時間：2023-05-30 10:29:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇個人檔案法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
明確規定對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍
非國有檔案數量龐大，并非都需要國家予以監管。只有具有重要歷史價值和與公共利益有關的、對于國家和社會都具有重大意義的非國有檔案才必須得到國家的監管。1999年國務院批準修訂、國家檔案局的《檔案法實施辦法》第二條規定“《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案……屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。”
只有具體確定對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍，檔案行政管理部門對其進行監管的法定職責才能得到實際履行。需要指出的是，省級檔案行政管理部門依法確定其范圍，這一行為實際上屬于制定規范性文件的范疇。這雖然獲得行政法規授權并征得具有部門規章制定權的國家檔案局的同意，但根據《立法法》的規定，省級檔案行政管理部門制發的確定對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍的規范性文件既不是規章，更不是行政法規，顯然不具有法律約束力，難以成為檔案行政管理部門履行監管非國有單位和個人檔案事務的過硬依據。
依法行政強調沒有法律的授權，行政機關不得做出影響公民、法人和其他組織合法權益或者增加公民、法人和其他組織義務的決定。在實際操作中只有得到地方人大和政府法制部門支持，通過制定地方性法規或者地方政府規章，才能賦予省級檔案行政管理部門確定的對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍以法律約束力。在建立和完善社會主義市場經濟體制過程中，國家大力倡導保障非國有單位和個人的合法財產，在當前政府主管部門紛紛淡化對非國有單位和個人自干預的大趨勢下，指望有關部門認可檔案行政管理部門提出的確定對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍的意見，通過地方立法為檔案行政管理部門依法監管非國有單位和個人檔案事務提供具有可操作性的法律依據，顯然是非常困難的。這就是《檔案法實施辦法》修訂近十年來，除天津市等個別地方報請國家檔案局同意，制發了非國有檔案管理規定，確定本行政區域內對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍外，全國絕大多數省市尚未開展此項工作的原因。
為了切實保障檔案行政管理部門依法履行對非國有檔案的法定監管職責，筆者認為，應當在國家法律層面確定對國家和社會有保存價值的非國有檔案范圍。在《檔案法》修正案中，確定非國有檔案對國家和社會有保存價值，要立足國家和社會的整體利益，以檔案的長遠歷史價值為評判依據，從以下三個方面來具體判斷：一是著眼于檔案形成時間，根據“高齡案卷應當受到尊重”的原則，把1949年10月1日作為檔案的禁毀時限，在此之前形成的歷史檔案嚴禁銷毀。二是著眼于檔案形成者的社會地位、作用和影響，確定有重大社會影響的組織和個人形成的檔案，對國家和社會有保存價值。三是著眼于檔案所記載信息體現出來的社會價值，普通組織和個人形成的反映重大歷史事件、革命運動、社會變遷的檔案對國家和社會有保存價值。
尊重非國有單位和個人的檔案所有權和管理自，對其管理國家和社會有保存價值的非國有檔案提供必要支持
在市場經濟體制下，平等主體之間等價交換的市場機制是實現資源配置的基本途徑，尊重和明晰產權成為市場經濟的必然要求。重視對非國有檔案作為私有財產的尊重，明確和保護私人檔案所有權是大多數國家檔案立法的一個基本原則。檔案形成者的性質決定檔案所有權的歸屬，以檔案形成者為標準，《檔案法》和《檔案法實施辦法》把檔案劃分為國有檔案和非國有檔案(包括屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的檔案)兩大部分。在計劃經濟體制下，由于單位之間統一劃撥的計劃機制是資源配置的基本途徑，人們的產權意識普遍較為淡薄。受這種觀念的制約，《檔案法》沒有對國有和非國有檔案所涵蓋的具體范圍予以明確界定。由于產權明晰是尊重和保障所有權的前提和基礎，建議《檔案法》修改時對國有和非國有檔案所涵蓋的具體范圍予以明確界定。可以考慮規定以國家投資為主或者主要依靠財政撥款運轉的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及上述組織的工作人員在履行職務過程中形成的檔案屬于國家所有，非國有單位形成的檔案屬于該單位所有，個人在非職務活動中形成的檔案屬于本人所有。
檔案行政管理部門應充分尊重非國有單位和個人的檔案所有權，非國有單位和個人依法享有占有、使用、收益、處置其檔案的自利。在不違反法律規定的前提下，非國有單位和個人對其形成的檔案可以根據實際情況自主管理。檔案行政管理部門應從宏觀上進行引導，把檔案管理的技術標準推薦給非國有單位和個人予以參考和借鑒，切忌簡單沿襲監督指導國有單位檔案工作的傳統模式過深、過細地介入其檔案管理的具體運作過程。在確保對國家和社會有保存價值的非國有檔案齊全完整的前提下，諸如非國有單位和個人采用的檔案管理模式、檔案管理標準、檔案保管場所等方面的具體事宜，都應由非國有單位和個人根據自身的實際情況和需要自行決定，檔案行政管理部門不應過多干涉。
為了較好地解決非國有單位和個人對其形成檔案的妥善管理需要，與其自身保管空間小、保管費用高的矛盾，檔案行政管理部門應積極引導檔案管理社會化服務的有序發展，鼓勵檔案中介機構為非國有單位和個人提供檔案業務咨詢、代整及代管等社會化服務，逐步培養壯大檔案管理社會化服務市場。需要強調的是，為保障國家秘密的絕對安全，檔案中介機構不得代為管理涉及國家秘密的非國有檔案。對于在業務工作中獲悉的非國有檔案所記載的信息，檔案行政管理部門以及國家檔案館、檔案中介機構負有為非國有檔案所有者保密的義務。對于形成對國家和社會有保存價值檔案的非國有單位和個人，檔案行政管理部門對其檔案管理應提供無償指導、咨詢和服務，必要時還應提供適當的經費支持。倡導非國有單位和個人把其形成的對國家和社會有保存價值的檔案向國家檔案館寄存、捐贈和出賣。向國家檔案館捐贈對國家和社會有保存價值的非國有檔案的單位和個人，獎勵措施中應增加可以依照國家有關規定享受稅收優惠的內容。非國有單位和個人將其形成的對國家
和社會有保存價值的檔案委托國家檔案館代為保管的，國家檔案館應提供無償的寄存服務。
實行申報登記制度，確保對國家和社會有保存價值的非國有檔案齊全完整
許多國家一方面重視對非國有檔案作為私有財產的尊重，另一方面也重視非國有檔案作為國家歷史遺產和文化財富所具有的價值。借鑒國外通過立法賦予檔案部門監管對國家和社會有保存價值的非國有檔案的具體措施和國內一些省市開展檔案登記的實踐經驗，為了保障人類社會記憶的齊全完整，對國家和社會有保存價值的非國有檔案應當實行申報登記制度，以利于檔案行政管理部門全面了解和掌握對國家和社會有保存價值的非國有檔案的具體情況，督促檔案所有者進行妥善管理。
關鍵詞：信息權利；均衡；檔案法
Abstract： During the social transformation period， the “Archives Law” made in the planned economy meets many problems. As the full and further development of the Social Democracy， the information rights equalization becomes the focus， and from this angle， the author analyses the deficiencies of the “Archives Law”. In addition， the author gives some suggestions for the modification of the “Archives Law”.
Keywords： Information Right；Equalization；Archives Law
我國現行的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“《檔案法》”）是計劃經濟時代的產物，其背后折射的立法原則、指導思想已滯后于我國當前社會發展實際，無法充分體現社會公眾對檔案信息知情和獲取利用的訴求，阻礙了檔案信息服務均等化的實現。以信息權利均衡為旨歸，理應成為社會轉型時期和社會民主進程中《檔案法》修訂的重要角度。
1 信息權利均衡對《檔案法》修訂的意義
信息權利是人們在信息活動中合理地生產、組織、擁有、傳播和使用信息的權利，是信息倫理權和信息法律權利的統一，由信息權利主體、權利內容和權利客體構成。信息權利是一項綜合性的權利，在《檔案法》中，信息權利的子權利具體包括檔案信息自由權、檔案信息隱私權、知識產權、檔案信息獲取權和檔案信息知情權等。在多元價值語境中，信息權利是公民重要的政治權利，更是一項不可或缺的人權，而信息權利均衡就是要實現主體和客體之間的和諧互動。在數字時代，信息權利的均衡已成為社會進步和文明的標志之一，在《檔案法》的修訂中實現信息權利的均衡是社會和諧發展與進步所追求的基本價值目標。[1]
1.1 信息權利均衡有利于社會和諧總體目標的實現。和諧社會首先應是一個公平的社會，只有社會公平，才能促進社會和諧、穩定與繁榮發展。現代社會，信息逐漸成為影響社會經濟發展的核心資源，保持檔案信息資源獲取和分配過程中所體現的平衡與對等狀態，是避免產生“信息鴻溝”、保障公眾信息權利公平擁有和實現的前提。而信息權利的均衡將有利于社會總體公平與穩定。
1.2 信息權利均衡有利于保障信息資源的有序流動。數字時代，信息的重要性日益凸顯，信息資源成為人們競相爭奪的戰略性資源，而其中的壟斷、獨占等惡性競爭打亂了原有社會信息流通秩序，并因此產生了種種社會矛盾。在《檔案法》的修訂中注重信息權利均衡可以緩解由信息資源的稀缺性引發的信息沖突，有助于檔案信息資源公平分配、有序流通。
2 《檔案法》中信息權利的失衡分析
2.1 檔案信息知情權的可操作性不強。現行《檔案法》的頒布和施行，對推動我國檔案信息公開和利用起到了重要作用，也在一定程度上滿足了公眾對檔案的知情權。但隨著信息社會的發展和民主進程的加快，公眾知情權意識提升的同時，其對檔案信息的需求也隨之增加，特別是對個人信息的知情訴求高漲。
現行《檔案法》中雖已規定公民持合法證明可以利用已經開放的檔案，但個人檔案是否屬于開放范圍并沒有明確規定。[2]
2.2 檔案信息獲取密級確定工作薄弱。對檔案進行密級確定，緣于檔案的特性和檔案利用工作的需要。密級確定是政策性很強的工作，檔案文件形成領域廣泛，其內容不僅涉及工作秘密、商業秘密、知識產權和個人隱私，還可能涉及國家秘密。但當前檔案密級確定工作存在較多問題，如定密法規不完善，管理不科學，政策法規之間缺乏銜接；定密責權不清，監管不力，使定密工作難以落實；密級劃分不統一，標識不規范，對密與非密的界限把握不準；文件保密等級“一次定終身”，缺乏動態管理機制等。
2.3 檔案信息隱私權的保護有限。現行《檔案法》規定了對國有、集體和私有檔案利用的相關制度，但缺乏明確的隱私權保護內容，甚至沒有提到檔案利用中可能出現的隱私權侵犯。盡管《檔案法》所建立的公共檔案利用與公布的二元制度，在一定程度上可以間接彌補隱私權保護規則缺失所留下的法律漏洞，但《檔案法》所能給予的保護途徑極為有限：首先，公共檔案公開制度僅限于禁止利用人首次公開，而不限制公共檔案保存機構公開，且未提及利用人在檔案已經公開后再次、重新、擴大公開等行為，給隱私權侵犯留下了可乘空間；其次，公共檔案的利用與公開制度的區分，未提供給當事人對相關信息的積極控制權（獲得權、更正權、知情權）；最后，對隱私權的法律限制和權利救濟也沒有相關規定。
2.4 檔案部門對檔案開放時間的自由裁量權僵化。《檔案法》的頒布首次將公民利用檔案的權利以法的形式加以保護，規定依法利用檔案是公民的一項法定權利。而《檔案法》第二十二條第一款對國有檔案的公布權作出規定，“未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布”，這樣檔案館就擁有了絕對的自由裁量權。慣于保守操作和怯于承擔泄密責任的檔案部門，常以此作為“擋箭牌”，對原本到期應公開的檔案遲遲不公開。“國家一方面積極擴大開放范圍，鼓勵公眾利用檔案；另一方面又在制度上牢牢把持著檔案的公布權，既違反了法律制定的同一性、協調性原則，也使得利用者進退維谷、無所適從。”[3]
3 基于信息權利均衡的《檔案法》修訂策略
3.1 充分實現知情權，保障檔案信息獲取權。之所以關注檔案信息公開，關注檔案信息獲取，是因為：首先，信息獲取權和知情權是信息權利中重要的權利類型，兩者相輔相成，是民主社會公民的基本權利，是建立民主政府的核心，是現論的要求，是民主國家發展的必然趨勢；其次，政府檔案信息究其實質是公有的，具有公共性。政府管理國家、社會的權利由全體公民所賦予，在政府各項活動中形成的政府檔案信息理應屬于公眾。既然公眾是政府檔案信息的真正所有者和合法使用者，其獲取政府檔案信息的權利必須加以保障。而保障公眾獲取政府檔案信息是公民監督政府的有效手段，是公民廣泛參加國家事務的前提，有助于政府更好地處理政務。[4]
3.2 完善政府檔案信息法律體系。信息自由和公眾知情權的概念并沒有載入我國的檔案法律體系，但在西方發達國家，相關法律已經比較完善了。例如，美國《信息自由法》就具有三個典型的特點：第一，所有政府檔案信息向公眾開放，法律法規明確免予公開的檔案不在此列。第二，沒必要說明個人要求提供檔案信息的原因。第三，可強制實施公眾的知情權。美國法律法規的完善，對政府信息公開，保障公眾信息權利起到了重要作用。為實現信息權利全面均衡，讓公眾真正享有完整的信息權利，我國必須加快立法腳步，及早制定位階較高、可操作性強的《信息公開法》，并建立健全與之相銜接的檔案法律法規體系。
3.3 構建信息權力主體的多元化格局。檔案信息權利主體涉及政府、組織、公眾、檔案部門等多個層面，只有相關主體之間相互制衡，才能更好地保障信息權利的實現。構建信息權力主體的多元化格局：第一，要在《檔案法》中把信息權利進行合理分割，分別授予不同主體，且各信息權利主體權力的范圍與大小應適中且相互制約；第二，建立結構合理、配置科學、程序嚴密、制約有效的信息權利運行機制，確保信息權力運行規范化、程序化。[5]
3.4 謹慎行使自由裁量權。自由裁量權是信息權力主體在沒有信息政策（這里的信息政策是指國家或其他組織為規范信息活動，發展信息事業而制定的方針、措施和辦法）明確規定的情況下，為實現對信息資源的有效管理和維護信息秩序的需要，根據信息政策所確定的原則、目的、精神、范圍和幅度，結合信息權力客體的情況，在處理具體信息事務的過程中作出靈活選擇的權力。信息社會，檔案部門愈來愈多借助自由裁量權解決檔案信息公開與利用等裁決問題。為了保證信息政策得到快速有效執行，客觀上需要為信息權利的均衡實現設置一個自由裁量的空間，以避免信息權利主體在復雜多變的社會問題前束手無策。然而，自由裁量權是一把“雙刃劍”，其正當行使能產生積極效應，不當行使則會帶來消極影響。因此，必須適當地規制自由裁量權，施行彈性行使制度。
參考文獻：
[1]馮仿婭. 數字時代的信息權利期待[J].圖書館論壇，2007（12）：82～85.
[2]楊智勇，白原.從公民知情權的實現談《檔案法》的修訂[J].檔案與建設，2007（9）：14～16.
[3]胡明偉等.從開放與利用角度談《檔案法》的修訂與完善[J].檔案天地，2008（3）：52～54.
[4]周淑云.闡述信息獲取權的憲法基礎[J].圖書館工作與研究，2009 （2）：4～7.
一、行政管理措施
1.統一管理涉及個人隱私的檔案。首先，檔案保管部門在收集檔案資料時要明確收集的范圍和原則，把好檔案資料的入口關。檔案網站收集個人資料應只限于法定職權范圍，遵循“告知原則”，即應讓當事人知道正在收集何種信息用于何種目的，不能無端擴大范圍。其次，對于收集來的檔案信息，既要保證內容的真實性和完整性，也要保證其安全與保密，防止含有隱私的檔案信息未經許可而被擴散、更改，并保證有關隱私當事人行使其對信息的知悉與更正的權利。含有個人隱私檔案的開放利用，除非法律許可，否則，未經當事人同意，不得任意公開個人的信息。即使是合法的使用，管理部門也應當對個人隱私信息的查詢和公開情況進行完整的記錄。
2.加強網絡監管，保障檔案信息傳播途徑安全。所渭網絡監管就是國家運用財政、技術、法律等手段，對網絡信息的輸入、傳播、處理等過程進行監控和管理，包括禁止個人或組織非法收集、篡改、傳播、利用他人的隱私數據。一是成立網絡隱私權保護機構。目前，許多國家設立了此類的機構，如美國的“電子隱私資訊中心”、中國香港的“個人隱私資料員公署”，從保護個人隱私方面起到了積極的作用。它們經常對有關網絡進行跟蹤監管。一旦發現網站沒有按規則保護個人隱私，就會對該網站發出警告，責令其限期整改。倘若網站被警告后仍違反有關規定，便對其進行懲處。二是合理使用網絡監控技術。同時應對網絡隱私信息的使用范圍、場合，監控的對象，監控人員的職責、權利以及侵害個人隱私信息等應承擔的責任和處罰措施等方面做出明確的規定，這樣，既可防止這類技術和監控人員權利的濫用，又可打消個人用戶和網站關于隱私信息保護成效的顧慮。三是加強對網絡經營者的監督管理，規范網絡經營商的行為。
二、法律保護措施
雖然檔案方面的法律法規越來越重視公民隱私權的保護，但是到目前為止，我國尚未出臺正式的隱私權法，《檔案法》也沒有關于隱私權保護問題的明確規定。我國的現行法律是將隱私權包含在名譽權當中給予間接保護，具體內容體現在《憲法》、《民法通則》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》、《檔案法》、《計算機網絡國際互聯網安全保護管理辦法》、《最高人民法院關于審理名譽權案件若干問題的解答》等相關條款中。在尚未對網絡隱私權單獨立法的情況下，這些法規應能適用于對網絡隱私權的保護，因為網絡隱私權與傳統隱私權雖然在保護的側重點上有所不同，但究其本質并無二致。此外，還可以借鑒其他國家已經制定的有關保護網絡隱私權的法律，如英囝的《數據保護法》、美國的《電子通信隱私法》、韓國的《隱私法》、歐洲聯盟的《個人數據處理和自由流動中個體權利保護指令》等。為順應社會發展趨勢，我國應積極開展對網絡隱私權保護的單獨立法，完善相關法律法規體系，并在此基礎上解決相關法律的兼容性和系統性問題。
三、技術保護措施
技術措施是網絡環境下檔案信息安全傳播的重要保證。采取技術措施的主要目的是保護網絡環境下含有個人隱私信息的數據安全。主要包括：一是數據加密技術。其目的是保護網絡中傳送的檔案信息不被非法竊取，從而保證含有隱私的檔案信息的安全。二是身份識別技術。身份認證是申請者向系統出示自己身份證明的過程，通常是獲得系統服務所必須的第一道關卡，防止未獲授權的人截取或查閱含有個人隱私的檔案資料。三是信息確認技術。通過嚴格限定信息的共享范圍來達到防止檔案信息被非法偽造、篡改的目的。四是訪問控制技術。允許用戶對其常用的檔案信息庫進行適當的訪問，但限制他人隨意刪除、修改或拷貝檔案文件。五是針對個人數據的管理。目前推出的有個人隱私偏好平臺、Cookies軟件、自動刪除個人資料軟件等，由用戶自己保護個人資料的技術，用戶學會使用這些技術，可以避免自已的隱私泄露。
四、道德倫理約束
1.檔案管理人員的自律。在檔案數字化的過程中，檔案管理人員最可能接觸個人檔案信息，這就要求他們遵守職業道德，杜絕不當收集、傳播、使用個人數據等現象的發生。對于一些敏感的個人資料，如出身、種族、政治面貌、、健康狀況、犯罪記錄等，只有經過相關部門批準的檔案人員才能收集、查閱、傳播。檔案管理人員要嚴格按照規定管理含有個人隱私的檔案，增強保護他人隱私意識，防止因人為因素增加侵犯個人隱私的可能。
關鍵詞：信息化；檔案管理；法律責任
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-02
高校信息公開在不斷的推進和發展，為教育事業的改革發展注入了強大的動力，對推進現代大學制度建設有積極的促進作用，但同時也存在著諸多問題，包括檔案信息公開與檔案公布的法律沖突、檔案信息公開與學校保密工作的矛盾等問題。
一、信息化時代對高校檔案管理提出的新挑戰
自上個世紀九十年代以來，以互聯網為核心的信息技術迅速發展，給各個行業帶來了巨大變化，以無法抗拒的姿態“宣布”一個新的信息化時代的到來。信息化時代，管理突破了傳統模式，革新便變得理所當然。高校檔案的管理也應在此契機下進行適當變革，變“被動”為“主動”，更好地服務于學校和社會。
（一）新時期高校檔案管理的主要特點
1.價值的智能化
檔案管理的智能化是指由現代通信與信息技術、計算機網絡技術、行業技術、智能控制技術匯集而成的針對檔案管理方面的應用。在信息化時代，知識的生產成為了主要的生產方式，人力資源的顯得比貨幣資本更為重要。尤其是以人力資源為代表的高校檔案管理其價值的智能化表現的也更加明顯。
2.管理的電子化
新時期，計算機與互聯網的普及與發展，使得高校檔案管理越來越人性化，呈現電子化趨勢，打破了固有的紙質模式，既能做到節能、環保，檔案管理的數字化，也使得其信息保存更持久，尤其是在管理的模式上，檔案的調取與查閱逐步實現“無紙化”，使得高校檔案的使用、調取與查閱變得更加便捷與方便。
3.交換的頻繁化
隨著我國社會變革的日新月異，人才流動的日趨頻繁，“組織與個人”的主體變化也越來越復雜，使得記錄這一過程的固有信息交換也不得不變得常態化、交換頻率更加密集，這在高校檔案的管理過程中尤為明顯。
（二）信息化時代高校檔案管理中常見違法類型
根據我國《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規定，常見的具體違法行為主要包括十五種，按照法律責任的主體不同分為特殊主體即檔案管理主體違法與一般主體違法兩種類型。
1.檔案管理主體的違法
根據2013年《檔案管理違法違紀行為處分規定》，檔案行政管理主體主要包括：（1）行政機關公務員；（2）法律、法規授權的具有公共事務管理職能的組織中從事公務的人員；（3）行政機關依法委托從事公共事務管理活動的組織中從事公務的人員；（4）企業、社會團體中由行政機關任命的人員；（5）事業單位中從事檔案管理的工作人員。檔案管理主體的具體違法行為主要包括：（1）損毀、丟失屬于國家所有的檔案；（2）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案；（3）涂改、偽造檔案；（4）擅自出賣或者轉讓檔案；（5）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人；（6）不按規定歸檔或者不按期移交檔案；（7）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失；（8），造成檔案損失等。
2.一般主體的違法
在我國檔案管理的一般主體違法主要是針對行政相對人的違法，主體范圍較為廣泛，包括公民、法人或者其他組織。由于在日常工作、生活實踐中，一般主體接觸檔案的機會并不多，因此，一般主體的違法種類相對也較少。一般主體常見的獨自構成違法行為包括：搶劫、竊取國家所有的檔案；攜運禁止出境的檔案或者其復制件出境等。雖然一般主體獨自構成違法的類型與數量并不多，但一般主體可以與檔案管理主體共同違法，甚至構成共同犯罪。
二、檔案管理中的相關行政責任
（一）行政處分：身份的限制
根據我國相關法律的規定，具有檔案管理違法行政處分權的機構為縣級以上人民政府檔案行政管理部門與有關檔案管理的主管部門。由于行政處分主要是針對公民（或自然人）的行政違法，其處分類型也僅限于對違法主體身份上一定程度的限制，具體包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條的規定，給予相應行政處分的違法行為應當包括：將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；拒不按照國家規定向國家檔案館移交檔案的；違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；不按照國家規定開放檔案的；明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員，造成檔案損失的六種類型。
（二）行政處罰：財產的罰沒
根據我國《檔案行政處罰程序暫行規定》，具有行政處罰權的機構主要是縣級以上人民政府檔案行政管理部門。檔案行政處罰的種類包括警告、罰款、沒收違法所得三種類型，主要是對財產上一定程度的罰沒。對具體的罰款數額，我國《檔案法》第二十四條第二款、第三款都做了具體規定即根據有關檔案的價值和數量，對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。
此外，我國《檔案法》還規定的特殊行政處罰主體。第二十五條規定，攜運禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者其復制件移交檔案行政管理部門；構成犯罪的，依法追究刑事責任。也就是說，海關也可以作為特殊的行政處罰主體針對特定的檔案管理行政違法行為做出罰款的具體行政處罰決定。
三、檔案管理中的主要刑事責任
（一）直接性刑事責任
1.搶奪、竊取國有檔案罪
是指乘人不備公然奪取或者采取秘密手段獲取國家所有的檔案的行為。本罪侵犯的客體是國家對檔案的管理制度，所侵犯的對象也僅限于國有檔案。國有檔案是指國家檔案館保管且所有權屬于國家的檔案，歸集體、個人所有的檔案不是本罪的對象。該罪名為選擇性罪名，只要行為人實施了搶奪、竊取其中之一行為，即構成本罪。即若只實施搶奪檔案的行為，構成搶奪檔案罪；只實施竊取檔案行為的，構成竊取檔案罪。構成本罪的法定刑為五年以下有期徒刑或者拘役。
2.擅自出賣、轉讓國有檔案罪
是指違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的行為。所謂情節嚴重，一般包括：①行為人擅自出賣、轉讓具有重大價值的國有檔案；②行為人多次擅自出賣、轉讓國有檔案的；③行為人擅自出賣、轉讓大量國有檔案；④行為人擅自出賣、轉讓國有檔案給國家、社會或者他人利益造成重大損失；⑤其它性質惡劣，造成嚴重后果的行為。[]該罪名是1997年我國刑法新增罪名，其法定刑為三年以下有期徒刑或者拘役。
（二）間接性刑事責任
1.侵犯國家（安全）法益的犯罪
在我國刑法中，侵犯國家法益的犯罪往往被認為社會危害性最大，因此法定刑也最為嚴重。關于以違反檔案管理為手段，嚴重侵犯國家安全的犯罪，常見的犯罪有間諜罪與為境外的機構、組織、人員竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報罪。如果行為人既有參加間諜組織，或者在接受外國間諜組織或其人派遣的任務，同時又實施了竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報的行為，只按照一重罪論處，不實行數罪并罰。兩個罪名的最高法定刑均有死刑。
2.侵犯公民（人身權利）法益的犯罪
2009年我國刑法修正案（七）新增出售、非法提供公民個人信息罪與非法獲取公民個人信息罪，側重對公民私權的保護。出售、非法提供公民個人信息罪是指國家機關或者金融、電信、交通、教育、醫療等單位工作人員，違反國家規定，將本單位在履行職責或者提供的服務過程中獲得的公民個人信息，出售或者非法提供給他人，情節嚴重的行為。這里的公民個人信息也應包括公民個人檔案中的信息，該罪名的犯罪主體為特殊主體。非法獲取公民個人信息罪與出售、非法提供公民個人信息罪是對合犯，是指竊取或者以其他方法非法獲取公民個人信息，情節嚴重的行為。該罪的主體為一般主體。上述兩個罪名的法定刑為3年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金；單位可以構成該罪。
3.侵犯社會管理秩序的犯罪
該類違反檔案管理規定，對社會管理秩序造成侵害，構成犯罪的行為主要集中在妨害文物管理罪中。根據我國《文物保護法》的規定，文物是指具有歷史、藝術、科學價值的遺址或者遺物。其中包括與重大歷史事件、革命運動或者著名人物有關的以及具有重要紀念意義、教育意義或者史料價值的近代現代重要史跡；歷史上各時代重要的文獻資料以及具有歷史、藝術、科學價值的手稿和圖書資料等。由于該類罪名中所侵犯的對象價值與意義有所不同，因此各罪名法定刑的嚴厲程度也不一致。
綜上所述，必須加大對高校檔案管理的研究力度，構建合法合規的高校檔案管理機制，進一步深化高校信息公開，促進高校依法治校，提升高校管理水平，推進和完善現代大學制度建設。
參考文獻：
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《檔案法》第六條有明確規定，通過檔案行政管理部門的指導行為實施，通過作用指導的對象產生預期的效果得以實現。它具有下列特征：
1.指導是檔案行政管理部門的法定職責，是法律意志的體現，必須行使不得放棄，否則構成失職。
2.指導是一種行政行為，通過檔案行政管理部門及其工作人員的具體行為表現出來。這種行政行為與法制監督行為雖然同屬于行政行為，但比后者缺乏程序性、要素性和約束力，作用的對象具有寬泛性的特征；不以國家的強制力保證其實施，不遵守指導行為一般情況下不會承擔法律責任，通常通過示范和引導的功能實現行政行為的所追求的效果。
3.指導以業務規則和技術規范為主要內容，通常以檔案行政管理部門和主管部門的非法律的規范性文件、行業標準和通行的檔案學理論為主要依據。
4.在管理成本上指導以不加重作用對象負擔為原則。指導作為一種行政的行為是公權服務的體現，不得加重作用對象的經濟負擔，否則喪失其服務功能，背離立法原意。
二、明確檔案行政管理部門指導的對象具有緊迫性
當前，不少基層檔案行政管理部門認為我國檔案實行的是集中統一，分級管理原則，毫無疑問，凡屬本行政區的檔案事務，都在本行政區檔案行政機關業務指導范圍之內。這個職責是非常明確的。這個觀點存在具有法律基礎和現實基礎，但這個觀點是不正確不符合實踐的，必須拋棄！
1.《檔案法》第六條是高度抽象的概括，立法以來有關部門沒有進一步進行解釋和說明。具體理解與執行的時候，由于地域不同、實際不同、知識結構不同，理解起來存在不同，執行起來各異。從實踐來看，把本行政區域內的檔事納入指導范圍是做不到的。硬性去做，指導就會流于形式，起不到良好的效果，就違背了立法的原意，這樣的指導有選擇的拋棄是最好的選擇。
2.從指導的性質來看，這個觀點是不正確的。指導按照最高法院的司法解釋屬于不可訴的非行政強制行為，是沒有強制執行力的。被指導對象可以接受也可以不接受指導，可以執行指導意見也可以不執行指導意見。檔案行政管理部門的制約措施有限。如果一味強求本行政區域內的檔事納入指導這個面，那么指導的質量就下降，與立法的原意提升整個社會的檔案事業的水平的立法原意是相違背的。3.從行政機關行使職權追求效率和社會利益最大化的目的來看，這個觀點是不正確的。檔案行政管理部門單純的指導行為對被指導對象并不能形成有效的約束，但是進行指導的時候仍然有其他的有力的因素影響的指導行為的執行。這些有力因素的發生以被指導對象與檔案行政管理部門的同級政府存在行政隸屬關系或主管關系為前提。如果不存在這個前提，影響力大打折扣甚至為零。例如現在的非公經濟，當地政府都不進行行政上的指導而是進行法律意義上的監管，檔案行政管理部門憑著法律的規定去指導經營活動中一個小的檔案部分，這種影響力是極其有限的。為此將本行政區域內的檔事納入指導的范圍違背了行政機關行使職權追求效率和社會利益最大化的目的。
4.從非公經濟和社會組織存在的社會環境來看，這種觀點是錯誤的。非公經濟和社會組織只要沒有違背法律的規定就可以自由存在和發展，它們的檔案是非公經濟和社會組織存在的副產品，在法律允許的情況下它們可以自行處置和銷毀，它們的檔案工作如何開展只要不違背法律是他們自主的事情。檔案行政管理部門指導本質上是一種干擾市場經濟的行為！
5.站在歷史的角度以發展的眼光看，這種觀點是不正確的。《檔案法》頒布實施的時候是1988年1月1日，距今已經有26年，那個時候國有和集體企事業單位占絕對的主導地位。《檔案法》這樣的規定是符合實際情況的。而現在非公經濟已經占國民經濟的主導地位，而事業單位正在進行改革，有些納入國家機關的序列，有些要改制為企業，客觀形勢已經發生了重大變化，檔案行政管理部門的管理檔案事務的手段要根據形勢的變化而變化，如果死扣法律條文不變，將被時代所拋棄。
三、檔案行政管理指導的對象
檔案行政管理指導是行政機關（指依照法律的規定行使行政權力的單位，包括政府的行政機關和法律授權的組織）行政的一種，行政機關行政以存在行政隸屬關系或業務主管關系為原則，以法律明確規定為例外。例如檔案執法行為以地域管轄為主，并不需要存在行政隸屬關系或業務主管關系。檔案行政管理部門代表當地政府行使檔案事業領域的行政管理權，行政的對象即管理的對象，管理對象應當滿足下列條件之一：
1.管理對象與檔案行政管理部門隸屬的政府存在行政隸屬關系或業務主管關系；
2.管理對象與檔案行政管理部門隸屬的政府存在行政隸屬關系或業務主管關系的部門存在在行政隸屬關系或業務主管關系。比如省檔案局對市國土局進行業務指導。省檔案局與市國土局沒有行政上的隸屬關系也不存業務主管關系，但是省政府與市政府存在行政隸屬關系，市國土局與市政府存在行政隸屬關系，此時市國土局就成為省檔案局的管理對象。
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案管或檔案管理組織、部門對檔案實體或檔案信息進行管理并提供利用服務的各項與檔案業務有關活動的過程。檔案管理作為一個過程它是一系列活動與工作的集合，檔案管理的工作包括檔案的收集、檔案的整理、檔案價值的鑒定、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的利用與提供服務、檔案的統計以及新時代下的職能更新。
一、人事檔案管理概述
檔案是國家機關、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。按檔案性質劃分可分為國家、黨、企業、事業單位、名人檔案等。專門檔案中包含著科學技術檔案、人事檔案、會計檔案、公安檔案、訴訟檔案等等人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的，反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。
國家檔案體系是一個龐大的檔案體系，國家、黨、企業、事業單位、名人檔案、技術檔案、人事檔案、會計檔案、公安檔案、訴訟檔案等等。人事檔案作為國家檔案體系的一種有著檔案的共性，但與其它檔案相比人事檔案有著自身的特點。首先，機密性根據國家法律和相關檔案法律的規定，人事檔案要實行嚴格的保密程序。未經許可或不符合條件的單位和個人不可擅自調取檔案。其次，單一性，人事檔案管理實行一人一宗的立卷方式，每一宗檔案基本上只是反映個人的信息，每一分人事檔案都是個人德、智、體、美等等一些方面的歷史現實反映。最后，俱增性，人事檔案的內容會隨著個人經歷不斷的變化而變化。
人事檔案管理的意義及作用。人事檔案就是當事人、德、智、體、美等等各方面的歷史和現實的反映，人事檔案是記述和反映個人經歷和德才表現等情況的人事材料。是記錄人才信息的主要載體，是人才交流的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。對個人來說，人事檔案是記錄個人人生履歷的主要憑證，當今社會隨著經濟本文由收集整理的發展，教育水平的提高，人事檔案很大一部分是由個人讀書期間的生活、學習以及各種社會實踐的真實經歷，具有很強的法律效應。人事檔案對于個人應聘企業職位、確定員工的工資水平、職稱評定、職位晉升、組織關系等等有緊密而直接的關系。對于社會來說管理好人事檔案，對于建立高水平的人力資源管理體系、對促進人力資源開發、構建和諧社會發揮著重要作用。
二、現階段人事檔案管理模式及存在的問題
經過探索，我國的人事檔案管理水平已經達到很高水平。但是隨著經濟的發展，政治、經濟體制改革的不斷加深，原有的檔案管理體制遇到了許多新的問題。特別是當前信息化速度的加深，市場經濟、經濟全球化速度的加快，促使人員流動比率不斷增加。這些必然使舊的檔案管理體制在適應新的政治經濟體時出現很多問題。
（一）檔案的內容更新速度緩慢
毫無疑問，人事檔案與社會管理職能的分離將成為趨勢，傳統的“單位人”將越來越多地轉變為“社會人”，現在人事檔案的很多功用正在逐漸消失。以往那種捧著人事檔案去審批工資、保險，辦理退休的現象將會一去不復返。檔案的更新除了少數信息，檔案管理部門會自動獲得外，還有很大一部分需要個人將信息報送檔案管理部門進行檔案更新。可現實中除了個人檔案更新的內容關系到升學、職位變化、工資調整外。很多信息，個人是不會主動進行更新的。還有當今社會人員流動比率不斷增大，檔案的更遷現象也比較嚴重，造成很多信息的更新速度偏低，很多信息的丟失等等。
（二）個人檔案意識及綜合偏低
首先，人事檔案具有很強的機密性和法律效益，嚴禁個人私自拆封涂改檔案。除了當事人升學、應聘外很難接觸到自己的檔案，其重要作用在我們平時很容易被忽視，個人對其檔案接觸的機會有限，所以在平時個人很容易忽視檔案對于個人的重要作用，造成個人檔案意識薄弱。其次，觀念落后，沒有與時俱進更新自我的業務觀念。很多檔案管理人員仍然從事傳統的事務性工作，沒有宏觀的把握人事體制改革和經濟體制改革下給檔案管理帶來的新的問題與挑戰，以及其對于傳統檔案管理體制的沖擊。最后，現階段我國人事檔案管理人員的綜合業務素質偏低。我國目前檔案管理專業人才占總人才比重很小，很多檔案管理人員并不是專門的檔案管理人員。在很多求職者眼里人事檔案管理是個閑職，是清閑的職位。再加之沒有系統而行之有效的檔案管理后期培訓，所以造成檔案管理人員素質有待于提高。
（三）體制運行效率緩慢
由于現階段人員流動速度加快，勞動者數量
轉貼于
龐大，勞動人員層次多樣化，造成了檔案管理出現很多問題。首先檔案投放不能統一化、規范化。人事檔案一部分放在企事業單位，有的放在人才市場、有的滯留在個人手里。其次，人事檔案本著“檔隨人走”的原則，但現實中往往出現人檔脫節的局面。個人檔案意識淺薄，原單位不能及時進行檔案處理，出現很多檔案積壓，廢棄，死檔的局面。最后，管理有盲區。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數流動人員及一時沒有落實工作的大中專畢業生和退伍軍人，私自截留檔案的現象也時有發生，成為新的管理盲區。
三、人事檔案管理革新
（一）加強檔案管理更新速度
檔案管理的信息要做到及時更新，檔案管理的信息是隨著個人的履歷不斷變化而更新完善的。這就需要，一方面加強檔案管理部門對于個人檔案信息的獲取，這是比較費時、費力的工作。需要檔案管理人員在做好職能工作的同時，不斷創新檔案管理信息獲取渠道的創新。另一方面加大宣傳力度，讓檔案的當事人認識到，及時反映檔案更新信息對于個人的重要性。做到個人及時反映自己的檔案更新內容，從而提高檔案管理速度。除此之外，新的形勢下開發電子檔案，提高人事檔案工作信息化建設水平大力提高人事檔案作信息化建設水平。利用計算機網絡，建設現代化、信息化的人事檔案管理體系。
（二）轉變管理理念提高人事檔案管理人員的綜合素質
人才是事業的基礎，檔案管理工作的有效執行，需要檔案管理組織擁有綜合素質高、業務水平過硬的隊伍。要想獲得強大的人事檔案管理人員隊伍，一方面必須吸納那些擁有專業檔案管理專業的人才，從而不斷優化檔案管理隊伍。另一方面還要不斷進行檔案管理隊伍的培訓、技能的不斷更新等等。改變檔案管理人員的理念，檔案管理并不是無關緊要的職位，并不是輕松的閑職。要有較高的政治素質和較強的服務觀念，人事檔案工作是一項機密性較強的工作，沒有較強的政治素質是不能勝任的。
（三）創新體制提升效率
家庭檔案資源是我國國家檔案資源的組成部分，本文從國家檔案資源建設的角度分析家庭檔案資源建設面臨的困境，思考新形勢下如何加快推進家庭檔案建設，提出通過優化頂層制度設計把家庭檔案納入國家檔案資源體系建設中，并提出具體實施方法。
關鍵詞：
檔案資源；家庭檔案
1國內家庭檔案資源建設研究現狀
我國對家庭檔案的研究始于上世紀80年代中期，迄今已取得豐碩成果，集中體現在五個方面：第一，關于家庭檔案的意義、作用和功能的研究；第二，關于家庭檔案管理理論的研究；第三，從信息化建設方面研究家庭檔案；第四，從檔案資源建設方面探討家庭檔案建設；第五，關于家庭建檔實踐探索的研究。國內對家庭檔案的研究主要從家庭檔案概念、范圍、特點價值、功能、分類、管理等方面展開，而對于資源體系建設的研究較少，從國家檔案資源體系頂層設計層面來思考的就更少了。2008年，國家檔案局提出“兩個體系建設”，檔案資源體系建設理論研究步伐加快，除探討如何加強國家檔案資源體系建設外，還提出加強非國有檔案資源體系建設，拓寬國家檔案資源體系的范圍。與之相關的論文主要有：黃項飛的《國家檔案資源建設的創新思維》、袁姣英的《家庭檔案與國有檔案的關系芻議》、張敏、蘇建功的《對家庭檔案與兩個體系建設的認識》、王小蘭的《“十二五”期間國家檔案資源體系發展戰略之我見》、胡燕的《我國檔案資源體系建設多元化探析》、王萍的《基于文化認同視角的體制外檔案資源建設思考》等。
2家庭檔案建設納入國家檔案資源體系建設的必要性
2.1國家檔案資源體系建設的理論要求
把家庭檔案納入國家檔案資源體系建設前，應首先明確幾個概念。首先，什么是國家檔案資源？原國家檔案局局長毛福民認為：“國家檔案資源，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案的總和。”[1]這一概念包括兩個方面：一方面，國家檔案資源的來源包括國家機構、社會組織和個人；另一方面，其形成對象必須對國家和社會具有保存價值。根據這一概念，我們判斷一種檔案是否屬于國家檔案資源體系，不能僅看它是否具備“國有”屬性，社會組織和個人形成的材料也應包括在內，還要看它是否具有“保存價值”，即是否具有滿足某種需求的價值。其次，什么是體系建設？體系是一個科學術語，是指一定范圍內或同類事物按照一定秩序和內部聯系組合而成的整體。體系建設就是設計一整套制度，按照規定把指定范圍內或同類事物進行合理規劃和安排，以實現最佳優化和配置。國家檔案資源體系建設就是對整個國家檔案資源科學安排、合理分配，使檔案資源達到最優配置。這種建設，不僅著眼于目前，更要提前科學規劃，滿足將來需求。弄清以上兩個概念之后，我們再來看家庭檔案，它是指一個家庭或家族內的各個成員，在從事家庭事務和某些社會活動的過程中，記錄并保存起來以備日后查考使用的各種資料，如日記、書信、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、證件、憑據等等。以上定義說明家庭檔案在來源上，是由家庭成員也即個人形成的，在價值屬性上具有保存備查價值，這種保存價值對家庭有利，也可能對國家社會有益。一般認為，家庭檔案雖不像國家、集體、國有企事業單位產生的檔案那樣肩負歷史使命、承擔社會責任，但家庭檔案在傳承文化、反映社會歷史、構建和諧社會等方面也具有重要意義。根據國家檔案資源的“來源”屬性，家庭檔案雖非“國有檔案”，但亦應包括在國家檔案資源建設范疇中。在新的歷史條件下，檔案正從“資料時代”走向“資訊時代”，檔案的主要功能從以為書寫歷史、證明歷史、收藏歷史等服務為主，向現實信息、資訊要求、未來發展轉化。這些都要求加強檔案資源體系建設，建立完整齊全、種類豐富的資源體系。建設開放的檔案資源體系是科學發展檔案事業的新要求，也是時代賦予檔案部門的新任務。原國家檔案局局長楊冬權指出：“凡是涉及人民群眾的檔案，凡是人民群眾需要利用的檔案，凡是對經濟社會發展有用的檔案，都要納入檔案資源體系建設中。”他提出，全國檔案系統要全面貫徹“以人為本”的思想，把最廣大人民群眾納入到檔案工作體系中，把人民群眾作為檔案工作的出發點和落腳點，這正是把家庭檔案納入國家檔案資源體系范疇的理論基礎。
2.2家庭檔案資源管理現狀不容樂觀
我國一直偏重國家、集體檔案，輕個人家庭檔案，家庭檔案保存保管缺乏科學指導，檔案損毀、丟失現象嚴重。湖南省檔案局于2014年進行了一次問卷調查，調查發現，在家庭檔案收集方面，26.7%的被調查者注重檔案收集，55%的被調查者只收集自認為重要的檔案；在家庭檔案整理、保管方面，只有32%的被調查者比較認真地進行了檔案分類并加以保管，完全沒有保存檔案的被調查者比例高達22%。調查結果說明，家庭檔案保存狀況堪憂。隨著檔案工作形勢的變化及人們對于檔案重要性認識的提高，一些地區的檔案部門逐步認識到家庭檔案的意義 并積極探索實踐。但總的來說，我國家庭檔案管理處于自發、無序、無為狀態，缺少國家層面的參與。
2.3家庭檔案資源結構出現新變化
新形勢下，現代家庭檔案相對于傳統家庭檔案有了較大區別。傳統的大家族演變為多個小家庭，與之相應的是家庭檔案內容由家族的家譜、族譜轉變為家庭成員在參與社會活動中形成的各種社交檔案和個人成長及生活經歷檔案。檔案載體形式更加多樣化，由單一的紙質檔案轉變為紙質檔案、電子檔案和聲像視頻檔案等多載體并存。與此同時，家庭檔案數量成倍增加，保存方式各不相同，這些都要求加強家庭檔案建設的理論研究，要在國家層面確定家庭檔案的地位，把家庭檔案建設納入國家檔案資源建設體系之中。傳統觀點認為，家庭檔案是個人或者家庭所保存的檔案，在整個國家檔案資源體系中無關輕重。如今，我們必須重新定義家庭檔案的地位，明確家庭檔案生動反映了家族的歷史變遷，其作用是國家檔案所不能取代的，是國家檔案的重要組成部分，能夠充實國家檔案資源體系。檔案行政管理部門既要接收官方檔案，又要接收民間家庭檔案，改過去“單輪驅動”為“雙輪驅動”的接收方式，既充實國家館藏，又有效保護民間家庭檔案[2]。隨著我國經濟社會的不斷發展，在中辦、國辦出臺《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的有利條件下，在全面深化改革和推進依法治國的契機下，在文化強國、文化強省的要求下，我們應該重新認識家庭檔案在國家檔案資源建設中的地位，積極推動家庭檔案工作，在檔案工作法律法規中明確家庭檔案資源屬于國家檔案資源體系建設的組成部分，使廣大檔案工作者能理直氣壯地推進家庭檔案建設，做好家庭檔案宣傳，提高全社會家庭建檔的積極性，為推動社會主義文化大發展做出貢獻。
3家庭檔案資源納入國家檔案資源建設體系的具體策略
3.1完善家庭檔案管理體制機制
從管理學角度看，體制指的是明確國家機關、企事業單位的機構設置和管理權限劃分及其相應關系的制度。根據中辦、國辦《意見》的要求，要不斷完善檔案工作管理體制機制，樹立大檔案意識，充分認識家庭檔案在國家檔案資源體系中的重要作用。在體制內，可考慮在各檔案行政管理部門或各級檔案學會中設置家庭檔案管理機構，專門指導本行政區域內的家庭建檔工作；可擴大現有業務部門職能，突出家庭檔案管理的重要地位。 《檔案法》提出，“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，這一要求主要側重于“對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”。隨著社會轉型，家庭檔案大量產生，公民檔案保管意識不斷增強，檔案部門應順應時代變化，及時轉變自身職能，延伸服務的廣度。《檔案法》明確規定，檔案部門對個人或家庭保管的對社會和國家有價值的檔案要依法行使監督權和指導權；對個人保管的檔案在安全保管、寄存出賣、移交捐贈等方面也有明確規定。因此，對于家庭檔案管理，檔案部門不能缺席、更不能缺位，必須在現有基礎上，進一步完善家庭檔案管理體制機制。
3.2建立健全家庭檔案工作規范標準
目前，《檔案法》和《檔案法實施條例》，雖未明確提出“家庭檔案”這一名詞，但對于個人保存的檔案有法律要求，主要體現在移交、捐贈、寄存等方面。檔案行政管理部門要根據相關規定，綜合制定家庭檔案建設的規范和標準，各地檔案行政管理部門要根據本地實際，提前介入工作，加強監督指導，要制定出本地區家庭檔案收集范圍與整理保管要求，內容要涵蓋家庭檔案的收集與鑒別、保管與保護、提供利用等方面，特別要細化家庭檔案的門類和載體形式。需要注意的是，家庭檔案工作規范標準既要確保公民所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的家庭檔案的安全，也要符合國家保護公民合法的私有財產不受侵犯的規定。在國外，法國、意大利等國家在立法中規定了檔案管理機構對具有重要價值的私人檔案擁有強行登記權和優先購買權，我國法律沒有規定檔案部門擁有強行登記權，但規定了檔案部門可以優先購買或征購，并有權代為保管有價值但保存條件惡劣的個人檔案。檔案部門行使優先購買或征購家庭檔案的權力或代為保管時，必須保護作為公民合法私有財產的家庭檔案不受侵犯。
3.3探索家庭檔案資源管理模式
一是立足傳統模式進行創新。目前，很多研究者從理論與實踐等方面比較了我國與其他國家的做法，提出了自己的研究結論。比如，進行家庭檔案登記、檔案部門代為保管家庭檔案，等等。由于我國人口眾多、家庭數量龐大，且存在較大的地域性差異，因而推行整齊劃一的家庭檔案保管模式并不現實，需根據國情省情，尋求適合本地區特點的管理模式。筆者建議，以傳統管理模式為主，在此基礎上大膽創新，仍以各個家庭為單位保管家庭檔案，檔案行政管理部門制定家庭檔案建檔標準指南，通過現場培訓、遠程培訓等方法指導家庭建檔；以村、社區為單位對家庭檔案進行統一登記管理，摸清本地保管的重要檔案家庭，可通過征集或購買方式征集入檔案館，或重點指導家庭檔案保管。二是積極實踐新管理模式。檔案部門應根據各地開展家庭建檔的實踐經驗，結合本地區實際情況，積極探索實踐家庭檔案管理新方式、方法。遵循“公民的合法私有財產不受侵犯”的原則，充分發揮社會力量，按照市場化要求，實行社會管理家庭檔案的工作模式。如，在明確檔案所有權的基礎上，建立家族家庭檔案館、家庭檔案服務中心等，采用國家撥款或經費自籌的運行管理模式；開發家庭檔案管理軟件，建立家庭檔案數據共享模式，實現家庭檔案管理的信息化。
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人事檔案管理的現狀
盡管人事檔案對醫院人力資源管理和戰略決策具有舉足輕重的作用，但其現狀卻面臨眾多問題。
（一）對人事檔案的重視不足
醫院領導對人事檔案管理不夠重視。長期以來醫院工作的重心都在臨床一線上，人事檔案管理被認為與醫療技術和患者服務無關，因此醫院不愿投入較多的人力物力在人事檔案管理工作上。醫院的檔案管理人員多為兼職，對檔案管理業務不精通，責任意識不強，對檔案管理工作沒有積極性，缺乏創造性，從而導致檔案管理工作流于形式，管理不專業、不規范。員工本人對人事檔案的重要性認識不足，認為檔案可有可無，對工作沒有影響。對個人檔案采取忽視態度，有的甚至“棄檔”不管，導致檔案丟失、資料不全。
（二）人事檔案管理制度不健全
許多醫院沒有制定適應醫院發展的人才管理制度或有關人事檔案方面的規章制度，在醫院管理中也沒有相關的制度和檢查考核措施，未形成統一的管理制度和管理模式。有的醫院即使有相關方面的制度，也只是單純的對《檔案法》的照抄照搬，沒有結合本院實際，缺乏針對性，不能發揮其管理作用。
（三）人事檔案管理方式和手段較落后
人事檔案管理因其專業性、機密性等特點，需要存放在特定區域并配備專業的檔案管理人員。但大多數醫院目前沒有專門的人事檔案室，也沒有檔案專業人員進行管理，在管理方式上欠規范。長期以來醫院對人事檔案管理的重視程度低，造成了在資金和人力投入上相對欠缺，表現出來基礎設施差，設備更新慢，信息化程度低，管理手工作業，無紙化、電子化、網絡化的程度低的特點。
（四）人事檔案的利用率較低
目前大部分醫院的人事檔案材料不能全面反映員工的綜合能力，因此不能體現出更大的利用價值，不能適應新形勢下醫院發展的需要，造成了醫院人事檔案利用率偏低，甚至產生了“檔案無用”的說法。究其原因，一是檔案材料收集側重定性考量，缺少能客觀、全面反映人才能力素質的材料。檔案資料不能客觀全面反映醫務人員的綜合情況，不能為領導提供各類人才信息和用人依據，直接影響人事檔案發揮作用。二是醫院人員類型復雜，招聘人員多，人事檔案的存放管理部門不統一，這就導致人事檔案管理難以統一標準，操作起來程序復雜繁瑣，難以高效的開展人事檔案利用工作。
人事檔案管理的發展趨勢
（一）完善人事檔案管理制度
根據國家頒布的《檔案法》，同時結合醫院的實際情況，制定符合自身特色的人事檔案管理制度，如人事檔案歸檔與保管制度、借閱制度、轉檔制度、銷毀制度等，完善各項登記和記載工作，確保檔案資料的完整性和有效性，使檔案管理工作制度化、規范化、靈活化。人事檔案管理制度重在實施，僅僅制定出來并沒有用，關鍵是如何有效利用，并在實踐的過程中不斷補充和完善，使其發揮最大作用。醫院應將人事檔案管理納入醫院的績效考核體系，建立科學的指標評價標準，定期對人事檔案管理工作人員進行考核。
（二）采用現代化的管理手段
醫院應增加對人事檔案管理的資金投入，引入現代化技術和設備實現檔案現代化管理。將現代先進的存儲技術、防護技術、復制技術和裝訂技術等應用到檔案管理工作中。根據需要購買電腦、掃描儀、復印機、打孔機、碎紙機等先進設備，為檔案存儲室配備空調器和吸塵器等，以改善檔案室環境，延長人事檔案壽命。在信息化時代，應注重電子檔案的建立。引進現代化技術和設備建立醫院人事檔案數據庫。及時更新，動態化管理人事檔案信息，保障檔案信息的時效性、真實性和準確性。我校近年來采用人事信息管理系統對全校各學院、單位、附屬醫院的上萬名職工進行統一管理，通過人事信息系統可以方便的檢索、查閱、審核每一個職工的人事信息，并能對人員的素質狀況、人才結構等進行及時準確的分析，為人才引進、培養，職務晉升，職稱評審，津貼發放和調整提供各種科學的依據。人事信息系統的運用減輕了人事檔案管理工作的負擔，提高了工作效率，更好的為醫院發展服務。
目前，我國的社會養老保險制度在逐步地完善過程中，但由于參保與交保人數日益增長，致使養老保險的檔案管理需要進行相應地改革。作為記載參保人完整工作經歷狀況的載體，社會養老保險檔案是參保人參保的事實憑證。在養老保險檔案管理中，檔案的收集、整理與歸檔等環節都是非常重要的。
一、新形勢下的社會養老保險業務檔案管理
自改革開放以來，社會養老保險業務的檔案管理已經進行了多方面的改善。之所以對社會養老保險業務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養老保險業務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養老保險業務檔案管理是提高養老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務來促進社會養老保險業務的發展，其肩負重任。近年來，有數據資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，必須要對社會養老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業的發展，必然要對社會養老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養老保險業務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質有待進一步提高。
二、新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策
（一）完善和規范檔案管理制度。在社會養老保險相關業務范圍內，其原始資料包括參保人個人信息賬戶、繳費資料、養老金的發放資料以及業務有關的書面資料等，這些都是社會養老保險檔案需要進行管理的資料。完善和規范檔案管理制度的最終目的是實現檔案管理的規范化。規范化的檔案管理首先要確保實用性和長遠利用價值的資料檔案在歸檔存檔時，不會出現混淆的問題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規范檔案管理制度時，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關檔案管理方式方法符合現實應用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環節；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規范檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》等相關法律為依據。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對社會養老保險檔案進行科學分類、集中、規范有序地管理。
（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢下，信息科技水平得到了快速提升，其已經惠及到各行各業，社會養老保險業務檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應當前社會的發展需求。信息化檔案管理改變了以紙質書面記錄與個人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時間，又避免了占據了較大的空間進行資料的存放。信息化檔案管理實現了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準確性。人工進行檔案資料原件的查找與翻閱既費時又耗力，工作效率較低，而由計算機檢索與掃描獲得信息既節省了大量的時間，又提高了工作的準確性和效率。
另外，信息化檔案管理在分類與管理時，不可忽視科學的歸檔與提高工作質量。針對普通類型的業務文件、退休記錄、審計等的存檔時間要明確記錄。對于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時，要注意歸類方式的選擇。總而言之，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無序現象。
（三）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，控制著檔案管理所有環節。社會養老保險檔案管理工作的目標是服務社會，因此，檔案管理部門不可忽視檔案管理人員的素質水平。新形勢下，隨著檔案管理工作要求的提高，與之相應的檔案管理人員的素質水平也應該提高。為此，檔案管理部門需注意管理任務和責任的分配。通過明確工作職責與標準的方式提升管理人員的素質，才能更好地讓檔案管理服務于社會。
三、結束語
綜上所述，在形勢下，社會養老保險業務檔案管理工作仍然是需要關注的一個領域。針對社會養老保險業務檔案管理中不適應當前時代需求的問題，要通過完善和規范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質等途徑進行改革，才能確保社會養老保險業務檔案管理工作的有效性。
（一）收集與利用明顯錯位。檔案收集來源不均衡，影響檔案利用的質量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結果雖然解決了一時之需，但建立和完善動態管理更有利于提供及時高效的服務。以銅陵市長江路人防地下工程為例，施工前施工單位調閱了所有沿街工程地質勘察報告、地下管線等檔案，為指導長江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。
（二）檔案質量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點是民用建筑，由于開發強度高，開發單位資質參差不齊，部分檔案在制作時就存在漏項,甚至空白。同時，檔案館本身也存在只重視館藏數量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館,質量難以保證，從而進一步制約了檔案的利用。
（三）檔案載體過于單一。紙質檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
二、檔案信息化建設力度不能滿足現實檔案利用的需要
（一）信息化建設中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉,而目前其硬件配置、網絡組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應信息化快速發展的要求。
（二）信息化建設中,軟件或系統開發節奏過緩。軟件或系統開發是對傳統檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實施,也就是說需要從整個系統或地區統籌安排,而目前軟件或系統開發缺乏積極應對，信息化只實現了目錄信息化。
（三）既有標準亟待統一。如國土和規劃所用標準有差異，市政道路與交通道路的標準不相同等，這些對信息化利用造成了一定的障礙。
三、城建檔案利用的法律、法規過于原則化，對實際操作的指導性不強
（一）信息公開要求。《中華人民共和國政府信息公開條例》早在2007年1月17日國務院第165次常務會議就通過，自2008年5月1日起施行。《條例》從基本原則、公開的范圍、公開的方式和程序、監督和保障等方面進行了明確的規定，是我國政府信息公開的基本法規。規定：“各級人民政府應當加強對政府信息公開工作的組織領導。國家按照“公開為原則，不公開為例外”的基本要求，大力推行政務公開工作。電子政務是信息公開的重要載體。按照“統籌規劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強電子政務建設的同時，構建網上信息公開平臺。但條例沒有實施細則，具體的辦法需要地方政府制定。針對城建檔案的管理沒有形成政府規范性的文件予以指導。
（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時27年，其中針對檔案開放內容過于寬泛。國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于,30年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。檔案館應當為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。對于城建檔案館如何操作沒有可以具體的操作規程。城建檔案與個人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開的范圍和比例應當遠寬于檔案法的要求。
（三）檔案利用的手續沒有統一規定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產權的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個人產權的檔案要求出具房產證、產權的身份證和人身份證，如果在辦理房產證之前，可出具購票發票、合同等相當于房產屬性說明材料等。
（四）檔案利用過程中的憑證作用沒有法律規范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據”。檔案的準確性、真實性才能保證它的憑證作用。
四、外借檔案存在遺失或受污的風險
（一）規劃系統外，借閱檔案基本上有借無還，沒有相關的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復印，關鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。
（二）在市規劃局內辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進入相對盲區，進入盲區的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認遺失的檔案就有數十卷。辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，用后檔案不能及時歸還。
五、如何改善目前檔案利用過程中存在的問題
（一）擴大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結構豐富館藏、藏用結合是檔案工作的原則。一方面從調查研究入手，充分了解我市建設和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學的收集方案，采取積極有效的方法，有計劃、有步驟地開展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過多種渠道，加強對散存在社會其它部門和個人手中的城市建設檔案及有關資料開展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對性和實效性。從目前情況看，首先是根據利用需求，有針對性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項制度，但普查后的日常收集管理機制還沒有完全形成，要根據近年來地下管線的新趨勢，加強與水利、電信、人防等部門的溝通，重點開展雨污分流、三網入戶、地下商業開發等重點工程的跟蹤服務，確保相關專業的檔案及時收集。其次是開展工業、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設檔案，隸屬教育部門管理的各類學校所形成的教學樓實驗樓工程檔案,隸屬衛生部門管理的醫院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側面反映了城市的建設與發展變遷。另外還應根據城市文化品味的提升，加強對本地的地方特色檔案的調查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價值的老舊街區與建筑等，這些檔案內容的收集進館，更能豐富館藏內容和優化館藏結構。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應制定年度的詳細工作計劃和目標管理，做到年度計劃與遠期工作目標相結合，形成有效的內部工作機制。只有通過廣泛的調查研究，摸清“家底”，搞清利用規律，才能理清收集工作的思路，為制度科學可行的收集工作方案，提供全面準確的依據，也只有進一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開展和利用效果的不斷提升。
（二）加強城建檔案數字化建設城建檔案的管理逐步向數字化管理模式轉變，建立一套完整的數字化城建檔案管理體系已經成為各檔案館建設與發展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過幾年的實踐，城建檔案數字化掃描已達5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實現網絡即時查詢，查全率大大提高。下一步改進的重點包括以下幾點：一是建立數字檔案的入館標準，由相關單位從入館前就形成完整規范的數字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統的建立，形成統一的數字平臺，方便檔案之間的銜接與對照；三是完善管理的各項軟硬件，在利用上盡早實現網上查詢與利用。
（三）加強制度建設，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉變，要求行政權力的運作依據、程序、過程、結果，除涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的外，都要依法公開，做到決策讓公眾參與、執行受公眾監督，保障公民對行政管理事務的知情權、參與權、監督權，促進政府依法行政。這就要求檔案部門轉變以往對內服務為主的服務方向，及時接收政府及其職能部門形成的政策性、規范性、公益性文件，通過各種方式和途徑向社會公開，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強公眾對政府法規、政策的認知和認同。而檔案部門要承擔起政務信息（包括現行文件和檔案信息）公開的職能職責，必須嚴格依法管檔。因此，應當在遵循《檔案法》及相關法律法規的基礎上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開辦法和實施細則，明確公開的具體范圍、內容和方式，制定詳細的程序，確保簡便、高效、合法、適度。
一、提前介入，變被動為主動
檔案館對機關撤并、企業破產的信息，一般只能從官方文件的渠道獲得。特別是破產企業，雖然《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第六條第四款規定：“資產與產權變動的國有企業，按隸屬關系及時報告企業主管部門和當地檔案行政管理部門，申請檔案處置事宜。”可在實際工作中，有些資產與產權變動的國有企業并沒有及時向檔案局提出申請，只是在一切事情都處理完畢后，才向檔案局詢問檔案應如何處置。這就導致檔案部門不能在第一時間介入、指導、監督其檔案處置工作。對此，結合平谷區檔案館實際工作經驗，筆者認為可以從以下幾方面入手。
（一）建立制約機制，依法行使檔案管理部門監督職能
檔案部門積極與負責機構改革的主管部門或企業主管部門協調，向他們反映情況，提出檔案的重要性，確保檔案移交工作納入改革方案，必須把檔案人員列入清算小組，對撤并機構或破產企業的檔案進行清理并建立移交的程序和標準，確保進館檔案的完整、規范，保證進館檔案的質量。如果沒有行之有效的制約機制，在機構撤并或企業破產、重組過程中，由于工作頭緒很多，檔案管理很難進入領導視野，檔案往往處于失控狀態，極易發生損毀、丟失。例如，平谷區化肥廠在企業破產倒閉后，檔案無人管理，若干年后，因有人查閱檔案，才與檔案館聯系，想把檔案交到檔案館。檔案館接收人員發現這部分檔案有的已經發霉、有的被蟲咬鼠嗑，損毀現象嚴重。如果依法建立了制約機制，充分發揮檔案局執法監督作用，把撤并單位檔案接收納人依法治檔的軌道，就能保證這部分檔案的齊全完整。
（二）主動與撤并單位聯系，變被動為主動
在有關提前介入制度沒有建立的情況下，不坐等撤并單位找上門來，一旦得到消息后，就要引起足夠重視，馬上與該單位進行聯系，把工作做在前頭，將指導的全部力量投入到此，避免因監督、指導不到位致使檔案丟失、毀壞事情的發生。例如：平谷區檔案局指導科的工作人員從區衛生局檔案員口中得知平谷區第二醫院要撤并的消息后，馬上到平谷區第二醫院監督指導檔案業務工作，及時收集整理零散文件，按標準要求進行立卷歸檔，并會同管理科對案卷的數量和質量進行了檢查，為順利接收進館打下了良好的基礎。又例如，為保證平谷區國有企業檔案齊全完整，平谷區檔案局對全區國有企業進行一次摸底調查，對區國有企業在資產與產權變動中檔案的處置情況做到了如指掌，視不同情況，進行分類指導。這樣一旦企業破產或重組，就避免了檔案的散失。
（三）對撤并單位加強檔案宣傳，引起領導重視
檔案是一個單位歷史的延續，其歷史價值、經濟價值和社會價值都是無法估量的。在編寫史料過程中，最怕遇到無檔可查的情況，以致給編史修志留下遺憾。因此，我們要加強對撤并單位檔案的清理工作，在宣傳中可以通過檔案法制宣傳和檔案利用實例宣傳，使撤并單位領導認識到檔案的重要性，以加強檔案工作。例如，平谷區藥材公司撤并后，單位人員進行了分流，檔案工作無人管理，平谷區檔案局的工作人員多次找到原藥材公司經理，向他宣傳檔案是一種無形資產，記載著企業的歷史，價值不可估量，使原藥材公司的經理深刻認識到檔案的重要性，親自把檔案交到平谷區檔案館，確保了藥材公司檔案的齊全完整。
二、嚴把進館檔案質量關，不符合標準不進館
在機構改革和破產清算中，工作非常繁雜，加之人心浮動，工作消極渙散，特別是破產企業的檔案，更存在收集不全、整理不規范情況。如將此類檔案接收進館，由檔案館重新整理，僅憑檔案館的人力、財力、物力是很難做到的，同時也影響到日后的利用效果。因此，從檔案和檔案館的長遠利益考慮，必須嚴把質量關，不符合進館標準的檔案不允許進館。筆者認為可以從兩方面入手：
（一） 加強日常監督指導工作，搞好館室銜接，為檔案進館打好基礎。基層檔案室業務工作的好壞，不僅關系著檔案進館工作的順利進行，而且還關系著檔案館整體工作的質量和水平，這就需要檔案局業務指導人員在對基層進行指導時，嚴格按照檔案行政管理部門制訂的規范要求辦，注重館室業務標準的連續性和一致性。日常基礎工作抓得好，發生突發事件時，就不會眉毛胡子一把抓，檔案質量就會有保證。
（二）加強接收與指導的配合，統一質量要求，既分工又合作。對撤并機構或破產企業檔案的接收工作中，普遍存在兩種矛盾：一是指導科為保證檔案齊全，存在“一窩蜂”全部進館的要求；而管理科為保證進館檔案質量， 檔案館接收人員嚴把質量關，不符合要求，堅決不允許進館。二是撤并單位人心惶惶，找到人已經很困難，更不要說要求他們對檔案進行整理；而檔案館人員也沒有精力在這部分檔案全部進館后再進行整理。為解決這兩種矛盾，就需要注意兩個結合，即接收與指導相結合，把關與幫辦相結合，加強指導與接收的合作，既保證機關檔案的質量，又保證接收工作順利進行。我們仍以平谷區第二醫院為例，檔案部門在第一時間介入后，首先指導科會同管理科對案卷質量進行檢查，由管理科接收人員提出整改方案，由指導科負責案卷整改工作的監督。一段時間以后，指導科工作人員與管理科接收人員進行了二次驗收，對一些小問題，當檔案館接收人員會同撤并單位檔案員一起，能當時改正的當時就改正，減少撤并單位檔案員的工作量，同時確保進館檔案質量。
三、 根據撤并單位實際情況，選擇接收各門類檔案
檔案館容納能力有限，撤并機關和破產企業都要向檔案館移交檔案，那是無法容納的。因此，檔案館對上述單位檔案采取“一窩蜂”統統接收的辦法，是不妥的。應該區別對待，避免盲目進館。應根據撤并單位實際情況，確定不同的接收范圍。
（一）對于只改變企業性質，而不改變經營內容和場所的撤并單位，考慮不接收進館的情況
1、根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。”對于只改變企業性質，而經營內容、經營場所不變的企業，我們認為，改制后的企業應使用原全宗號，改革前后的檔案應一起放在該企業繼續保管。如我區的化工廠，在2000年由國有改為股份制，由于在改制后，原國有企業部分有關征地、占地、借貸款合同以及涉及接工齡等相關內容的檔案，利用率比較高，所以，為方便檔案的利用和統一管理，我們決定，該企業改制前后的檔案統一放在該單位保管，并繼續使用原全宗號。
另外，對一些規模小、沒有特色的企業，檔案館可以不接收，其檔案交上級主管部門保管。如平谷區印刷廠、機械廠、長城鞋廠、五金廠等破產企業的檔案移交到經委進行保管，檔案館不必接收進館。
（二）根據檔案保管期限的長短及利用情況，考慮將檔案部分接收進館的情況
撤并單位，都有大量的短期檔案和會計檔案，這些檔案保管期限短，利用率低，一旦接收進館，占據大量空間，進館不久，就要面臨鑒定、銷毀。對一些一般性職能的機關以及臨時機構，只接收永久和長期檔案，對一些短期檔案由并入的單位代為保存，全宗號、目錄號、案卷號不變。例如，我區靠山集鄉和韓莊鎮合并為金海湖鎮后，接收靠山集鄉會計檔案965卷，其中會計憑證685卷，占會計檔案的71%，接收韓莊鎮會計檔案1354卷，其中憑證1031卷，占會計檔案的76%，這些會計憑證，占據平谷區檔案館庫房大量空間。而且，2006年中央決定給企業退休人員增加養老津貼及2007年事業單位工人身份人員辦理養老保險過程中，需查閱大量的會計憑證，致使許多單位都集中到檔案館查閱有關工資檔案，不但需要等候，而且金海湖鎮到平谷區檔案館路途較遠，途中還要花費較長時間，影響了工作進度。如果當時只接收會計報表、賬簿這部分永久保存的檔案，而將保管期限短的會計憑證由金海湖鎮代為保管，這樣不僅減少了占用庫房空間，而且可以防止出現上述弊端。從以上實際情況出發，對于保管期限短卻又經常需要查閱的檔案，我們可以考慮只接收永久和長期這部分檔案。
（三）根據撤并單位的性質、職能，考慮全部接收進館的情況
根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。”對一些國有企業，如果規模大、層次高，其產品曾是反映地方特色的名優產品，有一定的代表性和典型意義，檔案有較大利用價值和憑證作用，其檔案就必須接收進館。如平谷區區黃金公司，平谷區當年曾是萬兩黃金產出縣，黃金曾經是平谷區具有代表性的拳頭產品，對黃金公司的檔案，就全部接收進館。
另外，對一些具有特殊職能的機關，對其所形成的檔案也要全部接收進館。例如，我區一商局被撤并后，它所具有的商業管理職能就不存在了，但它又代表了我區一定歷史時期的商業發展過程，對一商局的檔案就采取全部接收進館的方法。
一、人事檔案管理工作的重要性
人事檔案是全面反映個人思想品德、教育背景、生活履歷、工作經歷、所受獎懲的文件材料，具有真實性、動態性、完整性、機密性的特點。人事檔案的記錄必須確保真實可靠、內容完整，同時還要跟隨個人的成長發展而不斷豐富完善，而且人事檔案內容涉及個人功過及隱秘信息，屬于黨和國家的機密，任何人不能隨意向外泄露。因此，人事檔案是全面、客觀地考察個人、選拔人才的依據，單位人事檔案管理工作具有重要意義。首先，人事檔案管理是人力資源開發的基礎。單位通過查閱人事檔案，才能對個人的能力和素質做出基本判斷，為其安排合適的崗位，可見人事檔案管理是單位知人善任的基礎。其次，人事檔案的有效管理才能實現檔案的保存和使用價值。人事檔案的妥善保存關系檔案的真實性和完整性，單位人事部門必須對管理工作保持謹慎的態度，對生成的個人檔案信息進行嚴格審閱。檔案信息經相關人員審核蓋章后，方可作為有參考價值的檔案文件，而人事檔案保存的目的也是為了更好地利用。最后，人事檔案管理關系人事工作的法律效應。單位對人員的選拔、任用、評估、晉升都將生成對應的人事檔案，因而人事檔案是單位對人員進行職稱評定、為員工繳納社會保險的法律依據。
二、人事檔案管理工作存在的主要問題
當前單位人事檔案管理工作主要存在以下問題：第一，人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務性的工作，單位領導主要關心業務層面的工作，認為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發生丟失泄密的情況即可。各部門對人事檔案工作表現出不關心的態度，填寫檔案表格時不認真，信息數據的真實性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對檔案資料給予嚴格審核，檔案資料不全、不及時歸檔的現象時有發生。第二，人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項瑣碎、復雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項內容，需要有專人負責，并保證工作質量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規定》，而沒有建立具體的實施細則，因而缺乏對人事檔案管理工作的嚴格約束。有的單位即使建立了相關制度，但執行過程往往流于形式。第三，檔案內容不規范。由于單位對人事檔案管理工作未能給予足夠重視，檔案收集力度不夠，現有人事檔案內容并不規范。例如，不少人事檔案僅記錄個人基本情況，對個人能力、信譽、業績等方面的資料反映較少，難以為人事工作提供有力依據；有的人員離職、出國，檔案卻沒有跟隨變動，造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質量不佳，也就不能發揮應有的使用價值。第四，管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環境并不理想，缺少先進的基礎設施，有的單位甚至沒有設立單獨的檔案室，這對檔案材料的保存極為不利。在現有的工作條件下，人事檔案檢索經常依靠傳統的手工方式，檔案傳遞速度慢，資料查詢不便，管理效率低。盡管各單位業務部門都在積極進行信息化建設，但人事檔案管理信息化水平仍然不高。
三、人事檔案管理工作的完善對策
針對當前工作中的問題，單位應采取以下對策：第一，樹立檔案管理意識。人事檔案管理工作的改進首先需要從思想層面給予重視，單位領導應認真學習并貫徹《檔案法》，將人事檔案管理放置在應有的高度，向各部門宣傳人事檔案工作的重要性，動員職工關心和支持檔案工作。檔案管理人員要時刻關注本單位人動情況，為單位人力資源開發提供有力支撐。而各部門職工本身就是人事檔案的生成者，因而在填寫檔案信息時應保持嚴肅認真的態度，積極配合檔案管理人員的工作。第二，建立人事檔案管理制度。為確保人事檔案管理工作落到實處，單位應建立嚴格的人事檔案規章制度，明確人事檔案管理人員的具體責任，檔案信息收集、整理、錄入、分類、歸檔、保存、更新、轉檔等各項工作都應有責任人與之對應，防止檔案管理工作流于形式。同時單位應制定相應的獎懲機制，全面考核人事檔案管理人員的工作成果，評估人事檔案的完整性、真實性和機密性，對責任心強、認真履行管理職責的人員，單位應給予獎勵，以激發人事檔案管理人員的工作熱情。第三，提高人事檔案人員素質。人事檔案信息填寫是否規范、管理方法是否科學與管理人員的素質是分不開的。人事檔案管理是一項專業性很強的工作，需要專業人才的知識和技能支持，才能充分實現人事檔案的開發利用價值。所以單位應吸納具備專業學歷背景、工作經驗、責任心強的人事檔案管理人才，由專業人才為單位系統規范人事檔案應填寫的內容，對各部門填寫的檔案信息予以把關，及時處理人事檔案的變動情況，加強人事檔案信息的開發利用。第四，開展人事檔案管理信息化建設。隨著人事檔案管理人員素質的提高，單位應積極開展檔案管理信息化建設，設計符合本單位實際、通用性強、標準統一的人事檔案管理信息系統，將人事檔案生成相應的電子文檔，以便于檔案的錄入、存儲、分類、更新、傳遞，特別是為提供遠程信息服務提供支持。因此，單位應加大人事檔案管理工作的投入力度，提升軟硬件水平，使檔案管理人員能夠應用先進的技術，對人事檔案進行高效的管理與開發利用。
作者：王達單位：興安盟行政公署辦公廳
