時(shí)間：2023-05-30 09:15:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的成果，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理
醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。所以，加強(qiáng)對這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對檔案工作重要性的認(rèn)識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。
1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識
加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認(rèn)識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認(rèn)識，才能使檔案工作順利開展。
2 重視檔案的利用
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。
3 健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實(shí)檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
1 高校科研檔案管理實(shí)施模式研究
1.1 統(tǒng)一管理制度。在保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)以及促進(jìn)教學(xué)研究檔案開發(fā)的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統(tǒng)一的管理制度是現(xiàn)階段提升高校檔案管理質(zhì)量的有效途徑。第一，統(tǒng)一高校科研檔案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產(chǎn)權(quán)問題進(jìn)行及時(shí)記錄與轉(zhuǎn)讓，同時(shí)這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關(guān)聯(lián)，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現(xiàn)。第三，對于知識產(chǎn)權(quán)問題的及時(shí)記錄與保存在有效保護(hù)高校檔案信息與資料的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化開展，這對檔案管理工作質(zhì)量也是一種保證。第四，統(tǒng)一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識的體現(xiàn)，這對相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時(shí)記錄，這一真實(shí)運(yùn)行軌跡有著不可忽視的歷史價(jià)值，同時(shí)也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護(hù)機(jī)制的構(gòu)建就顯得尤為重要。
1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現(xiàn)必要的檔案管理責(zé)任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責(zé)任制度的集中體現(xiàn)，這一管理制度也是基于對知識產(chǎn)權(quán)的有效保護(hù)，其基本內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：①計(jì)劃任務(wù)的傳達(dá)以及科研文件的歸檔必須同步實(shí)施；②計(jì)劃任務(wù)的查詢以及相關(guān)科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗(yàn)收以及相關(guān)課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報(bào)資料登記方面也需要表現(xiàn)出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導(dǎo)下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進(jìn)行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實(shí)際運(yùn)行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強(qiáng)自身宣傳工作的同時(shí)也需要切實(shí)保障自身科研資源的完整性，促進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)問題的有效解決。
1.3 物質(zhì)獎勵與精神獎勵并舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應(yīng)必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進(jìn)行定期的課題質(zhì)量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質(zhì)獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高校科研檔案管理秩序的個(gè)人或是集體也應(yīng)對其追究相關(guān)事件責(zé)任，并給予適當(dāng)?shù)呐u以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻(xiàn)以及取得較大進(jìn)步的科研人員作出表揚(yáng)以及物質(zhì)獎勵。物質(zhì)獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進(jìn)高校科研檔案管理工作不斷得到優(yōu)化，同時(shí)也能針對其中存在的問題給予及時(shí)糾正，做到獎懲分明，促進(jìn)科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優(yōu)化與完善。
1.4 人才隊(duì)伍管理與建設(shè)。基于知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的管理核心已經(jīng)成為當(dāng)前高校科研檔案管理的主要發(fā)展趨勢，而其中專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)與管理問題直接關(guān)系到高校科研檔案管理的質(zhì)量，是體現(xiàn)科技元素以及時(shí)展對于檔案管理重要促進(jìn)作用的主要方面。在這樣的發(fā)展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應(yīng)該重視對人才的培養(yǎng)，提升專門科研檔案管理人員的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，樹立以人為本的管理理念，促進(jìn)科技手段在科研檔案管理中的有效運(yùn)用。傳統(tǒng)科研檔案管理模式過分注重對人員專業(yè)知識與技能的培養(yǎng)，而忽視了服務(wù)性本質(zhì)在科研管理工作中的體現(xiàn)，這與當(dāng)前終身教育的思想顯然是不相適應(yīng)的。因此，只有不斷強(qiáng)化高校科研檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，才能更好地促進(jìn)檔案管理模式的構(gòu)建。
2 高校科研檔案管理的利用途徑
2.1 實(shí)現(xiàn)高校科研檔案管理的多渠道開發(fā)。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統(tǒng)的有效運(yùn)用，而這一信息管理系統(tǒng)不僅包括了相關(guān)信息的處理與加工過程，同時(shí)也在輸出和利用方面實(shí)現(xiàn)對檔案信息的及時(shí)編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發(fā)的主要環(huán)節(jié)，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統(tǒng)框架，而這些功能在現(xiàn)階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現(xiàn)代化信息檢索系統(tǒng)的建立對于當(dāng)前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是系統(tǒng)功能的呈現(xiàn)過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)通訊手段在高校科研檔案管理中的應(yīng)用還是對高校現(xiàn)有檢索系統(tǒng)的有效更新，通過網(wǎng)絡(luò)信息的使用來合理促進(jìn)檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實(shí)現(xiàn)對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強(qiáng)化圖書情報(bào)與高校科研檔案管理之間的聯(lián)系，在高檔設(shè)備使用方面解決科研檔案管理過程中的經(jīng)費(fèi)不足問題，這也是現(xiàn)代化制度與體系在高校科研檔案管理工作中的有效體現(xiàn)。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將辦公自動化內(nèi)容移入高校科研檔案管理工作當(dāng)中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統(tǒng)的完善對于檔案資料的開發(fā)與利用也勢必產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。
2.2 重視高校科研檔案管理過程中的法制建設(shè)。社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這一新問題的出現(xiàn)使得法制建設(shè)問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高校科研檔案管理在實(shí)施監(jiān)管過程中應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對科研成果及商業(yè)秘密的安全保護(hù)，通過各種法律手段的運(yùn)用來突出法制建設(shè)對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產(chǎn)權(quán)問題是高校科研檔案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產(chǎn)業(yè)管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現(xiàn)科研檔案管理價(jià)值的重要方面，同時(shí)也是體現(xiàn)科研檔案管理市場化格局形成的有效依據(jù)。法制建設(shè)的核心在于從信息市場的構(gòu)建方面體現(xiàn)高校科研檔案管理的優(yōu)勢，及時(shí)關(guān)注市場發(fā)展動態(tài)，在促進(jìn)高校科研成果創(chuàng)新的同時(shí)也要關(guān)注科研檔案管理對于高校管理領(lǐng)域的重要指導(dǎo)作用。
2.3 在反饋機(jī)制中突出高校科研檔案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機(jī)制的構(gòu)建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現(xiàn)。從高校科研檔案信息管理的側(cè)重點(diǎn)出發(fā)，不同信息反饋機(jī)制的構(gòu)建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價(jià)值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關(guān)檔案管理制度的構(gòu)建都在一定程度上促進(jìn)了高校科研檔案管理工作中反饋機(jī)制的有效構(gòu)建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機(jī)制的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機(jī)制的構(gòu)建才能從根本上促進(jìn)高校科研檔案管理工作的有效開展。從反饋機(jī)制當(dāng)中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進(jìn)行必要的分析與數(shù)據(jù)調(diào)查，這是高校自身管理機(jī)制的優(yōu)化過程，同時(shí)也是其整合與實(shí)踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現(xiàn)。
2.4 從配套設(shè)施方面促進(jìn)科技手段的融入。當(dāng)前高校科研檔案管理工作中對于先進(jìn)科學(xué)方法的掌握顯得不夠到位，現(xiàn)代化檔案管理配套設(shè)施并沒有在高校科研檔案管理中發(fā)揮重要作用，這就需要高校科研檔案管理工作能夠從配套設(shè)施建設(shè)方面突出檔案管理工作與現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段的有效融合，切實(shí)提高科研檔案管理工作的質(zhì)量與效率。第一，檔案信息資源當(dāng)中檢索工具的使用能夠最大限度體現(xiàn)高校科研檔案管理工作中的科技元素，信息編制過程的完成、檔案信息的檢索等都是體現(xiàn)科技手段的重要方面。各種檢索工具的使用，像全引目錄或著錄卡片使用等，都是技術(shù)手段在檔案管理工作中的有效運(yùn)用。第二，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展也為檔案資料的搜集與整體提供了便捷途徑，電子檔案的建立或是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)輔助檔案管理工作的開展都使得高校科研檔案管理工作的開展在彰顯自身信息化發(fā)展趨勢的同時(shí)也表現(xiàn)出一定的智能化特征，這是數(shù)字化處理方式對于高校科研檔案管理工作的積極影響。
【關(guān)鍵詞】科研檔案；管理；科研工作；創(chuàng)新
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項(xiàng)重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實(shí)施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時(shí)，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動。但是，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計(jì)等方面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時(shí)期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強(qiáng)科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點(diǎn)
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動具有一定的規(guī)律性，它的進(jìn)行是一個(gè)環(huán)節(jié)接著一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。科研檔案其中包括科研計(jì)劃、依照科研計(jì)劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項(xiàng)目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學(xué)，也包含人文科學(xué)。科研材料中包含了不同科學(xué)的內(nèi)容，對各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)，具有很強(qiáng)的科學(xué)性。科研檔案材料要對這些科學(xué)規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學(xué)科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點(diǎn)。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料。現(xiàn)階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料。科研檔案系統(tǒng)中對總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計(jì)算數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問題、進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識，常用三色筆進(jìn)行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動方面只能進(jìn)行復(fù)印處理，在復(fù)印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識創(chuàng)新
隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強(qiáng)管理的現(xiàn)代化意識，實(shí)現(xiàn)意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)需要加強(qiáng)三個(gè)方面的意識。
3.1.1加強(qiáng)創(chuàng)新意識
加強(qiáng)創(chuàng)新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實(shí)事求是，科學(xué)思想指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)對不合時(shí)展觀念、做法的摒棄。同時(shí)，要加強(qiáng)對科技的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過實(shí)踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)和方法，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強(qiáng)管理意識，建立科研檔案管理的長期實(shí)行機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心和熱情。
3.1.2加強(qiáng)服務(wù)意識
服務(wù)意識是科研檔案管理的一個(gè)重要方面，因?yàn)椋蒲袡n案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務(wù)意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規(guī)律、特點(diǎn)、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理對經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強(qiáng)服務(wù)的積極主動性，改變原有單一、被動的服務(wù)形式，形成主動、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢。
3.1.3加強(qiáng)利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標(biāo)之一，要不斷加強(qiáng)檔案的利用，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟(jì)、社會等效益。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案利用。其次，要加強(qiáng)科研檔案的信息開發(fā)，將科研檔案信息開發(fā)和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求結(jié)合，實(shí)現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
3.2.1實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來處理科研檔案管理中的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強(qiáng)系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理
實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的科研檔案工作管理首先要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學(xué)管理制定不同時(shí)期的規(guī)劃，加強(qiáng)現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)模化提供保障。
3.3機(jī)制創(chuàng)新
隨著改革開放的進(jìn)行以及社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強(qiáng)其法律機(jī)制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國法律建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時(shí)，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強(qiáng)科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實(shí)效性等特點(diǎn)，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點(diǎn)，有關(guān)人員和部門要加強(qiáng)機(jī)制的創(chuàng)新。因?yàn)椋蒲袡n案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等特點(diǎn)是科研管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門要在充分進(jìn)行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)制度的建立來實(shí)現(xiàn)科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，保障一切人員按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行工作，對科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個(gè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，及時(shí)在工作中實(shí)現(xiàn)分類、記錄、復(fù)制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動的主體，對科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強(qiáng)科研檔案管理人才的積極性和主動性，提升科研檔案管理人才的能力。同時(shí)，隨著科技進(jìn)步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實(shí)現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進(jìn)一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識、富有創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn)的科研檔案管理隊(duì)伍。基于很多科研檔案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對現(xiàn)代化科研檔案管理認(rèn)識、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題，需要加強(qiáng)科研檔案管理人員的素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進(jìn)我國科研檔案管理工作的發(fā)展。新時(shí)代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識和簡單的計(jì)算機(jī)操作，還要通過建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等，并要會使用復(fù)印、光盤儲存、計(jì)算機(jī)檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點(diǎn)，要求培養(yǎng)具有多學(xué)科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識和技能學(xué)習(xí)能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導(dǎo)向的培訓(xùn)機(jī)制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊(duì)伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個(gè)不斷探索的過程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動上積極主動，在實(shí)踐中開拓創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻(xiàn)】
［1］龐尊麗.關(guān)于新時(shí)期基層檔案管理模式的思考[J].檔案天地,2011(05)．
關(guān)鍵詞：林業(yè)科研事業(yè)單位；會計(jì)檔案管理；信息化建設(shè)；研究
檔案是在日常的林業(yè)科研活動中的過程記錄，它經(jīng)過有系統(tǒng)的整理形成具有一定格式風(fēng)格的文本，它是各種科研活動課題的文圖、字表以及音效和數(shù)據(jù)的集合體。它體現(xiàn)了日常科研活動的經(jīng)過和成果，是我們林業(yè)科研的儲存和存在的形式，它是其創(chuàng)造力和勞動成果的象征，在項(xiàng)目申報(bào)中，它也起著重要的作用。
1 提高會計(jì)檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感
1.1 職業(yè)認(rèn)同感的重要性研究
會計(jì)人員是日常科研事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中的核心存在，然而人是一種具有惰性和腐性的動物，即使是在林業(yè)研究院這樣的事業(yè)單位里，人為因素也會是影響日常檔管理的重要原因之一。檔案管理是一門持續(xù)性、專業(yè)性都很強(qiáng)的工作，它需要管理人具有高度職的職業(yè)認(rèn)同感。職業(yè)認(rèn)同感是各種職業(yè)道德精神的集合體，它包括積極向上的工作精神、豐富扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識、開闊的視野、廉潔保密的職業(yè)道德觀。只有具有專業(yè)知識豐富、視野開闊、綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人員才能勝任豐富多變的檔案會計(jì)記錄工作。因此提高檔案管理人員的對該職業(yè)的職業(yè)認(rèn)同感顯然特別重要。
1.2 加強(qiáng)會計(jì)人員的職業(yè)道德建設(shè)
提高管理人員的職業(yè)認(rèn)同感，建立良好的會計(jì)檔案管理環(huán)境會是長期并且有效的措施。“近朱與近墨”的選擇只是一念之間，但對未來的發(fā)展卻影響深遠(yuǎn)。要建立好的職業(yè)環(huán)境，加強(qiáng)管理人員對本職業(yè)的認(rèn)同感，還需從高級管理層入手。作為高級管理階層來說，樹立其核心職業(yè)道德作風(fēng)是非常重要的，因?yàn)檫@將是整個(gè)團(tuán)隊(duì)核心價(jià)值的初步體現(xiàn)。良好的工作環(huán)境氛圍不是一天建成的，但相信有了“源頭活水”后，經(jīng)過后期的職業(yè)培訓(xùn)和不斷實(shí)踐，會使這個(gè)整個(gè)會計(jì)團(tuán)隊(duì)的工作氛圍得到很大的改善和提高，而檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感將在此過程中逐步形成。
2 林業(yè)科研事業(yè)單位探索會計(jì)檔案制度管理的新方向
2.1 科研會計(jì)檔案的功能性
科研會計(jì)檔案有別與一般的檔案管理，它對準(zhǔn)確度和邏輯性有較高的要求。檔案編錄制度是一種更高層次的制度管理，它引導(dǎo)著未來科研檔案管理技術(shù)的發(fā)展方向。在日常的實(shí)踐中，會計(jì)人員一般會通過對已經(jīng)形成檔案記錄的文件進(jìn)行分析和解讀，并在此過程后把相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和上報(bào)。在達(dá)到了經(jīng)驗(yàn)累積后，會計(jì)人員和林業(yè)科研人員會更加有機(jī)的結(jié)合起來，并更加有自信的踏入更加廣闊且具有未知性探索的科研方面上來。眾所周知，作為科研之基礎(chǔ)的檔案管理，會大大縮短研究、探索及準(zhǔn)備的周期，因此我們需要把檔案管理制度提到一個(gè)很高的層次。
2.2 從核心出發(fā)探索檔案管理的新方向
當(dāng)然從領(lǐng)導(dǎo)階層來看，要看清楚檔案管理制度的重要性，不要只專心于林業(yè)科研的探索、完成工作式的檔案記錄，而忘卻了系統(tǒng)性會計(jì)檔案管理對整個(gè)科研成果的巨大影響力。良好的檔案管理制度是保障科研成果的重要防線，從重視科研檔案管理制度出發(fā)，逐步探索可行有效的科研檔案管理制度顯然是重中之重的事。
為了讓相關(guān)的信息更好的服務(wù)于各部門，作為檔案工作的管理者需要熟知檔案管理工作的大方向工作狀態(tài)，并針對各部門特點(diǎn)和意見進(jìn)行有機(jī)的整改和規(guī)劃。在各方面都比較成熟后，檔案管理人員應(yīng)該定期對可以檔案進(jìn)行二次或者多次信息加工和整理，充分利用好這些具有較高參考價(jià)值的科研內(nèi)容，并匯總成一件又一件具有參考和指導(dǎo)價(jià)值的科研成果。當(dāng)然除了文本記錄外，多媒體的融入，3DMAX模型的有效植入也會越來越豐富檔案記入類型，并達(dá)到形象宣傳、提高管理效率和利用率的目的。
3 增強(qiáng)林業(yè)科研檔案管理的法制意識建設(shè)
3.1 建立科學(xué)的歸檔記錄
檔案會計(jì)管理人員的法制意識本屬職業(yè)道德那一個(gè)板塊，但由于它具有極高的重要性和特殊性，于是我們把這個(gè)板塊剝離出來講。法制意識可謂是整個(gè)科研板塊的核心，無論是科研工作者還是檔案管理的會計(jì)人員，都應(yīng)該增強(qiáng)法律意識，充分認(rèn)識其在科研管理中的決定性地位。為了保證科研成果的完整度，必須杜絕部分科研人員“私吞”科研成果或者是會計(jì)人員私自出售科研成果的現(xiàn)象。雖然對于很多科研人員來說，這部分的科研材料是自己嘔心瀝血之作，但從整個(gè)大局來看，這些成果并沒有個(gè)人的專屬權(quán)。一個(gè)人的背離注定會引發(fā)整個(gè)團(tuán)體研究成果的混亂甚至丟失，因此在法制意識的建設(shè)中，必須一再強(qiáng)調(diào)科研成果統(tǒng)一歸檔的重要性，也必須讓每個(gè)工作者按照規(guī)定的交檔部門歸檔，并做好相關(guān)的記錄。
3.2 做好檔案管理的保密工作
做好檔案管理的工作，完善檔案管理制度是整個(gè)科研團(tuán)隊(duì)能夠良好持續(xù)問題的重要保障。林業(yè)科研檔案作為整個(gè)科研活動中的真實(shí)記錄材料，它不僅是我國科學(xué)技術(shù)的儲備形式，也是一項(xiàng)重要的信息資源。在其過程中，會計(jì)是檔案管理的重要部分。它的安全關(guān)系到企業(yè)乃至國家經(jīng)濟(jì)好壞的發(fā)展。現(xiàn)在這個(gè)社會是個(gè)信息化高度發(fā)展的時(shí)代，無論是境內(nèi)或者境外，各種間諜屢見不鮮，最近更是呈高發(fā)狀態(tài)。因此做好檔案管理的保密工作必須放在法制意識建設(shè)的重頭來講，第一，各級領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員必須充分認(rèn)識檔案保密工作的重要性和嚴(yán)重性，加強(qiáng)其法制意識宣傳和建設(shè)必不可少。除此之外，建立有效的檔案監(jiān)管部門也是非常有必要的。在日常的科研檔案監(jiān)管中，發(fā)現(xiàn)有異常情況者必須要做到有效的監(jiān)管和監(jiān)控，在掌握好有效證據(jù)并在科研成果沒有被更大的被泄露前，對其進(jìn)行依法審查和上報(bào)，絕不姑息。
4 促進(jìn)會計(jì)管理檔案的信息化進(jìn)程
最后我們來談的是檔案的信息化管理。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理的信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以其強(qiáng)大的查詢職能正在改變和取代傳統(tǒng)的檔案保管方式。在以往的科研檔案管理中，占用空間大、管理成本高成了最大的特點(diǎn)。當(dāng)然除此之外，由于長時(shí)間的保管，檔案會變得越來越容易被損壞，如發(fā)黃變脆變爛之類的。而在檔案在經(jīng)過信息數(shù)字化建設(shè)后，它將變得更有效的被查詢，在經(jīng)過有效的原本保存下，它不會出現(xiàn)歷史性與毀滅性的材料破損或者喪失現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理的眾多不利因素已經(jīng)嚴(yán)重影響到科研檔案的完整性和準(zhǔn)確性，所以說檔案管理的信息化建設(shè)已迫在眉睫。新時(shí)代的今天是個(gè)多媒體信息普及化的時(shí)代，電腦信息數(shù)字的建設(shè)已經(jīng)深入到了社會的各個(gè)地方，而檔案的發(fā)展方向必然將和電腦數(shù)字信息化相結(jié)合起來。多媒體等各種媒介的融入將會是這個(gè)時(shí)代數(shù)字信息化的亮點(diǎn)，因此促進(jìn)檔案的信息化還需結(jié)合當(dāng)前信息化特點(diǎn)，把傳統(tǒng)的信息化建設(shè)和新型多媒體媒介相融合，從而更有特色更高效的為其它部門服務(wù)。
從傳統(tǒng)的手抄寫印刷類檔案管理過程中，需要逐步的發(fā)展和邁進(jìn)。在大體上看非常重要的一點(diǎn)就是大方向的硬軟實(shí)力的長遠(yuǎn)規(guī)劃，建立與當(dāng)前社會形態(tài)有效結(jié)合的檔案記錄和管理形態(tài)。在長遠(yuǎn)的規(guī)劃中結(jié)合當(dāng)前情況分布走是特別需要注意的。不同的林業(yè)事業(yè)單位有著不同的內(nèi)部狀態(tài)，而結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)實(shí)的情況合理分配發(fā)展的特點(diǎn)會是整個(gè)科研單位最有效提高檔案管理改革進(jìn)程的措施。21世紀(jì)是一個(gè)不斷發(fā)展與創(chuàng)新的時(shí)代，21世紀(jì)是一個(gè)人才爭鋒和合作的時(shí)代，林業(yè)科研事業(yè)單位會計(jì)檔案管理作為科研事業(yè)檔案管理其中一種類型，它在農(nóng)林發(fā)展與規(guī)劃中具有重要的意義，然而這項(xiàng)工作也是復(fù)雜和持續(xù)多變的，我們還有很長的路要走。
學(xué)科建設(shè)是實(shí)現(xiàn)科研及社會能力水平提升的重要條件及基礎(chǔ)，而科研則是學(xué)科建設(shè)的核心，因此，強(qiáng)化科研是非常必要的。而科研檔案是獲取科研資料、記錄科研活動的重要途徑，是科技工作者智慧的結(jié)晶和寶貴財(cái)富。由此而知，科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的管理科學(xué)檔案，才能更好地發(fā)掘科研檔案的內(nèi)在價(jià)值，全面提升科研水平，更好地推動學(xué)科建設(shè)及發(fā)展。
1 科研檔案管理含義及意義
1.1 含義
科研工作進(jìn)行中，科研檔案是其中形成的最具價(jià)值的資料及科學(xué)儲備。而科研檔案則是科學(xué)管理中最重要的組成部分，是對科研成果資料的科學(xué)整理及利用。科研檔案管理包含了歸類、整理、移交、管理及應(yīng)用等主要內(nèi)容[1]。歸類，是指對各類材料的區(qū)分及規(guī)范；整理，是指對材料的目錄編寫、成卷整理；移交，是指將檔案移交至管理部門保管；管理，是指針對檔案進(jìn)行有效處理，實(shí)現(xiàn)保密化存儲并形成統(tǒng)一性系統(tǒng)化的流程。科研檔案的管理，以科學(xué)化管理、實(shí)踐應(yīng)用為主要目的，這也是科研檔案的價(jià)值所在。
1.2 意義
科研活動進(jìn)行中，科研檔案是不容忽視的重要組成部分，在經(jīng)過技術(shù)整理后而形成的具有保存價(jià)值的資料，是科研項(xiàng)目成果最真實(shí)的反饋及水平體現(xiàn)。科研檔案工作的順利開展，科研成果形成、申報(bào)、管理、開發(fā)都是重要環(huán)節(jié)，對于科研持續(xù)性發(fā)展具有重要作用。科研檔案記錄了科研開展的過程，是最真實(shí)的歷史記錄，具有很高的文獻(xiàn)分析研究價(jià)值，因此科研檔案管理必須具備較高的科學(xué)性及規(guī)范性，這樣才能實(shí)現(xiàn)更高的系統(tǒng)規(guī)范化。
2 科研檔案在科研成果申報(bào)及學(xué)科建設(shè)發(fā)展中的作用
2.1 科研成果申報(bào)中的作用
科研事業(yè)的發(fā)展推動了社會的進(jìn)步，而科研檔案就是科研事業(yè)發(fā)展歷程及成果的匯集，其中涵蓋了大量的技術(shù)理論及方法，是眾多技術(shù)人員智慧的匯聚，不僅為科研人員取得成果提供信息保障及支持，也為科研人員確定科研課題、申報(bào)成果提供必需的借鑒及幫助，是全面提升科研工作效率、促進(jìn)學(xué)科發(fā)展的重要保障和依據(jù)。
2.1.1 科研檔案對科研成果的形成和提高有指導(dǎo)價(jià)值
科研成果的獲得，不是一朝一夕就可以完成，從科研選題、立項(xiàng)、完成、結(jié)題到成果鑒定[2]，需要3～7年的時(shí)間，其中匯聚了科研人員的多年努力，研究成果在發(fā)表后科研人員還要及時(shí)的進(jìn)行總結(jié)、累計(jì)及后續(xù)研究，才能形成更符合實(shí)際需求的研究成果，實(shí)現(xiàn)智力及物質(zhì)資源效能的發(fā)揮。因此，科研檔案管理工作不容忽視，不僅能為科研管理領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，還能避免重復(fù)性低水平研究，保證人、財(cái)、物資源的充分利用，提高工作水平整體效能。
2.1.2 科研成果申報(bào)
科研成果的申報(bào)，科研人員除了要準(zhǔn)備多種科研檔案資料外，還要做好很多工作總結(jié)及實(shí)驗(yàn)報(bào)告，科研課題立項(xiàng)申報(bào)書、研究實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成果申?笫欏⒀芯抗ぷ髯芙帷⒊曬?申報(bào)證明等都不可缺少。一旦在申請時(shí)少了需要的資料，科研成果申報(bào)工作開展就會受阻，影響最終申報(bào)。除此之外，必須要保證科研申報(bào)成果檔案結(jié)構(gòu)的合理性及有序性，以提高成果申報(bào)的成功率。
2.1.3 科研檔案資料直接影響科研成果申報(bào)
當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)使用普及到眾多領(lǐng)域，這也使得科研成果的申報(bào)效率大大提升。但盡管如此，科研人員也必須重視科研成果申報(bào)書的填寫，因?yàn)槠滟|(zhì)量直接影響成果評審的最終結(jié)果。而科研檔案信息的完整性及準(zhǔn)確性，是成果申報(bào)書填寫的重要依據(jù)和參考。因此，只有保證科研檔案的真實(shí)、完整，才能真實(shí)展現(xiàn)申報(bào)者所表達(dá)成果的創(chuàng)新處及特色處，讓評審專家可以透過申報(bào)書就了解到成果的科學(xué)性、先進(jìn)性及實(shí)用性，提升成果申報(bào)質(zhì)量。
2.2 學(xué)科建設(shè)發(fā)展中的作用
學(xué)科建設(shè)以科研為核心，而科研是以學(xué)科建設(shè)為平臺，兩者相互依存。高水平的科研項(xiàng)目，是建立在學(xué)科建設(shè)基礎(chǔ)上，以其作為起步載體，是實(shí)現(xiàn)學(xué)科發(fā)展和騰飛的重要源泉。只有將高水平的科研課題作為基本，課題研究才能保證高質(zhì)量和高水平，學(xué)科建設(shè)才能順利開展，才會促進(jìn)社會的進(jìn)步。科研建設(shè)獲得的成績往往以科研成果水平得以體現(xiàn)，因此，要取得學(xué)科建設(shè)提升，必須要重視科研成果水平，從科研活動中提高人才及技術(shù)層次，全面提高學(xué)科建設(shè)的層次及學(xué)科保障。
3 科研檔案的開發(fā)和利用
科研檔案，從項(xiàng)目立項(xiàng)到完成所形成的信息記錄，是一套系統(tǒng)化的完整、準(zhǔn)確的信息資源，對于社會發(fā)展具有重要意義。科研檔案不同于文書檔案，除了具備一般檔案的要求外，滿足本單位成果轉(zhuǎn)讓、開發(fā)科研檔案信息資源及提供海量規(guī)范系統(tǒng)化信息服務(wù)，并發(fā)揮科研成果作用也是不可缺少的條件。科技進(jìn)步促進(jìn)著社會的不斷發(fā)展，社會各界對于科研檔案信息的需求也在不斷增多，這就提醒科研部門，對于社會的科研檔案需求也要引其足夠的重視，從全面性、系統(tǒng)性、社會性等多方面發(fā)展科研檔案管理，才能更好地實(shí)現(xiàn)科研檔案的豐富性及實(shí)用性，發(fā)揮出更大的社會及經(jīng)濟(jì)效能。
4 強(qiáng)化科研檔案管理，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)發(fā)展
4.1 深化對科研檔案管理的認(rèn)知，為學(xué)科建設(shè)強(qiáng)化保障
科研管理部門擔(dān)負(fù)著傳播檔案管理知識的重要任務(wù)，要深化對科研檔案管理的認(rèn)識，組織廣大相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法規(guī)實(shí)施細(xì)則》《科學(xué)及時(shí)檔案工作條例》[3]等是非常必要的，可以讓大家掌握檔案管理的內(nèi)容、要求、方法、作用及價(jià)值，深化對檔案管理及學(xué)科發(fā)展之間關(guān)系的認(rèn)識，讓每個(gè)科研人員都可以在認(rèn)識檔案管理工作的同時(shí)，明確檔案建設(shè)方面的權(quán)利及義務(wù)，提升工作水平，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的整體發(fā)展。
4.2 完善科研檔案管理制度建設(shè)，提升為學(xué)科建設(shè)服務(wù)水平
完整性、系統(tǒng)性、安全性、準(zhǔn)確性是科研檔案管理要遵循的統(tǒng)一性原則，管理制度的建設(shè)要以此為基礎(chǔ)，并以各單位檔案信息加工、編制的要求為重要參考進(jìn)行制定，編制必要的檢索工具，編撰簡介、文摘、匯編、手冊、史料等，完善和改進(jìn)服務(wù)方式，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)地做好每一項(xiàng)科研項(xiàng)目的記載。
4.3 全面提升人員素質(zhì)，為優(yōu)質(zhì)化學(xué)科建設(shè)服務(wù)
人是工作開展的核心，承載著知識傳播、科技創(chuàng)新的任務(wù)。檔案管理也離不開高素質(zhì)的管理人員，除了具備良好的政治素質(zhì)外，業(yè)務(wù)素質(zhì)及個(gè)人能力也是必要的。在科研檔案管理的管理中，檔案管理人員除了要對檔案進(jìn)行收集、整理、保管及統(tǒng)計(jì)外，還要肩負(fù)信息資源鑒別、選擇、加工、數(shù)據(jù)處理等工作，制作相關(guān)的數(shù)據(jù)文件等，因此，強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)、拓寬視野是非常必要的，也是服務(wù)號學(xué)科的重要戰(zhàn)略。
(遼寧行政學(xué)院,遼寧沈陽110161)
［摘要］對農(nóng)業(yè)科研信息管理的特點(diǎn)與作用進(jìn)行簡要說明,對農(nóng)業(yè)科研信息管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述,并相應(yīng)地提出了幾點(diǎn)思考,促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的建設(shè),更好地為“三農(nóng)”服務(wù)。
［
關(guān)鍵詞 ］農(nóng)業(yè)；信息；管理
［DOI］10?13939/j?cnki?zgsc?2015?09?165
農(nóng)業(yè)科研成果的研制過程具有周期長的特點(diǎn),有的項(xiàng)目長達(dá)十幾年。農(nóng)業(yè)科研信息檔案就是農(nóng)業(yè)科技工作者在這些長期的農(nóng)業(yè)科研工作中形成歸檔保存的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等形態(tài)的科技資料,承載著農(nóng)業(yè)科技的信息和知識,是農(nóng)業(yè)科研管理的主要組成部分,具有極其珍貴的保存價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值。對農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化建設(shè),既能夠提高農(nóng)業(yè)科研管理工作的效率,又能夠直接反映農(nóng)業(yè)科研學(xué)術(shù)水平,對提升農(nóng)業(yè)科研的創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。
1農(nóng)業(yè)科研信息檔案的特點(diǎn)和作用
1?1農(nóng)業(yè)科研信息檔案的特點(diǎn)
一是綜合性。農(nóng)業(yè)科學(xué)是一個(gè)包括了農(nóng)、林、牧、漁等多專業(yè)、多學(xué)科的綜合性的科學(xué)體系,各個(gè)專業(yè)和學(xué)科之間既相互獨(dú)立,又彼此聯(lián)系。所以,作為記錄各項(xiàng)農(nóng)業(yè)科研情況的農(nóng)業(yè)科研信息檔案必然會內(nèi)容豐富、綜合性很強(qiáng)。
二是專業(yè)性。農(nóng)業(yè)科研信息檔案的最突出的特點(diǎn)之一就是專業(yè)性,這使得它區(qū)別于其他的信息檔案。
三是實(shí)用性。由于農(nóng)業(yè)的生產(chǎn)、科研活動具有極強(qiáng)的繼承性和連續(xù)性,就決定了農(nóng)業(yè)科研信息檔案不同于只能用于歷史查考的一般性檔案。大多數(shù)的農(nóng)業(yè)科研信息檔案都具有現(xiàn)實(shí)的使用價(jià)值。
1?2農(nóng)業(yè)科研信息檔案的作用
一是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步的重要保障。農(nóng)業(yè)科研信息檔案記載著農(nóng)業(yè)科研成果,是促進(jìn)社會生產(chǎn)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。農(nóng)業(yè)科研人員在選擇和確定科研課題之前,通過查閱科研信息檔案中的相關(guān)資料,能夠迅速了解所要研究的課題的背景及科研成果,使得科研項(xiàng)目在研究過程中少走彎路、避免重復(fù)勞動,提高工作效率,創(chuàng)造出新的科研成果,從而有效地推動學(xué)科的進(jìn)步。
二是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化和推廣的重要紐帶：農(nóng)業(yè)科研工作要經(jīng)過研究試驗(yàn)、批量生產(chǎn)和推廣應(yīng)用的一系列過程,由科研成果最終轉(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力。在這整個(gè)的過程中,科研信息檔案起到了重要的紐帶作用,在促進(jìn)我國現(xiàn)代化的農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上起到了不可替代的作用。
三是促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展：農(nóng)業(yè)科研信息檔案是農(nóng)業(yè)科研活動的真實(shí)記錄,是科研成果的重要組成部分和載體。它既能夠驗(yàn)證已有的農(nóng)業(yè)科研成果,也能夠?yàn)楹罄m(xù)的農(nóng)業(yè)科研活動提供借鑒。通過對農(nóng)業(yè)科研信息檔案的合理合法的加以利用,才能更好地促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研活動的進(jìn)步,才能促進(jìn)我國的現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
2農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀
2?1農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理工作體制落后
我國檔案管理系統(tǒng)從屬于行政管理系統(tǒng),管理體制不規(guī)范,各地區(qū)、各行業(yè)沒有統(tǒng)一的、規(guī)范化的管理模式。農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理也不例外,沒有建立健全的管理規(guī)章制度。有些單位沒有按照科研信息檔案工作管理規(guī)范的要求,把科研信息檔案管理納入科研管理工作的環(huán)節(jié)中,在業(yè)務(wù)管理體制上割斷了農(nóng)業(yè)科研管理和農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系,造成農(nóng)業(yè)科研信息檔案和農(nóng)業(yè)科研管理工作嚴(yán)重脫節(jié)。
2?2農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理工作重視不夠
有的科研單位對科研計(jì)劃的落實(shí)非常重視,而對科技文件的形成、積累和作為檔案歸檔保存卻重視不夠,造成了科研信息檔案的流失和不完整。檔案的不完整,造成了借鑒、繼承的無法進(jìn)行,經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)的無從查考,使生產(chǎn)、科研重復(fù)進(jìn)行、重復(fù)建設(shè),造成了很大的浪費(fèi)。
2?3農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理工作信息化開發(fā)程度低
檔案信息化是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必由之路。而不少科研單位很少使用計(jì)算機(jī)管理科研信息檔案,未建立起電子目錄,項(xiàng)目檔案仍停留在手工操作上,更多的是檔案管理僅停留在立卷、保存的一般要求上,必然增加檢索、查閱的難度,影響檔案開發(fā)服務(wù)的效能。
2?4農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高
管理工作人員對農(nóng)業(yè)科技活動中形成的文件材料如何收集、積累、整理、歸檔意識淡薄,造成把關(guān)不嚴(yán)和歸檔不完整。或者身兼數(shù)職、缺乏工作積極性、創(chuàng)造性,難以適應(yīng)新形勢下科研信息檔案管理工作的需要。
3農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考
3?1健全農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理體制
根據(jù)檔案法的要求,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,及時(shí)更新不適合的規(guī)定,建立健全嚴(yán)格的管理體制,完善各項(xiàng)管理制度,建立新的管理機(jī)制。使農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制度,真正做到有“制”可依,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化的現(xiàn)代化管理。
3?2提高重視程度改善基礎(chǔ)設(shè)施
各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理給予足夠的重視,加大科研信息檔案管理工作的力度。通過多種渠道爭取經(jīng)費(fèi),改善農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,尤其是對信息化建設(shè)的投入,檔案管理信息化是檔案管理工作的發(fā)展必然趨勢,也是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。只有實(shí)現(xiàn)信息化管理,農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的建設(shè)才能夠真正適應(yīng)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)。
3?3加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技人員的檔案意識
要做好農(nóng)業(yè)科研信息檔案的管理工作,農(nóng)業(yè)科技人員的檔案意識和支持是其重要的基礎(chǔ)。在農(nóng)業(yè)科研信息檔案形成的過程中,大部分的科研信息材料都分布在科技人員自己手中,正是這些特點(diǎn)所決定了,要樹立廣大農(nóng)業(yè)科技人員的“無形”資產(chǎn)同“有形”資產(chǎn)同等重要和同等價(jià)值的觀念和意識,使他們重視科研信息檔案的收集、整理、歸檔等工作,從而更好地實(shí)現(xiàn)科研信息檔案的價(jià)值。
3?4提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
農(nóng)業(yè)科研信息檔案的管理人員在科研管理工作中扮演著重要的角色。科研管理工作具有很強(qiáng)的橫向性和綜合性,不再是傳統(tǒng)的意義上日常事務(wù)管理。管理人員不僅要掌握本單位涉及學(xué)科領(lǐng)域的專業(yè)知識,還要不斷拓寬自身的知識領(lǐng)域。既要做專業(yè)的通才,又要做管理的專才；既要為廣大科技人員提供相關(guān)信息服務(wù)和技術(shù)指導(dǎo),又要為農(nóng)業(yè)研究信息做好管理工作。
3?5發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研信息檔案的服務(wù)作用
農(nóng)業(yè)科研信息檔案的利用率的高低是衡量農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理工作的最直接指標(biāo)。農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理的最終目的就是要提供利用,發(fā)揮它的技術(shù)效能和經(jīng)濟(jì)效益。各個(gè)科研信息檔案管理部門在實(shí)現(xiàn)自身檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上,通過信息網(wǎng)絡(luò)將農(nóng)業(yè)科研信息檔案迅速傳播到領(lǐng)導(dǎo)、科技人員、廣大農(nóng)民群眾之中,實(shí)現(xiàn)其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,成為農(nóng)民致富的金鑰匙,領(lǐng)導(dǎo)決策的好參謀。
4結(jié)論
加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理有助于農(nóng)業(yè)科研水平的提高,有利于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化,有利于促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化和農(nóng)業(yè)科研單位科研工作進(jìn)一步深入的開展。充分開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研信息檔案信息資源,為利用者提供完善、健全的檔案信息資源,使之更好地為“三農(nóng)”服務(wù),是當(dāng)前做好科研信息檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿,也是農(nóng)業(yè)科研信息檔案管理者的重要職責(zé)。
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關(guān)鍵詞:建筑設(shè)計(jì)企業(yè);檔案管理;問題;策略
中圖分類號：G353.11文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
引言
在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，科技檔案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，檔案管理員要按照歸檔制度的規(guī)定及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，做到即收即歸，保持其檔案的完整性和準(zhǔn)確性; 其次，在科技檔案的收集，整理，分類，編目中對其已歸檔的檔案應(yīng)該進(jìn)行再次開發(fā)，最大化挖掘這些成果的內(nèi)在價(jià)值，并對已歸檔的檔案資源進(jìn)行再次利用，即按用戶要求及時(shí)準(zhǔn)確的提供所需要的服務(wù)。筆者在檔案管理工作中，將其中有價(jià)值的科技資料充分提供給所需用戶加以利用，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資源的潛在效能，使其體現(xiàn)出更多的價(jià)值，并逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與開發(fā)利用的良性循環(huán)。
1.建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)
建筑工程設(shè)計(jì)檔案是按照基本建筑程序逐漸形成的，有著以下特點(diǎn)：
1.1工程設(shè)計(jì)形成的文件材料和載體是多樣化的，檔案資料內(nèi)容主要為設(shè)計(jì)過程中的文字、圖片、電子數(shù)據(jù)，文件材料有手抄件、打印件、復(fù)印傳真件。建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)完整的建筑設(shè)計(jì)工程過程，這個(gè)過程產(chǎn)生全部檔案資料是與建筑工程設(shè)計(jì)密不可分的。在建筑設(shè)計(jì)過程中，每一個(gè)階段形成的文件材料是與專業(yè)技術(shù)直接相關(guān)的，是專業(yè)活動的記錄，文件資料具有本專業(yè)特點(diǎn)又相互緊密相聯(lián)。
1.2建筑設(shè)計(jì)過程中，根據(jù)不同的設(shè)計(jì)階段所整編的設(shè)計(jì)檔案，如在設(shè)計(jì)前期的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)條件及要求、自然條件勘察報(bào)告；設(shè)計(jì)過程有階段性圖紙：規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案設(shè)計(jì)圖紙、初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖圖紙，資料有：結(jié)構(gòu)計(jì)算書、工程概預(yù)算書、各個(gè)階段報(bào)審的上級單位批文、圖紙審查意見及回復(fù)、設(shè)計(jì)質(zhì)量記錄等檔案。建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的建設(shè)過程，受工程性質(zhì)，重要程度，工程規(guī)模大小，建筑設(shè)計(jì)技術(shù)復(fù)雜程度，經(jīng)濟(jì)狀況，政策導(dǎo)向等因素的影響，其周期長短不同。
2. 建筑設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容
科技檔案的管理是指對科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的一項(xiàng)專門工作，它包括收集，整理，鑒定，保留，統(tǒng)計(jì)和提供利用等多項(xiàng)內(nèi)容。
2.1 項(xiàng)目檔案管理
對于企業(yè)而言，項(xiàng)目檔案直接記錄著該企業(yè)相關(guān)項(xiàng)目的具體設(shè)計(jì)過程，也是設(shè)計(jì)人員具體研究活動和實(shí)際探索過程的真實(shí)記載，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工配合等多方面的技術(shù)資料，如圖紙、圖表、文件材料、計(jì)算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、光盤等進(jìn)行管理，具有專業(yè)性、成套性、階段性、更改性和紀(jì)實(shí)性。
2.2 項(xiàng)目文書管理
建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的項(xiàng)目文書主要涉及該企業(yè)的科研活動記錄，這部分科技檔案主要記錄和存儲建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的整個(gè)過程及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，涵蓋了一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、階段性總結(jié)、以及課題、成果管理等技術(shù)資料信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。
2.3 項(xiàng)目成果管理
項(xiàng)目成果指的是建筑設(shè)計(jì)部門成果的匯總、成果的相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢、設(shè)計(jì)人員的獲獎專利以及技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。
3. 科技檔案管理存在的主要問題
筆者在日常檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，一些傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不利于檔案資源的綜合開發(fā)和利用，在向設(shè)計(jì)人員提供檔案的再次利用過程中往往會發(fā)現(xiàn)一些亟待解決問題。
3.1 重收集，輕歸檔
對于建筑設(shè)計(jì)類企業(yè)而言，科技檔案資源的價(jià)值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價(jià)值。在傳統(tǒng)管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價(jià)值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導(dǎo)致一些重要的技術(shù)文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價(jià)值。
3.2 重管理，輕建設(shè)
庫存的科技檔案是建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的主要信息庫，其潛在的開發(fā)和應(yīng)用價(jià)值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統(tǒng)性，才能為資源進(jìn)一步開發(fā)利用提供便利。在實(shí)際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強(qiáng)的工程技術(shù)專業(yè)知識或檔案管理理念，導(dǎo)致難以保障歸檔資源的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是一些體現(xiàn)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目來龍去脈的專業(yè)性很強(qiáng)的科技檔案，由于技術(shù)類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項(xiàng)目的技術(shù)過程。不能更好地發(fā)揮再次利用的作用。
3.3 重保存，輕選擇
由于建筑設(shè)計(jì)企業(yè)行業(yè)的特殊性，科技檔案管理人員一般并無機(jī)會親身參與建筑項(xiàng)目的實(shí)際管理，其職責(zé)僅為對接收的檔案資源進(jìn)行管理。而當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束之后，科技檔案管理人員由于對該項(xiàng)目沒有整體觀念，無法選擇應(yīng)該入庫保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導(dǎo)致一部分重要科技檔案沒能及時(shí)移交檔案室，造成一些應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)資料未能及時(shí)入庫，有的甚至出現(xiàn)丟失。或者同一階段的成果出現(xiàn)多個(gè)版本，不能保障再檔案利用的準(zhǔn)確性。
4.加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案管理的對策
4.1 提升科技檔案管理的科學(xué)水平
建筑設(shè)計(jì)部門項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生是與一個(gè)具體項(xiàng)目的執(zhí)行流程息息相關(guān)的，隨著一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，在不同的階段會生成不同的文件，因此檔案管理人員只有通過跟蹤該項(xiàng)目的全部過程，才能夠把項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收過程中獲得研究活動的情況收集完整。建筑設(shè)計(jì)部門的項(xiàng)目檔案是設(shè)計(jì)的軟成果，在項(xiàng)目竣工之后，項(xiàng)目檔案是績效評估的重要依據(jù)和前提，所以提升檔案管理的科學(xué)化水平就顯得至關(guān)重要。應(yīng)該將項(xiàng)目檔案作為整個(gè)項(xiàng)目管理不可或缺的一個(gè)有機(jī)組成部分，通過設(shè)置專門的專職管理崗位、配備專業(yè)的人力資源進(jìn)行管理，以提升其科學(xué)文化水平。應(yīng)該將項(xiàng)目檔案的管理視為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，只有在管理中引入科學(xué)而高效的方法，結(jié)合實(shí)際積極創(chuàng)新，才能最終保證項(xiàng)目整體的綜合效益。
4.2 提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)
要實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)管理，人力資源的綜合素質(zhì)是一個(gè)重要因素，只有高素質(zhì)的檔案管理人員才能夠適應(yīng)科技檔案的可持續(xù)發(fā)展。因此，科技檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，一方面，積極建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際通過各類培訓(xùn)方式提升科技檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們適應(yīng)科技檔案現(xiàn)代化管理的需求; 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專業(yè)的技術(shù)學(xué)習(xí)、多與同行企業(yè)就檔案管理工作方面的工作進(jìn)行技術(shù)交流，開闊他們的視野，鼓勵他們把培訓(xùn)與自學(xué)的方式結(jié)合起來，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。
4.3 完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制
為使檔案管理適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，就必須通過完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制來持續(xù)提升檔案的管理質(zhì)量水平。客觀地講，當(dāng)前不少部門的檔案管理監(jiān)督機(jī)制和責(zé)任機(jī)制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有構(gòu)建起來，難以形成對檔案管理者的嚴(yán)格約束，容易導(dǎo)致科學(xué)化管理水平下降，因此必須采用各種有效措施對檔案管理機(jī)制進(jìn)行合理調(diào)節(jié)。首先應(yīng)抓住人的要素，通過構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，使檔案管理部門所有人員的崗位責(zé)任得到明確。其次應(yīng)制定科學(xué)的檔案管理流程，并組織監(jiān)督其實(shí)施。為了盡可能提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)效益的最大化，就必須構(gòu)建完整的管理機(jī)制對檔案形成和開發(fā)利用的全周期進(jìn)行科學(xué)管理，從而保證其有效使用率。
5.結(jié)語
在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，科技檔案的收集及管理工作是十分重要的，檔案管理做好了，可以最大限度地挖掘該企業(yè)的科技資源，并將它們轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，提升該企業(yè)的核心競爭力，從而逐步構(gòu)建具有較強(qiáng)科技實(shí)力的技術(shù)文檔與數(shù)據(jù)資源; 此外，通過開發(fā)利用建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案信息資源，還能夠促進(jìn)和發(fā)揮該企業(yè)科技成果的經(jīng)濟(jì)效益，使科研成果的保護(hù)力度與開發(fā)利用程度均得到有效的提高。
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關(guān)鍵詞: 新建本科院校 科研檔案 管理
高校科研檔案是高校在科研管理和實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料,是高校科研活動的真實(shí)記錄,在科研工作中發(fā)揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展,科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來越突出。但對于20世紀(jì)末后建立或升格起來的普通本科院校來說,由于本科辦學(xué)歷史不長,科研能力和學(xué)術(shù)水平較低,對科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足,使得科研檔案管理水平滯后,無法保證科研檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問題,探討解決問題的途徑,對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平,發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進(jìn)高校科研工作的發(fā)展。在知識經(jīng)濟(jì)背景下,信息與知識成了發(fā)展的最重要的因素。無論哪個(gè)行業(yè),能否持續(xù)發(fā)展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識,只要擁有足夠的知識,就能夠更快地獲取知識,就會在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識和傳播知識的場所,是教學(xué)科研中心,而高校科研檔案又是教學(xué)、科研知識資源的存儲載體,詳細(xì)記載了高校科研活動的全過程和具體成果,是學(xué)校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果,為學(xué)校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個(gè)意義上說,完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案對科學(xué)研究是必不可少的。
2.有利于促進(jìn)高校科研管理的決策。科研檔案具有依據(jù)憑證的功能,它直接反映了高校科研活動的原貌與進(jìn)步,真實(shí)反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實(shí)力,是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據(jù),實(shí)現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化,促進(jìn)高校科研工作的持續(xù)發(fā)展。
3.有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄科研活動的全過程,更為重要的是也為進(jìn)一步的項(xiàng)目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源,從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎(chǔ)弱、管理意識不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發(fā)展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質(zhì)量及開發(fā)利用。
1.檔案意識薄弱,科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足。為提高競爭力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發(fā)展,檔案意識薄弱,沒有認(rèn)識到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用,使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種環(huán)境影響下,各級領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒有認(rèn)識到科研檔案管理在整個(gè)科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統(tǒng)觀念的影響,部分科研人員認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒有認(rèn)識到自己是科研檔案的主體,只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)及科研成果的發(fā)表、獲獎,認(rèn)為歸檔是檔案管理人員的事,與己無關(guān);或者認(rèn)為在科研過程中形成的材料屬于個(gè)人資源,是否歸檔無關(guān)緊要,擔(dān)心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次,科研管理部門重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評比,追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加,只要科研材料不會影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、評比即可,并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求,從而使得科研人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性,對科研檔案工作的投入不足,重視不夠。
2.歸檔材料質(zhì)量不高,科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高校科研檔案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請書、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、開題報(bào)告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實(shí)驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項(xiàng)目檔案還包括申報(bào)獎勵階段的成果材料、獎勵申報(bào)與審批材料、獲獎材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實(shí)際歸檔中,無論是縱向科研項(xiàng)目,還是橫向科研項(xiàng)目,其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤、光盤、照片、實(shí)物少;復(fù)印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性,使得科研檔案的價(jià)值大打折扣,最終不能有效地開發(fā)和利用科研檔案。
3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責(zé)不明確。目前,新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī),結(jié)合各單位實(shí)際,制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法,堅(jiān)持由科研課題(項(xiàng)目)立卷的制度,再由科研管理部門對項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收,然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實(shí)科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實(shí)際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé),科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán),科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實(shí)際操作上困難重重,科研管理部門、檔案部門之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào),科研管理部門把工作的重點(diǎn)和核心放在立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段,對科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無力監(jiān)管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè),科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。
4.工作意識落后,科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長期以來,高校檔案部門都處于封閉狀態(tài),“藏在深閨人未識”,內(nèi)無動力,外無壓力,工作缺乏競爭和創(chuàng)新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn),專業(yè)性不強(qiáng),業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,對科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確,對歸檔范圍把握不準(zhǔn),再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作,投入到檔案管理的時(shí)間有限,而檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位,難免不影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強(qiáng)新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),提高科研檔案質(zhì)量,針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題,我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科研檔案的管理,充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。
1.增強(qiáng)檔案意識,提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認(rèn)識,以及以這種認(rèn)識為基礎(chǔ)形成的對檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,科研檔案管理水平的提高,增強(qiáng)全校師生檔案意識尤為重要。首先,檔案部門要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容,增強(qiáng)科研人員對科研檔案的責(zé)任意識。其次,學(xué)校檔案部門要利用各種場合和機(jī)會深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識,讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認(rèn)識到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)。再次,檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開發(fā)科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便。“潤物細(xì)無聲”,科研人員逐步認(rèn)識到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用,就不會產(chǎn)生抵觸情緒,反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度,促進(jìn)科研檔案工作的規(guī)范化。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。”《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,并且個(gè)人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”為此,新建本科院校應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關(guān)系,明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責(zé),建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實(shí)。制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題的過程材料的管理,明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式,如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外,還應(yīng)該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項(xiàng)目的驗(yàn)收、成果申報(bào)掛鉤,在課題驗(yàn)收時(shí),要由檔案部門對歸檔材料進(jìn)行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項(xiàng)目驗(yàn)收、報(bào)獎,從而保證科研檔案的質(zhì)量。
3.加強(qiáng)跟蹤收集,實(shí)現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實(shí)際工作中,由于大部分科研人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù),投入到檔案管理的時(shí)間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn),導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此,檔案部門不能只注重移交后的檔案管理,而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn),堅(jiān)持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程,才能真正保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門應(yīng)同科研管理部門、科研項(xiàng)目人員加強(qiáng)聯(lián)系,密切配合,及時(shí)了解和掌握科研課題的整體進(jìn)程,指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個(gè)科研活動中有價(jià)值的文件材料收集齊全,確保科研檔案的質(zhì)量。
重大、重點(diǎn)科研項(xiàng)目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競爭力,爭取到的重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學(xué)校科研能力的歷史見證和進(jìn)一步提升科研能力的基礎(chǔ),又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ),對學(xué)校有重大意義。這些科研項(xiàng)目,往往研究周期長,涉及范圍廣,研究人員多,檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進(jìn)行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔,配備專門的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4.提升檔案管理者綜合素質(zhì),強(qiáng)化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識,還要不斷擴(kuò)展知識領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù),具備科研項(xiàng)目管理知識,熟悉科研項(xiàng)目檔案的來源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì),增強(qiáng)科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識,樹立服務(wù)意識,積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉科研檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動加強(qiáng)與課題組、科研管理部門的溝通協(xié)調(diào),指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。
參考文獻(xiàn):
[1]孫天波.加強(qiáng)地方高校科研檔案管理工作對策[J].重慶三峽學(xué)報(bào)學(xué)報(bào),2008,(4).
[關(guān)鍵詞]檔案管理；規(guī)范科學(xué)；與時(shí)俱進(jìn)
中圖分類號：TM58 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）01-0330-01
高校檔案管理工作要適應(yīng)新的發(fā)展格局，就必須保持檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，選擇性使用現(xiàn)代文明成果。規(guī)范化和科學(xué)化是檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要方法[1]。在我國高校的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作有其重要的作用。對我國高校檔案管理的狀況進(jìn)行分析，參照國內(nèi)外檔案管理成功的經(jīng)驗(yàn)和成果，更新觀念，創(chuàng)新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)，并使該工作步入法制化的進(jìn)程。
1 檔案管理工作的重要意義
高校管理工作應(yīng)包括檔案管理，因?yàn)闄n案管理工作是提升效率和質(zhì)量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發(fā)展的需要，是保持和還原歷史真實(shí)性的重要舉措。評判一個(gè)高校的工作實(shí)績與管理能力的重要依據(jù)之一就是檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。高校檔案是高校發(fā)展進(jìn)程中優(yōu)秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發(fā)展進(jìn)程中教學(xué)與科研情形的原始文獻(xiàn)，對其分析與整理，有助于總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，制定合適的發(fā)展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時(shí)了解整體狀況，適時(shí)調(diào)整管理策略提供依據(jù)，有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定高校的管理水平及教學(xué)和科研成果，為高校橫向合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校管理層認(rèn)真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發(fā)展模式并合理配置該高校資源，這對于該高校立足長遠(yuǎn)發(fā)展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。
2 檔案管理工作的邊緣化危險(xiǎn)
迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)沒有使高校的檔案管理工作得到進(jìn)一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，很多高校檔案管理人員對此也是一知半解，且不具備過硬的檔案管理專業(yè)知識和廣博的其他知識，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業(yè)道德，更談不上任勞任怨、樂于奉獻(xiàn)的精神，檔案管理工作沒有取得顯著成績，不能夠引起高校領(lǐng)導(dǎo)重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致一些高校普遍認(rèn)為檔案管理無用。高校管理層不重視、不關(guān)心檔案管理，檔案管理意識弱化，無法形成重視檔案管理的良好環(huán)境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發(fā)展不協(xié)調(diào)。
3 法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
3.1 依法建立和完善管理制度
檔案管理工作需要法制化，因?yàn)榉ㄖ苹亲龊脵n案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創(chuàng)新。針對檔案種類和載體的特點(diǎn)，應(yīng)用新的管理技術(shù)提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應(yīng)新形勢的發(fā)展，就必須不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識和管理技能。檔案管理應(yīng)以法為本，向著法制化方向發(fā)展。要為高校其他管理工作服務(wù)，使檔案管理工作發(fā)揮相應(yīng)的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國檔案法》制定并實(shí)施，為加強(qiáng)檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據(jù)，為檔案管理工作順利發(fā)展奠定了重要基礎(chǔ)，有效地促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)展。但社會總是不斷進(jìn)步和發(fā)展，有必要在《中華人民共和國檔案法》的框架下，因地制宜地根據(jù)自己的實(shí)際情況，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)制定一套具有區(qū)域特色的檔案管理法規(guī)，使檔案管理依法操作。與此同時(shí)，各高校也應(yīng)健全和完善相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，為高校的建設(shè)和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
3.2 檔案管理應(yīng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展為檔案管理工作提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案管理與先進(jìn)的管理技術(shù)相結(jié)合，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強(qiáng)度大，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對原始文檔的損壞，又可減少手工勞動，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統(tǒng)性和組織化，便于按照不同要求和目的進(jìn)行檢索，快速得到相關(guān)的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護(hù)檔案信息安全，須要制定較為嚴(yán)密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權(quán)限及管理與維護(hù)規(guī)章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責(zé)范圍。管理軟件開發(fā)和利用應(yīng)注意精心設(shè)計(jì)功能和模式，并利用先進(jìn)的信息安全管理技術(shù)，有效合理地識別管理人員身份和權(quán)限。嚴(yán)格管理登錄口令，設(shè)置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進(jìn)行安全性或真實(shí)性核定追蹤。
3.3 檔案管理的目的在于應(yīng)用
高校檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其目的在于檔案的合理有效的應(yīng)用，更好地為社會經(jīng)濟(jì)和政治服務(wù)，更好地為高校的生存和發(fā)展效力。檔案的合理應(yīng)用，便于總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，有利于把握高校經(jīng)濟(jì)活動的運(yùn)行規(guī)律和高校發(fā)展的方向。強(qiáng)化高校檔案管理工作的重點(diǎn)是充分合理有效利用檔案，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為建設(shè)具有區(qū)域特色的高水平的高校服務(wù)。高校檔案是高校生存和發(fā)展的重要的信息資源，高校檔案的合理應(yīng)用是檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的重要途徑。要充分開發(fā)和利用檔案，須要強(qiáng)化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應(yīng)注重及時(shí)編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應(yīng)用合理的管理系統(tǒng)，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時(shí)匯編檔案文件等，以便完整、系統(tǒng)、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對珍貴、重要的檔案文件的管理，用現(xiàn)代管理技術(shù)對珍貴和重要的檔案資料及時(shí)備份，替代原件使用。當(dāng)然，也應(yīng)爭取領(lǐng)導(dǎo)層的支持，合理建設(shè)和使用檔案管理庫房，強(qiáng)化檔案管理的安全措施，盡量降低環(huán)境等自然因素及人為因素對檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創(chuàng)新工作方法，以適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)、政治發(fā)展的需求，以滿足高校自身的生存和發(fā)展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會經(jīng)濟(jì)、政治及高校自身發(fā)展服務(wù)的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理工作本身的發(fā)展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應(yīng)用促發(fā)展，以發(fā)展更好帶動和強(qiáng)化檔案管理工作。
總之，高校檔案管理工作要適應(yīng)社會發(fā)展的需要，滿足高校自身生存和發(fā)展的需求，須要堅(jiān)持科學(xué)而規(guī)范的檔案管理發(fā)展之路。要提升高校管理水平，建設(shè)具有區(qū)域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和法制化，并努力做好檔案的開發(fā)和應(yīng)用，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供必要的決策信息，充分發(fā)揮高校檔案管理工作的重要作用。
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一、科技檔案管理和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的關(guān)系
1．檔案管理是科學(xué)技術(shù)的保存載體。
人們在進(jìn)行科學(xué)活動時(shí)，形成的是關(guān)于科技創(chuàng)新的一系列理論思想，在逐步進(jìn)行實(shí)踐操作后，才能形成最終的科技成果。就科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。對于科技檔案的管理，不僅能夠完整地保存科技成果，而且也能夠確保對科技發(fā)展趨勢的理解。
2．科技檔案管理可以有效保管科技成果。
對科技檔案進(jìn)行有效管理，能夠保證科學(xué)技術(shù)不斷地被積累與分析，從而體現(xiàn)出科技檔案管理對于科技進(jìn)步的促進(jìn)作用。現(xiàn)有的科技成果、文獻(xiàn)等，對科技的進(jìn)一步發(fā)展，具有指導(dǎo)作用。只有不斷對現(xiàn)有文獻(xiàn)資料進(jìn)行解讀、分析，才能夠確保科學(xué)技術(shù)的不斷更新進(jìn)步。
3．科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可以為檔案管理工作提供先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。
隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多成果都被廣泛地運(yùn)用到檔案管理中，其中意義最大的便是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以極大地提高工作效率，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)則使得檔案工作更加方便。最近幾年，智能軟件、二維碼掃描、云儲存等先進(jìn)技術(shù)，也在檔案管理中得到運(yùn)用。
二、科學(xué)技術(shù)發(fā)展與檔案管理在結(jié)合過程中易出現(xiàn)的問題
1．檔案管理意識不強(qiáng)，對科學(xué)技術(shù)不夠重視。
目前，個(gè)別部門缺乏檔案管理意識，對于科技檔案管理的投入不夠，制約了其發(fā)展。我國目前對于科技檔案管理還沒有制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使得地方政府對于這方面的投入不夠主動。由于長期缺乏建設(shè)資金和政策支持，一些地方的檔案管理還處于止步不前的的狀況。
2．對于科技檔案，沒有進(jìn)行及時(shí)更新和處理。
一般情況下，進(jìn)行檔案的建立和管理工作時(shí)，由于工作量較小，結(jié)構(gòu)比較簡單，較容易做好完備的處理。但是隨著時(shí)間的推移，信息不斷地堆積，檔案的更新和管理會變得十分復(fù)雜和繁重，再加上目前科技信息的更新速度十分快，如果沒有做好收集工作，將會出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。
3．現(xiàn)有管理人員素質(zhì)有待提高，專業(yè)人才匱乏。
由于科技檔案管理對于專業(yè)性的要求較高，現(xiàn)有的管理隊(duì)伍普遍缺乏較為扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，對于現(xiàn)代化的操作經(jīng)驗(yàn)不足，管理工作者缺乏創(chuàng)新意識。同時(shí)，由于我國在檔案管理人才方面的教育和儲備起步較晚，新一代能夠達(dá)到要求的人才出現(xiàn)了斷層，人才供給不能滿足需求。
三、實(shí)現(xiàn)科技檔案的高效管理，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步
1．轉(zhuǎn)變觀念，加大對科技檔案管理發(fā)展的重視程度。
首先，國家要對科技檔案建設(shè)有一個(gè)明確的總體規(guī)劃。根據(jù)不同情況進(jìn)行明確的任務(wù)劃分，促使地方轉(zhuǎn)變觀念，加大財(cái)政投入。其次，要做好監(jiān)督管理工作。對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備引進(jìn)、人員培訓(xùn)等工作要進(jìn)行考核評比，激勵相關(guān)部門加強(qiáng)對檔案管理的重視。
2．學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)國家對于檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，引用外國先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備。
對于管理方法，特別是對于管理流程的把控，要多進(jìn)行交流和模擬，進(jìn)行有計(jì)劃、有步驟的分類和歸檔，在查詢這些檔案時(shí)能一目了然。同時(shí)，要建立統(tǒng)一和快捷的登錄系統(tǒng)，這一系統(tǒng)不僅要保障檔案信息的安全，更要使信息的查詢和利用變得高效、方便。
3．建立一個(gè)完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫。
這對于檔案館來說，特別是對要處理海量信息的科技檔案館是十分必要的。就檔案管理而言，從科技信息的原始收集、儲存、整理、檢索、利用做起，再將這些信息輸入數(shù)據(jù)庫，實(shí)行全國聯(lián)網(wǎng)，做到資源共享。這樣能夠充分保障檔案的利用效率，也更有利于信息管理。
4．提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)人才教育。
我國科技檔案管理體制建設(shè)的基本原則是嚴(yán)格按照檔案管理的要求，同時(shí)借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及我國的實(shí)際情況，從而構(gòu)建起科學(xué)合理的科技檔案管理體制機(jī)制。該機(jī)制是一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)主要包括思想意識、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理模式、經(jīng)費(fèi)投入等，為了完善我國科技檔案管理體制，就應(yīng)該將提高意識為主要前提，其次優(yōu)化組織體系與管理模式。我國科技檔案管理體制還存在很多問題：1.檔案管理思想意識比較落后。相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)與工作人員管理意識比較薄弱，只有更好的開發(fā)與利用才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，在現(xiàn)實(shí)工作中有很多部門與工作人員都保持傳統(tǒng)的觀念，往往比較重視紙質(zhì)的檔案而輕視電子檔案。2.運(yùn)行機(jī)制缺乏科學(xué)性。要想使管理制度更好的實(shí)行還需要專業(yè)主管機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。3.科技檔案收集管理難度較大。由于很多科技工作者都擔(dān)心自己的知識產(chǎn)權(quán)受到他人侵害，因此在完成相關(guān)科研項(xiàng)目之后都會將自己的成果據(jù)為已有，同時(shí)檔案工作人員對該領(lǐng)域的知識也比較缺乏，因此檔案管理制度始終得不到落實(shí)。針對以上這些問題，本文就對科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的過程以及完善路徑進(jìn)行詳細(xì)闡述。
2 科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的完善路徑
2.1 樹立新型的科技檔案觀
做好科技檔案工作的前提就是增強(qiáng)檔案意識，國家與各部門可以通過不同方式來加強(qiáng)宣傳教育，不僅要從思想上重視科技檔案，同時(shí)還要將科技檔案歸入到實(shí)際日程中，讓各部門與員工共同進(jìn)步，真正從行動上重視科技檔案工作。在過去，人們提到檔案首先想到的是一種憑證，該憑證是具有一定的法律價(jià)值的，由于不同的檔案應(yīng)用的場合不同所以應(yīng)該形成一套嚴(yán)格的制度，科技檔案有著很強(qiáng)的技術(shù)性其中包含了大量的知識，是國家相關(guān)部門最重要的資產(chǎn)。我國科技領(lǐng)域以及檔案領(lǐng)域正在努力樹立起檔案資產(chǎn)觀念，將此檔案納入到國家資源管理中便于以后檔案的登記、查找等。科技檔案可以通過開發(fā)來實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，而科技檔案管理的最終目標(biāo)也是為了更好的服務(wù)于科技生產(chǎn)、管理方面。在管理過程中要以用戶為中心將全部精力都投入到科技檔案的開發(fā)中，充分滿足不同工作者的需求程度，也使科技檔案得到更好的開發(fā)與利用。目前已經(jīng)將科技檔案開發(fā)利用率作為科技成果評價(jià)最主要的標(biāo)準(zhǔn)之一。對電子檔案的信任可以通過宣傳教育讓人們意識到信息的易變性與識讀性，電子檔案也可以與紙質(zhì)檔案一樣作為證據(jù)被保存下來，因此我國應(yīng)該進(jìn)一步修改完善檔案管理的相關(guān)法律制度，最終驗(yàn)收其成果。
2.2 健全檔案工作制度體系
為了配合我國科技檔案法律制度的貫徹與落實(shí)，國家檔案局以及相關(guān)部門，例如教育部、衛(wèi)生部、城鄉(xiāng)建設(shè)部、農(nóng)業(yè)部、中國氣象局、中國科學(xué)院、國家自然科學(xué)基金委員會以及國家食品藥品監(jiān)督局等等，共同聯(lián)合起來制定或修改各專業(yè)領(lǐng)域的規(guī)章制度。科技檔案是科技管理的重要產(chǎn)物也是重要組成部分，作為科技管理的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該將其納入到科技管理法律法規(guī)體系中。根據(jù)科學(xué)技術(shù)檔案工作條例中按照專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理的原則，例如城市建設(shè)檔案工作由建設(shè)部門直接管理，國家檔案局也應(yīng)該根據(jù)檔案法來實(shí)施相應(yīng)的辦法，企業(yè)檔案管理工作改?橛曬?務(wù)院進(jìn)行監(jiān)督主管之后，國家還有職責(zé)與權(quán)利來管理中央企業(yè)檔案工作，各專業(yè)主管部門應(yīng)接受國家檔案局的指示與檢查，積極配合檔案局的工作共同促進(jìn)本專業(yè)系統(tǒng)檔案工作的發(fā)展。
2.3 建立科技檔案管理的納入機(jī)制
首先應(yīng)該納入國家創(chuàng)新體系，將各類科技資源、科技文獻(xiàn)以及科學(xué)數(shù)據(jù)等條件平臺建設(shè)，同時(shí)加快健全共享的服務(wù)管理模式，制定出相應(yīng)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與獎懲方法，構(gòu)建起國家財(cái)政與資金配置方法，利用這些資金可以購置更多更好的科研儀器設(shè)備，防止出現(xiàn)重復(fù)購置以及閑置浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生，對加快建立統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)庫與科技報(bào)告制度有很大的幫助。在國家創(chuàng)新體系中，將科技檔案列入到科技資源的范圍之內(nèi)，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)配置與高效利用。21世紀(jì)是信息化、經(jīng)濟(jì)化的時(shí)代，信息與知識的價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，各個(gè)行業(yè)都在加快推進(jìn)信息資源的利用與管理，檔案管理自完成以來經(jīng)歷了從信息管理到知識管理，再從知識管理到知識服務(wù)的相應(yīng)過渡，將科技檔案庫逐漸打造成本單位的知識庫與思想庫。
2.4 建立科技檔案資源共享機(jī)制
要想構(gòu)建科技檔案資源共享機(jī)制要做到以下幾個(gè)方面：首先，明確科技檔案的所有權(quán)。科技檔案的所有權(quán)如果不明確就會對檔案資源共享造成困難，因此在法律規(guī)定上要確定黨政機(jī)關(guān)、國有事業(yè)單位形成的檔案歸國家所有，科技項(xiàng)目產(chǎn)生的主要表現(xiàn)形式就是科技檔案，獲得出資人的權(quán)利也是承擔(dān)方的義務(wù)，在中央檔案館主要就是接受了國家機(jī)關(guān)的文書檔案，國家科技部有很多大量的檔案，也沒有對外服務(wù)的責(zé)任導(dǎo)致大量的科技檔案都沒有辦法進(jìn)行開發(fā)與利用。國家檔案館也應(yīng)該充分考慮到利用不同的國家機(jī)關(guān)保存檔案資源，例如，利用國家檔案館與中央企業(yè)達(dá)成協(xié)議，還可以利用中國科學(xué)院或者中國氣象局檔案館進(jìn)行專業(yè)方面檔案的管理，對于科技部門保存的永久檔案應(yīng)該直接收入到科技分館保存，依法根據(jù)法律法規(guī)向全社會進(jìn)行開放。標(biāo)準(zhǔn)化是人們在生產(chǎn)建設(shè)過程中對科學(xué)研究成果以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的結(jié)果，它包含有統(tǒng)一化、簡單化、最優(yōu)化的原則，是提高科技檔案管理質(zhì)量的根本要求，尤其是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不斷推進(jìn)的過程中建立科技檔案資源體系是基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：科研檔案；創(chuàng)新管理 ；措施
一、引言
醫(yī)院科研檔案是開展醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，科研人員通過查閱檔案信息，了解某項(xiàng)科研課題的研究現(xiàn)狀，從而避免不必要的重復(fù)研究，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)研究推陳出新。因而，科研檔案提供的真實(shí)科學(xué)研究與實(shí)踐的記錄和反映，有助于各學(xué)科、各領(lǐng)域、同行之間的科學(xué)技術(shù)交流，實(shí)現(xiàn)各個(gè)領(lǐng)域之間的能力合作。但目前，醫(yī)院科研檔案的管理存在制度不夠完善、管理技術(shù)落后、數(shù)據(jù)資料歸檔不詳實(shí)等問題，因此，必須高度重視醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理，使科研檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。
二、醫(yī)院科研檔案的特點(diǎn)
醫(yī)學(xué)科研檔案與其他檔案相比，有自身的一些特點(diǎn)。一方面由于醫(yī)學(xué)科研工作的開展需要一定的時(shí)間周期，這就導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案管理也需要一個(gè)較長的周期，例如，一種疾病的攻克，可能需要十幾年甚至更長的時(shí)間，需要幾代科學(xué)家的不懈努力，需要經(jīng)過上百成千例的臨床觀察驗(yàn)證，這就導(dǎo)致時(shí)間跨度大、周期長。另一方面，醫(yī)學(xué)研究涉及的學(xué)科多，研究方法多種多樣，例如臨床研究的實(shí)驗(yàn)法、觀察法；形態(tài)學(xué)研究的顯微鏡法、解剖法、組織培養(yǎng)等；不同的研究方法導(dǎo)致了記錄實(shí)驗(yàn)結(jié)果的載體也多種多樣，如化驗(yàn)單、光盤、標(biāo)本、檢測結(jié)果以及錄像帶等，因此，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理數(shù)據(jù)量大、復(fù)雜性強(qiáng)。最后，醫(yī)學(xué)研究很難由少數(shù)人、某一個(gè)學(xué)科或者專業(yè)來完成，一般重大研究課題都需要幾十個(gè)科研單位、上百人的科研隊(duì)伍來參加，這就是醫(yī)學(xué)科研檔案的綜合性強(qiáng)，因此要求在檔案分類時(shí)既要保持每個(gè)研究專題的資料完整性，又要確保各個(gè)學(xué)科的相對獨(dú)立性。
三、醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)決定了其檔案管理在不同程度上存在以下幾方面的問題：
1.科研檔案的收集歸檔不系統(tǒng)完整由上文的分析可知，醫(yī)學(xué)科研檔案與其他檔案相比，存在形成周期長、學(xué)科綜合性強(qiáng)、學(xué)科專業(yè)突出以及記錄載體形式多樣等特點(diǎn)，因此在數(shù)據(jù)資料收集歸檔過程中，存在以下問題：
一是檔案的分類界線模糊，造成資料管理混亂；
二是檔案資料的記錄不詳細(xì)完整，存在資料空白與漏洞。
檔案資料的歸檔不清晰、詳實(shí)、完整，不能保證專業(yè)課題或者醫(yī)學(xué)研究成果在形成過程中的各種文件材料的收集歸檔，從而直接影響整個(gè)醫(yī)院科研檔案管理工作的有效開展。
2. 醫(yī)院科研檔案管理信息化技術(shù)落后隨著信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院科研檔案管理也不同程度實(shí)現(xiàn)了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案材料的收集、整理c但從調(diào)查來看，仍有相當(dāng)一部分醫(yī)院的科研檔案管理仍停留在于工收集、檢索的階段，這給科研檔案的開發(fā)與利用造成一定的阻力c究其原因，一方面是檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的知識，操作上有困難；另一方面，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)人員不熟悉醫(yī)院科研檔案管理工作，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)的實(shí)用性、可操作性差。
3.醫(yī)院科研檔案管理的制度不完善很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研過程中，不注重對一些實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、影像資料、標(biāo)本的收集與整理，導(dǎo)致了一些重要的原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)資料丟失；也有的醫(yī)院，由于科研檔案形成時(shí)間長，部分科研檔案管理人員在檔案的管理和移交過程中，出現(xiàn)科研資料丟失、缺少的現(xiàn)象。這些問題都是由于醫(yī)院的科研檔案管理制度不夠完善，沒有對檔案形成過程中，什么資料應(yīng)收集、整理、歸檔，如何進(jìn)行資料補(bǔ)救等制度進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一；同時(shí)也缺乏有效的監(jiān)督檢查機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任感不強(qiáng)，不能有效地對科研數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。
四、 醫(yī)院科研檔案創(chuàng)新管理的措施
1.明確科研檔案管理的范圍，詳實(shí)檔案管理內(nèi)容醫(yī)院科研檔案雖然周期長、綜合性強(qiáng)、載體多，但只要對科研檔案的歸檔內(nèi)容非常明確，就能很大程度上保證檔案的完整、詳實(shí)。歸納起來，醫(yī)院科研檔案主要包括以下四個(gè)方面：
一是科研項(xiàng)目準(zhǔn)備的資料，包括科研課題的計(jì)劃、論證材料、任務(wù)書、經(jīng)費(fèi)投資和預(yù)決算材料等等；
二是科研實(shí)施的資料，包括實(shí)驗(yàn)、臨床觀察以及調(diào)查研究的數(shù)據(jù)、影像資料、樣品、標(biāo)本等等；
三是科研總結(jié)鑒定的資料，包括科研完成后形成的科研報(bào)告、專著，以及專家鑒定的相關(guān)材料、證書等等；
四是科研結(jié)束后的資料，包括科研成果申報(bào)的各類報(bào)表資料、獲獎材料甚至專利材料，科研成果推廣應(yīng)用的轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書以及生產(chǎn)鑒定材料或者工藝文件等等。
2.強(qiáng)化信息化檔案管理，創(chuàng)新檔案開發(fā)利用借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案資料的收集、整理與歸檔c比如科研檔案中各類立項(xiàng)批文、成果證書、專利證書較多，可以借助計(jì)算機(jī)圖像掃描，形成電子文檔進(jìn)行分類保存，這樣既減小了檔案的存放空間，也使檔案的檢索、查閱變得十分方便、快捷。另外，還可以開發(fā)利用先進(jìn)的科研信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目信息的遠(yuǎn)程錄人、更新、檢索、下載等功能，在減輕科研檔案管理人員錄入檔案信息工作量的同時(shí)，也保證了檔案信息原始、真實(shí)、完整地錄人系統(tǒng)。最后還可以利用計(jì)算機(jī)，將科研資料制作成多媒體，進(jìn)行醫(yī)學(xué)教學(xué)、成果介紹會、推廣新技術(shù)、宣傳醫(yī)院科研成果，提高醫(yī)院的社會形象和醫(yī)院的競爭力等。
3. 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)首先要建立集中式的管理體制，進(jìn)行科學(xué)管理，成立專門的醫(yī)院科研檔案管理部門，對科研檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。其次要明確檔案管理的職責(zé)，建立有效的檢查和監(jiān)督機(jī)制，對資料的收集、歸檔、借閱、移交和保密等等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。
五、結(jié)束語
醫(yī)院科研檔案是科學(xué)研究的寶貴財(cái)富，我們應(yīng)該把握好醫(yī)院科學(xué)檔案的特點(diǎn)，創(chuàng)新思維，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的信息化、規(guī)范化、制度化管理，確保檔案的詳盡、完整。
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