時(shí)間：2023-05-30 08:55:06
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數(shù)字化檔案室建設(shè)方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
隨著水利建設(shè)迎來(lái)跨越式發(fā)展的同時(shí)，形成了大量具有重要保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像、實(shí)物等資料，以桐鄉(xiāng)市水利局為例，現(xiàn)擁有室藏六大門(mén)類(lèi)傳統(tǒng)檔案，涉及文書(shū)、科技、行政執(zhí)法、水資源、會(huì)計(jì)、特種載體等方面，是桐鄉(xiāng)水利建設(shè)成果的歷史記錄，也是未來(lái)水利事業(yè)更大發(fā)展的重要信息資源和決策依據(jù)。
隨著信息技術(shù)的普及，對(duì)檔案的傳統(tǒng)管理模式和利用方式提出了挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變水利檔案?jìng)鹘y(tǒng)工作理念和管理模式勢(shì)在必行，桐鄉(xiāng)市水利局檔案室緊跟數(shù)字化建設(shè)步伐，已完成室藏檔案數(shù)字化案卷級(jí)、文件級(jí)全文掃描并掛接圖像。現(xiàn)結(jié)合檔案工作實(shí)際，談?wù)勊麢n案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施。
一、實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前期工作
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的保障
任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，水利檔案數(shù)字化也一樣，局領(lǐng)導(dǎo)具備良好檔案意識(shí)，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案數(shù)字化管理制度和工作流程規(guī)范，使檔案數(shù)字化工作有章可循；在日常工作中，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作與其他業(yè)務(wù)科室工作同計(jì)劃、同布置、同落實(shí)、同考核，把檔案數(shù)字化工作納入全局工作計(jì)劃，作為年度工作考核內(nèi)容，列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。
2.因地制宜，制定實(shí)施方案是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前提
水利檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好地管理和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優(yōu)勢(shì)，由于水利工程檔案數(shù)量大、形式多，只有推行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能有效地保護(hù)傳統(tǒng)載體檔案原件。我們對(duì)室藏存量保管期限在永久、長(zhǎng)期的檔案摸底統(tǒng)計(jì)，約有19多萬(wàn)頁(yè)需要數(shù)字化，如此巨大的工作量?jī)H靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結(jié)合”的方案：（1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和新增檔案全文數(shù)字化由局檔案室負(fù)責(zé)；（2）存量檔案數(shù)字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)兩方面同步建設(shè)；（4）為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，要求外包方在數(shù)字化過(guò)程中嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。
3.加強(qiáng)投入，完善設(shè)施是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的后盾
水利檔案數(shù)字化需要一個(gè)比較長(zhǎng)的過(guò)程，我們根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立了檔案數(shù)字化專(zhuān)項(xiàng)資金；引進(jìn)了“龍宇”網(wǎng)絡(luò)版數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建了科室之間的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過(guò)程中實(shí)現(xiàn)同步數(shù)字化，在獲得許可權(quán)限下還可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的微機(jī)房，配置了檔案專(zhuān)用服務(wù)器、更新了計(jì)算機(jī)、高性能雙面打印機(jī)、高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。
二、水利檔案數(shù)字化工作的實(shí)施
1.建立統(tǒng)一規(guī)范體系
將室藏檔案數(shù)字化工作質(zhì)量落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)六大門(mén)類(lèi)檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行統(tǒng)一，按照《桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）的通知》、《桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業(yè)務(wù)科室形成的數(shù)字檔案由各科室按分類(lèi)號(hào)在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內(nèi)目錄，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)；設(shè)定掃描技術(shù)要求：永久或長(zhǎng)期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質(zhì)過(guò)薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經(jīng)過(guò)圖像處理之后，采用多頁(yè)tiff格式存儲(chǔ)；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。
2.建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)
加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，建立準(zhǔn)確完整的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。一是按照局檔案分類(lèi)方案，按目錄進(jìn)行規(guī)范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬(wàn)條，基本實(shí)現(xiàn)室藏檔案目錄機(jī)檢，滿(mǎn)足快速檢索利用的需要；二是對(duì)2001年以來(lái)室藏的永久、長(zhǎng)期（30年）檔案利用外包方式進(jìn)行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬(wàn)幅，并全部在桐鄉(xiāng)市檔案局進(jìn)行了登記備份；三是加強(qiáng)數(shù)字化工作質(zhì)量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)校對(duì)、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫(kù)時(shí)層層把關(guān)，確保掃描件符合桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范的要求，目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確無(wú)誤，使檔案查詢(xún)效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的水平。
3.建立數(shù)字化后期保障機(jī)制
文檔案資料是江河××和涉水工程建設(shè)的重要參考依據(jù)，事關(guān)國(guó)計(jì)民生。在信息化步伐不斷加快和國(guó)家高度重視防災(zāi)減災(zāi)工作的新形勢(shì)下，如何加速推進(jìn)水文檔案管理服務(wù)信息化是一個(gè)值得探討的課題。
水文檔案管理服務(wù)的信息化，既要遵循檔案管理信息化的一般規(guī)律，又要兼顧水文信息生成和儲(chǔ)存的特殊性。基于一般規(guī)律與特殊性的綜合考慮，我認(rèn)為水文檔案管理服務(wù)的信息化應(yīng)著重抓好“五大建設(shè)”。
1、數(shù)字檔案室建設(shè)。這是水文檔案管理服務(wù)信息化的核心要件。目前，國(guó)家正準(zhǔn)備提出全國(guó)數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)方案。因此，水文數(shù)字檔案室建設(shè)正當(dāng)其時(shí)。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數(shù)字檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備必要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工作站、掃描儀、刻錄機(jī)、光盤(pán)庫(kù)和中轉(zhuǎn)服務(wù)器等信息技術(shù)設(shè)施設(shè)備。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置相應(yīng)的管理服務(wù)軟件及其傳輸瀏覽等應(yīng)用系統(tǒng)，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現(xiàn)代化數(shù)字檔案室。
2、信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。這是水文檔案管理服務(wù)信息化的基礎(chǔ)支撐。根據(jù)數(shù)字化歸檔的要求，需要在水文系統(tǒng)構(gòu)建三個(gè)對(duì)接電子網(wǎng)絡(luò)。一是機(jī)關(guān)內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)。在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間和數(shù)字檔案室與各部門(mén)之間的有效對(duì)接，并在辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的前提下實(shí)現(xiàn)資料文件的數(shù)字化歸檔。二是聯(lián)結(jié)各個(gè)基層水文站的數(shù)字信息傳輸網(wǎng)絡(luò)。各基層的自動(dòng)化和數(shù)字化水文站點(diǎn)的文字、圖像等數(shù)字信息要適時(shí)同步地通過(guò)專(zhuān)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳遞到水文信息處理中心，實(shí)現(xiàn)適時(shí)測(cè)報(bào)分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)與上級(jí)主管部門(mén)、地方各級(jí)各部門(mén)的電子文件傳送與收集相對(duì)接。
3、數(shù)字檔案資源建設(shè)。這是水文檔案管理服務(wù)信息化的重要基礎(chǔ)。首先，要根據(jù)實(shí)際需要和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)館藏歷史檔案按照類(lèi)別、年度、密級(jí)、等級(jí)進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理，以磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運(yùn)用歸檔整理應(yīng)用軟件，對(duì)新生成電子文件和數(shù)字信息資料及時(shí)予以歸檔。第三，要盡可能地將有價(jià)值的數(shù)字檔案信息在外網(wǎng)空間，切實(shí)豐富外網(wǎng)水文信息資源的內(nèi)容。
4、瀏覽查詢(xún)系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字檔案的鮮明特點(diǎn)就是儲(chǔ)存容量較大，瀏覽查詢(xún)便捷。沒(méi)有一個(gè)快捷高效的瀏覽查詢(xún)系統(tǒng)，再好的庫(kù)網(wǎng)條件也會(huì)失去其應(yīng)有意義。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入千家萬(wàn)戶(hù)，瀏覽查詢(xún)系統(tǒng)軟件已經(jīng)十分成熟，完全可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)人士或與軟件公司合作開(kāi)發(fā)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。其基本要求是項(xiàng)目齊全、內(nèi)容豐富、查詢(xún)便捷、更新及時(shí)、結(jié)果精準(zhǔn)。同時(shí)，既要能夠聯(lián)合使用日期、類(lèi)別、主體、關(guān)鍵字進(jìn)行精準(zhǔn)查閱，也要能夠做到漢語(yǔ)及拼音雙識(shí)別查詢(xún)，以最大限度地提高查閱效率。
5、信息平臺(tái)建設(shè)。具體要抓好三個(gè)平臺(tái)建設(shè)。一是公共服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)。也就是建立面向社會(huì)公眾的水文信息網(wǎng)站，對(duì)此我省已在省市兩級(jí)構(gòu)筑了十分完備的水文信息公共網(wǎng)絡(luò)，今后的方向是實(shí)現(xiàn)與政府、各縣（市、區(qū)）網(wǎng)站的并聯(lián)對(duì)接，進(jìn)一步擴(kuò)大公共網(wǎng)站的服務(wù)和影響范圍。二是手機(jī)信息平臺(tái)。通過(guò)中國(guó)移動(dòng)和中國(guó)聯(lián)通的短信服務(wù)系統(tǒng)，適時(shí)向社會(huì)公眾水文信息，其服務(wù)時(shí)間主要為防汛抗旱時(shí)期，服務(wù)內(nèi)容為降雨量、主干道水位及流量等，還可聯(lián)合防汛抗旱指揮辦公室大眾最為關(guān)注的洪水預(yù)報(bào)，服務(wù)對(duì)象主要是各級(jí)防汛抗旱機(jī)構(gòu)及其工作人員，河運(yùn)從業(yè)人員和可能發(fā)生洪災(zāi)地區(qū)的干部群眾等。三是新聞媒體平臺(tái)。可在天氣預(yù)報(bào)欄目增添有關(guān)水文實(shí)時(shí)信息和水文預(yù)報(bào)的內(nèi)容。
同時(shí)，水文檔案管理服務(wù)信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須科學(xué)謀劃，周密安排，精心組織，通過(guò)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、保障投入、重視人才、完善制度等保障措施，加速挺進(jìn)水文檔案管理服務(wù)信息化。
1.1 檔案數(shù)字化可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1.2 形勢(shì)發(fā)展的需求。進(jìn)入信息社會(huì)化后，檔案數(shù)字化建設(shè)的醞釀和進(jìn)行必將擺在首位。要實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案館館藏的數(shù)百萬(wàn)卷（件）檔案資料的信息共享，首先就是要建設(shè)數(shù)字化檔案館。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相適應(yīng)，紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)法挽回的錯(cuò)誤。
1.3 社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)前社會(huì)的各行各業(yè)中，數(shù)字化的檔案信息便于管理，查找便捷的優(yōu)點(diǎn)成為廣大人民群眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的一種方式，其生命力和發(fā)展的后勁將是傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的。新時(shí)期的檔案之憂(yōu)順應(yīng)了這一歷史潮流，整個(gè)檔案事業(yè)才會(huì)蓬勃發(fā)展。因此，把數(shù)字化建設(shè)作為推動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)工作的切入點(diǎn)，才能保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。
2 數(shù)字化檔案館的特征
2.1 信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化。信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)，運(yùn)用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為新型載體承載的二進(jìn)制數(shù)字信息存儲(chǔ)起來(lái)，它是數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過(guò)數(shù)字化后的信息采用數(shù)字的方式進(jìn)行處理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，形成了一個(gè)數(shù)字檔案信息資源庫(kù)，用戶(hù)可以在網(wǎng)上通過(guò)聲音、數(shù)據(jù)以及圖形、圖像來(lái)獲取所需要的信息。
2.2 檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、復(fù)制或者拍照等形式來(lái)獲取所需信息，如果實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館之后，檔案資源以數(shù)字化形式存在，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數(shù)字化檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)助，利用者能夠突破時(shí)空的界限，能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。
2.3 服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大化和服務(wù)方式多樣化。數(shù)字化檔案館與其他檔案信息機(jī)構(gòu)及用戶(hù)之間的聯(lián)系更加普遍和廣泛，其用戶(hù)范圍也突破本局域網(wǎng)限制。用戶(hù)范圍擴(kuò)大化也帶來(lái)用戶(hù)需求的擴(kuò)大化，從而用戶(hù)需求信息類(lèi)型也更加多樣化、內(nèi)容更加廣泛化。
3 數(shù)字化檔案館建設(shè)的對(duì)策
3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃并制定數(shù)字化建設(shè)方案。建設(shè)數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。因此，必須由上級(jí)檔案管理部門(mén)制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，立足全局統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證建設(shè)數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。
3.2 加快信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息通訊系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器等一系列基礎(chǔ)設(shè)施，其中，網(wǎng)絡(luò)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的先決條件，數(shù)字化檔案館是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的。因此，加快國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵問(wèn)題。
3.3 推進(jìn)館藏資源數(shù)字化進(jìn)程。館藏資源數(shù)字化需要付出艱苦的勞動(dòng)和大量的時(shí)間，要根據(jù)主次，采取分期分批的辦法，對(duì)一些利用率高，有特色的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。檔案的價(jià)值鑒定、數(shù)字化篩選、上網(wǎng)利用應(yīng)一次性完成，避免多次重復(fù)調(diào)卷，避免數(shù)字化信息的重復(fù)，避免無(wú)保存價(jià)值的檔案數(shù)字化，節(jié)省人力、財(cái)力和時(shí)間，加快了數(shù)字化檔案館開(kāi)放利用的步伐;另一方面要注意采用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展
學(xué)校是一個(gè)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對(duì)較高、人員流動(dòng)性比較大、對(duì)檔案信息的利用率比較大的特殊社會(huì)板塊。在學(xué)校開(kāi)展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用，有著優(yōu)良的社會(huì)基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長(zhǎng)足的進(jìn)展，但絕大部分學(xué)校檔案室仍然是一塊未開(kāi)墾的處女地，與學(xué)校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱(chēng)。如何充分利用學(xué)校得天獨(dú)厚的有利條件開(kāi)展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進(jìn)作用。
一、學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀
學(xué)校檔案門(mén)類(lèi)較多，除文書(shū)、人事、基建、會(huì)計(jì)、聲像檔案外，還有教學(xué)、學(xué)籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，絕大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專(zhuān)兼職檔案員，檔案都進(jìn)行了規(guī)范整理。部分學(xué)校大部分為可對(duì)相關(guān)人員開(kāi)放查閱的非機(jī)要保密檔案，服務(wù)對(duì)象廣泛，是建立兩個(gè)體系實(shí)行兩個(gè)轉(zhuǎn)化的重點(diǎn)領(lǐng)域。而且學(xué)校檔案利用率和實(shí)用性都比較高，特別是學(xué)籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學(xué)報(bào)考、出國(guó)深造提供學(xué)歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學(xué)籍檔案在形成制作過(guò)程中，因填制和書(shū)寫(xiě)不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無(wú)法為師生和社會(huì)提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級(jí)以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學(xué)校還利用自身優(yōu)勢(shì)研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門(mén)建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進(jìn)行立卷歸檔，有的還進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級(jí)以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學(xué)校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。
導(dǎo)致這些狀況的原因，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金的投入應(yīng)該放到教學(xué)上，只有把教學(xué)質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學(xué)校才能做大做強(qiáng)。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有數(shù)字化照樣查檔案。對(duì)手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)中還沒(méi)有這個(gè)概念；二是一些學(xué)校經(jīng)濟(jì)效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學(xué)校檔案員缺乏計(jì)算機(jī)基本技能、更沒(méi)有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，因循守舊不積極主動(dòng)爭(zhēng)取和創(chuàng)新發(fā)展。
要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對(duì)以上來(lái)提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學(xué)校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開(kāi)展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
二、與教學(xué)設(shè)備相配套，解決學(xué)校檔案數(shù)字化設(shè)備
學(xué)校開(kāi)展計(jì)算機(jī)技術(shù)教學(xué)和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學(xué)，都設(shè)置有計(jì)算機(jī)或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學(xué)校，大部分部門(mén)都配備了計(jì)算機(jī)，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學(xué)校的檔案室卻沒(méi)有配備一臺(tái)電腦。而這些沒(méi)有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進(jìn)行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計(jì)算機(jī)，還需要有掃描儀，而一般學(xué)校因以計(jì)算機(jī)為教學(xué)重點(diǎn)很少購(gòu)置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對(duì)學(xué)生計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)也還是很有必要的，而且其價(jià)格也不高，如果建議學(xué)校購(gòu)買(mǎi)應(yīng)該是沒(méi)有問(wèn)題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出共享方案，與教學(xué)部門(mén)達(dá)成協(xié)作共識(shí)，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)建立在教學(xué)用的主機(jī)或服務(wù)器上，檔案室可配備一臺(tái)低造價(jià)的終端。如果這還辦不到，則可與教學(xué)用電腦分時(shí)段使用，檔案室可在沒(méi)有教學(xué)任務(wù)的時(shí)候由檔案員上機(jī)使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學(xué)內(nèi)容結(jié)合到一起，在進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)的同時(shí)，也巧妙地利用了教學(xué)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。
三、與教學(xué)對(duì)象相結(jié)合，發(fā)動(dòng)師生動(dòng)手建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
在一般學(xué)校，檔案員并不是專(zhuān)職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學(xué)校檔案數(shù)字化的任務(wù)比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開(kāi)展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔(dān)任電腦教學(xué)任務(wù)的老師，都是具備較高計(jì)算機(jī)技能水平的人員，他不僅可以當(dāng)作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導(dǎo)老師，在教學(xué)任務(wù)不太緊張的情況下，還可以親自動(dòng)手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導(dǎo)學(xué)生，來(lái)在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個(gè)數(shù)字化檔案制作的強(qiáng)大隊(duì)伍。以解決學(xué)校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問(wèn)題。在具體的數(shù)字化過(guò)程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠(yuǎn)地進(jìn)行，從當(dāng)年的檔案開(kāi)始，然后向上推進(jìn)；在內(nèi)容上首先對(duì)學(xué)校利用率最高的文書(shū)檔案、然后對(duì)利用率較高的教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案、最后對(duì)利用率一般的教師檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案進(jìn)行目錄的錄入和全文掃描，對(duì)全部室藏檔案實(shí)行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。
四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開(kāi)展數(shù)字化檔案利用
在很多學(xué)校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，學(xué)校的各種管理，也基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個(gè)人網(wǎng)頁(yè)、聊天交友，交流學(xué)習(xí)等各種信息，即便是在還沒(méi)有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級(jí)同學(xué)會(huì)，校友會(huì)，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行無(wú)縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學(xué)生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨(dú)厚的社會(huì)物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學(xué)校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)頁(yè)面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁(yè)，就可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。
一、統(tǒng)籌各級(jí)綜合檔案館和各級(jí)專(zhuān)門(mén)、各部門(mén)檔案館的發(fā)展，共同使檔案館事業(yè)得到全面而有序的發(fā)展
檔案事業(yè)的主體在檔案館，檔案事業(yè)的根基在檔案館，檔案事業(yè)的命脈在檔案館。各級(jí)綜合檔案館和各級(jí)專(zhuān)門(mén)、各部門(mén)檔案館的發(fā)展，不僅促進(jìn)了我國(guó)檔案館事業(yè)的發(fā)展，而且也使我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展上了一個(gè)臺(tái)階，但在彼此發(fā)展的過(guò)程中也存在一些問(wèn)題需要加以協(xié)調(diào)解決。
《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》(1992年頒布)和現(xiàn)行檔案法規(guī)都沒(méi)有明確規(guī)定各類(lèi)檔案館館際之間關(guān)系和檔案資源流向，存在著綜合檔案館和專(zhuān)門(mén)、部門(mén)檔案館在檔案收集范圍上有交叉有矛盾。
特別是近年來(lái)，其他各類(lèi)檔案館不僅在數(shù)量上而且在規(guī)模上發(fā)展迅速，不可避免地使綜合檔案館可收集的檔案范圍日趨窄小，其結(jié)果是使各級(jí)綜合檔案館成為以接收“黨政檔案”、“黨政文書(shū)檔案”為主的檔案館。綜合檔案館“綜合”功能名存實(shí)亡。其主體地位被弱化，既影響到國(guó)家檔案資源的整體建設(shè)，又使其公共性、文化性、社會(huì)性難以凸現(xiàn)。
各類(lèi)檔案館館際協(xié)作已成為時(shí)代的需要。館藏內(nèi)容的互補(bǔ)性是檔案館館際協(xié)作的物質(zhì)基礎(chǔ)，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的差異性是檔案館館際協(xié)作的驅(qū)動(dòng)力，社會(huì)檔案信息需要的廣泛性是檔案館館際協(xié)作的源動(dòng)力，提高管理水平的緊迫性是檔案館館際協(xié)作的推動(dòng)力，社會(huì)的開(kāi)放性是檔案館館際協(xié)作的社會(huì)政治基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫性是檔案館館際協(xié)作的現(xiàn)實(shí)合作平臺(tái)。也只有各檔案館聯(lián)合起來(lái)，才有規(guī)模，才有優(yōu)勢(shì)，才有成本效益，才能使各檔案館的整體功能和作用產(chǎn)生1＋1>2的效應(yīng)。而目前各類(lèi)檔案館館際間存在以我為主，各自為戰(zhàn)的局面，與時(shí)代要求極不相適應(yīng)。
二、統(tǒng)籌人才資源開(kāi)發(fā)和檔案資源建設(shè)，尋求兩種“資源”的充分涌現(xiàn)和流動(dòng)
人才是最寶貴的資源，就目前的情勢(shì)而言，人才資源的開(kāi)發(fā)應(yīng)與檔案信息化建設(shè)相結(jié)合，與檔案資源建設(shè)相結(jié)合，需始終把依靠科教興檔、人才強(qiáng)檔戰(zhàn)略放在十分突出的位置，應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)，以實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
當(dāng)前人才資源開(kāi)發(fā)需要做好以下幾個(gè)方面工作：一是要加強(qiáng)檔案人才開(kāi)發(fā)的預(yù)測(cè)研究；二是國(guó)家和地方各級(jí)檔案部門(mén)根據(jù)全國(guó)及地方檔案事業(yè)發(fā)展的需求，制定科學(xué)合理和切實(shí)可行的檔案信息化人才規(guī)劃；三是加強(qiáng)人才資源資訊工作，國(guó)家檔案局要進(jìn)一步完善“全國(guó)檔案信息化人才資訊中心”，為國(guó)家檔案信息化重點(diǎn)建設(shè)、重大攻關(guān)項(xiàng)目提供人才信息；地方檔案部門(mén)積極推進(jìn)檔案信息化人才信息庫(kù)、人才信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，逐步建立全國(guó)檔案信息化人才信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)人才信息資源的開(kāi)發(fā)和利用；四是加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，搞好檔案信息化管理人才和技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)等。
檔案資源建設(shè)是指檔案部門(mén)以及其他相關(guān)部門(mén)相關(guān)人員以積累開(kāi)發(fā)為目的對(duì)檔案這種信息載體開(kāi)展的一系列創(chuàng)造性工作。特別是綜合檔案館在檔案資源建設(shè)方面更是重中之重，主要應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是要明確綜合檔案館資源建設(shè)的方向和目標(biāo)，加強(qiáng)綜合檔案館檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)；二是要以法規(guī)的形式賦予各級(jí)綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中更多收集檔案的權(quán)力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一；三要做好檔案整合，促進(jìn)檔案資源質(zhì)的提高，尤其是要做好電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源的整合與共享，即在兼顧檔案資源現(xiàn)有配置與管理狀況的條件下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺(tái)，對(duì)分散異構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合與無(wú)縫鏈接，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案資源的動(dòng)態(tài)性、可控性、可獲知性、可獲取性以及與社會(huì)其他信息資源的融合集成性，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理組織、優(yōu)化配置和最大增值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的自由流動(dòng)、專(zhuān)題組合與異地傳輸。
三、統(tǒng)籌檔案信息資源建設(shè)和檔案信息開(kāi)發(fā)，不斷提高檔案館信息能力，推進(jìn)檔案信息資源的優(yōu)化配置
檔案信息資源建設(shè)是加強(qiáng)檔案信息管理和提供利用服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案信息化建設(shè)的核心。它主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是已有館藏各種檔案資料的數(shù)字化工作，二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。
就目前情況而言，在檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)以加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。首先是加快和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將已有各類(lèi)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)與各地檔案館數(shù)據(jù)資源庫(kù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，提高資源的利用率；其次是加快對(duì)現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化的步伐，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)并網(wǎng)；三是加強(qiáng)對(duì)新產(chǎn)生的電子文件檔案的收集、積累、管理；四是要有一個(gè)統(tǒng)一的一定區(qū)域范圍內(nèi)整體的數(shù)字檔案館館藏檔案信息資源建設(shè)規(guī)劃，因?yàn)樵跈n案信息資源建設(shè)方面，每一個(gè)個(gè)體數(shù)字檔案館的檔案信息資源建設(shè)都應(yīng)當(dāng)融入整個(gè)社會(huì)群體檔案館的數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的規(guī)劃之中，而數(shù)字檔案館與生俱來(lái)就具有一種獨(dú)特的整體性，即每個(gè)個(gè)體的數(shù)字檔案館所擁有的館舍設(shè)備、館藏?cái)?shù)字檔案信息資源及檔案專(zhuān)業(yè)人員，在某種意義上講，同時(shí)也是其他數(shù)字檔案館的館舍設(shè)備、館藏?cái)?shù)字檔案信息資源和檔案專(zhuān)業(yè)人員。
檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。它的開(kāi)發(fā)和利用程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。
如何開(kāi)發(fā)檔案信息資源，筆者以為，要順應(yīng)社會(huì)信息化建設(shè)的要求，充分利用電子政務(wù)的環(huán)境與條件，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)性共享，從而最大程度上滿(mǎn)足社會(huì)公眾與電子政務(wù)對(duì)檔案信息資源的要求。我國(guó)檔案信息資源開(kāi)發(fā)在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方面還處在起步階段，尤其是在全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息資源缺乏有機(jī)整合，配置不夠優(yōu)化，分散于各個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)之中，形成了大量的“信息孤島”，并且缺乏與其他信息資源的集成與融合。這就需要我們以整體的思想和一盤(pán)棋的觀念來(lái)協(xié)調(diào)并做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的總體規(guī)劃。
四、統(tǒng)籌檔案館和基層(機(jī)關(guān))檔案室的建設(shè)，既使館室銜接順暢鏈接緊密，又能在各自規(guī)范發(fā)展的同時(shí)實(shí)現(xiàn)共同協(xié)調(diào)發(fā)展
檔案館是檔案事業(yè)的主體與核心，檔案室是檔案館的基礎(chǔ)，館室結(jié)合、協(xié)同發(fā)展，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基本要求，也是檔案行政管理的一項(xiàng)基本任務(wù)。但在新的形勢(shì)下，檔案館和基層(機(jī)關(guān))檔案室之間出現(xiàn)了諸多問(wèn)題需協(xié)調(diào)解決。
(一)檔案館與基層(機(jī)關(guān))檔案室之間就檔案信息的開(kāi)放利用存在法律上的真空地帶，需要從法律上加以完善。政府信息的公開(kāi)、檔案信息的開(kāi)放也需要與其他信息法律進(jìn)行協(xié)調(diào)與對(duì)接。1．機(jī)關(guān)檔案室面臨著公民知情權(quán)
的挑戰(zhàn)，要求機(jī)關(guān)檔案室的職能必須從為本機(jī)關(guān)服務(wù)向?yàn)槿鐣?huì)服務(wù)的方向拓展，而《檔案法》對(duì)機(jī)關(guān)檔案室檔案的利用規(guī)范卻過(guò)窄。面臨著公開(kāi)與不公開(kāi)都違法的境地，即應(yīng)當(dāng)公開(kāi)而未公開(kāi)，應(yīng)當(dāng)不公開(kāi)卻公開(kāi)了。2．檔案館的檔案開(kāi)放與方興未艾不斷提速的政務(wù)信息公開(kāi)相比已凸現(xiàn)滯后和尷尬。一方面在現(xiàn)階段已公開(kāi)過(guò)的政府文件到檔案館階段應(yīng)自然就屬于開(kāi)放檔案；另一方面檔案館又亟須增加“低齡”檔案的開(kāi)放，將《檔案法》中有關(guān)“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年”的規(guī)定真正落實(shí)到實(shí)處，將檔案資源推向社會(huì)。因而也存在著開(kāi)放與不開(kāi)放都違法的狀況，即應(yīng)當(dāng)開(kāi)放而未開(kāi)放，應(yīng)當(dāng)不開(kāi)放卻開(kāi)放了。3．在信息開(kāi)放的大環(huán)境下，存在著兩種既有區(qū)別又有聯(lián)系的開(kāi)放，即現(xiàn)行文件的開(kāi)放和檔案的開(kāi)放。現(xiàn)行文件的開(kāi)放是滿(mǎn)足利用者“現(xiàn)實(shí)的”查考利用需求，檔案開(kāi)放是滿(mǎn)足利用者“歷史的”研究利用需求。而兩種開(kāi)放的客體具有同源性，即現(xiàn)行文件的開(kāi)放實(shí)際上是檔案開(kāi)放的前移，檔案開(kāi)放是現(xiàn)行文件開(kāi)放的延伸，這就使得檔案館與檔案室的鏈接更為緊密。
(二)檔案館管理模式的變革，特別是檔案館館藏檔案動(dòng)態(tài)管理的前端控制思想的實(shí)施，其管理行為延伸到對(duì)進(jìn)館前的文件、室藏檔案實(shí)施有效地工作結(jié)果控制，即重視對(duì)館藏來(lái)源狀況監(jiān)控，注重文件到檔案過(guò)程的前瞻性研究，強(qiáng)調(diào)館藏檔案管理進(jìn)行合理分工、配置、重新構(gòu)建檔案動(dòng)態(tài)管理業(yè)務(wù)流程，消減和彌補(bǔ)管理一切的重復(fù)與疏漏，從而實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)合理和有效的管理目標(biāo)，確保館藏檔案真實(shí)可靠、完整、安全。
【關(guān)鍵詞】信息化;檔案工作;對(duì)策
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)生產(chǎn)、生活的每個(gè)領(lǐng)域，檔案管理工作也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而以新的信息技術(shù)來(lái)取代傳統(tǒng)的管理方法和手段。高職院校檔案信息化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字化紙質(zhì)檔案為重點(diǎn)，以為檔案信息資源利用拓寬渠道為目標(biāo)的一項(xiàng)重要工作。信息化建設(shè)能夠使檔案工作職能更好地實(shí)現(xiàn)帶來(lái)便利，信息化水平是衡量學(xué)院檔案工作現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，所以高職院校檔案信息化建設(shè)的需求也就顯得尤為迫切。
一、高職院校檔案信息化管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，高職院校檔案管理過(guò)程中，雖然檔案室已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但數(shù)字化程度不高，一般只能對(duì)其標(biāo)題、目錄等基本信息進(jìn)行數(shù)字化工作，檔案利用無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，對(duì)于檔案的具體內(nèi)容，無(wú)法快速、準(zhǔn)確查找，究其原因，有些高職院校對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有從根本上意識(shí)到檔案資源只有進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用才是有價(jià)值的信息。
在面臨學(xué)校擴(kuò)招，在校人員數(shù)量急劇增多的情況下，一些學(xué)校在進(jìn)行決策規(guī)劃時(shí)，把校園硬件建設(shè)放在首位，面對(duì)檔案載體種類(lèi)的變化，檔案信息資源急劇的增多，學(xué)校缺乏足夠的重視，出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)短缺、制度落實(shí)不到位、管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，不能滿(mǎn)足檔案信息化管理的需求等問(wèn)題，致使檔案信息化硬件、軟件等基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)及檔案信息化進(jìn)程呈明顯的滯后性。
二、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性
（一）高職院校信息化建設(shè)是檔案管理工作的需要。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案數(shù)字化，檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化使高職院校檔案管理工作變得更加便捷高效，數(shù)字化檔案使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過(guò)計(jì)算機(jī)讀取，不僅能減少原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案原件，還能夠通過(guò)建立檔案網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)、辦公軟件聯(lián)接，改善檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，拓寬服務(wù)渠道提高檢索利用效率，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研提供方便快捷的查閱方式，檔案信息化建設(shè)還能夠使檔案收集、整理更加方便。
（二）高職院校信息化建設(shè)是學(xué)院發(fā)展的需要。高職教育大幅度改革，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量增加，教學(xué)任務(wù)加重，高職教育數(shù)據(jù)資源優(yōu)化整合，雖然豐富了館藏資源，但加大了檔案管理的難度，迫使檔案信息化建設(shè)成為高職高專(zhuān)院校適應(yīng)高等教育改革與發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化管理突出的易存性和檢索利用的便捷性，能夠使電子檔案更好地服務(wù)于科研、教學(xué)，促進(jìn)高教工作的開(kāi)展，更在一定程度上解決了檔案館藏量急劇增加所帶來(lái)的管理上的難題，更好地適應(yīng)高等教育改革與發(fā)展。
（三）高職院校信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要。隨著社會(huì)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的普及應(yīng)用，使傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出不適應(yīng)信息時(shí)展的新問(wèn)題，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，使檔案信息資源的收集、整理、利用變得更加方便、快捷，數(shù)字化檔案信息資源能夠讓用戶(hù)不受時(shí)間、空間的限制，在網(wǎng)絡(luò)上根據(jù)自身權(quán)限查閱檔案資源，更好地為用戶(hù)服務(wù)。
因此，信息時(shí)代的高速發(fā)展，需要與之相適應(yīng)的信息數(shù)據(jù)資源的支持，高職院校綜合檔案室的館藏檔案作為社會(huì)信息資源重要組成部分，應(yīng)在傳統(tǒng)的檔案收集、保存、利用服務(wù)功能基礎(chǔ)上，建立網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷提高檔案保存功能和利用效率，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要。
三、高職院校檔案信息化建設(shè)實(shí)施對(duì)策
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識(shí)水平。高職院校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，重視學(xué)校的檔案信息化建設(shè)工作，將檔案工作信息化建設(shè)納入總的信息一體化建設(shè)的規(guī)劃之中，與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，把各種文件歸檔收集、整理工作列入學(xué)校的崗位責(zé)任制之中，納入到教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍之中。加強(qiáng)宣傳力度，讓廣大教職工能夠進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門(mén)做好信息化建設(shè)工作。
檔案信息化建設(shè)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的一項(xiàng)創(chuàng)新性檔案工作，檔案管理員要不拘泥于傳統(tǒng)的手工管理模式，主動(dòng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用起來(lái)，所以，要求高職院校要加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)，根據(jù)學(xué)校和個(gè)人實(shí)際情況，采取不同的學(xué)習(xí)、 培訓(xùn)模式，通過(guò)崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、專(zhuān)題研討等多種方式提高信息化管理知識(shí)，培養(yǎng)一批檔案信息化建設(shè)及應(yīng)用人才，發(fā)揮檔案信息化在管理中的紐帶作用，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。
（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，加快基礎(chǔ)建設(shè)。高職院校應(yīng)該增加對(duì)檔案信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入，尤其是信息化建設(shè)所必要的硬件的投入，而引入一個(gè)符合高職院校實(shí)際的檔案信息化管理系統(tǒng)顯得尤為必要，高職院校可根據(jù)實(shí)際情況，制訂檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、設(shè)備等方面的具體方案，自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)與學(xué)校檔案管理相適應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。
還可以利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和安全標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原有辦公自動(dòng)化OA進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，可以對(duì)電子檔案庫(kù)進(jìn)行管理、提供案卷和文件等各種操作，實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)檔案收集、整理、編目等主要管理功能，并能夠根據(jù)設(shè)置的權(quán)限實(shí)現(xiàn)檢索、利用等自助服務(wù)功能，拓寬檔案室的服務(wù)功能和手段，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率 。
高職院校要加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理工作適應(yīng)教育發(fā)展需要，為學(xué)校的教學(xué)、科研提供更好的信息資源服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[摘 要] 隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于電力企業(yè)檔案管理工作的要求也日漸提高。結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展要求，考察檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障，提出優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估是檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障，建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)是檔案數(shù)字化安全性的有效保障。
[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè)；檔案管理數(shù)字化；質(zhì)量；安全性保障
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067
[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03
0 前 言
檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性與機(jī)要性，它直接影響到一個(gè)單位未來(lái)查核校驗(yàn)的憑證與參考，具有極強(qiáng)的規(guī)范化要求。隨著信息化的推進(jìn)，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數(shù)字化也進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，當(dāng)前檔案數(shù)字化的方法主要有紙質(zhì)檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)的拍攝（包括非紙質(zhì)檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集，本文結(jié)合電力企業(yè)檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障。
1 電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)
電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業(yè)的特定職責(zé)，具體來(lái)說(shuō)，主要有以下十個(gè)方面：一是負(fù)責(zé)綜合檔案室日常業(yè)務(wù)管理工作，根據(jù)上級(jí)主管單位檔案管理階段工作目標(biāo)，制定本單位檔案工作任務(wù)安排。二是負(fù)責(zé)局綜合檔案庫(kù)房及檔案安全管理工作。三是負(fù)責(zé)局科技檔案收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用、鑒定銷(xiāo)毀工作，負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內(nèi)部驗(yàn)收。五是負(fù)責(zé)收集、整理檔案利用典型實(shí)例。六是負(fù)責(zé)做好全宗卷編制及管理工作。七是負(fù)責(zé)開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用及編研工作。八是負(fù)責(zé)全局各職能部門(mén)和區(qū)局檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)等。九是負(fù)責(zé)局檔案評(píng)價(jià)迎檢及局屬各部門(mén)、各單位檔案評(píng)估工作。十是統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)本組相關(guān)工作。由此可見(jiàn)，對(duì)原始信息的收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的基本要求，而負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業(yè)檔案管理工作的特定要求。
2 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制
質(zhì)量控制，即為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過(guò)程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿(mǎn)意的因素，以達(dá)到質(zhì)量要求，檔案工作的特點(diǎn)要求在檔案數(shù)字化過(guò)程中，必需對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量控制。具體來(lái)說(shuō)，電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制主要包括優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估。
2.1 優(yōu)化數(shù)字化方案
數(shù)字化方案制定直接影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量，檔案數(shù)字化方案主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、技術(shù)路線(xiàn)與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優(yōu)化數(shù)字化方案是檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制的首要。
2.2 正確選擇數(shù)字化軟件
數(shù)字化軟件的種類(lèi)繁多，各具特色，因此，在選擇時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行廣泛調(diào)研，并結(jié)合各單位自身的特點(diǎn)選對(duì)軟件，選擇適用的數(shù)字化軟件是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)之后的工作能起到事半功倍的作用。
2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)
檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是制定標(biāo)準(zhǔn)和確定參數(shù)。目前，國(guó)家已經(jīng)制定出了檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)制定出適用的標(biāo)準(zhǔn)。
2.4 及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估
檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估是整個(gè)質(zhì)量控制的最后一關(guān)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的成功與否取決于它。檢查的對(duì)象包括設(shè)備、人員和工作流程三個(gè)方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出解決方案，若有解決不了的問(wèn)題則上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)。驗(yàn)收分為粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)，粗驗(yàn)主要由自動(dòng)驗(yàn)收軟件完成，細(xì)驗(yàn)就是在自動(dòng)驗(yàn)收軟件驗(yàn)收的基礎(chǔ)上，分別對(duì)每個(gè)畫(huà)幅進(jìn)的完整性、清晰度、重頁(yè)、拼頁(yè)等進(jìn)行檢查。評(píng)估就是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。
3 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全保障
安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問(wèn)題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問(wèn)題。數(shù)字化安全保障是指對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保障主要包括建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)。
3.1 建立嚴(yán)格規(guī)章制度
進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項(xiàng)工作能安全高效地進(jìn)行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)定，數(shù)字化加工人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場(chǎng)所安全保密方案，檔案數(shù)字化設(shè)備的安全管理制度，參與人員身份識(shí)別管理制度，訪(fǎng)問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置的規(guī)定，密碼密鑰的保密管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責(zé)等。
3.2 確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案
首先，所有的操作必須在一個(gè)封閉的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶(hù)端計(jì)算機(jī)及服務(wù)器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來(lái)人員進(jìn)行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場(chǎng)對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各個(gè)設(shè)備的電磁干擾，防止由于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保密的環(huán)境中進(jìn)行；最后工作人員（即直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員）進(jìn)入系統(tǒng)前必須進(jìn)行身份鑒別，防止非法用戶(hù)的進(jìn)入。
3.3 加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)
安防系統(tǒng)是安全保密的重要保障。包括門(mén)禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、閉路（帶紅外）電視系統(tǒng)、消防報(bào)警及自動(dòng)滅火系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)等，以保證整個(gè)加工場(chǎng)所的安全防護(hù)。
4 結(jié) 語(yǔ)
伴隨著時(shí)代的l展，電力工程行業(yè)在不斷壯大，然而傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式已然難以適應(yīng)，在未來(lái)發(fā)展時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)采用新的檔案管理模式，檔案管理數(shù)字化將是電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)在要求。
主要參考文獻(xiàn)
[1]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理一本通[M].北京：中國(guó)電力出版社，2016.
關(guān)鍵詞：信息化 職稱(chēng)材料 材料歸檔 信息技術(shù)
如今信息化技術(shù)的進(jìn)步速度越來(lái)越快，職稱(chēng)評(píng)審也逐漸向著信息化的方向發(fā)展，目前我國(guó)很多地區(qū)都已經(jīng)對(duì)此進(jìn)行了實(shí)踐，例如在職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審過(guò)程中，一些地區(qū)建立了申報(bào)信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及申報(bào)人員基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，另有一些地區(qū)對(duì)申報(bào)評(píng)審材料實(shí)施了數(shù)字化掃描，還有一些地區(qū)建立了評(píng)審結(jié)果數(shù)據(jù)庫(kù)， 這表示信息化技術(shù)在職稱(chēng)材料歸檔和管理中的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛。然而我國(guó)職稱(chēng)材料歸檔工作尚且是初步實(shí)現(xiàn)信息化，還有一系列問(wèn)題需要探究，只有深入分析并處理這些問(wèn)題，才能切實(shí)做好職稱(chēng)材料歸檔工作。
一、職稱(chēng)評(píng)審信息化內(nèi)涵及特征
所謂職稱(chēng)評(píng)審信息化，主要就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審管理系統(tǒng)，使職稱(chēng)申報(bào)、評(píng)審等各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。職稱(chēng)評(píng)審信息化的特征主要包括以下幾個(gè)方面：
首先，職稱(chēng)評(píng)審信息化具有數(shù)字化、無(wú)紙化特征。在開(kāi)展職稱(chēng)評(píng)審信息化建設(shè)之后，申報(bào)、評(píng)審等環(huán)節(jié)中涉及到的各種文件和材料，將會(huì)逐步采用數(shù)字化材料，例如鑒定及評(píng)價(jià)意見(jiàn)、業(yè)績(jī)成果類(lèi)證明材料等等，都將采取電子文件的形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，就可以瀏覽和檢索各類(lèi)信息。除此之外，職稱(chēng)申報(bào)、評(píng)審等各個(gè)流程都將采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行處理，所有工作都要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中來(lái)完成。
其次，職稱(chēng)評(píng)審信息化具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征。在實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化之后，為了保證信息材料的規(guī)范性，并確保各項(xiàng)工作的合理性，勢(shì)必要會(huì)對(duì)各項(xiàng)信息的內(nèi)容、含義、大小、格式、處理流程做出統(tǒng)一的規(guī)定，因此職稱(chēng)評(píng)審信息化具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特征。
再次，職稱(chēng)評(píng)審信息化具有高效化、現(xiàn)代化特征。一旦實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化，那么對(duì)于申報(bào)職稱(chēng)的人員而言，在實(shí)際申報(bào)職稱(chēng)的過(guò)程中，無(wú)需再?gòu)?fù)印大量的材料。例如申報(bào)表、輔助證明材料等等，整個(gè)申報(bào)過(guò)程將會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成，填寫(xiě)和修改會(huì)更加方便，申報(bào)效率會(huì)大大提高。而對(duì)于組織申報(bào)、評(píng)審等工作的基層單位而言，在實(shí)際工作重也會(huì)大大節(jié)省人力和時(shí)間，材料審核、管理等工作會(huì)更加快捷高效。對(duì)于評(píng)審專(zhuān)家而言，在實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化之后，其開(kāi)展評(píng)審工作時(shí)也會(huì)更加便捷，只要通過(guò)評(píng)審管理系統(tǒng)，就可以實(shí)現(xiàn)材料的檢索、審閱等工作，并且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上表決以及在線(xiàn)討論。
最后，職稱(chēng)評(píng)審信息化具有共享化、網(wǎng)絡(luò)化特征。職稱(chēng)評(píng)審管理系統(tǒng)可以滿(mǎn)足個(gè)人、單位、各級(jí)評(píng)審組等各方的需求，信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了大范圍內(nèi)的信息共享。
二、職稱(chēng)評(píng)審信息化對(duì)檔案工作的影響
實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化之后，必然將對(duì)檔案工作產(chǎn)生很大影響，例如職稱(chēng)材料歸檔、管理等等，筆者在此深入剖析職稱(chēng)評(píng)審信息化對(duì)職稱(chēng)材料歸檔的影響，對(duì)歸檔管理模式的影響以及對(duì)檔案管理人員的影響。
（一）對(duì)職稱(chēng)材料歸檔的影響
職稱(chēng)評(píng)審實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之后，各項(xiàng)紙質(zhì)材料將會(huì)逐漸被取代，各種信息和材料都將向著數(shù)字化的方向過(guò)渡，在此情況下，現(xiàn)行檔案與數(shù)字化檔案的接軌問(wèn)題將十分突出，職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審材料大致可以分為三種，一是業(yè)績(jī)成果類(lèi)材料，二是資格證明類(lèi)材料，三是申報(bào)表類(lèi)材料，各個(gè)檔案管理部門(mén)都需要將材料進(jìn)行歸檔，例如省級(jí)主管職稱(chēng)評(píng)審工作的職改辦，需要將所有職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審材料進(jìn)行保存和管理，而基層單位則需要將晉升人員的申報(bào)表進(jìn)行保存和管理，并且要分別歸入單位的綜合檔案以及個(gè)人人事檔案，就目前來(lái)講，人事檔案普遍都是紙質(zhì)材料，當(dāng)實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化之后，各項(xiàng)檔案材料都將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化和數(shù)字化，這樣一來(lái)，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字化材料的接軌將會(huì)面臨很大難度。
另一方面，職稱(chēng)評(píng)審實(shí)現(xiàn)信息化之后，需要?dú)w檔的文件將全部變成電子文件，如此一來(lái)，電子文件的收集、分類(lèi)、編目、整理等環(huán)節(jié)勢(shì)必都要采取新的工作標(biāo)準(zhǔn)，這無(wú)疑會(huì)對(duì)職稱(chēng)材料管理工作帶來(lái)一定的影響。
此外在紙質(zhì)材料變成電子文件之后，材料安全也面臨著新的問(wèn)題，例如在網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行過(guò)程中，可能會(huì)遇到黑客或者病毒的攻擊，一旦遭受攻擊，如果安全措施存在漏洞，就會(huì)威脅信息安全。
（二）對(duì)歸檔管理模式的影響
在傳統(tǒng)的職稱(chēng)材料歸檔工作中，歸檔管理的對(duì)象普遍是紙質(zhì)檔案材料，并且管理模式已經(jīng)十分規(guī)范和完整，在實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化之后，歸檔管理的對(duì)象變成了電子文件，同時(shí)文件的載體變成了磁盤(pán)或者光盤(pán)，在此情況下，必然會(huì)對(duì)職稱(chēng)材料歸檔管理工作提出新的要求。
（三）對(duì)檔案管理人員的影響
運(yùn)用信息化技術(shù)之后，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員具備更高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不僅要具備檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，甚至需要檔案管理人員懂得維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)評(píng)審信息化之后，將會(huì)對(duì)檔案管理人員提出新的要求。
三、信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔管理的策略
隨著時(shí)代和技術(shù)的發(fā)展，職稱(chēng)評(píng)審信息化固然是大勢(shì)所趨，因此必須要做到主動(dòng)適應(yīng)，要積極探索職稱(chēng)材料歸檔管理工作的新策略，個(gè)人認(rèn)為，在信息化背景下，職稱(chēng)材料歸檔管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新工作策略。
（一）雙套制策略
應(yīng)用電子文件之后，其傳輸、處理、和共享方面的優(yōu)勢(shì)十分明顯，可謂是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的，但是在原始記錄性、法律憑證效用、長(zhǎng)期安全保存等方面，紙質(zhì)檔案又比電子文件更具優(yōu)勢(shì)，因此筆者認(rèn)為，目前紙質(zhì)材料和電子文件應(yīng)該并存，逐漸形成良性循環(huán)，換言之，就是要采取雙套制，以此來(lái)解決電子文件與紙質(zhì)檔案之間的矛盾，在管理電子文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)印制紙質(zhì)材料，將紙質(zhì)材料和電子文件同時(shí)歸檔，這樣一來(lái)，可以同時(shí)發(fā)揮出電子文件和之紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，既能夠滿(mǎn)足信息共享的需要，同時(shí)也能夠滿(mǎn)足法律憑證作用以及安全保存等要求。
為了切實(shí)落實(shí)雙套制，應(yīng)該在職稱(chēng)評(píng)審管理系統(tǒng)中增加檔案管理模塊，進(jìn)而保證職稱(chēng)材料歸檔工作的規(guī)范化，此外在職稱(chēng)評(píng)審管理系統(tǒng)中增加檔案管理模塊之后，進(jìn)而可以將材料歸檔工作作為職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審中的必要流程，使材料歸檔工作成為了一個(gè)必選項(xiàng)。另外要實(shí)現(xiàn)職稱(chēng)材料的脫機(jī)保存，材料歸檔工作是職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審中的末尾環(huán)節(jié)，當(dāng)歸檔信息審核完成之后，應(yīng)該通過(guò)檔案管理模塊的功能，印制紙質(zhì)材料，并制作光盤(pán)，這樣一來(lái)，即使脫離職稱(chēng)評(píng)審管理系統(tǒng)，也可以對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行查閱。
（二）實(shí)施分級(jí)保管
就現(xiàn)階段而言，職稱(chēng)材料歸檔管理工作應(yīng)該積極實(shí)施分級(jí)保管，主要為省級(jí)職改部門(mén)檔案室、基層單位檔案室、人事檔案室三個(gè)層級(jí)。
首先，對(duì)于省級(jí)職改部門(mén)檔案室而言，由于省級(jí)職改部門(mén)是三個(gè)層級(jí)中的最高機(jī)構(gòu)，因此省級(jí)部門(mén)應(yīng)該擔(dān)負(fù)制定職稱(chēng)政策、組織申報(bào)及評(píng)審、處理違法違規(guī)現(xiàn)象等職責(zé)，此外省級(jí)職改部門(mén)檔案室中匯總的材料最具權(quán)威性，同時(shí)也最為全面，因此應(yīng)該為各個(gè)申報(bào)者印制紙質(zhì)檔案，其中包括業(yè)績(jī)成果材料、資格證明材料、申報(bào)表等等，之后應(yīng)該嚴(yán)格依照紙質(zhì)材料的歸檔管理要求，嚴(yán)格做好歸檔工作。在保存期限方面，應(yīng)該因人而異，對(duì)于獲得晉升的人員，其相關(guān)檔案材料應(yīng)該長(zhǎng)期保存，對(duì)于未獲得晉升的人員，其各項(xiàng)檔案材料實(shí)施短期保管即可，達(dá)到保管期限后即可鑒定銷(xiāo)毀。
其次，對(duì)于基層單位綜合檔案管理部門(mén)而言，由于是申報(bào)人員的工作單位，因此要采取雙套制，嚴(yán)格做好職稱(chēng)材料歸檔管理工作，要保管好省級(jí)職改部門(mén)制作的數(shù)據(jù)光盤(pán)，同時(shí)要保管好本單位獲得晉升人員的相關(guān)紙質(zhì)材料，嚴(yán)格依照紙質(zhì)材料歸檔管理要求進(jìn)行保管。
再次，對(duì)于基層單位的人事檔案室來(lái)講，職稱(chēng)材料是人事檔案中的重要部分，是各個(gè)工作人員發(fā)展和成長(zhǎng)的見(jiàn)證，因此人事檔案室一定要將職稱(chēng)材料歸檔管理工作落實(shí)到位。另外人事檔案室與綜合檔案室相比，工作性質(zhì)和材料管理標(biāo)準(zhǔn)都存在一定的差異。
（三）前端控制策略
職稱(chēng)評(píng)審信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案管理工作需要樹(shù)立超前意識(shí)，堅(jiān)持前端控制的工作原則，確保職稱(chēng)材料歸檔管理工作能夠高質(zhì)高效的進(jìn)行。各級(jí)職改部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視職稱(chēng)材料歸檔管理工作，將其作為職稱(chēng)評(píng)審信息化建設(shè)中的重要一環(huán)，將職稱(chēng)材料歸檔管理工作例如工作計(jì)劃。而各級(jí)檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，應(yīng)該積極探討新時(shí)期材料歸檔管理工作面臨的問(wèn)題，進(jìn)而提出科學(xué)的指導(dǎo)建議。檔案管理干部也要不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，積極轉(zhuǎn)變工作觀念，要充分人情職稱(chēng)材料歸檔管理工作的未來(lái)發(fā)展勢(shì)頭，積極探索有效的工作方案，樹(shù)立前端控制觀念，保證工作的主動(dòng)性。
職稱(chēng)申報(bào)評(píng)審工作在社會(huì)發(fā)展中具有重要作用，隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，在職稱(chēng)材料歸檔管理工作中，也要逐漸運(yùn)用信息化技術(shù)，以此來(lái)促進(jìn)工作效率和工作質(zhì)量。目前在國(guó)內(nèi)很多地區(qū)，已經(jīng)開(kāi)展了職稱(chēng)評(píng)審信息化建設(shè)，信息化技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)了職稱(chēng)材料歸檔管理工作的改革和創(chuàng)新，然而也為職稱(chēng)材料歸檔管理工作帶來(lái)了一系列影響，為了切實(shí)解決這些問(wèn)題，本文在此剖析了職稱(chēng)評(píng)審信息化對(duì)職稱(chēng)材料歸檔的影響，在此基礎(chǔ)上探討了信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔管理的策略，希望本文內(nèi)容可以為相關(guān)工作開(kāi)辟思路。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李殷青，丘如華.信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔的思考[J].蘭臺(tái)世界，2011，12.
一、吳中法院檔案信息化的具體實(shí)踐
2012年4月28日，江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，要求各市檔案局、省級(jí)機(jī)關(guān)各單位，結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際貫徹執(zhí)行。如今，江蘇省法院系統(tǒng)已全面邁入檔案數(shù)字化進(jìn)程中，蘇州市吳中區(qū)人民法院亦緊跟步伐，持續(xù)走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級(jí)稱(chēng)號(hào)，并于2010年順利通過(guò)復(fù)查。為更好發(fā)揮檔案資源服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作。一方面對(duì)庫(kù)藏的歷史檔案集中進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)據(jù)庫(kù)以備連網(wǎng)。截至2014年底，該院共掃描各類(lèi)檔案186492卷、314546冊(cè)，對(duì)庫(kù)藏所有經(jīng)濟(jì)、執(zhí)行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進(jìn)行了數(shù)字化掃描，順利完成當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。另一方面對(duì)在辦案件實(shí)現(xiàn)“即收即掃”同步數(shù)字化，以備辦案過(guò)程中的查詢(xún)利用和共享。掃描公司特派專(zhuān)員進(jìn)駐檔案科，書(shū)記員整理材料完成后直接交付掃描專(zhuān)員進(jìn)行信息化處理，以保證信息檔案的即時(shí)性，借查閱卷宗均實(shí)現(xiàn)電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開(kāi)會(huì)議，聽(tīng)取匯報(bào)，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下，抽調(diào)人員充實(shí)檔案科力量，撥出專(zhuān)款，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進(jìn)。精心挑選實(shí)力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司負(fù)責(zé)具體掃描工作，并督促該公司嚴(yán)格按文件要求備案；及時(shí)安排工作場(chǎng)地，安裝現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細(xì)工作方案，簽訂協(xié)議，細(xì)化任務(wù),落實(shí)責(zé)任；工作過(guò)程中加強(qiáng)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時(shí)有效，實(shí)體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅(jiān)持做好日常查檔、歸檔工作的同時(shí)，強(qiáng)化分工合作，密切配合掃描公司開(kāi)展工作，每天從庫(kù)房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專(zhuān)員每日值班。法院網(wǎng)絡(luò)部門(mén)積極提供技術(shù)保障和支持，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設(shè)才得以迅速發(fā)展。
二、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題
相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設(shè)有三大優(yōu)勢(shì)。第一，提高查詢(xún)便捷度。檔案數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎(chǔ)。數(shù)字化資源存儲(chǔ)于硬盤(pán)、光盤(pán)等數(shù)字儲(chǔ)存介質(zhì)上，其優(yōu)勢(shì)在于不易遺失損毀，復(fù)制、轉(zhuǎn)移及查詢(xún)方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中，減少人力、物力、財(cái)力資源的占用，既便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享，從而擴(kuò)大檔案利用率，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。第三，降低空間占用率。現(xiàn)在各級(jí)法院檔案室均或多或少面臨著庫(kù)藏檔案“爆滿(mǎn)”的問(wèn)題，隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的運(yùn)用，檔案信息的儲(chǔ)存量大幅提高，存儲(chǔ)密度大大高于紙質(zhì)檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開(kāi)發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實(shí)際操作中，也難免遇到一些問(wèn)題。首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對(duì)數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長(zhǎng)、年齡較大的干警，對(duì)于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習(xí)慣，對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案，造成電子檔案的“有而無(wú)用”。其次，檔案管理軟件本身開(kāi)發(fā)尚不完善。應(yīng)用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實(shí)用性還有待加強(qiáng)，軟件自身的程序問(wèn)題造成檔案的丟失、重號(hào)狀況時(shí)有發(fā)生。再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯(cuò)。法院的數(shù)字化檔案是在多個(gè)平臺(tái)上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，專(zhuān)業(yè)數(shù)字化公司對(duì)法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關(guān)專(zhuān)業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對(duì)法院本身的工作全無(wú)了解，對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無(wú)基本概念，也會(huì)一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯(cuò)誤率。
三、完善人民法院信息化建設(shè)的建議
第一，加強(qiáng)檔案工作與使用人員的培訓(xùn)。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)法院檔案部門(mén)人員進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面，對(duì)外聘的數(shù)字化專(zhuān)業(yè)公司人員進(jìn)行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓(xùn)。此外，要抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務(wù)的同時(shí)，樹(shù)立檔案安全負(fù)責(zé)的意識(shí)，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實(shí)體借閱形式對(duì)外借卷，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。第二，建立健全安全防范體系。積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息回復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支持。切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對(duì)檔案造成毀滅性損失。第三，加強(qiáng)財(cái)力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務(wù)審判一線(xiàn)的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專(zhuān)門(mén)用于檔案安全維護(hù)，用以更新先進(jìn)的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設(shè)備。
人民法院檔案，真實(shí)記錄了人民法院的審判、執(zhí)行與行政活動(dòng)，反映了人民法院審判工作及歷史，是社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的寶貴積淀，是做好法院各項(xiàng)工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)和條件。只有完成法院檔案的信息化建設(shè)，才能使檔案工作更好地為審判工作服務(wù)，更好地推動(dòng)法院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，因此，完成法院檔案的信息化建設(shè)是完全必要，也是必須的。法院系統(tǒng)要因地制宜地發(fā)展檔案信息化建設(shè)，努力學(xué)習(xí)、調(diào)研其他系統(tǒng)信息化建設(shè)的成功模式，積極探索與自身發(fā)展相吻合，與國(guó)家檔案信息化進(jìn)程發(fā)展相協(xié)調(diào)，具有自身特點(diǎn)的法院檔案信息化建設(shè)新模式。
作者:吳心言單位:蘇州市吳中區(qū)人民法院
檔案工作創(chuàng)新應(yīng)該是全方位的革新和創(chuàng)造，必須從觀念、理論、體制、科技、環(huán)境等各個(gè)方面對(duì)檔案工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新，以促進(jìn)檔案工作的整體發(fā)展和提高。
檔案工作觀念創(chuàng)新，就是要確立與新世紀(jì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案觀
首先，要樹(shù)立大局觀。檔案部門(mén)和檔案工作者要了解大局，把握大局，把為黨和政府的中心工作服務(wù)作為重點(diǎn)，確立服務(wù)的主攻方向，取得服務(wù)的主動(dòng)權(quán)?熏使檔案部門(mén)成為各級(jí)黨委和政府決策與管理的“信息庫(kù)”和“智囊團(tuán)”。
其次，要樹(shù)立發(fā)展觀。要加快檔案開(kāi)放步伐，拓寬檔案利用渠道，改善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施。要充分發(fā)揮國(guó)家綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中的主體地位、主導(dǎo)作用和集聚輻射功能，使各種檔案資源合理流動(dòng)，優(yōu)化配置，形成檔案工作整體合力和規(guī)模效應(yīng)。要把檔案工作融入到各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中，與社會(huì)發(fā)展同步，不斷擴(kuò)大檔案工作的發(fā)展空間。
第三，要樹(shù)立效益觀。轉(zhuǎn)變檔案工作只講投入，不講產(chǎn)出，不求效益的觀念，要優(yōu)化館藏，把好接收、征集關(guān)口，縮短重要檔案在機(jī)關(guān)保存的時(shí)間，提前實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值；要運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)和手段，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿(mǎn)足社會(huì)的各種需要；要加強(qiáng)檔案咨詢(xún)服務(wù)中心、檔案寄存中心等機(jī)構(gòu)建設(shè)，為不斷擴(kuò)大的檔案整理和檔案代存代管等市場(chǎng)需求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
檔案工作理論創(chuàng)新，就是要發(fā)展具有中國(guó)特色社會(huì)主義的檔案理論
要堅(jiān)持理論和實(shí)踐結(jié)合，繼承和發(fā)展結(jié)合，在選擇中繼承，在創(chuàng)新中發(fā)展。當(dāng)前，要抓緊實(shí)現(xiàn)五個(gè)轉(zhuǎn)變：一是從檔案行政管理研究向檔案法制化管理研究轉(zhuǎn)變。隨著《檔案法》的頒布實(shí)施，以此為中心的檔案法規(guī)體系正趨完善。以法制手段規(guī)范檔案事業(yè)建設(shè)，是檔案理論研究的新課題。二是從研究檔案室向研究檔案館轉(zhuǎn)變。近年來(lái)檔案館豐富的創(chuàng)新實(shí)踐為理論研究拓展了新的空間，如檔案館功能的開(kāi)發(fā)，接收、征集檔案內(nèi)容和做法上的突破，鑒定工作的進(jìn)展，現(xiàn)行文件閱覽窗口的開(kāi)設(shè)等，都應(yīng)該從理論上加以總結(jié)、概括和升華。三是從實(shí)體管理研究向信息資源開(kāi)發(fā)研究轉(zhuǎn)變。檔案目錄中心的構(gòu)建、檔案網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行等，是進(jìn)行這種轉(zhuǎn)變的重要基礎(chǔ)。檔案信息開(kāi)發(fā)的模式、機(jī)制、方法以及用戶(hù)的特征、類(lèi)型、層次、需求等應(yīng)該成為檔案理論研究的新內(nèi)容。四是從研究手工操作向研究計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變。隨著辦公自動(dòng)化、檔案數(shù)字化工程的推進(jìn)，原來(lái)人工完成的檔案從產(chǎn)生到管理的諸環(huán)節(jié)，已由電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)來(lái)完成或輔助完成。五是從單純研究檔案工作內(nèi)在聯(lián)系向研究檔案工作與社會(huì)聯(lián)系轉(zhuǎn)變。“跳出檔案看檔案”，檔案與文化、檔案與經(jīng)濟(jì)、檔案與信息、檔案與社會(huì)、歷史、人生的關(guān)系等，都應(yīng)成為檔案理論研究的領(lǐng)域。
檔案工作體制創(chuàng)新，就是要完善符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案工作體制
一方面要堅(jiān)持和完善檔案局、國(guó)家綜合檔案館合一的工作體制，這有利于檔案行政管理和檔案保管利用兩種職能的有效發(fā)揮，有利于有效地為居于主體地位的檔案館工作提供法律政策保障和行政管理服務(wù)。要建立法制統(tǒng)一，辦事高效，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，行為規(guī)范的檔案行政管理體制。強(qiáng)化綜合規(guī)劃，監(jiān)督協(xié)調(diào)，社會(huì)服務(wù)等職能，堅(jiān)決維護(hù)各級(jí)檔案局的行政和執(zhí)法主體地位。
另一方面要發(fā)揮國(guó)家綜合檔案館的主導(dǎo)作用，同時(shí)進(jìn)一步調(diào)動(dòng)部門(mén)管理檔案的積極性。可以嘗試建立中心檔案館體制，即以綜合檔案館為中心檔案館，專(zhuān)門(mén)和部門(mén)檔案館為分館，原行政隸屬關(guān)系不變，人、財(cái)、物渠道基本不變，或由中心檔案館投入部分智力、技術(shù)、設(shè)施共建，分館在業(yè)務(wù)上受中心檔案館的管理和指導(dǎo)，使檔案資源的收集、流向、配置和開(kāi)發(fā)利用更趨科學(xué)。可以實(shí)行三個(gè)“一體化”管理。一是文件檔案一體化管理，把檔案管理工作的起點(diǎn)前移到文件形成的階段。二是同一區(qū)域的機(jī)關(guān)檔案文件一體化管理，建立聯(lián)合的檔案文件中心。三是有條件的在企事業(yè)單位實(shí)行檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料一體化管理。
檔案工作科技創(chuàng)新，就是要發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案工作中的推進(jìn)作用
科技創(chuàng)新是先進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的主導(dǎo)力量，也是檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的推動(dòng)力量。要加快檔案信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)檔案基礎(chǔ)工作發(fā)展。在信息時(shí)代，檔案部門(mén)的功能將由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息管理為中心。隨著政府各部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各種數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)達(dá)到一定水平后，電子政府將建立電子文件數(shù)據(jù)中心，作為電子政府系統(tǒng)重要環(huán)節(jié)的數(shù)字檔案館，需要利用網(wǎng)絡(luò)組織管理政務(wù)信息，提供信息檢索，實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該成為數(shù)字化檔案信息資源保存和利用的中心。檔案信息化為檔案資源的“重組”和利用提供了很好的機(jī)遇。在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)鑒定工作，進(jìn)行“第二次建檔”，以?xún)?yōu)化資源，提高利用效率。
要加快檔案科技創(chuàng)新體制的建設(shè)，促進(jìn)檔案科技成果的開(kāi)發(fā)和推廣應(yīng)用，提升檔案工作科技含量。要建立和健全政府對(duì)檔案科技進(jìn)步的宏觀調(diào)控體系，發(fā)揮政策引導(dǎo)作用，有效動(dòng)員和整合檔案科技創(chuàng)新資源，著力提高檔案科技創(chuàng)新能力。檔案部門(mén)要加強(qiáng)同科研院所、高等院校和企業(yè)的合作，形成檔案科技創(chuàng)新的優(yōu)勢(shì)。借助“外腦”是實(shí)現(xiàn)檔案科技創(chuàng)新的重要途徑，可培育和依托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)來(lái)開(kāi)展檔案科技成果評(píng)定活動(dòng)，建立社會(huì)化的檔案科技成果評(píng)價(jià)體系，而功能社會(huì)化、服務(wù)產(chǎn)業(yè)化的檔案科技研究中心可以建立為檔案科技創(chuàng)新服務(wù)的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，利用先進(jìn)人力資源和技術(shù)設(shè)施組織研發(fā)檔案科技新成果。
二
要保證檔案工作創(chuàng)新的有效開(kāi)展，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)檔案局要承擔(dān)起檔案工作創(chuàng)新的總體規(guī)劃、法規(guī)研究、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、科研攻關(guān)、人才培養(yǎng)和資金保證等工作。當(dāng)前，在加強(qiáng)對(duì)檔案工作創(chuàng)新的組織領(lǐng)導(dǎo)中，要注意以下幾個(gè)方面：
要理清檔案行政管理工作的思路
在檔案設(shè)施上，要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案館建設(shè)。檔案館是主體，檔案室是基礎(chǔ)，缺一不可，互相依存。進(jìn)入新世紀(jì)，檔案工作應(yīng)以開(kāi)發(fā)利用為中心，而開(kāi)放利用的中心又在綜合檔案館，所以當(dāng)前要把檔案館設(shè)施的建設(shè)放在重要位置。
在信息化建設(shè)中，要重點(diǎn)解決政策、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的統(tǒng)一。這是檔案信息化建設(shè)中必須理順的重要問(wèn)題，不然投入越大問(wèn)題越多。如檔案目錄中心建設(shè)中遇到的最大問(wèn)題就是數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，給數(shù)據(jù)遷移、信息共享造成很大障礙。檔案信息化建設(shè)在整合和規(guī)劃方面必須加大力度，上海市檔案館已經(jīng)向市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局申報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)格式建設(shè)方案并得到批準(zhǔn)，下一步要抓緊完成標(biāo)準(zhǔn)格式規(guī)范的起草工作，爭(zhēng)取早日出臺(tái)。
在檔案資源建設(shè)中，要重點(diǎn)抓好檔案鑒定工作，同時(shí)加強(qiáng)檔案資源整合。不解決鑒定問(wèn)題，整合起來(lái)的檔案信息或者沒(méi)有利用價(jià)值，或者不能對(duì)外提供利用。要樹(shù)立鑒定第一的思想。檔案部門(mén)要充實(shí)一些經(jīng)濟(jì)、金融和管理專(zhuān)業(yè)的人才，這樣才能全面掌握檔案的價(jià)值，慎重對(duì)待關(guān)系國(guó)家利益和安全檔案的開(kāi)放；還可以組織社會(huì)專(zhuān)家進(jìn)行檔案鑒定的攻關(guān)。在抓好鑒定的同時(shí)，資源整合也要抓好。在加強(qiáng)國(guó)家檔案資源管理的同時(shí)，要把其他社會(huì)組織和個(gè)人產(chǎn)生的社會(huì)檔案資源也管起來(lái)。可以采取在檔案館中增設(shè)名人檔案室等措施，擴(kuò)大檔案館的社會(huì)影響。
在檔案科技研究中，要重點(diǎn)研究解決當(dāng)前工作中的急、難問(wèn)題，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題的研究。對(duì)上海來(lái)說(shuō)，急需解決的問(wèn)題包括：一是科技規(guī)劃要明確，既要有遠(yuǎn)景規(guī)劃又要有近期計(jì)劃。二是要抓住當(dāng)前檔案管理中的難點(diǎn)問(wèn)題集中攻關(guān)。如檔案條形碼管理等。三是科研要有先導(dǎo)性。例如電子文件歸檔管理問(wèn)題，要根據(jù)上海實(shí)際情況，抓緊研究切實(shí)可行的方案。要介入文件管理的源頭，制定文檔一體化的管理規(guī)范。四是要把檔案目錄信息化特別是專(zhuān)題目錄信息化作為大事抓好。五是搞好檔案實(shí)體數(shù)字化，注重檔案實(shí)體保護(hù)現(xiàn)代技術(shù)研究，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的資源整合和數(shù)字化工作，建好多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
要在服務(wù)中加強(qiáng)檔案指導(dǎo)和監(jiān)督工作
檔案局要為檔案館服務(wù)。檔案工作從某種意義上來(lái)說(shuō)就是檔案館工作，檔案館是檔案工作的實(shí)體、載體、主體。檔案館是檔案的最終歸宿，國(guó)家檔案資源、社會(huì)檔案資源最終都要進(jìn)檔案館。檔案館的館藏內(nèi)容和社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，要求檔案局發(fā)揮行政指導(dǎo)和監(jiān)督作用，為保障檔案館的工作服務(wù)。如對(duì)重大活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，就是為保證這部分檔案的進(jìn)館。正因?yàn)闄n案有現(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值，所以檔案館工作能夠出亮點(diǎn)，而檔案館出成績(jī)可以提升檔案工作整體的地位和影響。
檔案局也要為檔案室服務(wù)。一是法制和政策服務(wù)。檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)要讓每個(gè)檔案工作者都了解和掌握，要編寫(xiě)這方面的宣傳品，以各種途徑進(jìn)行宣傳。二是培訓(xùn)服務(wù)。要分析檔案隊(duì)伍的現(xiàn)狀及問(wèn)題，確定培訓(xùn)的目標(biāo)和方向，制訂計(jì)劃。培訓(xùn)服務(wù)可以和當(dāng)前的檔案工作創(chuàng)新活動(dòng)結(jié)合起來(lái)。三是典型示范服務(wù)。通過(guò)宣傳典型來(lái)交流經(jīng)驗(yàn)和各類(lèi)信息。四是執(zhí)法檢查服務(wù)。執(zhí)法是剛性的，服務(wù)是柔性的，要把執(zhí)法的剛性和服務(wù)的柔性結(jié)合起來(lái)。執(zhí)法不僅僅是去找問(wèn)題，主要是為解決問(wèn)題。可以開(kāi)展執(zhí)法前服務(wù)，出一些題目讓大家自查，把問(wèn)題在執(zhí)法前解決掉，化剛為柔。還有執(zhí)法后服務(wù)，如果發(fā)現(xiàn)檔案整理有問(wèn)題，可以授權(quán)咨詢(xún)中心代為整理，制度不完善的可以幫助他們完善。五是凝聚力服務(wù)。要形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)彼此的交流，增長(zhǎng)知識(shí)和才干，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 信息化 路徑選擇
醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的物質(zhì)來(lái)源，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院在醫(yī)、教、研、防工作中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像等各門(mén)類(lèi)及載體的檔案，都應(yīng)納入醫(yī)院信息化管理體系。醫(yī)院如何適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展要求，如何做好新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理工作，是目前檔案人員面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。
1.檔案信息化工作的重要性
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院也加大了信息化管理力度。目前我院網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)建設(shè)已初具規(guī)模，從病人初診實(shí)名制掛號(hào)到門(mén)診、急診、病房出院結(jié)帳都已實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，既規(guī)范又標(biāo)準(zhǔn)，為病人求診提供了便利。數(shù)字化手術(shù)室及自動(dòng)導(dǎo)航系統(tǒng)也已應(yīng)用于臨床手術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)功能與系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)與通訊線(xiàn)路的協(xié)同建設(shè)，并構(gòu)建了應(yīng)急監(jiān)控與視頻會(huì)議系統(tǒng)，不斷完善醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。信息化從根本上轉(zhuǎn)變了醫(yī)院的管理模式，這一轉(zhuǎn)變要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必然要有新思路、新想法，必然要變革傳統(tǒng)的管理模式才能適應(yīng)全方位信息交流的客觀形勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。因此，如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，已成為我們檔案工作者探討的新課題。檔案信息化建設(shè)以檔案業(yè)務(wù)為核心，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用。
2.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
目前來(lái)看，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展的需要，這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1檔案信息化難以滿(mǎn)足更多利用者對(duì)檔案信息的需求
檔案信息化呼聲高，大部分單位檔案工作只是停留在簡(jiǎn)單錄入、查詢(xún)和提供利用等傳統(tǒng)模式，檔案工作與目前醫(yī)院的信息化建設(shè)差距太大，亟待解決檔案的網(wǎng)絡(luò)信息共享。
2.2檔案信息化工作中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一
據(jù)了解，目前衛(wèi)生系統(tǒng)軟件使用不統(tǒng)一，升級(jí)版本不一，缺乏統(tǒng)一的軟件支持，亟需升級(jí)聯(lián)網(wǎng)更新，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，尤其是系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)得到及時(shí)處理。這需要主管單位或是行業(yè)協(xié)會(huì)來(lái)制定、主導(dǎo)一個(gè)真正統(tǒng)一、高效的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
2.3檔案管理人員的素質(zhì)影響著檔案管理水平的進(jìn)一步提高
醫(yī)院人才培養(yǎng)方案中，往往只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，很少將檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃和要求。檔案工作者隊(duì)伍存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題。許多檔案人員的業(yè)務(wù)水平和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。這些情況已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。
3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的路徑選擇
3.1高度重視檔案信息化建設(shè)
要統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)，重視檔案信息化建設(shè)。要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)要與醫(yī)院醫(yī)療管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)一致，確保數(shù)字檔案資源的格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享與利用。
3.2加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)
定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高自身的檔案信息化管理水平。一是要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。二是檔案人員要通過(guò)深入臨床一線(xiàn)調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，并在熟悉檔案室的基礎(chǔ)上，熟練快速地提供利用。
3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)軟件和硬件的配套工作
建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時(shí)期檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時(shí)檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)。我院信息中心已在籌劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的設(shè)密權(quán)限，嘗試以檔案室為中心將院內(nèi)的相關(guān)計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上，方便使用者在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性。
3.4醫(yī)院檔案信息化建設(shè)呼吁相關(guān)部門(mén)的支持和指導(dǎo)
信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要多方因素的配合和努力。政府主管部門(mén)、相關(guān)衛(wèi)生行業(yè)、專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì)要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的扶持和指導(dǎo)。引導(dǎo)醫(yī)院逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)一體化；逐步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以更好地提升醫(yī)院整體運(yùn)行效率，為患者、醫(yī)護(hù)人員提供真正的便利。
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關(guān)鍵詞:水利；檔案管理；信息化
一、引言
水利檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建沒(méi)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。
黨的十六大報(bào)告指出:“信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”，我國(guó)已將信息化建設(shè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的首要內(nèi)容。水利事業(yè)置身于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中，必須加快水利事業(yè)現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)水利信息化。我國(guó)水利信息化工程自“七五”期間起步，2003年《全國(guó)水利信息化規(guī)劃》出臺(tái)，標(biāo)志著水利信息化的全面展開(kāi)。
水利檔案工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案信息化應(yīng)是水利信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段其內(nèi)容包括檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開(kāi)發(fā)利用的制度制定等等。當(dāng)前，水利檔案信息化建設(shè)的步伐在水利信息化整體建設(shè)進(jìn)程中已顯滯后。
二、水利檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和困難
當(dāng)前，水利系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化建設(shè)初步運(yùn)用微機(jī)進(jìn)行檔案信息的存貯、檢索，提高了檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率，但仍然存在一些亟待解決的問(wèn)題:一是重視力度不強(qiáng)。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于防汛防旱、工程建設(shè)、資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)，對(duì)支持和服務(wù)于全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，減弱了檔案信息化建設(shè)推進(jìn)全局工作的功能和貢獻(xiàn)。二是檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理技能。在辦公自動(dòng)化普及過(guò)程中，檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于目錄級(jí)檢索，因未進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，一些水利系統(tǒng)檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)服務(wù)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能。三是檔案信息資源建設(shè)重點(diǎn)不夠突出。四是缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持。開(kāi)發(fā)一些專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件時(shí)，沒(méi)有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)的局面。水利檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。
從總體上看，水利系統(tǒng)檔案信息化工作還不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)為:
思想觀念落后，信息意識(shí)淡薄。受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約，部分檔案管理人員思想觀念落后、信息意識(shí)淡薄，沒(méi)有能夠用科學(xué)的、發(fā)展的眼光去看待和應(yīng)對(duì)，在信息化、數(shù)字化面前顯得束手無(wú)策，缺少應(yīng)有的開(kāi)拓精神。
檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能。部分人員雖然使用了計(jì)算機(jī)，但僅限于目錄級(jí)檢索，缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能。
檔案信息化建設(shè)力度不強(qiáng)，進(jìn)程緩慢。在開(kāi)發(fā)一些專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件(如防汛防旱指揮系統(tǒng)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等)項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，沒(méi)有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，已購(gòu)置的檔案管理軟件在系統(tǒng)內(nèi)尚未普及運(yùn)用。
檔案信息資源建設(shè)落后。系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)檔案管理工作發(fā)展不平衡，綜合檔案室偏重于紙質(zhì)檔案的收集，對(duì)電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的收集還不夠。
三、水利檔案信息化建設(shè)基本原則
水利檔案作為水利建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，應(yīng)不斷改進(jìn)思想觀念、管理方式及管理手段，依據(jù)適合水利行業(yè)和檔案工作規(guī)律和特點(diǎn)的檔案信息化建設(shè)的基本原則，加快推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)，利用較短的時(shí)間，初步實(shí)現(xiàn)水利檔案資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、管理工作科學(xué)化。
以檔案信息開(kāi)發(fā)和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去部分關(guān)系到國(guó)家利益和安全以及個(gè)人隱私的以外，大部分是可以開(kāi)放和利用的。檔案信息化建設(shè)，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開(kāi)發(fā)，要圍繞開(kāi)放和利用來(lái)設(shè)計(jì)、展開(kāi)。
統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，再加上系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化起步以后，未能及時(shí)研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來(lái)較大困難。
抓住重點(diǎn)、階段性推進(jìn)的原則。水利檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，要經(jīng)過(guò)起步、試運(yùn)行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段。現(xiàn)階段工作的任務(wù)應(yīng)為檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。
以基礎(chǔ)工作帶動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的原則。檔案信息化特別是信息庫(kù)的建立，要依靠基礎(chǔ)工作一點(diǎn)一滴地建立起來(lái)。夯實(shí)基礎(chǔ)工作，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)，是信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。
四、水利檔案信息化建設(shè)的具體措施
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增大投入，確保檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展
第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是核心。應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，研究總體發(fā)展方案，確定階段性工作目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決在建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難。明確工作機(jī)構(gòu)和工作人員，落實(shí)具體工作任務(wù)并跟蹤監(jiān)督檢查。把檔案信息化管理納入系統(tǒng)內(nèi)的年度工作計(jì)劃，列入所屬各部門(mén)管理目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容內(nèi)進(jìn)行考核。
第二，加大投入是關(guān)鍵。水利檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、前沿性的系統(tǒng)工程，不僅需要完成大量的基礎(chǔ)工作，配備一定規(guī)模的硬件設(shè)施，還要進(jìn)行適合本行業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)利用，這些都需大量的人力、物力和財(cái)力，每年度資金的投入要與信息建設(shè)的任務(wù)相匹配，支撐系統(tǒng)的有序發(fā)展和正常運(yùn)行。
注重管理，豐富室藏，加快檔案信息建設(shè)
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水利檔案專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門(mén)類(lèi)廣，因此水利檔案信息資源建設(shè)必需從源頭上加以關(guān)注。首先，要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。其二，要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專(zhuān)業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各門(mén)類(lèi)檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運(yùn)用，推進(jìn)水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、文件級(jí)的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu)，要積極創(chuàng)造條件，建立信息管理制度，保證本系統(tǒng)的電子文件的真實(shí)、完整、可靠、安全地保存。嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的雙套制管理辦法，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。
以人為本，注重培訓(xùn)，促進(jìn)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為載體，這就要求檔案工作者不僅要具備圖書(shū)、情報(bào)、檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。加快培養(yǎng)和構(gòu)建一支檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型多層次的人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。目前可以從以下幾個(gè)方面入手。第一，要制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)專(zhuān)、兼職檔案人員通過(guò)在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的技能。第二，要注意引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專(zhuān)業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者信息意識(shí)培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開(kāi)發(fā)利用。第四，建立必要的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)，積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動(dòng)作用，提高工作效率和質(zhì)量，從而增強(qiáng)檔案管理改革和發(fā)展的動(dòng)力。
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