時間：2023-05-30 09:06:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇標準化檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
傳統的檔案管理工作也面臨著挑戰，陳舊的檔案管理機制落后于時展，不利于單位管理工作效率的提高。因此，要對檔案進行標準化管理，提高檔案管理的綜合水平，全程記錄新時期基層單位建設發展的風貌和功績，更好的促進單位的各項工作的進展。
1 實施檔案管理標準化的意義
檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現檔案工作現代化的重要環節。無數事實證明，標準化透于檔案管理現代化的進程之中，標準化工作是實現檔案管理現代化的前提和基礎，沒有標準化就無法實現檔案管理的現代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結果，必將推動各項業務工作的規范化，同時造就了一批復合型人才，為實現檔案管理現代化奠定堅實的基礎。
2 檔案管理標準化存在的問題
2.1 傳統的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統一操作性
檔案管理標準化本身的標準并不統一，缺乏規范、系統的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。
2.2 一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關了只是關注考核和評比涉及的內容，不認真關注檔案管理工作本身的意義和效率。
2.3 許多單位的領導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業人才的培養，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質和水平，缺乏數字化、現代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。
3 檔案管理標準化問題的解決措施
3.1 建全檔案管理標準化管理機制
針對檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執行機構應加快現代農場基礎情況的調研與分析。結合單位管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎指導檔案管理標準化的實行，促進檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應以財務檔案管理方法與重點為基礎，結合單位項目特點以及經營內容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結合相關法規要求建立真正能夠指導檔案管理標準化實施的，能夠滿足單位現代化建設需求的管理體系，促進檔案標準化目標的實現。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。
3.2 加強檔案管理隊伍建設
針對現代檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業技能需求，檔案管理標準化建設中還應加快檔案管理隊伍的建設。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進檔案管理標準化實施。
3.3 抓住檔案管理標準化的工作重點――財務檔案管理
在現代財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響基層單位經濟活動的重要內容。而且，作為檔案管理的核心，財務檔案管理工作對單位檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代檔案管理標準化實施中應以財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。
3.4 推進數字化檔案管理模式在現代檔案管理數字化的今天，檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現數字檔案管理標準化。針對經營內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在基層單位經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代檔案管理能力的提升。強化執行監督管理，促進檔案管理標準化的實施。
3.5 加強對檔案管理標準化的監督檢查
Abstract:This article main elaboration records management work's standardization and the standardized question, raise the records management foundation work level by the time.
關鍵詞：檔案管理 規范化 標準化
Key words:Records management standardization standardization
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的一個非常重要的中間環節，在搞好硬件建設的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔負著不同的任務，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。
一、推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提是公文制發
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。主要是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。同時還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節是實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
三、推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證是提高檔案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
四、推進檔案現代化管理進程需加快數據準備
1、檔案管理要分清輕重，逐步推進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、檔案管理要分層次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、檔案管理要分門別類
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、檔案管理中用“關鍵詞”替代“主題詞”，提高效率
1 電力基建工程檔案管理重要性
1.1 檔案管理的歷史性
在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內的所有資料，是為生產建設提供不斷發展動力的重要基礎，因此對電力工程基建檔案進行規范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環節都要仔細、負責，以保證任何一個細節不被遺漏，從而實現科學合理的規范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。
1.2 檔案管理的穩定性
電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業的穩步發展、供電能力提供了穩定、可靠的文字資料，企業管理者可通過這些資料加強對企業的管理力度，同時也是制定科學化、規范化企業管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規范化、標準化的設計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩定性。
1.3 檔案管理的珍貴性
電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規范化、標準化的管理模式才能實現對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業的綜合管理水平。
2 規范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略
隨著我國電力事業的飛速發展，電力基礎設施的建設工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規范化、標準化管理。
2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法
在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據施工過程中產生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發現問題要及時解決、上報，從而實現對電力基建工程前期文件的規范化、標準化管理措施。
2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法
在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現簽字不規范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節的操作規范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結束之后要積極聯系相關部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。
2.3 施工設備資料方面的管理辦法
在對電力基建工程施工設備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設備的生產商情況、設備參數數據，要編制出設備采購的臺帳，同時要將施工設備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關有關施工設備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現在施工設備采購過程中所產生文件的規范化、標準化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理辦法
施工材料是決定電力基建工程施工質量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關規定以及合同內容中有無錯誤、遺漏現象，發現問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質量，并有效節約電力企業的施工成本，為電力企業全方位綜合發展提供有效助力。
2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法
要利用規范化、標準化的管理手段對基建工程中的施工資料、安裝文件進行妥善管理，從而保證在電力基建工程竣工后能夠對相關文件順利移交。檔案管理人員要想對施工材料、安裝文件進行有效管理，便要做好一定的檔案資料累積工作，要與相關部門密切配合來進行相關資料的收集、強化、記錄等工作，并協助相關管理部門制定科學、完善的管理制度。另一方面，檔案管理人員要在這個過程中發揮出監管職能，要對電力基建工程項目中的監理[3]、施工企業材料管理、施工質量管理等環節進行監督，如發現出現不合理的管理情況要及時制止并糾正，才能實現對電力基建工程項目檔案的規范化、標準化管理。
【關鍵詞】檔案管理；科研；標準化
【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2013）10-0662-01
隨著計算機技術的進步，醫院的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院管理應用已經越來越廣泛，其作用也越來越大。加強對醫院檔案的標準化管理，有利于醫院領導決策科學化，因此醫院檔案標準化管理顯得十分重要，有人甚至認為醫院檔案標準化管理的程度反應了一家醫院的的醫療水平[1]。但目前我國大部分醫院檔案標準化管理程度十分低；醫院檔案是一種寶貴的資源，有效利用這些資源則可在一定程度上提升醫療技術水平；而檔案的低標準化管理嚴重制約醫院檔案的有效利用；本文就醫院檔案管理標準化管理進行了論述。
1 醫院檔案的范疇與標準化管理的必要性
醫院檔案是醫院在各項活動中形成的具有保存價值的各種圖表、文字、聲像等信息，并以不同形式記錄下來的文件。醫院檔案的形成也有其原因，由于醫院各項活動常常涉及到雙方或多方人員，因此在客觀意義上是有需要的；所以保證醫院檔案原始性以及真實性具有十分重要的意義；并且醫院檔案可以真實記錄醫院的發展歷史，在醫療活動中也可作為重要的法律憑證，因此有必要保存好醫院檔案的完整性，而要做到這一點，實施標準化管理十分重要。而目前我國醫院檔案的管理現狀并不理想，由于醫院分科較細，因此檔案文件多，而且現在不斷有新的疾病出現，因此醫院檔案文件十分繁瑣，而且新的文件不斷出現。對于一個大醫院，醫務人員數量較多，人員晉升以及聘用也是個十分繁重的工作，產生的文件數量也不小。在醫院檔案中醫患糾紛占據巨大的比重，由于目前醫患關系十分緊張，患者維權意識提升，醫療過錯中出現誤差等原因也可產生一系列文件，因此對醫院檔案實施標準化管理具有十分重要的意義。
2 醫院檔案管理的意義
醫院檔案是眾多醫院管理工作者與醫務人員智慧的結晶，可以為醫院建設與發展提供寶貴的資源，為領導的決策提供科學依據，而且在進行科研時，檔案也是必不可少的，如果有大量、充分、可靠的檔案資料，則可明顯加快科學研究的進程；而且醫院檔案是醫院醫療活動中醫患雙方用來維護利益的法律依據，對于保證醫院穩定、處理醫療糾紛、維持醫療正常秩序等具有不可替代的作用。檔案既是有形資產的證明，又是知識產權等無形資產的依據，因此實施標準化管理可以很好的利用上述優點，并充分利用這些檔案資源[2]。
3 醫院檔案管理存在的問題
3.1醫院檔案信息化建設落后
在醫療過程中計算機以及相關專業軟件已經成為不可或缺的工具，如信息管理系統、財務管理、影像存儲、實驗室數據管理等均需要計算機的輔助才能完成，雖然計算機技術發展速度十分迅猛，但由于認識不夠，檔案管理的相關軟件開發卻十分落后；隨著檔案數量產生速度的增加，以往單機計算機的管理形式已經不適合現代管理的要求，而我國大部分醫院這類落后的情況并沒有得到改善[3]。
3.2檔案管理標準化程度低
對醫院檔案實施標準化管理是為了保證信息的有效利用，如果檔案標準化程度低，則阻礙醫院檔案的信息化進程，例如醫院收費系統、影像檢查系統、財務系統等部門系統規格不一致，因此數據無法進行交換共享。
3.3管理體制不健全.缺乏統一規范的管理標準
醫院檔案管理需要建立一套完善、統一的管理模式，但我國大部分醫院在管理醫院醫療檔案時并沒有完善、統一的管理模式，網絡管理經驗不足，機構設置也不一致，這些嚴重影響了檔案的有效利用。
3.4醫院檔案管理格局混亂
醫院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如各種檢查影像分屬檢測部門管理，而醫院的綜合檔案室只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等。各個部門采用的工作方式、管理方式均不盡相同，部門的管理職責也不是十分明確，各部門的考核標準不一致，因此造成實施管理標準化的困難[4]。
3.5檔案管理人員整體素質有待提高
目前醫院現有的檔案管理人員，往往不是專業的管理人員，他們往往知識結構單一，計算機網絡技術的應用水平欠缺，知識面窄；而且部分人員為兼職人員，無法將精力完全應用于管理當中，醫院的技術管理工作就做的十分不理想；因此只有提高檔案管理人員的整體素質，才能更好的服務于檔案管理。
4 醫院檔案標準化管理建議
4.1硬件基礎設施的投入，強化電子文件歸檔管理
醫院可以根據自己的經濟能力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，加快檔案管理的信息化建設，并充分利用好現有設備。將醫院各科室部門文件直接轉換，進入檔案室數據庫，實現文件共享。紙質文件在歸檔時，應有相應的電子版檔案[5]。
4.2建立標準化、規范化檔案管理體系
依據國家對檔案信息化建設的規定與要求對檔案管理體系進行建設，檔案管理軟件應能夠兼容多種文件存儲格式、支持實時瀏覽。能夠實現收集整理、檢索瀏覽、數據存儲、借閱管理、格式轉換、權限控制、鑒定銷毀等一系列功能，滿足信息開發利用的需要。建立數字化信息資源庫，對檔案資源進行系統的整理。
4.3加強檔案管理人才引進力度
要做好一份工作，提高工作人員的整體水平時關鍵，檔案標準化管理的實現必須依靠優秀的管理人才；檔案人員必須具備深厚的管理知識并能掌握現代網絡技術，在引進人才的同時加強本院檔案管理人員的培養，為工作人員創造良好的學習環境，因為只有通過學習才能提高人員的整體素質水平，才能適應檔案管理標準化的要求。
總而言之，檔案管理在醫院管理工作中十分重要，如何做好檔案管理工作也是當今大部分醫院需要解決的問題；檔案標準化管理能有效提高對檔案資源的利用，促進醫院的建設與發展，為院領導提供科學依據，為科研取得突破奠定基礎，因此做好檔案醫院檔案標準化管理意義重大，各醫院必須重視該項工作。
參考文獻：
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[2] 邊俊士； 張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥.2012，54（21）：781―782.
[3] 付善鋒. 醫院檔案管理標準化[J]. 中國醫學創新.2012，25（11），519―523.
【關鍵詞】檔案；管理；工作
1.進一步提高對檔案管理規范化認識促進檔案管理工作現代化
（1）檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，。我們要在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。其中，公文制發是檔案工作達到規范化、標準化的前提條件，堅持“以本單位形成文件為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節；提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證；利用計算機管理檔案，是使檔案工作達到規范化，標準化的有效途徑。
（2）做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
（3）檔案管理規范化工作是檔案現代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案規范化工作，對于總結檔案工作經驗，探索、掌握檔案工作規律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認識做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長遠發展大計，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實加強對檔案工作的領導，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發展規劃和計劃，納入工作人員的崗位職責，納入工作評估指標，并同步布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
2.加強檔案管理規范化工作必要措施分析
2.1實施正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
（1）相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。
（2）在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好二個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
2.2公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
2.3加強檔案工作的組織領導是推進檔案工作規范化、標準化的必要舉措
首先，為進一步加強對檔案工作的領導，單位要成立校檔案工作委員會。檔案工作委員會研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過檔案工作規劃，負責對各單位檔案工作進行監督、檢查和考核。同時成立檔案室，是檔案工作的職能部門，是永久保存和提供檔案利用的機構。各單位、各部門相應成立檔案工作領導小組，領導小組組長由各單位分管檔案的領導擔任，成員由各單位檔案員和有關工作人員組成。各單位應根據實際工作需要配備一定數量的檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強檔案工作隊伍建設。要建設一支高素質檔案工作隊伍，是做好檔案工作的基礎。各單位、各部門要根據檔案工作需要明確本單位檔案員，同時加大檔案員的教育培訓力度，定期組織檔案員進行業務學習，切實提高檔案人員的檔案基礎知識與基本技能；為檔案員提供外出學習機會，開闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調動廣大檔案工作者熱愛檔案工作、做好本職工作的積極性、主動性和創造性，努力建設一支相對穩定的專兼職檔案員隊伍。
2.4提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
檔案——人類社會活動的原始記錄，是最可靠的固化記錄，最具有權威性和憑證性。尤其是獨一而珍貴的歷史檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案無可替代的憑證作用至關重要。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，為了使檔案工作規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、電子檔案等，要實行規范和管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專用庫房，并設有專柜，便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命，其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。
二、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化。在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存。
三、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的，可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也決定了日后檔案質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎提高公文質量，首先是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。注意解決好三個問題：一是準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔。否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。
五、提高檔案立卷質量是標準化、規范化的重要保證
檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得到最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝問題，以有利于檔案規范化管理。檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效、增加效益，科學管理和重要保證。
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化
1 檔案管理現代化的定義
檔案管理現代化是指以系統論等現代管理科學為指導，使用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然。
2 檔案管理現代化進程中的問題
2.1 檔案標準化程度低
進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。
2.2 缺乏高級管理專業人員
現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。
2.3 檔案管理投入不足
經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙，而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求，投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。
3 實現檔案管理現代化的對策
3.1 加強標準化建設
檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。
3.2 實現管理現代化
增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。
3.3 加快復合型人才培養
實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。
3.4 強化管理意識，加大投入力度
首先要關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。
參考文獻
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在醫療保險全覆蓋形勢下，醫療保險檔案日益增多，靠傳統紙質檔案管理很難適應醫療保險經辦機構日常管理服務的需要，這就要求各級醫療保險經辦機構不斷探索醫療保險檔案管理信息化建設，實現醫療保險檔案管理紙質檔案與電子檔案的有機結合，在傳統紙質檔案管理的基礎上實現醫療保險檔案的電子化管理，通過計算機、互聯網實現檢索查詢，提高服務效率和服務水平，減輕醫療保險經辦機構管理服務負擔，減少服務對象辦事的等待時間。
二、醫療保險檔案管理信息化建設技術途徑
從發明計算機技術開始，人類經過數十年孜孜不倦的探索和研發，到如今無論從計算機技術還是計算機硬件都有了長足的發展，從DOS操作系統到Windows95、98、2000、Xp到Vista7、8，操作系統日臻完善，計算能力得到極大的提高。計算機硬件技術發展也為日常應用開辟了廣闊的空間，就存儲技術而言，如今辦公用計算機硬盤已經從兆到G再到TB，存儲容量不可同日而語。多媒體技術的廣泛應用也為醫療保險檔案管理信息化提供了堅實的技術支撐，同時也開辟了廣泛的空間。芻議醫療保險檔案管理信息化建設文/王惠娟
1.積極做好醫療保險檔案電子化管理軟件開發工作。
計算機工作是要靠應用軟件來實現的，眾所周知，計算機軟件是人和計算機交流的重要渠道，讓計算機按照人們的思想，做人們想要做的事就必須開發實用軟件。實現醫療保險檔案電子化管理就必須開發出一款簡單實用軟件，微軟Office軟件在全世界暢銷，就是因為它簡單實用功能強大，我們不要求開發出微軟Office軟件水平的醫療保險檔案電子化管理軟件，起碼也要實現全部檔案管理功能，這就要求有關部門加大資金投入，早打算，早安排，盡快開發出適合醫療保險檔案管理的應用軟件。
2.建立醫療保險檔案電子化管理標準和制度。
沒有規矩不成方圓，國家設立國家標準化委員會，對農業標準化、工業標準化、服務業標準化、行業標準化、地方標準化、國際標準化工作進行管理。醫療保險檔案電子化管理也需要建立一套切合實際的國家標準，建立并嚴格執行醫療保險檔案電子化管理制度，這樣對于醫療保險全覆蓋形勢下的醫療保險檔案電子化管理工作勢在必行。
3.培養醫療保險檔案電子化管理人才。
醫療保險檔案電子化管理是一項嶄新的、長期且艱巨的戰略任務，任重道遠。做好這項工作既需要有較高的政治素質又要有良好的職業道德和崇高的敬業精神的人才隊伍，隨著計算機技術、信息技術、Internet技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。這就要求我們必須加快人才培養步伐，培養和造就一大批懂業務，鉆研電子技術和計算機技術的人才隊伍，并對醫療保險經辦機構人員開展計算機技術、多媒體技術、電子檔案管理技術培訓，適應醫療保險檔案電子化管理需求，做好醫療保險檔案電子化管理工作。
三、結語
近年來，城市建設檔案工作正在進步完善和發展，城建檔案是科技檔案的組成部分，是城市建設各項活動的真實記錄，它同其他工作一樣，也需制定統一標準，作為開展工作的依據和準繩。本人通過學習和多年的檔案工作實踐，對城建檔案工作標準化問題有了初步的認識，在此就城建檔案工作標準化的重大意義及制定城建檔案工作的標準需解決的幾個問題做些粗淺的探討。
一、城建檔案工作標準化的意義
（一）城建檔案設備和管理手段的實現和發展迫切需要標準化
檔案工作標準化即：科學的制定、貫徹修訂各項標準，使檔案工作逐步走向規范化、統一化。城建檔案工作要求城建檔案館各工作環節之間即有嚴密的分工，又有密切的合作，必須保持高度的統一和協調一致，標準化在這里就是不可缺少的紐帶。假如沒有統一的標準化作為依據，各自為政，各行其是，必然會出現互不協調，互不銜接、互不配套的混亂狀況。例如：現代化建設使城建檔案越積越多，為節省空間，保護元件，更好的開展咨詢利用，檔案縮微化已成為發展方向。縮微化使用的設備，要求生產者和使用者在技術、規格等方面互相銜接和一致。現在我們使用的器材等設備大都不是一個廠家生產的，如沒有統一標準，則不能配套成龍，無法工作和交流。另外，現代化技術已進入到檔案管理中，給檔案管理提出了更高的要求。如：當前電子計算機在檔案工作中廣泛應用，軟件的通用化、標準化也提到了議事日程。所以城建檔案工作現代化程度越高，越需要標準化。而標準化的相應發展，又能促進現代化。從這個意義上說，沒有標準化，就無法實現檔案工作現代化。
（二）城建檔案的科學管理需要標準化
城建檔案科學管理要求做到：管理機構高效化、方法科學化、技術現代化，建立起符合城建檔案規律特點的科學管理制度，制定一系列標準，使城建檔案工作的各個環節都按標準化的要求來進行。所以科學管理制度的形成都要以標準化為基礎。如：制定接收檔案的標準，以確保進館檔案的質量；制訂整理、鑒定等標準，使檔案規范化。如果我們不搞標準化，不按標準去做，將會出現工作質量低劣、返工費時等現象。有的單位對檔案工作不重視，由于不懂標準，各種檔案雜亂無章的堆放在一起，誰要誰去拿，有的檔案連管理人員都不知放在哪里，在急需檔案的情況下找不出來，造成了人力物力的浪費。自有了標準化條例，檔案工作都按標準執行，制定了各項制度，按檔案標準化的要求逐類管理，現在如有人找檔案，就能在很短的時間內，及時準確的滿足用戶要求。所以，標準化以統一的、科學的狀況代替了混亂的、不合理的狀況，要實現科學管理就要求城建檔案工作必須實行標準化。
（三）標準化是檔案管理質量的基礎
檔案工作中的組卷、分類、劃分期限等工作，在檔案工作中都是周而復始的進行著，雖然在具體對象和工作內容上有差異，但在質量要求上都是相同的。制定統一的標準，工作質量就能得到可靠地保證，標準化是質量管理的基礎，而質量管理又利于標準化的貫徹，標準化貫穿于質量管理全過程。
（四）搞好標準化對節約人力物力有重要作用
以我們系統各單位整理檔案為例：過去由于案卷質量沒有統一標準，每個檔案管理人員按照自己的認識和理解去組卷，在案卷的鑒定、裝訂、整理及規格尺寸沒有統一標準可遵循，以致造成案卷質量低，每次檢查驗收檔案進館時，都有相當不符合規定要求，必須進行返工重新整理，即浪費了人力財力，有不利于檔案的保護。再如：檔案裝具是管理檔案的基本設備，也是一筆較大的開支。長期以來我們箱、柜、廚等，品種規格及式樣即不統一，而且價格較貴，如能對裝具進行統一，制定出科學先進、經濟合理的標準，組織專業廠家按標準生產，將會降低造價，節約人力物力，并能加速裝具現代化。
（五）標準化是提高檔案管理效率的關鍵
目前，查找檔案的效率是根據工作人員對檔案的熟悉程度而定，但隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，單靠熟悉是滿足不了現代建設要求的，必須靠科學的分類和檢索才能永久而可靠。另外，案卷的規格尺寸、目錄的格式如沒有統一標準，進館后的檔案就會雜亂而影響排列和利用。在立卷中也經常碰到有人用非標準重要紙條批寫文件，在裝訂線以外修改文件，用鉛筆批改文件等現象，我們不得不進行裱糊等技術處理，這樣既費時又影響質量。所以，要提高工作效率，必須使檔案工作標準化。
檔案管理工作具有較強的實踐性，在制定檔案工作標準中，要以檔案管理的理論和實踐為基礎，把成功的肯定下來，失敗的加以否定，最后形成準則，這樣的標準才具有先進性，科學合理性。可以預料，隨著檔案標準化的進行，將會推動城建檔案管理的理論研究，促使城建檔案事業獲得新發展。
二、城市檔案標準化工作中要解決的幾個問題
（一）建立一支專門的標準化研究隊伍
長期以來，由于標準化的重要性沒能引起普遍重視，因此城建檔案標準化尚無全面的規劃，只限于應付工作的需要，所以必須建立一支專門的研究隊伍，根據城建檔案的特點，有計劃有步驟的開展
工作。
（二）及時制定出科學的標準
制定標準必須深入檔案工作中調查研究，摸準情況。如不下一番功夫，盲目制訂出來，勢必脫離客觀實際，不便于貫徹實施，但拖拖拉拉制訂過晚，也會使檔案工作無章可循，必然給工作造成損失，趕不上城鄉建設的新步伐。城建檔案是城鄉建設中形成的原始記錄，不是事后另行編寫的，其來源和形成有其自己的特點，管理方法獨具特色。因此在制定標準時，對標準進行協調，使其內部之間既適應又
銜接。
（三）加強宣傳
【關鍵詞】改革創新；與時俱進；開創；檔案管理工作；新局面
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。
二、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
三、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。
五、加強對聲像檔案的管理和保護
聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關工作和各類業務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準確。所以這就要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。
關鍵詞：檔案工作；規范化；標準化；管理
檔案記載了歷史發展的過程，它從不同的角度全面客觀的反應了各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證，是最可靠的原始記錄，是最具有權威性的憑證。因此，不斷強化檔案管理，保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案信息資源的作用至關重要。
1 公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
2 實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節，相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。期刊文章分類查詢，期刊圖書館它要求我們在實際工作中，要注意解決好以下問題：
2.1要準確把握文件立卷歸檔的時效性 完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。
2.2明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工 要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
2.3在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入；同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
3 加強領導、完善制度是推進檔案工作規范化、標準化可靠保證
3.1提高認識，加強領導 要認識到實現檔案管理規范化、標準化是一項很重要的工作，檔案的規范性能夠保證其真實性及重要性作用的發揮，確保規范性意義重大。要切實加強這方面的思想認識，真正從思想上引起對檔案工作的重視和支持，加強檔案規范性的監督管理。
3.2完善制度，明確責任，強化監督管理 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范化管理的關鍵。一是要結合檔案工作實際，建立健全檔案接收、整理、保管、借閱、統計、鑒定、保密、銷毀等一整套的規章制度，使檔案工作各個環節有章可循。二是對各科室部門的各類檔案材料進行集中統一管理，加強檔案管理的綜合性和獨立性。
關鍵詞:信息化 檔案 數字化 管理工作
1.檔案管理信息化的普遍現象
社會現代化的發展,辦公自動化.無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草.簽發.催辦.歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容,這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統性,真實性.有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來,檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
1.1.社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。
1.2.檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因,館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,僅著眼于某一個館或某個專業系統,無法全面實施.推廣統一標準,這也制約了檔案信息工作電子化。
1.3.檔案管理的技術標準,組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤.光盤,現行的檔案整理.分類方法.著錄標準及有關規定已不能完全適應。
1.4.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案.信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就談不上檔案信息電子化了。
2如何有效地實現檔案信息管理化
2.1轉變傳統的檔案管理模式,把實體管理變為信息管理
傳統的檔案管理,就是以紙質.照片.錄音.錄像等載體作為檔案管理的實體,以手工操作為主完成檔案的收集.整理.編目.鑒定.保管.編研.統計和提供利用等方面的檔案管理過程,其工作量巨大,步驟也繁瑣。因為存儲量大,檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料,進行信息的提煉和加工處理,檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進,特別是計算機.光盤.縮微.多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境,現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。
2.2加強信息化檔案管理手段,提高管理水平。檔案管理信息化的管理,就是要加強對電子文檔的有效的數據管理,根據不同的數據類型進行不同的載體管理。同時為保證管理的標準化,應建立檔案管理辦法及流程,使檔案管理工作逐步實現標準化。檔案信息化建設是為提高檔案管理者的工作效率,讓使用者能夠快速查詢需要的數據信息。它要求檔案數據庫信息必須標準與規范,符合檔案管理內容.分類及編號設置的標準化,避免數據的重復開發和使用。同時要做好檔案管理工作的統籌協調工作,以先國家標準,然后地方標準為主,通過標準化的檔案數據庫的建立,達到資源共享。
2.3人才的培養,提高信息平臺的利用效率與責任心。檔案管理者除了有較強的責任心與事業心之外,還需要強高的文化素養,不僅涉獵歷史.文化等知識,更要掌握現代信息技術處理。這對于檔案管理工作者提出了較高的要求。加強檔案管理人才的培養,并定期培訓,提升檔案管理人員的職業素養是當今檔案管理工作向檔案管理者提出的要求。
2.4在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則.理論與方法
由于現代信息技術在檔案管理中的運用,新的檔案管理理論.方法和原則等不斷涌現,提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題.檔案管理人員的業務素質問題.電子檔案的鑒定問題.電子文件數據管理問題.數字檔案館(室)建設問題.檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題,檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。
2.5檔案管理應實行標準化檔案管理是以現代化作為發展方向,而現代化則又是以標準化為前提。建立檔案信息網絡是以計算機技術應用為中心,而計算機的高效率應用必須建立在各項業務工作標準化的基礎之上。對于毫無規律可循的檔案,就是經過精心設計,也會因運算程序的復雜而使其效率大為降低。假若沒有統一的標準作為共同的依據,各館(室)各行其是,檔案管理工作的現代化也就無從談起。因此,實現檔案管理工作的標準化,是實現檔案管理工作現代化及科學化的必要條件.
2.6檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平
人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下,實現信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設而言,這一目標也具有非常重要的指導意義。
3.推進信息化檔案向創新服務發展
(一)建立檔案館(室)網頁,開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網的建立,檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁,積極組織上網數據和信息,使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站,實現檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。
(二)建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。檔案館(室)與企事業單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。
該中心設在企事業單位檔案館(室),是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢.利用服務,實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。
(三)電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務器上歸檔。
(四)開展在線服務。傳統的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案.參加檔案展覽.閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作.學習和生活的環境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統.信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的.手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的.現代化的檔案服務方式所代替。
(五)開展現行文件閱覽服務。公民出于維護自身合法權益.投資興業等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求,進一步轉變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯系,維護廣大人民群眾的根本利益。
4.結語
檔案信息化建設是一個過程,在這一過程中,伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化,檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整,檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此,在檔案信息化管理中必須認識長遠并立足當前,認真解決檔案信息化管理中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。
參考文獻
