時間：2023-05-31 09:33:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇對檔案管理的建議，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號：G27?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02
我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發迅猛，2010年8月，全國投產裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學、規范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設工程檔案的重要組成，是企業檔案的工作主要內容，是工程管理的重要部分。完整、準確、系統[1]做好水電工程檔案，實現檔案能夠對水電項目真實有效記載，不僅是檔案服務于整個項目建設周期、規避諸多風險的要求，也是工程投產后安全經濟運行、維護各方權益的需要，更是積累社會發展成果財富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點
工程檔案是指建設項目從醞釀、決策到建成投產及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。
水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設的長周期性、嚴格的建設程序性、多學科跨專業性，決定了水電工程檔案內容豐富、數量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內容
水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設計成果檔案、招標投標及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設備儀器檔案、工程財務檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構成內容是管好水電工程檔案的前提。
1.項目專項評價檔案
按照國家有關建設項目管理規定，項目前期和后期主要進行環保、水保、工業衛生、消防、地質災害、占壓礦藏、并網審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。
2.設計成果檔案
項目總體規劃、項目建議書、可行性研究、初步設計、技術設計、施工圖設計報告及按項目規模審批權限的報批文件；施工圖、設計變更、專業模型試驗、地質、地形和地貌測繪報告等設計基礎成果資料。
3.招投標、合同檔案
招投標檔案是對從招標公告開始到中標通知發出整個招標活動過程的反映，主要由招標文件、投標文件、招評標組織機構、評標辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標報告等組成。按照規定，投標文件一般只歸檔已中標單位的投標文件，對于未中標者的投標文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標過程，應將未中標單位的投標報價附于開標記錄后進行永久歸檔。
合同檔案包括合同會簽單、談判紀要，補充協議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協議、補償費發放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協議、補償費發放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉、村、社行政機構分別造冊，三者應相互對應，形成有效閉環，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎和憑據[3]，是水電工程檔案管理的難點。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質量、進度、造價、安全、監理、階段驗收、竣工圖等內容。
（1）質量管理文件。工程質量文件是基本建設項目檔案的主體，案卷數量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經施工、質量監督、監理三方對文件齊全、完整、準確情況和案卷質量進行會審。主要有三部分：
基礎部分——質量控制體系建設，包括技術負責人、三檢人員名單及資質的質量控制機構；測量成果；施工技術要求；施工組織設計、施工方案及其監理人批復等資料。
原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復檢材料并報監理人審批后使用）、成品（半成品）現場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。
過程控制部分——分項質量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質量控制最底層環節，以土建砼工程為例，主要由基礎面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。
（2）進度控制文件。項目開工申請及開工令、依據合同文件編制的總進度計劃、階段進度計劃、進度分析資料及計劃調整資料，計劃在執行過程中的專題會議紀要。以上資料均需監理人審查批準。
1新型農村合作醫療檔案管理的困境分析
目前，新型農村合作醫療檔案在管理過程中存在著上述諸多困境，作者認為其主要原因可以歸結為以下幾個方面：
一是對于醫療檔案管理的思想認識程度不高。這主要表現為兩個方面，一方面管理層對于醫療檔案管理的思想重視程度不夠，雖然或已制定了各種管理辦法，但在執行的過程中，存在著執行不嚴格，執行不到位等諸多情況。另一方面，對于醫療檔案管理的重要性，認識不足，很多工作人員并沒有認識到醫療檔案管理的對重要性，因此，存在著一些僥幸疏忽大意的情況，這些對于醫療檔案的日常管理都產生了一些不利的影響。二是醫療檔案管理沒有形成科學有效的管理體系。醫療檔案管理是一個系統性的工程，因此，在管理的過程中必須要結合當地的實際情況，建立形成一套科學完整的管理辦法，有的放矢，這樣才能更好的解決各種在管理過程中存在的問題。三是醫療管理人員的業務素質有待提高。在現實生活過程中，廣大農村地區的醫療檔案管理人員的業務素質并高，造成這種現象的出現，一方面很多從業人員并不是醫療專業畢業的，對于醫療檔案管理工作業務并不精湛，另一方面由于缺少必要的系統培訓，因此，一些相關人員的業務素質缺少理論性。最后，在實際過程中，少數醫療檔案管理人員自我的文化素養不高，對待工作的積極性和熱情缺乏，這些都造成了醫療檔案管理在開展的過程中存在著各種問題。
2關于新型農村合作醫療檔案管理工作的建議
新型農村合作醫療是黨和執政為民，心系群眾的一種惠農政策，它不僅切實解決了廣大農村地區農民生病就業難的問題，同時，更有利于社會的和諧穩定，隨著該項政策的不斷深入，作為其重要的日常業務醫療檔案管理，也必須要不斷的適應社會的需要，主動適應，順勢而為，這樣才能更好的符合社會發展的需要，更好的促進新型農村合作醫療各項工作的開展，服務廣大農民朋友，作者認為具體而言可以從以下幾個方面去入手：
一是提高職工隊伍的思想素質。提高職工隊伍的思想素質，才能不斷的提升職工的工作效能，服務醫療檔案管理工作科學發展，目前，我國新型農村醫療合作管理單位基本屬于財政支付型事業單位，在其中一些有編制的老職工中由于受到一些老思想、老意識的影響，在工作上存在著舊的作風和舊的行為，此外，由于體制原因，在現代醫療合作管理單位中的職工中很多是屬于臨時聘用制員工，工作水平低，待遇福利不好，因此，工作的積極性和熱情不高，這些都嚴重影響了醫療檔案的管理科學開展，使得醫療檔案管理的管理工作跟不上時展的需求，出現了一定的滯后性。因此，建議要進一步加強職工隊伍的思想素質建設，不斷提高職工的能力素養，讓職工從內心深處真正看到醫療檔案管理工作對于新型農村合作醫療的重要性，看到檔案管理的好壞將直接關系到群眾的切身利益，充分認識到只有不斷適應社會發展的需要，不斷提高自我，才能更好的檔案管理工作，服務廣大農民朋友。二是促進管理工作的科學性。促進工作的科學性才能讓工作更加的順利，更加符合規律，目前，很多醫療檔案管理存在的管理上的各種問題其直接原因就是管理工作的不科學，管理工作的不規范，管理工作的不到位，因此，在管理工作中要強化基礎性管理工作，要建立健全完善的，切實可行的管理制度，注重信息檔案的動態管理，信息的適時更新，增強工作的規范性，這樣才能讓工作做得更加細致，更加出彩，也能更加符合社會發展的新要求。三是強化專業人員的培訓工作。強化培訓工作為醫療檔案管理人員不斷充電，才能不斷的提高他們對于檔案管理的思想認識和業務水平。筆者認為各級醫療管理機構要進一步加大專業人員的培訓力度，召開各種培訓班，培訓專題講座等，通過這些進一步提高醫療檔案管理人員的業務素質，提升他們對于醫療檔案業務的看法和認知。四是加強醫療檔案管理的硬件條件。要提高醫療檔案管理水平就要不斷提高其醫療檔案管理的硬件條件，加大資金投入，改善醫療檔案管理的辦公條件，增添必要的計算機信息軟件等，不斷提升辦公的無紙化和信息化水平。
3結論
以上對新型農村醫療合作保險醫療檔案管理這一課題進行了研究，并對醫療檔案管理存在的問題進行了總結，分析了其存在問題，提出了優化完善醫療檔案管理的具體建議，都具有現實的參考價值和意義。
作者：張文濤單位：秦皇島市新型農村合作醫療管理中心
醫院在長期的科研活動與科研的臨床實踐過程中積累了大量的業務資料，這些資料不僅記載了展開及發展科研的過程、績效，還客觀反映了醫院的整體科研能力和水平。一份完整規范的醫學科研檔案既可以隨時為研究者提供科研進展情況，又是醫院科研管理規范化、科學化、信息化的一個重要標志。因此，如何做好和加強醫院醫學科研檔案管理工作至關重要。我院是一所醫學院校附屬醫院，擁有國家級重點學科和國家級重點實驗室的三級甲等綜合性百年老院，設有專職人員從事科研檔案的綜合管理，現將筆者在醫學科研檔案管理工作中的一點體會總結如下：
1醫學科研檔案管理與醫院檔案管理
醫學科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關科學研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細和過程[1]。作為醫學科學研究的載體，醫學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術等科技信息，是豐富的信息資源和無形資產。醫學科研檔案還是一種衛生資源，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富[2]。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫院檔案管理，因為兩者的服務對象和服務目的不同。
2醫學科研檔案的特點
綜合來說，醫學科研檔案管理工作具有自身的一些特點，主要可以概括為兩點：①科研檔案形成的周期較長，專業性強且學科突出。由于展開的醫學科研工作需要形成的周期較長，因此醫學科研檔案管理工作需要一個較長的周期性過程，且涉及的材料與內容較多、范圍廣闊、覆蓋面深。其次，醫學科研檔案最突出的特點就是專業性強。課題需要分科管理檔案，并設有相應的編碼以對號入座。醫學檔案的分類也清晰且明顯，通常分為大方向和小方向兩種，大方向指的是一類學科，小方向則指的是三級學科。在分類時要保持各個學科的相對獨立性，又要保持專題的完整性。②學科綜合性強，項目協作多。醫學科研研究特點本身也決定了其學科綜合性強、項目協作多的特點。醫學研究本身也是多學科內容的研究，大量創新科技不斷應用于醫學研究領域，交叉學科和邊緣學科的出現使許多重大課題不是一個學科、一個專業所能完成，必須多學科的綜合研究，聯合攻關[3]。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數量大、綜合性強的特性。
3醫院醫學科研檔案管理的現狀及存在的問題
由于醫學科研檔案具有時間延續性長、覆蓋面廣、涉及內容多、管理周期長的特點，因此，目前醫院醫學科研檔案管理普遍存在相同狀況，即在進行檔案管理的過程中，隨時就會出現項目內容不全、資料混亂、歸檔時資料收集不完善等狀況，這對以后科研檔案的整理、歸檔、入庫、查詢等工作的展開帶來困難，這些現狀直接導致的是醫學科研檔案的質量下降、科研材料收集不全，且該現象在許多醫院出現頻繁。其間接影響了醫學科研檔案管理工作正常有效的開展。總結醫院科研檔案管理的現狀，主要存在以下幾個方面的問題：①醫學科研課題材料分散不集中。由于科研課題材料是一個漸進的過程，從立項到結題，往往要長時間地建立過程，其中總需要材料的不斷積累。在建立和積累過程中常容易造成材料的流失。②醫學科研資料不全欠完整。由于涉及時間長的因素，容易造成資料的遺失，導致醫學科研資料不全欠完整性。③醫學科研資料保管期長。一個科研項目從立項到結題，往往需要2~3年，甚至更長時間，因此在一份完整的醫學科研檔案從建檔到歸檔設計時間需要幾年的時間。④醫學科研資料內容多覆蓋面廣。由于醫學科研通常會涉及多學科的交叉協作而導致一份科研檔案內容多、覆蓋面廣而不易于管理的問題。
4改進及加強醫院醫學檔案管理的建議
分析科研檔案管理的特點、現狀及存在的問題，目的在于增強檔案意識，搞高醫療科研檔案管理水平，更好地促進科研檔案的管理服務。針對醫院科研檔案管理的現狀中所存在的主要現狀與問題，筆者提出以下幾點建議：①現代化醫學科研檔案管理體系構建。計算機的普及是建立現代化醫學科研檔案管理模式構建的基礎與核心。形成科研檔案管理系統，以電子歸檔方式，進行科學化管理。②及時處理醫學科研檔案。針對科研檔案內容多且年份長，容易造成檔案的不完整、內容繁雜的特點，及時處理醫學科研檔案[3]。建議從立項開始就及時建立檔案，依賴系統管理進行現代化管理，做到統一管理、統一部署、及時分類、及早整理。③醫學科研檔案的歸檔和細分化。造成資料不完整關鍵是管理不及時，沒有及時地歸檔及檔案細分化。建議在建立系統的基礎上進一步對資料進行及早的資料收集、歸類、細編，細編方案的選擇可形式多樣，但一定要統一。醫學科研檔案的分類應體現出專業性的特征，因此在細編中筆者選擇的是三級分科學科管理建檔方式，即三級學科加臨床科室，通過形成一個系統的管理環境，便于統一部署和統一布局。④科研新檔的添加。由于醫學科研檔案周期較長，為保持完整性，因采用分階段法進行科研文件檔案添加，即在項目立項后管理過程中，要對不斷增加的材料及時添加、補充、修正、整理和歸檔。⑤加強檔案管理人員的素質教育，提高檔案管理水平[3]。在全院相關科室設立了兼職檔案管理員，定期統一培訓，加強檔案管理人員的素質教育，提高檔案管理水平。總之，要做好醫學科研檔案的管理工作，需要在日常工作的基礎上不斷學習，需要積極主動地發揮管理者的主觀能動性，只有在工作過程中不斷尋求扎實的知識信息、明確工作內容及工作重點、及時掌握工作方法和熟練工作技能，科研檔案管理能力才會有不斷的提升。
機關檔案管理工作是關系黨政機關事業發展的重要內容，提升檔案管理水平，并加以開發利用，能夠更好地服務現代化建設事業。
2 現階段機關檔案管理存在的問題
具體來看，機關檔案指的是在各種公務活動中，由國家黨政機關參與的，直接或者間接產生能夠反應其職能工作的真實記錄。機關檔案既是黨和國家收集總結的檔案史料的一部分，也能為本機關各項工作提供服務。結合近年來我國機關檔案工作管理特點，認為機關檔案主要有以下主要特點：機密性強，主要在機關內部保存并使用；具有較強的業務性；行政管理特色突出，機關檔案是機關在行政工作中產生并整理的。
2.1 基礎水平良莠不齊，發展不平衡
目前，大部分機關業務檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環節還沒有達到規范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較
單一。由于檔案管理缺失，導致一些有價值的檔案材料被遺失、損毀現象時有發生，嚴重影響著檔案的保存和利用效率。
2.2 機關檔案利用程度較低
目前我國機關檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現在部門領導和管理者對于機關檔案的價值認識不足，沒有正確定位機關檔案的使用價值。機關檔案是國家機關日常工作的記錄和總結，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術水平，優化辦公流程具有重要意義。目前我國機關單位檔案管理的數字化、信息化水平不高，利用先進管理系統和技術進行辦公檔案管理和開發的能力較弱。
2.3 檔案管理科學化水平低
隨著新技術的不斷發展，管理領域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統管理思想和技術手段的制約，部分單位在進行機關檔案的管理中仍舊使用傳統的管理方式，沒有重視信息技術和新方法的運用。
隨著信息技術的發展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現，使檔案管理方式發生了根本性變化。傳統檔案管理的工作模式和技術水平已不能滿足當今檔案事業快速發展的要求，應該通過更高的科技手段對檔案進行科學管理。但是有些基層機關事業單位由于受到資金、環境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規范化程度還遠遠落后于時展要求，因此迫切需要運用現代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。
2.4 機關檔案重視程度不夠
通過對我國部分地區機關檔案工作的實地調研和資料分析，認為雖然大部分行政管理人員和部門領導逐漸重視了機關檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅持傳統的觀念，認為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進信息化管理水平和后續開發利用的重視程度不夠。部分單位在進行單位整體規劃的過程中，并沒有將機關檔案管理考慮進總體工作計劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機關檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機關檔案管理人員的工作積極性，降低了機關檔案管理的層次和利用的水平。
2.5 機關檔案管理人員素質有待提升
檔案管理人員是從事機關檔案管理的主體，其自身素質直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機關檔案管理人員并不是檔案管理專業出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經驗，但是在面對數字化和智能化管理的時候缺乏專業技能的支撐，對于計算機技術、大數據技術和網絡技術等最新的檔案管理技術掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學有效的開展機關檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調人員，管理人員隊伍的建設不到位，直接影響了機關檔案管理的有效開展。
3 加強機關檔案管理工作
3.1 加強組織領導
依據最新的《檔案法》規定，單位在開展機關檔案工作的過程中，需要有統一領導和分級管理的制度，同時機關領導需要以身作則，嚴格按照規章制度辦事。在制定單位年度計劃的時候，將機關檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領導負責制度，從單位領導層推選一名干部負責機關檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協作的不便之處。
3.2 加強宣傳、提高認識
為了有序開展機關檔案管理工作，需要從思想上提升認識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內容包括檔案管理政策法規、管理技術模式、方案的開發利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養機?P檔案管理人員和機關工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎上，制定符合本部門本單位的機關檔案管理制度。
3.3 優化機關檔案管理方法
現階段，我國機關事業發展較快，部門的業務量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規模空前增加，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導致工作中出現紕漏，為此，建議主管部門優化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機關檔案管理的效率，增強檔案管理的真實性和準確性，降低問題出現的可能性。
3.4 提升檔案的安全等級
機關檔案中記錄著黨和國家機關日常工作的方方面面，同時也是部門內人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權限，無關人員不得翻看和修改機關檔案，同時因工作需要查閱時，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實現電子檔案管理的部門需要提升網絡安全等級，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件、內網物理隔離等方式，確保機關檔案信息庫的安全性。
【關鍵詞】企業；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當前企業科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素有很大關系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發生，應當強化企業科技檔案管理工作，也就是做好企業科技檔案管理工作的思路規劃，加強科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監管，盡可能保證科技檔案的應用價值，為企業提供科技信息，便于企業更好地進行科技項目的研究或為科技應用提供數據支持，從而使企業更好發展。由此看來，合理規劃企業科技檔案管理工作思路，有序、合理、規范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業科技檔案管理的原則
參考相關文獻及筆者工作經驗總結，確定企業之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：
其一，統一領導，分級管理。出于充分發揮科技檔案管理作用的目的，遵循統一領導，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業的全部檔案實施綜合管理，如根據科研項目檔案的內容及其作用，合理分類科研準備方面、研究實驗方面的、總結鑒定驗收方面的檔案，并進行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。
其二，維護檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現資料丟失、資料破損等現象，導致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業全部活動所產生的各種檔案文書進行監管，并且嚴格監督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業科技檔案管理工作的思路
相關調查顯示，國內企業科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質不高等，導致科技檔案管理現狀不佳。針對此種情況，應當結合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規劃企業科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：
首先，建立科學檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序。科技檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性和階段性。基于此，應當結合相關法律法規合理規劃制定科技檔案管理制度，進而統一檔案管理標準，規范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進行，避免出現檔案遺漏或檔案丟失的現象。
其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應當將重大科研項目檔案管理作為重點任務或內容來對待，將此項工作的責任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認真對待，規范化、合理化地監督控制重大科研項目檔案。
最后，加大科技檔案的開發利用。目前一些企業之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應當有效利用計算機技術、網絡技術、信息技術等，構建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發利用科技檔案。
三、結束語
因管理者秉持傳統思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素影響，導致目前我國一些企業科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業部門之中的應用效果不佳，未能促進企業更好發展。對此，筆者建議遵循企業科技檔案管理的原則，合理規劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強科技檔案的開發利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。
【參考文獻】
[1]戴志艷.加強企業科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企業科技檔案管理工作現狀及改進策略[J].企業改革與管理，2014（6）：33-33.
關鍵詞：企業；電子檔案管理；問題；策略
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
隨著計算機在企業辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲存。傳統的企業檔案主要以歸檔立卷方法進行整理，通常比較繁瑣和復雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統的紙質檔案管理來說，有很多優勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過分析我國目前企業檔案電子化的管理現狀，發現了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業電子檔案管理的概念和目前存在的問題
企業電子檔案主要包括在企業正常運行的過程中，產生的與公司業務有關系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統的檔案來說，只是一種存在形式的區別，一般是指以字節、比特方式儲存于磁盤、光盤、磁帶等介質中，然后通過閱讀解碼的軟件將數據，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。①
當前我國的企業檔案管理電子化存在以下幾個主要問題：
(一)企業檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國內企業中都有普遍的運用，大多企業單位都在使用計算機進行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會議通知等事務性工作。但是電子檔案管理是屬于企業電子化辦公的更深層更系統化的運用，國內企業中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實。
(二)企業人員對于檔案電子化管理認識不足
目前，在很多企業中，利用電腦進行文書的書寫，圖表的制作已經是很普遍的了。但是對于已經制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會被人忽視。長此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態，對于這種檔案往往就沒有整理管理的價值了。②除了不同企業工作人員對檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個正確的認識，他們認為檔案電子化管理就是在管理中應用一定數量的計算機、復機印、掃描機、刻錄盤。
(三)電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復雜性，不穩定性，和儲存方式的互換性。當儲存介質性質發生變化時，儲存的信息就很容易造成丟失缺損、覆蓋、刪除，不利于完整重現信息。③
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個統一的標準和規定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對于傳統的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導致檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。
另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業和單位使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、企業電子檔案管理的有效措施
(一)制定標準，完善企業檔案信息化規范體系
在以及實行辦公電子化的企業中，領導應當高度重視企業檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關制度。應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。在檔案信息化建設中，必須嚴格執行檔案部門有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準；結合企業的實際情況，制定系統標準化的企業檔案信息化管理標準、業務規范、技術規范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個角落。④
(二)提高企業檔案工作者的信息素質
要改掉傳統對于檔案管理人員的看法，在信息時代，為了適應電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術、信息網絡技術。除了普通的管理人員，還要有一批負責企業電子檔案的開發利用的精通信息管理應用技術的專業人才。
(三)用先進的的電子、數碼設備硬件來輔助檔案管理電子化發展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進設備。企業要在設備方面加大投入，除了一些必須的設備，如計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件等之外，還需要進一步建立檔案電子化的載體和數據庫，實施內部局域網絡，整合內部OA和ERP系統資源，為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案，創造有利的硬件條件。
(四)建立安全，共享性強的檔案管理的電子數據庫
在符合國家規定的標準下，選擇使用范圍最廣的統一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉換成電子檔案，建立一個完整的檔案數據庫。在建立檔案數據庫的基礎上，還要保證數據庫的安全，這就要求在檔案數據庫之外設置安全防護墻，防止偷竊信息和黑客的攻擊，對于可以接觸到數據庫的人員要進行嚴格的審查。
四、結論
總之，企業要想真正實現電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個非常重要的部分。而要想實現檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，從而實現電子檔案管理的標準化和規范化，提高檔案人員的個人專業素質，要適應信息技術發展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫，做好企業的電子檔案管理工作。
注釋：
①劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).
②李莉.企業電子檔案歸檔與管理研究[J].蘭臺世界,2008(07).
③秦艷梅,周玉英.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議[J].黑龍江史志,2009(15).
④蔣艷霞.企業檔案管理與電子信息技術[J].河北農業科技,2008(23).
參考文獻：
[1]劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).
關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議
伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現代化管理的進程。
1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標準規范
n案的標準，規范是現代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現檔案規范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業的檔案管理基礎工作出現問題，出現整體不規范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規整，非常不利于現代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性
檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內容概括，對于檔案中內容不完整的內容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現代化的檢索技術提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎工作要求檔案規范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業會經常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內容，然后再對使用率較低的內容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內容的完整。
2 檔案管理基礎工作現狀
2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高
現階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現代化的檔案管理知識，無法適應檔案現代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統的檔案管理方法無法適應現代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規范
檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現缺少目錄號或者檔號的命名不規范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現分類不準的情況，使檔案資源變得非常混亂，無法更好的為人們提供服務。
2.3 檔案管理的現代化技術普及度較低
現階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現一些人為的失誤。另外，現代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現代化管理進程。
2.4 檔案保管不當造成缺失
現在很多的檔案還沒有完全實現實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現保存不當的現象，有些檔案已經出現少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經完全丟失，無法找回。
3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質
檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養和職業道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業知識，通過提升工作人員檔案專業知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現代化發展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進檔案管理基礎工作向現代化邁進
要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現代化技術對檔案信息整理劃分，統一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現在網絡環境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。
3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度
檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規范性，避免出現一些列整理分類的差錯。
3.5 提升員工的檔案意識和服務意識
首先對檔案管理工作人員進行經常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優質的服務保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進行重新整理
現階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內容進行添加，從而確保檔案的規范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結語
綜上所述，檔案管理基礎工作作為現代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現代化管理的進程。
⒖嘉南
[1]于夢.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.
[3]許麗英.淺談檔案管理基礎工作在現代化管理的作用[J].經營管理者，2015，11：264.
[4]徐剛領.檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用[J].中國衛生標準管理，2015，25：16-17.
關鍵詞 森林資源；檔案管理；問題；建議；新疆山區
中圖分類號 F326.2 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2012）17-0160-01
林業在新疆經濟社會發展中具有特殊地位和作用，承擔著維護生態安全、發展林業產業、建設生態文明三大戰略任務。自治區黨委把堅持“環保優先、生態立區”理念，走“資源開發可持續、生態環境可持續”道路作為重點工作和關鍵措施進行安排部署，要求全疆各族人民積極行動起來，堅決保護好全疆各族人民賴以生存的森林資源。做好森林資源檔案管理工作，可為編制各項森林資源保護規劃及保護規劃的有效實施提供準確可靠的資源數據[1-2]。
1 森林資源檔案管理的任務與內容
森林資源檔案管理工作的主要任務是：掌握森林資源的現狀及變化情況，評定森林經營利用效果，為編制林業規劃、設計、計劃，確定森林經營措施和安排各項經營活動，提供可靠的依據[3]。森林資源檔案管理的內容包括：基本圖、林相圖、經營規劃圖及資源變化圖；森林資源變化分析說明；森林資源消長變化表；林地林權證明資料；森林資源統計表；森林資源檔案管理卡片、簿冊；森林資源各項調查、科研、經營的文件和經營總結資料等[4]。
2 存在的問題
各山區林場均設有資源林政科，科室有3人以上編制，有相應的資源檔案室。但多年來各場對森林資源檔案管理工作僅限資料存入檔案室，基本上未對林班的臺賬進行有效更新，資源數據較陳舊。不同程度地存在著“一年清、二年變、三年亂”的現象，未能充分反映該區森林資源的消長情況。
3 建議
3.1 充分利用新二類調查成果，及時更新森林資源檔案數據
2009年起，新疆維吾爾自治區林業廳委托國家林業局西北林業規劃設計院、新疆林業規劃設計院等具有乙級以上林業調查設計資質的林業勘察設計院，全面完成了新疆天山西部國有林管理局、天山東部國有林管理局、阿爾泰山國有林管理局所轄25個國有山區林場森林資源二類調查，摸清了新疆國有林區森林資源家底。各項數據都已更新到2009年度資源數據，數據資料已交付各場，為各場的森林資源檔案管理帶來了有利條件。以此為契機，及時更新資源數據是比較容易進行的。
3.2 開發適合新疆山區森林資源檔案管理的計算機軟件系統
與財務管理一樣，森林資源檔案管理應具有適合自身特點的管理軟件，應保證其可操作性較強。應對適合新疆山區森林資源檔案管理特點的計算機軟件系統進行開發，如編制森林資源蓄積消長變化程序，將各場森林資源以林班為單位，將二類成果中提供的各樹種林木按幼齡林、中齡林、近熟林、成熟林、過熟林齡的年平均生長率或年公頃生長量等森林資源蓄積消長變化因子編入程序，操作上較為簡便，保證每年均可進行數據的更新。這樣，不但保證了各林場資源數據計算的迅速、準確，實現了全疆山區森林資源數據共享，還方便查閱[5-6]。
3.3 各項林業工程建設都要抓好工程檔案建設和管理工作
根據國家林業局抓好林業六大工程、推進林業五大歷史性轉變、實現林業跨越式發展的要求[7]。2008年，新疆維吾爾自治區林業廳為全力推進以防沙治沙為主的林業生態體系建設，結合新疆當地實際，通過對正在實施的國家林業重點工程的細化、具體化，提出了十大林業生態工程。新疆十大林業生態工程涵蓋了新疆山區、平原綠洲及綠洲邊緣荒漠的廣闊區域，通過十大林業工程的實施和推進，能夠有效保護和增加新疆的森林資源，進一步提升森林的生態功能，更加有效地為各族群眾提供良好的生產生活環境，更加顯著地發揮林業在自治區新農村建設、新型工業化和城市化發展進程中的積極作用。
4 參考文獻
[1] 王幫霞.仁懷市森林資源檔案管理與更新存在問題及對策[J].科技創新導報，2010（9）：201.
[2] 鄭洪軍.淺談國有林場森林資源檔案的管理工作[J].遼寧林業科技，2006（2）：48.
[3] 郭麗巖，夏鴻喜.森林資源監督檔案管理面臨的問題及對策[J].中國林業企業，2005（2）：51-52.
[4] 金昌仙.信息時代的森林資源檔案管理[J].內蒙古林業調查設計，2003（S1）：69-70.
[5] 李彤，王江，鄭焰峰.河北省森林資源檔案管理現狀及對策探討[J].河北林業科技，2011（5）：44-46.
所謂檔案管理電子化是指以檔案資料為主要物質對象，通過計算機磁盤等設備進行存儲收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。
一、檔案管理電子化的優點
檔案管理電子化具有以下優點：1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。
二、電子檔案管理中容易出現的問題
由于電子檔案的內容與形式是相對獨立的，導致其內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。所以，電子檔案管理中容易出現以下問題：
（一）原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的；
（二）真實性問題。電子檔案極易失真。將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡；
（三）完整性問題。電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；
（四）安全性問題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理的對策及建議
為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，我提出以下一些對策和建議：
（一）建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的檔案整理軟件，由當地檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，統一文件類型，統一文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對檔案形成單位的相關人員進行對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。當地檔案管理部門也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便當地檔案管理部門的接收和管理；
（二）采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；
（三）及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性，當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀；
（四）加強電子檔案的保管。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備；
（五）做好電子檔案數據備份恢復工作。備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復；
（六）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改；
（七）處理好檔案管理的投入問題。電子檔案的應運而生是現代化的標準，然后現代化的辦公就要求有現代化的設備，檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網絡辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應的現代化的設備投入；
（八）采取“雙軌制”歸檔法。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全；
1.1人員配備不足，素質不高
目前，絕大部分檢驗機構都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業務眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動和培訓滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識。具筆者所知，未經過檔案知識專業學習就匆匆上任管理人事檔案的情況時有發生。這種情況導致人事檔案管理人員素質低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識。
1.2場地不足，設施缺乏
目前，檢驗機構普遍未設置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設立一個柜子和其他檢驗報告存放在一起，無法達到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調，但防盜和防火設施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規范
由于目前社會上很多公司企業普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當一些新進人員由外面的企業調入檢驗機構時，往往導致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業務素質較低，材料的制作往往達不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質量和價值。
2、新時代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識，加強管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗機構中，只有領導重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項細水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態化，列入日常工作計劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗機構班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關的檢查制度，定期對該項工作進行檢查、指導、獎懲。具體經辦人員應建立常態化的匯報渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報至檢驗機構領導層。
2.2加強人事檔案管理的信息化水平
傳統的紙質化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經不能適應時代的發展。因此，應加大人事檔案信息化建設的投入，提高科學管理的水平才有可能提高效率。利用現代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計算機、照相機、錄像機等完整而真實地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網絡實現人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實用性、時效性。
2.3加強培訓、提高人員素質
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗機構中配備專業的檔案管理人員是比較困難，但加強培訓還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗機構因建立相應的人員培訓和考核制度。根據自身的情況，檢驗機構應加大這方面的培訓交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎建設投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎。人事干部應積極爭取單位甚至上級部門的的支持。完善庫房的“六防”設施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個檔案才真實可靠。對于檢驗機構來說，人員的職稱經常發生變化。另外，由于檢驗機構的技術水平要求越來越高，人員參加各種學歷和非學歷教育也相當普遍，還經常參加各種執業資格考試。作為檢驗機構的人事檔案管理人員應特別留意收集這方面的材料，及時豐富人事檔案的內容，只有這樣的人事檔案才能真實反應個人的情況，發揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業檔案制作設備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結束語
1.1人員配備不足，素質不高
目前，絕大部分檢驗機構都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業務眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動和培訓滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識。具筆者所知，未經過檔案知識專業學習就匆匆上任管理人事檔案的情況時有發生。這種情況導致人事檔案管理人員素質低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識。
1.2場地不足，設施缺乏
目前，檢驗機構普遍未設置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設立一個柜子和其他檢驗報告存放在一起，無法達到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調，但防盜和防火設施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規范
由于目前社會上很多公司企業普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當一些新進人員由外面的企業調入檢驗機構時，往往導致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業務素質較低，材料的制作往往達不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質量和價值。
2、新時代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識，加強管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗機構中，只有領導重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項細水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態化，列入日常工作計劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗機構班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關的檢查制度，定期對該項工作進行檢查、指導、獎懲。具體經辦人員應建立常態化的匯報渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報至檢驗機構領導層。
2.2加強人事檔案管理的信息化水平
傳統的紙質化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經不能適應時代的發展。因此，應加大人事檔案信息化建設的投入，提高科學管理的水平才有可能提高效率。利用現代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計算機、照相機、錄像機等完整而真實地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網絡實現人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實用性、時效性。
2.3加強培訓、提高人員素質
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗機構中配備專業的檔案管理人員是比較困難，但加強培訓還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗機構因建立相應的人員培訓和考核制度。根據自身的情況，檢驗機構應加大這方面的培訓交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎建設投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎。人事干部應積極爭取單位甚至上級部門的的支持。完善庫房的“六防”設施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個檔案才真實可靠。對于檢驗機構來說，人員的職稱經常發生變化。另外，由于檢驗機構的技術水平要求越來越高，人員參加各種學歷和非學歷教育也相當普遍，還經常參加各種執業資格考試。作為檢驗機構的人事檔案管理人員應特別留意收集這方面的材料，及時豐富人事檔案的內容，只有這樣的人事檔案才能真實反應個人的情況，發揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業檔案制作設備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結束語
但不可否認的是，隨著人民群眾司法需求的增長，法院訴訟檔案管理體系在組織設置、制度建設、科技管理等方面也逐漸暴露出諸多與形勢任務不相適應的問題，亟待完善。其中最為突出的是缺少整體規劃和統一標準，在庫房建設、信息化建設等工作中，各家法院各自為政，導致一方面是重復建設、形成浪費，另一方面又因財力等因素導致庫房不足、管理系統難以完善，各院之間無法兼容，致使訴訟檔案跨院、跨省借閱難以實現。為此，建議從訴訟檔案管理的自身規律和未來發展趨勢綜合考慮，有效整合各類資源，在高級法院設立訴訟檔案管理中心，建立中心庫房，統一保存、管理實體檔案，同時，走科技強院之路，充分利用高科技手段，將單一實體檔案轉換為實體檔案和數字化檔案并存，實現檔案管理工作真正意義上的信息化，從而全面提高訴訟檔案管理體系的整體性、科學性、規范性。
一、當前訴訟檔案管理工作中存在的主要問題
(一)管理體制不健全
1、基礎規定過于滯后。當前法院檔案管理工作依據的法律法規是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案管理工作條例》以及最高法院法(辦)發[1991]46號文件的有關規定。其中，制發于1991年的46號文件(包括《人民法院檔案管理辦法》等8項規章制度)是當前法院檔案管理工作的基礎。由于46號文件中的相關規定已經嚴重滯后，不能適應當前法院檔案管理工作的需要，一線法院檔案管理部門迫切需要一套適應新時期工作，便于執行的訴訟檔案管理辦法。
2.管理模式不科學。目前是各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統一。由于大多數基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現象。同時，由于各自為政，不同法院的規定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環節上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產生的矛盾日益凸顯。
3.管理手段不專業。其中最為突出的就是歸檔率的統計不科學，沒有標準的統計辦法，依據各法院信息化程度的高低做法不一。一般在審判管理軟件中未包含歸檔管理項目的法院，是依據各業務庭自己上報的應歸檔數和未歸檔數據來統計歸檔率，無法做到客觀全面。
4.監督、激勵機制不完善。目前，法院檔案管理工作是接受檔案局和高級法院檔案管理部門的雙重業務指導。法院系統自身至今還沒有設立專門針對檔案管理工作進行表彰的項目，尚未形成有效的激勵機制。
(二)信息化過程中標準不統一
當前，在“科技強院”思想的指導下，全國各地法院加快了信息化建設進程，訴訟卷宗數字化作為其中一項內容，也正在蓬勃開展。但是由于大多數都是各級法院各自獨立研發管理軟件，在設計上對檔案管理項目的歸屬未能形成統一的指導思想。由于訴訟檔案的專業性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統整合和數據共享需求，必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統一的設備標準、參數標準、接口標準。
(三)人、財、物保障不到位
1.庫房緊缺。近年來，隨著案件數量的激增，訴訟卷宗檔案數量劇增，所需空間急劇膨脹。而紙質實體卷宗具有原始性與不可替代性，因此即使訴訟檔案卷宗已經電子化，其仍需保存。按照規定，訴訟檔案保管期限最短的也要存放30年。囿于建設規劃標準及客觀實際，因訴訟爆炸本已在審判辦公用房方面捉襟見肘的各基層法院，無力、無處再擴建檔案庫房，檔案庫房嚴重緊缺。
2.人員編制短缺。法院系統是嚴重缺人的國家機關之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的編制只能向一線審判部門傾斜，難以再為檔案部門配齊、配足人員。基層法院檔案管理工作總體局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任務，無力再進一步開展檔案管理創新與編寫檔案史料等檔案編研工作。
3.卷宗移轉不安全。訴訟檔案在審判過程中頻繁流轉不利于訴訟卷宗的安全。從一審、二審、申訴、再審、執行、抗訴等程序中的調卷、退卷過程中容易發生卷宗的損毀丟失。
二、完善訴訟檔案管理體系的設想
(一)構建新的檔案管理組織架構和科學的管理機制
1.設立各省法院檔案管理中心和中心檔案庫房。《檔案法》第二條明確規定，國家一切機關團體、企事業單位和其他組織所形成的檔案必須歸國家所有;第五條規定，檔案管理工作實行統一領導，分級管理的原則。訴訟檔案是國家檔案全宗的重要組成部分，法院是國家審判機關，以法院為全宗單位，以全宗為核心，實行訴訟檔案的分級集中統一管理是維護訴訟檔案真實性、可靠性的有力保障。長期以來各級法院各自管理其產生的訴訟檔案，只是做到了分級管理，沒有體現集中統一的優勢。
建議在高級法院以及部分中級法院設立集中統一管理轄區訴訟檔案的管理中心，建設中心檔案庫房集中存放基層法院的紙質卷宗。基層法院僅保留周轉庫房，保證實體紙質訴訟檔案形成后5年內的存放和保管。
2.建立健全訴訟檔案管理制度。建議最高法院盡快組織各法院通過認真細致的調研論證，制定新的訴訟檔案管理制度辦法，重點強調明確以下四方面內容:一是確定卷宗材料的排列順序。重點關注新增類型材料的放置位置。二是在立卷歸檔制度中強調卷一的索引功能。三是對照新修訂的民事訴訟法等法律法規及司法解釋，重新制定案由和保管期限的相關規定。四是建立科學有效的歸檔率統計模型，為各項考核提供公平、有力的基礎數字。
3.創新管理方式。一是建立調離人員檔案交接監督機制。二是搞好配套開發。探索研發裁判文書制作系統，將裁判文書從啟動、呈批、審查、印刷的整個流程電子化，達到真正的無紙化審判。
4.科學配置人力，強化業務培訓。檔案管理工作本身具有較強的專業性，法院的訴訟檔案具有更強的專業性。不論采用何種編制的人員，都應當保持檔案隊伍的相對穩定，保證檔案人員政治過硬，不斷提高檔案人員的業務能力。
5.完善激勵機制。可以考慮設立法院檔案管理先進工作者獎項，以充分調動法院檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。
(二)訴訟檔案信息化的解決思路
1.標準先行，科學規劃。檔案的信息化建設必須以科學發展觀為指導。建議由最高法院根據訴訟檔案管理的實際需求出臺法院系統的訴訟檔案的電子化標準，指導和規范全國各級各類法院訴訟檔案電子化。在當前不能夠統一開發商和統一應用軟件的情況下，作為訴訟檔案電子化的基本依據，并采取相應措施促使各級法院在系統開發中嚴格遵守，以便于在今后的發展中實現數據結構的統一。
2.建立統一的訴訟檔案管理軟件。各行各業應用管理軟件的統一是大勢所趨。建議由最高法院統一標準，統一軟件，保證最高法院對全國法院訴訟檔案資源的有效采集，真正實現由上到下的四級檔案管理體系。
3.創建電子檔案查詢體系。全國法院系統均實現電子化歸檔后，在四級法院建立一個完整的電子檔案查詢系統，與現有的法院案件信息管理系統整合在一起，凡是上訴或進入審判監督程序的案件，根據一定的審批程序，向有關法官開放電子卷宗。這樣可以極大地減少審判過程中的調卷量，緩解審判庭和法院檔案部門的工作壓力，也可以減少卷宗在調閱過程中出現的沖突及案卷丟失的風險。
4.訴訟案卷數字化并卷。在訴訟檔案管理中，同一原、被告的案件在不同的審理階段會形成不同的卷宗，如減刑假釋案件、申訴復查案件、再審案件、執行案件的卷宗原則上都應該采取并卷的方法進行管理，達到全面掌握案件各階段審理情況的目的。
