時間：2023-05-30 09:38:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇供貨商檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院試劑管理辦公室檢驗科，湖北武漢 430030
[摘要] 本文探討了有關物流條碼技術特點和物流條碼標識的內容，并通過對臨床檢驗試劑在物流管理中使用二維碼降低了物流成本，縮短了送貨時間等優點的分析，突出了在現代臨床檢驗試劑管理中采用二維碼技術的必要性，二維碼技術的運用對體外診斷試劑從準入、出庫、運輸、驗貨、入庫使用以及結算的各個流程進行了有效的管理，完成了物流、資金流、信息流的協調、組織和控制，使體外檢驗試劑的管理上升到一個新的高度。
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關鍵詞 ] 體外診斷試劑；物流；二維碼；數據庫管理；成本控制
[中圖分類號] R426.72
[文獻標識碼] A
[文章編號] 1672-5654（2014）11（a）-0053-02
1 實現二維碼物流管理的必要性
①二維碼的應用，似乎在一夜之間滲透進人們生活的各個方面，廣告、報章雜志、火車票、快餐店、電影院以及各類商品的外包裝上都可見到二維碼的身影。作為互聯網產業鏈中的一個環節，二維碼的應用如此收到關注與其自身的優勢是密不可分的。而在醫療機構體外診斷試劑的管理領域也將迎來這樣一場二維碼革命的浪潮。在2007年6月國家食品藥品監督管理局頒布的關于體外診斷試劑的注冊管理辦法以來，各大醫療機構對于體外診斷試劑的管理日益規范化和完善化。但體外診斷試劑種類繁多、專業性強、大部分產品對運輸及存放條件有嚴格要求的特點使得實現體外診斷試劑的二維碼物流管理工作事在必行。
②二維碼技術是目前為止世界上實用性最強，經濟性最優的一種自動識別技術，二維碼技術具有采集信息量大、可靠性高、輸入速度快、實用靈活等特點。二維碼技術在如今人們的工作和生活領域的應用是非常廣泛的，且現代人們所使用的移動終端設備大部分也自帶二維碼識別功能。因此二維碼技術作為數據自動輸入和標識的一種手段，在現代倉儲管理、商業自動化管理，文件分類管理方面都有很突出的表現。
③二維碼是一種由特定的幾何圖形按照一定的規律在平面（二維方向）上分布的黑白相間的圖形，是所有信息數據的一把鑰匙。它具有編碼范圍廣、譯碼可靠性高、糾錯能力強、信息容量大、防偽能力強等優點。
④二維碼依靠它強大的信息儲存量能夠把儲存于數據庫后臺中的信息包含在二維碼中，且二維碼擁有防偽功能和錯誤糾正功能增加了數據的安全性和可靠性。二維碼的眾多優勢決定了它在醫療機構體外診斷試劑管理中所取得的重要地位。
2 二維碼的特點
2.1信息容量大
二維碼符號是一個多行、連續性、可變長、包含大量數據的符號標識，每個條碼有3~90行，每一行分為三個部分分別是起始部分、數據部分和終止部分。它的字符集包含所有字符，最大數據含量是1850個字符。
2.2容錯能力強
與一維碼只具有校驗功能相比，二維碼不僅能防止錯誤，還能糾正錯誤，即使某部分出現損壞，也能將正確的信息還原出來。
2.3成本低，易制作
二維碼可以印制在各種常見的條碼載體上，可以用各種標準的印制或打印技術印制。如：噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉印條碼打印機打印等。普通打印設備均能打印且傳真件也能閱讀，二維碼的尺寸也可調節以適應不同的打印空間。
2.4可靠性高
在數據庫的管理測試中，二維碼也表現了其極高的可靠性。在閱讀2300萬個條碼符號中，沒有一例譯碼錯誤。而且可引入加密措施，提高其防偽性和保密性。
3二維碼服務于試劑流通的整個過程
3.1體外診斷試劑的準入
醫療機構在更換或增補體外診斷試劑時須向有關管理部門提交各項信息包括公司資質、產品注冊證等信息，試劑管理部門再會同有關部門組織招標或詢價議價確定產品后價格方能準入。
3.2體外診斷試劑數據庫的建立
每個品種的試劑在準入后都要進入數據庫錄入基本數據其中包含產品名稱、產品規格、產品編碼、配送商、產品品牌、產品原產地、進貨單位、產品有效期限、藥品注冊證期限或產品醫療器械、產品注冊證號、產品合格證號等一系列有關數據，這些數據都是生成二維碼的基本要素。試劑管理部門將產品的有效信息錄入到二維碼中并打印帶有二維碼的標簽。試劑管理部門的工作人員將各種體外診斷試劑的二維碼標簽分發給各供應商，要求各供應商在產品出庫時將二維碼標簽粘貼在產品包裝箱上。
3.3體外診斷試劑的訂購
每個體外診斷試劑的使用科室都確立一名試劑訂購責任人，由該責任人在該醫療機構的內部辦公平臺上提出領用試劑的申請，再由相關工作人員進行審批。試劑使用科室在取得申購確認后，再由試劑管理部門工作人員負責聯系相應的供貨商送貨。貨物到達科室后，由科室試劑訂購責任人、試劑管理部門工作人員及供貨商三方共同驗貨。在產品的包裝箱上粘貼有二維碼標簽，碼中產品名稱、產品規格、產品編碼、配送商、產品品牌、產品原產地、進貨單位、產品有效期限、藥品注冊證期限或產品醫療器械、產品注冊證號、產品合格證號等一系列有關數據，將這些數據與實際貨物逐一核對無誤后，試劑管理部門工作人員使用數據采集器讀取二維碼，并錄入數據庫。然后由科室試劑訂購責任人將試劑入庫。
3.4體外診斷試劑的報銷與結算
試劑管理部門工作人員在每月月底將每家供貨商入庫試劑總量進行匯總并通知供貨商攜帶相關送貨憑證進行核對，核對無誤后通知供貨商開具相關金額的發票到試劑管理部門辦理結算手續。最終將已審核確認的票據信息交由財務管理部門進行最終的審核和報賬工作。使用數據采集器錄入省去了以往的手工錄入，將數據采集器上的有關數據上傳到電腦數據庫中，擺脫了以往的紙張管理辦法，節省了人力及物流成本，使無紙化辦公成為可能。二維碼的運用滲透到體外診斷試劑管理的各個環節，醫療機構相關部門的工作人員都可以通過登入院內辦公平臺查詢各批次的體外診斷試劑的相關信息，還可通過各自移動終端上的掃碼功能在產品的外包裝上查詢到產品的相關信息，追溯產品的來源，使得體外診斷試劑的管理工作更加規范化和透明化。
4對實現體外診斷試劑二維碼管理的幾點思考
①實現體外診斷試劑的二維碼管理可以有效的控制檢驗成本，醫療機構的所有體外診斷試劑的采購都由試劑管理部門進行統一管理,在試劑的準入環節由試劑管理部門負責收集、匯總及審核資料。并會同財務、審計、監察、紀委、試劑使用科室等相關管理部門及供貨商共同詢價、議價、定價?？梢詮娜矫姘盐赵噭﹥r格、控制試劑成本。并將準入產品的一系列信息錄入數據庫生成二維碼，一種試劑就對應一個編碼。使產品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了檢驗成本。
②二維碼技術的實現提高了醫療機構的工作效率，以往在體外診斷試劑管理的各個環節都會產生大量的票據，需要各個部門安排專人進行錄入、核對以及保管，而二維碼技術的介入實現了無紙化辦公，并使體外診斷試劑從準入、出庫、運輸、到貨、驗貨、結算等各個環節都做到了與電子數據庫的無縫對接，使體外診斷試劑的各個環節的重要信息都可以方便快捷的傳入計算機數據庫中，大大提高了體外診斷試劑的工作效率，并且能使體外診斷試劑管理工作的準確性和可靠性大大的提高。
③通過二維碼技術將所有產品都建立了相應的電子檔案，將試劑管理工作由紙質管理過渡到電子化檔案管理，提高了試劑檔案管理的效率、提高了試劑檔案管理的準確性，節省了人力資源，優化了管理模式。并在體外診斷試劑的準入、訂購、驗貨及結算實現了全方位監管。滿足了國家食品藥品監督管理局對醫療機構試劑管理的相關要求，使體外診斷試劑管理工作更加合法化、合規化。
④二維碼技術將體外診斷試劑準入、體外診斷試劑的配送、體外診斷試劑的數據庫檔案管理、體外診斷試劑的訂購、體外診斷試劑的入庫、體外診斷試劑的使用及體外診斷試劑的最終結算工作有效的銜接起來。使得體外診斷試劑管理的各個環節更加透明化，有效的避免和預防了試劑管理部門工作人員和試劑使用科室工作人員利用職權犯罪的風險，保護了工作人員的權益和醫療機構的利益。
⑤二維碼技術具有信息量大、糾錯能力強、識讀速度快、全方位識讀等特點，這些優點使得它在體外診斷試劑的管理中表現出了突出性能和優勢。二維碼技術在體外診斷試劑管理領域中的運用，使得整個管理系統達到了一個全新的高度，它將體外診斷試劑的各種信息的流動進行了有效的管理，完成了其中物流、信息流、資金流及業務流的組織、計劃、控制和協調。二維碼技術在體外診斷試劑管理的整個環節中起到了及其重要的作用。
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參考文獻]
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一、利用合同控制,從源頭抓檔案資料的收集
一般地說,基建項目建設都是招投標后由專業建設單位實施的,因工程參建單位往往首先考慮經濟效益,把控制工程投資、進度和質量作為工作中心任務,對工程檔案資料的收集、整編等重視不夠,輕項目文件及檔案資料的現象較普遍,檔案資料收集混亂,質量不高,無法做到檔案工作與工程進度同步,即使有檔案管理方面的制度也形同虛設,缺乏約束力,起不到應有的作用,不能確保工程檔案收集的完整、準確、系統。
要解決工程檔案資料收集的這一困窘,筆者認為,利用合同控制來強化參建單位、供貨單位的檔案資料歸集、移交,是行之有效的方法之一。建設項目的資料大多產生于建設合同的執行過程中。項目檔案資料的收集就應該從合同抓起。企業要在與施工方、監理方、設備供貨商簽訂合同時就將檔案資料的歸集、移交提出具體細致的要求,設立專門條款,明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等;規定施工單位、供貨商的資料移交手續與“質量保證金”、“工程結算”、“工程尾款”等掛鉤,通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施,強化各參建單位的責任,以及相關經濟處罰措施,與其經濟利益掛鉤。同時,在合同執行過程中,要認真進行檢查督導,并以合同內容為依據,對施工方加以考核,督促,定期召集有關參建單位檔案管理人員參加檔案資料收集工作協調會議,通報各項工程項目進度和該項目檔案資料收集工作進度,促進施工方、供貨方及時做好資料整理、歸檔和移交,避免完工后再補資料。這樣,利用合同控制,輔以經濟手段,從源頭抓檔案資料的收集工作,可以達到較好的效果。
二、投資方與建設方雙方擔責,共同負責檔案資料的收集
基建項目的檔案資料的收集工作是一件十分復雜的工作,投資方與建設方必須協作作戰,共同全程負責檔案資料的收集。一般地說,因為項目建成后為投資方長期使用,投資方比較重視檔案資料的收集;筆者認為,建設單位同樣應該十分重視工程檔案資料收集工作,須明確一位主要領導分管,配備檔案資料管理人員,統一管理工程檔案資料。項目檔案資料的收集工作,建設方不能馬虎從事,投資方不能被動地接收,因此,最好的方法是雙方明確項目檔案員全程跟蹤收集。這里,雙方領導的重視無疑是非常重要的,可以設立一個有雙方領導參加的工程檔案收集領導小組,項目雙方各自明確一名或數名專(兼)基建項目檔案員,作為項目檔案資料收集小組成員,全程負責工程項目資料的跟蹤收集工作。基建項目工程涉及的專業知識多,雙方檔案資料管理人員要互相配合。一方面,投資方的檔案人員應親臨施工現場,收集資料。根據工程進度,與項目經理、施工員甚至領班密切聯系,針對性地列出需收集的資料名目,主動出擊;另一方面,建設方的檔案人員要做到邊施工、邊收集資料,積極配合,做到資料真實完備、記錄準確符合規范要求,及時整理移交。這樣,投資方與建設方共同擔責,可以確保資料收集工作有序進行。
三、注重項目電子檔案資料的收集
1. 要第一時間收集電子檔案資料。在基建項目中,傳統的紙質文件、圖紙等檔案資料人們比較看重,而計算機中的各種電子文件往往不會引起人們的重視,有時會忽視它的檔案資料價值,沒有及時的收集存儲。而沒有及時收集存儲的電子資料很容易因為主觀或客觀的原因而消失,如病毒的入侵、人員的誤操作、存儲介質容量不夠等等。因此,我們要十分注重電子檔案資料形成后第一時間的收集、備份,并存儲于能夠脫機保存的載體上。
2. 要盡量運用通用軟件、采用標準格式存儲。隨著技術的進步,計算機的各種軟件版本升級頻繁。要保證信息的長期保存和便捷利用,我們應該盡量采用使用廣泛的通用軟件,同時盡量采用標準格式的儲存方式。專用軟件產生的電子文件,應盡量轉換成為通用格式;通用軟件產生的電子資料,收集時應注意收集其軟件版本型號和相關參數,并注意相關軟件的版本適用性。專用軟件產生的電子文件如不能轉換為通用格式,應注明專業軟件的名稱和版本,或者在收集時連同專用軟件一并收集,為今后檔案的檢索和查詢提供必要條件。
3. 要切實做好電子檔案資料的安全管理。電子檔案資料收集的安全管理萬萬不可忽視,它是后期資料整理的前提。目前,網絡使用日益廣泛,項目管理中又存在經常大量的與相關方進行數據交換和傳遞。要防止病毒傳播,必須做好項目電子檔案資料的安全管理。首先是該加密的要及時加密,以限制無授權權限相關方進行編輯、復制等;其次,保存項目電子檔案的計算機應專人使用和管理,經常修改登錄密碼。再次是安裝并及時更新殺毒軟件,及時進行備份等。
四、工程項目檔案資料收集應“不分巨細”忌“抓大放小”
基建項目檔案資料門類多、來源廣、周期長、內容雜,收集工作十分繁復。整個建設項目應該收集的檔案資料數量龐雜,有“大”(如勘測設計圖紙)有“小”(如一項檢測記錄),我們進行資料收集時應該“不分巨細” 悉數保存。同時,我們在資料收集時切忌“抓大放小”。在收集資料時,重要的會議記錄、圖紙等“大資料”我們往往會及時收集,而建筑材料單據等“小資料”卻常常被忽視。這種情況必須引起我們足夠的重視。在收集過程中,凡是具有保存價值的各種形式的歷史記錄,必須應收盡收。尤其要做好項目建成后行將消失或將被隱藏的部分的資料,行將消失的部分如在拆遷過程中形成的材料,包括拆遷前的實景照片、錄像、前期測量圖紙、拆遷協議等;項目建成后將被隱藏的部分如地基資料、地下管線資料等。原始的東西往往是最寶貴的東西,在大量的收集留存的基礎上“去粗取精”,才能夠確保基建項目檔案整理工作的高質量。
參考文獻:
[1]國家安全生產監督管理總局:基本建設項目檔案管理辦法.
[2]基本建設項目檔案資料管理暫行規定(國檔發[1988]4號.
采購與安裝調試監測站應根據能力建設與發展的需要和環境監測站標準化建設的要求，制定儀器設備配備計劃，由儀器使用科室（人員）提出儀器設備的購置申請，確定選型初步方案，上報儀器管理科室（總工辦）進行市場調研并形成調研報告后，由技術負責人審定、站長審批后，確定儀器設備選型，選擇合格的設備供貨商，并按照設備采購程序進行采購。儀器設備到貨后，儀器管理科室人員組織儀器使用人員、儀器保管人員、供貨商技術人員進行開箱清點、并由供貨商對儀器進行安裝調試，同時對儀器使用人員進行現場操作演示和就使用過程中的注意事項等內容進行培訓。完成安裝調試之后，要對儀器反復進行試運行實驗，確保儀器設備的各項性能指標正常并填寫詳細的驗收報告，經驗收小組、站長（技術負責人）確認驗收合格后，儀器設備才能正式投入使用。儀器驗收合格后，總工辦根據實驗分工的要求，擬定儀器主要負責人，提交分管副站長審核，并提交站長確認，做好儀器驗收后的移交工作。
2儀器設備的量值溯源
2.1儀器設備的檢定校準
儀器管理科室根據國家有關計量檢定部門對計量器具檢定/校準管理的規定，制定本站儀器設備的年度檢定/校準計劃，并負責與相關的計量檢定機構（如省、市計量所）聯系，采用集中送檢和來單位檢定的方法進行，以此來保證監測儀器設備的準確性和量值可溯源性。年度檢定/校準計劃應包含以下內容：儀器設備名稱、管理編號、型號、生產廠家、檢定/校準日期、下次送檢日期、檢定/校準單位、檢定周期等。儀器設備經安裝調試驗收后或維修后在投入使用前都要進行檢定/校準，而對輔助設備（如冷藏箱、純水機）等非強制檢定儀器設備，應編寫自檢校準程序并按程序步驟隨時校準，儀器設備責任人應積極配合做好儀器設備的檢定/校準，認真規范填寫儀器設備內部校準記錄表，以確保儀器設備校準狀態的可信度。在無法溯源到國家計量基準的情況下，即儀器設備既無法送檢也不能自校準時，可通過參加實驗室比對或能力驗證來證明檢測結果的準確有效，也可采用不同儀器比對的方法來確認儀器能否滿足監測要求。所有通過計量檢定或校準的儀器設備在獲取檢定/校準證書后，儀器設備管理負責人應對檢定/校準的結果（技術參數）進行確認，看是否滿足檢測相應標準或規范，是否滿足環境監測工作使用要求，并根據確認結果，按狀態貼上三色管理標識，即：a)合格標志（綠色），經計量檢定或校準、驗證合格，確認其符合使用要求的；b)準用標志（黃色），儀器設備某些功能喪失，但檢測所需要的功能正常，且檢定校準合格的；c)停用標志（紅色），儀器設備經檢定校準不合格或儀器設備目前狀態不能使用，但經檢定校準或修復后可以使用的。
2.2儀器設備的期間核查
儀器管理科室根據儀器設備的性能狀況、使用頻率、使用的環境條件等要求制定儀器設備年度期間核查計劃，儀器使用人依據實驗室制定的設備期間核查作業指導書，按年度計劃要求進行期間核查，并把核查的內容結果填寫到期間核查記錄表上，儀器管理科室及技術負責人要對期間核查記錄的內容結果進行分析、評價、確認，確保達到期間核查的目的。儀器設備期間核查的主要對象有以下幾種：a)大型或使用頻率較高的儀器設備；b)儀器設備易發生故障時期或排除故障后，不需進行校準時；c)經常搬運、攜帶到采樣現場進行檢測/校準的儀器設備；d)外部的環境條件無法滿足儀器設備的使用條件，可能導致了儀器設備的性能指標發生改變等。儀器設備使用人員主要依據儀器設備使用說明書、期間核查作業指導書、儀器設備檢定規程等對儀器設備進行靈敏度、準確度、精確度的核查，以確定儀器設備的性能指標是否發生變化，確保監測數據的真實有效。
3儀器設備的使用與維護
儀器設備管理部門應加強對儀器設備使用人員的學習交流與培訓，強化他們的責任意識和質量意識，使儀器設備使用人員通過實踐操作和工作交流，深入了解掌握儀器設備的結構、原理、性能指標，不僅要會使用也要懂得維護。所有儀器設備特別是精密、貴重，對使用環境條件要求高的儀器設備（如ICP等離子發射光譜儀），使用者必須認真填寫儀器設備使用登記表（如儀器設備的工作時間、內容、工作的環境條件、運行情況等）并定期對儀器設備進行必要的維護、保養。
4儀器設備的檔案管理
環境監測儀器設備檔案的管理是實驗室計量認證重要組成部分。為了提高儀器設備的綜合利用率，保證監測結果的準確、可靠，環境監測站就要做到規范、科學管理儀器設備檔案。環境監測站的儀器設備檔案包括電子檔案和技術檔案等。儀器設備技術檔案實行一機一檔管理，檔案材料應包括儀器設備申請采購到設備報廢/報停過程的所有材料（如儀器設備采購申請表、相關采購合同資料、驗收報告、檢定/校準證書、作業指導書、日常使用記錄等）。環境監測實驗室儀器設備的電子檔案即通過計算機建立儀器管理動態信息庫，及進行儀器日常報修維修、報（送）檢和編制采購計劃等工作的數據庫，實行專人系統管理，為儀器設備的日常管理提供高效實用的途徑。（本文來自于《能源與節能》雜志?！赌茉磁c節能》雜志簡介詳見。）
5結語
工程文件通常都具有時效性強、針對性強、直接影響工程進度、質量、造價，意義重大的特點。特別是現在工程多采用系統論的管理手段，設計、施工同步配合進行(俗稱的“邊設計、邊施工、邊修改”“三邊工程”)，加之現代大工程、特大工程層出不窮，項目參預單位眾多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加強。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質。
二、外資模式下文件工作的特色
傳統內資項目上，僅規定了竣工資料范疇的質量保證體系資料的體例，包括用表及文件的排列、組卷，對于工程建設生命周期內的管理類文件，特別是工程有關參與方(業主、工程管理公司、施工單位、供貨商等)之間的溝通協調類文件，缺乏明確的規定。從歐美等西方發達國家引入的外資文件模式，比我國的傳統文件工作方法嚴謹、科學很多，下面進行一些闡述和介紹。
1 文體(FiIe Type)和分類
外資模式下的各單位間的用于溝通協調的管理性文件，英文總稱為Correspondence，該詞直譯是信件、函件、通信的意思，中文可意譯為“文書類文件”。這些文書類文件按文體(FileType)的不同，主要分為以WL種：
(1)信函(Letter)
信函是最主要的文書文件。項目的各參與方――業主(建設單位)、工程管理公司、施工單位(及供貨商)――等單位之間，都可使用(但限于有合同關系。無直接合同關系的承包商之間，或承包商與業主或管理公司管理的供貨商之間等，不可以發生直接聯系。本項也適用于其他文體)，平等地闡述各自的意見。其內容涉及通報、通知、通牒、意見等，是外資項目上最常用、最重要的一種文體。
(2)文件傳遞單(Transmittal)
文件傳遞單(Transmittal)主要用于如下類型文件：圖紙等施工類設計文件，地質勘察報告、水文勘察報告等勘測類的設計文件，設備圖紙等供貨商設計技術文件，合同、協議等重要文件，前期文件，不易歸類的非常規零星文件，其他的發文單位認為重要的、應采用文件傳遞單形式的文件。
與收文登記簿相比，文件傳遞單具有信息容量大、有格式、有編號、有審批程序等特點。
(3)會議紀要(Minute of Meeting)與傳統的會議紀要基本相同。
(4)報告(Report)
從報告周期來分，可分為日報、周報、月報等，從內容上來分，分為施工報告、采購報告、質量報告、綜合報告等等。內資項目的報告，主要有“事故調查報告”或“年度總結報告”等。而“事故調查報告”，在外資項目上不屬于“報告”這種文體，適用的是Letter(信函)格式，內資項目的“年度總結報告”，相當于外資項目模式的“年度報告”(但是，外資項目上很少出現年度報告，長周期的報告一般為月報，年度報告有時用每年最終一期的月報來反映全年情況)。它要求有關承包商按照一定的格式和內容深度的要求，周期性的將報告期內的工程人力動員情況、天氣狀況、施工進度狀況、質量狀況、安全文明生產狀況、材料設備采購和運輸到貨狀況、設計進度情況、試車試生產準備狀況等工程的方方面面進展情況，匯報給工程管理公司(或業主)?？梢哉f，Report這種文體，相對于內資項目的“報告”，可謂是一種強化。
(5)指令單(Instruction)(或現場指令單，Site Instruction)業主／管理公司等工程管理方發給承包商／供貨商的明確要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令)，是一種下行文。
現在，一些外資模式的工程項目上，業主或工程管理公司對承包商的要求、指令，也用信函形式。個人認為，雖然此舉“簡化”了文體，但是，因為信函是一種特別正式的文書文件形式，許多工程管理具體事務的管理，使用信函形式顯得太過莊重，不適用采用信函文體。而“指令單”這一文體的缺失，導致許多工程管理的具體業務要求、通知等事項，采用了口頭指示、口頭意見的形式表達，這是不利于工程管理正規化、可追溯性的基本要求。
此外，在一些外資模式項目上，存在Instruction這種文體，但僅適用于業主或管理公司要求施工單位從事一些合同外工作的通知，是合同中工作量的增補文件，可被看成合同的補充附件。這種意義上的Instruction文件，實際上限制了Instruction文體的應用，上述的弊端仍然存在。
按文體分類，是外資項目上文件工作的一大特點。每種文體的文件，又按來文單位進行存放。如信函類文件，又劃分為A單位來函(Lettersfrom Organization A)，B單位來函(Letters from OrganizationB)，發給A單位的信函(Letter s t0 Organization A)，發給B單位的信函(Letters t0 Organization B)，等等。確切地說，外資項目上的文件，采用的是文體+單位的分類辦法，其實質是問題+單位的分類法。
2 編號
外資模式下，信函、文件傳遞單、指令單這幾個文書類文件，通常采用如下編號方式：
其中，-AAAA：項目代號，通常為四位英文或英文+數字的形式。
以上編號的重要特征，也是外資文件工作模式的又一大特點，是分類法和編號的統一。具體的說，就是“文體+單位”的分類法和文件編號的統一。這種分類方法，具有簡單、直觀、易懂、易于操作的特性，還可以被直接當成檔案號。因為這種編號方式比較科學，自成系統和體例，文件也可直接成為檔案，文號也可以直接作為檔案號，文書工作可方便地轉化為檔案工作，大大減輕了檔案人員的整理工作難度和工作量。
文件分主送和抄送。一封管理公司的信函(或指令單)要發給多個承包商，這些承包商不分主次，即有多個主送單位的情況下，該如何進行編號呢?筆者在實踐中，創造了用“ALL”來代表多個收文單位的方法，避免了相同內容的文件分別編號、重復審批的情況。
3 格式
外資文件模式下，不允許出現在白紙上寫幾句話就成為正式文件的情況。通常，文件都有一定的格式。文件的格式設計，通常要求遵循如下原則：
(1)文件要素齊全的原則。文件應具備如下基本要素：發文單位的信息(發文單位名稱、Logo、項目負責人、電話號碼、傳真號碼、公共郵箱等)、收文單位的信息(收文單位的名稱、Logo、項目負責人、電話等常用聯系方式等)、文件編號、擬稿人、文件編號、簽發人等。有時還有審核人、文體標識等。對于信函和指令單，還必須有文件題名(即主題、
文件名)。
(2)簡潔、美觀、大方的原則。建設項目有了格式的要求，一份文件，即使不看內容，僅掃視一眼，也能大體判斷出文件屬于何種文體，是哪個單位產生的文件，客觀上便于文件的管理和利用。筆者在工作中，鼓勵有關的承包商設計出有自己單位特色、風格的文件格式，只要符合以上兩項要求就行了。
4 標識
標識也是外資模式文件工作的一個特色，具體的講，標識有以下幾個層次的含義：
(1)對文件的標識
通常用文件的首頁上部加蓋特定的印章。這些印章可分為三類：收發狀態的標識章，文件性質的標識章和文件內部處理過程控制用的印章。收發狀態的標識包括：發文章、收文章、急件章(Emergent)、已傳真(Faxed)等I文件性質的標識有機密章(Confidential)、復制件(copy)、注釋章(蓋在要注釋、評論處的手形指示符號印章)等，文件內部處理過程控制類印章有傳閱章等。這些印章很多是通用印章，可從印章公司或文具商場購買(建議購買原子印章)，還有一些是有發文單位自己設計的、有自己單位名稱或Logo的訂制印章。前兩類印章使用較普遍。
(2)對文件夾的標識
外資模式下，文件通常用文件夾存放(特別是打孔文件夾)。這些文件央的卷脊上，通常都標識著項目名稱、文件類別等。文件夾內也用分頁紙將不同的細分小類隔開。
(3)對文件柜的標識
通常，在文件柜上也打上標簽，標識柜中文件的類型。對文件夾和文件柜的標識，相當于檔案管理中的對檔案盒和檔案柜的標識。對文件的標識，是文控領域特有的。它與工程文件時效性強、可追溯的要求相適應。文件上的標識，提供了文件登記表、文控軟件等工具之外的查閱文件特定信息的新的、簡捷的途徑，并且因它是第一時間產生的，所以標識的可信性應高于文件登記表等其他工具。
從上面的介紹中，我們可以看到，外資模式下，文件不單純是它本身，它還被賦予了分類方法、檢索工具等多種功能。
5 文件統一收發制度和文件審批制度
這是外資模式文件工作的兩項基本制度。
文件審批制度指項目所有外發的文件，在有關人員起草完成后，須經項目主要負責人(如項目經理、現場經理等)簽發后才能生效，發給相關單位。(如項目主要負責人不在現場，則由其指定人員簽發。)該制度保證了項目主要負責人對項目的領導，保證了一個單位“用一個聲音說話”。
文件統一收發制度要求項目各參與單位，都設立專職的文控人員，文件應由專職的文控人員進行收發傳遞和登記、處理，保證了項目文件工作始終處于文控人員的控制范圍之下。文件統一收發制度下，文控人員對外發文件應履行形式審查和部分程度上內容審查的義務，凸顯了文控人員在項目運作中的重要作用。文件統一收發制度是文件審批制度的重要保障。
需要特別說明的是，“文件統一收發制度”所指的文件，不是泛指項目所有文件，主要指文書類文件(Correspondence)如信函，會議紀要、各種Report(報告)、指令單、文件傳送單等。設計文件。如圖紙、勘測報告、設計變更、工程設計問題聯絡單等。質量保證報驗資料等。
以上三類的文件，指的是正式版本的、生效的或有效的文件。非正式的文件，如供業主或管理公司審核的而非正式用于施工的圖紙，通常不應由文控人員傳遞，而是由設計院直接發給業主工程管理方的相關技術人員，業主方人員審核后，將意見或修改后的圖紙直接返回設計院。否則的話，頻繁修改的中間階段的圖紙如也經文控人員處理的話，難免不引起混亂，有關的登記工作、版本標識工作也很難進行。
6 文控工作在國際工程管理總承包工程中的作用
外資模式下的文件工作人員，英文稱之為Document Controller，直譯稱為文控人員或文控工程師。文控人員的主要職責，有如下幾個方面：
一是管理與文件有關的各種事務，如文件的收發、登記、存檔、查找、提供利用、編研等，二是對于使用文控軟件的項目，負責將各種文件的特征數據及文件的電子版錄入軟件中；三是檢查指導承包商的文件工作，保證項目各種信息得到迅速的傳遞和反饋，保證項目的順利進行；四是對本單位內部的文件處理過程進行管理和控制，從文件工作的角度保證項目的運作。
國際工程管理總承包模式相較之前出現的其他模式，最大的不同是專業工程管理公司的引進并在工程管理中發揮主導地位。工程管理公司異常重視管理技術和管理手段，可以說，管理是管理公司的生命和存在的意義。管理技術要求管理行為有良好的可追溯性，要盡量書面化，對這些書面文件的管理就是國際工程管理總承包模式下的文件工作。
可以說，工程有兩個驅動力，一個是進度／計劃驅動，一個就是事件／文件驅動。進度和計劃是工程中相對不變的因素，而文件代表的是不確定的事件，工程管理就是在解決工程中存在的各類技術與非技術的問題，化解各種管理上的矛盾的過程中進行前進的，直至工程結束。在這個過程中，文件是事件的重要的載體和外在形式。對文件的控制和管理，對于工程的重要性不言而喻。
工程文件通常都具有時效性強、針對性強、直接影響工程進度、質量、造價，意義重大的特點。特別是現在工程多采用系統化的管理手段，設計、施工同步配合進行(俗稱的“邊設計、邊施工、邊修改…三邊工程”)，加之現代大工程、特大工程層出不窮，項目參預單位眾多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加強。
并且，國際工程管理總承包模式下的文件工作，文控人員的對象不僅是文件，而且是國際工程管理總承包模式下的文件工作，也符合Is09001質量管理體系的要求。Is09001質量管理體系的本質，就是用文件工作和文件的可追溯性來保證和證明質量工作。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質，它也特別重視文件的可追溯性。
目前，工程總承包項目管理公司還沒有工程監理公司一樣，有專門的國家法律法規進行規范。如國家出臺了GB50319-2000《工程建設監理規范》。對總承包項目管理模式下的文件工作也還處于摸索階段，有關的立法工作也要盡快提上議事日程。
三、工程文控工作和檔案工作的關系
許多人將工程文件工作和檔案工作不加區分，混為一談。實際上，這是兩個既有聯系又有區別的概念。兩者的區別主要有：
a 文控工作是對正在發生的、現行的文件(歸檔前的文件)進行管理和控制，而檔案工作是對歸檔后的文件進行管理。
b 檔案是重要的、有保存意義的文件，而文控工作處理的文件，其價值有高有低，有些是在檔案保管期限表的歸檔范圍里的，有些僅是一些記錄，不在檔案保管期限表的收集范圍之列。
c 工程文件工作通常有很強的時效性，而檔案工作不強調時效性。
醫療設備在各自運行過程中產生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料稱為醫療設備檔案。醫療設備檔案管理是醫院管理中的一個重要組成部分，醫療設備檔案管理是設備管理基礎，其管理水平的好壞直接影響到醫療質量、技術水平和兩個效益，所以加強醫療設備檔案管理是極其重要的。
醫療設備是醫院開展醫療、教學、科研、護理、預防、藥劑等工作的重要的物資基礎，醫院必須有與其功能業務相適應的先進醫療設備。但如何管好用好這些醫療設備，提高設備的利用率，減少設備的故障率，則必須建立完整的醫療設備檔案，并進行科學有效的管理 。醫療設備檔案的建立是為了利用，在設備的采購、使用、維修及管理等工作中充分利用，更好地發揮其社會效益和經濟效益。如通過查看設備檔案資料，根據其維修紀錄對貴重的醫療設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少修理費用，減少醫療設備對人身的傷殘，減少事故隱患的發生率等[1]。管好用好醫療設備檔案，以充分發揮其在醫療、教學、科研工作中的作用，主動、及時、準確地為科室服務，為院領導決策提供憑證，醫療設備檔案顯得尤為重要。現就如何搞好醫療設備檔案管理集合我院的實際情況進行如下探討。
1 醫療設備檔案的基本內容
我們根據醫療設備檔案管理要求，結合醫院實際情況，明確了醫療設備檔案管理的歸檔內容。醫療設備檔案由二部分組成：設備申購過程中形成的檔案和設備運行過程中形成的檔案。設備申購過程中形成的檔案包括①使用科室的申請報告、社會效益和經濟效益醫療需求分析論證報告、資金來源、設備管理委員會討論審批意見，衛生資源配置許可的有關資料、供貨商資質、產品介紹②招標書、投標書、協議書、合同（價格、產品性能、技術參數、售后服務、聯系方式、交貨日期及地點、付款方式、違約責任等）③發票復印件、機電設備進口證明、海關免稅證明、報關單、商檢證明、檢驗檢疫證明、隨機全部技術資料、儀器設備安裝驗收報告等。上述資料由設備科檔案管理人員做好收集工作，及時整理歸入檔案，按季度移交醫院檔案室。設備運行過程中形成的檔案包括：帳、卡、使用記錄、維修保養記錄、性能動態記錄、醫療設備拆除報廢處理情況、經濟效益分析和成本核算報告、使用率和完好率統計分析、醫療設備計量檢測記錄、計量鑒定證書和計量合格證等[2]。上述資料由設備使用人員、設備管理人員、經濟管理科共同完成收集工作，按年度收集上交設備檔案管理人員，檔案管理人員歸類存入檔案室。
2 醫療設備檔案的科學管理的原則
醫療設備檔案的特點及其在醫院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規范化。醫療設備檔案管理必須堅持“集中統一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫療設備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫療設備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設備有國產的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設備的構造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。
3 管理醫療設備檔案采取的措施
3.1理順醫療設備檔案管理體制，是做好設備檔案管理的前提:我院設備檔案管理實行分管院長負總責、設備科主任督導、兼職人員具體實施、操作人員及設備維修人員參與的管理模式。形成了醫院、科室、操作人員三級管理網絡。《檔案法》規定，檔案工作原則是統一領導、分級管理，我院檔案管理體制充分體現了這一管理原則。
3.2 落實崗位責任，建立健全各種規章制度是做好設備檔案管理的根本保證:
首先要明確管理范圍。對于中等以上醫院，凡是1000元以上的教學、醫療、科研儀器設備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設備，在其選購、安裝、調試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術資料，均應歸檔保存。設備檔案主要形成于申購過程與運行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等。特大型的設備還包括招標的有關材料、衛生資源配置許可的有關資料。享受國家免稅政策的進口設備，還有海關免稅證明、質量保證書、報關單、外貿合同、發票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維修保養情況記錄、醫療儀器設備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設備檔案[3]。
一、項目檔案管理工作制度化
健全的、科學的規章制度使檔案管理工作規范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不僅要為工程資料的收集整理提供了理論上的依據，而且要對施工單位具有指導性、可操作性。應根據工程本身的特點和實際，對工程資料的歸檔范圍、歸檔份數、歸檔時間、組卷順序、卷內目錄書寫、頁碼編制、竣工圖的制作要求，工程資料的準確性要求、工程資料整理的系統性要求，工程資料歸檔過程的質量控制、質量標準，都應做出規定。這樣就使工程檔案管理有了一個比較規范的準則,使所有施工單位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的隨意性,達到熟悉工作程序，掌握工作標準，自覺作好每一個環節工作之目的。1.核設施退役整治工程資料的歸檔整理規定應執行的國家標準、規定。2.建設單位要建立項目檔案管理領導小組、辦公室，配備專職檔案人員，對檔案管理工作進行統一歸口管理，將檔案管理工作納入工作效能考核；建立項目檔案管理網絡，該網絡要覆蓋建設單位、設計單位、施工單位、監理單位，以便把檔案工作落在實處。3.檔案人員要常參與項目檔案培訓不斷提高自身素質，在退役治理過程中要全程參與項目管理工作（參加有關會議、項目合同招、投標和設備儀器的開箱驗收、工程驗收等工作），了解項目的內容與實施進度，這樣才能對項目檔案即時進行收集與歸檔，從而保證檔案質量。
二、項目檔案的收集與整理工作
項目檔案的收集、整理、歸檔工作應與項目的立項準備、建設、和竣工驗收同步進行，這樣才能保證項目檔案完整、準確、系統。
（一）明確各參建單位職責
1.建設（業主）單位主要職責。建立健全檔案管理規章制度；對設計、施工、監理等單位檔案工作進行檢查、指導；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預驗收和專項驗收；向檔案主管部門移交檔案。2.施工單位主要職責。收集、整理所承擔工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設單位移交檔案。3.監理單位主要職責。收集、整理監理工作中形成的文件；對施工檔案特別是竣工圖進行審查；向建設單位移交檔案。4.勘察、設計單位主要職責。收集、整理勘察、設計基礎材料和有關的設計文件；參與編制竣工圖；向建設單位移交檔案。
（二）項目檔案的收集與整理
1.項目檔案的收集。要實現項目檔案的完整、準確性，需要建設管理單位、設計單位、施工單位、監理單位共同配合，在收集過程中嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28—2002）和軍工鈾礦地質勘探設施退役治理項目檔案管理辦法（中核地檔發[2009]142號）規定進行。收集在項目管理施工過程中所形成的一切有價值的記錄（文字或其他載體：影像、光盤、磁介質等）。項目檔案收集工作需要各個項目管理人員（建設單位、施工單位、監理單位等）具備較強的專業知識，要有面對歷史負責的態度。收集資料分三個階段時行：（1）前期（準備）階段。一圍繞立項形成的文件材料（立項申請、項目建議書及批復文件、可行性研究報告及批復文件、初步設計審批文件等）。二設計基礎資料（地質水文勘查報告、重要巖樣土樣及說明等）、三設計文件材料（總體規劃設計、初步設計圖紙和說明、設計方案及審查意見等）、四項目管理文件（施工承包合同、勘察設計承包合同、監理委托合同、招投標文件、建設用地規劃文件、土地使用證、拆遷安置方案及審查意見等）。（2）竣工驗收階段。這一階段產生的文件資料主要有竣工驗收申請、竣工會議文件、驗收鑒定書、項目決算書、審計報告、項目設計工作總結、項目監理工作總結、施工總結、聲像資料、交付使用財產總表和財產明細表，環境保護、勞動安全衛生、消防、人防、規劃、檔案等驗收審批文件等。（3）施工階段。（包括施工單位、監理單位施工過程中形成的資料）這一階段產生的資料最多，收集最為困難，整理最為繁雜，歸檔最有價值，而且最容易出現問題，是最為關鍵的階段。施工資料分為：管理資料、質量控制資料（質量保證資料及隱蔽工程驗收資料）、質量驗收資料、竣工圖、工程照片及電子文件等2.特別注意收集隱蔽工程資料。隱蔽工程是在施工過程中上道工序被下道工序所掩蓋的內容。施工單位按有關規定對隱蔽工程先進行自檢，自檢合格后，填寫《隱蔽工程檢查記錄表》報送項目監理工程師。監理應對《隱蔽工程檢查記錄表》的內容到現場進行檢測、核查，并簽認?！峨[蔽工程檢查記錄表》中的核查意見（審核意見）：核查意見要明確，隱檢的內容是否符合要求要描述清楚。然后，給出核查結論。在隱檢中一次驗收未通過的要注明質量問題，并提出復查要求。隱檢合格后，施工單位才可進入下一道工序施工。隱蔽記錄是工程最為重要的記錄，隱蔽工程不能抽檢，要全數檢查，對于大的、重點部位的隱蔽工程要有照片資料支撐，我們現在很少有隱蔽工程照片，隱蔽記錄也填寫不到位，在隱蔽工程表格中（需要設計勘察部門簽字），我們現在工程很多未設計勘察部門簽字；3.歸檔文件材料收集完成后應按照（GB/T11822-2008）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行整理組卷、編目，將凌亂的有價值的文件材料組合成一個系統，便于今后利用查找。4.收集、整理材料時，要盡可能收集資料的原件。施工單位在填報表、簽合同等工作時，要多簽一份。多報一份。保證歸檔的資料是原件。實在沒有原件，如供貨商提供的質量證明文件為復印件，如鋼材合格證等。類似這種復印件，應該允許歸檔。但必須注意以下幾點：第一復印件的內容、印鑒應清晰，且內容與原件一致。第二要注明原件的存放處。原件出處單位加蓋公章確認。第三如果原件的字跡材料是不耐久的（如圓珠筆、復寫紙），應加印復印件，與原件放在一起。
本文作者：何曉芳工作單位：湖北省核工業地質局
在鎮委、鎮政府的領導下，在鎮經貿、工商等職能部門的指導下，農貿市場按照《東莞市食品安全樣板市場的建設標準》，結合本市場的實際情況，抓好了市場硬件升級改造，建立了市場管理制度和規范經營行為，創建工作取得一定成效，得到了市民的好評。
一、基本情況
農貿市場位于鎮村，于重建至今，是一個以經營糧油副食、蔬菜、肉類、三鳥、水產及農副產品等為主的綜合性集貿市場，市場面積有多平方米，目前，經升級改造后擁有攤檔位60多個，商鋪9間。
二、主要做法
（一）完善硬件設施建設
市場硬件是保障食品安全的基本條件，只有加強硬件改造，切實解決市場臟、亂、差問題，才能提升市場規模檔次，給消費者營造一個整潔和諧的消費環境。
一方面是疏通和改造市場內排水設施。全面對市場原有的排水系統進行清淤疏導，同時結合行業特點，采用不同的形式對市場的排水設施進行改造，對水產、蔬菜區明顯帶有水的行業采用檔內外、明暗排相結合的方式，其他經營類區域采用暗排為主，明排輔助的方式，務求有效地清除地面積水。
另一方面是改造各區的經營設施。按照建設標準，針對重點食品經營設施進行改造。
1、豬肉區改造：在豬肉銷售區，設置定點屠宰場的資料、公示欄，每個經營戶檔位上設置檢驗檢疫合格證明公示牌，統一鋪設豬肉擺賣臺板，做到統一模式，統一規格。
2、熟食檔改造：設立預進間和售賣間，熟食檔在原來基礎上升高加寬，確?？諝饬魍?，預進間內配備洗手、消毒設備，售賣間起到防蠅、防蚊、防塵、防蟲等作用。
3、禽鳥檔改造：實行銷售和屠宰分離，每個禽鳥檔均設獨立的屠宰間，禽鳥籠全部采用不銹鋼材料制造，禽鳥糞便實施暗排。在每個禽鳥檔設置了檢驗檢疫合格證明公示牌和配置相關安全防護用具和消毒藥水。
4、蔬菜檢測室改造：設立獨立的蔬菜檢測室，配置完整的快速果蔬殘農檢測設備，檢測制度上墻公示。
5、公示設施的改造：在市場的顯眼位置設置果蔬檢測結果公示欄，不合格食品退市公示欄和違法違章公示欄，在市場主通道設置了電子顯示屏，在市場流通領域設置了商品檢測信息公示欄和營業執照亮照公示欄，同時，每個經營者檔位正面，公示營業執照、衛生許可證、健康證、檢驗檢疫證等證件。
6、檔案設施改造：市場設置了專門的資料室，對市場食品準入檔案設有專柜，對臺帳、票據資料進行統一登記管理。
（二）健全和落實各項規章制度，規范市場經營管理
健全管理制度是農貿市場規范化的核心，落實制度是創建樣板市場的關鍵，因此，村把健全和落實管理制度作為創建樣板市場工作的重點和難點，突出抓緊抓好。
1、建立健全管理架構。市場實行經理、場長負責制，下設專職管理人員，包括日常食品監管廵查、果蔬農藥殘留檢測、證照管理、票證臺帳檔案管理、衛生擺賣秩序管理、安全管理和投訴處理等。
2、合理進行人員分工。由一名專職人員負責票證臺帳檔案管理、日常食品監管廵查、蔬菜農藥殘留檢測結果公示；由一名專職人員負責證照管理和投訴處理，市場管理和保潔員負責衛生擺賣秩序管理、安全管理，此外，完善市場管理制度，全天24小時廵邏上班管理，實行分區管理責任制，明確每個市場管理員的職責，提高市場管理員的工作職效，以此保證市場管理的質量和衛生質量。
3、落實食品準入措施。市場與經營者簽訂了食品質量協議書和承諾書，經營者與食品公司簽訂定點屠宰加工協議書，同時，督促經營者辦理相關營業執照，做到持證持照經營。
4、加大廵查力度，確保商品來源正確。我們每天對經營戶進行食品進貨查驗和做好購銷臺帳記錄，收取進貨憑證，供貨商的合法證照和質量證明，保證食品來源合法和可追溯性，對不合格商品及時進行退市處理，并在公示欄進行公示。
[關健詞] 預拌混凝土標準化管理
中圖分類號：TU37文獻標識碼： A
引言
大力推廣預拌混凝土、預拌砂漿，是當前建筑市場發展綠色生產、綠色施工的一種必然趨勢，但在發展過程中，由于企業管理體系不完善、標準化管理不到位、產品質量不穩定、服務質量不高等問題，也是目前影響預拌混凝土、預拌砂漿企業可持續發展的瓶頸，本人結合工作實踐，將自己在強化預拌混凝土和預拌砂漿企業標準化管理工作中的一點做法整理如下，供各位同行參考。
1 預拌混凝土企業標準化管理
1.1 辦公場所
辦公場所能達到合理規劃要求，能滿足開展業務需要，能反映一定的企業文化，能符合綠色生產規程。配有電話、傳真、電腦、文件柜等辦公設施；配有試驗室、會議室、檔案室、辦公室、財務室、經營部、生產部、物資部、生活區等專門辦公區域。
1.2 組織機構與規章制度
1.2.1 公司組織機構健全，按照公司的運營機制、企業規模建立合理的內設機構，內設機構有董事長室、總經理室、總工室、辦公室、財務室、調度室等，各機構人員到位，并運轉正常。
1.2.2 企業內部管理規范，有公司組織機構圖、試驗室組織機構圖、生產組織流程圖、混凝土拌合站生產工藝流程圖、混凝土檢測工作程序圖、混凝土生產工藝流程圖等管理流程；建立崗位責任制、員工守則、工作制度、經營管理、行政管理、現場項目管理、應急管理等各項規章制度，并懸掛上墻；制度執行情況良好，并有相應的運轉考核紀錄。
1.3 質量保證體系
1.3.1 企業試驗室應當建立嚴密、完善、運行有效的質量保證體系，編制有《企業質量管理手冊》、《試驗室質量管理手冊》，確保企業的有效運行和持續改進。
1.3.2 企業的質量檢驗控制：按照合同要求和有關標準規定，對原材料、生產過程控制、出廠混凝土進行檢驗和試驗，按規定做好記錄、標識和臺帳，及時提供準確可靠的檢驗數據，掌握質量動態，保證必要的可追溯性。
1.3.3 企業的產品生產流程管理控制：材料進廠把關、生產過程監督管理和出廠產品確認；根據產品質量要求，設計混凝土配合比；制定原材料、生產過程和成品的企業內控質量指標；強化過程控制，監督、檢查生產過程使之處于受控狀態，采取糾正、預防措施，對整個過程進行監督管理；按相關標準和供需雙方合同的規定進行交貨驗收,行使原材料進場和產品出廠否決權。
1.4 人員素質
1.4.1預拌混凝土企業取得職稱資格的人數應達到規定要求：
1.4.1.1 二級資質標準：企業有職稱的工程技術和經濟管理人員不少于15人，其中工程技術人員不少于10人，工程技術人員中，具有中級以上職稱的人員不少于5人。
1.4..1.2 三級資質標準：企業有職稱的工程技術和經濟管理人員不少于8人，其中工程技術人員不少于5人，工程技術人員中，具有中級以上職稱的人員不少于2人。
1.4.2 單位負責人、技術負責人和財務負責人資格符合要求：
1.4.2.1 二級資質標準：企業經理具有5年以上從事工程管理工作經歷或具有中級以上職稱，技術負責人具有3年以上從事預拌混凝土生產工作經歷并具有相關專業中級以上職稱，財務負責人具有中級以上會計職稱。
1.4.2.2 三級資質標準：企業經理具有3年以上從事工程管理工作經歷，技術負責人具有2年以上從事預拌混凝土生產工作經歷并具有相關專業中級以上職稱，財務負責人具有初級以上會計職稱。
1.4.3 有技術人員繼續教育計劃，相關技術人員每年專業繼續教育課時不少于48學時。
1.5 檔案管理
公司有專門的檔案管理制度，有固定的檔案室或檔案存放地點，有專門的檔案管理人員，有專門的從業人員檔案和生產設備檔案，有不合格材料退場處理及混凝土質量異常處理檔案。資料存放有序，有詳細登記，方便查找，各類統計報表匯總、上報、歸檔及時。
1.6 生產管理
1.6.1 企業的生產區域場地硬化率達到100%，原材料堆放區域分隔明顯，原材料廠地、規格等級標識清楚；混凝土的粗細骨料供貨產地穩定，氯化物含量較少、級配均勻，含泥量及泥塊含量滿足要求，粗骨料表面無孔隙；生產、試驗人員服裝統一、掛牌上崗，各區域警示標識、滅火器等安全防護措施到位。
1.6.2 加強對生產過程監督管理，做好生產過程控制試驗記錄及配合比記錄，嚴格執行混凝土配合比通知單的有關要求；生產過程中發生的各種變化需要對混凝土配合比進行調整時，也應有專人負責，并重新簽發混凝土配合比通知單或配合比調整記錄；出廠混凝土質量必須按相關的標準嚴格檢驗和控制，經確認各項質量指標符合要求時，方可出具預拌混凝土出廠報告。
1.6.3 企業建立了水泥供貨商及生產廠家以下資料檔案，其預拌混凝土、預拌砂漿散裝水泥使用率達到100%，質量穩定：
1、工商營業執照、稅務登記證及單位概況；
2、企業法定代表人身份證；
3、水泥產品生產許可證；
4、產品注冊商標；
5、質量認證證書；
6、計量合格證；
7、水泥質量檢驗和產品合格證；
8、水泥質量型式檢驗報告（由省一級水泥產品質量監督檢驗機構出具）；
9、水泥產品商，除提交上述資料外，還需提供授權委托合同原件、與預拌混凝土企業水泥購銷合同原件。
1.6.4 企業建立了粉煤灰等摻合料供貨商及生產廠家以下資料檔案，供貨廠家資料齊全：
1、工商營業執照、稅務登記證及單位概況；
2、企業法定代表人身份證；
3、粉煤灰質量檢驗和產品合格證；
4、粉煤灰質量型式檢驗報告（由省一級粉煤灰產品質量監督檢驗機構出具）；
5、粉煤灰產品商，除提交上述資料外，還需提供授權委托合同原件、與預拌混凝土企業粉煤灰購銷合同原件。
1.6.5 企業建立了外加劑供貨商及生產廠家以下資料檔案，生產許可手續齊備，質量穩定：
1、工商營業執照、稅務登記證及單位概況；
2、企業法定代表人身份證；
3、外加劑產品生產許可證；
4、產品注冊商標；
5、質量認證證書；
6、計量合格證；
7、外加劑質量檢驗和產品合格證；
8、外加劑質量型式檢驗報告（由省一級外加劑產品質量監督檢驗機構出具）；
9、外加劑產品商，除提交上述資料外，還需提供授權委托合同原件、與預拌混凝土企業外加劑購銷合同原件。
1.7 技術設備
預拌混凝土企業生產設備必須符合相應資質要求。
1.7.1 二級資質標準：
1、配有2臺55立方米/小時以上的攪拌系統；
2、混凝土運輸車不少于10輛；
3、輸送泵車不少于2臺；
4、砂石分離機不少于1臺；
5、有備用應急電源；
6、有企業專項試驗室；
7、滿足綠色生產節能、節材、節水要求。
1.7.2 三級資質標準：
1、配有1臺30立方米/小時以上的攪拌系統；
2、混凝土運輸車不少于5輛，
3、輸送泵車不少于1臺；
4、砂石分離機不少于1臺；
5、有備用應急電源；
6、有企業專項試驗室；
7、滿足綠色生產節能、節材、節水要求。
1.8 經營行為
預拌混凝土企業無超資質經營情況：二級企業：可生產各種強度等級的混凝土和特種混凝土；三級企業：可生產強度等級C60及以下的混凝土。
1.9 銷售合同
銷售預拌混凝土、預拌砂漿，供需雙方應當簽定書面合同，合同內容應明確混凝土種類、強度、等級、數量、坍落度、砂石粒徑、水泥標號、氯化物總含量及價格、交貨時間及期限、施工及交貨地點。
1.10運輸管理
1.10.1預拌混凝土的攪拌運輸車必須做到車況良好、車容整潔，車身張貼有“禁現攪拌”宣傳標語，并應采取相應防滲漏措施，禁止隨地沖洗車輛和沿途拋、灑、滴、漏。
1.10.2 混凝土運輸車配備了GPS定位系統，預拌混凝土運輸距離不得超過30Km，供應無“缺方少量”行為，無遲供、斷供、用戶投訴行為的發生。
1.11 統計報表
預拌混凝土、預拌砂漿企業必須按月向縣散裝水泥辦公室報送當月產量、質量報表，數據必須準確、上報必須及時，無瞞報、虛報行為。
1.12 技術交底
預拌混凝土、預拌砂漿企業在預拌混凝土、預拌砂漿供應之前應當安排技術負責人到施工現場進行預拌混凝土、預拌砂漿使用技術交底，在供應之后應當建立售后服務保障體系。
1.13 銷售價格
預拌混凝土、預拌砂漿的單價不得超過附近市縣區的平均水平，無價格聯盟等市場壟斷行為，無經查屬實的價格虛高，哄抬價格投訴。
1.14 質量行為
預拌混凝土、預拌砂漿質量沒有受到省、市、縣建設主管部門通報批評或引起業主不滿，無經查屬實的書面申訴材料；預拌混凝土、預拌砂漿企業無因預拌混凝土、預拌砂漿質量責任而發生過四級以上工程建設質量事故。
1.15 持續改進
預拌混凝土、預拌砂漿企業建立了內部管理評審制度，對各級管理部門在每年定期組織的工作檢查中發現的問題，或自身管理評審工作中發現的問題，能夠積極組織按時整改，無拒不整改情況。
2 預拌混凝土試驗室標準化管理
2.1 設施和環境
2.1.1 為保證檢測結果的有效性和準確性，對影響試驗結果的溫度、濕度、采光、通風、振動等設施和環境條件應加以控制，防止環境因素對檢驗工作造成不良影響。
試驗室應建立標準養護室、配合比室、力學試驗室、樣品留樣室、水泥試驗室、砂石試驗室、外加劑試驗室、技術資料室等必備檢驗場所。
2.1.2 試驗室總面積不宜少于120平方米，其中標準養護室面積不宜少于20平方米，樣品留樣室面積不宜少于6平方米。
2.1.3 試驗室應保證用電、用水安全，應備有應急備用電源，各檢驗室應配置2個滅火器以上的防火安全設施。
2.2 試驗人員
2.2.1 試驗室人員必須經省住建廳或省其他相關部門委托單位的培訓、考核并取得崗位合格證后，方能從事試驗室相關檢驗工作。
2.2.2 試驗室主任應具有3年以上從事預拌混凝土生產工作經歷并具備相應專業中級以上職稱。
2.2.3 試驗室應配備砂、石、水泥、外加劑、粉煤灰等摻合料及混凝土專業技術人員和檢驗人員，檢驗人員人數應能滿足檢驗工作需要且不得少于3人。
2.2.4 試驗室崗位人員須滿足當地建設主管部門的備案要求, 不得兼職且只能在一家單位任職，其任命、離職、流動和工作崗位調整等應提前報當地建設主管部門備案。
2.3 儀器設備
2.3.1 檢驗設備配備應滿足檢測能力的基本要求，設備性能及精度應滿足標準規范的技術要求。
2.3.2 試驗室應有儀器設備一覽表和檢定周期表，檢驗儀器應按期校準并能提供有效的校驗證書，檢驗儀器應建立設備使用、維修、管理和校準制度，儀器使用后應及時填寫儀器使用記錄。
2.3.3 試驗室應建立設備檔案（原則上應一機一檔），檔案內容包括：名稱、規格、型號、生產廠家、出廠日期、接收日期、啟用日期、序號或其他唯一性標識、出廠合格證書、使用說明書、驗收維護記錄、校準/檢測日期和結果及下次校準/檢定日期；
2.3.4 檢驗儀器應實行三色標志管理：綠色（合格證）、黃色（準用證）、紅色（停用證）。
2.4 技術檔案
2.4.1 試驗規程及相關檢測標準齊全、有效，更新及時，有定期技術支持更新保障；
質量手冊、程序性文件和作業指導書編制齊全，修訂及時，其有效性得到保證并嚴格執行。
2.4.2 技術人員檔案建立健全，有技術人員的職稱、學歷、上崗證號、工作簡歷、繼續教育情況及不良行為記錄等內容。
2.4.3 委托單、原始記錄、檢測報告、檢測臺賬、儀器使用記錄等資料領取、歸檔手續齊全，有統一編碼、按年歸檔、分類存放、方便調閱等措施。
2.4.4 有不合格材料及混凝土質量異常登記臺帳。
2.5 混凝土取樣
試驗室應建立質量管理體系，對生產過程和出廠產品定時檢驗，保證生產的混凝土處于質量受控狀態。預拌混凝土質量檢驗分出廠檢驗和交貨檢驗:
2.5.1 出廠檢驗的樣品試驗工作在攪拌地點采取，由供方承擔；交貨檢驗的取樣試驗工作在交貨地點進行，由需方承擔，當需方不具備試驗能力時，可委托供需雙方認可的有試驗資質的單位承擔。
2.5.2 交貨檢驗：混凝土試樣的采集和坍落度試驗應自混凝土運至交貨地點時起20分鐘內完成，試件的制作應在40分鐘內完成（交貨檢驗的試樣應隨機從同一運輸車中抽取，混凝土試樣應在卸料量的1/4—3/4之間采集）。
2.5.3 出廠檢驗混凝土強度的試樣，每100盤但不超過100立方米相同配合比的混凝土取樣不得少于1次，每一工作班拌制的同配合比的混凝土不足100盤時，取樣不得少于1次。
2.6 原材料留樣
2.6.1 企業和原材料生產供應單位必須在材料進場時共同取樣封存，封存的樣品數量應能滿足檢測的需要，封條應注明生產企業名稱、樣品編號、樣品品種、規格、生產日期、批號及代表數量、封存日期。
2.6.2 樣品由企業和所供材料生產方的管理代表或生產方書面委托的人員雙方簽名或蓋章后封存，封存樣品的封條應完整無破損或揭換。
2.7 樣品的維護
2.7.1 樣品應分類存放，標識清楚，樣品管理員負責對樣品進行適當防護，做到帳、卡、物一致。
2.7.2 樣品應存放于指定的樣品柜或貨價上，樣品室內應衛生、清潔、干燥通風，配置必要的環境和安全設施，保證樣品存放安全、完整。
2.7.3 樣品應采用唯一性標識管理：在樣品上標注由計算機生成的唯一性編號，對樣品進行唯一性標識。
2.8 原始記錄
原始記錄應采用規定的表格填寫，填寫或打印應及時，記錄數據應規范、字跡清晰、信息完整、數據準確。
2.9 記錄更改
2.9.1 記錄如果出現差錯，須對錯誤處進行更改時，其方法為在有誤的數據上劃兩條刪除線，在原數據的右上方記入更改的數據，不得涂改、擦改、描改，應保持更改部分清晰可見，所有的更改均應有更改人簽名或蓋名章。
2.9.2 原始記錄一般不允許重抄，以保證其原始性，如更改較多不易辯認，則需經試驗室負責人同意后方可重抄，但應將原記錄一并附在抄件之后，能真實再現試驗全過程，做到與試驗報告數據吻合，確保試驗活動的可追溯性，但自動采集的原始數據不得更改。
2.9.3 原始記錄內容應包括：原始記錄標題，原始記錄唯一的連續編號，委托單編號，樣品編號、名稱、狀態、規格，試驗環境溫濕度，試驗方法、試驗數據、計量單位、計算結果，試驗中異常情況的描述和記錄，試驗日期，試驗、審核人員的簽名，試驗用主要儀器設備型號等。
2.10 試驗報告
2.10.1試驗報告內容應包括：試驗報告標題，工程名稱，原始記錄的相關編號，樣品名稱、生產單位、批量、規格、等級、生產或進場日期，試驗報告的唯一性編號和每頁及總頁數標識，試驗及報告日期，產品技術指標，結構部位，試驗依據，計量單位、試驗結果，試驗、審核人員的簽名等。
2.10.2 砼配合比通知單應包括生產日期、工程名稱、 混凝土強度、坍落度、混凝土配合比編號、原材料的名稱、品種、規格、配合比和每立方米砼所用原材料的實際用量等內容。
2.11 報告的復制、發放、歸檔
2.11.1 報告一律不得涂改，不留空欄。
2.11.2 相關責任人依據報告原件校對無誤、簽字確認后加蓋試驗室測試專用章，由專門窗口發放。
2.11.3 資料管理員將留存的報告、委托單以及其它原始記錄等一并歸檔保存。
2.11.4 檢測報告、原始記錄保存期限為5年。
2.12試驗能力
企業試驗室至少應具備下列檢測能力：
1、水泥：細度、凝結時間、安定性、強度。
2、砂：含泥量、泥塊含量、含水率、顆粒級配、堆積密度、表觀密度。
3、石：含泥量、泥塊含量、顆粒級配、含水率、針片狀含量、壓碎值指標、吸水率。
4、外加劑：凝結時間、細度、水泥凈漿流動度、抗壓強度比、PH值、減水率、泌水率、含氣量。
5、粉煤灰：細度、需水量比、燒失量、含水量、安定性。
6、混凝土力學性能：抗壓強度、抗折強度、抗滲性能。
7、配合比：坍落度、含氣量、容重、水灰比、和易性。
2.13操作規程
1、試驗人員實施試驗前，應核對試驗任務單和樣品的一致性。
2、操作前應先檢查設備狀態、環境條件，并填寫主要儀器設備使用和環境記錄。
3、根據試驗標準或方法要求制備樣品。
4、試驗人員依據相關的標準、規范、作業指導書實施試驗，并填寫或打印試驗原始記錄。
5、試驗完成后再次檢查設備狀態并做好相應記錄。已檢樣品應進行狀態標識并放入規定的區域。
2.14 比對驗證
2.14.1 企業試驗室必須建立比對驗證檢驗制度，送有資質的法定試驗機構進行比對，比對檢驗內容包括砂、石、水泥、粉煤灰、外加劑等原材料、混凝土配合比和混凝土性能。
2.14.2 企業試驗室應根據生產量及材料檢測情況確定材料試驗和送檢的頻次，比對試驗頻率不低于每月一次，并定期做好送檢樣品的統計記錄工作。
2.14.3 企業試驗室應用正確、科學的數理統計方法，及時進行混凝土質量統計,繪出本企業混凝土強度曲線圖并做好分析匯總，尋找存在問題的解決方法，提升企業的產品質量，提高企業的工作效率和決策的有效性，促進質量管理體系的持續改進。
3 預拌砂漿企業標準化管理
參照預拌混凝土企業二級以上資質進行管理。
2008年5月，財政部了《企業內部控制基本規范》，2010年4月26日，財政部會同證監會、審計署、國資委、銀監會、保監會等部門聯合《企業內部控制配套指引》，鼓勵非上市大中型企業、單位提前執行，高校等事業單位參照執行。高等學校作為教育事業單位，經過1989年以來的連續擴招，無論在校生規模、學校資產總值、學校資金總量都有很大的增長。據統計顯示，高校經過20多年的快速發展，無論人員數量還是經濟總量，與20年前已經不可同日而語。1989年實施高校擴招以來，在校大學生從208.2萬達到2979萬，2009年高校教職工達到211萬人，全國教育經費達到16502.7億元，其中高校財政撥款經費總額2544.7億元。高校會計如何為社會提供準確、完整、有用的會計信息，會計內部控制的構建與應用就顯得非常迫切。
到現在為止還沒有一套針對性很強、操作性很強的解決高校內部會計控制的制度設計。本文試圖通過對高校實際運行的研究、分析歸納高等學校內部控制采購業務、合同管理的流程再造。
二、高校采購與付款業務內部控制流程再造
高校采購與付款的業務是指高校支付貨幣資金獲得貨物或享受勞務的過程，業務發生較為頻繁，工作量較大，容易產生漏洞，是高校財務管理的重要一環。設計采購與付款控制程序目的就是要規范采購與付款行為，防范業務過程中的舞弊或疏漏，防止采購環節中違法亂紀行為的發生。
第一，采購與付款業務控制的關鍵環節。根據采購與付款業務的特點，結合高校實際，可以把采購與付款業務概括為以下幾個關鍵環節：一是采購崗位責任制，明確職責、權限、不相容崗位分離；二是確定歸口管理部門，明確請購程序；三是明確采購方式，供貨商的確定，采購過程透明；四是明確付款方式，按規定流程辦理付款手續。
第二，采購與付款的職責分工與崗位設置。采購與付款業務的崗位設置，必須保證不相容的職責權限相互分離，確保相互制約和監督。一般包括：物品需要部門，不能同時擔任采購職務；付款審批人和付款執行人不能同時辦理招標和詢價的業務；采購人不能擔任驗收人；付款審批人與付款人職務分離；不得由同一部門或人員辦理采購與付款的全過程。
第三，請購審批制度。提出物品采購申請是采購環節的開始步驟，高?？梢愿鶕煌男枰贫ú煌恼堎徶贫?，但一般應該包括以下環節，見圖1。
第四，采購詢價、招標采購制度。采購與付款業務的關鍵環節就是招標、詢價環節。供應商的選擇、貨物價款的確定都是在此環節產生，此環節也是最容易產生腐敗和問題的環節。見圖2。
高校應加大對該環節的內部控制，成立招標委員會、設置招標專家庫、制定開標程序，確保招標環節的公開、公正和透明，使招標工作在陽光下運作。
第五，合同簽署制度。招標辦公室根據招標委員會招標、詢價的結果確認供貨商，簽訂經濟合同，在權限范圍內審批，合同中列明所購物品的品名、規格、數量、單價、交貨日期、交貨方式、售后服務、付款方式、驗收方式等。超過權限的有上一級部門或領導審批，重要的經濟合同由院長簽批。經濟合同作為財務部門支付貨款的重要依據。
第六，采購驗收制度。為達到控制的目的，驗收人必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員來擔任。收貨部門的控制主要在收貨的數量和質量上，根據經濟合同的數量和質量要求，獨立檢驗收到的物品，出具驗收單或檢驗報告，作為入庫、付款的重要依據。
第七，付款審批制度。付款是采購業務的最后環節，其控制的主要過程包括審核經濟合同、審核貨物發票、審核驗收單據、現金的使用控制等。財務部門要審核采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的合法性、合規性、完整性和真實性。嚴格按照現金管理條例的規定支付貨款，認真核對結算單位的賬戶和經濟合同相一致。認真核對經濟合同規定條款支付貨款，暫扣的質保金、尾款要準確無誤。付款審批制度可以概括以下幾點，見圖3。
三、高校合同管理內部控制流程再造
高校建立合同內部控制制度是為了避免或減少因合同管理不當給學校帶來不必要的經濟損失或給學校的社會聲譽造成惡劣的影響。高校應該高度關注合同管理制度的制定和落實情況，嚴格招投標制度，對合同條款的真實性、準確性和可行性的把握，制定合同履行的全面性和責任追究的規定，加強合同管理的日常管理等。
第一，合同管理控制的關鍵環節。高校在實施合同管理內部控制的過程中，應把握的關鍵環節可以概括以下：合同訂立授權分級管理；制定合同管理制度，明確合同訂立的程序、形式；合同履行和變更的開展；合同專用章的保管和使用制度。
第二，合同管理崗位設置和分工。高校應建立合同管理崗位責任制，明確規定相關部門和個人的職責、權限，保證辦理經濟合同的不相容崗位相互分離。見圖4。
第三，合同管理的授權審批制度。為明確合同審批權限，規范合同訂立行為，防范和降低因合同的訂立給高校帶來的風險，高校應該建立合同授權審批制度。區分不同合同，采取不同的審批手續，一般金額較小的合同可授權校級領導副職履行，重大的經濟合同必須有法人簽批。
第四，合同管理的會簽制度。為防范和控制合同可能的風險，加強對合同制定的監督，規范合同的制定行為，必須建立合同的會審制度。會審是在合同擬稿后、正式生效前，由合同關鍵條款涉及的部門會同紀委監察室對合同文本進行最后審核的關鍵環節，是高校法人簽署合同前的最后一道關。合同會簽主要是會審合同的合法性、緊急性、可行性、嚴密性，不能對高校帶來不安全的影響。
第五，合同專用章使用和合同檔案管理制度。合同專用章是合同生效的關鍵點，必須指定專人保管。對外簽署的合同必須由法人代表簽署或其授權的人簽署后，才能加蓋經濟合同專用章。經濟合同專用章僅限經濟合同上使用，不得在其他文件上使用。業務經辦人必須持經濟合同會審簽批的程序單方可用印。專用章保管人員必須對用印情況進行登記，對合同文本必須留存保管。未經審批、未經會簽一律不得用印。
1儀器設備的使用、維護和維修
1.1儀器使用儀器設備在正常使用階段，是設備發揮其效能的主要階段，也是設備管理工作的重點，要搞好使用階段管理，首先應配備強有力的操作員隊伍，其次要有嚴格的操作和管理制度，并落實責任，還要定期對儀器設備使用狀況進行綜合考評，及時處理和消除隱患，以充分發揮儀器設備的效益。儀器在使用階段，由于儀器本身的質量及零部件的磨損、元器件的老化，環境水分和灰塵的影響，技術狀況必然會發生變化，這可能影響儀器設備的性能，甚至誘發故障。因此必須及時發現和排除這些隱患，才能保證儀器設備的正常運行。儀器設備的維護和維修，包括為排除事故隱患而進行的日常保養和為恢復受損功能的修理。
1.2儀器維護儀器的維護，包括對儀器進行的清潔，功能和精度的檢測、以及磨損程度的測定，定期的、防腐蝕、防銹檢查，及早發現儀器設備的變異部位及程度并做出相應的處理。儀器設備管理科室應制定維護計劃，一般糧油質監機構實驗室常用儀器設備的維護計劃可參考表。除了日常維護之外，對于那些使用頻率高、準確度要求高、易損壞及發生過損壞事故的儀器設備，在兩次檢定、校準期間必須要進行期間核查。其目的是在兩次檢定∕校準的間隔期間防止不符合技術規范要求的儀器設備在檢測中使用。期間核查基本上以等精度核查的方式進行，如儀器間的比對，方法比對、標準物質驗證、加標回收、單點自校等都是可以采用的。
1.3儀器維修儀器主要是由光、機、電、氣等部分部分組成的，光學元件有受潮發霉、性能變壞的可能，機械部分有磨損的問題，電子元件有老化的問題，氣路有泄露和堵塞的問題，故障類型繁多。儀器設備管理人員應當掌握足夠的基礎理論知識，熟悉儀器設備工作原理和結構、性能、安全規范、保養要求和方法；熟練掌握儀器設備的操作技術，能正確處理緊急情況，能正確裝卸所用儀器的常用配件，能夠進行一般的維護和保養，還應有高度的敬業精神，嚴肅認真、一絲不茍的工作態度，有良好的職業道德，還應當具備一定的簡單的維修處理能力，例如，會使用萬用表、烙鐵和一般工具，進行諸如插頭、插座、保險管和各種傳動帶的更換、水管和氣表的連接及更換。在儀器發生故障時，能大致判斷故障發生的部位。儀器設備檢修時，操作員應提出書面報告，其內容應包涵：儀器設備存在的問題、檢修的項目等，經相關負責人批準后安排實施維修。嚴禁不熟悉儀器性能、原理構造的人員拆修儀器設備。儀器設備管理人員平時要注意收集儀器供貨商的信息，編制儀器和耗材供貨商信息表，在關鍵時期是非常有用的。儀器設備通常采用以下幾種方法修理：（1）對于大型精密儀器，聯系廠家派遣工程師上門維修。（2）小型儀器可郵寄回廠家修理，在郵寄時盡量使用原包裝，沒有原包裝的，也要用泡沫、紙箱或木箱嚴密包裝封好，防止儀器在運輸過程中發生新的損壞；或將故障告知廠家售后服務部門，對方根據故障情況寄來相應的配件，由使用單位的儀器設備管理人員自行安裝更換。（3）對于實驗室通用儀器設備，請當地專業儀器維修單位上門修理，也是一個經濟有效的方法。
2儀器設備的計量檢定、校準和標識管理
對外出具檢測報告的法定質監機構，為保證檢測數據的準確可靠并能溯源，必須對所用儀器進行計量檢定、校準。具體有以下3種情況：
2.1儀器檢定凡列入《中華人民共和國強制檢定的工作計量器具目錄》并為委托單位出具檢驗報告使用的工作計量器具必須定點、定期送檢。例如溫度計、天平、容重器、氣相色譜儀、液相色譜儀、原子吸收分光光度計、原子熒光光譜儀、酶標儀、紫外分光光度計和玻璃量器等。值得指出的是，玻璃量器和溫度計有一定的不合格比例，檢定后要把不合格品或者銷毀，或者貼上標記封存起來，防止再次送檢。
2.2儀器設備校準對于未列入強檢目錄的儀器，可以檢定也可以校準。例如烘箱、培養箱、箱式電阻爐等。
2.3儀器比對對于沒有國家或地方計量檢定規程、尚不能溯源的儀器。這一類的專業儀器在糧油質量監測機構實驗室里有很多，例如面筋測定儀、降落值測定儀、粉質儀、拉伸儀、硬度指數測定儀等。可以采用實驗室間儀器比對的方式進行自校，也可以使用有關廠家制作的標準樣品進行驗證。
2.4儀器的標識實驗室所有的儀器設備應實施標識管理，狀態標識分為“合格”、“準用”和“停用”3種，通常以“綠”、“黃”、“紅”3種顏色表示。合格標志（綠色）表示儀器經計量檢定或校準合格，確認其符合檢測技術規范規定的使用要求；準用標志（黃色）表示儀器存在部分缺陷，但在限定范圍內可以使用；停用標志（紅色）表示儀器目前狀態不能使用，但經檢定校準或修復后可以使用，不是報廢儀器。
3儀器設備的檔案管理
技術檔案應該從提出申購計劃的時候，就開始建立，并要求做到規范，技術檔案中應包括以下內容。（1）原始檔案。包括申請報告、訂貨單、合同、驗收記錄、使用說明書、光盤及隨同儀器技術檔案附帶的全部技術資料。（2）使用檔案。包括儀器使用和維護記錄；所有檢定∕校準報告或證書；儀器的任何損壞、故障、改裝或維修記錄。對于價值昂貴的主要儀器設備，應以一臺一檔的方式建立檔案，如同檢測人員的技術檔案一樣，實施動態管理，及時補充相關的信息和資料內容。常用的小型儀器設備則可綜合建立一個檔案，集中存放管理；也可以分成幾個類別，相對集中存放［3］。
4儀器設備的搬遷
現代社會對實驗室的要求越來越高，原來的實驗室建筑水電線路老化或負載增加，采光不良，實驗臺柜和通風廚破舊，已不適應新形勢下檢測行業的需要，勢必進行裝修改造。裝修前實驗室的整體搬遷是不可避免的。如何搬遷才能最大限度地保護儀器，使儀器設備在搬遷后不會損壞或降低檢測精度，這是一個不容輕視的問題，作為儀器設備管理人員，平時就要多存一些紙箱、泡沫、海綿、透明膠帶等，并盡量保留一些原包裝，搬遷前就要用這些材料把儀器嚴密包裝封好，使儀器設備在運輸過程中能夠防震、防水、抗壓。儀器的配件、螺絲和連接線都要隨儀器裝箱，不可隨便亂放，儀器暫時拆除的部位要用標簽紙或記號筆做上明顯標記，有利日后的安裝。玻璃器皿必須逐個用報紙包好放入紙箱，并在紙箱外明顯部位做上“易碎”標記。
5儀器設備的報廢處理
任何儀器設備都具有一定的使用期限，在有效使用期限內，操作儀器得出的分析數據是準確可靠的，相反，由儀器獲得的數據是無效數據，整個儀器系統便隨之報廢。目前在各級糧油質量監測和科研機構累積了不少報廢了的各種儀器設備，有的是八、九十年代的，甚至有七十年代的。由于儀器屬于固定資產，儀器報廢管理制度又不夠完善，造成這些舊儀器長期堆放在實驗室和倉庫角落里，棄之可惜，留之無用，還占用了寶貴的實驗場地，這種狀況應當改變。下面談談筆者對儀器報廢管理的幾點建議。有關部門應根據國內外科技、經濟的發展狀況和要求，盡快出臺儀器設備報廢管理辦法，對以下情況的儀器實行強制報廢。（1）使用年限或累計運行時間超過國家技術權威部門規定的。（2）使用年限雖未超過國家技術權威部門規定的期限，但經過多次維修，技術參數下降，造成整個儀器系統工作不穩定，不便使用、無法產生經濟效益的。（3）儀器關鍵部件已經損壞，無法修復或修復費用太大的。（4）儀器的制造原理和技術已明顯落后，無配件來源，或儀器的能耗、污染超過規定標準的，也應停止使用。如果大型精密儀器符合上述列舉的情況，應當申請報廢處理。報廢的儀器設備應及時撤出使用場地。另一種情況是，有些監測機構由于專業調整、人員變動或儀器更新換代的需要，使一部分外觀和技術性能尚好，降級使用能滿足部分實驗需要的儀器停止了使用。對于這類儀器，筆者認為使用單位應當本著互惠互利、物盡其用的原則，把這些儀器轉移到基層企業去繼續發揮作用。其次，可以拿到行業內職業院校作為分析化學、糧油檢驗等課程的教學儀器，或作為糧油質檢員職業技能鑒定的培訓儀器和實操儀器。有些通用型儀器設備可以轉讓給基層糧油倉儲和加工企業的化驗室，也能發揮一定的使用效益。
6結語
【關鍵詞】 ERP系統 企業管理 信息技術
ERP系統，即企業資源計劃系統，是一種以信息技術為基礎，系統化、集成化的管理信息系統，經歷了三個階段：最初的物料需求計劃階段、中間的制造資源計劃階段、現在的企業資源計劃階段。ERP系統管理主要體現在：整個供應鏈資源；精益生產、敏捷制造、同步工程；事先計劃、事中控制。ERP系統起源于制造業，并且主要應用于制造業。一般包括四個模塊：生產控制管理模塊、財務管理模塊、物流管理模塊、人力資源管理模塊。
1. 生產控制管理模塊
生產控制管理模塊是ERP系統的核心。根據準確、詳實的數據信息，制定和實施周密的生產計劃，隨時根據生產過程中產生的反饋信息來修正生產計劃，最終完成生產計劃。
1.1 主生產計劃
主生產計劃不是在某一個具體的時間點上與預測、客戶訂單相匹配，而是在某一段時間內與預測、客戶訂單相匹配，使得這一段時間內的生產計劃是穩定和均衡的，可以提高設備、生產人員的有效利用率，避免出現設備、生產人員不足或者閑置的情況。
1.2 物料需求計劃
物料需求計劃是生產控制管理中最困難的部分，在主生產計劃確定后，就需要把這一時間段需要生產的產品分解成各個零部件的生產計劃和采購計劃。涉及到四個方面：主生產計劃、物料清單、庫存記錄、提前期。在實際生產過程中，經常會出現一些意外情況，造成物料需求計劃頻繁改動。比如：訂單改變、緊急插單、產品流程變化、設備故障檢修、生產人員生病請假等。
1.3 能力需求計劃
能力需求計劃是ERP系統中重要的反饋環節，根據物料需求計劃，對生產過程中的生產能力進行核算，確定物料需求計劃與企業生產能力是否匹配，提前發現生產中的瓶頸問題，采取對應措施，調整生產任務，充分利用現有資源，保質保量地完成生產計劃。
1.4 車間作業控制
車間作業控制是把生產過程中的人力、物力、設備、時間等進行控制和管理，將車間作業進行排序，然后把作業下達到每個車間。主要任務是：按照物料需求計劃控制生產作業；出現偏差，及時糾正，無法糾正則及時反饋；對生產作業執行的結果進行匯總。排產問題是車間作業控制的瓶頸問題。
1.5 基礎數據
ERP系統作為一種計算機軟件，需要把一些基礎數據進行數字化，進而對基礎數據進行采集、加工、處理、存儲、傳輸，實現對企業資源的管理和配置?；A數據主要包括：物料編碼、物料清單結構、工作中心設置和劃分、提前期、工序、制造日歷、客戶、供應商等。
2. 財務管理模塊
ERP系統在企業財務管理中，突破了傳統財務管理的會計核算功能，增加了預算管理功能、成本管理功能，把不同業務部門的信息集中和整合，實現了物流、信息流、資金流的統一，使企業能夠及時了解生產情況，做出前瞻性的分析和預測，提高企業的管理水平和生產效率。一般分為會計核算模塊和財務管理模塊兩大模塊。
2.1會計核算
會計核算主要包括以下模塊。
總賬模塊：是會計核算的核心，其他分模塊都以總賬模塊作為中心進行信息的傳遞。以憑證處理為主線，提供憑證處理、預提攤銷處理、自動轉賬、調匯、結轉損益等會計核算功能，并提供賬簿和財務報表。
應收賬模塊：商品買賣中，由于賒欠交易而產生企業應收的客戶欠款賬。包括發票管理、客戶管理、付款管理、賬齡分析等功能。
應付賬模塊：企業應付的購貨款。包括發票管理、供應商管理、支票管理、賬齡分析等功能。
現金管理模塊：控制現金的流入和流出，以及銀行存款的核算。包括硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理功能。
固定資產核算模塊：固定資產的增減變動情況、折舊有關基金計提和分配的核算工作。幫助管理者了解固定資產的現狀，提供管理固定資產的科學依據。
工資核算模塊：進行員工的工資結算、分配、核算以及各項相關經費的計提。
成本模塊：根據產品的采購、產品結構、工序、工作中心等情況對產品進行成本計算，進行成本分析和規劃。
2.2財務管理
財務管理是以會計核算的數據作為依據，進行分析和處理，做出相應的財務預測和管理。
財務計劃：預算與實際的執行情況總是存在著差異，財務計劃在分析這些差異之后，進行一些必要的調整，進而做出續期的財務計劃和預測。
財務分析：根據會計核算得到的財務數據，通過不同的財務分析方法，對數據進一步加工和處理，產生需要的信息，為管理者制定決策提供全面、詳實的依據。
財務決策：制定有關資金方面的決策，是財務管理的核心內容。包括資金的籌集、投放、管理等。
3. 物流管理模塊
根據有關資料，在產品生產和銷售過程中，用于生產的時間占5%左右，用于儲存、裝卸、等待加工和運輸的時間占95%，導致國內的物流成本一般占總成本的30%～40%，而有效的物流管理可以節約15%～30%的物流成本。
3.1采購管理
采購管理對采購業務的整個過程進行管理，全程監控采購計劃的實施、采購成本的變動、供應商的履約情況?？梢灾贫ㄗ罴训牟少徲媱?、篩選最佳的供貨商，保證企業采購計劃順利實施和最低的采購成本。
3.2庫存管理
庫存管理是物流管理中難度最大、工作量最多的模塊，是企業供應鏈上的關鍵環節之一。物料的存儲數量是庫存管理中最棘手的難題，存儲數量太多，會造成庫存積壓，占用大量資金；存儲數量太小，不能滿足正常生產需求，也會面臨物料價格上漲的風險。
3.3銷售管理
銷售管理是企業與客戶的接口，直接影響著企業的利潤，也是企業再生產的資金保障。所提供的產品銷售情況和市場預測是企業制定下一步生產計劃的重要依據。
4. 人力資源管理模塊
近年來，企業間的競爭愈演愈烈，人才成為新的競爭焦點。人力資源成為企業的寶貴資源，人力資源管理成為企業利潤增長的重要途徑，是企業管理者關注的一個重點內容。
4.1人事檔案管理
人事管理是人力資源管理的基礎工作，包括員工的試用、轉正、退休、解聘等內容。人事檔案管理是人事管理的重要內容，包含人員各種信息，作為企業員工的統計分析、調資、培訓教育的依據。
4.2人事異動管理
員工的變動情況會影響到產品的生產過程，人事異動管理能夠通過多種形式、多種角度反映出這種變化，為管理者及時提供相應信息。
4.3考勤管理
員工的出勤情況，直接影響到產品的生產過程，同時與員工的工資情況密切相關。因此，考勤管理是企業一項重要制度。包括員工工作計劃、人力成本控制、假期額度控制、請假處理等功能。
4.4績效管理
績效管理是對所有員工的重要考核內容。以部門績效和員工績效作為考核標準，對部門或者員工進行績效目標管理和過程管理。
4.5薪資管理
根據考勤管理和績效管理提供的數據，作為員工薪資的依據。通過員工成本分析和預測，可以提供企業成本分析的依據。
參考文獻：
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[2] 湯龍飛.淺析ERP在現代企業中的應用[J].沿海企業與科技，2010，（10）：62-63.
1.1可以合理有效使用公共資金
府采購制度，是以一整套法規為基礎，以公開、公正、公平為原則，以招標為主要方式，財政部門直接向供貨商付款購買商品和服務，政府既得到了價廉物美的商品和服務，又可大幅度節約支出，提高資金使用效率。西方一些國家的實踐證明，實行政府采購后，公共資金的節約都在15％左右。這表明，建立政府采購制度是保證公共資金有效利用的最佳手段。
1.2有利于強化政府宏觀調控能力
財政政策是國家對經濟進行宏觀調控的重要手段之一，分為收入政策和支出政策，而政府采購政策是支出政策的重要內容之一。采購政策對經濟的調控作用主要體現在以下兩方面：
一、調節國民經濟運行。行政事業單位的政府采購是社會總需求的一個重要組成部分。它對社會經濟的流通、生產、分配和消費諸環節均有重要的影響。
1.3有利于提高采購活動的透明度
政府采購中引入的招標、競標機制，將采購行為置于公開、公平、公正的市場之中，一切活動都按市場規律進行，從而有效杜絕了權錢交易等腐敗行為。
2行政事業單位實行政府采購的措施與方法
2.1構建完善的政府采購法律體系
通過制定政府采購的法律法規可以對采購程序和行為進行規范和約束，保障采購活動的順利進行。我國財政部于1999年了《政府采購管理辦法》。此后又頒布一系列規范政府采購招標投標、政府采購合同、政府采購信息公告等內容的部門規章。2002年我國制定了《政府采購法》。但我國目前的關于政府采購的法律基礎還面臨以下需要解決的問題：一是修改原有與《政府采購法》不適應或沖突的地方性法規和規章，二是制定政府采購法的實施細則以及配套的規章制度，盡快構建一套適合我國國情的完善的政府采購法律體系；三是在實踐中不斷完善政府采購基本法，以適應新的情況；四是創建良好的法制環境，加強宣傳，嚴格執行，完善質疑和投訴制度。
2.2明確建立統一的政府采購機構
結合我國的實際情況，政府采購中的集中采購項目應該由一個專職機構如單位采購中心統一組織采購。采購中心根據實際情況可以將一些招標事務委托社會中介組織承辦。采購中心應當組織開展的主要工作是：工程采購。主要負責組織專家對由財政撥款的公共工程進行評估論證，核定建設成本，參與公共工程招投標。服務采購和貨物采購，主要負責項目預算，確定標的底價，開展商務談判、合同簽訂；監督合同執行，參與驗收等事務；行政保障，主要負責各采購項目的資金結算，中心的財務管理。中心行政事務。采購中心的人員應以專業人員為主，要特別重視吸納工程設計、工程預決算、工程管理、國際貿易，經濟法、質量監管等方面的人才?？茖W選拔和安排政府采購中心人員，是為了確保采購隊伍的專業化，提高采購效率，保證采購質量，最大限度地降低采購風險。
2.3完善政府采購預算工作
《政府采購法》第6條規定，政府采購應嚴格按照批準的預算執行。政府采購預算編制是否科學、規范，采購項目是否完善、細致，直接關系到整個政府采購活動的質量。因此，政府采購預算在編制和執行中應注意以下事項：(1)細化采購項目，建立集中采購和分散采購備案管理制度。進一步深化預算編制改革，要從預算科目設計、部門預算編制內容、預算編制時間及部門預算的批復等方面，反映政府采購需求。使預算單位編全編實預算。切實規范預算執行中的調整和追加行為，強化預算約束。對確需追加預算的，采用追加預算聽政會的形式，確?！瓣柟獠僮鳌?。(2)采購單位應增強預算意識，按照規定編制并執行預算，不得擅自改變資金用途和超標準采購。摸清家底，建立完善的物品動態信息庫，避免無預算采購、重復采購、盲目采購等浪費行為。(3)是優化內部崗位設置。建立協調高效運轉的內部工作機制。制定嚴格的內部管理制度，包括質量控制制度、經濟責任制度、內部工作規程、人員工作守則、檔案管理制度、監督檢查制度等，并對每個采購項目實行量化管理，明確時間要求。從機制上提高采購工作效率。(4)創新采購方式，積極推行協議供貨制度。對于配置標準、價格透明的通用設備實行協議供貨制度，可以有效減少重復采購、小批量采購的次數，提高采購工作效率。
2.4積極采用各種信息化技術
目前，國際上比較流行的利用計算機網絡政府采購信息并進行網上交易的一種現代化的采購方式是政府采購電子貿易系統。實現這種采購方式，只要將本國的網絡與國際網絡連接，就可以進行國際性招標，供應商的投標文件也可以通過網絡進達。建立政府采購電子貿易系統，可以打破空間限制，節省時間，減少人力和費用，同時，還可以實現無紙化辦公，節約大量的紙張費用。
2.5實行綠色采購措施
當前我國綠色危機具體表現在：土地荒漠化速度加快、水污染日益加重，生態平衡嚴重失調。自然災害日趨頻繁等。相當多的地區環境污染狀況依然沒有得到變，有的甚至還在加劇。生態環境繼續惡化，嚴重影響我國經濟社會的可持續發展和國家生態環境安全。政府綠色采購清單是指政府有關部門以環境標志產品為依據所編制的政府采購產品清單。該清單在具體制定和執行時。有兩種情況：一種是指導性清單。不具強制性。另一種是強制性清單，即政府采購相關產品時，必須按照綠色清單指定的產品采購。綠色采購清單制度是國際上實施政府綠色采購的通行制度。綠色采購標準制度是與綠色采購清單制度相輔互補的一種制度，是指政府并不直接列出節能環保產品清單，而是由國家相關標準管理部門從節能、環保等多個方面對機械、電子等材料制定明確的采購標準。根據國內外的經驗，綠色采購標準可分成三類；強制性標準、硬性標準和彈性標準。
2.6提高政府采購專業人員的素質
政府采購的具體工作應由專業化的人員負責執行，政府采購人員素質的高低。直接影響到采購工作是否公平、公正，這實際上是代表政府的形象問題。因此，應借鑒國外的做法。重視對政府采購的專業人員的培訓工作，政府采購人員應采取考試的辦法進行篩選，考試合格者要在財政部門或有關部門登記注冊，成為正式的專業政府采購人員。第二，要加強和擴大政府采購培訓范圍，實行分類培訓，在加強政府采購人員的同時，還要加強對采購單位領導、財務人員、財政內部相關人員、機構、供應商、政府公共事務和公益事業人員進行政府采購基本知識的培訓，不斷拓寬政府采購的培訓范圍，從而確保政府采購隊伍的專業化、職業化。第三，不僅要加強崗前培訓，還要加強崗后的后續教育，實行重點培訓。在加強政府采購人員的崗前政治思想素質教育的基礎上。使他們熟悉黨和國家的各項方針政策，拓寬他們的知識結構，從而培養出全面的、新型政府采購人才，以適應政府采購工作的需要。
