時間：2023-05-30 09:12:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理模式，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
電子文件的出現(xiàn)對檔案部門是一個極大挑戰(zhàn)，電子政務(wù)的迅速發(fā)展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，關(guān)系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區(qū)檔案局本著對歷史負責(zé)的態(tài)度，分析電子政務(wù)的應(yīng)用與發(fā)展的狀況，總結(jié)多年來推廣電子文件歸檔管理的經(jīng)驗，提出了應(yīng)對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規(guī)則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責(zé)任，是檔案部門能否介入電子政務(wù)的關(guān)鍵。由于大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，電子文件的保存實際上由技術(shù)人員負責(zé)，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術(shù)水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區(qū)檔案局在開發(fā)歸檔接口系統(tǒng)時，規(guī)避了許多不利的因素，把檔案管理的規(guī)則通過技術(shù)措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術(shù)因素的影響，最大限度地降低電子文件對設(shè)備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區(qū)檔案局在區(qū)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的公共信息平臺上建立的歸檔系統(tǒng)，是以B/S方式供全區(qū)61家單位1000多名機關(guān)干部共同使用。系統(tǒng)有二個進口，一個與公共信息平臺上協(xié)同辦公系統(tǒng)對接，直接接收辦結(jié)完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業(yè)務(wù)人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統(tǒng)進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統(tǒng)對文件歸檔、接收的環(huán)節(jié)設(shè)置了一些技術(shù)措施，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)中已辦結(jié)的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統(tǒng)中，兩個系統(tǒng)同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責(zé)任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數(shù)據(jù)服務(wù)器中，由檔案局的技術(shù)人員負責(zé)對數(shù)據(jù)庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉(zhuǎn)化為物理管理，靜安區(qū)檔案局又開發(fā)了一個脫機保管系統(tǒng)，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統(tǒng)的文件組織方式，文件的內(nèi)容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責(zé)任人、操作人以及運行環(huán)境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統(tǒng)和紙質(zhì)賬簿同時兼管。
消除技術(shù)因素就是擺脫原有的應(yīng)用系統(tǒng)，將復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統(tǒng)有二個重要技術(shù)特點：一是自動驅(qū)動刻錄機，數(shù)據(jù)在封閉的狀態(tài)下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統(tǒng)自動檢測，根據(jù)規(guī)定期限，系統(tǒng)提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區(qū)檔案局同時保留了相同內(nèi)容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關(guān)的手續(xù)，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經(jīng)流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數(shù)據(jù)集中存放的風(fēng)險，因為大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的保管成本很高，而且技術(shù)進步導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移是必然的，當(dāng)數(shù)百萬條記錄的數(shù)據(jù)庫遷移到新的數(shù)據(jù)庫中，要保持和全文信息、背景信息等數(shù)據(jù)的對應(yīng)，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術(shù)因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規(guī)范、有序的管理模式
計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，大量的文件都是在網(wǎng)上形成、流轉(zhuǎn)，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標(biāo)等等都已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規(guī)范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節(jié)都應(yīng)該明確規(guī)定。前一時期，我們曾需要查閱一個關(guān)于信息化工作的文件，在政府的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的相關(guān)系統(tǒng)中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統(tǒng)中也沒有查到，一個在網(wǎng)上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統(tǒng)的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規(guī)則并沒有深入到電子政務(wù)中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態(tài)。如果電子政務(wù)中形成的電子文件的保存繼續(xù)處于這種無序狀態(tài)，客觀上會對電子政務(wù)的應(yīng)用效力打上折扣。因此，針對著電子政務(wù)的特點，靜安區(qū)檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統(tǒng)中，各單位的業(yè)務(wù)人員對于應(yīng)歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務(wù)人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設(shè)置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求結(jié)合靜安區(qū)的實際情況制定一個通用類目表輸入系統(tǒng)中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經(jīng)過審查后，歸檔類目表才能生效。業(yè)務(wù)人員在歸檔時，系統(tǒng)自動會跳出與其業(yè)務(wù)相關(guān)的歸檔類目的清單，業(yè)務(wù)人員只要用鼠標(biāo)點擊相關(guān)的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統(tǒng)按照歸檔類目表設(shè)置了統(tǒng)計功能，各單位應(yīng)歸檔和已歸檔的文件隨時可以統(tǒng)計出來，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業(yè)務(wù)人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責(zé)明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態(tài)。
靜安區(qū)政府將檔案局的這項舉措被靜安區(qū)政府列入?yún)^(qū)重點實施項目，區(qū)信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經(jīng)有80%的單位實現(xiàn)了電子文件歸檔管理。
探索應(yīng)用新技術(shù)，保障電子文件的真實性，努力實現(xiàn)電子檔案的管理價值
電子文件是技術(shù)進步的產(chǎn)物，不斷發(fā)展的新技術(shù)又改變著電子文件的表現(xiàn)形式，這種動態(tài)因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內(nèi)容的文件同時保存紙質(zhì)和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務(wù)中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務(wù)已經(jīng)實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復(fù)制成紙質(zhì)文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔(dān)。靜安區(qū)檔案局對“雙套制”作了這樣規(guī)定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經(jīng)沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數(shù)據(jù)來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術(shù)，是2007年是靜安區(qū)檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術(shù)手段去實現(xiàn)電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務(wù)接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務(wù)中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術(shù)應(yīng)用到歸檔電子文件中已經(jīng)不是問題，但是檔案部門如何進行數(shù)字認證的管理卻是一個復(fù)雜的問題，這需要會同有關(guān)部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術(shù)去樹立電子檔案的地位，是電子政務(wù)實施檔案管理的必經(jīng)之路。
美國國家電子檔案和文件署的負責(zé)人認為，電子檔案存放在生成機構(gòu)，極易造成丟失，因為生成機構(gòu)的電子檔案管理容量有限，電子檔案的利用頻率低、范圍小，隨著時間的延續(xù)，生成機構(gòu)很有可能會對利用價值不高的電子檔案進行銷毀，而在檔案館集中管理模式下，對所有電子檔案都能進行分類分頻差異化管理，保證電子檔案的生存[2]。美國檔案館與文件署實施了“美國電子檔案檔案館項目”，歷時六年建立了相關(guān)的配套硬件設(shè)施和軟件開發(fā)，在專業(yè)化電子檔案管理工具輔助下，加強了電子檔案的保存安全性。澳大利亞是目前世界上電子檔案管理力度較大的國家，并在管理模式方面不斷創(chuàng)新，澳大利亞國家檔案館面向全國進行電子檔案信息整合，通過專家論證會方式，制訂了電子檔案館檔案管理國家計劃，并高度重視電子檔案的信息化管理，通過數(shù)字綠皮書等多種方式改善電子檔案保存方法，根據(jù)電子檔案管理流程，開發(fā)了電子檔案管理應(yīng)用軟件[3]。
機構(gòu)自行分散管理模式機構(gòu)自行分散管理模式是指由檔案的形成機構(gòu)自行保管具有保存價值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統(tǒng)檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機關(guān)自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，將文件到檔案整個過程的幾個階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個連續(xù)的過程中。機構(gòu)自行分散管理模式是建立在文件連續(xù)體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現(xiàn)行工作領(lǐng)域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護電子檔案的原始結(jié)構(gòu)，以信息技術(shù)比較發(fā)達的日本為例，多數(shù)機構(gòu)選擇了機構(gòu)自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。
我國電子檔案管理模式
我國目前電子檔案管理模式從應(yīng)用類別上劃分為機構(gòu)分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應(yīng)用范圍上劃分，仍然以機構(gòu)分散管理模式為主，機構(gòu)管理模式主要在廣大企業(yè)中應(yīng)用，機構(gòu)分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關(guān)和事業(yè)單位中應(yīng)用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質(zhì)載體和數(shù)字載體，紙質(zhì)載體主要指原始紙質(zhì)檔案文檔，數(shù)字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質(zhì)載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔[6]。
結(jié)論
通過對國內(nèi)外電子檔案管理模式的研究，發(fā)現(xiàn)我國電子檔案目前仍然采用雙套制管理模式，未來我國電子檔案管理發(fā)展中，仍將會長期保持這種管理模式。首先因為我國各類企業(yè)電子檔案管理意識淡薄，企業(yè)機構(gòu)進行檔案管理，很大程度上處于初級階段，職工人事檔案進入企業(yè)后，企業(yè)根據(jù)檔案等信息進行職工身份識別，同時辦理戶籍、保險等事務(wù)，檔案進入電子管理階段后，檔案的信息管理就滯后，由于企業(yè)沒有檔案專業(yè)應(yīng)用，所以機構(gòu)檔案很有可能會逐漸丟失。其次我國電子檔案起步較晚，與美國等發(fā)達國家相比，電子檔案管理的體系、制度、軟件開發(fā)、專業(yè)管理人才等都落后很多，電子檔案的自主創(chuàng)新能力仍然較低，電子檔案工程的實施需要耗費較大資金，短時間內(nèi)難以形成長效機制。未來我國電子檔案發(fā)展過程中，將從制度和人才兩方面同時入手，首先逐步規(guī)范企業(yè)及其電子檔案應(yīng)用管理水平，加強電子檔案的指導(dǎo)和技術(shù)交流；其次政府檔案管理機構(gòu)將逐步形成穩(wěn)定成套的系統(tǒng)管理制度，加強集中管理和分散管理的一致性；再次我國檔案管理人才方面，將加大電子檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，通過自主創(chuàng)新提升電子檔案管理水平。
作者：李海峰單位：東營市第二人民醫(yī)院
一、電子檔案管理的現(xiàn)狀
由于電子檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，使各個單位的檔案數(shù)量都在逐漸增加，而面對與日俱增的檔案文件時，傳統(tǒng)的檔案模式必定無法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。
檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當(dāng)復(fù)雜。所以面對巨大的檔案數(shù)量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。
由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現(xiàn)問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當(dāng)重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業(yè)技術(shù)，否則會無法勝任此項工作。
二、檔案信息電子化的優(yōu)缺點
1.電子檔案的優(yōu)點
與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案是采用電子數(shù)據(jù)的形式對檔案的信息資料進行準(zhǔn)確的記錄。而傳統(tǒng)檔案則是使用紙質(zhì)材料來進行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術(shù)進行檔案的存儲，所以檔案會記錄在計算機上。而傳統(tǒng)檔案卻必須要在檔案室進行檔案的存儲，不僅要有良好的環(huán)境，還會耗費大量的成本。使用電子檔案還會避免檔案由于時間關(guān)系會出現(xiàn)失真或損毀等情況發(fā)生。與電子檔案相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式要有相關(guān)的專業(yè)人員對檔案進行填寫和記錄工作，如果不小心填錯的話還需要重新進行填寫。對于電子檔案只要在電腦上進行編輯后，將其直接轉(zhuǎn)存到移動U盤、硬盤等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對于檔案的填寫與收集工作都會較快捷的完成。因而對于電子檔案的未來發(fā)展也存在著無窮的潛力。
2.電子檔案的缺點
在電子檔案具備著一系列優(yōu)點的同時也存在著一些缺點。電子檔案雖然可以較為快捷的進行存儲工作，可同時存在著被盜的風(fēng)險。傳統(tǒng)檔案是通過在檔案室中進行檔案的存儲，犯罪分子即便可以通過某種途徑進入到檔案室，但面對大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對于電子檔案的竊取，犯罪分子通過在相關(guān)計算機中植入病毒文件就在計算機中對相關(guān)的文件進行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時盡量不執(zhí)行一些未知的文件，只有做到使存儲檔案的計算機不被病毒入侵，就會有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關(guān)的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態(tài)度，并正確看待檔案工作的工作性質(zhì)與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個缺點是與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案對相關(guān)的軟件設(shè)備有一定的依賴性。傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案對其分別進行存儲來即可，而電子檔案則一定要通過相關(guān)的檔案管理軟件進行操作，否則就很難進行對檔案存儲的工作。電子檔案在沒有安裝相關(guān)的檔案管理軟件的計算機上是無法進行檔案管理工作的。
三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用
對于領(lǐng)導(dǎo)小組所制定的各項方案都應(yīng)該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關(guān)鍵就是對其相關(guān)的管理措施是否到位。而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規(guī)范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領(lǐng)導(dǎo)所提出的每一項建議，按照領(lǐng)導(dǎo)所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務(wù)，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業(yè)精神與責(zé)任心，才會使整個集體工作做得更好。
在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經(jīng)驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎(chǔ)上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了直接有效的條件。
在檔案管理工作的系統(tǒng)建設(shè)中，不可避免的會遇到一些過于強調(diào)其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現(xiàn)象。實際上這樣無視標(biāo)準(zhǔn)化的做法或是拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關(guān)的工作經(jīng)驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的需要了。通過制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對于電子檔案發(fā)展會是一種系統(tǒng)性的進步，對于檔案管理的發(fā)展也起著至關(guān)重要的作用。
對于最普通的電子檔案來說，想要對其進行安全的保存也是有一定難度的。可以采用與傳統(tǒng)檔案的管理辦法相結(jié)合的手段，充分利用其檔案管理的優(yōu)勢。因為傳統(tǒng)的檔案管理模式是有一定的優(yōu)勢的，所以我們在進行電子檔案的管理工作時，同時利用傳統(tǒng)檔案的管理方式對降低電子檔案的風(fēng)險會有著顯著的效果，做到完全發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的管理優(yōu)勢。
當(dāng)今社會正在創(chuàng)新各種社會服務(wù)和信息化的道路上高速前行，檔案管理的電子化已經(jīng)成為大勢所趨。目前企業(yè)管理之中信息管理系統(tǒng)和計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，這要求檔案管理要盡快進行科學(xué)化建設(shè)和創(chuàng)新化建設(shè)。所以檔案管理工作亟待創(chuàng)新，利用科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作實現(xiàn)其對企業(yè)價值的提升，這是當(dāng)前企業(yè)管理者和檔案管理工作者需要解決的首要問題。
一、企業(yè)檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業(yè)對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學(xué)性，造成這種現(xiàn)象的根本原因在于企業(yè)往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業(yè)的管理者將管理的重點放在經(jīng)濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟效益上的推動作用，導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業(yè)的不重視導(dǎo)致了企業(yè)工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責(zé)任感，通常檔案管理工作沒有專人負責(zé)。這種企業(yè)上下覺得檔案管理無用的觀念導(dǎo)致了企業(yè)發(fā)展嚴重失衡。
（二）企業(yè)缺乏完善的檔案管理制度。企業(yè)缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)沒有專門的檔案收集制度，部分企業(yè)雖然設(shè)置了相應(yīng)的規(guī)章制度但也只是流于形式。其次，企業(yè)檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)內(nèi)部一些檔案管理人員專業(yè)知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗，由于檔案管理人員素質(zhì)良莠不一，檔案將會在立卷中會出現(xiàn)很大的問題。一次立卷現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業(yè)檔案管理綜合力度不強。當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權(quán)限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業(yè)人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導(dǎo)致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不足。雖然很多企業(yè)在內(nèi)部管理上已經(jīng)大力推行了信息化建設(shè)，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導(dǎo)致了檔案管理質(zhì)量一直難以提升。由于企業(yè)沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，難以給予大力的技術(shù)支撐和強力的系統(tǒng)保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業(yè)雖然建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化一直受到阻礙。
二、促進檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新的對策
首先，企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理工作人員應(yīng)該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經(jīng)營管理之外，把檔案管理工作納入到企業(yè)管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業(yè)價值提升的重要作用，企業(yè)的管理者應(yīng)該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，與時俱進，積極運用現(xiàn)代化的管理手段和相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)來完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業(yè)應(yīng)該加大力進行檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)，使得管理設(shè)備逐步完善，讓檔案管理體系走向創(chuàng)新化、科學(xué)化、信息化和現(xiàn)代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業(yè)素質(zhì)的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經(jīng)驗和方法，在工作中責(zé)任感強烈。
其次，企業(yè)要建立完善的檔案管理制度。高質(zhì)量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現(xiàn)科學(xué)化和創(chuàng)新化就必須在管制度的完善上努力。企業(yè)應(yīng)該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規(guī)劃》等法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)檔案管理相關(guān)的制度，檔案管理制度一方面要切合企業(yè)實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理制度要考慮企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的需求，企業(yè)各個部門的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業(yè)制度好的檔案管理制度應(yīng)該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發(fā)現(xiàn)不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創(chuàng)新和科學(xué)的道路。
最后，檔案管理應(yīng)該走電子化道路。網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)時社會的時代特征，這為檔案管理工作的創(chuàng)新和科學(xué)提出了新的要求。檔案管理模式也應(yīng)盡快從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾砟Ｊ?，傳統(tǒng)模式下以可視記錄識別為主，電子管理模式下以機器識別代碼為主，我們通常所說的電子檔案就是機器識別代碼型。電子檔案中的文件是由檔案工作者直接書寫在磁盤之上，文件被錄入或者修改之后，即時存儲到辦公的信息數(shù)據(jù)之中。在這個過程中檔案人員和技術(shù)人員實現(xiàn)了信息的共享，這使得文件和檔案的界限漸漸變得模糊。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項管理活動之中，電子文件正在取代紙質(zhì)文件，以其精確、快捷的特點覆蓋企業(yè)管理全過程。即便是復(fù)雜的圖紙也可以實現(xiàn)電子化，并且利用計算機和輔助工具設(shè)計出的電子圖紙更形象和具體。傳統(tǒng)企業(yè)檔案中將檔案劃分為文書、聲像、科技、會計、人事和基建等部分，電子檔案管理模式下企業(yè)信息集成系統(tǒng)將信息劃分為各個管理模塊和流程，電子檔案管理使得系統(tǒng)之中各個管理模塊的檔案信息能夠隨時進行調(diào)動、調(diào)整并設(shè)置分類方案。所以，新時期的檔案管理工作應(yīng)該推行電子檔案和電子文件管理，形成科技化、信息化、數(shù)字化和創(chuàng)新化的發(fā)展趨勢。
結(jié)語：企業(yè)高效運作和安全發(fā)展離不開良好的檔案管理工作的支持，新時期檔案管理工作要做到與時俱進，向著規(guī)范、科學(xué)、創(chuàng)新的方向發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理制度，實現(xiàn)電子檔案管理，促進檔案管理發(fā)揮最大效用，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。良好的檔案管理能夠促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟發(fā)展做出巨大貢獻。
【關(guān)鍵詞】電子檔案;管理利用
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
（一）提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
（二）通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。
（三）直接利用。直接利用指得是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
（一）加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
（二）加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。
（三）加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
（二）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失。電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
（三）建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指得就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通信技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。
（四）加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
一、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢
煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展有著重要的關(guān)系。數(shù)字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的方式將不同的信息資源以數(shù)字化的存儲方式有機地結(jié)合起來，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現(xiàn)信息資源共享的目的。
1.這是現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化、自動化的要求
在現(xiàn)代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質(zhì)檔案，人工管理檔案的模式，必須順應(yīng)時代的發(fā)展，實行數(shù)字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心，運用先進的計算機技術(shù)，最終實現(xiàn)數(shù)字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標(biāo)。
2.有利于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益
煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應(yīng)該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質(zhì)的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟負擔(dān)。通過數(shù)字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益有了明顯的提高。
3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率
煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因為煤炭企業(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發(fā)生工作調(diào)動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質(zhì)記載的檔案信息、紙質(zhì)檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計、查找相關(guān)信息的，但是通過實行數(shù)字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關(guān)資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。
4.有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息
在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過紙質(zhì)的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關(guān)的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關(guān)的檔案信息，有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。
二、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的劣勢
我國煤炭企業(yè)實行數(shù)字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現(xiàn)階段的生產(chǎn)力水平較低，科學(xué)技術(shù)還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數(shù)字化管理工作存在著比較多的不足之處。
1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性
煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術(shù)，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術(shù)而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數(shù)字化的檔案管理存在著不安全的因素。
2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現(xiàn)不能讀取信息的問題
隨著計算機不斷的更新?lián)Q代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統(tǒng)中，出現(xiàn)不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數(shù)據(jù)的丟失，而且可能會出現(xiàn)病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設(shè)備。
3.煤炭企業(yè)各個部門的辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差
當(dāng)前，我國的煤炭企業(yè)各個部門應(yīng)用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設(shè)計開發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數(shù)字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉(zhuǎn)換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。
4.數(shù)字化的檔案管理工作的利用率較低
煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數(shù)字化檔案管理的強大作用?，F(xiàn)階段，煤炭企業(yè)還沒有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。
三、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理中的現(xiàn)狀以及存在的問題
1.煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足
煤炭企業(yè)要想更好地開展數(shù)字化管理工作，就必須建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備。但是我國目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經(jīng)濟能力以及其他原因的束縛，不能建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備，以至于我國的煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計算機并沒有隨著時代的發(fā)展而進行更新?lián)Q代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計算機與現(xiàn)代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現(xiàn)死機的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經(jīng)費嚴重不足的問題，沒有經(jīng)費去購進先進的硬件設(shè)備，有的甚至連一些最基本的實施數(shù)字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現(xiàn)代煤炭企業(yè)進行數(shù)字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經(jīng)配備了先進計算機和掃描儀等數(shù)字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網(wǎng)絡(luò)安全、機房建設(shè)的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現(xiàn)階段我國煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設(shè)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備。這是實現(xiàn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的前提準(zhǔn)備。
2.煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理不夠重視
雖然，最近幾年，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的企業(yè)開始逐漸認識到實行數(shù)字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產(chǎn)為主要任務(wù)，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經(jīng)濟效益，因此會出現(xiàn)煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。
3.煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低
在煤炭企業(yè)中，有多個不同的部門沒有設(shè)置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責(zé)并不明確，不能對檔案管理人員進行職業(yè)考核。正是因為煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責(zé)做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。
4.檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)不高
因為煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數(shù)字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)較低，難免會在開展數(shù)字化檔案管理工作時，出現(xiàn)失誤，但是這卻會給企業(yè)帶去不小的危害，甚至?xí)p失到企業(yè)的經(jīng)濟利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作的。
四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的對策
1.煤炭企業(yè)加大對數(shù)字化檔案管理的資金的投入
煤炭企業(yè)要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備，投入較多的資金改善數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機器設(shè)備進行及時維修，如果不能提高舊設(shè)備的性能就要更換這些老舊的機器設(shè)備，購進一批先進的機器設(shè)備，以滿足對數(shù)字化檔案管理的需要。
2.規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)
煤炭企業(yè)為了實行數(shù)字化的檔案管理工作時更加順利，就應(yīng)該規(guī)范數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制定出一整套科學(xué)有效地統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是在現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)還沒有制定出這一完整的標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著我國煤炭企業(yè)數(shù)字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指日可待。在這項標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該有利用計算機實行數(shù)字化檔案管理工作時明確規(guī)范的操作過程以及操作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內(nèi)容，使對數(shù)字化檔案管理工作種種方面的標(biāo)準(zhǔn)都有一個明確具體的規(guī)定，讓這套標(biāo)準(zhǔn)能夠真正科學(xué)有效地實行，最終達到煤炭企業(yè)順利實行數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。
3.煤炭企業(yè)要進一步提高數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)水平
完善煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化就需要進一步提高其基礎(chǔ)建設(shè)水平，將涉及其中的各個環(huán)節(jié)中的常見設(shè)備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設(shè)備的數(shù)量，并且還要提高設(shè)備的質(zhì)量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應(yīng)信息資源的共享，注重對數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)用到的甚至以后會應(yīng)用到的多種相關(guān)軟件進行推廣，開發(fā)使用安全性更高、技術(shù)更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數(shù)字化檔案管理中的數(shù)據(jù)庫更加全面、高效的運行。
4.要加強數(shù)字化檔案的安全建設(shè)
煤炭企業(yè)要加強對數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，運用先進的技術(shù)方法，保證好數(shù)字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應(yīng)根據(jù)使用者的身份設(shè)置使用計算機時相應(yīng)的權(quán)限等等。
5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術(shù)培訓(xùn)
煤炭企業(yè)在招聘數(shù)字化檔案管理工作人員時，應(yīng)該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應(yīng)有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學(xué)習(xí)新的事物，另外檔案管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學(xué)有效地實行數(shù)字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應(yīng)該懂得掌握專業(yè)的理論知識與技術(shù)，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，使他們能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，使煤炭企業(yè)實行得數(shù)字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)招入維護企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的高素質(zhì)的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性。
五、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢和劣勢
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會的進步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要促進因素，對我國的經(jīng)濟發(fā)展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對其進行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場地對檔案內(nèi)容進行整理。而對于企業(yè)的各個部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個部門只需要將本部門對應(yīng)的文件錄入到計算機系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。對于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時，僅僅能夠?qū)蝹€文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進行檔案數(shù)字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲設(shè)備出現(xiàn)安全問題后，其內(nèi)存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉(zhuǎn)換時采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當(dāng)硬件存儲設(shè)備中的內(nèi)容過多時，往往會導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實現(xiàn)檔案信息的共享。對于檔案電子化建設(shè)，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發(fā)對應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進行電子檔案的建設(shè)時往往需要多個部門聯(lián)合行動，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個企業(yè)高效運行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進行統(tǒng)一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁數(shù)的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對于這些企業(yè)，其在進行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問題，需要有關(guān)人員加強研究。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞 信息時代 檔案管理 模式探究
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進，目前，科學(xué)技術(shù)革命的核心和主流是信息技術(shù)革命，21世紀是成為信息社會，這一點已成為世界共識。信息技術(shù)已當(dāng)代社會最具潛力的新的生產(chǎn)力，信息資源已成為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息化水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標(biāo)志。信息在社會生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為經(jīng)濟發(fā)展的首要資源。
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了V泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。
1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2應(yīng)建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
3提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化
1.電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝。
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸。
通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。
1.3 直接利用。
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2.加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
2.1 加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。
2.3 加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。
3.做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
3.2 規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失。
電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3.3 建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。
3.4 加強工作人員管理，提高檔案保護意識。
關(guān)鍵詞：新時期；電子檔案管理；存在的問題；應(yīng)對措施
前言
在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不能滿足新時期發(fā)展的需求，因此必須對其進行優(yōu)化和改革。電子檔案管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，主要是運用計算機來完成對電子檔案的生成與管理，在設(shè)備載體中以數(shù)碼的形式進行存儲，還能在計算機上對檔案信息進行閱讀與處理。傳統(tǒng)所使用的紙質(zhì)的檔案管理方式極易造成檔案丟失或者缺失，但是電子檔案管理模式不僅能使檔案的保存時間有效延長，還能提高其檢索效率，令使用者的查詢時間大大減少。在使用電子檔案管理時也不斷有問題或者缺陷顯露出來，這些問題在一定程度上會對檔案管理現(xiàn)代化進程的發(fā)展造成影響，因此，我們應(yīng)當(dāng)對其給予重視，積極尋找科學(xué)有效的解決措施，以保證電子檔案的健康發(fā)展。
一、新時期電子檔案管理中存在的問題
1.檔案的完整性不高
在我國很多電子檔案管理企業(yè)中，由于其管理體系尚未完善，所以極易在檔案管理過程中使其真實性、原始性和完整性受到影響，從而降低了檔案的利用價值。獨立性和變化性是電子檔案內(nèi)容的特點，電子檔案并不是固定不變的，檔案管理人員會隨著發(fā)展變化而對其進行修改，但是卻沒有對其進行校驗，導(dǎo)致電子檔案缺乏真實性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員未能按照要求嚴格地對電子檔案進行校驗和審核，對于很多錯誤信息未能及時發(fā)現(xiàn)和修改。另外，電子檔案的安全系數(shù)不高，比起紙質(zhì)檔案管理，更容易被篡改。電子檔案不完整的原因主要是其具有較高的變化性和流動性，且儲存方式多樣，缺失現(xiàn)象的發(fā)生率較高[1]。
2.管理軟件缺乏統(tǒng)一性
我國對計算機軟件進行研制的速度遠遠慢于硬件的發(fā)展速度，所以電子檔案管理工作中所使用的軟件無法使檔案的存儲需要獲得滿足。特別是在檔案共享方面，因為各個地區(qū)或者單位之間所使用的檔案管理軟件不同，所以在檔案利用和共享方面就存在了阻礙，也對電子方案的發(fā)展造成負面影響。
3.檔案內(nèi)容的保密性不高
目前計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性較高，如果在網(wǎng)絡(luò)上某一個設(shè)備存儲電子文件，那么使用任何終端設(shè)備都能將其索取到；在某一個終端所存儲的電子文件也可以通過網(wǎng)絡(luò)對若干個終端進行同時發(fā)送[2]。這樣就會嚴重威脅到部分具有保密性的電子文件的安全。
4.檔案極易被刪改
由于電子文件的生成是在計算機上進行操作的，所以形成過程中不會留下痕跡，而且單位負責(zé)人也不需要對材料進行進一步的簽發(fā)，這樣就會導(dǎo)致難以確定材料的權(quán)威性和真實性。若出于自身或者其他目的，部分操作人員在計算機上對電子文件進行刪改也很難被發(fā)現(xiàn)。
5.檔案保管的長久性有待改善
大部分企業(yè)都將計算機和網(wǎng)絡(luò)作為重要的工作工具，實現(xiàn)了無紙化，將工作中的信息以及決策等資料都存儲于網(wǎng)絡(luò)，只要在需要信息的時候移動鼠標(biāo)就可輕易獲得，在提高工作效率的同時也簡化了檔案管理工作的歸檔和存儲，有利于信息使用的方便性。但是，由于檔案管理全都依靠網(wǎng)絡(luò)進行，在計算機受到病毒或者黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓等情況下，極易損毀、丟失電子文件信息，給企業(yè)帶來不可估量的損失。
二、新時期加強電子檔案管理的措施
1.不斷更新自身的管理觀念
電子檔案管理部門應(yīng)該對電子檔案進行大力開發(fā)與宣傳，使人們對電子檔案的認識獲得提高。過去我們都是使用紙質(zhì)檔案，隨著科技的發(fā)展，電子檔案得到了越來越廣泛的使用，已成為目前最新型的方案管理形式。有部分檔案管理企業(yè)或者工作人員對電子檔案認識不全，未能對其使用給予重視，所以必須通過大力宣傳使各個企業(yè)或者工作人員對電子檔案的重要性和優(yōu)越性獲得充分認識，從而樹立具有現(xiàn)代化的管理觀念，這樣才能促進電子檔案管理工作的順利開展[3]。
2.加強對檔案管理人員的培養(yǎng)
新時期對檔案管理人員的要求也在不斷提高，檔案管理人員除了對檔案業(yè)務(wù)進行熟悉外，還要掌握一定程度的計算機專業(yè)知識。因此，必須加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，包括計算機專業(yè)知識的培養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，以提高他們對檔案業(yè)務(wù)的熱情和職業(yè)道德素質(zhì)。在培訓(xùn)計算機知識的同時，可通過招考或者深造等方式對高、尖、精的計算機人才進行選拔與培養(yǎng)，令他們在精通計算機的同時，還熱愛檔案事業(yè)，對檔案業(yè)務(wù)有一定的熟悉程度，能操作與開發(fā)軟件。
3.完善電子檔案管理政策
在形成、處理、歸檔、管理和利用電子文件的各個環(huán)節(jié)，文件內(nèi)容都有可能會更改與丟失，就算管理人員具有熟練的操作技術(shù)也需要根據(jù)相關(guān)管理措施來使其規(guī)范化。所以，建立完善的規(guī)章制度對電子檔案真實性、原始性和安全性是非常重要的。對于電子檔案的管理和在電子檔案管理系統(tǒng)中所進行的各種操作，應(yīng)該有一套采用法律的形式針對其管理標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)定進行制定，讓工作人員能夠了解這些規(guī)定并遵守，這樣就能使電子檔案的各種操作都是合理、合法的[4]。
4.保證電子檔案管理的完整性
運用現(xiàn)代化的技術(shù)措施對電子檔案管理的真實性、原始性以及完整性予以保障，從而使其可信度獲得提高。管理人員可通過背景信息和元數(shù)據(jù)對電子檔案管理的真實性、原始性和完整性進行檢驗；或者實行身份驗證和消息認證對用戶的相關(guān)資料進行存儲，在使用資料的時候也必要要通過認證才能索取資料；運用數(shù)字簽名、光筆簽名等簽署技術(shù)；運用防火墻技術(shù)設(shè)置障礙于機構(gòu)與其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間，避免非法訪問或者盜竊專利、機要信息；對電子檔案進行備份或者實施加密技術(shù)等。以上措施的使用都有助于電子檔案管理真實性、原始性和完整性的保持，提高人們對電子檔案管理的信心，讓更多的人和事業(yè)單位能夠更加放心的使用。
5.設(shè)計并使用可靠的存儲技術(shù)
與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，電子檔案管理的核心工作是信息存儲的安全性。紙質(zhì)檔案管理的存儲有專門的檔案管理室，通過請專人對檔案進行管理與保護等使檔案的安全性獲得保障。而電子檔案管理是采用互聯(lián)網(wǎng)傳遞與共享數(shù)據(jù)，因此，電子檔案管理的安全性在考慮到單個計算機上的數(shù)據(jù)存儲安全外，還要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特性設(shè)計并使用分布式的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)[5]。按照一定的策略以及算法分布式將電子檔案的數(shù)據(jù)存儲于遠程地方，同時還要對所有數(shù)據(jù)進行備份，這樣就可以在電子檔案遭到損毀后快速地將數(shù)據(jù)恢復(fù)。
結(jié)語：在信息化飛速發(fā)展的新時期，電子檔案管理已取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，雖然該管理模式具有明顯的優(yōu)勢，但是在實施操作過程中，其權(quán)威性和安全性問題仍然需要我們給予重視。檔案管理人員對電子檔案管理的重要性必須要有充分的認識，針對管理工作中存在的問題做到及時發(fā)現(xiàn)并予以解決。這不僅能提高電子方案管理工作的可靠性與安全性，還能促進其健康發(fā)展。
參考文獻
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檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。檔案是企業(yè)的決策依據(jù)，是企業(yè)維權(quán)的法律依據(jù)，是企業(yè)活動的參考依據(jù)。目前在航天企業(yè)，能通曉檔案的功用，對檔案進行科學(xué)管理，但也存在不足之處。
（一）實體管理模式與信息管理模式并存
現(xiàn)在航天企業(yè)檔案采用實體管理模式與信息管理模式并存的管理模式。實體管理模式采取手工管理方式完成檔案整理、鑒定、利用等各項工作。這種方式費時費力，效率低下，無法在短時間內(nèi)實現(xiàn)檔案信息的二次利用。信息管理模式的重點不再局限于保管檔案實體而開始放在對檔案資源的開發(fā)和利用上。通?^對航天企業(yè)某院的調(diào)查可得，全部單位都已安裝檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文件目錄級的管理。院內(nèi)所屬單位18%采用信息化管理模式，82%采用實體管理模式與信息管理模式并存方式。由此可見，航天企業(yè)檔案管理的重點還是放在對實體的保管上，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍。
（二）檔案觀念落后，檔案價值未被認識
航天企業(yè)中檔案部門一直處于科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)鏈的末端，產(chǎn)生不了直接的經(jīng)濟效益，同時還需消耗一定的人、才、物等資源，一定程度上增加企業(yè)運營成本，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中不斷被弱化、邊緣化。在企業(yè)組織機構(gòu)重組時，撤并檔案管理機構(gòu)，壓縮管理經(jīng)費，壓低檔案管理人員的薪酬，頻繁變動檔案管理人員現(xiàn)象時有發(fā)生，完全忽視檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用，造成企業(yè)無形資產(chǎn)的流失。
（三）管理手段落后，環(huán)節(jié)冗余
從傳統(tǒng)的檔案信息管理模式中可以看出，檔案管理手段較落后。在文件收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)大多采用手工記錄，工作效率低，工作準(zhǔn)確性低，占用大量的人力資源和財力資源，信息的儲存、查閱和修改等問題較為不便。采用手工作業(yè)方式的單位勞動量大，耗時多，每個工作環(huán)節(jié)都要進行記錄交接，交接環(huán)節(jié)繁瑣，文件查新查全率低。兩種方式并存的單位雖實現(xiàn)了計算機管理，但僅僅停留在文件級的目錄編制、統(tǒng)計與檢索等基礎(chǔ)工作上，缺乏綜合處理的技術(shù)能力。近一段時間內(nèi)兩種方式的并存，問題會越發(fā)突顯，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在管理標(biāo)準(zhǔn)、處理方法、保管方式等方面存在矛盾，需對其中不合理、不必要的環(huán)節(jié)進行徹底的變革。
（四）檔案資源缺乏系統(tǒng)管理
以航天某所為例，部門各自為政，都在推進部門的信息化建設(shè)。
單位內(nèi)部出現(xiàn)多套信息管理系統(tǒng)，最多時達到10余個。如數(shù)字化協(xié)同系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)、經(jīng)營合同管理系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。各部門的文件都在自己的系統(tǒng)里運行，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)等不盡相同，互不兼容，很難做到信息和知識資源的自動交換，互聯(lián)互通，從而形成了一個“信息孤島”。單位倡導(dǎo)一體化管理，但沒有實質(zhì)進展。雖成立信息中心，但只是停留在機構(gòu)合并的層次上，并沒有真正將信息資源進行有效整合，提供系統(tǒng)的集成的信息服務(wù)。
二、成熟企業(yè)檔案管理經(jīng)驗借鑒
（一）成熟企業(yè)檔案的管理特點
1.企業(yè)檔案館在提供利用方式上十分多元化。部分成熟企業(yè)檔案在提供利用方式上具有很強的靈活性。除傳統(tǒng)服務(wù)方式之外，還通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案服務(wù)，如IBM公司檔案館負責(zé)管理公司歷史網(wǎng)站，訪問量達45萬人次。
2.部分成熟企業(yè)非常重視對檔案價值的利用。企業(yè)檔案館不僅關(guān)注企業(yè)歷史研究，還將檔案資源投入到經(jīng)營管理活動中，努力為企業(yè)服務(wù)。可口可樂公司每年從檔案中尋找意向，而制成的產(chǎn)品可以產(chǎn)生超過700萬美元的利潤。
3.部分成熟企業(yè)檔案館藏實現(xiàn)了各種信息綜合化管理，是一個綜合性機構(gòu)。除了以傳統(tǒng)的企業(yè)檔案保管中心存在外，它們還具有信息服務(wù)中心，企業(yè)形象展示中心、工業(yè)文化遺產(chǎn)中心等性質(zhì)。例如，IBM公司檔案館除了是檔案保管中心、信息服務(wù)中心和企業(yè)形象展示中心之外，實際上還是IBM的博物館。
（二）對我院檔案管理的啟示
運用拿來主義，借鑒別人的成熟經(jīng)驗，引導(dǎo)檔案工作達到一個新的高度，是檔案人員的責(zé)任所在。
1.信息技術(shù)使檔案利用更為便捷。檔案工作者已認識到企業(yè)中傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)在的快速發(fā)展，數(shù)字化信息化的管理是當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的未來發(fā)展趨勢。
2.深入挖掘檔案資源為企業(yè)服務(wù)。國外企業(yè)檔案工作的產(chǎn)生主要是出于檔案工作能為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接的價值。這是值得我們借鑒的。如何使航天企業(yè)檔案工作為企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營創(chuàng)造效益？需要調(diào)整檔案工作的重心，深入挖掘檔案資源，最大限度地投入到科研生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中，為企業(yè)提供及時、有效的信息服務(wù)。
3.檔案綜合性管理使檔案價值最大化。借助相應(yīng)的檔案知識管理方法、手段和技術(shù)，通過將分散的資源最大整合、集成、實現(xiàn)一體化綜合管理，真正實現(xiàn)檔案知識價值的轉(zhuǎn)化。
三、航天企業(yè)提升檔案管理水平的對策
（一）采用知識管理模式
社會發(fā)展進入知識經(jīng)濟時代，知識管理也應(yīng)運而生。知識管理的理念和方法將推動企業(yè)檔案管理逐步轉(zhuǎn)型知識管理模式。傳統(tǒng)的以“實體管理”“信息管理”為特征的企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)模式受到?jīng)_擊。航天檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)和知識資源，對其進行科學(xué)的管理，不僅可以支持決策，同時也有助于企業(yè)知識的積累與深化。航天某單位加強技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)，搭建了“知識資源管理平臺”，不斷強化未來知識資源的整合和開發(fā)利用，實現(xiàn)企業(yè)知識資源的共享。這種知識管理視角下的業(yè)務(wù)模式將成為未來企業(yè)檔案管理發(fā)展的主要趨勢，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。
（二）增強檔案價值意識
意識決定行動。檔案管理模式的變革要以檔案管理意識的變革為基礎(chǔ)。航天企業(yè)中主要領(lǐng)導(dǎo)及人員對檔案工作價值的認知程度，決定著對檔案工作的態(tài)度，在很大的程度上決定著檔案工作的發(fā)展。加強檔案宣傳工作力度，提高對知識管理的認知度。隨著知識經(jīng)濟的到來，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者逐漸意識到，知識是企業(yè)不可或缺的一種資源，要在激烈的市場競爭中獲得成功，首先要獲得知識。同時，將檔案管理工作納入企業(yè)制度管理，積極構(gòu)建檔案管理體系，明確檔案業(yè)務(wù)流程，做到有法可依，真正讓檔案工作在企業(yè)管理中占有一席之地。
（三）構(gòu)建檔案管理新方式
信息時代的快速發(fā)展，使得電子文件數(shù)量越來越龐大，種類越來越繁多，而實體文件將逐漸退出歷史的舞臺，電子文件將成為主角。電子文件的管理需要加強前端控制和全生命周期的管理。并在電子文件的每個階段都要進行控制，確保電子文件的真實性，完整性。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“末位”觀念，樹立“先行”意識。同時，為了使這些檔案發(fā)揮最大的效能，對電子文件進行系統(tǒng)化整合，將企業(yè)檔案作為知識資產(chǎn)進行管理，實施檔案知識管理流程，實現(xiàn)知識共享，提高企業(yè)科研生產(chǎn)能力。
（四）建設(shè)信息資源平臺
[關(guān)鍵詞] 檔案；檔案管理；雙軌制；措施
[中圖分類號] G740
[文獻標(biāo)識碼] B
在全球化信息時代的影響下，傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)檔案已不能適應(yīng)當(dāng)今快節(jié)奏的傳播利用，由以計算機網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的這面旗子占領(lǐng)了檔案管理領(lǐng)域，并逐步取代紙質(zhì)檔案。隨著計算機和現(xiàn)代通訊技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷普及應(yīng)用，圖書館檔案管理近年來也隨之由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐步向電子文件轉(zhuǎn)化，但這個轉(zhuǎn)化是復(fù)雜、持續(xù)的，由于各種原因，他們的并存期、依賴期會相當(dāng)漫長。不過電子文件的入檔比例呈逐年增長態(tài)勢，形成兩者并駕齊驅(qū)的局面，所以圖書館檔案實行雙軌制管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，是圖書館檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
一、檔案管理“雙軌制”的內(nèi)涵
從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統(tǒng)意義上檔案實體的過渡性文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了無紙化辦公的情況，電子文件的優(yōu)勢越來越凸顯，從而對傳統(tǒng)檔案的管理方式提出新的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。
電子文件的出現(xiàn)，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。總的來說，檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質(zhì)與電子并存的管理辦法?！半p軌制”不但是管理方式、方法上的調(diào)整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念，是對傳統(tǒng)檔案管理理念的一次揚棄，給傳統(tǒng)的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質(zhì)檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質(zhì)檔案的管理過渡到對信息、知識和數(shù)據(jù)挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導(dǎo)和規(guī)范。
二、實施“雙軌制”管理的必然性及意義
紙質(zhì)檔案與電子文件由于其各自的特點、文件運行的生命周期以及在整個科研生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。
電子文件的特點隨著其自身的不斷發(fā)展而豐富和擴充。而其中的“可共享性”、“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認可及迅速普及的主要原因。根據(jù)這些特點，相對于紙質(zhì)檔案而言，電子文件的優(yōu)勢在于提供方便、快捷的查詢、復(fù)制及數(shù)據(jù)交換、挖掘等信息服務(wù)上。這是信息社會或者說網(wǎng)絡(luò)社會對檔案管理提出的基本要求。這是一個信息爆炸的社會，如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質(zhì)文件的管理上，那么對海量的信息進行紙質(zhì)存儲以及從海量的紙質(zhì)文件中找出所需要的信息將是不可能的事。
雙軌制的管理模式能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)的需要，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案實體管理和信息化管理相容并有機地結(jié)合起來的現(xiàn)代管理模式。這種管理模式既能充分開發(fā)、利用檔案信息資源，同時也能起到保護檔案原件的作用。從而將更加重視知識管理在資源配置、業(yè)務(wù)流程和人才開發(fā)等方面的作用，使檔案管理工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化。提高檔案管理的水平，發(fā)揮檔案的更大作用。
三、構(gòu)建符合現(xiàn)代檔案“雙軌”管理機制的措施與對策
(一)加強現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作
檔案工作是“利在當(dāng)代、功在千秋”的事業(yè)。所以要想加快實現(xiàn)雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經(jīng)費投入，購置實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必須的一些設(shè)備，如高性能的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、快速刻錄機、打印機等，以及維護檔案安全的保護設(shè)施、配套的軟件等，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。沒有堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)也就無從談起檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)問題。
(二)做好館(室)藏檔案的優(yōu)化工作
檔案館(室)對所保管的案卷進行全面、認真、細致的普查，這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。首先要對館(室)藏檔案進行全面的清查工作，剔除那些重份和無查考利用價值的文件和資料，然后按照管理規(guī)范和科學(xué)的方法重新進行分類、組卷、編目、撰寫案卷標(biāo)題等，避免在實行計算機管理檔案的過程中出現(xiàn)重復(fù)工作。同時，在重新整理的過程中還可以對破損、掉頁、字跡退變等案卷做一些修復(fù)和搶救工作，可以說是一舉兩得，也避免了工作效率低的情況發(fā)生。重新組卷不僅可以優(yōu)化館(室)藏、科學(xué)保管，而且可以提高計算機管理檔案的利用效率。
(三)解決電子檔案文件存儲問題，加固檔案管理的“雙軌”構(gòu)架
電子文件的存儲問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。電子文件的存儲包括兩個方面的內(nèi)容，一是海量存儲的問題，一是長期保存的問題。解決這兩個問題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過“在線存儲”、“離線存儲”和“近線存儲”的辦法，對海量電子文件加以長期保存和備份。在線存儲是指授權(quán)用戶可以根據(jù)需要，隨時下載數(shù)據(jù)，一般用于存儲被頻繁調(diào)用的數(shù)據(jù)。離線存儲，顧名思義，是對“在線”數(shù)據(jù)的“離線”備份存儲，因此又稱備份級的存儲。這部分數(shù)據(jù)不經(jīng)常被調(diào)用。“近線”存儲是對“在線”和“離線”的折中，適用于存儲訪問量不是很大，但又有一定需求的數(shù)據(jù)。
(四)規(guī)范管理，統(tǒng)一接口，打通紙質(zhì)檔案與電子文件之間的物理隔閡
融合是時代的主旋律。紙質(zhì)檔案與電子文件并存的管理過程中，必然存在著不相協(xié)調(diào)的矛盾和沖突。在矛盾處發(fā)現(xiàn)一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發(fā)點，也是構(gòu)建其“雙軌”管理的理論基礎(chǔ)和實踐的必然選擇。根據(jù)時代特征和科研生產(chǎn)的實際需求以及現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的管理模式，構(gòu)建一套動態(tài)的、發(fā)展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業(yè)已成為現(xiàn)代檔案管理者的共識?！半p軌制”其實是一種混合管理模式，由于時代的變遷和科學(xué)的進步，任何單一的檔案管理模式都難以適應(yīng)現(xiàn)今復(fù)雜的檔案信息格局?！半p軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說是一種“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要從軟件上保證紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)，同時也要從硬件發(fā)展的角度，對歷史和將來的數(shù)據(jù)進行兼容性維護，保證其電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案都長期可用，杜絕由于硬件系統(tǒng)的升遷而對歷史數(shù)據(jù)所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對包含同一信息內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對應(yīng)。
其次，要建立健全管理制度，從設(shè)計軟件的開發(fā)論證，到整個局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM(PDS)等計設(shè)文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，打通紙質(zhì)與電子文件之間的物理隔閡。
再次，運用技術(shù)手段，保證紙質(zhì)與電子文件之間的動態(tài)鏈接，以及紙質(zhì)與電子文件都真實可用，充分發(fā)揮“雙軌制”對現(xiàn)代檔案管理的作用與職能。數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，可以為海量電子文件以及紙質(zhì)檔案存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進一步完善的PDM系統(tǒng)和歸檔管理軟件的無縫對接，為電子文件的適時歸檔、動態(tài)修改提供了可行的渠道，又從技術(shù)上確保了電子文件的真實可用及其輸出的紙質(zhì)檔案與實物的完全符合。
(五)加強人才隊伍建設(shè)工作
從目前看，許多檔案部門缺乏高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。加之整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，而現(xiàn)有的立卷歸檔工作隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，不僅需要檔案和計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，全面提高檔案人員隊伍素質(zhì)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力，改善檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，盡快使他們熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，掌握信息管理的基本知識和技能，這樣才能擔(dān)負起電子文件歸檔工作和雙軌制下檔案工作的重任。
隨著雙軌制下檔案管理的進一步開展，檔案管理將逐步進入電子化、網(wǎng)絡(luò)化階段。我們要以檔案和計算機專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點，按著全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，認真做好雙軌制下的檔案管理工作。是一種必然的發(fā)展趨勢。因而目前我們只有做好紙質(zhì)文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實現(xiàn)最為理想的檔案管理。
[參 考 文 獻]
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