時間：2023-05-30 10:45:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇機關檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】網絡；檔案；機關
引言
網絡化社會的日益發展帶動社會的進步，機關檔案管理工作的信息量巨大，應用網絡化信息檔案管理可以有效地提升檔案案例工作速度，確保檔案管理工作的異地實時性。加強機關檔案管理工作的長效發展，改變傳統檔案工作的工作模式，這對于機關檔案工作的發展是具有良好意義的。通過分析機關單位檔案管理工作的具體內容，依照檔案工作進行合理的分析，研究互聯網發展下檔案工作可能面臨1的各種壓力和問題，采用有效的辦法改變網絡1檔案管理工作，提升檔案工作的重要意義。
一、機關網絡檔案工作的需求意義
網絡的發展影響機關檔案工作的發展，檔案工作逐步趨于市場化、信息化、數字化。分析機關檔案工作的基本需求狀態，對檔案工作進行分析和研究，確定機關檔案工作需求的意義，加深機關網絡檔案工作的發展。
1.檔案工作的多元發展。
機關檔案工作主要以紙質材料處理為主，紙質材料存在保存難度問題，在檔案保存和管理過程中，可能造成檔案的損壞或遺失。檔案管理的資料是當事相關內容有效管理的基本資料，一旦丟失無法再進行彌補。隨著網絡時代的快速穩定發展，電腦、電子產品的使用頻率增加，直接影響電子載體的變化。存儲標準的改變，減低了紙質檔案的使用量，提高了直觀存儲的實時性，這有利于直觀的信息存儲和選擇，方便綜合信息的有效操作和優勢化處理。
2.檔案的信息利用。
檔案信息的利用是依照檔案資料進行分析，當出現諸多不利因素的時候，需要根據時間、信息量進行區分，需要占用大量的空間和時間，檔案管理已經逐步發展為計算機網絡承載的檔案管理系統。利用電子檔案信息資源的綜合管理，集成電子檔案的共享優勢模式，節約檔案人員的有效利用時間，對檔案內容進行網絡平臺的云存儲和云共享。
3.共享便利。
機關檔案的資料紛繁復雜，不同的部門具有不同的資料。紙質材料使用的時候，需要根據檔案資料進行區分，不同的材料之間缺乏有效的共享和溝通，隨著網絡時代的發展，檔案資料可以利用網路云存儲平臺進行資源共享。機關單位監理統一的電子網絡數據平臺管理室，利用網絡終端系統，將計算機整合起來，根據不同部門的檔案資料進行分類存儲，文字紙質資料轉化為電子資料，音頻資源、視頻資源利用介質存儲起來，通過各個部門的綜合利用，在數據檔案查閱過程中實現對資料的共享，確保檔案資料的有效分配和控制，最大限度的形成信息資料的合理利用。
二、機關檔案網路管理的方案
網絡檔案管理需要新思想和新技術，利用網絡資源改變現有的工作標準，從檔案管理的各個方面出發，逐步提高企業檔案管理的綜合管理效率。
1.提升網絡化檔案管理意識。
網絡化技術深入現代社會生活中，加強機關檔案管理水平，對檔案管理的基本標準水平進行分析，依照機關領導管理標準，認識電子網絡化檔案管理的重要意義。機關檔案管理工作需要不斷發展和提高，根據現代化檔案管理水品，對網絡管理內的相關知識、日常工作進行分析，加強機關檔案管理工作的綜合網絡整合。制定合理的檔案人才發展管理，對檔案管理給工作標準進行分析，打破常規觀念，對日常工作的相關步驟、信息內容進行合理的分析，切實的提升機關檔案管理的綜合工作效率，實現對網絡化服務質量的快速穩定發展。
2.創新網絡檔案的服務工作。
機關檔案需要根據網絡化管理發展應用特點，利用網絡化服務標準，對檔案管理人員進行分析。機關檔案管理部門可以建立有效的網絡化管理網頁，以網絡網站平臺管理為基礎，開展網絡化的服務發展利用范圍，加強檔案信息的資源數據建設和發展，制定合理的信息化網絡數據分析平臺，提高電子檔案文化的傳遞和發展，實現對網絡檔案的合理模式控制。在網絡平臺上，根據電子文件數據，對網絡建立合理的實時管理標準，對數據文件進行有效的管理，對機關信息進行有效的分析，集中管理部門的電子文件數據處理過程，對網絡信息文件進行有效的搜集管理。根據檔案信息系統，對網絡內容進行獲取，加強網絡電子檔案的保密管理工作，處理好檔案信息數據的使用標準。
3.提高檔案人員的素質培養。
根據檔案管理標準進行信息檔案分析，對管理人員的綜合素質能力進行作用分析，從主觀上提高檔案工作人員的專項素質能力。加強檔案人員網絡化技術知識的培養，制定愛崗敬業的制度管理標準，逐步提高機關檔案人員的綜合知識結構和技術水平，有效的完善檔案人才的招聘管理，對機關檔案的數據分析、設計、開發進行綜合分析，做好網絡機關事業單位的綜合檔案人員管理。
結語
綜上所述，機關檔案的管理工作是一種極其重要的工作，網絡化機關工作是重要的檔案工作的發展。依照檔案管理工作標準，對工作內容進行分析，不斷創新發展機關檔案管理工作內容，切實完善機關事業單位檔案管理綜合水平。
參考文獻：
[1]任海臣.對如何創新機關檔案管理工作的若干思考[J].讀書文摘,2015(22).
[2]苗紅梅.機關檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務,2014(19).
盡管如此，由于多方面因素的影響，機關單位的檔案管理工作仍舊存在很多問題，為了更好的適應機關單位現代化的發展，更應該不斷的對檔案管理工作進行創新，下面就將對我國機關單位檔案管理工作存在的問題進行分析研究。
1 我國機關檔案管理存在的問題
1.對檔案管理的重視程度不夠
這個問題基本上我國各個機關單位都存在，因為對檔案管理工作重視程度不夠，所以在日常的工作當中經常會忽視檔案管理工作，導致很多檔案都不按順序和標準整理。
造成這一問題的很大一部分原因，是因為很多機關單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作內容的認識有誤區，以為檔案管理只是單純的做好檔案謄寫以及檔案保管等工作，所以對檔案管理工作沒有足夠的重視。
2.檔案管理力度不夠、管理技術落后
很多負責檔案管理工作的管理人員并不具備檔案管理的專業素質，解決不了檔案管理檔案管理工作中的一些技術性的難題。也正因為這些檔案管理人員的專業水平不足，難以及時學會新的管理方式，也無法對檔案管理工作進行創新，導致經常在檔案管理工作中出現檔案管理無序、檔案丟失等情況。
檔案管理人員的管理水平不足，就很難根據檔案管理的要求和規章制度做好檔案的管理工作。再加上機關單位的領導和管理人員對這份工作不夠重視，這在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。
3.落后的檔案管理科室
檔案管理是一項單獨的工作，因此機關單位應該給檔案管理工作建立單獨的辦公室，只有這樣，才能提高檔案管理工作的效率和質量。
但目前，我國很多機關單位因為辦公室緊缺，所以檔案管理一直沒有建立單獨的科室，這也是檔案管理工作難以創新的原因。
4.檔案移交管理工作不到位、手續不安全
由于機關領導對檔案管理工作的不重視，所以招聘的檔案管理人員多不是專職負責檔案管理，因此，這些檔案管理人員經常會被調換崗位、或者自行離職。而在崗位交接的時候，因為沒有科學的交接程序，交接的手續制度不完善，所以在交接工作中經常出現有些應該檢查的工作沒有及時檢查，應該清理的工作也沒有及時清理。這就導致了很多檔案管理職責權限不清不楚，難以有效進行下一步的管理工作。
5.對檔案工作重要性宣傳不到位
首先對于檔案管理工作，機關單位不夠重視，因此沒有做好對檔案管理工作重要性的宣傳，所以經常會出現有些工作人員不會及時的上交需要上交的材料，而檔案管理人員也沒有做好補救工作。其次，受檔案管理人員職業水平的限制，致使他們無法做好檔案的及時更新和歸檔，且沒有總結檔案管理工作的經驗。
2 如何健全機關檔案管理工作
人事檔案包含著一個人的經歷、工資、職稱等歷史原始資料信息，它對每個人事業的發展非常的重要，一旦丟失就很難補辦，即使補辦了，之前的信息就會不復存在，勢必會對個人造成很大的損失。
因此，做好機關單位的檔案管理工作十分的重要，對機關單位檔案管理工作創新模式的研究也非常有必要。
經過對以上問題的研究，做出了針對上述問題的解決方案，以及對如何創新檔案管理工作做出了研究。
1.規范人事檔案交接工作
檔案管理是一項比較復雜的系統，需要管理人員有足夠耐心和責任心才能做好的工作。這就要求檔案管理人員在人員人事檔案的交接中，嚴格的按照交接的標準程序進行交接。
首先，要對機關單位的遺存檔案進行全面的清理，做好檔案核對工作。其次，對于借出去的檔案資料要及時的催還，并做好檔案的借還記錄工作，詳細的登記檔案借出的原因以及歸還時間等情況。再次，把沒有進行的整理的零散材料妥當放置，且要盡快對這些資料進行整理歸檔。
最后，在進行檔案移交的時候，必須按照檔案移交程序嚴格完成移交工作，對檔案移交的時間、地點、移交人、移交人的資料進行標注詳細，并要在確認數量準確以后，再在移交文件上簽字確認，保證檔案移交工作不出紕漏。
2.提高檔案管理意識，規范檔案管理程序
想要做好科學化的檔案管理工作，機關單位的領導就要對檔案工作做到足夠的重視，且加強創新管理的意識。
首先，為檔案管理工作建立專門的科室，引進先進的檔案管理設備。近年來，我國的科學技術和計算機技術、互聯網越來越發達，機關單位的檔案管理也不斷實現了電子信息化。我國的計算機技術不斷的發展，因此在檔案管理在實現信息化以后，更要不斷的對檔案管理的軟件和設備進行更新，并建立更加健全和完善的電子化信息管理系統。
因為人事檔案和每個人的工作有著非常密切的關系，因此，檔案管理人員一定要增強自身的責任感和使命感。在進行檔案管理工作的時候，要根據機關單位的實際情況，創造科學合理的工作程序。檔案室所有檔案的整理、借出、歸還，都要按照工作程序進行。
3.提高檔案管理人員的專業素質
目前我國很多機關單位都實現了電子化的檔案管理，這對檔案管理人員的專業水平就提出了更高的要求，需要管理人員具備較高的知識層次、先進的意識、足夠的計算機水平，和學習新技術的能力。因為電子化的檔案管理不同于一般的電腦操作，更需要管理人員具備信息處理的技術，只有這樣，才能充分的利用機關單位引進的科學化的檔案管理設備，更好的實現檔案信息電子化。
4.完善檔案管理制度
完善的檔案管理制度更有助于檔案管理工作的進行，建立完善的管理制度應該遵循以下幾點：
1.制度必須科學合理，要從本單位的實際情況出發，以不違背個人利益為前提；
2.為了方便檔案管理人員開展工作，在制定管理制度的時候一定要簡單明了，方便實效；
3.制度要對檔案管理人員和機關單位的領導同時起到約束的作用。
3 結語
關鍵詞：政協機關；檔案管理工作；特征與要點
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.29.043
1 政協機關檔案管理工作的意義與內容
1.1 政協機關檔案管理工作的意義
政協機關的檔案是政協部門在日常的工作中直接形成的且具有較高保存價值的一種記錄，這種記錄包含了書面、音像、實物等多種形式，其不僅是政協機關工作的一種體現和載體，更是未來工作的依據所，是政協機關內重要的組成部分，對提高政協機關工作的質量和效率有著重要的意義。同時，在政協機關的檔案中，還包含了政協部門在反映人民政協問題、參政議政和民主監督等方面的重要貢獻，因此，無論是從發展的角度、社會的角度還是從歷史的角度來看，政協機關檔案管理工作都有著非常重要的意義。
1.2 政協機關檔案管理工作的內容
根據載體的不同，政協機關的檔案可以分為技術檔案、會計檔案、文書檔案、電子檔案、專業檔案、聲像檔案等多種內容。
（1）文書檔案。文書檔案是政協機關檔案中最多的種類，文書檔案是由各種文件材料所形成的，分為了書面材料和電子材料，主要包括日常的會議內容、會議材料、會議記錄、各個機構工作的文檔、證明等；機關制定的工作條例、工作制度等；提案的內容及答復情況、砸專題的調研、匯報、工作總結；機關的人事資料；匯報資料；文件資料等等多種內容。
（2）聲像檔案。主要包括歷任及現任領導在任職時的照片、會議錄音、錄像；上級領導視察的錄像、講話錄音；專題調研時的錄像；重大事件的照片、錄像等等以及其他具有保存價值的聲像檔案。
（3）基建檔案。各種工程準備的階段文件、監督文件、施工文件、兗州文件等。
（4）實物檔案。各種禮品、榮譽品等實物。
（5）電子檔案。文字檔案所生成的數字化全文，檔案管理軟件；照片檔案等等電子文件。
2 當前政協機關檔案管理工作的特點
2.1 檔案數據更多更廣
隨著科技時代的來臨，信息的傳遞方式發生了根本的變化，同時，隨著政協機關工作職能的增加，使得政協機關的檔案數據數量越來越多，并且內容越來越廣。
在數量上，隨著大數據時代的來臨，政協機關檔案的數量快速增長，結合全國范圍的數據來看，2015年，根據不完全統計，全國政協機關內的檔案數量已經超過了5億卷，預測顯示，到2020年，全國政協機關內的檔案數量將會超過7億，如此龐大的數量就直接的增添了政協機關檔案管理工作的難度。
在內容上，上文中提到，政協機關的檔案主要包括了文書檔案、聲像檔案、基建檔案、實物檔案和電子檔案等，在傳統，文書檔案是最多的檔案種類，但是隨著時代的發展，電子檔案的數量不斷增多，電子檔案憑借其特殊的功能，就使得政協機關的檔案內容不更加豐富，并且呈現出載體各異、特征多樣、結構差異較大的檔案類別，這些檔案共同的組成了政協機關內龐大的檔案群體。
2.2 檔案的保管技術更加嚴格
在政協機關的檔案管理中，安全是一項非常重要的內容，因為這關系到了國家和人民群眾的切身利益，在當前社會局勢變化飛快的背景下，政協機關的檔案保管技術更加嚴格。
在從保管條件上看，傳統紙質檔案較多的政協檔案的管理工作較為簡單，檔案室內做到“八防”就可以保證檔案的安全，但是在信息時代下，信息技術帶來巨大資源的同時，也為政協機關的檔案管理工作帶來了諸多的影響。例如，很多檔案保存的載體都有著特殊的保存方式限制，這就需要嚴格的保管技術來分門別類的保管不同的檔案，如：光盤檔案要防止磨損、音像檔案要防止磁場等等。
同時，還需要保證信息的安全。防止檔案的丟失或隱私泄露，例如，檔案保存在電腦中，由于電腦系統的崩潰、電腦硬盤損壞等都有可能導致檔案信息的丟失；不法分子利用黑客技術盜取檔案，企圖損害國家和人民的利益等，這些也都迫切的要求檔案的保管技術要更加的嚴格。
2.3 對檔案管理的人員要求更加專業
結合政協機關檔案管理工作的意義和特征，現代政協機關的檔案管理工作對檔案管理人員的要求更加專業，這里不僅僅需要政協機關的檔案管理人員具有堅定的政治素質和良好的工作作風，還需要具備一定的統計能力、整理能力、組織能力、寫作能力、協調能力等。要精通檔案管理的各項工作重點及要點，掌握檔案管理的相關工作能力。同時，結合現代化的特點，檔案管理工作人員還需要具有必要的計算機操作能力、大數據查閱及整理能力等等。
3 政協機關檔案管理工作的要點
3.1 科學整合檔案數據資源
上文中提到，在現代的背景下，政協機關的檔案具有數量多、內容廣的特征，因此，需要結合這一特點，科學的整合檔案數據資源。
3.1.1 政協機關的檔案部門要創新資源的采集方式
目前已經處在了大數據的時代，無論是現實社會中還是網絡上的檔案資源都非常的豐富，但是其中形色各異，因此，政協機關在進行檔案管理的工作中，首先要創新資源的采集方式，剔除垃圾信息，改變傳統被動收集檔案資源的方式，對具有保存價值的資源要“主動出擊”，制定檔案管理的計劃，結合具體的計劃分步驟的對檔案進行管理，進而增強政協機關檔案管理工作的有序性。
3.1.2 科學的整合檔案資源
具體來看，政協機關檔案的內容更多，這就需要政協機關的檔案管理部門可以結合具體的情況來進行資源的整合。我認為：首先，可以通過正常的渠道來對檔案進行定期的整理；其次，可以與政協機關內的所有部門取得聯系，發揮所有人的作用，在部門日常的會議中注意檔案的收集，最終統一建檔管理；最后，政協機關的檔案管理人員日常要注意與各個職能部門及時溝通，及時的了解檔案信息，最大程度上的保證檔案管理工作的完整性。
3.2 創新檔案的保管技術
檔案的安全性是檔案管理工作的要點，結合政協機關當前管理工作的特征，筆者認為，在政協機關的檔案管理工作中，要創新當前的檔案管理技術。
首先是物理技術。物理技術是檔案安全的基礎性保證。政協機關的檔案管理人員要定期學習檔案保管的注意事項，將檔案遠離易燃、易爆的地點。同時，需要建立起科學的檔案管理處，管理處內設有監控、滅火裝置、自動報警裝置、溫濕度自動控制裝置等，最大程度上的保證政協機關檔案的安全。
其次，技術防御。政協機關在進行檔案管理的過程中，要做好檔案信息安全的防護工作，從源頭上把關，檢查每個儲存程序、計算機設備的安全性，聘請專業人員制作防火墻，設定安全等級，加快數字化檔案的工作，確保檔案的安全。
3.3 提高管理人員素質
第一，培養政治素養。讓政協機關檔案的管理人員能夠充分的意識到政協機關檔案管理工作的重要性，培養其堅定的政治信仰和良好的職業素養。
第二，培訓管理技術。定期對政協機關的檔案管理人員進行培訓，培訓的內容主要包括：管理方法、管理技術等，強化政協機關檔案管理人員的管理能力。
第三，訓練現代化操作能力。針對實際的情況，對政協機關檔案管理的人員進行現代化操作能力的訓練，例如計算機操作能力、信息收集能力、數據庫整理能力、云技術能力等。
4 總結
綜上所述，筆者首先對政協機關檔案管理工作的意義和檔案內容進行了歸納，其次總結了當前政協機關檔案管理工作的特點，最后結合特點分析了政協機關檔案管理工作的要點，總而言之，政協機關的檔案管理工作不僅關系到了政協機關的有序運行，更關系到了國家和人民的切身利益，所以要仔細的把握其重點和要點，確保政協機關的檔案管理工作更加規范、有序。
參考文獻
[1]蘭祝剛，李剛.大數據時代下的檔案管理工作[J].中國檔案，2013，（03）.
[3]馮慧玲.論現代化檔案管的管理管理工作及控制要點[J].檔案學研究，2014，（11）.
前言
以信息化為引領的新時代對機關檔案管理工作提出了新的更高的要求，但當前機關檔案管理工作中，還普遍存在人才隊伍建設、制度體系建設和管理模式與信息化建設滯后等問題，與新形勢的要求相比還有較大的差距。只有改進檔案管理工作，著力從隊伍建設、制度建設、檔案信息化與數據庫建設等方面入手，完善機關檔案管理工作機制，才能適應新時期機關檔案管理工作的新要求。
一、檔案服務創新的必要性
1.檔案創新可為企業的各項工作提供更便捷的服務
現今機關單位的檔案種類已不再只有文書檔案，隨著科技的發展，也有了專業檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案以及從原件檔案中所精簡加工出來的檔案信息。檔案種類的增多使得搜索查找信息所需時間也大大增加，由于對工作效率的需求，機關單位的管理者和員工都在要求以一種新的檔案管理方式代替傳統的服務模式，以滿足員工更方便快捷地查詢到自己所需信息的要求。
2.檔案創新可滿足擴大資料收藏和管理范圍的需求
機關單位在日常工作過程中不僅產生了大量紙質檔案，還有相關電子類文件，檔案室接收的文件變得更多樣化，檔案的存儲量也在不斷上升，擴大檔案資料的收藏和管理范圍已變得勢在必行，通過檔案管理工作的創新可對此問題進行有針對性的解決。
二、當前機關檔案管理工作存在的問題
1.制度建設和執行力度不足
現階段，不少機關檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的規章制度，管理模式較為粗放。如在機關檔案材料管理方面，檔案員對于歸檔材料往往疏于審查，導致部分檔案材料嚴重失實，甚至有造假現象發生，嚴重損害了檔案的真實性；檔案員主動收集和保管意識差，對于檔案材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了檔案的完整性，導致信息缺漏。
2.管理模式相對落后
目前大部分機關檔案管理部門仍沿用傳統管理模式，機關檔案資料的提供、利用、開發仍以紙質媒體為主，檔案管理的信息化、數字化水平較低。不可否認，紙質檔案有其自身存在的優勢，在檔案史上也發揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數字化為主導的現代社會，紙質檔案因其重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，被電子檔案取代應為不爭之勢。
3.管理平臺偏狹
當前情況下，機關檔案管理平臺以人工管理為主，浩如煙海的機關檔案信息需要檔案管理人員逐一比對翻查，再加上大部分檔案信息載體以紙質為主，數據庫系統建設滯后，導致檔案信息化水平普遍不高，檔案管理人員工作量大、耗時耗力且檔案的準確性、完整性保障較低，管理平臺的工作效率大受制約。
4.人才隊伍建設滯后
一方面，由于我國高校檔案專業設置較晚，從而導致檔案管理專業人才培養和輸出相對較少，人才資源供給受限。另一方面，從現階段機關檔案管理人員構成看，大多數管理人員缺乏檔案管理專業背景。同時，管理機構對這部分管理人員的理論知識與實踐技能培訓缺位，繼續教育難以有效實施，難以形成一支專業能力強、業務素質熟練、構成結構科學合理的機關檔案管理隊伍。此外，相關單位對機關檔案管理工作缺乏相應的重視，預算支付嚴重不足，這在客觀上制約了專職檔案人才的配置和培養。
三、機關檔案工作管理的改進措施
縱觀我國機關檔案工作管理的發展趨勢，其實質就是解決當下存在的問題，實現機關檔案工作的科學化、效益化以及服務功能的社會化，因此應在堅持統一、精簡、效能的前提下，促進機關檔案工作管理健康發展。
1.提高認識，更新模式，完善管理體制
首先機關領導應正確認識檔案工作管理的重要作用，并積極參與檔案工作會議、檔案工作檢查等活動，在切實體會中提高認知，支持檔案工作管理，從而形成機關上下重視和配合檔案工作管理的良好局面。其次應轉變思想，基于集約化管理方式對檔案工作管理進行統籌規劃，以此降低工作成本，優化人員配置，提高管理效益。最后應完善管理體制，要立足于相關規定和自身實際情況，對檔案工作的流程、操作標準等加以明確規范，提高其針對性、全面性和可行性，同時根據實際需要合理設置崗位和人員安排，明確劃分崗位職責，推行責任制，并就培訓、考核、庫房管理等制度加以補充和調整，從而使機關檔案工作管理更規范、更統一。
2.加強檔案工作的基礎建設
一是機關單位在加強庫房建設時應嚴格遵循“十防”措施和庫房管理制度，并單獨設立檔案閱覽室和辦公室，最大限度的提高檔案的安全性和保密性；二是在檔案日常工作管理中，應嚴格按照規范收集、整理、統計不同門類的檔案信息并及時予以歸檔，同時加強全卷宗的建立力度，以此全面而集中的管理檔案，為日后檔案查閱和檢查工作提供基礎保障；三是在安排檔案工作人員時既要符合工作需要又要體現合理性，杜絕一人身兼數職的現象，并盡量減少人員流動，以此保持隊伍的穩定性。
3.著力實現檔案管理信息化
新形勢下，機關應統籌規劃，加大經費投入，完備檔案信息化建設所需的基礎設施，并以國家規定的檔案數字化、技術標準、管理法規等為依據，統一電子檔案的格式，對數據信息加以規范，完善檔案信息的查詢、儲存、管理等功能，并制定完善的電子檔案管理體制，強化其安全建設，從而提高檔案信息的可讀性、共享性和安全性。通過借助信息化手段，可以打破檔案實體的局限性，實現檔案工作的集約化管理，從而提高工作效率和檔案利用率，增加工作效益，并擴展檔案的服務功能，使其趨向于社會化。
一、政府機關檔案管理存在的問題
目前，在我國檔案管理工作中，由于各個單位之間分工不夠明確、其工作水平不足，導致在檔案管理工作中增加其難度，在該情況下，不僅會影響到政府機關的規范性管理，還制約了政府部門發揮的管理職能。
其一，對檔案文件管理的不夠集中，導致材料處理工作不夠規范。因為政府機關的檔案管理工作比較復雜，需要各個工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對這種復雜性，導致在管理工作中經常出現遺漏、資料不完整等現象。
其二，對檔案信息收集的不夠完整，無法準確分類。每個政府機關在工作中，都需要建立屬于自己的長效機制，但是，常常會增加一些臨時、短期任務，這些任務種類多，豐富多樣，導致一些工作人員只重視主件，無法完成附件管理工作，從而影響了信息的完整性[1]。
其三，使用的電子政務系統比較落后，不符合當代社會的發展需要。在政府機關中使用的大量文件都是利用計算機打印完成的，根據工作需要以及工作任務的實施，將其轉換為紙質文件。但面對這種落后現象，與國際化相比還存在較大差距，不僅會造成工作成本增加現象，還會影響政府機關工作效率的提升。
其四，檔案管理人員與工作人員的自身素質不高，自身的專業性、分析問題的能力都不高。我國政府機關檔案管理團隊在整體上不夠穩定，缺乏積極思想意識和創新意識。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數字化工作需要，但由于他們缺乏專業性和較強能力，無法熟練使用計算機技術，導致文件管理方法和實際使用的方式存在較大差距，無法實現一致性，從而影響了政府機關檔案管理工作的積極發展，制約我國社會的和諧發展[2]。
二、政府機關檔案管理問題的解決對策
在和諧社會發展理念提出下，我國政府機關的檔案管理工作作用充分發揮，對和諧社會的積極發展提高意見。在現代社會發展下，需要結合和諧社會發展下的具體要求，促進管理工作的優化實施，保證檔案管理工作發揮的服務職能，為和諧社會的積極發展提供動力。在這種執行下，需要各個單位的管理人員、工作人員從幾方面，實現系統化發展需要。
（一）加強調查與監督
對政府機關的檔案管理工作進行調查與分析，針對其存在的問題，需要對其優化、改正。同時，還需要根據政府機關的實際發展情況，促進管理方法的嚴格性與完善性，保證能夠對檔案文件進行合理記錄、有效整理與分析等，促進其檔案分析工作更合理，為檔案信息的安全保存、規范管理提供較大方便。在政府各個部門的相互執行下，不僅能將各個規范與標準充分落實，還能促進工作效率的穩定提升[3]。
（二）實現材料的分類整理
在對政府機關的檔案信息進行分類處理期間，需要根據機關的實施工作需求以及實際的工作情況，對全部的檔案進行科學分類、有效整理，保證能夠減少政府機關內部管理難度，減少其存在的各個問題。在各個部門相互聯合下，工作人員還需要注意到檔案的結合問題，嚴格解決檔案文件存在的重復性與混亂性。政府機關內部管理工作比較復雜，各個部門需要對工作任務、工作檔案等進行處理，在這種執行條件下，不僅能減少檔案信息出現遺漏、丟失等現象，還能維持檔案信息使用的全面性與可靠性。
（三）促進檔案管理體制的創新
促進檔案管理體系的創新性，保證能夠將電子政務充分滲透到檔案日常管理工作中。在工作執行期間，工作人員需要對電子檔案文件的形成、歸檔以及開發等各個工作進行全面管理，促進政府機關的自動化發展，為信息的實時性發展提供較大保障，促進政府工作的高效運行和穩定發展。不僅如此，還需要利用電子政務建設，實現業務擴展，保證各個單位之間在服務與管理工作中，都能為社會、為人們發展提供更好服務，保證政府機關的檔案工作滿足現代社會的發展需要[4]。
（四）加強思想黨風建設
政府機關在各個工作執行工作中，需要加強思想黨風建設，促進檔案管理人員的責任感都能得以提高，保證其工作精神和事業心的充分形成，這樣不僅能實現各個部門之間的相互合作，還能為人民提供更好的服務工作。在對工作人員進行教育培訓工作期間，需要為檔案管理工作中心提供輔導，使各個部門人員都能認識到檔案工作管理的重要性。還需要對工作人員的能力進行培養，提高他們的信息收集效率，減少檔案文件的處理期間，促進教育工作與宣傳工作的完好實施，這樣才能在總體上提高工作人員的自身素質。
關鍵詞：機關檔案管理；意義；問題；對策
Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.
Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures
檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環節檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。
(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統是必不可少的因素。
(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統的機關檔案之中。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發展規律。
二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學化的若干對策
檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。
3.積極開展業務培訓和指導
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。
4.積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
(二)機關單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。
2.構建科學化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關
鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學利用信息化手段
在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。
參考文獻
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檔案信息化建設主要指的是由國家檔案行政機構來統一規劃與管理檔案，并采用先進的信息技術來進行檔案整理，從而進一步加快現代化檔案管理的步伐。簡而言之，檔案信息化即由傳統的紙質化實體模式朝著電子信息模式轉變的過程。值得注意是，該過程的轉變是需要一定時間的，并不能一蹴而就。因此，相關單位部分需要積極轉變思想，大力引進與應用先進的信息技術設備，積極提升檔案管理效率與質量。
2 信息化技術應用在機關事業單位檔案管理工作中所具有意義
2.1 提升檔案管理的工作質量
對機關事業單位來說，往往檔案管理工作的對象均是數量龐大、內容繁雜，并且關系到單位方方面面。如若離開了信息化技術，單靠人力來進行整理與分析，無疑檔案的整理與存檔均是一項龐大的工程。采用先進的信息化設備，可以讓檔案管理部門大幅提升工作效率，并高效開展檔案的整理與存檔工作，最大限度的節約了財力、物力與人力。
2.2 提升檔案保存的穩定性
以往的紙質檔案保存容易受到外界因素所影響。但是相較于紙質檔案而言，電子檔案能夠保存更長的時間，并且具有較強的穩定性。一般情況下，都是采用光盤、移動硬盤等電子文件載體來保存電子檔案，并且每份電子檔案均會做好2-3份備份。使得電子檔案保存的安全性與穩定性大幅提升。此外，不管是讀取或是存儲電子文件載體均極為快速便捷，并且受其他因素影響較小，所以具有較強的穩定性，能夠滿足機關事業單位檔案長期存儲的需求。
2.3 提高傳遞檔案的效率與安全性
在傳輸以往的紙質檔案時，通常需要花費大量的物理與人力，如若做到不到位之處就容易導致檔案遺失。但是，選用現代化信息管理技術，采用先進技術方式則可以通過互聯網來實現檔案傳遞。如此一來，就能夠大大縮短檔案運輸所需要的時間，提高其傳遞效率，并且也能有效保證檔案的安全性。
2.4 加強檔案文件信息的共享與交流
因為在搬運紙質檔案時往往存在諸多不便，從而導致了機關事業單位各單位以及各部門間的檔案共享與交流上一直存在不足。而采用現代化信息管理技術也能夠有效彌補這方面的不足。自從才用了信息化管理技術，讓檔案管理級別出現了較大的變化，從以往的案卷級轉變為文件級，并逐步形成體系化的管理模式。不僅如此，信息化技術還能緊密聯系機關事業單位的各級部門，并給檔案查詢提供了更大的便利，進而促使檔案使用效率以及管理質量得到有效提升。
3 信息化時代機關事業單位檔案管理創新探究
鑒于信息化技術地應用對機關事業單位檔案管理所具有的重要意義，這就要求廣大單位必須依托于信息化時代這一背景進行檔案管理工作創新。為此，結合筆者實踐來看，機關事業單位應當從以下幾個方面著手：
3.1 將管理轉變為服務
在以往人們的認識中，認為檔案管理僅僅只是一項管理性質的工作。然而隨著時代的變遷，信息時代的到來，讓希望覺得不可能實現的信息傳遞與共享能夠在幾秒內完成。在該種時代背景下，人們逐步提高了對檔案材料便捷程度的要求，所以檔案管理部門應當由自身出發，積極轉變陳舊的工作理念與性質，并采用服務性的理念來進行工作指導。如，通過信息化的特點來給服務對象提供更加多樣與完善的檔案資料。并通過專門分類電子檔案，給用戶查詢提供便利等。近年來，隨著信息化進程的逐步推進。人們對于檔案信息資料的需求逐步增加，并且種類日益多元化，并對檔案的查詢與提取速度要求更高。因此，檔案管理部門應當更進一步提高自身管理服務質量。
3.2 積極轉變傳統檔案管理方式
結合實踐來看，傳統機關事業單位檔案管理中由于需要面對大量枯燥的紙質材料進行分門別類登記與保管等工作，這不僅耗費大量的時間與精力，并且管理人員長時間機械重復地這些工作也會難免出現差錯，如此一來勢必會導致機關事業單位檔案管理工作效率與質量大大降低。有鑒于此，這就要求廣大機關事業單位應當積極轉變傳統檔案管理方式。首先，機關事業單位應組織檔案管理人員進行學習，從而使其能夠充分認識到信息化技術應用對此項工作中所具有的重要作用與意義，進而將其傳統檔案管理工作思維予以轉變。其次，在轉變管理人員思維后，機關事業單位還必須根據所引進檔案信息化技術與設備制定出相對應的定期培訓計劃，從而為快速有效地轉變他們檔案管理工作方式奠定堅實基礎。最后，為了進一步確保檔案管理人員能夠通過培訓轉變傳統工作方式，機關事業單位還應當根據培訓內容制定獎懲相結合的成績考核機制，即將檔案管理人員個人績效、獎金等與培訓考核成績相掛鉤，一旦考核不合格則給予扣發一定比例績效處罰，反之則予以獎勵，如此一來有助于確保檔案管理工作方式得以有效地轉變。
3.3 建立起完善的檔案信息數據庫
區別于傳統檔案管理，信息化時代下機關事業單位檔案管理工作中數據庫是其核心組成部分。這是因為檔案信息數據庫地建立不僅大大減少了檔案存儲所需場地、設備等，同時也可以在提升檔案存儲安全性前提下使其得以高效地使用，因而正是基于此廣大機關事業單位必須建立起完善的檔案信息數據庫。對此，各大機關事業單位首先應當充分結合自身檔案管理工作實際做好信息數據庫目錄設立工作，隨后在所建目錄下將相應檔案信息數據予以錄入，以此建立起一個完善的數據庫。需要特別注意的是，檔案信息數據庫建立中目錄設立是否準確與科學合理直接影響到所建數據庫質量，為此廣大機關事業單位應當在建庫前準確分析自身檔案管理工作對象情況，隨后設立出科學合理的數據庫目錄。
3.4 加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質
在信息化的社會背景下，?撾淮俳?檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的基本素質。在目前的機關事業單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質的人才，實現檔案管理工作的信息化。機關事業單位要加強檔案管理工作者的培訓，不斷提高其素質和技術水平，促進單位檔案管理的信息化建設。
關鍵詞：事業單位 檔案管理 現狀
1.我縣機關事業單位職工檔案管理工作現狀
1.1職工檔案管理不集中
機關事業單位人事檔案包含干部檔案和職工檔案。我縣干部檔案分別由組織部門和人事部門統一管理，擔任副科級以上領導職務的干部檔案由縣組織部集中管理，一般干部檔案由縣人事局集中管理，唯有職工檔案分散在各機關事業中由各單位分別管理。由于職工檔案分散管理，各單位的職工檔案管理制度不統一，檔案材料的收集辦法不一致，在職工辦理調入、調出、調資、退休等手續時，經常有檔案材料不全的情況發生，致使機關事業單位職工的合法權益受損。
1.2對職工檔案重視程度不夠
由于干部檔案已集中到縣組織人事部門統一管理，為數不多的職工檔案得不到領導的足夠重視。有的單位職工有幾十人，但大多數單位的職工只有十幾人到幾人不等，因此很多單位的領導都對職工檔案管理工作的認識不到位，對職工檔案管理工作缺乏積極主動性，認為只有那么幾份職工檔案，沒有必要專門投入人力財力來管理，造成單位從上至下的職工檔案管理意識淡泊。
1.3職工檔案管理人員素質不高
職工檔案管理人員大多由單位勞資人員兼任，文化水平參差不齊，整體素質不高。有的檔案管理人員是半路出家，沒有經過專門的檔案業務培訓；有的檔案管理人員調動頻繁，因此造成業務不熟悉，短時間內難以勝任本職工作；還有的對檔案管理工作一點都不熟悉，認為檔案管理就是保存檔案，只要把檔案鎖在柜子里不丟失就行了，對職工檔案材料不及時收集，收集了不及時歸檔，以致職工檔案材料不齊不全，職工檔案資源得不到及時利用。
1.4職工檔案材料收集工作力度不夠
由于各單位對職工檔案管理的不重視，導致檔案管理人員對檔案材料的收集歸檔工作被動、不及時、不全面。如職工檔案材料不全，缺轉正定級手續，歷年考核、歷次調資手續不全，有的復轉軍人只有安置手續，入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局，沒有并入職工檔案，有的黨員只在各種表格上體現上黨員身份，而入黨手續卻沒有裝入職工檔案，檔案材料的缺失，在職工辦理職稱評定、工資套改、工齡認定時，導致職工不能按規定享受到正常的職稱晉升、工資調整等權益，影響了職工的切身利益。
1.5職工檔案管理制度執行較差
有些單位雖然建立了職工檔案管理制度，但真正執行的時候卻不落實。如職工檔案未按規定編目造冊、編制檢索工具，查閱借用、轉遞手續不夠完備，在檔案借出時不嚴格履行手續、不按規定辦事，認為本單位的職工調用自己的檔案，用不著經過繁瑣的手續，只要本人有需要取走就行，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至1年不歸還的，個別人鉆空子，抽取個人檔案材料、造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。
2.做好我縣機關事業單位職工檔案管理工作的幾點建議
2.1建立機關事業單位職工檔案集中統一的管理體制
為確保機關事業單位職工檔案的完整與安全，我們要改革現行的機關事業單位職工檔案分散管理方式，變基層分散保管、多頭管理，為縣勞動保障局集中統一保管。按照集中統一保管的改革思路，將全縣機關事業單位職工檔案對口到縣勞動保障局統一管理，全面杜絕檔案分散管理模式下存在的安全隱患。縣勞動保障局建立規范化的職工檔案室，配備專職、專門的檔案管理人員。
2.2提高認識，加強對職工檔案工作的領導
要求各單位要提高認識，加強組織領導，明確分管領導和工作人員，及時安排部署，落實好人、財、物，認真做好單位職工檔案的移交工作，確保檔案按時按質進入職工檔案室。要統一職工檔案移交標準，嚴格規范。各單位要嚴格按照人事檔案材料收集歸檔規定的收集范圍，收集職工檔案材料。做到：主動及時，全面準確，保質保量，安全保密。 向縣勞動保障局移交檔案時，除移交紙質檔案外，要同時移交文件級目錄與全文掃描數據對接的電子檔案，確保準確率達100%。縣勞動保障局對接收進室的紙質檔案和全文數據庫進行驗收，不符合質量要求的一律不予接收。
2.3提高職工檔案管理工作者的素質
檔案管理的好壞，直接關系到職工的職務升遷，待遇調整等，因此職工檔案室必須把好用人關。首先，應選調那些政治可靠、作風正派、責任心強，具有大專以上學歷的優秀干部來從事全縣機關事業單位職工檔案管理工作。職工檔案管理工作是一項平凡而又艱苦的工作。作為檔案管理人員，必須具有甘為人梯，熱心服務的思想品德。要想職工所想，急職工所急，在不違背制度的條件下，千方百計地為職工提供方便。要埋頭苦干，不為名利，服從需要，要立足本職，用主要的時間和精力做好職工檔案管理工作。檔案工作的特點，要求檔案人員不僅要埋頭苦干，而且要頭腦清醒，思路敏捷。隨著社會的進步，科學技術的發展，檔案管理工作的科技含量越來越高，新的形勢要求檔案管理人員必須牢固樹立終身學習意識，不僅要熟練掌握專業理論知識，還要努力學習法律知識、哲學知識和現代管理知識等，通過系統地、持續不斷地更新知識，運用現代信息技術，提高職工檔案管理工作的現代化水平，才能更好地獻身檔案管理事業。
一名合格的檔案管理人員，必須具有高度的法律意識和良好的職業道德修養。因為職工檔案管理的特殊性，在具體的業務工作中，檔案管理人員必須始終以法律和道德的尺度為準繩，以黨和人民的利益為標準，自覺保護職工檔案的安全與完整，自覺保護公民個人隱私及其合法權益，養成良好的職業保密習慣，做到“從心所欲，不逾矩”，堅決不做有損國家、集體和個人利益的事，堅決杜絕的現象，并與違法行為作堅決的斗爭。
2.4加強職工檔案室的基礎建設
要建設標準化的職工檔案室，配置鐵質檔案柜，搞好檔案室的通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，配備空調、電腦、掃描儀、監視器、復印機等硬件設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
2.5提高職工檔案的質量
檔案材料是否齊全完整，很大程度上是衡量檔案管理質量的重要標志。因此，要做好職工檔案材料的及時收集、歸檔。各機關事業單位除按規定向縣勞動保障局移交職工檔案材料外，還要將各單位職工在工作生活中產生的考核、調資、晉升等檔案材料及時交到職工檔案室歸入職工個人檔案保存。檔案管理工作人員要認真登記、整理、核實檔案材料，仔細查看檔案材料是否完整齊全，并將收集到的材料及時入檔保存。對在職工檔案移交過程中出現的檔案材料內容前后不符，如時間方面，出生日期隨意填寫，參加工作時間、入黨、入團時間不統一，姓名隨意用別字情況，各單位要在檔案移交時將有異議的材料在移交清單上備注說明，勞動部門經過反復推敲對其作出最后認定。對檔案材料不全的，如一些本該有的履歷表、年度表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全，各單位盡量為職工把檔案材料收集齊全，確實收集不全的也應備注說明情況。堅持“標準化”管理裝訂職工檔案，確保職工檔案規范化管理落到實處。
2.6建章立制，實現檔案管理制度化
1 新時期機關事業單位檔案管理的重要性
（1）有助于加快全面建設小康社會
當前是社會處于信息化速度和經濟快速發展的時期，經濟市場也產生了重大的變革。信息量存儲問題成為新時期檔案管理的新的挑戰，檔案管理如何在政治、經濟、文化等信息交融的環境下進行也是新時期檔案管理面對的重要挑戰。此外，機關事業單位作為采取國家財政撥款的社會組織，新時期機關事業單位的創新思路和方法對于加快全面建設小康社會，處理政治、經濟、文化等信息交融環境下的資源充分利用問題具有重要的作用，在保障資源充分利用的同時，提升資源的利用效率，從而更好的為政府職能和公眾服務。
（2）有助于深化落實“四個全面”
社會的發展離不開檔案管理的不斷完善，這是因為我國當前處于全面建設小康社會的時期，“四個全面”通過嚴肅黨風、黨紀等方式對于廉政建黨具有重要的作用，同時也是全面建設小康社會的重要方針。檔案管理在新時期也具有較廣的應用空間，檔案管理有助于有效避免檔案丟失、信息失真的現象，對于全面建設小康社會，推動社會發展具有重要的作用。因此，新時期機關事業單位的檔案管理有助于深化落實“四個全面”。
2 新時期機關事業單位檔案管理的現狀
筆者結合單位檔案管理現狀，并查閱相關資料，認為新時期機關事業單位的檔案管理中還存在以下問題：
（1）缺乏思想上的重視
機關事業單位以政府職能和公眾服務為目標，與一般企業相比具有較大不同，機關事業單位作為國家的一個特殊部門，對于全面建設小康社會具有重要的作用。機關事業單位領導和工作人員往往比較重視工作的效率，缺乏從思想上重視檔案管理工作。這就導致一旦出現需要調用檔案的時候，容易出現手忙腳亂、檔案丟失或者不齊全的現象，在很大程度上影響了工作效率。還有部分機關事業單位為了應付考核而參加過檔案達標升級工作的評定，但是這些都是被動的，機關事業單位相關人員仍然缺乏從思想上重視檔案管理工作[2]。
（2）檔案管理人員專業素質不高
以前機關事業單位缺乏專職的檔案管理工作，隨著機關事業單位檔案管理重視度的提升，專職的檔案管理人員已經出現在較多機關事業單位中，進一步完善了機關事業單位的檔案管理效率。但是隨著時間的推移，機關事業單位的檔案管理呈現出新的問題，檔案管理人員沒有經過專業的培訓就進行檔案管理工作，導致這些新手檔案管理人員在管理過程中出現交接工作不到位、檔案歸類、整理不到位等狀態，容易進一步造成檔案丟失或者不全的現象產生，進而降低了檔案管理效率。
（3）硬件設施跟不上
隨著社會的發展，機關事業單位仍然是搶手崗位，機關事業單位的人數不斷增加，這就為新時期機關事業單位的檔案管理提出了新的挑戰。但是機關事業單位基于基礎設施配備不完善導致檔案出現發霉或者損壞等現象，進一步加劇了機關事業單位檔案管理的難度。此外，還要一些機關事業單位在檔案室的擺放等過程中存在不規范的行為，這就導致機關事業單位的檔案室存在安全隱患，不利于檔案管理工作的順利進行。甚至有些單位還將一些雜物擺放進檔案室，進一步加劇了檔案室安全事故出現的概率。
3 新時期機關事業單位檔案管理工作中問題存在的原因
基于新時期機關事業單位檔案管理工作中出現的問題，結合單位實際情況，筆者進行分析，認為新時期機關事業單位的檔案管理中問題存在的原因包括以下幾點：
（1）領導干部意識淡薄
單位領導干部作為單位建設的重要核心，往往存在對檔案管理意識淡薄的問題，導致下面員工在檔案管理中也存在應付了事，沒有采取措施對檔案的歸檔、整理等工作，導致檔案丟失等現象廣泛出現，不利于機關事業單位的長期發展。單位領導沒有將檔案管理納入單位日常檢查范疇，導致檔案管理人員對于檔案管理工作不重視，不利于檔案管理工作的順利進行。
（2）檔案管理人員專業性不強
基于機關事業單位領導沒有將檔案管理考核納入日常考核的范疇，基層檔案管理人員的對檔案管理工作從心理上不重視，沒有以嚴謹的工作態度去對待檔案管理工作，沒有對檔案管理工作的方法等進行進一步的創新，導致檔案管理在信息化時展的今天與時代出現脫節現象，不利于檔案管理工作的進一步發展。此外，檔案管理人員沒有采取措施更新和完善自身檔案管理工作，在平凡的崗位上發揮自己的光和熱。
（3）監管力度不夠
檔案室管理人員往往因為缺乏單位的監督，導致檔案管理人員在檔案管理中出現怠慢等各種問題。歸根究底是因為機關事業單位的監督管理機制不健全，沒有將檔案管理檢查與檔案管理人員的工資掛鉤，導致檔案管理人員沒有從心理上將檔案管理工作放到首位。
4 新時期機關事業單位檔案管理的創新建議
（1）增強檔案管理人員的素質
檔案管理人員素質在機關事業單位的檔案管理者工作中處于重點，因此，在機關事業單位檔案創新管理中，應以增強檔案管理人員的素質為切入點，通過開展有效的人才選拔機制、形成良性競爭以及定期加強培訓的方式增強檔案管理人員素質，為檔案管理創新提供新思路。其中，有效的人才選拔機制有助于從源頭上提升檔案管理人員素質，良性競爭范圍的形成有助于提升管理人員的工作熱情和效率，定期培訓則有助于增強檔案管理人員的素質水平以及適應時代的能力。
（2）建立健全的檔案管理機制
檔案管理機制在機關事業單位的檔案管理人員工作效率的提升中具有重要的作用，是深入開展檔案管理工作的核心。建立健全的檔案管理機制依賴于對新時期法律等相關制度的了解，能夠從多數員工的角度出發，在保障員工利益的同時，保障工作順利完成。人性化理念是檔案管理過程中重要的指導原則，有助于提升檔案管理人員的管理意識，從思想上重視檔案管理的保密性，從而保障檔案管理工作的效率的提升。此外，健全的安全管理制度也是新時期檔案管理工作的重點，有助于有效避免黑客攻擊等現象，保障檔案的保密性。
（3）不斷更新管理理念
管理理念在事業單位檔案管理中起著重要的作用，有助于提升管理人員的管理意識。這就要求檔案管理工作中應以國內外先進的管理理念為依據，提升單位領導對檔案管理工作的重?程度，不斷進行檔案管理工作宣傳，保障檔案管理人員檔案管理理念的提升。此外，單位還可以通過工資獎勵或懲罰等方式提升員工的工作熱情，進而保障檔案管理工作的高效運行。
機關檔案管理工作是關系黨政機關事業發展的重要內容，提升檔案管理水平，并加以開發利用，能夠更好地服務現代化建設事業。
2 現階段機關檔案管理存在的問題
具體來看，機關檔案指的是在各種公務活動中，由國家黨政機關參與的，直接或者間接產生能夠反應其職能工作的真實記錄。機關檔案既是黨和國家收集總結的檔案史料的一部分，也能為本機關各項工作提供服務。結合近年來我國機關檔案工作管理特點，認為機關檔案主要有以下主要特點：機密性強，主要在機關內部保存并使用；具有較強的業務性；行政管理特色突出，機關檔案是機關在行政工作中產生并整理的。
2.1 基礎水平良莠不齊，發展不平衡
目前，大部分機關業務檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環節還沒有達到規范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較
單一。由于檔案管理缺失，導致一些有價值的檔案材料被遺失、損毀現象時有發生，嚴重影響著檔案的保存和利用效率。
2.2 機關檔案利用程度較低
目前我國機關檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現在部門領導和管理者對于機關檔案的價值認識不足，沒有正確定位機關檔案的使用價值。機關檔案是國家機關日常工作的記錄和總結，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術水平，優化辦公流程具有重要意義。目前我國機關單位檔案管理的數字化、信息化水平不高，利用先進管理系統和技術進行辦公檔案管理和開發的能力較弱。
2.3 檔案管理科學化水平低
隨著新技術的不斷發展，管理領域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統管理思想和技術手段的制約，部分單位在進行機關檔案的管理中仍舊使用傳統的管理方式，沒有重視信息技術和新方法的運用。
隨著信息技術的發展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現，使檔案管理方式發生了根本性變化。傳統檔案管理的工作模式和技術水平已不能滿足當今檔案事業快速發展的要求，應該通過更高的科技手段對檔案進行科學管理。但是有些基層機關事業單位由于受到資金、環境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規范化程度還遠遠落后于時展要求，因此迫切需要運用現代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。
2.4 機關檔案重視程度不夠
通過對我國部分地區機關檔案工作的實地調研和資料分析，認為雖然大部分行政管理人員和部門領導逐漸重視了機關檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅持傳統的觀念，認為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進信息化管理水平和后續開發利用的重視程度不夠。部分單位在進行單位整體規劃的過程中，并沒有將機關檔案管理考慮進總體工作計劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機關檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機關檔案管理人員的工作積極性，降低了機關檔案管理的層次和利用的水平。
2.5 機關檔案管理人員素質有待提升
檔案管理人員是從事機關檔案管理的主體，其自身素質直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機關檔案管理人員并不是檔案管理專業出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經驗，但是在面對數字化和智能化管理的時候缺乏專業技能的支撐，對于計算機技術、大數據技術和網絡技術等最新的檔案管理技術掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學有效的開展機關檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調人員，管理人員隊伍的建設不到位，直接影響了機關檔案管理的有效開展。
3 加強機關檔案管理工作
3.1 加強組織領導
依據最新的《檔案法》規定，單位在開展機關檔案工作的過程中，需要有統一領導和分級管理的制度，同時機關領導需要以身作則，嚴格按照規章制度辦事。在制定單位年度計劃的時候，將機關檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領導負責制度，從單位領導層推選一名干部負責機關檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協作的不便之處。
3.2 加強宣傳、提高認識
為了有序開展機關檔案管理工作，需要從思想上提升認識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內容包括檔案管理政策法規、管理技術模式、方案的開發利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養機?P檔案管理人員和機關工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎上，制定符合本部門本單位的機關檔案管理制度。
3.3 優化機關檔案管理方法
現階段，我國機關事業發展較快，部門的業務量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規模空前增加，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導致工作中出現紕漏，為此，建議主管部門優化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機關檔案管理的效率，增強檔案管理的真實性和準確性，降低問題出現的可能性。
3.4 提升檔案的安全等級
機關檔案中記錄著黨和國家機關日常工作的方方面面，同時也是部門內人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權限，無關人員不得翻看和修改機關檔案，同時因工作需要查閱時，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實現電子檔案管理的部門需要提升網絡安全等級，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件、內網物理隔離等方式，確保機關檔案信息庫的安全性。
[關鍵詞]檔案；機關單位；老困難；策略
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 ― 2234（2014）06 ― 0170 ― 02
引言：
機關事業單位開展檔案管理工作對其活動進行了實時的記錄，有利于工作場景的再現，也能為其以后的發展提供參考，是一筆無可替代的寶貴財富。作為國家檔案的主要來源，機關檔案存儲了大量的第一手材料和珍貴的工作經驗，要規范機關單位的管理，提高其工作效率，擴大經濟收益，加強機關事業單位的檔案管理工作勢在必行，是當下亟待解決的重要課題。但是隨著機關工作的不斷發展和深化，機關單位檔案管理工作中一些問題也慢慢暴露出來，這在一定程度上制約了機關單位的協調發展，本文就機關單位檔案管理工作中的老困難進行了分析匯總，并提出了相應的解決辦法。
一、 新時期機關單位檔案工作面臨的挑戰
在這個信息化的時代，信息技術得到迅速的發展，給機關單位檔案工作的開展帶來新的挑戰，同時對改善機關單位檔案工作的方式也帶來了機遇，因此機關單位要在這個挑戰與機遇并存的信息化世界里，抓住發展機遇，沉著面對挑戰，積極創新工作方式方法，為新時期完善機關單位檔案工作提供依據。雖然目前我國機關單位檔案工作的信息化程度與歐美發達國家相比還比較落后，但是我們要迎難而上，積極規范與完善機關單位檔案工作的制度，這樣才有可能趕上歐美發達國家。而且從事機關單位檔案工作的工作人員在實踐中要積極主動，認真負責，善于發現新的工作模式。機關單位也要為檔案工作人員提供良好的工作環境，同時積極在機關中宣傳檔案管理工作的規章制度等，提高機關單位工作人員的意識。另外由于很多機關單位的文件是的，因此在日常的工作中要做好保密工作。
二、機關單位檔案工作開展中的老困難
2.1 機關單位工作人員檔案意識薄弱
隨著社會主義經濟的快速發展，我國的經濟體制進行了深入的改革，機關單位將直接面臨著經濟效益、辦事效率、生存發展等問題，而機關檔案工作是很基礎的信息記錄工作，不能直接解決工作人員面臨的困難，只有在某個特定的時期才能顯示出它的作用，因此很多機關單位的工作人員不重視檔案工作，缺乏檔案管理與工作流程的基本常識。
2.2 機關單位檔案工作人員缺乏
目前很多機關事業單位沒有設立專門工作人員從事檔案管理工作，檔案工作人員一般由其他的工作人員兼職。由于機關單位檔案管理的工作量很大，兼職檔案管理的工作人員不能及時處理檔案工作，這樣就影響了檔案工作的順利開展。有些機關單位的檔案管理工作人員經常更換，在工作交替時，不能按規定清楚地交代以前的工作流程以及近期要處理的檔案，甚至造成了重要檔案文件的丟失。這些因素都嚴重影響機關單位處理檔案的質量與效率。
2.3收集檔案材料難
在機關單位檔案工作中，最基礎的就是收集基層機關單位檔案材料，然后實行統一的檔案管理，順利收集基層機關檔案材料能促進機關檔案事業的順利發展與進步。而在實際工作中，很多檔案工作人員缺乏收集基層機關檔案材料的能力與力度，主要體現在歸檔工作制度的不健全，不嚴格按照規章制度執行收集工作。這也給將來的檔案資料查找工作帶來了很多困難。
2.4機關單位檔案工作人員的辦公條件簡陋
在社會主義市場經濟條件下，發展社會主義經濟越來越重要，如果基層機關單位要完成每年的年終目標考核，那么就得必須完成相應的經濟任務。這樣造成機關單位的工作重心嚴重偏向經濟發展，因此對機關檔案工作的重視程度嚴重下降，投入的資金也大幅度降低，造成很多機關單位沒有自己獨立的檔案室，更沒有相對應的檔案管理設施，因此機關單位的檔案管理工作僅僅處于能維持的水平。
2.5 機關單位的檔案管理制度不完善
很多機關單位沒有適應新時展要求的檔案管理系統，一直沿用過去的檔案管理的規章制度，而且檔案資料的覆蓋面也很窄。在實際工作中，有些機關單位雖然有著健全的檔案管理制度，但是在進行檔案管理時，檔案管理工作人員不能嚴格按照規章制度保存檔案，缺乏執行的力度，而且沒有執行的監督機構。由于沒有明確的責任劃分范圍，因此有的檔案工作人員在工作中三心二意，沒有責任意識。因此機關單位要制定適應社會發展需要的檔案管理制度以及監督制度。
2.6 機關單位的檔案信息化管理程度不高
隨著社會科學技術的發展進步，計算機技術得到快速的發展，在計算機技術的輔助下，出現了很多檔案信息化管理的方式方法。然而一方面有些機關單位不能跟隨時展的步伐，不能及時吸收利用新的科學技術與管理方法，這導致了機關單位的檔案管理效率與水平低下。另一方面有些機關單位對很多電子文件進行監管，造成文件的泄密。因此在促進檔案工作信息化的同時，也要注重文件資料的信息安全。
三、機關單位檔案工作開展中的新對策
3.1 加大機關單位工作人員對檔案工作的學習與宣傳力度
只有在機關單位的每個工作人員都對檔案工作有清晰的認識，才能引起他們的重視，才能獲得機關單位領導干部的支持力度。在社會主義市場經濟快速發展變化中抓住檔案工作發展的機遇，要把基層機關單位的檔案工作統一納入到檔案管理系統中來，讓每個機關單位都重視檔案管理工作的建設。機關單位檔案部門以及工作人員要經常向領導干部匯報檔案工作，讓領導干部了解到檔案工作的重要性，在不同的會議中要經常講解檔案工作，這樣才能積極宣傳檔案工作，增強機關單位檔案的集中管理和歸檔保存意識。
3.2 要加強對檔案干部的管理
機關單位要積極對檔案干部進行教育培訓，強化他們的政治思想，使機關單位檔案干部能夠嚴格按照規章制度開展各種工作。還要加大對他們的業務培訓力度，提高他們的職業道德水平。各機關單位應當加大檔案干部教育培訓方面的投入力度，制定出具體的嚴格的教育培訓計劃，選派優秀的檔案管理干部到高等院校進行專業培訓與學習。同時，也應當努力引進一些專業素質較高的人才充實到機關單位檔案管理隊伍中來，提高機關單位檔案干部的綜合素質。機關單位一方面可以根據檔案干部管理檔案的工作量以及專業技能水平的高低給予一定的獎勵，從而使他們有時間從事檔案整理、分類工作。另一方面機關單位領導干部可以從思想上、政治上、生活上、待遇上關心檔案干部，多與他們進行溝通，經常聽取他們的意見，并且重視他們的建議。總之要提高機關單位檔案干部的工作熱情、創新意識以及責任感。
3.3 健全與完善機關單位的檔案管理制度
機關單位要積極建立與完善一系列的檔案資料的管理制度，這樣機關單位開展檔案管理工作就有章可循，有法可依，有利于檔案管理工作進入正規的發展渠道，也促進檔案管理工作的可持續發展。隨著社會的發展進步，過去的檔案管理工作的規章制度可能不再適應現在社會的需要，機關單位要及時改進工作制度，并且在實踐中逐漸完善檔案管理工作制度。在進行檔案管理時，機關單位的工作人員都要嚴格執行規章制度，保障檔案管理制度的執行力度，合理有效地利用、開發檔案資源，從根本上使檔案管理工作走上正軌。
3.4 加強機關單位的檔案管理信息化建設
機關單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的潮流，增強機關檔案干部的信息化觀念與意識，在檔案管理工作中運用先進的科技手段與技術，提高檔案管理工作的效率與質量。機關單位檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料，不再簡單地只是保存文字，這樣也可以實現檔案資料保存的無紙化，節省保存檔案的資金與空間。同時檔案干部也要努力學習新的計算機網絡知識，熟練運用新的設備，這樣才能更好的促進機關單位檔案管理工作的信息化建設。
3.5 轉變機關單位檔案干部的觀念
在新的形勢下，很多過去的檔案工作方式已經不適應新時代的發展要求，因此機關單位檔案干部要及時轉變工作觀念與方式。基層機關單位檔案是對該單位工作的真實記錄，這也是機關單位的重要工作內容。因此機關單位一方面可以通過培訓檔案干部，讓他們接觸與學習新的檔案管理方式，開闊他們的眼界；另一方面可以讓經驗豐富的檔案干部向其他人介紹他在工作中的經驗與方法，這樣可以使新技術與傳統的方法相結合，使兩者相互得到發展。這樣可以很好地轉變檔案干部傳統的檔案管理觀念。
四、總結：
總之，在科學技術日新月異的時代，有些機關單位的檔案管理制度已經不適應社會的發展需求，因此要盡力改變這些規章制度，同時及時制定與更新適合時展要求的新的規章制度。在新的時期，機關單位檔案管理工作可能會遇到一些新問題與挑戰，面對新問題，只要能夠及時地找到解決這些問題的方案，那么就能促進機關單位的檔案管理工作的發展與進步。而且機關單位要注重這方面的人才培養，機關單位的檔案管理部門要培養一批具有高技術、高水準的檔案人才隊伍，不斷學習和創新，及時更新知識，以積極的態度應對新時期檔案事業發展。同時機關單位要充分利用新的科學技術，促進檔案管理工作向前發展，因為檔案管理的信息化符合時展潮流。
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[關鍵詞]知識管理 檔案工作 重要性
中圖分類號：G142.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0334-01
一、機關檔案知識管理概述
檔案知識管理是指以信息技術為支撐，以檔案管理業務和流程為基礎，整合檔案信息資源和人力資源，對檔案信息資源進行創造、挖掘、聚合與結構化，使之上升為知識的一種管理方式。機關檔案知識管理，即對機關內檔案信息資源進行檔案知識管理，在政府機關內形成知識積累、知識共享、知識交流的組織結構和文化氛圍，加強政府機關的快速反應能力及政策決策的科學性，促進政府職能及管理思想的轉變。
二、機關檔案知識管理的意義
機關檔案知識管理是為了增強政府機關的績效而創造、獲取和使用知識的過程，包括知識學習、共享和創造等全部過程。
1、促進政府機關行政效率的提高
在信息時代，面對紛繁復雜、層出不窮的社會問題，政府機關需要做出快速反應，發揮主動性和積極性，才能不處于被動的位置。通過機關檔案知識管理，政府機關及其公務人員可以快捷、有效地檢索知識管理系統，掌握并應用國家政治、經濟、社會等各個領域準確可靠的信息和知識，提高行政效率及決策的科學性。同時，每個公務人員都可以通過知識管理系統提出自己的建議和意見，將隱性知識轉化為顯性知識，為政府決策提供科學的知識信息保障。
2、強政府機關組織機構的創新
傳統的政府組織結構是“金字塔式”的等級型，過多的管理層、嚴密的界限使上下級之間、部門之間缺乏有效的溝通，各行政機構之間信息流通速度緩慢，反饋不及時，容易發生信息失真，導致行政機關反應緩慢。通過機關檔案知識管理，可以促進信息和知識在行政機關之間暢通無阻地分享和交流，使之從“金字塔”式結構向扁平網狀結構發展，從縱向層次結構向橫向網絡結構改變，促進政府機關組織機構的變革。
3、促進知識信息的交流和共享
機關檔案知識管理的開展，使知識成為政府機關的核心資產，作為知識載體的人才也相應成為其核心資源，成為管理的主要對象之一，信息技術和知識管理是政府管理最主要的手段。通過機關檔案知識管理，政府機關內部將形成以知識為本、以人為本的工作氛圍，重視知識價值、重視知識交流。另外，先進的信息技術運用及知識管理系統的建設，將加速知識及信息在政府機關的共享及流通效率，促進政府機關知識信息的傳播與應用。
三、知識管理下機關檔案有效管理的新模式
1、注重機關檔案材料收集。收集檔案材料是機關檔案管理的基礎，要建立暢通的材料收集渠道，機關檔案管理人員必須對與檔案有關的各種材料，認真細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及r進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證機關檔案的準確性和真實性。改進和完善檔案利用功能，使其最大限度地發揮作用。
2、規范機關檔案整理。要提高對機關檔案整理的重視程度，主要領導要高度重視機關檔案整理，把它放在機關檔案管理的重要位置來對待，并將其納入到年度工作計劃。要完善機關檔案整理制度，定期對機關檔案整理進行督導檢查，及時發現問題，及時解決，加快推進檔案整理的制度化、規范化建設，真正實現機關檔案整理規范、歸檔有序。
3、完善機關檔案信息化建設。機關檔案信息化管理應該是一個廣泛意義上的信息化網絡建設，在進行機關檔案信息化建設工作中，要在機關內部創建一個局域網，將整個機關的運行狀況都囊括進來，而從檔案的收集、錄入、整理、傳輸以及開發利用等形成一個系統性的網絡覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價值的材料可以傳送給機關檔案管理部門，這樣一方面可以確保機關檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。通過信息共享平臺的創建，可以有效地提高機關檔案的利用程度，從真正意義上挖掘機關檔案的內在價值。
4、提高機關檔案管理人員綜合素質。加強機關檔案管理人員綜合素質建設，提高機關檔案管理服務水平。機關檔案管理具有業務性、服務性與保密性的特點，因此要注意加強機關檔案管理自身隊伍素質建設，選擇可靠、正派、責任心強的人員從事機關檔案管理，可以通過擇優錄用、競聘上崗，選用真正優秀的檔案專業人員。主管部門還要定期業務知識與技能，讓機關檔案管理人員掌握最新的知識和先進的管理技術，增強責任心，以更好地勝任機關檔案管理這項工作。
四、知識管理對機關檔案工作的重要性
1、知識管理可以提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域，傳統的機關檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書、情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的機關檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現實工作服務，脫離于實際創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。
管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統的機關檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。
知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升企業的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注，使得“知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解”，促進文件、檔案的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。
2、檔案管理促進知識管理
2.1檔案管理有助于傳播、交流知識、信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
2.2檔案管理有助于理解、挖掘知識，檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”。傳統的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等。
2.3檔案管理有助于保護知識產權
知識產權主要是指事業單位擁有的專利權、商標權、著作權等，它是事業單位知識創新的成果，是機關核心的無形資產、知識資本。保護機關的知識產權是維護企業合法權益、促進知識創新能力、提高政府核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。.
結語
面對知識管理的熱潮，作為檔案政府機關工作者必須保持高度的清醒意識，只有在具備扎實的業務知識、豐富的工作經驗、誠實可信的人格魅力、執著的進取精神、積極樂觀的工作態度的基礎上，主動地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅使下，通過實踐工作不斷改進工作方法，不斷實現由實體的保管者向知識的提供者的轉變，才能更有效地提升自己的工作價值和社會意義，才能更有效地擴大檔案工作的影響力度。
參考文獻
