時間：2023-05-30 09:48:52
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇商業信函，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
如果你能找到潛在的真正需要你的產品或服務的收信人，你的商業信函就有了成功的機會。但是，僅僅發現這樣的人是遠遠不夠的，你還必須用一個十分有效的郵包來真正打動他們。
在研究了全球數以千計的成功的商業信函之后，人們總結出了某些技巧，這些技巧可以大大提升收信人的回應率。這些招術非常簡單，它們可以在你起草商業信函時，為你提供一些頗具創意的幫助。
商業信函的信封
在信封上寫上有沖擊力的詞句。一些商業信函促銷專業人員推薦使用“白”信封。事實證明情況正好相反。美國促銷專家丹尼?哈奇在他的營銷著作《百萬美元的商業信函》一書中總結了71種最為成功的商業信函信封模式，這些模式無一例外地都在信封上寫有極具吸引力的詞句。
不要讓信封的背面空著。收信人看到信封正面和背面的機會是50比50。為什么不把信封的背面也利用起來，讓收信人成為你潛在的客戶呢？
問一個帶刺激性的問題。全球最優秀的廣告詞撰寫人比爾?吉米在為美國《今日心理學》雜志擬制商業信函時，在信封上寫上了這樣的句子：“當只有你一人在家洗澡時，你把浴室的門關上了嗎？”
突出你提供的小禮品。如果在郵件中提供了一種不可抗拒的禮物，千萬不要讓它被人忽視而扔到一邊。最好把這種東西在商業信函的信封上注明。
把收信人的名字寫在信封上。不僅僅在信封上要寫上地址，而且還要吸引收信人的注意力。一家液化氣公司在寄給一位用戶的商業信函中，故意把信封弄得像被煤灰染得黑漆漆的樣子，信封上寫著：“嘿，Smith先生，你還在用那臟乎乎的煤爐嗎？”
寫收信人名字時，要多寫幾處。蘋果電腦公司在給一位客戶的商業信函中這樣寫道：藝術指導，李方；賬戶經理，李方；媒體指導，李方。蘋果電腦公司的用意非常明確，就是要告訴用戶，它們的計算機可以應用到各種不同的工作中。
嘗試使用特快專遞EMS。這可以提高收信人的重視程度。這樣做的價格可能會很貴，但是沒有什么事開始做時是不需要投入的。但是，你要解釋清楚，為什么你這么著急地寄送你的商業信函。
把信封制作得像特快專遞信封。有些公司寄出的信很像特快專遞，讓人一看到這些信件就感覺是非常的重要。這樣做的成本比特快專遞要低很多。
嘗試使用西聯快遞（Western Union）。在郵寄跨國商業信函時，可以使用美國西聯快遞，它可以以最快的速度傳遞你的商業信息。這種信件在交付時，郵遞員一定要要求收信人打開并閱讀的。
使用一個郵遞盒。人們收到盒裝的郵件時一般都會打開它。你要在顯著的位置上寫清你的名字和公司的名稱，這樣才不會被誤認為是不明郵件（郵包炸彈？）而被銷毀。不要使用卷式包裝，這種郵件打開后收信人很不容易閱讀。
在郵包里裝一支鋼筆。美國AT&T公司曾經進行過這樣的測試，發現裝有鋼筆的郵包的回應率要比沒有鋼筆的高出50%。其實這些鋼筆并不貴。
在郵包上寫一個謎語。美國的一家軟件公司MathWorks經常向工程師們郵寄商業信函，他們發現在信封上寫一個謎語會大大提高回應率。
把信封制作得別具一格。要把你的商業信函放到一大堆商業信函中，請一位朋友來觀察，如果他一眼就能挑中你的郵件，那就成功了一半。
在信封上多搞點色彩。許多公司花很多錢把信里面的宣傳冊制作得五彩繽紛，但有些收信人可能從來就不打開信封，
抓住老客戶。如果商業信函明顯是針對收信人的，他們就很可能會打開它。例如，在信封上寫上這樣的句子：“內有特殊禮物贈給聯想電腦的客戶。”
嘗試用不尋常的信封。AT&T公司使用的信封就像是公司的內部信件，而另一家公司的信封則是一個很大的紙袋，還有的使用聚乙烯信封。
讓信封特別招眼。新西蘭敦豪公司向客戶郵寄一種世界上最大的商業信函，信封有3英尺長，2英尺寬。要盡量使你的商業信函最搶眼、最刺激、最與眾不同。
商業信函的內容
除了商品目錄，一定要裝進一封信。研究表明，信件是商業信函的重要組成部分，少了它，信函的作用就會減少許多。
要把商業信函寫成一封信，它要看起來像是一個人對一個人私人交流信件，而不是一份項目計劃書。許多商業信函中的信其實就是小廣告或宣傳冊。
信的語氣要親切。一封信應該是面向個人的、私秘的、親切的。信的語氣不能像廣告詞，更不能像宣傳冊上的話。
講述一個故事。著名的《華爾街日報》的商業信函講述了兩個年輕人的故事。一位年輕人成了他自己的公司的老板，另一位年輕人成了一家集團公司的經理，什么原因造成了這兩人的差別？是《華爾街日報》!這封信得到了數以萬計人的回應，為報社創下了100萬美元的收入。真可謂一字千金!
在信的開頭提一個有挑戰性的問題。愛慕思貓糧的一封非常棒的商業信函是這樣開頭的：“如果您正坐在一艘巡洋艦上，一個巨浪突然把您的丈夫和愛貓打下了船，您先救哪一個？如果您還在猶豫，我們給您一袋貓糧好嗎？”
要在信中談你的收件人，而不是談你的產品。不管你是在促銷速溶咖啡，還是在賣衛星天線或超級計算機，人們想讀到的是：你能為他們做些什么，而不是想知道你的產品或服務。
要以第一人稱寫信。在美國AT&T公司，能得到客戶回應的商業信函是這樣開頭的：“親愛的XXX，我很喜歡挑戰，作為AT&T集團消費遠程服務公司的總裁，我每天都要面對它們。這就是我給您寫信的原因。”這封商業信函在沒有提供任何禮物的情況下，得到了120萬個客戶的回應。
信的開頭要使用簡短的句子。開頭讀著越容易，收信人就越容易讀下去。一開頭就堆上一長溜冗長的句子，讀信的人很快就會扔掉它。
要根據你的收信人列表擬寫不同的版本。一家公司為其研討會撰寫了四種不同版本的商業信函，一種是寄給曾經參加過會議的客戶，一種是寄給參加過公司產品展示會的人，一種是寄給曾經咨詢過公司產品的人，一種是寄給一般客戶的。
在信的頂部加一個標題框。標題框可以突出你所能提供的東西。研究表明，這樣做會提高40%的回應率。
把讀信人當成一位重要的客戶。這一招非常靈。
Abstract: With the promoting of world integration, Chinese and foreign economic and trade relations have become closer, the role of business letter at business trade is becoming more important. Courtesy principle is the important principle of business English wirting. Starting from the courtesy principle, the paper analyzed the specific application of courtesy principle at business English writing.
關鍵詞：禮貌原則；信函寫作；商務英語
Key words: courtesy principle; letter writing; business English
中圖分類號：G42 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2011）12-0235-01
0 引言
隨著世界一體化的推進，中外經貿往來日益密切，商業信函成為了商務溝通最重要，最便捷的手段之一。如果沒有貿易電函，大部分的國際貿易活動都不可能順利進行。商業上的英語信函在對外貿易中的作用就是為雙方溝通交流搭起橋梁，精確具體地傳遞雙方的各種相關信息。禮貌原則在商業信函寫作中的甚至會關系到貿易的成敗。因此，學會如何得體，恰當地與客戶交流溝通是十分重要的。
1 Leech 的禮貌原則
Leech 把禮貌原則分為6條準則：
①策略準則（Tact Maxim，也叫“得體準則”――用于指令和承諾）：盡力減少他人付出的代價，盡量增大對他人的益處。要求越大，就越要禮貌和策略。
②慷慨準則（Generosity Maxim，也叫“寬宏準則”――用于指令和承諾）：盡力減少對自己的益處，盡量增大對他人的益處。
③褒獎準則（Approbation Maxim，也叫“贊譽／贊揚準則”――用于表情和表述）：縮小對方的詆毀，擴大對對方的贊揚。
④謙遜準則（Modesty Maxim，也叫“謙虛準則”――用于表情和表述）：盡力縮小對自己的贊揚，盡力擴大最自己的詆毀。
⑤贊同原則（Agreement Maxim，也叫“一致準則/同意準則”――用于表述）：盡力縮小與對方的分歧，盡力擴大與對方的一致。
⑥同情準則（Sympathy Maxim――用于表述）：盡力縮小對對方的厭煩，盡力擴大對對方的同情（和好感）。
我們可以看出禮貌原則指導下的交際應盡量多給對方一些方便或使對方收益，在尊重對方的同時，也能或得對方對自己的好感，進而有助于促進雙方商務活動的順利進行，因此禮貌原則在商務英語信函中的寫作中具有很強的指導作用。
2 禮貌原則在商務英語寫作中的具體體現
2.1 使用禮貌詞匯 在商務信函中，經常使用尊稱語，含蓄委婉語等。這些都體現了禮貌原則。禮貌詞匯的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極的情感，同時還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的作用。商務書信或談判的語調應是積極合作的，所以寫信時要注意禮節，不要盛氣凌人，避免出現命令或粗魯等不恰當的口吻。寫信過程中除了使用如：please，I would appreciate it if you would 等短語外，還需要做到以下幾點：語氣要真誠避免使用貶低的短語，如：impatience，your neglectful attitude 等。還要避免使用含有性別歧視的詞語，如：businessman等。
商業信件開頭的問候語也是一種禮貌的體現。
如知道對方姓名可標明，這樣顯得更為親近：如:Mr. Smith，Mrs. Smith，Ms. Smith，Miss. Smith。如不知道對方姓名,對方是女士，不論婚否，如無職稱，均可用“Ms.”
如果不知對方是男士女士，也不知道對方姓名，可以根據信的內容選擇合適的尊稱。如：Dear Customer。
盡量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外國公司推薦一名求職者，則可以把推薦信寫給公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。
2.2 使用委婉語氣 商業信函的寫作中要注意委婉語氣的使用。既要熱情友好，又要審慎仔細。因為商業信函都是有目的性的，在寫信時要注意這封信要達到什么目的，對收信人會產生怎樣的影響。寫信的目的是歉意的，是要求性的，還是勸說性的等。這些目的都可以通過商業信函寫作中的語氣來表現。如：
Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.
你方抱怨我方按常規提供的墨水質量不佳，我方對此表示遺憾。
I'm sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.
我很遺憾按我方通常規格提供你方的墨水有質量問題。
第二個句子體現了商務英語寫作中的禮貌原則。比較上面兩句可以發現用積極的方式把消極或中性的句子表達出來，積極肯定合作的語氣會使句子變得更加真誠有禮貌。
在商業信函的英語寫作中一定要避免以下語氣。
不信任的語氣：如“If what you say is true…”這類語氣的使用會讓人覺得你在懷疑別人的可信程度。
指責的語氣：如“You neglected”等，這類指責性語句會冒犯對方。
自以為是的語氣：如“You would of course rather continue to do business with us …”,這類語氣有強加于人的意思，結果往往適得其反。
還有簡慢的語氣是對別人的意見或作出的努力不夠重視的表現；諷刺的語氣，暴躁的語氣，憤怒的語氣，侮辱的語氣，居高臨下的語氣以及過分親熱的語氣都會使人反感。
3 結語
商業信函的特點和功能決定了在商業信函中應用禮貌原則的重要性。所以禮貌原則是商貿英語的一個鮮明特色，對吸引客戶，開拓市場有著重要的意義。因此，在日常商務活動中我們應該注意商務英語寫作中禮貌原則的運用，這樣才能更好地促進商務合作的順利進行。
參考文獻：
[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics[M].London: Longman Group Limited，1983.
[關鍵詞] 語言學 商務英語信函 語言特點 翻譯
一、引言
如今,由于經濟全球化的影響已深入各國,國際貿易對一國經濟的發展越發起著至關重要的作用。在國際貿易往來中,貿易雙方主要聯系方式為外貿函電,通俗來講即為商務英語信函。雖然由于電腦和網絡的快速發展使E-mail交流不斷增多,但這一趨勢亦不能撼動商務英語信函在雙方聯系過程中的重要地位,因為商務信函可以作為法律依據而存在,同時可以把問題闡釋的更為透徹詳細,從而促進合作,可以說每一筆交易的促成都需要商務信函的輔助。因此,對于每個需要進行對外商務往來的公司來說,商務信函的作用便不可小視,因為好的商務信函可以增加公司的經濟效益。因此,目前社會對商務信函的關注愈加明顯。本文將初步從語言學的角度探索商務信函的總體特征,并分析具體商務英語信函中語言(包括詞匯、語法、語氣)的使用,同時與中文信函進行對比,從而提出翻譯商務信函的原則及注意事項。
二、從語言學的角度看商務信函的總體特征
1.商務信函的語場
語場即話題,即言語交際的范圍。對我們日常生活來說,交談的語場可能涉及科技、宗教、法律等各個方面,具體到商務信函方面即為商務活動的整個流程,包括詢盤、發盤、下單、付款方式、裝運、保險、代辦、申訴、仲裁等等環節。
2.商務信函的語旨
語旨即為言語交際中所涉及到的人及其關系以及交際意圖。可進一步分為個人語旨與交際語旨。個人語旨牽扯交際的參與者及其社會關系,決定著交際的正式程度、熟悉程度及專業程度。功能語旨是用來描述在某一情境下使用的是何種語言的一種范疇。
商務信函的語旨即為交易雙方,也稱交易伙伴。要注意他們的關系不像親朋好友而是生意之交。故寫商務信函時多用語嚴肅、禮貌正式。
3.商務信函的語式
語式是指語言是如何在互動交流中發揮作用的,即語言的傳遞媒介,如書面或口頭。商務信函為書面文體,語法結構完整,且措辭與句式皆十分準確。
三、商務信函語言特征及翻譯注意事項
1.商務信函詞匯特征
雖然隨著網絡的普及,商務信函有口語化和非正式化的趨勢,但目前無論漢語還是英語在用詞方面依然是莊重規范。在商務信函中,選詞用語有如下特征:
(1)選詞禮貌客氣,多用書面語、謙辭、敬語。充分體現商務信函規范正式、公事公辦的特點。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.
(2)商務信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等復合副詞及古體詞。這些古體詞雖在日常閱讀及生活中很少使用,但因具有濃厚的法律語體和正式語體色彩,常在外貿信函中出現,從而顯示其嚴肅性和法律意味。
(3)用詞準確專業。英語詞匯中同義詞較多,在書寫商務信函時要注意根據語境要求語義差別達到選詞精確、用詞得當。
例1:We shall cover TPND on your order.(TPND為Theft, Pilferage and Non-Delivery的縮寫)。
例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商貿術語,在漢語中要根據語境譯為“信用證”、“匯票”、“開戶行”和“裝運單據”。如下表:
2.商務信函句式特征
(1)句式完整,多用復雜句。需要注意的是,英語句法為“葡萄型”,而漢語多為“竹竿型”,意思是英語修飾語多,多在主句之上附加從句,而漢語語句短小,用逗號相連,表意簡潔。在翻譯過程中,要注意兩種語言的不同特點,分析英語句子結構,進行拆譯,并調整語序使之符合漢語邏輯。
例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.隨著今年價格明顯上漲,下一批貨品價格會更高,因此本公司建議貴方盡早利用這次報價。
(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感覺更委婉,而否定句難免給人以生硬之感。在商務貿易中使收函方見信后心情愉悅可以很大程度上促進交易的進行。
例:
句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.
句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.
句2比句1語氣更委婉,更符合商務信函的標準。因而在商務信函寫作中要多使用肯定句。
(3)多用套語,固定表達。在商務信函的寫作中,有寫套語可以應用到不同信函之中,這一方面顯示出信函的正式性,另一方面也不失禮貌。
例:We are pleased to inform you……
Regarding your letter of +date……
Referring to your letter of ……
As stated below.
3.商務信函語氣特征
商務信函的語氣要客氣、禮貌、委婉,從而樹立來函方的企業形象,員工素質,以達到促進貿易的效果。在書寫商務信函時應盡量使用情態動詞、被動語態和虛擬語氣。
例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?
譯:能否告知我方訂貨的發貨時間?
相對于英語來說,漢語的客氣禮貌語更多的表現在措辭上,如用“貴、尊、高、雅、惠、大”等詞稱呼對方公司,用“敝、賤、鄙、小”稱呼自己的公司,還有“謹告、敬請、欣聞”等,在此多贅述。
四、商務信函翻譯原則
商務信函翻譯不同于散文翻譯,其最大的區別即為不可借題發揮,應講求精確。切不可望文生義,應對詞的含義高度敏感,同時需要掌握一定的商務貿易知識。在翻譯過程中應注意商務信函的7C原則,即courtesy禮貌、consideration體諒、conciseness簡潔、concreteness明確、completeness完整、clarity清楚、correctness正確。
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同時要謹記,英語是結構性語言,而漢語是功能性語言,所以對信函中常出現的長句要尤其注意。通過以上對商務信函總體及語言的分析,得出翻譯商務信函時必要遵循的四項原則。
1.使用書面語言,語言簡潔規范,采用公文文體。因為商務信函是交易雙方的聯系渠道與成交依據,語言應當相對正式,不可過于日常。
同時要注意翻譯時格式的變化,目前國際普遍采用的齊頭式商務信函居多。
例:
注意在此案例中,譯者并沒有采用商務英語信函的常用齊頭格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目標語的閱信,又遵循了格式原則。
2.使用地道的商業用語,體現信函的商業風格。這就要求譯者對專業術語有一定掌握,并了解商業的習慣表達。
例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.
譯:受到賣方的交貨通知,買方應在交貨期15～20天前,開具一個以賣方作為收益人的可轉讓的不可撤銷的信用證,金額與原發票總額等值。
3.精確翻譯事實細節,避免漏譯。商務信函的目的在于建立商務關系或達成一定的需求,故在翻譯過程中要對日期、數量、金額給予足夠的重視,萬不可錯譯或漏譯。
例:before April 4th,應譯成“在4月4日之前(含4月4日)”
4.語氣誠懇禮貌。商務信函的翻譯同寫作相同,要考慮收函人的閱信心情,故在翻譯時務必要留心原文的語氣,對原文進行再現,萬不可任憑自己的意思改造原文。
例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.
譯:如能報給我方每公噸尼日利亞拉格斯成本加運費價,當十分感謝。
五、結語
本文首先從語言學的角度出發,初步分析了商務信函的特點及其翻譯,特別強調了中、英信函中不對等的語言現象,并提出了一些翻譯的建議及注意事項。但是商務信函的寫作與翻譯不是一朝一夕便可熟練掌握的,需要閱讀大量的商務信函以了解其不同格式,及不同情況下的變體。商務翻譯難度則更高,不僅要求譯者有良好的雙語轉換能力,同時還要熟練掌握貿易知識,要求譯者不僅要注重語言因素,還要注重非語言因素,從而使信函的寫作與翻譯更加得體。
參考文獻:
[1]彭萍.實用商務文體翻譯.北京:中央編譯出版社,2008.
[2]李明清.商務翻譯標準多元論.長沙:湖南人民出版社,2009.
[關鍵詞] 商務英語信函 禮貌原則 準則
一、 引言
作為國際商務活動中的重要載體，商務英語信函是買賣雙方互通信息的重要手段和行為依據，反映了雙方的文化背景和各自的利益，在國際商務交際中起著舉足輕重的作用。隨著全球經濟一體化的出現，國際貿易飛速發展，商務英語信函的寫作質量越來越引起重視。本文將從Leech提出的禮貌原則出發，探討商務英語信函寫作應遵循的得體準則、尊他性準則和一致準則。
二、禮貌原則
英國語言學家 Geoffrey Leech提出的禮貌原則（politeness principle）是語用學早期的主要研究成果之一，反映了人們對交際現實的假設或解釋。 Leech認為，人們在語言交際中，都在自覺不自覺地遵守著語言的某種原則，即說話人與聽話人之間應盡量地表示禮貌（maximize the expression of polite beliefs）和盡量減少不禮貌的表達方式（minimize the expression of impolite beliefs）。在吸收美國語言哲學家Grice（1975）提出的關于“會話含義”（conversational implicative）及言語交際的 “合作原則”（cooperative principle）的基礎上，Leech 于1983年在《語用學原則》（Principles of Pragmatics）一書中，系統地提出了“禮貌原則”理論。
根據 Leech的設計，“禮貌原則”理論框架下應該有策略（tact）、慷慨（generosity）、贊譽（appreciation）、謙虛（modesty）、一致（agreement）和同情（sympathy）六條準則。Leech 認為，在這些準則中，策略準則頭等重要，是指導人們成功交際的普遍準則，其具體內容是減少表達有損于他人的觀點，盡量多給別人利益；慷慨準則是指說話人要盡量減少表達利己的觀點，盡量擴大對自己的損失；贊譽準則的基本表現是少說不贊譽別人的話，即盡量多贊譽別人；謙虛準則的做法是少說自己的好話，多說自己的不是； 一致準則是指談話者要少說一些和別人不一致的話，多說一些和別人一致的話；同情準則是指盡量縮小自身對對話人的漠然，盡量多地同情對方。總的來說，“禮貌原則” 的核心內容就是盡量做出讓步，使對方從中獲益，從而使交際順利進行，并使自己從中獲得更大的利益。
三、禮貌原則在商業英語信函寫作中的應用
商務信函作為一種書面語言交際的介質，同樣應該遵循禮貌原則，只有這樣，才能寫出得體的、能保證商務交際活動成功進行的信函。商務英語信函中的禮貌原則主要遵循的是三個準則，即得體準則、尊他性準則和一致準則。以下筆者將對此進行詳細分析。
1.得體準則
商務英語信函的寫作應該禮貌得體，應盡量避免自以為是、責備、貶低對方的口氣，盡量避免使用表示不良情緒的詞, 因為這些會損害友好合作，從而影響貿易的順利進行。例如:
We reject your order. (我們不接受你方的訂單。)
為了最大程度地爭取客戶和利潤，在雙方出現分歧時，商務英語信函的寫作應盡量體現禮貌得體，此句中表示“斷然拒絕”的 reject顯然使用得不夠得體，應改為：
Unfortunately, we have been unapt to accept your order. (很遺憾,我們不能接受你們的訂單。)
另一方面，雖然在商務信函中需要表達一定程度的謙恭以表達必要的禮貌，但也要避免使用過于謙卑的語氣，因為這樣反而會引起對方反感或有損自身形象。如：
We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.
此句過于誠懇的道歉,可能給對方虛情假意的印象,不如改為：
We apologize sincerely for the inconvenience you have suffered.
2.尊他性準則
尊他性準則是指在寫作商務英語信函時，應站在對方的立場看問題,考慮對方的處境,明白對方的難處,使對方感到自己的重要性受到尊重，從而鼓勵對方與我們合作。具體表現為，在寫作商務英語信函時,我們應盡量使用第二人稱代詞(you , your ) 而少用第一人稱代詞( I , we , my ,our)。例如:
a.You are requested to amend the L/C as follows:(請你方修改信用證如下:)
b.We shall appreciate your amending the L/C as follows:(我們將感謝你方修改信用證如下:)
同樣是要求對方修改信用證，上例中a句采取的是我方立場（We-attitude）,從我方的利益出發表達了對對方的要求，讓對方感覺你是在下命令，對他們不夠尊重。而b句采用的是對方立場 （You-attitude）, 以對方利益為出發點，采取了為對方著想的態度，比a 句更能體現出對對方的尊重和關心，更易為人接受。
3.一致準則
在實際商務活動中，雙方在利益方面總有些分歧或沖突，這時商務英語信函的寫作應盡量遵循一致準則，先擴大雙方的相同意見，盡量縮小分歧。例如：
We appreciate the good quality of your goods but unfortunately your prices appear to be on the side even for goods of this quality. We regret that at these prices we cannot place an order. However, we like the quality of your goods and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to introduce your goods to our customers?
這是一封對報盤的回復函，雖然對價格有異議，但為了達到讓賣方給與價格折讓的目的，買方在信中遵循了一致準則，先肯定了商品的質量，擴大雙方的共識，再提出價格分歧。這樣大大提高了交易的可能性。
四、結束語
在全球化的經濟形勢下，商務英語信函作為國際貿易的重要溝通手段，愈來愈受到人們的重視。禮貌有加、措辭得體的商務信函可以幫助公司建構起良好的商業形象，進而做成好生意；反之，禮貌欠佳、用語不當的信函則會給公司帶來負面的影響，弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經營的商業形象。因此，在商務英語信函寫作中,要善于運用各種禮貌策略，積極實現貿易雙方有效溝通，從而建立和維持平等互利的貿易關系，最終促進貿易活動的順利進行。
參考文獻：
[1]梅桂能:當代外貿信函英語的禮貌原則[J].中國科技翻譯,2004(2)
關鍵詞 禮貌原則 商務英語信函
中圖分類號：H315 文獻標識碼：A
隨著經濟全球化的發展，越來越多的國際貿易活動出現，我們也有著越來越多的機會加入到國際貿易中。商務信函是商務交流的一種重要的方式。通過它人們可以交流信息、聯系業務、商談貿易、處理問題、傳遞友誼等。在國際商務往來活動中，大多數時候，貿易雙方并不直接見面而是以書信的形式來洽談業務，只能靠文字來傳遞商業信息和情感；所以商務信函中的語言表達直接影響到了貿易的成敗以及雙方合作關系的建立，其重要性不容忽視。與此同時，也就決定了商務英語信函中使用禮貌原則的重要性。張秀娟曾經在文中提出：“禮貌、得體”是商務英語信函的靈魂，目的是為了建立和保持人與人之間的信賴關系或商業信譽，禮貌性語言對于信息的交流起著至關重要的作用。
在本文中，筆者將運用禮貌原則中的三大原則來分析禮貌原則在商務英語寫作中的運用，希望能為商務英語信函寫作以及教學提供一定的幫助。商務英語信函中禮貌策略的運用尤其重要，它可以為人們創造一個輕松的氛圍，有助于促成商家的合作，相互尊重并給人們帶來快樂。一個有禮貌的商務英語信函可以創造一個良好的商業形象，并為將來的商務合作打下良好的基礎。
1關于禮貌的語用研究
禮貌是人類文明標志的體現，因此也受到了語用學界的廣泛關注。在眾多關于禮貌的研究中，要數Leech的禮貌原則最為突出。英國語言學家Geoffrey Leech認為在所有的語言交際中，交際雙方應該盡量的表示禮貌和盡量減少不禮貌的表達方式。Leech將其禮貌原則具體化為六條準則。策略準則，指的是讓他人受損最小受益最大的原則。慷慨準則，指的是讓自身受益最小受損最大的原則。贊揚準則，指的是夸大對他人的贊揚，減少對他人的貶損。謙虛準則，指的是減少對自身的贊揚，加大對自身的貶損。一致準則，指的是盡量減少自身與他人的分歧，夸大自身與他人的一致性。同情準則，指的是盡量減少自身對他人的反感，盡量夸大自己對他人的同情。
2禮貌原則在商務英語信函中的運用
禮貌原則在商務英語信函中得到了廣泛的運用，筆者將從以下三個禮貌原則來具體分析禮貌原則在商務英語信函中的運用。
2.1策略準則
策略準則在六條準則中是最根本，運用最廣泛的一條；同時也是商務英語信函寫作中不可或缺的一條準則。根據定義看來，在商務英語信函寫作中，我們要尊重他人，樹立以他人為重的態度。用英語表達就是“You_ attitude”。同時，“You and your”的運用在信函寫作中就能夠表達這個觀點。通常都可以傳達出一種積極的信息，并表現出對他人的尊重。例如：
（1）I want to thank you for the time you spent with me yesterday.
（2）Thank you for spending time with me yesterday.（鄭衛，汪文格，2002）
在上面的兩個例子中，我們可以看到在前一個例子中，“我”被放在中心的位置而讀者就被放到了次要的位置。而在第二個例子當中，“你”作為句子的中心，讓讀者感到深切的禮遇。“You_ attitude”可以給讀者留下很好的印象，并給予讀者積極的信息。
2.2贊揚準則
贊揚準則要求人們盡可能的贊揚別人。在商務英語信函中，贊揚別人良好的信譽，良好的商品以及精湛的技術是很有必要的。但是與此同時也要避免過多的贊揚，這會讓別人覺得不禮貌，感覺不好。所以我們可以在信函寫作中具體使用一些表達積極觀點的詞匯。使用積極的詞匯不僅僅是傳達字面意義，同時會傳達出你的一種情感，表達出你的禮貌以及周全的考慮。例如：
（1）We appreciate the exceptional quality of your production.
（2） We are pleased with your good quality of your production.
在上面兩個例子中都采用了一種積極的語氣，使用積極的詞匯，傳達出一種積極贊美的態度，能夠是對方在情感上首先接受。
2.3一致準則
貿易的最終目的就是雙方能夠達到雙贏。一致準則就是要求人們盡可能的減少貿易雙方存在的分歧，盡可能增加雙方的一致性。在商務英語信函的寫作中，我們應該盡可能多的使用一字兒間接的表達，模糊語以及被動語態。這樣一來，可以幫助合作雙方盡快達成一致并減少摩擦。例如英語中常用的表達：seem， appear， perhaps； regret， wish， I’m afraid， I believe that； and also some passive words. Of course， words like could， should， might.
（1）We wonder if you could lower your price.
（2）It seemed that the machine was not packed properly.
類似于一上例子中的表達可以有效的避免商務交際中的尷尬，同時緩解不愉快的氛圍。一致準則是商務英語信函寫作中一項重要的準則。
3結語
從以上對于禮貌原則在商務英語信函寫作中的運用，我們可以看出在商務英語信函中使用禮貌原則的重要性。作為一個英語專業的學生，我們更應該關注英語信函的寫作以及其中關于禮貌原則的運用。
中國在對外開放以后已經成為一個國際化的國家，也就產生了越來越多的國際貿易。商務英語信函是商務交際中很重要的一個組成部分，而禮貌原則的運用是其中一個很基本的要求。知道如何運用禮貌原則可以幫助我們更好的進行商務英語信函的寫作，在國際商務交往中實現更好的貿易交際往來。
參考文獻
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【關鍵詞】外貿函電；高職教育
1 外貿函電的教學現狀
1.1 學生學習的目的性不明確，動機不強，缺乏學習此門課程的興趣和熱情
捷克教育學家夸美紐斯認為：“興趣是創造一個歡樂和光明的教學環境的主要途徑之一。”外貿函電是一門操作性較強的學科，它要求學生具有雙邊水平。但在實際教學過程中，學生搞不清楚自己為什么要學這門課程，不清楚學了這門課程對自己的日后工作有什么重要作用。此外，受舊教育模式的影響，學生在日常授課中重視語法和詞匯講解，忽視語言實用功能的訓練。這使得這門實踐性、趣味性很強的課程變成了死記條條框框，束縛思維的一個個片段。
1.2 學生自主學習能力不強，缺乏有效的英語學習策略
教師深受傳統教育的影響，側重知識的教授，忽視了學生自主學習的主觀能動性，阻礙了學生自主學習能力的培養和提高；相當一部分學生習慣于對老師的依賴，缺乏自主學習的意識，對這門課程不太了解也不愿主動探究。撰寫商務英語信函要求學生具有較扎實的英語基本功，而大部分高職學生的特點是英語基礎不扎實，學生總是會曲解信函中一些重要的信息，導致無法完成對該信函的回復。
1.3 教學中存在著重知識、輕能力的現象，難以將學生應用能力的培養落到實處
外貿函電屬于一門語言習得的課程，旨在提高學生英文信函的撰寫能力，但它同時也是一門操作性很強的課程，與進出口業務流程密切相關。外貿函電的課程特點決定了教師不僅要具備扎實的英語基礎，還要具備豐富的國際貿易知識。這樣教師講起課來才有信心，對專業知識的應用才會得心應手。但是目前，有些教外貿函電的老師側重知識的講解，把函電課上成了精讀或翻譯課，忽視了學生的實際操作能力。
1.4 學校教學模式單一，在教學安排及管理方面存在“一刀切”現象
高職院校的老師一般都是從學校走出來，之后又回到學校，缺乏外貿業務的一線經驗，所以不能很好地理論聯系實踐。另外，一些外貿函電的任課老師往往采用傳統的單一的外語教學模式，對整節課堂采取“灌輸型”教法：教師逐字逐句地翻譯，學生被動地做筆記，這樣只會造成學生課下就忘的現象。這些教師沒有及時更新教學觀念，仍然堅持教師的主體地位，忽視了學生的能動性。此外，由于師資力量薄弱，學校在安排上課班級時，組班的規模較大，課時安排、項目設計等方面也都是教師因素考慮得比較多，存在著“一刀切”現象。在教學活動中，教師也是滿堂灌，忽略學生在教學雙邊活動中的主體地位。
2 外貿函電教學創新
2.1 任務前階段：教師進行基礎知識鋪墊，讓學生明白外貿的基本流程
任務型教學的基本特征是以“任務”為核心單位計劃、組織教學。就“任務”這一詞的具體定義而言，外貿函電課程中所指的任務非常具體，指的是在不同的貿易流程中鍛煉英語思考與英語溝通的技能。任務型教學法的實施主要有三個步驟：任務前，任務中和任務后。任務前過程中，教師根據教學內容引入任務，介紹相關背景知識，主要完成以下兩個目標：
2.1.1 教師介紹相關概念，傳授規范的語言搭配，完成前期任務導入
任務前階段教師的主要任務在于向學生介紹外貿的主要流程，從商業信函的框架與構成開始，如何建立業務關系，如何詢盤或報盤，一旦得到了報價，買家如何還盤或確定訂單，出口商得到訂單之后如何與客戶協商支付方式或支付條款，確定這些細節之后如何商榷有關包裝、保險、運輸的細節。在這一條龍式的過程中，教師不僅要解釋一些特色術語與固定語言搭配，更重要的是告訴學生每一個步驟的關鍵任務與目標，如何才能靈活正確地使用語言知識來完成協商，促進貿易。
在這一過程中，報盤、還盤或協商支付方式等每一個步驟都可以視為是一個單獨的“任務”，“任務”能否成功取決于溝通是否有效，是否解決了實際問題。但如何判斷實際問題是否解決呢？這有賴于學生對外貿流程規范性的掌握以及教師的指導。
2.1.2 學生了解外貿行業中的專業術語與概念，學會深度思考
外貿函電中有一些術語概念簡單，但實際操作過程比較復雜。以FOB和CIF為例，經過教師的介紹，學生能夠理解這兩種交易方式分別代表“離岸價”與“到岸價”，并知道各自的內涵。但在外貿實務中，買家會根據自己利益與方便程度選擇采用FOB還是CIF，買家所作的選擇可能會不利于賣家以后的具體操作，假設雙方協定支付方式為信用證，而買方選擇FOB為交易方式，自己選擇船公司，承擔運費，這樣賣家可能要承擔較大風險，出于規避風險考慮，雙方可能需要進一步就交易方式協商。
如果學生對這些術語的理解僅僅停留在表面，知其然而不知其所以然，僅僅停留在“寫了信就算完成任務”的錯誤觀念上，溝通的效果就無從談起。為了加深學生對這些術語與概念的理解，教師要在接下來的階段給學生設定具體商業環境，培養學生樹立商業思維。
2.2 任務中階段：完成真實商業環境下的具體任務，培養學生的語言實踐能力與商業思維
在前人研究中，學者們普遍認為任務中階段是學生“實施任務、完成任務”，老師在這一階段起輔助作用。但在外貿英語這個小范圍里，究竟要達到什么樣的訓練目的，以什么來評判任務是否具有實際效果卻很少有人探索。鑒于這一領域的空白，筆者在完成基礎知識鋪墊后，創造性的為學生設置真實商業壞境下的外貿活動。
2.2.1 教師提供真實商業環境與企業背景，將學生分組，要求學生根據角色分析自身條件，與買家/賣家協商
在這一階段，學生已經掌握了外貿實務的一些基本流程與規范，熟悉了不同階段的溝通重點。于是筆者將全班學生分為若干組，為了對比任務的完成情況，每兩組同學負責同一項任務，每組同學又分為買方與賣方兩個角色，學生們的任務主要有與外商建立業務關系、詢盤與報盤、協商支付方式等等。
這種商務情景下的任務型教學方法極大地促進了學生的學習興趣，他們通過查閱資料、分析任務等活動鞏固了任務前階段學到的語言知識，更通過與對方的信函往來鍛煉了現學現用、解決實際問題的能力。
2.2.2 組織學生分組準備，進行任務展示
經過分組討論，每組的學生用PPT向班級展示自己的討論結果、基于自己理解而寫作的信函，以及溝通的結果，是否建立了業務往來關系。在這一階段，重點培養學生的“在商言商”式商業思維。他們對自身情況做出分析的同時，同時要設法了解對方的情況。除此之外，信函寫作也需要策略，要講求雙方利益的最大化，處理買方/賣方利益沖突的關鍵在于創造雙贏的解決方案。學生在準備這些任務的過程中，一直處于積極主動的學習狀態，有著很強的完成任務的動機，這有利于促進知識學習。而且在自主合作完成任務的過程中，他們鍛煉了思維，拓寬了視野，培養自主學習能力。
關鍵詞:商務英語函電 5C’s原則寫作
中圖分類號:G64文獻標識碼:A 文章編號:1007-3973 (2010) 03-167-02
1引言
當前全球一體化和經貿全球化的進程日益加快,中國與世界各國之間的交流和經貿活動日益頻繁,英語作為國際商務的主要工作語言的使用頻率也越來越高。商務英語函電作為與外商溝通與談判的書面方式,在對外經貿活動中具有非常重要的作用。專業的商務英語函電能夠有效地促成成功的經貿交流和合作。因此,培養學生商務英語書面溝通與交流的技能、寫出專業的商務英語函電,在商務英語函電的教學中至關重要。
2專業的商務英語函電的語言特征
要指導學生寫出專業的商務英語函電,首先要讓學生了解一封出色專業的商務英語函電具有的特征。目前,學生們在進行商務英語信函寫作時存在以下幾個方面的問題和誤區:第一、書寫信函時長篇大論,在擬寫商務英語信函時用很長的篇幅和復雜的句式進行寫作。第二、信函的重點不清晰,沒有將主要事項凸顯出來。第三、用詞用句不準確,產生歧義甚至誤會。第四、格式不規范,沒有通過信函樹立專業高效的形象。第五、沒有注重信函寫作的禮貌原則,不能在信函中體現尊重和誠意。上述五個方面制約了學生們擬寫出專業的商務英語函電,難以實現與外商有效的溝通與交流。商務英語函電不同于普通的信函,一封出色的商務英語信函主要具有以下五個方面的語言特征:Clear (清楚的)、Concise (簡潔的)、Courteous (禮貌的)、Complete (完整的) 和Correct (準確的)。
3按照5C’s Principles (5C’s原則)擬寫專業的商務英語函電
上面所提到的專業的商務英語函電的五個方面的特征,可以提煉為商務英語信函寫作的5C’s Principles (5C’s原則)。在教學中不僅應解釋說明每一條原則的特點,而且要通過具體的例句采用比較對比的方法讓學生理解如何在實際寫作中運用這五條原則并且掌握寫出高效的商務英語函電的方法。
(1)5C’s原則之一:Clear (清晰的)
書寫商務英語信函,語言要清晰才能確保信息被對方成功接收,取得交流的成功。語言清晰是指在寫作時應避免籠統、模糊的詞語或句子,寫作的意思表示應清楚明白。
[原稿] Does wholesale have a positive impact?
[修改稿] Does wholesale increase our profits?
[原稿] This will give us enough time to reach some meaningful conclusions.
[修改稿] This will give us enough time to determine our budget.
(2) 5C’s原則之二:Concise (簡潔的)
用詞方面,應采用簡單的或少的詞語來表達;用句方面,如果可以用一句話就能表達清楚的句子,在商務英語函電中就不應用兩句話來表達。
[原稿] At this point of time
[修訂稿] At this time
[原稿] Although it is our policy to accept returned merchandise that is in good condition, returned merchandise that is not salable cannot be accepted.
[修訂稿] We accept merchandise that can be sold.
另外,在商務英語函電的寫作中應避免使用華麗的詞句或夸張的詞句。
[原稿] Cogitate upon
[修改稿] Think about
[原稿] The contract enclosed herewith requires your signature before it can be executed and should be directed to the undersigned.
[修改稿] Please sign the contract enclosed and return it to me.
此外,在寫作中還應注意避免重復冗長字句的使用。
[原稿] Consensus of opinion
[修改稿] Consensus
[原稿] Fiscal financial year
[修改稿] Fiscal year
(3) 5C’s原則之三:Courteous (禮貌的)
要通過商務英語函電進行成功的交流與談判,就要注意禮貌原則的應用。雖然與收信人通常無法見面,但寫信方能通過信函的語言樹立彬彬有禮的形象,有利于雙方的溝通和交流。在寫作中應多使用“Thank you”、“Will you please…”、“…will be highly appreciated” 等禮貌用語。
[原稿] You are requested to ship our order without any delay.
[修改稿] Your prompt shipment of our order will be highly appreciated.
[原稿] You should send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday.
[修改稿] Would you please send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday?
另外,應注意避免使用不信任、指責對方或居高臨下的句子, 如:“If what you said is correct…”、“You neglected”、“You forgot”等。
[原稿] If the commodities were damaged in transit, as you alleged, we will be responsible for them.
[修改稿] As you mentioned the commodities were damaged in transit, we will be responsible for them.
[原稿] In a company as big as ours, we never take an order of less than 3,000 items.
[修改稿] Please notice that it is our common practice not to take an order of less than 3,000 items.
此外,遵循信函寫作的相關禮儀如及時回信等也是禮貌原則的重要方面。
(4) 5C’s原則之四:Complete (完整的)
商務英語信函應該符合簡潔的原則,但是在使用簡潔用語的同時應注意信函的意思表示應該是完整的。當談到一個具體問題的時候,應該將與該問題相關的已知信息在信函中描述完整。
[原稿] We have established through our bank a L/C in your favor.
[修改稿] We have established through our bank a L/C in your favor.
The copy of L/C will send to you by fax tomorrow morning and the L/C will remain valid until June 8.
上文是以書寫給客戶開辦信用證的函電為例,我們不僅應該告知對方信用證已經開好,而且應該在信函中告知對方關于信用證的相關信息,將已知信息完整地表達。
在實際寫作中我們可以按照5W Rule(5W規則)來驗證是否將一個具體問題描述完整。5W Rule 包括了What(什么事件), When(時間), Where(地點), Who(人物), why(原因)五個方面,在寫作時應進行完整地描述。
(5) 5C’s原則之五:Correct (準確的)
商務英語函電是通過信函進行書面的表達,準確的用詞和用語能夠在客戶面前樹立良好的專業形象。反之,由于不能準確的使用詞句,將影響寫信人的良好形象。在實踐中,書寫商務英語信函容易犯的錯誤有以下方面。
1) 百分數、小數和分數
在商務活動中,數值往往是最核心的內容。因此,準確地在商務英語信函中表達數字是十分重要的。
A 用數字結合完整拼寫的單詞Percent(“百分數”)在商務英語函電中表達百分數。
[原稿] The output value of our company this year has increased by seven %.
[修改稿] The output value of our company this year has increased by 7 percent.
B 當數值大于1,000時,要使用逗號。正確的使用方法是每隔三位用逗號分隔數字。
[原稿] The success rate was 98.62 per 1000 units.
[修改稿] The success rate was 98.62 per 1,000 units.
C 如果一個數值既包括整數又包括分數,整個數應該用數字表示。
[原稿] Our employees worked five and 1/2 days last week.
[修改稿] Our employees worked 5 and 1/2 days last week.
2) 縮寫詞(Abbreviation)
縮寫詞在商務英語函電中出現的頻率很高,要準確使用縮寫詞,不僅要明確如何縮寫而且應知道何時能采用縮寫詞。
A 正式的商務英語信函中, 當星期、月份用于句子中時,不應縮寫。
[原稿] The sample products will be sent to you by the 2nd Tues. in Dec.
[修改稿] The sample products will be sent to you by the second Tuesday in December.
B 計量單位的縮寫詞,如果沒有與數值連用,不能單獨使用。
[原稿] The $ amount of the budget has been approved.
[修改稿] The $10,000 budget has been approved.
在進行商務英語函電教學時,除了上文所述的5C’s原則,還應注意講授寫作的結構、格式、語氣等方面的知識和技巧,以指導學生擬寫出專業的商務英語信函。
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寫字樓里的“編外郵遞員”
葉小惠告訴筆者，2006年她從青海來到南京，在一家公司做勤雜工。公司職員常請她幫忙代寄信件，有時候是一封、兩封，有時候則是大捆大捆的商業信函。每次寄信，公司同事們都會先把買郵票的錢交給葉小惠。
有一回，葉小惠寄完信后在街上閑逛，不知不覺就來到了一個郵市，她注意到，有幾個攤點在賣打折郵票。葉小惠想，如果用這些打折的郵票幫那些寫字樓里的公司寄信，免收手續費，僅一封平信就能賺1毛多，而一封掛號信就能賺2元多!葉小惠的眼前仿佛出現了一條金光大道。
從此，葉小惠成了寫字樓的“郵遞員”。她告訴自己所在公司的職員，自己可以買到一些有折扣的郵票，希望以后能為大家郵寄信函的業務。由于在同一家公司工作，更何況她只賺取郵票的差價，不收任何服務費，這對公司同事來說，不但沒多付一分錢，還省了許多麻煩，于是，大家都很爽快地答應了葉小惠的要求。同一幢寫字樓里的其他公司也同意讓葉小惠代為寄信。
初戰告捷，葉小惠輕輕松松就賺了40多元。
拓展郵寄業務
葉小惠說，有了這次經歷，她更加堅信：雖然現在電話、傳真和電子郵件等通訊工具和手段已相當普及，但傳統的郵寄業務仍占據著一定的市場份額，一個單位總會有或多或少的信函往來，只要還有人郵寄信函，自己的業務市場就存在!
預測到代辦郵寄業務的市場前景，并經過一個月的實踐后，葉小惠向單位提出辭職，開始自己創業。
葉小惠告訴記者，她的服務對象主要是那些開展郵購項目的中小公司、小雜志社、廣告公司、連鎖加盟企業和小發明小專利咨詢服務公司等。
為了擴大業務范圍，葉小惠沒少碰釘子，但她從不輕言放棄。
比如有一次，葉小惠想把一個生產洗衣粉和洗滌劑小型設備的加盟連鎖公司發展成客戶，一連跑了十多趟，嘴皮都快磨破了才達到目的。付出總有回報，這家主要面向邊遠不發達地區和農村市場的公司，給來信來電咨詢的人回復資料和可行性分析報告的函件特別多，有時一個月就多達兩三千封，其中，僅掛號的函件就有幾百封!僅這家公司，就給葉小惠帶來了豐厚的收入。
大家好，首先感謝局上給了我們這一次參與競聘的機會，我想說：面對這次的機遇與挑戰，我對自己充滿信心、對廣告郵購公司的未來充滿信心。
競聘這一個崗位，我自身的優勢是：到廣告組后，系統學習了有關廣告策劃、廣告制作以及廣告營銷方面的知識，有豐富的廣告策劃經驗和較高廣告制作水平。通過我的策劃、設計的廣告作品近百幅，客戶滿意，受到好評。
如果我是廣告郵購公司經理，要使公司工作開展得有聲有色，要有自己的思路和設想。下面，我談談對廣告郵購公司未來對外經營、對內管理中的一些工作思路：
首先廣告郵購公司的方針目標是：
強化公司職能，突出發展中心，轉變經營模式，樹立營銷理念，加強管理力度，為完成80萬業務收入而拼搏！
廣告郵購公司作為一種全新的媒體，必將給客戶一種全新的感覺，因此換一種全新的廣告理念，改一改昔日的宣傳方式，是公司在以后管理工作中的思路之一。在知識經濟到來之時，最大程度地贏得客戶，獲取利潤是我們的追求。讓客戶在選擇我們的時候，能夠充分感受到郵政廣告得天獨厚的信息傳播網絡，因此依靠郵政網絡的平臺經營廣告，應該是郵政事業在信息產業化競爭中做出的正確決策，我們郵政廣告人有信心、也有決心去做好這一領域的開拓。
1、制作發行明信片由我們公司獨家經營，是一個非常有潛力的項目，公司在今后的業務發展中，將作為重點項目之一來開拓更大的客戶市場。通過員工努力和借助社會力量，與學校、企業、單位、全市風景區有關部門聯系，洽談發展，制作企業明信片，開發景點型門票和文化收藏型明信片。
2、公司將積極與各大單位建立聯系，拓展商業信函業務市場，提高商業信函業務宣傳，使其擁有更多客戶。讓客戶了解，商業信函不只是用于賬單一種用途，重大節日、重大的活動等都能以商業信函的方式廣告，讓需要利用郵政的信息資源，給他的目標用戶發送業務信函的企業都來加入。
3、公司將創造條件，增加、開發戶外廣告市場。在界福橋郵電宿舍臨街面，增設廣告制作門市部一個，計劃在條件成熟后，在城內增設廣告制作門市部，承接廣告郵購業務，買斷一些黃金路段的市政設施以及大型商貿、文體活動的廣告權；另外，大家都可以看到，大樓的對面、干道的兩旁有多塊的大型噴繪廣告牌，這些都是由其他廣告公司策劃和的，利潤相當可觀，我一直在構思，為什么不可以利用我們郵政大樓樓體來做一些大型廣告牌，這里處于火車站和經濟開發區的主干道上，地理位置十分優越，而且我們在自己的大樓做廣告，成本也相對較低，只要做得好，必定吸引得了大客戶的注意力。
4、公司將組建一支專業化營銷隊伍，運用商業運著方式，上門宣傳、洽談、攬收郵政廣告業務，占領市場，并注重營銷的實際效果。在郵政營銷網點、各支局、所以及我們局里員工中開展業務承接，利潤分成，調動起我們系統內部職工聯系廣告業務的積極性。
5、發展和健全郵政代銷網絡，吸引客戶。據我了解，“娃哈哈”遂寧總經銷商，想通過郵政網絡，把他們的產品推銷到農村市場去，這說明郵政網絡的作用已經被一些客戶所認識，公司可以在如何健全農村郵購代銷網絡上下功夫，有了好的銷售網絡，將會有更多象“娃哈哈”這樣的客戶主動與我們建立業務關系，郵政信息網絡才能真正發揮其優勢，公司的經濟效益也能得到更大的提高。
6、企業網絡化已不再是一種時髦，而是一種必然，利用互聯網開展業務取得收益也應該是我們廣告郵購公司新的經濟增長點。例如開辦郵政廣告網絡黃頁，針對遂寧所有的企事業機關、單位、學校、社會團體，把他們的信息建立在網絡中，這樣，一方面對信息的查詢者來說可以通過網站，能夠更快、更方便、更準確地獲取信息，一方面提供信息的企事業機關、單位、學校、社會團體也依靠我們的網絡起到了很好的宣傳、廣告作用。
我是一名黨員，也是一名退伍軍人，在黨的培養和部隊嚴格的軍事化管理中，培養了我政治覺悟高、組織能力強，對于公司的內部管理，我想首先應該服從局領導的管理，認真貫徹和落實局里的各項規章制度，在這個大的前提下，來做好公司的內部管理：
1、在公司中建立一種能夠激勵每個員工發揮他們創造性工作能力的管理體系；建立一種全新的廣告理念，來適應現代廣告市場的需要。
大家好，首先感謝局上給了我們這一次參與競聘的機會，我想說：面對這次的機遇與挑戰，我對自己充滿信心、對廣告郵購公司的未來充滿信心。 競聘這一個崗位，我自身的優勢是：到廣告組后，系統學習了有關廣告策劃、廣告制作以及廣告營銷方面的知識，有豐富的廣告策劃經驗和較高廣告制作水平。通過我的策劃、設計的廣告作品近百幅，客戶滿意，受到好評。
如果我是廣告郵購公司經理，要使公司工作開展得有聲有色，要有自己的思路和設想。下面，我談談對廣告郵購公司未來對外經營、對內管理中的一些工作思路：
首先廣告郵購公司的方針目標是：
強化公司職能，突出發展中心，轉變經營模式，樹立營銷理念，加強管理力度，為完成80萬業務收入而拼搏！
廣告郵購公司作為一種全新的媒體，必將給客戶一種全新的感覺，因此換一種全新的廣告理念，改一改昔日的宣傳方式，是公司在以后管理工作中的思路之一。在知識經濟到來之時，最大程度地贏得客戶，獲取利潤是我們的追求。讓客戶在選擇我們的時候，能夠充分感受到郵政廣告得天獨厚的信息傳播網絡，因此依靠郵政網絡的平臺經營廣告，應該是郵政事業在信息產業化競爭中做出的正確決策，我們郵政廣告人有信心、也有決心去做好這一領域的開拓。
1、制作發行明信片由我們公司獨家經營，是一個非常有潛力的項目，公司在今后的業務發展中，將作為重點項目之一來開拓更大的客戶市場。通過員工努力和借助社會力量，與學校、企業、單位、全市風景區有關部門聯系，洽談發展，制作企業明信片，開發景點型門票和文化收藏型明信片。
2、公司將積極與各大單位建立聯系，拓展商業信函業務市場，提高商業信函業務宣傳，使其擁有更多客戶。讓客戶了解，商業信函不只是用于賬單一種用途，重大節日、重大的活動等都能以商業信函的方式廣告，讓需要利用郵政的信息資源，給他的目標用戶發送業務信函的企業都來加入。
3、公司將創造條件，增加、開發戶外廣告市場。在界福橋郵電宿舍臨街面，增設廣告制作門市部一個，計劃在條件成熟后，在城內增設廣告制作門市部，承接廣告郵購業務，買斷一些黃金路段的市政設施以及大型商貿、文體活動的廣告權；另外，大家都可以看到，大樓的對面、干道的兩旁有多塊的大型噴繪廣告牌，這些都是由其他廣告公司策劃和的，利潤相當可觀，我一直在構思，為什么不可以利用我們郵政大樓樓體來做一些大型廣告牌，這里處于火車站和經濟開發區的主干道上，地理位置十分優越，而且我們在自己的大樓做廣告，成本也相對較低，只要做得好，必定吸引得了大客戶的注意力。
4、公司將組建一支專業化營銷隊伍，運用商業運著方式，上門宣傳、洽談、攬收郵政廣告業務，占領市場，并注重營銷的實際效果。在郵政營銷網點、各支局、所以及我們局里員工中開展業務承接，利潤分成，調動起我們系統內部職工聯系廣告業務的積極性。
關鍵詞：英語商務信函；書寫；策略
1 英語商務信函的寫作意義
隨著世界經濟的快速發展和全球一體化進程的加速，英語商務信函扮演著越來越重要的角色。在快節奏的現代商務活動中，寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流。它是國際商務往來最常用的聯系方式，也是對外貿易活動的載體。寫出一份準確嚴謹、簡潔明了、規范得體、彰顯個性的英語商務信函不僅能夠促成交易的達成，而且可以發展同客戶的良好關系，以及達成新的業務方面起著積極的促進作用。
2 英語商務信函書寫常出現的問題
2.1 詞匯錯誤
在商務英語信函的寫作中，同一個詞匯在商務中具有完全不同的含義。 “credit “本意“信譽、聲望”，在商務中“信用證”。“offer” 提供，在信函中"報價”。Promotion “提升“，在信函中”促銷“。Confirm “證明”，在信函中“保兌”。在信函寫作中，不要用其他詞代替信函中的意思，嚴格遵守它的含義。
2.2 詞匯陳舊
S著時代的發展和進步，商務英語詞匯的規模在不斷擴大。國際經濟的快速發展和計算機技術的高度發達，許許多多商務英語詞匯應運而生。“a going concern，” 盈利企業。”a leap in the dark “ 冒險舉動。這些新的商務詞匯的出現，為商務英語信函的交流提供了便利。在寫作中，要不斷地跟上時代的發展，與時俱進，更新詞匯，保持商務信函的新鮮度，與世界接軌。
2.3 主動語態多
在商務信函中，被動語態使用較多。為了使信函的表達準確無誤，嚴謹周密，不引起歧義，提高交流的效率，使用了大量的被動語態。主動語態是表示主語是謂語動作的使動方的語態，信函中有時動作的參與者和發出者是誰不清晰，主動語態使用較少。
3 解決途徑
3.1 書寫層面
（1）大寫
在英語產品介紹信函和產品推銷信函中，為了給讀者留下深刻印象達到過目不忘，產品名稱的所有字母大寫。In the brochures， MOUNTAIN 10 is very useful for the kitchen.另外，為了突出產品特點，吸引客戶眼球，使讀者快速抓住重點，迅速做出決定，交易馬上達成，表達產品特點的詞組所有字母也大寫。CONVENIENT AND ECONOMICAL .
（2）逗號
在英語商務信函中，逗號使用較多。逗號用在復句內各分句之間的停頓，用逗號隔開表達了不同的意思，又糅合在一個完整的句子里，避免意思含混不清，幫助讀者正確理解信函內容，順暢做成交易，避免誤入歧異。
（3）冒號
在英語商務信函中，冒號的使用常用來引導下文。Quantity： 1000cases. Payment ： by L/C.商務信函需要用簡潔明了的語言表達內容，冒號引導下文節約了字數和空間，讀者簡易輕松理解大意，快捷抓住內容核心，節省了時間，方便了業務。
3.2 詞匯層面
（1）古詞
在英語商務信函中，古詞的使用具有鮮明的文體特點-莊重、嚴肅、正式。We hereby mail one catalogue.恰當使用英語古詞提升整篇信函的莊重性和嚴肅性，英語商務信函代表企業或公司的形象，商談業務涉及企業之間巨大的經濟效益，嚴肅認真的態度是商務信函必備的態度，古詞的使用表明了其特點。
（2） 數詞
在英語商務信函中，準確的數字對于雙方貿易上的交往成功非常關鍵。A discount 5%.數字的使用不能有半點馬虎隨意，否則會造成重大經濟損失和虧本，有時直接影響到公司的聲譽，產生法律糾紛。
（3）形容詞
在英語商務信函中，積極樂觀的詞可以給客戶帶來身心愉悅之感。快樂高興的心態對于商務交往非常重要和關鍵。順利達成交易和成功奠定業務基礎為未來的貿易往來打下了牢固的基礎。Glad， excited， suitable， convenient， pleased.這些詞對商務交易達成起著積極的作用。
3.3 句法層面
（1）虛擬語氣
在英語商務信函中，良好的溝通和交流非常重要，保證了整個商業業務流暢進行和運作。使用虛擬語氣委婉含蓄，商討交流的余地較大，對方容易接受。If you could consider， I would appreciate it.這樣的交流語氣，有利于維護雙方的合作關系和保持良好的友誼。
（2）被動語態
英語商務信函被動語態使用較多。Your goods has been delivered to another company.它是商務業務往來通信， 表達上需要準確和規范；措辭和語氣上需要禮貌委婉，嚴謹周密。信函涉及雙方權利和義務，可作為解決雙方爭端的法律依據。
（3）復合句
英語商務信函對簡潔性和嚴謹性都有一定的要求，為了保證嚴密的邏輯性和信函的正式性，信函需要復合句As this falls within the scope， we are desirous to establish relation with B.復合句結構復雜，表達嚴謹周密，商務信函中，復合句使用較多。
3.4 語篇層面
（1）省略
英語商務信函具有“節約經濟”特點，雙方繁忙的業務交往需要快捷簡潔交流，為了避免繁瑣，信函中常用省略。同時盡速突出新的商務信息，緊湊銜接語篇。We hope this shipment will be examined by more（shipment ）.
（2）重復
重復指某個語言成分多次出現的現象。在英語商務信函中，為了突出致函方的意圖，加深閱讀者對這一主題的印象，希望對方引起關注和重視。We have trouble in shipment.the trouble is the cargo.
（3） 連接
在英語商務信函中， 表示時間、因果、轉折、遞進、并列、條件等連接詞的使用體現了信函的邏輯性和連貫性。這些連接詞的前后關系非常緊密，巧妙銜接前后兩部分內容，讀者清晰知道信函內容，有效提高了信函語篇的粘結度。As soon as， as， therefore， when， where， so that 等。
4 結束語
作為當今社會活動不可缺的一分子，英語商務信肩負著建立貿易關系、溝通商務信息、塑造商務形象的社會職能。它代表公司形象，是公司的臉面，是企業對外公共宣傳關系中的重要手段，對于公司樹立良好的形象極為重要。希望寫作策略的研究使英語愛好者能夠深入了解其特點，學習寫英文商務信函，提高英語寫作能力，增長見識，開闊視野，更好服務于經濟社會。
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4.張學芳.基于商務英語的語言特點談商務英語翻譯技巧[J]. 才智，2014，7（21）： 271-272.
關鍵詞：商務英語 電子郵件 寫作技巧
商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中占據著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經被列為商業領域的關鍵技能之一,但在這一領域接收過全面訓練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學有專攻,要么就是專攻學術寫作之道,而學術寫作與商務寫作不是一回事。
學術寫作與商務寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學術寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業領域的博學。讀者通常也是行業內的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。
而在商務英語寫作領域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業的讀者看的。商務文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復雜的文章,因此,今天的商務溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產生誤解的可能。
行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助于于技術人員讀者建立起和諧友好的聯系。
三、造句
句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。
商務應用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節,要么就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。
最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。
表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,
位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內是最好的。
電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準。現在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
參考文獻:
[1]侯曉莉.商務英語函電教學探討[J].北方經貿,2004,(2).
