時間：2023-05-30 10:16:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇項目檔案管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
建設項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設過程中的史實，又是建設項目竣工后建設單位進行維修及改建等工作的重要依據(jù)，對建設項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設項目檔案的系統(tǒng)、完整、準確，促進建設項目管理中的檔案管理規(guī)范化，提高建設項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設項目檔案驗收辦法》，大力開展建設項目檔案管理的業(yè)務指導與執(zhí)法檢查活動。在《重大建設項目檔案驗收辦法》中，規(guī)定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經(jīng)過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設項目，不能通過整個建設項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現(xiàn)了項目檔案管理在整個建設項目管理中的重要性。因此，切實做好建設項目管理中的檔案管理工作，是建設單位不可忽視的課題。
2現(xiàn)階段建設項目管理中的檔案管理現(xiàn)狀
2.1建設項目管理中的檔案管理意識薄弱
現(xiàn)階段，很多建設項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設項目管理中，總是存在一種"重建設、輕檔案"的思想，建設單位的領導及管理層都沒有認識到建設項目檔案是整個建設項目管理的重要依據(jù)，對建設項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設項目施工中，因為建設施工的任務比較重、項目較多，所以建設單位的領導層都比較重視工程施工的質量與進度等，往往忽視了建設項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設單位通常在建設工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設單位對建設檔案的使用，對建設工程質量不能完全保證。
2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善
在重大建設項目施工建設中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設項目的法人、施工、設計等工程參建單位。由于建設單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設的現(xiàn)象，在工程建設中沒有形成有效的管理機制，使得建設單位對檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設總承包公司對建設項目的檔案管理任務分配不明確，不能夠很好的協(xié)調檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設工程質量。由于建設項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設項目開始建設時，建設單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設項目各個環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設的監(jiān)督不足，建設單位沒有按照國家的檔案管理規(guī)定進行整理，監(jiān)督不力，致使建設項目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設項目管理中的檔案管理缺乏保障機制
由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經(jīng)常會被認為是一項沒有很高技術含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁。現(xiàn)階段，很多建設單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關檔案管理人員的職責范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設單位在建設項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設單位應該對檔案管理工作予以重視。
3加強建設項目檔案管理的具體措施
3.1完善建設項目的檔案管理制度
檔案管理部門應該根據(jù)本單位建設項目的實際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對建設項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設項目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設項目的檔案管理制度，需要由建設項目單位帶頭建立項目檔案管理網(wǎng)絡，從而要求項目的施工單位、設計單位等配備專職檔案管理人員負責項目建設期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設單位還應配備一個專職項目檔案主管人員來負責項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調工作，明確分配檔案管理部門的職責，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設的每一個建設環(huán)節(jié)。通過建設單位的對項目檔案管理進行統(tǒng)一領導、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準備。
3.2提高項目檔案管理意識
在這個信息化時代，及時的信息能夠對增強建設項目管理人員的檔案管理意識。建設單位應該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設單位的職責要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結合，從而增強建設單位檔案管理人員的管理意識。現(xiàn)代建設項目工程的檔案管理也需要與當?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展相適應，建設單位應該加強對項目工程的關注，及時將有關信息化的有關消息反映到建設單位的管理層，管理層應該將這些信息化消息加以提煉，應用到建設項目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應當參加建設項目的竣工驗收
對建設項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內容，檔案管理部門應當參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設項目驗收過程中發(fā)現(xiàn)的有關于檔案管理問題，建設單位的檔案管理部門應該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標準、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質量。
4結語
關鍵詞：煤礦項目，建設前期，檔案管理
中圖分類號：X752 文獻標識碼：A
前言
項目前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。 前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。 只有規(guī)范項目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證企業(yè)資產(chǎn)的完整。現(xiàn)結合實際，談談項目前期檔案管理存在的問題以及對策。
1項目前期檔案管理存在的問題
1.1 收集滯后
項目前期建設具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點，使項目前期檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協(xié)調開展，造成了項目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴重制約了單位經(jīng)濟和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
1.2 檔案管理意識不強
對項目前期檔案管理重要性的認識，是做好項目前期檔案工作的前提和保證。 目前，各項目單位領導和檔案人員對項目前期檔案重要性的思想認識不夠，對項目前期檔案工作的學習宣傳力度不強，且項目前期建設隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責沒有落實到具體人員， 使檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。
由于項目建設與檔案管理工作的專業(yè)性都很強，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術知識、 工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力， 也是導致項目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范的主要原因。
1.3 檔案管理體制不完善
由于項目建設初期機構和人員配置不健全。 許多單位沒有設立檔案管理機構及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。 檔案管理設施設備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應項目建設和工程建設快速發(fā)展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。
2正確認識項目前期檔案工作的重要性
根據(jù)國家檔案局、 國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合下發(fā)的《關于印發(fā)〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]2 號）文件規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過整個項目的竣工驗收。 同時還規(guī)定，檢查項目檔案，采用質詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。 抽查檔案的數(shù)量應不少于 100 卷，抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等。 項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。 復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位 （法人）通報批評。 造成檔案損失的，應依法追究有關單位及人員的責任。
由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了項目檔案在項目竣工驗收中的重要性。 此外，項目檔案對項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響項目發(fā)揮最大效益。
3如何做好項目前期檔案管理工作
3.1 各級領導要高度重視工程項目前期檔案工作工程建設是百年大計， 項目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。 工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。
3.2 加強對煤礦項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作的最基礎、也是最薄弱環(huán)節(jié)，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續(xù)工作有序跟進。重點工程項目建設具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性、廣泛性等特點。由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程質量，輕視工程檔案的管理，基礎設施建設檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調開展，造成了基礎設施建設檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應切實加強對重點工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位應按照規(guī)范進行整理，及時移交檔案給建設單位；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協(xié)議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。要結合實際情況，列出工作重點，提出落實意見。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創(chuàng)新檔案資源建設方式方法，用全局的眼光促進檔案工作的規(guī)范化管理，為檔案資源建設創(chuàng)造新的動力、注入新的活力。
3.3 提高檔案管理人員的工作意識
工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關部門特別是重點建設項目單位領導在認真抓好工程投資、質量、進度和安全的同時，要增強檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設的議事日程，配備好業(yè)務素質較強的專(兼)職檔案員，解決必需的庫房和設備保證檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓，充分認識到加強檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強檔案意識，樹立“內強素質，外樹形象，依法管理，爭創(chuàng)一流”的理念。為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境，把檔案管理工作提高到一個新水平，為城市發(fā)展和建設做出應有貢獻。
3.4 加強對項目前期檔案工作的組織領導
成立檔案工作領導小組， 建立檔案工作人員網(wǎng)絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。
3.5 定期召開檔案工作會議
項目建設單位對檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。 定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下一步工作。
3.6 加強檔案管理制度建設
俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。 工程項目建設由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。 因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好檔案管理工作的根本保障。
3.7 納入合同管理
堅持將項目檔案工作納入合同管理，嚴格各單位歸檔責任，項目建設單位在與各參建單位簽訂設計、監(jiān)理、施工等合同或協(xié)議中，一律明確檔案工作內容，提出項目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責，從源頭上保證項目前期檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
3.8 建立責任處罰制度
實行檔案管理風險抵押，把責任分解到監(jiān)理、建設等各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。 各參建方在簽訂合同后即交付給建設方一定數(shù)額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設方有權扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規(guī)范有序開展。
4結束語
隨著我國礦建企業(yè)轉型跨越發(fā)展和建設步伐的不斷加快，新的條件下對工程質量提出了更高的要求，申獎報杯是許多單位的努力目標，也充分彰顯出項目檔案管理的重要性。 檔案管理人員應該解放思想，轉變觀念，在項目建設期間，大力提升自己的業(yè)務素質和專業(yè)技能，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在項目中發(fā)揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和項目建設的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。
參考文獻
【關鍵詞】科研單位；科研項目檔案管理；問題；策略
1 當前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題
1.1 首先對科研項目檔案的重要性認識不夠
科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數(shù)科研單位普遍存在重科學研究輕檔案管理的現(xiàn)象，部分主管領導或項目執(zhí)行者，從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門，在研制過程中，科研人員又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內部進行統(tǒng)一的存放和管理，容易丟失檔案，導致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關的管理部門，由于管理人員缺乏認識，對檔案的價值和作用認識不足，拖延時間，降低資料的時效性，有損檔案的完整性。
1.2 其次科研項目檔案管理不規(guī)范，案卷質量不高
科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區(qū)別的，有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標準，已經(jīng)不適宜現(xiàn)階段產(chǎn)生的項目檔案的歸檔要求，自然導致科研項目檔案許多方面管理的不規(guī)范。客觀的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項目檔案的利用多數(shù)處于被動階段，很不規(guī)范。
1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)知識匱乏
項目檔案管理員大多由承擔項目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過重的工作任務使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經(jīng)常是臨時抱佛腳，檔案工作有檢查任務時臨時抽調人員突擊，檢查過后，各回各位，人員很不穩(wěn)定。一些檔案專職管理者專業(yè)知識匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當成一塊跳板，一旦機會到來馬上跳槽，檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發(fā)展提供優(yōu)質服務。
2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策
2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級領導及項目管理者對項目檔案重要性的認識
我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關的各級領導及參與項目檔案的管理專兼職人員學習檔案的法律、法規(guī)及檔案組卷基本知識，提高對檔案重要性的認識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓會。其次加強與項目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項目檔案內容，讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中，通過查、借閱檔案，讓他們認識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展，潛移默化的加強了檔案的宣傳，使大家體會到科研項目檔案的重要性。
2.2 規(guī)范管理，提高檔案質量
2.2.1 規(guī)范健全項目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法
建立規(guī)范的科研項目檔案工作制度，項目檔案工作才有章可循，因此，制定規(guī)范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。
其次，制定規(guī)范的科研項目檔案的整理制度。要嚴格按照科研項目檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。
2.2.2 嚴把項目檔案資料預驗收關
按照國家及集團相關規(guī)定在各自的職責范圍內嚴把項目檔案資料的預驗收關。根據(jù)國家及集團規(guī)定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目，不得進行或通過科研項目的竣工驗收。”本單位在項目竣工后，由科研管理部門組織，檔案部門參與對相關部門產(chǎn)生的科研項目檔案歸檔材料進行嚴格審查，預驗收結束后將存在的問題以書面形式反饋給相關歸檔單位，限期整改。按要求整改結束后，檔案人員再確認，待符合要求后，再行簽字，方能通過本單位的預驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。
2.3 加強培訓，提高科研項目檔案人員的專業(yè)素質
為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業(yè)務素質和能力，加大檔案業(yè)務培訓工作開展的力度：一是；要積極參加上級和主管部門舉辦的專業(yè)培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是，派項目檔案管理員到檔案先進單位認真觀摩學習取長補短。三是，訂購檔案專業(yè)刊物，鼓勵專兼職檔案員開展自學活動。四是，實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員，隨時到檔案館（室）學習檔案業(yè)務知識，檔案部門的項目管理員前往項目組進行監(jiān)督、指導歸檔立卷工作的同時，學習一些有關項目的相關知識。五是加大科研項目檔案工作規(guī)范化管理力度，把科研項目檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核。科研項目檔案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進科研項目檔案工作管理水平。
2.4 科研項目檔案實行現(xiàn)代化的信息管理
信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，要想確實提高科研項目檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)項目檔案的現(xiàn)代化管理，充分利用微機檢索技術、網(wǎng)絡技術等信息資源保護好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，不斷擴大區(qū)域共享和合作，逐步實現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動化、利用網(wǎng)絡化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化。科研單位要把科研項目檔案的資源開發(fā)和利用作為重點工作認真落實好，加大信息存儲量，發(fā)揮科研項目檔案的最大利用率。
3 結束語
科研項目檔案的記載是科研院所歷史發(fā)展的表現(xiàn)，可以直接傳承單位的文化，對單位的發(fā)展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠意義。首先，可以發(fā)揮科研院所的科研實力，使先進的科學技術真正起到引領作用，實現(xiàn)科研院所的全面發(fā)展。其次，可以最大程度加快科研成果轉化的速度，促進社會生產(chǎn)力的發(fā)展，實現(xiàn)科學技術的價值，提高科研單位競爭力。
【參考文獻】
近年來,城市中投資項目逐步增多,發(fā)展和改革局投資科也加強了對投資項目可行性研究報告檔案管理,希望能夠使投資項目更加符合國家的規(guī)定,推動城市發(fā)展。投資項目可行性研究報告是通過對項目的主要內容和配套條件進行調查研究和分析比較,并對項目建成以后可能取得的財務、經(jīng)濟效益及社會影響進行預測,從而提出該項目是否值得投資和如何進行建設的咨詢意見,為項目決策提供依據(jù)的一種綜合性的分析方法。通過對投資項目可行性研究報告的歸類和管理,能夠為城市建設提供重要的參考依據(jù),促進城市的科學、健康發(fā)展。
一、當前投資項目可行性研究報告檔案管理中存在的問題
1.過分重視文件收集,不注重文件歸檔。在投資項目可行性研究報告檔案管理工作中,很多人都非常重視檔案的收集工作,比較重視檔案本身的真實性,在收集過程中要求出示和驗證原件,防止檔案存在不真實現(xiàn)象。在滿足檔案工作真實性的同時,忽略了對文件的歸檔,沒有按照一定的規(guī)范和標準進行歸檔,甚至過分要求原件,使得一些重要的科技檔案無法收入其中,降低檔案管理的參考價值。
2.沒有認識到資源建設的重要性。投資項目可行性研究報告檔案是一種信息資源,具有非常重要的應用價值,但如果檔案管理人員沒有對其進行正確的開發(fā)和建設,就很容易使其信息不夠完善,影響投資項目可行性研究報告的權威性。由于檔案管理人員缺乏相關專業(yè)知識,在歸檔工作中無法切實反應其中的技術完整性,導致城市項目建設的連續(xù)性、專業(yè)性不能得到全面反映。
二、加強投資項目可行性研究報告檔案管理的措施
1.建立完善的檔案管理規(guī)章制度。投資項目可行性研究報告的收集和整理,不僅需要檔案管理人員的努力,還需要各個部門的共同協(xié)調和合作。而完善的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理工作運行的基礎,在這個過程中,首先應完善檔案收集制度,確定檔案收集的渠道、方法和手段,確保檔案的真實、合理、準確、完整,不能收錄涂改嚴重、存在缺失、不具真實性的檔案。其次,應將檔案管理納入投資項目建設管理體系當中,根據(jù)投資項目的建設情況,對檔案進行跟蹤管理,并加強對投資項目可行性研究報告檔案管理工作的領導,確保檔案管理工作能夠順利進行。
2.科學編制檔案管理范圍。發(fā)展和改革局每月接受很多投資項目的可行性研究報告,這些項目的規(guī)模不同、建設內容不同,因此應根據(jù)投資項目的具體情況,科學編制檔案管理范圍,按照《國家重大項目文件歸檔要求與檔案管理范圍》、行業(yè)建檔要求等規(guī)范、案例對投資項目檔案的范圍和類別進行劃分,給檔案館的科學性奠定良好基礎。例如,歸檔可以按照建筑類型分為園林、住宅、商業(yè)建筑、廠房、學校等類別,也可以根據(jù)建設規(guī)模分為小型、中型、大型等,還可以設置建筑類型為大類,再在每個類別下根據(jù)建筑規(guī)模的不同來進行細化分類。
3.確保檔案管理工作落實到個人。投資項目可行性研究報告是項目建設的重要資料,對投資項目的建設與使用有著重要意義,如果在資料收集過程中由于溝通協(xié)調不足、檔案管理人員責任心不強、資料上交不及時等原因,有可能使資料存在質量問題,失去參考意義。因此,為及時、全面、有效地開展項目資料的收集、整理、分類和管理工作,應將檔案管理過程中的每一項工作情況,都納入單位的責任書中,各部門進一步分解,使責任能夠落實到人,從而將處于被動位置的檔案管理工作轉變?yōu)橹鲃游恢?確保檔案工作的科學性和可靠性。
4.加強投資項目可行性研究報告檔案管理的信息化管理。隨著科學技術的不斷發(fā)展,檔案管理也逐步向著信息化的方向發(fā)展,實現(xiàn)了管理工作效率的提升。首先,要提高對投資項目可行性研究報告內容、載體的安全性認識,對重要檔案進行加工整理時,一定要規(guī)范操作流程,并嚴格記錄操作過程,防止因為操作不當導致的投資項目可行性研究報告損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次,投資項目可行性研究報告檔案管理工作要在開放式的網(wǎng)絡環(huán)境下立足,才能實現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務,只有提高相關技術水平,才能排除投資項目可行性研究報告信息在網(wǎng)絡環(huán)境中的潛在威脅,實現(xiàn)投資項目可行性研究報告的智能化檢索,保證檔案的保密性和安全性。最后,應提高投資項目可行性研究報告檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性,并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份,做好必要的安全防護措施,防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。
三、結語
投資項目可行性研究報告檔案管理對城市發(fā)展有著重要的指導作用,因此,應對當前投資項目可行性研究報告檔案管理中存在的問題進行分析,并探索切實可行的解決措施和方法。
1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范
20世紀80年代以來，國家有關部門相繼了一些科研項目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎性依據(jù)，但隨著科研項目研究內容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學技術檔案工作條例》(1980年)和科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規(guī)定。
2．前端控制和過程管理相對薄弱
《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務下達、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執(zhí)行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達項目任務與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。
3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”
在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災科研項目的特點，項目執(zhí)行中形成較多的試驗數(shù)據(jù)、野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質文件對應的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔。科研項目檔案不齊全，整理不規(guī)范，導致查詢不方便，利用價值降低。
4．檔案工作隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓
課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結構偏大，人員經(jīng)驗不足。而課題負責人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學習途徑和培訓機會較少，業(yè)務能力無法得到有效提高。
提高防震減災科研項目檔案管理水平對策分析
1．加強科研項目檔案管理制度體系建設
中國地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應制定統(tǒng)一的科研項目檔案管理辦法，對系統(tǒng)各單位的科研項目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應聯(lián)合各類科研項目的主管業(yè)務司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項目，項目承擔單位的檔案部門也應根據(jù)項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細則。各層面的檔案管理制度應根據(jù)其規(guī)范對象的特點，重點明確以下內容：一是檔案管理各主體的職責。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責，項目承擔單位和項目協(xié)作單位的職責，各單位檔案部門、課題負責人和檔案兼職人員的職責。二是文件材料收集范圍。以科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎，一方面可根據(jù)防震減災科研項目實際情況，增加具有行業(yè)、學科特色的內容，如野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應根據(jù)國家對科研、采購、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內容的增加，補充反映相關工作過程的文件材料。三是檔案編號原則。可為防震減災各類科研項目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔或協(xié)作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據(jù)各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應將這些規(guī)范中對各環(huán)節(jié)工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內容等應予以統(tǒng)一。檔案驗收的組織主體和形式可根據(jù)各類項目主管部門的要求分別進行規(guī)范。
2．加強科研項目檔案全過程管理
任務下達階段，項目主管部門應在下達項目任務的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應及時了解項目下達情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎，結合項目任務書，向課題組提出應收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓。進度檢查階段，項目主管部門應在下達年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應根據(jù)項目執(zhí)行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應給予指導并協(xié)助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應對項目檔案進行形式審查，并68I衛(wèi)國檔寨2014．7協(xié)助課題負責人完成檔案工作報告。項目承擔單位檔案部門應對協(xié)作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應繼續(xù)督促課題負責人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應用等方面的后續(xù)文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應根據(jù)有關部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關部門應切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據(jù)。
3．推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案“藏以致用”
一是電子文件材料收集歸檔。應根據(jù)科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細化界定。二是數(shù)據(jù)庫平臺建設。在電子文件檔案齊全、完整的基礎上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，整合系統(tǒng)內科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權限查詢利用其他單位的檔案信息。
4．加強檔案管理網(wǎng)絡和檔案工作隊伍建設
科技在不斷進步，同時涉及科技的項目更是層數(shù)不窮，科技項目的驗收、歸檔等工作愈加復雜，這就需要有規(guī)范化、合理化的管理方式以實現(xiàn)科技項目的良好實施。針對科技項目檔案管理，論述了科技項目檔案管理的意義，分析了現(xiàn)階段科技項目檔案管理中的漏洞與問題，并就這些問題提出了一些建議與措施，希望能夠促進科技項目檔案管理的完善建立，提高檔案管理水平。
關鍵詞：
科技項目;檔案管理;意義;問題;解決措施
中圖分類號：
F27
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2014）23007002
科技項目檔案，顧名思義，作為記錄企業(yè)在科技項目中的計劃、投入、產(chǎn)出等細節(jié)的原始記錄，能夠真切的反映企業(yè)對科技項目管理、實施的具體情況，有助于管理者對科技項目進行事后分析，總結經(jīng)驗，有利于企業(yè)形成成熟的科技實施計劃。另外，提高企業(yè)對檔案的編制能力，形成系統(tǒng)的編制思路，查找編制管理中的漏洞，并不斷完善，形成統(tǒng)一的檔案模式，能夠匹配項目的需求。為管理者提供更多的參考，從而為企業(yè)科技項目的實施提供強有力的技術支持。
1 科技項目科研檔案管理的關鍵性
首先，科技項目檔案主要指的是在整個項目實施中需要存檔的圖表、錄像等，能夠記錄人員在實施過程中遇到的問題及解決的過程、形成的成果等。檔案記錄的原則需要真實、準確、客觀，能夠精細的記錄問題，為日后相關項目的執(zhí)行形成明確的指導。整個檔案資料需從項目的前期謀劃，事中執(zhí)行及事后總結等各個執(zhí)行環(huán)節(jié)，包括課題的討論、可行性分析、舉證材料，在立項之后進行的后續(xù)試驗相關材料等，最后形成的成果報告等。科技項目有自己的獨特性，每個項目具體的實施步驟上有一定的區(qū)別，但是總體的實施邏輯是相同的，所以建立科研項目檔案并加強管理能夠起到普遍的指導意義，另外，科技人員的付出是巨大的，對于他們的研究成果進行記錄并妥善管理，對于技術人員而言也是安慰與尊重，有利于企業(yè)形成自己的人才庫。在形成檔案后，進行妥善的管理不僅有利于檔案的完整性，更能夠便于查詢，利用，形成寶貴的經(jīng)驗支持。而且檔案的歸檔與管理同時是科研管理工作的組成部分，僅僅形成執(zhí)行計劃，并正確實施，遠達不到科研項目的目的，科研項目不但能夠為企業(yè)帶來技術優(yōu)勢，節(jié)約成本，更關鍵是在科研中能夠形成自己企業(yè)的技術環(huán)境，只有將不同的項目歸檔并進行比較，才能夠發(fā)現(xiàn)技術的突破口，不斷進行技術革新，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，而檔案的管理能夠確保曾經(jīng)的科研項目落實到企業(yè)的技術文化中，為營造不斷總結，尋求突破的技術風氣創(chuàng)造客觀條件。
2 當前，科技項目檔案管理存在的不足
2.1 管理人員對于檔案不夠重視
雖然檔案管理重要，但是由于檔案管理起作用的階段往往是事后，這導致管理人員容易關注項目的實施，卻忽略材料的歸檔，等到再次進行執(zhí)行相關項目，需要重新進行分析、立項、提供申請等，這造成成本的增加，顯然如果進行歸檔后，借助相關的資料能夠節(jié)省部分的開支，但是由于管理人員認識問題為能夠高瞻遠矚，僅僅是關注當前利益，造成成本的增加，歸根到底，管理人員的不重視給企業(yè)帶來了不必要的成本。
2.2 未能夠詳盡的對材料進行歸檔
由于資料的收集需要不斷斟酌，進行詳細的記錄，故檔案的歸檔是件繁瑣的事情，特別是進行收集時需要不斷的進行走訪，容易造成管理人員在收集資料中出現(xiàn)疏漏，另外，由于技術人員在執(zhí)行科技項目中，需要借助材料，故在遞交材料使會出現(xiàn)滯后，容易造成材料的無故流失或在不同的人手中等，致使資料的收集不全，對于項目的反映不能夠實現(xiàn)精準、完整。
2.3 未形成安全有效的檔案保管室
首先，檔案室是一級防火點，需要加強檔案室的安全管理，不能夠隨便的進行堆砌，需要勤打掃，勤管理，勤核查，確保檔案管理的完善、安全。但是現(xiàn)在部分企業(yè)為設立專門的檔案室或者檔案室的安全標準不夠等都容易造成檔案的損失，容易使前面的搜集、歸檔等工作大打折扣。
2.4 管理人員的專業(yè)素質有待提高
檔案的管理需要根據(jù)檔案的具體性質，科技檔案有不同的環(huán)節(jié)及不同的領域，管理人員需要能夠區(qū)分不同的科技技術及不同的執(zhí)行環(huán)節(jié)等進行不同的分類，將相關的或知識相通的科技項目歸為一類，這需要管理人員具備一定的科技知識，故簡單的進行保管不能夠實現(xiàn)資料在重復使用中能夠迅速查閱并指導相關項目的執(zhí)行，所以，科技項目檔案的管理水平與管理人員的素質息息相關，不能夠隨便的調用普通檔案的管理人員進行管理。
3 科技項目檔案的管理的加強途徑
3.1 密切關注科技的發(fā)展變革，實現(xiàn)檔案管理的與時俱進
科技項目檔案是在科技項目實施各環(huán)節(jié)不斷總結積累形成的，能夠反映項目的執(zhí)行情況以及實施效果，同時可以作為項目是否成熟的標志，如果科技項目檔案能夠清楚反映項目實施的各個細節(jié)，則有利于總結，形成經(jīng)驗積累。另外，科技項目檔案的完善與否能夠影響管理層對項目實施情況的評價，可以說已經(jīng)成為科技項目實施的一個不可或缺的環(huán)節(jié)。
在實現(xiàn)科技項目檔案的完善管理后，有利于和現(xiàn)實的技術水平形成準確的對比，在科技不斷的發(fā)展中，不斷的更新檔案庫，能夠記錄科學技術發(fā)展的歷程，同時準確反映當前記錄的技術在哪個環(huán)節(jié)存在不足，從而實現(xiàn)針對性的改革，實現(xiàn)技術的不斷革新，緊跟時代技術發(fā)展的步伐，總體而言，科技檔案能夠記載歷程同時反映問題。
3.2 注重科技項目檔案資料的收集，追本溯源，實現(xiàn)精確管理
科技項目檔案管理的對象無非是項目在具體的實施過程中出現(xiàn)的圖形、表格、錄像等，但是這些資料由于來源的環(huán)節(jié)不同，可能涉及的資料的繁簡等也不盡相同，這就需要管理者注重資料的收集，避免資料的收集不全或無法收集資料等。管理人員需要制定資料收集的時間，并及時的進行匯總，避免在人手中不斷流轉造成損失;同時，不同環(huán)節(jié)來源的資料需要進行有序的收集避免混為一談，導致在資料的重復利用中出現(xiàn)困難。在實現(xiàn)將資料進行收集后，需要建立行之有效的管理模式，比如，實現(xiàn)不同部門對資料的共享性、實現(xiàn)資料分類的科學性、實現(xiàn)資料更新的及時性等，在實現(xiàn)這些工作后，資料的收集與管理階段才算真正的完成，同時為資料的后續(xù)利用提供便利的條件。
3.3 不斷提高科技項目檔案管理人員的專業(yè)素質
首先，科技項目的管理不同于文書等資料的管理，科技項目有其特殊性及存在的邏輯性，是一項技術性較強的工作，若簡單調用普通管理人員容易致使資料的使用性大大降低，尤其使用效率方面。參加科技項目檔案的管理人員需要具備一定的科學態(tài)度和掌握必備的邏輯安排能力，能夠對不同技術的資料進行準確的劃分，不僅僅需要具備客觀、真實、實事求是的工作態(tài)度，更為主要的是能夠實現(xiàn)資料歸檔的科學性和精確性，具備扎實的檔案管理知識同時對科技方面有所掌握，能夠實現(xiàn)對技術變化的敏感性，實現(xiàn)存檔資料的及時更新和有序安排。其中，有序是指能夠區(qū)別資料來源于不同的技術及同一技術來自哪一環(huán)節(jié)，這樣的好處是能夠將資料分門別類，這樣，在調用資料時管理人員能夠輕松的搜尋出相關資料。
3.4 科技項目檔案的再次開發(fā)利用
前面所敘述的所有措施的目的無非有二點，一是能夠實現(xiàn)對人才的尊重，便于吸收人才;二是實現(xiàn)資料的再次利用。其中，資料的利用尤為重要，能夠為企業(yè)再次創(chuàng)造價值，完整保存的資料有利于技術人才對于技術不斷的穩(wěn)固、革新，有助于實現(xiàn)技術的突破;同時，客觀反映當前技術不足，問題所處的具體環(huán)節(jié)。總之，需要加大資料再次創(chuàng)造經(jīng)濟服務價值的能力，不能簡單的束之高閣，浪費資源。
4 結束語
總之，科技項目的檔案管理有其現(xiàn)實意義，既能夠體現(xiàn)對技術人才的尊重，同時又能夠實現(xiàn)溫故而知新，實現(xiàn)技術的不斷琢磨，促進技術的不斷進步。所以科技項目檔案管理要與時俱進，對檔案的收集、存檔也要做到細致、明確;而科技項目檔案管理人員也需要不斷提高自身的專業(yè)素質，為資料的再次利用提供必備的條件，實現(xiàn)資料的有序管理，并與時俱進不斷對資料進行更新。
參考文獻
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[摘要]以工代賑工程項目檔案是項目策劃、項目建設、項目驗收、項目投入使用、實現(xiàn)以勞代獎的重要依據(jù)。在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實記錄和反映。完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案對國家實施以工代賑項目的意義起著非常重要的作用。2011年結合我旗交通以工代賑項目部制定了一些具體的創(chuàng)新措施，嚴格落實有關法律規(guī)程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道，在盟級驗收中獲得了一致好評。
[關鍵詞]檔案；管理創(chuàng)新；信息化
[中圖分類號]g271[文獻標識碼]a[文章編號]1005-6432（2013）16-0040-02
1工程建設檔案概念
檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現(xiàn)象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現(xiàn)象，準確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。
在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，含準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
2加快檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新管理
2.1落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運行
（1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。以工代賑項目由各個相關部門成立檔案管理領導小組，并按照統(tǒng)一領導、分級管理的原則，建立了項目負責單位、施工單位、監(jiān)理單位等主管組成的檔案管理網(wǎng)絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。檔案管理以國家、行業(yè)有關檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實施細則》，規(guī)范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數(shù)量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。
（2）建立現(xiàn)場辦公制度。檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進行現(xiàn)場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現(xiàn)的問題，能夠及時查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業(yè)務指導、現(xiàn)場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的主要環(huán)節(jié)進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、涉及質量的關鍵環(huán)節(jié)，不但深入現(xiàn)場進行業(yè)務指導，而且還與各參建單位就工程的有關特殊事項進行現(xiàn)場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創(chuàng)出了重點工程服務的新路子，得到各參建單位的好評。
（3）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。
拓寬新領域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協(xié)同工程技術人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運作全過程。
2.2穩(wěn)定檔案管理人員，不斷提升檔案業(yè)務技能
在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業(yè)培訓。穩(wěn)定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續(xù)性。許多工作，特別是基礎業(yè)務和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時，要加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。工程公司采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調研、現(xiàn)場觀摩、培訓等方式提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，各個相關部門聯(lián)手進行基礎培訓，多次派出管理人員赴外地參加培訓、學習，回來后及時組織參建單位宣貫、培訓用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質量。強化過程控制，梳理歸檔流程，嚴格把關審查歸檔文件，確保歸檔文件質量關。為加強工程檔案的管理工作，工程推行“合同管理制、建設監(jiān)管制”，為工程檔案的超前控制創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。
（1）理清工作思路、制定統(tǒng)一標準，使檔案工作有章可循。根據(jù)檔案管理必須與建設同步的原則，在項目建設初期就明確了“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。各參建單位進場時，便將相關管理制度和標準及時貫輸?shù)礁魇┕挝唬蟀压こ虣n案管理納入工程建設計劃和有關檔案管理人員的崗位職責，努力實現(xiàn)檔案資料的“精細化”管理。對文件資料內容的字體、字號、行間距、編號等統(tǒng)一標準，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。
各專業(yè)根據(jù)評定標準以及本項目的實際情況，下發(fā)單位工程一覽表，并且統(tǒng)一了施工技術記錄、工程聯(lián)系單、設計變更單等施工文件的表式以及卷內文件排序。
（2）嚴格過程管理，為編制高質量竣工資料打好基礎。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統(tǒng)一監(jiān)督和指導，統(tǒng)一使用電子信息化管理，文本和電子版一并產(chǎn)生，工程公司和監(jiān)理公司對文件的規(guī)范性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知施工單位整改閉環(huán)，這樣把工作量消化在常態(tài)管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。
（3）加強設備文件完整性管理。設備資料的收集工作由設備代保管負責，再由工程公司物資主管確認，收集完整后交由工程公司資料員進行分發(fā)、組卷、歸檔。凡發(fā)現(xiàn)設備材料不齊全，簽字、蓋章不規(guī)范等均做好記錄由物資專業(yè)協(xié)助代保管單位進行催要、完善。
（4）加強設計變更的管理。由于專業(yè)多，反應變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業(yè)對所有變更文件（如圖紙會審、成品確認單、工程聯(lián)系單、工地代表修改通知單、設計變更申請（聯(lián)系）單等文件）一一整理并進行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關的所有變更。
（5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專業(yè)技術人員根據(jù)現(xiàn)場實際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關變更文件的復印件，要求監(jiān)理和管理公司專工對竣工草圖進行審核。努力做到圖實相符。
（6）把好審核關。對歸檔范圍和組卷順序作了明確規(guī)定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質量，采取嚴密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實到責任人。做到每一份文件在專業(yè)管理、資料管理上均有專人負責。規(guī)定每一卷竣
工資料中均附上“竣工資料預檢/復檢情況表”，各環(huán)節(jié)審核人員進行確認簽字。將存在的問題及時反饋給施工單位進行整改，以保證竣工資料的準確性、齊全性和完整性。
（7）把好整改關。認真對待各種形式的指導、檢查，對其產(chǎn)生的不符合項，不間斷地進行跟蹤管理，要求施工單位自查、復查，落實整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十份，不符合項19條，均已進行了整改閉合。
2.3竣工驗收備案與檔案管理工作結合
工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監(jiān)督機制是十分必要的。
2.4成果效益
綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發(fā)揮著重要的作用，也是加快基礎設施現(xiàn)代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，我旗以工代賑在建設過程中采取了多種有效的創(chuàng)新管理技術，取得了優(yōu)異的結果，真正實現(xiàn)了以工代賑項目的施工質量和意義。
參考文獻：
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油田產(chǎn)能建設項目檔案是油田建設檔案中的重中之重，它對于油田的生產(chǎn)、建設以及經(jīng)營管理都有著至關重要的作用和價值，不僅關系到當前油田建設的發(fā)展，同時關系到未來油田建設的發(fā)展，其重要性不言而喻。但是，當前大量參與油田建設的施工隊伍所產(chǎn)生的竣工檔案在質量上良莠不齊，仍然存在著諸多問題有待解決，這些問題同時也嚴重制約了當前油田工作的順利開展。下文針對當前油田產(chǎn)能建設項目檔案管理中存在的問題進行了一系列的闡述與討論，并提出了應對措施，以供參考。
二、油田產(chǎn)能建設項目檔案管理存在的問題
1、管理責任落實不到位。
在許多油田產(chǎn)能建設項目中，針對油田產(chǎn)能建設項目大多會成立一個專門部門，由專門領導來負責管理工程竣工資料，雖然有崗位職責，但是卻不夠明確、細化。在管理中，容易出現(xiàn)對于竣工資料審核不嚴的情況，有時僅僅作為一種形式而存在，甚至出現(xiàn)允許他人代簽的情況，這樣就導致許多問題得不到及時有效的處理，建設施工單位不能有效保證按期歸檔，對這樣就會對結算進度造成影響。出現(xiàn)這樣的問題主要是管理責任方面的缺失所引發(fā)的，最終影響竣工資料的質量。
2、存在代簽和造假現(xiàn)象。
目前，在一些油田產(chǎn)能建設施工單位對于竣工資料認識匱乏，導致了一些公司制作竣工資料，是請其他單位代為制作的來應付了事。從最開始的資料收集到最終的代辦結算手續(xù)都全權由一些公司，更有甚者通過私下刻項目組、監(jiān)理單位的公章，模仿相關負責人的簽字，這樣就對竣工資料的真實性、準確性造成了一定的影響，嚴重損害了公司利益。
3、項目建設與資料管理工作不同步。
當前在檔案管理中還存在一個較為嚴重的問題即工程建設進度等方面與資料歸檔不同步，受一些施工項目趕進度的情況影響，導致一些新成立、新組建單位的項目組對檔案方面的相關規(guī)定不夠熟悉，這樣就很容易出現(xiàn)資料更新、跟進不夠及時，或者資料晚于規(guī)定時間上交的現(xiàn)象。計算結束后，相關的建設施工單位就會對資料的整理、收集失去興趣，因而出現(xiàn)資料歸檔效率低下，有些施工單位甚至出現(xiàn)結算前突擊進行資料的彌補工作。由于施工隊伍素質差異大、分工不清以及重視度不夠等原因，導致在結算前突擊補資料的現(xiàn)象，這樣的資料根本無法真實反映建設情況，導致工程項目無質量保障。
三、應采取的對策
1、實行簽名備案制，落實責任。
記錄好工程施工現(xiàn)場各項資料，對于現(xiàn)場施工各項記錄需要確保資料真實性和準確性，在對施工資料整理、報檢、審核等各個環(huán)節(jié)要做到嚴格的把關。所以，為了保證工程竣工資料的真實與準確，要求相關負責人在竣工資料管理中實行“簽名備案制”，嚴禁一切造假行為的出現(xiàn)。在工程竣工時，所有相關的工程檔案都需由相關主管與資料員進行審核簽字，明確責任，真正做到誰簽字、誰負責，保證竣工檔案的真實與準確，最終提升檔案質量。此外，由于項目施工隊伍多，涉及的利益主體多，很容易導致泄密等問題的出現(xiàn)，因此必須注意保證地質勘查以及施工圖紙等材料的保密。針對這個問題，施工隊伍與石油公司通過簽訂保密協(xié)議來確保材料的保密性，以防泄密情況的出現(xiàn)，從而保障油田公司的利益。
2、納入合同管理，實現(xiàn)項目全過程控制。
為展現(xiàn)檔案部門的權威性，應當設立竣工檔案的專項驗收項目。項目組在簽訂相關協(xié)議/合同時，應當將工程竣工資料的歸檔要求明確設立于協(xié)議/合同之中，同時按照相關建設項目檔案管理的法律法規(guī)將檔案的歸檔范圍納入?yún)f(xié)議/合同附件中，從而明確相關建設項目的檔案范圍和責任。此外，為了保障竣工檔案的歸檔率，應當將竣工檔案管理納入到項目經(jīng)理的績效考核中，使其真正成為項目管理的硬性指標和任務。與此同時，竣工資料的匯交臺賬的建立也是十分必要的，它可以記錄整個工程的所有必要內容，并將其隨竣工檔案一起匯交歸檔，同時它也成為油田檔案主管部門年終及年底竣工資料驗收的檢點，實現(xiàn)了對于項目檔案的全過程控制。
3、健全制度，狠抓落實。
1大型水利工程設計檔案的特點
大型水利工程設計檔案除具有工程設計檔案的一般共性外，還有其自身的特點。
1.1檔案內容廣，數(shù)量多，綜合性強
大型水利工程設計是一項涉及多專業(yè)、多學科的系統(tǒng)工程，由此而形成的設計檔案也就具有內容廣、數(shù)量多，綜合性強的特點。如由我院承擔設計的飛來峽水利樞紐工程，是廣東省目前最大的水利樞紐工程。該樞紐是以防洪為主，兼有航運、發(fā)電、養(yǎng)殖、旅游和改善生態(tài)環(huán)境等多種效益的大型綜合性水利工程。其設計工作需要測量、地質、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機電、建筑、科研、試驗等許多專業(yè)和學科來共同承擔完成，同時，又因其設計的廣度和深度要求較高，各專業(yè)交叉聯(lián)系較多，從而形成的檔案必然內容廣、數(shù)量多，綜合性強。
1.2檔案形成的時間長
大型水利工程設計，均要經(jīng)過可行性研究、初步設計、招投標設計和技施設計階段，每階段設計時間較長，所以設計檔案形成的時間長。比如，飛來峽水利樞紐工程的設計工作，從1984年12月選定壩址，1985年12月完成可行性研究報告，1992年4月國家計委批準立項興建，1992年6月完成初步設計報告，同年11月審查通過。1994年10月開工，1999年10月建成，前后經(jīng)歷巧年。因此檔案形成的時間也較長。
2大型水利工程設計檔案的管理
大型水利工程在設計過程中，形成的檔案種類多、數(shù)量大。如何搞好這些檔案的管理，保證其完整、系統(tǒng)、準確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項重大任務，也是整個工程設計不可忽視的一項工作。因此，做好大型水利工程設計檔案的管理工作，具有十分重要的意義。
2.1設計檔案應實行同步跟蹤管理
對大型水利工程設計檔案進行同步跟蹤管理是國家對大型重點工程檔案管理提出的基本要求，它貫穿整個工程設計的全過程。實行同步跟蹤管理的具體措施是:
2.1.1實行專業(yè)跟蹤管理
大型水利工程設計是一項涉及多專業(yè)、多學科的系統(tǒng)工程，應根據(jù)工程設計進度表，有計劃地及時開展對各專業(yè)進行跟蹤管理。檔案人員要主動到各專業(yè)部門和現(xiàn)場設代處查詢和了解工程設計進展情況，摸清各專業(yè)檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題，及時指導各專業(yè)做好文件材料的收集和預立卷工作。
2.1.2按設計階段進行跟蹤管理
大型水利工程設計階段多、時間長，所以要根據(jù)各個階段的工作特點，采取分階段進行跟蹤管理。檔案人員要始終保持與兼職檔案員的聯(lián)系，及時掌握工程設計進展情況，按照歸檔工作時間要求，加強催收，實行處、室專業(yè)負責人和設總對歸檔單簽名負責制度，通過實施歸檔保證金制度等一系列手段，最大限度地避免原始材料的散失。保證歸檔文件材料的連續(xù)性、完整性和及時歸檔。
2.1.3加強對歸檔材料質量的跟蹤管理工作
大型水利工程各設計階段形成的歸檔材料多，因此，對歸檔材料的質量實施監(jiān)控尤為重要。通過各處、室領導負責對本單位的歸檔文件、材料進行核查，由設總負責對該項目歸檔的文件、材料進行總審查，確保歸檔文件、材料的完整、準確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔材料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件材料，迅速退回返工，以保證歸檔材料的質量。
2.1.4及時做好歸檔材料整編人庫
工程設計工作往往會參考利用上一階段或同類設計成果，大型水利工程設計更是如此。歸檔工作是衡量設計部門完成任務的標志，而歸檔材料整編人庫，則是該設計項目的最終完成。因此，檔案人員在接收歸檔材料后，必須在一定期限內整編人庫，以利提供使用。
2.2建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡
由于大型水利工程設計工作涉及的范圍廣、專業(yè)多，稍不注意，就可能出現(xiàn)漏收、漏歸檔現(xiàn)象，要想保證檔案的完整和集中統(tǒng)一管理，單靠專職檔案人員是難以做到的，因而需要建立一個盡可能完善的網(wǎng)絡，依靠網(wǎng)絡成員的共同協(xié)作，才能保證檔案的完整性。建立網(wǎng)絡的原則是:
a)網(wǎng)絡面要廣，各設計部門均設立兼職檔案員，專人負責本部門文件材料的收集、歸檔工作。
b)專職檔案員應加強與網(wǎng)員(兼職檔案員)的聯(lián)系和合作。
c)建立健全崗位責任制及檔案管理制度，明確網(wǎng)員的職責，各負其責，層層把關，確保網(wǎng)絡的正常運轉。做到各階段形成的檔案材料齊全、符合歸檔要求，保證人庫檔案不丟失、不損壞。
d)檔案管理部門負責對網(wǎng)員歸檔業(yè)務指導和協(xié)調管理。
2.3切實加強歸檔業(yè)務的指導與檢查
專職檔案部門必須認真履行職責，切實抓好大型水利工程設計歸檔的工作并負責對兼職檔案員的業(yè)務指導、檢查和督促工作。專職檔案人員要與各專業(yè)處(室)密切配合，隨時了解工程設計進度和文件材料形成積累的情況，進行定期或不定期檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題要及時協(xié)調解決。對不符合要求的須指導重新返工，堅持檔案質量標準，確保歸檔的工程設計文件完整、準確、系統(tǒng)、安全。
2.4應用計算機進行工程設計檔案管理
在大型水利工程設計檔案管理和信息利用的工作中，現(xiàn)代化設備和技術是提高編制、管理水平的關鍵因素。將計算機技術應用于包括從收集、編目、檢索、流通及統(tǒng)計的檔案管理全過程，能大大加快檔案信息的存儲、處理及提高檢索能力。迅速實現(xiàn)大型水利工程設計檔案管理的自動化，將有效地提高檔案人員的工作效率和服務質量。
【關鍵詞】電網(wǎng)項目；檔案管理；有效方法
電網(wǎng)建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業(yè)務檢查評優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設和電網(wǎng)發(fā)展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經(jīng)驗，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實準確的信息資源。
1電網(wǎng)建設項目檔案工作中的管理問題分析
（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設項目檔案工作的標準性和系統(tǒng)性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監(jiān)理單位對項目產(chǎn)生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現(xiàn)象嚴重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設項目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調工作量大等特點，只有檔案管理網(wǎng)絡人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運行、經(jīng)營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協(xié)議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協(xié)議）、立項文件等，業(yè)務承辦人在業(yè)務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯(lián)系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統(tǒng)當中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標準，系統(tǒng)平臺的業(yè)務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢。
2提升電網(wǎng)建設項目檔案管理水平的方法
（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務標準規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業(yè)的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)建設項目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達到實現(xiàn)項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩(wěn)定，加強檔案人員業(yè)務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應加強檔案工作人員的業(yè)務培訓。可以采用專業(yè)技術培訓、業(yè)務交流學習、模仿優(yōu)秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業(yè)績與工資績效、職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網(wǎng)建設項目檔案管理應納入電網(wǎng)建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現(xiàn)這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監(jiān)督機制，應由建設單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監(jiān)理單位的檔案管理進行再監(jiān)督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網(wǎng)建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內文件應格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續(xù)完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標準，力求通過細節(jié)管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網(wǎng)絡資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡環(huán)境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標準規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強數(shù)字檔案館建設，數(shù)字檔案館的特點是存取檔案信息網(wǎng)絡化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。
3結語
電網(wǎng)建設項目檔案是電網(wǎng)建設項目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國有資產(chǎn)，是項目達標投產(chǎn)和優(yōu)質工程考核、評選的指標之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網(wǎng)建設發(fā)展的新形勢下，為確保電網(wǎng)建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化，達到齊全、完整、準確的要求。
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關鍵詞：工程項目 檔案管理
重點工程建設項目檔案是重點建設項目的歷史記錄、項目運行、養(yǎng)護、管理的重要依據(jù)。是日后對工程進行檢查、維護、管理及改造的依據(jù)和憑證。是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，是建設工程內在質量的見證材料和工程驗收的重要依據(jù)。因此，加強重點工程建設項目檔案管理，也是我們當前的重要工作任務之一。就如何加強和完善重點工程建設項目檔案的管理這一問題進行探討。
1 工程建設檔案管理的重要性
1.1 加強重點建設項目檔案管理
一個重點建設工程從立項到竣工要涉及工程決策、指揮、設計、施工、檢查驗收、后勤等許多單位和部門，重視和加強重點建設項目檔案資源建設，保證建設項目檔案的安全管理，是我們各級管理部門義不容辭的責任，同時也是建設項目設計、施工、監(jiān)理和工程管理等相關部門的重要職責。由于重點工程建設項目具有工程規(guī)模大、參建單位多、涉及專業(yè)廣等特點，其形成的工程檔案數(shù)量龐大、種類繁多、來源廣泛。只有規(guī)范檔案管理，明確歸檔范圍，保證工程項目建設檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，保證國有資產(chǎn)的完整。
1.2 完善重點工程建設項目檔案管理機制
提高對重點建設項目檔案工作重要性的認識，堅持科學發(fā)展，統(tǒng)籌協(xié)調地抓好檔案管理，不斷完善檔案管理工作機制。重點工程建設項目檔案管理機制是檔案管理體系建設的組織保證。檔案管理機制必須與現(xiàn)代管理體制相適應，確保檔案工作有領導班子，有工作規(guī)劃、工作方案和工作總結。完善各流程、各操作環(huán)節(jié)的管理，從組織建設、業(yè)務建設、基礎設施建設等方面不斷完善檔案管理建設工作各項規(guī)章制度，做到以制度促規(guī)范，以制度促發(fā)展。堅持因地制宜地開展檔案管理工作；要對檔案工作開展加強管理和監(jiān)督。使重點工程建設項目檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學化的軌道，讓檔案在工程建設中發(fā)揮重要作用。
1.3 檔案是工程建設項目的重要組成部分
重點工程建設項目檔案是指在工程準備階段文件，工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的真實記錄，是督查、審計、監(jiān)督、管理、驗收、以及維護、改造的重要依據(jù)。檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。
2 采取有效措施實行檔案的集中統(tǒng)一管理
2.1 落實考核獎懲制度
要加強檔案管理工作建設，首先應以《檔案法》等檔案法律法規(guī)為指導，通過加強檔案法制宣傳教育，努力提高決策層和廣大員工的檔案管理意識和法制意識。建立競爭機制，鼓勵檔案工作人員提升工作服務質量。把檔案管理工作列入一項重要業(yè)務工作內容。貫徹執(zhí)行檔案部門的有關規(guī)定，執(zhí)行各類檔案管理要求，同時要把檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃和學習、考核內容，制定明確的崗位責任，實行責任追究，進行考核并與獎懲掛鉤。使檔案資源建設真正落到實處。
2.2 檔案工作與工程建設同步
隨著經(jīng)濟快速發(fā)展，我市重點建設項目不斷增加，對這些重點建設項目的檔案工作，特別是對可行性研究報告、項目立項、合同（協(xié)議）、立項文件等資料，開發(fā)建設項目檔案工作，組織機構完善，管理職責明確，設立檔案室，配備了專兼職檔案員，項目檔案收集齊全完整，項目建設檔案管理工作與項目建設同步進行，項目竣工后，完成文件材料的全部歸檔。勘察設計單位、施工單位和監(jiān)理單位應按照規(guī)范整理和及時移交檔案給建設單位；檔案資料要兩套制保存，注意檔案資料的完整和安全；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。工程項目檔案具有成套性、專業(yè)性的特點，要求實行集中統(tǒng)一管理，包括項目建設檔案管理工作應與項目建設同步進行。勘測、設計、施工及安裝調試單位都要落實人員管理項目檔案，工程竣工后各有關單位都要將所有在工程建設過程中形成的檔案交建設單位歸檔管理。工程建設項目檔案由建設單位集中后向當?shù)爻墙n案館移交。
2.3 做好竣工圖的積累和編制工作
竣工圖是工程建設圖實相符的依據(jù)，具有法律效力和憑證作用，要督促檢查施工單位嚴格按照國家規(guī)定編制竣工圖。在竣工驗收時要重點檢查竣工圖的質量，堅決杜絕不編制竣工圖的現(xiàn)象。明確職責，通力合作齊抓共管。各級檔案行政部門要依法對建設項目工程檔案工作實施監(jiān)督、指導加強檢查協(xié)調工作，做好依法建檔和各項目單位檔案工作的總體考評工作，總結推廣經(jīng)驗，培訓檔案業(yè)務人員；各級城建部門要發(fā)揮城建檔案館（室）的作用，切實抓好城市建設重點項目工程檔案的監(jiān)督、指導；有關主管部門要明確分管領導監(jiān)督所屬建設單位或施工單位及時做好建檔工作。重點建設項目檔案管理是重點建設項目的重要組成部分，也是重點建設項目竣工驗收的必備條件，重點建設項目檔案的真實、準確、齊全、完整和妥善保管及有效利用。
3 如何做好工程建設檔案管理工作
3.1 加強對重點工程建設項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作的最基礎、也是最薄弱環(huán)節(jié)，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續(xù)工作有序跟進。重點工程項目建設具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性、廣泛性等特點。由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程質量，輕視工程檔案的管理，基礎設施建設檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調開展，造成了基礎設施建設檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應切實加強對重點工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位應按照規(guī)范進行整理，及時移交檔案給建設單位；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協(xié)議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。要結合實際情況，列出工作重點，提出落實意見。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創(chuàng)新檔案資源建設方式方法，用全局的眼光促進檔案工作的規(guī)范化管理，為檔案資源建設創(chuàng)造新的動力、注入新的活力。
3.2 增強工程建設檔案管理工作制度建設
認真學習有關建設工程檔案管理方面的法律、法規(guī)和規(guī)章，提高對建設項目檔案管理工作重要性的認識。認真落實責任，進一步建立健全工程項目檔案的工作制度，完善檔案資源建設。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。重點工程基礎設施建設由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以必須在重點工程檔案管理中做到規(guī)范化、標準化。因此，加強和完善有關的制度建設，是做好重點工程基礎設施建設檔案管理工作的根本保障。
3.3 提高檔案管理人員的工作意識
工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關部門特別是重點建設項目單位領導在認真抓好工程投資、質量、進度和安全的同時，要增強檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設的議事日程，配備好業(yè)務素質較強的專（兼）職檔案員，解決必需的庫房和設備保證檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓，充分認識到加強檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強檔案意識，樹立“內強素質，外樹形象，依法管理，爭創(chuàng)一流”的理念。為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境，把檔案管理工作提高到一個新水平，為城市發(fā)展和建設做出應有貢獻。
參考文獻：
[1]張燕.淺談重點工程建設項目檔案管理[J].機電兵船檔案，2011（03）.
在現(xiàn)代電力企業(yè)施工過程中，工程檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)的重要課題，工程檔案管理對企業(yè)的發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，其管理質量制約了施工結果的好壞。眾所周知，電力企業(yè)施工具有工程內容繁瑣、工期相對較長、投入資金多以及工程項目巨大等特點。具體施工過程還涉及到多個部門之間的交流溝通，所以我們在這個過程中，必須確保工程檔案的完整性。電力企業(yè)建設項目檔案管理是工程本身的實際需求，也是保障電力企業(yè)可以長期發(fā)展的重要條件。
二、電力工程檔案管理發(fā)展狀況分析
（一）工程檔案管理缺乏一定的統(tǒng)籌規(guī)劃及綜合安排
從一份調查報告中可以看出，當前電力企業(yè)施工工程檔案管理工作的投入產(chǎn)出比2005-2010年期間平均保持了1:11.3的比例，綜合來看，基本情況比較客觀。但根據(jù)另外的調查顯示，目前電力企業(yè)施工工程檔案管理工作有65%的企業(yè)是在項目實施過半后開始進行的,有21%的企業(yè)是在工程結束后才開始進行檔案收集和整理工作,提前開展施工工程檔案管理的企業(yè)不足13%。當前，電力企業(yè)施工工程檔案管理缺乏一定的統(tǒng)籌規(guī)劃，影響到工程檔案管理工作的順利進行。
（二）企業(yè)管理者對企業(yè)施工工程檔案管理認識不足
企業(yè)管理者認為施工工程檔案管理僅僅是一項輔工作，沒有必要投入太多的人力物力，造成一些不必要的浪費。因此，企業(yè)管理者對企業(yè)施工工程檔案管理不夠重視，使相關管理規(guī)劃制度缺乏實施力度，導致工程檔案管理發(fā)展停滯不前。
（三）施工工程檔案管理缺乏信息化建設
當前電力企業(yè)施工工程檔案管理缺乏相應的信息化建設，很難讓施工工程進度與低成本方式保持同步進行，大大削弱了施工工程的反饋機制。據(jù)調查結果顯示,2009～2010年期間我國電子商務網(wǎng)絡技術信息化建設的比率和國外同行業(yè)平均值68%的比例相比存在很大差距，還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價，非常不利于當前電力企業(yè)施工工程檔案管理的發(fā)展。
三、實現(xiàn)電力工程檔案有效管理的策略
（一）加強統(tǒng)一認識與宣傳意識
首先要加強企業(yè)管理者對施工工程檔案管理的認識，要求上至領導下至員工都能認識其重要性，加強對檔案管理的宣傳力度。
（二）建立完善的檔案管理制度
由于項目檔案管理工作內容比較復雜，工作量較大，企業(yè)為了方便管理必須把項目檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據(jù)性、規(guī)范性及權威性，對工程文件進行編制歸檔。按照國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》以及本企業(yè)《項目檔案歸檔管理制度》等文執(zhí)行，做到有跡可循，充分發(fā)揮檔案管理的最大作用。
（三）將工程檔案管理納入合同
合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據(jù)，企業(yè)應該將工程檔案管理納入到合同中，為工程檔案管理爭取主動權，加強項目工程檔案歸檔的完整性及準確性。
（四）注意檔案安全管理工作的實施
工程檔案安全管理是工程檔案管理工作的重要組成部分。企業(yè)必須加強檔案安全管理，將安全工作落到實處，充分保障建設項目工程檔案的建設，制定相關規(guī)章制度，以防資料丟失，保證資料完好無損。此外，設置檔案查閱權限，為知識產(chǎn)權的機密性進行保障。
（五）實施檔案管理一體化，加強檔案管理
由于企業(yè)檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，確保所有參建單位檔案的完整性，加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企業(yè)內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須將檔案的歸檔、保存工作做好，實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全管理。
（六）做好相關的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排
企業(yè)在施工前就應該對檔案管理工作做好相關統(tǒng)籌規(guī)劃及安排，確保工程施工過程中的參與力度，對相關檔案信息的收集、整理做出統(tǒng)一安排，對參與工程全過程的檔案資料信息的準確性進行確保。
（七）加大對檔案信息化建設的力度
企業(yè)必須加大對檔案信息化建設的力度，用低成本方式來實現(xiàn)檔案管理工作與工程實施的同步運行，將網(wǎng)絡信息技術完美融合到企業(yè)檔案管理中，促進我國電力企業(yè)施工工程檔案管理工作的發(fā)展。
（八）提高檔案管理人員的素質水平，加強相關培訓
