時間：2023-05-30 09:49:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的方法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、檔案管理中存在的問題
1.檔案管理人員專業素養參差不齊
醫院檔案需要專業人士來進行相關的管理，但是目前大多醫院所聘用的管理人員一般都不是該專業畢業的，普遍存在檔案知識不夠豐富，對知識的駕馭能力不夠強，在管理的過程仍然會出現相當大的失誤現象[1]。
檔案管理人員的素養問題往往是醫院管理過程中容易被人忽略的一部分，加上管理人員在學歷、文化素養、專業素養等方面存在比較明顯的差異，造成了檔案管理的過程中出現不太均衡的現象，如部分人員表現較好，而小部分人員缺乏專業導致部分工作完成不夠完美，嚴重影響了管理工作的順利進行。
2.檔案管理的模式不夠完善
絕大多數的醫院在檔案管理這一塊上并未制定出符合自身醫院檔案管理的合理制度。通常醫院都采用各部門負責自己部門檔案的處理方法，如人事檔案由相關的人事部門負責，醫療病例方面的檔案由相關的醫療病例部門負責，而并未成立單獨的檔案管理部門來進行管理，失去了檔案管理的完整性。這樣各部門在某一環節上的脫節不僅會導致信息資料收集的效率不高，而且往往會造成信息的遺漏和資料的不全，不利于整個醫院的管理。
3.醫院管理者檔案管理意識較差
在醫院的管理過程中，醫院的發展和經營模式是醫院管理的側重點，而管理者對于檔案管理往往缺乏意識和重視度。管理者對檔案管理意識的淡薄會嚴重影響工作者對于檔案管理工作的積極性，很多工作者常常采用敷衍了事的態度，在處理檔案上不夠重視，工作馬馬虎虎，這也是很多檔案出現資料的不全的主要原因。
4.檔案管理水平低下，檔案缺失嚴重
用房緊張的問題時常會造成醫院一再縮減檔案管理室的面積，大多數的醫院檔案管理室比較狹小，空間往往不夠用，使用起來不方便。管理水平的低下制約了檔案管理的發展，嚴重影響了醫院現代化的發展。目前大多數的醫院收集整理檔案資料仍然采用手工的形式，電子計算機的普及并未在醫院檔案這一領域被完全推廣。手工收集資料，不僅會造成效率較低，而且會導致資料缺失嚴重，完整度不夠。
二、新醫改下改善檔案管理的措施
隨著新醫改的日益深入化，傳統的檔案管理模式已經不能很好地適應醫療事業的改革，在這樣的新時代新背景下，我們該如何改進檔案管理的方式，以適應并幫助醫療事業更好的發展是值得深思的問題。
1.加強檔案管理人員專業知識和素質的培養
檔案管理人員專業知識和素質很大程度上影響著檔案工作的進行，專業知識的匱乏和素質的高低不齊會導致檔案管理工作不能順利的進行。醫院應盡量的采用具有檔案管理專業知識的人才，也要加強部門成員有關知識的培訓，不斷地提高人員的專業知識和素養，使其工作和管理能力與時俱進，創建強大的檔案管理隊伍。在培訓的同時還應重視激發工作人員對于檔案管理的喜愛，培養他們的興趣，并在工作中適當的增加鼓勵和獎勵的政策以提高工作的積極性，創建強大的檔案管理隊伍。
2.改善現今檔案管理的模式
檔案管理受到原來越多人的重視，因此，建立一個專門的檔案管理部門是十分必要的。創建一個新的檔案管理部門，可有為檔案工作者提供一個良好的工作環境和氛圍，有效的提高工作效率。在檔案管理部門中可以根據其他部門的區別和需求分為病例檔案管理、人事檔案管理等幾個不同的小部門，形成獨立化，系統化的管理，同時也可以避免資料的缺少安全性的問題。在成立檔案管理部門的基礎上，要學會進行管理模式的創新，根據醫院發展的需要適當的做出相應的調整，如在檔案人力方面的管理和檔案開發等方面進行全方位的創新，以促進醫院更好的發展[2]。
3.加強醫院管理者的檔案管理意識
管理者的一舉一動牽動并影響著工作者的行為，當管理者重視，加強檔案管理時，工作者也會落實要實處。因此，管理者的檔案管理意識就顯得尤為重要。普及檔案管理的重要性，強化管理意識是改善檔案管理不可或缺的。
4.更新管理方式，實現管理的信息化
如今，信息化已經漸漸滲入我們每個人的生活中，信息化讓我們的生活更加的高效化，系統化。隨著時代的進步和發展，醫院的需求已經強烈的要求檔案管理方式要做出相應的調整，實現檔案管理的信息化。以醫院自身而論，建立一個強大的檔案網絡體制是實現檔案管理信息化的第一步[3]。同時也要加強信息化的建設和檔案資料保密性的建設。當然，在這一環節中，對管理人員電子計算機方面的有關培訓也是不可缺少的。
三、總結：
在新醫改的背景下，檔案管理必須隨著發展做出相應的改變才能更好地幫助醫院朝著現代化的方向發展。由于現在的檔案管理仍然存在著相當多的問題，醫院應學會緊跟時代的步伐，做出有效的改革，使檔案管理工作進入新的發展階段，從而更好地保證醫院整個發展管理的順利進行。
參考文獻：
[1]張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊 ，2011年（第6期）：219-221
關鍵詞 農民家庭 健康檔案管理
資料與方法
構建硬件網絡：按照城市社區衛生服務中心和衛生服務站的標準要求，江夏區作為遠城區試點單位，合理規劃布局、統一標志標識、保證房屋面積、添置醫療設備、購置網絡設施等。網絡系統充分利用現有設備，在區衛生局建立中心服務器，區財政局、各服務中心、各服務站等終端都通過VPN方式連接到區衛生局，實現日常業務動態管理。
更新服務內涵：首先通過宣傳教育，廣泛發動，調動醫務人員和農民參與的積極性；其次制定新型的醫療衛生服務標準；動員村鄉兩級醫務人員，責任到人，分片包戶，逐步入戶體檢調查，建立全覆蓋的農民家庭健康檔案（包括農民身份證號碼、醫保號碼、電話聯系方式，健康體檢資料、就診記錄等）；將農民的健康資料輸入計算機，按村、組、戶建立起樹形結構的農民健康檔案，作出農民健康診斷，評估農民的健康情況，預測農民的健康支出，預約提供健康服務。
優化分析方法：利用同步遠方社區軟件，將農民的健康資料自動化匯總分析，采用縱向到底〔省、市、區（縣）、服務中心、服務站、村、組、戶〕；橫向到邊（衛生、財政、醫保、農合、疾控、婦幼、政府等部門）的原則，實現網上實時監控、動態管理、網上評估等功能，從而提高管理效率，增加管理透明度。
保證社區資金及時到位：各級財政在社區服務中心設置財政專戶，建立資金帳，補助及專項全部直接到中心。社區服務中心建立財務核算管理制度，各服務站通過報帳制，財政和衛生主管單位，利用同步遠方社區衛生綜合管理系統平臺，在網上通過對各基層單位的社區公共衛生項目管理內容實行考核，對各基層社區服務中心和服務站進行綜合評估，得出相應的考核分值。
結果與分析
調整院內科室設置：通過創建新型農村衛生服務社區化管理模式，調整院內的科室設置，將原來科室改成新型的全科診室，設置了處置室、治療室、觀察室、搶救室、健康檔案管理室、健康宣教室、康復治療室、心理咨詢室等科室，有效利用原有的房屋、設備、使科室更加合理，更加適應農村農民新的健康需求。
優化醫務人員結構：由于科室重新設置，服務職能改變，服務內涵增多，醫務人員角色也發生了改變。為適應新的服務職能，醫務人員通過自學、培訓、考試等，成為了新型的全科醫務人員，他們可以全方位地為農民提供醫療、衛生、保健、康復、心理咨詢、計劃生育等方面的醫療衛生服務。
增加公共服務內容：原來的分院、門診部等過去只單純提供基本醫療。創建服務站后，增加了公共衛生服務內容，將傳染病防治、計劃免疫、慢性病管理、健康宣教、婦幼保健、衛生監督、新型農村合作醫療、村衛生室管理等納入了衛生服務站的工作中，將基本治療真正轉入到以預防為主，健康關口前移。
改變醫療服務模式：過去的醫療模式是坐等農民上門就醫，被動治療農民的疾病。由于健康檔案的建立，村鄉兩級醫務人員可以根據健康診斷，上門服務，提前預約就診，這樣進一步融洽了醫務人員與農民的關系。利用新合作醫療保險，憑醫療保險病歷和卡號，直接在農民就醫過程中減免醫藥費用，讓農民直接受益，從而增加農民對醫務人員的信任感和滿意度。
評估預測農民健康：由于建立了農民的動態健康檔案，使醫務人員可以對農民的健康狀況做出健康診斷，評估農民的健康水平，分析農民的疾病構成、預測農民的健康支出，從而為財政投入、醫療保險報銷比率、農村衛生政策提供重要參考依據。
討論與建議
隨著經濟的發展、時代的進步，農民的健康保障系統的建立成為農村實現小康社會的重要標志之一。我們要盡快地建立農民的家庭健康檔案，提供預防式、家庭式、康復式的農村醫療衛生服務，把醫療、預防、保健、康復、心理健康、宣傳教育送到農村，送進村，送入農戶家中。構建和諧農村，維護穩定國策。
建立村鄉兩級家庭式健康服務網絡體系：新型的衛生服務是積極的衛生服務，不是消極地等待病人來求助。因此，衛生服務的提供者和需求者雙方都應采取積極有效的措施。農民的健康管理也一樣。江夏區在創建新型的鄉鎮衛生院工作中，通過科室調整設置、優化人員結構、增加服務內容、改變服務模式、建立農民的健康檔案，初步建立了預防式、家庭式服務的農村村鄉兩級服務網絡平臺，取得了顯著的效果。
1 檔案管理工作在深化改革中出現的問題
1.1 不重視檔案管理部門
檔案管理工作是針對人力資源和經濟項目等進行檔案資料的管理，在傳統的工作形式中，并沒有詳細的分析檔案管理工作對于企業的發展影響，就是在企事業單位中也存在嚴重的忽視的現象。沒有在重大的會議中進行全面化和真實性檔案信息的利用，造成了企業在經濟決策中存在偏差的現象，影響了企業的長久建設。由于檔案管理工作的不重視是長期存在的，即使是在整個社會的呼吁和科學化管理的促進中，也沒有重視度的顯著提高，在管理層和基層工作人員中常出現工作閑散，不注重檔案管理分類、真實性管理和保密建設等。在個人信息和企業經濟重要信息的管理中，造成了風險隱患，因此，加強檔案管理工作十分必要，也是現代化經濟建設的必要。
1.2 檔案交接制度不嚴謹
檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。
1.3 許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務
檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關檔案的相關事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調取和填寫檔案的人員應該如何填寫，并告訴他們應認真誠實的填寫相關檔案，如果不認真對待就會造成嚴重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。
1.4 信息化建設發展緩慢
在計算機信息化時代，我國的各項經濟都有了較大的提高，通過信息化技術的應用，將復雜的工作內容在電腦程序中實現了簡單化的處理，改變了人力勞動的局面，這不僅提高了工作的效率，還保證了檔案管理資料的準確性。在信息化的推廣中，由于資金和人才的缺失出現了推廣速度較慢的現象，特別是在二三線城市或中小型企業中，還沒有形成網絡化和信息化檔案管理的使用，及時進行了計算機軟件的連接，但是在檔案管理的應用中并沒有最大化的發揮出效果，沒有建立信息公共平臺，在企業的各部門溝通中依然沒有現代化的轉變。
2 檔案管理工作的方法和注意事項
2.1 提高檔案管理工作意識
在新時期的人才培養中，需要對新一代的人在進行科學管理的培訓，其中就要深化基礎工作的重要意義，明確檔案管理在企業中的重要意義，在提高重視度的同時也提倡人才在工作中的檔案使用，學會利用真實的數據與資料進行工作計劃。對于檔案內部的管理人員，要進行既具備檔案管理能力，又具備信息化應用的復合型人才。企業內部在注重檔案管理工作重視的同時，不僅僅要在相關制度中明確、在管理監督工作中加強，還要在應用設施上進行資金成本的投入，如建立安全性較好的檔案庫、除濕機和計算機設備等，無論是在紙質類文件還是在信息化建設中，都能夠保證工作的順利設施。
2.2 深化檔案信息交接過程
在檔案管理工作中，要根據檔案管理工作規范進行信息交接過程的控制，針對交接手續進行嚴格的執行，不姑息檔案資料內容不符的人員，在交接中要注重數據信息的完整性，真實性。在涉及到財務檔案管理內容中要進行賬務是否相符的比對，按照檔案信息的分類進行正確的歸檔處理，并在計算機信息化的應用中進行檔案傳遞人員的記錄、檔案信息和屬性記錄等，一是便于人員的借閱，二是一旦發生問題可以進行責任人的確定。另外，在檔案資料的借閱中，要根據借閱者的尋求進行耐心服務，尋求借閱人員的使用目的，這不僅有利于重點信息的把握，還有利于未來的服務型檔案管理工作的轉變。
2.3 健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。
2.4 建章立制，有章可循，規范操作
建立相關制度規范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設和章程的規范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應符合實際工作的需要。統一了規范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調取、更新和存儲檔案時更應該加強規范性，避免錯誤的發生。
【關鍵詞】電子信息檔案；風險控制；方法
目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業在運用此技術時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
企業在日常生產經營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業管理帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優點，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）
【關鍵詞】檔案；管理；方法
一、機關事業單位檔案管理工作中的不足
（一）檔案管理意識薄弱。機關事業單位中的工作人員大多重視本單位的專業業務的開展和綜合業務水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產生低下效率。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。
（二）機關事業單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關事業單位的管理制度中，大多是關于人事和業務相關的，其中很少有檔案管理相關的規定，甚至有的機關事業單位管理制度中沒有檔案管理的相關規定。機關事業單位工作的開展依據主要是相關的規章制度，規章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據和參考，檔案管理人員無法展開工作。
（三）缺乏專業人才。由于機關事業單位人員對檔案管理工作重視不夠，導致機關事業單位中沒有足夠的專業檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業知識，因此，很多機關事業單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業狀態，甚至處于癱瘓狀態，使檔案管理成為機關事業單位管理工作中的短板。
（四）檔案管理方法落后。由于機關事業單位的檔案管理工作相關制度的缺失和相關專業人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關工作的順利進行。
二、提高機關事業單位中檔案管理工作效率的有效方法
（一）提高工作的重視程度。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關事業單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關事業單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關事業單位實行考核制度，提高機關事業單位相關人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關事業單位考核范圍之內，并且進行定期考核。
（二）完善檔案管理工作的相關規定。制度的缺乏使工作人員開展相關工作時缺乏依據，因此，提高機關事業單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關的管理制度和規定。檔案管理工作相關制度缺失的單位，應該參考相關的制度規定，盡快制定檔案管理工作規定，并在工作過程中不斷完善。
（三）選取專業的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設有檔案管理專業，因此，機關事業單位應該選取檔案管理的專業人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業的檔案管理人員，應進行定期和不定期的專業知識和專業技能培訓，不斷提高檔案管理人員的專業素質和專業水平，使檔案管理工作呈現專業性。
（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發展，產生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關事業單位提高檔案管理工作效率需要根據本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓相關的專業人員，使機關事業單位的檔案管理工作不斷專業化，不斷提高檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]賈峰.事業單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.
目前階段的電子計算機技術在人們生活和工作當中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業很好的節約了成本，并且辦公的質量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業的發展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術在傳輸和存儲的過程當中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關的風險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。
1. 預防風險的措施研究
深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環節，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權限，各個級別的工作人員需要在權限的范圍之內進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規范，對使用的權限進行確認，對備份的文件進行必要的技術處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監督和控制，做好相應的記錄。
2. 避免風險的措施研究
針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：
（1）加強最新技術的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發展和安全技術不斷的發展，相關的技術手段也是日新月異，而信息的檔案規避風險，最為有效的方式，就是針對技術進行創新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關的安全保護。首先，需要對加密的技術進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數據的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養工作人員的安全管理意識。培養并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風險的防范必須要做到及時的發現和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數據安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現的風險問題，也需要做到及時的發現和及時的處理，針對在計算機維修時期之內的風險，有關的企業還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。
3. 分散風險的措施研究
根據上文的詳細闡述和分析，可以對現階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。
將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉移的策略，其實質，是對風險進行分散，并且將風險轉移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關的保險、外包至其他的機構等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評估風險的措施研究
針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術，一旦風險發生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環節，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發現，及時的進行處理，保證在風險發生之時，將其所帶來的危害降至最低。
5. 結束語
綜上所述，根據對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。
參考文獻
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[2]劉昌化.試論現代化的電子信息檔案管理工作的加強以及風險的防治【J】.黑龍江科學信息，2009.7：45-47
關鍵詞：辦公檔案；現代化管理；措施
辦公檔案管理對于企業的發展與進步具有總結與引導性作用，企業可以從檔案記錄中對企業的發展方向進行分析，發現在過去的發展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經濟的持續發展，辦公檔案管理越來越標準化、科學化和現代化，其在社會各個領域中都起著重要的作用，管理內容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發揮。下文將對辦公檔案現代化管理的相關內容進行詳細的論述。
一、辦公檔案現代化管理的重要性
現代社會不論是生活還是生產節奏都明顯加快，而企業辦公檔案管理效率的提升是社會發展的必然結果。為了滿足企業需求，符合企業發展的節奏，現代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業的發展。而現代化辦公檔案管理的進步，是企業辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統的辦公檔案管理面貌，呈現出一副新的管理容貌。采用現代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業的相關辦公文件進行保存，而在現代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業所需要的檔案，對企業過去的發展做出相應總結，幫助企業更上一層樓。
現代化辦公檔案管理不僅推動著企業檔案管理事業的發展，對于計算機、互聯網等科學技術也有著推動作用。在現代化辦公檔案管理制度中，除了需要現代科技的支持，更重要的是現代管理理念的支持。在現代檔案管理理念中，處于核心地位的是現代化辦公檔案管理辦法。科學、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業辦公檔案管理水平有巨大意義。
二、辦公檔案現代化管理的優勢
1.顯著提高辦公檔案的健全性
在現代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現象。而采用現代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。
2. 提高查找效率
采用現代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業所需要保存的檔案數量較為龐大，在傳統的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現代化辦公檔案管理模式是一種優質管理模式，值得推廣。
3.現代化辦公檔案管理更加規范化
現代化辦公檔案管理管理基礎就是規范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當的轉移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規范，防止出現交叉情況。
三、強化辦公檔案現代化管理的措施
1.重視辦公檔案現代化管理的創新
在實際工作中，用持續發展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現代化管理水平。在辦公檔案現代化管理工作中，要與時俱進、重新認識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導辦公檔案現代化管理，改進管理的機制。
2.強化辦公檔案的標準化管理
辦公檔案管理的各個方面都應當按照標準化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學合理。標準化缺失將直接導致辦公檔案現代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現代化管理效果的一個重要尺度就是標準化的程度，標準化是促進辦公檔案科學管理的重要途徑。
3.現辦公檔案管理傳統方式和現代方式的有效結合
倡導辦公檔案現代化管理并不是意味著要將傳統的管理方式全部舍棄，不是對傳統辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統辦公檔案管理的基礎上，采用先進的管理方式和技術逐步向辦公檔案現代化管理轉變。在過渡中，需要繼承發展傳統辦公檔案管理中的優點，改進傳統辦公檔案管理中落后的管理手段。
4.實現辦公檔案管理組織的科學化
辦公檔案管理應當以科學理論作為指導，結合辦公檔案管理的實際情況，根據管理工作的特點與客觀規律，促進辦公檔案管理的科學化和高效化。科學化可將傳統的行政領導方法轉變為宣傳教育、績效考核和行政領導等措施相結合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準確、及時的得到傳遞。
5.加強新技術、新知識的學習和人才隊伍建設
新技術、新方法的學習，主要體現在以下幾個方面：載體材料現代化；保管條件現代化；復印裝訂等技術現代化；咨詢業務智能化和檔案工作方式現代化等。人才隊伍是辦公檔案現代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術和業務知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。
四、結束語
綜上所述，辦公檔案現代化管理是符合時展的要求，是由多種因素組成的一項系統工程。日益強調工作效率的現代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應社會發展的需要，辦公檔案現代化管理是檔案管理的發展趨勢。在具體實踐中，應當樹立創新、發展的觀念，加強辦公檔案現代化管理的人才隊伍建設，加大辦公檔案現代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標準化、科學化和現代化不斷邁進。
參考文獻
[1] 陳小玲.辦公檔案現代化管理探析[J].辦公室業務，2012（21）.
[2] 褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業經濟，2013（30）.
1在公共管理下的檔案管理方法
公共管理即公共服務管理顯而易見其服務對象主要是社會公眾并以社會公眾為中心展開管理工作，同時采取有效的管理方法為公眾服務而公共管理下的檔案管理,則是將檔案管理工作向更為公開、更為專業的方向發展同時為了能符合公共管理對檔案管理的要求，在檔案管理工作中要更加注重檔案利用者的需求將檔案利用者放在管理服務的中心位置，以突出檔案管理中的公共觀念具體可從以下幾個方面來理解扮是在服務理念上檔案管理與公共管理在服務對象上有相同之處，公共管理的服務對象是社會公眾而檔案管理的服務對象則是廣大檔案用戶因此在公共管理視角下檔案管理應將用戶放在管理工作的中心位置重視用戶對檔案管理服務的感受從而不斷改進檔案管理的模式和方法
2公共管理下檔案管理的理念基礎
在檔案管理理念方面要確立公共責任理念、全面發展理念和公平服務理念
2.1公共責任理念
社會責任是檔案管理存在的基礎，是檔案管理發展的內在動力履行社會責任是實現檔案管理合法性的基本前提現代檔案管理的社會責任無論是責任范圍還是責任程度都明顯有別于傳統檔案管理就責任范圍而言傳統檔案管理承擔的主要是政治責任規代檔案管理承擔的是全面的社會責任包括促進社會事業發展的責任和廣大人民發展的責任，前者包括經濟責任、政治責任、文化責任、社會責任后者表現為最廣大人民的全面發展提供檔案信息保障的責任
2.2全面發展理念
檔案管理應立足于社會各項事業的全面發展需要來進行檔案信息資源建設和檔案信息服務，而非針對傳統的政治與行政管理、歷史研究與編史修志等服務領域來展開檔案信息資源建設與信息服務在具體工作對象上應面向最廣大人民而非傳統的政府工作人員、研究者的需要展開檔案管理工作為此要求檔案管理將服務范圍擴大到整個社會各項建設事業后者以保障和促進最廣大人民全面發展為基本宗旨的國家與社會建設目標要求將滿足最廣大人民工作和生活對檔案的需要作為檔案工作的基本出發點與根本目標
2.3公平服務理念
公共服務均等化是公共性的本質訴求作為公共服務的組成部分檔案服務均等化旨在消除檔案服務中的歧視現象，即檔案管理必須嚴格執行檔案開放制度對應該開放的檔案適時開放并允許各類社會公眾基于自身需要自由地利用在向公眾提供開放檔案服務時必須遵循同樣的原則、政策與標準不搞差異化服務，即使是檔案信息的核心利用群體池不可以享有特別權利面向公眾個人提供檔案服務的標準與面向社會組織提供檔案服務的標準應是統一的在具體服務過程中對各類利用者提出的利用要求或限制必須是等同的
3在公共管理下的檔案管理模式
檔案管理模式屬于方法論的范疇在公共管理的視角下檔案管理主要有以下幾種模式可供參考:
3.1文檔集成式
文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術形成系統的管理規范并運用系統的管理模式對醫院檔案進行管理文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協調性目前文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負責的其中文書部門主要負責文件管理部分而檔案部則主要負責檔案管理部分.兩個部門獨立工作使文檔的完整性得不到充分的保證影響了檔案管理的質量而文檔集成式管理則能夠將文件管理和檔案管理統一到一個系統當中從而保證了文件檔案的完整性和開放性
3.2資源管理式
隨著社會和信息技術的發展，出現了越來越多的電子檔案檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理因此大力開發信息資源對于未來檔案管理工作的發展具有十分重要的意義由此可見檔案管理工作也應轉向信息資源的方向將信息資源體系作為檔案管理的基礎
3.3公眾參與式
[關鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調查
說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實主要應用的方法就是利用計算機進行檔案的管理，利用計算機的特殊軟件進行檔案管理，另外，必要時還能夠在網絡上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點，所以會根據不同的院系，將數據進行有效的分類，然后根據分類進行歸納，制作表格，制作圖像，找到數據變化規律，另外，可以將數據放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數據尋找的時間，增加了數據的整理效率。另外，除了這些特點，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點，其一就是在整理過程中將信息統一進行匯總總結可以建立一個關系網，增加高校中各大學院之間的聯系性，這個方法還能將學院之間進行對比，找到各個學院之間檔案管理的優點和不足，這樣可以便于學院之間的學習和改正。第二就是可以在高校工作的時候實現業務的規范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費大量的時間進行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負擔要進行字體合適等必要地方的統一規范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數字的比對檢查數據。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團結性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學和教職工人員都會統一積極的進行培訓，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發揮。
關鍵詞:高校;檔案管理;問題分析;信息化建設
1前言
從信息化建設的規律來講，檔案管理信息化必將是時展的趨勢，電子檔案也逐漸取代紙質檔案。而檔案管理信息化的建設中，它也受到到多方面因素的影響，其中包括學校的配套設施以及管理水平。高校主要是培養專業型人才，重視對專業技能的培養。然而，現代教育強調人的全面發展，檔案管理團隊不僅要具備過硬的專業技能，還要具備相關的理念和技術能力。從目前的技術水平而言，檔案管理的信息化建設已經具備相應的技術支撐。
2我國高校的檔案管理的基本問題分析
2．1缺乏專業的檔案管理團隊，難以形成信息化的檔案管理理念
就目前而言，我國很多高校在檔案管理方面的建設力度不足，高校的建設者以及負責人在檔案管理方面沒有科學的思路和理念。檔案管理者的專業性不強，檔案管理的經驗不足，沒有樹立適應信息化檔案管理理念。［1］一些高校為了省事，就讓一些負責后勤的教職工負責檔案管理。高校沒有專業的檔案管理團隊，在檔案管理方面沒有形成有效的管理方法。非專業的檔案管理團隊在檔案管理工作方面沒有獨立的理念，對待檔案管理工作也不夠重視。檔案管理者沒有樹立信息化管理的意識，缺乏現代化檔案管理的意識。這些問題都導致學校檔案館的效率不高，檔案管理工作的作用沒有體現先出來。一些高效的檔案管理團隊甚至沒有經過專門的學習和培訓，對檔案管理的認識存在偏差。他們對檔案管理工作的準備不足，把檔案管理簡單化，以為管理檔案就是整理檔案，存放檔案。這樣不專業的行為和看法直接導致檔案管理工作效率低下。缺乏專業的檔案管理團隊也導致檔案管理的理念更新較慢，難以適應現代檔案管理信息化建設的要求。
2．2高校的檔案管理信息化制度建設力度不足
檔案管理信息化制度的建設對提升檔案的管理效率具有非常大的意義。然而，我國很多高校的檔案管理工作還沒有建立完善的檔案管理制度體系。首先，在技術投入方面，檔案的信息化管理直接影響到檔案信息的整理和保存。因此，檔案管理的相關技術的需要及時更新換代，運用現代信息技術優化檔案管理。在現代教育大步發展的今天，我國高校的檔案專項技術的投入卻存在很大的缺口。檔案管理的技術長期得不到更新，檔案管理的科學化大大減弱。隨著信息化的水平越來越高，電子檔案的應用也越來越高。高校作為現代教育的重要陣地，在檔案管理的信息化建設方面卻缺乏力度，很多學校不僅沒有電子檔案管理設備，連傳統的紙質檔案也乏善可陳。這導致檔案管理的質量難以提升。其次，檔案管理制度建設還包括檔案管理體系的建設。這方面高校也存在很多問題。其中最明顯的就是檔案管理體系缺乏嚴密性。現代檔案管理建設需要有完整的檔案管理體系，這種體系就是檔案管理的層次。很多高校在建設檔案管理制度時都沒有考慮到要配套設備以及制度的建設，在專業管理人員的選擇上也缺乏足夠的考量，沒有做好多方面的論證，也沒有想到要提升檔案管理的水平和質量。管理者對現代檔案管理的認識不足，導致檔案管理水平低下。學校沒有建立檔案管理的細則和優化制度。因此，學校的檔案管理人員就沒有信息化管理意識，也沒有服務意識。反正工作的好壞并不會影響到自己。由于制度的缺失，學校檔案的信息系統也沒有形成完整的體系，學校檔案的信息難以共享，檔案擺放沒有規律，導致學校師生在查詢檔案時毫無頭緒，而且經常會出現檔案丟失以及損壞的現象。這都是由于檔案管理的制度體系不完善所導致的問題。
3提升高校檔案管理水平的對策
提升高校的檔案管理水平，這是建設現代高校檔案管理信息化的關鍵。學校建設涉及到多方面的問題，檔案管理的問題是影響學校建設的重要因素。學校要提升管理質量，改善學校形象，建設現代化的教育體系，就要從基礎性的問題入手，解決檔案管理中存在的基本問題。
3．1培養專業的檔案管理團隊，形成現代的檔案管理理念
高校要解決檔案管理中存在的基本問題，首先就要培養專業的檔案管理團隊，形成現代的檔案管理理念。學校管理者要轉變思想，重視檔案管理工作。提高檔案管理者的專業性。在檔案管理團隊的建設方面，學校要多提供檔案管理者的學習機會，鼓勵檔案管理建言獻策。檔案管理團隊也要樹立專業的檔案管理理念。學校要加強檔案管理的建設，配置專業的檔案管理人員負責檔案管理。高校需要專業的檔案管理團隊，在檔案管理方面也要采用科學的管理方法。專業的檔案管理團隊在檔案管理工作方法上也有獨特的理念，對待檔案管理工作也更加具有專業性，也能夠樹立服務師生的意識。更重要的是，高校的檔案管理者也要樹立現代化檔案管理的理念。學校要重視學校檔案館的效率，為檔案管理團隊提供更多的專業學習的機會。專業的高校的檔案管理團隊經過專門的學習和培訓，對檔案管理的認識也會更加全面。
3．2建設完善的高校的檔案管理技術和制度
高校要提升檔案管理的水平就要建設完善的高校的檔案管理技術和制度。首先，在檔案館投入方面，學校要適當加大檔案館的信息化的技術投入，及時更新檔案管理設備。檔案的數據信息以及結構水平直接影響檔案管理的質量。因此，檔案管理的設備需要及時更新換代，優化檔案管理方法。此外，在信息化時代，電子檔案也得到應用，電子檔案具有更多優勢，方便管理和查詢，能夠實現信息共享。學校也可以建設電子檔案管理室，建設紙質檔案與電子檔案相結合的檔案管理體系。這是現代檔案管理的發展方向。在現代教育轉型的階段，高校也要順應教育發展的潮流，從基礎上解決一些基本問題，建設基礎設施更加完備、制度建設更加健全、管理理念更加先進的檔案管理體系。
4結語
在學校教育體系中，檔案作為學校信息儲備的核心，具有獨特的作用。目前我國教育發展的速度越來越快，國家加大了對高校的投入力度。在資金的投入和制度建設上都有非常大的進步。高校的檔案建設以及管理工作也要適應時展的潮流，實現檔案管理的信息化。
作者:金永紅 單位:徐州醫科大學檔案館
參考文獻:
［1］劉忠．淺析檔案管理理念的創新［J］．黑龍江檔案，2006(06)．
檔案；管理；創新；思考
1.檔案管理創新的必要性和緊迫性
新時期新形勢下，檔案管理創新是社會發展和檔案事業發展的必然趨勢，是高科技發展的必然結果。隨著現代科學技術的飛速發展，檔案管理工作也應緊跟時代步伐，通過尋找科學的管理規律和成功的管理經驗，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發展提供高質量、高水平的服務，實現檔案工作科學化、現代化、規范化，有力推動檔案工作向更高層次邁進。檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識信息性能夠滿足某個方面社會需求時就形成了檔案的價值。檔案是機關行政、單位和業務工作的查考憑據，是科學研究的基礎和條件，是生產活動的參考依據。在知識經濟時代，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值，它在人類文明進步中一直起著承前啟后的作用。
社會的發展、科技的進步，對檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。當前我國檔案管理過程中存在的一些弊端，傳統的管理模式已難以適應社會發展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學化水平低下、檔案管理現代化意識不強，檔案管理資金短缺、硬件設備和技術落后、檔案現代化的基礎工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現求“多”不求“精”等現象。為此新時期檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，要求檔案主管部門在管理手段、管理方式上區別于傳統檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現檔案管理現代化。
2.新時期檔案管理創新的建議
思想觀念的創新。管理觀念的創新是檔案管理的靈魂，是時代的要求，只有觀念創新，才能有管理創新和服務的創新。如果檔案人員沒有創新的意識，就會影響檔案管理現代化的進程，即使有一流的檔案管理設施，也不能為社會提供高水平的信息資源服務。檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實現檔案被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作更好地為經濟建設、教學科研、編史修志服務，適應經濟社會發展的需求。
人才的培養是管理創新的重要基礎。隨著社會的發展，高新技術為檔案管理提供了物資基礎，計算機的應用對檔案管理帶來了極大的便利，在現代檔案管理工作中，不斷的實踐，開拓創新，來推動檔案工作向更高層次邁進。首先是人才的培養是關鍵，要求我們不斷的加強檔案管理人員的培訓力度，加強自身的素質培養，不僅具有良好的思想觀念、創新性的思維，并且擁有更多的專業知識，懂得更多的信息技術。檔案管理人員不斷的學習豐富的專業知識，開闊視野，優化管理知識，優化知識結構，提高綜合文化素質，正確的運用科學化、規范化、現代化的檔案管理技能，做好新時期的檔案管理工作。要敢于開拓，提出新方案，創新新理論，用新的管理方法和技巧，讓檔案管理工作具有獨特性、新穎性、靈活性、潛在性等，不斷的為我國的政治、教學、科研、編史修志等各個行業服務，為現代化社會提供更好的服務。
理論知識的創新。要建立健全檔案管理模式，就應保證檔案完整、安全、高效。這就要求我們檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學發展觀和工作態度，正確的掌握和應用現代科學的理論、方法、技術，在新的領域中探討、創新，讓傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法相結合，改變過去的管理水平和管理手段的落后，運用當今的信息技術，真實的記載檔案所記載的原始性、真實性、技術性，技術成果、減少傳統管理的檔案的收集、分類、整理及保管，也不符合當今社會對信息化的需求，這就要求我們檔案工作者，要具有現代的網絡信息技術，在這網絡中要吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，還要遵守檔案信息化的管理法制。
檔案服務手段的創新。現在很多單位管理工作沒有很好地落實，或者說根本沒有落實，根本上沒有意識到檔案管理的重要性，要么會被某部門兼并，或是被撤銷，或被某職人員兼職。運用現代信息技術來解決檔案管理的原始資料的長期保存和穩定。不斷的完善服務手段，用創新服務來滿足檔案管理的需要。現有的服務手段，既不能完全的脫離老的檔案管理的方法和經驗，又要逐漸的引導檔案管理者正確的樹立新觀念，充分的運用現代化的工具，在學習產業化的年代，加強計算機技術在檔案管理中的運用，加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量，使檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務化、多樣化、現代化，來滿足檔案管理全方位的需求。
[關鍵詞]檔案管理;科學化;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
1 檔案管理科學化的作用及意義
檔案是一種具有極大使用價值的歷史性資料，能夠為相關工作的開展提供憑證和依據。隨著時代的發展和社會的進步，檔案的數量越來越龐大，其形式也不再局限于傳統文字，這些都對檔案管理工作提出了更高要求。因此，應當進一步提升檔案管理的科學化水平，其重要作用及意義體現在以下幾個方面。其一，逐步提升檔案管理的科學化水平，能夠以更加科學的方法和途徑對檔案進行管理，有助于檔案管理工作向規范化、科學化、制度化的方向發展，從而顯著增強檔案管理的質量。其二，檔案管理的科學化實質上就是運用各種先進的信息技術、數字技術對檔案進行有效處理，使檔案從整理歸檔到使用的整個流程更加方便、快捷，檔案自身的價值能夠獲得最大程度地體現，這對于相關工作的開展非常有利。
2 檔案管理現狀分析
從目前檔案管理的總體情況上看，雖然較之以往有了很大進步，但仍然存在諸多不足之處，具體體現在如下幾個方面。其一，管理方式有待改進。現階段，檔案管理仍以紙質化為主，電子信息化管理尚未大范圍普及。由于紙質檔案資料的載體為紙張，其可能在保存的過程中出現浸濕、燒毀、破碎等情況，同時反復的借閱還可能導致檔案丟失或損壞，一旦重要檔案丟失，其所造成的后果非常嚴重。其二，管理體系有待完善。部分檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，由于對工作的重要性認識不足，加之管理體系不夠健全，從而導致有價值的檔案資料和重要的檔案信息去向不明，這在一定程度上制約了檔案管理科學化水平的提升。其三，人員素質有待提升。檔案管理人員自身的素質和專業水平直接關系到檔案管理工作的開展成效。然而，有些檔案管理人員一般都是憑借個人的工作經驗對檔案進行管理。而科學化的檔案管理工作需要先進的技術設備予以保障，這對管理人員的素質和能力水平提出了較高要求，由此導致檔案管理工作的科學化水平不高。
3 提高檔案管理科學化水平的路徑
3.1 提升檔案管理人員的綜合素質
在檔案管理工作中，人既是管理者也是參與者，其素質和專業能力的高低直接關系到檔案管理的科學化水平。在當前的形勢下，為了進一步提高檔案管理的科學化水平，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質。首先，可以從檔案管理人員隊伍方面著手，通過引入大量專業的管理人才，使人員結構更加合理。其次，檔案管理部門應當加強對在職人員的培訓，采用各種不同的培訓方式，如外派學習、對外交流等，完善檔案管理人員的專業知識結構，提升其技能水平。同時，要確保培訓內容的全面性和系統性，不但要涉及與檔案管理信息化有關的內容，還要包括與檔案管理工作相關的內容，如國家現行的法律法規及政策、行業內部標準等。再次，應完善管理人員考核制度，從而使檔案管理工作更加規范，讓所有的管理人員始終保持嚴謹的工作態度，及時、高效地完成檔案管理的相關工作。
3.2 積極轉變思想觀念
轉變思想觀念是檔案管理科學化水平提升的根本保障。現階段，檔案管理已經從傳統的手工操作向先進的計算機管理轉變，從而使工作效率和管理水平獲得了顯著提升。因此，檔案管理人員要認清形勢，打破傳統守舊的管理觀念，轉變墨守成規的思想，運用全新的管理方式和方法，推動檔案管理工作向科學化方向發展，使檔案資料的價值得以充分體現。
3.3 更新管理方式
長期以來，檔案管理方式均是以館藏型為主，檔案保管是工作的核心內容，雖然這種管理方式也有一定的可取之處，但卻無法滿足檔案管理科學化的要求，為此，必須對管理方式和方法進行更新。對檔案信息的利用是當前檔案管理的主要目標之一，應當采取利用型的管理方式，發揮檔案資料的價值，實現資源共享，為檔案使用者提供更加優質的服務。此外，各類檔案資源均應從原本量的積累向質的提高轉變，這樣才能最大限度地發揮出檔案的使用價值。
3.4 完善管理制度體系
檔案管理制度體系的完善是實現檔案管理科學化目標的基本保障，這要求各單位制定完善的檔案管理責任制，進一步明確檔案管理人員的職責，做好本職工作。同時要從全局到局部兩方面把握，完善相關規章制度，如在人事方面應制定績效考核制度，做到優獎劣罰，以調動檔案管理人員的工作積極性。此外，還應針對行業內的運行管理構建相應的規章制度，并從立法的角度約束檔案管理科學化的工作方法，規范管理人員的行為。
4 結 語
檔案管理是一項較為復雜且系統的工作，想要做好這項工作就必須不斷提高檔案管理的科學化水平，通過提升人員素質，轉變思想觀念，完善制度體系和更新管理方式等途徑，不但能夠為檔案管理科學化目標的實現提供保障，而且還能使檔案的價值得以最大限度的發揮，這對于促進我國檔案事業的持續、穩定發展意義重大。
主要參考文獻
[1]徐麗.淺談當前檔案管理的存在問題及對策[J].湖北電視廣播學院，2012（11）：119-124.
