時間：2023-05-30 09:58:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公文管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
“這樣的活動樂于使廣大農民群眾接受。”（“樂于”應移至“接受”之前）
“我院已于9月30日召開了表彰先進個人先進集體大會，××院長和其他學院的領導同志出席了這次會議。”（“其他”應移至“學院的”之后，否則將有歧義產生）
“5月3日，我們訪問了參加過‘五四’運動的當年的愛國老人。”（應將“當年”移至“參加”之前）
在公文中正確地安排語序，主要應注意這樣幾點，一是注意尊重語序的習慣性。詞中的語素、詞組中的詞其先后次序有許多都必須按約定俗成的習慣排列，否則人們就看不懂，不易接受。如表達方位時，習慣于稱“東西南北”就不能隨意變為“西東北南”；“素質”就不要偏偏說成質素，……。二是注意事理的邏輯次序。這一次序是客觀事物內部規律性的反映，因而是安排語序的主要依據。三是注意語序的強制性。語序既然受語言習慣、事理邏輯的制約，也就具備了強制性。不管是誰，要想利用用公文清楚地表意并為人所理解，都必須服從這種約束，不隨意改變語序。四是注意語序的選擇性。從局部的和具體的情況看，語序的強制性中又有一定的可選擇性，只要不出現語法錯誤、不改變語義，為追求更佳的表達效果，也可對詞語的位置作一些調整，如將狀語置于主語之前等。
綜合上述基本要求，在公文中安排語序時常作如下處理：
1?當要表達的一組并列概念之間有輕重、主次、強弱之分，大小、高低、多少之別時，應依次順排或倒排；而無這種分別時則按一定標準（空間分布、音節多少）分門別類排列。如：
“黨的紀律處分有五種：警告、嚴重警告、撤銷黨內職務和向黨外組織建議撤銷黨外職務、、。”（由輕遞重）
“玻璃制品廠原黨委書記張某一伙，幾年來大量貪污盜竊、行賄送禮，其中僅行賄一項即達85000多元”。（由重遞輕）
“三個質量管理小組分獲一、二、三等獎，獎金額分別為5000元、3000元、1500元。”（由多至少）
“國庫券的面額，分為l元、5元、10元、50元、100元和1000元六種。”（由少至多）
“車間、倉庫、貨場、職工宿舍、職工食堂、退離休職工活動站等工程，續建量不足××％或所需繼續投資額不足×萬元的，經市計委審查批準，可按收尾工程繼續施工。”（前三項為生產類，后幾項為生活福利類，同時兼顧音節的整齊，先雙音節詞，再四音節詞，最后八音節詞）
從以上例句可看出，順排還是倒排還取決于突出強調哪一方面的需要。
2?當一組概念表現由若干連續的動作、行為構成的活動過程時，一般應按時間發展順序排列。如：
“該犯從我市（北京市）××監獄越獄逃跑后，先后流竄到石家莊、鄭州、武漢、廣州等地繼續作案。”
3?當以組概念表現一個認識過程時，一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。如：
“這是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奮進。”
4?當以一個語句反映因果關系時，一般是按先因后果次序排列，只有需特別申明或突出表現原因時，才先講結果再談原因。如：
“因為我們是為人民服務的，所以如果我們有缺點就不怕別人批評指出。”（先因后果）
“我們的會議之所以稱為，是因為3年前我們曾和一道開過一次。”（先果后因，以強調原因）
5?當將語句中的一些成分提前或后置并不違反語法規則，并不改變語義而且有利于提高表達效果時，應以此作為修辭手段。公文中有一部分定語、狀語、謂語可以提前。如：
“在事故現場，大的、小的、好的、殘的，堆放著許多從大火中搶救出來的產品。”（定語置于謂語前）
“在此期間，我們一定要抓緊落實國務院文件的精神。”（狀語置于主語前）
“這個拿血換來的經驗，大家都不要忘記。”（賓語置于主語之前）
同樣，一部分定語、狀語也可以后置。如：。
“在一個月時間里，他們共搶運救災糧一千余噸，加固水壩30多座。”（定語后置）
“在此我們謹向您的熱情支持表示感謝，為國家，為孩子們。”（狀語后置）
由以上二例中可見，正確地將句子成分提前或后置，可以突出或強調語句中的某個意思，給人以更強烈深刻的印象。
6?當由于語句中幾個成分的相互關系不明而出現歧義時，有時可通過改變語序消除歧義。如：
關鍵詞：公文管理；信息化；建設
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01
公文管理信息化就是公文管理模式從以紙質公文管理保管為重點，向數字化信息形式轉變的過程。主要包括：基礎設施建設、公文管理信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面。公文管理信息化建設最終將實現，一是公文管理信息的數字化、網絡化；二是公文管理信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是公文管理信息高度共享；四是將引發公文管理模式的變革。
我們站在公文管理工作的角度而言，現代社會發展到21世紀是網絡信息時代，網絡在社會中的廣泛有效的進行運用，能夠更加充分的體現出公文管理的全面利用，并且可以展現出其所具備的生命力。在傳統的管理當中，普遍運用的都是“你查我調”的管理利用方式，然而現在所運用的網絡化方式，則在一定程度更加的具有方便性以及高效性等諸多特點。
在供電公司當中的公文管理信息資源，其不僅具有突出的專業特點，而且其還具有一定的獨特性。在公文管理工作當中，全面有效的開展信息化建設，在供電公司辦公自動化當中，是無法給予忽視的重要組成部分。根據近幾年的實際發展情況，我們可以看出供電公司對于準確快捷的公文管理信息化的需求，顯得格外的越來越重視，不管是在人力還是在物力以及財力等方面的投入上，都主動的進行有力的加強，這樣在公文管理信息化建設中，為供電公司在這方面的發展步伐進一步的加強擴大，在各級政府機關當中，應當有效的依托辦公自動化系統推行管理，將公文管理有效的逐步實現現代化管理。所以，在供電公司辦公自動化程序當中，對于公文管理信息化建設必須要有效的納入其中，與供電公司信息化建設同步發展、使供電公司辦公自動化系統具有公文管理功能已勢在必行。
供電公司有效的實行公文管理，是供電公司在實際運作以及供電管理過程當中，直接形成的文字以及圖像和聲像等材料，具有保存價值的方面。供電公司的信息化管理，在供電公司公文管理當中是其主體以及核心重點所在，主要運用能夠在社會中，有效的衡量其管理水平以及供電質量，更是供電公司的重要標志之一。在供電公司當中擁有完整的公文管理體系，對于供電工作質量以及改進供電工作等諸多方面，都有著非常重要的作用。
首先，設備現代化。硬件設備要求性能高、容量大、安全性強，要配備計算機（以當前最高配置為宜）、掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源；軟件系統應具有功能完善、兼容性強、性能穩定、操作便捷、維護方便并使用經過公文管理行政管理部門認定的計算機公文管理軟件。
其次，公文管理數字化。按現有制定的標準將公文管理進行數字化。可將公文管理按利用率的高低有計劃分步驟地數字化。供電公司公文管理室是管理全公司各門類公文管理的場所，是供電公司信息的集中地。供電公司公文管理包括：行政、黨群、科研、基建、會計等文件材料，內容十分豐富。根據實際工作需求，可通過掃描手段、刻錄等手段，將室藏各種載體中的重要或經常使用的公文管理進行數字化處理。充分了解利用者的需求信息和利用規律， 將其需求公文管理的種類、數量和內容，進行預測，優先將這些公文管理做數字化處理。
再次，提高公文管理信息服務層次， 實現三個“一體化”。一是公文和公文管理一體化。使公文與公文管理互相滲透、融合、最終統一起來，直接為供電公司各項工作服務。二是各門類公文管理一體化。將供電公司所有公文管理作為一個整體，實行統一管理，并實現資源共享，最大限度地滿足各項工作利用公文管理的需求，提高供電公司內部信息的傳遞速度和綜合服務能力。三是內部信息和外部信息一體化。建立以公文管理室、檔案室為一體的現代供電公司公文管理信息管理中心，利用先進的信息技術，加快供電公司自動化、網絡化建設，使外部的技術信息、各種信息及時輸入供電公司內部信息網絡，更好地為供電公司現代化建設服務。
最后，服務網絡化。積極參與供電公司信息平臺建設，利用局域網絡實現公文管理“四同步”，即同步歸檔、同步整理、同步錄入和同步利用。在局域網內，對內向領導和工作人員提供公文管理信息的即時服務和網上查詢打印；對外配合政工宣傳部門和信息網絡中心，將已數字化的各類公文管理等信息內容，按照規定，掛接外網提供利用，實現室藏公文管理共享，達到宣傳供電公司擴大影響的目的。但要認真采用身份認證，確保公文管理信息的安全，嚴禁在公共網未批準公開利用的公文管理信息。
總而言之，隨著現代社會的不斷高速發展，互聯網絡以及計算機的運用在社會中不斷的加以普及，在供電公司當中擁有先進的公文管理軟件，那么在日常工作當中針對各個部門所形成的各種材料，都能夠方便快捷的進行高效的查詢以及及時的做出處理，這樣就能夠在一定程度上，將公文管理工作人員的勞動量進行有力的減少降低，將總體的勞動時間進一步給予有效的減少，增加工作中各個環節的工作效率以及全面提高公文管理的使用率。我國目前已經有多數供電公司在使用計算機檢索，由此也將各供電公司的公文管理水平進一步的給予全面提高增強。
參考文獻：
[1]劉利成，任民，張宏生.電力用戶用電信息采集系統網絡規劃研究[J].安徽電力，2011（02）.
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摘要伴隨我國通信技術的迅速發展，使得在企業生產過程中，出現了大量的電子公文。這些電子公文不僅給企業辦公室工作人員帶來極大挑戰，而且在管理電子公文中存在諸多問題。為此，加強企業的電子公文管理，具有迫切性及必要性。本文即將分析企業辦公室電子公文管理存在的問題，進一步闡述提升電子公文管理水平的策略。
關鍵詞企業辦公室電子公文管理
隨著科技的發展，時代的進步，人們的生產生活方式發生了重大的變化。計算機技術廣泛運用在企業的管理中，特別是辦公室的電子公文管理，通過利用互聯網技術，使得電子公文的保存、發送更加快捷，提高企業的信息服務水平。但是，產生了一系列的問題。所以說，提高企業電子公文管理水平勢在必行。
一、企業辦公室電子公文管理存在的問題
（一）對電子公文的認識不足
電子公文自身具有優越性、獨特性，不僅可以對其進行復制、保存、發送，而且還可以實現信息資源共享，并且操作過程簡單、方便、快捷。由于電子公文的這些特性，逐漸的替代了紙質版的公文。但是，在企業的電子公文管理中，部分工作人員的思想理念落后，對電子公文的認識不足。這樣，不僅導致企業的管理存在滯后性，而且先進的科技得不到有效普及。
（二）缺乏完善的電子公文保管制度
電子公文在企業的發展中具有重要的信息價值。因此，企業應當強化電子公文的管理。但是，有些企業缺乏健全的電子公文保管體系，使得電子公文存在不穩定性、不安全性。一旦電子公文管理系統出現問題，對企業構成嚴重的影響。除此之外，受紙質版公文的影響，使得電子公文容易引發安全隱患。特別嚴重的問題是信息泄露，非常不利于企業經濟的發展。
（三）電子公文管理人員的素質參差不齊
培養工作相關人員的整體素質，不僅能提升工作者的業務水平，而且能保證電子公文管理工作的質量。但是，在大多數企業中，電子公文管理者的年g差距較大，老齡化現象比較嚴重，并且綜合素質參差不齊。由于他們沒有就經過專業的培訓，難以快速的操作計算機，并且不會維護電子公文信息。這樣，嚴重降低企業電子公文管理工作的效率。
（四）電子公文鑒定責任不明確
電子公文的鑒定，一般依照文件內容進行識別，分析信息的真假、價值。電子公文鑒定工作要求高、難度大，要求企業相關部門相協調管理。然而，在企業電子公文的管理中，缺乏明確的鑒定責任制，不利于電子公文管理工作的有效進行，該類電子公文不斷積累，使得企業電子公文管理難度更大。另外，電子公文管理制度不健全，難以對電子公文進行有效、真實以及完整的檢驗，導致企業電子管理技術滯后。
二、提升辦公室電子公文管理水平的策略
（一）更新工作人員的思想理念
要想加強工作人員對電子公文的認識，就要更新他們的思想觀念，讓他們了解電子公文的重要性。首先，應當改變舊紙質版公文的管理方式，構建一個以電子公文為基礎的創新型模式。其次，要結合當前新問題或者新實情，轉化落后的思維方式，進行超前規劃，積極主動工作，將傳統的思想觀念與先進的思想觀念相結合，構成一個有機整體，用創新型的思維方式進行實踐活動，不斷提高辦公室電子公文相關人員的工作效率，提升企業的管理水平。
（二）構建健全的電子公文保管體系
健全的電子公文保管制度在企業管理中起到重要的作用。為了維護企業電子公文信息的安全性，企業要構建一個完善的電子公文保管系統。我們不僅要加大電子公文保障體系的建設力度，而且要保證每項電子公文安全管理工作落實到位。若想保證電子公文的安全性，應當注意以下事項：1.嚴格抓好電子公文儲存載體的質量關；2.規范電子公文儲存的保管條件；3.定期對計算機進行病毒檢測，保證儲存載體無病毒侵蝕或者將儲存載體設置在一個保護狀態；4.對于加密類型的電子公文，要進行嚴謹、有效的管理；5.定期對電子公文展開安全性檢測，保證電子公文信息的完整性、真實性以及可讀性，避免儲存載體無損壞，如果出現問題，應當及時對電子公文進行維護、復制和修復。
（三）培養相關工作人員的整體素質
隨著經濟全球化的發展，對于企業電子公文管理提出了更高的要求。相關工作人員不但要掌握電子公文管理的知識，而且要熟練運用互聯網技術。只有這樣的人才，才能實現企業電子公文管理的高效。具體的來說，相關工作人員一方面要學習電子公文的概念、電子公文的管理學以及電子公文的保護方法，另一方面還要將所學熟練運用到實際工作中，特別要求工作人員掌握計算機網絡技術、設備操作技術以及維修保護技術。這就要求企業能夠定期開展培訓活動，培養出更多高素質的電子公文管理者，可以通過繼續教育、學歷提升、招聘計算機專業人才等方式進行提高相關工作人員的整體素質。
【培訓講師】：陳馨賢
【課程背景】
辦公室辦什么？
辦公室講究三辦：辦文、辦事、辦會。
辦文，指的是辦公文。企業公務文書是記錄企業運營的信息載體，是企業溝通力、執行力的重要保障因素，在企業實施
領導、處理公務、溝通信息、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用。 不懂公文規范，即使本身精致，也會因其粗俗而難堪；
不懂寫作技巧，縱使有再深刻的內涵，也會如茶壺中的餃子，不為人所道。
今天，公文寫作的好壞直接影響企業對外的形象，對內的信息傳達的準確度。高效規范嚴謹的企業公文，已經成為現代
企業管理水平的標志之一。
那么：
企業行文，應該遵守什么規矩？
收文和發文的處理流程應該怎樣？
對政府機關行文，哪些文種不能使用?
對下級單位行文，要注意什么樣的格式？
擬寫工作總結、工作計劃、工作報告，要注意些什么？
為什么文學功底好卻不能寫出好的公文？
我們要從哪里收集素材？
我們應該怎樣謀篇布局？ ??
辦會，指的是會務管理。我們每個人都參加過這樣或者那樣的會議，而辦公系統，是會務組織相對較多的部門。
我們老是聽人說，中國的會可真多；
我們偶而聽人說，今天的會煩死了，亂哄哄，啥也沒定下來；
我們很少聽人說，今天的會可真高效。
為什么我們的會議頻繁卻又沒有效果？
為什么開會前我們進行了精心的準備但會議一開始就發現總是不如意？
為什么會議結束了但整個過程卻是有議無決？
為什么會后總是在講宣傳貫徹落實但其實什么也沒有落？??
本講座旨在通過培養員工學習各類文書寫作，掌握對各種文書的基本原則、格式、技巧及寫作規范，學會運用會務管
理技巧，進而把握科學、精準的表達能力與組織能力，提高員工個人的專業水準，提高企業的公文處理能力與會務管
理能力。
【培訓收益】
掌握公文寫作的基礎知識
熟悉及運用常用的公文文種
掌握企業公文的寫作流程與技巧
了解和避免商務公務寫作的常見問題
掌握常見文種公文的寫作技巧并熟練應用
掌握會務準備的要點
掌握會場布置的細節
了解會務服務與接待的技巧
【培訓大綱】
序：關于辦公室工作的三件往事
（一）、認識公文寫作
公文究竟用來做什么？
公文的特征特點
公文處理
公文運轉的流程
公文文種及其適用范圍
（二）、國務院對公文的格式規范有哪些基本要求？公文用紙有哪些要求？
公文的排版、印刷和裝訂有哪些要求？
公文中眉首部分的標識規則有哪些？
公文的標題有哪些要求？
公文的主送是誰？
公文中主體部分的規則有哪些？
公文中的結構層次序號有什么要求？
公文中如何引用公文？
公文中如何引用數字？
公文中如何使用計量單位？
公文的成文時間怎樣寫？
公文如何用印？
公文的附件有何要求？
公文如何用印？
公文的版記有哪些要求？
公文的主題詞如何選用？
公文的頁碼有何規定？
公文修改符號有哪些？
課堂實戰：公文寫作常見病例診斷
（三）、常用公文寫作提點
法定公文
通知、通報、通告
請示、報告、批復
決定、決議、會議紀要
意見
函
事務文書
工作總結
工作計劃
調研報告
述職報告
講話稿
簡報、信息
專用書信（請柬、邀請函、賀電、賀信、傳真、電子郵件） 典型材料
（四）、公文寫作實用技巧
公文寫作基本要求
準確體現寫作主旨
搭架子，粗略提綱
打腹稿，謀篇布局
廣咨詢，征求意見
繞主題，不斷完善
廣泛收集積累材料
合理布局避免枯燥
公文寫作常見的開頭形式
公文寫作中的“篇（段）前撮要”
公文寫作常見的結尾形式
公文寫作中的層次安排
公文寫作中的段落設置
公文標題的擬制要求
公文寫作中的過渡照應
精心雕琢語言文字
語法、語氣、語言
公文用語的基本要求
公文寫作的用詞規范
公文寫作的煉句藝術
巧妙傳達負面信息
修改把關必不可少
（五）會務管理
案例分享：九段秘書的會議管理會前準備
思考：我們都需要準備什么？ 會議組織者（會務秘書）準備什么 主持人準備什么
參與人準備什么
明確會議議題
明確會議目標
明確會議規模
確定與會人員
確定會議時間
確定會議議程
擬訂會議日程
選擇會議地點
制發會議證件
制發會議通知
制作會議請柬
與供應商進行合作
準備會議必需品
做好費用預算
準備會議文件
會場布置要領
了解會場設施用品
配齊會場所需設備
掌握會場布置技巧
會議接待工作
作好接待準備
會議食宿安排
會議文化生活
會議交通保障
會議用品供應
醫療衛生服務
會議安保工作
會場服務工作
組織與會者簽到 引導代表入座 發放會議文件 安排會議發言 組織分組討論 做好會議記錄 處理臨時事項 內外聯絡工作 組織參觀考察
會議目的達成
關鍵詞：電子政務；公文管理；發文；收文
1前言
電子政務是“互聯網+”環境中政府職能轉變、效能提升的重要舉措，也是推動社會工作信息化的重要使命［1］。電子政務堅持以技術創新推動體制創新，提高人民群眾辦事的方便性，具有重要的作用和意義。公文管理系統作為電子政務的一個重要組成部分，其可以在政府內部、部門之間實現公文擬稿、核發、審批、簽收、存檔等功能，優化電子政務管理系統操作流程，提高政府辦公效率，具有重要的作用和意義。
2電子政務應用與發展
隨著互聯網技術、工作流技術、數據庫技術的快速發展，政府辦公已經從傳動政務模式發展到電子政務模式，政府形態也逐漸從專制型、管制型、管理型向服務型轉變［2］。電子政務發展的理想目標如下:作為電子化的服務型政府，優化社會資源配置，形成有形資源無縫集成，個性化定制服務，零成本運行。因此，發展電子政務已經成為國內外政府機構的主要工作任務之一，通過利用先進的電子技術、管理系統該技術改革行政程序，充分的利用信息化手段建立政府與社會的互動平臺，提供更加公開、透明、快捷的辦事流程和服務模式［3］。電子政務的發展和改進是一項非常復雜的系統工程，其需要解決信息采集、過程建模、系統集成、安全保密等問題，減少政府工作人員的隨意性，實現跨平臺、跨空間的信息同步和共享［4］。經過多年的努力，政府服務機構已經構建了門戶網，集成了多個電子政務系統群，包括電子繳稅系統、住房公積金管理系統、國家電網信息系統、車輛登記管理系統、公安信息管理系統、出入境管理系統等，為人們提供信息化服務，方便群眾辦事。
3電子政務公文管理系統功能分析與設計
電子政務公文管理系統是政府信息化、自動化和智能化辦公流程之一，其可以實現政府機構內部、部門之間的公文擬定、審核、發文、收文、存檔和查詢功能。電子政務主要包括兩個重要流程，分別是發文功能和收文功能［5］。發文功能是公文管理系統的最為關鍵的模塊，其可以通過電子流程解決部門內部、部門之間的發文操作，并且能夠實時跟蹤和記錄發文流程，發文功能包括擬稿、核稿、審核、簽發、歸檔和查詢。(1)收文簽收:收文功能可以為用戶提供簽收操作，將簽收信息反饋給發文人。(2)收文登記:收文功能可以將相關的收文保持在歷史文檔數據庫中，并且給擬辦人發送相關的擬辦通知，可以通過相關的手機短信通知客戶。(3)擬辦:擬辦是指負責人收到相關系統的收來的公文的指揮，擬辦負責人可以簽署相關的擬辦意見，如果簽署人是一級領導或者其他領導，可以在公文上交代其他客戶進行辦理。(4)閱批:公文流轉到相關的負責人處之后，可以交由用戶進行處理，并且發送給相關的人員進行閱批處理。(5)分/催辦:分辦負責人收到系統傳輸的閱批公文后，其可以將公文分發給部門內部所有人員。(6)承辦:部門人員收到公文之后，可以根據閱批人員或領導的意見承辦，也就是根據公文完成政務工作，比如包括按照公文執行政府指令或出臺配套政策。(7)歸檔:部門人員承辦完成之后，可以將收到的公文保存在收文數據庫中，這樣就可以便于后期進行查詢和統計，完成公文人員績效考核工作。
4結語
隨著軟件開發技術的提升，電子政務公文管理系統將會引入更多的新技術，比如數據挖掘技術、智能存儲技術、移動計算技術，引入先進的數據加密技術、數字簽名技術等，保證系統公文傳輸、共享的安全性，進一步改進公文管理流程，豐富公文管理系統功能，為電子政務職能轉變、效能提升作出貢獻。
作者:顧巍 單位:無錫市體育局
參考文獻:
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［3］張佩珍．電子公文交換系統EDES設計［J］．科技創新與應用，2014(04):45～46．
（一）擬制公文，要根據本部門職權范圍并取得一致意見方可行文。進行工作檢查或要求所屬單位上報情況、數據，一般不正式行文。
（二）草擬、簽發公文，一般根據公文的內容由局職能科室、所屬事業單位（科室）負責擬稿，綜合性文件由政策法規信息科擬稿。擬文必須講究質量，切實可行。
1、凡以局名義制發的文件，應由起草人或行文科室（單位）在擬文稿紙上署名，經科室（單位）主要負責人、局分管領導審核后，報局長簽發。
2、局及所屬事業單位向上級提出申請、匯報業務工作和轉發上級文件必須統一以局名義，報局長簽發。
3、所屬事業單位在全市范圍內轉發、制發文件應由單位主要負責同志審核，報局長簽發。
4、以局名義制發的合同文本須局分管領導審核，由局長或局長授權委托人簽字。
5、局屬事業單位制發的合同文本，須事先報分管領導審核并經局長同意，由事業單位主要負責同志簽字。
6、凡以局名義聯合行文的，由局長會簽；以局屬事業單位名義聯合行文的，須局分管領導審核并經局長同意后，由事業單位主要負責人會簽。
（三）公文正式印制前，辦公室應認真做好復核、登記工作，嚴格按照公文的審批、簽發程序，做到手續完備、附件材料準確齊全和公文格式符合規定。經復核需要對文稿進行實質修改的，應按草擬、簽發程序復審。
二、收文辦理
（一）局及所屬事業單位辦公室安排專人及時簽收文件，認真做好分類登記。簽收公文要認真審核，對不符合國家法律法規、不屬于本單位職權范圍內受理或不符合規范的公文，經辦公室主任批準后，退回呈報單位并說明理由。凡標明主要領導簽收的文件、信函等，除收件人授權拆封外，一律由辦公室送主要領導收拆處理。
（二）局上級來文（包括領導和各科室、各單位人員開會帶回的文件），一律先由辦公室進行登記，辦公室應及時提出擬辦意見，并及時送局長閱批或傳閱，再按批示意見送分管領導閱辦或傳閱，最后送有關科室（單位）辦理。所屬單位上級來文（包括領導和各科室、各單位人員開會帶回的文件）涉及全局性或重要專項工作的要及時送傳到局辦公室，由局辦公室報送局長閱簽。
（三）傳閱文件要嚴格控制在規定的范圍內，相關領導及人員閱后應簽署姓名、日期。秘密文件一律由辦公室傳閱，閱后簽名并及時送交文件管理人員，傳閱人之間不要互相傳遞。
（四）局及所屬單位辦公室對重要文件的貫徹落實，要負責督查催辦，及時上報辦理結果。承辦科室（單位）或承辦人員要做到領導批示件立即轉辦，一般批示件一周內辦結，復雜疑難批示件一般在兩周內辦結，領導有明確時間要求的，按領導批示要求辦結。辦理情況及時向主要負責人和辦公室反饋。辦理完結后，要簽署文件辦理情況、姓名、日期。
三、公文歸檔
（一）個人或科室（單位）不得保存應歸檔的公文，承辦人員應在一周內將公文退還辦公室，因工作需要必須復制的，經辦公室主任批準后可復制副本備用。
（二）歸檔的公文必須齊全、完整。
（三）局及所屬事業單位各科室須做好其他文件資料的收集、歸檔工作。
四、公文管理
（一）各種文件（資料）均不得向廢品收購單位或個人出售，需回收的及時回收；需單位自行銷毀的，應由兩人監督銷毀；需立檔的要及時立卷歸檔。
（二）外單位借閱文件要經辦公室主任批準，按規定手續借閱。嚴禁非文件管理人員借出文件。
關鍵詞：公文處理；檔案管理；銜接問題；對策分析
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）08-0-01
公文處理與檔案管理都是公文管理的兩大重要環節，這兩個環節常常在銜接上容易出現問題，從而影響整個公文管理工作。本文就如何確保兩者的有效銜接，這是擺在我們面前的重要課題。本文結合工作實踐，就公文處理與檔案管理的銜接進行探討。
一、公文處理與檔案管理工作中存在的問題
在公文管理中，從公文的生成到歸檔管理，是一個系統的過程，常常因為諸多原因而導致兩者之間的銜接不到位，從而影響了公文管理工作的實效性。主要表現在以下幾個方面：
1.公文處理與檔案管理銜接機制有待加強
一是對公文處理與檔案管理之間銜接工作的認識不到位。公文處理人員只要做好公文的擬稿、修改、校稿和印制即可，對于公文生成后進行及時地歸檔沒有引起足夠的重視，從而就影響了公文歸檔的及時性。檔案管理人員則存在觀望、等待的消極思想，認為公文處理人員沒有將文件送來，就不是自己的責任，最后可能導致一些重要的文件遺失，給檔案的有效運用帶來不良影響。二是從很多單位來看，缺乏公文處理與檔案管理密切配合的規范性制度，導致無章可循。大多都是停留在各自為陣的階段，公文處理人員與檔案管理人員的溝通與配合不到位，從而影響了銜接工作的快速有效進行。三是缺乏獎勵與處罰制度。對于公文處理與檔案管理銜接工作到位、效果顯著的人員，沒有給予獎勵，從而影響了他們工作的積極性和主動性。對于工作馬虎，公文處理與檔案管理銜接不力的人員，也沒有相應的約束處罰機制，導致他們責任心不強。
2.公文與檔案質量有待提升
一是數量多，質量差。從一些基層的行政事業單位來看，無論大事小事，總愛開會發文，導致公文的數量突飛猛漲，大有愈演愈烈之勢。這就在無形中增加了公文處理人員及檔案管理人員的工作負擔，也就無法在有限的時間內確保數量眾多公文的質量，使公文及檔案的質量不得不大打折扣。這些疏忽都會給未來檔案的利用帶來極大的不良影響，會直接影響到行政服務效能的提升。二是欠規范，銜接難。由于缺乏規范化、標準化的管理，導致在有些單位在公文處理與檔案管理的銜接中存在著一些問題：如公文紙張、型號、裝訂等沒有嚴格按照要求落實，而是隨意用不符合規范的紙張代替，裝訂操作具有很大的主觀隨意性。正因為公文處理不到位，就給檔案管理帶來直接的負面影響：容易引發檔案資料漏頁、破損等問題，降低了檔案的完整性。又如附件、版記欠規范。作為文書與檔案部門之間銜接標識的版記，常常被忽略，從而影響了公文立卷和歸檔的規范性。
二、公文處理在檔案管理中的策略
公文處理是檔案管理的基礎工作，檔案管理是公文處理的成果展現，是公文的最終歸宿。針對當前公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題，筆者提出如下對策及建議：
1.提高思想認識，優化公文與檔案管理制度
一是走出認識的誤區，轉變工作理念。提高對公文處理與檔案管理之間銜接工作的認識，構建公文檔案管理一體化的管理模式。將檔案管理工作前沿定為公文處理，公文處理人員不僅要做好公文的擬稿、修改、校稿和印制等工作，還要確保公文及時立卷歸宗，整理成檔。檔案管理人員必須消除等待觀望的消極思想，要主動聯系溝通，積極督促，確保文書歸檔的及時性。
二是完善銜接管理制度。為確保公文處理與檔案管理之間配合的密切性、規范性，必須建立相應的銜接制度，實行一體化管理、一盤棋操作的模式，這樣就能夠從根本上消除各自為陣、銜接不力的問題，促進公文處理與檔案管理之間的聯系更加緊密、更加及時，為提升單位服務效能奠定堅實的基礎。
三是完善獎勵與處罰機制。對公文處理與檔案管理銜接工作進行績效考核與評價，實施獎勵與處罰。對于工作落實到位、措施得力、效果顯著的人員，應該予以獎勵，以此提升公文與檔案管理人員的積極性和主動性。針對工作不力而造成公文處理與檔案管理銜接不到位，甚至給后續工作帶來極大負面影響的人員，可以按照獎勵與處罰制度進行一定的處罰。
2.強化質量意識，提高公文與檔案質量
一是從重數量到重質量轉變，堅決改進文風轉變工作作風。堅決落實中央關于改進文風的相關精神要求，盡可能地壓縮、削減公文的數量。這樣不僅能夠有效減輕公文及檔案管理人員的工作壓力，而且可以有更多地時間確保公文與檔案質量的提升。從公文的格式、規范再到逐字逐句、標點符號等細微之處，都要追求精于求精，盡善盡美。
二是從粗放化到標準化轉變，注重公文與檔案工作的精細化管理。不斷完善公文處理與檔案管理規范化管理制度，注重從細節處求質量，出精品。特別是要做好版記等工作，確保公文處理與檔案管理之間銜接的有效性。
總之，公文處理與檔案管理是相互影響、相輔相成的系統工作。積極改進當前的管理運作模式，構建公文與檔案一體化的模式是發展的趨勢。要想優化工作效能，我們就應該從制度完善入手，走出認識的誤區，轉變工作理念，健全獎勵與處罰管理制度，強化質量意識，從重數量到重質量轉變，堅決改進文風轉變工作作風，從粗放化到標準化轉變，注重公文與檔案工作的精細化管理，不斷優化公文處理與檔案管理的銜接機制。
參考文獻：
[1]任彩霞，張軍.新時期辦公室檔案管理的有效探討[J].辦公室業務，2012（09）.
為了進一步提升辦公自動化應用水平，推進中石化總部與企業辦公信息化建設，提高公文處理與辦公管理水平，規范企業行政辦公業務流程，近期中石化公文管理系統在中石化各家企業進行應用推廣，中石化公文管理系統是基于Lotus Domino進行的設計開發。
一、技術背景
Lotus Domino/Notes 作為群件系統的領先者，在我國及全世界有著廣泛的應用。它提供的企業信息通訊平臺、文檔數據庫、工作流自動化功能，以及其豐富的模版，使其成為辦公自動化的代名詞。目前中石化公文管理系統使用的是Lotus Domino8.5版本。
隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展，傳統的C/S結構的公文管理系統已經不能很好的適應用戶的需求，B/S模式漸漸浮出水面。中石化公文管理系統是基于Domino Web 進行的開發設計，Domino Web技術是Domino/Notes開發的一種延伸和擴展，因其部署簡單，使用簡便而取代了維護繁瑣的客戶端應用。中石化公文管理系統基于的Domino數據庫是包含應用程序的數據、程序代碼、邏輯關系和設計元素的容器。
通過Domino Web設計出滿足企業要求的視圖、表單及頁面等內容。Domino Web 服務器是一個Lotus Domino服務器任務，它使Lotus Domino 服務器能夠同時作為HTTP 服務器。Domino 服務器自動將所有的Notes 設計元素和文檔轉換為Web 頁面，使用戶即可以通過Notes 客戶機，也可以使用Web 瀏覽器訪問Notes 數據庫。Domino服務器把所有的設計元素和文檔轉換為Web 頁面。不用付出任何額外的工作，Notes 視圖，表單，導航器，鏈接和文檔被解釋成可以顯示在任意一種Web客戶機上的HTML。
二、優化設計
天津石化作為中石化公文管理系統首批推廣試點企業之一，根據天津石化實際情況，制定了收文、發文、工作表單、簽報、會議通知等各個模塊的數據庫及流程配置。在中國石化公文管理系統推廣基礎上，結合天津石化實際應用情況，完成5000多用戶、253個部門信息的初始化工作，部署了公文流轉、個人郵箱、個人事務三大模塊。其中公文流轉模塊包括收文、發文、簽報、會議紀要、工作表單、督辦管理子模塊，完成了600多個數據庫的搭建和45個流程的配置工作。 個人郵箱作為公文管理系統應用的輔助模塊，個人事務含委托辦理、密碼設置等。為確保公文快速高效的運轉，天津石化同移動天津公司共同做好了系統中的短信提醒功能，為急件的辦理提供便捷。
在中石化公文管理系統的基礎之上，天津石化公文管理系統主要進行了以下方面的改進設計及開發：
（一）進行了首界面的修改，由原有的“待辦信息”和“待閱信息”兩個模塊增加為“待辦信息”、“待閱信息”、“會議通知”和“個人郵箱”四個模塊，界面顯示呈“田”字型，各個模塊顯示更加直觀，其中待辦信息和會議通知兩個模塊按照緊急程度排序。
（二）從功能上把“會議通知”單獨分離出來，只用于各種會議通知，模塊中未讀通知顯示紅色，閱后顯示成黑色，便捷，并可由各接收人員根據需要自行刪除，以保證會議通知及時有效的傳達。同時在公文流轉中增加“其他通知”，用于下發會議通知以外的各種通知。
（三）規定了“待辦信息”及“會議通知”中文件的排列順序，即按文件限辦時間分為特急、急、一般三個緩急層次，分別用兩個紅標、一個紅標、綠標顯示，自動按特急、急、一般順序排列文件（同一緩急層次內文件按時間排列），同時系統根據設定的限辦時間自動改變文件緊急度，直觀地提醒辦理人員，以確保文件運轉高效、準確。
（四）隱藏傳閱文件及會議通知過程中除本層回執的所有回執信息，即發起傳閱（通知）人只看到自己傳閱（或）的回執，而上層（或下層）傳閱（）回執不再在本層顯示，并且同級之間被傳閱（）者互相不再看到回執信息，以確保回執信息的簡潔。同樣在刪除傳閱（）權限上也相應加以修改，即發起傳閱（）人只能刪除自己傳閱（）的人員，不能刪除其他層次的傳閱（）。
（五）增加了公文統計中的搜索條件，并將搜索出的文件標題增加鏈接功能，直接可以查到文件當時流轉的狀態。
（六）為確保系統運轉速度，將系統中的“待閱信息”中的文件，按照接收文件的時間計算，如超出30天未閱，自動將文件轉入“已閱信息”中，以免造成因“待閱信息”中文件過多時，系統登錄時間延長的問題。
三、服務器配置及備份方案
根據天津石化體制現狀，天津石化公文系統中的郵件系統將對改制單位用戶使用，所以郵件使用人數將上升到5000人，由于Domino服務器的最佳用戶數限制為3000人左右，天津石化對現有情況評估后采用在兩臺服務器上分別做分區服務器的方式來部署公文和郵件系統。
兩臺服務器分別為A和B，分別安裝2個Domino分區服務器，分別部署公文系統和郵件系統，Domino程序在本地磁盤，數據存放在磁盤陣列上。在部署的時候，需要給公文系統及郵件系統綁定不同的IP地址。備用系統都是處于停用狀態。如果A服務器上的公文出現問題，則應急啟用B服務器上的備用公文系統，同時需要斷開A服務器與磁盤陣列的連接，應急狀態下需要在一臺服務器上同時運行公文系統和郵件系統。這種配置方案實現了多臺服務器單一登陸的功能，系統負載均衡，運行穩定快捷，出現問題時，能快速發現問題、解決問題，有效的減少了系統宕機時間，為公文系統平穩運行保駕護航。
四、應用效果
優化后的公文管理系統界面更具人性化，符合用戶的使用習慣，更便于新老系統的切換，會議通知的有效提取便于用戶分清事務的輕重緩急，是這次設計的亮點。另外通過系統的權限設置使每個用戶都能根據自己的權限、角色，去履行自己的工作職責與義務，保證了文件運轉的安全性。通過公文管理系統，對公司內部的公文的發放的流程實現了可視化監控以及待辦文件的提醒。通過靈活簡便的流程定制功能來實現管理公司內部的收發文以及各種流程的管理和監控。系統實現了與office的無縫鏈接，支持多種文件格式。通過辦公助手用戶方便的實現了委托辦理功能，即使員工出差在外也不會耽誤工作的正常運行，同時創建備忘錄提醒以及常用文檔的保存使得用戶在使用過程中更加的人性化。
隨著網絡和現代信息化發展，公安公文信息網絡管理系統的現代化和信息化已經勢在必行，刻不容緩。鑒于此，本文從實際工作出發，介紹公文網絡管理系統的功能、模塊設計、數據庫的設計以及系統的基本運行程序等方面，以期該信息網絡在實際工作中發揮作用，使得公文管理更趨科學化和合理化。
【關鍵詞】
現代信息化；公安公文信息網絡管理系統
為適應新時期公安工作跨越式發展需要，實踐科技強警戰略，促進公安工作信息化、數字化，設計開發了公文自動化管理系統，實現網絡管理公文。通過網絡達到、簽收、查詢、管理公文數據。本系統易于操作、靈活直觀，通過該系統應用，經實踐大大減少了公文管理工作量，提高了管理水平及工作效率，充分發揮了信息網絡在公安工作中的作用。
1 系統設計
1.1 系統功能分析
系統開發的總體任務是實現公文管理的規范化、無紙化、自動化。
系統功能分析是在系統開發的總體任務基礎上進行的。本系統能實現如下功能：公文、公文查詢、公文簽發、公文簽收、故障登記、系統管理。將公安部門公文管理結合公安信息網絡，提高工作效率。具體功能如下：
（1）系統登錄：通過IP地址及系統口令驗證用戶的合法性，并通過判斷用戶的管理權限和級別調用不同的公文管理模式；
（2）公文：發文單位可按需要選擇所的文件類型、格式、發文范圍，并錄入文件信息，公文；
（3）公文簽發：具有公文簽發權限的用戶登錄后可使用該模塊（如單位領導），領導閱覽公文后，批準則可進行簽發操作；
（4）公文查閱：公文后未經簽發對于收文單位是不可見的，經簽發后，收文用戶進行后可查閱所有已簽發的公文；
（5）公文簽收：收文單位閱覽公文后，應對公文進行簽收，如系統故障不能簽收則需添寫故障登記表。簽收情況及故障情況將記錄在公文簽收表中，便于上級機關對收文單位簽收情況進行了解及考核。
（6）系統管理：包括數據庫管理、用戶管理、口令管理、系統日志管理。
注冊用戶可以根據權限，由系統自動鑒別并授權使用不同管理方式，及簽收公文。不同權限具有不同功能，寫權限可進行讀、寫功能，讀權限只能看，不能使用其他功能。有些系統功能面向所有用戶。不同級別用戶可訪問向其公開的信息。注冊用戶可更改密碼，保證自己信息安全。
1.2 系統功能模塊設計
對上述各項功能進行 集中、分塊，按照結構化程序設計要求，得到如圖所示系統功能模塊圖：
2 數據庫設計
數據庫在一個信息管理系統中占有非常重要的地位，數據庫結構設計的好壞直接對應用系統的效率以及實現的效果產生影響。在對用戶需求、管理過程進行充分了解的基礎上，對公文管理數據庫結構進行了如下分析及設計。
2.1 數據庫需求分析
在仔細分析調查公安公文信息管理需要的基礎上，得到如圖所示的本系統所處理的數據流程。
針對需求，通過對公文處理過程的內容和數據流程分析，設計如下所示的數據項和數據結構：
（1）公文數據信息：包括的數據項有：文號、公文類別、公文名稱、公文內容、發文部門、發文時間等。
（2）用戶信息：包括的數據項有：用戶編號、用戶名稱、密碼、權限、所屬部門等。
（3）簽收情況信息：包括的數據項有：簽收單位、簽收文號、簽收時間等。
（4）故障信息：包括的數據項有：故障單位、故障類別故障時間等。
（5）系統日志信息：包括的數據項有：日志編號、使用者名稱、時間、進行操作等。
根據以上的數據結構、數據項及數據流程，進行如下數據庫設計。
2.2 數據庫概念結構設計
根據以上數據項及數據結構，設計符合工作需要的各種實體，以及它們之間的關系。
本系統設計規劃實體如下：違法犯罪人員基本信息實體、強制措施實施情況實體、訴訟實施情況實體、用戶信息實體、系統日志實體。各實體具體描述圖如下：
3 系統功能設計
3.1 系統開發及運行環境
本系統開發及運行環境：Macromedia Dreamweaver：前臺頁面設計；ASP：應用程序開發；Microsoft SQL server 2000：后臺數據庫設計及支持；Microsoft Windows 2003：提供服務器支持。采用Web-Server模式（瀏覽器-服務器）模式。
3.2 系統登錄
根據系統用戶數據庫中情況，對用戶登錄進行判定，根據據用戶角色與權限的不同，選擇進入不同的用戶功能組應用界面。
3.3 系統管理
可設計對系統數據進行分析、統計、管理、備份、恢復。對用戶進行管理，可增加、刪除、設置角色、設置權限等。
3.4 公文
提供公文界面與環境，可錄入公文內容，設置字體、插入圖片，設置發文人、文章閱讀權限、是否需要按時簽收，發文范圍等。
3.5 公文簽收
【關鍵詞】政府機關 行政公文 效力保障
中圖分類號： D630 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2015）01（b）0000-00
1依法行政，推動行政公文的立法工作
推動行政公文立法是公文效力保障的根本保證。在法制不健全的年代，公文起著非常重要的作用，是政府管理行政事務和社會事務的最主要依據，不僅數量大而且涉及范圍廣。目前，社會主義市場經濟法律體系基本健全、各項法律制度正在逐步完善。公文雖然從本質上不具有法的強制性，但它對政府機關的行政管理工作具有規范性、引導性和指導性作用，并且這一作用在短時期內很難取消，因此，非常有必要從立法的角度對公文的制定和審查進行規范，用法律制度促進公文效力的保障。
要充分發揮公文在管理中的重要作用，最好為公文立法。鄭崇田先生在《公文管理亟待立法》認為“公文改革已是歷史之必然”、“公文管理發展的趨勢是立法，爭取及早立法DD《中國公文法》，統一全國有關公文的規定”。公文在政府管理行政事務和社會事務起著相當重要的作用，稍有差錯就會引發嚴重后果。從立法制度建設上規范和提高公文質量是根本。要實現公文效力的保障，還必須提高公文質量，把提高公文質量放在制度規范、組織起草和審查工作的首要地位。要從思想上牢固樹立起草公文和審查公文就是依法行政的觀念。
2依法行文，倡導政府公文的誠信意識
倡導政府公文誠信是公文效力保障的前提條件。公文是政府機關履行行政管理職能的一種重要載體和方式， 傳達著政府的聲音，彰顯法制社會的公開、公平與公正特性。政府誠信，公文的制定科學規范、符合實際，就能給公眾帶來利益，就能夠提高政府依法行政的能力。但是，公文的制定若不能做到科學規范、也不符合實際，就會引起非議，損害群眾利益，導致政府誠信力的降低。現實中發生了許多因公文失去誠信的案例，雖然有新聞媒體的介入，有上級機關的查處，這些違規、違法的公文雖然最終被糾正，但是這些公文引發了一系列矛盾，造成了難以控制的后果，大大降低了當地政府的誠信形象，一定要引以為戒。
對行政機關公文的合法性審查以前實行的是事后備案制，即文件頒發實施后再交給政府所屬的法制部門備案。由于沒有具體明確審查職責，加上監督手段虛置，導致某些公文在出臺過程中，喪失了應有的法定的原則立場，成為了一些部門和領導謀私的工具。對此，要采取相關的措施：要加大對公文備案審查法規宣傳力度；要從源頭抓起，有效監督權力，提高政府公文的誠信意識；要加強追究和問責力度，對于違法違紀，造成不良社會影響的公文，追究主要負責人的責任。如此，才能使公文規范、嚴肅和公正，從而進一步提升政府的誠信形象。
3統一標準，規范公文制發、備案等制度
公文制發要規范。公文制發要遵循依法行文、實事求是、精簡高效、全面優化、安全保密、集中統一的原則。制發公文必須符合黨的方針政策和國家法律法規，切實維護人民群眾的根本利益。堅持依法辦文，深入調查研究，聽取各方面意見，努力提高公文的針對性、可操作性。工作人員要嚴格執行公文處理規定，正確處理行文關系，遵循行文規則，規范公文格式，加強辦文審核和質量把關。制定公文，主辦部門必須廣泛征求相關部門和基層的意見，通過法規部門的審核，經集體研究審定后才能制發。建立公文處理責任追究制度。對不按程序制發公文的要追究相關責任，對有嚴重錯誤的公文，要作退文處理并進行通報批評。
公文要加強備案、監督和清理。要加強公文的備案審查，加強公文的監督管理，構建一個科學、合理、規范的公文體系，這是維護法制統一、確保政令暢通的重要內容，也是推進依法行政、建設法治政府的必然要求。要依靠法制部門加強對公文的監督，從源頭上堵住違法、不當的公文。要加強對公文的清理，重點是撤銷過期公文。要對政府公文及時進行清理，凡過期、失效、失去政策性和延續性的文件均應終止執行，清零作廢。還要建立公文的長效清理機制，把行政公文納入統一的數據庫，供各機關單位和廣大市民查閱、監督。
4實事求是，有效避免公文產生副作用
公文專家常崇宜先生提出“秘書寫公文，一定應懂得和減少所寫公文可能發生的副作用”，即從其負面進行研究。（清人）李漁有認為：“立一法，即生一弊。法者，弊之所從始也。”制發主體等級越高危害越大，制發單位越多越不利于監管，公文內容越模糊越不利操作，公文內容越空洞越降低效力，公文越不合實際越容易失效。所以必須制定法律法規，使行政有法可依，使公文副作用降低到最低限度。
各政府機關在公務活動中要以人為本，想群眾所想，為群眾謀利益，方便辦事、規范合理辦事。政府公文制發部門要警惕公文副作用，多研究、多調查、多深入基層。要審查“紅頭文件”的合法性，對于其制定的主體、權限、程序和法律依據進行全面而嚴格的審查，避免其與國家法律相抵觸的部門，還要審查“紅頭文件”的合理性，確保其符合中央、地方與部門的實際情況，與其他公文相互協調無沖突，措施合理適度，能夠促進地方經濟社會發展，要避免急功近利、竭澤而漁。
公文的出臺，離不開政府的決策。要加強政府自身建設，建立責權一致的決策機制，促進行政決策科學化、規范化、合理化。政府的決策要遵循程序，即：發現問題調查研究資料與信息收集擬定各種可行的備選方案對各種備選方案進行可行性評價提交相關會議研究決定組織力量實施決策反饋信息。權力過分集中容易誘發腐敗。在政府決策過程中，存在著非程序化甚至是違法的決策，誰權大誰說了算，誰的官大誰說了算的現象經常出現。這就要求必須解決權力過分集中的問題，要改革行政管理體制，使權力得到合理的劃分。
要謹防“偽公文”和“假公文”。社會生活中，充滿著形形真真假假魚目混珠的現象，商品有假冒偽劣明星有替身模仿，手機有山寨版，公文也有“偽公文”和“假公文”。這也是避免公文負效力的重點之一。近些年來，公文造假現象開始泛濫，有日趨嚴重的趨勢。
5加強宣傳，不斷提高公民的公文意識
提高公民公文意識是公文效力保障的必要措施。公民的公文意識，是公民對公文從了解到透徹理解的過程，是對公文的制發、管理、實施等一系列環節自發自覺監督的過程，是公民對政府依法行政前提下依法行文的貫徹和執行。
首先是公民的參與意識。要做好公文的普及教育，尤其要讓普通公民了解公文，不再認為公文神秘。公眾雖不能直接參與文件的制作，但至少可以了解公文的內容及執行情況。了解后談提高，要加強公文相關知識的宣傳，形式可以多樣，展板宣傳、集中展覽、召開聽證會等都是很好的辦法，目的是提高公民的公文參與意識。
其次是公民的監督意識。“麻雀雖小，五臟俱全”。公文雖小，卻關乎國計民生。公文可以用于維護公民的切身利益，從而使公民自覺監督文件執行。如此，也可使政府公文始終受到監督，避免出現公文負效力。強化公民對政府公文的監督，可以推動政府依法行政的規范化、法制化運行。
第三是公民的決策意識。公民有參政議政的權利，公文的出臺應當傾聽社會各界的聲音。公文決策和出臺涉及人民群眾利益的重大事項，必須實行公示和聽證制度，這是當前公民參與科學民主決策的重要制度。但是，雖然很多地方的重大決策已經采用了公示、聽證的方法，但多流于形式，并沒有使公民真正參與決策。
第四是公民的信息意識。隨著信息化建設的迅速發展，對外，各級政府均建立了自己的政務網頁，對內，建立健全了電子政務系統，且逐步成為機關公文處理的平臺，公文的起草、審核、簽署、以及收文的辦理等都將在電子政務系統中運行。公民要充分發揮和利用信息及網絡技術手段，了解政府公文的內容，了解公文的制發、管理和執行情況，通過“市長信箱”、“市長熱線”、“公眾論壇”等渠道和途徑，提出批評和改進意見，監督政府依法行政。
6科技助力，健全電子公文信息平臺
健全電子公文平臺是公文效力保障的有效途徑。隨著電子政務應用范圍的擴展，電子公文的寫作也將勢在必行。電子公文就是指在電腦網絡中寫作、存儲、傳播和閱讀的法定公文。各級政府都建立了自己的網頁，實行政務公開。各種政治活動、政策法規，都可以在網絡上查到詳細的信息。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發展，辦公自動化系統將逐步成為機關公文處理的平臺，公文的起草、審核、簽署、以及收文的辦理等都將在辦公自動化系統中運行。在電子政務系統中運行的公文是機關職能活動的歷史記錄，必須按照檔案管理的要求歸檔和管理。實現電子公文歸檔的關鍵是在開發辦公自動化系統中將電子公文管理功能嵌入系統中，實現文檔一體化管理，從而加快信息化建設步伐，提高對公文管理的規范化、制度化和科學化水平，提高辦事效率，確保政令暢通。
7結論
公文是政府管理和服務社會的重要方式，規范涉及大量社會成員的權利義務和切身利益，只有保證其自身的健康，才能夠保證社會的健康，促進社會的和諧與穩定。公文是政府行使權力、履行職責的重要手段，對其進行嚴格審查，實際上就是對政府權力進行嚴格監督與制約，這對于促進依法行政具有十分重要的意義。
要建立高效務實的政府，就必須提高公文質量，重視公文效力，即公文在實際公務活動中的效果。但是公文副作用的產生，降低了政府的誠信形象，損害了人民群眾的合法利益，妨礙了社會穩定，造成了一系列嚴重后果。避免公文發生副作用就是保證公文的權威和誠信。
政府行政公文從一定程度上會影響社會和經濟平穩發展。公文效力保障是基于發揮政府依法行政、服務為民的宗旨，通過推動行政公文立法、倡導政府公文誠信、規范公文制發備案、避免公文的負效力、提高公民公文意識、健全電子公文平臺建設等措施開展。
參考文獻：
1、國務院《國家行政機關公文處理辦法》[S].2000.8.24，2001.1起施行
2、楊 戎.我國公文公開現象初探[J].四川大學學報（哲學社會科學版），1995，（2）
摘要：公文交換系統采用B/S結構，客戶通過瀏覽器訪問服務器以及與Web服務器連接的后臺數據庫，運用微軟的DNA三層結構，采用交互式集中管理模式架構系統。系統的結構模型部分對系統的管理模塊、部分管理模塊、公文管理模塊等進行了詳細的描述。
關鍵詞：電子公文交換；電子公章；數字簽名
1系統架構說明
計算機和網絡技術的發展使信息系統經歷了從集中式計算模式到分布式計算模式的演變，分布式計算又可分為資源共享式、客戶機/服務器（C/S）模式和瀏覽器/服務器（B/S）模式三種類型。
為迎接Internet的發展所帶來的機遇和挑戰，微軟提出了WindowsDNA(WindowsDistributedinterNetApplicationArchitecture)。DNA架構下，應用被分割成三個相對獨立的單元：表示層、業務邏輯層、數據服務層。表示層負責與用戶交互并把相應的請求通過調用中間層的組件傳遞給業務邏輯層。業務邏輯層的組件執行具體的業務邏輯，并通過SQL等方式向第三層的組件提出數據或其他資源請求。WindowsDNA的技術思想使應用開發有了明確的分工，從而有效地降低了開發的難度。
公文交換系統采用基于MicrosoftWindowsDNA技術的B/S三層結構的分布式計算模式，客戶端使用IE瀏覽器，并借助公文瀏覽器Reader的IE插件及其它ActiveX控件向公文服務器提出Http協議請求，服務器端IIS接收客戶請求，解釋執行反映公文交換業務邏輯的腳本，必要時調用ActiveX組件實現復雜的功能，通過ADO對象訪問數據層的SQLServer數據庫，將操作結果組合到Html頁面中返回給客戶端瀏覽器。采用B/S結構簡化了系統操作的難度，增強了系統的靈活性和可擴展性。
公文交換系統的表示層由三部分組成：系統管理界面、部門管理界面、公文管理界面。
電子公章服務器是一個獨立的管理系統，B/S結構服務器，主要功能包括公章的制作、發放、作廢、查詢、備份，以及公章的日常維護。
CEB文件是方正電子公司自主版權的版式文件格式，可以方便地把包括S2、S72、PS2、PS、EPS、TIFF、DOC、PDF等文件，轉換為可用于閱讀的電子文件CEB。CEB文檔可以使用免費的瀏覽器ApabiReader閱讀。轉換成的CEB文件完全保持原來的版式，包括原始文件中的圖片、表格、色彩等復雜的版面內容，都正確地保留，閱讀效果與原版式一樣。加入了多種壓縮加密方法，使文檔保持最小。的文件不能被隨意篡改，只能閱讀、不能修改，保證文件的完整性、嚴肅性、準確性。
公文交換系統采用集中式管理模式。系統中所有公文集中存放于一個公文交換中心，用戶可以通過Internet/Intranet，利用瀏覽器和公文閱讀器來查看和瀏覽公文。發文方利用一個稱為Maker的CEB生成工具將各類OA系統形成的不同格式的電子公文轉換為CEB格式，通過網絡加密上傳到公文交換中心，存儲于交換中心的公文庫。經過蓋章、發送后，公文狀態發生變化，公文屬性數據從發文單位傳遞到收文單位數據庫，公文文檔存儲路徑并不發生變化。公文的瀏覽和打印都由客戶端通過http請求即時獲得，電子公文文檔并沒有“物理的”存儲于收文客戶端。紅頭紅章的電子公文不在任何客戶端保存，只有授權用戶方可即時從服務器獲得公文的閱讀權或受控的打印權，從可訪問性層次上增強了公文的安全性。
2功能結構模型
公文交換系統用戶包括系統管理員、部門管理員和部門用戶等三種類型，各類用戶通過系統完成不同的任務。因此分為系統管理、部門管理、公文管理三大模塊。下面分別介紹各模塊的組成結構。
2.1系統管理模塊
公文交換以政府部門、單位為交換點，使用公文交換系統的各部門由系統管理員通過系統管理模塊來統一管理。包括：
部門管理：部門管理主要用來進行部門和部門管理員信息的維護，包括部門管理員的增加、修改、刪除與查詢。創建、刪除部門管理員的同時創建、刪除部門數據庫。
個人信息維護：主要為系統管理員提供修改自己的個人信息的功能。
打印機管理：為系統管理員提供維護可用與禁用打印機的功能。調整打印機的屬性。如果收文員使用非法打印機打印公文，打印不出紅章。
日志瀏覽：為系統管理員提供所有操作日志的記錄查詢。系統管理員可以通過組合條件查詢日志記錄，也可以選中一個或多個日志記錄進行刪除操作。
統計信息：為系統管理員提供各部門所有公文交換情況的統計。可以選擇統計對象、時間段、部門進行信息統計，并可下載統計結果。
2.2部門管理模塊
部門管理員可以進行本單位的用戶管理，維護部門組別、發文表、催辦電話和個人信息，還可進行本單位用戶操作的日志查詢和公文統計。
用戶管理：主要為部門管理員提供本部門用戶的新增、權限的劃分、信息的修改與用戶的刪除功能。用戶權限有上載、簽發、蓋章、發送、回執監控、發文監控、發文瀏覽、收文處理、發送回執。不同權限的部門用戶，登錄后界面會各不相同。部門組別維護：提供部門組別維護的功能。包括新增、修改、刪除。
發文表維護：提供發文表的新增、修改、刪除等維護功能。
更改催辦電話：提供修改催辦電話的功能。
日志瀏覽：提供部門管理員和部門用戶所有操作的日志記錄查詢。部門管理員可以通過組合條件查詢日志記錄，也可以選中一個或多個日志記錄進行刪除操作。
統計信息：提供該部門所有操作人員的所有公文交換活動情況的統計信息。可以選擇統計對象、時間段、操作員進行信息統計，并可下載統計結果。統計對象包括：上載、簽發、蓋章、發送、接收、退回、轉辦的公文。
個人信息維護：提供修改自己的個人信息的功能。
2.3公文管理模塊
部門用戶通過此模塊進行公文收發和監控。部門用戶依權限的不同，將呈現不同的操作界面，每個部門用戶只能進行授權的公文操作。公文管理模塊包括：發文管理、收文管理、公文監控三個子模塊。
發文管理子模塊：完成普通發文、聯合發文及文檔速遞發文流程的控制，普通發文是指由一個部門單獨簽發的蓋章公文。聯合發文是由一個部門主辦、多個部門協辦，需加蓋多個公章的公文。文檔速遞是用來傳送各類信息性、資料性的文檔，不需蓋章，其打印份數不做限制。
收文管理子模塊：發文方將蓋好章的公文執行完發送操作后，在收文單位數據庫中就會增加一條收文記錄，收文方通過收文管理模塊處理收文事務，完成向發文方發送回執、閱讀公文、退回公文、轉辦公文、打印公文、脫密下載等功能。
公文監控子模塊：公文監控主要為有監控權的用戶提供收文、發文、回執、用章的查詢，便于用戶對公文在系統內的流轉狀況進行實時的監控，保障公文傳輸的順利進行。
3數據結構模型
公文交換系統中的實體主要有：系統管理員、部門、部門管理員、部門用戶、打印機、日志、發文表、部門組、普通發文、聯合發文、文檔速遞、轉辦公文、收文、蓋章記錄、發文操作、收文操作、發送信息、協辦信息。公文管理模塊是公文交換系統的核心部分。
3.1數據庫邏輯模型：
根據DFD圖和相應數據字典，抽象出系統的概念模型，通過轉換形成邏輯模型。發文流程中的公文實體存放于發文信息表，每一公文實體執行多個操作，發送給多個部門。收文流程中的每一公文實體具有唯一收文類別，執行多個收文操作。
3.2數據庫物理模型：
考慮系統的擴展性，系統數據庫的物理結構采取各部門分設數據庫，另外建立系統管理數據庫和聯合發文數據庫。系統管理數據庫集中存放系統管理員管理的數據表及全局有效的數據。
據調查，現在政府機關使用電腦進行文字處理已非常普遍，一些單位還不同程度地實現了公文運轉電子化管理，對收文辦理、發文辦理的登記、審核、擬辦、運轉等環節進行管理，實現了公文查詢、統計、存儲、流轉的電子化及內部網絡互聯；部分單位對公文數據庫中的公文由標題、來文單位等基本要素和運轉過程管理，擴展為部分公文的全文入庫管理;一些部門已經實現特定網絡，如政府專網、專業部門網上的部分公文上報、下發的無紙化傳輸;少數單位實現全部公文的網絡傳輸和電子化管理。
七大問題之一：對電子公文的性質和作用認識不足
長期以來，一些人將公文處理電子化誤認為就是辦公室內的文字處理電腦化，不少領導干部習慣于傳統的辦公方式，至今不會使用或不愿意使用電腦和網絡，認為這是辦事人員的事情，不能從根本上認知信息化、電子化給傳統政府辦公方式帶來的革命性轉變，造成機關辦公自動化、公文電子化鏈路的中斷，使無紙化辦公無法推進。
七大問題之二：系統功能單一，層次不高
電子公文處理系統就是利用電腦網絡功能，實現從公文的起草、審核、批示、分發及來文登記、歸檔、承辦、傳閱等一系列綜合性的公文流轉全程管理。在辦公自動化系統中，公文處理是較為復雜的一個子系統，其復雜度體現在兩個方面：首先公文系統是一個縱向、橫向交錯的綜合結構的系統，從縱向看，公文系統被多級組織共同使用，從橫向看，公文系統被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統具有不同特點;其次公文處理流程具有多樣化特性，一般來說，不同組織級別的公文處理流程不同，由于受到多方面因素的影響而變得復雜多樣。
總之，目前電子公文處理系統設計方案還沒有完全走出傳統公文處理思維方式，在公文流程上一味用電腦軟件去模仿傳統的手工處理模式，不重視軟件的開發和辦文業務流程的再造和整合。
七大問題之三：安全隱患不容忽視，保密觀念還需加強
電子公文的出現，使秘密的載體發生了革命性變化，信息傳播從“有形”走向“無形”，容易使人產生思想上的麻痹。過去的“鎖好柜”、“關好門”、“看好人”的保密措施已難以適應時代的需要。一些機關、單位對紙質公文的保密很重視，而對儲存在軟硬盤上的電子公文則隨意處置，更談不上進行保密管理。另一方面，電子公文在網絡環境中傳播和存儲，極易受到黑客攻擊，造成公文失密、信息被盜、被刪除或被改寫等嚴重后果，對電子公文安全性的擔憂，在很大程度上遏制了公文處理電子化的推廣。
七大問題之四：資金投向失衡，開發與應用脫節
對電子公文的開發和利用還缺乏正確的認識，重硬件、輕軟件，重建設、輕應用，重網絡、輕信息的現象仍然比較突出。長期以來政府信息部門的大量建設資金投入到硬件設備上，應用部門缺乏信息收集、更新、深加工的專項資金和技術。
公文處理電子化要求對傳統的公文處理業務規范化、數字化，這需要做大量基礎性的工作，如規范辦文流程，對現有的一些公文處理格式化、標準化，制定系統代碼、系統分類等。而目前，管理者、應用者、技術人員三者之間缺乏業務的溝通、協調和融合，以至于出現有些系統開發出來后從來就沒有被應用過的現象。
七大問題之五：規劃滯后，標準不統一
目前與公文有關的國家標準或辦法主要有《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)和《國家行政機關公文處理辦法》，都是針對紙質公文制定的，雖然對電子公文也有所考慮，但這方面的規范還十分簡單和粗疏，無法適應公文處理電子化的需要。一些機關、單位在管理電子公文、設計公文處理軟件時，往往各行其是，自成系統，采用的標準也各不相同，造成新的重復建設，資源不能共享，給今后電子公文傳輸和系統整合留下了難題。
七大問題之六：復合型人才缺乏，公務員知識結構亟待改善
實施公文處理電子化，需要既熟悉公文處理業務，又掌握現代信息技術的復合型人才。電子公文處理系統將公文的制發、審簽、運轉、傳輸等各個環節電子化、網絡化，這就要求各環節、各部位人員，包括審核、簽發文稿的領導同志，都能夠掌握電腦操作技能。現有機關工作人員大多限于知識儲備的不足，對較復雜的電腦應用和信息系統的管理難以適應。
