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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學(xué)校檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：信息時代；學(xué)校；人事檔案管理；研究；改善對策
中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-8882（2015）05-108-01
引言
在當(dāng)今社會的發(fā)展中，隨著全面深化改革的進(jìn)程在不斷推進(jìn)，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，逐漸進(jìn)入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創(chuàng)新以便更好的適應(yīng)信息化環(huán)境的發(fā)展，這就必然導(dǎo)致了學(xué)校在人事檔案管理工作上也需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母?，從而更好的實現(xiàn)學(xué)校人事檔案資源的優(yōu)化管理，促進(jìn)學(xué)校不斷的發(fā)展。
一、信息時代下學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）管理制度不完善
人事檔案管理制度是學(xué)校對人事檔案進(jìn)行管理的前提，也是組織管理系統(tǒng)中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學(xué)校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學(xué)校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學(xué)校已經(jīng)按照國家或者教育部的相關(guān)規(guī)定制定了教學(xué)檔案管理辦法和報關(guān)方式等制度，但是對于學(xué)校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關(guān)調(diào)查中，只有一半的院校建立的有關(guān)的人事檔案管理制度，很多學(xué)校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學(xué)校根本不清楚人事檔案相關(guān)管理制度。
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
人事檔案是對人才的使用、開發(fā)、利用的過程進(jìn)行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學(xué)校對人員進(jìn)行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學(xué)校檔案資源的整合和共享還不夠科學(xué)合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠高，無論是在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發(fā)的方面，都缺乏了統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。這就必然導(dǎo)致許多學(xué)校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應(yīng)當(dāng)前信息化教育環(huán)境的工作，具有一定的滯后性。
（三）人事檔案管理的人員隊伍素質(zhì)較低
在信息化時代的環(huán)境下，學(xué)校的人事檔案管理是比較復(fù)雜且乏味的工作，在對檔案信息進(jìn)行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環(huán)節(jié)包括檔案數(shù)字化、檔案管理手段的現(xiàn)代化以及信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化等內(nèi)容進(jìn)行整合和分類管理，這就說明在各個工作環(huán)節(jié)中要求管理人員的素質(zhì)能力較高。但是，在大多數(shù)學(xué)校，進(jìn)行人事檔案管理的管理人員隊伍素質(zhì)不夠高，其中大多數(shù)工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機(jī)操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發(fā)揮。
二、學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理工作的改善對策
（一）完善人事檔案的管理制度
學(xué)校在對人事檔案管理制度完善之前，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要加強(qiáng)對人事檔案管理的了解，明確的認(rèn)識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學(xué)校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要經(jīng)常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，來表明學(xué)校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導(dǎo)致相對應(yīng)的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學(xué)校才能更好的對人才進(jìn)行合理配置、合理使用、合理流動，從而發(fā)揮人才最大的社會價值。
（二）促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一
學(xué)校如果希望能夠有效的對人事檔案進(jìn)行整合和共享，就需要合理的運用計算機(jī)管理系統(tǒng)，同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點，制定出適合本學(xué)校實施的標(biāo)準(zhǔn)化體系。通過對人事檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機(jī)系統(tǒng)將人事檔案進(jìn)行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務(wù)。
所謂的標(biāo)準(zhǔn)化是指學(xué)校人事檔案資源整合技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、人事檔案整合的總體標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案整合的管理標(biāo)準(zhǔn)以及人事檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，但是在目前學(xué)校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立不夠重視，沒有對其進(jìn)行統(tǒng)一的管理和組織，因此，學(xué)校需要制定出標(biāo)準(zhǔn)要求，才能夠發(fā)揮出檔案資源的整合和應(yīng)用價值，促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，最終提高人事檔案的利用率和效率。
（三）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案掌握著人才的信息，所以，學(xué)校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發(fā)揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術(shù)快速發(fā)展，學(xué)?？梢岳孟冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，對人事檔案進(jìn)行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實現(xiàn)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化，并且學(xué)校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設(shè)施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現(xiàn)代化設(shè)施的基本操作，并且有效地運用到管理工作中，通過對管理工作人員進(jìn)行定期或者不定期的培訓(xùn)，讓管理工作人員熟練掌握和使用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，不僅要從理論上進(jìn)行了解，還需要從實踐中獲得效果，這樣才能夠為學(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。
三、結(jié)語
綜上所述，在當(dāng)今信息化的時代中，教育領(lǐng)域也逐漸實現(xiàn)信息化，在這樣的背景下，學(xué)校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學(xué)校對人事管理工作進(jìn)行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)等有效措施，可以適應(yīng)現(xiàn)今社會信息化的發(fā)展需求，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，最終提高人事檔案的利用率和效率。
參考文獻(xiàn)：
[1] 烏日娜. 高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，06：70-71.
關(guān)鍵詞：高校檔案 學(xué)籍檔案 管理問題 對策
學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要資料，是學(xué)生在進(jìn)入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學(xué)籍檔案管理工作是發(fā)展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學(xué)籍檔案資料的應(yīng)用，值得我們進(jìn)行思考和探索。
一、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題
（一）學(xué)籍檔案不受重視
在高校檔案管理工作中，學(xué)籍檔案工作僅限于收集學(xué)生的學(xué)籍資料，歸檔保存，在學(xué)生離校時加入個人檔案轉(zhuǎn)移走。檔案工作內(nèi)容非常簡單，有些學(xué)生的學(xué)籍檔案存在歸檔不及時，導(dǎo)致學(xué)籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴(yán)重問題。
（二）學(xué)籍檔案缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?/p>
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理基本上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，學(xué)生來自于不同省市，不同學(xué)校，每個地區(qū)的學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容以及詳細(xì)程度不一樣，高校在應(yīng)用檔案過程中存在困難。但是，由于學(xué)籍檔案利用率低，管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)造成的使用困難也并不突出。
（三）學(xué)籍檔案管理方法陳舊
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區(qū)教育質(zhì)量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導(dǎo)。但是，這些價值并沒有表現(xiàn)出來。學(xué)籍檔案管理仍處于“保管――轉(zhuǎn)移”的管理狀態(tài)，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應(yīng)用的主要問題。
二、高校學(xué)籍檔案管理問題產(chǎn)生的原因
（一）管理觀念沒更新
檔案管理工作常常出現(xiàn)“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現(xiàn)象”，認(rèn)為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經(jīng)濟(jì)效益，教學(xué)、科研工作是學(xué)校的主要工作和首要任務(wù)，把學(xué)生檔案管理工作與學(xué)生培養(yǎng)規(guī)劃分開來看，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏應(yīng)有的支持。
（二）管理制度建制不完善
學(xué)籍檔案管理需要相關(guān)的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內(nèi)容統(tǒng)一、檔案收集時間統(tǒng)一、檔案流通的基本路徑以及檔案應(yīng)用的基本狀況規(guī)定等。但是，目前高校沒有對這方面進(jìn)行管理建制，學(xué)籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
現(xiàn)代檔案管理研究為檔案管理工作的發(fā)展提供了大量的管理指導(dǎo)，包括檔案應(yīng)用的可能性以及檔案管理的先進(jìn)方法等。但是，這些先進(jìn)的管理策略需要相應(yīng)的檔案管理工作者來實施，高校學(xué)籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創(chuàng)新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應(yīng)用性都比較差，致使學(xué)習(xí)檔案的使用價值難以發(fā)揮。
三、高校學(xué)籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學(xué)籍檔案管理的重視
高校應(yīng)該對學(xué)籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學(xué)生培養(yǎng)、再到學(xué)生的檔案資料保管和應(yīng)用，都應(yīng)該樹立先進(jìn)的檔案管理意識，認(rèn)識到檔案資料的使用價值，并注意開發(fā)這些價值，使學(xué)籍檔案成為高校學(xué)生的身份證明和學(xué)業(yè)記錄資料，能夠通過檔案管理工作發(fā)現(xiàn)高校學(xué)生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內(nèi)開展學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理工作的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理實踐活動，以檔案資料應(yīng)用的積極價值展現(xiàn)為途徑，使高校各部門加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的重視，為學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展打下基礎(chǔ)。
（二）建立完善的檔案管理制度
科學(xué)、完善的學(xué)籍檔案管理制度是確保高校學(xué)籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學(xué)籍檔案多渠道管理的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時向?qū)W生的學(xué)習(xí)檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理；同時，學(xué)校管理部門應(yīng)結(jié)合學(xué)校學(xué)生的基本特點以及學(xué)校當(dāng)前發(fā)展的實際需要，建立一套健全的管理規(guī)章制度，明確規(guī)定學(xué)籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標(biāo)準(zhǔn)；其次，應(yīng)做好部門的協(xié)調(diào)、配合工作，確保高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、有序化、盡量提高學(xué)籍檔案管理的效率。
（三）引進(jìn)人才實現(xiàn)信息化管理
學(xué)籍檔案管理的發(fā)展需要現(xiàn)代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業(yè)能力發(fā)展出發(fā)，對現(xiàn)有的檔案管理人員和進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，從檔案管理專業(yè)畢業(yè)生中發(fā)掘人才，通過人才引進(jìn)，引發(fā)管理方法的改革，使人工管理逐漸轉(zhuǎn)為信息化管理，使學(xué)籍檔案從死的資料轉(zhuǎn)為活的數(shù)據(jù)，提升學(xué)籍檔案的服務(wù)價值。
四、結(jié)語
綜上所述，高校學(xué)籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進(jìn)行全面的改革，提升對學(xué)籍檔案管理的重視程度、進(jìn)行管理制度建制并引進(jìn)管理人才，以提升學(xué)籍檔案管理的實用價值。
參考文獻(xiàn)：
[1]仝夏蕾.高校學(xué)生檔案管理的問題反思及對策探析[J].思想政治課研究，2016，（10）.
[2]邵婧.新形勢下高校畢業(yè)學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對策[J].山西青年，2016，（11）.
關(guān)鍵詞：獨立院校；檔案管理；問題
1 獨立學(xué)院檔案工作存在的問題
1.1 檔案工作尚未完全獨立
因為歷史原因，獨立學(xué)院與母體學(xué)校仍有千絲萬縷的聯(lián)系，獨立學(xué)院的檔案工作也依賴母體學(xué)校，有部分檔案直接保存在母體學(xué)校，有一部分只是從母體學(xué)校復(fù)制過來的檔案。檔案缺乏完整性和連續(xù)性。
1.2 缺乏完善的制度
由于獨立學(xué)院成立的時間短，檔案工作涉及的面比較廣，要建立適合獨立學(xué)院實情的檔案管理制度需要在實踐中不斷摸索。目前獨立學(xué)院使用的檔案管理制度基本依照母體學(xué)校的檔案管理制度，缺乏適合自身實際的檔案管理制度。
1.3 缺乏資金投入
由于獨立學(xué)院辦學(xué)時間短，隨著辦學(xué)規(guī)模的一進(jìn)步擴(kuò)大，獨立學(xué)院需要大量的資金去進(jìn)行校園基礎(chǔ)建設(shè)和添置教學(xué)辦公設(shè)備的投入，故用于檔案建設(shè)的資金相對較少。由于缺乏資金支持，獨立學(xué)院的檔案管理工作受到制約。主要表現(xiàn)在：
1.3.1 硬件設(shè)施不完善
在重慶市七所獨立學(xué)院中仍然沒有一所獨立學(xué)院有檔案館，所有獨立學(xué)院只有檔案室，且檔案室屬于院辦或黨政辦的分支機(jī)構(gòu)。由于資金短缺，故檔案室的硬件設(shè)備的投入得不到保障。獨立學(xué)院的檔案設(shè)施配備基本不全，有的檔案室還缺少標(biāo)準(zhǔn)的庫房、完整的設(shè)備等。這些都制約檔案管理水平的提高。
1.3.2 檔案自動化管理程度不高
由于資金的缺乏，專業(yè)人才的缺乏，目前獨立學(xué)院尚無實現(xiàn)檔案自動化管理，部分學(xué)院僅實現(xiàn)半自動化管理。制約了檔案管理水平的提高。
1.4 獨立學(xué)院對檔案工作重視不夠
在重慶市七所獨立學(xué)院中，無專門的檔案館，也沒有專職檔案管理員。檔案室只是隸屬于黨政辦（院辦）的一個辦公室，并非獨立的部門。檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高。
在很多人眼中，檔案就僅僅是檔案管理部門進(jìn)行收集和查閱的事情，與自己并不相干，形成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”[1]的局面，導(dǎo)致檔案上交不及時，上交檔案質(zhì)量不高。
2 針對以上存在的問題，現(xiàn)提出如下對策
2.1 獨立學(xué)院的檔案工作應(yīng)獨立，我們需要建立適合自身發(fā)展的檔案館
獨立學(xué)院的發(fā)展應(yīng)按照教育部的26號令《獨立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的要求，在汲取母校先進(jìn)校園文化和科學(xué)管理理念的同時，積極探索適合自身發(fā)展的管理模式。檔案管理需要在實踐中不斷總結(jié)，在結(jié)合母校先進(jìn)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上形成一套適合自身發(fā)展的檔案管理制度，規(guī)范檔案行為，建立現(xiàn)代化的檔案館。
2.2 依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國教育部國家檔案局令（第27號）》，在借鑒母校先進(jìn)經(jīng)驗的同時，結(jié)合自身實際，建立適合自身發(fā)展的檔案管理制度。筆者認(rèn)為，檔案管理制度應(yīng)從以下幾個方面著手：
2.2.1 檔案收集制度。因為目前獨立學(xué)院檔案不完整，檔案工作還不能完全適合學(xué)院發(fā)展，特別是評估工作的需要。急需建立一套檔案收集制度，明確檔案責(zé)任人、收集范圍、收集時間以及獎懲細(xì)則。只有用制度作為保證，才能保質(zhì)保量地完成檔案的收集，確保檔案的完整性和延續(xù)性。
2.2.2 檔案的日常管理制度。切實做到下達(dá)任務(wù)與提出文件材料的歸檔同步，檢查計劃進(jìn)度與檢查文件材料同步，驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步，上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步，實現(xiàn)檔案管理在學(xué)院教學(xué)、科研和社會服務(wù)工作中的全過程滲透[2]，用制度規(guī)范檔案管理日常行為，使得檔案日常工作有序進(jìn)行。
2.2.3 建立檔案的利用制度，在進(jìn)行檔案收集、整理的最終目的都是為了檔案的利用。所以建立檔案的利用制度尤為重要。檔案有其保密性，如何既能做到檔案的最大限度的利用和保持其保密性，這就需要以制度作為保障。建立科學(xué)合理的檔案利用制度，能夠提高檔案管理水平，保護(hù)檔案的完整性和保證檔案的保密性。
2.3 增加對檔案的資金投入
檔案管理工作的硬件要改善，必須要加大資金的投入。只有保證足夠的資金投入，才能保證檔案的硬件設(shè)施和提高檔案管理的自動化程度。
2.3.1 加大資金投入，確保硬件建設(shè)
檔案的辦公、閱覽、庫房和微機(jī)室要分開，需要提供房間，裝修也需資金的投入。另外檔案存放所需要的設(shè)備，如除濕機(jī)、空調(diào)、密集架以及防塵設(shè)施等都需要大量的資金。檔案開發(fā)方面，如校史的編研、校史館的建立都需要資金的支持。資金投入是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和保障。
2.3.2 提高檔案的自動化程度
現(xiàn)代高校檔案管理已逐漸進(jìn)人了信息化時代[3]。目前，獨立學(xué)院仍沒有實現(xiàn)檔案自動化管理。主要原因是資金投入不夠。獨立學(xué)院應(yīng)該在檔案管理自動化上下功夫，引入檔案自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案自動化管理。
2.4 獨立學(xué)院應(yīng)該重視檔案管理
學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理，應(yīng)設(shè)一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。設(shè)獨立的檔案館，配專職檔案管理員。要把獨立學(xué)院檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要尺度[4]；提高教職工的檔案意識，主要通過制度約束、培訓(xùn)講解、年終考核等形式讓教職工重視檔案，在工作中養(yǎng)成收集、整理、上交檔案的習(xí)慣。
通過以上對策，獨立學(xué)院的檔案管理水平一定會得以提高，更好地為學(xué)院的發(fā)展和廣大師生服務(wù)，更好地迎接教育部對獨立學(xué)院的評估。
參考文獻(xiàn)
[1]蔣華.淺談高校獨立學(xué)院檔案管理工作[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報，2009年5月3期（總第139期）.
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【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A
【文章編號】0450-9889（2013）04B-
0095-02
學(xué)籍檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是各個中職學(xué)校評估工作的重要內(nèi)容。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，是學(xué)校與社會聯(lián)系的渠道和紐帶，因此做好學(xué)籍檔案的規(guī)范管理具有現(xiàn)實意義。
一、中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要涵蓋的內(nèi)容
中職學(xué)校學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接收某種教育程度的經(jīng)歷及其所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案涵蓋的內(nèi)容主要包括：（1）學(xué)生基本情況登記表；（2）新生錄取大表及畢業(yè)驗印大表；（3）體檢表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、參軍入伍等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表，檔案轉(zhuǎn)遞單及領(lǐng)取證書的印刷編號，畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案的建立主要包括收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞以及利用等幾個階段。在日常管理工作中，如果管理不當(dāng)就會很容易出問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，注重學(xué)校學(xué)籍檔案管理，切實抓好和不斷完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理顯得十分重要。
二、當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理存在的問題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
一些中職學(xué)校沒有認(rèn)真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，對檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識，甚至有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，現(xiàn)代社會人才流動速度加快，學(xué)生檔案資料的重要性不大，沒必要在檔案管理投入太多精力，對檔案管理工作敷衍了事，沒有在人力、物力和財力上給予足夠的支持，導(dǎo)致檔案管理水平停滯不前。
2.規(guī)章制度不完善
中職學(xué)校在實施學(xué)籍管理的過程中，既要執(zhí)行檔案管理的有關(guān)法規(guī)，又要結(jié)合辦學(xué)的具體情況，制定出符合自身特點的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理不可避免地出現(xiàn)失誤、疏漏，嚴(yán)重影響檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)全面發(fā)展，已進(jìn)入以計算機(jī)技術(shù)為主導(dǎo)的信息化時代，學(xué)籍檔案管理日趨網(wǎng)絡(luò)化，許多學(xué)校目前沿用的管理制度只適合于傳統(tǒng)的檔案管理模式，更新管理制度勢在必行。
3.無法適應(yīng)招生方式及人才培養(yǎng)模式的變化
近幾年，隨著黨和國家對職業(yè)教育工作的高度重視，中職學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校的招生已從計劃招生轉(zhuǎn)變成面向社會開放招生，基本為全年招生、全員招生，學(xué)生可以隨時隨地進(jìn)入中職學(xué)校讀書。不可否認(rèn)，這樣做，學(xué)生的流動性增強(qiáng)，但學(xué)籍管理難度卻加大了；加上中職學(xué)校人才培養(yǎng)模式的多樣化，給中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作帶來了新的問題，具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時進(jìn)入檔案，有的學(xué)校只注重《學(xué)籍卡片》《考試成績登記表》《中職學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績和思想品德的材料，而對《學(xué)生職業(yè)技能鑒定表》、學(xué)生實習(xí)實訓(xùn)情況等反映職業(yè)學(xué)校實踐教學(xué)的內(nèi)容涉及較少，不能客觀全面真實地反映學(xué)生的實際情況。
4.電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理不到位
學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息資源共享，而建立電子檔案、實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化正是使這一目標(biāo)得以實現(xiàn)的有效手段。但是目前大多數(shù)中職學(xué)校電子檔案的管理還不是很完善。表現(xiàn)在學(xué)生電子檔案的真實性、安全性缺乏完善的管理制度（如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù)）作保證，還有網(wǎng)絡(luò)存在不安全性、計算機(jī)出現(xiàn)故障、電子檔案如何長期保存、軟件技術(shù)有待完善等問題亟待解決。
5.沒有充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的服務(wù)功能
在學(xué)生通過市場實現(xiàn)就業(yè)的大背景下，學(xué)生的學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長情況的重要材料，發(fā)揮著無可替代的媒介作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理沒有真正從服務(wù)中職學(xué)生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施，信息不全或失真的情況普遍，使檔案管理為就業(yè)服務(wù)的功能沒有得到很好的發(fā)揮。
6.缺乏學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才
一方面，中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法及人才培訓(xùn)方式陳舊，原有的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)落后，已不能適應(yīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢；另一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生學(xué)籍檔案隨之不斷增加，原有的學(xué)籍檔案管理人員已不能滿足學(xué)籍檔案數(shù)量日益增長帶來的工作需要。
三、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的途徑
1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
提高和增強(qiáng)對學(xué)生檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入學(xué)習(xí)檔案法律知識，深刻認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。嚴(yán)格按照檔案管理制度扎實做好學(xué)籍檔案管理工作，并及時解決學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題，學(xué)校綜合檔案室、教務(wù)科、學(xué)生科要齊抓共管，相互制約和協(xié)調(diào)，盡最大努力保證學(xué)生學(xué)籍檔案的資料完整齊全。
2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理制度建設(shè)
為了充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的積極作用，確保學(xué)校的全面健康發(fā)展，中職學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作的制度建設(shè)，具體制定學(xué)籍信息登記制度、學(xué)籍歸類存放制度、學(xué)籍檔案借閱制度等；強(qiáng)化學(xué)生電子檔案的歸檔和管理，努力構(gòu)建科學(xué)的學(xué)籍檔案管理體系，明確學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)；規(guī)范學(xué)籍檔案制作和控制程序，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對學(xué)籍檔案中的各類修改信息應(yīng)予備注，不可任意刪除，杜絕學(xué)籍檔案安全事故的發(fā)生。
3.依據(jù)建檔原則開展學(xué)籍檔案的收集與整理工作
學(xué)籍檔案管理工作要按其自身的特點和原則進(jìn)行。一是完整性。要嚴(yán)格執(zhí)行國家教育部及地方教育行政部門的有關(guān)規(guī)定，對學(xué)生的入學(xué)注冊、學(xué)習(xí)成績考核、升級與留級、休學(xué)與退學(xué)、獎勵與處分和畢業(yè)等方面做完整的記載。二是及時性。為了保證學(xué)籍檔案的完整可靠，建檔必須及時，即做好平時立卷工作，對于任課教師送來的原始成績，必須堅持隨到隨收，及時登記；學(xué)期結(jié)束時，必須把該學(xué)期的材料整理好，及時入檔，確保檔案及時更新。三是真實性。真實性是檔案價值的核心，應(yīng)本著實事求是的原則，對學(xué)生學(xué)籍的記錄做到客觀真實，切忌弄虛作假，杜絕偽造篡改現(xiàn)象發(fā)生，對于有爭議或模糊不清的資料必須及時核實，同時加大監(jiān)管力度，確保學(xué)籍檔案的收集、整理工作有效順利地進(jìn)行。
4.加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)步伐
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國已進(jìn)入信息時代。中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的手工操作方式，引入信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。如購置計算機(jī)等硬件設(shè)備、建立內(nèi)部局域網(wǎng)、連接外部互聯(lián)網(wǎng)，開發(fā)或購買功能齊全的管理軟件等，使檔案數(shù)字化管理工作納入正常工作范圍，從而提高管理效率。
5.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)
學(xué)籍檔案管理工作繁雜，要求檔案管理員具備較高的素質(zhì)，要樂于奉獻(xiàn)、甘于吃苦。因此，檔案管理人員要有高度的責(zé)任感和主人翁精神，才能確保檔案管理工作的高效開展。學(xué)校要建立并完善學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成一個由校長、主管校長、檔案專業(yè)管理人員及各部門具體負(fù)責(zé)人組成的管理體系。要有計劃地安排檔案管理人員參加各種培訓(xùn)和與檔案管理工作相關(guān)的學(xué)術(shù)會議，通過專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提高管理水平。還應(yīng)建立配套的獎勵機(jī)制，通過激勵措施提高檔案管理人員的積極性和主動性，從而使其創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
1.學(xué)籍管理意識淡薄
高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生由被錄取入學(xué)到畢業(yè)期間的德、智、體、美等諸方面的情況，但大多數(shù)學(xué)生沒有認(rèn)識到學(xué)籍管理的重要性，視自己為學(xué)籍檔案管理中的一個被動對象，對學(xué)籍管理缺乏正確的理解；同時檔案管理人員意識淡薄，對學(xué)生學(xué)籍管理不夠重視，在實際的管理過程中不夠嚴(yán)格規(guī)范，常常出現(xiàn)檔案漏填，或者蓋章不簽字等不規(guī)范現(xiàn)象，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解，在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果。
2.學(xué)籍管理隊伍素質(zhì)低
籍管理是一項十分復(fù)雜繁瑣的工作，數(shù)量多、涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，處理具體的問題需要花費很大的時間和精力，隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的高校配備了電子檔案。但是，大多數(shù)高校學(xué)籍管理人員沒有系統(tǒng)地接受過教育學(xué)和計算機(jī)等方面的教育，沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn)，在具體實際工作中缺乏數(shù)據(jù)分析和計算機(jī)操作能力。使檔案管理工作的開展受到一定的影響，甚至導(dǎo)致一些重要的檔案文件和電子數(shù)據(jù)的丟失，影響學(xué)籍管理質(zhì)量的提升。
3.學(xué)籍管理規(guī)章制度不夠完善
我國高校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個統(tǒng)一的規(guī)章制度，檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通，給學(xué)籍檔案原始材料的收集、審核、保管增加難度。由于社會上弄虛作假、貪污受賄等不正之風(fēng)和腐敗現(xiàn)象的影響，常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真。
4.學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠
學(xué)校必須通過各種途徑將學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行宣傳，學(xué)籍檔案管理是針對每個取得學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行的各方面管理，關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益。如果因為宣傳力度不夠，使學(xué)籍管理制度的缺乏透明度，可能導(dǎo)致學(xué)生對學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；甚至教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解，疏于管理、不夠重視，給學(xué)籍檔案管理和自己辦理畢業(yè)手續(xù)帶來一些不必要的麻煩，影響了正常的教學(xué)秩序。
二、加強(qiáng)高校學(xué)籍管理的對策
1.強(qiáng)化管理意識
學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，在學(xué)校教學(xué)工作中也發(fā)揮著極其重要的作用。明確自身的職責(zé)所在，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，不能敷衍了事、弄虛作假。同時，在工作中擺正心態(tài)，對所有的學(xué)生及其家長要一視同仁，以“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，提高學(xué)籍管理的效率，充分認(rèn)識到學(xué)籍管理的意義，增強(qiáng)全校檔案意識，學(xué)籍管理工作者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，把新的管理方法和手段運用到學(xué)籍管理工作中，使高校學(xué)籍檔案優(yōu)勢得到了社會廣泛的重視和應(yīng)用。
2.提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)
高校學(xué)籍管理是高校管理工作中十分重要的一環(huán)，工作者的素質(zhì)直接影響著學(xué)籍管理工作的質(zhì)量，因此，高校學(xué)籍管理人員必須具備優(yōu)秀的素質(zhì)，所以加強(qiáng)對學(xué)籍管理干部隊伍的培訓(xùn)和建設(shè)勢在必行。學(xué)籍管理人員要了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法，通過采取多方面、多渠道、多形式的培訓(xùn)方式，拓寬知識面，增強(qiáng)實際運用和操作能力，結(jié)合工作實際，熟悉學(xué)籍管理工作的整個流程，提高工作效率。同時充分調(diào)動他們的積極性，培養(yǎng)學(xué)籍管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3.制定規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理
高校學(xué)籍檔案涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，數(shù)量多，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，嚴(yán)格規(guī)范高職院校教務(wù)處學(xué)籍管理工作，各相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保持學(xué)生學(xué)籍管理的連續(xù)性和完整性，確保學(xué)生學(xué)籍檔案管理的真實性，不斷優(yōu)化和完善學(xué)籍管理體制。建立科學(xué)、公平、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)籍管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。
4.加強(qiáng)學(xué)籍管理制度宣傳
學(xué)籍管理不但反映學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美等諸方面表現(xiàn)，而且記載著學(xué)生學(xué)習(xí)期間的獎懲、成績、身體狀況、學(xué)籍異動、社會實踐、畢業(yè)論文、畢業(yè)鑒定等情況。要保證學(xué)籍管理制度在學(xué)生中的高透明度，并通過宣傳欄、專題講座、校園廣播、網(wǎng)上查詢等途徑將制度進(jìn)行宣傳，讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度，只有讓每位師生在一定程度上了解了學(xué)籍管理規(guī)定、制度以及處理程序，管理者才能引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)同并遵守制度，配合做好學(xué)籍管理工作，提高工作效率，滿足社會對學(xué)籍檔案持續(xù)上升的需求。
三、總結(jié)
論文摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展的需要。本文針對目前中職學(xué)校圖書館檔案管理工作中存在的問題，提出一些改進(jìn)措施，便于更好地為圖書館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)與科研提供服務(wù)。
一、中職學(xué)校圖書館檔案管理工作中存在的問題
(一)重視不夠
長期以來，相當(dāng)一部分人員對檔案管理的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
(二)設(shè)備太落后
學(xué)校圖書館大多沒有實現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務(wù)都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。
(三)制度不健全
中職學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒有統(tǒng)一祿準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理棍亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動和教研成果的開發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中職學(xué)校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作。中職學(xué)校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負(fù)責(zé)此項工作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案管理精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復(fù)雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導(dǎo)致檔案材料不完整和不系統(tǒng);二是檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數(shù)中職學(xué)校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
(五)結(jié)構(gòu)不合理
中職學(xué)校圖書館的文書檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數(shù)量很少，甚至沒有。
(六)利用不充分
圖書館是中職學(xué)校的窗口部門，圖書館的工作會產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學(xué)校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。
二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書館檔案管理工作的措施
圖書館檔案是中職學(xué)校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學(xué)校圖書館在每一個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好中職學(xué)校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。
(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)
學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作;另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)，加強(qiáng)對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。
(三)配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備
硬件是提高中職學(xué)校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備;按需配置計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。以提高工作效率。
在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，以實現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合學(xué)校圖書館的實際情況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，建立健全各項規(guī)章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規(guī)操作、妥善保管。
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性;第二，簡明實用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工;第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
(五)科學(xué)分類
科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實際情況，按部門、內(nèi)容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內(nèi)文件、計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。包括各業(yè)務(wù)部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書館的檔案收集通過科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。
(六)電子歸檔
檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理
(七)提高服務(wù)水平
關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；對策
前言
學(xué)校檔案是在學(xué)校教學(xué)管理活動和業(yè)務(wù)活動中形成的、具有保存價值的文件材料，是學(xué)校工作的真實反映。它是領(lǐng)導(dǎo)制訂學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)和開展教育教學(xué)研究的重要依據(jù)，也是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理的重要資源。因此，檔案管理工作是學(xué)校的一項重要的基礎(chǔ)性工作。
隨著改革開放的深入、中職學(xué)校的迅速發(fā)展，使得中職學(xué)校的檔案管理工作也進(jìn)入了一個全新的階段。但是由于受到傳統(tǒng)檔案管理理念、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理人員素質(zhì)等因素的影響和制約，對檔案管理工作認(rèn)識不足，使得學(xué)校檔案管理工作難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。本文就中職學(xué)校檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的對策。
一、 中職學(xué)校檔案管理存在的問題分析
（一）檔案管理機(jī)制不健全
學(xué)校檔案管理工作是一項長期繁瑣而又默默無聞的工作，不像教學(xué)科研工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯的成績。因此在中職學(xué)校的建設(shè)中，普遍認(rèn)為檔案工作只是收集材料、保管材料的事務(wù)性工作，檔案管理部門是一個可有可無的部門，不能在教育教學(xué)中起到主要的作用。從而導(dǎo)致檔案管理制度在執(zhí)行的過程中，缺乏必要的監(jiān)管措施，使學(xué)校的檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
（二）檔案管理意識不強(qiáng)
由于中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，對檔案的管理意識不強(qiáng)，使各類檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管工作都缺少相應(yīng)的制度約束，導(dǎo)致檔案的收集整理工作沒有很好的落實，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案材料不齊全，記錄情況混亂，案卷質(zhì)量不高，檔案整理不規(guī)范等現(xiàn)象。同時只重視檔案的收集，不重視檔案的編研工作，不能從檔案材料中提煉出系統(tǒng)性、規(guī)律性的東西，造成學(xué)校檔案的價值不能體現(xiàn)，利用率不高。
（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員
隨著中職學(xué)校的縱深發(fā)展，檔案管理工作的基礎(chǔ)性作用日益受到重視。計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理工作也逐漸實現(xiàn)無紙化，這就對檔案管理人員提出了新的要求。但是由于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理工作的不重視，在學(xué)校人才引進(jìn)中，注重任課教師的引進(jìn)，而往往忽視檔案管理專業(yè)的人才引進(jìn)與培養(yǎng)。目前大多數(shù)學(xué)校的檔案管理工作由后勤管理人員擔(dān)任，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。
二、 解決問題的對策分析
1、加強(qiáng)認(rèn)識
首先檔案管理人員應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)和全校師生進(jìn)行檔案管理工作的講解，使領(lǐng)導(dǎo)和職工認(rèn)識到檔案管理工作在學(xué)校管理工作中的基礎(chǔ)地位和重要作用；其次加大檔案工作的宣傳力度，不斷增強(qiáng)全校職工的檔案意識，使學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工了解檔案工作、重視檔案工作；最后爭取獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，能增加檔案管理費用的支出，改善檔案工作條件，使檔案管理工作真正落實好。
2、完善制度
首先建立教學(xué)管理檔案、學(xué)籍管理檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等各方面的檔案，不斷豐富檔案管理的內(nèi)容；其次制定檔案管理制度和檔案管理實施細(xì)則，對檔案的歸檔日期、歸檔范圍等方面進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定；最后要結(jié)合學(xué)校現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、人力資源等，逐步完善檔案管理工作中相關(guān)人員的工作職責(zé)，資料收集、整理，保密管理，檔案鑒定等具體制度，并且由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理制度實施的監(jiān)督和管理。
在學(xué)校檔案管理制度的制定和完善中，要以制度化、科學(xué)化、規(guī)范化為原則，以“以人為本”為理念，建立檔案管理的長效機(jī)制，使檔案管理工作的價值得到充分體現(xiàn)。
3、信息化建設(shè)
傳統(tǒng)的檔案管理存在效率低、檔案查找和維護(hù)困難等缺點。隨著現(xiàn)代化教育手段的不斷推進(jìn)，信息管理技術(shù)也逐漸被應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理工作中，即采用計算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。具體為：一是加強(qiáng)電子檔案管理。首先要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度和操作規(guī)程，從業(yè)務(wù)流程加以梳理，確保不漏掉一份有價值的電子文件。其次要對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、有目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面。在日常的檔案管理工作中應(yīng)該注重對這些數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，進(jìn)一步提高檢索水平。三是加快學(xué)校檔案數(shù)字化進(jìn)程。根據(jù)工作需要和學(xué)校實際情況，選擇永久保管、查找頻率高的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，把紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案資源。
4、提高素質(zhì)
學(xué)校檔案的信息化建設(shè)對學(xué)校檔案管理工作和檔案管理人員都提出了更新更高的要求，不但需要檔案管理人員由傳統(tǒng)的管理方式和理念向現(xiàn)代管理方式和理念轉(zhuǎn)變，還需要檔案管理人員不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)能力。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，一方面要讓檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理淪知識；另一方面要積不斷提高檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用、信息資源處理和信息加工整合等多方面能力。同時還要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，努力建立一支業(yè)務(wù)精、技術(shù)好、會管理、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理隊伍。
結(jié)束語
為了滿足中職學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的需要，學(xué)校一定要高度重視檔案管理工作，不斷強(qiáng)化檔案管理的效率和質(zhì)量，努力把檔案管理提高到一個新的水平，使其更好地為學(xué)校服務(wù)。（作者單位：鄭州市衛(wèi)生學(xué)校）
參考文獻(xiàn)
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高職院校當(dāng)中，由于學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)息息相關(guān)，能夠讓用人單位在招錄學(xué)生時客觀全面的了解學(xué)生。另外，高職院校在通過對學(xué)生檔案深入的分析與研究之后，在高職院校進(jìn)行教育與教學(xué)決策時，學(xué)生檔案可作為重要的參考依據(jù)，由于現(xiàn)今有許多高職院校的前身是中專學(xué)校，因此在基礎(chǔ)設(shè)施方面具有不足之處。近年來，國家較為注重發(fā)展高職教育，并不斷劃撥給高職院校專項教育發(fā)展扶持資金，但是由于現(xiàn)今高職院校辦學(xué)規(guī)模不斷拓展的趨勢，直接造成了教育經(jīng)費入不敷出的現(xiàn)象。導(dǎo)致了高職院校投入到檔案建設(shè)的經(jīng)費較少，導(dǎo)致了當(dāng)前高職院校檔案工作出現(xiàn)了發(fā)展滯后的情況。按照本校發(fā)展的現(xiàn)實狀況，筆者對于本校學(xué)生檔案管理工作提出了自身的一些見解。
一、高職院校學(xué)生檔案管理問題
1、高職院校學(xué)生檔案的管理制度不健全。多年來，學(xué)生高職院校檔案缺乏必要的管理制度。雖然國家對高職院校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件，如《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等對學(xué)生的學(xué)籍、入學(xué)注冊轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、成績考核、畢業(yè)、獎懲等都作了比較明確的規(guī)定。但其中并沒有涉及高校學(xué)生檔案的具體管理，更沒有一項明確專門的規(guī)定。目前大部分高職院校的學(xué)生檔案管理比較混亂，管理部門職責(zé)不明確：有的是學(xué)生處管，有的是系里管，學(xué)生的黨團(tuán)組織檔案又是團(tuán)委或組織部門管；這些學(xué)生檔案也是分散在各系當(dāng)中。由于學(xué)生檔案形成時間周期比較長，從入學(xué)登記到畢業(yè)要經(jīng)過幾年的時間，而且檔案材料相對分散，形成檔案管理無序、專業(yè)人員缺乏、各自為政的局面。
2、學(xué)生檔案的管理模式及內(nèi)容不規(guī)范。伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的趨勢，高職教育也獲得了較好的發(fā)展，出現(xiàn)了許多的高職院校。高職院校出現(xiàn)大都有下述幾類情況：第一、現(xiàn)今的高職院校是由原來的中專學(xué)校、技校獨立的直接進(jìn)行升格；第二、現(xiàn)今的高職院校是由原來的幾所中專學(xué)校、技校共同合并辦學(xué)進(jìn)行升格；第三、現(xiàn)今的高職院校是由原來的教育學(xué)院或是廣播電視大學(xué)進(jìn)行升格；第四、新設(shè)立的高職院校。當(dāng)前的高職院校具有多元化的辦學(xué)來源，在學(xué)生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面就必然會具有多樣化。因此，在學(xué)生檔案在管理的內(nèi)容與形式方面必須具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前多數(shù)高職院校尚未明確確定規(guī)范的學(xué)生檔案的管理內(nèi)容，從而造成學(xué)生檔案收集不齊全、管理不規(guī)范、利用不及時的現(xiàn)狀。高職院校學(xué)生檔案形成于多個職能部門，來源分散、內(nèi)容豐富是其主要特點。高職院校學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)包含了學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況。
3、學(xué)生檔案管理未能實施現(xiàn)代化管理。目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件。大多數(shù)高職院校學(xué)生檔案管理模式陳舊，仍采取傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理和利用模式，檔案從收集到整理、立卷、歸檔大部分都是通過手工操作來完成。計算機(jī)錄入案卷的目錄大都處于起步階段，學(xué)生檔案的全文錄入以及多媒體數(shù)據(jù)庫還是空白，現(xiàn)代化的計算機(jī)管理信息系統(tǒng)，沒有真正建立起來，給檔案信息的開發(fā)利用帶來很大的困難，學(xué)生檔案管理體制、管理模式上存在的問題，必然產(chǎn)生了學(xué)生檔案的管理落后于形勢發(fā)展的這種狀況，也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，從而限制了學(xué)校檔案館服務(wù)功能的發(fā)揮。
二、新形勢下學(xué)生檔案管理的有效對策
1、建立健全檔案管理制度。高職院校應(yīng)依據(jù)本校的實際情況來建立健全檔案工作管理制度，來進(jìn)一步提升檔案工作的實效性。高職院校應(yīng)設(shè)立檔案工作的專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，設(shè)立學(xué)校檔案室，學(xué)校的各個管理部門以及各個院系等，都必須配置兼職的檔案管理員，促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)必須要注重涉及檔案管理工作當(dāng)中各方面的問題，對于檔案管理工作進(jìn)行有效的改進(jìn)與完善，從而有效的提升高職院校檔案管理工作的實效性。
2、檔案管理工作規(guī)范化。高職院校想要構(gòu)建起科學(xué)合理的檔案管理工作制度，進(jìn)一步規(guī)范化管理檔案的各項工作。應(yīng)對各個管理部門以及各個院系的檔案管理工作進(jìn)行績效考核，對于工作開展較好的部門或是院系，要進(jìn)行一定的精神或是物質(zhì)的獎勵。立足于學(xué)校實際工作情況，來制定出科學(xué)合理的檔案管理制度，從日常的檔案管理、檔案保密、檔案查閱、檔案綜合運用等各個方面都要制定出行之有效的管理制定，讓學(xué)校的檔案管理工作充分體現(xiàn)出統(tǒng)一化、規(guī)范化，促進(jìn)高職院校檔案管理工作的持續(xù)深化。
3、學(xué)生檔案信息化的管理。為了能夠高效的管理學(xué)校檔案，高職院?？蓪W(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理，而要達(dá)到此目的，就必須有效的做到下述幾點：第一、應(yīng)在學(xué)校檔案館構(gòu)建起檔案信息化中心，來對全校電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理。第二、建立本校的官網(wǎng)，并設(shè)立檔案信息查詢的網(wǎng)頁，進(jìn)一步做好學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺。為相關(guān)的政府部門、用人單位、以及本校的師生們提供檔案的信息化查詢與利用，想要有效的促進(jìn)學(xué)校檔案進(jìn)行信息化管理工作獲得全面提升，就必須對檔案館的設(shè)施與設(shè)備進(jìn)行有效的更新。當(dāng)前大多數(shù)學(xué)校檔案館計算機(jī)中心設(shè)備簡陋，專用服務(wù)器容量小，速度慢，還沒有配備小型機(jī)組，無專用掃描機(jī)器、電子閱讀設(shè)備、無網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件等等。遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢高校發(fā)展的需要，亟待學(xué)校加大資金投入，加快高校檔案信息化步伐，改進(jìn)服務(wù)方式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，全面提升高校檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務(wù)能力。
三、結(jié)語
總之，在當(dāng)前進(jìn)一步做好高職院校學(xué)生檔案工作，既符合于社會與高職院校自身發(fā)展的實際需要，同時也能夠有效的滿足高職院校檔案工作發(fā)展的的實際需要。在當(dāng)前高等教育的高速發(fā)展趨勢下，高職院校必須立足于自身的教育與教學(xué)特點，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變與更新檔案的服務(wù)與運用理念，借助于創(chuàng)新服務(wù)途徑、創(chuàng)新檔案管理方式方法、進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、有效的體現(xiàn)出檔案的服務(wù)與運用工作的實效性，有效的構(gòu)建起高職院校全新的檔案管理模式。使高職院校學(xué)生檔案工作得到進(jìn)一步發(fā)展和完善，以改變目前廣泛存在的高校檔案特別是學(xué)生檔案工作相對落后的現(xiàn)狀，努力推進(jìn)轉(zhuǎn)型時期高職院校檔案工作再上新臺階。
1.建立檔案館
“檔案館”是指具有一定專業(yè)人員和固定設(shè)施配備的獨立機(jī)構(gòu)，將高校檔案管理專業(yè)化，使之成為并行于學(xué)校管理而又單獨存在的管理機(jī)構(gòu)。檔案館的建立過程中要注重兩個方面的要求：一方面，人員配備要專業(yè)。檔案管理工作人員，既要精通專業(yè)知識，又要有管理經(jīng)驗，可通過人才招聘的形式，競爭上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設(shè)檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購進(jìn)相關(guān)機(jī)械設(shè)備等。在保證一定物質(zhì)需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進(jìn)檔案管理工作的開展。
2.強(qiáng)化精細(xì)化管理意識
強(qiáng)化相關(guān)工作人員的精細(xì)化管理意識，統(tǒng)一思想，明確檔案館精細(xì)化管理的實質(zhì)和目標(biāo)。深化各級領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行人員的精細(xì)化管理思想，在全員接受認(rèn)同的情況下，統(tǒng)一思想認(rèn)識和觀念，使檔案館切實做到管理精準(zhǔn)細(xì)化、服務(wù)精耕細(xì)作、技術(shù)精益求精，從而更為細(xì)致的服務(wù)于各項教學(xué)工作，促進(jìn)校園發(fā)展。
3.完善管理機(jī)制，規(guī)范操作行為，細(xì)化管理制度
高校檔案精細(xì)化管理使檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化、個性化。完善管理機(jī)制，規(guī)范操作行為，細(xì)化管理制度，就要求制定具體的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，明確各崗位職責(zé)，劃分責(zé)任，實現(xiàn)崗位、程序間的統(tǒng)一和互動，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)。
而一個系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，必須有相應(yīng)的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構(gòu)成：一是相關(guān)法律法規(guī)。由國家相關(guān)部門頒發(fā)、制定針對高校檔案管理的工作目標(biāo)、工作途徑以及工作方法等，包括管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門的設(shè)置原則、職責(zé)劃分、隸屬關(guān)系、權(quán)力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項制度應(yīng)包括對館長、副館長和館員的崗位要求、職責(zé)認(rèn)定、權(quán)力范疇等多項內(nèi)容的說明，以此為標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案管理工作的正常開展。三是行政管理制度。行政管理事務(wù)主要包括獎懲措施、考評標(biāo)準(zhǔn)、晉升條件、設(shè)備使用準(zhǔn)則、經(jīng)費申請程序等，并依據(jù)人、物、財、環(huán)境等進(jìn)行細(xì)致劃分，制定相應(yīng)的管理制度，切實做到有據(jù)可查，規(guī)范操作行為。四是業(yè)務(wù)流程制度。它是指針對具體的業(yè)務(wù)操作流程制定的行為標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋了日常教學(xué)情況、教研成果、校園規(guī)劃、測試結(jié)果、人文歷史、資金投入等相關(guān)文獻(xiàn)的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續(xù)性，需要工作人員投入更多的精力和時間開展該項工作，因此業(yè)務(wù)流程制度在管理制度當(dāng)中占有較重的分量。五是利用服務(wù)制度。檔案館建設(shè)的最終目的是服務(wù)于實際，制定服務(wù)制度，應(yīng)從兩個方面著手：一方面，明確查閱者的權(quán)力和義務(wù)，解除檔案館神秘不可侵犯的錯誤思想，公示檔案館職責(zé)，以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。另一方面，制定工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以服務(wù)至上為根本，統(tǒng)一派發(fā)工作制服，提高人員素質(zhì)，使高校檔案管理專業(yè)化，以求更好的解決實際問題。
4.加強(qiáng)信息化建設(shè)，科技引領(lǐng)管理潮流
相對傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲空間大、可保留時間長、易管理、易查詢等特點，因此，信息化成為完善現(xiàn)代高校檔案管理的必要途徑，以先進(jìn)科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)從以下幾點入手。
（1）增強(qiáng)相關(guān)人員信息化建設(shè)緊迫感，促進(jìn)形成信息化建設(shè)責(zé)任意識
隨著高校檔案種類和數(shù)量的不斷增長，傳統(tǒng)的手工記載方式已不能滿足現(xiàn)代高校對檔案分類、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現(xiàn)了管理過程繁瑣、查找速度慢、準(zhǔn)確性差等眾多問題。因此實現(xiàn)高校檔案管理信息化顯現(xiàn)的尤為迫切，各級管理者應(yīng)引起充分的重視。同時，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，鼓勵他們積極參與各項信息化建設(shè)研討工作，聽取各方面意見，制定相應(yīng)的建設(shè)計劃，以促進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)步，從而全方位推動校園建設(shè)和教育事業(yè)的發(fā)展。
（2）加大高校檔案信息化管理的建設(shè)投入
依據(jù)學(xué)校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設(shè)納入學(xué)?；椖?，合理分配建設(shè)投入比率，制定精細(xì)化的建設(shè)計劃。信息化管理的建設(shè)投入應(yīng)包括“軟件”建設(shè)投入和“硬件”建設(shè)投入兩個方面。其中，“軟件”建設(shè)投入是指相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和技術(shù)交流。在此過程中，校方應(yīng)定期或不定期的組織管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)、同行技術(shù)交流會等，并要求相關(guān)人員做好會后總結(jié)工作，以確保管理者及時更新高校檔案管理理念，改進(jìn)管理機(jī)制，提高工作效率及成果?！坝布苯ㄔO(shè)投入是指校方以相關(guān)管理規(guī)定和資金預(yù)算狀況為依據(jù)，所開展的物質(zhì)建設(shè)工作，如機(jī)械設(shè)備采購、管理軟件更新、工作室面積擴(kuò)大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協(xié)調(diào)兩方面投入配比，堅持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設(shè)投入利益最大化，實現(xiàn)完善高校檔案管理工作的目標(biāo)。
（3）開設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺
【關(guān)鍵詞】數(shù)字時代；高等院校；數(shù)碼照片；檔案管理
引言
隨著信息時代的到來，信息資源網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化發(fā)展，高新科技已經(jīng)逐漸影響到人們的學(xué)習(xí)、工作以及生活等各個方面。在新時期下，高效檔案事業(yè)作為高校發(fā)展以及社會主義文化建設(shè)的重要組成部分，因此加強(qiáng)高校檔案事業(yè)的管理，不斷提高管理水平，從而為學(xué)校的教學(xué)、科研以及發(fā)展等各項工作提供優(yōu)秀的服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案事業(yè)在教育中具有重要的作用。下面主要進(jìn)行分析如何加強(qiáng)新時期高校數(shù)碼照片檔案管理。
一、高校數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀
1、管理制度不健全
目前很多人員對數(shù)碼照片及其收集、整理、歸檔和保存等問題的理解，還存在很多的分歧，盡管國家檔案局頒布《照片檔案管理規(guī)范》等相關(guān)的文件，并對照片的檔案管理提出相關(guān)要求，但是由于數(shù)碼照片是最近幾年才出現(xiàn)的事物，并且在相關(guān)的政策中沒有具體精心規(guī)定，并且在很多的高校中也制定了關(guān)于檔案管理的制度以及法規(guī)，但是對于數(shù)碼照片的檔案管理制度還不夠完善，甚至在一些高校中沒有建立照片檔案的收集、整理以及歸檔等崗位責(zé)任制，并且對照片管理工作沒有約束機(jī)制，從而造成高校數(shù)碼照片檔案管理存在一種無章可循，無法可依的狀況，導(dǎo)致高校數(shù)碼照片檔案管理狀況混亂的現(xiàn)象[1]。
2、照片檔案收集難度大
在高校檔案管理中對數(shù)碼照片的收集難度比傳統(tǒng)照片的收集難度更加難，造成這種現(xiàn)象的原因一方面是由于數(shù)碼照片不需要進(jìn)行洗印，并且沒有底片就能夠使用，并且拍攝照片比較方便、簡單，所以在很多高校中拍照已經(jīng)不是宣傳部門以及辦公室的專利，并且數(shù)碼照片只保存在計算機(jī)上，從而造成照片的收集更加廣泛，所以高校檔案管理人員如果想要了解各個部門的照片情況，則難度是非常大的。另一方面由于高校檔案管理人員較少，并且與學(xué)校各個部門溝通以及聯(lián)系不多，并且院校中各個部門又不能及時遞交整理的檔案，從而造成高校檔管理部門，很難得知各個部門數(shù)碼照片的情況，從而造成數(shù)碼照片收集的工作的難度增加。
3、數(shù)碼照片的查閱以及利用難度比較大
目前由于很多高校中沒有對數(shù)碼照片進(jìn)行檢索的系統(tǒng)，從而造成數(shù)碼照片的查閱難度增加，造成高校中數(shù)碼照片資源很難進(jìn)行開發(fā)利用。在信息時代里，很多高校以及各個部門、單位對數(shù)碼照片檔案資源的利用呼聲很高，不僅在招生宣傳畫冊、材料以及宣傳頁等方面需要運用到大量的照片以及圖片，而且在校園的日常活動、校園歷史展覽以及圖片的展覽等活動都需要運用大量的照片和圖片，但是在各個部門中由于沒有專門的檔案管理人員或者沒有對照片進(jìn)行整理，從而造成很多數(shù)碼照片無法利用，從而導(dǎo)致高校中數(shù)碼照片的資源利用率低下。
二、新時期加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理的措施
1、制定相關(guān)的管理措施，建立健全的管理制度
對于高校檔案管理首先應(yīng)該制定相關(guān)的管理措施，建立合理完善的數(shù)碼照片檔案管理制度，并且還應(yīng)該不斷提高檔案管理部門在院校的重要性，激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動性，并且還應(yīng)該不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和綜合能力以及管理能力，保證檔案管理經(jīng)費的充足性，從而不斷研究創(chuàng)造出符合實際工作的檔案管理系統(tǒng)的軟件。在高校數(shù)碼照片檔案管理工作中，一方面高校檔案管理部門應(yīng)該針對目前檔案管理部門以及數(shù)碼照片的管理現(xiàn)狀，采取切實有效的方法和措施加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理[2]。另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的研究調(diào)查，并且還應(yīng)該充分進(jìn)行征求院校中各個部門以及管理人員的意見，建立科學(xué)合理完善的數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)碼照片的收集、整理以及歸檔等具有嚴(yán)格、明確的規(guī)章制度和管理措施，從而提高高校數(shù)碼照片檔案管理水平。
2、數(shù)碼照片的收集
在高校中數(shù)碼照片檔案的收集比傳統(tǒng)照片的收集復(fù)雜、困難，所以在進(jìn)行對高校數(shù)碼照片收集時，可以開展日常收集、專題收集、定期收集等方法，特別對對于教學(xué)、宣傳以及科研等各個部門開展切實有效的收集，在高校數(shù)碼照片檔案收集中為了保證收集的及時、準(zhǔn)確以及可靠，并且能夠控制數(shù)碼照片的源頭，高校檔案管理部門應(yīng)該與各個部門建立良好的協(xié)作關(guān)系，加強(qiáng)溝通和交流，從而保證高校數(shù)碼照片檔案順利的開展。并且在進(jìn)行拍攝照片時，應(yīng)該選擇像素比較高、分辨率以及圖像壓縮率能夠調(diào)整等，并且還應(yīng)該及時對收集的照片進(jìn)行登記，并且對數(shù)據(jù)的類型、格式等進(jìn)行調(diào)整，從而保證高效數(shù)碼照片的實用性。
3、建立數(shù)碼照片檔案資料庫，積極開發(fā)利用資源
為了不斷提高高校數(shù)碼照片利用的效率以及更好的保存照片，可以將數(shù)碼照片同儲存在計算機(jī)中，并且還可以通過計算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)碼照片以及相關(guān)檔案的使用者不受空間和時間的限制能夠隨時隨地，方便的獲取信息資源，不斷實現(xiàn)數(shù)碼照片的檔案的利用率以及信息資源的共享，數(shù)碼照片檔案的價值主要體現(xiàn)在為學(xué)校工作服務(wù)，為社會文明建設(shè)服務(wù)，所以高校數(shù)碼照片檔案管理人員應(yīng)具有服務(wù)意識，積極開發(fā)利用數(shù)碼照片檔案的資源[3]。比如可以在校園內(nèi)開展照片展覽、使數(shù)碼照片上傳到校園網(wǎng)中，展示校園的文化建設(shè)和發(fā)展啊歷程，從而不斷提高學(xué)校的知名度，擴(kuò)大學(xué)校的影響力。
關(guān)鍵詞：高等教育；民辦高校；檔案；管理
一、民辦高校檔案管理工作的重要性和必要性
我國民辦高等教育歷經(jīng)20余年的發(fā)展，目前，民辦高校作為高校的辦學(xué)實體，在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)三大功能方面發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)作用，它是民辦高校提升辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)層次的基本保障。近年來，民辦高校在不斷完善專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革工作的同時，大力推進(jìn)檔案管理工作，不僅是學(xué)校自身發(fā)展的需要，也是社會對高素質(zhì)技能型專門人才的需求。當(dāng)前，高等教育早已突破了傳統(tǒng)的辦學(xué)模式和體制，已經(jīng)逐步向多元化和社會化方向發(fā)展，出現(xiàn)了辦學(xué)形式、辦學(xué)層次的多元化，尤其是現(xiàn)在出現(xiàn)了社會力量集資辦學(xué)等民辦高校，推行民辦高校特有的管理體制。民辦高校在其辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大過程中形成許多記錄辦學(xué)發(fā)展歷程的檔案。民辦高校所產(chǎn)生的檔案，是學(xué)院的教學(xué)科研、學(xué)生管理、后勤保障以至財務(wù)管理等一切活動的最真實、最原始的記錄，這些記錄在學(xué)校改革發(fā)展和各項活動開展過程中發(fā)揮著不可替代的借鑒、憑證和依據(jù)作用。相反，由于部分民辦高校的檔案管理工作起步較晚，沒有配備專職的檔案管理員隊伍，檔案制度不夠健全，導(dǎo)致民辦高校的檔案管理滯后于發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)高校改革發(fā)展的步伐。因此，加快推進(jìn)民辦高校檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化已顯得十分重要和必要。［1］
二、民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題
《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù)，奠定了堅實的基礎(chǔ)，同時也創(chuàng)造了檔案事業(yè)健康發(fā)展的良好氛圍，民辦高校的檔案建設(shè)也因此取得了重大的成就。在檔案管理工作方面，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的意識日漸增強(qiáng)，學(xué)院各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高；檔案隊伍在逐年壯大，素質(zhì)也在不斷提高。但從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作無論是管理機(jī)制、管理手段，還是開發(fā)利用、人員素質(zhì)都仍然存在著與民辦高校教育事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方，需要不斷地加強(qiáng)和改進(jìn)。問題集中表現(xiàn)在以下幾方面：
1.檔案管理意識淡薄，對檔案管理認(rèn)識不足
長期以來，一些民辦高校領(lǐng)導(dǎo)始終堅持高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，大力培養(yǎng)技能型人才。對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，沒有把學(xué)校檔案管理工作提上重要議事日程，對檔案工作沒有給予足夠的重視和支持，對本單位檔案管理工作存在的問題解決不得力。這其中主要是由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識淺薄，致使民辦高校檔案管理人員職責(zé)不清，加上檔案管理人員長期處于多頭的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了民辦高校檔案管理工作的順利發(fā)展［2］。
2.檔案管理制度不健全，職責(zé)不明確
要搞好民辦高校的檔案管理工作，必須依法管檔，并且有切實可行的制度做保障。在安排整體工作時，學(xué)校必須把檔案管理作為重要的一項加以研究布置和實施，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，分工明確，責(zé)任到人，嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，規(guī)范各類檔案的分類和管理。然而，目前的狀況是檔案管理制度尚不健全，檔案工作尚未走上規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的軌道，檔案工作無章可循，無法可依。
3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高
民辦高校的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，很少有機(jī)會接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，工作起來往往分身無術(shù)。相關(guān)數(shù)據(jù)表明，檔案管理人員中雖然具有本科以上學(xué)歷的人數(shù)也在逐年增加，但是，具有檔案專業(yè)的專職管理人員也只占18%，這使檔案專業(yè)工作方面面臨著嚴(yán)峻的考驗，因為只有高素質(zhì)的專業(yè)人才才能提升檔案管理工作的專業(yè)化水平［3］，而部分民辦高校檔案管理部門兼職檔案員更是形同虛設(shè)，沒有能真正履行其職責(zé)。這客觀上對民辦高校檔案管理工作造成了很大影響，嚴(yán)重制約了民辦高校檔案管理和建設(shè)工作的順利、有序開展。
4.檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后
隨著新時期高校檔案工作要求的不斷提高，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也提出了更高的要求。就目前而言，與預(yù)期的要求相比，部分民辦高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，適宜安全保存檔案的專門檔案室嚴(yán)重缺乏，防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施不足；適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位。檔案室面積較小、檔案存放設(shè)備老化和損壞等現(xiàn)象仍然存在。
5.檔案管理方式落后，信息化管理手段運用很少
目前，許多民辦高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，這種方式已經(jīng)脫離新時期高校檔案管理的新模式，難以適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的要求；現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作中。檔案管理很難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。有的學(xué)校盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，還沒有實現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用［4］。
民辦高校檔案工作存在的這些問題，究其原因是多方面的，但筆者認(rèn)為最主要的原因是以下幾點：首先是認(rèn)識不到位，重視不夠。表現(xiàn)在部分民辦高校對檔案在學(xué)校工作中的功能和作用認(rèn)識不足，沒有充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源，檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。其次是檔案建設(shè)投入不足，在高等教育快速發(fā)展的今天，各學(xué)校在發(fā)展過程中面臨許多困難，需要經(jīng)費投入的地方很多，對檔案建設(shè)投入相對較少，致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問題，得不到及時解決，從而使得檔案建設(shè)跟不上學(xué)院發(fā)展的步伐。
三、提高民辦高校檔案管理工作水平的對策
1.強(qiáng)化檔案管理意識，提高對檔案工作的認(rèn)識
首先，民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視和加強(qiáng)對自身檔案建設(shè)和管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把民辦高校檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。學(xué)院要有專人分管檔案工作，院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作列入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切實解決檔案工作中存在的突出問題；其次，要強(qiáng)化整個民辦高校全體教師的檔案意識，通過會議、專題討論、宣傳欄、培訓(xùn)班等多種形式宣傳，使全體教師充分認(rèn)識到檔案工作的重要性。
2.健全檔案管理制度，明確職責(zé)
民辦高校檔案部門要在上級主管部門及分管院長領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》結(jié)合學(xué)院實際，制定本校檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任制，把完整的系統(tǒng)的收集整理檔案工作，納入檔案管理專職人員的崗位責(zé)任制，并與年終考核、獎懲、職稱評定掛鉤。充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和創(chuàng)造性，推動學(xué)院檔案管理工作整體向前發(fā)展。
3.加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
要搞好民辦高校檔案工作，建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的專兼職檔案管理隊伍是搞好檔案管理工作的重要前提。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。提升民辦高校檔案管理水平，關(guān)鍵是要增強(qiáng)民辦高校專職檔案管理員的責(zé)任意識、使命意識、奉獻(xiàn)精神和敬業(yè)精神。因此，檔案管理專職人員需要定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，學(xué)會建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備來提高檔案管理水平，使學(xué)院的檔案工作能夠跟上辦公自動化步伐，為學(xué)院教學(xué)科研和其他工作服務(wù)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還應(yīng)要求檔案管理人員真正堅持“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”的理念［5］。另外，民辦高校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、理解檔案管理人員的工作，在評優(yōu)、職稱評定和職務(wù)晉升等方面適當(dāng)給予傾斜，激發(fā)民辦高校專職檔案管理人員的工作積極性和上進(jìn)心。
4.改善檔案建設(shè)設(shè)施條件，提升檔案管理信息化水平
在檔案工作納入學(xué)院整體規(guī)劃后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理所需經(jīng)費、設(shè)備和庫房等問題，積極改善檔案人員工作條件和工作環(huán)境，保證檔案工作順利開展。在硬件條件具備的情況下，更重要的是檔案專業(yè)人員要組建檔案管理的軟件環(huán)境，即建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣才能使檔案進(jìn)入現(xiàn)代化管理。檔案人員應(yīng)全面掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用文檔一體化把上級來文和學(xué)院形成的文件直接進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫，減少檔案信息的重復(fù)錄入工作；其次，對檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進(jìn)行數(shù)字化處理，一并存入數(shù)據(jù)庫，并對庫存的各種信息進(jìn)行分級、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現(xiàn)代化管理條件和方法，有效開發(fā)學(xué)校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價值。
四、結(jié)語
開展好檔案管理工作，積極為民辦高校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，是每個民辦高校檔案工作者和檔案相關(guān)人員義不容辭的責(zé)任，新時期民辦高校的改革和發(fā)展，也為檔案管理工作開辟了更加廣闊的發(fā)展空間，民辦高校檔案管理人員應(yīng)積極提高檔案意識，不斷提升綜合素質(zhì)，探索新的檔案管理方法和模式，更好更充分地為民辦高校事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案 教研室 管理體系 一體化
引 言
教學(xué)檔案是指在教學(xué)、科研以及教學(xué)管理等工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等工作的全貌，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，也是學(xué)校教學(xué)評估的重要內(nèi)容之一。教研室作為學(xué)校教學(xué)與科研的基層組織，其教學(xué)檔案是反映教學(xué)思想、教學(xué)管理與實踐、教學(xué)改革與研究等教學(xué)相關(guān)活動的第一手資料，具有獨特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府對教學(xué)質(zhì)量評估工作的重視，各高校對基層教研室檔案的建設(shè)也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時展的原因，高校專業(yè)教研室層次的教學(xué)檔案建設(shè)存在一些共性的問題，嚴(yán)重制約了其效用的發(fā)揮。為了進(jìn)一步規(guī)范教研室教學(xué)檔案管理工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎(chǔ)上，制訂和完善相應(yīng)的管理措施，建立起比較完備的教學(xué)檔案管理體系，也為正在實施的專業(yè)課一體化教學(xué)提供重要的保障。
教學(xué)檔案存在的主要問題
從筆者調(diào)研的情況來看，高校教研室檔案在建設(shè)方法、建設(shè)內(nèi)容、管理制度和效用發(fā)揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高，教學(xué)檔案的建設(shè)方法有待于進(jìn)一步改進(jìn)
教研室作為學(xué)校最基本的教學(xué)單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設(shè)和管理工作均是由沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的普通教員承擔(dān)。因此，在檔案建設(shè)和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護(hù)等方面存在著隨機(jī)性、非科學(xué)性、非專業(yè)化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時開展了大量的工作，但由于沒有一個明確的教學(xué)檔案建設(shè)方案，許多經(jīng)驗沒有總結(jié)提煉，許多資料沒有以妥善的形式進(jìn)行分類管理，時間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經(jīng)驗沒有得到傳承和推廣；同時，由于缺乏專業(yè)的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時，往往難以找到，從而使教學(xué)檔案的利用功能大打折扣。
2.教學(xué)檔案的內(nèi)容不齊全，不規(guī)范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設(shè)的內(nèi)容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不齊全，缺乏規(guī)范性和整體性。
3.教學(xué)檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數(shù)教研室的教學(xué)檔案是教員兼職管理，教員既承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數(shù)教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)引入到檔案管理中，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。此外，一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理存在誤區(qū)，對檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學(xué)檔案的利用率比較低，服務(wù)教學(xué)的功能沒有得到充分發(fā)揮
在實際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標(biāo)。因此，他們特別注重保護(hù)檔案不受損壞，對合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據(jù)統(tǒng)計，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進(jìn)一步規(guī)范教研室的教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理、教學(xué)改革、教學(xué)研究和學(xué)科評估等各項工作中的作用，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者結(jié)合自己的工作實際和體會，從教研室教學(xué)檔案建立的方法、教學(xué)檔案應(yīng)涵蓋的內(nèi)容、教學(xué)檔案的管理制度和教學(xué)檔案利用價值最大化的途徑等幾個方面進(jìn)行探討，希望能夠為建立起比較完備的教研室教學(xué)檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學(xué)檔案管理體系建設(shè)的若干問題
1.教學(xué)檔案建立的方法與途徑
由于教學(xué)檔案建設(shè)工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學(xué)檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，就必須尋找行之有效的建設(shè)方法。根據(jù)筆者多年從事教學(xué)管理的經(jīng)驗體會，我們認(rèn)為應(yīng)采用以下措施，以保證教研室教學(xué)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（1）強(qiáng)化全體教員的檔案意識，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設(shè)立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設(shè)的過程中充分調(diào)動全體人員的積極性。教研室要把檔案建設(shè)列入教研室工作計劃，員思想，讓教員認(rèn)識到教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)工作的重要組成部分，是每個教員的義務(wù)。（2）結(jié)合教研室的實際，制訂合理的規(guī)章制度，使得教學(xué)檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對教學(xué)檔案進(jìn)行保存。（3）堅持檔案材料的及時歸檔，確保教學(xué)檔案的實時更新。設(shè)立時間節(jié)點制度，每周由值班員負(fù)責(zé)收集整理各位教師本周內(nèi)的工作，交檔案員分類保存。
2.教學(xué)檔案的建設(shè)內(nèi)容
為了最大限度地符合教學(xué)規(guī)律和教學(xué)管理的需要，在調(diào)研一些高校做法的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為教研室教學(xué)檔案的內(nèi)容應(yīng)該主要包括：①綜合性文件；②師資培養(yǎng)；③專業(yè)與課程建設(shè)；④教學(xué)條件與利用情況；⑤教學(xué)管理和質(zhì)量資料；⑥特色類材料。同時，為了保證教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，還應(yīng)該配備教學(xué)檔案的相關(guān)目錄和保存時間。
3.教學(xué)檔案的管理制度
為了更好地發(fā)揮教研室教學(xué)檔案的作用，就必須從檔案建設(shè)的觀念、管理措施和管理制度等方面加強(qiáng)建設(shè)。事實上，完善教研室的檔案管理制度，加強(qiáng)教研室的教學(xué)檔案管理，是高校的重要基礎(chǔ)建設(shè)之一，也是加強(qiáng)高校管理、深化教學(xué)改革的重要體現(xiàn)。筆者在調(diào)研院系有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合教研室的實際情況，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)教研室的教學(xué)檔案管理：（1）建立教學(xué)檔案管理責(zé)任人制度。根據(jù)教研室的實際情況，教研室主任應(yīng)為教研室教學(xué)檔案的責(zé)任人，同時明確一名教員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好以下各個方面的工作。一是做好本教研室教學(xué)文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理；三是做好平時的保管工作，對教員借用檔案材料作好登記，并注意按時催繳歸還。（2）實行教學(xué)檔案定期檢查制度，形成規(guī)范教學(xué)檔案管理的長效機(jī)制。教研室每學(xué)期對現(xiàn)有的檔案材料進(jìn)行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學(xué)校組織兩個層面的專項檢查，提出整改意見，教研室按照意見進(jìn)行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結(jié)合，重在建設(shè)”。（3）實行檔案員定期培訓(xùn)制度，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業(yè)性、非科學(xué)性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，不斷學(xué)習(xí)與現(xiàn)代檔案管理相關(guān)的理論、技術(shù)和方法，以提高教學(xué)檔案的利用價值。另外，高校教研室教學(xué)檔案有其自身的特點，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學(xué)檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學(xué)檔案的作用最大化途徑
建立教學(xué)檔案的目的是充分利用教學(xué)檔案，為各類教學(xué)活動服務(wù)，提高教學(xué)水平。教學(xué)檔案利用程度的高低，關(guān)鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學(xué)檔案的查閱使用。筆者認(rèn)為，在實際工作中應(yīng)采取以下措施，以發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價值。一是要提高教學(xué)檔案建設(shè)的信息化水平。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案建設(shè)也要與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的作用。在重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的同時，逐步加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。二是要在檔案管理中，充分體現(xiàn)“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時，對盡可能多的人員進(jìn)行開放。同時要根據(jù)不同人員的具體需求，制訂有針對性的開發(fā)計劃以及查閱、借閱相關(guān)制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價值的有效手段。因此，檔案員要及時主動地了解教學(xué)檔案的使用效果，對反饋回來的信息進(jìn)行分析研究，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足并加以改進(jìn)。
結(jié) 語
總之，建立教研室的教學(xué)檔案一體化管理體系，目的是為了使教學(xué)檔案更加全面、及時、準(zhǔn)確地反映各項教學(xué)活動，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量服務(wù)。為此，必須不斷創(chuàng)造性地發(fā)展教學(xué)檔案管理體系，使之成為一種與時俱進(jìn)的力量，在服務(wù)教學(xué)的過程中不斷煥發(fā)出新的活力。
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