時間：2023-05-30 09:48:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇施工檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案管理是指企業對于各個事項的記錄，資料的處理、存儲以及查詢等的工作職能；對于企業的發展有著清晰明了的記錄，為企業今后的發展起著奠基性的作用，同時還可以給企業規劃者為企業規劃提供一個方向，展示給企業領導者企業中存在的完美和缺陷，以便對癥下藥，尋找措施，改善企業的施工效率。而我們傳統的檔案管理，都是依靠手工的記錄和處理，其方式不但減緩了工作的效率也耽擱了企業工程的施工進程。手工的查閱也增加了企業對于檔案的查詢不便，所有的記錄都得一頁一頁去翻，時間和效率得不到保證，造成了許多不必要的麻煩。由于檔案都是紙質文件，在查詢的過程中需不斷翻閱，容易造成檔案資料的損壞，也給公司帶來經濟上的損失。但是隨著科技的不斷進步，現代企業的檔案管理模式，將結合手工與信息技術，不斷地優化檔案的管理、接收和處理，增加了企業檔案的可用性，提高了檔案工作者對于檔案處理的效率。對于現代化電子技術的利用，其優勢就是可以將復雜的手工整理實體檔案劃分為不同的類型，進行必要專業的分類，以防止檔案資料的丟失，增加檔案資料的安全性。
雖然，檔案管理電子技術的利用相對于手工處理，其工作效率有明顯的提高，而且文件保存的穩定性得到保障，查閱也相對便利。但是仍然會有一些不足的存在，其無法完美地滿足企業發展的需求。比如，一方面，部分技術對于檔案的查閱不具備全文檢索和查詢功能，那么對于檔案的利用也帶來了極大的不便；另一方面，在軟件安裝的過程中，數據的輸入沒有備份，這樣的話，一旦發生文件的損壞或丟失，就難以挽回，這樣檔案資料的安全性處理就沒有得到相對的保障。所以，企業的檔案管理還需要有相對完善的策略，可以適當地將部分重要的紙質文件進行數據化處理，以及將企業生產和管理過程中的重要視頻、錄音等其他記錄進行數據化處理，以方便后期的使用查詢，這就要求企業在檔案管理方面加快和完善信息化建設的進程。
二、電力施工企業檔案管理的信息化建設
（一）檔案管理信息化建設的必要性。檔案的管理對于企業的發展起著重大的作用，檔案記錄著企業的各項資料，其接受、處理和儲存公司的各項資料，給公司各項規劃提供了參考性的資料，通過今夕業績對比幫助公司作出策略性的規劃，以便規劃公司未來的發展。檔案管理不僅有利于公司的發展，還對我們國家經濟建設、政治建設、文化建設有著重要意義。隨著信息技術化的不斷發展，檔案管理信息化處理已經成了現代各個企業時代性的發展趨勢，我們的電力施工企業也毫不例外。
信息化發展帶動工業化發展已經成了現代工業發展的主流趨勢，各個企業都應當對此具有足夠的認識。企業需要在檔案管理工作中不斷地完善信息體制在檔案管理中的建設，同時利用檔案管理機制了解企業的發展狀況。信息化的檔案管理成了企業實現現代化發展的主要途徑。
（二）電力施工企業檔案管理信息化建設存在的阻礙。首先，企業領導對于檔案的管理缺乏重要的認知，導致檔案管理得不到領導的重視。由于企業的檔案信息化處理涉及到各個部門，需要各個方面的專業性技術性人才，需要企業全部的人員都積極地配合，尤其是領導。領導是企業的領導者，對于企業的發展起著領導性的作用。現在好多企業，領導者會覺得檔案的管理跟企業的發展無關，認為檔案的管理只是文字的處理和記錄，跟企業的施工、生產、銷售、服務等無關，對企業的經濟效益無太大影響，不需要有太多的關注和管理，也不必花費太多的人力、物力、財力去完善檔案信息化建設。存在這樣錯誤的觀念，將導致企業的檔案管理工作信息化得不到相應的發展和完善，也阻礙了企業檔案信息化建設的步伐。其次，信息化建設設施不完備。畢竟我國信息化建設起步比較晚，對于信息化的處理還不夠完善，倘若發生在查閱過程中檔案的損失，需要把損失的檔案補救回來就需要極大的技術含量。最后就是缺乏專業性技術人員。檔案管理對于企業的發展有著重要的作用，對于企業的發展有著清晰明了的記錄，為企業今后的發展起著奠基性的作用，同時還可以給企業規劃者制定后期的發展目標提供參考性的依據，展示給企業領導者企業中存在的完美和缺陷。但是，對于當前的企業，其檔案管理人員大都缺乏對專業性知識的認知，沒有充分地認識到檔案管理對于企業發展的重要性。沒有專門的部門對檔案進行管理，就容易導致重要的檔案信息丟失而不重要的檔案信息得到保存。
二、完善電力施工企業檔案管理信息化建設的建議
對于企業檔案信息化建設的完善，企業需要對其作出相應的對策。以下是筆者對于檔案管理在信息化建設中存在的不足作出的幾點建議：
關鍵詞：水利工程；施工建設檔案；檔案管理；評價指標；管理流程
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4＋085～9＋909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1檔案管理工作的內容
1.1檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2檔案管理評價
2.1評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法進行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j＝1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。
3結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
[1]嚴杰．淺談大型水庫水利工程建設檔案管理[J]．工業b，2015，（31）.
[關鍵詞] 公路施工；安全生產檔案；管理路徑
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 073
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0149- 03
1 前 言
現階段，為了提高人民的生活水平，促進國民經濟的進一步發展，加強公路事業的建設是社會發展的必然趨勢。在公路建設的過程中，施工作為重點階段，該階段工作直接影響工程質量，但是施工過程中存在諸多風險因素，極易引發安全事故，所以施工企業應當提高對于安全管理的重視，樹立正確的管理意識，將施工檔案的管理作為重點工作。現階段，我國了一系列安全檔案管理條例，明確指出安全檔案管理工作應當貫穿在公路施工的整個過程中，這對于公路施工安全生產檔案管理提出了新的要求。
2 公路工程施工生產檔案的基本特征
2.1 檔案內容及其形式的多樣化
就公路施工來說，檔案管理貫穿于施工全過程，在公路項目招標、設計、施工及其維護階段，均會產生大量檔案資料，尤其是某些工期較長的公路工程而言，檔案資料內容涉及面較廣，且形式趨于多樣化發展。一般來說，常見的公路施工檔案主要包括招標文件、施工方技術文件、工程調整檔案、會議文件、質量檢測文件及其驗收檔案等。所以，在公路工程施工中，檔案的形式多種多樣，且內容較多，這進一步增大了檔案管理的難度。
2.2 檔案的專業化及其利用價值
在公路施工的過程中，施工技術通常較為先進，在此基礎上最終形成的施工檔案的專業性及其技術性也較為突出。同時，為了保障各項工序的標準化、統一化開展，實行檔案管理具有更大的利用價值。需要明確的是，由于施工檔案屬于真實的、客觀的文件資料，可以全面反映施工企業的管理質量及其施工水平，管理檔案在其投標過程中具有十分關鍵的作用。
3 公路工程施工生a檔案的主要問題
3.1 檔案資料編號不連貫
在公路的建設過程中，大部分施工人員來自不同的部門，通常來說，施工管理人員能夠統一分類不同的檔案資料，并對其進行編號，這也是提高檔案日后查詢便捷性的必要途徑，在編寫檔案編號的過程中，一般依照分類號、項目號或者案卷號進行制定及分類。但是在實際的工作過程中，檔案資料編號的連貫性較差，難以依據檔案資料做出完整的判斷，這對檔案管理造成了極大的負面影響，難以及時發現遺漏的檔案，甚至存在檔案缺失的情況，影響竣工階段的結算[1]。
3.2 工程檔案資料質量較差
逐步提升檔案資料的管理質量是當前檔案管理應當重視的一大問題，只有在保障檔案質量的情況下，才能全面發揮檔案資料的根本價值，提升檔案管理的管理水平。但是就我國目前的公路施工檔案管理來說，大部分檔案的質量無法滿足施工單位的基本要求，檔案質量的影響因素較多，例如難以按照標準化模式整理及其收集案卷資料，工作人員依照個人主觀意志開展檔案管理工作等均極大的降低了工程檔案資料的質量。
3.3 檔案管理同公路施工不同步
在公路檔案的管理過程中，只有保障檔案管理同公路施工進度的一致性，才能保障檔案數據的準確性及其有效性，如果二者不同步，不僅會影響公路施工工程的正常進行，同時也不利于檔案管理工作的開展。就目前來說，導致施工同檔案管理不一致的主要原因即人員緊張以及檔案管理難度及其工作量較大，加之施工單位并未制定相關管理體制造成了管理人員的滯后性，難以激發工作人員的工作熱情。另外，檔案管理人員通常較為重視公路施工質量、成本方面的檔案管理，未樹立安全生產檔案管理的意識，這一情況不利于施工單位施工的安全進行，且容易增大風險。
4 公路工程施工生產檔案的完善策略
4.1 完善檔案管理制度體系
目前，公路在社會經濟發展中的作用更加突出，同時公路建設項目的范圍不斷拓寬，在公路項目的施工過程中，通常會產生大量的施工資料，為了實現施工檔案的有效管理，施工企業應當完善檔案管理的制度體系。一方面，施工企業應當在內部建設檔案管理體制，改變傳統的管理方式，引進先進的管理技術，創新管理手法，實現檔案的標準化管理。另一方面，隨著社會的發展，精細化管理是各個領域管理中不可或缺的管理方案，公路檔案的精細化管理是提升管理質量，保障檔案管理同施工進度一致的主要手段[2]。
4.2 實現檔案的統一化管理
如果公路工程量較大，就應當在編制檔案資料之前，同相關管控機構進行溝通與交流，明確檔案管理的重點，需要指出的是，不同的建設項目應當統一化編制檔案，盡可能避免出現多種管理標準這一情況，以此才能保障檔案管理工作的合理進行，保障檔案的質量，為公路施工期間或者工程竣工期間的質量檢測工作創造良好條件，也為管理人員的查找提供便捷性。
4.3 強化安全生產管理檔案
由于公路施工的技術性較強，所以公路施工檔案具有一定專業性，在施工檔案的管理過程中，管理人員應當保障檔案的分類整理及其高效利用。施工單位應當意識到管理人員的素質直接影響檔案管理的水平，并且在招聘期間將人員的專業水平納入重點考察范圍，同時強化檔案管理人員的培訓力度。同時，作為檔案管理人員自身應當樹立正確的思想觀念，正確、積極面對自身工作，重視個人管理，重點建設安全事故檔案資料管理數據庫，尤其是針對施工過程中的安全事故，應當進行事先分析，并針對存在的風險提前制定安全檔案管理的應對方案。在實際工作過程中應當將以下幾點作為切入點。
首先，針對公路施工過程中已經發生的安全事故，檔案管理人員應當依據事故發生的地點、原因、時間等詳細記錄，并制定為專項性的專題目錄。檔案管理人員應當強化對于安全事故信息的采集工作，將以往本單位或者其他單位發生的重大安全事故整理為文件，并依據其具體形式進行劃分以目錄形式呈現，然后依據檔案目錄制定專題，比如機械事故、運輸事故、基坑事故等，為公路建設過程中不同安全事故資料的查找奠定基礎，保障自身安全生產檔案管理的有效性[3]。
其次，針對施工企業或者相關公路施工單位所進行的公路施工安全檔案，檔案管理人員應當將全面收集資料并納入專題管理中。需要提出的是，檔案部門的管理人員應當參與事故處理的全過程，一方面，主動收集安全事故的發生原因，并協助分析有效的理方案，避免偶然事件的發生阻礙施工的正常開展。另一方面，檔案管理人員應當在了解安全事故的基礎上準確記錄，避免主觀意念，同時依據先后順序將其編制入庫，形成完善的檔案管理庫。
最后，檔案管理人員應當強化其同相關監管部門的聯系，向其了解安全生產檔案管理的要點，并向管理機構提交本單位安全生產管理檔案。然而，僅僅依靠公路施工單位安全生產檔案管理部門的管理，并不能達到實際要求，施工企業應當積極建設檔案信息庫，將信息采集工作納入重點考察范圍，通過系統化的管理模式發揮安全生產檔案管理在公路施工過程中的積極價值，并將其作為企業管理水平的評價標準之一。
4.4 安全專題檔案教育作用
通過多種宣傳模式凸顯安全管理檔案的基本作用，一方面，組織員工開展安全生產法制講座，在安全檔案學習之后，使其明確安全生產的重要性，在不斷規范自身行為的同時，也能輔助相關檔案管理人員開展檔案管理工作。另一方面，全員員工應當以安全生產檔案作為依據，開展安全知識教育，明確事故隱患、安全的施工技術等，使工作人員明確安全生產的基本常識，全面凸顯安全專題檔案的教育作用，這也是促進安全生產檔案管理的長遠發展的必要途徑[4]。
5 結 語
一般來說，公路工程施工跨越周期較長，施工工程各個工序的也較為復雜，在實際的施工過程中，也容易出現工程變更的情況，所以公路施工對于檔案管理的要求較高。另外，在不同的施工階段，檔案資料的管理重點也不同，檔案管理的內容較為廣泛，形式復雜，為了達到施工檔案管理的根本目標，管理人員應當不斷提升自身水平，明確檔案管理中存在的問題，并逐步完善，以此全面發揮檔案管理在公路安全施工中的價值，促進我國公路建設事業的健康發展。
主要參考文獻
[1]賴予瑩.高速公路施工單位竣工檔案管理研究[J].建筑工程技術與設計，2015（13）.
[2]李彤彤.關于公路施工機械設備安全管理的策略探討[J].經營管理者，2015（15）.
關鍵詞：檔案管理 存在問題
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
工程檔案管理存在的問題
1 檔案意識淡薄
目前存在施工企業，對工程檔案管理的重要性認識不到位，重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責任意識。工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業技術人員，把資料的收集整理看作是額外負擔和份外之事，往往采取應付和湊合的態度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集和整理，一旦得知業主或上級要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動局面。
2.人員設備不足
這是一個較為普遍存在的問題。現在施工企業工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，管理軟件落后，運轉速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中。由于工作繁忙，人員調動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非常可惜。
3.歸檔時間滯后
對一個工程項目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內容按事先規定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設單位（發包單位、業主）業主移交，移交內容按歸檔范圍進行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團公司檔案管理部門。按規定時限，一般工程在工程竣工驗收后3個月內、綜合性大型工程在6個月內，必須按規定向有關檔案管理機構移交。現在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設單位（發包單位、業主）的工程檔案移交相對較好，而向集團公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴重拖后。有的工程甚至竣工已經數年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進技術進步和提高競爭能力，不利于維護企業的合法權益。
4.檔案質量欠佳
按規定，檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統符合歸檔要求。可目前的實際情況是，離規定尚有相當大的差距。有的項目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時;對竣工資料不按規定進行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續，應該提供原件，但只有復印件;個別項目還有弄虛作假現象，等等。
二、處理措施
1.提高認識，加強對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認識工程檔案的作用，尤其是要強化企業領導和廣大專業技術人員的檔案意識，使他們認識到工程檔案是國家基本建設項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是國家和地方進行建設規劃的基礎和實施有效管理的重要依據，也是一切建(構)筑物進行維修、改建、擴建和進行防災、抗災、減災以及戰爭破壞后恢復重建的重要依據。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進施工企業的技術進步和經濟效益，維護企業的合法權益。
2.增加投入，配備必要的人員和設備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應按照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規的規定，配備能保證檔案資料安全的庫房和設備;庫房內應當保持適當的溫度和濕度，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設置與工程檔案資料工作任務相適應的機構，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網絡。對檔案人員不能臨時指派、隨意調動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出
的是，相當一部份工程項目無專職檔案管理人員，不能及時收集、整理檔案資料，應該盡快改變這種狀況。
大中型項目由于工程量大，資料數量多，施工時間相對較長，擬配備經培訓合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應參加生產調度會或工程例會，參加工程安全質量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態，及時收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。
3.采取措施，提高檔案人員素質
檔案人員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，除必須具備良好的政治思想素質外，還應具備一定的土木工程專業和檔案專業知識，如應熟悉國家和相關省、市檔案工
作法律、法規、政策、規定、標準等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結構施工技術和方法;熟悉工程建設檔案的內容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當，進行嚴格培訓，經考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時，還要加強對檔案人員責任心、事業心的教育，組織業務學習。通過培訓、交流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學習等方法提高業務水平，提高檔案人員素質。
4.規范管理，進一步建立和健全相關制度
近十年來，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關的法律、法規，初步形成了檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業內部來講，雖對檔案工作有了一些具體的規定，但不系統、不完善、不精細，例如，有的企業對內部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內容、時間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業應進一步建立健全工程檔案及內部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科學收集、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等，使施工企業的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行。
5.嚴格要求，加強對檔案工作的指導與監督
工程檔案管理工作的專業性很強，在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，上級檔案管理部門應定期或不定期地對下級檔案管理部門，尤其是對工程項目部的檔案工作進行檢查與指導。在工程
關鍵詞:施工企業,檔案管理；具體措施
建筑工程施工是一項功在當代、利在千秋、造福桑梓的德政工程。因此必須確保建筑工程質量,對推動城市化建設步伐、改變城市面貌做出應有的貢獻。當然別忘了建筑施工企業工程檔案管理是工程建設的一個重要組成部分,是工程建設項目的歷史記錄,也是工程項目投產后運行、維修、管理、改建、擴建及技術改造等工作的重要依據。如何做好建筑施工企業檔案管理工作有著特殊的意義。
1 當前建筑施工企業工程檔案管理的種種問題及原因
在工程建設過程中,及時收集工程檔案信息,準確鑒別工程文件材料,規范整理工程檔案,確保工程檔案的完整和系統,不僅是為在建工程做好當前服務工作的需要,也是為工程項目投產者開展各項工作做好服務的需要。但是由于建筑施工企業在管理過程中受各種因素的影響,在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題:
1) 工程項目施工中對內業資料重視不夠,歸檔不及時。其主要原因有:a. 整理資料是苦差事,沒有人愿意去干;b. 工程到了收尾階段,大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位;c. 一般項目部沒有專職檔案管理人員,內業資料分散于各個崗位人員手中,工程后期人員陸續撤離后,留下的人員對資料不熟悉,加之有些資料簽字手續不完備,需要施工單位或監理人員親筆簽字,但這些人員又很難隨時召來,拖延了資料整理時間,久而久之,勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當造成檔案的損壞,從而影響了工程檔案的及時歸檔。
2) 工程資料數量增多,質量不佳。作為施工企業的工程檔案應包括施工前準備階段的文件資料;施工過程形成的有關文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數量接收的范圍和內容上分析,主要是不注重鑒定工作,忽視歸檔范圍,造成一些無保存價值的工程資料也進入檔案,濫竽充數,而一些有歸檔價值的工程總結、工程竣工驗收和結算等重要資料歸檔不全,影響了檔案的優化管理和有效利用。
3) 工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數不夠或因保管不慎丟失,在竣工移交時就時常以復印件代替,有的因項目負責人不在現場,一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等,工作人員隨意代簽,使形成的工程檔案資料真實性和法律效應大打折扣。
4) 施工人員檔案意識淡薄。一般情況下,一項工程竣工驗收后就交付給業主使用,短期內沒有出現質量問題,施工企業也就認為大功告成,萬事大吉,隨即將有關施工檔案束之高閣,無人過問,錯過了收集整理的最佳時機,給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面,對于施工企業來說工程檔案即使有一部分利用者,因此,部分施工人員認為城建檔案館與建設單位是今后工程的使用、維修單位,需要歸檔保存完整的工程檔案資料,而我們是施工企業,再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。
2 做好建筑施工企業工程檔案管理工作的措施
建筑施工企業檔案管理是一個復雜的過程,做好工程檔案管理工作,首先要考慮到管理本身的四個基本特征:管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務是設計和維持一種環境,管理的核心是處理好人際關系,而人是管理的第一要素。因此,只有明確了檔案管理的基本特征和內在涵義才能制定行之有效的管理對策。
1) 要增強項目管理人員檔案意識,明確檔案管理人員職責。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市規劃法》,熟悉和掌握《建設工程檔案管理條例》《城市建設檔案管理規定》(建設部90號令) 等法規文件,使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識,明確檔案管理的職責,制定好檔案管理制度和各項工作標準,認真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”(即納入工程施工程序、計劃管理和有關人員的崗位職責) 和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”(即布置施工任務與布置工程檔案編制同步;工程施工進展與工程檔案形成積累同步;工程驗收交接與工程檔案交接同步) ,保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依,有章可循,職責明晰。
2) 明確施工企業工程檔案的歸檔范圍。施工企業工程檔案的歸檔范圍主要包括:前期準備階段的文件材料,如建設工程規劃許可證,工程開工審批表,施工前建設單位、設計單位與施工單位進行的施工圖紙會審、技術交底資料等;只有明確了施工企業工程檔案的歸檔范圍,嚴格按照歸檔范圍進行工程檔案的收集整理,才能保證工程檔案的完整性,為實現檔案的優化管理奠定基礎。
3) 確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中,為確保形成文件材料的真實性、準確性,必須明確法律責任,規定由責任人簽字的必須由責任人本人簽字,絕不允許代簽,在工程檔案形成過程中,確因失誤造成的文字表達或數據錯誤,要求責任人必須對其進行修改,并在修改處加蓋修改人印章,保證檔案資料的真實性和有效性。
4) 重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中,應將檔案工作融入工程建設的整個過程,對工程檔案的管理,項目部除開展自查外,集團公司職能部門應定期、不定期結合工程質量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查,針對檢查出的問題,要求限期整改。為了提高檔案管理的時效性,還必須制定保證金制度,要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內向有關檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料,待工程檔案資料如數移交完畢后,再撥付施工單位的保證金。
5) 嚴格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后,各施工項目部根據集團公司工程檔案收交范圍和內容,將工程前期準備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理,送交集團公司有關職能部門進行審查。工程檔案的內容是否真實,能否準確地反映工程建設活動和工程實際狀況;工程檔案的立卷是否符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》標準;竣工圖繪制方法、圖式及規格等是否符合專業技術要求,圖面是否整潔、蓋有竣工圖章;文件的形成、來源是否符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續是否完備;文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發現漏、缺部分,應立即要求補缺補漏。
1工程項目檔案的特點
工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。
1.1專業性強
每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。
1.2成套性強
成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。
1.3形成分散
建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強
建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。
1.5變更頻繁
建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。
1.6種類多樣
建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。
2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題
由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準確性差
傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。
2.2項目文檔收集不全
建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯后，文件變更不同步
工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。
2.4項目文檔不規范，質量管理難度大
建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。
3建設項目檔案管理需求
根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。
3.1高效智能的現場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。
3.2項目文檔全過程管理
為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。
3.3項目文檔動態化管理
應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
3.4項目文檔規范化管理
關鍵詞：園林；施工企業；檔案管理；信息化
Abstract: with the development of information technologyrepresented by computer, power deeply influenced thelandscape construction companies, especially put forward the new request to the enterprise file management. The development and utilization of information work goal of current archives management is the botanical garden construction enterprise, it is the route one must take the future landscape construction of enterprise archives management modernization, science and technology.
Keywords: garden; construction enterprises;management; informatization
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）
一、建立園林施工企業檔案信息網絡平臺的意義
園林施工企業檔案信息化價值包括兩個方面：一個是檔案信息化對于內部檔案部門的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面，園林企業檔案管理信息化對于企業未來發展有深遠的意義，具體包括以下三個方面：
（一）園林企業檔案管理信息化，促進了信息共享，是園林企業滿足生存發展的需要。
在當前園林市場激烈競爭條件下，園林企業只有做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，才能為園林企業的發展提供科學決策依據。通過檔案管理信息化，企業內檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，可以為企業決策提供科學依據。因此，建立園林檔案信息網絡平臺是適應園林經濟高速發展的現實需要，也是園林市場競爭的需要。
（二）提高檔案業務工作規范化程度
通過對園林企業檔案管理工作流程的信息化改造，能夠發現現存工作流程中存在的不足，通過及時改進后從而有效提升檔案管理水平。既有利于提升工作規范化程度，降低工作人員崗位交接的管理和數據風險，為園林企業知識資源的完整提供了有力保證。也能促進文檔和檔案信息的透明性和共享，實現信息文檔和檔案數據統計分析的自動化、大大降低了工作人員的工作強度。
（三）提高檔案利用效率，降低管理成本
園林企業檔案信息化的建設將為園林企業培養各類人才打下很好的基礎，也為園林企業積累推進整體管理信息化的經驗，有利于園林企業推進信息化管理提供了科學的參照方法，從而降低園林企業的管理成本，為園林企業創造新的利潤增長空間。
二、園林企業檔案管理信息化存在的不足和困難
（一）園林檔案管理信息化思想認識重視不夠。現實管理的實踐中，企業存在對檔案管理認識不足，園林企業各項目部特別是埠外項目部總體上工作繁忙，人員緊張，經常身兼數職，無暇顧及檔案工作。伴隨著業務的拓展，如何管理這些項目部特別是埠外項目部日益劇增的文件、檔案，更會加劇這種沖突，成為公司亟待解決的一大難題。
（二）缺乏檔案管理信息化建設長遠規劃，理論實踐結合不夠。由于大多企業正處在信息化進程中，尚未掌握完善的現代企業管理方法，園林企業也不例外，對自身的發展戰略規劃缺乏考慮，如果不做好園林企業檔案管理信息化推進規劃，將不利于園林企業檔案管理早日實現信息化，直接影響到園林企業檔案管理信息化建設的成功實施。
（三）檔案管理信息化建設與園林企業整體信息化有待融合。在推進檔案管理信息化建設過程中，園林企業檔案管理信息化，尚未充分利用園林企業各種信息化平臺，以降低檔案管理信息化建設成本。一些園林企業檔案管理信息化系統、辦公自動化系統、核心生產系統由多個設計單位完成，各單位間數據的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統的低效運作，使檔案信息資源不能有效對接共享。
（四）部分園林企業檔案信息化建設存在盲目性。在推進園林企業信息化建設進程中，由于缺少專業管理人員，導致部分園林企業在信息管理方案論證過程中，對系統的需求分析也不夠，在實踐操作中，很難做到因地制宜，從園林行業特殊性出發，使得所建的檔案管理信息化系統沒有因企業的個性而異，求大求全，存在脫離本企業的實際，缺乏針對性和實用性。
三、做好園林企業檔案信息管理開發需要采取的舉措
（一）從思想上要高度重視園林企業檔案管理工作信息化
首先重視園林企業檔案管理的信息化。一是提升超前意識，豐富檔案管理信息化內容。園林企業檔案管理人員熟練掌握園林企業的生產經營流程，熟悉園林企業行業特色，隨時介入，獲取更加豐富的檔案管理信息。二是優化園林企業檔案管理工作程序，制定詳實可靠的工作標準，使園林檔案信息及時有效地傳遞園林企業部門，為理順園林企業管理提供服務。
（二）做好園林企業檔案管理信息化規劃工作
做好園林企業檔案管理信息化工作，必須站在經營管理整體規劃高度，以全面和長遠發展的觀點來制定信息化建設的總體規劃，規劃應遠近結合，既要把握園林企業檔案管理信息化發展的方向，又要把握園林企業行業特征，著眼于企業長遠發展，建設檔案管理信息化系統工程。
（三）造就一批高素質的檔案管理信息化專業人才隊伍
園林企業檔案工作者不僅需要具有良好的職業素養，還要掌握扎實的現代科技管理知識，園林企業應當采取多種途徑和方法，盡可能為園林企業檔案管理人員提供多的學習培訓機會，尤其重視以計算機網絡技術為代表的信息技術為核心，不斷提高自身素養，有目的地培養和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，使其系統地、全面地掌握信息化工作手段。
（四）園林企業檔案管理信息化需要循序漸進，不可一蹴而就
園林企業檔案管理信息化應當是一個漸進的長期過程，不應一蹴而就，應根據自身特點和園林行業特色，科學、合理地進行檔案管理信息化建設統籌安排，結合園林企業發展短期、長期戰略目標，實施相應的園林企業檔案管理信息化分步走策略，在系統開發資金方面滾動式投入，逐步積累逐步提升應用水平。園林企業建立起信息化的檔案管理系統要符合園林企業的日常業務需要，要將有限的資金合理科學地應用，挑選符合園林企業特色行業中經驗豐富的信息公司協助開發檔案信息管理系統，盡量不走彎路。
（五）重視相關規章制度建設，做好基礎性工作。
園林企業在檔案管理信息化建設過程中，必須制定特定、完善、符合實際需要的管理規章制度，有效保障園林檔案信息化建設安全有序地開展。針對電子信息檔案存在不安全、易修改等特性，易采取以電子介質歸檔為主，紙質歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質檔案共同存儲，在保存時效上予以分別規定，將二者有機結合，實現園林檔案信息管理工作的高質量。同時，要加強園林檔案信息的安全管理工作，制定相對完善的應急方案，確保其保管安全可控。
（六）推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向
工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理就必須以提高工程管理效率與效益為目標，對工程檔案發展方向的確立提供助力。
（七）做好電子文件的收集移交、歸檔保管、異質備份工作要充分利用掃描儀、刻錄機、數碼設備等技術手段，建立網上檔案管理系統。開發使用檔案管理系統，具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能，建立庫藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案網絡化服務，檔案的全文在線檢索、授權查看復制利用，保障電子文件的真實性、有效性、安全性、實用性。
關鍵詞：施工單位；公路工程；檔案內容；檔案管理；信息化
1施工單位公路工程檔案內容
1.1合同文件
1.2施工合同協議書（含問題澄清）、投標書、招標文件（含補遺書）以及施工招標、施工合同有關資料。
1.3日常資料分類
質量控制資料-檢驗、試驗，以及有關質量文件。1.3.1進度控制資料-總體進度計劃、旬、月度計劃及其完成情況，進度計劃調整，以及有關計劃的文件。1.3.2費用控制資料-工程量統計、核定、計量與支付、工程費用變更資料，以及有關費用控制文件。1.3.3合同管理資料-有關工程分包、變更、索賠、延期的往來文件。1.3.4項目部內部管理資料（廉政建設資料）-規章制度、工程費用、工作考核、獎懲等。1.3.5安全生產資料-包括各種安全生產活動實施及機械設備檢驗檢測記錄。
1.4竣工文件-竣工圖、工程結算文件、工程驗收文件等。
2施工單位工程檔案管理存在的問題
2.1管理觀念淡薄，檔案管理意識差
施工單位只注重項目的施工進度，而忽略了工程資料的收集及管理，導致資料滯后于主體工程的進展。對工程檔案資料只“整”不“理”，資料數據錯誤“百出”；工程實施過程中，專業化的施工隊伍調動頻繁，如路基工程作業隊伍，在進入路面鋪筑時已撤離現場，造成路基資料缺失；工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉，工作崗位不固定，工作連續性差，前后脫節，導致資料整理中出現重復返工現象。
2.2檔案管理不規范
工程管理人員和檔案管理人員沒有經過系統培訓和學習，對檔案管理知識不熟悉，往往造成所收集的資料格式混亂。很多需要歸檔的材料不符合歸檔的要求，或者檔案管理人員更換頻繁，資料移交手續不嚴，因此造成原始資料丟失，給竣工檔案整理帶來不必要的麻煩和損失。
2.3檔案管理人員不專業
檔案管理人員多是兼職，對檔案資料的標準規范不熟悉。沒有經過專業培訓的人員極易出現資料填寫錯誤、檔案分類不當、檔案資料缺失等問題，甚至會影響公路工程的施工質量和進程。
2.4檔案管理系統程序不完善
隨著科學技術的發展，計算機技術已被運用到公路工程施工中。但僅利用計算機進行歸檔、制表，已經不能跟上發展的節奏。
3施工單位工程檔案管理的應對措施
3.1建立檔案管理組織機構
工程項目部成立的同時，還要設立檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員。建立有效的檔案管理網絡，確保檔案管理的連續性。
3.2健全檔案管理制度
在工程項目施工初期，就應結合工程項目實際情況，制定相應的工程檔案管理規定，明確各部門在工程檔案形成過程中各自應承擔的職責。只有工程項目建設過程中各階段檔案資料有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。
3.3檔案管理人員檔案知識培訓
加大對檔案管理人員業務指導和培訓力度。積極組織檔案管理培訓活動，詳細講解《工程檔案編制辦法》，宣貫各項檔案管理要求。根據施工階段的不同特點，針對發現的問題和容易出現的錯誤進行集中講解、及時整改。檔案管理人員熟悉工程資料收集的內容、范圍；掌握工程檔案收集、編制、整理的方法。新技術、新工藝、新規范的日益更新，檔案管理人員在熟知相關工程法律法規、政策、標準及其使用情況的同時，時刻關注有關規范標準的更新，并及時學習掌握。
3.4加快檔案信息化建設
施工單位收集的資料圍繞工程施工的全過程，量大且時間長。如果采用先進的信息化管理軟件，規范文檔，會使施工單位的檔案管理變得簡單易行、易于管理。通過信息化管理，對資料進行電子化保存，避免原始資料因借閱造成的丟失，做好事中監督，可以提高檔案管理工作的效率與準確性
4結束語
工程檔案管理是工程建設過程中不可或缺的一項工作，初始資料的收集非常重要，要保證工程檔案完整性、時效性、規范性、準確性，就要針對公路工程資料的特點提高重視程度，提高檔案管理人員的業務素質。采用先進的檔案信息電子化進行檔案的管理，提高檔案的管理質量。
參考文獻
[1]王云杰.加強公路工程檔案管理的探索與實踐[J].蘭臺世界,2011,(z2):63-64.
一、水利工程檔案管理的現狀
1、水利工程檔案管理人員缺少驗收資料的實戰經驗，導致驗收資料整理的不完善在水利工程中檔案管理工作是一項極其復雜性、瑣碎性的工作，它要求檔案管理工作的真實性完整性和原始性。在實際的檔案管理中，檔案管理工作人員缺少驗收資料的實戰經驗，在收集資料的時候，所有的資料都通過負責人移交的，所以，搜集上來的資料不全面，在搜集的這些資料中，經常存在著缺項、漏項、蓋章的手續不全、驗收的記錄不準確資料整理的不準確等現象。這些現象反映了驗收資料整理的不完善，導致檔案管理工作不順利。2、檔案管理工作前期準備的不完善主要表現在以下兩個方面一方面，水利工程檔案管理的負責人及管理人員忽視了檔案管理工作，對檔案管理工作根本就不重視，只是在口頭答應，根本就不落實到實際當中，在日常的施工管理中，將工程的施工質量和進度一件卻等作為首要工作。另一方面，施工單位根本就沒有按照水利工程檔案管理的規范要求來進行，把施工過程中的一些資料的收集、整理、歸檔等根本就未能遵循施工過程的每個環節來產生資料，大多數的工程基本都是在工程施工快完工的時候，然后才進行整理竣工資料。3、缺少專業的、高素質的檔案管理人員在水利工程的檔案管理工作人員中，大多數的管理人員基本都是沒有經驗、業務水平極低的人員，有的檔案管理人員甚至是沒有太高的文化，還有的人員不只是從事檔案管理這一行，還從事著其他的行業，所以沒有太多的精力投入到實際的工作管理中來。還有的人員對檔案管理工作缺少嚴重的業務知識，對其業務知識不熟悉，最終產生了歸檔不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，嚴重影響著歸檔質量。4、缺乏完善的檔案管理機制體系首先，有些工程施工單位在工程檔案管理工作上存在著諸多問題，在制定檔案管理制度上不完善，雖然有些施工企業制定了安敢管理體系，但是也不健全。其次，由于檔案管理部門的人員業務繁忙，對檔案管理法規宣傳的不夠，缺少應有的業務指導力度，對工程檔案專項執法檢查工作也沒有沒抓起來。最后，檔案資料流向制度不健全，在工程建設中，有的施工技術人員要調走，在調走的時候，這些被調動的人員同時也把檔案帶走，出現了人走檔案沒有人員管的現象。
二、加強水利工程檔案管理的控制措施
1、加強水利工程檔案管理人員的業務培訓，提高其業務素質為了加強水利工程檔案管理工作，首先要加強水利工程檔案管理人員的業務培訓。對于其管理人員來講，他們的檔案管理知識和業務技術水平與其他單位的檔案人員來講更應有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業務素質，首先就要對其進行業務培訓，尤其是對一些做兼職工作的人員進行培訓，專門培訓有關檔案管理方面的內容，這樣才能培養出一支高素質的檔案管理的隊伍，對于培訓的內容要明確，增加檔案管理人員的理論知識，定期的進行對管理人員抽檢，在檔案管理的實際工作當中要將培訓的內容聯系到一起，這樣才能創建一個標準、規范的水利工程檔案管理隊伍。2、制定完善的水利工程檔案管理體系，崗位責任落實到位為了建立完善的檔案管理制度體系，水利工程的各部門要強化實施的力度，制定合理的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。與此同時，在檔案管理部門的內部建立激勵體系，將檔案管理工作目標落實到各個部門，然后進行落實到位，列入年度崗位目標責任制中，既要列入分管領導的目標責任制，更要具體落實到有關人員的職責中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
三、結束語
通過以上闡述的觀點我們可以看出，在水利工程工作中，檔案管理工作的重要性是和水工技術是同等重要的，也就是說檔案管理工作是一項復雜、基礎性的工作，檔案管理水平的高低是直接影響著水利工程企業管理水平高低的關鍵標志之一，我們作為專業檔案管理人員，必須要加強自身的職業素質、技能素質、在管理中建立好相應的管理體系，只有這樣才可以為水利工程項目提供堅實的后勤保障。
作者：黃小敏 單位：吉林省水利綜合事業管理總站
隨著企業對檔案價值的重視程度不斷提高，企業中的基建檔案的數量也在急劇的增加，這種情況的出現，就對企業的檔案管理部門提出了更高的要求。現階段的企業基建檔案管理過程中存在的問題是十分明顯，嚴重導致了檔案庫房負擔過重，甚至已經達到了不堪重負的地步。在對檔案管理過程中由于檔案保管期限與檔案庫房的占用有著密切關系，直接影響到了企業人力資源、財務的正常開展。因此在進行企業基建檔案管理過程中應該加強對檔案管理重要性的認識，對于其中存在的問題要及時的對其進行分析和研究，積極的采用相應的措施將其解決。
一、企業基建檔案管理工作的重要性認識
企業基建檔案既是企業基建工程項目的歷史記錄，同時也是項目工程建設完工之后，投入施工、維護、管理、擴建以及技術改造等工作的重要依據。基建檔案不僅從靜態方面反映了項目工程施工的全部面目，而且從動態上反應了項目工程的歷史變化情況和發展的現狀，因此可以說，企業基建檔案管理工作是現代企業管理中一項不可獲取的企業管理工作。神東煤田開發建設自1982年建立至今，經過了30多年的艱苦創業，成就了企業的卓越發展，企業基建檔案真實記錄了企業建設的全過程，發揮了 其重大作用，同時檔案的發展規模不斷壯大，涉及到不同項目的基建檔案已經有58000多卷，尤其是最近幾年，隨著國家對煤炭企業的調控和國家經濟體制不斷深化和改革，每年都會有很多的基建項目進行項目升級改造。這些基建技術改造項目在改造過程中都會利用本企業檔案室中保存的以往的項目建設文件材料，有效的利用這些文件材料，在很大程度上縮短了改造的時間，同時也很好的解決了技術項目技術升級改造過程中存在的問題。我們試想一下，如果企業的檔案室沒有采取必要的措施將這些檔案資料保存好，勢必會給企業的項目技術改造等工作造成嚴重的影響，增加了改造的時間，同時也增加了不必要的人工和資金的投入，因此，在檔案管理過程中，只有做好收集、歸檔、整理、保存的各個流程，才能將這些檔案資料很好的保存好，才能發揮其應用的價值，才能在需要他的時候能夠及時的體現其應用的作用及價值，從這些方面我們可以看出基建檔案管理工作在企業經營過程中的重要性。
二、企業基建檔案管理工作存在的問題
企業在經營過程中，如果對檔案管理工作不夠重視，尤其在基建檔案的收集、整理、歸檔方面就會出現很多問題，直接導致了企業基建檔案不完整、不準確、不系統，造成了基建檔案在使用過程中不能很好地發揮其應用的價值和作用，我認為，目前企業基建檔案管理過程中存在的問題主要表現在以下幾個方面：
1.企業的管理者對基建檔案管理工作不夠重視
首先，有很多企業的管理者和領導對基建檔案管理工作不重視，基建檔案管理工作經常處于不到位的現象，對檔案管理工作落實不到位，僅僅把檔案管理工作看做是可有可無的一種工作，在企業經營過程中，重點關注工程建設或者升級改造的速度和質量，而對基建檔案管理工作缺忽視不提，這種不重視就造成了基建檔案在收集、整理和歸檔方面存在嚴重不到位的現象，很難與工程的建設同步進行，尤其是在基建檔案歸檔過程中，檔案收集、整理不到位的現象也很明顯，很難實現基建工程項目竣工之后相應的檔案能夠及時的歸檔。而且基建檔案在收集、整理和歸檔過程中很難做到歸檔率、完整率、準確率和合格率達到相應的要求。工程和檔案不相符的現象也存在；其次，部分領導對項目建設類型未見材料的歸檔范圍不是很了解。企業的領導在對企業管理過程中，為了方便自身的工作的開展，在沒有經過商議的前提下就擅自把一些立項的文件材料，建設施工過程中的各種圖紙和審批文件等重要材料保留在本部門，而沒有將這些材料及時的上交給相應的檔案管理部門；最后，企業的很懂領導對基建檔案文件材料的重視程度不足，沒有充分的認識到基建檔案文件和相關材料在企業項目建設過程中的重要性，同時也沒有認識到這些材料對于企業未來的項目改擴建、技術改造升級有著重要的作用。在開展工作過程中片面的認為這些工作交給檔案管理部門的工作人員來做就行了，甚至企業的各個部門的領導和企業的管理層都很少深入到各個部門、各個施工單位了解其中存在的具體問題，這種情況的存在就造成了基建檔案在收集、整理和歸檔過程中存在很多的問題，缺乏系統性、完整性和準確性。
2.施工單位基建檔案歸檔意識落后
很多項目工程的施工單位對基建檔案的重要性認識不足，在施工過程中沒有指定專門的負責人員對基建檔案進行收集、整理、歸檔，多數情況下，這種工作都是交由施工人員兼管基建檔案的收集、整理和歸檔工作。而有的施工單位甚至是臨時抽調一些不是本專業的工作人員對基建檔案的文件和材料進行收集、整理和歸檔，在管理過程中，由于這些工作人員沒有經過專業的知識培訓，缺乏有效的收集、整理和歸檔手段，造成了基建檔案材料在收集過程中存在不完整、不齊全、文件材料的內容不真實的嚴重情況。更有甚者，施工單位的管理部門根本對基建檔案的管理不重視，各種工作都是敷衍了事，該收集的文件材料不收集，改簽章的施工文件不簽章，在施工過程中，需要原件證件而采用復印件的形式代替，上述的這些現象嚴重導致了基建檔案在收集、整理、歸檔方面存在無序現象，嚴重影響到了基建檔案的質量以及日后的使用的價值和作用，給建設單位的基建檔案管理工作帶來了一定的負面影響。目前，我國雖然對于煤炭行業出臺了相應的關于建設工程項目檔案管理方面的規章、制度以及行業標準，但是這些規章制度在執行方面存在執行不利，很多施工單位依法對檔案進行管理的意識淡薄，難以滿足國家對基建檔案管理的實際要求。
3.檔案管理人員隊伍不穩定，專業素質不高
企業檔案管理人員隊伍的穩定和較高的專業素質是做好企業基建檔案管理工作的首要條件。基建檔案管理工作是一項專業要求十分高的一種管理工作，在管理過程中，要求檔案的管理人員既要有較高的責任感和使命感，同時又要要求其具有一定的檔案管理專業水平。企業在檔案管理過程中，如果檔案人員不穩定，經常更換，那么就很可能會造成基建檔案管理工作與實際需求相脫節。此外，有的檔案管理人員在開展工作過程中，對自己的工作不負責，明知在管理過程中歸檔的內容還存在一定的缺陷，一些重要的基建檔案文件和材料還遺留在相關部門和技術人員的手中，但是出于面子問題，對這些情況經常隱瞞，不上報，不采取相應的應急措施，最終造成了基建檔案歸檔的內容和文件材料不全面，嚴重影響了基建檔案案卷的準確性和質量。另外，由于很多企業檔案管理人員參加專業培訓的次數較少，對檔案管理工作的新方向和新動態不夠了解，導致了檔案管理人員的管理水平無法適應企業檔案發展的需求。
三、加強企業基建檔案管理工作的對策
1.加強基建檔案歸檔工作的管理和控制
首先，企業基建工程項目管理部門在與施工單位簽訂施工合同時，要根據國家的相關法律法規和本企業的對檔案的實際需求，對施工單位的基建檔案工作提出相應的要求，確保基建檔案管理工作的質量，此外，企業的檔案管理部門在每一個項目工程開工建設前，應該及時的召集施工單位、建設單位、設計單位以及工程的監理單位的專職和兼職檔案管理人員召開基建檔案管理會議，并根據本企業的實際需求，向參加會議的檔案管理人員講解相應的工作流程，并制定基建檔案管理的范圍，同時還應該讓每一位檔案管理人員對工程施工過程中形成的材料有一個明確的了解，確保每個單位的檔案管理人員都能夠按照檔案要求進行收集、整理和歸檔相應的文件和材料；其次，檔案部門的領導要加強對各個單位、各個部門的檔案收集、整理和歸檔的監督和指導，并指導相關部門建立相應的基建檔案文件材料的立卷、整理歸檔工作，要求他們嚴格按照相應的要求進行整理組卷，在監督過程中對于項目工程中的一些重大工程、大型的項目工程應該始終進行跟蹤和監督，在最大程度上保證基建檔案的文件和材料的完整性、系統性和準確定；最后，任何項目工程施工完畢之后，都應該由施工單位提供相應的施工文件材料、設計圖紙和竣工圖紙，經過企業基建檔案管理部門的相關人員檢查合格之后，并出具相應的技術人員檢驗報告之后，開具工程項目檔案工作聯系單，然后將其交由基建管理部門驗收。基建管理部門只有將施工單位提交的各種文件材料移交給檔案室進行整理歸檔之后，財務部門才可以憑借基建部門簽發的付款單據，才能將相應的款項支付和施工單位，這樣一環連一環，環環監督，能夠在最大程度上保證基建檔案的完整性和系統性。
2.更新關鍵強化企業基建檔案管理意識
隨著企業的基建項目和基建檔案的數量不斷增加，對企業基建檔案管理工作提出了更高的要求，需要基建檔案管理部門能夠盡快適應新形勢的發展，緊跟時代潮流，轉變傳統的基建檔案管理方式。在煤炭企業管理中應該加強對《檔案法》的學習和貫徹，從政策和法規方面不斷增加基建檔案管理人員的法律意識、政策意識和科學意識，不斷增加檔案管理的意識，從思想程度重視企業的基建檔案管理工作，充分認識到基建管理工程的重要性。每一個項目工程在建設過程中形成的各種施工材料都是基建檔案的重要組成部分，基建檔案的文件和材料收集的是否完成、準確，歸檔是否合理、科學，不僅會嚴重影響到整個企業的檔案管理工作，更重要的是會影響到基建工程施工進度和人力、財力的投入情況。因此，就要求檔案管理部門充分的認識到基建檔案管理工作的重要性，克服其中存在的誤區和偏見，積極利用基建檔案資源推進企業的建設。只有企業的檔案管理人員具備了較高的檔案管理意識，才能保證企業基建檔案材料一旦發生變化就能迅速的采取措施對其進行收集、整理、歸檔，同時，要求企業的各個部門要形成良好的檔案管理意識，只有在企業上下形成全面的檔案管理意識，才能保證企業的各個部門都能對項目進行支持，相互配合，及時的對管理過程中存在的問題進行溝通，確保基建檔案管理工作的規范、有序的進行下去，提高企業基建檔案管理工作的質量和水平。
3.穩定企業檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員的素質
企業的管理者要認真貫徹相關法法律和法規，確保本企業的檔案管理人員隊伍的穩定性，企業管理者要經常深入到基層中了解檔案管理工作的實際情況，指導管理人員開展基建檔案管理工作。同時，還要求檔案管理人員對本企業的生產工藝和各種設備有一個充分的了解，這樣在收集材料和整理材料過程中就能做到心中有數。在進行基建檔案管理過程中，要克服那種怕得罪人的思想，以高度的責任感和使命感做好基建檔案的管理工作，對于其中存在的問題要及時的向上級部門匯報，在工作方面取得領導的支持和理解，協調處理好各個部門單位的關系。此外，企業要根據本企業的實際情況，對現有的檔案管理隊伍進行定期的培訓，通過培訓提高管理人員的專業技能，同時更新檔案管理人員的管理理念，不斷更新現有的管理條件，使企業基建檔案管理邁向一個新的臺階。
1做好黃河防洪工程建設項目檔案管理的重要意義
黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗收等各建設階段形成的具有保存價值的文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄，構成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內容。每項防洪工程檔案，不僅在靜態上反映該項工程面貌，而且從動態上反映著工程的變化與發展，始終同它反映的工程對象的實際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發揮著技術、經濟和社會效益。黃河防洪工程具有項目多、投資大，且建設時間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點．防洪工程檔案不僅在建設過程的日常管理和工程質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收工作中具有重要作用，而且也是落實工程質量終身責任制以及對已交付使用工程的管理、維護、簽訂的記錄憑證。借助工程建設檔案，能夠更好地了解和認識過去，把握和服務現在。預見和指導未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實體建設的同時，都高度重視工程建設檔案管理工作。
2當前黃河舫洪工程建設項目檔案管理的現狀
2．1黃河防洪工程建設項目檔案管理的主體發生變化
1998年以后，黃河防洪工程建設管理模式由計劃經濟下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉變到以“三項制度”為主體的新的管理體制，使建設項目檔案管理的主體由計劃經濟下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監理、設計、建設、質量監督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設項目檔案管理的主體發生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發了《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發了水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會也下發了《黃河河務科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件。客觀地對工程項目建設中的檔案管理，工程項目竣工時的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。
2．2確保黃河防洪工程建設項目檔案資料的真實性、正確性帶來難度
檔案資料的真實性是做好工程資料的核心，更是保證黃河防洪工程質量的技術靈魂。黃河防洪工程建設項目檔案資料的整理應該實事求是，客觀正確，但是，由于施工單位、監理單位的參與，有些工程資料為了“應付上級檢查、聯查”而脫離實際，導致了檔案資料的真實性、正確性降低。工程檔案資料必須真實，只有這樣才能準確地處理工程建設過程中出現的一些問題，才能保證工程建設的順利實施，也只有這樣，才能正確的指導工程建設后的運行和管理工作，確保工程效益的真正實現。
2．3黃河防洪工程建設項目檔案管理存在的問題
(1)合同條款對檔案管理的要求不明確
由于合同條款中對工程參建各方的檔案管理沒有明確規定，造成業主在工程建設過程中對設計、監理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束，致使設計、監理，施工單位對工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設項目檔案管理實踐中我們發現，某些監理、施工企業對工程建設檔案的管理不象對工程進度、施工質量的要求那樣嚴格，不注意平時工程資料的收集、整理、歸檔，到了工程快竣工時，才被迫組織人員進行“突擊”，由于不注意平時工程資料的收集、整理，結果一些該歸檔的原始依據因被忽視而沒有歸檔。這種偏重工程建設施工，忽視工程建設原始檔案資料的收集保存，對工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響，降低了工程竣工資料的歸檔質量，給以后工程管理工作帶來了一定的困難。
(2)工程建設項目檔案移交不夠及時
近幾年，黃河防洪工程建設戰線長、項目多，增加了工程建設過程中檔案管理的難度。據濱州河務局統計自2005~2010年防洪工程項目竣工驗收的就有25個，從工程參建各方的工程資料整理情況來看，不同程度存在諸多問題，由于施工單位、監理單位工程資料的整理、歸檔不及時，加之工程建設項目竣工驗收滯后等原因，造成施工、監理單位在工程建設過程中形成的工程檔案向建設單位移交不及時，工程建設檔案資料損壞、丟失等現象時有發生，給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時建設單位接受工程建設檔案后也存在分類歸檔保管不及時，沒有將應由上級檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時進行移交，在一定程度上降低了工程檔案的服務效能。
(3)施工企業檔案管理人員配備不足，部分人員水平較低
像堤防幫寬、機淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設中的大型施工項目，跨年度施工，施工工期長，其建設過程中形成的檔案資料項目繁多，收集和管理難度較大。因此，其工程建設檔案的管理應配備具有一定實際工作經驗和技術水平的專職檔案人員。但在工程建設由計劃經濟向市場經濟過渡中，由于檔案管理體制、管理制度不規范、不健全等原因，造成實際工作中的監理、施工企業對工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視，忽視了工程建設過程中對檔案資料管理人員的要求，使部分工程建設項目的檔案管理人員技術水平較低，配置不足，甚至沒有專職人員，結果使工程建設過程中形成的檔案資料質量較差，給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。
3強化黃河防洪工程建設檔案管理的措旌
3．1加大宣傳力度，提高對工程檔案管理工作重要性的認識
工程資料檔案是工程建設的重要組成部分，建設單位要加大對工程檔案管理工作的宣傳，提高參建各單位對其重要性的認識，使之嚴格按照國家和黃河檔案管理部門對工程資料歸檔管理的規定，采取行之有效的管理措施，及時收集整理工程建設項目各個環節的文件資料，確保工程資料系統、全面、完整、真實可信。并在工程竣工后，及時整理、立卷、移交檔案管理部門。
3．2加強領導．增強全員檔案意識
工程建設項目檔案涉及工程的各個方面遍布工程設計、管理、施工、監理等各部門，工程檔案整理是一項貫穿整個項目的系統工程。所以需要領導高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進行宣傳和培訓，提高檔案管理人員的業務能力和責任感。使全體人員從項目開始，就做到統籌規劃。要有專門的人員負責各部門之間的協調，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔。
3．3建立符合黃河防洪工程建設實際的檔案管理制度
目前黃河防洪工程建設項目的管理運行完全按照合同進行，合同中關于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔，移交的條款從根本上制約著建設項目檔案的管理，在工程建設檔案管理中能制約監理、施工企業的行為的只有國家頒布的檔案法和工程合同。因此，從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標投標工程建設中的檔案管理辦法，將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進招標文件，在工程合同中明確業主和施工企業在工程檔案管理方面的責任和義務，建立起符合黃河防洪工程建設實際的檔案管理制度，彌補目前檔案管理的缺陷，提高工程竣工檔案歸檔質量，這是當前黃河防洪工程建設的客觀需要。
3．4加強工程建設過程中對檔案管理工作的檢查、指導
針對目前黃河防洪工程建設中歸檔管理水平不高的現狀，建設單位加強對檔案管理工作的檢查、指導非常必要。通過建設單位有目的的檢查、指導，可以引起監理、施工企業對檔案管理工作的重視，及時發現檔案管理工作的薄弱環節，予以加強和糾正，預防檔案管理不規范等行為的發生。同時建設單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標題的編寫、裝訂要求對施工企業提出要求和指導，使他們知道在工程建設中應形成和收集那些資料，有哪些具體要求，并依據工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員，至始至終做到定人、定崗、定責到位。
3．5把好工程檔案的初步驗收關
由工程部門會同檔案管理部門對監理、施工企業初立卷的竣工檔案進行檢查驗收，檢查工程檔案有無缺、漏項，是否齊全完整，簽署手續是否完備，把好技術審核關，保證竣工檔案形成的真實性、可靠性、準確性，為工程的竣工驗收做好準備。
關鍵詞:工程檔案管理；存在問題；解決措施
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
一、工程檔案管理的重要性及特點
一個建設項目通常劃分為六個階段，即可行性研究階段、策劃與設計階段、報建報批階段、建設施工階段、銷售階段與物業管理階段。每個階段都會涉及到大量的文件材料，細微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報建報批過程中，許多政府批件都是相互關聯的，如丟失損壞，補辦周期少則三天，多則一個月甚至更長。由此可能導致下一個環節的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費用、管理費用的增加，給企業帶來的經濟損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細的存檔記錄尤為重要。可以說工程檔案是建設單位開發策劃的前提，文明施工的保障，后續管理服務的依據。
單一獨立性，即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。真實性，工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。實用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。
二、工程檔案資料的內容
1、工程準備階段文件
綜合性立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、調查資料及項目評估研究等材料；項目的方案設計與策劃文件資料：工程地質勘察報告、水文地質勘察報告自然條件地震調查、建設用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書、設計圖紙和說明、審定設計方案通知書及審查意見，規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件等資料；報建報批資料：建設項目列入年度計劃的申報文件、建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表、規劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設工程開工審查表、建設工程施工許可證、工程質量監督手續等資料；還有工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工組織設計、施工技術交底、施工日志、圖紙會審記錄、設計變更、材料代用單、經濟簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構配件、半成品、成品及零部件的質量證明文件、檢驗報告及試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；土工試驗；商品混凝土質量證明書、配合比及技術交底；建筑結構安全和功能檢驗抽查、檢測記錄。基礎、主體結構混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗收記錄。技術復核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設備的運用、事故處理記錄。基礎、主體工程結構驗收記錄；分部、分項、檢驗批工程質量驗收記錄；給排水、消防、通風、空調等設備安裝工程：圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質量明文件、進場驗收記錄；管道、閥門強度測試、隱蔽工程驗收記錄；相關試驗、質量事故處理記錄；分部、分項、檢驗批質量驗收記錄。
3、竣工驗收文件
竣工總結、竣工驗收：單位工程竣工驗收、單位工程質量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監督通知意見書；竣工報告；竣工驗收報告及質量保修書；竣工備案表、決算書。
4、竣工圖
總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結構工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風、空調工程竣工圖等。
三、工程檔案管理存在的問題
工程檔案管理過程中涉及到的環節眾多，建設單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對檔案管理重視程度不夠、缺乏專業性管理等突出問題，主要有：
1、意識不到位。工程檔案是建設項目的歷史記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護的重要依據。每一個建設項目都是一個系統工程，涉及的環節較多，因此產生的檔案數量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準確、系統，對整個建設項目來說舉足輕重。
2、能力不到位。受市場經濟的影響，建筑行業競爭異常激烈，有的建設單位將利潤點低的項目進行多重轉包；很多建筑公司為降低人工成本，根據自身業務需求臨時雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識缺乏、知識結構單一等問題，檔案管理人員素質不能適應需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設單位根本就不配備檔案管理人員。
3、管理模式不到位。缺乏先進的、嚴謹的管理模式，沒有將工程檔案管理納入整個項目建設管理中，職責分工不明確。雖然很多建設單位配備了檔案管理人員，設立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計算機設備、檔案管理軟件以及管理模式上遠遠達不到檔案現代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。
四、加強工程檔案管理的建議
基于工程檔案管理的重要性以及當前建設單位檔案管理中存在的突出問題，加強建設單位檔案管理工作尤為重要。
1、提高管理意識，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設過程以及竣工驗收階段均納入檔案管理范疇。制定切實可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責任落實到人，實行專人專責。對于缺漏的重要文件材料要件要及時補救，做到不漏掉一個細節，發現問題及時上報并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時完善借閱和歸還制度，跟
蹤建設工程的全過程。
2、提高檔案管理人員業務水平。基于工程檔案管理的復雜性及行業的特殊性，需要建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，實行專人負責制。在項目審批、施工、驗收階段均有專人監督，定期對檔案管理人員進行業務培訓和技能考核，提升綜合管理水平，對考核優秀的人員適當給予獎勵，穩定檔案管理人員隊伍，保證檔案管理工作的延續性。
3、提高現代化管理水平。充分利用現代化辦公設備及檔案管理系統軟件實施工程檔案的現代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進行紙質檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機制，同時保證紙質檔案與電子檔案編號的對應統一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領域。
4、建立統籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業務環節比較復雜，要求在檔案管理過程中要做到統籌安排，實行網絡化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項目開工后，要明確文件編制的有關要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔，建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系；在項目驗收時，要做好檔案的交接和驗收，不能有缺項、漏項，真正做到：工程立項、開工與文件編制工作同步，施工進度與文件材料形成同步，項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。
5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結束，要及時對工程各階段的文件材件進行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關后續工作的開展，同時也為工程建設積累必要的資料和經驗。
結語
建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚已有的優勢，部門和企業應重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為企業服務。
參考文獻
