時間：2023-05-30 09:04:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇銀行檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來,我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。當前,有關基層人民銀行的管理方法,主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式:一是采取中心支行貨幣金銀部門,對有關會計資料進行事后監督,在中心監督完畢后,將有關資料返回至貨幣金銀部門,實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作;二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后,有關的檔案資料,需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門,由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式,對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作,沒有依照預定日期如期進行;二是對于檔案中的磁介質等相關的資料,管理不規范,容易產生磁介質失去信息;三是檔案管理手段落后,有關檔案管理的自動化程度不高,難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護;四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理,比如,個別行核算系統數據未做到雙備份,對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執行等情況,有關當前檔案保管安全性方面,基層人民銀行的會計檔案管理現狀,主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先,對于會計檔案的查詢,會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據,以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外,均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規,嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度,實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理,其次,對于會計檔案的復制,在基層人民銀行的會計管理中,為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管,主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次,有關會計檔案的銷毀,基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽,對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案,沒有進行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展,對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式
當前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督,盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理,這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下,就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風險;二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制;四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化,結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,那么在實施磁介質的調閱中,就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用
(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案管理存在風險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突,這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時,就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管,內部管理制度執行的不嚴格,就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善,有關會計檔案監督不到位
在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確,但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定:“事后監督產生的文檔資料,由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定,基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象,造成會計監管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責的側重點不同,管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同,涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議
(一)嚴格會計檔案統一管理,明確管理部門責任劃分
針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上,對檔案管理部門的職責進行明確的劃分,依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進行復制,由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔,不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習,在掌握基本規定要求的基礎上,嚴格按照規章制度操作,嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規范會計檔案交接、歸檔操作,嚴格會計檔案查閱手續,庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際,不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂,明確自身職責,積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度
為切實的強化基層人民銀行的日常管理,對于人民銀行的基層管理,就應積極的強化自身的制度建設。首先,針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位,這一管理弊端,應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中,并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確;其次,針對會計檔案管理工作中的檢查,應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手,對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理,以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序;再次,積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善,不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育,還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升,以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;最后,為有效防止會計信息的安全管理,就應加強與司法部門之間的溝通與聯系,積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施,進行有效的交流,從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
關鍵詞：中國人民銀行；會計檔案；現狀
當前，有關基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關會計檔案的調閱及銷毀工作以及將達到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據有關規定對會計檔案進行管理；事后監督部門，主要是按照會計制度的規定，由各分層行領導進行審批。
一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析
自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。
當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。
對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式
當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。
與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用
(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。”這一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善，有關會計檔案監督不到位
在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。
會計檔案制度制定不完善，主要表現在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管。”由于上述制度、規程對事后監督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象，造成會計監管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議
(一)嚴格會計檔案統一管理，明確管理部門責任劃分
針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上，對檔案管理部門的職責進行明確的劃分，依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進行復制，由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習，在掌握基本規定要求的基礎上，嚴格按照規章制度操作，嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際，不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂，明確自身職責，積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度
為切實的強化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應積極的強化自身的制度建設。首先，針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，這一管理弊端，應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理，以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善，不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應加強與司法部門之間的溝通與聯系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責
為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應根據《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》的規定，結合本系統實際情況制訂科學、合理、規范、操作性強的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應應在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。
切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴防毀損、散失和泄密。針對磁介質會計檔案的調閱可能受到特定應用環境的限制，可通過積極的改進磁介質、光介質等措施，以及強化有關會計檔案管理資料的調閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。
參考文獻：
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[2]杜鴻,梁萍.新時期檔案管理的特點與思路探析[J].人才資源開發,2010,(03).
[3]惠洪霞.電算化環境下企業會計檔案管理的對策[J].蘭臺內外,2010,(01).
[4]莫軍,王瑞寧.基層銀行業金融機構檔案管理亟待加強[J].中國檔案,2008,(03).
信貸檔案是是銀行與客戶間債權、債務關系的憑證，是保全銀行信貸資產的重要法律依據，是銀行檔案的重要組成部分。主要由客戶基本資料，相關契約憑證和銀行內部的信貸管理資料等組成。農戶小額貸款檔案也是銀行信貸檔案的一部分，同樣十分重要。由于農戶小額貸款是項新業務，單筆金額小，客戶數量多，造成農戶小額貸款信貸檔案管理工作難度加大，由此出現了一些不容忽視的問題。
1.重要性認識不足。農戶小額貸款信貸檔案也和銀行信貸檔案一樣，是銀行業務每個環節的真實反映，是維護銀行權益的重要依據，如某一環節的檔案信息資料出現丟失、差錯、泄漏等，將會給銀行的信譽、經濟帶來不可挽回的損失。雖然目前基層行將農戶小額貸款信貸檔案管理列入日常工作之一，但部分基層行對農戶小額貸款信貸檔案管理的重要意義認識不足，只重視業務的開發，而忽略對檔案的管理，農戶小額貸款業務一開展，就出現了成百上千的信貸檔案。而一些基層行對信貸檔案管理后備力量跟不上，人員未配備到位，前后臺管理脫節，沒有真正將農戶小額信貸檔案管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結合，有的認為農戶小額貸款數額小，一般每戶只有5萬左右，信貸檔案管理工作好與差意義不大，能被動地消極地應付檢查就行，何必認真，更有的一些客戶經理素質不高，責任心不強，能拖則拖，能推則推，貸款一放就了事，使信貸檔案資料不能及時歸檔。
2.檔案資料不夠完整。農戶小額貸款檔案也和其他信貸檔案一樣，要經歷貸款申請、貸前調查、貸時審查、簽訂借款合同、發放貸款、貸后檢查、收回貸款本金及處理有問題的不良貸款等諸多環節，要在風險管理、業務經辦等不同業務部門及不同人員之間協作完成。貸前調查文件、調查報告、簽批、決策等貸款相關材料產生于不同業務部門，這些文件形成時間有的相隔幾天，有的相隔更長，更有跨年度審查、簽批類的資料，在這類檔案資料的流轉過程中，基層行一線人員在實際操作中，由于時間匆忙，特別是農戶小額貸款的特殊性，農戶時間較緊，有的銀行為注重服務，在貸款時往往上門服務，這樣就導致了日常信貸資料積累不及時，產生一些信貸檔案的基本資料不齊全的現象，同時目前一些基層行客戶經理調動較頻繁，外出培訓、提拔、交流等，往往忽視了對信貸檔案資料的交接等，由此而造成管理上的脫節，信貸檔案不夠完整，影響檔案的管理。
3.檔案資料不夠嚴謹。信貸檔案資料是貸款真實性的反映，也是銀行與客戶借貸雙方的重要依據。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對資料搜集填寫不重視，不規范，主要表現為：一是貸款申請書、調查審批表中缺失內容較多；二是借款合同填寫不符合要求，有的連貸款單位的負責人或授權人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統查詢不規范，有些網點對人行征信系統查詢只有一個客戶經理簽名，有些貸款客戶缺少人行征信系統查詢授權。四是擔保手續有漏洞。主要表現為擔保法人代表未簽名，擔保機構缺少營業執照復印件等。這些農戶小額貸款檔案資料存在的問題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來嚴重的金融信貸風險，可能產生極大的危害。
4.檔案資料的管理不規范。雖然上級行對農戶小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實際操作中對農戶小額貸款檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農戶貸款業務一開辦，大批量的客戶擁入，一戶客戶就有一戶檔案，加上基層網點人手緊，不可能及時整理上交，而作為負責檔案集中管理的支行一級也因未配備相應的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細、查詢不便、歸檔移交手續不清、責任不明，有的由于沒有及時上交而長時間未整理歸檔，缺乏規范的檔案管理設施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農戶小額貸款業務是農行近年來推出的新業務，由于這項業務具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農戶多等特點，這給農戶小額貸款檔案管理帶來了難度，針對當前存
在的問題，為了加強農戶小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者認為可采取以下對策，以健全與完善信貸檔案管理。
1.抓認識，提升信貸檔案管理水平。要做好農戶小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶經理對信貸檔案工作重要性的認識。加強對客戶經理規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，更新觀念，化被動為主動，提高客戶經理的業務素質和工作責任心。落實崗位責任制度，按實際信貸工作分工，根據貸款類別、單位不同來確定相應信貸檔案責任人，加強貸款申請、貸前調查、貸時審查、貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監測信貸風險。
2.抓收集，確保信貸檔案的完整。要系統地收集農戶小額貸款信貸資料：一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是對借款人信貸調查、審查、檢查過程中形成的有關資料。三是借款人經營資料，主要是借款人營業執照復印件、資產負債表等資料。四是其他資料，主要是擔保人資料，個人信用等相關資料等。同時落實信貸檔案專（兼）職管理人員，實行信貸檔案集中統一管理，嚴格執行總行信貸業務檔案查管理制度，切實解決以往由經辦客戶經理分散保管信貸資料，容易造成資料散失的問題，確保信貸資料的完整。同時做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關資料的及時立卷歸檔。
3.抓考核，增強農戶小額貸款信貸檔案管理的嚴肅性。要將農戶小額貸款信貸檔案管理納入日常業務考核，制訂農戶小額貸款信貸檔案規范化考核標準與辦法，與信貸主管人員的獎罰掛鉤，激勵信貸主管人員做好信貸檔案工作的積極性。各司其職、各展其能，互相補充，形成一個完整、嚴密的農戶小額貸款信貸檔案管理網，提高信貸風險防范與化解水平，為防范風險提供全方位服務，促進信貸檔案管理工作扎實有效的開展。同時，要建立失信懲戒機制，對惡意拖欠銀行本息、違規擔保、違規抵押的農戶，要嚴懲不怠；對未能及時完成信貸檔案的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，要嚴格執行規章，照章辦事；對違法的，并造成重大損失和金融風險的，要做到違法必糾，執法必嚴。
4.抓培訓，提高信貸操作人員的業務能力。一是要加強對農戶小額貸款信貸檔案專（兼）職管理人員的培養。通過短期培訓、相互觀摩交流等方式，以及不定期地進行輔導、檢查、監督，使管理人員盡快地熟悉和熟練信貸檔案管理工作。二是要加強信貸操作人員的培養。收集信貸資料的大量基礎性工作，須由信貸操作第一線的人員來完成，每當一筆信貸業務的發生，應當收集入檔的信貸資料有哪些，客戶經理必須明白和做到，由此，通過輔導和培訓，使每一個信貸操作人員的業務能力得到提高和加強，只有這樣，基層行農戶小額貸款的信貸檔案管理才能真正得到完善和健全。
關鍵詞：不動產檔案管理系統；計算機通信技術
1不動產檔案管理系統及計算機通信技術概述
1.1不動產檔案管理系統
不動產登記是《中華人民共和國物權法》確立的一項物權制度，是指經權利人或利害關系人申請，由國家專職部門將有關不動產物權及其變更事項記載于不動產登記薄的事實。不動產檔案管理系統是依托計算機通信技術，對不動產登記的結果和過程進行詳細記錄的系統，為不動產登記中心提供數據管理、數據查詢基礎服務，為其它政府部門和相關企事業單位提供不動產數據查詢依據，是新時代的必然產物，同時不動產檔案管理系統為公眾提供合理合法的查詢服務。
1.2計算機通信技術
計算機通信技術，是以計算機終端為信息數據傳輸基礎單元，以現代化通訊技術為手段，從而實現對信息數據進行高效精準傳輸，確保計算機與終端設備之間、計算機終端與服務器（應用服務器/數據服務器）之間信息數據傳輸的時效性、一致性和安全性。成熟的計算機通信技術和全面的網絡協議為終端間數據傳輸提供了高效、易用、安全、實時的數據傳輸方法和錯誤處理機制，確保數據傳輸的正確性，同時通信結構以及通信協議使通信雙方存在互相影響和重要聯系，在對計算機通信技術進行分析研究的過程中將二者看成共同整體。隨著現代化信息技術的快速發展，計算機通信技術已發展成為集合光纖通信技術以及電力載波通信等現代化通信技術，逐步向衛星通信技術、5G通信技術以及超光速通信技術發展。
1.3不動產檔案管理系統應用計算機通信技術的重要性
計算機通信技術具有良好的適應性、傳輸高效性、數據高度一致性、數據安全性、數據實時性、抗干擾性等優點，在不動產檔案管理系統中得到廣泛的應用。對于不動產檔案管理系統來說，主要功能是實現對信息數據的高效處理、按照終端使用者的具體要求對數據進行加工處理，確保信息數據傳輸的安全性、時效性、可靠性和數據一致性，在此基礎上為不同層面的用戶提供個性化的服務。
2計算機通訊技術在不動產檔案管理系統中的應用
(1)管理系統數據處理功能中的應用。不動產檔案管理系統借助于計算機通信技術對不動產管理系統中辦理完畢的案卷進行歸檔并生成電子檔案，在生成檔案時系統將不動產管理系統中的表單信息頁面化，生成不能修改的PDF文檔，同時保留表單信息數據源數據，為精準查詢和快速查詢提供數據基礎；將不動產辦理過程中權利人提供的相關數字化文件形成統一格式的PDF文檔，按不動產檔案目錄要求生成單一的完整的電子檔案，并根據檔案管理員的要求提供紙質檔案打印功能，在進行檔案打印時，遇到權利人提供的紙質材料時，系統自動保留空白頁，供檔案管理員將原始紙質材料放到檔案相應位置，最終形成完整的檔案。
（2）不動產登記中心業務辦理中的應用。不動產檔案管理系統為不動產業務登記提供基礎數據和審查依據。不動產業務登記過程中，窗口收到業務辦理申請，系統根據不動產單元號以及權利人信息，自動查詢檔案管理系統，根據業務規則及人員權限，將查詢結果反饋給窗口辦理人員，供業務辦理人員判斷該業務是否可以繼續辦理。如果權利人申請對自己名下的處房產進行轉移時，系統將查詢不動產檔案管理系統，看該房產是否被標記為查封或抵押，如果在檔案系統中標注為查封狀態或抵押狀態時，系統將自動告知窗口辦理人員，該房產不能進行不動產轉移申請業務辦理，從而保障了新權利人的合法權益不受損害，同時也為窗口業務人員提供快速、準確的判斷依據，降低由人工查詢檔案可能會有遺漏或疏忽造成誤判，避免業務辦理不符合規則的情況發生，提高窗口業務人員辦理效率。
（3）同級政府部門之間的業務辦理中的應用。在信息化和網絡化迅速發展的當下，法院可以通過法院系統向不動產檔案管理系統發送查封申請，不動產檔案管理員在檔案系統中能夠實時收到查封提醒，檔案管理人員對申請書的內容進行審核無誤后，向不動產登記系統發起查封強制執行申請，該申請會第一時間出現在不動產登記系統的待辦事項中，即使不動產業務辦理人員沒有對該業務進行辦理，在當事人辦理其他相關業務時，系統都會提示要對該當事人名下指定的不動產進行查封，同時系統也不允許當前正在辦理的業務繼續，強制業務辦理人員結束當前業務的辦理，轉入查封業務辦理流程，從而避免由于時間差的原因或人為原因造成法院無法執行查封申請，減少相應權利人的經濟損失。法院在某些案件執行完畢后，對當事人名下的不動產進行解除查封也可以直接通過系統間的接口進行解除查封申請。
(4)企事業單位之間業務辦理中的應用。當事人在購房時以及在實際生活過程中，需要以房產進行抵押向銀行申請貸款時，傳統的做法是當事人向銀行提出抵押申請，當事人依據銀行憑證到不動產檔案管理室申請無抵押憑證，最后將憑證交至銀行，然后進行相應貸款手續辦理，以及進行不動產抵押登記等業務辦理。在計算機信息化和網絡高速發展的當下，在銀行與不動產檔案管理系統實現數據對接的條件下，當事人可以直接向銀行申請貸款，銀行系統根據當事人提供的相關資料，向不動產檔案管理系統發起無抵押查詢，在得到查詢結果后進行判斷是否進行貸款，如果具備貸款條件則向不動產檔案管理系統發起抵押貸款業務申請，不動產檔案管理系統向不動產登記系統發起抵押貸款登記申請，并將抵押登記結果反饋給銀行以繼續后續貸款流程。在貸款清還完畢后，銀行系統向不動產檔案系統發起解除抵押貸款申請，不動產檔案管理系統向不動產登記系統發起解除抵押登記申請并將結果反饋給銀行，同時不動產檔案管理系統根據不動產登記系統辦理結果更新檔案信息。通過銀行系統與不動產檔案管理系統之間的數據共享和業務聯動，提高了業務辦理效率、簡化了業務辦理流程、提升了用戶滿意度。
（5）公共服務查詢中的應用。隨著計算機通信技術的不斷發展、網絡技術的逐漸成熟、各種智能終端的不斷出現以及公眾信息化水平的不斷提高，使公眾通過各種智能終端進行不動產信息查詢的訴求逐漸呈現出上升趨勢。公眾可以憑借有效的登記信息以及必要的驗證信息，使用各種智能終端向不動產檔案管理系統發起相應的查詢申請以及收到不動產檔案管理范圍許可內的查詢結果。
關鍵詞：會計檔案管理；現狀；建議
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-0-01
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，是國家和單位檔案的重要組成部分；隨著會計電算化事業的不斷發展，對電算化會計檔案的管理工作的要求也越來越高。
一、會計檔案的收集與整理
會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎，其收集范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算相關資料等四個部分。會計憑證除轉賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等；會計賬簿包括總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產臺賬、低值易耗品臺賬等輔助登記備查簿。對于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，并準確認真填列各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫；會計報表分月、季度、半年度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與會計賬簿相同；屬于財務業務范疇其他會計核算相關資料，如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案形成與保管
(一)上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容
會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。月、季度財務報告(包括文字分析)3年；銀行對賬單、銀行余額調節表、固定資產卡片、固定資產報廢清理后5年；總賬、明細賬、會計憑證、會計移交清冊等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等保管期限為永久。保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。
三、會計檔案管理中存在的問題
(一)對會計檔案管理工作的重要性認識不足、 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。
(二)會計檔案資料收集不全。
(三)會計檔案管理人員綜合素質有待提高。
(四)財務檔案管理不完善、不規范、不重視。
(五)紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。
四、完善會計檔案工作管理的建議
(一)各單位領導從思想上引起足夠的重視，加強培訓。《會計檔案管理辦法》第四條明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”可見從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化軌道。同時應依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓和考核的重要內容，有效地防范問題進而起到應有的重要作用。
(二)整理各類會計檔案，認真妥善保管。對存放的手工會計檔案，要及時認真細致地清理修整、妥善保管歸檔。會計電算化軟件系統、程序及存儲在磁性介質上的會計數據、資料，均應視同檔案及時整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會計檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有備份，存放在兩處不同的建筑物內。采用磁性介質存貯的電算化會計檔案，要定期進行檢查、復制備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
(三)建立各種管理制度。根據本單位的具體情況，建立健全會計檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對實現會計電算化形成的會計帳簿和會計報表的保管，應打印以紙質形式便于保管，其保存期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。
(四)要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極做好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，相關人員簽字確定并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。
關鍵詞：大數據 云會計 財務共享中心 會計檔案
一、引言
2015年12月，國家財政部、國家檔案局令第79號修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，肯定了電子會計檔案的法律效力。大數據、云會計時代的到來，推動著企業的會計檔案管理從以紙質為媒介的傳統管理存儲方式到數據形態的數字化管理的轉變。基于財務共享服務模式下的會計檔案管理更是將不同國家、不同區域的會計檔案集中至財務共享服務中心進行統一保管，實現了電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管的電子化管理，大大推動了電子會計檔案的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的支持。
會計檔案作為記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據，受到了學術界和實務界的廣泛關注。劉春萍提出了會計電算化條件下，電算化會計檔案管理存在的問題和改進措施。李穎從構建原則、管理流程和系統維護三個方面出發，構建了基于ERP的會計檔案信息資源管理系統。張育強從財務共享模式下的會計檔案實施環境入手，剖析了財務共享模式下會計檔案管理工作的特點和內涵，并對其發展路徑提出了見解。王珂等針對我國會計檔案信息化管理現狀，從信息化會計檔案管理標準的角度提出傳統檔案電子化、強制引入賬套管理、提交常用報表格式――XBRL等三方面的建議。
縱觀上述文獻的研究，對于電子會計檔案管理的研究大多停留在存在的問題、改進措施、系統構建與維護等直觀層面，仍然只是手工會計檔案保管內容在電算化階段的延伸。財務共享服務模式下的電子會計檔案管理，通過大數據、云計算、物聯網等技術將企業會計檔案管理與財務流程、企業戰略相匹配，能夠顯著降低成本，提高效率。
二、大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理框架模型
大數據、云會計環境下，隨著企業規模日益擴大，業務類型不斷增加，企業的財務工作需要按照專業性、成本性、客戶群等進行精細化核算，會計檔案資料也會日益增多。同時，企業財務軟件下的各子系統、子模塊業務在處理同時自動生成的會計分錄（如營業計費數據、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等）數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式出現了諸多弊端，大量的會計檔案占用了龐大的空間，而且傳統打印流程也影響了生產系統的高效運作，降低了工作效率。
大數據時代基于財務共享的會計檔案管理利用大數據、云計算技術實現會計檔案從傳統檔案向電子檔案的轉變，并通過云端實現電子檔案的遠程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實現檔案信息的隨需訪問。同時，降低企業能耗支出、減少生產辦公成本、提高企業會計檔案的管理效率。結合大數據和云會計的技術特征，本文構建了一個大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理框架模型，首先以數據采集為主收集存儲會計大數據電子檔案，然后以數據分析處理為主統計分析會計大數據電子檔案，最后進行數據挖掘實現會計大數據電子檔案的價值，如下頁圖所示。
（一）電子會計檔案的采集
基于財務共享的電子會計檔案管理系統以財務共享云平臺為基礎平臺，整合ERP系統、費用管理控制系統、資金管理系統、影像管理系統、會計核算系統、安全管理系統、銀企直聯系統等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多種輕型數據庫來接收來自各分子公司端的數據，并且可以通過這些數據庫進行查詢、處理、分析，全方位提供電子會計檔案的相關信息。
電子會計檔案包括數據類檔案和程序類檔案兩大類。數據類檔案主要是會計憑證、會計賬簿、會計報表、銀行回單以及各類會計核算資料等。電子會計檔案的采集就是將各類電子會計文件經過采集、整理，并確定其文件屬性后，從各分子公司上傳至財務共享云平臺。建立財務共享服務中心的集團企業，可以通過影像識別系統對各類原始憑證影像化，即各分子公司只需對搜集的紙質原始憑證進行掃描識別，就可以上傳至財務共享云平臺，為后期會計處理、業務審批以及后續管理提供電子檔案信息支撐。企業通過Oracle、SAP、用友、金蝶等財務核算系統對云端的原始數據信息進行處理，自動生成電子會計憑證。電子會計憑證經過相關會計人員的審批后，就可以登記相應的總賬、明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等各類賬簿，隨后通過久其、MyReport等財務報表系統自動生成企業的電子財務報表。銀行回單主要是通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，并支持后續電子會計檔案的信息利用。利用電子銀行回單匯總表替代傳統銀行對賬單，并據此形成電子銀行余額調節表、多賬戶匯總審批的單位收支報告，可以實現電子對賬結果與報表數據的直接校驗。
（二）會計檔案的分析處理
財務共享服務中心是建立在大數據、云計算、物聯網等技術基礎上的一個數字化平臺，基于財務共享的電子會計檔案管理也應當實現會計檔案的數字化和網絡化，使得檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，檔案信息高度共享，檔案管理更加高效快捷。因此，企業應當建立適合企業實際的電子會計檔案管理體系，形成標準化的電子會計檔案管理制度，規范電子會計檔案的業務流程，做好以財務共享云平臺為載體的電子會計檔案的分析處理工作。
基于財務共享服務模式下的電子會計檔案的分析處理工作主要包括維護電子會計文件之間的有機聯系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統一體，發揮電子會計檔案的價值。傳統電算化條件下的電子會計檔案之間的聯系可能更多存在于結構化數據之間，而財務共享環境下的電子會計檔案，通過大數據的海量數據分析技術可能會有跨結構的聯系，并挖掘出更多數據間的歷史聯系，從而形成更有序、更有效的結果，也將有利于后續會計處理的計算分析。在電子會計檔案的分析處理環節，主要通過InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技術將海量來自各分子公司端的電子會計檔案數據快速導入到一個集中的大型分布式數據庫和分布式存儲集群，利用分布式技術來對存儲于其中的海量數據進行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子會計檔案的應用。
（三）電子會計檔案的應用
電子會計檔案的應用是基于大數據的挖掘技術，通過前期分析篩選出的數據進行數據挖掘，利用R、Hadoop Mahout等數據挖掘技術，進行高級別的數據分析，從大量數據間的關聯中發掘出與企業決策有關的信息，以此滿足更高級別的管理需求，從而實現電子會計檔案的決策應用。
電子會計檔案的應用主要包括檢索和利用兩個方面。電子會計檔案的檢索主要是以財務共享云平臺為基礎，利用大數據的海量數據管理能力進行數據分析和數據挖掘，采用MapReduce等編程模型并行處理大規模的電子會計檔案數據集，同時對存儲在私有云、公有云以及混合云等各類云端的電子檔案信息進行查詢，滿足企業各類用戶的利用需求。相比傳統會計檔案的檢索，財務共享下的會計檢索方法不僅提高了會計檔案的檢索速度，而且提高了檢索的精確度。電子會計檔案的利用是指用戶通過財務共享云平臺檢索出所需的電子會計文件信息后，將其轉化為實際應用價值的過程。傳統會計檔案的檢索利用是較為單調的，檢索出的數據大都是原始數據，且最多只能進行簡單的數值統計運算，不能用其他數據類型來描述，也不能進行人工智能化的運算。此外，隨著檢索數據量的增加，檢索速度和處理速度也會隨之減慢。而財務共享服務模式下的電子會計檔案管理可以通過MapReduce這一并行處理技術來提高數據的處理速度。此外，數據分析、數據挖掘技術下產生的數據結果可能不僅僅是表格，還可能是各種其他格式的輸出方式。通過大數據、物聯網以及社交互聯網之間的聯系，還可以將電子會計檔案與其他檔案聯系，起到人工智能化數據分析的作用，分析產生的結果不僅僅有利于電子會計檔案的管理，也對企業管理層利用電子會計檔案做進一步的決策有更實際和更廣泛的效果。
三、大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理價值
財務共享模式下的企業將分布在不同區域的各類檔案資源整合集成在一起，實施一體化管理的服務模式。該模式下的會計檔案模塊主要包括，財務檔案管理模塊（會計核算、財務管理）、采購檔案管理模塊（采購計劃、采購管理）、生產控制檔案管理模塊（生產計劃、需求計劃、生產控制、制造標準）、物流檔案管理模塊（分銷管理、物流控制）、銷售檔案管理模塊和人力資源檔案管理模塊（招聘、工資、獎金、費用報銷）。這種統一集成化的會計檔案管理與傳統的流轉管理相比，其價值主要體現在四個方面。
（一）采用分類處理，提高電子會計檔案管理的精細化
傳統的會計檔案管理往往是通過手工方式，對各類原始會計單據進行連續編號，統一裝訂管理。而財務共享服務模式下的會計檔案管理更多的是通過財務共享云平臺實現電子化的分類管理。各分子公司將原始單據掃描上傳至財務共享服務中心后，系統會自動根據會計賬目的不同進行分類，并自動生成連續的編號，這樣可以大大提高后期會計賬目的復核、記賬以及結賬工作的效率。此外，上傳的會計憑證通過財務共享云平臺的整合處理，憑證除了包括原始的數據信息以外，還包括企業采購、生產、銷售等各個階段的數據集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會計信息之間的聯系，在提高會計檔案管理效率的同時使管理更加精細化。
（二）數據實時更新，提高電子會計檔案管理的準確性和實效性
傳統會計檔案的數據大都是靜止的，且數據間的關聯度很低。而財務共享服務模式下的會計檔案管理，使賬簿和報表數據既可以獨立數據的形式存在，還可建立與多類會計信息之間的聯系。各分子公司的會計人員只需通過物聯網技術對原始會計信息進行掃描，影像識別系統就會自動讀取原始的數據信息，并上傳至云端，云端對數據進行處理后形成各類財務報表，支持企業的分析決策，同時也支持后續審計工作的查詢功能。財務共享云平臺支持數據的實時更新，從而增強了電子會計檔案信息的準確性和實效性。
（三）云端存儲數據，提高電子會計檔案管理的處理效率
財務共享服務模式下的會計檔案管理采用的是紙質會計檔案和電子會計檔案的雙重載體形式。通過財務共享云平臺，各分子公司將各類數據信息上傳存儲至云端，不僅減少了紙質會計檔案的數量，更是擴大了電子會計檔案的存儲空間。此外，通過大數據、物聯網和云端處理技術，可以大大縮短企業會計報表的編制時間，并根據企業領導者的預期需求情況對會計檔案進行分析預測，做出進一步的加工處理，從而節省更多的人力、物力和時間，提高會計檔案信息資源的處理效率。
（四）降低信息傳輸成本，促進生產經營發展
財務共享服務模式下的電子會計信息經過加工整理， 可以通過網絡傳輸和共享云平臺等介質傳遞方式， 實現會計信息的異地查詢、檢索、分析、計算等，提高企業生產經營效率， 降低信息傳遞運輸成本。通過對歷史會計檔案信息進行加工整理、分析比較， 可以對未來的經營發展趨勢加以預測， 為企業決策者提供更有效的決策依據。此外，根據經營管理目標的要求， 可以對其中的生產經營要素進行相應的調整， 保持企業生產經營的正確發展方向， 促進企業經營管理目標的實現。
四、結束語
電子會計檔案管理是一項復雜而系統性的工作，對企業具有重大意義。大數據、云會計時代，企業通過財務共享云平臺能夠更加方便快捷地獲取各類電子會計數據，通過對這些數據的挖掘、處理、分析與應用，可以保證企業電子會計檔案的管理更加及時、準確和有效。本文給出了大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理的實施框架，詳細闡述了具體的電子會計檔案的處理流程，并分析了財務共享模式下的電子會計檔案管理給企業帶來的價值，以期幫助企業進一步強化電子會計檔案的管控能力，提升經濟效益。Z
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一、重理論，積極打造學習型組織
面對新的工作手段和業務環境，全體財務會計員工響應學習實踐科學發展觀的號召，加強業務理論學習，適應新型工作方式，我們做了以下幾個方面的工作：
㈠利用一切機會開展思想教育和業務理論學習。我們每周利用周一和周四中午時間開展業務培訓，學習管理會計理論。做到每次業務培訓之前有計劃，有方案、有教案，培訓完以后，每位員工都對自己所涉及的工作進行了自查以及整改，遇到不明白的問題積極請教上一級部門，回復后組織學習討論。這些學習活動的開展，一方面充實會計員工的理論知識，建立大會計的思維框架，另一方面，為管理會計理論的實施鋪平道路。
㈡變被動記帳為主動管理我行近年來改變了“財政兜底的銀行”的老思路，開始重視企業的經濟效益和盈利能力，在這種要求下，原有的會計管理理念是完全落后跟不上形勢的，無法滿足決策的需要。經營理念的改變需要相應的會計管理方式的變革，一方面會計數據的大集中和組織機構的扁平化作為信息化建設的直接結果，為管理會計在我行的實行提供了技術保證和組織保證。另一方面實行管理費用報賬制，為我行會計部門強化業務經營職能提供了可能，這樣可以將大部分的精力投入到控制成本、追求最大效益、考評績效上來。為此會計部門組織全員學習了管理會計理論，并結合我行的實際情況將管理會計的部分理論方法應用到日常會計管理工作中來，并制定了相應的管理策略和管理方法。
二、強素質，在業務工作上下功夫
伴隨著會計大系統的逐步熟練應用和軟件的不斷完善，財務會計工作的基礎工作也從根本上改變了舊有面貌，在會計檔案管理、固定資產管理、人民幣結算帳戶管理等方面，XX財會人不斷推陳出新，走改革創新之路，取得了不俗的成績，多次受到上級行領導的贊揚和肯定。
㈠會計檔案管理工作的新面貌。會計檔案管理工作是財務會計的基礎工作之一，是銀行各項經營活動的最終體現物，其重要性不容忽視。我行的會計檔案管理工作歷經幾代檔案管理人員的努力才有了今天的面貌。尤其在新會計系統應用和新憑證統一使用以來，會計檔案管理工作從本質上發生了變化。首先，會計應用系統使憑證和帳簿的添制實現了從手寫到機打的飛躍，每一張憑證，每一頁帳簿都變得規范、美觀，這從基礎上改變了會計檔案的管理方法。其次，新憑證的統一使用使得會計檔案的裝訂和保管變得統一、快捷和方便。最后，檔案裝訂和管理人員的認真負責和獨具匠心在會計檔案管理工作中起到了畫龍點睛的作用，這是XX會計檔案管理工作在全區同類工作中出類拔萃的關鍵之處。
㈡人民幣管理工作的優秀經驗。這是2009年XX財務會計工作的又一亮點，我行的人民幣結算賬戶管理系統是全國金融系統的大事，人民銀行、銀監會、農發行各級行對此高度重視。在開戶資料采集的第一階段，XX農發行開戶企業的開戶資料的全面性真實性就已經得到了人民銀行檢查人員和農發行財務會計督導員的肯定和表揚。在我行人民幣結算賬戶管理系統階段，系統管理員再次核查了采集信息的真實性和準確性，制作了開戶企業信息目錄和封面，首創“一戶企業一個檔案”的管理方法，這是XX財會人的又一項榮耀。
三、保安全，為市民營造和諧的儲蓄環境
㈠強化內控制度。防范和化解金融風險內控制度是指為保證企業經營活動有效進行，保護資產安全、完整，防止、發現和糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、完整、合法而制定和實施的政策與程序。內控制度是進行財務會計工作的基本前提，內控制度的制定是否完善、執行是否到位關系到一個企業的興衰成敗。我行一直把內控制度的建設與執行作為全行的頭等大事。全體財務會計工作人員認真研究大系統情況下新的業務運行特點，自行編制了《XXXX銀行會計部工作人員崗位職責》和《綜合業務會計應用系統財務會計工作流程圖》等，為內控制度的規范運行提供了保障。
㈡積極配合XX銀行，做好反假和反洗錢宣傳工作在XX銀行組織的反假幣和反洗錢工作中，在主管行長的帶領下，會計部組織人員以掛宣傳標語、宣傳畫報、發放宣傳手冊、宣傳單及設咨詢臺等多種形式，向廣大市民宣傳反假幣和反洗錢知識，提高了廣大人民群眾和企業財務人員反假、識假的能力，有效的防范了現金風險；同時，我行會計部還積極配合我行對模擬我行營業網點電話對客戶實行詐騙的活動，積極宣傳，強化提醒，東山支行還成功抓獲一名盜竊犯。
四、做宣傳，使全體市民對XXX行的業務工作有更進一步的了解
一、檔案收集工作現狀
自《檔案法》頒布實施以來，各級檔案行政管理部門及人民銀行上級行下發了多項檔案管理收集方面的規章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過多，檔案管理不專業，辦公室事務又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒有精力、時間收集到本單位產生的各類檔案資料，各級、各部門檔案意識薄弱，致使檔案人員及相關人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎工作，收集不全仍是整個檔案工作存在的一個突出問題，主要表現在以下幾個方面：
（一）歸檔門類不全
檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質、信息公開檔案等相對較少。
（二）歸檔文件不齊全、不完整
表現在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發的簡報、調查報告、典型（先進）材料、各專業會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協議書、公證書、責任書、電子郵件、網絡新聞宣傳報道、網絡輿情監測、綜合信息網站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產管理相關材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應有所選擇地進行收集、整理、歸檔。
（三）科技檔案收集不全
在2005年中國人民銀行印發了《中國人民銀行信息化建設檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數科技檔案因建設工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。
（四）檔案收集范圍窄
隨著時代的變化，新業務、新技術不斷運用到金融工作中，各項金融創新業務、服務功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災、應急演練等；實物檔案收集，如獎章、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀念活動、匯編材料、學術交流、各類報刊、雜志等。
二、影響檔案收集的因素
（一）檔案意識不強，檔案執法不嚴
由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業務相關的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執法力度不夠。
（二）人員綜合素質不高是影響檔案收集工作的主觀因素
一是檔案人員學習專業知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協調、配合、溝通少，檔案人員沒有機會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。
三、加強檔案收集工作的措施
（一）強化檔案收集工作宣傳力度，增強檔案意識
檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關領導的重視。從“等、靠、要”的狀態中走出去，使檔案收集工作關口前移，與檔案資料生成部門進行溝通、交流，得到各個部門及領導的理解、支持，從而使檔案收集工作常態化、制度化，增強檔案意識。
（二）堅持做好檔案的主動服務工作，獲得領導的重視和支持
檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發揮作用，利用檔案為領導決策和金融工作提供服務。檔案作為一種信息資源，在機關工作中，領導重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領導決策參考提供優質服務，主動宣傳黨和國家有關檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領導反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機關歷史真實面貌和維護機關合法權益等發揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機關各項工作中的威信，獲得領導支持，從而促進檔案的收集工作。
（三）健全各項歸檔制度，確保檔案資料齊全、完整、準確
一、會計檔案的收集與整理
會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。
1.會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應行存款余額調節表等。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過帳皮大中型原始憑證等應折疊擺放；銀行存款對賬單、應行存款余額調節表應附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。
2.會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總帳、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。
3.會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。
4.其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案形成與保管
1.上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
2.當年形成的會計檔案，可暫如會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。
3.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。
4.保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。
三、會計檔案管理中存在的問題
1.會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。
2.會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全 。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
四、解決會計檔案管理存在問題的措施
1.規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。
2.加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。
3.規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。
4.規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。
5.加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量 會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
一旦貸款出現風險，合同及其它原始資料的缺失容易造成法律上的無效與糾紛，不利于信貸檔案管理保管的安全性與合規性。針對以上的普遍問題，為了加強信貸檔案管理，充分發揮信貸檔案的作用，保證其信貸檔案的完整性與安全性，防范各類信貸風險，筆者認為應該從以下幾個方面入手，不斷健全與完善信貸檔案管理：
一、落實專人，強化培訓，提高信貸檔案管理水平
全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認識，更新觀念，加強對信貸人員規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，化被動為主動，要求每個基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負責信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護等；同時落實崗位責任制度，按實際信貸工作與客戶分工，根據信貸業務與單位的不同確定相應的信貸檔案責任人，加強貸后管理的同時，建立獨立的信貸檔案，隨時監測信貸風險，確保信貸檔案的完整，并且統一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓。
二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
在建立檔案管理相關辦法和制度的基礎上，進一步明確信貸檔案管理的管理內容、裝訂標準、調閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規范化考核標準與辦法。另一方面，加強信貸檔案管理的日常考核力度，獎罰分明，激勵信貸人員對做好信貸檔案工作的積極性。對未能按時完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴格執行懲罰制度，對相應的員工進行積分以及罰款；對違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執法必嚴。三是強化信貸檔案標準化管理，提升檔案管理質量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統一管理，仍需強化信貸檔案標準化管理，規范其操作流程，嚴格遵守檔案管理制度。
日常工作中，確保檔案資料收集充分、檔案移交手續齊全、檔案分類整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續，借閱有審批、歸還有記錄，確保電子檔案與紙質檔案的統一。要從信貸檔案管理抓起，從信貸檔案管理上降低信貸風險，從信貸檔案管理的合規抓起，最大限度的規范與提升信貸資產質量管理，有效地防范信貸風險，提高經營效益，實現銀企雙贏，促進全行信貸業務的可持續發展。
作者:王超 單位:長沙雨花農村合作銀行
【關鍵詞】地方;融資平臺;檔案管埋
隨著社會經濟形勢的發展，政府不斷拓寬投資渠道、加大融資力度，以服務地方經濟發展。在地方政府投融資平臺設立的過程中，形成了承載著融資平臺成長歷史的縮影的材料，如項目貸款、信托貸款、融資租賃、企業發債、融資工作其他方面的文件材料等一系列重要的材料，這些，隨著一系列不確定因素的產生，可能會導致檔案材料的不完整或丟失、損毀，因此確立一套科學規范的平臺檔案管理辦法勢在必行。
一、 地方融資平臺檔案管理的意義
地方融資平臺檔案是地方政府拓寬投融資渠道，提高地方政府對各種資源的綜合運用能力的重要依據，是反映融資工作過程最真實、最完整的具有保存價值的歷史記錄，其管理和使用對地方政府的財政管理、資產審核、債務清理等都具有極其重要的作用。
因此，融資平臺檔案的管理在政府職能的管理工作中的地位和作用非常突出，它能夠幫助政府摸清家底，根據發展需要對運用能力、融資規模、資金使用等重要方面進行戰略調整，以優化資源配置，最大限度地發揮融資平臺的作用，增強競爭力，提高融資效益。
二、 地方融資平臺檔案管理的內容和特點
（一） 地方融資平臺檔案管理的內容。地方融資平臺是指由地方政府及其部門和機構等通過財政撥款或注入土地、股權等資產設立，承擔政府投資項目融資功能，并擁有獨立法人資格的經濟實體。
它通過舉債融資，為地方經濟和社會發展吸納商業銀行貸款、籌集資金，建立資金池，拓寬了地方政府的投融資渠道，提高了地方政府對各種資源的綜合運用能力，同時，使城市基礎設施建設項目的運作更加市場化、專業化。
按照融資項目的時序性，融資平臺檔案的內容可分為：1.項目貸款檔案。包括流動資金借款合同、授信額度協議、人民幣流動資金貸款合同、委托貸款借款合同、委托貸款不可撤銷擔保書、保證合同、委托債權投資協議、委托債權投資資金使用及賬戶監管協議、委托債權投資項目融資顧問服務協議、借款合同。2.信托貸款形成的文件材料。包括人民幣借款合同（中、長期）、抵押合同、上級關于有關工程項目的批復、固定資產貸款合同、保證合同、最高額抵押合同、項目實施的請示、工程項目投資建設合同書、最高額借款（信用）合同、房地產抵押合同、信貸業務委托協議、擔保承諾、反擔保保證合同、資金支付協議、應收賬款債權轉讓協議、公證書、資金托管合同及股東會決議。3.融資租賃形成的文件材料。包括融資租賃合同等有關材料。4.企業發債形成的文件材料。包括集團公司董事會決議（公司債券相關事宜）、關于發行企業債券的請示、區、市、省級發展改革部門轉報文件、主承銷商對發行本次債券的推薦意見、債券發行申請材料審核表、發行企業債券可行性研究報告、發債資金投向的有關原始合法文件、發行人最近三年的財務報告和審計報告、擔保人最近一年的財務報告和審計報告及最近一期的財務報告、企業債券募集說明書、企業債券募集說明書摘要、公司債券承銷協議書、公司債券承銷團協議及模分配表、公司債券發行網點表、擔保文件、第三方擔保相關文件、應收賬款質押相關文件、市政府有關決議、人大常委會有關決議、投資建設與轉讓收購協議書、公司債券債權協議、公司債券持有人會議規則、公司債券償債及監管賬戶監管協議、信用評級報告、信用評估報告、法律意見書、公司《企業法人營業執照》（副本）、中介機構從業資格證書復印件、主承銷商資質證明文件、會計師事務所資質證明文件、信用評級機構資質證明文件、律師事務所資質證明文件、各承銷團成員的資質證明文件、監督銀行/債權人資質證明文件、債券發行有關機構聯系方式、國家發展改革委要求提供的其他文件、債券發行使用項目的項目建議書、建設用地的預審意見、工程項目可行性研究、報告及批復、環評報告、工程項目建議的批復、建設項目選址意見書、工程規劃選址紅線圖、債權協議、公司基本信用信息報告、公司已發行債券存續期相關情況的報告、公司債券質量控制審查報告、發行人及中介機構關于本期債券的信用承諾書、公司資產構成情況的說明。5.融資工作其他方面的文件材料。包括抵押人與有關銀行（行）的銀團貸款抵押協議、固定資產貸款合同、項目建議書及的批復、對外擔保內審審批表等。
（二）融資平臺管理檔案的特點。融資檔案作為一種專門檔案，專門反映融資平臺工作業務，它除了具有檔案的基本屬性之外，還具有區別于文書檔案、會計檔案等其他門類檔案的特性，這是由融資平臺檔案的特殊性、專業性所決定的。1.真實性。融資平臺檔案是承擔政府投資項目融資功能的經濟實體，通過舉債融資，為地方經濟和社會發展吸納商業銀行貸款、籌集資金的過程中的融資行為及其效果的事實記載和反映。融資平臺檔案以真實性為根本，以對融資項目清楚，定性準確、處理合法為準則，其形成的檔案具有高度的真實性。2.成套性。融資平臺檔案一般是以每個融資項目為單位整理的，每個項目都是由一整套密切聯系的、不可分割的融資材料組成，與融資程序中的融資立項、實施、形成貸款形式等一一對應，環環相扣，不可分割，同一項目中的檔案不能分散，不同融資項目檔案材料不能混放。3.保密性。融資平臺檔案不僅反映了融資部門的融資工作，而且記錄了融資項目執行國家政策、法律、法規的情況，融資平臺檔案涉及到融資單位項目具有一定的保密性，要考慮不同材質的檔案的特殊保管，對融資平臺檔案管理提出更高的要求。
三、對融資平臺檔案建設的思考
融資平臺檔案是政府經濟實體檔案管理工作的重要組成部分，融資平臺檔案的質量直接影響到融資工作質量。相關領導和檔案人員都必須重視此項工作，充分認識到它在地方經濟建設和發展中的作用，改變過去只要項目實施，輕視項目歸檔的觀念，按照融資平臺檔案管理規定，實行邊融資邊收集整理，融資項目結束，檔案材料入庫，切實加強融資平臺檔案管理工作。
（一）建立健全融資平臺檔案管理制度，促進融資平臺檔案工作的規范化、制度化、科學化。融資平臺檔案應根據《歸檔文件整理規則》，結合自身融資工作實際，制定適合本單位的融資平臺檔案管理辦法，建立科學的檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求，實施“科學歸集、分類規范、集中儲存”的管理原則，實行邊融資邊收集整理、融資項目結束，檔案材料入庫的責任制度。
同時，融資平臺檔案管理要遵守法律、法規，建立健全安全、保密、利用制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，切實維護和保障融資平臺檔案的完整性、齊全性、正確性。避免由于檔案人員的變動、融資工作人員變動等一系列不確定因素的產生，導致檔案資料的不慎丟失或損毀，促進融資平臺檔案管理的規范化、制度化、科學化水平，發揮融資平臺檔案服務全局的作用，提升其實用價值和利用效率。
（二）制定科學合理的融資平臺檔案管理方法，滿足現代化檔案管理需要。檔案工作的數字化和標準化構成了檔案工作現代化的兩個主要方面，兩者缺一不可，相輔相成。融資平臺檔案要采用紙質檔案與電子文件數據同時歸檔的方法，實施“標準化管理，電子（數字）管理”的綜合管理方式。
1.標準化管理：要以規范的工作程序與方法，強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用，簡便、高效科學地開展歸檔工作。檔案管理人員要將應歸檔的材料收集、歸類、排序、編碼、輸目、鑒定、保管，形成一一對應的紙質文檔和電子文檔，以達到方便利用，提供快速的目的。
【關鍵詞】防范 金融風險 會計對策
銀行是一個以吸收存款、發放貸款和辦理結算等為主要業務的金融機構。它的業務和性質使得銀行在經營運作過程中會面臨很大的金融風險。在票據結算方面，隨著支付行為和數量的不斷上升，成為主要支付手段的票據結算給銀行結算業務帶來隱患；在會計核算方面，由于無法做到確保核算各個環節的到位，使得核算的準確性和資金的控制度都存在風險；會計監督方面，金融會計監督力度不夠，無法對風險進行及時的防范和有效的規避；由于聯行核算工作做得不夠成熟完善，聯行也給銀行帶來一定的風險。面對這一系列的金融風險，找出這些風險所以產生的原因，并從會計工作方面著手找出防范的措施是確保銀行穩定持久發展的必然選擇。
一、會計風險產生的原因
銀行的會計風險首先是在制度方面，管理體制的不完善和內部監管體系的不健全，無法滿足銀行風險防范的需要。目前銀行的記賬采用的是權責發生制，沒有依據會計謹慎原則來全面指導銀行的會計行為，給銀行帶來金融風險；銀行的內部監管不力，銀行的會計內容控制環節分散，沒有系統地對整個銀行業務處理流程進行風險控制；同時，銀行的各個分支機構都只對主要負責人負責，缺乏內部管理和監督的制度約束，無法有效地防范風險。
其次，業務繁雜，沒有適時根據業務種類進行合理確的職能劃分，管理混亂。銀行的工作中不僅僅包括日常的柜臺業務、貸款業務，還有一些信用卡、網銀、校園卡等零售業務，這些業務分散地夾雜在其他的工作中，沒有明確的后續管理工作的規定，無法進行有力的管理。
同時，銀行人員的素質也是風險產生的一個方面。銀行的工作基本是下放基層，主要是由各個分支機構的基層工作人員進行業務處理和會計的初步工作，隨著金融市場的不斷開放，銀行業的不斷發展，銀行會計業務人員的需求不斷上升，但是真正具備銀行會計人員的專業技術和職業道德人才不足成為銀行風險防范的隱患。
二、防范風險的會計對策
（一）完善銀行會計制度
加強內部控制，根據銀行的規模和業務特點，針對可能出現的情況制定切實有效的會計內控制度，確保管理人員能夠準確把握銀行的實際會計信息，并有效地控制風險；規范各項制度的制定和執行過程，確保各項會計工作的流程按制度規范進行，保證操作環節的透明度，通過過程控制規避風險；在處理會計業務過程中要嚴格遵循謹慎性原則，對于重要的空白憑證的領、用、存行為做好嚴格的登記管理，對于涉及款項較大的業務處理要通過嚴格的審批制度來防止舞弊行為的發生，確保會計信息的真實可靠和銀行資金的安全；建立健全值班守庫制度、崗位制度、押運制度以及網絡安全管理制度等一系列的規章制度，避免出現制度上的漏洞。
（二）加強內部會計工作的監督管理
1.以內部評估制度的推進來提高全行內控管理水平。從業務部門檢查、外部監管和稽核三個方面綜合評價會計工作，如果在監管過程中發現了問題，可以及時做出相應的整改措施，并對整改的效果進行后續的跟蹤，直至該環節的問題不再出現；差別化設定評估的頻率，即在進行風險狀況評估后，根據風險級別的高低、內部控制狀況好壞以及管理水平的高低來對具體出現的狀況設定估計的頻率。
2.加強過程控制，加強各級員工的溝通交流，及時發現和解決業務流程中的問題。把流程控制做為監管的核心工作，通過對過程的控制來推動銀行業務流程的完善和發展；通過充分的溝通和交流發現工作中的問題，并多方的探討解決方案，及時反饋業務信息，不斷提高監管工作的質量。
3.賞罰分明，通過獎懲政策來約束相關人員的行為規范，并激勵員工在會計工作中對金融風險預防的積極性。
（三）嚴格檔案管理
會計工作以原始憑證為核查的基礎，會計檔案作為銀行各項業務的經營、財務工作的處理等行為中的重要證據和史料需要嚴格保管，應該統一集中保管，不宜外借。對此，銀行應該安排專門的檔案管理人員對檔案進行管理，按照檔案的類別和年限進行整理入柜；如有內部人員需要查閱，需在會計檔案查閱登記本上進行登記，如外部人員需要查閱，需要經過銀行行長的批準。通過嚴格的檔案管理，保證原始檔案的完整和真實。
（四）打造高素質的會計隊伍
員工素質決定著工作質量，會計人員的素質提高了，會計工作質量才能有效的改善。對此可以從下面三個方面進行：
1.合理聘用和選拔會計人員。根據各崗位的工作需求，聘用具有專業的會計知識水平、業務素質和職業素質較高并且無不良記錄的人員從事銀行的會計工作，從人員的選拔開始建立高素質的會計隊伍。
2.增加會計人員的法制意識和法制觀念，加強會計人員的職業道德教育。通過職業道德教育，把高度的責任感和使命感的敬業精神融入到日常會計工作過程中，培養良好的職業道德品質，樹立起堅定的會計職業道德信念。
3.重視會計人員業務知識的學習和培訓。首先要加強會計人員對自己崗位的業務知識的學習，對于新進員工，要通過專項的崗位培訓結合會計骨干實踐輔導以及定期測試的方式，快速的學習和掌握自身崗位需要的專業技能；其次，要及時了解和學習新的經濟、金融、會計等方面的法律、法規、政策，與時俱進，及時地調整和適應新的形勢要求，有效地防范風險；最后，還要加強會計人員間的學習和交流，通過一個良好活躍的學習氛圍來不斷提高整體的業務水平和專業技能。
三、小結
銀行在的運營管理過程中，要嚴格各項制度的制訂和落實，并且加強會計工作的管理，通過有效的內控措施來防范銀行的金融風險。只有最大化地加強管理、規避風險，才能確保銀行在日趨激烈的市場競爭中持續健康的發展。
參考文獻
