時間：2023-02-23 21:37:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
中圖分類號:F208 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B文章編號:1009-9166(2010)017(C)-0252-01
檔案是對企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動全面反映的真實記錄。對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層而言,檔案是他們了解企業(yè)經(jīng)營狀況和調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略的重要依據(jù);同時檔案也是社會各界了解企業(yè)經(jīng)營成果的重要依據(jù)。強(qiáng)化企業(yè)檔案管理對提升企業(yè)的核心競爭力,促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展有著不容忽視的作用。因此,企業(yè)全方位、多角度入手,強(qiáng)化檔案管理。
一、強(qiáng)化管理意識
科技發(fā)展帶動行業(yè)革命,隨著企業(yè)檔案管理手段的革新,為了適應(yīng)全新的管理模式,企業(yè)檔案管理部門必須解放思想,采取積極有效的措施,提升全體員工的檔案意識:首先通過大力對檔案管理正面和負(fù)面案例的對比宣傳,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。其次是要通過各種形式的培訓(xùn),使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要性、基本內(nèi)容、注意事項。
二、完善管理機(jī)制
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分之一。企業(yè)要想取得長足的發(fā)展,完善企業(yè)檔案管理的機(jī)制勢在必行。首先,要為檔案管理創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件,加大資金的投入,從硬件設(shè)施上給予足夠的支持;其次,要依照相關(guān)的法律法規(guī)建立檔案,堅決貫徹執(zhí)行《檔案法》,將檔案管理制度落到實處,改變傳統(tǒng)檔案管理中分散管理,多處存放的模式,將公司的一切檔案集中統(tǒng)一管理。再次,是要從實際出發(fā),制定合理的檔案工作發(fā)展計劃,并按一定步驟,逐步實施。結(jié)合企業(yè)自身實際,將檔案管理工作的重點放在如何利用檔案信息為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)上。最后,建立健全激勵機(jī)制,全面調(diào)動檔案管理人員的工作積極性,將檔案管理的成效與工作人員的薪資、提干、評優(yōu)等掛鉤。
三、更新管理手段
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的手段也是日新月異,同時,市場競爭愈漸激烈,也使企業(yè)對檔案信息的需求不斷增加。在信息時代,為了給企業(yè)發(fā)展提供更新、更全、更準(zhǔn)的檔案信息,檔案管理部門必須加快檔案管理的信息化進(jìn)程,大膽采用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段,做好企業(yè)發(fā)展的“信息參謀”。
四、樹立信息服務(wù)理念
隨著社會信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,信息用戶對信息服務(wù)也有了越來越高的要求。因此,企業(yè)檔案管理人員必須樹立起主動服務(wù)的理念,積極利用技術(shù)手段,歸納總結(jié),將信息資源的及其相關(guān)的信息轉(zhuǎn)變、制作成信息產(chǎn)品。信息服務(wù)具體來說需要檔案管理部門做好以下幾點:一是要充分考慮客戶的信息利用需求,為客戶建立專門的信息服務(wù)平臺,使用戶的信息使用更加簡單,便捷;二是要對收集的檔案信息進(jìn)行歸納整理,進(jìn)行深加工,制作成簡單易查的信息庫,使領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門可以快速、準(zhǔn)確的查找相關(guān)信息;三是要加快遠(yuǎn)程信息系統(tǒng)的建設(shè),為有需求的用戶提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)。
五、加強(qiáng)人員培訓(xùn)
無論什么工作,它的操作者都是人,就企業(yè)檔案管理而言,企業(yè)檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該把提高員工綜合素質(zhì)和工作能力當(dāng)成重點任務(wù)來抓。為了完成這一目標(biāo),企業(yè)要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)力度:首先,企業(yè)可以在檔案管理部門舉辦專門檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,使員工掌握檔案管理工作中的各種辦公設(shè)備和相關(guān)的辦公軟件應(yīng)用;其次,組織檔案管理人員與友好企業(yè)的同行進(jìn)行業(yè)務(wù)上的經(jīng)驗交流,互通有無;再次,鼓勵檔案管理人員自學(xué),企業(yè)出資為檔案管理人員配置相應(yīng)的行業(yè)書籍、軟件,為檔案管理人員的自學(xué)提供便利;最后,定期對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考核,將考核結(jié)果列為員工加薪、升職的重要考察因素,刺激檔案管理人員提升自我的業(yè)務(wù)水平。
總之,檔案是企業(yè)的“信息參謀”,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定企業(yè)發(fā)展計劃的正確性,關(guān)系著社會各界對企業(yè)經(jīng)營成果認(rèn)識的真實性。一個成功的企業(yè),離不開成功的企業(yè)檔案管理,檔案工作要跟上時代的發(fā)展,要努力為企業(yè)的發(fā)展提供信息支持。
作者單位:四川省華芝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司
作者簡介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,職稱:館員,學(xué)歷:大專,研究方向:檔案管理。
參考文獻(xiàn):
【關(guān)鍵詞】醫(yī)藥企業(yè)；檔案；檔案管理；檔案管理
科學(xué)化檔案具有原始記錄的本質(zhì)屬性，可以真實再現(xiàn)歷史活動的原貌，具有可靠性、說服性和吸引力的特征，其對構(gòu)建獨特的企業(yè)文化，增進(jìn)和鞏固企業(yè)的勞動成果具有重要的價值。而檔案管理是對檔案價值的挖掘、利用，讓其更好地為醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展事業(yè)服務(wù)。可見，醫(yī)藥企業(yè)加強(qiáng)檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，對于提升企業(yè)的市場競爭力，推動檔案管理的信息化進(jìn)程，及促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展有著重要的意義。
一、醫(yī)藥企業(yè)提升檔案管理科學(xué)化水平的重要性
（一）有利于提高藥企的市場競爭力。檔案管理牽涉到企業(yè)的方方面面，以往其只是對檔案資料簡單的整理和匯總，并沒有充分挖掘檔案材料的價值，很多關(guān)于技術(shù)、產(chǎn)品的研究成果沒有得到有效轉(zhuǎn)化。這嚴(yán)重制約了藥企革新產(chǎn)品及技術(shù)，阻礙了其市場競爭力的進(jìn)一步提升，不利于藥企的長遠(yuǎn)及可持續(xù)發(fā)展。而現(xiàn)代檔案管理則突出了檔案的地位和作用，強(qiáng)調(diào)對檔案價值的充分挖掘和利用，把先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案對企業(yè)競爭力的提升作用。（二）有利于推動檔案管理的信息化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以人工為主，手動整理、匯總、存儲和檢索檔案資料，這種管理方式較適合企業(yè)的發(fā)展需要，但是伴隨藥企規(guī)模的不斷擴(kuò)大，及檔案管理面臨的內(nèi)外復(fù)雜形勢，對藥企檔案管理提出了新的要求，以往的那種檔案管理模式，不但管理成本居高不下，而且檔案管理效果一般，比如檔案資料的丟失，檔案管理理念較落后，檔案管理人員的素質(zhì)低下等，這給藥企的發(fā)展帶來一定的損失，也不利于企業(yè)檔案管理健康發(fā)展。可見，藥企檔案管理的方式必須要革新，把一些先進(jìn)的技術(shù)手段引入檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，積極促進(jìn)檔案管理成果的有效轉(zhuǎn)化。
二、新形勢下醫(yī)藥企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析
檔案管理在我國雖然取得了一定的發(fā)展，檔案在企業(yè)中的地位和作用較以往有所突出，檔案管理人員的素質(zhì)有了一定的提升，檔案管理的流程和手段得到了進(jìn)一步的優(yōu)化，檔案管理的價值及效能得到了進(jìn)一步的發(fā)揮。但是，現(xiàn)代藥企的檔案管理還是存在一些問題：（一）檔案管理理念比較滯后。藥企檔案管理部門因為不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此很多藥企曾一度對檔案管理部門不夠重視，而實質(zhì)上檔案管理部門可以間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。對于很多檔案管理員而言，他們認(rèn)為檔案管理只是簡單的搜集、整理和匯總資料，這種對檔案管理的錯誤認(rèn)知造成了檔案管理的敷衍了事，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展，妨礙了檔案管理科學(xué)化水平的提升，不符合醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展對檔案管理提出的新要求。（二）檔案管理缺少一定的規(guī)范性。規(guī)范化的檔案管理是檔案價值得以實現(xiàn)的前提條件。然而，很多藥企現(xiàn)階段的檔案管理缺乏一定的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，比如檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低，管理能力差，致使檔案記錄太過粗略，案卷質(zhì)量差，管理流程混亂，這極不利于有效挖掘和利用檔案的價值，不利于檔案管理的信息化與科學(xué)化，不利于促進(jìn)檔案管理水平的提升。（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理科學(xué)化水平提升的關(guān)鍵，取決于是否擁有一支現(xiàn)代化的檔案管理隊伍，管理人員不只要有先進(jìn)的管理意識和管理理念，而且要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力。然而，現(xiàn)在不少的藥企檔案管理人員缺乏一定的管理意識和管理能力，不能熟練運用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，這嚴(yán)重阻礙了藥企檔案管理科學(xué)化水平的提升。
三、醫(yī)藥企業(yè)提升檔案管理科學(xué)化水平的對策
針對如上檔案管理存在的問題，本文據(jù)此提出了相應(yīng)的解決對策：（一）要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的管理理念。檔案管理科學(xué)化是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的重要體現(xiàn)。檔案管理人員要增強(qiáng)“三個意識”：服務(wù)意識、安全意識和創(chuàng)新意識。要樹立服務(wù)意識，超前服務(wù)和主動服務(wù)，有效利用和發(fā)揮檔案信息資源的價值及作用，更好地服務(wù)于醫(yī)藥企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。要樹立創(chuàng)新意識，要積極主動變“死檔案”為“活檔案”，以改革創(chuàng)新精神不斷推進(jìn)檔案工作地發(fā)展。要進(jìn)一步增強(qiáng)安全意識，正確處理信息公開和信息安全的關(guān)系。（二）要改革和完善現(xiàn)有的檔案管理體制。完善的檔案管理制度是檔案管理科學(xué)化的保障。要制定和完善有關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，形成檔案管理科學(xué)化的制度約束和政策導(dǎo)向。要把檔案管理的科學(xué)化與干部業(yè)績考核直接掛鉤，有效地激發(fā)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的內(nèi)在動力，充分調(diào)動檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性。檔案管理部門要不斷增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，從檔案收集、整理、管理和應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)建立檔案管理的制度，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。（三）要進(jìn)一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項技術(shù)性較強(qiáng)的系統(tǒng)工程，需要檔案管理人員擁有專業(yè)的素質(zhì)、熟練的技能。然而，現(xiàn)在不少藥企檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還比較低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，不利于檔案價值的充分利用和發(fā)揮。為此，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的基本技能，比如檔案文書的立卷、檔案的整理、編目、鑒定、著錄、標(biāo)引、保護(hù)和開發(fā)等，而且要掌握現(xiàn)代化的科技手段和先進(jìn)的管理技術(shù)，同時要加強(qiáng)政治理論、業(yè)務(wù)知識和各類新知識、新技能的學(xué)習(xí)，以為檔案管理的科學(xué)化提供有力的智力支持和人才保障。
作者:李振生 單位:秦皇島市食品藥品檢驗中心
一、與時俱進(jìn)做好檔案精細(xì)化管理工作的重要意義
（一）精細(xì)化管理理念融入檔案工作中能實現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)功能最大化。檔案管理工作程序與方法的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理即在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，股改上市、國際競爭等活動普遍開展，對各項業(yè)務(wù)工作提出更高要求，多種管理科學(xué)在各項業(yè)務(wù)工作中得到普遍應(yīng)用，特別是企業(yè)信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公要求檔案管理精細(xì)準(zhǔn)確。同時，檔案精細(xì)化管理也能夠如實反映一個企業(yè)管理水平高低的重要依據(jù)。對檔案進(jìn)行科學(xué)有序的精細(xì)化管理，可以充分的挖掘出檔案的利用價值，尋找到發(fā)展的新思路，有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也有利于經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)步。
（二）檔案精細(xì)化管理能夠做到落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動的原始記錄和重要信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質(zhì)量必須高而穩(wěn)定，所以只有從檔案形成伊始就精細(xì)地管理才能保證檔案的終身質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。因此，對企業(yè)的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細(xì)化、系統(tǒng)化。
（三）企業(yè)檔案的精細(xì)化管理能提高企業(yè)經(jīng)營管理機(jī)制。現(xiàn)代企業(yè)廣泛應(yīng)用先進(jìn)的管理科學(xué)，企業(yè)檔案管理這種非常傳統(tǒng)的工作，作為企業(yè)管理的一個重要組成部分，應(yīng)當(dāng)積極吸納新的管理學(xué)知識，努力實現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對于一個成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。
二、企業(yè)檔案管理精細(xì)化實踐探索
（一）健全制度，落實責(zé)任制。首先，健全管理制度。建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等制度，做到以制度強(qiáng)化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的作用。其次，認(rèn)真落實責(zé)任制。要高度重視檔案工作。要切實加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要保證檔案管理必要的經(jīng)費開支，嚴(yán)格落實檔案管理責(zé)任制，實行專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負(fù)責(zé)、專室存放，微機(jī)管理與檔案裝訂管理相結(jié)合。
（二）建立健全檔案管理流程。社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
（三）領(lǐng)導(dǎo)必須切實對檔案精細(xì)化工作重視程度。精細(xì)化管理的發(fā)力點在于抓落實。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)運營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理等方面的職能。企業(yè)檔案實行精細(xì)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為在激烈的市場競爭中更大的跨越與發(fā)展。企業(yè)負(fù)責(zé)人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化管理的高度認(rèn)識檔案工作的極端重要性，著力加強(qiáng)企業(yè)檔案人才建設(shè)，把思想好、素質(zhì)高、懂專業(yè)、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業(yè)隊伍。
（四）以精細(xì)化管理為目標(biāo)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。我們要結(jié)合檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標(biāo)準(zhǔn)。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料分析資料確定歸檔范圍分類裝訂排列編號裝盒編目上柜。科學(xué)按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。
論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機(jī)制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題
企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：
1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。
目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。
隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。
1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。
2.2建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機(jī)管理。
2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟(jì)時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。
2.6建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)
[關(guān)鍵詞]企業(yè)；科技檔案；策略
1.前言
科技檔案為企業(yè)實踐生產(chǎn)發(fā)展中，進(jìn)行科學(xué)管理工作過程直接產(chǎn)生的，同時具備保存應(yīng)用價值的豐富載體形式科技資料文件。例如，各類圖紙圖表、豐富的數(shù)字信息、文字或是聲像資料等。企業(yè)形成的科技檔案其內(nèi)容成分較為復(fù)雜，同時總量龐大，具有較高的應(yīng)用率以及較高的專業(yè)性，為從事科技管理的核心基礎(chǔ)任務(wù)。為良好的收集匯總、有效的保管整理，激發(fā)企業(yè)科技檔案應(yīng)用價值，最大化的令企業(yè)科技檔案內(nèi)容中包含的科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實生產(chǎn)力，企業(yè)應(yīng)依法做好科技檔案的治檔工作，優(yōu)化內(nèi)部工作體制，進(jìn)而令科技檔案在推進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展階段中發(fā)揮應(yīng)有價值。
2.強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理科學(xué)策略
2.1提升工作人員核心素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化專業(yè)人才管理培訓(xùn)，廣納賢才，善于激發(fā)人才潛能，進(jìn)一步擴(kuò)充檔案信息管理服務(wù)工作團(tuán)隊。檔案工作人員不但應(yīng)掌握有關(guān)科技檔案的管理手段技術(shù)，精通歸檔文件有關(guān)操作技術(shù)，同時應(yīng)精通有關(guān)專業(yè)知識，了解企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相關(guān)特征，明確具體生產(chǎn)流程，方能變成實踐工作中的多面手。例如冶金工業(yè)，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)明確有關(guān)礦石資源提取、加工、冶煉、冶金技術(shù)、裝備設(shè)施、安全通風(fēng)等專業(yè)知識。信息化環(huán)境下，應(yīng)構(gòu)建智能化、高效性的信息檢索以及管理工作模式，擴(kuò)充對于科技檔案管理與信息化建設(shè)的經(jīng)費投入，符合工作需要。工作人員應(yīng)利用多重渠道系統(tǒng)全面的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升檔案業(yè)務(wù)水平，豐富信息技術(shù)素養(yǎng)。應(yīng)掌握有關(guān)企業(yè)各類繪圖軟件應(yīng)用、精通網(wǎng)絡(luò)信息傳輸、OA系統(tǒng)應(yīng)用等知識，進(jìn)而做好科技檔案的優(yōu)質(zhì)、深層次處理加工，令其形成良好的編研成果，發(fā)揮綜合應(yīng)用價值。
2.2保護(hù)科技檔案資產(chǎn)，有效應(yīng)對應(yīng)用及保密關(guān)系
較多企業(yè)其科技檔案信息牽涉到企業(yè)發(fā)展利益，包含技術(shù)、經(jīng)濟(jì)機(jī)密信息，因此應(yīng)用科技檔案資源，勢必會牽涉到信息安全保密問題。為此，完善保密管理為檔案人員的工作職責(zé)。科技檔案實踐應(yīng)用階段中，應(yīng)打造安全保密的環(huán)境，不應(yīng)毫無限制的隨意應(yīng)用，這樣會令企業(yè)蒙受一定的利益損失。當(dāng)然保密并不代表不應(yīng)用，應(yīng)用以及保密兩者均較為重要，檔案工作人員應(yīng)把握好兩環(huán)節(jié)的平衡關(guān)系，預(yù)防偏廢現(xiàn)象。做好保密管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)為具體人員提供更多的便利性，進(jìn)而令企業(yè)科技信息檔案核心應(yīng)用價值真正顯現(xiàn)出來。企業(yè)應(yīng)創(chuàng)建檔案閱覽管理體制、外借應(yīng)用管理制度、復(fù)印資料制度，清晰具體的審批流程，確保檔案應(yīng)用的規(guī)范合理。應(yīng)在做好紙質(zhì)科技檔案安全保密工作的基礎(chǔ)上，注重電子信息檔案安全保密。企業(yè)之中但凡涉及到保密網(wǎng)絡(luò)應(yīng)同互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行良好物理隔離。同時應(yīng)定期核查網(wǎng)絡(luò)信息，保證信息不連網(wǎng)。對于內(nèi)外網(wǎng)保密信息管理，應(yīng)做到專機(jī)專用，保證機(jī)器、文件信息不上網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)文件不，內(nèi)網(wǎng)之中資料信息不應(yīng)轉(zhuǎn)載至公共網(wǎng)絡(luò)或外網(wǎng)，也不應(yīng)在不同等級的計算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行互用。
2.3以點帶線，基于反饋信息完善科技檔案管理
企業(yè)科技檔案主體源自管理人員以及技術(shù)員工，為崗位工作的具體成果，因此僅僅制定歸檔范疇工作體制并不充分。檔案工作人員應(yīng)注定積極的參與至具體的經(jīng)營生產(chǎn)與管理活動中，將各環(huán)節(jié)工作重點視為檔案機(jī)構(gòu)的核心工作。應(yīng)把握企業(yè)從事工作的具體動態(tài)方向，快速的提供并揭示企業(yè)各類工作需要的科技檔案內(nèi)容，令其內(nèi)在價值良好的輔助經(jīng)營生產(chǎn)、科技創(chuàng)新、創(chuàng)新研究等工作，提升綜合經(jīng)濟(jì)效益水平。
應(yīng)獲取檔案應(yīng)用人員的全面支持，進(jìn)行良好互動，確保完整全面的歸檔科技材料，優(yōu)化服務(wù)管理。應(yīng)保證應(yīng)用人反饋資訊的精準(zhǔn)性，進(jìn)而令后期工作階段更加高效有序，形成資料及時全面。另外應(yīng)有效的開發(fā)應(yīng)用企業(yè)科技檔案資源，令其為實踐工作，尤其是提升管理工作質(zhì)量，制定科學(xué)決策，保證和諧持久發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)積極收集匯總應(yīng)用反饋信息，明確檔案信息具體作用影響，善于總結(jié)以點帶線的科技檔案工作技巧方式，進(jìn)而達(dá)到事半功倍的工作效果。
2.4探究應(yīng)用規(guī)律，優(yōu)化科技檔案應(yīng)用效果
強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作的同時，應(yīng)積極探究企業(yè)應(yīng)用科技檔案的現(xiàn)實規(guī)律，通過深層次編研實現(xiàn)全面創(chuàng)新。縱觀較多企業(yè)應(yīng)用科技檔案狀況，不難看出，在構(gòu)成檔案材料的最初階段，通常對于職能單位所需的應(yīng)用資料具備較為完整的內(nèi)部備份，形成科技材料階段的參與人較多仍舊在本更為或是部門之中，因此無需借閱有關(guān)檔案。同時，科技創(chuàng)新并非一時之事，通過持續(xù)的探索發(fā)展形成客觀成果也需要經(jīng)歷較長的過程，因而反映于應(yīng)用檔案的整體狀況頻率上呈現(xiàn)出由低到高的漸進(jìn)變化規(guī)律現(xiàn)象。企業(yè)之中各類大規(guī)模的設(shè)施維護(hù)管理以及改擴(kuò)建通常會在工程竣工之后的五年或更長的時間，而科技檔案管理人員則不應(yīng)對該類資料完成歸檔后邊束之高閣，應(yīng)把握好歸檔時期不長的特點積極主動的聯(lián)系構(gòu)成科技材料的具體參與人員，進(jìn)而由具體的形成階段入手，通過創(chuàng)新的再創(chuàng)造，深加工，激發(fā)科技檔案核心精華。應(yīng)由企業(yè)專業(yè)化的水平視角提出更具參考價值，體現(xiàn)探索性的意見，進(jìn)而可令編研的具體過程更為客觀真實，并主動提前的引入至科技檔案創(chuàng)新應(yīng)用的工作環(huán)節(jié)中，檔案應(yīng)用將變得靈活起來，令后續(xù)的科技檔案管理應(yīng)用效果更加明顯。
3.結(jié)語
總之，為激發(fā)企業(yè)科技檔案核心作用價值，我們只有真正明確科技檔案管理工作重要性，制定科學(xué)有效的實踐管理策略。優(yōu)化工作體制建設(shè)，提升工作人員核心素質(zhì)，強(qiáng)化培訓(xùn)管理、廣泛吸引優(yōu)秀人才，保護(hù)科技檔案資產(chǎn)，有效應(yīng)對應(yīng)用及保密關(guān)系，以點帶線，基于反饋信息科學(xué)實施科技檔案管理，探究企業(yè)具體的應(yīng)用科技檔案信息規(guī)律，凸顯科技檔案良好的應(yīng)用管理效果。方能良好的輔助企業(yè)決策管理，為實踐生產(chǎn)、管理經(jīng)營提供更多的便利性，實現(xiàn)科技創(chuàng)新，深化編研管理，進(jìn)而真正實現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展。
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對招標(biāo)項目合同承辦部門、貨物驗收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責(zé)分工等問題作了進(jìn)一步明確，對合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時間跨度長，這對招標(biāo)項目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財務(wù)審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內(nèi)按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時代，同時為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說明，對案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
近年來，國家對各個階層的企業(yè)提出了新的要求，將低能耗、高產(chǎn)量和高效益作為一個企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)。目前企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了新的建設(shè)階段，國家規(guī)范了企業(yè)的檔案管理工作，明確了其標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容。檔案管理升級工作的順利進(jìn)行，對于企業(yè)的升級有著十分重要的作用。企業(yè)檔案管理的升級應(yīng)該促進(jìn)企業(yè)的升級，在升級中，應(yīng)該志于為企業(yè)服務(wù)。
1.升級地位
企業(yè)檔案管理升級過程中，應(yīng)該使其服從企業(yè)的升級，工作人員應(yīng)該處理好兩者之間的關(guān)系。單純從范圍上來看，檔案管理升級囊括在企業(yè)升級中，兩者的目標(biāo)都是為了改善企業(yè)的管理現(xiàn)狀，提高企業(yè)自身的素質(zhì)。目前各個企業(yè)對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠深，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理的升級在企業(yè)升級中起著十分重要的作用，對企業(yè)的大局有著至關(guān)重要的影響。對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，應(yīng)該在加強(qiáng)企業(yè)升級的時候落實好檔案管理的升級，對于檔案管理部門來說，應(yīng)該追從企業(yè)升級的步伐，做好檔案升級的相應(yīng)工作。對于檔案管理升級在企業(yè)升級中的地位應(yīng)該明確，進(jìn)而順利的使企業(yè)升級。
2.升級作用
2.1啟發(fā)、引導(dǎo)
企業(yè)各項基礎(chǔ)工作的開展離不開檔案管理的滲透作用，檔案管理的滲透作用可以更好的啟發(fā)引導(dǎo)企業(yè)各項工作的開展。檔案管理存在于企業(yè)的科研、建設(shè)和生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)中，并滲透在企業(yè)活動的整個過程中。企業(yè)的檔案管理比企業(yè)的其他基礎(chǔ)管理工作要重要，因為它融合了科學(xué)的方法和思維，對于其他各項基礎(chǔ)工作有著模范作用，起著引導(dǎo)和啟發(fā)的作用。檔案管理的升級具有很大的能動性，可以保證企業(yè)各項管理工作的秩序，可以減少資源的浪費。
2.2提供條件
企業(yè)檔案管理升級的一系列標(biāo)準(zhǔn)融合了多年企業(yè)文件歸檔的經(jīng)驗，對于檔案信息的利用和開發(fā)提出了較高的要求。目前企業(yè)檔案管理工作升級為定量和定性的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理水平的度量為企業(yè)各項基礎(chǔ)工作的管理水平提供了相應(yīng)的依據(jù)。檔案文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案升級的重要指標(biāo)，企業(yè)的升級過程中應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的檢查工作。不斷的積累標(biāo)準(zhǔn)化的文件，進(jìn)而提高檔案管理的水平，進(jìn)而為企業(yè)的升級提供依據(jù)。企業(yè)信息工作囊括了企業(yè)各項管理工作，應(yīng)該把涉及生產(chǎn)經(jīng)營的各項信息加以整合，進(jìn)而健全信息系統(tǒng)。企業(yè)升級過程中，應(yīng)該加重檔案管理升級的標(biāo)準(zhǔn)審核，審核其是否符合相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)應(yīng)該將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)作為企業(yè)管理的中心，積極的分析檔案的相關(guān)信息。企業(yè)的檔案部門是企業(yè)的信息資源庫，不斷的豐富信息資源庫，對于建設(shè)有競爭力的企業(yè)有十分重要的作用。
2.3催化作用
檔案管理工作在企業(yè)的各項基礎(chǔ)管理工作中占有十分重要的地位。檔案管理工作涉及了企業(yè)經(jīng)營的各個方面，它主要是為了企業(yè)而服務(wù)。檔案管理主要服務(wù)于企業(yè)的信息、科技開發(fā)、訴訟等服務(wù)。首先，企業(yè)的內(nèi)外的信息載體是檔案，對于企業(yè)的生產(chǎn)運營有著十分重要的引導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用。第二，科技開發(fā)服務(wù)。企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。企業(yè)上等級最關(guān)緊要的，說到底還是提高生產(chǎn)力。從某種意義上說，科技檔案就是打開生產(chǎn)力的一把鑰匙。提供科技檔案資料為提高產(chǎn)品質(zhì)量服務(wù)，為降低物質(zhì)消耗服務(wù)，以及為新產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)貯備、技術(shù)轉(zhuǎn)讓，為企業(yè)積極參加市場競爭服務(wù)等等，能夠?qū)崿F(xiàn)以極小的投入而獲得巨大的產(chǎn)出。第三，為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益提供法律憑證，進(jìn)行訴訟服務(wù)，等等。積極開展這些服務(wù)活動，對提高企業(yè)素質(zhì)將起促進(jìn)作用。
2.4監(jiān)督保證
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中基礎(chǔ)性和條件性的管理工作。它的素質(zhì)的提高，一方面在一定程度上靠企業(yè)各項管理水平的提高，一方面也在于自身的積累和綜合。但也正是由于這種積累和綜合，就逐步使企業(yè)其他基礎(chǔ)管理的成果和經(jīng)驗得以鞏固和發(fā)展。譬如，基礎(chǔ)管理中的定額管理，需要有明確的定額管理制度和各種各樣先進(jìn)、合理、配套的定額指標(biāo)、定額的檢查等，對定額管理工作的考核，可以說幾乎全部靠檔案資料。各種定額統(tǒng)計核算的原始記錄、報表、臺帳，定額的檢查、分析、修訂、報告、實績的考核等等文件材料，構(gòu)成了定額檔案。定額檔案的建立主要靠積累和綜合。定額檔案管理綜合水平提高，就使定額管理更加科學(xué)化，并通過檔案來鞏固定額管理成果。由于檔案具有原始憑證性，通過查閱定額檔案，就可以證實企業(yè)定額管理水平的高低。檔案管理和檔案的利用，就對企業(yè)升級起了監(jiān)督和保證作用。
3.檔案升級的標(biāo)準(zhǔn)
在對檔案管理升級時需要清楚兩個問題，一是檔案管理檔次升級的同步問題，二是檔案升級的檔次問題。檔案管理升級與企業(yè)升級是否一定要同步，不能單從理論上推斷，而應(yīng)該根據(jù)實際做出定論。檔案管理升級的檔次一般為四類，即地、市級，省級和國家一、二級。這四種檔次標(biāo)準(zhǔn)囊括的范圍過大，與企業(yè)的實際發(fā)展并不相符合，應(yīng)將檔次標(biāo)準(zhǔn)的范圍制定更為具體，如建立縣（市）級檔案升級試行標(biāo)準(zhǔn)，合格即可發(fā)證，讓企業(yè)在進(jìn)行升級時的壓力不會過高。對于部分已經(jīng)達(dá)到地、市或省級的升級標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，可經(jīng)縣（市）予以上報在檢驗后予以發(fā)證。調(diào)整檔案管理升級檔次的設(shè)置，可以更有效的督促企業(yè)的升級，符合企業(yè)的實際情況，較容易得到升級企業(yè)與工業(yè)部門的接受。
一、企業(yè)知識管理的特征及核心內(nèi)容
1.知識管理的定義
由于知識管理是管理領(lǐng)域的新生事物，所以目前還沒有一個被廣泛認(rèn)可的定義。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的定義，知識管理是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。
2.企業(yè)知識管理的特征
首先，重視企業(yè)知識的流動、共享和創(chuàng)新，運用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力；其次，重視對企業(yè)員工的精神激勵，賦予員工更大的權(quán)力和責(zé)任，充分發(fā)揮員工的自覺性、能動性和首創(chuàng)性；再次，重視企業(yè)知識和人才，促使企業(yè)成為學(xué)習(xí)型組織。
3.企業(yè)知識管理思想的核心內(nèi)容
企業(yè)知識管理是指對企業(yè)內(nèi)外各種信息和知識進(jìn)行有效的識別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運用，促進(jìn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值，從而提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。其核心內(nèi)容為企業(yè)是一個運用知識、創(chuàng)造知識的組織，知識是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源和競爭資本之一，企業(yè)要加強(qiáng)對知識資源的管理、開發(fā)和利用，同時通過知識共享充分實現(xiàn)知識的價值，豐富企業(yè)的知識資源，并建立促進(jìn)知識共享的機(jī)制。除此之外，企業(yè)應(yīng)致力于為客戶提供蘊(yùn)含知識的產(chǎn)品和服務(wù)，將知識管理應(yīng)用于企業(yè)的經(jīng)營管理模式當(dāng)中，使其成為促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新、增強(qiáng)企業(yè)自身“造血”功能的有力工具。
二、知識管理在企業(yè)檔案管理中的運用
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息資源，只有將企業(yè)檔案管理和知識管理相融合才能充分發(fā)揮檔案的作用，進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價值。因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應(yīng)成為檔案管理活動的首要目標(biāo)，同時，將知識管理靈活運用于檔案管理活動當(dāng)中也是新時期檔案學(xué)發(fā)展的現(xiàn)實要求。
1.實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造是指對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，將企業(yè)文件、檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體，打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔到保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)企業(yè)文件、檔案的知識管理，同時強(qiáng)化了對企業(yè)各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高整個企業(yè)的工作效率。
2.拓展和完善企業(yè)檔案管理職能
隨著企業(yè)知識管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要擁有全新的檔案管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，在企業(yè)知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
3.實現(xiàn)檔案知識信息化、智能化服務(wù)
信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。檔案知識智能化服務(wù)可以通過建設(shè)企業(yè)知識倉庫，提供知識導(dǎo)航、知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)方式將更容易實現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)部，可以通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。對于企業(yè)外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的企業(yè)外部網(wǎng)(Extranet)，實現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁或企業(yè)的站點，直接鏈接到知識服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務(wù)，當(dāng)然這種外部的服務(wù)可能要受到某些限制，但絲毫不能阻止知識管理時代的大趨勢。
4.提高檔案工作者的從業(yè)素質(zhì)
隨著現(xiàn)代企業(yè)管理模式的不斷完善和發(fā)展，企業(yè)管理人員的素質(zhì)也在不斷提升，而企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)一直是企業(yè)檔案管理水平的重要制約因素之一。知識管理要求作為信息管理、知識管理參與者的檔案工作人員必須提高自身素質(zhì)，掌握管理學(xué)和現(xiàn)代企業(yè)管理知識，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程。知識管理給企業(yè)檔案工作者提出了更高的要求，并賦予其新的職能定位。擺脫傳統(tǒng)管理思維的束縛，融入新的知識管理機(jī)制，在信息時代，開拓思維，創(chuàng)新管理，無疑會給企業(yè)檔案工作插上騰飛的翅膀，也必將迎來企業(yè)檔案工作新的轉(zhuǎn)折。
作者:杜克 單位:中國第一汽車集團(tuán)公司
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企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的提出,為企業(yè)檔案工作提出了一個近期工作目標(biāo)。通過對企業(yè)的檔案工作量化的測試和標(biāo)準(zhǔn)的評定,使其在檔案工作管理體制 、列入企業(yè)項管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗、規(guī)范地考核,從近幾年推廣的情況看,對企業(yè)檔案工作確實起到了一定的推動作用。企業(yè)檔案工作自此有了一個統(tǒng)一的衡量尺度。針對檔案管理出現(xiàn)的種種問題,企業(yè)檔案進(jìn)行了“目標(biāo)管理”。
1 目前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
1.1 現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后
職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎(chǔ),是職工個人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實政策的法律憑證,是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料,而是側(cè)重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費和發(fā)放,簽定、解除勞動合同等形成的材料。現(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理,有的在企業(yè)主管部門管理,有的在企業(yè)管理,沒有實行集中統(tǒng)一管理,資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計或人員名單。現(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式,這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩,也不利于維護(hù)職工個人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。
1.2 企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善
企業(yè)以追求利潤為目的,普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上,認(rèn)為檔案工作不重要,甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系,沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上,導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠,造成了檔案工作處于被動應(yīng)付局面,難以高質(zhì)量地完成。
1.3 企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范,利用率低
一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡單雷同,個人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息,這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換,失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時,操作程序不規(guī)范。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作,需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低,文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng),造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。
2企業(yè)檔案“目標(biāo)管理”的推行狀況和實施特點:
2.1 其考核程序基本覆蓋了企業(yè)近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程
2.1.1 增強(qiáng)檔案意識,建立企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
一些企業(yè)檔案館的建立,表明企業(yè)檔案工作地位正穩(wěn)步提高,標(biāo)志著檔案工作邁出了與企業(yè)整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)企業(yè)采取有效措施,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度。很多企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中,為企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
2.1.2 加強(qiáng)隊伍建設(shè),檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著各大企業(yè)對檔案工作認(rèn)識程度的加強(qiáng),檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視,隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化,人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢,知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。專職檔案人員負(fù)責(zé),兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為企業(yè)檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時,各企業(yè)建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制,與考核制度互為制約,將檔案工作“目錄管理”融入企業(yè)的“目標(biāo)管理”中,從而形成 “目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實施。
2.1.3 建立健全檔案管理制度,與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善,檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點,各企業(yè)采取一系列措施,如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊 ,制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè),規(guī)范了企業(yè)檔案管理方法和程序,檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證,同時檔案人員通過完善的制度建設(shè),對檔案進(jìn)行實時控制成為可能。
2.1.4 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
企業(yè)檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此,打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面,提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。
2.1.5 引入現(xiàn)代化手段,主動開發(fā)檔案信息資源
企業(yè)檔案部門在積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上,圍繞企業(yè)的中心工作和重點任務(wù),分析檔案需求信息,編制出大量適合當(dāng)前企業(yè)改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式,突出主動服務(wù)特色。
轉(zhuǎn)貼于
依托現(xiàn)代科技,制備出多層次檔案編研成果,不僅滿足了利用者的需求,而且深化了檔案編研的層次。
2.2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
2.2.1 硬件設(shè)施地更新、充實,使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善
企業(yè)普遍增加了對檔案工作的投資份額,為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備,并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員,輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展,并已取得可喜成果。
2.2.2 軟件收益顯著提高
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識加強(qiáng),為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他部門等同的位置,接授檔案專業(yè)考評,使得檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉、考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高,檔案信息開發(fā)成果倍出,為今后的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出,企業(yè)檔案目標(biāo)管理不僅是對各企業(yè)檔案部門綜合能力的全面考核,而且是幫助各企業(yè)檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點。
2.3 從推進(jìn)程度分析其實施過程的難點
“目標(biāo)管理”推廣實行后,一些企業(yè)在實施過程中,遇到了某些實際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題,問題出在檔案工作與企業(yè)整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置--服務(wù)性、輔,過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與企業(yè)整體的中心工作和重點任務(wù)并舉,更不能單方面越級協(xié)調(diào)企業(yè)的整體規(guī)劃實施過程。相反,如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā),重新審視企業(yè)“目標(biāo)管理 ”的難點,站在管理者的位置,與平等級別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系,相對而言則簡單些。眾所周知,橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的 。據(jù)此可見,如欲加快企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度,應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”, 將問題的難點由制發(fā)機(jī)關(guān)與企業(yè)行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性,加強(qiáng)實施的可操作性。
隨著房地產(chǎn)尤其是物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、 加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平
實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費、殘疾者生活補(bǔ)償費、精神損害賠償費、陪伴費等經(jīng)濟(jì)損失共計60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進(jìn)行物業(yè)管理，事發(fā)時物業(yè)公司尚未對云麗園進(jìn)行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進(jìn) 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近10萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識流失的風(fēng)險和高額人力資源成本。
二、 加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)的總結(jié)，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會和物業(yè)辦他人的知識信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識的機(jī)會，為我所用，更好地充實企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強(qiáng)檔案管理，競爭能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場開發(fā)和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強(qiáng)檔案管理，輔助市場開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過程中，東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務(wù)教材、對法律法規(guī)的解釋、對某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產(chǎn)，它的實際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網(wǎng)上隨時存儲相關(guān)信息，并化為行動。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業(yè)企業(yè)競爭已經(jīng)上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識、經(jīng)驗的獲取和積累對企業(yè)競爭力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長遠(yuǎn)，因此有必要對檔案加強(qiáng)管理，因為它對企業(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對時
下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗怎么辦？更重要的是業(yè)主對新管理人員有一個認(rèn)識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動性強(qiáng)的問題。其次是對管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗講解、舉案說法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因為注冊商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)財富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對商標(biāo)本身價值的認(rèn)識，重視對商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因為商標(biāo)的形成經(jīng)歷了較長時間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護(hù)社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進(jìn)入或撤出某一社區(qū)，是一件關(guān)系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。
檔案管理，即企業(yè)相關(guān)部門對檔案信息與檔案實體進(jìn)行收集、整理、保管、堅定、統(tǒng)計并為企業(yè)正常運營提供利用服務(wù)的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的全過程，是企業(yè)興衰的見證者，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的借鑒作用。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是煙草企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇。進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國加強(qiáng)了對煙草檔案管理工作的建設(shè)力度，確定了協(xié)調(diào)關(guān)系、加強(qiáng)宣傳、整合資源、積極參與的發(fā)展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務(wù)，為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)不斷努力。目前，我國煙草按企業(yè)檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規(guī)范化，在企業(yè)文化建設(shè)中也發(fā)揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴(yán)重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。
2 煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題及相應(yīng)措施
2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)
據(jù)調(diào)查研究顯示，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數(shù)煙草企業(yè)缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業(yè)缺乏專門的機(jī)構(gòu)對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業(yè)檔案管理人員調(diào)動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴(yán)重的會造成?n案信息丟失，數(shù)據(jù)收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業(yè)應(yīng)該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業(yè)還應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)煙草企業(yè)的健康快速發(fā)展。
2.2 檔案管理設(shè)備
眾所周知，檔案管理工作十分復(fù)雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進(jìn)的設(shè)備儀器是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。但是，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理設(shè)備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。比如，相關(guān)工作人員反應(yīng)，由于目前檔案管理大多局限于手工作業(yè)，因此檔案信息不能實現(xiàn)資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業(yè)應(yīng)該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立企業(yè)的電子檔案聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享，充分發(fā)揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養(yǎng)高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才，創(chuàng)建企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理模式向現(xiàn)代化發(fā)展。
2.3 檔案管理理念
目前我國企業(yè)檔案管理理念依然傳統(tǒng)落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認(rèn)識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業(yè)成長發(fā)展歷程的資料，更是企業(yè)文化建設(shè)的瑰寶。因此，我國企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要作用，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，從檔案中提煉出企業(yè)文化建設(shè)的核心元素，從而進(jìn)一步凝聚全體員工的力量，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而且，在煙草企業(yè)檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發(fā)揮檔案管理的作用。比如，提供重要數(shù)據(jù)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、提煉文化信仰、推動民主建設(shè)等等。
2.4 檔案管理方法
檔案管理方法的科學(xué)與否直接決定著檔案管理的質(zhì)量。目前，我國煙草企業(yè)檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學(xué)，嚴(yán)重的影響了工作效率與質(zhì)量。比如，我國煙草企業(yè)在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現(xiàn)象十分普遍，嚴(yán)重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業(yè)應(yīng)該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質(zhì)量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進(jìn)行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學(xué)的分類歸納法，根據(jù)時間段和檔案類型進(jìn)行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網(wǎng)查閱。此外，完善紙質(zhì)檔案借閱制度，對不可備份檔案進(jìn)行專門的保護(hù)，進(jìn)一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設(shè)備儀器進(jìn)行保養(yǎng)維修，從而保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展
作為企業(yè)管理的一部分，檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中具有不可忽視的作用。隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展模式的不斷轉(zhuǎn)變，對于企業(yè)的檔案發(fā)展提出了更多新的要求。檔案管理與企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化相輔相成。加強(qiáng)檔案管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要手段，本文結(jié)合實際經(jīng)驗，簡單談?wù)劶訌?qiáng)檔案管理的若干問題。
一 、檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義
1 .檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)和保證。隨著科技的不符按發(fā)展，現(xiàn)代化管理水平逐漸提高，檔案部門發(fā)揮著更加直接和重要的作用。對于高速公路維修養(yǎng)護(hù)、各種新技術(shù)、新產(chǎn)品的開發(fā)應(yīng)用、大型設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)等工作都需要檔案部門提供完整的基礎(chǔ)資料，以保證企業(yè)的正常生產(chǎn)質(zhì)量和經(jīng)營狀況。作為一種重要的信息，檔案為領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供了依據(jù)。企業(yè)經(jīng)營不僅要借鑒歷史還要預(yù)知未來，以確保企業(yè)發(fā)展的連續(xù)性，檔案管理部門保存著企業(yè)的各門類檔案，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供總結(jié)經(jīng)驗、提供事實等作用；隨著企業(yè)管理向現(xiàn)代化和科學(xué)化的發(fā)展，計算機(jī)被應(yīng)用到檔案管理中促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，這是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志和基礎(chǔ)。
2. 檔案是企業(yè)實力的體現(xiàn)。檔案工作是一項系統(tǒng)、全面的工作，它是企業(yè)管理系統(tǒng)中的重要組成部分，也具有自己的特性。企業(yè)檔案包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各類憑證、報表、圖紙、文件和原始記錄等，記錄著企業(yè)的發(fā)展、見證了企業(yè)發(fā)展的歷史，是企業(yè)重要的信息資源；檔案還能幫助企業(yè)解決各類疑難問題，如組織部提拔干部需要從檔案中查找其過去的表現(xiàn)，紀(jì)檢部門辦案需要查詢財務(wù)憑證和原始記錄，企業(yè)管理中的各類文件和決定可為解決企業(yè)和職工糾紛提供有力證明。
3 .作為一種信息資源，檔案能間接為企業(yè)創(chuàng)造效益。科學(xué)技術(shù)創(chuàng)造的效率是企業(yè)生存發(fā)展的重要手段，檔案部門能夠及時解決生產(chǎn)施工中存在的難題，提高生產(chǎn)效率，在科技創(chuàng)效中發(fā)揮著無可替代的作用。
二、 檔案管理對人員素質(zhì)的要求
隨著市場競爭的激烈，企業(yè)要想在競爭中立于不敗之地，需要依賴良好的質(zhì)量和信譽(yù)。企業(yè)管理影響著質(zhì)量的優(yōu)劣，而領(lǐng)導(dǎo)決策、職工素養(yǎng)、市場信息等與企業(yè)管理有著直接的關(guān)系，妥善處理好這些關(guān)系將促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。檔案資料在企業(yè)經(jīng)營管理中具有信息支撐的作用，是企業(yè)發(fā)展的有力依據(jù)。檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平的高低，決定著企業(yè)檔案管理的優(yōu)劣。因此檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身的素質(zhì)修養(yǎng)，提高管理水平，具體可從以下方面進(jìn)行：
1 .堅持自學(xué)，注重理論知識與操作技能的學(xué)習(xí)。處在信息時代，企業(yè)檔案工作的主要內(nèi)容和服務(wù)對象都需要重新認(rèn)識，檔案管理人員應(yīng)不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)、擴(kuò)大自己的知識面。檔案管理工作不僅要求管理者具備科學(xué)文化素質(zhì)、良好的檔案專業(yè)知識和技能，還需要掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)和網(wǎng)路信息技術(shù)的知識及操作技能，以提高檔案管理水平、適應(yīng)企業(yè)創(chuàng)新的發(fā)展需求。檔案管理人員應(yīng)堅持自學(xué)，并向他人學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，充分學(xué)習(xí)他人的優(yōu)秀經(jīng)驗和做法，提高自己的專業(yè)水平，做好企業(yè)的檔案管理工作。
2 .了解并關(guān)注企業(yè)的主要工作內(nèi)容和發(fā)展趨勢。檔案為企業(yè)的生存和發(fā)展提供信息依據(jù)，檔案管理人員對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和科研活動應(yīng)及時關(guān)注，了解并熟悉企業(yè)的基本業(yè)務(wù)內(nèi)容和需求，弄清企業(yè)的發(fā)展方向和趨勢，主動提供檔案信息服務(wù)。切實做好企業(yè)的檔案利用工作，提高檔案信息的資源開發(fā)和利用能力。
三、 加強(qiáng)檔案管理的具體措施
1 .促進(jìn)管理功能向利用型轉(zhuǎn)變
建好、管好檔案，保證檔案安全是檔案工作的基本要求。檔案管理的目的是為了利用，在利用中才能體現(xiàn)其價值。檔案管理應(yīng)善于從“死檔案”中找到有利用價值的信息資源，充分挖掘其潛在價值，推動其在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。如檔案管理應(yīng)圍繞推動企業(yè)文化大發(fā)展、大繁榮發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極提供文化資源服務(wù)。主動參與到有關(guān)企業(yè)文化項目建設(shè)、文化課題研究、文化展覽活動等活動中，當(dāng)好主力軍。
2. 促進(jìn)管理手段向科技型轉(zhuǎn)變
科學(xué)技術(shù)是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要手段。檔案管理工作已從傳統(tǒng)的實體、紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理發(fā)展，從面對面變成網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為主。企業(yè)檔案管理必須強(qiáng)化科技意識，重視檔案管理的信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的工作模式和載體手段，運用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的科技含量。加強(qiáng)數(shù)字信息資源建設(shè)，堅持“以開發(fā)保服務(wù)，以服務(wù)促利用”的原則，圍繞方便查詢，提高利用效果，積極探索并推進(jìn)管理技術(shù)的創(chuàng)新，注重相關(guān)軟件的開發(fā)和應(yīng)用，建立技術(shù)先進(jìn)、功能完備的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，向標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和高質(zhì)量、高效率的管理與服務(wù)發(fā)展。要將網(wǎng)絡(luò)建設(shè)安全管理與新技術(shù)同時進(jìn)行，積極維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全，做到安全保密與方便利用的統(tǒng)一。
3 .促進(jìn)檔案服務(wù)手段的多樣化
檔案服務(wù)應(yīng)圍繞著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展改革等重大問題主動有針對性地提供服務(wù)，可以采用超前服務(wù)、跟蹤服務(wù)和現(xiàn)場服務(wù)等方式。檔案工作者應(yīng)隨時了解企業(yè)檔案需求者的需求趨勢，將他們所需的檔案材料及時送遞過去，做到服務(wù)的針對性和超前性；根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要和年度專項工程的計劃，主動接觸相關(guān)人員，進(jìn)行信息溝通，有針對性的搜集、提供相關(guān)的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)資料等。積極參與項目活動的交流，搜集行業(yè)內(nèi)最新的科研成果材料，更好地為本企業(yè)提供服務(wù)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案的深層開發(fā)工作，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。
四 、小結(jié)
企業(yè)檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中起著重要作用。作為一種信息資源，檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)和保證是企業(yè)實力的體現(xiàn)，能間接為企業(yè)創(chuàng)造效益。加強(qiáng)檔案管理應(yīng)注重管理人員素質(zhì)的提高，從促進(jìn)管理功能利用性、管理手段科技化和服務(wù)手段多樣化出發(fā)，做好檔案管理工作，更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李國蘭. 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J]. 山東社會科學(xué), 2011(1):174-176.
