時間：2023-05-30 10:09:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學籍檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。中學學籍檔案主要包括：學生登記表（包括個人簡歷、家庭情況、學校班級鑒定）；學生體育成績；學生體檢情況表；學生匯考成績表；社會實踐表。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視中學學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高中學學籍檔案質量顯得十分必要。
1.學籍檔案管理中存在的問題
收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，存在一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存。
立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
2.完善學籍檔案工作的管理建議
增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的中學校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
逐步完善學籍管理機制。為了使學籍檔案管理工作落到實處，每學年教育局與檔案局應協同組織人員檢查貫徹落實情況，及時總結經驗，逐步完善學籍管理機制。
3.學籍檔案的利用中應該注意的幾個問題
采用現代化檢索手段。學生學籍檔案內容繁多，要能提供準確的服務，僅憑個人的記憶查找檢索會很困難且效率低下。因此，學籍檔案要采用計算機管理，根據學籍檔案的要求，應錄入姓名、班號、證書號碼等檢索條件。只有這樣，才能提高查全率和查準率。
嚴格利用審查。學籍檔案具有私密性，在提供利用時一定要注意相關的法律問題，必須按照有關規定要求利用者履行相關的手續，不徇私情，堅持規章制度辦事。
利用中要注意把關，利用要嚴，要細。利用者出于自身利益考慮，常常會提出各種各樣的不正當要求，希望按照自己的要求出具相關證明，比如，有的要求改成績，出具假學歷等，這就要求檔案工作者堅持原則，嚴格把關，維護檔案的真實性和權威性。
【關鍵詞】學生，學籍檔案，檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2. 制定統一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協調，統一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統一行動，用標準去規范管理工作。特別要抓好學生畢業前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質量關，確保檔案材料真實完整、齊全規范。
3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規章制度，是協調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業的迅猛發展，各院校改革力度加大，教學上推行規范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風。
6.大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。
【關鍵詞】高校 學籍檔案 管理對策
一、前言
所謂的高校學籍檔案，指的就是學生從入學到畢業這一時期所形成的，能夠體現學生入學資格、在校期間的學習成績、在校行為表現、學籍更變狀況、獎罰狀況及其學歷學位授予等情況的歷史記錄與原始材料。通常情況下，學籍檔案具體包含新生登記表、學籍表、學生操行評定以及學習成績總冊等等。對高校學籍檔案進行合理的管理，在穩定高校教學秩序、形成良好的學習風氣、提升教學效果與質量等諸多方面，發揮著極為重要的作用。
二、加強高校學籍檔案管理的檔案意識
檔案意識指的就是工作人員在具體的工作過程中，對檔案資料的反應度與認知情況。高校的領導層和學籍檔案管理工作人員必須積極強化對相關政策與法規的學習，提升檔案意識，以便能夠在思想意識上提升認識水平，且真正意識到加強高校學籍檔案管理的必要性與重要性。在校期間學生所形成的學籍檔案資料，是教學管理工作當中一個不可忽視的重要內容，學生學籍檔案資料收集齊全與否，信息真實與否，資料歸檔符合規范與否，不但直接關系著整個學校檔案管理工作的效率與質量，同時還將使得學校或社會對一個人的了解與人才的有效選用等帶來極大的影響。
三、建立健全高校學籍檔案歸檔機制
（一）構建完善的學籍檔案歸檔管理體系，并實施標準化的管理。教學管理人員的檔案意識不高，就可能會出現檔案資料丟失的現象，進而造成極大的損失。因此，高校構建以校檔案館為依托，以教務處為中心，以學院各個教學單位為支點的學籍檔案管理體系，對各個院系及其職能部門的檔案員予以進一步明確，是極為迫切且有必要的。自學籍開始，集中組織廣大新生填寫學籍登記卡；確保學籍檔案能夠長久保存，要求填寫學籍登記卡時，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆，必須一律采用素碳鋼筆，并且要書寫規范、字跡工整、清晰，填寫內容必須完整，使用的照片必須是近期的彩色免冠照片。書寫結束后交到教務處，由教務處對全部的學籍登記卡進行逐個審查與驗證，合格后以班集體為單位，依據學號進行裝訂，進而構成最初的學生學籍檔案，歸檔處理。之后，把學生的原始信息輸入到學校教務處的教務管理信息化平臺上，從而構成電子檔案和紙質檔案兩者并存的學籍檔案管理體系。伴隨著學生在校學習與生活的不斷推行，學籍檔案也隨之發生改變，進而可以充分的展現學生在校期間的生活、學習狀況。倘若要對學籍檔案的內容進行修改或者是補充，必須由專人負責，不能任意對檔案資料進行改動。
（二）構建完善的學籍檔案管理機制。高校學籍檔案的構建、管理以及使用等，都與學生的利益密切相關，構建健全的檔案管理規章制度，就可以實現對學籍檔案的規范化、程序化管理，不同的教學環節都可以依據有關規范標準去執行，進而確保高校學籍檔案工作的順利開展。制定完善的學籍檔案管理機制以及相配套的學籍檔案工作規章制度，是確保高校學籍檔案工作有序展開的重要手段之一。高校職能部門必須構建系統、全面的收集整理、檢查審核、鑒別歸檔、保存保密以及管理職能等各個方面的管理制度，進而實現高校學籍檔案管理工作有章可依、有據可循。
四、加強對高校學籍檔案管理隊伍的建設
眾所周知，高校學籍檔案的管理工作是一個極為復雜又十分細致的工作，具有極強的業務性與政策性。學籍檔案管理工作人員自身工作水平及其素質的高低，在一定程度上決定了高校學籍檔案的正確性以及教育工作的效率和質量。此外，在技術或者是政策上，高校的學籍檔案管理工作要求具備一定的延續性，所以，高校應當建設一支業務精、素質高，并且比較穩定的學籍管理隊伍，進而避免在檔案管理工作過程中發生混亂與脫節的情況。為了讓學籍檔案管理人員可以較好的做好檔案管理工作，高校必須采取有效措施使其能夠安心的工作，具體措施為：第一，高校應當采取相對應的激勵機制。對于工作表現優異、成績突出的檔案管理人員，應當給予一定的獎勵，反之則給予一定的處罰，獎罰分明，進而有效激發檔案管理人員工作的主動性與積極性。第二，高校的領導層應當積極主動地創造更多的機會，以便促使學籍檔案管理人員的業務能力與水平獲得一定的提升。例如：到其他院校學習、組織培訓班、召開座談會等方式，使學籍檔案管理人員能夠有機會向其他優秀同行學習，掌握他們先進的檔案管理手段，進而最大限度的提升自身學籍檔案管理人員的信息化管理水平，從而有效滿足高校學籍檔案管理工作的現代化發展要求，推動高校學籍檔案管理工作的快速發展。
五、結束語
總而言之，高校學籍檔案管理工作是一個極為復雜、繁忙且詳細具體的工作，從事檔案管理工作不但需要付出大量的勞動，同時還必須具備一定的責任心與耐心。伴隨著我國高等教育改革的不斷推進，學分制在高校教學工作中的深入發展，對檔案管理人員的要求也越來越高。針對這種情況，高校教學管理部門及其有關工作人員，必須在不斷的實踐過程中，發現其中的新情況，進行研究，探究檔案管理工作的新規律；堅持育人服務的原則展開學籍檔案管理工作，進而有效提升高校學籍檔案管理工作的適應水平，使學籍檔案管理的作用充分展現出來，從而為提升高校教學質量而服務。
參考文獻：
[1]焦丹瓊.高校學籍檔案的社會服務功能及管理對策[J].教育教學論壇，2013，（34）：5-6.
[2]白雯.新形勢下高校學籍檔案管理對策探析[J].衛生職業教育，2011，29（20）：17-18.
【關鍵詞】高校；檔案管理；對策
檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學、休學、復學、退學及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。目前我國高等教育飛速發展，檔案管理跟不上高校發展步伐，在一定程度上影響了高校發展。因此，明確高校學籍檔案管理現況，加強學籍檔案管理改進，已成為各高校關注的熱點。
一、高校學籍檔案管理現況分析
（一）對高校檔案管理意識淡薄
很多高校對學籍檔案管理隨意為之，無人監督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學校將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象，對學生缺乏必要的教育，很多學生對自己的學籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業審查時才發現檔案中出現問題或缺少文件，嚴重影響了學校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業
很多高校的學籍檔案都由教務管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓。加之教務管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導致學生的學籍檔案只是入學時收一下，畢業時發一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學籍檔案管理如同虛設。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學籍管理仍以教務處或學生處為主，缺少專門機構和專業人員，學籍檔案也只是學生入學時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規章制度，有的甚至缺乏學籍檔案管理的規章制度。現今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業的辦學模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學籍管理制度的不健全更加難以適應現在高校的辦學模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計算機技術和網絡技術的普及，學籍管理采用電子技術手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學籍管理方式后，更加忽視紙質檔案的重要價值，學校在補充電子檔案的時候忽視紙質檔案的補充，導致紙質檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網絡化管理也存在瑕疵，如學籍信息都由學生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學籍檔案管理對策
（一）樹立現代化的學籍檔案管理理念
要實現檔案的價值，發揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領導要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構設置到人員配置，到管理機制建設等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設。其次，要提升檔案管理人員的業務素質和責任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉化為主動的信息服務，將檔案庫轉化為人才信息庫，充分發揮檔案信息的價值和作用。
（二）實現高校學籍檔案管理的信息化、網絡化
教育部從2001 年開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發展，保證高等教育質量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業生的合法權益的需要。實施高等學歷教育的高等學校按國家招生規定錄取的學生，所取得的學歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學歷信息數據庫。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊系統聯網，上下聯動，建立一個完整的高校學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始到學生畢業，動態加入學生在校期間全部信息材料，貫穿學生在校期間的整個學習過程，構建一個完整的高校學生電子學籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學生學籍、學歷管理系統”軟件。該系統從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業證書打印、發放、轉入校友數據庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業生完整的電子檔案，學籍管理逐步實現信息化、網絡化。其中“學籍管理庫”是該系統信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況、健康狀況、道德表現、個人愛好以及發展方向等都記錄在內。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學生入學前中學階段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結業結論、學生目前的家庭經濟狀況、學生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統其他功能配合，構成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統的使用規范了全國高校學生管理信息，充分發揮了高校學籍檔案信息資源化管理的優勢。
（三）建立專業化的高素質學籍檔案管理隊伍
很多高校已經開設檔案學專業，培養專門的檔案管理人才。各高校更應該建立專門的檔案管理機構，盡可能的引進專業的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓，提高他們的業務素質，建立高素質的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關心和幫助；學校領導更應加強對檔案管理人員的關心和愛護，調動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學校的檔案管理建設。
（四）建立健全學籍檔案管理制度
很多高校都是學生入學時接收一下檔案，畢業時統一整理一次，在校四年基本不動，學生受到表彰或出現問題也不及時進行檔案的補充，因此學籍檔案管理需要明確的規章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權責明晰，獎懲分明，用制度去規范管理工作，督促管理人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。
總之，學籍檔案是高校和學生的重要信息資料，是學校和學生的寶貴財富，是學校管理工作的重要資料，因此加強學籍檔案的管理和開發利用，才能使高校更好的適應社會發展的需求，更好的將培養的人才推向社會和市場。
參考文獻：
[1]黎瑾，鄧梅英.高校學籍檔案信息化網絡管理系統的研究[J].大眾科技，2005，（ 2） 。
[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京： 中國人民大學出版社， 2006。
[3]李偉婧，等.引入營銷觀念，做好企業檔案編研工作[J].蘭臺界，2007，（9）。
[4]李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫學院報，2008（17）：29。
1.1有利于完善學籍檔案內容
學籍檔案記載著學生的重要信息，傳統的學籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業和院系進行裝訂成冊，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是分開存放學生的各類學籍信息，而不是采用集中統一的方式進行管理。采用分割的方式管理學籍信息，則在查找學生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數據庫存儲這些信息，雖然錄入學生信息的部門不同，但是通過數據庫存儲，可以統一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學籍信息。
1.2通過資源共享使管理更加方便
各個高等院校在進行檔案的管理工作時注重學籍檔案信息的數字化。對紙質的學籍檔案、照片等進行數字化處理，建立計算機網絡，使高校檔案資源得到最大程度的開發利用，使資源能夠得到共享，通過管理學籍檔案，還能夠優化學校的管理環境，從而使學校的管理工作不僅僅服務于學生、學校，更服務于社會。
2學籍檔案數字化建設中存在的問題
2.1數字化程度偏低
學籍管理長期以來都是采用傳統的方式，利用人工來完成的，而現階段的學籍管理則采用了現代化的信息技術。學籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現在一些已經采用了現代化信息技術管理學籍的高校，存在著重視了硬件的建設而忽視了軟件的建設。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，以及人員素質的培養。學籍信息數字化管理程度越高，學籍管理工作的效率和質量就越高。
2.2現使用的學籍管理軟件無法滿足學籍管理的需求
一些高校為了更好的對學籍進行管理，與某些商業公司合作或獨立開發了相應的教務管理軟件，這些軟件的應用可以在一定程度上促進學籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應性不強，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務系統都是結合每個高校的自身情況所開發設計的，因此適應性不強。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學籍管理中的基礎部門和各個環節，達不到學籍管理的需求。
2.3學籍管理工作人員的現代化技術水平有待提高
最近幾年，高等院校不斷的提高學籍管理的信息化程度，相應的，學籍管理人員的管理技能也應該得到相應的提高。也就是說，管理人員的計算機操作能力應該逐步的進行提高，從而使高校的學籍管理工作更好的得到實現。
3實現學籍檔案數字化管理的幾項措施
3.1強化認識，打造良好的氛圍
現今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務信息逐漸公開，因此高等院校學籍檔案的信息化建設成為不可避免的項目。特別是現階段的高校學籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強烈的管理意識，因此必須提高學校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設的重視。同時，還需要認識到信息交流、科研和教學在學籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學籍檔案管理信息化建設提供一個良好的環境。另外，各高校應以自己的實際情況為基礎，與時俱進、分清主次、明確任務，解決新問題、研究新情況、形成新認識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強檔案管理信息化建設。
3.2引進先進的學籍管理系統或者完善現有系統的功能
高校應該依據上級教育主管部門的要求，結合自身情況，建設一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網絡學籍管理體系，與各二級學院、班級相連，進行學籍數據信息共享。
3.3加強學籍管理軟件開發人員與學籍管理工作人員之間的溝通
之所以現在很多學籍管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人不熟悉學籍管理業務造成的。為了開發的學籍管理系統能夠真正的符合學校自身的情況，開發人員應該深入到學籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學籍管理工作。同時還必須要與學校學籍管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍管理系統，另外在開發過程中還應該加強與學籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。
3.4加強高校學籍管理人員的培訓
關鍵詞：學籍檔案；利用；總結；思考
一、學籍檔案利用概述
學籍檔案是學生在學校綜合情況的原始記錄，涵蓋了學生從入學到畢業的全部信息，具有憑證作用和參考作用，關系到學生的切身利益，學籍檔案的利用在求職、升學等方面具有不可替代的作用。高校學籍檔案利用是高校檔案管理的重要組成部分，在工作中需要不斷總結經驗教訓，勤于思考，逐步提高高校學籍檔案的管理水平和質量。
二、學籍檔案利用情況
對學籍檔案利用情況的統計和分析，有助于提高管理水平，完善管理質量。本文將從利用者類型、利用目的、利用時間三個方面對高校學籍檔案利用情況進行分析：
第一、利用者類型。利用者類型主要有以下五類：第一類是在讀學生，新生錄取名冊是在讀學生利用的主要學籍檔案，利用率高。第二類是已畢業的學生，已畢業的學生利用學籍檔案類型多，主要有新生錄取名冊、畢業成績單、畢業生登記表等。第三類是本校教職工查閱本部門已歸檔的學籍材料，用于工作查考。第四類是第三方認證機構。第五類是用人單位，用人單位通過查閱應聘人員的學籍檔案，為聘用與否提供參考。
第二、利用目的。利用目的主要有以下五種：1、“報名”，指報名參加各類考試和比賽，包括以下內容：一、學業方面，報名參加專升本考試、考研、考博、出國留學、報考軍校等；二、求職方面，報考公務員、海警、事業單位等招聘考試；三、技能方面，報考專業技能證書考試等；四、綜合素質方面，報名參加各類體育比賽等。2、“審查”，指招聘單位對即將錄用人員的身份審核，比如公務員和海警考試通過之后，錄用單位在政審時要進行身份審查，同時部分企業在錄用簽協議和報到時也需要進行身份審查。3、“認證”，指為第三方學位認證機構進行學歷學位和成績認證。 4、“補充”，指已畢業的學生補充個人檔案材料。5、“查考”，指校內教職工查閱本部門歸檔的學籍檔案，進行工作查考。
第三、利用時間。學籍檔案利用的高峰時段在4-5月和10-12月，利用的高峰時段與高校的運行周期相一致。這兩個時期新生錄取名冊利用量大，主要用于在讀學生報名參加考試、體育比賽、求職錄用等。
三、學籍檔案利用工作中需要注意的問題
第一、樹立牢固的安全意識，維護檔案完整。《檔案法》第5條規定，“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。實際工作中要嚴格履行借閱手續，保證查檔人的身份安全。學籍檔案在大量利用時，要注意控制利用順序，避免造成混亂。利用完畢要仔細核查檔案的完整性。在學籍檔案利用的各個環節中，時刻把檔案的安全性擺在首位。
第二、制作專門的檢索工具，提高工作效率。在學籍檔案中，新生錄取名冊利用率最高。在查閱的過程當中出現的問題是無法查到學生的具置，要從該年錄取入學的所有學生中找到某個學生的信息如大海撈針，工作效率低下，同時反復翻閱檔案，不利于檔案的保護。
這個問題在本省生源的新生錄取名冊查閱中尤為突出，因此必須要為本省生源的新生錄取名冊制作更加細化的檢索目錄。檢索目錄要逐年進行制作，依次錄入序號、入學年份、檔號、學歷層次、錄取專業、頁碼等內容，按照招生錄取的專業進行編制，對不同錄取批次中同一專業所在頁碼進行匯總，查閱時只需要翻閱該生所在專業即可。利用細化的檢索目錄大大縮短了翻閱的工作量，提高了工作效率，并且p少了檔案的磨損，從而起到保護檔案的作用。
第三、探索異地辦理的途徑，方便遠程查檔。少量已畢業的學生人在外地，本人不能回到學校并且無法找到委托人代其辦理查檔。解決這個問題的辦法是為查檔人提供遠程查檔，查檔人通過電話聯系，說明本人情況和查檔內容之后，運用QQ、郵件、傳真等手段提供本人證件的復印件，證明查檔人身份，通過履行查檔手續確保查檔人身份安全后可以予以辦理。學籍檔案證明材料辦理完畢后，將材料郵寄給查檔人。在確保查檔安全的前提下，遠程查檔為查檔人解決了燃眉之急，提供了便利。
四、結語
學籍檔案記載了與利用者利益密切相關的信息和數據，隨著高校畢業生逐年增多，就業形勢日益嚴峻，高校學籍檔案的需求量逐年增加。高校檔案工作人員要不斷學習新知識，更新工作方法，不斷提高工作效率，完善高校學籍檔案利用工作。
參考文獻：
隨著社會的全面進步，現代科學技術得到迅猛發展，人類社會正以驚人的速度跨入“信息時代”。各種管理的日趨規范化要求我們必須改變目前學校教務檔案管理的方式。特別是學籍檔案管理，學籍檔案是高校教學管理中的一個重要組成部分，是教學工作的信息庫。學籍檔案管理是根據黨的教育方針、國家和學校的人才培養計劃，對學生入學資格、在校情況以及畢業資格的考核和管理，目的是為了完成國家交給的培養和輸送品學兼優的合格人才的任務。為此我們必須提高對學籍檔案管理工作重要性的認識，筆者建議，從以下幾個方面促進學籍檔案管理工作的規范化與科學化。
一、制定完善檔案管理工作制度。
為了使學校學籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎上，學校應當對傳統的管理制度進行相應的完善，以明文對檔案工作進行規范，以適應現代化的學籍檔案管理工作。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進行相應的規定，從而使學校教務檔案管理工作制度化，規范化。這樣在明確的規章指導下，就能提高教務檔案管理的水平。
二、樹立良好的學籍檔案管理的觀念
更新觀念，確立適合學籍工作發展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學籍工作管理活動，及時發現了解學籍工作的發展動態，找準管理的切入點，積極地、有針對性地研究開發檔案信息資源，改進服務方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發揮檔案的作用，為教育事業的發展當好參謀助手。
三、建立學籍檔案分類的合理化
檔案建設的分類應遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學生報到、學校復查，復查合格后注冊、發放學生證的檔案；二是學生成績檔案，包括學生正常成績的記載及補考成績的記載等；三是學生學籍變更的檔案，包括學生的休學、退學、轉學、復學事宜的處理及相關檔案；四是畢業證書發放的檔案。檔案管理人員應根據《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標準, 結合學校和部門實際進行分類,并嚴格按類立卷,以便查找。
四、建立學籍檔案管理的信息化
電子計算機是檔案管理人員辦公自動化的核心設備，它可以使學籍檔案管理由傳統的手工操作，向運用先進的現代電子技術進行檔案現代化管理轉變。運用計算機技術對檔案的自動化管理主要包括以下幾個方面：計算機自動管理文件的收發工作、計算機自動整理編目、計算機自動統計、計算機自動檢索、計算機完成檔案的日常管理工作、計算機與通訊技術相結合，建立網絡化的檔案自動化管理系統，進行遠距離的檔案檢索，等等。如學生成績、學籍檔案管理, 管理人員可以使用軟件設計人員設計的應用軟件――“學生學籍管理通用程序”對學生成績、學籍檔案等教務資料實施有效的管理。
五、強化學籍檔案利用的充分化
長期以來人們形成了固有的觀念, 認為“檔案”是“機密”, 無形中造成一種封閉狀態, 使其望而卻步，不能充分利用檔案價值。學籍檔案應鄙棄那種只為存檔而存檔的舊觀念, 要強化學籍檔案為教學科研服務的作用,，要研究怎么樣使學籍檔案由靜變動, 成為活資料, 更好的為教學改革不斷探索新路子這一現代學籍檔案管理的主題。
學生的學籍檔案是一個學生連接學校和社會的紐帶，它真實的反映了學生在校期間的情況，是每一個學生以后就業發展的一個保證，也是用人單位選用人才的一個重要依據，所以具有很重要的價值，目前，國內學校的學生檔案管理普遍存在一些問題，比如檔案管理人員的意識淡薄、缺乏先進的檔案管理經驗等等。下面本文簡要分析幾點學生學籍檔案管理中的問題及措施研究。
1.學生學籍檔案管理存在的問題
1.1 管理人員意識不到位。大部分檔案管理人員甚至是上級領導都不夠重視檔案管理，有的學校還將檔案管理工作從屬于別的部門，只看重教學過程的管理，不看重學生學籍檔案的管理，這就使一些檔案管理人員出現消極的工作態度，散漫的工作狀態，產生上級領導都不重視自己又何必認真的思想，致使一些學生的學籍檔案資料的準確性出現嚴重的偏差，這就直接影響到了學生以后的學習和就業等問題。
1.2 管理不夠專業規范。前面說了，因為一些學校不夠重視學生學籍檔案管理工作，所以就沒有一套相對規范的標準，這就導致了另一個問題，學生學籍檔案管理工作不夠專業規范，所以在收集、整理、保管等等這些過程中，管理人員也就隨心所欲按自己的喜好管理，加之工作量大，過程又比較繁瑣，時常出現混亂的局面，造成學生檔案管理的丟失等等。主要有以下幾個方面：
1.2.1 收集方面。目前，許多學校并不是單一的一種教學模式和教學課程，比如一些高校里面有研究生、本科、大專這些基本的教學形式，還有專升本、函授、培訓、遠程教育等等形式，比較多樣，這種多樣的教學形式就給學生學籍檔案管理的收集工作大大的增加了復雜性，進而影響到它的準確性和完整性。
1.2.2 整理方面。整理工作是學生學籍檔案管理中至關重要的一環，所謂整理，顧名思義就是將前期收集來的學生學籍檔案的原始資料按照一定的類別進行分類和排列，然后組卷。在這個過程中，一定要做到分類明確、編排要統一有序，如果有的按照年份編排、有的按照學生的專業編排、有的又按照系部編排，沒有一個統一的標準，這樣就給以后的查找增加了難度。近年來，國家出臺了一系列關于規范學校檔案管理方法的文件，但是具體針對學籍檔案管理的還是比較少，正是由于這樣，沒有法規約束，沒有一個統一的建檔標準，檔案管理人員的個人隨意性就比較大，因此在整理方面就容易出現混亂的現象。
1.2.3 保管方面。由于一些學校對檔案管理工作不夠重視，缺少專門的管理學生學籍檔案的檔案室和專業管理人員，只是像雜物一樣簡單的堆放在一起，不僅給以后的查找造成了不便，而且在一定程度上會造成檔案資料的紙張發潮、泛黃、磨損。
2.應對措施研究
2.1 轉變態度，增強認識。造成學生學籍檔案管理出現問題，最根本的一個原因就是學校領導和學生學籍檔案的管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，所以，首先就是要轉變態度、增強意識，讓從事相關工作的人員必須認真的學習《檔案法》以及相關的法律法規，明白學籍檔案管理的重要性，；其次是學校領導要意識到學生學籍檔案管理是關系著學生前途的，不能敷衍了事，必須從行動上支持，比如建設標準的檔案室等。
2.2 制定學籍檔案管理制度、規范管理人員。
2.2.1 建立統一規范的學生學籍檔案管理的標準。由于一個學校存在多種教學形式，每個檔案管理都按照自己的標準，勢必會給檔案管理造成混亂，所以，這就要求一個學校應該制定一套統一的標準，各個學院系部都能做到有章可循，并且嚴格要求執行，這樣在極大的程度上減少了學籍檔案管理的混亂。
2.2.2 從傳統管理向數字化管理轉型。隨著社會的進步和發展，數字化、信息化已經成為我們生活的絕大部分，學籍檔案管理利用互聯網數字化也是一個必然發展的趨勢，目前，部分學校的學籍檔案信息管理系統還不夠完善，檔案管理人員的信息專業技術水平也還僅僅局限在簡單的錄入、查詢、修改等，還不能很好的利用互聯網對學籍檔案管理進行一個信息化得改造，使得數字化管理并沒有發揮其真正的作用。
隨著教育改革的深入推進，很多高中學校也擴大了招生規模，增加了學籍檔案管理的工作量，為檔案管理人員提出了更高要求。新形勢下檔案管理人員要盡快轉變觀念，不斷創新工作的方法，提升學籍檔案管理工作成效。只有這樣，才能做好學籍檔案的收集、整理、歸檔和利用工作，并發揮其應有的作用。
一、新形勢下高中學籍檔案管理的意義
高中學籍檔案通常有學生報名注冊登記表、體檢表、個人學習情況等內容，詳細記錄了學生在校學習成績，可以反映出學生德、智、體、美、勞發展情況。學籍檔案是學生檔案的原始憑證，其重要性不言而喻，可以為教育部門與學校查詢、檢查、審核畢業資格等提供準確、可靠的依據。對此，高中學校要重視學籍檔案管理工作，及時做好相關資料信息的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整性與真實性，為今后的利用提供便利。
二、新形勢下高中學籍檔案管理的策略
（一）提高認識，增加投入。高中學校應做好《檔案法》宣傳工作，讓學籍檔案管理工作有章可循。學校領導要提高重視，實行“統一領導、分級管理”的方法，督促檔案管理人員將相關法規制度落到實處，保證學籍檔案的完整和安全。此外，學校還要增加資金投入，將學籍檔案管理所需設備配置齊全，結合自身實際情況，建立專門的檔案室，并落實防火、防蟲、防盜和防潮等措施，盡快購置空調、去濕器、滅火器等設備。同時，學校還要配置打印機、計算機、掃描儀等現代化設備，為學籍檔案的信息化管理創造條件。
（二）健全檔案管理制度。高中學籍檔案管理工作涉及內容眾多，非常繁瑣復雜，檔案管理人員除了要管理學籍檔案以外，還要做好資料的收集與保管，工作難度極大。對此，學校需要建立健全的學籍檔案管理制度，并從自身實際情況出發，將學籍檔案管理工作的標準與規范明確下來，讓學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作能夠統一開展。通過對學籍檔案的全面整理，確保其完整性與真實性。檔案管理人員在收集學籍檔案的過程中，還應該根據規定的分類要求，認真做好整理工作，避免學籍檔案出現遺漏。學籍檔案在歸檔以后，檔案管理人員應定期做好檢查工作，將存在的安全隱患查找出來，及時采取有效的解決措施。同時要根據學籍檔案的變動情況，做好相應的調整，讓學籍檔案更具實用性。
（三）充分應用現代信息技術。從以往高中學籍檔案管理工作來看，主要采取統一管理紙質檔案信息的方式，其局限性很大，紙質檔案很難得到妥善保管，且在檔案室保存過程中，容易受到蟲蛀、受潮等威脅，從而出現損壞。這種方法不僅會浪費大量的人力和資金，工作效率也不高。對此，為提升高中學籍檔案管理成效，?n案管理人員應該不斷創新管理方法，加大對現代信息技術的應用，避免傳統管理方式造成的局限，簡化學籍檔案管理流程，讓信息資源得到充分利用。當前，現代信息技術已經被廣泛應用于社會的各個領域，在高中學籍檔案管理工作中，也應該發揮出信息技術的優勢。學校也應該注重引進新的技術與設備，安排專業人員負責學籍檔案管理工作，保證將學籍信息準確、完整錄入到計算機中。同時學校也應采用自動化辦公系統，對學籍檔案進行管理時，提供自動檢索的功能，讓檔案利用者能夠快速、準確查找到所需信息，提升學籍檔案信息的利用率。在高中學籍檔案信息化管理工作中，還應與學校基礎工作實現對接，為全校教學、教研工作提供準確的信息資料。此外，學校還要使用正規的信息管理平臺，不斷完善學籍檔案信息，并實現學籍檔案資源的共享，提升高中學籍檔案管理工作的現代化水平。
（四）提升檔案管理人員綜合素質。現階段高中學籍檔案管理工作量巨大，涉及事項多，任務較重，需要加強對學籍檔案的收集、整理、歸檔等各環節工作，這給檔案管理人員帶來了巨大的考驗。對此，高中學校應實行有效的獎勵制度，將檔案管理人員的工作熱情激發出來，讓學籍檔案管理工作能夠順利開展。要切實增強檔案管理人員的思想認識，能夠依法開展學籍檔案管理工作，實現對檔案資料的動態管理，提升工作效率。不僅如此，學校還要加大對檔案管理人員的培訓工作，讓他們了解相關檔案法律法規，并掌握檔案專業知識、計算機技術、網絡技術，從而更好地勝任學籍檔案管理工作，從而有效提升他們的素質與能力。要將管理職責明確下來，合理規定范圍，做好學籍檔案的收集、整理與利用等工作。學校應提起對學籍檔案管理工作的重視，并定期做好檢查工作，將存在的問題查找出來，責令相關負責人整改。要在日常工作中主動總結經驗，改進方法，讓高中學籍檔案管理工作再上新臺階。
三、結語
總之，新形勢下高中學籍檔案有了很大變化，對檔案管理人員提出了更嚴格的要求。為做好高中學籍檔案管理工作，需要主動學習新知識、新技能，不斷提升自身的素質與能力，積極創新管理方法。這樣才能提升高中學籍檔案管理工作效率，并最大限度發揮其應有價值。
【關鍵詞】高校 學籍 檔案管理 發展
隨著市場經濟的人才市場不斷擴大，對高校的畢業分配影響越來越大，而高校的學籍檔案憑著數量多、利用率高與專業領域廣等優勢，受到了社會廣泛的認同及應用，與其他門類的檔案相比，學籍檔案價值的優越性更大，但在現代高校中，學籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應的對策給予解決，以促進高校學籍檔案的管理發展。
1.高校學籍檔案內涵
高校學籍檔案作為學校檔案的重要構成，主要指的是學生通過考試合格，并有招生辦正規錄取，且辦理入學手續之后，獲得正式學籍的高校學生，字入學開始至畢業離校間所形成的具有利用價值的查考原始資料。其內容主要包含高考成績單、入學通知書、學生登記表、學年成績單、學籍卡與獎懲材料等。學籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關的咨詢服務功能，因此，加強高校學籍檔案的合理管理是必要的。
2.高校學籍檔案管理存在的一些不足之處
2.1學籍檔案的重要性認識不足
在高校管理中，學籍檔案管理所發揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領導所忽略，強化學籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報間沒有立竿見影之效果，所以，常常被學校的領導忽視，高校領導應該充分地重視學籍檔案，并做好檔案的管理工作。
2.2學籍檔案管理不規范
在學籍檔案的管理方面，存在不規范性，有些高校并未將學籍檔案管理歸入檔案館的統一管理當中，僅是從屬于教務處或者學生處，尤其在民辦高校中，一些學校為了減少辦學成本，并沒有建立檔案館，學籍檔案僅是由教務處的某位教師進行管理，并且民辦高校的教師流動性大，僅靠教師個人責任心是無法保證檔案管理的安全性與完整性的。
2.3檔案管理方式滯后
有些高校的檔案管理方式依然應用的是手工管理，隨著我國高校招生規模越來越大，高校人數的不斷增多，僅依靠傳統手工管理方法已不能滿足應用者要求，檔案管理任務繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無法有效利用。
2.4相關人員不穩定，開發利用不足
在高校學籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門通常處在從屬地位，無法得到領導重視，這使得檔案管理人員的隊伍不夠穩定。學籍檔案方面的開發利用會受到一定限制，像無現代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業務熟練的技術人員缺乏，受學籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學籍檔案管理大多僅停留于簡單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發揮。
3.高校學籍檔案的管理發展對策
3.1加強學籍檔案管理的重視性
在高校學籍檔案方面，應加強高校領導、學生本人與各部門領導對其認識與重視，并自覺收集與更新學籍檔案，因高校的學籍檔案形式多樣、種類多及構成復雜，這對檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來了一定難度，校領導應加強學籍檔案管理與建設工作的重視，并在人財物配備方面給予支持，對檔案的辦公與管理環境進行改善，并讓學籍檔案管理更為規范與制度，正規科學的學籍檔案管理應建立在完善的規章制度上。
3.2加強檔案管理制度的完善
完善的檔案管理制度是學籍合理管理的基礎，只有不斷規范學籍管理制度，在各教學系下，對高校檔案管理部門實施統一的標準、合理的過程管理與監督檢查等目標管理，并且歸位于高校的檔案管理部門。在新管理模式下，學籍管理應圍繞學校中心工作，像畢業生就業、學校招生、政治思想教育與教育教學管理等，在服務為主的教育思想下，加大高校的學籍檔案服務功能，對學籍的管理數據與內容進行開放，以提升高校的學籍管理效率。
3.3改變學籍檔案的管理方式
要提升高校學籍的檔案管理工作，改變原來的手工管理方式，讓檔案管理人員能夠從繁雜事務當中解脫出來，就應充分運用現代化技術，引進現代化與信息化的管理軟件，有效實現高校學籍檔案管理的網絡化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊、目錄、受托權與屬性的保密工作，利用權限設置，加強檔案資料的完整安全性。
3.4強化學籍檔案人員的隊伍建設
人力資源作為首要資源，要推動學籍檔案管理的發展，需要提升相關人員的素質水平，向相關人員提供相關的業務培訓教育，并鼓勵管理人員進行自學，以不斷提高自身的業務素質與責任心。
3.5加強學籍檔案管理的開發利用
隨著高校教育的深入改革，學籍檔案信息資源越來越受到人們的重視，高校學籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會所認可與接收，為了充分發掘學籍檔案的信息資源，應加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創造舒適優雅的環境，以拓寬高校學籍的檔案利用空間。科學檢索體系與查詢系統，能夠有效滿足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發揮學籍檔案信息的作用，推動檔案管理的高水平高效率發展。
4.結語
隨著高校招生規模的擴大，市場人才競爭的日益激烈，高校學籍檔案所發揮的作用越來越大，高校加強學籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開展提供參考依據，還能為社會人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學籍檔案管理，強化信息資源充分的開發利用，可有效促進高校管理工作對社會發展與高校發展的適應性。
參考文獻：
[1]陳靜.初探高校學籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）
關鍵詞：學籍檔案 管理工作 思考
隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學生人數在不斷增長，辦學規模在不斷擴大，辦學檔次在不斷提升，高校學籍檔案管理作為高校教學管理、學生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其制度化、規范化，科學化，是當前高校學籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰。
1.學籍檔案管理工作的內涵
學籍檔案管理工作是以學籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學生入學到畢業的整個期間，是對學生的入學資格、在校學習情況及畢業資格的審核與管理；是對學生在校期間直接形成的不同載體的學籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學校、個人及社會了解學生、掌握相關信息。同時也反映了學校各機關、系的教學、科學實驗和管理情況，為學校人才培養、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學生學籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊、新生入學登記表、學生名冊、學籍管理卡片及新生電子注冊、學生學年注冊、學歷電子注冊等。2.學生學籍異動處理和考核違紀處理的管理，如：學籍變更材料(休學、保留學籍、復學、轉專業、退學、開除等)。3.學生在校期間成績的管理，如：學生成績單、外語四、六級統考成績、計算機等級考試成績、職業技能鑒定考試成績等。4.學生畢業信息檔案的管理，如：學歷電子圖像信息采集、畢業資格審核、畢業生登記表、畢業證號、證書發放及補辦畢業證明書等。5.學籍管理制度的建設及校風、學風建設活動等，如：各種獎懲、獎學金、助學金、心理健康教育、社會實踐、黨團組織等材料。
2.學籍檔案管理工作中存在的問題
2.1學籍檔案管理人員隊伍建設問題。多數高校各系由兼職檔案人員負責文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務重，沒有經過專業崗位培訓 , 檔案意識不強，僅靠自身學習、實踐摸索，沒有過硬的專業能力和管理素質，因而在對學生檔案處理和評價時，兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業處掌握著新生錄取的基礎信息，系擁有學生成績的原始記錄，學生處記錄學生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協調機制，信息管理缺乏統一的規劃和部署，而且各自的管理制度和標準也不統一，造成學籍管理就難以準確快速地建立學籍信息庫，使學生的信息資源不能共享。另外，學生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導致學生信息材料不完全，檔案內容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監管難度加大。
2.3學籍檔案管理手段落后。當前很多高校學籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復勞動多，準確性不高。計算機管理也僅限于學生基本信息及簡單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對檔案信息進行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學籍檔案管理現代化發展的需要。
2.4學籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學籍檔案管理是針對每個取得學籍的學生進行的各方面管理，可以說關系到每個學生的切身利益。因為宣傳制度的工作力度不夠，可能導致許多在校學生對學籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認識不夠，給學籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩，例如：新生學籍信息學生本人確認和班主任（輔導員）核查的隨意，導致到學生畢業前進行畢業基本信息校對時才發現信息不準確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業手續帶來麻煩。
3.切實加強和完善學籍檔案管理工作
3.1健全規章管理制度，嚴格執行學籍檔案管理制度
學籍檔案管理關系到學生切身利益，建立健全學籍檔案管理制度，是開展學籍檔案管理的可靠保證。高校學籍檔案涉及面廣，因此必須嚴格制定各項工作程序，細化工作流程，各相關部門應加強協調，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環節的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉交、保管保密與管理職責等各項規章制度，克服各行其是。如果學籍檔案管理制度不健全，移交手續不嚴格，各部門之間的工作銜接不好，就會導致學籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴格執行學籍檔案管理制度不僅要“有規可循，有規必循”，而且要做到“循規必嚴，違規必究”，有利于實現學籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強學籍檔案管理人員隊伍建設
高校學籍檔案管理是一項政策性和業務性很強的工作，學籍檔案管理人員素質的高低、能力的大小，直接影響著學籍檔案的準確性，而各系兼職檔案人員其檔案業務水平將直接影響到檔案收集的質量。因此，為了避免造成工作上的脫節和混亂，學校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓班，加強理論學習，熟悉學籍管理工作的整個流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規范學籍信息采集途徑，確立明確、標準的指標和項目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學籍檔案鋪平道路，避免更多的重復勞動。指導他們明確歸檔范圍，實施動態管理，努力做到即收即歸。充分調動他們的積極性，使其在工作中更主動、更自如，有利于實現學籍檔案基礎業務工作的規范化。
3.3互動式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統一領導，分級管理”，加強各部門及人員之間的協調與配合，做到資源共享，是做好學籍檔案管理工作的基本保證。學院各職能部門應加強學生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對、轉遞送交等各項管理工作，建立統一的信息資源庫，使學籍管理信息能夠準確、及時，最終實現資源共享。
在高校學籍檔案管理中，要充分利用現代辦公技術，實現檔案管理的現代化。學籍檔案的內容和數量不斷增加，如果仍沿用傳統的手工方式去處理管理檔案已遠遠不能適應現代化的需要。利用計算機網絡技術，實現學籍檔案的電子化、網絡化管理，將紙質檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現學生、班主任（輔導員）、檔案部門管理人員等多方信息增補和修正，提高檔案管理工作的效率。
當然，在檔案管理的信息化建設過程中，學籍檔案的檢索、統計和查閱與現代通信技術相結合，可以實現遠程傳遞檔案信息，但保密問題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數據都需要得到妥善的保護，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發揮檔案管理信息化的優勢，有利于實現學籍檔案管理工作的科學化。
4.加強學籍檔案管理宣傳
學院可以在新生入學教育時組織班主任（輔導員）及學生進行《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校檔案管理辦法》的專場教育，并通過宣傳欄、網上查詢等途徑讓師生了解學籍檔案管理制度 、“高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知”、“應征入伍大學生學籍管理辦法”及其他有關的法規政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實配合做好相應的學籍檔案管理工作，有利于實現學籍檔案管理工作的基礎化。
總之，高校學籍檔案管理工作是一項系統工程，需要在探索中求發展、求完善。為此，學籍檔案管理部門及管理人員應始終把握學籍管理為育人服務的方向，關注有關檔案管理新技術，探索新規律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學籍檔案管理工作，使其成為學校人才培養工作的需要，成為服務于學生的需要，成為服務于社會的需要。
Abstract： Open education is to open existing teaching resources and realize the sharing of learning resources and learners' free reference and learning， which not only means open to the object of education， the more important is the open of concept of education， educational resources and educational process. The open education enrollment management has information， scale， systematic and complicated characteristics. Scientific， standardized and efficient open education students files management is beneficial to enhance the the service functions and management quality of Xianyang Radio and Television University and enhance the school-running connotation.
關鍵詞： 開放教育；學籍管理；檔案管理；對策
Key words： open education；enrollment management；records management；countermeasures
中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）05-0219-02
0 引言
開放教育學生學籍檔案的主要內容包括：學生基本信息、學期注冊情況、課程注冊情況、考試注冊與考試成績記錄、學習過程中的獎懲情況、學籍異動情況等。學籍檔案采用計算機和文字管理方式分別存于省級電大和中央電大學籍管理部門，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學生畢業資格的依據。
開放教育實行完全學分制，學籍8年有效；學習形式靈活、多樣。所以與傳統的學籍檔案管理相比較，開放教育學籍管理既具有明顯的信息化、規模性、系統性的特點，又具備復雜性、動態性、周期性和分散性的特點。
1 開放教育學籍檔案管理的現狀
1.1 管理人員對檔案管理認識模糊，不夠重視 開放教育學員受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學員對學籍檔案的采集不夠認真和重視，檔案資料的采集填寫不完整、不規范、不準確，有的甚至由他人代填。部分學校對學籍管理缺乏正確認識，經濟上要求，管理上放任，投資上不重視，部分管理人員思想上不夠重視，認識上模糊不清，學員學籍檔案審查不嚴，要求不規范，檔案收集和管理相對混亂。
1.2 技術手段落后、管理模式陳舊 開放教育從招生到畢業電子已基本實現了網絡化和遠程操作，隨著招生規模的擴大，學員檔案數量不斷增加，加之存放時間不固定，管理上流動性、動態性的特點，很多過程靠管理人員手工操作，沒有上升到“電子”的高度，信息資源得不到充分的開發和利用。
1.3 檔案知識缺乏，管理隊伍薄弱 學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統的操作能力，還要求要有極強的計劃性、準確性和原則性，甚至于對工作的協調、超前和創新。但是目前部分學校忽視學籍管理隊伍的建設，輪崗、換崗、人員變動頻繁，缺乏對管理人員的業務培訓。管理人員綜合素質偏低，年齡偏大、業務不熟，電腦操作能力差，不當的操作還會導致資料的丟失和損壞。
1.4 投入不足、設備簡單，更新跟不上，軟件不配套
開放教育學籍檔案以電子檔案為主，但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在特定的介質上，必須通過計算機或其他特殊工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。這就要求設備跟上，軟件配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前各學校在這方面還存在很大的問題。設備陳舊，多年不更新，數碼信息采集、二代身份證讀寫器、監控儀器等更無從談起。
1.5 檔案管理制度不健全，網絡安全無保障 檔案具有真實性、原始性和安全性的特點，開放教育有他自身的規律和特點，所以就要有與之相適應的學籍管理規章制度，不能套用全日制學籍管理規定。有的學校雖然制度完善，但執行不嚴，工作隨意性較大。如果網絡安全得不到保證，就會嚴重影響學籍檔案的管理。
2 加強開放教育學籍檔案管理的對策
2.1 提高對檔案管理重要性的認識 學籍檔案管理是開放教育一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到開放教育的質量。所以要充分認識檔案管理的重要性。高標準、嚴要求地做好學籍檔案管理的每一項工作、每一個細節，切實保證學籍檔案真實的反映學生學習的全過程。加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，熟悉和掌握計算機技術，提高分析問題的能力。結合學籍工作實際，探索出學籍檔案管理的基本規律；樹立“一切為了學生，為了學生的一切”的服務意識，全面提高學籍檔案管理水平和能力。
2.2 強化檔案制度的建設，全面推進科學、高效和規范的管理檔案 建立健全開放教育學籍管理制度，科學高效的搞好學籍管理是提高開放教育質量的前提和保障。學校要在上級部門有關制度的基礎上，制定出符合自身實際的管理制度，使管理人員有章可循，有據可依，開放教育的檔案管理更加科學化、規范化和高效化。
2.3 創新信息化管理手段，發揮開放教育系統優勢，提高檔案管理的質量和效率 學籍管理是一項即嚴肅有嚴謹的工作，相關部門要依據開放教育的網絡化、系統性的特點，將學籍管理納入到科學化、現代化、信息化的軌道上。及時、全面、準確的利用計算機網絡對學員的學籍進行管理，使管理和比管理者能隨時隨地了解學籍狀態，實現學籍信息的規范化和管理的程序化，促進學籍檔案管理工作的質量和效率的不斷提高。
2.4 樹立安全意識，采取有力的措施，嚴防檔案損失，確保檔案的安全 計算機并不是無懈可擊的，隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，網絡的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取和更改學生信息等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失，也會對學校聲譽帶來一定的影響。所以加強安全防范意識，采取必要的措施，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。
學籍管理是開放教育一個重要的組成部分，學籍管理工作者要改變觀念、提高認識，加強學習，不斷的研究和探索學籍管理的新思路、新辦法和新動向，建立健全適應開放教育特點的規章制度，推動學籍管理不斷完善，規范化、科學化的提高學籍管理的質量，真正的做好學籍檔案管理工作，提升開放教育學籍管理的內涵，促進開放教育又快有好的發展。
參考文獻：
[1]田紅梅，韓愈強.論現代遠程開放教育學籍管理的特點及戰略意義[J].廈門廣播電視大學學報，2008，（1）.
