時間：2023-05-30 09:39:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇基建檔案的重要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.重視工程建設、輕視檔案管理
目前企業工程項目管理中普遍存在重工程，輕檔案的問題。負責工程項目的管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，忽視建設工程中檔案資料的管理。究其原因：一是企業檔案工作效益顯現較工程項目效益相對滯后，導致部分企業不夠重視檔案工作；二是基建檔案管理工作未納入本單位或管理人員年度績效考核；三是企業檔案工作在很大程度上仍沿用傳統工作模式，缺乏管理理念創新，影響檔案服務于企業中心工作的作用發揮。
2.檔案制度不健全，檔案職責不明確
基建檔案涉及范圍廣、數量大、收集難、專業性強，加之企業的基建項目往往需要幾年甚至更長時間才能完成，期間產生大量文件材料，由于管理人員變動頻繁，檔案制度不健全，缺少統一的整編標準，檔案管理人員不能及時對施工單位工程資料的收集、整理及歸檔范圍進行指導。建設、設計、施工、監理等單位，對自己在整個工程建設中所擔負的責任不十分明確，或明確但執行不到位，致使檔案歸檔質量不高。此外，有的企業工程項目驗收了，檔案沒有進行專項驗收，造成歸檔資料不完整，為今后工程的維修、改擴建等一系列工作帶來隱患。
3.工程項目前期資料收集工作缺乏有效監管
通常在項目前期，工程管理部門尚未成立，檔案管理人員也未介入，工程項目建議書及批復、征地批文、勘察記錄、招投標文件等前期資料的收集缺乏監管力度。有的文件散落在各職能部門，隨著時間的推移，這部分文件材料的收集難度加大，甚至丟失，有的甚至給企業造成嚴重的經濟損失。
針對基建檔案管理工作中存在的問題，筆者認為應從以下幾方面著手改進，使之在企業生產建設中更好地發揮作用。
1.加強領導，增強檔案意識
基建檔案是工程管理工作中不可或缺的重要內容之一，也是重要的企業管理手段。企業應當加強對基建檔案工作的領導，加強檔案普法宣傳，通過定期組織培訓、定期深入基層檢查指導，不斷提高工程項目管理人員的檔案意識，只有把項目檔案工作從源頭抓起，才能保證基建檔案工作順利進行。
2.實行基建檔案工作全過程管理
將檔案工作貫穿于工程項目建設全過程，通過對“前端、過程、后期”各個環節的控制，確保基建檔案完整性和準確性。
（1）前端控制。就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控。明確相關職能部門的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，保障基建檔案歸檔質量。
（2）過程控制。要求各參建單位明確檔案人員，建立覆蓋全項目的檔案管理網絡，將有關檔案制度和標準及時發到各參建單位，同時，檔案管理部門定期參加工程進度例會，一方面能及時掌握動態信息，根據項目建設進度把好質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。通過過程檢查，將問題消除在萌芽狀態，為項目按時竣工驗收贏得時間。
（3）后期控制。首先，建立檔案管理部門一票否決制度，施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，交工驗收書上如無檔案管理部門簽字、蓋章，不能進行財務結算。其次，將檔案自檢作為檔案專項驗收的基礎工作，由項目建設單位與監理單位共同組織檔案自檢工作，對發現的問題全面整改，為檔案專項驗收打好基礎。按國家有關規定，檔案專項驗收是建設項目竣工驗收的必備條件之一。可以說通過檔案專項驗收可以折射出一個企業的整體管理水平，企業應予以高度重視。
關鍵詞：高職院校；檔案管理
中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）03-00-01
凡在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。高職院校基建檔案管理和開發利用是高職教育管理的重要組成部分，為學校當前和長遠具體參考價值和憑證作用。隨著高職院校辦學規模的不斷擴大以及高職院校教育的不斷深化，現有的辦學條件已適應不了教育發展的要求，很多高職院校大力開發擴大辦學條件都是新建學校，在新學校的基建項目過程中，基建檔案管理工作出現很多問題。
一、高職院校基建檔案管理存在的問題
1.基建檔案管理工作得不到領導的應有重視
領導不重視基建檔案的重要性，對基建檔案管理工作認識有誤區。只重視教學檔案工作的管理，認為學校是以教育為主，教學檔案才是最重要的，對基建檔案管理工作有偏見，只要工程建設好就可以了，對基建圖紙和資料保存與否無所謂，忽視對基建檔案的歸檔工作。由于領導思想認識上重視程度不夠，導致基建檔案管理工作難度加大。
2.基建檔案管理人員責任心不強，素質不高
檔案管理人員的業務素質，是檔案管理“科學化、標準化、規范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平偏低，專業檔案知識不精通，業務技能不熟練，創新意思不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學校中心檔案管理人員工作脫節，給基建檔案的開發和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實現“科學化、標準化、規范化、法制化”增加了難度。
3.基建檔案管理不規范、手段檔案沒有納入科學管理的軌道，由于部分基建檔案沒有收和方式落后
自從國家教委關于《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》以來，學校檔案工作不斷貫徹這個兩個文件的標準和要求，也加強了對檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統的手工管理方式，或遺失和漏掉這樣就給基建檔案造成不完整。檔案管理工作成效差，沒有實現先進的信息化管理就難以開展整體信息資料的開發和利用，更不能體現檔案的參考價值和使用價值。
二、高職院校基建檔案管理中存在的問題與對策
1.加強基建檔案管理工作的重要性
首先單位領導要組織貫徹國家有關檔案工作的方針政策和法規，把檔案工作列入單位的發展計劃，在經費、庫房、設施和人員配備等方面為檔案工作提供條件，定期檢查和研究解決基建檔案工作存在的實際問題。其次，基建檔案管理工作人員要清楚認識自己的工作重要性，認真負責基建檔案資料的收集、整理、保管、組織、堅定、統計、利用等工作。
2.提高基建檔案管理人員的綜合素質
檔案管理工作人員的素質對檔案管理工作的成效起決定性作用，檔案的價值開發和資源的充分利用很大程度上取決于檔案管理工作人員是管理水平，高質量的檔案管理，要求管理人員有廣博的知識和才干，一個合格的檔案管理人員不僅要在政治思想上過硬，同時還要具備熟練的業務素質和應用新技術的技能，作為一個合格的檔案工作人員，要熱愛檔案管理工作，終于職守，埋頭苦干刻苦鉆研，不但要學習檔案專業知識，還要學習自然科學，社會科學等方面的知識，只有不斷學習現代化技術管理，提高自己的檔案管理水平， 才能適應高校現代化教學教育的需要。
3.規范基建檔案管理機制、加強檔案信息化建設
高職院校基建檔案管理工作，在工作方式上必須遵循科學是規范的原則，建立合理的基建檔案管理制度，工作責任落實到每個人，管理工作中量化考核。基建項目結束（含最終完成、階段完成）后，根據基建文件材料的形成規律，按內容、價值、數量和載體形成進行系統整理，圖紙按類別序號排列（即：地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）等。按文件性質分別組成案卷歸檔，這樣任何地方出現問題查找建筑施工設計圖都可以找到原因，在短時間就可以解決問題。
一、我國基建檔案管理存在的問題
基建檔案不僅是一個工程項目在施工建設過程中最為真實的記錄和反映，也是一個單位建設發展的重要依據和基礎。隨著我國各個單位基礎設施建設數量的增多，基建檔案管理的越來越復雜，難度越來越大，重要性也得以體現。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現在以下三個方面：
第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項目周期短則幾個月，半年，長則幾年。但是，對于基建工程管理而言，場所是臨時租借、人員是臨時抽調、班子是臨時組合、機構是臨時成立，所以，有些項目管理人員往往過于關注項目施工建設，而對于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認為基建檔案管理浪費時間精力。在項目施工建設中，只注重施工進度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因為是臨時抽調的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項目施工負責人員根本不重視對基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實遺漏。
第二，基建檔案管理缺少規范性。隨著我國社會主義市場經濟體制的轉型建設，基礎設施工程項目在建設、管理、投資等方面都發生了較大變化，例如，原有的基建項目建設用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場經濟體制下，基建項目更多是通過競拍才能獲得的，而且在項目建設過程中，監理單位和施工單位也必須要通過招投標程序才能夠產生；在項目施工建設過程中，都經歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴建等建設過程，在這些基建項目建設過程中，都離不開項目運作，這是基建檔案管理所面臨的一個新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內容，使基建檔案建設的程序更為復雜化。但是，應該說基建檔案管理的每次改革和每個變化都是一個新的學習過程，都是一個新的嘗試，而在這個學習嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規范性指導，對于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實施標準。
第三，缺少足夠勝任新形勢下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時指派的，缺少系統性的檔案管理培訓，對于檔案管理業務不熟悉，缺少檔案管理專業知識，難以有效進行檔案的搜集整理、歸檔、開發利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業務較為繁雜，工作量較大，對于檔案工作往往也是出于疲憊應付狀態，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現代化管理手段進行編目、檢索、開發、利用。
二、我國基建檔案管理完善對策
第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務意識。基建檔案管理利用不僅是檔案管理工作的職責，也是檔案管理工作的中心內容。但是，就基建檔案管理的實際現狀來看，基建檔案的利用率較低，之所以出現這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務意識，檔案管理的基礎工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務意識，加大對館藏內容的宣傳。大多數員工對于檔案管理部門的工作職責和工作內容缺乏清晰了解，認為檔案管理是一個非常神秘的部門，不能輕易涉足，
針對基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對基建檔案宣傳的過程中，檔案管理人員要能夠強化服務意識，轉變工作理念，變被動服務為主動服務，不斷發揮基建檔案作用的同時，促使檔案管理水平的提高。
第二，要為基建檔案管理創造良好的外部環境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務質量，除了強化檔案管理工作人員的服務意識以外，還需提高相關部門和領導對此項工作的思想認識和重視程度，只有各個部門和領導充分認識到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個協調的工作機制，才能夠使各個部門主動搜集整理基建檔案材料，并及時整理歸檔。任何一個工作的完成都離不開一個良好的外部環境，只有為檔案管理工作創造一個良好的、和諧的、積極的外部環境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質量。
第三，要不斷完善基建檔案的各項管理制度。目前，我國各個單位的基建檔案管理的依據是建設部的《城建檔案管理規定》實施細則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規范性，但是從某種程度上來看，各個基建單位也要根據工程項目的實際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。
第四，不斷提升檔案管理人員的業務技能。為更好提高檔案管理水平，提高高校基建檔案管理水平，要不斷加強對基建檔案管理人員的業務技能培訓。基建檔案管理是一項細致而復雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業道德和業務技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業務水平，確保基建檔案的工作效率和質量，適應現代檔案管理載體、方法、手段對于檔案管理人員新要求，要不斷加強對檔案管理人員的培訓。基建檔案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護技術、檔案管理學、檔案學等方面的專業知識，而且還要掌握現代檔案管理先進手段，促使基建檔案從經驗管理向現代化科學管理進行轉變。
[關鍵詞] 醫院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1 基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
作為高校檔案的重要組成部分，高校基建檔案記錄的是高校發展過程中有形物質的真實歷史。這些基建檔案資料不僅反映了學校基本建設的歷史和現狀，而且是維護學校利益、保護學校財產不受損失的重要依據，也是日后維護、維修不可缺少的基礎資料。
1 高校基建檔案管理存在的主要問題
1.1 檔案意識不強，歸檔材料質量不高。高校基建部門以及主管領導對基建檔案工作重要性認識不夠，一些基建管理人員嚴重存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，經常發現有些工程項目檔案內容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現象，將資料作為個人財產，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。文件材料又常常是復印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。
1.2 管理制度不嚴格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統一的約束機制和調控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設備經費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，這些都是缺乏有效管理和約束機制造成的。
1.3 缺乏檔案專業人員。基建部門和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。
2 加強高校基建檔案的建議及對策
2.1 加強宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發展和改革委員會《重大建設項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28―2002），使這些單位認識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領導的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領導和有關人員崗位職責。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強化施工、監理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設周期長，容易遺失基建檔案材料。
2.2 堅持資料收集與工程建設同步，確保檔案資料的質量。檔案資料的準確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應及時建立檔案。因為工程建設周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進行，避免施工單位或監理單位事后補充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標的位置與實際不符等。所以，在對施工、監理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監理單位檢查，最后建設單位抽查。
2.3 建立和完善有效的保管機制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗收等階段，階段再按基建程序進行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項目二三十盒，大的項目達七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時檔案管理工作中，制定規章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時間，借檔人未還，檔案管理人員要及時催還，以防丟失。
2.4 逐步實現電子化管理，確保查檔方便快捷。高校基建檔案的管理已經進入從經驗管理到科學管理，逐步實現電子化。如對前期審批文件、后期驗收文件和竣工圖采用掃描文件等存檔，提高學校基本建設檔案管理部門和基建檔案立卷歸檔單位的工作效率，不僅使檔案管理人員從原來日常的繁重的組卷、調卷、復印卷內目錄等手工操作中解脫出來，逐步變手工操作為計算機輔助操作，更重要的是實現了查檔方便、快捷、準確。
（作者單位：河南財政稅務高等專科學校辦公室 來稿日期：2015-04-20）
【關鍵詞】加強基建檔案管理
1、引言
隨著我國經濟體制和管理體制的建立和改革，檔案工作的管理體制也隨著發生了變化。基建檔案是從工程建設開始從立項、施工、到工程竣工驗收整個過程中真實的印記，是基建工程建設的重要組成部分，如何提高和加強基建檔案工作是基建工程建設中一項重要的工作，本人現就任基建檔案管理一職談一談對基建檔案管理的看法。
2、基建項目檔案的作用
2.1基建項目檔案是項目的前期文件經過鑒定、整理并歸檔形成的，反映了記錄了項目工程建設的全過程和的真實面貌。準確、完整、真實的基建檔案是工程進行維護、改建、擴建使用的憑證。不完整、不準確、不系統的檔案在其利用時其價值會大打折扣，并會影響其憑證依據作用的發揮，甚至會引起反作用，給工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。
2.2另一個基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機組安裝的具置時，就可以到檔案室查閱相關的竣工圖紙，這時檔案室就發揮了很大的作用，實現服務功能。基建檔案也是工程質量的反映，它是工程建設中和竣工驗收時的必備依據，也是為投產后生產運行、檢修、改建和擴建提供重要的依據。它是全部檔案的一個重要組成部分，也是進行生產建設和科學研究的必要條件之一。
3、基建項目檔案管理存在的問題
3.1檔案管理人員的管理意識不夠強，各部門和領導對基建檔案重要性的意識不夠，宣傳力度不夠，對行政各部門、工程部門及各參建單位缺乏相互溝通交流，具體的職責沒有落實到位。在內部管理方面沒有做到把握好全局，外部管理即對施工單位的管理沒有做到全程的跟蹤與督促，收集、整理與歸檔工作與工程建設沒有同時開展，造成了基建檔案歸檔工作的滯后，對基建檔案管理的要求方面存在一定的問題。
3.2檔案管理制度不夠完善，規章制度不健全，沒有采取規范的管理及操作流程，歸檔資料不符合檔案規范的質量要求，由于工程參建單位較多，基建檔案管理工作程序不規范，不統一，管理不完善。規章制度不健全檔案工作標準就得不到統一，如歸檔的質量要求不一，內容和格式也不相同等等這些，給基建檔案部門帶來一定的困難。
3.3施工單位人員對檔案的意識不夠強。施工單位工作流動性較大，人員也不穩定，造成了文件資料管理工作嚴重脫節，過程中的資料流向不清；對學習力度也不夠，大多數檔案人員不了解工程相關的專業知識、造成了過程資料存放混亂。檔案的專業知識不強，由于工程大，部分的施工單位的檔案人員需求性較大，有些是兼職的管理人員，這些檔案人員缺乏工程基建檔案的實踐能力，造成了檔案歸檔時一片混亂的局面。檔案質量、規范就得不到保障。
3.4對施工單位的過程中產生的文件跟蹤不到位，沒有做到嚴格的監督、檢查、指導工作，檔案歸檔過程沒有按相關的工作規范來執行，施工單位移交的竣工資料交接時沒有很好的檢查，給后期的驗收帶來很大的隱患。
4、基建檔案管理的對策
4.1樹立觀念，增強檔案意識，基建檔案管理人員應做好檔案管理工作，由被動變為主動，提高基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及的單位較多：內部各個管理部門、監理單位、設計單位、施工、等眾多部門，只靠檔案部門是無法按時完成工作的，在工程過程中應爭取各部門的配合和領導的重視和支持，檔案管理者應加大對各部門及各參建單位的相互溝通，努力宣傳檔案的重要性，加強檔案人員的工作責任感、積極性，提高檔案的地位，使大家意識到檔案工作的重要性和必要性。
4.2建立健全的基建檔案管理制度是做好檔案工作的重要保證，制定各項管理體制應根據國家的有關法規和工程的自身實際情況。并經單位領導批準，嚴格執行并管理，制定的管理制度應包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規定》、《檔案管理網絡》、《惠來發電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。這些制度都包含了文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量。制定健全的各項檔案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各項制度真正落實到各部門和參建單位人員中，才保證基建過程中文件的收集齊全、完整也為后期歸檔提供了基礎。
4.3各參建單位應設置相應的檔案管理機構，建立基建檔案管理網絡圖，配備專職的檔案管理人員，明確管理職責，增強檔案人員和各工程人員之間的工作溝通和交流。加強對專業知識的學習，對建設單位下發的各項檔案管理制度應熟知。參建單位人員多，流動性大，往往一個工程沒有結束檔案人員就已經換了幾拔人，工作來不及交接，對資料情況不熟悉沒有深入的跟蹤，使工作嚴重的脫節，給歸檔工作帶來了很大的隱患。還應定期組織檔案人員對業務的培訓，增強檔案工作思想、文化、政治等素質。
4.4對在施工過程中產生的文件在收集、積累、整理歸檔過程中應嚴格地跟蹤及督促，如過程檢查中發現不符合規范的文件材料的應及時更正，嚴重的限期整改，堅決返工。
4.4.1在收集過程中哪些文件需歸檔，哪些文件不必歸檔，應結合工程自身的實際情況，由建設單位列出歸檔范圍，施工單位根據歸檔范圍來收集，做到所需歸檔的文件不遺漏，不缺失。在基建工程中各階段要相互銜接，工程項目中立項、勘察、設計、等前期這些工作的開始，檔案工作就應與其同步進行，基建檔案工作應與工程建設進度同步，才能保證施工文件的齊全性和完整性，在整理歸檔工作中應按相關的國家規范標準和本單位制定的檔案管理制度嚴格執行，檔案室要嚴把質量關，所有施工記錄文件應保證真實、可靠、齊全、完整、系統不應有缺件漏件或弄虛作假，在施工過程中建設單位應以完整、準確，系統來審核所有的文件材料。完整、準確、系統是保證檔案質量的關鍵。
4.4.2只有完整、系統、準確的檔案才能充分發揮其在工作中的作用，因此在文件交接的過程要嚴把質量關，絕不能含糊。參建單位在移交檔案時，應該填寫好《檔案移交表》，表內應填寫好移交題名、移交時間、移交份數，文件有其它說明事項時可在備注欄中注明，建設單位清點數量齊全，檢查資料合格后方可接收，移交人和接人分別簽名并蓋單位公章備查。在移交紙質檔案的過程中應同時移交電子信息檔案，并仔細核對電子信息的真實性，可靠性，統一性。如果沒有按照要求移交完整的檔案資料，檔案室可以按合同的約定不予付款，這樣可以對檔案的質量進行有效地監督、控制、檢查。
5、結束語
基建檔案管理工作是基建工程項目管理的重要組成部分，它反映的是基建工程項目的真實面貌，在日新月異的時代里，緊密技術、改革、發展的要求，實現基建檔案工作價值，為發展經濟建設和諧社會提供更好更優質的服務，提升工程建設管理水平。檔案人員應本著愛崗敬業、認認真真、踏踏實實的工作精神，做好基建檔案管理工作。
參考文獻
關鍵詞 高校 新校區 基建 檔案管理
中圖分類號：G647. 文獻標識碼：A
一、高校新校區基建檔案管理存在的問題
高校基本建設檔案是高校基本建設管理和基本建設工程項目的歷史憑證，是竣工交付使用的必備條件，是學校基礎設施新建、擴建、維修、危房鑒定、辦理房產證、處理工程質量事故和調解經濟糾紛等的重要依據，是學校檔案的重要組成部分。但是，有些高校對基建檔案的重要性認識不到，使得學校基建檔案管理出現了很多問題，主要表現為：檔案管理人員缺乏工程建設方面的專業知識，未能對工程項目各階段形成的檔案材料及時檢查指導，加之施工單位的資料員不熟悉檔案工作規范、分類方法及收集范圍，導致基建檔案收集工作滯后、收集不完整并且案卷質量不高等問題。
二、如何做好高校新校區基建檔案管理
近年來，隨著高等教育的迅速發展，高校的迅猛擴招，使得各高校加大對新校區的投資力度，新校區基礎設施不斷增加，大量的基建檔案也隨之出現，因此，在新校區建設之初，規范化管理新校區基建檔案對學校及檔案管理人員具有重要意義。本文針對基建檔案存在的問題，就如何做好新校區基建檔案管理工作提出幾點認識。
1、領導重視，提前對新校區基建檔案工作進行規劃，設立分室，專人專管。學校領導的支持，是做好基建檔案工作的前提，領導應將新校區基建檔案管理工作納入議事日程，并確定由分管新校區建設的校長直接管理；同時應在新校區建立檔案分室，做到工程項目在哪，基建檔案就在哪，不僅可避免新校區與校本部基建檔案運輸導致的材料丟失，還可實現新校區基建檔案與學生、財會等其他檔案的集中統一管理；此外學校基建部門也要有一位分管檔案工作的負責人與檔案部門的專職檔案人員，相互協作，密切配合，責任到人，保證基建檔案工作的順利完成。
2、建立完善的新校區基建檔案管理制度，是保證基建檔案齊全、完整、準確的重要前提。在制度中要突出強調以下幾點：
（1）完善基建檔案的收集制度。一方面，擴大基建檔案收集范圍，不僅要收集工程項目產生的紙質檔案，還要收集項目各階段形成的不同載體、不同形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內的整套電子圖紙檔案；另一方面，做到基建檔案與基建項目同步進行。首先，理清學校基建部門、施工單位和設計單位各自的職責及歸檔范圍，如基建部門要及時收集項目前期準備階段形成的立項審批、可行性研究、施工許可證等檔案資料；其次，學校檔案部門要提前介入到工程項目建設中，保證學校基建檔案工作一開始就與項目建設同步；基建檔案收集工作與項目施工同步；基建檔案移交與工程竣工驗收同步。
（2）規范基建檔案移交制度。各分包單位將檔案資料收集齊全后，應根據基建文件形成規律，保持其有機聯系，進行整理，按照工程項目階段性進行組卷，并提交總承包單位匯總后，經基建部門審核通過后向基建處移交，再由基建處將項目前期準備、施工、竣工驗收所有檔案文件移交到檔案館，嚴禁施工單位直接向檔案館移交。
（3）利用保證金約束制度，保證歸檔齊全完整，提高基建檔案案卷質量。在基建部門與施工單位簽訂合同時，就應把基建檔案歸檔工作列入合同中，堅持基建檔案工作與工程立項、建設、竣工驗收同步，若竣工檔案不合乎要求，將不予驗收，并予以經濟處罰。
3、加大對基建檔案工作的經費投入。一方面，要加強基建檔案管理設施的建設，為基建檔案提供專門的保管場所，并為其配備標準的防火、防盜、防蟲、防潮、防腐蝕設施。此外，要配備專門的檔案管理現代化設備，如計算機、打印機、復印機、掃描儀等。另一方面，檔案工作人員要不斷學習檔案及基建方面的專業知識，熟練掌握基建檔案的歸檔范圍及整理方法，并能通過現代化技術提高工作效率；檔案部門要定期對學校基建部門和工程項目設計、施工、監理部門的兼職檔案員進行業務培訓，提高基建檔案案卷質量，做到歸檔文件為原件，且字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。
[關鍵詞]醫院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1基建檔案在醫院管理中的作用
1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富
隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。
2醫院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。
【摘 要】醫院基建檔案是醫院重要的檔案資源，是醫院基本建設活動中產生的重要原始憑證和依據。本文從醫院基建檔案的重要性入手，指出了醫院基建檔案管理存在的問題，分析了醫院基建檔案的內容、作用及其特點，闡述了如何加強檔案管理工作的幾點建議。
【關鍵詞】醫院；基建檔案；管理
醫院基建檔案管理工作是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。隨著公共衛生事業的迅速發展，我院的整體規模不斷擴大，建設步伐不斷加快。基建檔案管理對于醫院建設發展起著重要作用。但當前的醫院基建檔案管理中存在著較多的問題，很大程度上制約了醫院管理水平的提升。
一、醫院基建檔案管理存在的問題
從基建檔案管理現狀來看，現有基建檔案管理工作制度還不能適應新形勢發展的需要，存在一些不容忽視的問題：基建工程檔案不受重視，領導檔案意識不強，是導致檔案資料收集難、管理不到位的主要原因。其次，由于經濟利益或工期等原因，人們往往只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了檔案工作滯后；管理人員檔案知識缺乏和檔案管理意識不強；基建檔案管理相關規章制度不健全，沒有的規范標準的管理方法和操作流程；檔案移交工作被動、權責不明、檔案資料殘缺不齊等原因都在一定程度上影響著基建檔案管理工作，因此，必須加強醫院建設工程檔案的管理，建立完善的檔案管理制度體系。
二、基建檔案管理在醫院發展中的作用
1.對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，承載了醫院建設發展的大量信息。這些資料既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它真實地記載了院內各類建筑、設備、設施等規劃、建設、維護過程中的詳細資料。它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
2.為醫院規劃、建設、管理工作提供依據。
任何基本建設項目缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據， 醫院基建工程檔案資料是醫院檔案的重要組成部分，完整系統的基建檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節省時間，提高效率。如我院擬將影像樓三樓會議室改造為放射治療中心，經過直接查閱原始圖紙資料，當時由于資金地理環境的因素影響，房屋建設為磚混結構，該樓的基礎設計承載2000噸的荷載，而放療設備直線加速器的本身的重量已超過了該樓的基礎荷載，所以該項目很快就否定了，節約的大量的人力物力。
3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫院的財富。
檔案的信息價值不僅是項目建設歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護、改造和將來學校建設的重要依據。工程建設檔案具備可以重復利用或參考特性。如我院將住院樓十樓改建為ICU病房，經過查閱原始圖紙資料及病房大樓改造圖紙，很快就將此次ICU病房的設計圖紙繪制完成，進行施工，提高了項目改造效率。
三、建立完善的醫院檔案管理制度
1.基建檔案是記錄和反映建設項目規劃、審批、招投標、施工、驗收等多方面的重要史料和歷史憑證，是醫院檔案的重要組成部分，建立建全檔案管理制度是做好基建檔案管理的基礎。由于工程建設涉及規劃、勘察、招標、設計、施工、監理等單位及諸多的各級主管審批部門，各主管部門對建設項目的管理要求及施工單位項目管理的方式方法各不相同。為了加強對工程建設各個階段檔案資料的有序管理，保證檔案內容的準確、齊全和規范，必須按照基建工程檔案的規范化、標準化進行收集整理。明確各單位在工程檔案形成中應負擔的責任，明確項目管理人員及檔案管理人員在檔案管理中的職責。按照統一領導，分級管理的原則、按照規范化、標駛、制度化來嚴格要求基建檔案管理工作，確保檔案案卷的質量。
2.實行檔案“三同步”管理方法。“三同步”是指工程立項與檔案收集同步，工程建設過程與檔案形成同步，工程竣工驗收與檔案驗收同步。其目的就是為了保證工程檔案的真實性、完整性、準確性和系統性。基建工程檔案具有成套性，因而在對基建工程檔案的整理工作中，要注重文件資料的內在聯系和內容的連貫性及系統性。工程立項時就要有人分管檔案工作，建設過程中，檔案人員要積極主動參與工程建設，熟悉工程建設流程，了解工程建設動態，及時掌握工程建設信息。跟蹤進行工程檔案資料收集整理。簽訂工程合同、協議時明確施工部門應遞交的檔案細則要求及套數，并對未按規劃收集整理檔案的行為制定罰款等問責措施。
3.加強檔案意識的宣傳與業務培訓，提高基建檔案人員的素質。在工程項目一開始就應加強檔案意識的宣傳和教育，強調檔案工作的重要性，讓參與工程建設的全體人員都有較強的檔案意識。同時，檔案人員積極參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，及時了解新的檔案管理規章制度，掌握先進的管理理念，跟蹤檔案管理的新技術，不斷提高業務素養。
四、基建檔案管理工作對工程質量的影響
1.工程檔案是建設工程的有機組成部分。
一般來說，建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的，監理旁站監督記錄和檢測記錄；出現了問題還有調整指令和變更說明等等。施工活動中產生的文件材料如一根直線貫穿施工活動全程，記錄著施工活動的全過程。是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
2.工程檔案是建設工程質量的直接反映。
建設工程質量關系著醫院醫護人員以及醫患人員的生命財產安全，關系著醫院全體人員的切身利益。建設工程質量必須滿足醫療活動的需要，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性。對建設工程質量進行一系列精確的評價，是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。也就是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好壞。凡是被評為優質項目工程，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的。如我院在2012年的綜合衛生應急救治設施工程項目被評長航局“十二五”信息化建設優質工程。工程建設期初對檔案的要求就非常高，并且制度的詳細的管理制度。
3.工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節。
關鍵詞：基建檔案；整理；收集；資料
隨著我國經濟建設的快速發展，基建工程項目的建設也得到了迅猛發展。作為工程建設項目中最為重要的工程質量控制，其檔案的管理也有著舉足輕重的地位。它不僅能從靜態上反映出工程建設的全貌，也能從動態上反映該項目的變化與發展。要想讓基建項目檔案發揮真正的作用，就必須確保其基建檔案的真實性和完整性。
一、強化人員對檔案管理的認識和制度的健全
觀念作為行為先導，在很大程度上決定了行為實行成效，故在企業基建檔案收集整理工作中，必須對老舊觀念進行改革創新，強化對基建檔案管理工作的認識程度，積極同企業各部門和各級領導緊密聯系，加強人與人、部門與部門間的配合，提高大家對檔案管理的重視程度，借對檔案有效利用事件的宣傳來調動企業檔案管理人員的工作責任感與積極性，使之肯定檔案收集整理工作的重要性。
企業還需進一步完善其關于基建檔案管理機制，結合本基建工程的特點和檔案管理規則，要求各部門在施工前統一一套穩定的檔案管理機制與實施細則。與此同時，還應配備專門的檔案管理人員，逐步健全基建檔案管理網絡體系。建立科學的工作程序，完善相關制度，嚴格按照歸檔要求進行歸檔，堅決做到檔案經審核不合格不接受，圖紙資料不健全不歸檔。還要將相關基建檔案資料收集、整理及歸檔工作在合同中明確體現，以發揮合同本身的法律效應和約束效果。
二、基建檔案的收集工作
檔案工作者在收集基建檔案工作中，首先要了解本項目工程的基本概況，如條件允許，在收集檔案前盡量參加工程在各環節中召開的工程會議，掌握工程進度。
檔案人員還應通過查閱工程的可研報告、相關設計文件、招投標文件等檔案資料，了解該工程的建設規模、建設內容及各參建單位的基本情況等工程概況。如發現該工程規模較大、建設周期較長、施工工藝工序復雜、涉及專業眾多等情況后，檔案人員應意識到等到施工結束時再籌劃收集工作，施工單位的撤場勢必會造成部分工程資料的缺失，這樣就會對竣工檔案的收集整理帶來極大影響，也給工程完整性造成損失。所以在施工開始前和施工過程中就要提出符合該項目實際情況的相關歸檔要求，把收集工作從被動變為主動，適時組織相關參建單位對歸檔要求進行宣貫，還需定期組織相關專業人員同檔案員一起對施工單位進行現場內業資料的檢查與指導，發現問題及時整改，督促施工技術人員對資料進行初期立卷整理，確保現場資料要與施工同步，保證日后竣工檔案的真實性。同時還可制定相關處罰制度，要求施工單位在工程結束時一定期限內務必按要求將竣工檔案移交建設單位，如不能在規定時間內完成，建設單位不對其工程尾款結算等措施。
三、基建檔案的整理工作
（一）清理遺留老檔案
工程建設企業往往或多或少的都會存在一些老舊且未被整理的遺留基建檔案，對這部分檔案進行整理時，首先，查看其外觀、圖紙內部，核對是否有破損、殘缺、少頁等現象，檢查字跡是否清晰，檔案標題與圖紙名稱是否一致。如發現檔案資料中主要部分缺失，必須向基建主管部門進行反饋，要求其對缺失部分給予補充。因字跡模糊不清造成的數字不準確，應及時向基建部門提出具體數據補正的完成期限。檢查老基建遺留檔案的移交清單是否完整，無移交清單的，需基建部門派專人填寫并簽字蓋章。其次，對老基建檔案進行分類。正確的分類是組織保管和編目的基礎，并為錄入目錄及做好利用工作創造有利條件。此項工作需將全部檔案按照其屬性和內容，以各自內在聯系和系統性為前提，將檔案分成一定的類別。最后，重點劃控。對檔案重要級別的劃分是鑒別檔案作用價值的唯一標準，可為建立重點檔案的安全制度、保密制度提供依據。
（二）強化相關專業知識，利于檔案整理
一項工程要列入優質工程行列，其基建檔案也必須是優質的，因為基建檔案是該工程的真實記錄，它真實地記載了該工程的全貌，如實的反應了該工程質量的優劣。由于工程資料專業技術比較強，而檔案人員平時的工作不能深入到建設項目中去，所以專業知識相對缺乏，整理起來有一定的難度，至此檔案管理人員就應采取先學習后運用的方法，做到先學會看工程資料內容和技術數據，然后把學到的知識運用到整理工作中，才能保證工程檔案的質量。因此，檔案工作者在具有專業的檔案知識基礎上還要拓寬業務知識，要向工程施工、監理、審計等專業技術人員學習相關知識，全方位掌握各行業對本工程技術上的需求。
（三）加強基建檔案信息化建設
檔案工作主要內容就是保存原始資料，雖然資料原始，但管理理念必須創新，檔案工作者要用創新的思維，勇敢大膽的探索與理論實踐相結合，充分利用現代化信息平臺。結合工程實際情況，選用適合本企業檔案的管理軟件，構建基建檔案信息化管理制度，打破部門與地域局限，充分運用計算機技術，加快檔案全文數字化和多媒體數據庫建設，將基建檔案圖紙、竣工資料等逐步掃描，讓技術人員足不出戶就能在企業局域網上查詢到所需資料，提高檔案的利用率和服務質量。此外積極鼓勵檔案管理人員學習計算機應用知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等相關專業知識，提高檔案管理人員掌握和運用現代化技術的技能。
參考文I：
摘 要：基建檔案是單位進行整體規劃和建設管理的重要組成部分，加強基建檔案管理意義重大，不可忽視。由于客觀條件、人為因素、決策能力等原因，當前基建檔案建設工作中不同程度地存在著這樣或那樣的問題，對此進行仔細分析和綜合探討，從而得出改進這一現狀的方法供大家分享，是本文寫作的意義所在。此舉，定將對服務地方經濟和社會發展起到積極的推動作用。
關鍵詞：基建檔案；管理；問題；對策
所謂“基建檔案”，指的是“基本建設檔案”。一般的解釋為：整個單位建設項目從思考、醞釀、規劃、決策到建成投產(使用)的全過程中，所形成的所有應該歸檔保存的文件（含文稿、圖表、照片、錄音錄像、合同等）。而這些文件，將涉及到基建項目的提出背景、討論、調研、可行性報告、綜合評估、研究決定、重點勘測、方案設計、具體施工、竣工驗收、試生產(使用)等工作中形成的相關（有載體）文件。基建檔案是單位進行基本建設過程的真實歷史記錄，也是相關工程竣工驗收、安全評估、責任倒查等重要物質依據；同時，它也是參與建設人員的勞動成果和智慧結晶，值得重視和謹慎保存。
一、基建檔案在單位管理中的顯著作用
前面談到，基建檔案是單位建設活動中所形成的第一手文件材料，這些檔案的管理，對相關項目在今后的使用、改建、維修的過程，具有十分重要、不可替代的作用。因而說，不管領導決策、還是具體實施，都要將其擺到重要的位置上來。
1．做到“有法可依”。基建檔案是以文字、圖表、照片、音像等方式記載了單位基本建設的歷史、過程和狀態。在工作中，相關單位和個人要及時收集基建開工前到竣工交付使用后的各種規劃圖紙、修改意見、報批文件、施工合同、洽商變更、竣工驗收等資料；同時，對交付使用過程中的改擴建、裝飾裝修、設備安裝、試運行等過程進行全程記錄、不留記錄死角。值得注意的是，一個工程項目的檔案資料收集整理是否齊備、是否科學合理，與承辦人員的意識、素質、業務水平有很大的關系。筆者認為，必須將基建檔案工作納入日常管理，并給予相應的地位，只有這樣，檔案工作才能真正做到“有法可依、違法必究”。而這些，是保證基建檔案工作程序化、制度化、規范化、標準化、常態化的前提。[1]
2．提供“使用依據”。基建檔案看似不重要，只是一些文件資料的收集整理，但它涉及到工程的立項、規劃、設計、施工、建設等相關單位，有些還包括建設單位的上級組織或其他相連的有關組織和部門，如果相關的單位或組織缺少（缺失）基建檔案，對整個工程基建將缺少相應的技術參數，從而影響該建設實體的使用（運用）、改進、改造、裝修裝飾等。實踐表明，基建檔案既可以從靜態上反映了該建設實體的客觀存在，也體現了它的變化和發展進程。只有這樣，我們談基建的合理性、科學性，談建設百年質量建筑實體才變得有可能。
3．服務“今天和明天”。基建檔案，可以為單位規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對單位發展和促進地方經濟建設發揮著不可忽視的作用。它的存在，為地上、地下交叉工程設計提供周圍相互關系和相互要求的基本條件；為歷史查證、產權查找、糾紛發生以及科學論證等提供重要依據和基本素材；縱觀而言，它不僅服務于今天，更服務于未來。因而，加強基建管理，日益受到各級建設單位決策者、管理者、施工者的親睞。很多工程建設，涉及到“百年大計”，直接影響子孫后代，因此加強基建檔案管理工作意義深遠。
二、當前單位基建檔案管理存在的問題
1．資料不齊全。一般來說，基建檔案涉及規劃方、施工方、建設方、監理方、驗收方等多個部門，施工范圍廣、時間跨度大、程序復雜，要全程跟進很難，這也是導致基建檔案難以做到盡善盡美的主要原因。在具體施工中，各相關單位多半只重視工程進度、工程美觀、工程交接、工程質量等指標，對“見證”和“說明”工程建設進度的相關文件資料不取證、不收集、不完善、不整理。舉個例子說，建設單位在施工過程中，一不小心就會挖斷地下相關管道、線路，這些后果的造成，不是技術人員業務不過硬，而是沒有健全的基建檔案資料可借鑒、可參考造成的。
2. 缺乏政策性指導 。近年來，我國經濟發展迅速，社會主義市場經濟體制的逐步建立，特別是“西部大開發”和我省實施“工業強省”以來，國家許多重點工程項目紛紛落地。大家只要仔細觀察就會發現，這些工程在投資、規劃、管理、建設、施工等方面有明顯特征，那就是盡量避免出現重復施工、交叉建設，從而節省建設成本、節約施工時間、提升工作成效。在每次大型工程施工過程中，都給我們一次新的嘗試、一次新的思考、一次新的學習，對我們今后的基建檔案管理提供了很好的經驗，對出現的新問題就迎刃而解了。
3．數據缺乏準確性。在施工過程中，突然出現設計或施工變更，但由于種種原因沒有及時將這些變更的數據體現在相關資料中，就不能真實反映基建的全過程，就有可能造成竣工驗收無法完成，或者數據出現缺失、誤差，為工程的使用造成不利影響。要避免此情況發生，就要求檔案管理人員除了熟識檔案知識外，還要對工程項目建設技術知識有一定的了解，否則是“外行管理內行”，或者說“外行記錄內行”，這些都是不可取的。
三、基建檔案管理存在問題及對策建議
1．提供強有力制度保障。[2]在制定本單位或本部門的規劃、規定、規范、實施細則等規章制度的同時，要將基建檔案管理工作制度納入目標考核之中。具體來說，在與相關單位簽訂施工合同時，要把項目基建檔案工作要求附在合同中進行說明和重點標注，這樣，可以使施工單位明確基建檔案建設的重要性和如何操作，從而克服了管理工作的無章可循、無據可依的現象發生，使單位的基建檔案實現規范化、日常化、常態化.。做好基建檔案工作“三同步”管理“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，所以，在建工程一開始我們就要將基建檔案工作及時跟進，重點收集、全面把握，并分門別類的進行積累、整理、審編。待到工程竣工驗收時，方能提交一整套完整、規范、合格的基建檔案配合驗收。
2．加強人員業務培訓。作為基建檔案領導和具體管理部門，從上至下要充分認識到人才對于基建檔案工作的重要意義。而這究竟如何去做呢？筆者認為，要加強對基建檔案人員的業務培訓，舉辦相關業務競賽和評比，從政治素質、業務素質、文化素質、服務意識來進行綜合考量，形成“創先爭優”的良好氛圍。從長遠來看，必須從根本上培養基建檔案人員的良好工作態度和作風，培養其對工作要有很高的使命感和責任心，只有這樣，他們才能夠找準工作定位、明確工作方向，才能真正成為一名現代化、復合型的基建檔案管理人才。
從上面論述中我們知道，建設工程關系“百年大計”，關系到子孫后代，關系到國家的發展和社會的進步，加強基建檔案資料的科學管理至關重要、馬虎不得。與此同時，我們要隨著時間的推移不斷開拓創新、強化服務、提升效率、改進方法，主動參與到單位的基建檔案的管理中來，將基建檔案管理推上一個新臺階。
參考文獻：
[關鍵詞] 建設單位全壽命周期檔案管理問題與對策
日前隨著我國經濟建設的不斷前進和擴大內需的要求，基建工程項目的建設也愈來愈得到了迅猛地發展。在工程項目建設的過程中，成本、質量、進度、安全一貫是項目重點控制的目標。而在最重要的工程質量控制中，檔案信息管理又占據著關鍵地位。因為它是工程質量過程的表現文件，反映了項目從策劃階段、實施階段直至運營試車的各環節、全過程的真實記錄；是考核技術管理工作的標準之一；是工程項目日后改建、擴建、維修、產權維護的原始依據和重要憑證；為挖掘增收、節支的潛力，日后糾錯整偏，以及管理、查詢，達到最大經濟效益、社會效益有著不可估量的作用。但是，如今的檔案信息管理工程卻還停留在傳統的方式與模式上，是當前項目管理中最薄弱的一項。建設單位作為工程項目的建設者、使用者，工程建設檔案收集齊全,并實行全壽命周期管理, 采取一切有效措施，杜絕不利于檔案管理的因素，是其不可忽視的重要工作。
建設單位在工程建設全過程中起主導、決策作用,其素質直接關系到工程項目的社會效益、經濟效益和環境效益。在《建設工程質量管理條例》第二章中規定了建設單位的責任和義務，其中第十七條：建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。由此可見，對于建設單位來說，施工資料收集、檔案整理不僅僅是施工單位整理遞交、建設單位移交這么簡單，應該從項目策劃伊始，直至項目竣工結束，一直要全程跟進整理，所以在項目資料歸檔過程中建設單位也起著至關重要的作用。
盡管檔案整理有著如此的重要性，但在具體實施過程中還存在著眾多問題和障礙。本文就非房地產開發企業的基建項目為例，自項目啟動至結束的全壽命周期來探討檔案管理工作中遇到的問題及其對策。
一、項目準備階段：
目前，我國的工程建設過程被人為地劃分為建設前期、建設期、使用期等不同階段，分別由不同的政府主管部門實施管理，并且在各個階段還有多頭交叉管理。其中，建設前期由項目審批部門管理，涉及發改委、國土資源、城市規劃、環保、衛生、氣象、公安消防、人防、地震等多個部門，建設期的工程勘察設計、施工、監理等由建設部門管理，但分別錄屬于建設部門內不同的職能部門，例如：節能、抗震、造價、質監、稽查等。正是由于存在項目建設過程中眾多管轄部門的切割，于是造成涉及的檔案資料也是多種多類、五花八門。
在非房地產開發的企業單位中，經常會遇到項目投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的情況，而其工程檔案的收集通常由基建部門來負責，并沒有設立專職的檔案員崗位，。而且在工程準備階段，通常辦理開辦手續的部門是一個，辦理方案設計的又是一個，做投資概預算又可能是其他部門，所以很容易造成資料的收集不完整。因此在項目立項初始，基建部門就應該建立專門的檔案員崗位，配備具有專業檔案技術的人員，落實檔案管理責任，確立主管檔案管理的領導，建立檔案管理的專項規章制度，從項目最開始就參與進去，趁重要文件尚未形成前就要做好預控。
在項目開辦起初，手續申辦、初步設計、招投標、開工許可等資料主要就是以建設單位為主導收集存檔，具體包括項目建議書、可行性研究報告、立項審批資料、征地用地許可、拆遷批準、規劃許可、投資許可、勘察測繪設計文件、招投標文件、開工審批文件、質量控制文件，針對不同審批部門和使用性質，依照規范要求嚴格建立對應的檔案目錄，立卷歸檔。雖然在數量上只占整體資料的10%～20%,但是這個階段的檔案的利用率要遠遠高于建設階段、竣工驗收階段的檔案，可見項目前期檔案資料的規范性、完整性是相當重要。同時檔案員應該聯合項目策劃籌備人員、手續辦理人員、方案設計人員、概預算人員，符合各專業技術要求，及時整理歸檔、跟蹤規范收集。
二、項目建設階段
在項目進入建設施工階段，工程檔案是主要由施工單位為主形成，這個階段在數量上形成的技術文件和竣工圖占了整套擋案數量的 70%~80%，可見施工單位的歸檔質量很大程度上決定了整套檔案的質量,因此對施工單位檔案資料督導的重要性是至關重要的。但往往由于基建工程和檔案的專業性，工程技術專管人員不了解檔案整理專業和技術知識和工作流程，而檔案人員通常缺乏專業技術的實踐能力，會造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范的現象頻發；所以檔案人員應該經常主動親入施工現場，與技術專管人員（甲方代表）一起，協同監理單位對施工單位的檔案進行定期指導、隨時接受咨詢、按需提供幫助，多方努力共同配合，達到目的一致實現雙贏的目標。由此可見，建設單位只有及時、同步地掌握工程技術資料，根據實際發生的資料到位情況、報驗情況，督查施工質量情況，協調現場工作，隨時掌握一手資料，隨時發現、及時處理施工過程中出現的疑難問題，全面、準確地做好質量、成本、進度、安全四大控制，保證工程的順利進行；最大限度地減少返工,節約成本，使工程項目能按時驗收、接管，為竣工資料奠定良好的基礎。同時真實、準確的工程檔案又為竣工結算的展開提供了加速前提，所以做好工程檔案的收集整理對施工單位、建設單位雙方都是事半功倍的事。在竣工驗收階段，是檔案整理歸檔的關鍵環節，檔案是否達到同步、真實、及時、完整的要求，此時得到了驗證。根據基建文件材料的形成規律,對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，格式統一、字跡工整、圖像清晰,使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交城建檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。
三、項目運營使用階段
基建項目竣工后，對于企業來說，又轉換成了工程項目的使用單位。此時工程檔案資料便是基建工程管理、評優報優的依據，雖然在數量上只占整體檔案很微少的一部分，但是也起著不可忽視的作用。在大多數企業里常見的現象是：一旦基建工程結束了，就認為專職檔案員沒有作用了，進而取消了檔案崗位。實際上在工程竣工驗收完成后，基建檔案還應保持與工程同步更新的步調，還要保障檔案管理的連續性和一貫性，分類整理永久保存、固定期限保存、短期保存的檔案，為工程日后的改建、擴建和維修做好反饋服務，提供充足的信息和快捷的查詢、調閱手段。目前，隨著科學技術的不斷提高，計算機網絡系統也日漸成熟，其強大的、功能已進入人類社會的各個領域，并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網絡化管理，具有人工管理所無法比擬的優越性。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。所以對企業來說，基建檔案管理也可以與企業其他檔案合并管理。
結束語
綜上所述，基建檔案是工程項目管理過程和工程實體真實面貌的反映，是工程后繼管理的寶貴財富。它如實的反映了工程建設的全過程，具有比工程本身更長久的實用性，是大事、要事。規范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建和使用的憑證和依據，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于現今，也有利于明天。基建檔案是工程質量的如實反映，在工程質量管理體系中工程檔案管理占有無法替代的作用，工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面，是百年大計的事，工程檔案資料的質量好壞完全會影響工程項目的質量好壞，它是一項重要的科學技術資源儲備，建設單位責無旁貸地要做好檔案管理工作。建設單位要更加提高對基建檔案重要性的認識，通過基建檔案的質量管理、人員素質管理和計算機網絡化管理，來達到提高工程項目質量的目的。根據檔案規范的工程技術管理手段，對工程質量問題分析、判別責任分配、提出改進方法和總結經驗教訓，依循同步、及時、完整的方針，做到檔案啟動與工程立項同步，檔案收集與工程建設進度同步，檔案督導與工程質檢同步，檔案歸檔與工程竣工驗收同步，來保證基建檔案移交相關部門的工作順利進行，保證基建工程的質量，提升企業單位的管理水平和基建工程的建設水平，實現“四控”的目標。
【參考文獻】
1、《建設工程文件歸檔整理規范》，GB/T 50328―2001
