時間：2023-05-30 09:36:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理經驗，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、事業單位檔案管理工作存在的問題
檔案對于事業單位的發展有著關鍵性的作用，單位管理者對這一工作的重視程度也在加強，但是在實際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現在以下幾個方面。
第一，檔案收集和整理不到位。在事業單位檔案收集的過程中，由于管理人員缺乏一定的工作經驗和檔案歸檔的意識，在檔案劃分的過程中并沒有按照要求劃分歸檔范圍，且在日常的工作中忽視檔案的手機工作，導致檔案的保存存在著不全面的現象。
而在檔案整理的過程中，一些單位經常講活動行程的文書、音響和照片放在一起，或者是不按照標準進行分類整理，這樣給后續的工作帶來了一定的麻煩。
第二，缺乏良好的檔案管理條件。從當前的情況來看，一些事業單位并沒有按照標準設置單獨的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內部設立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調查發現，很多事業單位不僅沒有設置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現象。
第三，檔案管理人員水平有限。檔案管理工作是一項系統性的工作，要求管理人員具有豐富的管理經驗和專業化的管理理論知識，而目前事業單位當中的檔案管理者政治覺悟性較低，業務水平也較差，保密紀律缺失。一些事業單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業知識的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進行。
二、事業單位檔案管理工作問題的解決對策
上文中從三個主要方面分析了當前事業單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結合工作實際，對如何做好事業單位檔案管理工作提出幾點建議。
第一，做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先要做好檔案的收集工作，防止檔案的缺失。而要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規范是遠遠不夠的，還需要結合事業單位內部的實際情況開展工作。具體來講，需要重點宣傳檔案收集工作的重要性，增強管理者的檔案收集意識，并不斷培養和增強檔案管理人員的工作熱情，使他們能夠重視檔案規黨制度，并且貫徹執行這些制度。
在檔案整理的過程中，一定要做到規范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進行整理和保管。
同時，檔案整理時還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價值的文件，都需要列入到歸檔的范圍之中，尤其是要對容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點整理。而對于重復性、臨時性等不需要保存的文件，則不需要進行歸檔整理。
第二，設置檔案室，創造良好的檔案保存環境。為了更好的開展檔案管理工作，事業單位必須要設置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性?？梢哉f，檔案是事業單位的寶貴財富，因此，設置良好的檔案保存環境至關重要。
除要設置檔案室外，還需要做好庫房管理工作，庫房內一定要有必要的檔案設備，并且要符合檔案管理的標準。且要設有系統化且科學化的檔案管理方法，配有專業化的檔案保管人員，提升檔案保管的安全性。
需要注意的是，一定要保證檔案流動過程的安全性，在事業單位使用檔案的過程中，管理者一定要做好安全防護工作，防止在這個過程中出現檔案損壞或者丟失的現象。使用中一定要輕拿輕放。
第三，提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡單，但是要求管理者具備豐富的管理知識和檔案分類整理等專業知識，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強培訓成為首要的措施。具體來講，事業單位要定期聘請專業講師對檔案管理人員進行知識培訓，同時要組織管理者每周學習，交流經驗和學習體會，實現共同進步，力求創建一支高水平的檔案管理團隊。
同時，要求檔案管理者在實踐中不斷總結經驗，并在經驗中不斷積累知識，以更好的適應新形勢下事業單位檔案管理工作的要求。
林業生產建設是塞罕壩機械林場作為“全國科技興林示范林場”、“全國森林經營示范國有林場”的支撐，在全國、全省起到帶頭示范作用，林場先后在全省了《云杉育苗技術規程》、《云杉造林技術規程》、《容器育苗技術規程》等地方育苗、造林技術標準。同時林場還制定了《樟子松經營技術規程》、《落葉松經營技術規程》以指導全場的營林生產。塞罕壩機械林場40多年林業生產技術管理經驗實用性較強。對于同類地區的育苗、造林和生產管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國家重點工程項目“再建三個塞罕壩林場”項目得以立項并實施。場與場、場與鄉銜接，常常引發林權糾紛問題，檔案中的原始材料就是作為林場生產經營活動的最有利證據，能充分證明林場是林地的林權所有者，確保了林場的合法權益。
林業技術檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對技術檔案進行管理及便于查閱，根據塞罕壩林業生產的作業項目特點主要分為4大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術經驗，掌握各樹種苗木生長規律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優質壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產成苗量、存苗量統計表、施工卡片。
工程造林技術檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質量。為確保工程造林出精品，充分發揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調查報告、竣工報告、管護措施、工程規劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。
營林技術檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態數據依據，監測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數、畝次、產材量、產材率等，以便更好地為森林經營服務，實現可持續發展。其歸檔范圍：按年度、作業類別（間伐、次改（撫）、經采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發生發展規律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統的防治體系。這些經驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規劃圖、蟲種種類、形態特征、發生、發展規律圖及主要蟲種發生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業技術檔案的歸檔與管理
按照林業生產建設項目，按年度、類別逐卷進行，編制檔案歸檔號、檔案卷內目錄，然后加備考表、裝盒。同時在微機的檔案軟件中錄入案卷檔號、題名、責任者、文件開始和結束時間、總頁數、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項目建立一個清晰、明了的索引，索引中包括類別（項目類、指導類、綜合類、科技類）、歸檔號、題名、材料的起止年度及各類別的卷內目錄各一份。歸檔存放時按其性質分長期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設專人進行保管，同時定期對檔案進行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術處理；對檔案中需進行更改、殘缺不全或字跡不清的及時進行整理、修補、復制，保證檔案的清楚、完整、準確和有價值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規定、手續，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責任；各類技術檔案在管理中實行雙重管理，建立文書檔案和微機檔案。
關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。
與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”?！兑幏丁分袑τ谶@些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.
[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.
[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版），2010（8）：130-131.
【關鍵詞】學校；檔案管理；規范化
每學期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門，對我校文書檔案和人事檔案的督導評估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領導好評。根據在上級檢查的過程中提到的問題，筆者認真地總結、體會和認識后，就如何做好學校文書檔案和人事檔案工作 體會如下。
一、了解兩個概念
（一）文書檔案和人事檔案。由于受學校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學校集體或個人在人事管理、教育、教學和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實、完整、系統地反映學校各項工作活動的歷史記錄，是學校一切工作的真實體現，是體現全校教職工工作和智慧的結晶。它既是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，又是促進學校教師成和不斷繼續進度的重要依據。
（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材料，進一步梳理的檔案資料，進行基本的分類、組卷和編目，使其系統化、科學化，有利于學校工作的保管和使用。
二、對學校檔案工作檢查的目的意義
每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學校的方方面面。督導檢查組到校后，一般就是聽匯報，查看材料，開座談。每一項內容查得都非常認真，特別是看材料，更是成為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現的，檢查、驗收、考評指標也都在檔案中得到充分體現。
教育主管部門對學校工作的檢查主要目的就是督促、指導學校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規律，深化教育改革，轉變教育觀念，優化學校的管理，改善教學內容和方法，全面提升辦學水平和質量，為國家培養人才，使學校實現可持續發展戰略目標；引導社會、家長正確評價學校，關心和支持學校建設；促進教育事業的改革和發展，推進和諧校園。
三、掌握工作標準 扎扎實實工作
根據多年來的工作經驗，我認為，無論干什么工作，只有扎扎實實做好平常工作，平時注重常規材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。
（一）加強領導，把檔案工作納學校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負責本部門日常檔案整理。
（二）認真組織學習，提高檔案業務水平。學校檔案室檔案員應定期對各處室的兼職檔案員召開業務學習指導會，學習有關檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強工作人員的檔案管理素質；根據工作中出現的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學、學中干，慢慢熟悉檔案管理業務，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學、更規范做好學校的檔案工作打牢基礎 。
（三）抓住重點，細致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個非常重要的重點就是真實、完整反映學校在教育、教學過程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進行收集和積累。對開展的重要活動給予關注，及時收集紙質、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細做實工作匯報，爭取得到領導的支持。
（四）克服難點，認真系統進行整理。每個部門每學期新形成的檔案都很多，我們應對教育、教學、人事管理工作中形成的各種文件資料進行系統梳理，理清各類文件資料之間的聯系，把不同一事由且有著密切關聯的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對于需要經過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結束，就立即整理裝訂成冊。
（五）注重細節，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個環節。各個環節工作的好壞，都直接影響檔案的質量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細節，認真編號，用統一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養成了形成一卷、整理一卷的好習慣。
四、常規檔案整理
（一）計劃總結類。開學初，學校各處室和各部門均按照學校的整體工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束時與期末的各項工作、活動總結收集、分類進行裝訂。
（二）教育教學活動類。學校教育教學工作中，常常開展多項活動，實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：
1.教學活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標準及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標準、結果統計表、評選等次等。（3）學校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎照片、總結、新聞報道的雜志和有關報道的報紙等。 （下轉第68頁）（上接第78頁）
2.黨、團委活動類：（1）學生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內容、打分表、獲獎情況、小結、照片、新聞報道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關照片及新聞報道等資料。（3）黨、團日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動內容、活動小結、照片、新聞稿件等。
1、準備工作。此次稅務檔案歸集整理范圍涉及1994年至20__年10個年度，標準高、要求嚴、時間緊、任務重。為了便于領導、統籌和協調這項工作，我局成立了“稅務檔案歸集整理工作領導小組”，抽調了4名有一定檔案管理工作經驗的人員負責檔案歸集整理的日常工作，同時購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財力上給予了有力的支持和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進行培訓。20__年8月下旬，局統一對各科所推薦的46名檔案管理骨干進行了為期2天的培訓，并組織有關人員參觀了區檔案館。二是召開工作交流會。20__年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經驗、遇到的困難和問題，組織召開了現場觀摩會，推廣有關單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時邀請相關領導指導工作。先后4次邀請市局檔案處的領導和有關人員，來我局指導工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務所了解檔案工作的進展情況，對稅務檔案工作進行了深入細致的調查研究。同時其他局領導也多次到檔案整理現場，同大家交流對檔案工作的認識和看法，鼓勵大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時，在科所長會議和全局干部大會上對檔案整理質量好、進度快的單位提出了表揚，對標準不高、進度較慢的少數單位提出了明確要求，有效地調動了廣大干部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結，樹立先進典型。根據市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴格按照各階段要求按時、保質、保量的完成工作，并及時將上一階段的工作進行總結，為下一階段的工作奠定基礎。從去年8月份開展稅務檔案歸集整理工作以來，涌現出了大批好人好事，全局先后利用雙休日及節假日加班加點整理檔案的有1328人次，帶病堅持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時長、規摸大、標準高的稅務檔案歸集整理工作，全局有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程序，摸索出了規律，掌握了技巧，為今后檔案工作的開展，積累了經驗，奠定了基礎。稅務檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛煉了廣大干部的毅力和意志，培養了吃苦耐勞的精神和一絲不茍的工作作風。截止到6月20日，全局共歸集整理出申報類、檢查類等稅務檔案26651卷，并已順利通過市局第一階段和第二階段的驗收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進行審核。從進度和標準上衡量，我局稅務檔案的歸集整理工作，走在了全系統的前列。
二、稅務檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務檔案工作的重要性認識不足
檔案和檔案工作是社會進步的產物。社會的每一進步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發展都產生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領域和行業尚沒有得到應有的重視，我局也存在類似的現象。一段時期以來，檔案工作制度落實不到位、管理不規范、工作缺乏連續性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認識不夠。有的認為“檔案工作是一項附屬性工作”，有的認為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認為“自從建局以來還沒聽說過有人查找申報表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務檔案歸集整理是浪費人力物力，得不償失”，還有一些干部認為“檔案工作崗位是個無職無權、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的干部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性，它的性質要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩定的檔案工作人員。檔案人員不穩定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠計劃和打算，安不下心來；二是不鉆研不學習檔案業務知識，認為下工夫學好了業務，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統的掌握，缺乏檔案管理的連續性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時有一個單位缺少6份主要資料，究其原因是負責檔案的人員調整頻繁、交接不認真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現象普遍存在
自去年7月份集中人力、時間開展稅務檔案歸集整理以來，在全局廣大干部的共同努力和相互配合下，經過多方查找、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。盡管如此，稅務檔案資料丟失破損已成為難以彌補的損失。例如：20__年以前的申報類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，注銷、吊銷戶留存的資料能維護不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務檔案管理辦法一直沒有得到有效的執行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作；二是辦公自動化、信息化的建立和發展，使一些單位對稅務檔案紙制資料的保存觀念產生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計劃安排開展稅務檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重復勞動、事倍功半的現象。有的因為一份資料排錯順序而重新整理；有的因 為封面少寫一位數字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個單位反復出現。這些現象的發生，造成了時間、人力和物力的浪費。出現上述現象的原因有以下幾點：一是少數人員責任心不強，工作作風不夠扎實；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協調部門調整和改變了部分要求和標準。
三、加強檔案管理工作的幾點思考
1、加大對稅務檔案工作的宣傳力度
市場經濟、知識經濟提升了檔案工作的社會地位，法制建設強調了檔案工作的重要性，各領域、系統的檔案工作必然趨于規范化和科學化，對稅務檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務檔案工作有一個長足的發展，首要的任務就是大力宣傳稅務檔案工作的重要性，使地稅干部充分認識到稅務檔案工作是稅務機關、稅務人員的本職工作，推動稅務檔案工作的發展是地稅干部義不容辭的責任。同時，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務檔案工作的大力支持和配合。
2、建立健全稅務檔案管理機構和機制
健全的機構和機制是落實稅務檔案工作的組織保證。在成立相應業務科室的基礎上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調整時要認真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應的標準和要求，如熟悉征管和檔案業務等。從而達到檔案工作有機構主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責，完善檔案保管制度。使大家學習有依據，操作有規程。
3、注重增強和提高稅務檔案管理人員的能力素質
隨著地稅系統的不斷發展，檔案管理人員必須加強學習，不斷更新知識結構。要清醒地看到，科學技術的飛速發展使知識老化周期縮短，一個人無論學習的知識多么豐富，幾年后就會碰到相應領域而言的專業知識過時問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個方面：一是職業道德的修養。重視和加強職業道德的培養，樹立正確的職業道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻”的思想；二是信息技術的掌握。檔案事業的發展使得檔案人員從“理論型”、“實干型”向“技術型”轉變，檔案人員運用信息技術是一個十分重要的內容和本領。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計算機網絡的專業人員。
市檔案局（館）在市委、政府的大力支持下，歷來重視民生檔案工作，針對老百姓利用頻繁的婚姻檔案，早在年，我局就要求各鄉鎮將分散保管的婚姻檔案資料集中統一管理，并在當年全部整理規范，編制案卷目錄和卷內目錄，于年底全部移交進檔案館。地震后，為了方便群眾查閱，市政府在經費十分緊張的情況下，從地震應急資金中撥付30萬元用于民生檔案數字化加工，并從年起，每年財政投入15萬元用于此項工作，納入檔案局預算。我市婚姻檔案截止年已移交進館并全部實現數字化管理。
我館現藏關系民生的婚姻、組織、人事、勞動、商業、工業、學校、知青等檔案已經全部進行了數字化，極大地方便了廣大人民群眾利用。人才交流中心人事檔案已進館保存；工商業務檔案整理規范，有目可查；勞動和社會保障局社保檔案整理規范，部分已進館保存；國土資源局國土檔案整理也符合要求，機關檔案室達到了省一級標準，利用也很方便。
二、做法和經驗
民生檔案是檔案工作體系的一部分，民生檔案工作的好壞也與本地檔案工作的發展息息相關，我市檔案工作歷年的基礎工作做得較為扎實，加之利用現代化管理手段的時間比較早，數字化也較早開展，所以整個民生檔案工作的發展形勢也相對較好。經驗和做法有幾條：
1、抓好部門、鎮鄉檔案工作基礎業務建設是關鍵。民生檔案分布廣泛，涉及的部門和鎮鄉非常多，只有在整體上提高本地區檔案工作水平，民生檔案的收集整理質量才會提高。我局（館）歷年來堅持分片對部門鎮鄉進行上門指導服務，將檔案工作納入目標考核范圍，每年堅持進行目標考核實地檢查評分，由市政府出臺文件對先進進行表彰也起到不小的作用。
2、爭取本地黨委、政府的支持是重點。各單位檔案工作的順利開展都需要得到黨委政府的高度重視和財政支持。市檔案館民生檔案的收集整理和全面數字化都得到市委和政府在財政投入上的大力支持。包括絕大部分民生檔案進館保存都是市委政府的決策行為。離開黨委政府的支持談民生檔案工作的發展是空談。
3、民生檔案利用服務工作一定要實現現代化。我館對民生檔案數字化后，利用方式和效率有了質的變化，數字化后的查全率和查準率和手工檢索相比具有巨大的優勢，利用者滿意度非常高，特別是查準率的提高，節約了雙方的時間，提高了辦事效率。查全率的提高，解決了不少社會矛盾，這也是市委政府在財力上支持民生檔案數字化的原因之一。
三、民生檔案目前情況
1、婚姻檔案。我市全部婚姻檔案已接收進館，包括結婚、離婚登記證明材料，保管期限80年。已全部數字化，利用方便快捷。
2、農業農村檔案。全市157個行政村于年全部按標準建檔，資料收集較為齊全，整理基本符合規范，有專門的檔案柜架存放，有目錄，有制度，有檔案兼職人員。鎮鄉檔案工作秩序正常，所有鎮鄉檔案室都達到省三級標準以上。
3、工商檔案。市工商局工商檔案在檔案局的指導下于年左右全部進行了規范整理，編制了全套檢索工具，保管條件較好。
4、人事檔案。我市人才交流中心所存人事檔案已于年進館保存。
5、國土檔案。國土檔案由國土資源局保存，有兩名專職檔案員，檔案整理規范，目錄已全部錄入微機，檢索方便。檔案室達到省一級標準。
6、其它如知青、原輕紡、商業、經委、組織人事等民生檔案已進館并全部實現數字化，納入檔案館計算機查詢利用體系。
四、存在的主要問題、解決辦法
1、目前國土、建設、人事（人才交流中心部分）、工商等沒有納入檔案館管理的民生檔案還沒有進行數字化，保管和利用不太方便，需要市委政府加大投入力度，檔案局配合相關部門要做好向上爭取工作，努力實現本地區民生檔案全部現代化管理，以滿足群眾利用所需，工作查找之便。
關鍵詞： 事業單位 檔案 信息化管理 方法策略
古往今來，很多重要資料都是通過文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因為這樣比較方便查閱，便于管理。當然，隨著時代的發展，文章的載體已經悄悄發生了變化，由古代的紙變為了現代的新網絡，以前把相關信息都記錄在紙質文件上，而現在則不同，科技在不斷發展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點不變的是，對這些文檔的整理工作相當重要，因為對這些文檔進行管理是否節省成本和原料，是否科學合理，將極大地影響工作效率，影響人們對其進行使用的便利性。
一、當前我國文檔管理工作存在哪些問題
經過長時間發展，我國在事業單位文檔管理工作方面已經積累了一定的經驗，但是縱觀整體，依然存在一些問題。
1.專業從事工作的人員不足。
在這一工作中，很少有人有豐富的經驗和專業的管理知識，單位很少對工作人員進行專業培訓，導致工作人員整體素質比較低下，達不到工作規定的要求，工作時不懂得如何科學合理地對文檔進行整理和分類。另外，進行文檔整理時，工作人員沒有專業知識，容易發生無意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當操作而消失或者缺少。
2.高層工作人員沒有意識到文檔管理工作的重要性。
很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認為這一工作的處理無關輕重，因此派一些沒有學習過專業管理知識也沒有經過培訓的員工進行這一項工作，其結果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進行，降低單位的整體工作效率。很多領導往往忽略這一問題，沒有清醒地認識到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎。
3.對文檔的管理不科學不合理。
很多單位對文檔的管理固守傳統，沒有跟上時代的步伐，沒有借鑒現代科學合理的方法，也沒有借助高超的科學技術，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統紙質檔案會因為各種意外而損壞，導致一些信息丟失，因此相關工作人員應該借助電腦等工具和互聯網技術對相關檔案進行存檔，防止其意外丟失，同時要進行整理和排序。
二、實現信息化的重要性
1.有助于提高工作效率。
實現信息化將更有利于管理工作進行，使工作人員對文檔的管理更便利、更省力[1]。
2.便于查閱。
將文檔進行整理、劃分后，實現資料信息化，便于閱讀者快速操作，進行查閱[2]。
3.有利于保障文檔的安全。
對文檔進行信息化處理之后，能有效防止相關文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會因為潮濕等原因出現字跡模糊不清等問題，或者由于蟲咬出現破損現象，甚至出現缺頁情況，導致信息不全情況。如果借助網絡對這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產生。
4.有利于為人民帶來利益。
對文檔進行合理管理后，將大大提高事業單位的工作效率，為人民群眾創造更多利益[3]。
三、如何實現信息化
1.加強信息化管理宣傳，使工作人員認識到其重要性。
要想實現信息化這一目標，首先必須做到的是認識到這一工作的重要性，工作人員應當了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結果和做不好的嚴重后果，只有清醒地意識到這些，才能真正認真地對待這些工作。提高重視意識，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強宣傳，讓上至上層領導下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會努力做好這項工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創造更多利益。
2.科學合理管理文檔。
工作人員應當及時更新知識，充分利用現代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對各種資料進行合理歸類，然后仔細檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補全資料，最后將文檔進行有序整理，使其便于查閱?？傊?，工作人員要仔細認真對待工作內容，規范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當的操作失誤帶來的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負擔，帶來輕松。
3.加強對人才的培養。
毫無疑問，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質、更強能力的人執行。因此，事業單位應當招聘具有專業知識的人員進行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學習了專業知識的人有理論，但不一定有實踐經驗，因此，單位應當定期對相關工作人員進行培訓，既能不斷為其補充專業知識，有利于總結更多經驗，又有利于他們及時更新知識，跟上時代步伐，更好地利用現代信息技術完成工作，優化工作方法，提高工作效率，保證工作質量。
4.加大資金投入，創造良好的工作環境。
要想做好這一工作，硬件設備和外在條件也很重要，如優良的硬件設備便于工作人員更輕松、更精準地操作，舒適的工作環境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應當加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設備及空調等其他硬件設施，將更有利于工作高效進行和目標實現。
四、總結
隨著時展，我們需要對信息進行收集和整理，其中一個很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個信息量巨大且復雜的社會和時代，這一工作變得困難，因此要加強信息化管理，將對單位發展和社會進步創造巨大推動力。
參考文獻：
[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，16：128-129.
努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規范完整。以下是為大家整理的檔案管理員工總結匯報資料，提供參考，歡迎你的閱讀。
檔案管理員工總結匯報一
本人干檔案工作已一年多時間了，在這期間我學到了很多關于檔案管理工作的知識，也使我對檔案工作有了新的認識，同時，也擴展了我的知識范圍。在這段時間的收獲及工作情況做個總結吧!
首先，是檔案收集整理工作：為了更好的服務檔案事業，檔案合理規范組卷，符合國家有關標準。所有檔案從收集、整理、分類、編號、存入計算機我都認真完成了;期限我們分為短期、長期、永久性的，個門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達到百分之__以上，查看率、查準率達到百分之百;再次，檔案的管理工作和安全措施：在個庭室進行新的歸檔時，我們要制冊登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱，同時，要確保檔案安全。
做一名檔案人員，首先要做到：忠于職守，愛崗敬業：所謂忠于職守，就是紙檔案工作者應盡當保護，管理檔案的義務，盡到為檔案用戶提供優質的信息職責;所謂愛崗敬業，是指檔案專業工作人員應對檔案事業的建設和發展傾注較之普通公眾更多的愛心，全心全意的投身于本職工作之中。
保護檔案及相關資料的完整及安全，以確保其作為歷史證從歷史上、法律、職能、行政等角度，對檔案文件，資料進行篩癬簽定和保管，切實合理的運用來源原則，保持文件之間的歷史聯系。檔案工作者在進行文件的整理、保管、和利用工作中，應當保護檔案的證據作用。檔案工作者在進行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項檔案工作中，應當確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統型文件)的檔案價值。
檔案工作者應當確保檔案所含信息的連續性，檔案工作者對文件取舍的選擇，首先要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。檔案工作者應當對他們從事的工作活動進行記錄，并能對其工作進行辯護，檔案工作者應對文件的整個生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時與文件工作者進行合作。
在以后的工作中，我會繼續深入學習相關的檔案知識，為人民服務。
檔案管理員工總結匯報二
在__檔案室的指導下，我嚴格按照社區檔案的歸檔要求，虛心學習先進社區的寶貴經驗，結合我社區的工作實際，在各部門的通力配合下，較好地完成檔案工作，簡單總結如下：
一、保證資料收集完整性
為了保證檔案資料收集的完整性和規范性，居委會成立初時，社區領導便充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，多次召開檔案歸檔工作會議，強化工作人員日常工作歸檔意識。深入各個部門收集資料，聘請__區檔案局的有關專家到我居委進行工作指導，根據__區、__街道對村居的歸檔要求，嚴格按照社區檔案工作目標管理考核標準，認真鉆研檔案業務知識，努力提高檔案的管理水平。
二、加強檔案資料保管保護工作
所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，規范使用管理程序，定期對檔案資料除塵消毒，保持檔案的整潔性和完整性。
三、今后工作計劃
強化歸檔意識，規范立卷歸檔程序。在收集、整理、立卷歸檔積累資料的基礎上，認真總結經驗，繼續改進方式方法，明確其資料的歸檔范圍，研究檔案信息歸檔后的檢索、利用服務的科學方法，發揮檔案信息資料的最大效能。
深入學習檔案規范，加強交流和溝通。在開展工作的基礎上，積極參加區、街道組織關于檔案理論知識學習的培訓，向檔案工作做得較好的村居多交流溝通，參觀學習，努力提高檔案管理的專業性和規范性。努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規范完整。
__社區的檔案管理工作在各級政府部門的關懷和支持下，經過全體工作人員的不懈努力，取得了一定的成績。今后我們仍將檔案管理工作放在社區工作中的重要位置，團結合作、齊心合力、克服困難，爭取把社區的檔案管理質量和水平推向一個新的高度。
檔案管理員工總結匯報三
本人從事檔案管理工作以來，在局領導和同志們的關心支持幫忙下，經過自我的努力，較好地履行了職責，圓滿地完成了各項工作任務?，F將工作總結如下：
一、檔案資料的收集
參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案_卷，會計檔案_卷，用地檔案_卷，地籍檔案_卷，土地利用總體規劃檔案_卷，監察檔案_卷，規劃檔案_卷，交易檔案_卷，人事檔案_卷，評估檔案_卷，礦管檔案_卷，底圖檔案_卷，基建檔案_卷，照片檔案_張，錄像、光盤_盤，圖書資料_冊。
二、檔案資料的整理
在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不貼合入庫要求的進行指導并幫忙進行整理。參與整理底圖、航片_份，分類組卷歸檔_卷;對_張照片按相關要求進行了整理歸檔。負責資料的管理工作。對圖書進行了分類整理，近年來按規范要求整理資料_余冊。并按相關要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。對_卷基建檔案進行了整理歸檔。
三、檔案資料檢索利用
負責對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報送的_冊全引目錄進行了整理，并精裝成冊，并在原有檢索工具的基礎上，根據局內檔案利用狀況不斷完善，不斷增加，續添了職務任免專題目錄、專業技術職務專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引_條、用地檔案_條、地籍檔案_條、監察檔案_條、土地利用總體規劃檔案_條、規劃檔案_條、基建、設備、資料、實物目錄共_條。健全了檢索體系。用心參與檔案信息開發利用工作。負責資料與檔案的接待利用工作。共接待利用者_人，編寫了檔案利用實例效果匯編。
四、檔案資料保管保護
負責對局內檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料庫內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，未出現任何事故。
五、檔案資料的統計
關鍵詞：現代檔案管理工作 創新 途經 價值
檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。在兩個文明建設中檔案發生的效力與日俱增，創新是檔案事業發展的必然要求。新形勢新任務階段，對檔案工作提出了更高要求，因此要求檔案管理工作也要與時俱進，要有新方法，新觀念、新理論。繼承前人正確的經驗，有批判有分析地運用和管理檔案材料。樹立服務理念，擺正位置，在發展文化事業的大環境中尋求新途徑。
一、檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案的重視程度不夠。
一直以來，因檔案管理工作不產生經濟效益。，所以大部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，不把檔案管理工作列為單位的主要工作。這些都表明了大多數人對檔案管理工作重要性認識的不足，忽視檔案管理工作已無法適應現在的管理需求。
2、在管理力度、水平、手段等方面亟待提高。
無專業檔案管理人員，對檔案工作精力和熱情投入不足，有的地方甚至有沒有經過專業檔案知識培訓的人員在崗，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉和了解，檔案收集意識淡薄，不及時整理歸檔，歸檔材料還不夠真實和準確。方方面面的因素嚴重影響了檔案管理水平。
3、檔案室硬件環境設施不夠完善。
對檔案管理必備的條件無法解決落實，管檔單位必備的工具、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
4、采用信息化管理手段的必要。
隨著信息時代的來臨，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變“村落”，信息空間不斷增大，打破了國界概念。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也促進了整個社會的彼此聯系。
二、創新檔案管理工作的途徑與手段
1、創新要與實際相結合
當前，檔案工作仍處于初級發展階段，由于時代不斷的前進，檔案管理工作也要從善如流，跟上日新月異的時展變化，結合實際問題解決目前檔案管理工作中仍處于因各種條件限制緩慢發展、社會檔案意識不強、檔案管理部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態的實際問題。既要創新又要重視現實，面向改革開放，從實際出發，圍繞如何解決并創新現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上尋求突破口。創新是保證一切事業發展和前進的動力。只有將理論和方法上的創新與實踐檢驗相結合，凡是驗證了對事業的發展有促進作用的創新，都要及時推廣，大力弘揚，從而在實踐中不斷完善自己的工作。
2、創新要學會傳承原有的基礎思想，并發揚光大
建國至今，我國檔案管理工作歷經半個世紀的發展，沉積保留下來一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了飛速發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎是創新的根基，改革的方向，只有沿著這個方向開拓進取，才能夠有所突破。因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在發展未來，在發展中尋突破口
3、創新同時也要學習經驗、借鑒歷史
創新要以學習為基礎，以借鑒為階梯。創新是學習的動力，學習的目的是為了更好地創新。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新和成長。
4、健全檔案管理制度是創新的基礎
健全檔案管理制度是創新的必要手段。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。建立檔案工作制度，首先要求規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際情況。簡明實用，力求建立以方便實用、簡便易行為前提，以實踐為指導。用時間來證明。所實行制度既要約束領導又約束職工。必須堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度的執行過程中，要做到獎懲分明。充分體現制度的權威性。另外以創新的角度加強對檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節規范化。
5、加快檔案信息化進程，提高工作效率
創新要懂得如何利用計算機技術，對檔案管理工作進行輔助與發展，檔案管理進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的首要問題，這就要求盡快建立檔案數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化。
6、加大宣傳力度，也是檔案工作創新的途徑
關鍵詞：體育檔案管理運用
學校體育工作是學校教育的一個重要部分，是全面推進素質教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學校規范體育教育工作的有力保障，又是學校對體育工作重視程度的具體體現，同時，也有利于體育教師不斷總結經驗、不斷擴大知識領域，閱讀收集教學參考資料，并根據需要選取合適的材料用于體育教學中，更有利于全面開展學校的體育工作。
一．體育檔案的內容
學校體育檔案的內容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：
1．上級部門及學校有關體育的文件。
2．體育教學大綱、課程標準、體育課本、及相應的體育教學參考書。
3．體育專業用書，如體育理論、運動生理、運動心理等教學理論書籍；體育詞典、運動競賽規則等工具書。
4．學校有關體育的各項規章制度和體育工作計劃。體育法規包括《學校體育工作條例》、《學校衛生工作條例》。
5．各年級常年體育教學計劃、學期體育教學計劃、教師教學教案和教學筆記，體育課成績質量分析匯總表等。
6．學生身體素質和達標檔案冊。
7．學生參加早操、眼保健操、課外活動等考勤登記表。
8．學生體檢表及病免、請假證明材料。
9．體育課教案及器材出借、成績考核和出勤情況資料等。
10學校運動隊訓練檔案，包括：運動員檔案、訓練計劃、考勤、競賽成績等。
11學校每年舉辦的各類競賽資料，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。
12教師自編的教育教材內容。如體育理論試題、大課間操資料等。
13教師各類獲獎情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓證書等。
14學校體育組的科研檔案。
15體育教學相關報刊、雜志及摘抄、復印文獻資料和網絡資料。
16學校體育領導小組、體育組及其各有關部門的工作職責和要求。
17其它，如學校對體育場地改善和維修、學校器材配置、學期體育經費的開支、體育教師的待遇等。
二．體育檔案的整理和分類
由于學校體育所收集的材料內容廣、教材大、數量大，加上各個學校的實際情況不同，因此，必須根據學校與教學的實際需要加以整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級領導各部門的檢查、參觀。根據我們學校的實際情況和教師教學需要，我校是從以下幾方面進行整理和分類的。
1．按材料內容分，如校內同一運動競賽類（學校運動會、各種小型競賽）、活動類（早操、課外活動）等。
2．按時間順序，對不同類型材料進行整理，一般學校以一學期或學年為一單元進行材料整理。這類檔案可參加《兩個條例》的要求進行分類整理、建檔。
3．按實際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎上，根據需要對經常要使用或較有參考價值、可重復使用的資料進行單獨組卷。如達標、合格表的成績冊、教師的教案及教學記錄、摘抄的圖片資料或剪輯的網絡資料、照片等。
4．按上級部門的要求來分，如：按兩個《條例》的備查目錄分類建檔。
三．建立體育檔案應注意的問題。
1．學校體育教育是學校教育工作的一個重要部分，牽涉的內容廣、影響的面大，因此，做好體育檔案工作是一項細致、復雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅持長期性、整體性、有序性、創造性的原則。
2．檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。
3．合理使用并及時更新或充實內容。對有時限的或不再適合當前教學形式的內容應及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。而對那些理論性知識或政策法規、計劃要注意當前教育動態和形式變化結合本校、本教研組的工作特點及時調整，以便能更好的指導學校體育工作，以適應新的體育教學要求。
4．保存檔案要規范，材料要完成。通常學校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規范、清晰、可避免不必要的重復。也有利于查找和收集，整理。
四．建立學校體育檔案的意義
1．使學校體育教學工作正?；?、規范地開展，有利于宏觀調空學校體育工作。
2．體育檔案的建立把學校領導的辦學思想、體育教師的工作情況以書面形式體現出來了，同時也推動了學校體育的不斷發展，促進了體育教師能力。
3．有利于體育教師將零散的材料系統化、將實踐的經驗理論化，同時隨著檔案內容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經驗資料。
4．有利于促進學校開展各項體育活動，檔案的建立可促使各項體育活動長期、規范地開展下去，從而一方面不斷豐富學校體育活動，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學活動。
五．運用體育檔案應注意的問題
1．要及時、經常性地把收集、整理的材料進行科學分析，并建成檔案，運用時要結合教學、訓練等，以參考為主，以推動為目標。
2．要以檔案為準繩，規范學校體育工作，全面深入地推動學校體育工作的開展。
3．要把學校體育工作檔案作為指導學校體育工作、督促體育教師不斷提高業務能力的指揮，不要把它做一種擺設或作為應負上級部門檢查的內容。
參考文獻：
1．趙云林《怎樣建立體育檔案》第五屆中國學校體育論文報告會匯編
懷化位于湖南西部，有2.76萬平方公里國土面積，轄10縣1市2區，共計325個鄉鎮5000多個行政村，是個農業大市。近幾年來，懷化市各級檔案部門認真開展農村檔案工作，有半數以上的村建立了村級檔案，其中，中方縣和鶴誠、洪江區村級建檔率已達100%，為服務社會主義新農村建設作出了貢獻。但是從總體上看，由于受到村干任職變化、文化素質、社會責任、經濟狀況和保管條件的制約，給村級檔案資源的安全保管和有效利用造成了許多困難。如何使村級檔案建得起、穩得住、用得好，是他們在實踐中探索思考的一個重要課題。為了攻克這個難題，懷化市各級檔案部門從調研入手，發現推介典型，進行大面積試點，總結經驗，再在全市推廣，結論就是在全市普遍推行“村檔鄉管村用”，分三步進行。
第一步，發現推介典型
村級檔案管理，是牽動檔案人腦筋的熱門話題。早在20世紀八、九十年代，該市芷江縣新店坪鄉和原懷化市盈口鄉就進行了“村檔鄉管”的嘗試，取得了較好效果，但是沒有堅持下來。進入新世紀以后，中方縣銅灣鎮黨委政府十分重視村級檔案建設，他們在縣檔案局的配合支持下，采取“統一經費、統一整理、統一保管、統一利用”的措施，創造性地建立起了“村檔鎮管村用”的模式，將全鎮15個村、2個居委會歷年來的檔案歸檔整理，全部上交鎮檔案室統一保管，共整理上交檔案1157卷，村級建檔率100%。鎮政府確定了一名檔案員，按月發放檔案員津貼，每年還安排了檔案業務經費1500元。實行村檔鎮管村用5年來，共接待群眾查閱利用2600余人次，復印檔案500多張，市重點工程銅灣電站建設調處矛盾糾紛150余起，其中有113起利用過村級檔案化解矛盾，顯示了這一管理模式綜合服務功能的重要作用。市檔案局領導與該縣有關領導一起在銅灣調研總結，認為該鎮的經驗很有典型示范意義，于是達成共識，把中方縣作為全市的試點，當年全面推廣。
第二步，中方縣全面推廣
中方縣委常委、縣委辦主任陳同炳在參加銅灣調研后，立即向縣委政府主要領導匯報，得到支持，隨即成立了以陳主任為主任、由縣政府辦、民政、財政、農辦、經管和檔案6個相關部門領導為成員的中方縣實施村檔鄉（鎮）管村用工作領導小組，縣“兩辦”及時下發了相關文件，對開展這項工作的意義、做法、組織領導和時間要求等作出了明確具體規定，從而在全縣范圍內很快行動起來。至年底，全縣22個鄉（鎮）211個村，100%建檔，100%實行了“村檔鄉（鎮）管村用”，共整理歸檔歷年來各類文件、資料、報表、圖片13720卷（件），為縣域經濟社會的發展積累保存了一大批寶貴的檔案，鄉村檔案資源的整合和共享得到更好的體現，過去那種有村無檔沒人管，或者年年建檔不見檔，被村干部個人據為己有的現象沒有了，大大提高了民主議事、民主理財和村務公開的水平，干部群眾有疑問、有需要，可以直接到鄉(鎮)檔案室免費查閱檔案，受到鄉村干部和人民群眾的普遍擁護，充分體現了這種管理模式的生命活力。懷化市委辦公室《情況交流》全文推介了中方縣委、縣政府總結的開展“村檔鄉（鎮）管村用”的經驗。
第三步，全市范圍內實行
為了確保村級檔案完整安全，使之更好地服務于社會主義新農村建設及和諧村鎮的構建，懷化市檔案局趁熱打鐵，積極運作在全市推行“村檔鄉管村用”這一新的管理模式。今年3月9日，經市委、市人民政府同意，市委辦、市政府辦聯合下發了《關于開展“村檔鄉（鎮）管村用”工作的通知》，并且破例一直發到各個鄉（鎮）。文件闡明了做好這項工作的重大意義，從組織領導、檔案權屬到規章制度、利用服務、具體做法和時間要求等都作出了明確的規定。加強領導上，要求各縣（市、區）“兩辦”切實負起組織、協調和督察的責任，鄉（鎮）人民政府是具體實施者，村民委員會是具體執行者，縣級檔案部門負責業務指導。在檔案權屬和交接手續上，村級檔案上交后，其所有權仍然歸該村民委員會，管理權則歸鄉（鎮）人民政府。要嚴明檔案交接手續，村級檔案與鄉（鎮）檔案一同入柜保管，由鄉（鎮）辦公室統一管理。完成任務時間要求上，今明兩年內全面完成，今年各縣（市、區）完成比例不得少于60%，四季度由市檔案局進行抽查，明年三季度組織全面驗收。各縣（市、區）“兩辦”也就此發出專文進行部署安排，目前這項工作正在進行中。
（作者單位：湖南懷化市檔案局 418000）
1 化工行業檔案的特點
1.1 形成周期長，變動大
化工產品的研發過程往往需要經歷很長的時間，并且從立項開始，在到產品的各項研發階段，都需要根據項目的要求完成整個研發。同時在完成研發過程后也往往需要根據市場的要求，進行修改產品的設計及研發思路，整個過程涉及較長的周期。
1.2 專業面廣、種類多
化工企業的產品涉及諸多具體的專業，涵蓋的專業面較廣，并且根據具體的產品種類還可以細分更多的領域。這就誕生了諸多的化學產品信息，并且包括各種行業的檔案信息，要求檔案管理中需要處理各類的化工專業信息。
1.3 技術儲備功能和繼承性
在化工專業的發展過程中，需要根據化工實驗發展確定相應的化工學科發展，最主要一個特點就是實驗中積累發展經驗，并且通過不斷地實驗獲得最終滿足市場的技術和產品。其中，化工檔案作用就是記錄技術發展的中重要信息，能夠提升產品技術的積累特性，能夠發揮技術傳承的作用?；n案能夠總結過去的研究經驗，并且根據前人的研究為未來產品發展提供支持，從而能夠保證化工技術發展的延續性。此外，化工技術發展中，檔案管理工作能夠通過搜集技術經驗，形成相應的技術知識群，也就可以促進設計研究的發展，從而體現了化工技術的發展潛力。
2 化工行業檔案管理工作的優化
2.1 檔案的收集
第一，檔案收集工作的基礎是專業人員的工作知識，而領導干部的意識和重視程度直接決定了該工作的質量。在收集化工檔案的工作過程中，若工作人員不具備專業素質，就不能在工作中實現信息的全面把控，從而導致檔案收集工作出現混亂。若工作過程中領導干部的意識不到位，獨一收集檔案工作不重視，必然導致該項工作開展困難。第二，在檔案收集工作中，需要建立符合自身發展的制度，能夠建立全員的法律知識體系。在檔案工作中，需要根據制度執行相應的工作，按照要求落實相應的責任。同時，檔案收集工作人員能夠熟練掌握各類專業法律知識，從而形成全面的法律知識體系，從而能夠加強檔案收集工作的客觀性和科學性。
2.2 檔案的整理
在檔案整理工作中，直接決定檔案管理整體水平，也是化工企業管理的關鍵工作?；n案整理需要通過分析各類檔案信息，進行相應整理和分類，從而形成完善檔案體系。在具體工作過程中，必須重視提升工作技巧，具體包括：第一，能夠及時追蹤已存檔的檔案信息，根據檔案要求進行分析相應的工作內容，在檔案整理中能夠按照企業的化工信息實施分類，及時地制定相應的檔案整理規范，能夠與相關部門進行及時的信息交流，實現檔案信息的共享。第二，在檔案整理中，還應該行業的發展，制定相應的解密和降密工作制度。根據相應的技術知識保密性，調整企業內部的共享范圍和加密等級，做到與行業保持知識產權的與時俱進，從而能夠全面提升檔案管理工作規范性。
2.3 檔案的利用
檔案管理工作的根本還在于應用檔案，具體檔案的利用中技巧包括：第一，提升服務質量，轉變服務模式。在傳統的檔案管理工作中，受到工作人員工作態度和專業素質的影響，諸多人員不能夠提供主動服務，這就要求工作人員必須提升服務質量，通過服務質量管理全面提升工作人員的服務態度，并且按照行業的發展要求提供更加專業的檔案服務。第二，在檔案管理中應充分的使用信息化的工具，采用計算機和互聯網來提升檔案管理工作效率，全面提升檔案管理電子工作的質量，從而形成全面化的檔案管理模式。此外，應積極與專業信息化服務公司合作，挖掘檔案管理工作的信息化能力。
2.4 加強宣傳，提高積極性
檔案管理宣傳是提升全企業員工參與檔案相關工作重要方式，在進行檔案管理宣傳中，需要整合企業內部的資源，強化內部員工的意識，能夠在內部形成良好的工作氛圍，并且將檔案管理工作中的管理價值發揮出來，從而形成企業檔案管理文化機制，能夠提升檔案管理工作水平。同時，通過宣傳檔案管理工作的相關要求、制度和規范，就能夠全面強化員工的主動意識，將檔案管理工作作為企業發展的重要內容，形成良好的發展循環，全面提升檔案管理能力。
