房產(chǎn)檔案管理必須要能跟上時(shí)代的發(fā)展，要提高服務(wù)的意識，讓服務(wù)滲透到每個(gè)服務(wù)對象。
其次，建立系統(tǒng)的登記質(zhì)量管理。為了保證產(chǎn)權(quán)證沒有問題，最好能做到自查、互查、部門查等各個(gè)層次的檢查與驗(yàn)收，對于有問題和錯(cuò)誤的案例進(jìn)行通報(bào)和整改，這樣就能保障整個(gè)登記質(zhì)量管理的體系完整。
第三，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建。房產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，可以從幾個(gè)方面進(jìn)行考慮，信息采集標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化使用等等，只有全方位的進(jìn)行考慮和實(shí)施，才能更好的發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用。具體應(yīng)該從幾個(gè)實(shí)處落實(shí)工作：(1)作為政府管理部門要對自己的文件標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；(2)檔案管理立卷要“以我為主”為原則進(jìn)行歸檔；(3)保障房產(chǎn)檔案的質(zhì)量，通過歷年來的經(jīng)驗(yàn)，檔案質(zhì)量越高，它起到的作用越大，或者說利用率越高；(4)數(shù)字化的程度越高，檔案作用越大，房產(chǎn)本身自然信息、房產(chǎn)原始登記信息、房產(chǎn)變更信息、房產(chǎn)限制信息都應(yīng)該準(zhǔn)確化，數(shù)字化，合理的利用數(shù)據(jù)庫才能得以保證； (5) 科學(xué)開發(fā)房產(chǎn)檔案的信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；(6)網(wǎng)絡(luò)化是房產(chǎn)檔案管理信息化中最終成果和形式，隨著信息化程度的進(jìn)步，房產(chǎn)檔案管理也應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)化程度越高，對于檔案管理中就更加的準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，變更速度也提升，管理的效率也提高了，關(guān)鍵是是對于檔案完整性就更有優(yōu)勢。
參考文獻(xiàn)：
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[2]歐其健，《中國房地產(chǎn)》，《當(dāng)前房產(chǎn)檔案工作的幾個(gè)誤區(qū)》，2008年11期
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。
針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。
當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足
雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作
數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過雙備份制來同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱。考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對信息進(jìn)行恢復(fù)。
3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗(yàn)證用戶信息等手段對網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。
3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時(shí)期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強(qiáng)對管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)，具備良好的責(zé)任意識，網(wǎng)絡(luò)安全意識，風(fēng)險(xiǎn)意識，保密意識等；最后，新時(shí)期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識，推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
關(guān)鍵詞 加強(qiáng)管理；科技檔案；措施
中圖分類號 G275.3
文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A
文章編號 （2014）13-0029-01
引言：
科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。與一般的檔案相比，它具有專業(yè)性、種類和類型多樣性、成套性、實(shí)用性等特點(diǎn)。科技檔案是無數(shù)科技工作人員的勞動(dòng)結(jié)晶，對新的科學(xué)研究具有重要的參考價(jià)值。21世紀(jì)是信息化時(shí)代、知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科技檔案顯得更加重要，因而，科技檔案管理工作也被提上日程。但是，目前的科技檔案管理工作中存在著種種問題。例如，科技檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)，檔案管理出現(xiàn)混亂的情況，科研單位對科技檔案工作不夠重視，管理的各項(xiàng)設(shè)施不齊全等。因此，在新形勢下，加強(qiáng)科技檔案管理工作勢在必行。
一、加強(qiáng)科技檔案管理意識提高工作人員能力
近年來，雖然社會(huì)經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，科技水平在進(jìn)步，企業(yè)的科技檔案管理技術(shù)也在不管的提升，可是目前仍然有一些問題，存在于科技檔案管理工作當(dāng)中，這與相關(guān)人員對科技檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，當(dāng)然同時(shí)也與工作人員自身能力弱有密切聯(lián)系。第一點(diǎn)，就是科技檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)不重視。科技檔案是科技工作人員智慧的結(jié)晶，對新技術(shù)、新研究具有重要的參考價(jià)值。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科技檔案的作用更加突出。但是，在許多科技檔案管理單位，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到科技檔案管理工作的重要意義，對科技檔案管理工作的關(guān)注、支持力度不夠。因此，檔案管理部門不能及時(shí)購買先進(jìn)的管理設(shè)備，不能對工作人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等。第二點(diǎn)，科技檔案管理工作人員對其工作重要性認(rèn)識不夠，工作能力不足。單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，下級檔案工作人員更不用說。他們對自身工作的意義認(rèn)識不夠，科技檔案管理意識薄弱，工作態(tài)度不端正，有些人對于日常工作敷衍應(yīng)付、似是而非。針對這些情況，單位領(lǐng)導(dǎo)首先要加強(qiáng)這方面的學(xué)習(xí)，深刻認(rèn)識到在新形勢下科技檔案的重要性，端正工作態(tài)度，嚴(yán)肅工作作風(fēng)。第三點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對科技檔案管理工作的支持力度和關(guān)注程度，一方面加強(qiáng)科技檔案管理工作重要性的宣傳，使全體員工意識到科技檔案的重要作用。另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要采取相應(yīng)的措施，改善科技檔案工作環(huán)境，加大工作的硬件和軟件投入；為工作人員提供更多的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高他們的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。
二、完善管理制度確保證科技檔案管理工作順利進(jìn)行
任何一個(gè)企業(yè)單位，如果沒有制度的保障，那么工作運(yùn)行無章可循，就會(huì)出現(xiàn)混亂。科技檔案管理工作也不例外。完善的規(guī)章制度可以使科技檔案工作井井有條地進(jìn)行。完善科技檔案管理制度，具體可以從以下幾個(gè)方面著手：
（一）完善科技檔案保管制度
科技檔案與其他檔案有所不同，它具有具有專業(yè)性、多樣性、實(shí)用性等特點(diǎn)。專業(yè)性特點(diǎn)使科技檔案管理工作難度加大；多樣性特點(diǎn)使科技檔案的歸類、整理工作更加繁瑣；實(shí)用性特點(diǎn)使科技檔案經(jīng)常被借閱，而不是像其他檔案那樣，可能很久都不動(dòng)。因此，科技檔案管理部門，要針對這些情況，制定和完善相應(yīng)的制度，確保工作有序進(jìn)行，比如，整理、歸類制度，借閱和歸還制度等。
（二）健全科技檔案安全和保密制度
科技檔案也具有一般檔案所要求的安全、保密特點(diǎn)。安全、保密是檔案工作的基本要求。科技檔案更要做好這方面的工作，因?yàn)樗袝r(shí)涉及到科技機(jī)密，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展，甚至國家安全。完善和健全科技檔案安全制度，是做好科技檔案工作最基本也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。比如，科技檔案管理單位要建立健全科技檔案保密工作制度、科技檔案保密守則、檔案庫房管理制度、密傳機(jī)房工作制度、泄密事件查處辦法等一系列規(guī)章制度，使科技檔案保密工作有章可循、有法可依。
三、改善科技檔案管理工作環(huán)境
（一）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)管理手段
目前，我們已經(jīng)步入信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)在我們的生活中得到廣泛應(yīng)用。在科技檔案的管理工作中，也應(yīng)該改善傳統(tǒng)的管理手段，把新技術(shù)、新設(shè)備運(yùn)用到檔案管理工作中去，提高工作效率。《檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。以法律的方式規(guī)定了科技檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代要求實(shí)現(xiàn)信息化。采用現(xiàn)代化管理，更加簡單、方便、快捷，節(jié)省人力資源。如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技成就的數(shù)量和種類越來越多，更新的速度也越來越快。科技檔案工作管理只有采用現(xiàn)代科技技術(shù)，才能滿足當(dāng)前的工作需要。
（二）建設(shè)科技檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共享
科技的進(jìn)步，使得網(wǎng)絡(luò)成為一種新的工作平臺。建立科技檔案網(wǎng)站，一方面，科技檔案管理工作可以改變傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)媒介，建立科技信息資源數(shù)據(jù)庫，使有些可以公開的科技檔案實(shí)現(xiàn)資源共享。另一方面，方便檔案管理人員及時(shí)更新檔案信息和進(jìn)行檔案管理工作服務(wù)等。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期；工程檔案；檔案管理
一、新時(shí)期工程檔案管理工作的特點(diǎn)
工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。工程檔案管理工作主要是記錄從工程的招投標(biāo)到工程施工過程再到后期的竣工等工作，包括工程施工的工程全部技術(shù)文件、施工過程中使用的資料、招投標(biāo)合同以及工程驗(yàn)收報(bào)告等資料。
新時(shí)期，工程檔案管理工作日益復(fù)雜，對于揚(yáng)水管理處來說，其工程檔案管理工作具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，單位檔案類目比較多，工作量大，工程分為擴(kuò)灌，固海，同心三大類。每類工程都包含多項(xiàng)資料，資料非常多，類目繁雜，而且還包括各個(gè)工程的財(cái)務(wù)資料等，都要進(jìn)行管理，因此工作量非常大；第二，跨度比較大，涉及部門多。例如各個(gè)部門中凡是涉及到工程檔案資料的都需要工程檔案管理部門進(jìn)行整理和歸檔。另外，基層單位就有33個(gè)，在相關(guān)檔案整理、歸檔以及存檔工作中非常復(fù)雜。因此，新時(shí)期如何做好工程檔案管理工作已經(jīng)成為迫切需要解決的問題。
二、新時(shí)期機(jī)電設(shè)備檔案管理工作存在的問題
（一）領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案管理工作不夠重視
當(dāng)前單位的領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案管理工作不夠重視，為檔案管理工作無關(guān)緊要，管理意識相對淡薄，對工程檔案管理工作的投入和重視力度不夠。在很多單位，盡管在年度工作計(jì)劃中明確提出工程檔案管理工作的重要性，并將其列入工作計(jì)劃，但是在執(zhí)行過程中大多是敷衍了事，管理意識不強(qiáng)，導(dǎo)致機(jī)工程檔案管理工作的人手不夠，投入力度不夠，直接影響工作質(zhì)量和效率。
（二）工程檔案管理人員的專業(yè)技能和責(zé)任意識不強(qiáng)
工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)要求較高、技術(shù)較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，需要專業(yè)人員既要了解工程特點(diǎn)以及施工主要要點(diǎn)，還有懂管理知識和檔案的歸檔等技能。但是，在很多單位，工程檔案的管理工作大多由那些工作相對清閑的人員完成，這些人員身兼多職，加上檔案管理工作量非常大，而且不懂檔案管理的一些技能和知識，大多是應(yīng)付差事，缺乏責(zé)任意識，導(dǎo)致檔案管理工作水平不高。
（三）工程檔案管理工作信息化水平不高
自21世紀(jì)以來，我國正式邁進(jìn)了信息化發(fā)展的時(shí)代，給人們生活和工作來了極大的便利。其中工程檔案管理工作也不例外，檔案的信息化管理極大的提高了檔案管理的工作效率，而且可以使檔案保存的更加完好。但由于很多機(jī)電設(shè)備檔案管理人員的思想陳舊，很難跟上時(shí)展潮流，對信息化和計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)知識掌握不夠，很多用計(jì)算機(jī)能夠快速完成的任務(wù)卻依然手工進(jìn)行，導(dǎo)致效率非常低下，加上檔案管理工作量非常大，直接影響整體的檔案管理工作。
三、新時(shí)期做好工程檔案管理工作的具體措施
（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工程檔案管理工作的重視
單位領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案管理工作的重視與否對檔案管理工作人員的工作態(tài)度產(chǎn)生直接影響，直接影響檔案工作的效率和質(zhì)量。因此，今后領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視工程檔案的管理工作，要加大投入，成立專業(yè)的檔案管理部門，配備專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案管理工作，同時(shí)要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證工程檔案資料的真實(shí)性和完成行，使工程檔案管理工作的順利開展。
（二）注重提高工程檔案管理工作人員的專業(yè)能力和整體素質(zhì)
工程檔案管理工作需要高素質(zhì)的人員完成，既要精通計(jì)算機(jī)和工程管理等相關(guān)知識，又要懂檔案的管理，并且要有較強(qiáng)的責(zé)任心。因此今后單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，從而提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識，這樣才能在工程檔案管理工作中更加游刃有余，從而達(dá)到事半功倍的效果。
（三）加強(qiáng)工程檔案管理工作的信息化建設(shè)
計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來了極大的便利，因此今后在工程檔案管理工作中要高度重視信息化建設(shè)，單位應(yīng)當(dāng)加大投入，購置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等檔案管理信息化所需要的儀器、設(shè)備，同時(shí)還要根據(jù)機(jī)電設(shè)備檔案工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，制作檔案文件的電子檔進(jìn)行保存，設(shè)計(jì)出專業(yè)的檔案管理軟件，對檔案進(jìn)行合理歸檔，資料更完整地保持，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)電設(shè)備檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量，使其向著信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化和智能化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李怡，閆洋.關(guān)于加強(qiáng)機(jī)電設(shè)備檔案管理的研究[J].山東煤炭科技，2016，65（11）：118-119.
[論文摘要]近年來城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項(xiàng)目眾多，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點(diǎn)，并結(jié)合工作實(shí)踐探討在當(dāng)前時(shí)期如何做好勘察工程檔案管理。
地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報(bào)告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識這些特點(diǎn)，對加強(qiáng)工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點(diǎn)
（一）組成的成套性
勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
（六）使用價(jià)值的時(shí)效性
工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時(shí)查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作：
一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進(jìn)行清理，對號入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時(shí)做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計(jì)劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時(shí)，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時(shí)，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
