時(shí)間：2023-05-30 09:14:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理規(guī)定，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
第二條基建檔案是指各單位在項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)、管理工作中所形成應(yīng)歸檔保存的有關(guān)土建和設(shè)備的資料，包括各種圖紙、圖表、文字資料、模型、樣品、照片、錄相、錄音等各種技術(shù)文件材料。作為歷史的原始真實(shí)記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建設(shè)和管理的重要依據(jù)和信息資源。
第三條基建檔案工作是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)建設(shè)的重要組成部分。各單位均應(yīng)依照本實(shí)施細(xì)則，重視和搞好基建檔案的管理工作。
第四條衛(wèi)生系統(tǒng)基建檔案管理工作，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及有關(guān)裝備的管理，為此將實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、同一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理的原則。
第五條市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處作為本系統(tǒng)基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協(xié)助下，對(duì)本系統(tǒng)基建檔案實(shí)施統(tǒng)一、宏觀的協(xié)調(diào)和督辦管理。其主要職責(zé)是：
(一)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和指導(dǎo)本系統(tǒng)的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協(xié)助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規(guī)性文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)；組織本系統(tǒng)的檢查評(píng)比考核；協(xié)調(diào)基建檔案工作與其它工作之間的關(guān)系。
(二)參加本系統(tǒng)基建項(xiàng)目工程竣工和裝備安裝調(diào)試的驗(yàn)收工作，審查需長(zhǎng)期、永久保存的基建和裝備檔案，監(jiān)督各單位做好建檔工作。
第六條各單位應(yīng)設(shè)置基建檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報(bào)市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責(zé)是：
(一)負(fù)責(zé)收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購(gòu)置管理部門及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)送有關(guān)資料，審核后，進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，為本單位的建設(shè)和發(fā)展及管理提供服務(wù)。
(二)匯編整理資料，按時(shí)向市城建檔案管理部門移交檔案。
(三)配合有關(guān)部門認(rèn)真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調(diào)試的驗(yàn)收工作，接受市衛(wèi)生局及市檔案管理部門的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，參與其組織的各項(xiàng)活動(dòng)。
第七條根據(jù)*市城建檔案分級(jí)管理規(guī)定，市城建檔案館為一級(jí)管理單位，各單位基建檔案管理機(jī)構(gòu)為二級(jí)管理單位。市衛(wèi)生局作為衛(wèi)生系統(tǒng)行政主管部門，在兩者之間起到協(xié)調(diào)管理和督辦的作用。
第八條本系統(tǒng)各建設(shè)單位基建檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)基建工程和相關(guān)裝備的檔案管理，并做好資料的上報(bào)工作。
(一)基建工程檔案
1、工程項(xiàng)目立項(xiàng)或開工報(bào)建至竣工驗(yàn)收的所有原始文字資料。
2、項(xiàng)目設(shè)計(jì)相關(guān)的紅線圖、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)和地質(zhì)勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。
3、工程項(xiàng)目概、預(yù)、決（結(jié)）算資料，招投標(biāo)文件，工程合同和其它合同協(xié)議等原始資料。
(二)裝備檔案
1、裝備考察論證報(bào)告、申請(qǐng)購(gòu)置報(bào)告及有關(guān)批復(fù)文件、裝備購(gòu)置計(jì)劃和資金預(yù)算文件。
2、裝備購(gòu)置招投標(biāo)文件，投標(biāo)商背景資料，裝備型號(hào)、配置、報(bào)價(jià)和定標(biāo)價(jià)資料，合同及有關(guān)商貿(mào)文件，裝備商檢、安裝調(diào)試驗(yàn)收材料（包括設(shè)計(jì)、安裝、施工圖紙和照片）。
第九條工程竣工檔案由各建設(shè)單位按下列要求匯總，并做好上報(bào)和移交工作；裝備檔案應(yīng)及時(shí)匯總，與土建有關(guān)的裝備檔案統(tǒng)歸于基建檔案，其它以報(bào)表形式報(bào)送市衛(wèi)生局計(jì)財(cái)處（市屬單位）和區(qū)衛(wèi)生局（區(qū)屬單位）：
(一)各單位所有建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工檔案，從工程竣工驗(yàn)收之日起三至六個(gè)月內(nèi)移交完畢。裝備檔案從驗(yàn)收之日起一個(gè)月內(nèi)歸檔上報(bào)完畢。
(二)所有建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關(guān)的除外），要求做到一式二套，一套上報(bào)市（區(qū)）衛(wèi)生局，一套使用單位存檔。
(三)歸檔的基建檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰；原件嚴(yán)禁用復(fù)印、復(fù)寫及易褪色的墨水編寫和書寫。
(四)竣工圖原則上由施工單位負(fù)責(zé)編制，對(duì)變更大的竣工圖由責(zé)任單位負(fù)責(zé)編制。竣工圖應(yīng)是與實(shí)物相符的新藍(lán)圖，并經(jīng)工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字、加蓋“竣工圖”章。
(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業(yè)進(jìn)行，對(duì)照歸檔范圍細(xì)則的順序號(hào)對(duì)號(hào)入座進(jìn)行排列，每卷厚度不超過(guò)二公分，同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)。
(六)整理好的工程竣工檔案，移交報(bào)告及有關(guān)資料經(jīng)市衛(wèi)生局審核后，由建設(shè)單位向市城建檔案管理部門移交。移交書應(yīng)填寫真實(shí)，各種簽字蓋章完備，原件由各單位存檔，移交書及移交報(bào)告的復(fù)印件交市（區(qū)）衛(wèi)生局。
第一條為了加強(qiáng)電影藝術(shù)檔案的收集和管理，有效地保護(hù)和利用電影藝術(shù)檔案，更好地為電影創(chuàng)作、生產(chǎn)、教學(xué)和研究服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱電影藝術(shù)檔案，是指我國(guó)在電影創(chuàng)作、生產(chǎn)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖片、影片素材和標(biāo)準(zhǔn)拷貝。
第三條本規(guī)定適用于我國(guó)境內(nèi)的電影制片單位、電影進(jìn)口發(fā)行單位和國(guó)家電影檔案館，以及與電影檔案有關(guān)的一切單位和個(gè)人。
各級(jí)電影主管部門要加強(qiáng)對(duì)電影藝術(shù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，以適應(yīng)電影事業(yè)發(fā)展的需求。
第四條電影藝術(shù)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。國(guó)家設(shè)立電影檔案館，負(fù)責(zé)電影藝術(shù)檔案的收集與管理。
第五條電影藝術(shù)檔案工作實(shí)行在國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度下，由國(guó)家電影主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受中央和地方各級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
各電影制片單位應(yīng)建立藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案工作o
第六條電影藝術(shù)檔案從業(yè)人員的職務(wù)，按照國(guó)家檔案系列專業(yè)技術(shù)人員的有關(guān)規(guī)定評(píng)定與聘任。
第二章藝術(shù)檔案的構(gòu)成
第七條電影藝術(shù)檔案由影片類和文字、圖片類組成。
第八條影片類檔案包括：
（一）國(guó)產(chǎn)影片的全新原底標(biāo)準(zhǔn)拷貝，畫原底，片頭、片尾、唱詞等各類字幕原底，片頭、片尾、襯影原底，十格小底片，光號(hào)卡，混合光學(xué)聲底；
（二）在內(nèi)地公映的我國(guó)臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū)的影片的全新標(biāo)準(zhǔn)拷貝；
（三）譯制發(fā)行的外國(guó)影片的全新標(biāo)準(zhǔn)拷貝；
（四）與我國(guó)臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū)及外國(guó)合作攝制的影片的畫原底或者畫翻正，光學(xué)混合聲底，全新標(biāo)準(zhǔn)拷貝。
第九條文字、圖片類檔案包括：
（一）文學(xué)劇本、分鏡頭劇本、譯制片臺(tái)本；
（二）完成臺(tái)本；
（三）對(duì)國(guó)外發(fā)行的國(guó)產(chǎn)影片各語(yǔ)種和國(guó)內(nèi)各民族語(yǔ)言的翻譯本；
（四）導(dǎo)演闡述；
（五）影片修改方案及通知書；
（六）影片海報(bào)、宣傳畫、工作照、劇照、說(shuō)明書、特刊；
（七）國(guó)產(chǎn)影片在國(guó)內(nèi)外獲獎(jiǎng)的證件的復(fù)印件及有關(guān)照片；
（八）劇本內(nèi)容的有關(guān)依據(jù)和歷史考證材料，以及取材或改編前的原作；
（九）主創(chuàng)人員的創(chuàng)作設(shè)想及音樂(lè)總譜、歌詞；
（十）場(chǎng)景氣氛?qǐng)D、服裝、化妝、道具設(shè)計(jì)圖，演員定妝照；
（十一）生產(chǎn)命令和有關(guān)攝制決定；
（十二）分場(chǎng)分景表；
（十三）攝制工作日志；
（十四）字幕表；
（十五）攝制工作總結(jié)；
（十六）主創(chuàng)人員藝術(shù)創(chuàng)作總結(jié)；
（十七）各部門對(duì)影片的審查意見和決定。
第十條本規(guī)定第八條、第九條的內(nèi)容為故事影片藝術(shù)檔案構(gòu)成。其他片種可視工藝和工作程序不同有所調(diào)整。
第十一條攝制組要負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案的形成、積累，指定一名副導(dǎo)演負(fù)責(zé)本片藝術(shù)材料的收集工作，并在攝制任務(wù)完成后將屬于藝術(shù)檔案的內(nèi)容及時(shí)送繳制片單位檔案機(jī)構(gòu)歸檔。
第三章藝術(shù)檔案的歸檔與管理
第十二條影片類檔案分別由電影制片單位和電影進(jìn)口發(fā)行單位送繳國(guó)家電影檔案館，其中標(biāo)準(zhǔn)拷貝應(yīng)在取得公映許可證后三個(gè)月內(nèi)送繳；影片素材在二至三年內(nèi)送繳。未獲國(guó)家電影主管部門通過(guò)的影片素材及雙片在半年內(nèi)送繳。
電影制片單位除保存一套完整的文字、圖片類檔案外，還應(yīng)按第九條第(一)項(xiàng)至第（七）項(xiàng)規(guī)定的內(nèi)容在影片攝制完成后半年內(nèi)，將文字、圖片類檔案（復(fù)印或者原件）送繳國(guó)家電影檔案館保存。
第十三條電影制片單位撤銷或者合并時(shí)，應(yīng)將其所保存的電影藝術(shù)檔案分別移交國(guó)家電影檔案館或者新組建的電影制片單位妥善保存。
第十四條任何單位和個(gè)人均可向國(guó)家電影檔案館捐贈(zèng)或者寄存其所擁有的影片。國(guó)家電影檔案館可以按照影片的保存價(jià)值，作出是否接受捐贈(zèng)或者寄存的決定。
第十五條國(guó)家電影檔案館應(yīng)積極收集散失在海外的中華人民共和國(guó)建立前拍攝的國(guó)產(chǎn)影片及文字、圖片資料。
第十六條電影制片單位制作的電影錄像帶、影片錄像帶的檔案，由其自行管理。
第十七條電影藝術(shù)檔案的保存與管理，要逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。庫(kù)房溫度、濕度、通風(fēng)要符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。要加強(qiáng)防盜、防火等安全保衛(wèi)工作。
國(guó)家電影檔案館和電影制片單位應(yīng)定期檢查檔案保存狀況，對(duì)破損或者變質(zhì)的電影藝術(shù)檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。
第十八條國(guó)家電影檔案館要確保易燃片基檔案影片的安全，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除隱患，有計(jì)劃地轉(zhuǎn)換復(fù)制成安全片基。并及時(shí)銷毀易燃片基原件。
第十九條國(guó)家電影主管部門鼓勵(lì)有關(guān)檔案影片保管、復(fù)制、修復(fù)方面的科學(xué)研究和實(shí)踐活動(dòng)。
第二十條國(guó)家電影檔案館和電影制片單位要有計(jì)劃地做好藝術(shù)檔案編目和研究工作，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。
第四章藝術(shù)檔案的利用
第二十一條國(guó)家電影檔案館保存的藝術(shù)檔案，按分類向社會(huì)提供使用。任何單位和個(gè)人均不得將電影藝術(shù)檔案作商業(yè)性使用或者直接用于公眾的文化娛樂(lè)活動(dòng)。
第二十二條向國(guó)家電影檔案館捐贈(zèng)、寄存的藝術(shù)檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案有優(yōu)先使用權(quán)，并可對(duì)捐贈(zèng)和寄存的檔案提出限制使用的意見，國(guó)家電影檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。
第二十三條國(guó)家電影檔案館依照《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》，維護(hù)電影藝術(shù)檔案中各類作品的作者和制片者的合法權(quán)益。
第二十四條使用國(guó)家電影檔案館的館藏檔案，要按規(guī)定辦理手續(xù)，繳納有關(guān)費(fèi)用。
第五章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條有下列事跡之一的單位和個(gè)人，各級(jí)電影主管部門應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì):
（一）為發(fā)展電影藝術(shù)檔案事業(yè)做出重要貢獻(xiàn)的；
（二）收集、整理、保存、修復(fù)檔案有顯著成績(jī)的；
（三）提供檔案獲得顯著效益的；
（四）將重要或者珍貴檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的。
第二十六條有下列行為之一的，經(jīng)國(guó)家電影主管部門批準(zhǔn)，并授權(quán)國(guó)家電影檔案館或由國(guó)家電影主管部門提請(qǐng)有關(guān)機(jī)關(guān)根據(jù)情節(jié)輕重，給予有關(guān)單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人以行政處分，沒(méi)收非法所得，可以并處五百元以上十萬(wàn)元以下罰款口造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令賠償損失。構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
（一）保管和使用影片檔案發(fā)生超額損傷的；
（二）損毀、丟失和擅自銷毀電影藝術(shù)檔案的；
（三）未經(jīng)批準(zhǔn)擅自觀摩、轉(zhuǎn)錄、復(fù)制電影藝術(shù)檔案的；
（四）盜用電影藝術(shù)檔案牟利的；
（五）利用電影藝術(shù)檔案泄露國(guó)家秘密的；
（六）非法攜帶電影藝術(shù)檔案出境的。
第二十七條依照本規(guī)定，應(yīng)送繳國(guó)家電影檔案館和應(yīng)歸入各電影制片單位檔案機(jī)構(gòu)保存的電影藝術(shù)檔案，逾期未如數(shù)送繳歸檔或者借用未能如期歸還的，由電影主管部門責(zé)令其如數(shù)送繳或者歸還，并追究責(zé)任單位和當(dāng)事人的責(zé)任。標(biāo)準(zhǔn)拷貝逾期未繳的，由國(guó)家電影檔案館提請(qǐng)國(guó)家電影主管部門決定，對(duì)責(zé)任單位處以該部影片一套制作工本費(fèi)一至二倍的罰款，并給予相應(yīng)的行政處罰。
關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；科研課題；科研課題檔案；編號(hào)
1 科研課題檔案的管理
1.1 科研課題的概念
科研課題是指針對(duì)未來(lái)型號(hào)研制基礎(chǔ)技術(shù)和關(guān)鍵技術(shù)的預(yù)先研究課題。一般分基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和先期技術(shù)驗(yàn)證三個(gè)階段。基礎(chǔ)研究是為解決裝備研制的技術(shù)問(wèn)題而進(jìn)行探索的新思想、新概念和新原理而進(jìn)行的研究活動(dòng)。應(yīng)用研究是應(yīng)用基礎(chǔ)研究或其他科學(xué)研究成果，探索新思想、新概念和新原理應(yīng)用于裝備的可行性和實(shí)用性，確定其主要參數(shù)的研究活動(dòng)。先期技術(shù)驗(yàn)證是應(yīng)用基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究的成果和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)部件和分系統(tǒng)原型的研制、試驗(yàn)、測(cè)試或計(jì)算機(jī)仿真，驗(yàn)證其可行性和實(shí)用性的技術(shù)開發(fā)活動(dòng)。在筆者單位，按照經(jīng)費(fèi)來(lái)源分兩類，一是由上級(jí)主管部門下達(dá)的研究課題（包括橫向簽訂合同的科研課題）；二是由研究院自行立項(xiàng)的研究課題。
1.2 科研課題檔案的概念
科研檔案是指在航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式、載體的文件材料。依據(jù)《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》，我院對(duì)科研課題檔案的定義是：科研課題檔案是指在科研活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值，并按一定要求歸檔的科研課題文件材料。科研課題文件材料是記錄和反映科研活動(dòng)的文字圖表等科研文件的總稱。
1.3 科研課題檔案的管理
《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》規(guī)定，科研檔案是航空工業(yè)檔案資源的重要組成部分，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。同時(shí)明確，科研檔案管理是科研工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行科研課題（項(xiàng)目）方案論證、進(jìn)度考核、鑒定驗(yàn)收、成果評(píng)審和推廣應(yīng)用等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)有檔案部門人員參加。
1.4 研究院科研課題檔案的管理
1.4.1 注重制度建設(shè)，不斷完善科研課題檔案管理規(guī)定
1997年按照《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》結(jié)合研究院實(shí)際情況制訂了《科研課題檔案管理規(guī)定》納入院管理標(biāo)準(zhǔn)，于2003年6月進(jìn)行第一次修訂，2011年又按照2008年新頒布的《航空工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》進(jìn)行第二次修訂并頒布實(shí)施。
1.4.2 注重科研課題檔案歸檔計(jì)劃制定，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求
從“十五”開始，每年初科研課題計(jì)劃隨院里的科研計(jì)劃由科技部一同下達(dá)，在科研課題計(jì)劃中對(duì)科研課題項(xiàng)目文件材料的歸檔提出要求；在檢查計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；在驗(yàn)收鑒定科研成果時(shí)，驗(yàn)收鑒定科研課題文件材料完整性、準(zhǔn)確性。
1.4.3 注重科研課題檔案歸檔檢查，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、齊全
科研課題在研究過(guò)程中各階段形成的主要文檔由任務(wù)書、論證報(bào)告、計(jì)算文件、試驗(yàn)文件、設(shè)計(jì)文件、說(shuō)明書、技術(shù)總結(jié)、科研報(bào)告、研究工作總結(jié)、試驗(yàn)結(jié)論性的文件、分析與仿真報(bào)告、圖紙等。在實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的科研課題檔案在結(jié)題前應(yīng)全部歸檔，紙質(zhì)文件應(yīng)為原件，文件的審核、校對(duì)、批準(zhǔn)、標(biāo)檢簽署齊全，字跡工整、圖樣清晰。檔案主管在接收歸檔檢查時(shí)要認(rèn)真檢查，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確齊全。
2 科研課題檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 科研課題檔案形成過(guò)程問(wèn)題
按照《科研課題檔案管理規(guī)定》，在課題研究過(guò)程中各階段形成的資料在結(jié)題時(shí)應(yīng)全部歸檔。要求各單位或課題組從接受任務(wù)開始，就明確科研課題文件材料的收集、歸檔責(zé)任人，由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)收集、積累該課題所形成的全部科研課題文件材料。在實(shí)際工作中，有些科研課題沒(méi)有分階段審核歸檔，往往是在結(jié)題審核后集中歸檔的，這樣就造成后期資料過(guò)多堆積，既是檔案管理人員抓緊時(shí)間整理，更新《蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)》中的信息，也要一定時(shí)間，會(huì)影響科研技術(shù)人員的借閱查看，不利于科研課題檔案資料的利用。
2.2 科研課題檔案滯留問(wèn)題
按照《科研課題檔案管理規(guī)定》要求，科技管理部門在下達(dá)科研課題計(jì)劃時(shí)，提出科研課題文件材料的歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；驗(yàn)收鑒定科研成果時(shí)，驗(yàn)收檢定科研課題文件材料；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，都需檔案室檔案主管簽字。在五年規(guī)劃結(jié)束時(shí)，各單位應(yīng)將各科研課題的資料向檔案部門歸檔，并由檔案主管簽字，方可完成驗(yàn)收。但事實(shí)并非如此，有相當(dāng)部分資料存留在個(gè)人手中，往往是在申報(bào)科技成果時(shí)候才歸檔，而此時(shí)這些課題已經(jīng)結(jié)題，這反映了這些課題在結(jié)題驗(yàn)收的支撐材料中有未經(jīng)過(guò)檔案主管審核簽字的課題檔案，相關(guān)人員在結(jié)題驗(yàn)收審查時(shí)把關(guān)不嚴(yán)格造成的。
2.3 科研課題檔案資料文件編號(hào)問(wèn)題
科技管理部門下達(dá)科研課題計(jì)劃，每個(gè)課題都有唯一的課題編號(hào)，但在研制過(guò)程中形成的科研課題資料的文件編號(hào)由各單位自行編制，并沒(méi)有統(tǒng)一的依據(jù)可循。因此造成一個(gè)課題中形成的檔案資料的文件編號(hào)不一致，給歸檔分類、整理帶來(lái)難度。由于科研課題檔案管理沒(méi)有制定詳細(xì)的要求。新檔案人員對(duì)工作內(nèi)容的了解，基本靠老檔案員與新檔案員的工作交接，并在此后的工作中逐步摸索、熟悉，對(duì)未經(jīng)過(guò)正規(guī)編號(hào)的檔案資料的歸屬類別很難進(jìn)行確認(rèn)，造成檔案資料滯留，為后續(xù)工作造成不便。另外，隨著時(shí)間延長(zhǎng)，有些檔案資料封面簽?zāi)E褪色，辨認(rèn)不清，致使檔案資料的歸屬類別難以確認(rèn)，給檔案庫(kù)房人員的工作增加難度。
3 科研課題檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策
3.1 加強(qiáng)職能管理，嚴(yán)格執(zhí)行科研課題檔案分階段審核驗(yàn)收的規(guī)定
科技管理部門要加強(qiáng)職能管理，督促檢查科研課題計(jì)劃的執(zhí)行，按階段進(jìn)行科研課題的審核驗(yàn)收，檔案主管部門加強(qiáng)職能管理，檔案主管人員督促科研課題文件資料形成歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行文件資料歸檔簽字的規(guī)定，確保文件資料有順序的歸檔，及時(shí)進(jìn)行文件資料的整理，隨時(shí)錄入《蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)》，為科研人員查閱提供方便。
3.2 加強(qiáng)相關(guān)部門協(xié)調(diào)，切實(shí)落實(shí)驗(yàn)收規(guī)定
在五年規(guī)劃結(jié)束時(shí)，科技管理部門組織協(xié)調(diào)，各單位、科研課題組負(fù)責(zé)人督促課題資料的歸檔，檔案管理人員按歸檔要求嚴(yán)格驗(yàn)收，并履行簽字手續(xù)。
3.3 加強(qiáng)科研課題文件資料的編號(hào)管理，顯現(xiàn)文件資料特性
標(biāo)準(zhǔn)化作為研究院標(biāo)準(zhǔn)的職能部門應(yīng)該負(fù)責(zé)科研課題的標(biāo)準(zhǔn)化管理，建議標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)科研課題文件資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查，其中包括文件編號(hào)審查，科研課題負(fù)責(zé)人在審查文件資料時(shí)審查編號(hào)，保證文件資料的完整性和統(tǒng)一性。
3.4 制定編號(hào)規(guī)則，規(guī)范無(wú)課題號(hào)文件資料的管理
一般歸檔人員不需要知道資料歸屬類別，歸檔資料類別本身應(yīng)由檔案人員裁決，裁決的依據(jù)也是檔案的文件編號(hào)，所以無(wú)編碼的資料或者單位自行編號(hào)的資料應(yīng)取締，應(yīng)按照時(shí)間、程序、內(nèi)容的順序排列文件材料，對(duì)文件資料進(jìn)行編號(hào)。檔案管理部門與標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)商，共同制定編號(hào)規(guī)則，以院標(biāo)的形式頒布執(zhí)行。
4 結(jié)束語(yǔ)
科研課題檔案作為一種可儲(chǔ)備的重要信息資源，成為知識(shí)創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)。科學(xué)規(guī)范的管好科研課題檔案，最大限度的發(fā)揮科研課題檔案的作用。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞:中國(guó)人民銀行;會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀;管理中存在的問(wèn)題改進(jìn)管理意見建議
近年來(lái),隨著基層人民銀行會(huì)計(jì)工作整體水平的不斷提高,會(huì)計(jì)檔案管理工作得到了明顯加強(qiáng),檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。但是,當(dāng)前基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調(diào)閱不規(guī)范、管理難度大,磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案因系統(tǒng)升級(jí)而失效等問(wèn)題,應(yīng)加以關(guān)注和不斷改進(jìn)完善。
一、當(dāng)前人民銀行基層行會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
目前,基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的管理涉及會(huì)計(jì)、事后監(jiān)督和檔案管理等部門,基本職責(zé)分工如下:一是會(huì)計(jì)部門按照會(huì)計(jì)制度的要求裝訂會(huì)計(jì)檔案,由會(huì)計(jì)檔案專管員保管;辦理會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、銷毀工作;將達(dá)到一定時(shí)限的會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會(huì)計(jì)部門移交的會(huì)計(jì)檔案并按規(guī)定予以管理。三是按會(huì)計(jì)基本制度的規(guī)定,由分管行領(lǐng)導(dǎo)審批,會(huì)計(jì)部門組織銷毀會(huì)計(jì)檔案的事宜。
目前,會(huì)計(jì)檔案的保存有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)三種物理形式,保存的主要形式和管理重點(diǎn)仍然是紙介質(zhì)檔案,磁介質(zhì)及光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限與相應(yīng)的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相同;無(wú)明確期限規(guī)定的磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,比照類似會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理,比如同城電子支付系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),基層行比照會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)日終備份數(shù)據(jù)要求保存30天。基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的日常管理規(guī)定和流程主要有以下幾個(gè)方面:
1.會(huì)計(jì)檔案的保管。各種物理形式的會(huì)計(jì)檔案均由會(huì)計(jì)部門檔案專管員負(fù)責(zé)保管,采用紙介質(zhì)以外形式保存的會(huì)計(jì)檔案,仍同時(shí)保存一份紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。
對(duì)紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會(huì)計(jì)檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會(huì)計(jì)檔案一直由會(huì)計(jì)部門管理;部分行將會(huì)計(jì)檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會(huì)計(jì)檔案移交行檔案室,但仍由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)管理。
對(duì)磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管要求:堅(jiān)持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際操作中普遍存在一些問(wèn)題。比如,個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)未進(jìn)行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運(yùn)行全國(guó)支票影像交換系統(tǒng)以來(lái)的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤中,做到數(shù)據(jù)雙備份。
2.會(huì)計(jì)檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱工作。嚴(yán)格建立并執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱的審批、登記制度。會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
3.會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制。目前,個(gè)別行對(duì)紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制只存在一種情況,即為了能夠在規(guī)定的期限內(nèi)有效保存會(huì)計(jì)檔案,對(duì)目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存。磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制由于各行會(huì)計(jì)部門應(yīng)用系統(tǒng)的操作環(huán)境不同,復(fù)制所有磁介質(zhì)檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個(gè)月復(fù)制1次。
4.會(huì)計(jì)檔案的銷毀。會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,有的行存在部分已超過(guò)保存期的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案(如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份數(shù)據(jù)),但未進(jìn)行過(guò)銷毀。各行銷毀紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案系按照《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》的規(guī)定,報(bào)上級(jí)行批準(zhǔn)后自行銷毀,即縣支行報(bào)地市中心支行批準(zhǔn)后自行銷毀,地市中心支行報(bào)省會(huì)城市中心支行批準(zhǔn)后銷毀。
二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后,不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。目前人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理執(zhí)行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》,該制度與1987年頒發(fā)的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)制度(試行本)》的管理規(guī)定相比,內(nèi)容相差無(wú)幾,并未在其中對(duì)會(huì)計(jì)檔案有專門的指導(dǎo)條款。但隨著人民銀行會(huì)計(jì)管理制度改革和會(huì)計(jì)電算化的迅猛發(fā)展,人民銀行會(huì)計(jì)資料的內(nèi)容、形式也發(fā)生了較大的變化,使部分會(huì)計(jì)檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規(guī)章予以規(guī)范指導(dǎo)。
2.會(huì)計(jì)檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式。據(jù)調(diào)查,目前基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案雖然大部分已由事后監(jiān)督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監(jiān)督部門,沒(méi)有實(shí)行檔案管理部門統(tǒng)一管理,在調(diào)閱資料時(shí)也是由事后監(jiān)督部門管理,以致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的統(tǒng)一管理流于形式。在這種管理現(xiàn)狀下,容易造成會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí)、歸類不正確、登記不完整,內(nèi)部人員調(diào)閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會(huì)計(jì)檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn);容易造成組柜管理或個(gè)人管理,使一部分會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)漏檔現(xiàn)象。同時(shí),會(huì)計(jì)檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理?xiàng)l件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達(dá)到檔案管理“四防”、“四無(wú)”的基本標(biāo)準(zhǔn)。
3.會(huì)計(jì)檔案管理未與核算系統(tǒng)升級(jí)同步,磁介質(zhì)檔案調(diào)閱難度大。大部分磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,調(diào)閱磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要在特定的、舊的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是,隨著應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、換代、更新,部分磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案已無(wú)法調(diào)閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。
4.內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會(huì)計(jì)檔案密級(jí)管理難度大。為了防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密,中國(guó)人民銀行頒布的《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。此規(guī)定在實(shí)際操作中的執(zhí)行難度較大。如司法部門在執(zhí)行公務(wù)時(shí),強(qiáng)制將會(huì)計(jì)憑證調(diào)出,如果不同意將按妨礙執(zhí)行公務(wù)處理,給檔案管理帶來(lái)困難。
5.會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作檢查的一項(xiàng)內(nèi)容,但在部分基層人民銀行在實(shí)際會(huì)計(jì)工作檢查過(guò)程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對(duì)于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時(shí),壘面、簿宴核對(duì)是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監(jiān)督管理的漏洞。
三、改進(jìn)基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作的意見建議
1.出臺(tái)專門的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法》,進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的變化和新形勢(shì)的需求,制定統(tǒng)一的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法》,及時(shí)對(duì)相關(guān)管理規(guī)定予以修訂和完善,有效解決現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定多分散在多個(gè)會(huì)計(jì)制度及業(yè)務(wù)管理辦法中而不便于查閱的問(wèn)題,切實(shí)加強(qiáng)人民銀行系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理。二是明確會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)象和范圍。現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理存在多處空白點(diǎn),比如在會(huì)計(jì)檔案保存的物理形式上對(duì)光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理是一個(gè)空白點(diǎn),同時(shí)需要對(duì)磁介質(zhì)、光介質(zhì)的有效性進(jìn)行界定,并明確銷毀方式,切實(shí)防止管理漏洞。三是明確管理職責(zé)。要求無(wú)論是紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,還是磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,都要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定入檔、歸類、調(diào)閱和銷毀,切實(shí)保證會(huì)計(jì)檔案的安全,達(dá)到“四防”、“四無(wú)”標(biāo)準(zhǔn)。
2.不斷改進(jìn)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應(yīng)明確基層人民銀行紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位檔案管理部門統(tǒng)一管理。不斷改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)的備份、調(diào)閱、管理方式,使磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱盡可能不受特定應(yīng)用環(huán)境的限制,實(shí)行雙備份,堅(jiān)持異地保管,定期復(fù)制,防止磁化及老化。三是要進(jìn)一步完善全國(guó)支票影像交換系統(tǒng)(IAS)中相關(guān)檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)情況下,可采取過(guò)渡形式,對(duì)IAS系統(tǒng)的查詢和歸檔功能進(jìn)行完善,實(shí)現(xiàn)IAS系統(tǒng)多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統(tǒng)計(jì)、查詢結(jié)果集中顯示、保存查詢結(jié)果等功能,為建立獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)積累經(jīng)驗(yàn)。
3.切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔的及時(shí)全面性,以及簿實(shí)核對(duì)是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查,確保會(huì)計(jì)檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.完善司法部門調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案審批制度,進(jìn)一步加強(qiáng)基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案的保密管理。首先,要加強(qiáng)檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識(shí),確保會(huì)計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對(duì)安全;其次,要完善司法部門調(diào)閱登記制度,強(qiáng)化查閱登記審批和復(fù)印、復(fù)制的過(guò)程監(jiān)督,明確使用期限和要求,有效防止會(huì)計(jì)信息不泄密;再就是要加強(qiáng)與司法部門的溝通聯(lián)系,進(jìn)一步規(guī)范司法執(zhí)行中的人民銀行會(huì)計(jì)信息管理,確保中央銀行的信息安全。
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醫(yī)院檔案管理工作總結(jié)
2007年，我院檔案工作在***的領(lǐng)導(dǎo)下，在縣檔案管理部門的指導(dǎo)下，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及《音像檔案管理規(guī)定》等規(guī)定進(jìn)行檔案管理，沒(méi)有出現(xiàn)不安全隱患因素，基本上達(dá)到了規(guī)范化、正規(guī)化管理的要求。現(xiàn)將一年來(lái)的工作總結(jié)如下：
一、明確專人管理。為了搞好檔案管理工作，我院明確了分管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案人員，將檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。
二、完善借閱制度。根據(jù)上級(jí)關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，我院成立了“檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，制定了《檔案員崗位責(zé)任制》、《檔案工作職責(zé)》、《檔案借閱制度》及《檔案室保密制度》，并嚴(yán)格執(zhí)行，至今沒(méi)有出現(xiàn)檔案丟失及泄密現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)汛期管理。根據(jù)相關(guān)文件通知，我院從今年進(jìn)入汛期開始，院黨組便將院檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，按照上級(jí)院的要求，對(duì)全院檔案進(jìn)行了一次全面、細(xì)致、深入的安全檢查。通過(guò)檢查，我院的檔案室樓頂及門窗沒(méi)有漏水、進(jìn)水，檔案沒(méi)有受潮、發(fā)霉、腐爛等損壞現(xiàn)象。檔案室不存在檔案安全事故隱患等不安全因素。
四、存在的問(wèn)題。鑒于上級(jí)院沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定和配備檔案管理軟件，我院至今沒(méi)有應(yīng)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理。
總之，在2007年的檔案管理工作中，不管是本院各科室還是其他單位，都嚴(yán)格按照檔案管理借閱制度進(jìn)行檔案查詢及借閱，未發(fā)生檔案丟失及泄密現(xiàn)象，特別在汛期加強(qiáng)了檔案管理，檔案未發(fā)生霉變、腐爛、蟲蛀等安全隱患，檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，準(zhǔn)確、及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及總結(jié)，為單位工作的順利開展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
中圖分類號(hào)：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
我國(guó)的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國(guó)的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國(guó)能源儲(chǔ)備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)推廣。
由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點(diǎn)，每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬(wàn)卷以上，幾十萬(wàn)張圖紙，電子文件50萬(wàn)條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊(cè)和項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營(yíng)、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級(jí)和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個(gè)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。
一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)
根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：
（一）分類標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白
按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國(guó)內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)的空白。
（二）流程化的管理方式
在國(guó)內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)對(duì)應(yīng)。
（五）實(shí)時(shí)同步歸檔
通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（八）檔案量化考核
制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。
二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國(guó)檔發(fā)〔2004〕40號(hào)）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開展了一系列行之有效的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購(gòu)文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計(jì)文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個(gè)文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)與審計(jì)檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號(hào)編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對(duì)于其他大類的二級(jí)類目是以文件形成的“年度”來(lái)定義，其總體分類方法按照“時(shí)間――問(wèn)題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時(shí)效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級(jí)細(xì)分；對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對(duì)于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級(jí)類目進(jìn)行劃定；其他大類全部按照三級(jí)類目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：
第一，各級(jí)類目基本按照“問(wèn)題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號(hào)確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號(hào)順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項(xiàng)目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號(hào)為3位數(shù)字）；在各大類中的三級(jí)類目、四級(jí)類目中，每類開始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實(shí)物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對(duì)文件基本排列順序劃定，沒(méi)有特殊情況不予改變。
第六，設(shè)定案卷在庫(kù)房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類（二級(jí)類目）――案卷序號(hào)”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號(hào)”排列存放。
第七，對(duì)基建檔案類目增加項(xiàng)目代號(hào)。考慮到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類目的項(xiàng)目代號(hào)，以便于利用。同時(shí)，為減少檔號(hào)層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時(shí)性符號(hào)處理，不作為檔號(hào)的一個(gè)正式類目級(jí)來(lái)考慮定義，加以括號(hào)，見圖2 。
（二）流程化的實(shí)時(shí)歸檔方式
在國(guó)內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。
對(duì)較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊(cè)表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時(shí)組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時(shí)歸檔。
第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過(guò)程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊(cè)表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測(cè)、試驗(yàn)報(bào)告，消防報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)、監(jiān)理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號(hào)，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對(duì)文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對(duì)，在施工記錄文件進(jìn)行報(bào)驗(yàn)時(shí)，要加蓋“原件”章，在報(bào)驗(yàn)返回時(shí)收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺(tái)賬。
第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時(shí)做好相應(yīng)的報(bào)驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時(shí)、真實(shí)、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場(chǎng)前）并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時(shí)，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時(shí)進(jìn)行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個(gè)月內(nèi)，完成綜合卷、消防報(bào)驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺(tái)賬，見圖3、表1。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見表2。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)的對(duì)應(yīng)。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。
施工記錄冊(cè)代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊(cè)（專業(yè)代碼同上綜合冊(cè)）。
文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L(zhǎng)；記錄（非報(bào)審）為J；設(shè)計(jì)變更為B；（設(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)院編號(hào)；如果設(shè)計(jì)院沒(méi)有編碼的，執(zhí)行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無(wú)，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。
例如：對(duì)承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見表3。
三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果
神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺(tái)。其主要應(yīng)用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個(gè)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過(guò)國(guó)家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。
第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會(huì)管理創(chuàng)新二等獎(jiǎng)。
第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國(guó)家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。
第五，2012年“30萬(wàn)噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收。
第六，2013年《百萬(wàn)噸級(jí)直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過(guò)科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請(qǐng)的132項(xiàng)專利、在13個(gè)國(guó)家申請(qǐng)“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎(jiǎng)和煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)科學(xué)技術(shù)特等獎(jiǎng)，成功提供了檔案利用服務(wù)。
第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊(cè)》進(jìn)行檔案管理工作。
第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬(wàn)的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。
第十，為國(guó)家對(duì)項(xiàng)目的審計(jì)提供了有力的憑證作用。
文書檔案記載著一個(gè)單位發(fā)生事件過(guò)程的記載和一個(gè)單位的發(fā)展史，一般以紙質(zhì)為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動(dòng)方案及記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級(jí)簽發(fā)的文件、各種重要時(shí)刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。文書檔案的管理需要有專業(yè)的人員去管理。文書檔案管理人員需要專業(yè)的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)今的文書檔案管理工作還需要不斷的改進(jìn)。
1.1檔案管理制度及管理人員相對(duì)落后
隨著科技的不斷發(fā)展，對(duì)于文書檔案的管理工作也越來(lái)越被人關(guān)注，其中有一些問(wèn)題也隨之而來(lái)。例如，檔案管理制度。如今有一些單位由于資金缺乏、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視所以并沒(méi)有建立單獨(dú)的檔案室、配備相應(yīng)的設(shè)配、專業(yè)的管理人員和相應(yīng)的管理制度。這些問(wèn)題雖然小，但是卻有可能導(dǎo)致文書檔案資料的缺失、損害、借閱人員未定時(shí)歸還等問(wèn)題。
還有沒(méi)有專業(yè)的人員，會(huì)導(dǎo)致文件遺漏、管理不足和裝訂錯(cuò)誤等問(wèn)題。而且現(xiàn)在的管理人員已經(jīng)成為了“保管”人員，管理人員的年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)偏低、與現(xiàn)代化記錄方法相悖，對(duì)統(tǒng)計(jì)、記錄檔案會(huì)造成遺漏、存錯(cuò)檔、借閱記錄有誤等問(wèn)題。檔案管理人員對(duì)于文書檔案管理是很重要的，原因如下：第一、專業(yè)的保管人員經(jīng)過(guò)上崗培訓(xùn)。而現(xiàn)今的保管人員只是對(duì)文書檔案進(jìn)行看管和外借等表面知識(shí)了解，對(duì)于專業(yè)的上崗知識(shí)并不了解。第二、專業(yè)管理人員會(huì)合理利用文書檔案的價(jià)值。專業(yè)的管理人員可以跟上時(shí)代的腳步，用現(xiàn)代化的方法進(jìn)行工作，并合理運(yùn)用文書檔案的潛在價(jià)值。
1.2檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化
現(xiàn)今科技的飛速發(fā)展，使各行各業(yè)的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學(xué)化、數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。文書檔案管理中可以引入一些現(xiàn)代化的運(yùn)用，提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質(zhì)為主，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)紙張就不易保管，容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數(shù)字化管理，運(yùn)用一些管理軟件做成電子檔案，存儲(chǔ)空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節(jié)省時(shí)間，還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯(cuò)檔、漏存檔等問(wèn)題。運(yùn)用管理軟件進(jìn)行文書檔案管理工作會(huì)使一個(gè)單位的管理工作更加的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。
1.3文書與檔案工作銜接有待改進(jìn)
文書工作與檔案管理工作有著密不可分的關(guān)系又有著一定的區(qū)別。但是，在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作需要相互合作。在實(shí)際中，文書工作者對(duì)檔案意識(shí)薄弱而檔案工作人員通常情況下又不會(huì)考慮文書工作，這是文書工作與檔案工作當(dāng)中的銜接問(wèn)題。這樣的問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致文書工作者對(duì)檔案資料格式的不了解、書寫不規(guī)范等問(wèn)題。
二、改進(jìn)文書檔案管理的方式
文書檔案管理在一個(gè)單位中是很有必要的，檔案資料中有很多的“紅頭文件”、合同協(xié)議、珍貴的照片等，這些檔案都有著重要意義和潛在的價(jià)值。對(duì)文書檔案管理要打破傳統(tǒng)模式，增強(qiáng)管理制度、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視、運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行管理。
2.1引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)制度管理
想要完善文書管理工作就必須引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重視，只有這樣文書檔案管理工作才可以順利開展。首先，要設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的文書檔案管理室存儲(chǔ)各類檔案資料；其次，要進(jìn)行一次大規(guī)模的檢查、分類、統(tǒng)計(jì)、調(diào)查、從整，把檔案資料從新整理、分類，從新記錄；然后要招聘一些專業(yè)管理人員進(jìn)行管理，要求管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理技術(shù)過(guò)硬、受過(guò)專業(yè)的上崗培訓(xùn)；最后，要制定一套完善的管理規(guī)定，規(guī)范每一位管理人員的工作流程和工作態(tài)度。從而，建立一套完整的文書管理工作體系。
2.2制定相應(yīng)的管理規(guī)定，完善管理工作
文書管理工作有著專業(yè)性和服務(wù)性，工作中需要有相應(yīng)的條令規(guī)范管理人員。單位可以依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定一些關(guān)于工作時(shí)間及要求、保管規(guī)定、保密規(guī)定、借調(diào)規(guī)定等規(guī)定。這要的規(guī)定可以讓工作人員有跡可循，從而讓管理人員更加信服、工作更加規(guī)范，還可以跟好的開展文案管理工作。
2.3加強(qiáng)部門合作，做好銜接工作
文書檔案管理需要各個(gè)部門共同合作才能更好的開展。文件是檔案的基礎(chǔ)，這就需要文書工作者加強(qiáng)檔案意識(shí)，使用正確的紙張、格式書寫文書，及時(shí)記錄并查找文件是否有誤保證文件的準(zhǔn)確性，規(guī)范文書的質(zhì)量。要求文書管理人員積極主動(dòng)了解各個(gè)部門的工作、活動(dòng)，獲得一手信息。在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定流程，對(duì)文件進(jìn)行核實(shí)、檢查整理、記錄在案，完善好文書工作與檔案管理工作的銜接，從而達(dá)到文書工作于管理工作一體化。
2002年7月，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，對(duì)企業(yè)檔案管理工作中的一些原則問(wèn)題做出了重要規(guī)定。在此基礎(chǔ)上今年1月20日，國(guó)家檔案局和國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)又了《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》。這是企業(yè)檔案工作發(fā)展中的一個(gè)重要的規(guī)定，標(biāo)志著我國(guó)企業(yè)檔案工作的法制化進(jìn)程又向前推出了重要的一步。這個(gè)規(guī)定的頒布和實(shí)施，必將進(jìn)一步地促進(jìn)全國(guó)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。
企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，而企業(yè)文件材料的歸檔則是這個(gè)“基礎(chǔ)”的基礎(chǔ)。沒(méi)有了歸檔也就沒(méi)有了檔案材料，沒(méi)有了檔案材料，企業(yè)檔案工作也就成了無(wú)源之水。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)檔案工作的重心放在檔案的規(guī)范化管理和檔案信息的開發(fā)利用上，并在這個(gè)方面取得了不小的成績(jī)，但忽略了作為企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)的文件材料的歸檔工作。實(shí)際工作中有檔不歸、歸檔不全、圖物不符等現(xiàn)象屢有發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。
《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》就是針對(duì)上述現(xiàn)象，為了加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展而制訂的。該《辦法》規(guī)定了國(guó)有及國(guó)有控股企業(yè)文件材料歸檔工作的任務(wù)及工作職責(zé)，特別提出要建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度，明確了不同時(shí)期不同來(lái)源不同載體形式的文件材料具有保存價(jià)值的都應(yīng)歸檔，提出了不同類型、形式的文件材料的歸檔時(shí)間，確定了一個(gè)國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍主要框架，并對(duì)文件材料的形成質(zhì)量、文件材料的歸檔和整理過(guò)程提出了要求。按照該《辦法》提出來(lái)的原則和要求做好企業(yè)檔案材料的歸檔工作，必將使全國(guó)企業(yè)檔案信息建設(shè)提高到一個(gè)新水平。
因此，當(dāng)前檔案部門的一個(gè)重要工作就是要做好《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹工作。要通過(guò)各種形式的學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹的活動(dòng)，提高企業(yè)員工的歸檔意識(shí)，提高廣大員工貫徹該《辦法》的自覺(jué)性，提高廣大檔案工作者貫徹該《辦法》的準(zhǔn)確性。同時(shí)檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行該《辦法》，把該《辦法》規(guī)定的原則和精神真正貫徹到企業(yè)檔案工作中去，做到有章可依，違章必糾。
《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》要求國(guó)有企業(yè)要將文件材料的歸檔工作納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)工作議程和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中去，真正做到將文件材料的歸檔作為企業(yè)管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，并把文件材料歸檔是否齊全、完整作為衡量一項(xiàng)工作是否完成的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。
《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》要求歸檔的文件材料應(yīng)為原件，歸檔后不得更改，從而達(dá)到通過(guò)檔案加強(qiáng)對(duì)國(guó)有資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)管的目的。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制要求政府不直接管理企業(yè)，但不是對(duì)國(guó)家投資不管不問(wèn)。歷史的記錄是不可抹殺的，只要有完整、準(zhǔn)確的檔案存在，任何人都不能夸大成績(jī)或者低估資產(chǎn)，更不能憑空編造。國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔齊全、完整，可以使國(guó)有企業(yè)在接受國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門監(jiān)管時(shí)，也能用原始、真實(shí)、有效的檔案信證明自己的業(yè)績(jī)。
《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》雖然是針對(duì)國(guó)有及國(guó)有控股企業(yè)而制訂的，但是其中對(duì)企業(yè)文件材料歸檔所提出來(lái)的許多原則和規(guī)定對(duì)于其他所有制形式的企業(yè)也是有很強(qiáng)的參考價(jià)值的。非國(guó)有企業(yè)也完全可以參照此辦法，確定本企業(yè)的歸檔范圍，完善本企業(yè)的歸檔制度，推動(dòng)本企業(yè)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。
2004年，國(guó)家檔案行政管理部門將把貫徹、落實(shí)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》作為全年工作的一個(gè)重要任務(wù)，并著手起草《企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范》，進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。與此同時(shí)，還將就企業(yè)檔案工作面臨的一些問(wèn)題，如在企業(yè)信息化建設(shè)中如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，在駐外機(jī)構(gòu)、境外企業(yè)迅速增加的情況下如何加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)、境外企業(yè)檔案工作，在一些地方的民營(yíng)企業(yè)檔案工作已經(jīng)有了很大發(fā)展的情況下如何以民營(yíng)企業(yè)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)來(lái)引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)檔案工作健康、穩(wěn)定地發(fā)展等，進(jìn)行調(diào)研，并提出具體意見，以此推動(dòng)全國(guó)企業(yè)檔案工作的進(jìn)一步的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號(hào):F407.474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
引言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步，我們社會(huì)已經(jīng)金熱了信息化的時(shí)代。在此時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運(yùn)的發(fā)展軌跡。因此，加強(qiáng)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)航道的維護(hù)、建設(shè)等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過(guò)程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對(duì)檔案管理造成了極壞的影響。而實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性，進(jìn)而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復(fù)制或抄寫較為困難，對(duì)需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實(shí)現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實(shí)現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間后紙質(zhì)檔案必然會(huì)出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實(shí)現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長(zhǎng)久保存和及實(shí)的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r(shí)間會(huì)受到距離長(zhǎng)短的限制，另一方面還常常會(huì)發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過(guò)程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來(lái)很大的不便。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，則可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)。這就要求各局、分局及船間的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要意義。其次，應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，為檔案室配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
（二）建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制
除深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)外，建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé)，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負(fù)責(zé)各種資料、報(bào)告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計(jì)劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對(duì)船舶進(jìn)行保養(yǎng)、維修；制訂各種應(yīng)急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機(jī)動(dòng)，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé)，即定期對(duì)船舶狀況進(jìn)行排查，并將檢查的結(jié)果及時(shí)歸檔；加強(qiáng)對(duì)船舶動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)對(duì)駛?cè)敕沁\(yùn)營(yíng)水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時(shí)采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé)，即協(xié)助檔案管理員將各個(gè)傳播的信息落實(shí)到位，確保信息的準(zhǔn)確度；對(duì)于存在安全隱患或重大不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行整改或停止作業(yè)，并及時(shí)記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進(jìn)一步引進(jìn)科學(xué)的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計(jì)算機(jī)條碼技術(shù)將各個(gè)船只的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行編碼，然后統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)對(duì)各個(gè)船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進(jìn)行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對(duì)船舶信息的開發(fā)力度
加強(qiáng)檔案信息化管理的目的就是方便日后對(duì)信息的利用。因此，加大檔案部門對(duì)船舶技術(shù)檔案的利用率及對(duì)信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅(jiān)持服務(wù)的宗旨，針對(duì)航道生產(chǎn)及船舶運(yùn)營(yíng)的特點(diǎn)，不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。
（五）引進(jìn)并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)， 邀請(qǐng)檔案管理專家來(lái)局講座、指導(dǎo)，或組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。
結(jié)語(yǔ)
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)船舶行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級(jí)管理制度等方面不斷探究實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻(xiàn)
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現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院也得到了廣泛深入的應(yīng)用，醫(yī)院病歷檔案管理信息也進(jìn)入了管理自動(dòng)化、資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的新階段。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，醫(yī)院病歷檔案室應(yīng)如何充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搞好病歷檔案信息管理與服務(wù)，滿足不同利用者的需求，推動(dòng)醫(yī)院病歷檔案事業(yè)的發(fā)展。
1傳統(tǒng)的病歷檔案管理與服務(wù)
1.管理方面?zhèn)鹘y(tǒng)的病歷檔案是以紙質(zhì)為載體書寫和儲(chǔ)存，數(shù)量多、體質(zhì)大。從檔案資料的收集整理、編碼索引、歸檔入庫(kù)等需要耗費(fèi)很多的人力、時(shí)間，工作效率低，常因患者出院后一些檢查檢驗(yàn)報(bào)告不全，而不能按時(shí)歸檔。紙質(zhì)病歷檔案不僅怕水、怕火、怕蟲、怕霉，而且怕散、怕亂、怕?lián)p、怕丟，儲(chǔ)存保管工作要求很高，醫(yī)院的病歷檔案一般都沒(méi)有恒溫防潮設(shè)備，儲(chǔ)存保管工作難度大、安全性差。
2.傳統(tǒng)的病歷檔案信息的服務(wù)，一般僅是在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的病案室向需求者提供資料檢索統(tǒng)計(jì)、借閱紙質(zhì)病歷檔案資料、復(fù)印或摘抄規(guī)定允許的病歷內(nèi)容，這種方式下病歷檔案信息資源利用的時(shí)間和地域空間受到很大的限制，病歷檔案信息利用社會(huì)成本高、利用效能低。
2病歷檔案信息服務(wù)對(duì)象，按服務(wù)范圍可分為醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)和對(duì)外社會(huì)服務(wù)
1.對(duì)內(nèi)服務(wù)主要是為醫(yī)療管理、教學(xué)科研活動(dòng)、醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量控制、開展臨床合理用藥研討、藥品和醫(yī)療服務(wù)物價(jià)檢查等提供服務(wù)。近年，隨著醫(yī)院醫(yī)療改革的深入，醫(yī)療法規(guī)的健全，醫(yī)院管理走向規(guī)范化，教學(xué)科研能力的提升，加強(qiáng)質(zhì)量管理防范醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的提高，醫(yī)院內(nèi)部對(duì)病歷檔案信息的各種需求日趨增多。
2.對(duì)外服務(wù)一般是為社會(huì)和商業(yè)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的保險(xiǎn)理賠給付、司法機(jī)構(gòu)的刑事民事案件取證、醫(yī)學(xué)鑒定機(jī)構(gòu)進(jìn)行醫(yī)學(xué)、患者異地診療、居民辦理與健康和疾病有關(guān)的事項(xiàng)等提供服務(wù)。近年，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療改革的深入，社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)向城鎮(zhèn)和農(nóng)村廣大居民覆蓋及對(duì)大病、特種病保險(xiǎn)病種范圍擴(kuò)大，人們經(jīng)濟(jì)生活水平提高對(duì)預(yù)防保健需要增多，公民法律和維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，社會(huì)群體及個(gè)人對(duì)病歷檔案信息的需求就越廣越深。
3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下病歷檔案信息管理與服務(wù)措施
1.病歷檔案技術(shù)創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下病歷檔案信息管理與服務(wù)，其前提必須是病歷檔案信息電子化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化，即需要建立基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的電子病歷檔案系統(tǒng)。
2.建立網(wǎng)絡(luò)管理與服務(wù)制度網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子病歷檔案及信息服務(wù)，對(duì)病歷檔案管理與服務(wù)，既是技術(shù)上的變革，又是管理上的挑戰(zhàn)。為推廣網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子病歷檔案的應(yīng)用和病歷檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，必須建立與之相適應(yīng)的制度，使管理、服務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。我國(guó)至今還沒(méi)有確定電子病歷檔案法律效力的有關(guān)法律，在目前醫(yī)院采取紙質(zhì)病歷檔案和電子病歷檔案并存的雙軌制應(yīng)用的情況下，必須建立電子病歷書寫、電子病歷檔案歸檔保管和利用制度，保證病歷檔案與電子病歷檔案內(nèi)容的一致性，確保電子病歷檔案按照《病歷書寫基本規(guī)范》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定要求進(jìn)行書寫、歸檔、保管、查閱、復(fù)制。
3.建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)它是基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的電子病歷檔案系統(tǒng)中開設(shè)面對(duì)病歷檔案利用需求者開放的服務(wù)平臺(tái)，讓需求者在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行具體需求申請(qǐng)，病歷檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行受理服務(wù)，主要包括以下方面：
一、城建檔案法制體系還不完善
隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規(guī)、規(guī)章制度的出臺(tái)，和地方性檔案工作法規(guī)相繼實(shí)施，使城建檔案事業(yè)有了法律依據(jù)和保障，推進(jìn)了城市建設(shè)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化。但是也出現(xiàn)一些依法治檔的問(wèn)題。一是城建檔案法規(guī)建設(shè)不能適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要。目前城建檔案工作已經(jīng)發(fā)展成具有全國(guó)規(guī)模的事業(yè)，管理這個(gè)事業(yè)體系需要一個(gè)健全、完善的法律規(guī)章來(lái)規(guī)范和調(diào)整其中各個(gè)環(huán)節(jié)和活動(dòng)，但城建檔案立法工作進(jìn)展緩慢，滯后于實(shí)際工作的發(fā)展需要。要使城建檔案事務(wù)都能有法可依，有明確的行為準(zhǔn)則，任務(wù)還很艱巨。二是部分省市出臺(tái)了城建檔案地方性法規(guī)，但是沒(méi)有全國(guó)統(tǒng)一的法規(guī)，而且有很多地方對(duì)城建檔案事業(yè)重視不夠，還沒(méi)有將其列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的計(jì)劃中，所以影響和制約著城建檔案工作的開展。
二、城建檔案法律意識(shí)薄弱
因?yàn)槌墙n案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值體現(xiàn)的周期比較長(zhǎng)，所以人們對(duì)于城建檔案知之甚少，對(duì)其地位和作用并沒(méi)有真正的理解，認(rèn)為城建檔案沒(méi)什么大作用，可有可無(wú)，以至于違法行為頻繁發(fā)生。具體體現(xiàn)為一是不建檔。許多建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有專門的資料員，也沒(méi)有進(jìn)行檔案收集和編制工作，工程竣工后也未進(jìn)行竣工驗(yàn)收。二是應(yīng)付檔案。有的單位以復(fù)印件代替原件；不按規(guī)定加蓋圖章；不按規(guī)定標(biāo)注數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)變更；為節(jié)省費(fèi)用，不按規(guī)定進(jìn)行器材實(shí)驗(yàn)，不報(bào)、虛報(bào)實(shí)驗(yàn)材料；胡亂編制以應(yīng)付材料缺失情況。三是不歸檔。在工程建設(shè)中雖然產(chǎn)生了檔案，但是不向城建檔案館報(bào)送，認(rèn)為檔案放在本單位歸檔也一樣是歸檔，而且查閱起來(lái)方便，或者是因?yàn)榫幹茋?yán)重不合格也不改正，干脆就不交。
三、城建檔案行政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)水平有待提高
城建檔案執(zhí)法管理面向工程建設(shè)各參建單位及城建系統(tǒng)相關(guān)職能部門，其涉及領(lǐng)域廣，面對(duì)的情況復(fù)雜，這就要求執(zhí)法人員不但要具有檔案學(xué)、建筑學(xué)等其它專業(yè)技術(shù)知識(shí)，還要有相關(guān)法律知識(shí)，如行政處罰法、保密法、文物保護(hù)法、著作權(quán)法等方面知識(shí)。此外，行政執(zhí)法工作還要求工作人員具有很好的溝通、協(xié)調(diào)和處理應(yīng)變事務(wù)的能力，在完成宣傳、教育和依法治檔工作的同時(shí)，要得到相對(duì)人的理解和配合。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，城建檔案館的信息化水平急需提高，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的管理模式成為當(dāng)下面臨的一項(xiàng)新課題。所以，城建檔案的所有工作人員都必須提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力，推進(jìn)城建檔案管理向現(xiàn)代化、電子化管理邁進(jìn)。有些同志思想保守，認(rèn)為檔案部門社會(huì)地位不高，依法治檔難以開展，工作有為難情緒，導(dǎo)致了依法治檔的力度不大。
以上都是制約城建檔案行政執(zhí)法的原因，為了更好的加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法工作，依法查處違法行為，妥善解決城建檔案執(zhí)法中存在的問(wèn)題，現(xiàn)提出以下建議：
一是完善城建檔案法制體系。目前全國(guó)范圍內(nèi)的城建檔案法律體系中，《檔案法》、《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《中華人民共和國(guó)建筑法》是城建檔案工作最基礎(chǔ)的法律依據(jù)，是《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的上位法，而對(duì)城建檔案的管理工作做出具體規(guī)定的只有建設(shè)部的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》。《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》作為國(guó)務(wù)院部門規(guī)章必須具有通用性和普遍的指導(dǎo)作用，因而不可能涵括各個(gè)方面的內(nèi)容，符合各地的實(shí)際情況。另外，建設(shè)部的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的法律效力低于行政法規(guī)，各地在出臺(tái)地方性法規(guī)是不能將其作為法律依據(jù)，這也使得地方的立法工作難度很大。
城建檔案管理工作不僅僅涉及城建單位，它還與市政公用、規(guī)劃、交通運(yùn)輸?shù)榷鄠€(gè)部門都有聯(lián)系，光靠某一行政部門的努力顯然力度不夠，只有依靠完善的法律制度明確各部門職責(zé)，才能協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，提高城建檔案工作水平。
因此，完善城建檔案法律體系，應(yīng)該國(guó)家和地方上下聯(lián)動(dòng)，由國(guó)務(wù)院適時(shí)出臺(tái)行政法規(guī)為全國(guó)的城建檔案工作提供指導(dǎo)方針，地方行政主管部門應(yīng)該及時(shí)將各地的具體情況向上級(jí)部門逐級(jí)反饋，使得上級(jí)的立法符合具體工作的需要。在國(guó)家沒(méi)有出臺(tái)全國(guó)性城建檔案管理法規(guī)前，地方城建檔案管理部門也符合上位法規(guī)定的范圍內(nèi)探索出臺(tái)符合本地實(shí)際工作情況的地方性法規(guī)、規(guī)章，使科學(xué)、合理的工作程序上升到法律層面，進(jìn)而也為國(guó)家的立法工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
二是加大城建檔案法律法規(guī)的宣傳服務(wù)，提高全社會(huì)對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)。建設(shè)工程是百年大計(jì)，在建筑物使用期間，會(huì)遇到對(duì)建筑物的改建（包括裝修）擴(kuò)建或拆除活動(dòng)，以及在其周邊進(jìn)行建設(shè)活動(dòng)，評(píng)估對(duì)該建筑物可能的不利影響，發(fā)生突發(fā)事件時(shí)查閱相關(guān)的圖紙資料等，都要參考原始的勘察、設(shè)計(jì)、施工等資料。因此，要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔情況的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理，同時(shí)由建設(shè)行政管理部門牽頭，爭(zhēng)取法制、檔案、安全監(jiān)察等部門的配合，加大普法力度。通過(guò)各種宣傳工具和宣傳形式，向全社會(huì)廣泛宣傳城建檔案的法律、法規(guī)，宣傳城建檔案在城市建設(shè)和管理中的重要作用，增強(qiáng)全民城建檔案意識(shí)，讓全社會(huì)都認(rèn)識(shí)、關(guān)注、重視城建檔案，通過(guò)典型案例，使他們體會(huì)到把齊全的工程檔案移交城建館存檔有利于其日后的查詢利用，進(jìn)而達(dá)到合作共贏的良好局面，從而自覺(jué)地向城建檔案館報(bào)送工程檔案。
關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；矛盾問(wèn)題；措施辦法
現(xiàn)階段，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也在深入推進(jìn)，檔案信息“四化”（即存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化）已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。信息化條件下，如何運(yùn)用新思路新辦法來(lái)解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問(wèn)題，更好地為國(guó)家高等教育服務(wù)，成為當(dāng)前各高校檔案工作面臨的新課題。
1 存在的矛盾問(wèn)題
1.1 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力偏弱，編配不合理
一是相關(guān)管理人員重視程度不高。沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到工作的必要性及其對(duì)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類工作對(duì)學(xué)校的管理工作無(wú)關(guān)緊要。不少檔案管理人員抱怨：檔案工作不是中心工作，業(yè)務(wù)上屬于小崗位、冷專業(yè)，排不上隊(duì)，擺不上位，不受關(guān)注，沒(méi)有前途。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識(shí)上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動(dòng)上對(duì)檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對(duì)于檔案社會(huì)服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無(wú)實(shí)質(zhì)性的操作措施。二是管理人員業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理工作對(duì)于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒(méi)有具體的專業(yè)知識(shí)以及技能，就難以勝任檔案管理工作。目前，高校檔案管理中，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問(wèn)題比較突出。高校檔案隊(duì)伍相對(duì)于一般企事業(yè)單位的檔案隊(duì)伍文化水平偏高，但真正科班出身、從事專職檔案管理人員比較少。很多兼職檔案管理人員未接受全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)技能較差。懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的檔案管理人員數(shù)量更少。三是檔案管理體制建設(shè)不健全。目前我國(guó)高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo)，配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員，但在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)了一些高校檔案資料歸檔整理不及時(shí)，造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。
1.2 檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施
高校檔案管理工作一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無(wú)法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因?yàn)橄嚓P(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無(wú)法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國(guó)現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個(gè)高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過(guò)程中，計(jì)算機(jī)編程人員對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致開放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無(wú)法勝任高校檔案管理工作。
1.3 資源共享存在弊端，檔案資源利用率較低
一是信息收集與統(tǒng)計(jì)過(guò)程中存在信息重復(fù)收集。目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門，導(dǎo)致在對(duì)信息收集與統(tǒng)計(jì)過(guò)程中存在信息重復(fù)收集，資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來(lái)隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過(guò)合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問(wèn)題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。二是一些高校檔案館藏單一.不能滿足檔案需求。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢(shì)，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。。學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會(huì)的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力.能夠?qū)崿F(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
2 對(duì)策措施
2.1 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，優(yōu)化高校檔案管理模式
檔案管理工作較為繁瑣，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有句話“檔案工作是個(gè)良心活，好漢不愿干，懶漢干不了”。責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，干事敷衍拖拉，體現(xiàn)到業(yè)務(wù)工作中就會(huì)造成檔案材料歸檔不及時(shí)、收集不全、信息“老化”，檔案服務(wù)質(zhì)量必然打折扣。只有增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，才能做到對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)本人負(fù)責(zé)。檔案工作者要刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練把握各項(xiàng)指標(biāo)要求，吃透各項(xiàng)制度規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)日常管理制度，只有這樣才能保證檔案的及時(shí)、有效利用。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)觀念，拓展檔案利用的價(jià)值空間。檔案工作必須始終堅(jiān)持把服務(wù)放在首位，變傳統(tǒng)的“守?cái)偸健狈?wù)為“應(yīng)用式”主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作更高層次、更大范圍發(fā)揮服務(wù)保障效能。信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，要通過(guò)樹立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。
2.2 搞好頂層設(shè)計(jì)，增強(qiáng)制度規(guī)定的生機(jī)活力
制度規(guī)定要著眼實(shí)際與時(shí)俱進(jìn)，一要適應(yīng)歷史發(fā)展實(shí)際，適當(dāng)調(diào)整檔案材料有關(guān)規(guī)定。可考慮刪除家庭出身、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等參考價(jià)值不大的表格項(xiàng)目，增加性格特點(diǎn)、愛(ài)好特長(zhǎng)、指紋信息等能反映個(gè)性特征的欄目；可適當(dāng)增加個(gè)人年度總結(jié)、考核材料、民主測(cè)評(píng)結(jié)果、述職（述學(xué)）報(bào)告、專業(yè)技術(shù)成果、參加重大活動(dòng)等反映現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料。可考慮建立合理的監(jiān)督機(jī)制，改革檔案不能與個(gè)人見面的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)雙向互動(dòng)的檔案材料信息常更新常維護(hù)。二要緊貼工作實(shí)際，形成更加細(xì)化、具體化的操作機(jī)制。在規(guī)范檔案日常管理方面，根據(jù)有關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際，制訂細(xì)化完善《人才信息中心崗位職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理規(guī)定》、《機(jī)房管理規(guī)定》、《信息查詢規(guī)定》、《檔案借查閱規(guī)定》、《安全保密規(guī)定》等制度規(guī)定。其次，還要建立完善各項(xiàng)登記，如檔案接收、轉(zhuǎn)遞、借查和銷毀檔案材料，以及入網(wǎng)審批、系統(tǒng)備份、信息收集查詢、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等。同時(shí)，進(jìn)一步明確各級(jí)機(jī)關(guān)、各類人員的崗位職責(zé)，做到統(tǒng)一規(guī)范、各司其職、辦事有據(jù)。三要形成督促檢查機(jī)制。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問(wèn)題，要不定期的對(duì)所屬單位檔案室進(jìn)行實(shí)地檢查，通過(guò)勤幫多促，不斷推動(dòng)檔案質(zhì)量建設(shè)。對(duì)管檔人員，要定期考核政策水平，業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際操作技能，搞好資格認(rèn)證。凡因工作失職、管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案缺件、假件，造成不良后果的，堅(jiān)決追究管檔人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
2.3 立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加快高校檔案信息化管理建設(shè)
為適應(yīng)日益發(fā)展的信息時(shí)代的要求，高校應(yīng)把檔案室建成各類數(shù)字信息資源庫(kù)，并逐步使其內(nèi)容擴(kuò)大到文件、資料、語(yǔ)音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫(kù)通過(guò)計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略知識(shí)庫(kù)，使檔案真正為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案工作人員須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，積極探索檔案工作在實(shí)踐中的發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用科學(xué)的管理方法來(lái)指導(dǎo)現(xiàn)行的高校檔案工作。要加大現(xiàn)代化設(shè)備投入，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)配置現(xiàn)代化辦公用具和自動(dòng)化設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)，努力推進(jìn)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)材料電子化建設(shè)，建立電子檔案查閱網(wǎng)站，豐富網(wǎng)上信息資源，為檔案工作提供快捷、高效、多功能服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范簡(jiǎn)化網(wǎng)上查閱程序，拓展服務(wù)范圍，增強(qiáng)服務(wù)的有效性和主動(dòng)性，以服務(wù)手段的創(chuàng)新來(lái)促進(jìn)檔案服務(wù)效能提高，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。
