時間：2023-05-31 09:21:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理優化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
信息化檔案管理是在國家檔案行政管理部門的統一規劃下，依照相關職能部門制定的檔案規范和法規，在檔案管理工作中加入現代化技術手段，創建檔案信息管理系統，對檔案信息資源進行處置、管理，實現檔案信息數字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會提供優質服務的過程。其規范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現象發生。牡丹江廣播學院舊式的檔案管理工作復雜多樣，局限性強，流動性大，費時費力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實體保管為側重點的管理模式，轉換成為兼顧檔案實體保管與數字網絡化一體管理模式，面向在校師生乃至社會提供服務。信息化環境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復的工作中解脫出來，提高工作效率的同時，也相應的提高了整個部門的技術水平和服務質量。
2信息化環境下檔案管理對我校檔案工作的影響
2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務質量
牡丹江大學繼續教育學院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務對象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時長，過程中潛在安全隱患大。運用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設備通過信息化檔案管理系統建立電子檔案，對其進行整編、歸檔、驗收、整理、入庫到檔案信息的、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統全過程對其進行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態，提高服務質量。
2.2轉化舊有的檔案管理模式
舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環境下檔案信息資源依托電子設備和媒介為載體，將初始檔案信息轉化為計算機可識別的二進制代碼的形式進行呈現。由此，檔案信息管理過程中的各個環節都發生了改變。新式信息化檔案管理中信息數據只需錄入一次，就可使用檔案管理系統中的各功能模塊，實現檔案管理內部的信息數據各項運用。檔案管理部門從以往對檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務職能轉化。
2.3改變舊有的檔案管理方式
傳統的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號中找出所需的檔案信息，在根據編號到檔案信息存放處查找相應檔案信息，辦理查詢、借閱等相關手續，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長效的檔案管理信息系統，結合院校本身的實際情況，利用電子設備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進行改革。按照其處理流程，設計檔案信息化系統軟件功能模塊。其流程中完善、規范檔案管理工作相關制度應是第一優先完成事情，使今后檔案從業人員有規可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學校電子檔案奠定良好的基礎。
3優化信息化檔案管理工作的應對措施
隨著信息化檔案管理在高校辦學中使用率的逐漸上升，這種形式下相應的也對檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發揮信息化檔案管理作用，如何應對使用信息化檔案管理系統時的突發問題等，都是我們今后要面臨的挑戰。
3.1加強檔案管理人員職業道德修養，拓寬檔案專業知識和業務技能
學院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時代的檔案工作者必須時刻以黨和國家行業的方針政策為準則，具備一定的政治理論素養，傳承前輩的無私奉獻思想和精神，開拓創新。在做好日常檔案管理工作的基礎上，要緊跟科技時代的發展腳步，加強自主學習意識，增強對信息的敏感度，不斷充實自身的專業知識儲備。學院要定期組織檔案工作人員參加進修，提供相應學習機會。
3.2加強信息化檔案管理系統的安全管理，提升檔案信息的安全性
信息化環境下的檔案管理為我院檔案管理工作實現了質的飛躍，相對而來的網絡化信息安全問題也顯露出來。學院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識，加強對檔案工作中各個環節的操作規范、安全防范。學院檔案部門必須建立一套完整的崗位責任制和安全管理措施來加強管理。加強檔案工作者對現代計算機技術、網絡技術、信息安全理論與技術的培訓，提升綜合管理能力，應對工作中出現的意外事件，維護系統的安全和正常運行。
4.結束語
一、建立完善的病歷檔案管理制度
建立完善的醫院病歷檔案管理制度，可以加快病歷檔案管理工作的規范化和制度化的發展。醫院可以根據相關的醫療管理制度，根據對病歷檔案管理的工作要求，結合實際的病歷檔案管理情況，對病歷檔案管理人員的職責進行明確的劃分，完善醫院病歷檔案管理中的收集、整理和借閱等相關的管理制度，加強病歷檔案管理工作制度的可執行性。例如，病歷檔案的主要來源是醫護人員根據不同醫療患者的檔案編制的醫療記錄，應該保證醫療記錄的客觀性和真實性。病歷檔案是醫療人員根據醫療患者的病情，持續演變出的一種決策過程，能夠反映出醫療人員的臨床思維。在實際的醫院管理工作中，會出現一些問題，不利于病歷檔案管理工作的順利實施。例如。一些醫療人員缺乏責任心，思想態度不端正，在對醫院患者的病情進行記錄的過程中，不能實現具體詳細的記錄要求等，嚴重的情況下會造成病歷記錄與實際不符的問題。針對這些情況，在實現對病歷檔案管理優化的過程中，醫院應該定期的組織病歷檔案管理人員進行培訓，加強對醫院病歷質量的監控，完善醫院的病歷質量機制，充分發揮病歷檔案管理的作用，提高病歷檔案管理中病歷質量的真實性和可靠性。建立完善的病歷檔案管理制度，應對病歷的書寫作出嚴格的規范，實現對病歷檔案內涵的強化。在病歷的書寫過程中，醫療人員應該保證科學的觀點和嚴謹的態度，字跡工整、語句通順，保證清晰的表述了醫院患者的疾病情況，在記錄完成之后，進行病歷檔案編制的時候，應該認真的進行檢查，保證病歷檔案的真實性。我國的病歷檔案管理屬于國家檔案的一種，具有一定的法律效力。因此，醫療人員在進行病歷書寫的過程中，應該避免涂改、偽造或者銷毀現象的發生，保證病歷檔案的真實性和完整性，才能提高醫院的醫療質量，實現醫院利益的最大化。
二、提高病歷檔案管理人員專業水平
醫院病歷檔案管理水平的提高，需要不斷提高病歷檔案管理人員的專業水平。病歷檔案管理工作，不只是簡單的進行病歷文件的整理，還需要實現對醫院管理和檔案管理的計算統計，具有一定的復雜性。隨著我國社會經濟的發展和科學技術的進步，信息技術實現了迅速的發展。醫院管理工作的現代化和信息化建設的實現，需要應用大量的信息技術。目前我國醫院的病歷檔案管理還存在一些問題，例如，病歷檔案管理的編制人員編制技術不足，在進行檔案錄入的時候，沒有實現對檔案的科學編制和研究，缺乏相應的信息開發和利用等。醫院的病歷檔案管理人員配置不合理，一些病歷檔案管理人員的年齡過大，不能適應醫院信息化建設的要求。因此，醫院實現病歷檔案管理水平提高的目的，需要定期的對病歷檔案管理人員進行培訓，提高病歷檔案管理人員的專業水平。例如，醫院可以把對病歷檔案管理人員的培訓，納入到醫院人才培養的計劃中，增加對病歷檔案管理人員的編制，實現病歷檔案的日常管理，改善醫院的病歷檔案管理人才結構。利用信息技術，實現對醫院病歷檔案管理技術的科學管理和系統開發，可以提高病歷檔案的管理質量和管理水平。通過對醫院病歷檔案管理人員的培養，融入專業教育和繼續教育，可以實現病歷檔案管理人員專業知識的增加和專業技能水平的提高，有利于病歷檔案管理人員知識面的不斷開拓和創新，實現了病歷檔案管理工作的現代化和信息化發展。提高病歷檔案管理人員的專業水平，還需要增強病歷檔案管理人員的綜合素質。目前，我國醫院的病歷檔案管理人員的綜合素質較低，只能進行病歷檔案的基本整理、首頁輸入、編目和上架等簡單的工作，不能實現對檔案的編研、信息開發和利用等工作。病歷檔案管理，綜合了醫院管理、臨床醫學、檔案管理、統計學和計算機技術等相關知識，具有一定的復雜性。提高病歷檔案管理人員的專業水平，不僅需要病歷檔案管理人員實現對病歷檔案的收、編和管等日常的基本工作，還需要病歷檔案管理人員實現對病歷檔案信息的科學、系統的開發和利用，充分的體現病歷檔案的價值。
三、重視病歷檔案管理信息化建設
我國的醫院病歷檔案管理工作，受到傳統的病歷檔案管理影響，很大程度上受到限制，不利于醫療改革下，病歷檔案管理工作的優化實施。病歷檔案管理工作中的另一個重要影響，就是放置病歷檔案的庫房比較擁擠，存在一定的安全隱患。大部分醫院的病歷檔案記錄所用的載體還是紙質媒介，雖然可以在電腦中輸入病歷的首頁進行保存，但是病歷檔案本身所占的庫存和歸檔工作并沒有發生改變，隨著病歷檔案的逐漸增加，就會產生庫房擁擠的問題。對病歷檔案管理進行優化，可以實現病歷檔案管理的科學化。醫院充分認識到病歷檔案管理的重要性，加大對病歷檔案管理的資金投入，更新病歷檔案管理的設備和技術，促進病歷檔案管理信息化建設的實現，可以有效的提高病歷檔案管理的工作效率，充分發揮病歷檔案管理在醫療事業發展中的作用。例如，醫院可以應用HIS系統和電子病歷，完善病歷檔案的管理系統，延長病歷檔案管理中防盜監控設置和溫濕度自動調控的使用時間，保證病歷檔案的完整性和安全性，才能實現病歷檔案的現代化管理和發展。保證病歷檔案管理的信息化建設順利實施，可以加大醫院的硬件投入，為病歷檔案的電子存儲配置必要的軟件和硬件設施。例如，醫院可以購置計算機、掃描儀、刻錄機和微縮機等先進的電子設備，實現對早期病歷檔案的掃描和建庫，存入光盤中，刻錄兩份，一份用來提供醫療中的利用信息數據，一份進行封存保管。病歷檔案的優化，需要在原有的病歷檔案管理基礎上，實現對病歷檔案的收集、整理、復印和借閱等工作環節的嚴格管理，保證病歷檔案管理的科學化和規范化。例如，在建立完善的病歷檔案管理制度之后，對具體的病歷檔案管理環節進行規定，制定科學合理的標準加強對病歷檔案管理規范化的實現。對醫療人員出院病歷的書寫時間做出嚴格的要求，醫院病歷檔案管理部門應該在醫院患者出院后的72小時內收到出院病歷，及時地催繳沒有收到的病歷；對每一份病歷進行查收，按照規定的順序進行病歷檔案的整理和編制，及時地對病歷檔案中的疾病分類進行編碼，建立日期、疾病和姓名等索引標志，及時地按照住院號進行上架等。
四、總結
病歷檔案管理工作是醫院管理中的重要組成部分，在醫療事業的發展過程中，發揮了重要的作用。隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，醫療改革正在不斷深入，病歷檔案管理在醫院管理中的作用也越來越重要。優化病歷檔案管理，可以提高病歷檔案管理的工作效率，保證提供信息數據的真實性和完整性，促進了醫院信息化建設的實現。
作者：陳小莉 單位：重慶市渝北區雙龍湖社區衛生服務中心
隨著現代化信息技術的不斷發展，其在檔案管理領域的應用越來越廣泛，較之以往傳統的檔案管理方式有著明顯的優越性。隨著檔案管理工作的日益復雜，利用現代化信息技術進行管理檔案已是大勢所趨。所謂檔案管理現代化，主要是指把計算機技術以及網絡技術運用到檔案管理工作之中，進而改變傳統的檔案管理模式，從而實現高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關的檔案管理工作提供更為有效的服務。
關鍵詞：
現代化信息技術；檔案管理；優化
隨著計算機快速發展的腳步，現代化信息技術在各行各業都得到了廣泛的應用，當然在此其中檔案管理也不例外。現代化信息技術在檔案管理中的應用，提高了工作效率，同時降低了工作人員的勞動強度，更加方便了檔案信息的利用。在網絡信息化的時代，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足工作的需求，只有運用信息技術來進行檔案管理工作，才能真正滿足現代化辦公的需要，進而適應現代信息化社會的發展趨勢。
一、當下的傳統檔案管理方式已經無法適應現代化辦公的需要
我國傳統的檔案所采用的都是紙質作業方式，在日常的收集與整理的過程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時耗力效率低下，還極易出錯。因為紙質檔案的日常保管會受到許多外在因素的制約，所以在對紙質檔案的保管過程中，對其所涉及到的具體辦公用品和相關設施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過相關工作的人都知道，對傳統的檔案進行統計、查詢和利用等，在工作流程上極為復雜且任務繁重，根本無法滿足現代化的快節奏辦公的需求，從而也就不能完全發揮出檔案內在的真正價值。
二、應用現代化信息技術對檔案管理工作實施優化
（一）現代化信息技術運用到檔案管理工作中的可行性
現代化信息技術在日常檔案管理工作中的應用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對檔案信息進行全面的歸納、自動完成檔案信息的分類以及進行分析等工作內容，就日后的查詢和提取檔案而言也是一個高效的選擇，通過大量的實踐表明信息技術在檔案管理中的應用是可行的，在檔案管理工作過程中的各個方面都起到了巨大的作用，從根本上對傳統的檔案管理工作進行了優化。
（二）現代化信息技術對檔案管理的必要性
檔案作為一個單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來源，有助于幫助單位各項工作的順利開展。與此同時，對以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統靜態的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現代化信息技術，這也充分發揮了檔案的利用價值。想要實現檔案的信息化，首先應該將傳統紙質的檔案進行數字化，也就是把原本的紙質檔案文件生成為電子文件，在這一過程中要對大量的信息進行計算機錄入作業，實體照片等一系列的實物資料也要掃描成電子照片，從而來建立檔案資料的數據庫，進而做到資源的有效整合以及統一的體系化管理。數字化的檔案數據庫的建立，不僅解決了紙質檔案的數字化問題，同時在日后也可對原有的紙質檔案進行封存處理，從而更好地對源文件進行保管，有效地避免了反復使用過程中對檔案原件的損毀，也就大大延長了檔案的使用壽命。此外，現代信息技術也方便了檔案的查閱，極大地簡化了檔案使用的流程。
（三）現代化信息技術對檔案管理工作的重要意義
先進的現代化信息技術在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個重要衡量標準。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個單位的整體管理水平，同時其也是一個單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現代化信息技術對一個單位而言至關重要。充分結合現有的信息傳輸網絡平臺，高效開展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進的信息化技術的融入，使得檔案信息在單位各部門間互通共享，有效地提高了整個單位的工作效率。
三、現代化信息技術優化檔案管理工作過程中的具體措施
（一）建立健全檔案管理機制
無規矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人在崗、責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關鍵資料和數據上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設。只有讓管理工作有據可依，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。
（二）簡化經費申報程序，推進檔案管理建設
各級領導應當提高對檔案管理工作的認識，在政策上給予支持，在經濟上給予扶持，在財政預算中建立起檔案管理專項資金，以保證檔案管理工作的日常經費支出。同時簡化申報程序，讓檔案管理工作的經費報銷減少必要的申報流程，讓工作人員能及時報銷支出經費，解決財政不足的問題。與此同時，優化資源配置，設立專項基金，及時修繕保管的庫室，積極購進專業設備，緩解庫室資源緊張、設備陳舊落后的難題。積極推進檔案管理信息化建設，逐步引進電子信息保管技術，建立獨立系統的電子數據庫，促進電子文檔資料的保存，實現資料保管方式的多元化與多樣性，以適應現階段政治、經濟、文化條件下的檔案資源環境。
（三）加強規范、服務意識，引進和聘用專業技術人才
檔案管理人員的專業素質決定檔案管理工作的質量。因此，注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是做好檔案管理工作的關鍵。各級檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實地提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的基層服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程到積極創造新思路，為檔案管理信息化建設作出貢獻。
隨著當下現代化信息技術的快速發展，實現檔案管理現代化的進程中，在進行相關技術優化的同時，還要充分進行管理思想現代化方面的學習。只有對其有了一個正確的認識，才能在具體檔案管理的工作中做到系統且高效。在轉變觀念的同時強化管理現代化意識也是必不可少的，現代化的信息技術檔案管理絕不是單純的配備計算機而已，有了計算機技術的介入與實現檔案管理現代化兩者之間有著本質的區別。在運用信息化技術的同時進行不斷的技術優化是日常工作當中必不可少的一步，同時也是檔案有效管理中重要的一項工作內容。
作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫院
參考文獻：
[1]趙飛.用現代信息技術建設人事管理檔案[J].人力管理，2014(8).
[摘 要]在企業生產活動中，合同是企業維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業日常管理的重要任務。隨著風電企業業務、規模的不斷擴展，合同檔案的數量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業發展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優化的措施的基礎上，結合筆者的實際工作經驗，提出了優化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關鍵詞]合同檔案；風電企業；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。
1 企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的H筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1 強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2 加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3 實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
（一）醫院文書檔案管理的投入過低
由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。
（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象
現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。
（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高
目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。
二、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施
（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接
實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識
醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結束語
關鍵詞：企業檔案管理；問題；措施
檔案管理作為企業管理模式的重要組成部分，在企業管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業發展的原始信息，見證了企業的發展，同時檔案管理工作也作為企業參加各項活動的指標而存在。要想提升企業的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。
一、企業檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理制度不健全
大多數企業檔案的收集、保管、保護、保密等制度都是不健全的。一些企業對檔案的管理建立了一些制度，但執行卻不夠嚴格。如檔案管理工作者工作疏忽、責任心不強、工作懈怠；發生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續，有借無還，還有更甚者檔案長時間借出不知去向。
（二）檔案管理工作不規范
一些企業至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進行了簡單的分類，有些并沒有設置負責檔案管理的相關部門，各部門的相關資料僅僅只是由各個部門直接負責，如此這般則容易產生檔案不透明的情況，并且嚴重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時不能形成規范的移交流程，極易導致檔案資料的丟失。
（三）檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料與檔案資源的開發是密不可分的，在檔案資源的開發中具有重要的參考價值，同時檔案資料也作為檔案發展計劃的重要依據和參考資料而存在。然而，現今大多企業經營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業發展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業檔案資料的完整與真實，因此無法很好地實施檔案管理工作的現代化建設。
二、企業檔案管理的優化措施
（一）加強企業檔案管理機制，強化工作責任
建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理工作的關鍵內容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學技術的發展，所以必須建立與檔案管理相適應的科學的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業工作同步考核，同步發展。企業檔案管理必須依照相關法律法規，結合企業的基本情況滿足生產服務等方面的不同要求，制定適合企業的檔案管理體系，遵守“統一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護等檔案管理相關工作嚴格按照檔案管理體系執行，保證檔案資源得到最大價值的利用。
（二）增強企業檔案管理重視程度
對檔案管理工作的重視體現在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業經營管理中的實際作用。從企業管理者來講，應該重視檔案管理部門的建設，對檔案管理人員進行相關檔案管理知識培訓，強化檔案管理工作人員對工作的認知，提高管理人員工作素質，在管理中逐步完善檔案管理體系，規范管理流程，以促進企業檔案管理工作的順利開展。
（三）加強檔案管理人員素質
我國從事檔案管理工作人員專業普遍較弱，專業素質的欠缺導致檔案管理工作無法更好地進行。當今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業良好發展的重要因素，現代化的檔案管理工作開展過程中，專業檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應從雜業型向專業性轉變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業應加大力度對相關工作人員的培訓，從而進一步提高其隊伍的綜合素質。
（四）運用外部環境提升企業檔案管理
向檔案管理工作先進單位學習并與其交流檔案管理工作經驗，以促進和完善本單位檔案管理工作。聯合本地區各個單位開展檔案管理工作經驗交流會，將本企業在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進行交流、討論，通過交流找到科學解決方案。除了與企業交流之外，還可以借助中介服務來進行檔案管理工作。檔案中介服務是快速解決企業檔案管理工作的辦法，將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理，可節約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。
總之，現如今，企業的發展面臨越來越多的挑戰。要保證企業的穩定發展，作為企業發展重要內容的企業檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業穩定發展與檔案管理工作是相互促進的，為保證檔案管理體系的完善，企業應樹立正確的管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統，適應當前現代化建設的要求，從而實現企業的更好發展。
參考文獻：
病案管理是醫院日常管理工作的重要組成部分。病案檔案簡稱病案，又稱病歷，是指醫務人員對病人疾病診斷治療過程所形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料的總和。病歷作為患者整個診療過程的原始記錄，客觀地、完整地、連續地記錄了病人的病情變化及診療經過，在解決醫療糾紛、提高醫療水平、醫療改革等方面有著不可替代的作用。在現如今的發展形勢下，如何就病案檔案管理中存在的問題進行探究，制定一系列的解決對策，成為了推動醫院工作開展的一大主要任務。
一、當前醫院在病案檔案管理中存在的問題分析
不論是公立醫院還是私立醫院，都要為前來就診的患者建立病案，病案記載著患者的發病情況、發病原因、治療情況等。由于患者的人數眾多，每位?t生每天都要建立很多的病案，加上繁雜的工作，很容易導致這些病案無法得到合理的應用，影響到了患者的權益。以下主要分析幾點常見的問題。
1.病案檔案管理制度不健全
病案檔案管理制度是保障病案管理工作開展的基本前提。如今二十一世紀是信息化的時代，人們的法律意識、維權意識也越來越強烈。人們也掌握了更多的維權渠道。享受醫療服務不僅是患者的權利，醫生為患者制定病案也是其根本的義務。患者擁有了對醫療服務及病案信息的知情權，病案作為醫療核報、保險理賠、司法鑒定、工傷評殘和醫療糾紛處理的重要依據。一旦出現不公平的待遇，人們會通過當初制定的病案來進行維權。但是在一些小醫院或者是偏遠地區的醫院，根本沒有制定完善的規章制度，病案歸檔率低，個別病案沒歸檔或歸檔不及時，造成丟失；同時，對于歸檔病案管理不到位，信息資料收集不全，造成病案查找困難，埋下醫療安全隱患。這些存在的安全隱患都是后期醫患糾紛發生的征兆。
2.病案管理人員缺乏專業的技術管理水平
醫院設立很多個不同的科室，每個科室都有不同崗位的員工組成。病案管理作為醫院日常管理中的重要祖成部分，必須設定對應的管理部門進行專門管理，同時配備相應的管理人員。但是就實際情況來看，病案管理人員的綜合素養完全不夠，雖然具有一定的醫學和護理專業理論知識，但缺乏一套系統的、規范的病案管理知識和技能，只能在工作中通過學習摸索不斷地積累經驗，在工作中還是很容易出現各式各樣的問題。此外，由于病案管理的崗位人員并不屬于醫院的編制范圍，很多就職人員也正是因為這個原因，在工作中不盡心，也沒有積極進取的心，只想完成基本的工作，沒有想過真正地提升自己的綜合素質。加上對病案管理工作人員的培訓力度較低，他們的學習機會較少，種種原因阻礙了他們自身綜合素質的提高。
二、優化醫院病案檔案管理的措施分析
針對醫院檔案管理中存在的問題，必須及時采取對應的措施，逐步改善醫院病案檔案管理的現狀。
1.建立健全病案檔案管理制度，使之規范化
醫院結合實際的狀況，根據相關制度的要求，重新制定《病案管理制度》、《病案借閱制度》等相關制度，此類制度對病案的管理、借閱等進行詳細說明，規范病案的管理流程。從前期的病案整理、登記、編目到分類、歸檔之后，，嚴禁任何人涂改、偽造、隱匿、銷毀、搶奪、竊取。除涉及對患者實施醫療活動的醫務人員及醫療機構服務質量監控人員外，其他任何機構和個人不得擅自查閱該患者的病案。在法律制度允許的范圍內，進一步規范病案的借閱程序。醫院的病案涉及到的內容比較多，醫患較多，做好病案檔案的管理工作，有助于維持良好的醫患關系，推進醫院的發展。
2.提高病案管理人員的專業素質
醫院會根據崗位的需求，招聘與崗位相關的工作人員。病案管理工作人員主要負責日常的病案整理工作，并且有一定的醫學知識，但是不要求深入掌握。在前期進行招聘的時候，要制定一個較為嚴格的標準。結合崗位的需求，并要求應聘者自身的綜合素質，綜合考慮之后確定崗位工作人員。其次，加強對崗位工作人員的培訓，不定期開展相關的業務培訓，根據病案科實際情況分批分期派出工作人員參加病案專業培訓班、外出參觀、進行學術交流等。病案檔案管理工作人員也要端正自己的態度，抓住學習的機會努力提升自己的素質，在培訓中不斷提升自己，從而更好地適應崗位工作。
3.充分利用現代化的信息技術，實現病案檔案管理的信息化
信息化的時代給人們的生活帶來了許多的便利，豐富了人們的生活方式，也充實了人們的生活。在就醫方面，便利的就醫服務也給人們的生活帶來了巨大的便利。做好病案檔案的管理工作，深入保護患者的權益，有助于維護醫患關系。在病案檔案的管理中，通過引入信息技術進行管理，不僅可以節約大量的人力、物力和財力，同時也提高了病歷檔案的管理效率，可以快速查閱到相關病歷的信息，有助于患者及時的了解個人病歷信息。在開展病案檔案管理計信息化過程中，必須要注意開發科學性強、用途廣、規范化的軟件；開發病案管理系統與醫學統計系統相結合的軟件，使系統能承擔病案的檢索工作，又能完成醫療統計，確保輸入相關的醫學關鍵詞時，能夠快速搜索到相關的信息。信息技術的引入，無疑是現代社會發展的必然，無形中推動了病案檔案的管理，方便了人們的生活。
【關鍵詞】：事業單位；檔案管理；優化途徑；信息化建設
事業單位檔案不僅僅是事業單位發展的真實記錄，同時對于事業單位的創新發展有著不可估量的作用。現如今，事業單位的規模化發展，增加了檔案管理的難度，而事業單位檔案管理工作需要本著靈活兼顧的原則，嚴格遵守檔案管理的規章制度，促進單位檔案的規模化發展，在新時期發展階段應用信息化技術手段實現無紙化的檔案管理。事業單位檔案工作的管理，需要站在國家標準層面上，結合單位自身發展情況，提高事業檔案管理質量和效率，帶給事業單位發展更大的效益。因此本文提出在新時期事業單位檔案工作中，需要落實人事檔案管理宣傳工作，創新人事檔案管理機制，怎強檔案管理工作意識，規范檔案管理秩序，加強檔案管理保密意識，推動信息化檔案建設。
一、落實人事檔案管理宣傳工作，創新人事檔案管理機制
古往今來，人們知曉事物往往源于耳聽，而人事檔案管理工作的落實，需要加強宣傳工作。通過正確的認識人事檔案管理制度，結合人事檔案管理工作的現狀，在事業單位的報刊處以及辦公室處貼加宣傳冊，增強人事檔案管理工作的有效性。人事檔案管理工作的推進，就要落實檔案管理的相關法律制度，擴大人事檔案管理宣傳范圍，結合電視廣播和網絡等媒介進行傳播，引導事業單位采取和諧的人事檔案管理工作模式。
人事檔案管理工作，領導就要定期的召開檔案管理會議，對事業單位全體人員的檔案意識進行培養，并提高自身對檔案管理工作的高度重視。同時也要借助于媒介平臺，學習新的檔案管理理念，對自己獨具特色的檔案管理理念塑造，借助于互聯網平臺，加強和外界檔案管理人員專業人士的交流。人事檔案管理機制的創新，需要學習先進事業單位的檔案管理理念，加強和規模大的事業單位之間的溝通和交流，及時的學習先進經驗，不斷創新單位的人事檔案管理機制[1]。長期以來，我國經濟體制的深化改革，改變了用人單位和勞動者的關系，需要充分體現勞動者的主體地位，在推動人事檔案管理發展中，落實社會人事化的檔案管理。通過建立人事檔案管理中心，強化檔案管理職能，實現事業單位檔案的集中統一化管理，構建全國性的人事檔案管理機構。
二、增強檔案管理工作意識，規范檔案管理秩序
我國事業單位發展中，領導缺乏對檔案管理工作的高度重視，僅僅注重事業單位的日常生產和經營，認為檔案管理工作和事業單位整體運轉沒有突出作用。檔案管理工作人員認為檔案管理相對枯燥，在日常工作中，缺乏認真負責的態度。然而這一現象的存在，不利于檔案工作的全面建設和發展。
關于檔案管理工作的推進，需要強化檔案管理工作意識，引導領導高度重視檔案管理的工作意識，在檔案管理工作中，規范檔案管理的秩序，做好檔案的規范化收集和歸檔處理，增強檔案管理的規范性，結合檔案管理目錄標準，提高檔案管理的有效性。事業單位檔案管理工作的優化，需要結合信息化時展背景，重新審視事業單位檔案管理的流程。優化事業單位檔案管理業務流程的同時，需要有效梳理檔案管理的內部流程，分析檔案管理各個部門之間的關系，及時的錄入有效的信息[2]。檔案需求的分析，需要做好檔案信息的檢索，在查詢某一時期檔案的同時，僅僅輸入關鍵詞，實現事業單位檔案的高效檢索。拓展檔案管理服務能力，加強檔案管理服務建設工作，推動事業單位檔案的規范化發展。自動歸檔檔案數據的同時，實現自動化的信息篩選，展現動態性的數據信息查詢工作。加強檔案信息的管理，拓展服務內容。
三、強化檔案管理保密工作，推動檔案的信息化建設
檔案管理工作的推進，就要規范檔案的組織學習進程，加強內部檔案的優化管理，在事業單位日常經營管理中，結合事業單位發展現狀，完善事業單位工作管理的考核標準機制，落實檔案管理工作，做好事業單位檔案的規范化管理。事業單位檔案管理工作，需要有著較強的保密意識，事業單位招聘檔案管理工作人員的時候，就要注重檔案管理人員的職業素質和道德水平進行招聘，企業培訓階段，需要加大檔案管理工作人員的保密意識，提升檔案管理工作人員的技能培訓力度，實現檔案管理工作的嚴格規范化管理。檔案信息化資源管理，更要站在新時期信息化發展的角度，創新事業檔案管理理念，提高檔案管理人員工作的主動性，增強檔案管理人員工作的自覺性，培養檔案管理工作的責任意識，增強檔案管理工作人員的職業技能。
檔案的信息化建設和發展，就要構建檔案信息管理網站，在事業單位檔案管理階段，做好檔案信息網上查詢工作，做好電子文化的歸檔管理工作，建立檔案信息網站，實現檔案信息資源的共享。檔案信息管理，做好檔案信息管理的硬件設備建設工作，同時也要加強檔案信息化管理的軟件設備建設工作，及時的更新檔案管理的信息，做好數據的存檔和操作。新時期下事業單位檔案的優化建設，需要跟上市場經濟發展的潮流，依附于事業單位檔案管理現狀，完善檔案管理的規章制度，推動事業單位檔案的信息化建設和發展。事業單位檔案信息化建設和發展，落實硬件資源結構，做好資源的有效整合工作，突出檔案管理的功能，充分發揮檔案管理的信息化功能。檔案管理組織架構的整合，就要做好信息化檔案建設的安全保障工作，培養現代化信息檔案管理人才，引進業務素質以及技能較高的檔案管理人才，遵守檔案管理工作職責要求，進而促進事業單位檔案的規范化管理。
結語：
綜上所述，事業單位檔案管理工作的優化，需要構建事業單位檔案管理信息網絡平臺，加強檔案數字化的管理，落實事業單位組織建設工作，增強事業單位工作的有效性，提升檔案管理的質量和效率。因此事業單位檔案管理工作，需要事業單位全體人員共同做起，增強檔案管理意識，提升自身業務能力和保密意識，檔案管理人員需要不斷約束自己，定期的學習檔案新知識，為事業單位檔案管理工作盡心盡力。
參考文獻
關鍵詞：人事檔案管理；優化策略
各行業在發展過程中通過對人才進行有效管理，并做好優秀人力資源開發利用工作，可以為自身的長遠和持續發展打下良好的基礎。整個過程中，人事檔案發揮著極為重要的作用。因此，需要重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理工作的現狀進行深入分析，并積極采取有效的措施對人事檔案管理工作進行優化，從而促進人事檔案管理質量和水平的提升，更好地發揮出人事檔案的實際效能。
一、新時代人事檔案管理工作的重要性
（一）增強人事檔案信息的真實性在傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對人事檔案信息的完整性和真實性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時代人事檔案信息化的發展，這不僅為用戶查詢和利用服務提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實性，而且便于人事檔案信息的實時補充，確保人事檔案信息的完整性和及時性。
（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發生了較大的變化，特別是各種先進技術手段的應用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對于人事檔案信息的查找也更具準確性和便捷性。
（三）提高人事檔案服務水平。在當前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲基本都是通過計算機來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對于人事檔案服務水平的提升奠定了良好的基礎。
二、人事檔案管理工作的現狀
（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數工作人員對人事檔案管理工作認識不足，導致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領導對人事檔案管理工作認識過于片面，覺得只是簡單的整理和保管，在實際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。
（二）檔案管理信息化程度不高。在當前信息化時代背景下，信息技術發展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質檔案，有效地規避了紙質檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網絡化的發展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進的檔案管理設施，為人事檔案信息化管理的實現打下良好的基礎。但當前部分單位對于人事檔案信息化建設缺乏重視，相應的軟硬件設施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準確性，嚴重制約了人事檔案的信息化和網絡化的發展進程。
（三）人事檔案信息安全面臨挑戰目前大部分單位人事檔案都實現了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務質量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰。特別是在信息化環境下，人事檔案信息存儲安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時人事檔案信息管理系統也易受到網絡病毒的入侵和黑客的攻擊，對人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰。
（四）人事檔案管理人員的綜合素質有待提高。傳統人事檔案管理工作對于檔案管理人員綜合素質要求不高，但在信息化時代背景下，人事檔案管理工作要求高素質的專業化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質水平不高，部分檔案管理人員沒有經過系統的檔案專業知識學習，這就導致無法滿足當前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實際工作中缺乏責任心，無法保障人事檔案信息的真實性，這必然會對人事檔案管理質量帶來較大的影響。
三、新時代人事檔案管理工作的優化策略
（一）積極創新人事檔案管理工作理念。在當前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發生了較大的變化，這就需要在實際人事檔案管理工作中，積極創新檔案管理工作理念，強化檔案管理人員的服務意識。各單位需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認識，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業務中來，做好組織建設和專業人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責任落實到個人，促進人事檔案管理工作水平的提升。
（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數字化的轉化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時間，人事檔案信息能夠實時進行補充，進一步保證了人事檔案的及時更新及人事檔案信息的真實性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質量，還需要重視對人事檔案管理制度的完善。各單位要結合自身的實際情況，積極構建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責任機制，將人事管理責任落實到人，使人事檔案管理人員能夠相互監督，進一步促進人事檔案管理工作的規范性和制度性。
（三）推進人事檔案信息化建設。在當前信息技術普及應用的新形勢下，各領域都加快了自身信息化建設的步伐。對于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術手段的應用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運用信息化手段將紙質檔案轉化為信息數據，數字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時，通過建立人事檔案管理系統，并運用專化的檔案管理軟件，將人事檔案管理信息系統與辦公自動化系統進行有效銜接，可以實現檔案信息的快速收集和歸檔，進一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎。
（四）建立強大的人事檔案信息數據庫。當前大部分單位人事檔案管理設施相對落后，無法滿足人事檔案信息化發展的需求。這就需要積極配備先進的檔案軟硬件設施，重視先進檔案設備和軟件的應用，為人事檔案信息化建設創造良好的條件。同時，還要加大人事檔案信息數據庫建設，將人事檔案信息錄入到數據庫中，利用軟件系統來實現對人事檔案信息的管理。在具體建立數據庫時，需要重視原始檔案信息與數據庫中信息的一致性，設計的軟件系統要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對人事檔案信息查閱設置相應的權限，保證人事檔案的合理利用，進一步提升人事檔案信息管理的科學化和現代化水平。
（五）加強人事檔案信息的安全防護。在人事檔案管理工作中，由于網絡環境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強的安全意識，積極提升系統硬件條件，為人事檔案信息的安全提供重要的保障。為了保證人事檔案信息管理系統運行的可行性，確保人事檔案信息的安全，需要經常針對網絡系統進行檢查和檢測，強化對數據流轉的監管。設置網絡安全防火墻，及時更新軟件防護程序，并通過設置相應的密碼和訪問權限，進一步保障檔案信息的安全。另外，還要重視檔案信息數據的備份，通過運用云存儲，有效地防范突況發生，確保人事檔案信息的安全。
關鍵詞：大數據；高校；人事檔案；管理；優化措施
我國的人事檔案工作源于延安時期，建國之后，包括高校在內的一些企業和事業單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個人的學習、經驗、專業技術水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過有效的人事檔案管理，高校可以全面了解人才信息并作為人事管理的基礎。
一、大數據的概念及其在高校人事檔案管理中的應用
（一）大數據概念綜述
早在2011年5月，“大數據”一詞就被麥肯錫公司提出。大數據又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯網平臺而產生的海量的、形式多樣化的非結構化數據。這種數據通過傳統的技術手段很難對其進行分類、整理、存儲和處理[1]。可以說，與傳統的數據相比，大數據具有數據量龐大、類型繁多、價值密度低、處理速度快等特點。目前，大數據已經被廣泛地應用于社會的很多行業，并帶來了巨大的經濟價值和社會價值。
（二）大數據在人事檔案信息化管理中的應用
一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統的紙質檔案應用十分不方便。通過大數據技術，可對高校人事檔案信息進行系統的收集，并將數量龐大的信息進行精準的分類、存儲，為人事檔案信息化管理打下基礎。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復雜，傳統的人工管理效率低下。而大數據的應用，通過計算機、云存儲等技術提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數據在高校人事檔案管理中的應用，使得其在使用過程中直接通過計算機的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。
二、大數據時代高校人事檔案信息化管理現狀
（一）信息化管理意識較弱，管理方式單一
長期以來，我國高校對人事檔案管理意識較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項輔工作，沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認為人事檔案僅僅是政治時代個人功過是非的記錄，沒有太大的現實意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現了人員配置不齊、硬件設施不達標的現象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。
（二）基礎設施落后
受到傳統人事檔案管理觀念的影響，各大高校對人事檔案信息化管理投入的資金有限，導致其信息化管理過程中出現了硬件設備落后、軟件開發滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數據在人事檔案信息化管理中的有效應用。
（三）檔案管理人員綜合素質偏低
大數據時代下的高校人事檔案信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業知識，還要具備計算機信息技術。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質水平較低，并且存在明顯的老齡化現象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請檔案管理人員，在工作中缺乏責任心，無法認真對待人事檔案的管理工作。
（四）缺乏健全、完善的管理制度
目前，我國高校仍缺乏一個健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現錯誤，甚至在借閱、轉出過程中出現檔案遺漏和損毀。
三、大數據時代下高校人事檔案信息化管理的優化對策
（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度
大數據的發展是大勢所趨。在這種形勢下，高校必須要改變傳統人事檔案管理的觀念，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數據技術對繁雜的檔案進行收集、分類、存儲和利用，并在此基礎上制定出符合高校實際情況的人事檔案信息化管理系統。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對目前人事檔案管理機制進行修正，明確檔案管理人員的職責和管理細則，使其在管理工作中能夠嚴格按照相關要求進行檔案的信息化管理。
（二）加大資金投入，積極構建大數據管理平臺
在更新人事檔案信息化管理理念的基礎上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設備、軟件技術。當人事檔案管理的硬件和軟件完全達標之后，即可在此基礎上構建大數據管理平臺。在具體構建大數據管理平臺的過程中，首先要收集整理原始數據，并對其真偽進行辨別。同時，建立以部門為單位的基礎數據庫，將每一份人事檔案的編號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學歷信息等相關資料進行準確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對人事檔案進行分類處理，以便日后進行查閱。最后，在人事檔案基礎數據庫中，還應將人事檔案與其相關的職能部門進行鏈接，以便日后信息能夠及時更新。
（三）構建“大檔案”思維
在大數據時代下，高校人事檔案管理工作必須要轉變思維模式，積極構建“大檔案”，對人事檔案資料進行全方位、多維度的收集、儲存和管理。在具體構建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點，準確、快速地將檔案信息資料進行全方位檢測，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識產權不被侵害。
（四）組建“大檔案”團隊，實現人事檔案的信息化管理
“大檔案”體系屬于一個規模較大、信息量齊全的數字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準確理解檔案信息內容以及信息與信息之間存在的關聯性，以確保能夠真正發揮其自身的價值。
（五）提升高校人事檔案管理人員的業務水平
在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業務水平、綜合素質也是一項非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業的人事檔案管理知識，還要具有較高現代信息技術水平，同時還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責任心。因此，高校在加強人事檔案信息化管理的過程中，要通過業務技能培訓、素質教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業務水平和思想道德素質，同時還可以引進一批高質量的檔案管理人員和計算機信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發展，而大數據的發展推動了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數據時代下，要針對目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對其進行優化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。
參考文獻：
一、事業單位中檔案管理工作的重要作用
事業單位進行的工作復雜廣泛，各種繁瑣的工作資料數據都要進行記錄，而這些數據的記錄都離不開檔案管理部門的工作。再者，在現代事業單位中，許多資料處在保密狀態或者說隱藏狀態，因此，想要切實透徹的檢查事業單位的工作，只能通過查閱檔案進行監督，通過這一點，也可以看出事業單位檔案管理工作的重要程度。如果從另一方面入手，我們不難看出，檔案管理部門工作質量的好壞，可以有效地反應出該事業單位的管理能力高低。
因此，無論何種類型的事業單位，都要重視檔案資料管理制度的制定，提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識，從而努力工作，對每一項檔案都認真對待，將檔案管理工作中出現的疑問完美的解釋給社會大眾，進一步的顯示出檔案管理工作的重要作用。
二、事業單位管理檔案工作中出現的問題
傳統的檔案管理模式已經越來越不適應現階段檔案管理要求，但是，仍有部分事業單位的檔案管理工作沿用傳統的模式，在檔案管理工作中暴露出的問題不斷增加。
（一）對檔案管理工作不夠重視
現階段，事業單位對檔案管理工作不夠重視，已經成為一種普遍的現象。更有部分事業單位的管理人員忽視檔案所體現的重要價值，只是將檔案管理工作簡單的認為寫寫字，抄抄資料等，這些只是用來保存管理性質的部門沒有給單位帶來效益的可能，所以，這些事業單位不會對檔案管理部門過多關注。正是由于這類問題的出現，使得檔案管理部門根本無法進入事業單位核心圈，從而對檔案管理持放任態度。對檔案管理要求很低，只要將檔案資料收集好，在檢查時能夠及時提供材料就可以。除此之外，事業單位對有關檔案管理的一些先進設備的購買不予支持，使得檔案管理方法落后，缺乏工作效率。
（二）工作人員綜合素質較低
要知道，事業單位中每一個部門的設立都有它存在的價值。檔案管理部門亦是如此，可能有人會覺得檔案管理是一件很簡單的工作，任何人都可以勝任。其實不然，檔案管理工作人員要具備很高的綜合素質，例如高尚的職業品德、扎實的職業能力、強烈的工作責任感等等。
計劃是好的，可是實際上檔案管理工作人員的綜合素質不高應成為一種普遍現象。綜合素質不高主要表現在：一是工作人員不思進取，不能積極學習先進管理技術，對檔案的分析、整理、收集能力低下。二是工作人員的職業品德不高，工作責任心不夠強，對于檔案管理本著得過且過，應付了事的思想，不夠認真、對工作不上心，同時，工作態度不端正，對自己的工作要求也很低，這種情況下，想要干好檔案管理工作是不可能的。
（三）先進信息技術運用較少
現代科技不斷進步，信息技術革新不斷加快，在不同的行業，不同的領域中，信息技術的應用已經非常廣泛。當然，檔案管理工作也要與時俱進，跟上時代進步的腳步，積極合理運用信息技術進行管理工作。信息技術強大的優點，給工作帶來了許多方便。
但是，在許多事業單位中，并沒有意識到信息技術的好處，或者是，已經注意到了，但是沒有改進的勇氣，不敢去變，檔案管理工作的模式依然遵循傳統，一成不變，這樣，顯然對檔案管理工作的發展不利。
三、檔案管理工作優化辦法
（一）重視檔案管理工作
想要徹底改變檔案管理工作中諸多的問題，事業單位首要的任務就是重視檔案管理工作。切實改變檔案管理工作的辦公環境，以使管理工作順利進行，同時，事業單位各級領導對檔案管理工作的重視程度要提高，事業單位各個部門都要積極地配合檔案管理部門工作，只有這樣，才可以使檔案管理工作平穩的推進。
（二）提高檔案管理工作人員綜合素質
提高檔案管理工作人員綜合素質，事業單位要定期對工作人員進行培訓，以增強它們的專業技能水平，樹立積極地工作態度，提高他們的工作責任心，讓工作人員意識到檔案管理工作的重要性。同時，事業單位還要對檔案管理部門制定相應的制度，比如當員工要離職時，要積極地進行工作交接，并且還要知道如何聯系對方，當出現問題時，可以第一時間找到他，這樣可以使檔案管理工作失誤率降低。
（三）善用先進的信息技術
計算機網絡技術在我國各個單位的應用已經非常廣泛，檔案管理工作一定不能落后，要積極地適應現代工作的發展要求，采用信息化、科技化的手段進行檔案管理工作。
事業單位要善用計算機網絡技術傳遞信息，表述信息，提高檔案管理的有效性。充分運用現代設備進行工作，比如，掃描儀，打印機、監控設備等，對檔案資料實時監控，實時管理，運用計算機網絡技術及時、正確的為社會提供檔案信息方面的服務。
（四）重視檔案管理保密性和安全性
一、當前在教師成長檔案管理工作中存在的問題
縱觀眾多幼兒園教師成長檔案的管理，普遍存在著為考評指標需要而建立教師成長檔案的形式。有的單純模仿別的幼兒園教師成長檔案建立的方法，做了資料藏于資料柜，缺乏評價交流，內容也沒有隨著教師成長發展而及時充實；有的幼兒園雖對成長檔案有評價交流，但交流方式單一，缺乏個性化指導，不利于教師主動地快速成長；有的幼兒園成長檔案評價指標體系不合理，只注重骨干教師的成長，忽視普通教師的特長發展，難以調動多數教師專業成長的主動性和積極性。
二、優化教師成長檔案對促進教師專業成長的意義
教師成長檔案是收集教師專業學習成就和進步材料，真實反映教師專業成長歷程的憑證；是教師在職業生涯中不斷學習研究、實踐反思、積累進步的個性化的鮮活的歷史見證；是全方位記錄和展示教師在師德、教育教學、教育科研、繼續教育等方面的真實情況的材料匯集。有效管理教師成長檔案對促進教師專業成長具有特殊的意義。
三、優化教師成長檔案管理，激發教師發展內驅力
教師專業成長的內驅力——源于“教師的主動學習”。如果我們說“育人”是教師的天職的話，那么“育己”的核心就是教師的主動學習自主成長過程，是教師的態度、價值、信念、知識技能等不斷調整、修正、重新審視、評估、接受挑戰和考驗的過程；是教師不斷實現自我、超越自我的過程；是一種主動的發展，是“我要發展”，而不是“要我發展”的過程。
我們為了使每位教師了解自己專業成長的歷程，增強教師自我反思、主動發展的意識和能力，改變以往計劃與實際工作脫離，只關注幾個骨干教師發展的普遍現象，實施全新的成長檔案管理模式，加快每一位教師的專業成長。
起步階段——首先，園領導通過與每位教師面對面細致地交流，對每位教師各自的特點有了詳細的分析與了解；其次幼兒園通過自主申報與園方推薦相結合的方式，確立了勝任型、特長型、骨干型三個版塊的教師專業發展體系。三個版塊的教師體系中，勝任型主要對象為五年以下新教師和原基礎比較薄弱的教師；特長型主要對象為有一定教齡、并有較豐富教育教學經驗的中青年教師；而骨干教師則包括區骨干教師及園骨干教師。自主申報的教師版塊是一個有著彈性空間的領域，每一位教師都可以在自己的學習、工作中不斷突破自我，在成長中向更高一層次的領域不斷進取。
實踐措施——每學年初，每位教師根據各自選定的發展體系，結合幼兒園常規工作與特色工作內容，制定每學年的短期發展計劃。計劃內容包括目標、措施、預期成果三方面。在園領導有針對性的引導下，每位教師根據計劃扎實地實施，并及時做好相關資料積累，資料內容包括文字與照片。學年末，教師根據日常積累的材料整理成幾個版塊，版塊的內容有學習與反思、計劃總結、環境創設、家長工作、公開活動、特色活動、課題研究、榮譽成果等。幼兒園每學年末開展成長檔案交流分享活動，交流分享時由園領導或專家點評。
成長檔案管理形式的創新，給予了教師自主發展的空間，經過計劃、經歷、整理、交流、分享等過程，既促進了教師的個人發展，又促進了教師隊伍整體素質的提高，同時留下了一份寶貴的精神財富。
在確立了勝任型、特長型、骨干型三個版塊的教師專業發展體系后，每位教師制定的每學年個人發展計劃更符合自身的發展特點了，目標具體細致，措施扎實有效，成果追求不功利。每位教師把“走好每步，積累點滴”深入心中。幾年來，每年的全園教師成長檔案交流活動中，每位教師都有話可講，且交流內容日趨豐富，平實有效，各具特色；交流形式也從起初的翻閱書面材料到目前做成生動的PPT內容展開交流。
四、交流分享成長檔案，滿足教師發展新需求
在一個學年檔案的建立過程中，在每年全體教師的成長檔案交流分享中，在園領導和幼教專家的引領下，教師們在師德修養、資源利用、業務能力、技能技巧、教育科研等不同領域都分別獲得了許多的經驗，促進了自身的不斷成長。
1.進一步滿足了教師個人的專業期待。
在教師成長檔案中，匯集的是教師自己的一系列作品樣本，它提供了教師進步的信息，展示了教師的成就。教師在回顧自己的工作歷程、展示成就和體驗成功的同時，就會產生自豪感和自信心，就會明確自己今后努力的方向，就會激發內在的潛能，從而促進自己的專業成長。
2.進一步拓展了教師多元的學習信息。
每個年齡段的教師都有各自的優勢：老教師的敬業與奉獻、中年教師的干練與經驗、年輕教師的創新與無畏……這些都可以通過教師參閱和了解同事的成長檔案后而感受到，并在感受的同時激發了互相學習的愿望。教師之間的互相學習，自然有助于在教師群體中形成競賽氛圍，從而促進每個教師的專業成長。在現在網絡發達的時代，網上閱讀成了老師們業余時間自我學習的重要途徑之一。上海名師應彩云老師的博客就受到我園許多教師的青睞，應老師以她優雅、謙遜及深厚的教育底蘊深深吸引著每一位老師。
3.進一步提升了教師的反思能力。
教師經常整理和檢視自己的成長檔案，能促使自己不斷思考自己的進步過程和方法。教師自我反思能力的提高，將有利于教師在預料自己教學行為后果的基礎上作出明智決策和及時調整，有利于克服困擾教師教育理論與實踐脫節等問題，從而促進自己的專業成長。如“學習與反思”版面，對 于特長型與骨干型教師來說，指向的是活動觀摩記錄與反思，聆聽講座與隨想等內容。
從交流分享的過程中可以看到，在幼兒園每個老師的成長都不單單是個人的，而是凝聚了集體的智慧，如滾雪球一般，每個人將自己好的經驗與方法與大家分享，在交流的同時，又激發了新的經驗的產生。就這樣，智慧的雪球越滾越大，大家的收獲也越來越多。
五、成長檔案促進教師與幼兒園快速發展
我園自2006年實施教師成長檔案制度以后，無論是教師個體或是幼兒園集體發展速度明顯加快，幼兒保教質量也快速提高，在很多方面取得了前所未有的成績。
以勝任型發展為例——
裘老師為五年以下青年教師，最初選入勝任型體系，經過幾年的努力，裘老師已逐漸成長為具有幼教高級職稱的骨干型教師。裘老師公開發表或獲獎論文兩篇；園級、合作圈級、區級公開課10次；參與的課題研究成果獲得市級二等獎；參與市、區基本功比武三次，最好成績為市級二等獎；所帶班級幼兒獲得繪畫成績一等獎3人次，二等獎3人次；所帶班級幼兒國際象棋比賽成績顯著，最好成績是一名幼兒獲2013年市中班男子組棋王；2012年被評為區級十佳青年教師標兵；2014年獲得區級優質課評比一等獎。
以特長型發展為例——
沈老師為五年以上教師，且有音樂舞蹈特長，最初選入特長型體系，經過幾年的努力，沈老師亦成長為骨干型教師。她獲得了幼教高級教師職稱和高級育嬰師資格，負責的早教工作成績出色；她公開發表或獲獎論文五篇；參加區級各類評比分獲一、二等獎共九項；承擔區級公開課或講座四次；所帶班級幼兒獲得繪畫成績一等獎5名，二等獎8名；所帶班級獲區級先進班稱號；參與的課題研究成果獲得市級二等獎；2012年負責的教改課題《中班音樂游戲活動創新的探索》區級立項；2012年獲得越城區“十佳模范班主任”稱號；2014年課題成果區級獲獎。
其他教師及幼兒園發展簡述——
