時(shí)間：2023-05-30 09:39:28
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案資料管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：管道工程；檔案資料；存在問(wèn)題；解決方案
一、管道工程檔案資料管理工作中存在的問(wèn)題
1.對(duì)于檔案資料的管理意識(shí)較低
目前，一些管道施工團(tuán)隊(duì)對(duì)于工程檔案資料的管理意識(shí)普遍不高。當(dāng)管道工程竣工，交付驗(yàn)收使用后，一段時(shí)間內(nèi)，工程沒(méi)有出現(xiàn)什么大的質(zhì)量問(wèn)題，這個(gè)時(shí)候，施工團(tuán)隊(duì)就認(rèn)為自己的任務(wù)已經(jīng)做完，做好了，于是把一些工程檔案束之高閣，再也不去過(guò)問(wèn)，甚至某些企業(yè)認(rèn)為存檔是多余的，便私自將其進(jìn)行銷毀。人們對(duì)于“檔案資料”的重視程度不高，使得企業(yè)部門(mén)對(duì)于檔案資料的管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有辦法對(duì)管理工作進(jìn)行一定的改進(jìn)革新，導(dǎo)致許多團(tuán)隊(duì)仍然依賴于手工作業(yè)，以及采取傳統(tǒng)的檔案資料存儲(chǔ)手段，只停留于紙張之上，而沒(méi)有電子版本，使得檔案資料易受損、易丟失，讓管道工程檔案資料管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程受到約束。除此之外，一些管道工程團(tuán)隊(duì)往往只注重利益的最大化，就檔案資糧管理這一工作板塊，重視力度不高，沒(méi)有派遣相關(guān)的專職人員，沒(méi)有設(shè)立相關(guān)的收藏機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致管理工作無(wú)法系統(tǒng)化，檔案資料也常常出現(xiàn)遺失、損壞等問(wèn)題，而在以后管道建設(shè)中，更無(wú)法提供相應(yīng)有效的資料，讓管理效率與工程進(jìn)展效率大大降低。
2.檔案資料管理的基礎(chǔ)工作還不到位
讓檔案資料管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是目前我們所面臨的的難題之一。究其原因，主要是基礎(chǔ)工作還不夠扎實(shí)。雖然科技發(fā)展迅速，但就對(duì)檔案的檢索工具來(lái)說(shuō)，其仍處于落后的態(tài)勢(shì)，而一些部門(mén)在管理工作中，沒(méi)有按照國(guó)家檔案局制定的要求進(jìn)行操作，這些都是導(dǎo)致檔案資料管理工作無(wú)法高效開(kāi)展的原因。現(xiàn)如今，檔案資料多是文字多，圖像少，管道工程中的實(shí)際情況無(wú)法得到有效的反映，也難以讓人心服口服。而歸檔的不完整，甚至?xí)斐晒艿澜ㄔO(shè)中出現(xiàn)誤差、失真等嚴(yán)重后果，資料內(nèi)容的不切實(shí)際，還會(huì)影響施工進(jìn)度，施工質(zhì)量也由此下降。
3.沒(méi)有足夠的檔案資料管理人才
檔案資料管理工作的順利開(kāi)展，離不開(kāi)人為操作。想要檔案資料管理工作更為現(xiàn)代化，就必須要確保管理人員對(duì)于管理知識(shí)的儲(chǔ)備量夠多，管理的技術(shù)手段夠高，且文化素養(yǎng)不能偏低。而就目前狀況來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)以及施工團(tuán)隊(duì)，其內(nèi)部檔案資料管理人員普遍不夠?qū)I(yè)，對(duì)于管理知識(shí)的把握不足，管理技能水平也有待提高，對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)度還不高，甚至對(duì)于國(guó)家檔案局所制定的相關(guān)管理制度不了解，導(dǎo)致在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏、失誤等。除此之外，企業(yè)往往追求工程建設(shè)所帶來(lái)的效益，很少甚至不愿在資料管理的工作上投入資金，管理設(shè)備也較為落后，這也間接加大了人才引進(jìn)的困難程度，最終出現(xiàn)惡性循環(huán)的不利局面。
二、提高工程檔案資料管理工作效率的具體措施
想要管道工程資料檔案管理工作得到有序地開(kāi)展，就必須從管理工作的特性出發(fā)，從而了解管理檔案的意義，進(jìn)而加大對(duì)工程檔案資料管理的重視力度。1.完善相關(guān)制度，提高管理意識(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)就檔案管理這一板塊的法律制度也被逐步完善。在《檔案法》出臺(tái)后，各省各市也緊跟腳步，制定了一些地方性的法規(guī)。這些措施的實(shí)行，給予了檔案資料管理良好的工作環(huán)境，并且也能及時(shí)服務(wù)于管理工作，為如何提高資料檔案的管理效率，提供了寶貴的，具有指導(dǎo)性的建議。另外，也讓管道工程檔案資料管理工作的開(kāi)展，能夠有理可尋，有據(jù)可依。因此，我們要加大對(duì)這些制度的宣傳力度，從而讓有關(guān)部門(mén)意識(shí)到管理工作的重要性，嚴(yán)格要求各企業(yè)各部門(mén)按照相關(guān)法律制度對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，進(jìn)而提高管理工作的高效性、準(zhǔn)確性。2.做好基礎(chǔ)工作高樓大廈的屹立，離不開(kāi)地層可靠的基石。檔案資料的管理工作也不例外。要提高檔案管理工作的規(guī)范性，在管道施工前，應(yīng)進(jìn)行責(zé)權(quán)劃分，便于后續(xù)工作中，資料的收集、編制、保管等工作都能有序地開(kāi)展。要派遣專門(mén)的資料管理人員，在沒(méi)有紙質(zhì)檔案的同時(shí)，管理人員應(yīng)及時(shí)收集電子、圖像等資料，讓后續(xù)施工能夠有據(jù)可依。同時(shí)相關(guān)的資料管理人員必須確保資料的真實(shí)可靠性，要對(duì)檔案資料進(jìn)行仔細(xì)保管，避免遺失，損壞等事故的發(fā)生。另外，資糧檔案的管理工作必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)實(shí)行，要符合專業(yè)技術(shù)要求，確保檔案文件的書(shū)寫(xiě)、用墨、繪圖等方面不出差錯(cuò)。當(dāng)檔案資料出現(xiàn)漏、缺等問(wèn)題時(shí)，資料檔案的管理人員，應(yīng)該及時(shí)采取措施，進(jìn)行補(bǔ)救，從而確保檔案資料的完整性。3.提高檔案資料管理人員的管理水平檔案資料管理人員作為管理工作的主體，一定要具備較高的管理水平。目前，許多企業(yè)或施工團(tuán)隊(duì)中的管理人員對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)還不夠深刻，其管理水平也是參差不齊，對(duì)此，開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)課程是極其有必要的。開(kāi)展培訓(xùn)課程，通過(guò)各種手段，加深管理人員對(duì)于管理工作的認(rèn)識(shí)，讓他們對(duì)工程項(xiàng)目檔案的制成材料、收集范圍等有所了解，明白檔案資料管理的基本要求，從而讓他們對(duì)檔案資料的管理水平得到提升，管理手段得到強(qiáng)化。并且，要監(jiān)督管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)管理法案，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，只有這樣，檔案資料的利用價(jià)值才能得到充分發(fā)揮。
三、結(jié)束語(yǔ)
之所以開(kāi)展管道工程檔案資料的管理工作，是為了確保工程項(xiàng)目中，一些重要的歷史資料能夠得到妥善的保存，一旦在以后的生產(chǎn)、工作中，遇到問(wèn)題和麻煩，便可以從這些資料檔案中尋找解決辦法。除此之外，管道工程檔案資料的管理工作還可以讓城市現(xiàn)代化的腳步加快，讓社會(huì)變得更為和諧、穩(wěn)定，因此，管道工程檔案資料的管理工作必須得到我們的重視，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)，將管理工作做好，做扎實(shí)，提高檔案管理的技術(shù)水平，讓檔案資料管理工作能夠步入正軌，其工程也因此得到了有序的開(kāi)展。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】建筑工程；檔案資料；管理分析
改革開(kāi)放以來(lái)，建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，同時(shí)形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案主要是指建設(shè)項(xiàng)目管理的活動(dòng)中形成的檔案性的文件。建筑工程檔案屬于工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，會(huì)影響到工程的質(zhì)量，也會(huì)影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建筑工程檔案是在建設(shè)活動(dòng)中而形成的最原始的真實(shí)記錄。
1、建筑工程檔案資料管理概述
建筑工程項(xiàng)目指的是具有計(jì)劃任務(wù)書(shū)，以及總體設(shè)計(jì)和經(jīng)濟(jì)工實(shí)行獨(dú)立核算的，行政方面具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目，建筑工程檔案資料，是指在建筑工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工交付使用這一整個(gè)過(guò)程中，形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的所有與建筑工程相關(guān)的原始資料，那么為了保證這些檔案資料的完整、準(zhǔn)確以及安全，必須要對(duì)建筑工程施工階段的所有資料進(jìn)行管理。建筑檔案資料一般都具有真實(shí)性的特點(diǎn)，這是由于檔案資料是跟隨工程建設(shè)一起形成的，在施工到竣工環(huán)節(jié)都需要真實(shí)的記錄；還具有單一獨(dú)立性，以及實(shí)用性，實(shí)用性是在檔案資料通過(guò)的時(shí)候，需要對(duì)建筑工程進(jìn)行全面的考核。
建筑工程檔案資料涵蓋了整個(gè)建筑工程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，那么涉及到的內(nèi)容也就比較廣泛，但總體可以看做是三個(gè)方面，第一是綜合性文件，這里面包含了經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)的文件、計(jì)劃任務(wù)、政府征地和要求拆遷安置等文件資料，還包含了工程中需要的相關(guān)合同、竣工后需要結(jié)算和審計(jì)的內(nèi)容等。第二是工程施工文件資料。主要包括了立項(xiàng)和竣工生成的報(bào)告，圖紙經(jīng)過(guò)會(huì)審、設(shè)計(jì)進(jìn)行變更等生成的報(bào)告，還有監(jiān)理部門(mén)工作的相關(guān)資料以及所開(kāi)例會(huì)的紀(jì)要，工程實(shí)施所發(fā)生的質(zhì)量事故需進(jìn)行處理的資料等。第三是竣工圖。竣工圖并不單指工程竣工后的圖紙，還包含中平面的布置圖，建筑物室內(nèi)室外各種管線的接線圖，工程中裝飾工程完成后生成的圖紙，水電系統(tǒng)竣工后生成的圖紙以及建筑工程完工后生成的圖紙等。
建筑工程檔案是對(duì)建筑過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)和客觀記錄，對(duì)其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)性的作用。建筑檔案管理工作對(duì)于加快建筑工程技術(shù)的完善，推動(dòng)城市建設(shè)工作的開(kāi)展具有極其重要的作用，所以在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度快速發(fā)展的情況下，需要做好工程檔案的管理工作。建筑檔案是城市建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物，是城市建筑經(jīng)驗(yàn)的積累，通過(guò)對(duì)工程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，可以確保建筑檔案的完整和規(guī)范，為城市規(guī)劃和建設(shè)提供必要的依據(jù)。而且城市發(fā)展過(guò)程中建設(shè)的所有建筑物和構(gòu)筑物，在后期管理、維修和改擴(kuò)建過(guò)程中都離不開(kāi)工程檔案，而且在城市防災(zāi)、減災(zāi)和恢復(fù)重建過(guò)程中，都需要以工程檔案作為重要的依據(jù)，所以確保工程檔案的齊全和完整具有極其重要的意義。
2、建筑檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1施工管理原件缺失
目前在建筑工程施工過(guò)程中，有時(shí)設(shè)計(jì)和監(jiān)理單位下發(fā)的施工管理文件是復(fù)印件，原件缺失，這樣這使其無(wú)法滿足工程檔案管理質(zhì)量的要求。
2.2工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)缺乏書(shū)面資料
建筑工程施工時(shí)，為了確保質(zhì)量，需要在一些質(zhì)量控制點(diǎn)施工完成后進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，但往往為了趕進(jìn)度而導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收時(shí)沒(méi)有按要求進(jìn)行書(shū)面簽字儀式，沒(méi)有形成書(shū)面資料，這就無(wú)法滿足工程檔案管理工作的要求。
2.3沒(méi)有按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行編制竣工文件
在進(jìn)行工程竣工文件編制時(shí)，由于沒(méi)有嚴(yán)格按照要求來(lái)進(jìn)行分類成冊(cè)，即使成冊(cè)的也存在缺少目錄或是目錄不準(zhǔn)確的情況，甚至一些分部工程利用代用圖進(jìn)行組卷，這樣就導(dǎo)致竣工文件中圖紙存在較大的缺失。
2.4施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范
在工程開(kāi)始前沒(méi)有對(duì)原始施工驗(yàn)收簽證資料的內(nèi)容和格式進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，而是在施工過(guò)程中對(duì)其內(nèi)容和種類進(jìn)行不斷的增添和更換，這樣就導(dǎo)致資料格式上很難達(dá)到統(tǒng)一和規(guī)范，在進(jìn)行裝訂組卷時(shí)存在著許多的不便。
2.5原始資料書(shū)寫(xiě)不認(rèn)真
工程施工過(guò)程中在對(duì)原始資料進(jìn)行書(shū)寫(xiě)時(shí)，存在著字跡潦草、不規(guī)范、錯(cuò)誤字的情況，對(duì)于修改的地方不蓋章也不簽字，這給工程檔案管理工作帶來(lái)了較大的難度。
2.6缺乏統(tǒng)一的管理模式
目前對(duì)于工程檔案的管理工作存在著較多的方式，部分管理較好的單位則成立了工程檔案室，由專門(mén)檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，但很大一部分單位則由其他部門(mén)或是文書(shū)代管或兼管的情況，導(dǎo)致檔案材料不完整、不齊全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
2.7缺乏復(fù)合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
3、建筑工程檔案資料有效管理措施探究
3.1積極健全建筑工程檔案管理制度。
建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎(chǔ)，建筑單位在建筑項(xiàng)目成立之初就應(yīng)該積極按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，建立相關(guān)的管理制度，并且制定統(tǒng)一的檔案資料管理模式。還應(yīng)該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關(guān)人員在檔案資料管理中承擔(dān)的責(zé)任，保證能夠真實(shí)記錄相關(guān)的檔案資料，為建筑單位的合法權(quán)益提供保障。
3.2加大對(duì)檔案資料管理人員的培訓(xùn)力度。
檔案資料管理人員是整個(gè)建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作，能夠有效的保證工程檔案的質(zhì)量，提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。建筑單位應(yīng)該積極的開(kāi)展相關(guān)的會(huì)議，或者是聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高管理人員的素質(zhì)。還應(yīng)該積極提高檔案資料管理人員對(duì)于建筑工程方面的知識(shí)，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實(shí)的將檔案歸檔。
3.3利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建筑工程單位應(yīng)該積極利用這些技術(shù)來(lái)對(duì)建筑檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，可以構(gòu)建一個(gè)記錄檔案信息的系統(tǒng)，及時(shí)的記錄建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進(jìn)行嚴(yán)格的控制。
3.4嚴(yán)格保證竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮憑證作用。
在建筑工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建筑單位的檔案管理人員應(yīng)該同工程項(xiàng)目管理人員，按照相關(guān)規(guī)定對(duì)建筑工程中的所有文件進(jìn)行全面審核檢查，務(wù)必保證竣工材料的真實(shí)性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應(yīng)該積極嚴(yán)格的貫徹相關(guān)規(guī)定，將竣工檔案驗(yàn)收作為整個(gè)工程驗(yàn)收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證工程建筑檔案資料的完整準(zhǔn)確。
3.5加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作
按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開(kāi)發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
4、結(jié)語(yǔ)
總而言之，建筑工程檔案資料管理工作作為整個(gè)建筑工程中的重要環(huán)節(jié)，建筑工程單位應(yīng)該加大對(duì)其認(rèn)識(shí)，加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)，積極利用信息化技術(shù)，并建立一定的管理制度等，全面保證建筑工程檔案資料的有效管理。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料管理；重要性
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
0、前言
隨著高新區(qū)的開(kāi)發(fā)帶來(lái)了無(wú)數(shù)的建筑工程，首先是交通道路的開(kāi)發(fā)到園林綠化，到辦公大樓、研發(fā)大樓、商業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施配套，小到路邊崗?fù)ぃN類繁多、風(fēng)格各異的建筑工程充滿了整個(gè)開(kāi)發(fā)區(qū)。這些工程給我們留下了數(shù)目龐大的工程文檔，并且越來(lái)越多地以電子數(shù)據(jù)的形式記錄下來(lái)。如何對(duì)這些文檔進(jìn)行管理和利用，成為監(jiān)管者和從業(yè)者關(guān)注的重點(diǎn)的問(wèn)題。建筑工程中,檔案資料管理是重要的組成部分之一,同時(shí)它也是工程竣工的必備文件,對(duì)工程的建設(shè)施工起著重要的監(jiān)督指導(dǎo)作用。我國(guó)建設(shè)部門(mén)對(duì)于工程的檔案資料管理也是相當(dāng)重視,并明確提出：任何一項(xiàng)建筑工程如果檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,貝一判定該項(xiàng)工程不
合格,對(duì)工程質(zhì)量具有否決權(quán)。2013年中國(guó)建筑業(yè)高峰論壇，對(duì)我國(guó)未來(lái)的建筑業(yè)進(jìn)行了定義：新興的信息技術(shù)與智能建筑技術(shù)結(jié)合，造就智能建筑。可以預(yù)見(jiàn)，未來(lái)的建筑業(yè)不僅僅涉及建筑物建造，還更多滴融入了高科技的元素。與建筑實(shí)體功能密切相關(guān)的智能化設(shè)施和設(shè)計(jì)，給建筑文檔數(shù)據(jù)庫(kù)增添了更多更復(fù)雜的內(nèi)容。因此，加強(qiáng)有效的建筑文檔管理是大勢(shì)所趨。
1、我國(guó)建筑工程資料管理的背景
社會(huì)的發(fā)展使得國(guó)家對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大增加,同時(shí)對(duì)于建筑工程的質(zhì)量也提出了更高的要求。建筑工程的資料管理是整個(gè)工程施工的整體縮影,資料的完整與真買(mǎi)與否,是整個(gè)工程項(xiàng)目施工質(zhì)量?jī)?yōu)劣的重要依據(jù)。由此可見(jiàn),作為建筑工程重要的組成部分之一,工程檔案記錄著施工活動(dòng)的全過(guò)程,是工程竣工時(shí)必備的交付文件。它對(duì)于整個(gè)建筑過(guò)程發(fā)揮的作用不可小覷,記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線的鋪設(shè)等相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目,是投資計(jì)劃、建筑安排、施工過(guò)程、改建擴(kuò)建等建筑活動(dòng)不可缺少的檔案文件,它構(gòu)成了建筑工程過(guò)程中不可或缺的重要因素,關(guān)系到工程是否能夠按期完成及完成的質(zhì)量?jī)?yōu)劣。
2、建筑工程檔案的內(nèi)容和作用
建筑工程檔案具有一個(gè)不斷變化的內(nèi)涵，隨著建筑工程的智能化，許多新建的建筑工程文檔進(jìn)入人們的視野，其重要性甚至超過(guò)了傳統(tǒng)的工程文檔。因此，工程文檔的作用也不僅僅是簡(jiǎn)單的記錄功能，它還是樓宇運(yùn)營(yíng)和生存必不可少的一部分。
2.1、建筑工程檔案的內(nèi)容
工程文檔的一般定義是從工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)、立項(xiàng)、報(bào)批、設(shè)計(jì)勘察、施工準(zhǔn)備，到施工、監(jiān)察、驗(yàn)收等建造和管理過(guò)程中形成，并通過(guò)圖表、文字、聲像等形式保存下來(lái)的材料。傳統(tǒng)的工程文檔包括主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件和施工文件三類。工程準(zhǔn)備階段文件主要有立項(xiàng)文件、用地文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件等等；監(jiān)理文件主要有監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等等；施工安裝文件包括土建、施工技術(shù)、施工現(xiàn)場(chǎng)、進(jìn)度記錄、工程圖紙及材料文檔等等。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，建筑工程文檔中出現(xiàn)了許多新面孔，如通信設(shè)施規(guī)劃圖紙、監(jiān)控設(shè)備相關(guān)文檔、門(mén)禁感應(yīng)等設(shè)施管理數(shù)據(jù)庫(kù)等等。同傳統(tǒng)的文檔一起，這些工程文檔越來(lái)越多地被記錄在計(jì)算機(jī)中，并能夠隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用。因此，建筑工程檔案的作用從記錄工程建造信息，開(kāi)始成文工程運(yùn)轉(zhuǎn)的一部分。
2.2、建筑工程檔案的內(nèi)容
建筑工程檔案的最基本作用是記錄工程信息。無(wú)論是施工單位、監(jiān)管者還是投資者、業(yè)主，都希望工程的相關(guān)信息能夠被記錄下來(lái)。作為工程交付的核心要素，完備的工程文檔是施工單位完工驗(yàn)收的必要條件之一。監(jiān)管者對(duì)工程造價(jià)、安全等等負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，工程檔案是重要的考察依據(jù)。同時(shí)對(duì)于投資者和業(yè)主而言，工程文檔能夠?yàn)槠涫褂煤瓦M(jìn)一步加工工程提供信息支撐。而隨著智能樓宇的興起，樓宇中的信息如建筑用料壽命記錄、工程結(jié)構(gòu)變化檢測(cè)、通信監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)等等，在工程的日常管理監(jiān)測(cè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。建筑工程文檔不在靜靜地躺在數(shù)據(jù)庫(kù)中，而是為工程運(yùn)轉(zhuǎn)提供實(shí)時(shí)的信息支撐。
3、建筑企業(yè)資料管理人員的必備條件
一般認(rèn)為建筑企業(yè)資料管理員的工作看似輕松,其買(mǎi)要做好也是
需要一些必備的條件的,具體包括：(1)踏買(mǎi)、勤奮、認(rèn)真的工作態(tài)度是資料員工作的必要前提。工程施工的資料搜集和管理具備一定的復(fù)雜性和艱巨性,這就要求資料員在日常工作中多思考,用積極認(rèn)真的態(tài)度去工作、去落買(mǎi),具備高度的責(zé)任感,在做好自己本職工作的同時(shí),對(duì)于工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有補(bǔ)位意識(shí),加強(qiáng)自我協(xié)調(diào)和配合的能力。(2)一名合格的資料員,不光在思想上具有能動(dòng)性,還必須具備扎買(mǎi)的建筑專業(yè)知識(shí)。建筑工程的資料員工作是一項(xiàng)集工程管理和檔案管理為一體的復(fù)合型工作,對(duì)于人員的要求也相對(duì)比較高。
4、我國(guó)建筑工程檔案資料管理的現(xiàn)狀分析
當(dāng)前,我國(guó)建筑工程檔案資料的管理現(xiàn)狀令人堪憂,存在著不少問(wèn)題。主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)萬(wàn)面。
建筑工程的檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理模式和有效的管理措施,通常都是想到了才去做這件事情,要不就是放在那邊不理,缺乏從根本上對(duì)這一工作的重視程度。(2)1.檔案管理意識(shí)淡薄。檔案管理意識(shí)淡薄主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是對(duì)檔案價(jià)值的輕視，二是對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性追求的喪失。許多人的觀念里，工程數(shù)據(jù)的作用僅僅是記錄，隨著工程的完工，工程數(shù)據(jù)便完成其使命。因此，在許多情況下，許多工程文檔只記錄了工程中主要的內(nèi)容，如工程圖紙、施工進(jìn)度、用料等等，而遺漏了大量的信息。許多工程在后續(xù)的追查中，往往找不到具體的工程信息，無(wú)法追蹤到人和物的來(lái)源。此外，大量的工程信息造假或偏差較大。工程中設(shè)計(jì)的監(jiān)管者、測(cè)繪人員與投資者和施工者，往往勾結(jié)在一起，為了更快更好地完工驗(yàn)收，往往大量造假和隱瞞。最終對(duì)于無(wú)論是使用方、監(jiān)管單位還是施工者而言，工程檔案只是一個(gè)形式而已，沒(méi)人有會(huì)去認(rèn)真考察里面的數(shù)據(jù)，因?yàn)槟切└窘黄鹂疾臁?3)完成工作任務(wù)的目的性不夠明確,往往是為了搜集而去搜集,考慮的是盡快完成這個(gè)任務(wù)。出于這樣的工作目的,建筑資料的搜集往往缺少了原本的真買(mǎi)性和有效性,喪失了這一工作環(huán)節(jié)的重要意義。這一做法歪曲了工程施工的買(mǎi)際內(nèi)容,失去了資料搜集和檔案記載的價(jià)值,包含著極大的不確定性,對(duì)于施工過(guò)程也起到了消極的阻礙作用。(4)檔案管理技術(shù)落后。我國(guó)的許多工程檔案還停留在紙張時(shí)代，尤其是較為落后地區(qū)的工程。傳統(tǒng)載體的檔案不僅容易損壞丟失，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的管理利用，保存和使用非常繁瑣。在相對(duì)發(fā)達(dá)的一些地區(qū)，工程文檔實(shí)現(xiàn)了全部或部分電子化。但盡管如此，對(duì)于檔案的安全備份和保存，缺乏延續(xù)和統(tǒng)一，各類文檔管理部門(mén)和數(shù)據(jù)庫(kù)混亂，互相缺乏互通，大大削弱了工程文檔的價(jià)值挖掘的能力。
5、加強(qiáng)工程檔案有效管理的措施建議
5.1、完善建筑工程檔案資料的管理制度
項(xiàng)目工程的管理負(fù)責(zé)人應(yīng)親自督查工程檔案資料的搜集和管理情況,積極制定完善的檔案管理制度,并按照計(jì)劃和規(guī)定有效地進(jìn)行保管工作。
5.2、充分利用建筑工程的相關(guān)資料
工程的檔案資料涉及到建筑施工的整個(gè)過(guò)程和具體細(xì)節(jié)的把控,對(duì)于該資料的合理利用就顯得至關(guān)重要。它是縮短工程施工周期、保證工程完成質(zhì)量的有效保障。同時(shí),真買(mǎi)可靠的檔案資料對(duì)于后期的工程建設(shè)也有積極的借鑒作用。
5.3、建立追求真實(shí)誠(chéng)信的風(fēng)氣
工程記錄無(wú)論好壞，都應(yīng)當(dāng)真實(shí)地被記錄下來(lái)，真實(shí)的數(shù)據(jù)才具有保存和利用的價(jià)值。當(dāng)由于工程的真實(shí)記錄肯定會(huì)成為部分利益相關(guān)者的把柄，因此并不是所有人都愿意主動(dòng)去追求真實(shí)。監(jiān)管單位必須保持獨(dú)立，真正做到引導(dǎo)正確的價(jià)值觀，對(duì)造假行為進(jìn)行嚴(yán)懲。施工單位也必須加強(qiáng)施工人員的素質(zhì)和能力培養(yǎng)，力求最真實(shí)地記錄工程信息。
5.4、資料員應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)完成資料的記載
要想搜集到真買(mǎi)可靠的檔案資料,建筑企業(yè)的資料管理員應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘查和記錄,從而保證檔案資料的真買(mǎi)性和完整性。只有參與到工程建設(shè)的全過(guò)程,才能算是較好地完成了檔案資料的管理工作。
5.5、提升檔案管理的能力
通過(guò)信息化進(jìn)行工程文檔的管理是可行的途徑，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⒏鞣N類型的文檔統(tǒng)一管理在數(shù)據(jù)庫(kù)中。通過(guò)軟件，能夠?qū)Ω鲄^(qū)域各時(shí)期的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一編排，實(shí)現(xiàn)區(qū)域間的聯(lián)網(wǎng)。另外，建筑企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)培養(yǎng)工程文檔管理分析的專業(yè)人才，是工程信息的價(jià)值得以挖掘的必要條件，因此建筑企業(yè)應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)于資料管理人員的培訓(xùn)和拓展,提升資料員的工作能力,確保資料搜集的真實(shí)有效，完善資料管理人員的專業(yè)素質(zhì),使其具備足夠的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能進(jìn)而促進(jìn)工作的順利完成。
6、結(jié)束語(yǔ)
確保建筑工程資料的完整性，有助于工程竣工后的項(xiàng)目工程質(zhì)量審核，對(duì)后期可能出現(xiàn)的工程問(wèn)題提供借鑒，并據(jù)此可以盡快找出問(wèn)題的原因，進(jìn)而可以及時(shí)制定處理措施。因此，建筑企業(yè)對(duì)資料檔案的管理應(yīng)提起足夠的重視。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：土地開(kāi)發(fā)；檔案資料；管理
1土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的意義
為了能更好的監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)程，能讓日后項(xiàng)目的管理更容易，就需要管理好土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料，因?yàn)檫@樣才能全面并及時(shí)的了解整個(gè)項(xiàng)目管理的過(guò)程和項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)建設(shè)中的問(wèn)題并進(jìn)行處理，還能提供一些項(xiàng)目建設(shè)管理的信息。土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是非常重要的，主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)：(1)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的資料信息等都包括在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料當(dāng)中，日后接受各級(jí)部門(mén)審查等也都是要把這個(gè)作為依據(jù)的。(2)根據(jù)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料可以整治項(xiàng)目建設(shè)中的不良行為。(3)要根據(jù)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，日后出了問(wèn)題也需要用到這些資料進(jìn)行追查。(4)在建設(shè)其他項(xiàng)目時(shí)也可以參考這些土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料。(5)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目管理規(guī)范化的要求土地開(kāi)發(fā)整理的管理模式有了一定的轉(zhuǎn)變，國(guó)家也開(kāi)始重視土地開(kāi)發(fā)整理,只有不斷完善土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目管理，才能讓國(guó)家投入的資金不浪費(fèi)，讓土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目有好的效益，而在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目管理中，土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料是很重要的。整個(gè)項(xiàng)目管理活動(dòng)的記錄都在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目的檔案中，這其中保存和積累著項(xiàng)目的工作成果和工作經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目中有些關(guān)鍵地方的施工記錄也在其中。由此看來(lái)，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目檔案管理是必不可少的。
2土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理存在的問(wèn)題
我國(guó)實(shí)施土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目比較晚，很多方面的管理都不完善，存在著許多的問(wèn)題，土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散籠統(tǒng)的文件并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理方面的問(wèn)題也有很多，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)地方：(1)填寫(xiě)的一些資料內(nèi)容不準(zhǔn)確。有許多原始資料在項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)候不能及時(shí)填寫(xiě)，從而造成了土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料內(nèi)容與施工事實(shí)情況不相符，進(jìn)而就導(dǎo)致了有些建筑材料沒(méi)有完整的合格證和質(zhì)保書(shū)等，最終就不能知道項(xiàng)目工程質(zhì)量的具體情況，達(dá)不到符合要求的項(xiàng)目工程資料檔案管理的質(zhì)量。(2)沒(méi)有完善的檔案資料管理制度。許多企業(yè)都沒(méi)有完善的項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，甚至有的企業(yè)就沒(méi)有建立這個(gè)制度。在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中不在乎檔案資料的管理工作，只偏重于質(zhì)量等方面的問(wèn)題。(3)檔案資料管理不規(guī)范。在施工過(guò)程中，檔案資料的格式各式各樣、內(nèi)容不符合要求，不容易裝訂，這都是由于施工單位和相關(guān)部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一檔案資料的格式而造成的。資料的內(nèi)容方面，有的資料是因?yàn)闄n案員在編輯的時(shí)候不了解施工的進(jìn)度和相關(guān)情況，導(dǎo)致了編輯的資料和事實(shí)情況不一樣，還有的是因?yàn)椴磺宄┕さ牟僮鬟^(guò)程在填寫(xiě)表格的時(shí)候造成了多填、漏填的現(xiàn)象。還有的資料中有錯(cuò)別字，內(nèi)容敘述的沒(méi)有邏輯關(guān)系，有的資料沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章等，資料中出現(xiàn)的這些問(wèn)題都會(huì)在很大程度上影響后期竣工資料的編制。(4)沒(méi)有專門(mén)的人負(fù)責(zé)管理檔案。目前，很少有企業(yè)設(shè)立了專門(mén)管理項(xiàng)目檔案資料的職位并由專門(mén)的人員進(jìn)行管理，大部分的項(xiàng)目檔案資料管理人員都不是專職人員，都只是身兼多職的人，這些人員都沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，不了解檔案業(yè)務(wù)，而且他們平時(shí)還有原本的職務(wù)工作要做，就沒(méi)有了時(shí)間去深入的學(xué)習(xí)了解該如何進(jìn)行檔案管理，這樣他們就很難管理好。資料越來(lái)越多，他們又沒(méi)有辦法跟上節(jié)奏整理，漸漸地需要整理的資料越堆越多，也就越來(lái)越難整理，再加上取閱檔案資料時(shí)不進(jìn)行手續(xù)登記，最終就導(dǎo)致了檔案的丟失。所以，項(xiàng)目檔案資料一定要有專門(mén)的人進(jìn)行管理，而且管理人員一定要有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。
3項(xiàng)目檔案資料管理建議
結(jié)合上述項(xiàng)目檔案資料管理中存在的問(wèn)題來(lái)看，想要土地開(kāi)發(fā)工程建設(shè)有快的進(jìn)度，就一定要重視項(xiàng)目檔案資料管理。具體措施如下：
3.1增強(qiáng)項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)
在土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目中，有很多重要的圖表、文字、影像、圖片等資料可以為其他的土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)等。所以，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)是很有必要的，這樣就能夠讓那些檔案資料完整的保存下來(lái)了，而且還能對(duì)檔案進(jìn)行妥善的管理，從而避免發(fā)生資料丟失的情況。所以，一定要讓檔案資料管理人員有充分的項(xiàng)目檔案資料管理的意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，認(rèn)真對(duì)待工作。
3.2制定項(xiàng)目檔案資料管理制度
在建設(shè)性工程當(dāng)中，土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目是具有很大規(guī)模的，而在土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，最重要的就是有完善的檔案管理制度。把項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的分類整理，并進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃是完善檔案管理制度的基礎(chǔ)。在整個(gè)土地開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，有許多方面的需要都要與其他企業(yè)進(jìn)行交易等，交易過(guò)程中就會(huì)有許多的報(bào)告、文件等，要把這些資料進(jìn)行劃分歸類，進(jìn)而再統(tǒng)一的進(jìn)行存檔，這樣在日后查詢資料時(shí)就會(huì)更方便。
3.3加強(qiáng)管理人員的技能學(xué)習(xí)
整理、規(guī)范項(xiàng)目檔案資料是需要非常認(rèn)真嚴(yán)格的，所以具備專業(yè)的知識(shí)技能和認(rèn)真的工作態(tài)度是對(duì)土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料管理人員的硬性要求。牢記土地開(kāi)發(fā)整理的政策法規(guī)，了解項(xiàng)目工程中需要的所有的資料，能認(rèn)真準(zhǔn)確的把檔案資料進(jìn)行分類整理等，能完好的保存完整的資料，這些都是這些管理人員需要具備的知識(shí)技能。
3.4建立專人負(fù)責(zé)制度
管理人員需要具有一定的專業(yè)知識(shí)技能，管理過(guò)程中必須要遵守政策,土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目檔案資料的管理工作是很復(fù)雜的，而且時(shí)間長(zhǎng),項(xiàng)目資料的內(nèi)容也很復(fù)雜,因此想要能夠保證這個(gè)工作有效率的進(jìn)行，就一定要讓專門(mén)的人對(duì)其進(jìn)行有效的管理，而且還要讓這些人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等，提高他們相關(guān)的管理知識(shí)和技能，進(jìn)而更好的保證檔案管理的進(jìn)行。
4結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案檔案資料收集
我院是一所有著百年以上歷史的百年老院，基建檔案對(duì)醫(yī)院的發(fā)展顯得尤為重要。隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性
基建檔案在醫(yī)院管理中的作用如下：
1、對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
2、為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
3、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。
基建檔案在醫(yī)院管理中有如上如此重要的作用。因此我們?cè)谑占t(yī)院基建檔案資料時(shí)，必須抓住幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
1.明確工程檔案資料收集范圍
要做好醫(yī)院基建檔案資料收集工作，就必須對(duì)工程檔案資料的收集有一個(gè)明確的范圍。總的來(lái)說(shuō)，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。所以，在訂立檔案資料收集范圍時(shí)，建設(shè)單位的資料員要事先了解清楚工程項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能等情況，以便在資料收集和匯總時(shí)做到心中有數(shù)，同時(shí)對(duì)照有關(guān)文件要求，列出必須收集的檔案資料清單，并把清單印發(fā)到各有關(guān)單位和部門(mén)。
2.落實(shí)好檔案資料收集的責(zé)任
每一個(gè)工程項(xiàng)目都會(huì)牽涉多個(gè)單位和醫(yī)院內(nèi)部多個(gè)部門(mén)(科室)。不同單位和部門(mén)在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各單位、各部門(mén)的責(zé)任。在工程準(zhǔn)備階段，大量的文件是由醫(yī)院即建設(shè)單位收集。但到了施工階段。就會(huì)牽涉到不同的施工單位。如果建設(shè)項(xiàng)目是實(shí)行總承包的，需由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。
此外，為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按范圍收集齊全，建設(shè)單位還應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任。
3.指導(dǎo)好各施工單位和部門(mén)進(jìn)行資料收集、整理工作
一般來(lái)說(shuō)，較大的工程項(xiàng)目其施工單位的管理都比較規(guī)范，他們都會(huì)配備專職的檔案資料管理員。但是，醫(yī)院建設(shè)大項(xiàng)目畢竟不多，更多的是一些中小項(xiàng)目和維修項(xiàng)目，而這些小項(xiàng)目往往是由一些掛靠公司承包，這些小公司為了節(jié)約成本，很少有專職檔案資料管理人員專門(mén)從事資料收集工作，大多是由施工員兼資料管理員，他們對(duì)檔案資料管理既不很熟悉，又不大重視。因此，建設(shè)單位的檔案資料管理員一定要在工程開(kāi)工前，對(duì)各有關(guān)單位的資料管理人員進(jìn)行資料管理責(zé)任交底，必要時(shí)進(jìn)行簡(jiǎn)要的技術(shù)講解，提醒注意事項(xiàng)。我院就曾遇到過(guò)以下情況，某施工單位派駐工地的施工員(兼資料管理員)，在責(zé)任交底時(shí)，該施工員由于對(duì)資料管理的時(shí)限性和重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)我院檔案資料管理員提出的要求有點(diǎn)不以為然，結(jié)果在工程竣工后很長(zhǎng)時(shí)間都沒(méi)有向我院提交該收集的資料，甚至把部分消防產(chǎn)品生產(chǎn)合格證都丟失了，后來(lái)花了好長(zhǎng)時(shí)間才把資料補(bǔ)齊，嚴(yán)重影響了工程項(xiàng)目質(zhì)監(jiān)驗(yàn)收。經(jīng)此教訓(xùn)之后，我們對(duì)以后的建設(shè)項(xiàng)目特別注意做好施工單位的資料收集整理的指導(dǎo)工作，除了印發(fā)資料收集范圍和清單之外，還要求施工單位備有存放資料的文件柜，用不同的文件盒分門(mén)別類把不同時(shí)期的資料保存下來(lái)，定期進(jìn)行整理。
4、充分利用IT技術(shù)進(jìn)行基建檔案現(xiàn)代化管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件作為一種新型的信息載體已越來(lái)越多地出現(xiàn)在基建檔案領(lǐng)域(如設(shè)計(jì)圖、三維效果圖等)。以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子文檔將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，運(yùn)用IT技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)備信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、轉(zhuǎn)輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大突破。對(duì)此，作為醫(yī)院基建檔案管理工作者應(yīng)有足夠的認(rèn)識(shí)，如果條件允許，最好能利用醫(yī)院既有的信息系統(tǒng)，減少重復(fù)投資。
關(guān)鍵詞：工程檔案整理問(wèn)題 對(duì)策研究與探索
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，在許多的工程建設(shè)中都會(huì)形成各種各樣的工程材料，這些材料包括施工過(guò)程的記錄，以及工程設(shè)計(jì)的記錄，還包括維修或是后續(xù)工作的完工，這些對(duì)以后的工程建設(shè)都有著非常重要的參考價(jià)值和意義。所以做好工程檔案整理工作是極其重要的，同時(shí)分析和探討工程檔案整理中存在的問(wèn)題也是非常有必要的。文章就是分析出現(xiàn)在工程檔案整理中存在的問(wèn)題，提出了解決對(duì)策的。
一、工程檔案整理的重要性
工程檔案整理的重要性是指在各項(xiàng)工程建設(shè)中保存下來(lái)的有價(jià)值的、真實(shí)的文字、圖紙，或者是其他的載體的文件材料對(duì)社會(huì)生產(chǎn)產(chǎn)生的積極的作用。這些工程檔案資料都是對(duì)當(dāng)時(shí)實(shí)際工程的真實(shí)情況的實(shí)錄，它對(duì)以后的生產(chǎn)生活來(lái)講是一種無(wú)形中的強(qiáng)大的生產(chǎn)力。工程檔案資料可以為日后的工程提供參考，具有很大的價(jià)值。所以工程檔案整理也是相當(dāng)重要的。通過(guò)對(duì)工程檔案有效的整理，對(duì)工程檔案進(jìn)行編制，開(kāi)發(fā)，利用，將會(huì)為將來(lái)的工程提供有價(jià)值的參考，避免在未來(lái)的工程中出現(xiàn)相類似的工程失誤等，推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)生活的進(jìn)步，為我們的社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富和利益。
二、工程檔案整理出現(xiàn)的問(wèn)題
（一）工程檔案資料收集不夠全面和準(zhǔn)確
工程檔案資料收集不夠全面和工程檔案資料收集不夠準(zhǔn)確是工程檔案整理中出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題。工程檔案收集不夠全面是由于某些工程在設(shè)計(jì)等其他方面發(fā)生變動(dòng)，工程檔案整理人員沒(méi)有能夠進(jìn)行相應(yīng)的修改和記錄，導(dǎo)致所記錄的工程檔案資料比較片面，沒(méi)有完全真實(shí)地反應(yīng)工程的實(shí)際情況。工程檔案資料收集的不準(zhǔn)確主要是因?yàn)楣ぷ魅藛T對(duì)工程資料的收集比較隨意，沒(méi)有按照實(shí)事求是，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去記錄工程的實(shí)際情況。工程檔案資料收集不夠全面和準(zhǔn)確都是因?yàn)閴蜃鋈藛T的不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度所造成的，其中造成的誤差，會(huì)給整個(gè)工程帶了不必要的麻煩。
（二）工程檔案資料整理不及時(shí)
在工程檔案資料整理中出現(xiàn)的工程檔案整理不及時(shí)導(dǎo)致的資料亂編和混亂的情況時(shí)有發(fā)生，這主要是因?yàn)樵谟涗浌こ虣n案資料的時(shí)候，檔案整理工作人員沒(méi)有能夠及時(shí)地記錄當(dāng)時(shí)工程的識(shí)記情況，而是通過(guò)后補(bǔ)的方式來(lái)保證工程檔案資料的完整性。還有一個(gè)表現(xiàn)就是，當(dāng)工程的設(shè)計(jì)，施工進(jìn)程出現(xiàn)變更的時(shí)候，工程檔案資料管理員沒(méi)有能夠及時(shí)的對(duì)記錄進(jìn)行變更，這種不及時(shí)記錄工程檔案的實(shí)際情況，會(huì)導(dǎo)致在整個(gè)工程檔案資料整理中出現(xiàn)偏差或者是錯(cuò)誤，為立檔單位帶來(lái)不便。
三、如何做好工程檔案整理
（一）加強(qiáng)對(duì)工程檔案整理員的培訓(xùn)
加強(qiáng)對(duì)工程檔案整理員的培訓(xùn)是如何做好工程檔案整理過(guò)程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。對(duì)立檔單位的檔案資料整理人員要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，要不斷地訓(xùn)練工程檔案整理人員的專業(yè)化水平，對(duì)他們實(shí)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)和再教育。同時(shí)要讓工程檔案資料管理人員的嚴(yán)謹(jǐn)工作，實(shí)事求是的態(tài)度。從而使他們能夠在工程檔案整理中建立一絲不茍，實(shí)事求是的工作作風(fēng)，在一定程度上確保了工程檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
（二）采用多種方法進(jìn)行工程檔案整理
在如今這個(gè)科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展的時(shí)代，信息化給人們的生產(chǎn)和生活帶來(lái)了極大的便利。如果在工程檔案整理中引入信息化管理的模式，就會(huì)使工程檔案整理避免了許多不必要的誤差和錯(cuò)誤。各個(gè)資料檔案管理的單位可以根據(jù)自身單位的情況，從自身單位情況的實(shí)際情況出發(fā)，用多種信息化的手段去收集和掌握工程的檔案資料，保證工程檔案資料的真實(shí)性。同時(shí)采用多種方法，從不同的角度去收集和整理工程檔案資料。使得工程檔案資料更記得準(zhǔn)確、及時(shí)，能夠?yàn)槿蘸蟮墓こ探ㄔO(shè)同更加有價(jià)值的參考。
四、結(jié)語(yǔ)
工程檔案資料管理是一種對(duì)文字資料的管理，各個(gè)工程單位應(yīng)該重視工程檔案資料的管理。工程檔案資料管理對(duì)我們的社會(huì)生產(chǎn)生活起著積極重要的作用，為未來(lái)的工程建設(shè)提供了一種有價(jià)值的參考。文章通過(guò)對(duì)工程檔案資料管理問(wèn)題的探析，從工程檔案資料管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，即工程檔案資料收集不夠全面和準(zhǔn)確以及工程檔案資料收集不夠及時(shí)，以及如何做好工程檔案的整理工作，分別從加強(qiáng)對(duì)工程檔案整理員的培訓(xùn)和采用多種方法進(jìn)行工程檔案整理來(lái)進(jìn)行分析。研究這一課題具有積極地實(shí)踐意義和現(xiàn)實(shí)意義。
參考文獻(xiàn)：
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[2]趙玉嬌，加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的舉措[J]黑龍江科技信息；2012（12）
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；招標(biāo)采購(gòu)；檔案；管理；
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門(mén)的病案室進(jìn)行管理）。政府招標(biāo)采購(gòu)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。但是，部分醫(yī)院近年來(lái)對(duì)于政府招標(biāo)采購(gòu)資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫(yī)院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設(shè)備檔案，藥品招標(biāo)檔案，辦公設(shè)備招標(biāo)檔案，等等。目前部分醫(yī)院只重視基建檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案。對(duì)于藥品招標(biāo)檔案和辦公設(shè)備檔案未引起重視。實(shí)際上，藥品招標(biāo)采購(gòu)是醫(yī)院招標(biāo)工作的重頭戲。藥品采購(gòu)支出是醫(yī)院支出的大部分。辦公設(shè)備支出雖然金額較少，但也是醫(yī)院執(zhí)行政府集中采購(gòu)工作政策的反映。資料是反映招標(biāo)過(guò)程其公平、透明性的依據(jù)。有關(guān)資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導(dǎo)；它反映著醫(yī)院對(duì)政府招標(biāo)采購(gòu)工作執(zhí)行力度。體現(xiàn)醫(yī)院執(zhí)行政府招標(biāo)采購(gòu)政策的實(shí)際行動(dòng)。
醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案資料管理存在一些問(wèn)題：
醫(yī)院的檔案管理有其特殊性。醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫(yī)院檔案資料多管理人員少，無(wú)法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購(gòu)是藥劑部門(mén)操作。設(shè)備采購(gòu)又分為醫(yī)療設(shè)備和后勤設(shè)備，由不同部門(mén)采購(gòu)，部門(mén)多資料散，收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二是目前尚未出臺(tái)國(guó)家統(tǒng)一的政府采購(gòu)檔案管理規(guī)范，即使是地方政府部門(mén)政府采購(gòu)檔案管理工作也滯后于政府采購(gòu)活動(dòng)。三是醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)重視采購(gòu)活動(dòng)而不重視檔案管理。四是沒(méi)有健全和執(zhí)行政府采購(gòu)檔案管理制度。致使不及時(shí)填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理工作。
醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案管理有其重要性。
醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案資料是醫(yī)院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個(gè)工作上的簡(jiǎn)單例子：江門(mén)市中心醫(yī)院1997年與某跨國(guó)公司購(gòu)買(mǎi)一臺(tái)大型設(shè)備，保修期限內(nèi)一個(gè)配件多次維修，造成儀器時(shí)停時(shí)轉(zhuǎn)，不能正常工作。一過(guò)保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費(fèi)130萬(wàn)元。我方多次查閱檔案，根據(jù)維修記錄資料確定是廠家產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，雙方經(jīng)過(guò)多次商談，最后我方以廠家產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題為由只須付65萬(wàn)元零件費(fèi)。一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬(wàn)元。
一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬(wàn)元，醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料將會(huì)起到更大的作用。
《政府采購(gòu)法》第四十二條對(duì)采購(gòu)檔案的內(nèi)容作了明確規(guī)定“采購(gòu)文件包括采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他文件、資料。”
采購(gòu)活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
（一）采購(gòu)項(xiàng)目類別、名稱；
（二）采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；
（三）采購(gòu)方式，采用公開(kāi)招標(biāo)以外的采購(gòu)方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；
（四）邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；
（五）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；
（六）廢標(biāo)的原因；
（七）采用招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載。
通過(guò)公開(kāi)、公平、公正地進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)體現(xiàn)政府采購(gòu)資金的使用效益提高。并促進(jìn)廉政建設(shè)。招標(biāo)采購(gòu)檔案能系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記載了政府招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程。一方面為醫(yī)院保存提供真實(shí)可靠的原始資料，又可便于有關(guān)部門(mén)及管理組織對(duì)資料的備查，參考，利用。能為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)發(fā)揮作用。
二、采購(gòu)檔案是防范風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任的重要保證。符合規(guī)定的完善的政府采購(gòu)檔案，不僅在規(guī)范政府采購(gòu)工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面也將起到關(guān)鍵作用。目前質(zhì)疑和投訴招標(biāo)采購(gòu)案件不斷涌現(xiàn)，政府采購(gòu)檔案無(wú)疑為法律賦予的正當(dāng)?shù)牟少?gòu)權(quán)利予以保護(hù)。
采購(gòu)檔案資料管理工作是要對(duì)采購(gòu)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等。醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案是反映采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購(gòu)檔案，可以為醫(yī)院的政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)管理措施等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。
醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理可以強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高政府采購(gòu)的工作質(zhì)量。提高采購(gòu)資源的使用效益，促進(jìn)廉政建設(shè)，達(dá)到“公開(kāi)、公平、公正”的目的。
醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案資料管理工作。設(shè)想：
醫(yī)院應(yīng)建立健全政府招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作制度，明確職責(zé)分工。采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)在執(zhí)行政府招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中認(rèn)真收集采購(gòu)文件和記錄。負(fù)責(zé)項(xiàng)目的采購(gòu)文件及記錄資料的真實(shí)性、有效性、完整性；檔案部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院有關(guān)部門(mén)需要借閱事務(wù)。醫(yī)院可培訓(xùn)檔案兼職人員，以及采購(gòu)部門(mén)人員兼職管理政府采購(gòu)檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號(hào)，卷內(nèi)材料按政府采購(gòu)工作流程順序排。從具體操作部門(mén)做起，加強(qiáng)內(nèi)部管理，使醫(yī)院政府招標(biāo)采購(gòu)的檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、制度化。促進(jìn)推動(dòng)醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理。使醫(yī)院檔案管理工作更進(jìn)一步提高。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；管理模式；科技化；綜合對(duì)策
水利項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、施工難等特點(diǎn)，為水利部門(mén)規(guī)劃與發(fā)展帶來(lái)了較大的困難，如何規(guī)劃水利項(xiàng)目是當(dāng)前社會(huì)化改造急需解決的問(wèn)題。檔案資料是歷年水利項(xiàng)目建設(shè)的資料總匯，對(duì)水利工程改造具有多方面的指導(dǎo)作用，做好水利項(xiàng)目檔案管理工作是很有必要的。為了適應(yīng)項(xiàng)目工程建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)以科技化為方向建立更加科學(xué)的項(xiàng)目檔案資料管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案資料資源的最優(yōu)化利用。
1 項(xiàng)目檔案管理科技化趨勢(shì)
項(xiàng)目檔案信息化是行業(yè)變革的主要趨勢(shì)，采用信息科技委支撐建立新型管理模式，為檔案資料收集、處理、使用等提供諸多的便捷性。根據(jù)筆者工作過(guò)經(jīng)營(yíng)，項(xiàng)目檔案管理信息化趨勢(shì)包括：
1、專業(yè)性。檔案資料是專門(mén)針對(duì)某一個(gè)領(lǐng)域記錄數(shù)據(jù)的，其必須要有專業(yè)性條件為支撐，才能全面提高項(xiàng)目檔案管理水平。信息化發(fā)展是以專業(yè)領(lǐng)域?yàn)槠脚_(tái)的，無(wú)論是管理人員或檔案資料內(nèi)容，都具有專業(yè)性特點(diǎn)。因此，管理信息化需先從專業(yè)方面實(shí)施改革，建立符合檔案管理相關(guān)的工作模式，才可保證檔案資料內(nèi)容的完整。
2、技術(shù)性。引用高端科技輔助項(xiàng)目檔案管理體制，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理體系中的作用，這些都是檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)表現(xiàn)。一般情況下，檔案管理信息化技術(shù)包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)字操控技術(shù)等的，適用于水利局內(nèi)部檔案體系的科技化建設(shè)。此外，科技性還體現(xiàn)在信息設(shè)備方面，廣泛應(yīng)用于檔案室內(nèi)工作流程。
3、智能性。項(xiàng)目檔案管理智能化是立足于高科技條件的，其利用人機(jī)工程控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人機(jī)一體化，為檔案管理操作流程提供更為便捷的方式。比如，檔案室人員利用計(jì)算機(jī)設(shè)備監(jiān)理電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)實(shí)體檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)、檔案擺放、資料內(nèi)容等綜合調(diào)度，無(wú)需人工參與檔案整編工作，便可以把檔案資料及時(shí)地傳送給使用者。
2 新時(shí)期項(xiàng)目檔案管理總則
鑒于科技化對(duì)項(xiàng)目檔案管理的影響力，水利部門(mén)要實(shí)時(shí)更新信息化辦公系統(tǒng)，搭建與科技化標(biāo)準(zhǔn)相符合的檔案資料管理平臺(tái)，正確處理水利檔案相關(guān)的資料信息。筆者認(rèn)為，科技化檔案管理模式要遵循相關(guān)原則餓，主要包括：
1、價(jià)值原則。項(xiàng)目檔案資料具有廣泛的數(shù)據(jù)來(lái)源，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐積累的，充分挖掘檔案資料潛在價(jià)值是不可缺少的，這是檔案管理價(jià)值原則的基本要求。充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，制定本規(guī)定。
2、階段原則。水利項(xiàng)目建設(shè)要經(jīng)過(guò)不同的階段，每個(gè)時(shí)間段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料頁(yè)不相同，檔案管理也要堅(jiān)持階段性原則，這是管理模式科技化需要遵循的內(nèi)容。例如，水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3、領(lǐng)導(dǎo)原則。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門(mén)、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保水利工程檔案工作的正常開(kāi)展。堅(jiān)持科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)原則，促進(jìn)檔案管理模式規(guī)范化發(fā)展，每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照領(lǐng)導(dǎo)體制要求執(zhí)行，避免檔案管理出現(xiàn)決策性失誤。
3 基于科技化模式的檔案管理對(duì)策
近年來(lái)我國(guó)對(duì)水利工程改擴(kuò)建投入大筆資金，實(shí)現(xiàn)水利項(xiàng)目綜合化運(yùn)行是主要建設(shè)目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案資料對(duì)水利項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)作用，這也是工程單位必須考慮的問(wèn)題之一。檔案管理模式科技化本質(zhì)上是信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，在檔案資料管理體系中添加科技成果，減小人工參與水利檔案資料的操作難度。
1、優(yōu)化管理。各級(jí)建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。管理部門(mén)對(duì)水利項(xiàng)目檔案資料具有宏觀調(diào)控權(quán)利，根據(jù)地方水利項(xiàng)目建設(shè)狀況提供管理意見(jiàn)。考慮到科技化管理模式發(fā)展趨勢(shì)，管理部門(mén)在管理決策、指導(dǎo)意見(jiàn)、檔案審閱等方面也要注重信息科技應(yīng)用。
2、法人監(jiān)督。項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。項(xiàng)目法人是某個(gè)項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目采取某一種決策方案，直接影響了后期施工決策情況。項(xiàng)目法人需積極倡導(dǎo)檔案資料科技化管理，完善現(xiàn)有的檔案資料分配模式。
3、職責(zé)分配。勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門(mén)和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。“責(zé)任制”是項(xiàng)目檔案資料科技化管理的一種體制，在信息科技普及應(yīng)用條件下，按照崗位工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行責(zé)任考評(píng)機(jī)制，也能幫助檔案管理人員解決不少問(wèn)題。
4、技術(shù)改革。新時(shí)期檔案資料類別、內(nèi)容、存量等均發(fā)生巨大變化，全面利用高科技輔助檔案資料管理，有助于提升檔案管理的自動(dòng)化水平。例如，建立數(shù)字化檔案專用庫(kù)房，大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具和數(shù)字化控制設(shè)備。項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
4 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理體制
除了注重檔案管理模式科技化改革之外，檔案管理后期也要做好驗(yàn)收工作，確保每一項(xiàng)檔案資料符合檔案室管理要求。水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，從兩個(gè)方面完善檔案資料管理體系。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容包括：聽(tīng)取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；聽(tīng)取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告，對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽(tīng)取被委托單位的檢查評(píng)定意見(jiàn)；查看現(xiàn)場(chǎng)，了解工程建設(shè)實(shí)際情況。
5 結(jié)論
項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，就需要一套行之有效的方法加以保證。基于檔案管理科技化發(fā)展趨勢(shì)下，要建立更加完整的檔案資料管理體制，努力提升檔案資料的綜合利用率。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞 公路工程 創(chuàng)新信息化 管理問(wèn)題
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）03-000-01
公路工程的檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣并且需要很強(qiáng)責(zé)任心的工作，該管理包含了公路建設(shè)的設(shè)備、材料、耗能等等記錄，對(duì)公路工程的檔案管理工作必須要符合工程建設(shè)的腳步。公路工程的資料在管理上非常的復(fù)雜，還需要用以多樣的信息化技術(shù)進(jìn)行輔助，只有這樣管理的效率才能得到提升。
一、公路工程檔案資料管理的現(xiàn)狀
1.公路工程檔案資料管理是工程建設(shè)的重要組成部分，盡管近些年來(lái)相關(guān)部門(mén)針對(duì)檔案管理提出了一些具體的規(guī)定和說(shuō)明，但從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來(lái)看，在公路工程建設(shè)的進(jìn)程中，對(duì)檔案資料管理的重視程度仍然不足，又缺乏比較統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就可能造成人力、物力和財(cái)力上的資料浪費(fèi)。
2.在公路工程的建設(shè)項(xiàng)目中，所運(yùn)用的管理方式一般是多極化管理，這種方式拉長(zhǎng)了信息傳輸?shù)木€路，使得內(nèi)部管理之間出現(xiàn)了反饋遲緩等現(xiàn)象，給信息的傳輸工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，公路工程建設(shè)的項(xiàng)目涉及面比較廣，若不及時(shí)改進(jìn)與完善管理方法和手段，將不利于檔案資料管理效率的提高。
3.信息化技術(shù)的引入，可以為檔案資料管理帶來(lái)更多的活力源泉，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料傳輸?shù)难杆俸透咝В沟霉饭こ痰南嚓P(guān)項(xiàng)目決策變得更加準(zhǔn)確、合理。但是信息化技術(shù)運(yùn)用的方式方法、時(shí)間等方面都還需要進(jìn)行更好地完善，更為科學(xué)合理的信息化檔案資料管理方式還值得進(jìn)行更深層次的探索。
二、公路工程檔案信息化管理的創(chuàng)新內(nèi)容
1.觀念創(chuàng)新是公路工程檔案管理創(chuàng)新的思想保證。公路工程檔案管理人員必須首先進(jìn)行知識(shí)觀念的創(chuàng)新學(xué)習(xí)，采用新的知識(shí)管理觀念進(jìn)行公路工程檔案的管理。其次，公路工程檔案管理人員應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備強(qiáng)化管理方式，逐步將公路工程檔案管理由實(shí)體管理向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)變。
2.管理模式創(chuàng)新是公路工程檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。我們通過(guò)開(kāi)展公路工程檔案的編制、執(zhí)法檢查、下基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)咨詢、舉辦培訓(xùn)班等活動(dòng)，從宏觀指導(dǎo)思想、政策制定上、戰(zhàn)略目標(biāo)上創(chuàng)新；我們還把一些重大公路工程因管理不到位而造成的事故責(zé)任追究的事例整理成冊(cè)，提高他們的警示度。在堅(jiān)持“依法行政、依法治檔”的同時(shí)，我們不斷加強(qiáng)了公路工程檔案管理的法制建設(shè)。
3.技術(shù)創(chuàng)新是公路工程檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。公路工程檔案管理應(yīng)進(jìn)行以下兩方面的技術(shù)創(chuàng)新：其一公路工程檔案管理人員必須將先進(jìn)的科技成果應(yīng)用在檔案管理和保護(hù)中，確保檔案的完整性；其二公路工程檔案管理人員應(yīng)針對(duì)當(dāng)前檔案管理技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出適應(yīng)時(shí)展的新型檢測(cè)檔案管理技術(shù)，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
三、加強(qiáng)公路工程檔案信息化管理創(chuàng)新途徑
1.加強(qiáng)檔案管理人員信息化培訓(xùn)。一是要重視檔案人員的職業(yè)道德教育，做到每個(gè)公路項(xiàng)目建設(shè)配備專職檔案人員，引導(dǎo)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)，推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化。二是抓好檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。按照國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作的意見(jiàn)》的通知，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，培養(yǎng)既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的檔案管理人員。三是要加強(qiáng)檔案管理交流學(xué)習(xí)。檔案人員不僅要精通檔案管理知識(shí)，還要懂得公路交通、建筑施工、環(huán)保安全等多方面知識(shí)。
2.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，建立建設(shè)項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)。圍繞公路建設(shè)項(xiàng)目，各參建單位使用共同文件處理軟件系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還、銷毀，為文件歸檔利用和管理奠定基礎(chǔ)。其次，加快檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。針對(duì)具體的公路建設(shè)項(xiàng)目，利用計(jì)算機(jī)做好檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄等工作，為檔案利用提供便利。再次，加快檔案信息流通網(wǎng)絡(luò)化。要積極利用公路工程檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案收集、借閱管理和信息的數(shù)字化，為檔案利用管理提供便利。
3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理。首先，各參建單位要提高信息安全意識(shí)。認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家的保密制度，制定符合實(shí)際的具體規(guī)定，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。其次，加強(qiáng)電子文件安全管理。加強(qiáng)電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等安全管理，所有檔案都應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)秘密等級(jí)，及時(shí)備份重要檔案資料，防止重要技術(shù)參數(shù)泄密。再次，設(shè)置有效的安全物理隔離措施。在內(nèi)部局網(wǎng)和外網(wǎng)之間，要設(shè)置物理隔離，安裝有效的路由器和防火墻，防止病毒感染和黑客攻擊，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>
四、結(jié)語(yǔ)
公路工程檢測(cè)檔案管理信息化是是我國(guó)公路行業(yè)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而要實(shí)現(xiàn)公路工程檢測(cè)檔案全面信息化管理，需要長(zhǎng)期的建設(shè)和不斷創(chuàng)新。在先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的指導(dǎo)下，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、更新觀念、引入創(chuàng)新機(jī)制，加強(qiáng)創(chuàng)新管理，就能逐步實(shí)現(xiàn)公路工程檢測(cè)檔案信息化管理。
參考文獻(xiàn)：
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一、利用合同控制,從源頭抓檔案資料的收集
一般地說(shuō),基建項(xiàng)目建設(shè)都是招投標(biāo)后由專業(yè)建設(shè)單位實(shí)施的,因工程參建單位往往首先考慮經(jīng)濟(jì)效益,把控制工程投資、進(jìn)度和質(zhì)量作為工作中心任務(wù),對(duì)工程檔案資料的收集、整編等重視不夠,輕項(xiàng)目文件及檔案資料的現(xiàn)象較普遍,檔案資料收集混亂,質(zhì)量不高,無(wú)法做到檔案工作與工程進(jìn)度同步,即使有檔案管理方面的制度也形同虛設(shè),缺乏約束力,起不到應(yīng)有的作用,不能確保工程檔案收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
要解決工程檔案資料收集的這一困窘,筆者認(rèn)為,利用合同控制來(lái)強(qiáng)化參建單位、供貨單位的檔案資料歸集、移交,是行之有效的方法之一。建設(shè)項(xiàng)目的資料大多產(chǎn)生于建設(shè)合同的執(zhí)行過(guò)程中。項(xiàng)目檔案資料的收集就應(yīng)該從合同抓起。企業(yè)要在與施工方、監(jiān)理方、設(shè)備供貨商簽訂合同時(shí)就將檔案資料的歸集、移交提出具體細(xì)致的要求,設(shè)立專門(mén)條款,明確規(guī)定設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等;規(guī)定施工單位、供貨商的資料移交手續(xù)與“質(zhì)量保證金”、“工程結(jié)算”、“工程尾款”等掛鉤,通過(guò)將項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施,強(qiáng)化各參建單位的責(zé)任,以及相關(guān)經(jīng)濟(jì)處罰措施,與其經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。同時(shí),在合同執(zhí)行過(guò)程中,要認(rèn)真進(jìn)行檢查督導(dǎo),并以合同內(nèi)容為依據(jù),對(duì)施工方加以考核,督促,定期召集有關(guān)參建單位檔案管理人員參加檔案資料收集工作協(xié)調(diào)會(huì)議,通報(bào)各項(xiàng)工程項(xiàng)目進(jìn)度和該項(xiàng)目檔案資料收集工作進(jìn)度,促進(jìn)施工方、供貨方及時(shí)做好資料整理、歸檔和移交,避免完工后再補(bǔ)資料。這樣,利用合同控制,輔以經(jīng)濟(jì)手段,從源頭抓檔案資料的收集工作,可以達(dá)到較好的效果。
二、投資方與建設(shè)方雙方擔(dān)責(zé),共同負(fù)責(zé)檔案資料的收集
基建項(xiàng)目的檔案資料的收集工作是一件十分復(fù)雜的工作,投資方與建設(shè)方必須協(xié)作作戰(zhàn),共同全程負(fù)責(zé)檔案資料的收集。一般地說(shuō),因?yàn)轫?xiàng)目建成后為投資方長(zhǎng)期使用,投資方比較重視檔案資料的收集;筆者認(rèn)為,建設(shè)單位同樣應(yīng)該十分重視工程檔案資料收集工作,須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)分管,配備檔案資料管理人員,統(tǒng)一管理工程檔案資料。項(xiàng)目檔案資料的收集工作,建設(shè)方不能馬虎從事,投資方不能被動(dòng)地接收,因此,最好的方法是雙方明確項(xiàng)目檔案員全程跟蹤收集。這里,雙方領(lǐng)導(dǎo)的重視無(wú)疑是非常重要的,可以設(shè)立一個(gè)有雙方領(lǐng)導(dǎo)參加的工程檔案收集領(lǐng)導(dǎo)小組,項(xiàng)目雙方各自明確一名或數(shù)名專(兼)基建項(xiàng)目檔案員,作為項(xiàng)目檔案資料收集小組成員,全程負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的跟蹤收集工作。基建項(xiàng)目工程涉及的專業(yè)知識(shí)多,雙方檔案資料管理人員要互相配合。一方面,投資方的檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場(chǎng),收集資料。根據(jù)工程進(jìn)度,與項(xiàng)目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系,針對(duì)性地列出需收集的資料名目,主動(dòng)出擊;另一方面,建設(shè)方的檔案人員要做到邊施工、邊收集資料,積極配合,做到資料真實(shí)完備、記錄準(zhǔn)確符合規(guī)范要求,及時(shí)整理移交。這樣,投資方與建設(shè)方共同擔(dān)責(zé),可以確保資料收集工作有序進(jìn)行。
三、注重項(xiàng)目電子檔案資料的收集
1. 要第一時(shí)間收集電子檔案資料。在基建項(xiàng)目中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖紙等檔案資料人們比較看重,而計(jì)算機(jī)中的各種電子文件往往不會(huì)引起人們的重視,有時(shí)會(huì)忽視它的檔案資料價(jià)值,沒(méi)有及時(shí)的收集存儲(chǔ)。而沒(méi)有及時(shí)收集存儲(chǔ)的電子資料很容易因?yàn)橹饔^或客觀的原因而消失,如病毒的入侵、人員的誤操作、存儲(chǔ)介質(zhì)容量不夠等等。因此,我們要十分注重電子檔案資料形成后第一時(shí)間的收集、備份,并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。
2. 要盡量運(yùn)用通用軟件、采用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)。隨著技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)的各種軟件版本升級(jí)頻繁。要保證信息的長(zhǎng)期保存和便捷利用,我們應(yīng)該盡量采用使用廣泛的通用軟件,同時(shí)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)格式的儲(chǔ)存方式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式;通用軟件產(chǎn)生的電子資料,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件版本型號(hào)和相關(guān)參數(shù),并注意相關(guān)軟件的版本適用性。專用軟件產(chǎn)生的電子文件如不能轉(zhuǎn)換為通用格式,應(yīng)注明專業(yè)軟件的名稱和版本,或者在收集時(shí)連同專用軟件一并收集,為今后檔案的檢索和查詢提供必要條件。
3. 要切實(shí)做好電子檔案資料的安全管理。電子檔案資料收集的安全管理萬(wàn)萬(wàn)不可忽視,它是后期資料整理的前提。目前,網(wǎng)絡(luò)使用日益廣泛,項(xiàng)目管理中又存在經(jīng)常大量的與相關(guān)方進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和傳遞。要防止病毒傳播,必須做好項(xiàng)目電子檔案資料的安全管理。首先是該加密的要及時(shí)加密,以限制無(wú)授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進(jìn)行編輯、復(fù)制等;其次,保存項(xiàng)目電子檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)專人使用和管理,經(jīng)常修改登錄密碼。再次是安裝并及時(shí)更新殺毒軟件,及時(shí)進(jìn)行備份等。
四、工程項(xiàng)目檔案資料收集應(yīng)“不分巨細(xì)”忌“抓大放小”
基建項(xiàng)目檔案資料門(mén)類多、來(lái)源廣、周期長(zhǎng)、內(nèi)容雜,收集工作十分繁復(fù)。整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)該收集的檔案資料數(shù)量龐雜,有“大”(如勘測(cè)設(shè)計(jì)圖紙)有“小”(如一項(xiàng)檢測(cè)記錄),我們進(jìn)行資料收集時(shí)應(yīng)該“不分巨細(xì)” 悉數(shù)保存。同時(shí),我們?cè)谫Y料收集時(shí)切忌“抓大放小”。在收集資料時(shí),重要的會(huì)議記錄、圖紙等“大資料”我們往往會(huì)及時(shí)收集,而建筑材料單據(jù)等“小資料”卻常常被忽視。這種情況必須引起我們足夠的重視。在收集過(guò)程中,凡是具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,必須應(yīng)收盡收。尤其要做好項(xiàng)目建成后行將消失或?qū)⒈浑[藏的部分的資料,行將消失的部分如在拆遷過(guò)程中形成的材料,包括拆遷前的實(shí)景照片、錄像、前期測(cè)量圖紙、拆遷協(xié)議等;項(xiàng)目建成后將被隱藏的部分如地基資料、地下管線資料等。原始的東西往往是最寶貴的東西,在大量的收集留存的基礎(chǔ)上“去粗取精”,才能夠確保基建項(xiàng)目檔案整理工作的高質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理 ； 工程管理；
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、檔案管理的基本要求
檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、驗(yàn)收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實(shí)反映整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的過(guò)程。歸檔的材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強(qiáng)的材料書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書(shū)寫(xiě)，歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄。
二、目前工程檔案管理普遍存在的問(wèn)題
（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到位。
目前，部分工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有設(shè)立工程檔案管理組織，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂，但也不健全。同時(shí)，沒(méi)有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實(shí)處。日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè)，抓“形象工程”，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作。
（二）管理經(jīng)費(fèi)投入不足, 保管條件較差。
建設(shè)單位中，只有少數(shù)單位有獨(dú)立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實(shí)，不利于檔案資料的安全保管。
（三）管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng), 業(yè)務(wù)水平不高, 管理欠規(guī)范。
建設(shè)單位工程檔案資料管理人員只有少數(shù)幾個(gè)是專職人員，并經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而大部分檔案資料管理人員是臨時(shí)調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負(fù)責(zé)施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒(méi)參加過(guò)正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，平時(shí)又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時(shí)間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對(duì)滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢(shì)必跟不上去。
（四）工程檔案沒(méi)有被充分利用。
工程檔案深層價(jià)值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現(xiàn)的匯總、分析、統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。建設(shè)單位建設(shè)的各類似工程不能通過(guò)檔案給其他待建工程提供參考，許多項(xiàng)目經(jīng)歷的事件僅存在于事件發(fā)生當(dāng)時(shí)及事件當(dāng)事人的頭腦中，無(wú)法從事件中提煉經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。如幾個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)類似的工程變更，這說(shuō)明工程變更僅在項(xiàng)目本身作了縱向管理，卻沒(méi)有在建設(shè)單位進(jìn)行橫向的比較管理。
三、科學(xué)精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設(shè)程序?yàn)橹骶€，建立工程檔案管理流程。（詳見(jiàn)附文一）。
四、利用好工程檔案、體現(xiàn)檔案價(jià)值
工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應(yīng)是通過(guò)錄入、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析后，對(duì)項(xiàng)目管理起到促進(jìn)作用。利用工程檔案來(lái)控制工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)流程及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范性，利用檔案來(lái)監(jiān)督、促進(jìn)工程的建設(shè)。
利用工程檔案，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查閱方式外，更符合時(shí)展、更便捷的是利用工程檔案信息化產(chǎn)生的信息，來(lái)使用工程檔案。
1、可以建立工程檔案管理信息平臺(tái)，根據(jù)建設(shè)單位的實(shí)際情況及對(duì)檔案管理的預(yù)期效果，委托軟件開(kāi)發(fā)公司，引進(jìn)適合的軟件系統(tǒng)，建立工程檔案管理信息平臺(tái)。
2、除專業(yè)的軟件管理系統(tǒng)外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進(jìn)行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。
（1）、以項(xiàng)目為單位，從項(xiàng)目的立項(xiàng)到財(cái)務(wù)審計(jì)完成為止，以資金發(fā)生時(shí)間為順序，建立項(xiàng)目資金費(fèi)用表格。填報(bào)項(xiàng)目的年度投資計(jì)劃、財(cái)務(wù)年度預(yù)算、月度產(chǎn)值、資金實(shí)際支付情況（包括工程變更的預(yù)算費(fèi)用）、工程審計(jì)情況等內(nèi)容，為項(xiàng)目的資金計(jì)劃編制、成本控制、進(jìn)度情況、各類報(bào)表的填報(bào)以及加快工程審計(jì)及財(cái)務(wù)審計(jì)提供基礎(chǔ)性資料，便于項(xiàng)目的參與者了解項(xiàng)目的資金等情況。
（2）、建立重要文件的電子版本。
相關(guān)職能部門(mén)的批復(fù)意見(jiàn)：對(duì)于項(xiàng)目項(xiàng)建書(shū)批復(fù)、選址意見(jiàn)、用地預(yù)審意見(jiàn)、建設(shè)用地許可、可研批復(fù)、交評(píng)意見(jiàn)、初步設(shè)計(jì)批復(fù)、概算批復(fù)、施工圖審查意見(jiàn)、用地批準(zhǔn)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關(guān)職能部門(mén)的批復(fù)意見(jiàn)進(jìn)行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項(xiàng)目其他工作人員查閱使用。
各類報(bào)批文本、圖紙、合同、招投標(biāo)文件、變更聯(lián)系單、單位發(fā)文等作為項(xiàng)目管理中的重要組成部分，在保存紙質(zhì)版本的基礎(chǔ)上，同時(shí)保存一份電子稿，以增強(qiáng)檔案的安全，便于項(xiàng)目前期調(diào)整使用和作為其他項(xiàng)目報(bào)批、管理的參考。
五、建設(shè)單位工程檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。
工程檔案管理是個(gè)系統(tǒng)性的工程，只是項(xiàng)目管理的一部分，雖重要，但卻很難產(chǎn)生階段性、象征性的效果，故需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要投入大量人力、物力、財(cái)力在項(xiàng)目建設(shè)中，進(jìn)行工程檔案管理，隨著工程建設(shè)，完成工程檔案歸檔。
（二）需要各方有互助共贏意識(shí)。
工程檔案管理不是一個(gè)人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達(dá)到很好效果，需要各方共同提高認(rèn)識(shí)，共同努力，相互協(xié)作完成。
（三）需要各方承擔(dān)起響應(yīng)責(zé)任。
建立工程檔案的監(jiān)督檢查制度，使參與項(xiàng)目的每個(gè)人都承擔(dān)起相應(yīng)的檔案歸檔、錄入的責(zé)任，要保證檔案原始、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。在項(xiàng)目考核中，應(yīng)將工程檔案管理情況作為一項(xiàng)考核內(nèi)容。
（四）需要提高工程檔案的法律地位。
將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標(biāo)及合同中明確工程檔案歸檔的份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量等要求，強(qiáng)化參建第三方的檔案管理責(zé)任。
六、課題研究不足之處
1、由于人力、技術(shù)所限，未對(duì)工程檔案管理信息化進(jìn)行系統(tǒng)研究。
2、本課題僅就市政工程進(jìn)行了工程檔案管理流程編制。
附文一
工程檔案管理流程
關(guān)鍵詞：地質(zhì)；檔案；資料；地勘單位
0引言
地質(zhì)檔案資料是野外地質(zhì)工作過(guò)程中直接形成和室內(nèi)資料綜合研究、整理的，具有可利用價(jià)值的文、圖、表及音像資料。地質(zhì)檔案資料的應(yīng)用對(duì)今后新一輪找礦、科研工作起到至關(guān)重要的參考指示作用。而目前很多地勘單位的檔案館僅僅起到檔案資料的保存作用，對(duì)地質(zhì)檔案資料的借閱、應(yīng)用卻很少，究其原因有以下幾點(diǎn)：
一是檔案管理人員少，職工年齡偏大，數(shù)字化知識(shí)欠缺。
在經(jīng)歷上世紀(jì)八九十年代地質(zhì)行業(yè)低谷后，各地勘單位裁員現(xiàn)象嚴(yán)重，很多年輕技術(shù)干部多轉(zhuǎn)行，人才流失。在2006年國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定后，地勘單位相繼恢復(fù)地質(zhì)工作。單位僅剩的技術(shù)人員均集中到地質(zhì)找礦一線，檔案工作則多由中年女性職工承擔(dān)，這出現(xiàn)了資料多、人員少、現(xiàn)代數(shù)字化知識(shí)欠缺的現(xiàn)狀，致使地質(zhì)檔案資料的利用未發(fā)揮很好的服務(wù)作用。
二是檔案資料多而雜，儲(chǔ)存形式多為紙質(zhì)，利用起來(lái)不方便。
檔案館庫(kù)存的地質(zhì)檔案資料都是從地勘單位開(kāi)展地質(zhì)工作以來(lái)收集的所有地質(zhì)資料，包括原始檔案資料和成果地質(zhì)資料。資料未進(jìn)行綜合整理和分類，比較雜亂，且多為紙介質(zhì)，質(zhì)量差，利用起來(lái)不方便。
地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作服務(wù)社會(huì)的主要載體，是一個(gè)單位在一個(gè)地區(qū)開(kāi)展地勘工作的重要依據(jù)，是地質(zhì)找礦工作能否取得進(jìn)展的重要保障。那么，如何才能更好地發(fā)揮地質(zhì)檔案資料的作用呢？
根據(jù)地勘單位檔案管理現(xiàn)狀，我們可以分三步走，一是做好現(xiàn)階段地質(zhì)資料的收集整理；二是對(duì)老資料的綜合整理；三是建立高效的檔案資料借閱、應(yīng)用平臺(tái)，做好資料的電子化整合工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
1 做好現(xiàn)階段地質(zhì)資料的收集、立卷存檔與利用
為規(guī)范檔案管理工作，國(guó)土資源部出臺(tái)了一系列規(guī)程規(guī)范，現(xiàn)階段形成的地質(zhì)檔案資料應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)程規(guī)范執(zhí)行。
1.1 原始地質(zhì)資料的收集、整理、立卷歸檔嚴(yán)格執(zhí)行《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》，在野外地質(zhì)工作結(jié)束后，由項(xiàng)目組進(jìn)行收集整理，交由地質(zhì)技術(shù)管理部門(mén)和檔案部門(mén)檢查驗(yàn)收，并形成書(shū)面的驗(yàn)收意見(jiàn)，再返回項(xiàng)目組修改完善后進(jìn)行電子化（掃描），最終匯交紙質(zhì)檔案資料和資料光盤(pán)。由檔案部門(mén)立卷歸檔。
1.2 成果地質(zhì)資料編制、匯交嚴(yán)格執(zhí)行《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》及補(bǔ)充規(guī)定。成果地質(zhì)資料在項(xiàng)目階段性工作結(jié)束后，由項(xiàng)目承擔(dān)單位進(jìn)行編制，完成后交由地質(zhì)技術(shù)管理部門(mén)進(jìn)行初審，形成整改意見(jiàn)，返回整改后由檔案部門(mén)驗(yàn)收并出具驗(yàn)收意見(jiàn)。
1.3 實(shí)物地質(zhì)資料的收集整理嚴(yán)格執(zhí)行《實(shí)物地質(zhì)資料管理辦法》。
1.4 將成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、實(shí)物地質(zhì)資料導(dǎo)入到“地質(zhì)資料管理系統(tǒng)”，方便管理、查閱及及時(shí)利用。
2 對(duì)庫(kù)存老資料進(jìn)行綜合整理并電子化存檔
在做好現(xiàn)階段地質(zhì)檔案資料收集、整理及立卷歸檔的同時(shí)，加大力度做好庫(kù)存老資料的電子化存檔。
2.1 綜合整理
可按地區(qū)或按勘查階段進(jìn)行整理，對(duì)區(qū)域性的成果報(bào)告或科研報(bào)告應(yīng)由地質(zhì)專業(yè)技術(shù)人員協(xié)助整理并電子化，單獨(dú)歸類，方便日后利用。
2.2 電子化存檔
將整理好的原始地質(zhì)檔案進(jìn)行掃描存檔，對(duì)有利用價(jià)值的地形圖、地質(zhì)圖、剖面圖進(jìn)行矢量化，方便日后資料的二次開(kāi)發(fā)利用。矢量化工作應(yīng)做好登記，避免重復(fù)做工作。
2.3 對(duì)綜合整理好的資料按現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立卷歸檔
3 建立高效的檔案資料借閱、利用平臺(tái)
地質(zhì)檔案資料的管理主要是方便日后利用，如何高效地利用檔案資料，除了做好前兩步，還有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是建立一個(gè)好的平臺(tái)，方便查閱、利用，下面介紹兩個(gè)較好的檔案資料管理軟件。
3.1 地質(zhì)資料管理系統(tǒng)（GeoArchMIS），該系統(tǒng)是一款面向各級(jí)地質(zhì)資料管理機(jī)構(gòu)用戶開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)輔助資料業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，主要業(yè)務(wù)功能包含機(jī)構(gòu)管理、匯交管理、資料著錄和查詢統(tǒng)計(jì)。該系統(tǒng)有效地管理和利用地質(zhì)資料信息（包括成果資料、原始資料、實(shí)物資料），方便檔案資料查詢和利用，使地質(zhì)檔案資料管理更加信息化、規(guī)范化和集成化，提高工作效率。
3.2 鈾礦勘查鉆孔數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)是廣東省核工業(yè)地質(zhì)局與中國(guó)地質(zhì)大學(xué)聯(lián)合開(kāi)發(fā)的，軟件基于MapGIS地理信息系統(tǒng)。該數(shù)據(jù)庫(kù)的主要功能有：鉆孔各項(xiàng)數(shù)據(jù)的采集，鉆孔圖表的自動(dòng)生成，儲(chǔ)量計(jì)算圖件的生成和應(yīng)用。數(shù)據(jù)庫(kù)改變了傳統(tǒng)的手工制圖，使我們的勘查工作在資料收集、整理和提交成果地質(zhì)資料過(guò)程中更加科學(xué)化、信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，同時(shí)大幅度提高了資料處理、地質(zhì)制圖的效率和質(zhì)量，方便勘查資料的檔案管理。
4 結(jié)語(yǔ)
地質(zhì)檔案資料是地勘單位開(kāi)展工作的前提，做好地質(zhì)檔案資料的管理和利用，可使地質(zhì)檔案資料經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化。地質(zhì)資料保管部門(mén)要充分利用現(xiàn)有人力、物力和科學(xué)技術(shù)，做好資料保管、開(kāi)發(fā)利用的后勤服務(wù)工作。
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