時間：2023-05-30 09:25:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【摘要題】理論探討
【正文】
一、案卷的價值
過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。
（一）是保持文件之間歷史聯系的重要手段。
文件之間具有內在的歷史聯系，它使文件能夠準確地再現歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯系是逐步產生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數據庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯系穩定而持久。
2.進行同一記錄兩種版本的統一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質文件仍然具有法律的權威性，無可替代。同時，紙質檔案也有一個建立數字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質案卷的案卷目錄及其卷內文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內容，并由計算機進行有關情況的著錄和統計。這樣，電子版與紙質版文件具有完全相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發揮各自的優勢：前者通過計算機和網絡系統輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。
3.實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合。科學技術的發展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規律和物理性能，但同樣具有內在的歷史聯系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內容上的邏輯整理。案卷能夠實現兩者的有機結合。首先將具有歷史聯系的多媒體文件統一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數字的圖、文、聲、像再現歷史的真實。
（二）是開發利用檔案信息資源的重要基礎。
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要基礎。
1.保護電子文件的利用價值。
眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現，只有密切聯系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關的文件聯系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯系，……文件作為文獻證據的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失。”（注：謝倫伯格著：《現代檔案——原則與技術》。）
在數字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結果，但與其具有歷史聯系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。
檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關的情況和事件的原委，實現案卷與卷內文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。
二、改革立卷方法的思考
案卷雖然重要，但傳統的立卷方法繁瑣復雜，改革勢在必行。
（一）改革的基本條件。
近20年來，機關工作水平有了很大的提高。一是機構、職能明確；二是實施規范化、制度化管理；三是人員素質和專業水平提高，使立卷工作的難度系數相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經驗。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環節工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系”（注：《機關檔案工作業務建設規范》。）的基礎上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯系；既適應多媒體發展的需要，又能發揮計算機優勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.明確案卷概念。
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規則。
案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷卻是“類內文件的系統比”，并且要兼頤文件的聯系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。
目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。
【摘要】本文首先探討了文書檔案價值鑒定的重要性,然后就如何開展好文書檔案價值的鑒定工作提出了相應的意見和建議,包括如何掌握好檔案價值鑒定標準、影響檔案價值鑒定工作的相關因素,最后就文書檔案價值鑒定的途徑提出了具體可行的方法和步驟。
【關鍵詞】文書檔案價值鑒定標準
一、文書檔案價值鑒定的重要性
1.開展文書檔案鑒定工作有利于對重點檔案的保管
就時間而言,現行機關、企事業的檔案絕大多數始于上個世紀的六、七十年代,距今已有四、五十年的時間。根據《檔案法》的有關規定,現存的很多檔案或超過保管期限或已失去保存利用價值的檔案,這更顯出檔案鑒定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價值,剔除已失去保存價值的檔案,是有助于提高檔案自身價值的重要工作。
2.開展文書檔案鑒定工作,有利于對人、財、物的合理使用
近年來,由于檔案數量劇增,導致庫房緊張,設備短缺,經費不足等問題。通過對檔案的鑒別,有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平,實現優質服務。
二、如何開展好檔案價值鑒定工作
1.要掌握好檔案價值鑒定標準
鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵,是鑒定檔案質量的重要保證,檔案的價值是客觀存在的,而價值鑒定對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合實際,保證鑒定工作質量,必須建立明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。
(1)檔案的來源標準。檔案的來源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會活動中的地位越高,其形成的檔案價值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點保存,外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關系具體判斷其價值。其次,在本單位制成的文件中,不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。
(2)檔案的內容標準。社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上,因此,內容標準是檔案堅定的最重要的依據。鑒定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高,檔案的價值越大。例如;反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要,反映典型問題的比一般問題的重要;另一方面檔案內容越新穎獨特,或者越富于本單位特色,檔案的價值越大。保存這類檔案,有助于檔案室形成自己的特色,提高室藏質量。此外,檔案內容的時效性也會影響檔案價值的大小。因此,鑒定檔案時要具體分析每份文件的實效性對價值的影響。
(3)檔案的形式特征標準。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。
(4)相對價值標準。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值。在一定情況下,某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因此,根據這一規律,檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身,還應綜合考慮全宗的完整程度。
(5)效益標準。近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為鑒定檔案的價值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產品之間的比率。效益標準的提出和接受,是檔案鑒定標準日趨實用化的重要表現。
2.影響文書檔案價值鑒定工作的因素
檔案價值鑒定是一項對檔案工作者要求非常高的業務工作,它要求檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養,而且具有廣博的知識面和豐富的檔案價值鑒定經驗,檔案價值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價值鑒定的活動過程。因此建立檔案價值鑒定標準體系必須立足于現狀,根據存在的不同問題制定相應的鑒定標準,從而建立檔案價值鑒定過程中更加規范的標準。
3.文書檔案價值鑒定的途徑
檔案價值鑒定的難度較大,應結合本單位的實際開展檔案價值鑒定工作,不斷完善補充檔案價值鑒定工作中的標準,做到工作有章可循,確保檔案鑒定工作的健康發展。
(1)文書檔案鑒定工作的方法
鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查檔案,通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料,從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析,確定其價值,而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。一般情況下,文件題目和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容及成分,但有時候也會出現題目中文種使用不當或組卷不合理的情況,導致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內容和成分。若簡單地根據他們去判定檔案的價值,就可能發生錯誤。為了保證鑒定工作的質量,必須直接審查檔案材料的內容。
(2)文書檔案鑒定工作的步驟
第一步,在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價值的文件,由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規定,各單位應根據規定,結合本單位的實際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應增強檔案價值意識,用檔案價值鑒定的原則和方法指導歸檔文件的選擇。
檔案是貯存和傳播知識的一種形式，記載著人們社會實踐活動中大量有知識價值的事實、數據、成果和理論，是歷史知識的寶庫，同時又是一種重要的信息資源，是今人了解過去、后人了解今天，總結經驗、探求規律、服務現實的重要憑證。隨著文書檔案現代化管理的日新月異，提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，提高文書檔案的科學化管理，切實增強做好檔案工作的責任感、使命感、緊迫感，更好地發揮以檔資政、以檔育人的重要功能。在新的形勢下，就如何加強文書檔案現代化管理提出個人淺見，就教同行。
1.文書檔案現代化管理的優勢
文書檔案現代化管理有利于方便快捷檢索檔案，提高檔案利用率。計算機信息系統的各種數據，具有多種檢索功能，關鍵在于管理人員在建立數據庫初期要選擇或開發適用的軟件系統，將原始數據認真錄入、歸納及分類，使用時就可以達到方便快捷檢索的目的。
1.1信息數字化
檔案信息數字化管理后，可以一次投入，多次產出。檔案業務工作包括檔案的統計、鑒定、借調、催還等參與資料編研工作，需要檔案管理人員定期、不定期地進行檔案基本情況統計、檔案借閱歸還統計、超期檔案催還工作。實現檔案現代化管理后，通過一次編輯輸入工作，可以隨時隨地進行各種數據的統計，打印各種報表，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務中解脫出來，真正實現了檔案業務辦公自動化。
現代化信息技術檔案管理已經與檔案信息的需求者之間建立了相互溝通的關系，通過網絡向他們直接提供信息服務，檔案管理人員利用現代化信息技術對信息進行整理和檢索，其工作效率與信息存儲能力是人工操作無法比擬的，而這些信息的存儲量大，保存時間長，增加了信息的準確度，實現了不同組織機構之間的信息共享與服務。
1.2文檔一體化
隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，就是把過去文件處理和檔案管理獨立分散狀態，統一成一個有機整體進行管理。文檔一體化管理模式使得文書處理工作成為文檔管理工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正實施將對文書檔案科學化管理帶來創新發展，將使文書檔案管理進入更加科學，有序的管理階段。
2.文書檔案現代化管理建議
文書檔案現代化管理，是以現代管理科學為指導，應用現代管理方法和手段，采用先進技術和設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性、創造性，使檔案管理實現系統化、定量化、信息化、智力化，以最大限度地延長檔案壽命，為社會進步和經濟發展服務。
2.1更新文書檔案的管理觀念
檔案管理觀念現代化是當今檔案管理工作的靈魂。沒有檔案管理觀念現代化，是不能解決現有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案現代化管理的意識。只有實現了思想觀念的轉變，才能適應當前改革開放的形勢和新技術革命發展的需要，為社會提供檔案信息。
2.2強化文書檔案現代化管理的有效方法
加強各級領導和工作人員的檔案管理現代化的認識。利用現代化檔案管理的信息技術突破傳統檔案管理方式的局限性，實現對文書檔案的有效管理。完善文書檔案管理的基礎工作，檔案基礎業務質量的高度直接影響著檔案管理的現代化進程。在推行檔案管理的現代化過程中，要有步驟、有計劃、有方法地盡全力實現對檔案現代化管理，減少物資與人力或者物力以及財力方面的浪費，全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。
2.3完善檔案管理人員綜合素質
加強檔案人員專業知識學習。時代在進步，科學在發展，檔案人員不能僅局限于原有的知識范疇內，要開擴視野，多讀書、多學習，必須不斷更新知識，不斷提高專業水平，才能適應信息化的需要。
加強檔案人員計算機網絡管理的培養。檔案人員能夠熟練掌握計算機網絡管理的人才較少，要有計劃、有組織、有步驟、多層次、多渠道地組織人員進行培訓。當今信息時代科學技術發展飛快，知識不斷更新，要不斷學習新知識，了解新科技，探討新理論，研究新方法，不斷充實自己，為利用者提供最優質的服務。
關鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號：TP393
文獻標識碼：A
文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統開發的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計
文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系y要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。
5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。
2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。
在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統設定
系統設定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態的設定。
【關鍵詞】文書檔案；收集；整理
辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實地收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。而每個單位的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。
一、文書檔案的收集與整理工作內容
首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，并具有條理性和實用性。排序時應考慮材料的內容之間的內在聯系，劃分標準，依據標準對文書檔案材料進行排序，類別編碼及頁碼等編號應標記清楚，以方便日后對文書檔案的查閱和檢索。
二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題
（一）檔案管理人員的專業素質不足，職業道德缺失。目前，大多數的文書檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使文書檔案的收集與整理工作出現安全隱患，更嚴重導致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。文書檔案缺乏規范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。
（二）對檔案的重要性認識不到位，檔案管理人員過少。文書檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏準確的指導。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著單位管理建設的逐步完善，文書檔案事業的規模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統的文書檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當前社會的需要。
（三）對新媒體技術運用不到位，忽視電子信息保密工作。社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多單位已經實現數字化的檔案管理，利用現代信息技術對檔案進行歸類管理和儲存，有效地改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。
三、提高文書檔案整理及保管水平的對策
（一）注重文書檔案收集與整理人員的專業素質和政治素養的培養。首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常性地規范化地進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等，可采用邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，單位文書檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位人才管理服務。
（二）加強制度建設，實現規范化管理。文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請專業的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為文書檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強溝通，規范管理工作流程，共同促進文書檔案的收集與整理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對文書檔案收集與整理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不給不法分子可乘之機。
（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術進行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計算機及其系統，從而提高檔案管理工作的效率。
四、結語
只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊地前進，提升文書檔案收集與整理工作的整體業務素質。
【參考文獻】
[1]張瀅. 淺談文書檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學院學報，1999（01）：91-92.
關鍵詞：文書檔案 檔案管理 創新 信息技術
引言
文書檔案作為企業檔案資源體系中的重要組成部分，其中記載著企業多項歷史工作信息，能夠間接反映出單位各級領導決策問題、組織問題、企業建設情況等問題，為后續企業工作提供有力的依據，同時，文書檔案中也記錄了企業發展所取得的成果，是企業非常寶貴的歷史資源。隨著信息技術不斷發展，當今信息技術已經融入到社會的各個角落，信息技術能夠切實提高企業管理質量與運作效率，因此，現代化管理模式對傳統的文書檔案管理提出了更高要求。近些年來，隨著企業內部管理水平、發展水平不斷提高，對文書檔案管理要求也越來越高，系統、效率、準確的管理模式已經成為當今文書檔案管理的必然要求。
一、當今文書檔案管理中所存在的問題
（一）文書檔案管理不夠規范
隨著企業不斷發展，在長期發展中勢必會不斷堆積文書檔案。這也直接的加大了文書檔案管理難度，造成一系列的不規范想象，主要變現在：檔號不規范、案卷目錄不規范、案卷標題不規范、組卷不規范等。這一系列不規范現象從實質上分析就是企業高管的不重視，使得文書檔案管理沒有形成一個規范的規章制度與管理制度，進而造成文書檔案管理出現問題。
（二）文書檔案檢索效率不高
當今企業文書檢索的形式主要分為計算機檢索和人工檢索兩種，其中，人工檢索占據主體地位。雖然，企業文書檔案管理人員在提高檢索效率方面做出很多努力，編制諸多檢索工具，但在企業文書檔案逐漸增多的情況下，使得人工檢索效率止步不前。其主要因素在于管理人員在管理檔案時，過重在意檢索效率與內容，而往往忽略了檢索質量。這不僅在質量上無法保障，檢索效率也沒有切實提高。
（三）文書檔案管理人員專業素質層面
現如今，很多企業的文書檔案管理人員雖處于平穩發展階段，也有些管理人員在企業工作了諸多念頭，已經形成了自身獨有的管理理念，而這種理念是非常難以轉變的，使得管理人員的專業能力、文化水平無法適應現代化文書檔案管理需求。信息技術作為21世紀的標志性技術，實現現代化、自動化、信息化、電子化管理已經成為必然趨勢，但一些資歷較老的管理人員甚至連計算機都不會使用，對一些現代化專業知識也不夠了解，使得企業文書檔案現代化管理建設進程緩慢。而企業工作人員往往都是“術業有專攻”，能夠滿足現代化檔案管理研究與開發的人才非常局限，嚴重影響企業文書檔案管理創新進程，無法提高文書檔案管理質量與管理效率。
二、文書檔案管理創新的有效渠道
（一）強化制度建設，加強執行力度
首先，想要實現文書檔案管理創新必須要加強文書檔案管理制度的創新，進一步規范原有的規章制度。想要保障管理制度的有效性，制度創新必須要建立在企業實際運營情況的基礎上，要剔除一些不符合現代化需求的管理制度，并采用現代化管理制度進行填充，打造全新的文書檔案管理體制。總之，企業要建立文書檔案管理系統的標準化建設，對企業文書檔案管理中的內容、要求、形式作為明確的統一規定。其次，要落實文書檔案管理責任制，為文書檔案管理創新提供堅實的保障。為了保障文書檔案管理能夠適應現代化發展需求，企業必須要針對電子化檔案建立一套標準的規章制度，將電子化檔案制度與原有制度相結合，保障文書檔案制度的完整性。最后，待到企業建立健全文書檔案管理規章制度之后，必須要加強執行力度，落實相應的管理責任，并且定期對規章制度的落實情況進行審查，并組織文書檔案管理力量，對文書檔案體系制度內容進行修、補充、篩選，保障檔案管理體系制度的時效性，充分發揮文書檔案管理體系制度的積極作用。
（二）創新工作機制
企業文書檔案管理必須要適應現代化社會發展步伐，創新相應的檔案管理工作機制。筆者認為，企業必須要建立健全以下幾點：①自我營銷機制。該種管理機制主要是根據企業階段安排和總體要求作為出發點，大力宣傳文書檔案管理的重要性與積極作用，并提出文書檔案管理中心任務及提出檔案管理要求，為后續檔案管理奠定堅實的基礎。②主動參與機制。讓文書檔案管理工作能夠參與到單位中心或重大活動中去，加強文書檔案管理質量，充分體現出文書檔案對企業發展的積極作用。③互動協調機制。加強文書檔案管理的參與力度和宣傳力度，與有關部門在檔案方面達成共識，構建一套系統的管理路線，并且文書檔案管理工作中，做好監督、指導、服務等職責，加強文書檔案管理與各個部門之間的聯系，提高企業各個部門之間的協調性。
（三）構建文書檔案管理隊伍，提高管理人員的工作質量
待到企業現代化文書檔案管理機制構建完成之后，要進一步加強企業文書檔案管理的人才隊伍建設工作，讓檔案管理人才來實施檔案管理工作。第一，單位要認真挑選檔案管理人才，在面向社會招聘人才時，必須要保障應聘人員的知識基礎與文化層次，同時也應考慮應聘人員的專業和計算機能力。第二，加強企業內部人才培養，定期展開有層次、有計劃、有重點的現代化檔案管理培訓工作，加強行業內部文書檔案管理業務交流，提高企業檔案管理人員的道德修養與業務修養，加強檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高檔案管理人員的重視程度。第三，企業要建立“能者居上”的崗位競爭制度，即公平、公正、公開的保障檔案管理職位的競爭制度，為了工作人員的職位晉升、評定、福利待遇等方面的上升空間奠定基礎。第四，加強危機意識教育，構建一套考核體系，明確考核標準，進而激發檔案管理人員的創造性與積極性，提高文書檔案管理的工作效率。
（四）加強技術創新，提高服務質量
想要實現文書檔案管理的工作創新，企業首先要淞⑾執化檔案管理理念，無論是在日常文書檔案工作中還是檔案信息交流過程中，都必須要充分利用現代化手段作為媒介，即借助信息技術、計算機技術來管理文書檔案，提高檔案管理質量與效率。基于此，企業想要不斷滿足現代化文書檔案管理的發展需求，就必須要不斷開展創新技術活動，構建一套符合企業自身發展的電子檔案管理系統，并將該系統融入到企業系統中。要求企業將檔案管理信息化建設歸納到企業總體規劃中，制定出相應的規劃細節，例如檔案信息收集、檢索、整理、利用等各個環節，實現企業各部門間的信息流共享，提高文書檔案管理的服務質量。
（五）保障細節功能能夠做到位
文書檔案管理工作的細節工作非常多，因此，想要加強文書檔案管理的服務質量，做好細節工作是必不可少的，需要檔案管理人員做到以下幾點：①制定相應的規章制度，要求檔案管理人員你必須要嚴格尊重規章條例。②加強具有機密性文檔的管理工作，要求檔案管理人員必須要將文書檔案進行整合、劃分、篩選，將檔案劃分多個層次，以備不時之需。③企業文書檔案必須要按照規章流程進行記錄，避免因人為因素致使檔案信息不全或遺漏。④加強文書檔案存檔工作，無論是紙面檔案還是電子檔案，在歸檔之前必須要再次檢查，并且電子檔案要在錄入電腦之后，要進行信息核對，從而確保文書檔案的完整性、真實性、精準性。
（六）加強管理人員的創新意識
創新意識是創新模式的基礎與前提，文書檔案管理要一改傳統文書檔案管理弊端，提高文書檔案管理的積極作用，讓檔案管理工作能夠成為企業的創造者與先行者。由于信息技術的開形式注定了檔案管理的顯性化需求，因此，文書檔案管理應朝向開放性發展。在符合保密規定的前提下，檔案管理部門可定期將檔案專題、目錄、特定成果在公共媒體上公布，為客戶查考、選擇提供便利，讓用戶能夠感受到檔案的用處，加強檔案信息的積極作用。
三、結束語
文書檔案管理工作作為衡量企業管理水平的重要標準，同時檔案信息能夠為企業提供有效參考依據，對企業的發展至關重要。文書檔案管理質量會直接影響檔案信息的完整性、可靠性，是企業展開一系列經營活動的重要參考依據，不容忽視。例如企業經濟建設、社會發展都需要借鑒文書檔案內容。因此，企業必須要提高文書檔案管理的地位，實現文書檔案管理工作創新，構建高專業、高素質檔案管理人才，從多方面提高檔案信息的利用率，充分發揮文書檔案的積極作用，這樣才能夠適應現代化檔案管理發展需求，推動企業建設與發展進程。
參考文獻：
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電力系統文書檔案又稱電力管理性檔案，是在電力企業運營過程中產生的，指其辦理完畢、有保存價值的文書轉化而成，在其黨務、行政管理、調度服務等活動中為互相聯系和處理事務等的實際需要，用文字、圖表、電子等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。電力系統文書檔案具有基礎性、前瞻性、規范性、綜合性和服務性，文書和文書檔案管理工作是互相促進、互相聯系、密不可分的工作，主要涉及電力系統行政管理、黨群管理、人事管理、業務管理以及財務管理等方面。
二、加強電力系統文書檔案管理的重要意義
加強電力系統文書檔案管理工作是電力企業提高管理水平、快速健康發展的必然趨勢，是強化電力系統內部管理、提高工作效率的重要體現，是其工作業績和管理水平的歷史記錄和再現，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導單位領導科學決策的重要依據，還是檔案科學管理研究的基石，是衡量電力系統檔案管理水平的高低的關鍵標準之一。電力系統檔案管理是其經營活動中必不可少的管理要素，是電力企業管理中一個重要部分，具體負責日常公務文書的收發、登記、運轉管理、檔案管理與保管等。隨著現代化進程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發展趨勢，成為其最佳技術手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時，開發電力系統文檔信息平臺，能夠及時、動態地查閱電力文書檔案，用于內部員工熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復網上閱覽，在做好政策性、專業性、保密性的同時，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發利用價值。
三、加強電力系統文書檔案管理的對策研究
1、加大法律、法規的宣傳力度，增強電力系統全員文書檔案意識，爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視
加大檔案法律法規的宣傳，提高電力系統法治意識和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案工作規范》等法律法規的力度，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，增強員工的檔案意識，變被動為主動，從而加大開發利用的力度，提高工作效率和經濟效益。領導的支持力度在一定程度上影響了電力系統文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進電力系統內部各部門協調合作的重要一環，為實際的文書檔案研究和服務工作奠定了堅實的基礎。
2、開展繼續教育和終身學習制，全面提高電力系統文書檔案管理人員的業務技術素質，有效提升文書檔案管理水平
電力系統文書檔案管理水平關鍵取決于文書檔案專業人員的素質高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強的檔案意識、扎實的業務功底，還要有較高的服務意識和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質、業務技能的培訓和學習的機會，持續拓寬工作思路和知識面，提供機會加強行業交流與學習的機會，借鑒兄弟單位以及國內外成功的管理經驗，成功打造一支復合型文書檔案人才隊伍，并不斷提升其綜合素質，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎，也是電力系統加大檔案科技進步、提高管理水平、深入開展檔案開發利用的關鍵所在。明確電力系統文書檔案工作人員繼續教育和終身學習制的目的，從目的性、現實性和實效性出發，本著缺什么補什么、“學以致用”的方針，在學習專業知識的同時應注重對相關科學知識的補充和更新。電力系統走向國際化的標志有兩個，一個是電力系統設備的自動化，另一個就是電力業務的網絡化和數據電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負著為電力企業轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任，信息技術的發展以及企業信息化進程的逐步深入，給電力系統文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰，同時更賦予檔案管理巨大的發展機遇。尤其是加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，確保能夠熟練運用現代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而為建設一支高質量的文書檔案隊伍打下堅實的基礎。開展電力系統文書檔案工作人員在職學習的約束、激勵措施，與工資、技術職稱以及管理人才培養、提拔相結合，增強文書檔案工作人員繼續學習的主動性和積極性，不斷更新知識、拓寬視野，用現代化的科學知識、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統文書檔案管理的技能，更好地適應電力系統企業和社會發展的要求，不斷提升電力系統文書檔案管理的水平。
3、建立健全電力系統文書檔案管理的規章制度，不斷創新電力系統文書檔案管理模式
參照國家有關法律制定符合電力系統文書檔案特點的規章制度，做到科學、合理、操作性強，明確各崗位的職責，從文書檔案的組織領導、管理體系、基礎分工、考核標準、激勵約束等均做到有法可依、有章可循，從而有效地控制電力系統文書檔案的形成、整理、歸檔、安全防護、過期銷毀、閱覽許可、綜合利用等，尤其對特殊載體的檔案要采取有效的安全防護措施加以重點保護，切實加強對知識產權和涉及商業秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。創新電力系統文書檔案管理工作，打破傳統的工作模式和思維方式，采用數字化、信息化、網絡化管理，在文書檔案管理實行制度化、規范化、標準化管理的同時，為電力發展提供優質、高效的檔案服務工作。
關鍵詞：電力企業；文書檔案管理；堅持原則
作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網遼寧省電力有限公司大連培訓中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02
文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機關及社會團體、企事業單位，也包括以個人名義出現而代表一定組織的負責人；二是它產生于公務活動，是公務活動實踐的結晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉化而來，這種轉化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規律集中存放而形成文件的組合。
文書檔案管理是企業管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業中的文書檔案一般歸屬于企業黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業文書檔案管理必須堅持的原則進行了闡述。
一、堅持文書檔案管理的保密化原則
文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據國家有關規定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內容涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機密文件——是指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密文件——是指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內部文件——是指內容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內某系統、某單位內部使用的公文。
電力企業文書檔案的秘密級別也可依據以上規定劃分，但絕密文件、機密文件極少，只是秘密文件或大量的內部文件。電力企業把自身的安全穩定當做生存發展的前提，所以電力企業文書檔案管理必須從維護企業的根本利益出發，從維護職工隊伍的穩定局面出發，堅持保密化原則。由于現代科技的發展，現代通信、辦公自動化設備的普及，使泄密渠道增多，高新技術被廣泛運用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內容都面臨著許多挑戰。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現代意識和創新姿態，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發展的步伐，不斷更新保密手段，增強技術防范能力和檢查能力。
堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責任制落實到人。機要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負責部門，這些人員和部門要進一步增強責任意識、大局意識，以促進企業發展為己任，力爭做到保密工作不出現任何紕漏。
但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業中心工作的關系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。
二、堅持文書檔案管理的標準化原則
文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學管理方法。文書檔案管理要堅持標準化原則，或者說文書檔案工作要實行標準化的管理方式。電力企業盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴格執行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質量、概念、設施等，都要實施統一的標準，以求得協調統一的最佳的程序與效益。
文書檔案標準化的內容很多，可以說包羅萬象，其中主要內容包括：專業名詞術語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準、庫房建設標準、制成材料標準以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統計等標準。如：文書來源的標準名稱，可分為對外文件（簡稱發文，是指本單位向外單位包括上級部門發出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內部文件（是指限于本單位內部制定、運行和使用的文件）。按文書的行文關系和行文方向的標準名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領導單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標準是在企業工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準確反映企業工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業職代會工作報告、黨委工作總結、黨委及總經理辦公會議紀要、企業的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當然地列為文書檔案。
文書檔案管理堅持標準化原則，便于應用現代科學技術，提高管理質量和利用價值。
三、堅持文書檔案管理的信息化原則
文書按物質載體大致可分為紙質文件、感光介質文件、磁介質文件、電子文件四種。其中，紙質文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。
在一個相當長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質文件，充其量有少許感光介質文件。而當今是一個信息化高度發達的時代，信息網絡已經鋪天蓋地。由于信息網絡具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優點，而文書檔案中的四種物質載體都可以運行于信息化網絡中，如其中的紙質文件經過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網公布、審閱、批復等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運用于文書檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負擔，而且可以在網絡上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應該清醒地認識到，由于紙質文件具有保存壽命長的優點，具有原始性、真實性、權威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導地位是不可動搖的。
為此，堅持文書檔案信息化的出發點是要堅持管理現代化，也就是文書檔案工作技術現代化，其主要標志是文書檔案工作網絡化，具體應用于檔案的接收、編目、借閱、統計等工作。另外，可采用信息化網絡，增強與現代化技術相配套的文書檔案科學管理方法和組織手段。如紙質文件易磨損，當前許多電力企業將紙質文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質文件得以有效保護。
四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業文書有五個作用：一是指導作用。文書是上級單位對下級單位進行領導與指導的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀要等公文，對下級單位的工作進行具體的指導與領導。這些公文一經發出，下級單位必須執行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規范作用。企業通過公文的法律、法令、法規、規章制度一經制定和生效，必須堅決執行。它們不僅是企業員工的行為準則，也是企業員工進行各項工作、開展各項活動的具體依據。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進行聯系、協調的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達某一方針政策，或針對現實生活中普遍存在的問題或認識偏差，通過啟發誘導，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據作用。各種公文反映了制發單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據。
文書通過收集、選擇、整理而轉化為文書檔案。企業文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業公務活動的查考憑據，是企業管理的必要因素，是生產經營的重要依據，是企業重大活動的反映材料，是宣傳教育職工真實生動的素材，也是企業管理者與領導者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點，就是充分發揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續性、可行性、一貫性。
一、科學化管理措施
1.基于計算機文書檔案管理
隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，從紙質形式轉變為電子資源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理。基于計算機的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。再且，基于計算機的文書檔案處理，使紙質的文書檔案轉變成電子版的文獻信息，加上網絡技術應用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率，這些都是傳統管理方式所無法能及的。同時對文檔進行計算機化處理也是解決文檔分離，實現文檔一體化管理的根本辦法。
2.電子文件的歸檔與接收
檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄.動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用.同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人.數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。
3.電子檔案的存儲與備份
電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式。
4.文檔一體化
長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執行，文書處理和檔案管理的分離由于作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現錯誤，或者出現文書檔案管理程序過于復雜出現，甚至出現難以修改已管理好的個別檔案的復雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。鑒于此，隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正的實施將對文書檔案的科學化管理帶來嶄新的發展空間，將使得文書檔案管理進行一個更加科學，有序的管理階段。
作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
關鍵詞：文書檔案；管理；電子信息化
電子信息化管理是指借助計算機設備及其軟件系統對電子文件進行管理。通過將不同類型的文書檔案存儲于數據庫，賦予不同人員查閱權限，建立基于電子信息化管理系統的文書檔案自動收集、記錄和存儲的管理系統，可為文書檔案信息查詢提供可靠保障。與傳統的紙質文書檔案管理模式相比，文書檔案電子信息化管理不受時空限制，存儲所需空間更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年來，隨著OA辦公系統的日益普及，電子信息化管理發展迅速，文書檔案管理模式發生了很大變革。通過探索新思路、樹立新理念、掌握新方法，有利于進一步提升文書檔案電子信息化管理的能力和水平，促進新時代文書檔案管理體系更加完善、科學。
1文書檔案電子信息化管理的意義
1.1管理效率顯著提升。文書檔案電子信息化管理依托計算機信息技術，以及數據庫管理平臺，實現文書檔案生成、歸檔、管理的自動化，相較于傳統的紙質檔案管理模式，文書檔案電子信息化管理無需手工對紙質文檔進行操作，在檔案信息化管理系統中進行即可，極大地提升了文書檔案管理的效率和效果。1.2信息共享越發便捷。文書檔案電子信息化管理，基于計算機信息系統及設備，對原本紙質的文書檔案進行了電子化文獻信息轉化，隨著網絡信息技術的應用，電子文獻信息可以通過“關鍵詞”等形式進行檢索、查閱，且可以通過計算機網絡技術的應用，實現文書檔案管理系統間的互聯互通，突破了文書檔案管理的時空界限，實現文書檔案電子信息的跨系統、跨區域共享。1.3電子文件保存穩定。紙質文書檔案管理受高溫、高濕、氧化劑等外部環境影響，保存壽命難以與電子文件模式下的電子文件管理相比。隨著電子信息技術的換代更新升級，在存儲、讀取電子文件信息時，可根據系統兼容要求和光盤、磁盤、U盤等不同電子載體特點，實現電子信息的實時存儲、傳輸和讀取，具有較強的安全穩定性。1.4文件傳遞速度更快傳統管理模式下，文書檔案的傳遞速度主要依靠郵政系統、機要郵寄等形式，文件傳輸受距離長短影響較大，給檔案存檔、檢索以及利用等造成極大不便。隨著計算機信息網絡技術的應用，文書檔案電子信息化管理可借助網絡渠道，利用網絡技術進行傳輸，極大地提升了文書檔案傳遞的效率。
2文書檔案電子信息化管理的原則
隨著計算機信息網絡技術在辦公系統中的深入運用，文書檔案管理的方法、范圍以及手段均發生了很大變化，也深刻地影響著文書檔案管理的形態。為使文書檔案電子信息化管理更好地適應社會發展現狀及要求，應堅持三個原則。2.1規范性。所謂規范性，是指文書檔案進行電子化管理應從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進行規范化。應根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關規定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標準等方面，建立規范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規范的流程和要求。2.2效益性。在社會主義市場經濟條件下，應把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應立足文書檔案管理現狀，積極主動地適應新的管理模式對于文書檔案管理的現實要求，始終堅持效益優先的原則，更好地將新的管理模式和管理機制運用于文書檔案管理中，求效益，重服務，更好地發揮文書檔案在體現社會主義巨大政治優勢、滿足經濟建設及社會發展實際需要中的作用。2.3安全性。電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設必不可少的考量因素。應根據文書檔案載體、形態等發生的這種變化，采取切實有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計算機等電子設備形成，并且隨著電子設備系統的更新升級，電子文件的存儲環境發生深刻變化，電子文件管理要積極適應這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應確保電子文書檔案管理網絡軟件系統的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統行文、收集、管理和歸檔，應防止網絡環境下的黑客、病毒等構成的電子文書檔案管理系統的安全威脅，積極構建新的檔案安全存儲、管理和利用網絡平臺，強化安全防護措施，確保電子文書檔案安全。
3文書檔案電子信息化管理存在的主要問題
3.1管理體系不夠完善。隨著辦公OA系統等電子信息化管理系統在日常辦公中的普及，電子文書“雙軌制”管理模式逐漸朝著“單軌制”轉變，但從實際應用來看，文書檔案管理系統與辦公系統應用管理不夠完善，相關的電子文書檔案收集、存儲、鑒定、利用，以及管理等方面的體系還不夠完善。3.2管理媒介不夠全面。電子信息化系統在后期的運行過程中，無論是軟件系統還是硬件設備均需要長期進行同步升級、改造，尤其是隨著大數據、云計算、云存儲技術的應用，電子信息技術系統所管理的文書檔案及所要處理的對象不同、要求不同，無論是存儲媒介還是利用媒介等都有待進一步完善。3.3管理系統銜接不暢。文書檔案電子信息化管理系統銜接不暢：一是人員銜接不暢，表現在文書起草、管理者與檔案管理者缺乏必要的溝通，歸檔文書常常不符合歸檔標準和要求；二是辦公系統與檔案管理系統之間銜接不暢，電子文書難以直接實現存儲和歸檔。3.4管理路徑不夠適配。電子信息技術應用于文書檔案管理，能夠實現不同密級文書檔案的即時識別、即時存儲，但從當前電子信息化管理現狀來看，電子信息技術還不具備這一功能，還需要檔案工作者進行識別，文書檔案信息分辨還存在精準性不高等問題。
4文書檔案電子信息化管理的措施
4.1不斷完善管理體系。文書檔案電子信息化管理體系的完善應從三個方面入手。4.1.1完善檔案管理制度。根據《檔案法》《保密法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規，結合文書檔案管理實際，建立電子文書檔案全生命周期管理各項規章制度。4.1.2完善檔案管理人員配置。根據文書檔案電子信息化管理的實際需要，為檔案管理崗位配置專業化、復合型檔案管理人才。4.1.3完善系統結構。根據辦公OA系統應用實際，建立與辦公OA系統相適配的檔案管理接口，保證系統功能的可擴展性，滿足后期電子文書檔案信息化升級的實際需要。4.2及時升級管理媒介。文書檔案電子信息化管理需要借助各種媒介，應根據文書檔案信息化管理實際需要，及時做好媒介系統升級。一方面，做好文書檔案數據庫升級管理。可選用SQLServer架構建設不同保密等級的數據庫，并對其進行編號，實現基于不同保密等級的特定數據庫管理。另一方面，升級服務器。針對機關企事業單位文書檔案數量越來越多，不同文書檔案類型查詢頻率、程序不同，可將虛擬服務器與物理服務器相結合，其中，虛擬服務器重點處理檢索、查閱頻率高的信息，而物理服務器則重點做好保密等級高、查閱頻率低的檔案持存儲、檢索和利用。此外，積極應用“兩微一端”新媒體平臺做好電子文書檔案的查詢、利用，提升文書檔案電子信息化管理效率。4.3確保管理系統銜接。管理系統的銜接主要包括兩個方面：一是人的銜接。機關企事業單位檔案工作者應增強工作的主動性，提前介入，建立基于文書全生命周期質量管理，與文書起草等部門做好對接，提升文書檔案質量。二是系統銜接。積極構建基于辦公OA系統與檔案管理系統相銜接、暢通的檔案管理體制機制，使文書處理部門利用現代辦公系統和辦公軟件時，充分了解和遵守檔案管理規章制度，嚴格按照電子信息系統的設置和要求，做好文書檔案電子化收集、存儲、查詢和利用等項工作。4.4做好管理路徑適配。從文書檔案電子信息系統的運行模式、檔案人員的業務素養等方面，確保文書檔案電子信息化管理路徑的適配性。一方面，從事文書處理工作人員應熟練掌握電子信息系統的操作流程、方法，確保嚴格按照系統要求管理文書檔案，相關參數規范、科學。另一方面，檔案從業者以及文書管理者應掌握一定的計算機信息技術、檔案理論知識和公文辦理常識等，提升自身綜合業務素養。
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關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。
（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網絡環境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“雙套制”，即紙介質與磁光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質的檔案內容存在。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當長的一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，多種介質并存的狀況將長期存在。
