時間：2023-05-30 10:57:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案分類管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：本科教學(xué)評估 教學(xué)檔案 分類管理
本科教學(xué)工作水平評估根據(jù)一定的指標(biāo)體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上對高校辦學(xué)條件和教育教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行客觀評價。高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準(zhǔn)確、真實地反映教學(xué)管理的全過程，揭示教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。雖然教學(xué)檔案在評估指標(biāo)體系中沒有單獨設(shè)立項目，但是評估指標(biāo)體系中的大多數(shù)指標(biāo)和觀測點都是以教學(xué)檔案為依據(jù)的，如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、試卷、成績、畢業(yè)論文等都是評估材料的重要依據(jù)。實踐證明，教學(xué)評估與教學(xué)檔案建設(shè)相輔相成、相互促進(jìn)，教學(xué)檔案是教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時教學(xué)評估又能促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，提升教學(xué)檔案的價值和地位，教學(xué)評估工作為提升教學(xué)檔案建設(shè)水平帶來了新的契機(jī)。然而教學(xué)檔案材料具有內(nèi)容豐富、類別復(fù)雜、涉及面廣的特點，這就使得教學(xué)檔案的詳細(xì)分類十分困難。如何根據(jù)教育教學(xué)規(guī)律建立行之有效的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是教學(xué)管理人員面臨的一個重要問題。
一、本科教學(xué)評估方案與高校教學(xué)檔案。
(一)本科教學(xué)評估方案與高校教學(xué)檔案的關(guān)系。
在高校教學(xué)水平評估方案中，一級指標(biāo)有七項，其中與教學(xué)檔案明顯相關(guān)的指標(biāo)占了三項，分別是：
1 專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革。包括專業(yè)、課程與實踐教學(xué)三個方面。這部分內(nèi)容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業(yè)的總體布局與結(jié)構(gòu)是否合理。專業(yè)的設(shè)置是否適應(yīng)社會的需要；改革教學(xué)方法與手段的效果：實踐教學(xué)內(nèi)容的科學(xué)性和取得的效果等。
2 教學(xué)管理。包括管理隊伍與質(zhì)量監(jiān)控兩個二級指標(biāo)。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質(zhì)量監(jiān)控部分主要就是觀測教學(xué)規(guī)章制度的建設(shè)與執(zhí)行、各主要教學(xué)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控。
3 教學(xué)效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會聲譽、就業(yè)七個二級指標(biāo)。主要觀測學(xué)生基本理論與技能的實際水平、學(xué)生創(chuàng)新精神與實踐能力、論文質(zhì)量、學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及多個檔案體系，教學(xué)檔案是其中主要一個材料來源。
(二)本科教學(xué)評估體系下教學(xué)檔案的細(xì)化。
對照本科教學(xué)評估指標(biāo)體系中關(guān)于教學(xué)檔案的指標(biāo)，筆者根據(jù)實際工作情況，將院系教學(xué)檔案細(xì)化為如下四個方面。
1 基本教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)評估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革的部分指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程安排、教師授課計劃書、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學(xué)評估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和教學(xué)效果指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括學(xué)籍管理、調(diào)課管理、學(xué)期各類教學(xué)總結(jié)、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學(xué)評估方案中專業(yè)建設(shè)與家偶爾改革的部分指標(biāo)和教學(xué)效果兩個指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案包括理論課程排課管理、教學(xué)改革、教材管理、實踐教學(xué)管理、畢業(yè)論文管理。
4 教學(xué)質(zhì)量管理文件：涵蓋教學(xué)評估方案中專教學(xué)效果及教學(xué)管理兩個指標(biāo)。對應(yīng)的教學(xué)檔案包括包括教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、各類成績管理。
二、本科教學(xué)評估下的“高校院系教學(xué)檔案分類管理”運行機(jī)制研究
(一)教學(xué)檔案分類管理的原則。
1 真實性原則。教學(xué)檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進(jìn)行分類，科學(xué)選擇分類方法，合理設(shè)置分類項目，從而使教學(xué)檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學(xué)活動的本來面目。這是教學(xué)檔案分類管理的首要原則。
2 系統(tǒng)性原則。由于教學(xué)檔案是在處理教與學(xué)的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關(guān)系錯綜復(fù)雜，因此，在進(jìn)行教學(xué)檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性和縱橫關(guān)系的明確性。如我們在對教學(xué)檔案進(jìn)行分類時縱向可以根據(jù)學(xué)年進(jìn)行分類，橫向可以按照檔案職能進(jìn)行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而不能第一次以學(xué)年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學(xué)年橫向分類。這是教學(xué)檔案分類管理的根本性原則。
3 實用性原則。也是教學(xué)檔案分類管理的終極目標(biāo)。教學(xué)檔案是為教育教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學(xué)檔案進(jìn)行分類時就必須考慮其實用性。如根據(jù)學(xué)年進(jìn)行教學(xué)檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進(jìn)行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學(xué)檔案分類管理的一般方法。
在教學(xué)檔案分類管理的原則指引下，筆者認(rèn)為可以采用如下方法對教學(xué)檔案進(jìn)行分類。
1 按教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類。教學(xué)檔案是一個復(fù)雜的整體，各種教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、成分、形式各不相同，各有特點。據(jù)此，筆者根據(jù)本科教學(xué)評估方案，具體分析教學(xué)檔案的構(gòu)成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類的方法。按照教學(xué)檔案職能進(jìn)行分類就是在本科教學(xué)評估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個方面。
2 按學(xué)年――學(xué)期進(jìn)行分類。在高校實行學(xué)年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀(jì)大學(xué)的初建階段，就實行學(xué)年制的分科教學(xué)制度。我國高校經(jīng)歷了學(xué)分制―學(xué)年制一學(xué)年學(xué)分制這樣一個過程。目前高校多數(shù)實行學(xué)年學(xué)分制這樣一種教學(xué)管理制度。它保留了學(xué)年制的整齊劃一等特點，為教學(xué)檔案按照年度進(jìn)行分類提供了依據(jù)。按學(xué)年分類即意味著按學(xué)期分類，按學(xué)期分類其實是按學(xué)年分類的細(xì)化。現(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學(xué)年都要分為兩個學(xué)期，相應(yīng)的教學(xué)檔案就可以在學(xué)年之下再根據(jù)不同的學(xué)期進(jìn)行分類。
(三)本科教學(xué)評估下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學(xué)評估與教學(xué)檔案的關(guān)系后，秉著教學(xué)檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”。
首先，根據(jù)筆者提出的職能分工的要求，將本科教學(xué)評估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學(xué)文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件)、4(教學(xué)質(zhì)量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學(xué)計劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績管理)。
稅收征管是稅務(wù)機(jī)關(guān)依據(jù)國家稅法規(guī)定,為保證納稅人正確履行納稅義務(wù),在征納過程中所進(jìn)行的組織、服務(wù)、監(jiān)督、檢查等一系列工作的總稱,是整個稅務(wù)管理活動的核心部分。實踐證明，嚴(yán)密科學(xué)的稅收征管體系,對于實現(xiàn)稅收的分配、監(jiān)督和調(diào)節(jié)職能，對于維護(hù)稅法的嚴(yán)肅性具有重要的意義。但當(dāng)前在我國的稅收征管方面還存在問題，亟需完善。本文將根據(jù)我國稅收征管方面存在的問題，提出加強(qiáng)稅收征管的建議。
一、當(dāng)前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收，發(fā)揮稅收的職能作用，國家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個方面的問題：
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對納稅人的管理和監(jiān)控；二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強(qiáng)調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過程運轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運用計算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強(qiáng),不能按規(guī)定及時、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計算機(jī)不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對新的征管模式認(rèn)識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的abc管理；二是各單位沒有結(jié)合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好；三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準(zhǔn),這有計算機(jī)軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進(jìn)行處理的問題。三是申報準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營和財務(wù)狀況,不能對其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當(dāng)前加強(qiáng)我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會主義公有制為主體,多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度的建立,納稅人的經(jīng)濟(jì)類型、經(jīng)營方式、組織方式日趨復(fù)雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進(jìn)行監(jiān)控是稅收征管的基礎(chǔ),只有打牢這個基礎(chǔ),才能真正提高征管質(zhì)量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復(fù)雜性和納稅申報方式多樣化的實際設(shè)立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經(jīng)營情況、經(jīng)營方式、核算方式和稅源變化基礎(chǔ)的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應(yīng)從各個方面加強(qiáng)管理,包括將所有納稅戶納入稅務(wù)登記的范圍內(nèi),對納稅戶納稅申報表、財務(wù)會計報表、發(fā)票領(lǐng)用存表等相關(guān)資料進(jìn)行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調(diào)查工作,切實掌握納稅戶的稅務(wù)登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產(chǎn)經(jīng)營情況、納稅情況、減免緩?fù)饲闆r、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準(zhǔn)確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應(yīng)該把抓好分類管理的落實作為加強(qiáng)征管的突破口。落實分類管理應(yīng)做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識。各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大稅務(wù)干部要把推行分類管理看作是加強(qiáng)征管的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認(rèn)識分類管理的含義及其內(nèi)容。(2)結(jié)合實際,因地制宜進(jìn)行分類管理,以簽訂責(zé)任書的形式,把職責(zé)明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質(zhì)量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機(jī)結(jié)合進(jìn)行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
第二,完善稅收征管的考核。分類管理實行后,其征管質(zhì)量和效率能否得到提高,還要通過考核才能證明。建立和完善考核機(jī)制,實行獎懲分明是推動分類管理,提高征管質(zhì)量和效率的最大動力。因此,各單位應(yīng)根據(jù)《稅收征收分類管理辦法》和《稅收征收分類管理質(zhì)量考核辦法》,結(jié)合本單位實際,建立相應(yīng)的監(jiān)督制約機(jī)制,即建立監(jiān)督和考核機(jī)構(gòu),制定切實可行的管理考核辦法、制度、施及量化標(biāo)準(zhǔn),保證管理落到實處,保證征管質(zhì)量和效率真正得到提高。
第三,提高征管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實行分類管理要求管理人員必須具備較高的業(yè)務(wù)能力,職責(zé)分解到人,落實到戶后業(yè)務(wù)能力就是質(zhì)量和效率的保證。因此,必須加強(qiáng)征管業(yè)務(wù)的培訓(xùn),努力提高稅務(wù)人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì),才能規(guī)范征管行為,提高征管質(zhì)量和效率。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關(guān)注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。
1 學(xué)校檔案分類中存在的問題
在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設(shè)。
2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認(rèn)識。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動服務(wù)的觀念價值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強(qiáng)檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進(jìn)行價值考慮，全面預(yù)測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財力和義務(wù)。
2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進(jìn)行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關(guān)聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時，其類目設(shè)置不宜過細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法
3.1 應(yīng)用計算機(jī)信息檔案管理技術(shù)
計算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進(jìn)行實體檔案管理
學(xué)校在進(jìn)行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應(yīng)該單獨進(jìn)行分類。
關(guān)鍵詞：電大；教學(xué)檔案；建設(shè)；管理
電大的中心工作是教學(xué)工作，教學(xué)檔案建設(shè)工作是實施教學(xué)的重要基礎(chǔ)性工作。在教學(xué)活動中形成的教學(xué)檔案，是記述和反映學(xué)校教學(xué)管理及其活動的具有保存價值的載體材料，是衡量教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。近年來，陽江電大結(jié)合總結(jié)性評估，開展了教學(xué)檔案建設(shè)工作，取得了初步成績，基本建成了規(guī)范的教學(xué)檔案體系，對教學(xué)工作起到了規(guī)范和促進(jìn)作用。
一、明確教學(xué)檔案建設(shè)的作用和范圍
（一）電大教學(xué)檔案建設(shè)的作用
1.教學(xué)檔案是規(guī)范教學(xué)管理的必要形式。教學(xué)檔案在教學(xué)管理中起著最基礎(chǔ)、最直接的作用，它能夠完整、準(zhǔn)確、客觀地反映教學(xué)管理的全過程。教學(xué)檔案既是學(xué)校前一階段教學(xué)過程的終點，也是后一階段教學(xué)工作的起點。學(xué)校的核心工作是教學(xué)，以往的教學(xué)工作只能是以教學(xué)檔案的形式展現(xiàn)出來，如果一個學(xué)校沒有規(guī)范的教學(xué)檔案，這個學(xué)校就沒有了自己的歷史，就無法體現(xiàn)出這個學(xué)校的發(fā)展軌跡。所以，教學(xué)檔案管理工作也就成為學(xué)校積累教學(xué)管理經(jīng)驗，實行正確有效的教學(xué)管理的重要手段。
2.教學(xué)檔案是實施教學(xué)的重要依據(jù)。電大依托社會資源辦學(xué)，尤其是師資力量的不足決定著電大必須聘任大量的兼職教師，對兼職教師教學(xué)工作的指導(dǎo)，最權(quán)威的莫過于完整的課程教學(xué)檔案。通過課程教學(xué)檔案，教師（特別是新教師和兼職教師）可以了解該課程的教學(xué)要求及各種教學(xué)資源使用要求，從而有針對性的備課、授課。
3.教學(xué)檔案是對教師辛勤工作的真實記載。教師的教學(xué)成果應(yīng)以教學(xué)檔案的形式予以記錄和保存，教師的教學(xué)檔案是教師成長的軌跡，是教師辛勤工作的記錄，同時也是教師在職稱晉升、提拔等方面的原始材料。
4.教學(xué)檔案為教學(xué)評估提供了真實的憑據(jù)。在電大系統(tǒng)的中期評估、總結(jié)性評估中，學(xué)校要向評估專家組提供相關(guān)的背景材料。實際上，相關(guān)的背景材料主要來源于教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是在教學(xué)工作過程中產(chǎn)生的，是學(xué)校教學(xué)工作自然、真實的反映。專家組通過對教學(xué)檔案的查閱，迅速地對學(xué)校的教學(xué)計劃及完成情況、課程設(shè)置、科研成果以及學(xué)生成績等內(nèi)容進(jìn)行定量分析和準(zhǔn)確判斷，依據(jù)教學(xué)評估體系對學(xué)校的各項工作給予客觀評價。因此，教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性對于教學(xué)評估結(jié)果的作用往往是直接而重要的，是教學(xué)評估工作的重要依據(jù)。
（二）電大教學(xué)檔案的范圍
教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、計算機(jī)和軟件等不同載體的文件材料的總和。作為由中央到地方的系統(tǒng)辦學(xué)單位，電大的教學(xué)檔案種類多而分散。地方電大所界定的教學(xué)檔案材料包括：（1）綜合性教學(xué)文件材料；（2）專業(yè)和課程教學(xué)文件材料；（3）實踐環(huán)節(jié)教學(xué)方面的材料；（4）課堂教學(xué)材料；（5）課程考試材料；（6）教研活動和教學(xué)檢查材料。
二、多措并舉開展教學(xué)檔案建設(shè)
（一）加強(qiáng)宣傳教育，提高認(rèn)識
學(xué)校的教學(xué)檔案建設(shè)是一項重要的教學(xué)管理的基礎(chǔ)性工作，教學(xué)檔案管理水平也直接反映出學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)過程管理的水平。所以，學(xué)校的教學(xué)檔案建設(shè)必須常抓不懈，不斷學(xué)習(xí)、不斷加強(qiáng)、不斷完善。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不僅要對此有高度的認(rèn)識，學(xué)校的教學(xué)管理人員和全體教師也要對此有充分的認(rèn)識，只有這樣，才能上下一心，才能把教學(xué)檔案建設(shè)工作變成自己自覺和日常的行為，才能從思想上保證教學(xué)檔案建設(shè)工作的落實。
（二）建章立制，規(guī)范過程
陽江電大相繼出臺了多個文件，指導(dǎo)教學(xué)檔案建設(shè)工作的開展。如：以《陽江市廣播電視大學(xué)教學(xué)檔案建檔規(guī)定（試行）》，指導(dǎo)本校開展教學(xué)檔案建設(shè)工作；以《陽江市教學(xué)檔案管理細(xì)則》，對教學(xué)檔案的管理提出了具體的要求。同時，實行多措并舉：（1）明確相關(guān)部門工作職責(zé)；（2）加強(qiáng)建檔工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理；（3）落實各種教學(xué)材料的歸檔工作；（4）統(tǒng)一立卷歸檔，實行統(tǒng)一管理；（5）強(qiáng)化系統(tǒng)管理功能。
（三）分類管理、充實內(nèi)涵
電大教學(xué)檔案的范圍大、涉及面廣，實施分類管理方能起到綱舉目張的作用。陽江點大在教學(xué)檔案材料的分類管理上進(jìn)行了探索，目前已經(jīng)實施分類建立、分類管理的教學(xué)檔案主要有以下幾類：（1）綜合性教學(xué)文件類；（2）教學(xué)計劃及課程資源類；（3）實踐環(huán)節(jié)教學(xué)類；（4）教學(xué)過程運行及監(jiān)控類；（5）教學(xué)管理工作類；（6）教研活動和培訓(xùn)進(jìn)修類。
三、開展教學(xué)檔案建設(shè)的作用
（一）強(qiáng)化過程管理意識，開創(chuàng)地方電大教學(xué)檔案工作新局面
作為提高教學(xué)管理質(zhì)量的重要一環(huán)，陽江電大在全校范圍內(nèi)提出規(guī)范教學(xué)檔案建設(shè)的要求，受到重視。全校各科室通過互相學(xué)習(xí)、交流，提出意見，積極開展工作。由分管校長帶隊，組織有各科室人員和專業(yè)責(zé)任教師參加的學(xué)習(xí)考察小組，專門到省電大和兄弟院校學(xué)習(xí)交流教學(xué)檔案的建設(shè)工作。返校后，對本校的教學(xué)檔案建設(shè)做出了具體安排，有計劃、有步驟地開展建檔工作。
（二）促進(jìn)了教學(xué)檔案管理體系的建設(shè)
結(jié)合課程教學(xué)檔案建設(shè)工作，學(xué)校對現(xiàn)有課程教學(xué)資源檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，陽江電大為全部試點課程建立了較為規(guī)范的教學(xué)檔案。通過規(guī)范建檔，明確了教學(xué)檔案體系的內(nèi)容，有針對性、條理性地整理和編排了學(xué)校和相關(guān)部門的教學(xué)檔案，使檔案得到合理利用，并從中提煉出優(yōu)秀的教學(xué)經(jīng)驗、管理辦法，指導(dǎo)教學(xué)工作，提高檔案的管理質(zhì)量和檔案的利用率。例如：在綜合文件類、教學(xué)計劃及課程資源類、教學(xué)過程運行及監(jiān)控類等材料的建檔工作上，結(jié)合電大的教學(xué)特點，在建檔內(nèi)容的確定、增補(bǔ)材料的要求等方面進(jìn)行了有效的實踐。
（三）提高了教學(xué)過程管理的質(zhì)量
開展教學(xué)檔案的建設(shè)，可以隨時補(bǔ)充、查閱相關(guān)的文件、材料，發(fā)現(xiàn)和監(jiān)控教學(xué)過程工作中的情況和問題，及時研究、制定和實施解決對策。如對全部專業(yè)集中實踐環(huán)節(jié)材料的建檔，及時對比、分析各專業(yè)的集中實踐環(huán)節(jié)開展情況，介紹好的做法和經(jīng)驗，對存在問題提出整改意見。
四、存在的問題及思考
（一）實現(xiàn)對教學(xué)檔案工作的制度化、規(guī)范化管理，是做好教學(xué)檔案管理的保證
目前教學(xué)檔案材料收集難、不齊全的主要原因是相關(guān)人員的檔案意識不強(qiáng)，對教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識不足，在教學(xué)活動中注意形成和積累檔案材料的自覺性還有待加強(qiáng)。對此，除加強(qiáng)對相關(guān)人員的檔案宣傳、檔案法制教育外，應(yīng)進(jìn)一步建立健全學(xué)校檔案工作的各項規(guī)章制度，用制度管人，以制度理事，來避免和減少許多復(fù)雜因素的干擾，提高教學(xué)檔案材料收集、立卷歸檔的質(zhì)量和效率。
（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案的檢查、總結(jié)、驗收、評比工作
檔案建設(shè)是一項長期工作，需要持之以恒。電大的教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，教學(xué)檔案建設(shè)需要教師、教學(xué)教務(wù)管理人員的積極參與和支持，提供素材。其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和工作責(zé)任心的強(qiáng)弱，直接體現(xiàn)在教學(xué)檔案建設(shè)的完整性和科學(xué)性上。因此，如何規(guī)范和評價工作的質(zhì)量，是廣東電大正在思考并謀求解決的一個問題。學(xué)校計劃制定相關(guān)制度，如開展課程教學(xué)資源配置建檔工作的檢查和評比、優(yōu)秀教案的評比等，進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案的檢查、總結(jié)、驗收、評比工作。
（三）建立一個可操作、有可比性的教學(xué)檔案分類體系
陽江電大開展的教學(xué)檔案建設(shè)，對建檔材料的內(nèi)容范圍作了界定，但如何進(jìn)行分類管理還沒有一致的標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上影響了這項工作的橫向和縱向的對比。電大的教學(xué)工作又有別于普通高校，因此，如何在地方電大系統(tǒng)建立一個可操作、有可比性的教學(xué)檔案分類體系，是我們今后工作要繼續(xù)探索和解決的一個問題。
（四）加強(qiáng)教學(xué)檔案的動態(tài)管理，提高教學(xué)檔案管理信息化水平
關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理；管理措施
雖然現(xiàn)階段社會上的數(shù)據(jù)信息都已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成了數(shù)字信息，但是本身紙質(zhì)載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對于財務(wù)檔案，紙質(zhì)案卷的管理是極為重要的，需要企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員給予其足夠的重視。所有財務(wù)信息都是從財務(wù)檔案案卷當(dāng)中查閱而來的，因此在搜集財務(wù)信息時，應(yīng)保障信息的質(zhì)量，使所形成的財務(wù)檔案案卷十分準(zhǔn)確可靠，能夠為日后相關(guān)財務(wù)信息的查閱奠定良好的基礎(chǔ)。
1 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義
財務(wù)檔案能夠記錄企事業(yè)單位在運營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業(yè)單位的運營情況。財務(wù)檔案管理還能夠保障企事業(yè)單位活動的正常開展，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其具體表現(xiàn)如下。
（一）為企事業(yè)單位提供參考數(shù)據(jù)
企事業(yè)單位在開展任何活動時，都會產(chǎn)生各種財務(wù)數(shù)據(jù)，從而形成財務(wù)檔案。企事業(yè)單位中的相關(guān)管理人員需要對這些財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理，并對其進(jìn)行研究和分析，從而便于為企事業(yè)單位的日后運營提供參考[1]。現(xiàn)階段，所有企事業(yè)單位都向財務(wù)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理模式發(fā)展，提高了企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理水平。在這個發(fā)展過程中，財務(wù)檔案信息將會能夠為企事業(yè)單位提供真實的參考依據(jù)。企事業(yè)單位在做一些決策時，需要完全依靠財務(wù)檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發(fā)展。
（二）作為事件發(fā)生的事實依據(jù)
很多財務(wù)檔案都是企事業(yè)單位財務(wù)支出的憑證，有利于企事業(yè)單位的管理和運行。財務(wù)檔案管理工作與其他工作存在很大區(qū)別，其給企事業(yè)單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業(yè)單位運行過程中的很多地方都會起到至關(guān)重要的目的。財務(wù)檔案管理還能夠反應(yīng)企事業(yè)單位以往在財務(wù)方面的具體事實，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實的憑證[2]。
2 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題
（一）對財務(wù)檔案案卷的管理缺乏重視
財務(wù)檔案管理對于企事業(yè)的運營和發(fā)展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對其本身工作的不重視，導(dǎo)致對財務(wù)檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統(tǒng)觀念影響，將財務(wù)信息視為機(jī)密，將財務(wù)檔案資料封存起來，不對其進(jìn)行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對其進(jìn)行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對其進(jìn)行詳細(xì)的分類[3]。即使有一些企事業(yè)單位已經(jīng)對財務(wù)檔案案卷進(jìn)行了分類管理，但是其分類較為混亂，達(dá)不到理想的效果。上述情況的出現(xiàn)，究其根本原因還是源于管理人員對財務(wù)檔案案卷管理的不重視，從而給財務(wù)檔案管理帶來了很多問題。
（二）缺乏完善的財務(wù)檔案案卷管理制度
我國在檔案管理上已經(jīng)出臺了相關(guān)法律，但是其具體實施來看，企事業(yè)單位的工作人員對這些法律的遵守意識較差，導(dǎo)致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實際意義。很多企事業(yè)單位高層管理人員甚至認(rèn)為財務(wù)工作只是簡單的記賬、結(jié)算等，沒有意識到財務(wù)檔案案卷對財務(wù)工作的重要性，因此沒有按照國際的規(guī)定進(jìn)行財務(wù)檔案管理工作，這在一定程度上嚴(yán)重阻礙了財務(wù)檔案管理的發(fā)展。隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，很多企事業(yè)單位意識到了財務(wù)檔案管理的重要性，也按照我國相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行財務(wù)檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統(tǒng)一的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理難以順利完成。
（三）財務(wù)檔案的安全問題
財務(wù)檔案中記錄了一個企業(yè)和單位從建立之初到今的所有財務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息對于企業(yè)和單位來說具有重要的意義，所以應(yīng)嚴(yán)格保密財務(wù)數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)財務(wù)信息外泄的情況[4]。很多企事業(yè)單位雖然設(shè)置對財務(wù)檔案的查閱權(quán)限，避免所有人都能夠查閱財務(wù)檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴(yán)格堅守相關(guān)規(guī)定，使企事業(yè)單位中的很多工作人員都能夠查閱財務(wù)信息，這將會給企事業(yè)單位帶來很嚴(yán)重的財務(wù)信息安全問題。
3 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施
（一）保證財務(wù)檔案案卷質(zhì)量
控制財務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量應(yīng)該從以下幾個方面進(jìn)行：首先，應(yīng)該在財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集上保障數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，既要將所有具有價值的財務(wù)信息搜集在檔案當(dāng)中，還要剔除沒有任何價值的財務(wù)信息。從另一個角度而言，既要保障財務(wù)檔案信息的合理性，還要保障財務(wù)檔案的可用性，并劃分不同財務(wù)檔案的管理期限，便于區(qū)分保管。其次，對于財務(wù)檔案信息還應(yīng)做好超前控制，這主要是財務(wù)檔案的質(zhì)量會在其生命周期范圍內(nèi)受到各種因素的影響。如果想要提高財務(wù)檔案質(zhì)量，需要對所有財務(wù)檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)控，確保所有具有價值的財務(wù)信息能夠完整、正確的放入財務(wù)檔案當(dāng)中，也為財務(wù)檔案的日后管理工作打下良好的基礎(chǔ)。
（二）財務(wù)檔案案卷分類管理
財務(wù)檔案的分類管理是使規(guī)范檔案的基本措施，雖然現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了分類管理，但是隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，項目數(shù)的增加，應(yīng)該對其進(jìn)行更為細(xì)致的劃分，使其變得更為標(biāo)準(zhǔn)化。一個完美的分類方案，需要其在項目的設(shè)置上具有一定的科學(xué)性[5]。所以，財務(wù)檔案的分類應(yīng)該遵守以下幾點原則：首先，應(yīng)該保持分類項目的穩(wěn)定性。企事業(yè)單位需要根據(jù)其自身的實際情況，設(shè)置項目的類別，一旦項目設(shè)定完成，便不能夠輕易對其進(jìn)行更改；其次，分類項目應(yīng)該十分簡潔明了，不能夠太過復(fù)雜。這點原則也主要取決于企事業(yè)單位的具體情況，設(shè)置不同的級數(shù)；再次，在財務(wù)檔案的分類避免重復(fù)和交叉，使其具較強(qiáng)的整體性，便于工作人員的后續(xù)查找。
（三）財務(wù)檔案案卷編目明確
檔案管理人員搜集到的財務(wù)檔案案卷，不管其是否進(jìn)行裝訂，都必須要在其表面標(biāo)上案卷的詳細(xì)信息，如案卷的編號、名稱、時間等。對于裝訂的財務(wù)案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數(shù)，而沒有裝訂的財務(wù)案卷則需要在封面標(biāo)明其總件數(shù)。當(dāng)案卷所有信息全部完成以后，應(yīng)該由相關(guān)工作人員進(jìn)行簽字，以便當(dāng)案卷出現(xiàn)質(zhì)量問題時，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。如此一來，能夠切實保障財務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使財務(wù)檔案案卷管理變得更加標(biāo)準(zhǔn)。
4 總結(jié)
雖然案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對這項工作的重視程度，但也還需要事業(yè)單位中所有相關(guān)部門的配合。因此，財務(wù)檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業(yè)單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財務(wù)檔案案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。總之，只有提高企事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理的重視，才能夠更好的完成財務(wù)檔案管理工作；只有通過企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員的共同努力才能夠保障財務(wù)檔案案卷質(zhì)量，使檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。
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隨著社會保險制度改革的深入，社會保險覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大，參保人數(shù)不斷上升，由此產(chǎn)生的大量檔案信息資料，是勞動者依法享受社會保險待遇的原始依據(jù)。鶴崗市社會保險事業(yè)管理局主管全市近10萬企業(yè)職工的養(yǎng)老保險工作，每年收繳養(yǎng)老保險費1.5億元，發(fā)放養(yǎng)老保險金1.4億元，每年新增參保職工6000人，新增退休人員3000人，由于養(yǎng)老保險的綜合性，工作的全面性、收繳情況的復(fù)雜性等，決定了社會保險檔案的規(guī)模大，種類多，內(nèi)容繁，全市社保檔案形成6大門類，總數(shù)達(dá)40余萬份。因此，用科學(xué)、規(guī)范的方法加強(qiáng)社會保險檔案管理勢在必行。檔案行政管理部門在檔案服務(wù)民生工作中不斷更新理念、創(chuàng)新思維、創(chuàng)造條件、加大對社保檔案的工作力度，有針對性地提供指導(dǎo)服務(wù)。
一、突出重點，強(qiáng)化社保檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
一是鶴崗市檔案局主動與市社會保險事業(yè)管理局協(xié)調(diào)，多次召開座談會，研究社保檔案工作中出現(xiàn)的問題和面臨的形勢，提出具體的解決方案和辦法，并與市勞動和社會保障局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好社保檔案工作的通知》，去年就這一文件的貫徹落實情況，聯(lián)合對市區(qū)進(jìn)行了檢查。工作中，注意典型引路先后抓了鶴崗市社會保險事業(yè)管理局和鶴崗市地稅局這兩個典型，在全市樹立了典型，使新社保檔案人員學(xué)有榜樣，趕有目標(biāo)，在系統(tǒng)中營造了一種良好的工作局面。二是整章建制，形成規(guī)范的社保檔案管理制度。依據(jù)《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》和有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，積極指導(dǎo)各社會保險經(jīng)辦單位建立健全本單位各種檔案的管理辦法，保管期限表以及檔案登記、借閱、保管、保密鑒定銷毀等各項管理制度，狠抓規(guī)章制度的落實，對于沒有照章辦事或者制度落實不力的單位進(jìn)行批評甚至通報。幫助指導(dǎo)鶴崗市社保局制定了《文件材料整理及歸檔辦法》、《各類檔案分類方案》、《文件材料歸檔范圍及保管期限表》以及保管、借閱、利用、鑒定等10余項制度，進(jìn)行了有效的指導(dǎo)和嚴(yán)格審核，形成了一整套監(jiān)督制約機(jī)制，指導(dǎo)社保局將社保檔案工作納入了各科室的崗位責(zé)任制和年度目標(biāo)考核，責(zé)任到人，有效地保障了社會保險檔案工作的正常開展。
二、加大對社保檔案管理的資金投入，同時提升管理人員的綜合素質(zhì)
大力宣傳社保檔案工作的重要性，積極引導(dǎo)社保系統(tǒng)加大資金投入，加強(qiáng)社保檔案的保管條件，取得了明顯成效。市社保局克服了辦公條件緊張，資金短缺等困難。想方設(shè)法為社保檔案工作開展提供了硬件基礎(chǔ)和必要保障，按著檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求。一是調(diào)整了檔案庫房，改變了過去庫房狹小，條件簡陋的狀況。二是為各檔案管理機(jī)構(gòu)配備了計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。三是安裝了一套10組的密集架。四是加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高社保檔案管理人員綜合素質(zhì)。抓基礎(chǔ)，要求凡有檔案管理的部門，都要配備一名專職檔案人員，確保檔案管理人員素質(zhì)，必須兼職人員不可兼職過多，應(yīng)以檔案管理為主，保證檔案管理的工作時間。抓培訓(xùn)，通過舉辦各種不同類型的檔案管理人員培訓(xùn)班，來不斷地更新觀念，更新知識提高業(yè)務(wù)水平，同時鼓勵檔案管理人員不斷地學(xué)習(xí)檔案管理工作的積極性和主動性。
三、指導(dǎo)社保局提高社保檔案現(xiàn)代化管理水平
一是調(diào)入兩名計算機(jī)專業(yè)人員充實到社保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作當(dāng)中，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對利用頻率很高的社保檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，建立社保檔案專題目錄和全文數(shù)據(jù)庫，為當(dāng)事人提供快捷方便服務(wù)。二是電子檔案的管理由局信息科負(fù)責(zé)，統(tǒng)一將收集到的大量基礎(chǔ)信息，錄入計算機(jī)形成電子檔案，由信息科授權(quán)，各業(yè)務(wù)科室使用，并建立新產(chǎn)電子檔案，這一作法，顯示出了電子檔案使用迅速快捷的特點，大幅度提高了工作效率。其次檔案錯誤的修改，由檔案管理委員會主要領(lǐng)導(dǎo)掌握，這樣作的目的是保證信息的準(zhǔn)確性，杜絕了不良檔案信息的產(chǎn)生。同時根據(jù)工作需要建立了一整套的工作流程，使電子檔案的建立健全、使用都在一條良性的軌道上發(fā)展。三是文字檔案的管理采取當(dāng)年文字檔案由各使用科室分類管理，方便了檔案使用，保證了文字檔案的完整。四是接收人事檔案由個體科分管，由專管人員按接收日期將并軌轉(zhuǎn)制人員檔案編號入柜，同時使用計算機(jī)建立檔案索引目錄，并將檔案索引信息，自動由計算機(jī)生成保管接收單據(jù)發(fā)給檔案所有人，這樣在保證檔案安全下，最大限度的縮短了檔案查詢時間，統(tǒng)籌安排，分類管理這一作法，目的是電子檔案保證最快速的使用這些檔案的基礎(chǔ)信息，提高工作效率，文字檔案保證了信息的歷史性和連續(xù)性，接收檔案方便了使用者的查詢。
一、加強(qiáng)檔案管理對食品藥品監(jiān)管的重要性
1、提高管理效率。在日常的管理工作中，由于食品藥品的安全性對人民大眾的健康有著十分緊密的聯(lián)系，涉及到的信息面較廣，所以這就要求在相應(yīng)的檔案管理工作中做好有序、優(yōu)質(zhì)的分類，當(dāng)實現(xiàn)了對檔案的精細(xì)化管理后，對食品藥品的信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，各種類別、項目之間都有著明確的劃分，不會出現(xiàn)模糊、混淆的現(xiàn)象，從而便于管理人員對其進(jìn)行調(diào)入管理等，有效地提升了管理的質(zhì)量和效率。
2、保證信息的真實性。隨著計算機(jī)的普及和計算機(jī)技術(shù)的提高，在檔案管理工作中，對各類信息進(jìn)行分類管理，基本上都使用了計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助管理，將所有的視頻和藥品信息整理輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)需要對某項或某部分信息進(jìn)行調(diào)用時，可直接在系統(tǒng)中輸入名稱，數(shù)據(jù)庫可直接調(diào)取并顯示相應(yīng)的信息；簡單快捷的操作方式，減少了繁雜的搜索步驟，同時保證了信息的真實性。
3、提升管理的有效性。基于計算機(jī)技術(shù)開發(fā)的管理系統(tǒng)，對藥品食品相關(guān)信息進(jìn)行管理的工作量減少了需要，不管是人力還是物力方面，減少了許多的投入，同時效率也有明顯的提升；管理系統(tǒng)自身所具備的一些功能，可以實現(xiàn)對信息的自動化管理[2]。在進(jìn)行歸檔文件的收集時，及時性極強(qiáng)，在同一時間實現(xiàn)資料信息的歸檔整理等，為各科室調(diào)取信息提供了極大的便利。
二、加強(qiáng)檔案管理的有效措施
1、建立完善的檔案管理制度。首先建立起一系列完善的檔案管理制度，便于對檔案的歸集、整理、鑒定等，同時保證其他相關(guān)工作的正常進(jìn)行，工作人員也能在第一時間對檔案信息內(nèi)容有一定的了解。對管理人員要做到崗位職業(yè)的明確規(guī)范，從多方面入手，在歸集階段要注重檔案的有序性和實用性，對重要信息進(jìn)行特別標(biāo)識，方便查看和特殊管理。在整理階段，歸檔前一定要對信息資料進(jìn)行嚴(yán)密的審核查看，因為收集的信息有時候會與原始信息之間存在差異，所以一定要進(jìn)行核對，保證其有效性和準(zhǔn)確性。將制定好的制度文件下發(fā)至各部門，要求貫徹落實，更好地完成管理工作。
2、提升管理人員的綜合能力。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，對檔案管理工作有著很直接的影響，所以在實際的管理工作中，對管理人員的綜合能力有著一定的要求。因為有部分管理工作人員對工作的具體內(nèi)容缺乏全面的認(rèn)識，所以在工作中存在一系列問題，從而對食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展有很大的影響，所以要提升管理人員的綜合能力，合理的對其進(jìn)行培訓(xùn)，引導(dǎo)其加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識。另一方面，管理人員除了參與團(tuán)隊的培訓(xùn)，在日常的工作中也要注意自學(xué)，達(dá)到熟練掌握檔案管理的相關(guān)信息，為更好地提升藥品監(jiān)管質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。
3、優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境。由于食品藥品監(jiān)管單位對檔案管理的重視度較低，使得現(xiàn)有的檔案管理工作環(huán)境不夠理想；需要加強(qiáng)資金投入，升級現(xiàn)有的辦公設(shè)備，其次對信息資料的流失性要有一定的前瞻性，設(shè)置資料為自動保存或永久保存；另外信息備份也是很有必要的，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，更好地實現(xiàn)信息的保存。
4、擴(kuò)大檔案信息的管理職能。檔案的管理價值主要體現(xiàn)在檔案的利用上，在實際的管理工作中，管理人員一定要將檔案和檔案用戶的概念，逐漸擴(kuò)大檔案管理的職能。在檔案信息的利用中，有信息查詢這一項，快速且有效的查詢效果，使得檔案信息具有更高的可利用性。另外，對檔案信息的真實性要有較強(qiáng)的監(jiān)管力度，因為失真的信息會直接影響到檔案的利用，所以需要進(jìn)行定期的核對，根據(jù)實際情況度信息進(jìn)行修檢，保證信息的真實性，進(jìn)而保證管理西戎的科學(xué)化和規(guī)范化。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗
1 什么是專門檔案
專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動中，為了實現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。
專門檔案是一個群體概念，不是說某一個檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學(xué)籍檔案、藝術(shù)檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應(yīng)用于檔案分類當(dāng)中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨立性。
2 專門檔案分類的優(yōu)勢
專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強(qiáng)烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀(jì)傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀(jì)傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。
同時，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨分類、單獨存儲，同時其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質(zhì)分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。
3 如何更好地建設(shè)專門檔案的管理工作
3.1 要掌握靈活性
管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調(diào)整。比如我們保存出版刊物時，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時候可以選擇按照出版時間加以分類，也可以選擇按照出版地點加以分類，還可以按照面向人群進(jìn)行分類，類似1999年1月1日的《新華日報》可以和同時間的《人民日報》一同歸檔，也可以按照地域和同一時間的《揚子晚報》一同歸檔。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)實要求，分情況分類進(jìn)行歸檔。
另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質(zhì)靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨放置，避免消磁。同時因為聲像檔案的瞬時性和階段性，此類檔案還應(yīng)該及時歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應(yīng)當(dāng)留存?zhèn)浞荨τ诟泄獠牧虾痛挪牧系慕栝唵栴}上，應(yīng)該嚴(yán)格控制原件借閱。
3.2 要重視完整性
專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機(jī)關(guān)立案偵查、檢察機(jī)關(guān)提訟到審判機(jī)關(guān)審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設(shè)備、財會、驗收等方方面面，其參與部門之多、時間之長、工程之復(fù)雜等都非常考驗機(jī)關(guān)單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點，在后期的核查及糾錯將會出現(xiàn)重大干擾。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。
對于非紙介檔案，除了應(yīng)留存?zhèn)浞葜猓谟浿羞€應(yīng)當(dāng)對檔案生產(chǎn)的時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動等一一注明。明確一線責(zé)任人的責(zé)任，加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)督。
3.3 要強(qiáng)調(diào)時效性
不同的專門檔案有不同的管理方式。現(xiàn)實社會中，信息量冗雜且繁復(fù)，很難對全部的檔案管理做到全面、準(zhǔn)確，紙質(zhì)材料的存檔更是如此，往往紙質(zhì)檔案隨著時間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價值，這時我們可以將超時的這類訴訟檔案再逐一進(jìn)行專門管理；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案根據(jù)學(xué)生是否在校，分類管理，按照在籍學(xué)生、未畢業(yè)保留學(xué)籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應(yīng)的支持。
對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時效性，還要從其本身的材質(zhì)出發(fā)，視情況整理。磁介質(zhì)的檔案需要隔一段時間檢查檔案質(zhì)量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時也要注意保質(zhì)期限。
如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。
關(guān)鍵詞：電力工程；財務(wù)管理；問題
中圖分類號：F407 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
前言
電力工程財務(wù)管理中存在的諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：文件收集不全，不符合成套性的要求、文件內(nèi)容存在失真現(xiàn)象、工程文件歸檔范圍混亂、保管條件不符合要求、工程檔案信息資源的開發(fā)利用有待于進(jìn)一步加強(qiáng)、財務(wù)工程竣工決算工作被動延時，間接影響竣工決算報表編制質(zhì)量和效率等等。下文就這些問題進(jìn)行分析。
一、建立電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)竣工決算編制規(guī)范化
1.總體規(guī)劃。針對竣工決算相關(guān)資料進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)籌管理，以電力工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)為依據(jù)，充分考慮建設(shè)環(huán)境，以全面支撐工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用為核心，充實完善工程財務(wù)檔案管理需求，統(tǒng)一規(guī)范工程財務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從工程財務(wù)資料檔案的收集、管理與查詢?nèi)齻€方面提高對工程財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的管理效益，兼顧一定的監(jiān)督與提醒機(jī)制，促進(jìn)集成工程財務(wù)檔案外延業(yè)務(wù)系統(tǒng)，著力打造信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、運行高效的電力工程財務(wù)檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電力工程財務(wù)竣工決算編制的規(guī)范性和及時性，從而提高電力工程財務(wù)管理集約化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。
2.管理目標(biāo)。電力工程財務(wù)檔案管理信息化，是在建立和完善電力工程文件、檔案管理與項目管理相結(jié)合的管理模式，不斷完善電力工程財務(wù)檔案管理組織體系和制度體系的基礎(chǔ)上，利用信息化手段，統(tǒng)一制定電力工程財務(wù)檔案管理工作規(guī)范，建立流程、統(tǒng)一系統(tǒng)基礎(chǔ)信息，在線實現(xiàn)電力工程財務(wù)檔案全過程管理，包括對工程文件、檔案的實體管理，管理流程主要有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計工作、在線實現(xiàn)對工程文件、檔案內(nèi)容信息的挖掘、分析和利用，實現(xiàn)以工程文件、檔案等知識資產(chǎn)為載體的高質(zhì)量和高服務(wù)，全面提升電力工程竣工決算編制的及時性和規(guī)范性，確保電力工程項目管理沿著高質(zhì)量、高效益的良性方向發(fā)展。
3.具體做法
1）創(chuàng)新完善工程財務(wù)檔案管理模式，提升信息化水平。電力工程財務(wù)檔案管理組織體系和健全的工程財務(wù)檔案管理制度體系具有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性的特性，是財務(wù)管理工作的根基，也是工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的依據(jù)和基礎(chǔ)。結(jié)合管理提升活動和信息化建設(shè)要求，重點加強(qiáng)現(xiàn)有工程財務(wù)檔案管理制度的修編完善，進(jìn)一步建章立制、查漏補(bǔ)缺，規(guī)范工程檔案管理工作流程，創(chuàng)新完善工程財務(wù)檔案管理模式，提升工程財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)和應(yīng)用水平。
2）制定工程財務(wù)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，提高精益化管理水平。根據(jù)制定的工程財務(wù)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，將相關(guān)信息標(biāo)準(zhǔn)植入信息系統(tǒng)，設(shè)定檔案編碼、分類規(guī)則，自動建立檔案資料索引并結(jié)合靈活的自定義組合查詢功能，首先需要制定工程財務(wù)檔案信息編碼和分級管理標(biāo)準(zhǔn)。工程項目建設(shè)過程中，財務(wù)審核基建相關(guān)部門提交的工程財務(wù)相關(guān)資料無誤后，處理日常的付款業(yè)務(wù)，并將相關(guān)資料進(jìn)行分類管理，便于審計與查閱。該流程環(huán)節(jié)中，工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)通過外部導(dǎo)入、在線OCR分析掃描原始憑證等手段對日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的資料按工程項目進(jìn)行統(tǒng)籌管理，并按照工程竣工結(jié)算資料、決算資料兩大基類，建立多級分類的集中存儲與管理。系統(tǒng)對從項目立項到竣工驗收各階段的財務(wù)檔案資料進(jìn)行分類管理，同時根據(jù)每個分類制定編碼規(guī)則，提高歸檔管理以及查詢效率。分類遵循立項、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、監(jiān)測、竣工驗收等階段進(jìn)行分類歸檔。
3）固化工程財務(wù)檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，明確工作職責(zé)。通過工程財務(wù)檔案工作流功能，能有效地保證檔案資料的準(zhǔn)確性、及時性、完整性，明確檔案資料提供方與接受方之間的責(zé)任；理順工程財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的關(guān)系，明確職責(zé)。規(guī)定兼職檔案員負(fù)責(zé)材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負(fù)責(zé)各部門、單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān)，負(fù)責(zé)檔案管理、資料編研、提供利用、項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件材料內(nèi)容的審核。電網(wǎng)建設(shè)工程尤其是大中型基建時間跨度大，要想提高工程財務(wù)檔案管理水平就必須實行規(guī)范化管理，強(qiáng)化責(zé)任意識，即要求工程財務(wù)檔案管理的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到工程財務(wù)檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，實現(xiàn)全過程管理。工程竣工決算階段，財務(wù)資產(chǎn)部以“竣工決算編制與審核資料清單”為依據(jù)，審核基建相關(guān)部門提交結(jié)算資料的完整性與有效性，在保證所提交的結(jié)算資料無誤的情況下，以其為依據(jù)按工程項目進(jìn)行竣工決算編制，并將相關(guān)結(jié)算資料進(jìn)行分類管理，便于日后的審計與查閱。
4）制定待辦處理提醒機(jī)制，提高工作流審批效率。建立健全工程財務(wù)檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項工作結(jié)束前都有一個收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程財務(wù)檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程財務(wù)檔案工作有章可循，有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。通過靈活的消息提醒機(jī)制保證工程財務(wù)檔案資料收集的時效性，從而提高工程項目管理流程中財務(wù)處理環(huán)節(jié)的效率。
5）實現(xiàn)數(shù)據(jù)多維查閱功能，提高工程財務(wù)檔案管理工作效率。確保數(shù)據(jù)的重復(fù)使用，有利于發(fā)揮和提升工程財務(wù)檔案參閱價值。通過工程財務(wù)檔案資料的借閱、移交功能，記錄檔案資料在傳閱、移交過程中的詳細(xì)信息，為工程財務(wù)檔案資料的安全管理提供有效的管理手段。在工程財務(wù)管理工作中往往會需要或產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)相關(guān)的多媒體資料、電子附件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如合同、工程結(jié)算資料、紙質(zhì)賬單、發(fā)票等，工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)通過多維度的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲與管理，實現(xiàn)了工程財務(wù)檔案資料從摘要、標(biāo)題、內(nèi)容等各種信息內(nèi)容中進(jìn)行全文檢索的功能，并通過工程財務(wù)檔案查詢功能，實現(xiàn)按工程項目、資料類型（結(jié)算或決算）或其他口徑查詢與審閱相關(guān)文檔信息及電子文件內(nèi)容的應(yīng)用，如：按工程項目與文件名稱組合查詢出多個工程項目下的“物資結(jié)算報告”，某個時間段收集的資料列表及歸屬工程等，大大提高了工程財務(wù)檔案的利用效率。
6）設(shè)計固化工程財務(wù)檔案編研方案，提高工程財務(wù)檔案分析利用價值。將適當(dāng)?shù)奈募谶m當(dāng)時機(jī)提供給適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)活動。利用工程項目文件、工程財務(wù)檔案過程進(jìn)行跟蹤服務(wù)，及時挖掘客戶利用需求，設(shè)計并在系統(tǒng)中固化編研方案、完善反饋制度，建立健全評估體系，加強(qiáng)對工程財務(wù)檔案信息使用人員、檔案工作人員反饋信息的收集分析，提高工程財務(wù)檔案分析利用價值。
二、電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用成效
通過電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，改變了電力工程資料零散、分部門存儲的管理機(jī)制，實現(xiàn)了所需工程材料及數(shù)據(jù)的共享，所有工程材料都信息化分類存儲到系統(tǒng)中，可供直接調(diào)閱、打印等日常需要，避免了跨部門借閱材料帶來的不便，而且保證了所有原始憑證的安全性。依托電力工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)從工程項目發(fā)生財務(wù)支出開始，將工程管理相關(guān)批復(fù)文件、合同全部收集錄入工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，科學(xué)管理工程財務(wù)資料，實現(xiàn)按時提醒、及時收集、規(guī)范管理、高效查詢等功能，滿足了財務(wù)部門及時準(zhǔn)確編制財務(wù)竣工決算工作需要，工程竣工決算編制周期縮短一半以上。
結(jié)語
在信息化廣泛應(yīng)用的今天，工程財務(wù)檔案資源對各個單位工程財務(wù)管理的作用會越來越重要，貢獻(xiàn)越來越突出。電力工程財務(wù)檔案管理系統(tǒng)基于項目管理的工程財務(wù)檔案管理模式，探索提供一種工程財務(wù)檔案管理與工程項目管理同步進(jìn)行、互相支持、互相促進(jìn)的新的管理理念。通過建立工程財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)工程財務(wù)竣工決算報告編制的規(guī)范性和及時性，全面提升了工程財務(wù)管理水平。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化校園；人事檔案管理；模式
一、構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)
（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統(tǒng)計要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開發(fā)語言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，依照安全要求設(shè)計合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門戶開發(fā)對應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能。可根據(jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點登錄開發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。
二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎證書圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進(jìn)行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進(jìn)行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進(jìn)行變動，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動等，從而實現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書等等。可在系統(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計核算，使合同管理高效、完善、及時、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統(tǒng)按年度、項目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.自動生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計分析。可對系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動情況的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報表等。（二）其他教職員工對基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個人簡歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進(jìn)修培訓(xùn)等。
三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理
制定基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)維護(hù)管理制度，以確保系統(tǒng)安全、高效運行。（一）維護(hù)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)正常運行。定期檢查維護(hù)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)、維修處理硬件設(shè)備問題。做好設(shè)備故障處理預(yù)案并有效落實。（二）維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。對基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的運行狀況進(jìn)行嚴(yán)格的管理監(jiān)控。按不同的人員管理類別，合理設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限。及時更新數(shù)據(jù)信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護(hù)系統(tǒng)安全。加強(qiáng)防火墻保護(hù)屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機(jī)病毒、木馬等。根據(jù)人員類別的變動情況，及時變更系統(tǒng)中的類別管理，確保按人員類別進(jìn)行使用權(quán)限的實時更新。
【參考文獻(xiàn)】
[1]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[J].清華大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2003(4):529-531,556.
1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護(hù)：
(1)查閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設(shè)備時的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請購買的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。
按照年初的工作安排，近期將對鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨建工作進(jìn)行拉練互檢。其目的是，通過聽、看、議，讓大家互相學(xué)習(xí)、互相探索、互相交流，達(dá)到取長補(bǔ)短，共同提高的目的，從而使全縣農(nóng)村黨的基層組織建設(shè)邁上一個新臺階，更好地服務(wù)于新農(nóng)村建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會的全面、協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速發(fā)展。具體事宜通知如下：
一、互檢時間：**年9月（具體時間另行通知）
二、參與人員：組織部領(lǐng)導(dǎo)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委副書記、組織委員和組織部組織室成員。
三、互檢形式：
（一）聽取鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委關(guān)于黨建工作的匯報（準(zhǔn)備文字材料，匯報材料要從以下11個方面精練介紹，時間為15分鐘）。
主要內(nèi)容包括：
1、先進(jìn)性教育活動長效機(jī)制的建立及落實情況。
2、黨員分類管理工作開展情況。
3、村級辦公活動場所建設(shè)情況。
4、互助組織、專業(yè)協(xié)會及協(xié)會＋支部的組建情況。
5、三級組織服務(wù)鏈推進(jìn)情況（服務(wù)大廳建設(shè)、村級代辦點建設(shè)）
6、村級集體經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r及打算。
7、流動黨員管理及外埠支部建設(shè)工作。
8、遠(yuǎn)程在線收看情況（重組織和效果）。
9、常任制工作。
10、特色創(chuàng)新工作。
11、黨建工作服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況。
（二）每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)走訪四個典型村（活動場所建設(shè)、協(xié)會＋支部建設(shè)、黨員分類管理、遠(yuǎn)程在線收看情況四個方面每個方面一個村）。
1、聽取行政村黨建工作情況匯報（突出側(cè)重點并準(zhǔn)備文字材料，時間為5分鐘）。
2、查看其它檔案。（按年初黨建工作布置查看檔案）
（三）召開座談會、評比打分。（時間：互檢結(jié)束后召開）
四、互檢行程
到每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檢查的時間為半天，為了節(jié)省時間各鄉(xiāng)鎮(zhèn)安排本在本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的活動路線時要注意搞好銜接。比如林西鎮(zhèn)到新城子鎮(zhèn)，林西鎮(zhèn)要保證最后去的行政村要最靠近新城子鎮(zhèn)，新城子鎮(zhèn)最先去的行政村要最靠近林西鎮(zhèn)。
互檢時間及路線：
五、綜合測評
與會人員在聽、看、議的基礎(chǔ)上，給每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)分工作逐項打綜合測評票（測評票附后）。
六、注意事項
