時間：2023-05-29 18:20:42
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案工作；措施
中圖分類號： C29文獻標識碼：A 文章編號：
與新形勢、新要求相比，檔案工作還有不小的差距。一是個別單位重視程度還不夠，在機構設置、人員配備、工作機制等方面不能滿足檔案工作實際需要；二是基礎業務發展不平衡，仍有部分的單位檔案工作基礎較差，一些單位檔案沒有做到統一管理、及時歸檔，一些重大活動、重大項目、重要科研項目的檔案管理工作沒有同步開展；三是硬件設施落后面貌沒有根本改觀，存在較大的安全隱患。為了做到科學、全面、細致，專門成立了檔案工作評價領導小組，制定了《檔案工作評價辦法》，找出了主要問題，提出了整改措施，達到了預期效果，為我們指明了努力方向。
一、抓安全管理，為維護檔案資源盡職盡責
抓歸檔管理，為檔案信息資源建設打牢基礎，強化科研檔案歸檔要求和措施，并對檔案管理人員及資料員進行系統培訓。確保了歸檔工作順利開展，全面實現了紙質檔案與電子檔案同步歸檔，歸檔率100％，為檔案管理網絡化、現代化創造條件。檔案資料室是公司安全消防重點單位之一，我們視安全為第一要務，始終把安全工作放在首位。
（1）堅決貫徹“防治結合，以防為主，標本兼治”的要求，堅持每日消防安全檢查記錄登記和每月安全工作會議制度，定期對室內所有電器開關、照明線路和防盜門窗等部位重點檢查，發現問題及時整改解決。因此，從未發生任何安全消防隱患和事故，確保了庫存檔案的完整與安全。
（2）堅決執行檔案借閱制度，嚴把檔案資料借閱關。我們制定了嚴格的外協借閱資料管理辦法，實行三級審批制度，領導把關，層層負責，從源頭上遏制泄密事件的發生。幾年來，對外借閱檔案資料，從未發生丟失、破損和泄密事件，為維護公司利益，保障檔案信息資源的安全做出了不懈的努力。
二、建立適應新形勢要求的檔案管理體制和運行機制
檔案工作逐步形成了 “統一領導，分級管理，橫向密切聯系，縱向逐級負責”的局面。但隨著公司形勢的發展，特別是電子信息傳播技術的廣泛應用，檔案管理也暴露一些問題，一是檔案布局過于分散，資源利用率不高；二是管理隊伍結構不合理，比較松散，個別單位檔案管理組織體系還不健全；三是檔案向信息和知識轉化的程度比較低，檔案工作還處于高成本，低效率的管理狀況。搞好檔案工作，體制是根本，機制是保障。在新時期，如何建立良好的檔案工作管理體制，形成有效的運行機制，是檔案人員要認真思考，深入研究，并著力解決的問題。對體制和機制進行調整，要注意把握以下兩點：
2.1必須符合實際，以滿足檔案工作自身需求為出發點
（1）通過對檔案資源進行整合，進一步調整檔案管理布局，提高檔案資源的利用效率。要對檔案信息進行優化，合理配置檔案資源，提高檔案的信息和知識含量，為用戶提供精品信息；要加強學習，努力運用先進的理論和思想開展工作，不斷實現檔案管理創新發展。
（2）搞好檔案系統隊伍建設。要逐步調整檔案管理隊伍結構，積極培養既懂檔案管理，又掌握計算機和網絡知識，同時，對公司主營業務有一定了解的復合型人才。檔案工作領導要在工作、學習、生活等方面關心支持檔案人員，特別是要注意在政治方面的培養。要為檔案人員創造條件，幫助解決實際問題，在改善工作環境，改進管理手段，提高服務質量等方面的投入必須給予保證。
（3）采取必要措施，強化歸檔制度落實。一是各單位檔案管理部門要做好對公司和本單位制發的公文，包括紙質和電子文件的歸檔保管工作。這是記錄歷史，對歷史負責、對未來負責的一件大事。二是要切實做好對工程、經濟等資料的收集、整理、保管工作；同時，做好資料的開發應用工作。
2.2必須尊重客觀規律，以適應公司未來發展為落腳點
主要是強調進一步轉變思想轉念，完善服務機制。隨著公司管理職能和業務范圍拓寬，檔案服務領域也將不斷伸展。既要服務于科研生產一線，還要服務于礦區建設；不僅要服務于公司經濟增長，還要服務于油田穩定與和諧發展。因此，檔案工作要承擔起相應的社會責任，體現經濟效益和社會效益的雙重價值，這是新時期公司檔案工作必須把握的一個重要的現實和客觀規律。
三、要提高認識，強化措施，扎實細致地做好檔案安全保密工作
認真貫徹執行國家《檔案法》和《保密法》，建立了比較完善的檔案資料安全保密管理制度，形成了比較嚴密的組織管理體系，取得了較好的實際效果。
3.1切實加強資料的安全保密管理
（1）公司下發的一些文件資料，要加強機要文件的管理。對于保存在檔案部門的機要文件，檔案管理人員要格外引起重視，絕對不可隨意外借，泄露機密內容。機要文件的學習、傳達、閱讀和銷毀都有專門的規定和要求，原則上，這些文件由機要部門處置。
（2）工程資料。工程資料管理是檔案部門一項非常重要的工作，各單位要高度重視，清醒認識工程資料安全保密工作的必要性。進一步強化保密措施，落實安全責任，處理好保密與利用的關系，切實體現和維護工程資料的嚴肅性與時效性。
3.2嚴格執行檔案安全保管及銷毀制度
對檔案安全保密工作，要在思想上要警鐘長鳴，在工作上要貫穿始終。要切實履行安全保管和銷毀制度。
（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人為的原因：如管理不到位，保管條件不到位等，都是檔案防火要求所不允許的，必須加以克服和改進。
（2）防潮、防霉變。有些資料已經保管幾十年了，這些資料還要長期保管下去。所以，從事檔案管理的同志們要負起這個責任，認真開展檔案維護工作。
（3）防止丟失。要避免因借閱管理不善或制度不健全，造成資料丟失現象的發生。
（4）防止資料在借閱、使用、銷毀過程中泄密。重點說一下資料的銷毀。首先是不能隨意將資料處置給廢品收購人員。其次，不能采用不具備保密功能的設備銷毀機密資料。要嚴格執行檔案銷毀制度，對保管到期的檔案，檔案工作領導小組要組織專業部門，認真進行鑒定，提出實施方案，并報公司檔案館，最后提交公司審批。
（5）各級檔案部門領導和工作人員，禁止用手機或非機要電話談論資料內容。
四、檔案管理成效
著力健全檔案組織體系，大力推進信息化建設，不斷提升基礎業務水平，持續推進檔案信息資源開發利用，開創了工作新局面。
（1）思想認識實現新提升。主要領導更加重視檔案工作，普遍認識到檔案在服務企業發展、服務企業中心工作中的重要地位和作用，把檔案工作納入部門績效考核體系，充分調動積極性。對項目文件與檔案實行專業化管理。
（2）組織體系建設取得新進展。按照《檔案法》和《檔案工作規定》要求，設立了相應檔案機構，配備檔案人員，形成了統一領導、分級管理的組織體系。
（3）基礎業務發展見到新成效。制定了《公司檔案管理手冊》，宏觀上提升了檔案工作制度化、規范化和科學化水平。實施歸檔范圍確認制與備案審批制，為收集齊全檔案提供了實踐經驗。
（4）館庫設施建設實現新突破。廣泛開展標準化庫房創建工作，建立健全檔案安全管理制度，改進硬件設施，改善了檔案保存條件和安全水平。
（5）檔案開發利用實現新進步。把服務科學發展作為檔案工作的出發點和落腳點，為公司生產經營和業務發展提供了有力的信息支持。
五、結束語
目前公司正處于深化改革，謀求更大發展的關鍵時期，檔案工作理應承擔起相應的責任，檔案人員肩負重要的歷史使命。在信息化知識經濟背景下，檔案的信息和知識屬性將更加突出，檔案服務于企業發展的作用也將更加顯著。未來檔案工作發展，有賴各級領導的理解與支持，有賴廣大檔案員工的辛勤和奉獻。只要我們齊心協力，真抓實干，就一定能夠實現公司檔案工作整體、協調、健康發展的目標。
關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進；人員素質
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發的“紅頭文件”、本單位的各種協議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業務的工作的開展具有直接的聯系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環節都實現統一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執行條文的規定，禁止各種濫發文件和發放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業務培訓
由于檔案管理隨著時代的發展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態。其次，要讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數字化技術等等現代新技術，巧用現代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現代科學技術，提高自己的業務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
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當今世界，信息被視為與能源和材料并重的人類社會的三大支柱之一，伴隨著現代科學技術的發展，對于檔案信息資源的存儲及傳遞提出新的要求。因此，建立現代化的檔案管理體系勢在必行。
一、煤田地質檔案信息數字化、網絡化是現代化建設的需求
1.以往煤田地質技術資料檔案的歸檔、保存及檢索方式以手工為主，影響了地質測試技術資料檔案的應用效率及測試技術資料的價值發揮，特別是建國初期及六十、七十年代的資料檔案。手工整理其方式趨于落后，查閱起來效率低，且同一時段、同一資料只能有一人借閱，而且技術檔案已易損毀或遺失。
2.現代化信息技術使煤田地質測試技術檔案能及時歸檔，從而促進信息資源能夠得到及時的資源共享。在年終歸檔時，只需向其地質檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到地質檔案管理系統數據原件即可，從而使地質檔案工作人員減少了檔案數據錄入工作。
3.煤田地質檔案部門出于自身管理需要，使用計算機管理檔案形成了大量的現代化檔案信息，使廣大煤田地質勘探人員和工程技術人員可以不出單位，就能與國內的專家進行項目合作，煤田地質測試項目技術數據查詢、學術交流等。
二、煤田地質檔案現代化管理的特點
1.煤田地質檔案信息化水平高，主要表現在以下幾個方面：
(1)由于電子文件可利用互聯網作為傳載工具，這樣就可以方便、快捷將地質測試技術資料存儲起來。
(2)信息技術促進煤田地質檔案資料的利用價值，它能夠真實反映原始資料的基本情況，錄入進去的檔案資料具有相當高的可信度，即使在數據傳輸過程中出現錯誤也能很容易被發現，并能夠得到及時的糾正，從而保證數據的真實性。
(3)煤田地質檔案資料的傳輸速度快，電子文件以二進制比特流的形式傳輸。在局域網上，數據傳輸的速率相當驚人。
(4)不受地域性的限制。這個特點使得辦公室的概念成了一個虛擬的概念，這也是我們組建虛擬檔案室的概念基礎。
2.開放利用是煤田地質檔案管理的重要宗旨。只有積極利用煤田地質測試技術檔案，才能夠充分體現它的價值所在。煤田地質測試檔案是國家軟力量的重要組成部分，它在學術、教育以及意識形態的宣傳領域都有著不可替代的地位。
3.伴隨著信息技術的不斷發展，越來越多的煤田地質資料檔案文件。通過計算機掃描，轉換成PDF或者其他的電子格式，存儲在計算機中或被刻錄成光盤。由于有了相當數量的電子文檔，極大地方便了煤田地質檔案數據庫的建立、資料的計算機查詢和檔案的深度開發利用。地質檔案館不僅非常注重搜集當前形式的電子文檔和紙質文檔，而且對歷史文件也進行轉換存儲。煤田地質檔案管理系統能夠處理各種類型電子文件，對一些特殊的文件類型，該系統主要是將其成果文件管理起來。使用這些成果文件首先要將成果文件下載到本機用相應專業的解釋軟件執行打開這樣就能夠實現對各種類型的檔案進行管理。
三、現代化煤田地質檔案管理工作的目標
1.構建完善的煤田地質檔案基礎數據庫，使煤田地質檔案信息化建設基本滿足煤碳資源事業發展的要求。
2.引進和合理開發煤田地質檔案數字化信息系統，逐步建立方便實用、更新和升級的煤田地質調查基礎信息技術管理體系和機制，逐步建立煤碳資源動態監測體系，便于煤田地質調查評價信息的總結、分析、調查、促進煤田地質檔案工作的高效運行和科學監督。
3.合理完善煤田地質檔案調查辦公自動化為目標的檔案信息系統。
四、對現代化煤田地質檔案管理的幾點建議
1.完善地質檔案目錄搜索信息資料庫。積極推動地質檔案工作的合理開展。全面整頓和規范礦產資源勘查開發秩序。堅決落實《地質資料檔案著錄細則》，按照信息化地質資料目錄數據庫收錄要求，結合地質檔案信息技術手段，盡快對地質檔案進行資料收錄，開發信息化與數字化相結合的地質檔案目錄檢索體系，實現地質檔案的計算機遠程管理系統。實施地質檔案資料的合理應用。提高地質資料認知、資源勘查和地質勘探水平。提升地質檔案裝備水平。提高現有地質檔案利用的效率，增強礦產資源勘查、收錄技術和地質檔案信息資料的研究開發能力，充分發揮地質檔案資料在地質科技領域的作用。
2.構建基礎地質學信息資料數據庫，進行地質檔案雙重管理模式。
迄今為止的社會現實表明：檔案是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生性固化信息，從根本上體現著信息的確定性與可靠性。檔案具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性，而原始記錄性是檔案的本質特征。高校檔案是學校歷史的真實記錄，是高校教育工作的重要環節，同時也是國家檔案事業的重要組成部分，在學校發展中起著重要作用。國家教委文件指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。”“必須加強對檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發展規劃之中?！睆V播電視大學（以下簡稱“電大”）作為一種通過遠程教育為手段的成人高校，其檔案的管理又有著與全日制高校不盡相同方式方法，這就要求電大系統檔案管理員有著特殊的素質。
電大自成立以來主要經歷了三個不同的時期。在第一個五年的創立時期中，電大以開展成人學歷補償教育為主要任務，開辦電大成人班，為在“”十年間失去接受高等教育機會的大批知識青年，提供了寶貴的學習機會。第二、三個五年的發展初級階段，主要舉辦成人高等?？平逃l展為既舉辦高等專科教育，又舉辦廣播電視中專教育，還開展以崗位培訓為主的大學后繼續教育、職業教育、行業培訓等等。在隨后的改革探索時期（第四個五年），中央電大進行了“注冊視聽生”教育試點。因為電大發展經歷的曲折，其檔案的管理有著相當的難度，亟待規范化管理。
一、目前電大系統檔案管理工作中存在的主要問題
1、思想觀念陳舊，管理意識淡薄，對檔案管理的認識不足。當前電大系統檔案管理部門普遍對于檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏系統的認識和理性的思考，忽視了檔案信息資源的開發和利用。許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣、無人問津，不能發揮其應有的作用，這就造成了資源的極大浪費。其實，成人教育作為高等教育的一種嘗試，在各種教學、教研、學生活動中，形成了許多有價值的文件資料。
2、機構設置不夠健全，人員專業化程度不高。大多數電大的系、部、處室沒有專職檔案資料管理人員，多數是教學秘書或行政秘書兼任，他們既有日常教學行政事務性工作，又要兼職收集、整理、歸檔、保存檔案等。有的甚至是歸檔時才隨便抓人或頻繁換人，由于這些人員業務不熟悉，給各類檔案的收集、整理、歸檔帶來了不良影響。有的雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責不明確，導致實際工作中出現集中管理檔案難、歸檔難、開發利用難等被動局面，也影響了整個學校的檔案管理。
3、檔案信息缺少開放性，缺乏服務功能。成人高等教育在整個高等教育甚至是國民經濟發展中所占的地位日漸提高。高校檔案開放式的網絡化管理和服務便日漸成為廣大利用者的強烈要求。然而一些電大由于對檔案信息的開發利用價值認識不足，檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統中進行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態，這就失去了互相借鑒與交流的機會。缺乏對信息資源的開發和利用，不能把握信息開發和服務的實效性，這就難以形成信息資源開發和服務功能的多元化，也就沒有檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、加強電大系統教育檔案管理工作的基本對策。
1、提高成人教育工作者的檔案意識，是做好檔案管理工作的基礎。為使成人高校教學檔案管理主動適應新形勢的發展，必須樹立正確的教學檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，增強檔案工作者的檔案意識。其次要明確檔案開發和利用工作的服務方向和服務思想，明確教學檔案管理工作的內容，充分認識到搞好教學檔案管理工作對提高教學質量、促進教學改革的重要地位和作用，重視教學文件資料的平時積累，杜絕敷衍了事做表面文章應付檢查等錯誤做法。同時，教學檔案資源的收集整理、建檔、歸檔、合理開發與利用是一個滾動發展、循序漸進的過程，需要學校上至領導下至各處室、各教學點、各教職工的共同支持和配合。如果大家都有強烈的檔案意識，能自覺積極、主動地將在教學及教學管理過程中形成的文件材料按時上交歸檔，就為管好用好教學檔案打下良好的基礎。
2、檔案管理人員必須加強自身修養， 不斷提高自身業務水平。隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整，檔案管理人員要努力成為新型的復合型人才： 一方面， 熟悉檔案業務工作的各個環節和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法；另一方面， 能掌握檔案網絡化的新知識，熟練運用計算機技術， 并將之運用到實際的檔案管理工作中去；再一方面， 不僅懂得社會科學知識， 而且懂得自然科學知識， 既具有較高的人文素養， 又具有較高的創新意識和能力。這是檔案管理工作本身的需要， 也是時代、社會發展對檔案管理工作從業人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都要朝著這一目標而努力。
【參考文獻】
馮惠玲、張緝哲主編：《檔案學概論》，北京：中國人民大學出版社，2001年。
孔月吹：《成人高校檔案管理存在的主要問題及對策》，《成人教育》，2002年，第189期。
關鍵詞新形勢；檔案管理；規范化對策
目前中國處在新時代背景下，現代化信息技術普遍運用于社會的生產和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F代化信息技術給檔案管理工作帶來發展新機遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的規范化，這是值得我們研究的重大目標。
1在新形勢下檔案規范化管理遇到的問題
在新形勢下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時也遇到了一系列的挑戰性問題，導致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應我國檔案事業改革發展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢下，檔案管理工作的內容比較多，具有一定的復雜性，對檔案管理者有了更嚴格的要求。加強檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規范化具有重大的意義。但是據了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識到規范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應現代化檔案管理工作的要求，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。以此同時，大部分企業比較重企業經濟效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責任心不強，并缺少健康進取思想，檔案管理工作達不到新形勢創新的要求，經常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規范化的發展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會和經濟飛快的發展，促進了國內多數企業的發展，企業的管理制度逐步的健全。然而關于企業檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規范性，并且檔案管理工作在落實的時候不規范；相關資料顯示，目前有部分企業尚未針對已有的檔案管理制度進行創新，不符合在新形勢下檔案管理和運用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導致檔案管理工作，發生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實現規范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國的計算機技術、互聯網技術、現代化信息技術都得到飛速的發展，這些高科技廣泛運用于人們的工作和生活中，在促進社會發展中起到重要的作用。通過將先進的技術應用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現階段技術和管理有效地結合，仍然存在缺陷，還沒有創建網絡管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導致檔案缺乏完整性和準確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質量和效率，還沒有構成檔案和現代化技術結合的關系。具體的來說，目前國內的網絡化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業，由于受到了人為或外因素的影響，大多數企業還沒有將先進的信息化技術應用到檔案管理中，難以使信息化技術起到突出的作用，導致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規范化程度待提高，致使檔案管理工作產生低效化以及低質量現象，不利于企業良好的發展。
1.4檔案管理員素質參差不齊
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規范化和信息化，所以對檔案管理員，有了更嚴格的要求。不僅要檔案管理員具備專業化知識，還要求掌握現代化技術。但是現階段檔案管理員的素質參差不齊，有部分專業化程度較低，特別是計算機的應用和先進管理軟件的應用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認識，并且檔案管理人員缺少培訓，知識和技能難更新，導致有部分檔案管理者無法突破傳統管理模式的束縛，從而不能很好地適應信息化和規范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢下檔案管理工作規范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規范化
對于檔案單位的領導者而言，他們應及時更新理念，充分地認識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領導者要明白檔案規范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規范化檔案管理的人力、設備以及財力等資源，從而為企業更好更快的發展打下堅實的基礎，幫助企業獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領導者，不僅要重視檔案管理工作的規范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運作時間長，經常要維修、并且較落后的計算機，有必要進行淘汰掉，對計算機進行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內部，還可以設立維修部門，招收具備專業化計算機知識和技能的人員，定期對計算機設備展開檢修和保養，對軟件實時更新、對病毒進行查殺，以此保證檔案管理工作更加規范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經常產生諸多的問題，少不了相關規章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構建完善的檔案管理體系，還應當針對現有的檔案管理制度進行創新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補制度存在的一些不足之處，本質上改善檔案管理工作的質量。首先是細節方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數量大，所以檔案的數量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應當健全細節管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉移處理工作等。在進行每一項工作的時候，都需求進行具體的記錄，而且將相關的責任落實到負責人，讓檔案管理員清晰自己的職責，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經獲得了廣大人們群眾的關注，不論是哪一個方面發生了問題，必然會構成一定的影響。只有對檔案管理制度進行階段性更新和改革，對制度內容結構加大優化和彌補力度，才可以確保檔案管理工作的規范化開展，實現有據可依的目的，最后創造出很高的社會價值。
2.3優化檔案管理的方法和技術
在新形勢下，企業檔案管理工作加快了發展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統一的紙制檔案資料，要想實現檔案規范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰。首先要加強現代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發出符合企業實際需求的信息化和現代化檔案管理系統，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統建設，對于電子檔案系統進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應當擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機里面，進而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據類型和時間實施歸檔好，還應當創建專業的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節約人力的時間的投入，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。
2.4培養檔案管理者的素質
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規范化。由于檔案管理工作的內容比較多，信息量比較大，管理具有復雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質。但是據了解，目前企業檔案管理工作人員的素質良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達到相關崗位的要求，特別是不擅長運用信息化技術。所以說，有必要培養檔案管理者的整體素質，企業可以了解市場環境，結合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓計劃，并且針對性加強培訓教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運用信息化技術的水平，并且規范檔案管理員的行為，增強他們的責任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規范化進行。
3總結
在新形勢下，企業的檔案管理工作獲得了一定的發展機遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰。傳統的檔案管理模式，已經不能適應信息化和現代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結合企業的實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養工作，從而推動檔案管理工作的規范化。
參考文獻
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1.1完整性要求維護醫院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。
1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。
1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。
1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。
2醫院檔案管理工作的特點
醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:
2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。
2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。
2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。[3醫院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。
4結論
檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。
參考文獻
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一、現階段中職學校檔案管理工作中存在的問題
1.對檔案管理重要性認識不足。檔案涵蓋內容較多，通過檔案管理水平就可以了解學校發展狀況。但實際上很多中職學校并不能認識到這一點，并認為學校與政府機關不同，檔案管理不必過于重視，只要檔案不被損壞即可。這些都與其沒有認識檔案管理重要性有很大關系，這樣就導致檔案管理出現了經費不足、管理不科學的情況。
2.相關工作人員專業水平差。由于對檔案管理重要性認識不足，使得很多中職學校并沒有專門的檔案管理人員，即便有，這些工作人員的專業水平也很差，難以獨立承擔檔案管理工作。很多檔案管理者所學專業也不是檔案管理，接受崗前培訓的更是少之又少，他們不僅專業水平差，更不了解基本檔案知識，無法完成檔案分類、歸檔與整理等工作，這樣就使檔案管理缺乏規范性。
3.管理方式落后。由于傳統管理思想影響較深，很多中職學校依然在采用原有管理方式，導致檔案管理工作與新時期要求不符。部分學校還存在手工填寫檔案的形式，即便歸檔后也要由管理人員進行再次加工，這樣不僅增加了相關工作人員的工作量，還降低了檔案真實性，致使檔案利用價值大大下降。
4.檔案收集不完整。檔案收集不完整、質量不達標也是中職學校檔案管理中常見問題，究其原因主要與管理人員流動性大有關。管理人員的更換很容易使管理工作脫節，檔案信息也容易丟失。再加上部分工作人員不重視檔案管理，對于檔案資料的收集與整理也不用心，經常出現重要資料被當做無用資料被處理的情況，這樣就很容易使檔案資料出現不完整現象。
二、新時期中職學校方案管理工作的優化對策
1.對檔案管理工作有新的認識。要做好新時期中職學校檔案管理工作，最關鍵的就是要求相關工作人員對檔案管理工作有新的認識，不斷用新理念與新行為強化自己。如相關工作人員應通過學習了解檔案管理的重要性，并用新思想、新理念開創新路徑，根據學校實際情況建立可行規章制度。中職學校管理者也要經常在會議上強調檔案管理的重要性，要求相關人員細心工作，發現問題及時上報，采取有效措施加以解決，只有這樣才能是做好新時期檔案管理工作，促進中職教育改革。
2.不斷提高相關工作人員的素質。工作人員素質高低將直接影響到管理水平。首先，增加檔案管理人員數量，提升對從業人員質量的要求，所有從業者都要具有檔案管理經驗，最好為檔案管理專業畢業。其次，重視檔案管理軟件培訓工作，要求所有人員通過考核才能上崗工作，確保其專業技能熟練。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守規章制度，是否做到檔案保密等。
3.規范檔案管理建設。為使檔案管理建設更顯規范化，首先，應重視現代化的融入，認識中職學校檔案管理的重要性，將其看做是學校寶貴資源。其次，所有工作都要做到與時俱進，構建完善、科學的管理機制，保證檔案管理能夠與現代社會發展要求相一致。最后，應用現代檔案管理軟件等辦公設備，無論是檔案歸檔還是查詢都要實現現代化，只有這樣才能提高檔案管理水平。
關鍵詞：學校檔案管理 信息化建設 檔案管理質量
學校的檔案是學校成長的歷史記錄，同時也是對于全校師生工作及學習情況的記載。檔案管理在教學管理中占有十分重要的意義。同時，學校檔案管理具有很強的現實性和時代性，因此學校檔案管理與信息化建設是密不可分的，其信息化建設必須順應時展的要求。但當前檔案管理信息化建設工作中存在很多問題，加強對其的管理是學校建設的必然要求。
一、學校檔案管理信息化建設工作中存在的問題
（一）檔案管理人員素質偏低
從目前來看，學校檔案管理部門缺乏現代高技術人才，其中最缺乏的是檔案、信息處理的復合型人才，人才的缺乏阻礙了學校檔案管理信息化的建設，同時也阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。在檔案管理部門，檔案管理人員的素質比較低下，既真正檔案管理，又懂得檔案管理信息化建設的人才少之又少。另外，還有的管理人員并非檔案管理的專業人員，他們對檔案管理沒有發揮作用。這種現狀無疑對檔案管理的信息化建設產生了很大的制約作用。在這種情況下，即使引進了現代化設備，也不能充分發揮作用，更淡不上檔案信息電子化了。因此學校檔案管理人員素質成為制約先進技術應用的重要因素。
（二）學校軟硬件設施不足，基礎設施較差
現在很多學校檔案管理基礎設施較差，這主要是由于學校檔案管理這一體系沒有得到我國教育政府的高度重視，他們所投入的經費不夠完善相應的設施，目前在我國還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄的檔案系統，檔案信息系統和網絡建設的形式各行其是，這種檔案信息管理系統和計算機系統的規范性、服務性、開發性較差，根本無法滿足資源共享的要求，很多檔案管理部門使用的計算機軟件不一樣，規格各異，缺乏通用性，況且，目前也沒有一個能夠統一文件檢索和可用于檔案信息管理的計算機管理軟件，這種兩者之間的不協調影響了電腦完成學校檔案管理的工作，制約了學校檔案管理信息化的發展。
（三）學校領導對于檔案管理信息化建設重視程度不夠
在學校檔案管理的信息化建設上，相對來說領導對于檔案管理信息化建設重視程度不夠。在以經濟建設為中心的今天，很多檔案管理人員沒有充分的認識到檔案管理的信息化建設的重要性。因此在檔案管理中他們沒有將信息化建設作為重點來抓，學校的教學管理部門即使認識到這個問題，但卻忽略了檔案管理信息化是始終貫穿于整個檔案管理工作的，他們還處于盲目的階段，沒有建立起完善的領導決策機構，也沒有制定總體管理規劃，形成了思想落后的管理模式。同時有很多工作還停留在繁瑣、復雜、混亂的境況中，不能充分利用現有的信息化技術，也沒有形成一套科學化的管理機制，很多檔案管理人員信息化建設的觀念滯后，他們還停留在傳統的檔案管理模式中，依照原來的教學管理理論和方法，用陳舊的管理理念對檔案進行信息的管理，同時也因為他們缺乏經驗的交流、總結和協作，使管理人員對于更新信息化建設的理念更加無從談起。
二、如何做好檔案信息化建設工作
（一）加強學校檔案管理隊伍的建設
當今國際競爭日益激烈，經濟全球化也日益明顯。隨著信息化的發展，使得我們已經處在一個信息空前豐富的時代，這個時代要求每一位學校檔案管理人員必須懂得檔案管理的思想，在管理過程中必須掌握科學的管理方法，具有管理經驗和創新能力，熟練掌握各種基本網絡技術的檔案管理信息系統，成為技術型、復合型、創新型的高素質檔案管理人員。同時檔案管理人員除了不斷提高自己的專業水平之外，還要運用信息技術，樹立終生的信息化建設意識。使檔案管理人員能夠掌握先進的硬軟件設施，不斷更新的軟、硬件系統，提高自己綜合素質和專業水平，并使其更好地為檔案管理服務，提高檔案管理效果，優化檔案管理方式，從而反作用于檔案管理管理的信息化建設。同時在檔案管理信息化建設中，還應樹立檔案工作系統意識、檔案工作信息意識、檔案工作法律意識、改革意識、開放意識、科技意識識等一系列全新的觀念，實現檔案信息資源開發工作的觀念創新。
（二）加大對學校檔案管理系統方面的投入
加大對學校檔案管理系統方面的投入要從實際情況出發，就要以發展的眼光看檔案管理系統。加大對其的投入，首先要從資金上，因為在日常的系統維護中，由于系統的特點，許多問題常常是廣大檔案管理人員無法解決的，需要軟件開發公司的技術員來解決，這樣造成的維護費會比較高。另外，檔案管理系統對于服務器硬件要求也是比較高的，所以檔案管理信息化需要比較大的資金投入，檔案管理人員要力爭國家的財政每年都要有固定的經費投放到檔案信息化建設中，要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。作為上級檔案主管部門，要與相關部門溝通協商，共同提出解決辦法，在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設得到更快的發展。其次，要加強檔案管理系統的后期個性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善學校的檔案管理信息體系
檔案信息化建設的任務，就是在通過對影響檔案管理的各因素出發，加強管理，不斷的改進方法，保證人才培養質量目標的實現。因此，在學校檔案信息化建設的任務中，必須積極完善科技檔案信息體系，要改變傳統的信息化管理模式，創新管理模式，順應學校檔案的時代性和現實性，對學校檔案信息化工作進行全面的管理，這已經成為學校檔案信息化發展的客觀要求。
總之，加強學校檔案信息化建設是一項可持續發展的工程，加強信息化建設，首先要認識到該過程中存在的問題，針對這些問題從各個方面出發，采取有效的方法多管齊下，提高學校檔案信息化建設的有效性和可行性，確保工作的順利進行。
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關鍵詞：石油單位；人事檔案；管理；創新；探究
隨著國民經濟的迅速發展，石油企業得到較快的發展。石油單位的管理知識不斷更新，管理手段逐步國際化，使得我國石油單位對管理人才提出了更高的要求。本文即將分析石油單位人事管理方面存在的弊端，進一步提出創新研究策略，促進石油企業管理水平的極大提升。
一、石油單位人事檔案管理存在的弊端
1.認識存在偏差
人事檔案管理屬于石油單位人力資源管理的重要組成部分，有些企業對其重視力度不夠。由于受到傳統管理觀念的影響，部分石油單位認為人事檔案管理需要投入大量的時間和精力，而沒有任何收益。這樣，人事檔案管理工作進入靜止的狀態。與此同時，有些石油單位缺乏專業性的人事檔案管理者，存在人事部門人員身兼多職的現象。對于人事檔案管理，一般用來保存或者查閱，檔案通常處于無人管理或者無任問津的狀況。以上這些現象說明，石油單位對人事檔案管理工作缺乏重視。
2.管理體制不夠健全
通過調查分析，大部分的石油單位在人事檔案管理制度方面，幾乎處于一成不變的狀態。例如：當錄用了新的員工，將其檔案轉進來并進行儲存，平常需要時就調出來閱覽，一旦員工辭職之后，就會將其檔案轉出，員工對于檔案沒有任何的管理權。這樣強化的制度，導致在員工離職時，有些企業為了留住員工而強制性扣留其檔案，使得員工與企業之間難以和諧，非常不利于企業的發展。
3.職工能力參差不齊
由于職工缺乏專業的檔案管理知識及技術操作能力，容易導致檔案不及時歸檔的現象產生，對同一個問題的檔案信息反饋慢，缺乏連續性，檔案信息不具有連續性與時效性，也就缺失了檔案本身的價值。同時，因為缺乏先進的理論指導或者法律法規約束，我國當前的石油單位人事檔案管理理論仍然存在滯后性，難以達到國際水準，導致人事檔案管理工作變成無源之水，引發了諸多問題。例如：石油企業變更產權后，檔案的流向問題、石油單位人事檔案的法律地位問題等。
二、石油單位人事檔案管理創新研究策略
1.加強檔案管理意識
石油單位想要提高人事檔案管理工作的效率，首先加快石油單位人事檔案管理觀念的轉變，深刻意識到人事檔案管理工作的重要性，增強檔案管理人員的責任心及事業心。其次，樹立人事檔案管理在石油單位發展中的地位，并且宣傳人事檔案管理工作的必要性。最后，在人事檔案管理中做好規范性，確保人事檔案信息的全面性，更好的為石油單位的發展服務。
2.創建完善的管理機制
在石油單位的人事檔案管理中，針對滯后且制約企業管理的機制務必擯棄及改革。通過不斷更新和健全石油單位的人事檔案管理模式。有利于石油單位人事檔案管理的創新研究。在人事檔案管理中，要強調科學化、數字化，不僅要在調閱檔案時做到精準性，迅速的定位，而且要在調離檔案過程中，做到嚴謹性及合理科學性。所以說，構建科學完善的人事檔案管理制度，具有重大的作用。完善的管理制度有利于提升人事檔案管理工作的效率，最大化體現檔案的價值，提高石油企業管理的水平。除此之外，石油單位可以構建一個有效運行的信息管理體系，便于每個部門可以快速使用檔案信息，也方便檔案相關工作人員進行管理，在整個石油企業運行系統中切實達到無障礙資源共享目標。再者，比較完善的管理制度在建立并投入使用中，就應要求石油單位每位員工各司其職，明確崗位責任，保證每個部門之間緊密配合協調，實現檔案信息系統更加安全高效運行。
3.培養檔案管理人員的綜合能力
石油單位人事檔案信息量龐大，這就要求檔案管理工作者具備良好的綜合能力。因此，石油企業要注重人事檔案管理者的培訓工作，定期因地制宜來創建科學合理性的培訓活動，以此來有效培養企業人事檔案管理者的綜合素質。同時石油單位還要加大人事檔案管理部門的建設投入資金，加強硬件與軟件建設，保證人事檔案管理工作多項設備有效分配，為人事檔案管理工作效率的提高打下堅實的基礎。作為檔案管理人員，則要積極學習檔案管理專業理論知識，提升自身的職業綜合素養，提高檔案管理工作的效率。當然，單憑學習檔案專業知識是遠遠不夠的，要想成為一個合格的檔案管理工作者，還應熟練掌握計算機的操作技能。這就要求石油單位組織檔案管理者，參與計算機培訓考試，加強職工的科學技術教育，進而使得職工能夠充分運用先進的信息系統，來進行人事檔案管理工作。這就要求企業強化人事檔案的信息網絡化建設。在人們的生產生活中，網絡信息技術的廣泛運用給人們帶來了方便，石油企業應將信息網絡化作為人事檔案管理的發展方向。例如，目前諸多石油單位在人事檔案管理中，都配置了電腦及數字化設備，通過對其充分的利用，有效的提升了石油企業的管理水平。有些企業運用科學網絡化的管理模式，來不斷補充和健全文字式檔案具有的漏洞。通過這樣不但便于檔案的日常管理、查閱以及完善，同時企業還構建人才資料儲存庫，這樣人事檔案信息資源得到有效優化，檔案的利用率不斷提高。
三、總結
時代的進步及社會的飛快發展，對于人事檔案管理工作要求越來越高。只有將人事檔案管理工作做到與時俱進，不斷改革創新，才能適應新時期企業發展的要求，才能更好的為石油企業生產各個環節服務。但是，目前我國石油單位人事檔案管理工作中還存在缺陷，企業還要加大人事檔案管理的革新力度，使其更好的為社會和企業的經濟發展作出貢獻！
參考文獻
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關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析
醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。
1 醫院檔案管理的發展現狀
醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的?，F在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。
再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。
2 醫院檔案管理規范化可行性的分析
2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理
醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。
2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系
傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。
有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。
2.3 科技的運用使管理更加方便
傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。
2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費
由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。
3 結論
在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。
參考文獻
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；現代化；路徑探討
在現代信息社會的背景下，事業單位檔案是社會公益事業的寶貴資源，發揮出事業單位檔案的實用價值對促進社會事業發展有重要的意義。但是事業單位傳統的檔案管理方式還存在著問題，需要采用有效措施予以解決。本文在分析事業單位檔案管理問題的基礎上，探討檔案管理現代化的路徑。
一、事業單位檔案管理的主要問題
（一）缺乏科學的檔案管理制度。當前事業單位檔案管理存在的主要問題就是沒能建立起適應現代檔案管理工作需要的制度。這不僅影響檔案使用效率，而且影響事業單位檔案質量。首先，沒能建立起符合現代信息化社會需要的檔案管理模式，檔案管理工作制作標準不規范、不統一，事業單位檔案管理方式方法隨意，浪費查詢時間且工作成本較高。其次，檔案管理在收集、保護、借閱方面缺乏嚴格的管理制度，制約了檔案作用的發揮，沒能為事業單位和公益事業的開展起到有效的助推作用。第三，檔案管理制度執行的較為松散，制度執行普遍停留在表面，嚴重降低了檔案管理工作的可靠性。（二）檔案利用率相對較低。事業單位檔案利用率相對較低，目前還沒有實現事業單位檔案的向社會免費開放，檔案管理、查閱、使用和指導作用沒能有效地發揮出來，嚴重地浪費了檔案資源。首先，事業單位檔案的查閱程序較為煩瑣，需要大量的申請和長時間等待才能查閱到相關檔案，沒能體現出信息傳遞的有效性和時效性。其次，檔案檢索工作較為落后，事業單位檔案管理仍以紙制檔案為主，沒能體現出信息技術在檔案查閱中的實際作用，缺乏科學現代化的信息檢索工具，影響了事業單位檔案的作用效率。第三，事業單位檔案沒能在經濟社會發展建設中貢獻力量，大量珍貴的社會信息被淹沒在檔案當中，事業單位沒能有效地對檔案信息進行開發利用。
二、檔案管理現代化的基本要求
（一）無紙化管理?，F代化的檔案管理具有鮮明的時代特點，充分反映了現代信息技術的蓬勃發展趨勢，要求檔案管理工作與現代社會接軌，與現代信息傳遞方式接軌。首先，檔案管理要求有效運用計算機技術，實現檔案的多媒介形式保存，可以提供文字、圖處、視頻等多種形式的檔案信息資源。其次，現代檔案管理與保存更依賴互聯網技術，紙制檔案慢慢退出歷史舞臺，文字存儲無紙化是檔案管理的主要發展方向，力求發揮出無紙信息的快捷性優勢。第三，把檔案資源以鏈接形式融入互聯網當中，形成虛擬化的檔案管理，這將成為未來檔案管理發展的主流趨勢。（二）數字化管理?，F代數字化的數據處理方式意味著信息質量的大幅提升。提高檔案管理工作的質量同樣需要引進數字化的概念。首先，要求檔案管理借助標準化的管理方式對基礎檔案進行加工制作，使原始檔案符合數字化傳輸的基本要求。其次，強調運用現代攝影技術把檔案制作成可以高效傳播的數碼資料，微縮技術、數碼技術、電子檔案技術成為時代對檔案管理的主流方式。第三，現代檔案管理工作追求的數據壓縮技術將最終取代傳統的檔案管理方式，同時有效避免了檔案被蛀蝕等傳統管理時代的問題。三、事業單位檔案管理的現代路徑（一）創新檔案管理理念。事業單位受到技術、資源和經費等種種條件的制約，使事業單位檔案管理現代化的步伐發展的較為緩慢。為了能夠加快事業單位檔案管理的現代化步伐，需要事業單位圍繞實際情況制訂科學的檔案管理工作發展規劃。首先，明確事業單位檔案管理的近期與遠期發展規劃目標和工作步驟，在全面審視現實水平的基礎上，制訂出科學且符合實際的發展規劃。其次，根據事業單位的實際情況，圍繞檔案管理工作法律法規，制訂本單位的檔案管理工作制度，在工作制度中要體現出現代化的管理方式方法。（二）使用現代化管理方法。實現事業單位檔案管理工作的現代化目標，就必須長期堅持貫徹使用現代化的管理方法，力求日常管理操作上全面實現檔案管理的現代化目標。首先，建立符合現代檔案管理工作需要的事業單位檔案管理工作操作標準，提升事業單位基礎檔案的制作質量，使事業單位檔案更符合現代化的要求，為迎接信息時代的到來，做好基礎性的準備工作。其次，利用信息技術手段全面提高事業單位檔案管理服務工作的效率，同時加強檔案管理的安全性、可靠性和真實性，加強電子檔案的糾錯能力，提高對事業單位檔案的保護力度，為發揮事業檔案單位作用做好準備。（三）提升檔案服務工作水平。以開放促進服務水平的提高，以開放促進檔案管理現代化工作的不斷前進，只有實現事業單位檔案向公眾免費開放，才能加快事業單位檔案管理的現代化步伐。首先，提出事業單位檔案向社會開放的基本要求，在上級主管部門的主持下，加快推進事業單位的開放力度和開放水平，完善事業單位檔案免費開放的具體措施。其次，普及提高事業單位信息化水平，全面提高事業單位檔案電子化的應用，力求發揮出電子檔案的優勢，在配齊基礎設備的基礎上，由地方檔案部門主持通用的基礎性事業單位檔案管理軟件系統，不斷促進事業單位檔案管理信息化。
三、結束語
檔案管理現代化是時代對事業單位提出的新要求，也是事業單位應對未來工作的重要使命。只有不斷的改進檔案管理的方法和手段，逐步引進先進的檔案管理設備和人才，加強對檔案管理操作辦法的全面改革，才能發揮出基層事業單位檔案的作用，使事業單位檔案管理跟上時代步伐。
作者:周霞 單位:山東省泰安市供銷培訓中心
【參考文獻】
1 對事業單位檔案管理工作進行優化的必要性
1.1 順應時展的潮流的需要
人力資源管理是事業單位檔案管理工作中的重要一部分，在新時期，事業單位的檔案管理工作可以在很大程度上體現其人力資源的管理狀況和人員的素質。尤其是在信息技術得到廣泛應用的時代背景下，很多機構和單位都實現了信息技術的覆蓋，事業單位的檔案管理工作也不能停滯不前，要順應時展的潮流和趨勢，充分借助信息化的勢力，不斷優化檔案管理工作，提升檔案資源管理的信息化水平，同時也能提升事業單位的人力資源管理水平。
1.2 推動事業單位進一步發展的要求
檔案管理工作是事業單位日常工作的重要組成部分，檔案管理可以為事業單位的發展提供各種信息和數據資源的支撐。在當前，很多事業單位已經在日常的管理工作中引入了管理信息系統，基本實現了管理工作的信息化，這對事業單位的檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理部門要不斷優化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進一步充實檔案部門的服務功能，能夠滿足事業單位對信息資源篩選、分析、匯總等要求，推動事業單位的進一步發展。
1.3 提升檔案管理工作成效的需求
事業單位的檔案管理工作涉及到對大量歷史資料、數據資料的整理和歸納，并且隨著時間的推移和事業單位業務的積累，各種歷史資料和數據資料的數量是非常龐大的。如果還是按照傳統的檔案管理方法，那么進行信息和資料的查找和分析時工作量會特別大，不僅效率低下，還難以對工作的質量提出保證。因此，及時優化檔案的管理工作對于提升檔案管理的質量，以及為事業單位提供科學有效的信息資源是非常有用的。
2 當前事業單位在檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理制度不夠科學規范
很多事業單位在檔案管理方面重視不足，沒有安排專人進行負責，沒有制定科學合理的管理制度。這樣首先使得檔案管理部門在日常的檔案管理中缺乏明確的制度規范，在資料的匯總和歸納方面難以按照統一的規范和流程進行操作，進而會導致各種資料的混亂，影響事業單位對各種檔案資源的正常使用。同時，檔案管理部門長期處于一個邊緣化的位置，沒有對其進行專門的管理，也沒有?x予其足夠的重視，會嚴重影響檔案管理人員工作的熱情和積極性，使他們逐漸對檔案管理工作開始敷衍，進而影響事業單位檔案資源的質量。
2.2 檔案管理人員的素質和水平不高
由于事業單位的性質以及檔案管理工作本身所具有的流程多、要求嚴格和比較枯燥繁瑣等特點，檔案管理人員必須具備很強的責任意識、認真負責的工作態度和嚴謹踏實的工作作風。并且隨著事業單位的管理工作逐步邁入了信息化的大門，檔案管理人員還必須逐步提升自身應用計算機系統的技術和水平，以滿足實際工作的需要。但是很多事業單位往往沒有對檔案管理工作予以足夠的重視，在招聘檔案管理人員時的考核力度不夠，而且人員更換的比較頻繁。加之部分檔案管理人員缺乏責任意識，在工作時敷衍了事，或者對檔案管理的各項內容和要求都不夠明確，沒有按照要求對各項信息與資源進行記錄與保存。這些都體現了人員因素對于檔案管理工作質量的影響，如果不能保證檔案管理人員的素質和水平合格，就很難實現事業單位檔案管理工作的有序發展。
2.3 檔案資源的管理系統落后
信息技術的廣泛應用給各行各業的發展注入了新的生機與活力，能夠更充分地調動發展的潛力。隨著信息化的普及以及事業單位的發展，信息技術在事業單位管理中的應用是一個必然的趨勢。目前，已經有部分事業單位認識到了信息化所帶來的便捷和機遇，逐步將信息化的管理系統引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事業單位固守傳統的管理方法，在檔案的管理工作中沒有實現信息化，限制了檔案管理工作的效率和質量的提升。
3 對事業單位檔案管理工作進行優化的策略
3.1 逐步完善檔案管理制度
首先，事業單位應該充分認識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理部門的日常工作予以足夠的重視，設置專門人員對檔案管理工作的質量和情況進行管理和監督。然后，要根據事業單位的實際情況以及對檔案資源的使用需求來進一步明確檔案管理的各種規范和要求，針對不同種類的數據和資料制定具體詳細的要求，為檔案管理人員的工作提供行為規范。同時，要注重不斷提升檔案管理人員工作的積極性和創造性，明確責任，引導其嚴格遵守各項檔案管理工作的規范，不斷提升檔案管理工作的質量和水平。
3.2 加強對檔案管理人員的教育和培訓
可以說，檔案管理人員的素質和水平直接影響著檔案管理工作的質量，影響著各種檔案資料和數據的科學性和準確性。因此，為了減少因管理人員素質和水平不足而給檔案管理工作帶來的限制，事業單位要在實際管理中注重提升檔案管理人員的素質和水平。一方面，事業單位在招聘人才時要加大考核力度，引入一些經驗豐富、能力較強的檔案管理人員。另一方面，要不定期地對檔案管理人員進行教育和培訓，不斷提升其工作能力和職業道德觀念，逐步提升檔案管理人員隊伍的整體素養和水平。
3.3 實現檔案管理工作的信息化
事業單位要緊隨信息化的時代潮流，將信息化的管理技術引入到日常的管理工作中，加強信息化建設，逐步提升檔案管理工作的信息化水平。同時，要注重對信息化人才的培養，逐步實現檔案資源由紙質化變為數字化和信息化，這樣不僅能夠提升檔案管理工作的效率和質量，還能夠為事業單位的工作人員提供獲取數據和資源的便捷渠道，進一步擴展檔案管理工作的職能。
