時(shí)間：2023-05-31 09:11:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一般情況下，檔案管理的工作包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡(jiǎn)單談?wù)剻n案管理的作用、電子檔案的要點(diǎn)以及電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。
一、檔案管理的作用
檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會(huì)憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項(xiàng)通過(guò)提供檔案信息來(lái)為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點(diǎn)之一。在歷史的各個(gè)階段，在社會(huì)中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟(jì)、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。檔案部門盡管會(huì)研究檔案、也會(huì)進(jìn)行編著等活動(dòng)，但是他的目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的需要，并被社會(huì)所利用，是具有服務(wù)性的活動(dòng)。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作會(huì)體現(xiàn)出一定的階級(jí)利益和階級(jí)關(guān)系，這被一定的統(tǒng)治階級(jí)掌握著，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)的方向集中表現(xiàn)了檔案管理工作的政治性質(zhì)。
二、電子檔案的要點(diǎn)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的方式了。下面我們就來(lái)談?wù)剟?chuàng)建電子檔案管理的三大要點(diǎn)：一是要建立一個(gè)電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)等等。三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。
三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢(shì)：第一，由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，且電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒有感彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說(shuō)，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來(lái)提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.
[2]蔡國(guó)慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學(xué)刊,2014(03):113+138.
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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01
當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來(lái)，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過(guò)檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問(wèn)題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請(qǐng)，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專門的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來(lái)一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無(wú)法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無(wú)法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問(wèn)題也是一項(xiàng)要考慮的問(wèn)題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過(guò)程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索
檔案電子化指的是利用電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案、文獻(xiàn)等進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供高效信息檢索功能?，F(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長(zhǎng)，為企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)，檔案電子化管理是必然趨勢(shì)，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎(chǔ)[1]。然而檔案電子化也會(huì)帶來(lái)一些不可忽視的問(wèn)題，比如信息安全、管理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實(shí)際情況進(jìn)行探討。
一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)
1、 管理便利
檔案電子化管理過(guò)程中，所有的檔案信息的存儲(chǔ)，都是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進(jìn)行保存。在信息錄入的過(guò)程中，可以進(jìn)行復(fù)制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時(shí)間，有些內(nèi)容還可以直接導(dǎo)入，避免人工輸入時(shí)的疏忽大意而產(chǎn)生錯(cuò)誤。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，在檔案館外面也可以進(jìn)行檔案管理。
2、 查閱簡(jiǎn)易
檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡(luò)登陸數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣管理員就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。
3、 傳遞和保密
電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進(jìn)行獨(dú)立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案?jìng)鬟f中單個(gè)檔案?jìng)鬟f困難且容易丟失的問(wèn)題，在傳遞的過(guò)程中可以通過(guò)檢索后直接提取所需要的檔案，不會(huì)對(duì)檔案本身造成任何影響，也不會(huì)擔(dān)心檔案會(huì)丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。
4、 存儲(chǔ)和共享
電子檔案的存儲(chǔ)要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)更為便利和長(zhǎng)久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，其保存時(shí)間可以達(dá)到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲(chǔ)這么久。存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲(chǔ)相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進(jìn)了檔案的共享，為檔案共享提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強(qiáng)，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設(shè)備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設(shè)備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強(qiáng)大的共享功能，利于檔案的二次利用。
二、 檔案電子化管理面臨的問(wèn)題
1、安全性問(wèn)題
不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們?cè)诮n案電子化管理系統(tǒng)時(shí)，由于客觀或主觀的原因而沒有及時(shí)的為檔案電子化系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的安全保障，缺乏專門的人才來(lái)對(duì)檔案安全性進(jìn)行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這方面的欠缺也會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過(guò)程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性[2]。
2、管理標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題
建立于數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設(shè)的過(guò)程中就會(huì)要求考慮檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和使用。但是我國(guó)由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后，盡管國(guó)家相關(guān)部門也出臺(tái)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各個(gè)企業(yè)都會(huì)針對(duì)自身特點(diǎn)而去重新建立一套管理標(biāo)準(zhǔn)，造成管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)混亂，給檔案管理帶來(lái)了一定的阻礙。
3、二次利用問(wèn)題
檔案管理的目的不僅僅只是存儲(chǔ)檔案，更為重要的是對(duì)檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強(qiáng)的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，也對(duì)檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。
4、法制問(wèn)題
我國(guó)現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀(jì)違法事件而無(wú)法進(jìn)行處理，如檔案沒有及時(shí)更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。
三、 檔案電子化管理優(yōu)化對(duì)策
1、加強(qiáng)檔案電子化管理的重視力度
檔案電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實(shí)。企業(yè)應(yīng)該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。
2、加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)
安全性問(wèn)題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍安全方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力和意識(shí)。另外，對(duì)于檔案管理，要設(shè)立有效的管理權(quán)限，對(duì)于不同的用戶采用分級(jí)管理方式，設(shè)定其可以進(jìn)行的操作，通過(guò)權(quán)限來(lái)確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。
3、加強(qiáng)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的各個(gè)部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。
4、加強(qiáng)檔案電子化管理的法制建設(shè)
為了促進(jìn)檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國(guó)家相關(guān)部門必須針對(duì)檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題和漏洞，在國(guó)家制定的法律法規(guī)上進(jìn)行補(bǔ)充和修正，以確保檔案管理科學(xué)地、高效地開展。
四、 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢(shì)，但是其健康成長(zhǎng)還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻(xiàn)，不斷提升自身的檔案管理能力和意識(shí)，在科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系下進(jìn)行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問(wèn)題，加快企業(yè)檔案電子化管理進(jìn)程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時(shí)間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)的記錄。制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，通過(guò)對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，制定幾個(gè)可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時(shí)也可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢(shì)尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，但可以為今后的工作帶來(lái)巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。
檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時(shí)從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進(jìn)行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對(duì)過(guò)程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規(guī)范化問(wèn)題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時(shí)存在隨意性，造成檔案的錯(cuò)誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時(shí)間投入，一些單位沒有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)給檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。
（二）缺乏專業(yè)的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對(duì)缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立電子化管理意識(shí)
新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對(duì)電子檔案的管理加以約束。其次，加強(qiáng)檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對(duì)電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)等工作，時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進(jìn)檔案管理電子化的進(jìn)程。
（二）強(qiáng)化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實(shí)現(xiàn)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無(wú)紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購(gòu)置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運(yùn)行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時(shí)和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實(shí)處。
（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才
檔案管理電子化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
（四）增強(qiáng)電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案信息的能力，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，是提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性，及時(shí)更新維護(hù)，注意檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U(xiǎn)盤等，避免病毒的侵害。
5結(jié)語(yǔ)
綜上，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代，檔案管理以社會(huì)信息化為基礎(chǔ)，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會(huì)提供更好的服務(wù)，也讓檔案管理工作順利健康的持續(xù)發(fā)展。
電子文檔是科技發(fā)展的產(chǎn)物，現(xiàn)代化企業(yè)中，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使得電子文檔的應(yīng)用更加頻繁，也促進(jìn)了電子文檔的發(fā)展。檔案管理工作中，電子文檔的應(yīng)用，是檔案工作進(jìn)入辦公自動(dòng)化時(shí)代的體現(xiàn)，這是檔案管理事業(yè)的一個(gè)新起點(diǎn)，因此，做好新時(shí)期的檔案管理工作，不管是對(duì)社會(huì)，還是對(duì)企業(yè)，個(gè)人都具有非常重要的意義。電子檔案管理，是應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的采集，記錄以及分享。它在提高了檔案管理工作的工作質(zhì)量，還促進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。文章分析了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，從中得到了提高檔案管理工作的方法。希望可以為人們提供一些參考和幫助。
二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
對(duì)一個(gè)事物產(chǎn)生興趣的前提，是了解它的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。電子檔案管理，作為新時(shí)期社會(huì)建設(shè)中重要的工作內(nèi)容。其強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力以及時(shí)效性，是人們廣泛關(guān)注它的關(guān)鍵。電子檔案還能實(shí)現(xiàn)資料的統(tǒng)一整理，存儲(chǔ)以及調(diào)取。對(duì)于各種資料信息能夠快速的分門別類。對(duì)其經(jīng)行整理，編輯和存儲(chǔ)。
1、在歸檔時(shí)間上具有及時(shí)性。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)備份或傳輸給檔案管理部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。
2、歸檔方式的準(zhǔn)確性。電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、在管理方式上具有科學(xué)性。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可查找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
4、在查詢利用方式上具有安全性。由于電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，使得電子檔案有效地節(jié)約占用空間；由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的作用得以充分發(fā)揮，檔案管理員可以通過(guò)簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中解放出來(lái)，從而有效地提高工作效率。
三、電子檔案的不足
1、電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸、查閱等過(guò)程中容易被計(jì)算機(jī)病毒和黑客的攻擊，導(dǎo)致電子檔案信息的泄露和破壞。所以做好電子檔案的安全工作不是一件容易的事情。
2、電子檔案對(duì)檔案管理人員要求比較高隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理人員不僅要具有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，還要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。因此，電子檔案對(duì)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)知識(shí)提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷的學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。
3、電子檔案的原始性不易判斷確認(rèn)在計(jì)算機(jī)上文件很容易被復(fù)制和修改，檔案的真實(shí)性容易失真，有時(shí)真假難辨。同時(shí)，電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障，編輯時(shí)容易造成丟失。
4、電子檔案的可讀性問(wèn)題
隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)在不斷的應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐中，可能導(dǎo)致電子檔案的可讀性受到影響。
四、做好電子檔案管理的措施
1、建章立制，嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)章制度，設(shè)置不同的權(quán)限，利用技術(shù)手段保護(hù)好檔案的真實(shí)性、完整性、價(jià)值性等。檔案管理人員應(yīng)按照電子檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范電子檔案的管理工作，實(shí)行文件管理和電子檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。制定統(tǒng)一的、科學(xué)的、合理的電子文檔歸檔制度。各部門、各單位按照不同的權(quán)限等級(jí)級(jí)別對(duì)電子文檔進(jìn)行收集、歸檔、查閱、傳輸和打印，確保文檔的真實(shí)性、完整性和價(jià)值性。
2、加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。每一個(gè)檔案管理者不僅要具有較高的檔案業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還應(yīng)具有熟練的計(jì)算機(jī)使用和操作水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，有力地提高他們的工作責(zé)任心。
3、嚴(yán)格控制電子檔案的修改、轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的真實(shí)和完整。可以通過(guò)將電子文檔設(shè)置為只讀文件或?qū)ξ臋n進(jìn)行加密，也可以將電子文檔設(shè)置為禁止修改、復(fù)制、打印等，以確保文檔的安全性。
4、加強(qiáng)電子檔案的安全管理。一是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)外設(shè)置隔離，通過(guò)路由器、防火墻等將內(nèi)外網(wǎng)隔離。二是對(duì)使用權(quán)限進(jìn)行審核，對(duì)利用權(quán)限進(jìn)行認(rèn)定，向系統(tǒng)注冊(cè)登記。三是通過(guò)對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，以確保文檔的安全。
5、要不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。要注重電子檔案管理軟件的研究和開發(fā)，建立電子檔案網(wǎng)頁(yè)網(wǎng)站，加強(qiáng)電子檔案管理的學(xué)習(xí)、交流和提高?？傊?，要加大檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理逐步數(shù)字化，不僅要注重電子檔案管理中的硬件建設(shè)，同時(shí)也要注重軟件建設(shè)，從而使檔案更好的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)人類社會(huì)更好更快地發(fā)展。
一、相關(guān)概念綜述
（一）社會(huì)化
社會(huì)化就是指企業(yè)將自己的部分業(yè)務(wù)外包到社會(huì)，利用社會(huì)專業(yè)化優(yōu)質(zhì)資源實(shí)現(xiàn)自己外包業(yè)務(wù)的高效運(yùn)作。社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)一般是立足于兩方面的條件。首先，基于企業(yè)成本核算這一層面考慮，借助于自身來(lái)解決所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)低效化問(wèn)題，則會(huì)耗費(fèi)大量成本，從而會(huì)直接阻礙核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的發(fā)展，將非核心的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外包出去，就會(huì)起到“雙贏”的目的。其次，從社會(huì)外包承接單位而言，具有專業(yè)化水準(zhǔn)的外包承接單位在人力資源建設(shè)、技術(shù)條件、服務(wù)質(zhì)量等方面都會(huì)使企業(yè)無(wú)法企及，在為企業(yè)提供高效化外包服務(wù)的同時(shí)，促進(jìn)自身經(jīng)濟(jì)效益的提高。[2]
（二）電子檔案
電子檔案與紙質(zhì)檔案是相對(duì)應(yīng)的一種概念，即是使用計(jì)算機(jī)磁盤來(lái)存儲(chǔ)檔案信息的系統(tǒng)，電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有較大的區(qū)別，從存儲(chǔ)的形式、存儲(chǔ)的容量等方面來(lái)予以闡述。從存儲(chǔ)的形式來(lái)說(shuō)，電子檔案主要是將紙質(zhì)的檔案信息利用光盤、以字節(jié)、比特方式存儲(chǔ)在電腦網(wǎng)絡(luò)上，繼而是以文字、數(shù)據(jù)、圖像、表格或是符號(hào)的形式予以呈現(xiàn)出來(lái)；從存儲(chǔ)容量這一視角來(lái)分析，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有非同尋常的存儲(chǔ)容量，舉例來(lái)說(shuō)，一張光盤的存儲(chǔ)容量可以達(dá)到600 MB―4000MB，相當(dāng)于350000張A4打印紙的紙質(zhì)檔案信息，除此之外，電子檔案還在存儲(chǔ)的安全性、外顯的形象性等方面具有顯著優(yōu)勢(shì)。
二、社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案管理
在企業(yè)實(shí)施電子檔案管理實(shí)踐中，會(huì)因?yàn)樽陨聿痪哂邢鄳?yīng)人力資源與技術(shù)條件而將電子檔案管理實(shí)施外包，利用社會(huì)專業(yè)化的力量所實(shí)施的電子檔案管理，就是社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案管理。社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案管理主要?jiǎng)澐譃橐韵聨讉€(gè)類別。
首先，電子檔案軟件的社會(huì)化。即企業(yè)與軟件制造商進(jìn)行充分協(xié)作，將電子檔案軟件管理系統(tǒng)的研發(fā)外包給這一制造商，使之可以為企業(yè)提供具有個(gè)性化要求的電子檔案軟件管理系統(tǒng)。
其次，數(shù)字檔案館的社會(huì)化。即將數(shù)字檔案館的建設(shè)與維護(hù)、電子檔案光盤、磁盤的壓縮與制作、數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建等都外包給社會(huì)專業(yè)電子檔案建設(shè)企業(yè)，從而使得數(shù)字檔案館的運(yùn)作更具有數(shù)字化的特點(diǎn)。
最后，電子檔案資產(chǎn)與人力資源管理的社會(huì)化。這一模式指的是企業(yè)將自己的電子檔案資產(chǎn)與人力資源管理完全外包給社會(huì)中專業(yè)電子檔案管理商，這一模式具有高度的社會(huì)化特點(diǎn)，企業(yè)只是起到監(jiān)管性的作用，但是其缺點(diǎn)就是在保障電子檔案運(yùn)作效率的同時(shí)也容易使檔案數(shù)據(jù)信息存在泄露的危險(xiǎn)。
三、社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案建設(shè)的現(xiàn)狀
企業(yè)的電子檔案主要是包括企業(yè)內(nèi)部的資料，這些資料涉及日常業(yè)務(wù)、內(nèi)部規(guī)制、人力資源建設(shè)等諸多方面的文件、圖片，以及影像資料等， 在存儲(chǔ)的時(shí)候，往往就是將紙質(zhì)檔案的資料壓縮為字節(jié)、比特等方式存儲(chǔ)在磁盤、光盤或是磁帶等介質(zhì)中，在閱讀的時(shí)候則是利用閱讀器進(jìn)行解壓下載，最終提取。[3]在社會(huì)化的大背景下，企業(yè)的電子檔案的發(fā)展取得了較為顯著的成績(jī)，但是也存在諸多的問(wèn)題，下面就從這兩個(gè)方面予以闡述。
（一）社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案建設(shè)取得成績(jī)
降低企業(yè)檔案管理的成本，提高資源利用實(shí)效。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理是其必不可少的環(huán)節(jié)之一，這一環(huán)節(jié)將會(huì)在提升其人力資源管理管理效能方面發(fā)揮作用，但是，基于檔案管理自身所具有的復(fù)雜性與繁瑣性特點(diǎn)，就使得企業(yè)在落實(shí)電子檔案管理的實(shí)踐中具有不少的障礙，尤其是在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建、軟件的配置、網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)等方面嚴(yán)重滯后，這就使得社會(huì)化的電子檔案管理優(yōu)勢(shì)凸顯。通過(guò)電子檔案管理的社會(huì)化，就可以使得企業(yè)不必在電子檔管建設(shè)方面注入過(guò)多的資本，社會(huì)化的電子檔案外包承接單位會(huì)以自己高質(zhì)量的服務(wù)與高水平的技術(shù)完成企業(yè)個(gè)性化的要求，以此實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的高效化運(yùn)作。
促進(jìn)社會(huì)分工協(xié)作的細(xì)化與資源的有效配置。從當(dāng)前社會(huì)分工層面來(lái)進(jìn)行分析，電子檔案的社會(huì)化實(shí)質(zhì)上就是社會(huì)分工協(xié)作的結(jié)果，企業(yè)可以將自己非核心的環(huán)節(jié)外包出去，在實(shí)施社會(huì)化的進(jìn)程中節(jié)約了自己的成本資源，從而使自己可以集中更多的資源從事核心產(chǎn)業(yè)與經(jīng)營(yíng)，這對(duì)于社會(huì)的發(fā)展是有利的。因?yàn)槠髽I(yè)本身就是社會(huì)的一個(gè)有機(jī)組成部分，在社會(huì)資源的配置的視角來(lái)說(shuō)，資源的專業(yè)化使用將會(huì)促進(jìn)資源產(chǎn)生更大的效益，據(jù)此而言，電子檔案的社會(huì)化就會(huì)使得社會(huì)上的電子檔案管理的人力資源、物力資源集中到了某一個(gè)部門或是社會(huì)的節(jié)點(diǎn)，由此達(dá)到資源有效配置的目的。
（二）社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案建設(shè)存在問(wèn)題
企業(yè)電子檔案的社會(huì)化程度不夠。一些企業(yè)雖然也致力于電子檔案的社會(huì)化，但是僅僅是將無(wú)關(guān)緊要的電子檔案推向了社會(huì)外包商，而將大部分的電子檔案留在本單位處理，但是基于本單位的電子檔案建設(shè)與管理的技術(shù)人員匱乏等諸多原因，從而使得電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與運(yùn)作、電子檔案資料的壓縮與下載技術(shù)支撐等都無(wú)法達(dá)到要求，從而大遲緩了電子檔案作用的發(fā)揮，甚至于出現(xiàn)了“走倒車”的現(xiàn)象，一些企業(yè)又回到了檔案管理的紙質(zhì)化時(shí)代。
企業(yè)對(duì)電子檔案的社會(huì)化的監(jiān)管弱化。在一些企業(yè)的管理者看來(lái)，檔案管理本身就是一個(gè)無(wú)關(guān)緊要的工作，相對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門，檔案管理部門無(wú)法創(chuàng)造價(jià)值，于是將檔案管理部門置于后勤管理體系。在信息化的時(shí)代，企業(yè)管理者根據(jù)上級(jí)的要求實(shí)施電子檔案社會(huì)化的管理，這在一定程度上滿足了管理者簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)，集中力量發(fā)展生產(chǎn)的要求，但是在具體的實(shí)踐中卻采取了“一推了之”的策略，即將企業(yè)電子檔案的資源以及管理的權(quán)限完全推給了社會(huì)，自己不負(fù)擔(dān)任何的監(jiān)管職責(zé)，對(duì)于電子檔案管理的社會(huì)化管理的狀況不聞不問(wèn)，這就極易導(dǎo)致管理失控的危險(xiǎn)，甚至于會(huì)使數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)加大。
電子檔案社會(huì)化的安全保障能力不足。電子檔案的外包承接單位一般會(huì)將不同單位的電子檔案資源集中進(jìn)行管理，但是，不同企業(yè)的電子檔案的格式與軟件會(huì)有較大的差別，互不兼容的處理系統(tǒng)容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失或是被篡改，從而會(huì)給企業(yè)造成一定的損失，再者，一些電子檔案的外包承接單位本身技術(shù)水平不夠，在軟件設(shè)計(jì)的時(shí)候，諸如防火墻的設(shè)計(jì)還處于低級(jí)階段，無(wú)法有效阻止黑客的侵入，數(shù)據(jù)信息被竊取的問(wèn)題由此而出現(xiàn)，這就會(huì)大大損害電子檔案的外包承接單位的信譽(yù)。
四、社會(huì)化視角下企業(yè)電子檔案建設(shè)前景展望
（一）電子檔案社會(huì)化深度得到拓展
對(duì)于企業(yè)的管理者而言，電子檔案的社會(huì)化是一個(gè)事關(guān)企業(yè)發(fā)展全局的工作，不僅會(huì)起到優(yōu)化檔案管理工作本身的作用，更為重要的是會(huì)促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作，尤其是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源管理等工作的開展，因此，就應(yīng)該將電子檔案社會(huì)化的建設(shè)放置在企業(yè)發(fā)展全局層面予以認(rèn)知，高度重視、認(rèn)真規(guī)劃，就會(huì)促使電子檔案社會(huì)化深度得到拓展。
（二）企業(yè)對(duì)電子檔案社會(huì)管理單位工作監(jiān)管逐漸強(qiáng)化
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，原有的“只放不管”的工作模式已經(jīng)過(guò)時(shí)，社會(huì)化的“放”與有條件的“管”結(jié)合起來(lái)成為企業(yè)實(shí)施監(jiān)管的必由之路。具體來(lái)說(shuō)，在企業(yè)將電子檔案實(shí)施社會(huì)化管理的實(shí)踐中，從“整合社會(huì)資源、提升電子檔案管理有效性”的大原則出發(fā)，與外包承接單位緊密協(xié)作，依托外包承接單位技術(shù)優(yōu)勢(shì)、人才優(yōu)勢(shì)等實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案工作的健康發(fā)展，但是，為明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，應(yīng)該是簽訂具有法律效力的文本，其中體現(xiàn)出企業(yè)所擔(dān)負(fù)的主體監(jiān)管的責(zé)任，這就會(huì)對(duì)外包承接單位形成約束力，使之著力于改善自己的服務(wù)質(zhì)量，以此贏得更多的客戶。
人類已快步走人信息時(shí)代，信息時(shí)代給人們的工作生活都帶來(lái)了巨大的變化。生活在信息的世界里，我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)中享受著信息快速傳播的便利，享受著便捷獲取信息的福利。電子檔案是檔案工作中的新模式，它是信息時(shí)代的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作必然走向電子化，電子檔案是檔案工作順應(yīng)潮流、與時(shí)代接軌的媒介，同時(shí)我們也意識(shí)到，只有提高個(gè)人素質(zhì)才能跟上時(shí)展的腳步。
（一）電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案具有收集迅速高效、查詢利用方便、系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)。首先，依靠著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，檔案工作人員可以利用掃描、微縮、攝影等方式將有價(jià)值的信息快速錄人，計(jì)算機(jī)的智能可以有效降低人工錄人的錯(cuò)誤率，保證錄人信息的真實(shí)與完整，為檔案的利用工作提高了可靠的前提保證。電子信息技術(shù)能為檔案的鑒別工作提供高效鑒別的服務(wù)，這也為檔案管理人員的篩選工作減少了負(fù)擔(dān)、提高了效率。其次，電子檔案錄人信息載體后，版式統(tǒng)一，便于查詢利用，電子信息系統(tǒng)具備的搜索功能更是為查詢工作節(jié)省了不必要的翻閱時(shí)間。脫離了紙質(zhì)載體，信息的傳遞更具有靈活性，利用互聯(lián)網(wǎng)的傳遞也更快捷便利。再次，電子檔案也存在一定的局限性，它必須依賴信息載體，如電子計(jì)算機(jī)、uBS閃存盤等工具，才能實(shí)現(xiàn)信息的讀取與傳遞，另一方面，計(jì)算機(jī)識(shí)讀不相兼容的應(yīng)用系統(tǒng)生成的電子檔案時(shí)必須借助轉(zhuǎn)換程序，有時(shí)可能造成原文件格式的丟失，有時(shí)這種轉(zhuǎn)換時(shí)相當(dāng)困難的，若設(shè)備受限則會(huì)影響檔案信息的利用。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別與優(yōu)勢(shì)
古代記錄信息的方式有打繩結(jié)、刻甲骨、刻竹簡(jiǎn)等，造紙術(shù)發(fā)明后，紙張這一載體成了人類記錄信息的主要方式，而走人信息時(shí)代后，電子式的記錄則顯示出了更大的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案依賴紙張，記錄在紙張上的檔案脆弱、厚重，缺乏電子檔案易保存、易復(fù)制、易傳遞的優(yōu)點(diǎn)：紙張檔案若管理不善，則會(huì)遭遇如臺(tái)北故宮文物被雨水侵蝕的打擊，可為需要檔案的人群提供完整的信息，而非公開的電子檔案則可以在信息技術(shù)的支持與保護(hù)下實(shí)現(xiàn)更好的保密，利于機(jī)密檔案的保管；需要獲取異地檔案時(shí)，紙張需要通過(guò)實(shí)體物流轉(zhuǎn)運(yùn)，而電子文檔則僅依靠互聯(lián)網(wǎng)便可以輕松快速地完成傳遞，節(jié)省了時(shí)間與財(cái)力消耗。
（三）電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)
信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)是主導(dǎo)國(guó)家、世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，軟件技術(shù)、軟件產(chǎn)品的迅猛開發(fā)給檔案管理工作開辟了高效便捷的工作道路。展望電子檔案的發(fā)展前景，電子檔案以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)逐漸成為檔案管理中的重頭戲之一，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案將向自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，將會(huì)被更廣泛、更高效、更便捷地利用，掌握電子檔案管理技術(shù)的檔案管理從業(yè)人員將會(huì)更多，為電子檔案服務(wù)的軟件、信息平臺(tái)也會(huì)更完善，電子檔案工作將會(huì)穩(wěn)定地、持續(xù)地發(fā)展。
二、信息化背景下對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求
（一）政治素質(zhì)
檔案工作的政治機(jī)要性和強(qiáng)，但這也往往是企事業(yè)單位檔案管理部門容易忽略的地方。檔案管理人員必須講政治，因?yàn)樗麄冎苯庸芾碇h和國(guó)家、單位的重要機(jī)密，沒有一定的政治覺悟和工作責(zé)任感是無(wú)法做好檔案保密和管理工作的。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員掌握檔案信息的方式更加靈活，而檔案信息的泄露途徑更加多樣，一旦由于檔案管理人員工作疏忽或者口不把門，有意或者無(wú)意造成檔案信息的泄露，將可能會(huì)給國(guó)家、單位或相關(guān)關(guān)系人帶來(lái)不可估量的傷害或損失，也會(huì)是單位相關(guān)工作變得被動(dòng)。因此，政治素質(zhì)是信息化背景下檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的首要素質(zhì)。
（二）專業(yè)素質(zhì)
信息化時(shí)代的到來(lái)簡(jiǎn)化了檔案管理的程序和內(nèi)容，一些原本需要人工處理的管理項(xiàng)目交由網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)處置，大大減輕了人工的投入，也提高了檔案管理的效能。因而有些檔案管理人員出錯(cuò)誤的認(rèn)為，現(xiàn)在的工作都交由電腦去做，自己不需要再想過(guò)去那樣掌握檔案的收集、編排、歸檔、存放等工作，也日漸疏忽了專業(yè)技能尤其是基礎(chǔ)性的理論知識(shí)和專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，這種想法是萬(wàn)不可取的。相反，信息化背景下的檔案管理人員需要進(jìn)一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)，不僅需要掌握傳統(tǒng)的檔案編排管理的方式方法，還應(yīng)當(dāng)掌握一些網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的檔案信息管理新手段、新辦法，只有如此，才能更好地適應(yīng)信息化時(shí)代給檔案管理工作提出的新要求和新挑戰(zhàn)。
（三）信息化素質(zhì)
檔案管理信息化要求檔案管理人員除具備一定的檔案管理基礎(chǔ)理論與方法外，還應(yīng)當(dāng)具備較高的計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息化操作水平，只有這樣才能順利的適應(yīng)檔案信息化管理的要求，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)，因此，檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的信息化素質(zhì)尤為重要。具體來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)當(dāng)掌握基本的檔案管理信息化理論和知識(shí)，知曉信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要求和操作規(guī)程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，在正確使用、熟練掌握的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)具備一定的技術(shù)創(chuàng)新能力。由于各個(gè)單位的檔案管理情況不同，檔案使用的要求也不盡相同，在檔案管理的過(guò)程中，檔案管理人員可能會(huì)遇到很多新的問(wèn)題，面臨很多新的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理人員善于闡發(fā)思想、重組知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)的尋找解決問(wèn)題的方法和途徑，以便更好地做好檔案的管理和使用工作。
（四）道德素質(zhì)
由于檔案管理部門長(zhǎng)期處在局限性和封閉性的環(huán)境中，與外部接觸有限，直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的機(jī)會(huì)很少，因而很容易被單位領(lǐng)導(dǎo)忽視。因此，需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，使其樹立堅(jiān)定的理想信念和良好的職業(yè)道德。這是單位實(shí)施人才競(jìng)爭(zhēng)、增強(qiáng)單位活力的客觀要求，但也往往造成檔案管理人員的不滿，因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注這一問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)并理解檔案管理人員的苦衷，在政策上給予一定的優(yōu)惠，而作為檔案管理人員，也應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)這一客觀事實(shí)，提高自身的道德素質(zhì)，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感繼續(xù)做好檔案管理工作，發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)精神，不計(jì)較個(gè)人得失。只有這樣，才能更好地提高自我，爭(zhēng)取更大的進(jìn)步。
一、中專學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實(shí)際的發(fā)展情況來(lái)看，其自身存在以下幾個(gè)方面的特征：
（一）工作過(guò)量
立足于中專學(xué)校自身發(fā)展的需求來(lái)看，每年都會(huì)有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動(dòng)的單位以千萬(wàn)進(jìn)行衡量;同時(shí)，會(huì)出現(xiàn)部分學(xué)生選擇出國(guó)留學(xué)，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動(dòng)，以及相應(yīng)的維護(hù)、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財(cái)力，導(dǎo)致了檔案管理的工作過(guò)量。
（二）信息化水平過(guò)低
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應(yīng)的提高?？茖W(xué)技術(shù)的便捷性、有效性，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無(wú)法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學(xué)校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足學(xué)校的需求。目前，中專學(xué)校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無(wú)法發(fā)揮它的作用性。
（三）變動(dòng)量過(guò)于頻繁
中專學(xué)校每一年都會(huì)有大量的學(xué)生畢業(yè)或是入學(xué)，就這樣的情況來(lái)看，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過(guò)于頻繁。
這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。
二、電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校檔案管理中的有效措施
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性
第一，提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性;第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理
電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
【關(guān)鍵詞】檔案；電子檔案；問(wèn)題；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）09-0046-01
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理方式的創(chuàng)新與變革，其中電子檔案管理的出現(xiàn)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，表現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢(shì)與發(fā)展?jié)摿Α?/p>
一、我國(guó)電子檔案的管理模式
在我國(guó)電子檔案管理中，主要以機(jī)構(gòu)自行分散管理和檔案館集中管理兩種模式為主，主要采用雙套制電子檔案管理方式，也就是同時(shí)將電子與紙質(zhì)兩種檔案歸檔、保存、管理。
機(jī)構(gòu)自行分散管理的電子檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)在于能夠很好的保證電子檔案的完整性與可識(shí)性，同時(shí)還能減輕檔案館的資金與技術(shù)負(fù)擔(dān)，但該模式的缺點(diǎn)也是明顯的，即文件實(shí)體分散、部分有價(jià)值的檔案管理欠妥。
檔案館集中管理的電子檔案管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的集中管理，使檔案實(shí)體置于妥善的管理之下，能夠有效避免刪改、修改檔案的情況發(fā)生，有利于保障電子檔案的真實(shí)性與可靠性。
二、電子檔案管理存在的問(wèn)題
我國(guó)的檔案管理正在逐步走向數(shù)字化、現(xiàn)代化，但在電子檔案管理的實(shí)踐中仍然發(fā)現(xiàn)了一些突出的問(wèn)題：
（一）電子檔案的“本來(lái)面目”極易改變
電子檔案管理實(shí)踐表明，電子檔案極易遭到破壞。首先，原始性難以保證。電子檔案在內(nèi)容上與形式上呈現(xiàn)相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，內(nèi)容易變，且無(wú)固定形式，加之電子檔案生成、傳輸、接受狀態(tài)完全一致，這便為電子檔案原始性的鑒定造成困難。
（二）電子檔案安全管理面臨隱患
當(dāng)前，電子檔案管理人員對(duì)于檔案的安全性并未引起足夠的重視，安全防范措施不到位。電子檔案以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，在電子信息的收發(fā)、保存、歸檔過(guò)程中面臨著病毒感染、被盜、泄密、偽造、篡改等一系列風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，由于電子檔案更易被修改、覆蓋，原稿易被破壞，以致電子檔案利用時(shí)面臨著諸多安全隱患。
（三）檔案管理軟件研發(fā)明顯滯后
與信息技術(shù)迅速發(fā)展相比，電子檔案管理軟件的研發(fā)明顯滯后，無(wú)法充分滿足電子檔案管理、查閱、利用、傳輸?shù)榷喾矫嬉?。同時(shí)，由于各地區(qū)發(fā)展存在差異，重視程度又多有不同，以致電子檔案管理系統(tǒng)多有不同，對(duì)電子檔案的全國(guó)聯(lián)網(wǎng)構(gòu)成了制約。
（四）管理人員的管理水平參差不齊
當(dāng)前，我國(guó)電子檔案管理人員的管理水平梯度明顯，業(yè)務(wù)素質(zhì)差距較大，導(dǎo)致各電子檔案管理單位的管理現(xiàn)狀差距明顯。如部分單位將紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并將電子檔案掛接入檔案專用服務(wù)器并與系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)連接，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案全文搜索及一體化管理，但有的單位目前仍然停留在將發(fā)文時(shí)的電子版底稿保存或只是部分實(shí)現(xiàn)檔案目錄管理。
三、完善電子檔案管理的策略
電子檔案將越來(lái)越成為未來(lái)檔案管理的主要形式，而這一趨勢(shì)的推進(jìn)還需要采取積極的策略加以完善。
（一）改進(jìn)技術(shù)手段保持電子檔案的“本來(lái)面目”
電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性難以保證，就失去了電子檔案應(yīng)有的價(jià)值，因此就需要通過(guò)改進(jìn)技術(shù)手段加以避免：
首先，采集背景信息和元數(shù)據(jù)。形成電子檔案的同時(shí)，應(yīng)利用先進(jìn)技術(shù)采集描述電子檔案的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，旨在為未來(lái)檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性及完整性提供依據(jù)。
（二）完善電子檔案的安全體系
在電子檔案管理中，如何保障其安全性是至關(guān)重要的，這也是電子檔案管理中較為常見的問(wèn)題，因此，應(yīng)強(qiáng)化電子檔案的安全體系建設(shè)：
首先，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。為有效克服網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全隱患，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)建設(shè)，保證即使出現(xiàn)安全性事故也能有效恢復(fù)關(guān)鍵、重要信息數(shù)據(jù)。
其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。可以通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令、限制訪問(wèn)以及安裝病毒防殺軟件防止病毒和黑客的惡意破壞。
再次，針對(duì)重要文件施用“雙重“歸檔法。鑒于電子文件載體及信息技術(shù)的易修改性，為保障數(shù)據(jù)安全，可以將之制成硬拷貝存檔。由于簽署和印章是文件生效的主要標(biāo)志，故而應(yīng)充分利用現(xiàn)代技術(shù)，以紙質(zhì)的形式將具有憑證作用和法律效力的文件保存下來(lái)。
（三）研發(fā)電子檔案管理軟件
因?yàn)殡娮訖n案管理工作具有特殊性，這就需要通過(guò)強(qiáng)大的軟件平臺(tái)開展工作。電子檔案管理軟件，應(yīng)當(dāng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，并且具備良好的兼容性，以適應(yīng)當(dāng)前以及未來(lái)一段時(shí)間電子檔案管理工作的需要。
（四）加強(qiáng)培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員
檔案管理員作為電子檔案管理的實(shí)施者，直接決定著檔案管理的成效。面對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的狀況，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理人員的培養(yǎng)、培訓(xùn)力度。
首先，提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。電子檔案的管理工作要求管理人員必須很好掌握處理和操作圖像、聲音等多媒體文件技術(shù)以及日常電子檔案維護(hù)工作。這就需要培訓(xùn)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，助其更好適應(yīng)電子檔案管理工作。
其次，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)。檔案管理人員在開展管理工作時(shí)，必須要具備強(qiáng)烈的安全意識(shí)和高度的工作責(zé)任感，以使其能夠真正履行自己的職責(zé)，而這都是需要在平時(shí)就要加強(qiáng)培養(yǎng)的。
總之，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前電子檔案管理工作面臨的問(wèn)題，并及時(shí)采取有效的解決方案，不斷提升電子檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)：
事業(yè)單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷的優(yōu)勢(shì)，保證對(duì)時(shí)展的滿足，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，才能實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理工作的良好開展，進(jìn)而為事業(yè)單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在闡述事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵以及要求下，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理中存在的弊端進(jìn)行分析，隨后提出相應(yīng)的解決辦法。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；檔案管理；信息化；現(xiàn)代化
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作需要走上信息化和時(shí)代化的道路。目前，中國(guó)的事業(yè)單位均面臨著深化改革的重要任務(wù)，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講是必然的，因此事業(yè)單位中的檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行及時(shí)更新，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的電子和現(xiàn)代化。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化的優(yōu)勢(shì)和特征
檔案對(duì)事業(yè)單位的全部日常工作實(shí)現(xiàn)了詳細(xì)的記錄，可以有效提升事業(yè)單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進(jìn)一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)推進(jìn)，則代表著檔案管理的水平將會(huì)出現(xiàn)極大的進(jìn)步。檔案管理將脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對(duì)檔案信息進(jìn)行接受和存儲(chǔ)，很好的避免了物理空間的占據(jù)。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統(tǒng)檔案對(duì)比會(huì)更加便利和快捷。電子檔案隨時(shí)都能夠從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，為工作所服務(wù)。并且在信息的選擇上，只需要將相應(yīng)的功能健進(jìn)行點(diǎn)擊就能夠?qū)Υ笈康臄?shù)據(jù)進(jìn)行處理，且具有準(zhǔn)確無(wú)誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數(shù)據(jù)，則可以隨時(shí)進(jìn)行，但是紙質(zhì)檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統(tǒng)檔案無(wú)法滿足快速的社會(huì)發(fā)展需要。
2我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的現(xiàn)狀和缺陷
我國(guó)當(dāng)前的檔案管理辦法比較傳統(tǒng)，其中存在較多的弊端和不足。首先是規(guī)范化的問(wèn)題，我國(guó)當(dāng)前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式存在嚴(yán)重的不規(guī)范性。具體的表現(xiàn)方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識(shí)不到檔案信息的重要性和機(jī)密性，在管理中大手大腳，將檔案實(shí)行隨意的處理，導(dǎo)致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會(huì)將檔案進(jìn)行上傳，對(duì)檔案信息的規(guī)范管理和重要數(shù)據(jù)的備份管理技能掌握不足，極易導(dǎo)致電子設(shè)備在出現(xiàn)故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設(shè)備在出現(xiàn)遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國(guó)家和事業(yè)單位的難以避免的損失。對(duì)此提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和個(gè)人素質(zhì)十分重要，要保證對(duì)檔案管理的工作人員實(shí)施培訓(xùn)和教育，保證其可以對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，保持高度警覺，避免出現(xiàn)檔案丟失或是遺漏等情況。上述內(nèi)容中涉及的電子檔案安全性問(wèn)題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術(shù)問(wèn)題所導(dǎo)致的。有的事業(yè)單位缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想，對(duì)老化的電子存儲(chǔ)設(shè)備沒有實(shí)現(xiàn)及時(shí)的更換，導(dǎo)致了存儲(chǔ)在其中的電子檔案的損壞和故障的發(fā)生。有的事業(yè)單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理數(shù)據(jù)處理的效率。此外，計(jì)算機(jī)的軟件未進(jìn)行及時(shí)更新，造成檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)不同的錯(cuò)誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業(yè)單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強(qiáng)化和提升事業(yè)單位檔案管理人員的管理安全意識(shí)，對(duì)電子存儲(chǔ)的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩(wěn)定實(shí)施。
3全面實(shí)現(xiàn)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的方式
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展中，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸變得普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，因此需要在本質(zhì)上實(shí)施改變，事業(yè)單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經(jīng)之路，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。
3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)
3.1.1建立并健全管理制度。事業(yè)單位在自身的改革中，實(shí)現(xiàn)了管理水平和手段的相應(yīng)提升，但是事業(yè)單位在實(shí)行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業(yè)單位工作人員的明確自己的具體工作任務(wù)，盡職盡責(zé)的完成檔案管理工作。
3.1.2加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)的力度。加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)的力度，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化設(shè)備地進(jìn)行檔案的管理與存儲(chǔ)，并能利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案查詢、管理相統(tǒng)一，充分提高檔案工作效率。
3.1.3事業(yè)單位檔案管理人員要進(jìn)行定期考核。實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的定期考核，保證相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的充分了解，并實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。[3]
3.2通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的庫(kù)房實(shí)現(xiàn)管理
借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案內(nèi)的資料實(shí)施管理，是檔案管理現(xiàn)代化和電子化的重要途徑。在基層事業(yè)單位管理制度的逐漸完善中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)庫(kù)房資料實(shí)行管理。這樣會(huì)為工作人員對(duì)檔案保存期間的全方位管理帶來(lái)極大的便利，保證資料庫(kù)房安全性的全面提升。
3.3實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化
計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了普及，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)手寫錄入和查詢檔案方法轉(zhuǎn)為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進(jìn)款的對(duì)檔案的內(nèi)容展開整理，并在隨后實(shí)施錄入，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料內(nèi)容的統(tǒng)一保存。在電子錄入信息的過(guò)程中，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時(shí)還能為檔案資料的查詢帶來(lái)極大的便利。
3.4構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理的現(xiàn)代化和電子化在轉(zhuǎn)型過(guò)程中，一定要充分形成專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這樣既能方面事業(yè)單位中的管理人員對(duì)檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向?qū)I(yè)化和網(wǎng)絡(luò)化道路。在科技化時(shí)代的發(fā)展下，任何科技管理技術(shù)都實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)發(fā)展。
3.5確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備使用管理起來(lái)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障、丟失、被盜將對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)造成毀滅性的損失。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為重點(diǎn)作務(wù)，要高度重視。
3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)安全教育，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案信息安全的重要性，同時(shí)要讓他們學(xué)會(huì)如何使用與保戶電子信息設(shè)備，學(xué)會(huì)處理分析數(shù)據(jù)，維護(hù)檔案信息等方面的知識(shí)。
3.5.2要及時(shí)更新備份電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備。隨著電子科技水平的發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新與備份，應(yīng)用與最新電腦設(shè)備相匹配的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，防止因設(shè)備更新不及時(shí)而丟失檔案現(xiàn)象發(fā)生。這就要求檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作的投入力度，及時(shí)改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，以保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整保存。
4結(jié)論
基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化是時(shí)展的需求，是社會(huì)進(jìn)步的需要。因此在未來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理的現(xiàn)代化和電子化是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位改革和管理的主要任務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的建立和健全，運(yùn)用高科技手段武裝紫衫，強(qiáng)化對(duì)管理人員的培訓(xùn)和教育，保證事業(yè)單位檔案管理符合現(xiàn)代化和電子化的要求，為其更好的使用社會(huì)發(fā)展做出充分保證。
參考文獻(xiàn)
[1]朱藝.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].中國(guó)市場(chǎng),2015,28:126+139.
雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，也會(huì)降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時(shí)，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過(guò)與企業(yè)各個(gè)部門的管理者和檔案管理工作人員召開會(huì)議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對(duì)性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識(shí)別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識(shí)別代碼型發(fā)展，機(jī)器識(shí)別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時(shí)，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲(chǔ)和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過(guò)利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來(lái)隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢(shì)下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；利用
1 電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過(guò)程中的權(quán)威性。當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸
通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2 加強(qiáng)電子檔案管理的意義
2.1 加強(qiáng)電子檔案管理，可以節(jié)省人力物力
為夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理，堅(jiān)持嚴(yán)把“四關(guān)”：第一，嚴(yán)把資料形成關(guān)。認(rèn)真規(guī)范公文處理、業(yè)務(wù)辦理、行政執(zhí)法等各項(xiàng)工作程序，嚴(yán)格按照檔案管理的要求把關(guān)，嚴(yán)格程序控制，加強(qiáng)質(zhì)量管理，從源頭上保證歸檔材料質(zhì)量的嚴(yán)肅性。第二，嚴(yán)把資料收集關(guān)。第三，嚴(yán)把檔案整理關(guān)。對(duì)當(dāng)年的檔案資料，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導(dǎo)、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴(yán)把檔案管理關(guān)。檔案室實(shí)行專人負(fù)責(zé)，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實(shí)行臺(tái)帳管理，嚴(yán)格實(shí)行保密規(guī)定，確保檔案安全性。
2.2 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
3.1 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
為夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理，堅(jiān)持嚴(yán)把“四關(guān)”：第一，嚴(yán)把資料形成關(guān)。認(rèn)真規(guī)范公文處理、業(yè)務(wù)辦理、行政執(zhí)法等各項(xiàng)工作程序，嚴(yán)格按照檔案管理的要求把關(guān)，嚴(yán)格程序控制，加強(qiáng)質(zhì)量管理，從源頭上保證歸檔材料質(zhì)量的嚴(yán)肅性。第二，嚴(yán)把資料收集關(guān)。第三，嚴(yán)把檔案整理關(guān)。對(duì)當(dāng)年的檔案資料，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導(dǎo)、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴(yán)把檔案管理關(guān)。檔案室實(shí)行專人負(fù)責(zé)，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實(shí)行臺(tái)帳管理，嚴(yán)格實(shí)行保密規(guī)定，確保檔案安全性。
3.2 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
