時(shí)間：2023-05-29 18:19:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案保密制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。
二、對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無(wú)關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。
五、利用者對(duì)所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場(chǎng)所。
六、對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售。
七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
xx市檔案局檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非本室工作人員不得入內(nèi)。
二、保管檔案必須有專用庫(kù)房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。
三、檔案進(jìn)出庫(kù)房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫(kù)，庫(kù)存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
四、檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的措施。
五、對(duì)新接收入庫(kù)檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。
七、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。
八、每學(xué)期結(jié)束前，要對(duì)案卷進(jìn)行總清點(diǎn)，檢查帳、卡、物是否相符。
關(guān)鍵詞：信息公開環(huán)境；檔案信息；保密
從宏觀上來(lái)說(shuō)，我國(guó)的檔案管理工作經(jīng)歷了從封閉到開放、從人治到法治、從重視保管到重視服務(wù)、從傳統(tǒng)到向現(xiàn)代的管理模式的轉(zhuǎn)變。而這些轉(zhuǎn)變，都是針對(duì)國(guó)家、政府等檔案來(lái)說(shuō)的。對(duì)于企業(yè)之間、個(gè)人之間的檔案信息保密工作，目前依然處于較為封閉的狀態(tài)，這也是現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。但無(wú)論是國(guó)家、政府還是企業(yè)、個(gè)人的檔案，即使處于較為開放的狀態(tài)，也要在一定程度上遵循保密條例，對(duì)于不該泄露的信息要有非常強(qiáng)的保密意識(shí)，保守國(guó)家及合作對(duì)象的各項(xiàng)機(jī)密。
一、目前信息公開環(huán)境下檔案信息保密工作存在的問題
目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為開放，信息公開力度較大。加之相應(yīng)的保密機(jī)制不完善等，使得檔案信息保密工作出現(xiàn)了一系列問題。
1.保密制度不健全
目前在我國(guó)的檔案信息保密工作中，相關(guān)保密制度還不夠健全，管理也不夠規(guī)范。具體表現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部就是企業(yè)并沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況建立起一套系統(tǒng)的保密制度，沒有對(duì)保密工作的各種規(guī)則進(jìn)行規(guī)定，導(dǎo)致員工的行為無(wú)法得到有效的規(guī)范。而且在管理方面也存在疏漏，從而導(dǎo)致泄密事件的發(fā)生。
2.保密意識(shí)不強(qiáng)烈
保密意識(shí)的強(qiáng)弱決定了能否對(duì)檔案信息進(jìn)行徹底保密。目前我國(guó)很多企事業(yè)單位的工作人員保密觀念薄弱，保密意識(shí)淡漠，導(dǎo)致對(duì)客戶的基本信息以及其他需要保密的信息隨意泄露，結(jié)果不但破壞了雙方的合作關(guān)系，還對(duì)己方的經(jīng)濟(jì)利益及信譽(yù)造成了不良影響，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。3.對(duì)信息泄露責(zé)任追究方面的相關(guān)規(guī)定不明確使得信息泄露頻發(fā)的一個(gè)重要原因，是對(duì)信息泄露責(zé)任追究方面的相關(guān)規(guī)定不明確。由于沒有明確的追責(zé)辦法或追責(zé)辦法，無(wú)法對(duì)泄密事件的影響進(jìn)行徹底消除，而且對(duì)責(zé)任人的處理也采取最基本的方式，例如辭退等等，卻沒有對(duì)其信譽(yù)等問題進(jìn)行公開，也沒有使用輿論的力量對(duì)其進(jìn)行譴責(zé)等等，使得處理結(jié)果無(wú)法對(duì)泄密責(zé)任人起到制約作用。
二、信息公開環(huán)境下檔案信息保密的重要性和必要性
1.檔案信息保密的重要性
在信息公開環(huán)境下，檔案信息保密的重要性主要體現(xiàn)在：一方面，對(duì)客戶的檔案信息進(jìn)行保密，能夠使客戶對(duì)企業(yè)更加信任，雙方的合作關(guān)系更加穩(wěn)定，以此來(lái)促進(jìn)雙方的互利共贏。另一方面，在信息傳播速度非常快的當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)很好地對(duì)客戶信息進(jìn)行保密，能夠?yàn)槠髽I(yè)樹立良好的信譽(yù)和企業(yè)形象，從而使更多的企業(yè)有意向與本企業(yè)進(jìn)行合作，而且合作對(duì)象會(huì)越來(lái)越多，從而促使本企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
2.檔案信息保密的必要性
在信息公開環(huán)境下，檔案信息保密的必要性主要體現(xiàn)在：一方面，檔案信息屬于企業(yè)的機(jī)密，也是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。它對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義，因此對(duì)其進(jìn)行保密是非常必要的。另一方面，在信息公開環(huán)境下，極易發(fā)生信息泄露事件。一旦信息泄露，企業(yè)所具有的競(jìng)爭(zhēng)力就會(huì)下降。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的今天，競(jìng)爭(zhēng)力下降可能就意味著企業(yè)將要面臨“被吃掉”的命運(yùn)。因此必須對(duì)信息進(jìn)行保密。
三、促進(jìn)信息公開環(huán)境下檔案信息保密工作的有效途徑
1.不斷建立健全相應(yīng)的檔案信息保密制度
一方面，根據(jù)我國(guó)《保密法》的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本企業(yè)的具體特點(diǎn)和實(shí)際狀況，以及各項(xiàng)相關(guān)制度，制定出與本企業(yè)的發(fā)展相契合的保密制度，使之更好地為本企業(yè)的保密工作服務(wù)。制度中應(yīng)該包括對(duì)保密工作的內(nèi)涵、重要性、必要性、專門針對(duì)本企業(yè)所制定的條款以及貫徹落實(shí)的基本措施等等。另一方面，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)不斷對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。隨著企業(yè)新業(yè)務(wù)的不斷拓展以及新項(xiàng)目的不斷推出，關(guān)于保密的范圍等等可能會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化，因此應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，以便對(duì)員工的行為進(jìn)行約束和規(guī)范。
2.不斷強(qiáng)化工作人員的保密意識(shí)
總體來(lái)說(shuō)，不斷強(qiáng)化工作人員的保密意識(shí)，就是不斷加強(qiáng)對(duì)工作人員保密意識(shí)的教育工作。具體來(lái)說(shuō)，一方面，以座談會(huì)的形式對(duì)員工進(jìn)行教育，使其暢所欲言地表達(dá)自身對(duì)保密工作的意見和看法，并組織專門的討論環(huán)節(jié)，加強(qiáng)員工對(duì)保密重要性和必要性的認(rèn)識(shí)。另一方面，組織員工進(jìn)行相關(guān)案例的學(xué)習(xí)，并對(duì)因保密意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致的無(wú)意或有意的信息泄露及其嚴(yán)重后果進(jìn)行討論，使員工能夠深刻認(rèn)識(shí)到其中利弊。
3.建立明確的檔案信息泄露追責(zé)制
企業(yè)要建立明確的檔案信息泄露追責(zé)制，并對(duì)其具體的貫徹落實(shí)程度及效果進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)，這是對(duì)員工的行為進(jìn)行制約的有效方法。具體來(lái)說(shuō)，在追責(zé)制中可對(duì)員工有意及無(wú)意泄露信息進(jìn)行區(qū)分，并做出不同的處理結(jié)果。對(duì)于故意泄露檔案信息者，可加大對(duì)其處罰的力度，例如首次發(fā)生時(shí)只做扣除工資或警告處理，但后面繼續(xù)發(fā)生者無(wú)論情節(jié)是否嚴(yán)重，都對(duì)其信譽(yù)度進(jìn)行公開，使其很多經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都受到限制，從而對(duì)信息泄露行為進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在信息公開環(huán)境下，檔案信息泄露發(fā)生的可能性較大。此時(shí)就需要工作人員具有較強(qiáng)的保密意識(shí)和信念，對(duì)客戶信息守口如瓶，做到在任何情況下都絕不泄露相關(guān)信息。但目前由于制度等方面的原因，導(dǎo)致保密工作的結(jié)果不盡如人意。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要不斷完善相關(guān)制度，并加強(qiáng)對(duì)員工的教育，同時(shí)明確泄密追責(zé)制，從而對(duì)員工行為進(jìn)行規(guī)范和制約，減少泄密事件的發(fā)生。
參考文獻(xiàn)
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為更好地貫徹市委、市政府的工作要求，結(jié)合管委會(huì)的實(shí)際情況，特制定如下保密工作制度，以全面規(guī)范管委會(huì)的保密工作。
一、文書保密制度
1、一切文件收入和發(fā)出必須登記在冊(cè)，不允許任何人不經(jīng)登記擅自帶走文件。
2、凡有密級(jí)的文件、資料原則上不能復(fù)印，確因工作需要復(fù)印的，須嚴(yán)格遵照市有關(guān)文件規(guī)定，辦理報(bào)批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
3、復(fù)印后的密級(jí)文件、資料必須嚴(yán)格登記，按原件的同等要求嚴(yán)格管理。
4、黨、政會(huì)議記錄須經(jīng)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能查閱。
5、絕密級(jí)文件、資料等，必須嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)規(guī)定，定期回收、上繳，確保國(guó)家秘密的安全。
6、每年清理一次文件、資料，清理時(shí)必須履行登記審批手續(xù)。
二、會(huì)議保密制度
1、召開各種帶有保密內(nèi)容的會(huì)議不得使用無(wú)線話筒。
2、凡帶有保密內(nèi)容的會(huì)議，要嚴(yán)格控制參加會(huì)議人員的范圍，并要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，提出要求，嚴(yán)守保密紀(jì)律。
3、要嚴(yán)格管理帶有秘密內(nèi)容的會(huì)議記錄，凡有規(guī)定不準(zhǔn)記錄的會(huì)議內(nèi)容，與會(huì)人員一律不得記錄，也不得錄音。
4、印制會(huì)議秘密文件、資料，必須按章登記入冊(cè)、發(fā)放、保管。
三、宣傳、出版保密制度
1、一切秘密以上的文件、資料，不得在任何媒體上公開或張貼。
2、一切秘密以上的文件、資料的內(nèi)容，不得在刊物中刊登。
3、管委會(huì)內(nèi)各種出版物要嚴(yán)格把關(guān)，出版主編要負(fù)責(zé)出版物的保密審查工作。
四、涉外保密制度
1、涉外工作人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家各項(xiàng)保密法規(guī)和管委會(huì)的各項(xiàng)保密制度。
2、凡向外籍人士提供帶有密級(jí)的文件、資料等，必須經(jīng)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)保密部門的批準(zhǔn)，并辦理有關(guān)手續(xù)。
3、一切屬于國(guó)家秘密的文件、資料、設(shè)備等，必須嚴(yán)格管理，不得隨意讓外籍人士接觸。
4、涉外工作人員不得攜帶密級(jí)文件、資料參加任何涉外活動(dòng)。
五、電子信息保密制度
1、凡帶有秘密信息及保密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)、軟盤、u盤等移動(dòng)儲(chǔ)存介質(zhì)，必須有專用的保管地點(diǎn)、鎖定密碼、專人保管，各項(xiàng)管理要符合保密要求。
2、凡用來(lái)儲(chǔ)存國(guó)家秘密文件、資料、信息及有關(guān)保密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)，必須嚴(yán)格檢查該計(jì)算機(jī)的安全情況。
3、對(duì)電子信息人員要加強(qiáng)保密意識(shí)教育，并要落實(shí)崗位責(zé)任制。
六、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保密制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密規(guī)定，接受各級(jí)保密機(jī)關(guān)的監(jiān)督和檢查。
2、建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)崗位責(zé)任制，指定安全保密責(zé)任人。網(wǎng)絡(luò)主機(jī)管理必須專人負(fù)責(zé)。
3、凡涉及國(guó)家秘密的文件、信息、資料，不得在國(guó)際聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理、傳遞。
4、網(wǎng)上如有發(fā)現(xiàn)信息，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)保密工作部門和管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效措施，不得擴(kuò)散。
5、建立檢查監(jiān)督制度，定期對(duì)管委會(huì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，嚴(yán)格堵塞泄密漏洞。
七、科技保密制度
1、凡含有保密內(nèi)容的科技科研產(chǎn)品、設(shè)備、資料、著作，必須登記造冊(cè)，嚴(yán)密管理。
2、未經(jīng)辦理審批手續(xù)，不得擅自公開或泄露任何科技秘密。
3、凡屬國(guó)家秘密的科技成果和產(chǎn)品，必須專人保管，嚴(yán)格管理。
八、通信通訊保密制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行密級(jí)文件、資料等的傳遞保密制度，必須專人負(fù)責(zé)，并要履行簽發(fā)簽收手續(xù)。
2、機(jī)要通訊員傳遞文件時(shí)，不得進(jìn)入公共場(chǎng)所。
3、傳遞機(jī)密級(jí)以上文件、資料時(shí)，必須用專人專車接送。如傳遞絕密級(jí)文件、資料的，必須加派一人伴送。
4、不得用普通電話（含手提電話）、明碼電報(bào)傳送密級(jí)文件的內(nèi)容，也不得密電明復(fù)。
九、查閱文件、資料保密制度
1、非閱文范圍內(nèi)的人員因工作需要查閱密級(jí)文件、資料等須經(jīng)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的同意，并辦理登記手續(xù)。查閱后必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的保密法規(guī)，嚴(yán)守國(guó)家秘密。
2、查閱密級(jí)文件、資料時(shí)，只準(zhǔn)在保密室（或檔案室）內(nèi)查閱。
3、查閱密級(jí)文件、資料時(shí)，不得摘抄、復(fù)印，確需摘抄、復(fù)印的，必須經(jīng)管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理有關(guān)審批手續(xù)。
十、復(fù)印保密制度
1、必須建立復(fù)印機(jī)專人管理與使用制度。
2、負(fù)責(zé)復(fù)印的工作人員不準(zhǔn)承接復(fù)印標(biāo)有密級(jí)標(biāo)志的文件資料、講稿、刊物、圖紙等業(yè)務(wù)，對(duì)要求復(fù)印上述內(nèi)容的有關(guān)人員，應(yīng)予以拒絕。
3、凡復(fù)印內(nèi)部或密級(jí)文件、資料的須按章辦理審批、登記手續(xù)，并一律由保密室人員負(fù)責(zé)復(fù)印。
淺析檔案保密工作保障措施
閔濤
檔案資源作為國(guó)家資源的重要組成部分，其保密工作帶頭檔案事業(yè)發(fā)展和國(guó)家案例。筆者僅就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全闡述幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、強(qiáng)化檔案保密意識(shí)
和緩檔案部門要不斷增強(qiáng)做好檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，站在國(guó)家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，通過(guò)對(duì)《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無(wú)小事”的責(zé)任意識(shí)，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)。對(duì)紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保萬(wàn)無(wú)一失，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。同時(shí)，要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識(shí)真正深入人心。
二、加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè)
檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。首先，檔案庫(kù)房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。其次，檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，落實(shí)雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及國(guó)家秘密的檔案應(yīng)單獨(dú)保管，要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集檔案架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應(yīng)減少檔案的破損率延長(zhǎng)檔案的使用壽命。如，對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜；對(duì)容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。另外，要堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取切實(shí)的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。
三、完善保密檔案借閱管理
加強(qiáng)保密檔案借閱制度建設(shè)至善重要。應(yīng)制定細(xì)致完善的檔案借閱制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項(xiàng)檔案借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫撮單，由直接領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個(gè)人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查、維護(hù)與安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁(yè)少項(xiàng)。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，及時(shí)向檔案部門報(bào)告，進(jìn)行補(bǔ)救。保密檔案的借閱時(shí)間不得超過(guò)一年，因項(xiàng)目周期長(zhǎng)而不能及時(shí)歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)長(zhǎng)年欠檔，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責(zé)任，按國(guó)家規(guī)章制度嚴(yán)肅處理。此外，因工作調(diào)離、離退休和長(zhǎng)期病休的，出國(guó)工作及出國(guó)探親的，都必須全部清還借閱的檔案，由檔案室簽字后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。屬借調(diào)工作人員借閱保密檔案時(shí)，必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人代借，當(dāng)其離院時(shí)由代借人還清檔案。
社會(huì)服務(wù)保障單位和服務(wù)人員保密制度
第一條為全面規(guī)范我局社會(huì)服務(wù)保障單位和服務(wù)人員保密工作，結(jié)合實(shí)際，制定本制度。本制度適用于為我局提供服務(wù)保障的單位和服務(wù)人員。
第二條本規(guī)定所稱保密文件的內(nèi)容是指以文字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載保密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（計(jì)算機(jī)硬盤、移動(dòng)軟盤、U盤、軟盤、磁帶）、光盤等各類物品。保密文件的制作、傳遞、承辦、使用、傳閱、復(fù)制、保管、移交和銷毀等各環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格遵守相關(guān)程序及本保密制度。
第三條社會(huì)服務(wù)保障單位和服務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)守秘密，不得以任何方式向單位內(nèi)外無(wú)關(guān)人員散布、泄漏涉密內(nèi)容，不得窺探、過(guò)問非本人職責(zé)范圍內(nèi)之機(jī)構(gòu)涉密信息。
第四條嚴(yán)格遵守保密制度，保密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中有保密文件的必須設(shè)置密碼，不準(zhǔn)攜帶涉密文件到與工作無(wú)關(guān)的場(chǎng)所，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)和交接保密文件。
第五條涉密文件實(shí)行專人專管、登記造冊(cè)，并嚴(yán)格遵守保密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用保密文件、資料、檔案須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。
第六條保密文件、資料不準(zhǔn)私自復(fù)印和外傳。因工作需要復(fù)印時(shí)應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)，復(fù)制件按照文件的保密規(guī)定管理。
第七條參加會(huì)議人員不得隨意傳播會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。
第八條服務(wù)人員調(diào)職、離職或停止服務(wù)時(shí)必須將自己經(jīng)管的保密文件或其他資料交至本單位，不得私自帶出。
第九條服務(wù)人員離開辦公室時(shí)，必須將文件放入抽屜或文件柜中妥善保管。
第十條資料必須根據(jù)工作需要在相關(guān)范圍內(nèi)傳閱。任何部門和個(gè)人不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。
第十一條文件資料收入和發(fā)出必須登記在冊(cè)，不允許任何人未經(jīng)登記擅自帶走文件資料。
第十二條文件的借閱使用必須辦理登記、簽收手續(xù)、并按期歸還，管理人員應(yīng)隨時(shí)掌握保密資料的去向。
第十三條嚴(yán)格執(zhí)行保密文件資料不得隨意復(fù)印和摘抄有關(guān)條款規(guī)定。因工作需要復(fù)印的，要經(jīng)審批并嚴(yán)格按照保密條款的規(guī)定使用和管理。
第十四條保密文件要定期進(jìn)行清查、歸檔，不需要?dú)w檔的要統(tǒng)一銷毀。
第十五條做好保密文檔的防失、防蟲、防潮等防護(hù)工作，所有文件和檔案應(yīng)放在指定的文件柜保管。
第十六條數(shù)據(jù)庫(kù)的保密規(guī)定和用途，確定使用人的存取權(quán)限、存取方式和審批手續(xù)。
第十七條禁止泄露、外借和轉(zhuǎn)移專業(yè)數(shù)據(jù)信息。
第十八條服務(wù)保障單位要制定業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更改審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
第十九條信息管理人員每周制作數(shù)據(jù)的備份并異地存放，確保系統(tǒng)一旦發(fā)生故障時(shí)能夠快速恢復(fù)，備份數(shù)據(jù)不得更改。
第二十條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須定期、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)儲(chǔ)到不可更改的介質(zhì)上，并要求集中和異地保存。
第二十一條備份的數(shù)據(jù)必須指定專人負(fù)責(zé)保管，按規(guī)定的方法同數(shù)據(jù)保管員進(jìn)行數(shù)據(jù)的交接。交接后的備份數(shù)據(jù)應(yīng)在指定的數(shù)據(jù)保管室或指定的場(chǎng)所保管。
第二十二條備份數(shù)據(jù)資料保管地點(diǎn)應(yīng)有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設(shè)施。
第二十三條對(duì)外發(fā)送的任何信息必須由專人負(fù)責(zé)，其他人不得擅自操作。
第二十四條服務(wù)工作人員只能發(fā)送按規(guī)定程序批準(zhǔn)的信息，不得擅自以其他名義發(fā)送未經(jīng)規(guī)定程序批準(zhǔn)的信息。
第二十五條凡帶有保密信息及保密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)、軟盤等涉秘載體，必須有專用的保管地點(diǎn)、鎖定密碼、專人保管，各項(xiàng)管理要符合保密要求。
第二十六條服務(wù)保障單位要建立健全嚴(yán)格規(guī)范的電子涉密文件資料、檔案登記、保管、借閱、使用、復(fù)制、轉(zhuǎn)送、移交、保存、銷毀等制度。
人事檔案未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得外借，如有特殊需要借閱人事檔案，借閱人員必須在（查閱人事檔案審批表）上說(shuō)明理由，并經(jīng)批準(zhǔn)方可借出。借出時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)15天，若需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
查（借）閱人事檔案人員，不得查閏本人及其直系親屬的檔案。
查（借）闊人事檔案人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
查（借）閱人事檔案人員，查（借）檔案時(shí)嚴(yán)禁涂改、圈畫、抽取、撤換、添加檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。
查閱人事檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案室或管檔人員指定地方進(jìn)行查閱，嚴(yán)禁吸煙，防止檔案材料被破壞。
借出的人事檔案須指定專人保管，不得轉(zhuǎn)借，更不得把檔案交無(wú)關(guān)人員或本人翻閱。
對(duì)未遵守以上規(guī)定的人員要給予批評(píng)，對(duì)造成損失或不良影響的人員，應(yīng)給予組織紀(jì)律處分，對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》的人員要依法處理。
人事檔案保管保密制度
人事檔案必須由專人管理，保證人事檔案的安全保密。
人事檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜，庫(kù)房面積不小于巧平方米。
庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，要保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)房?jī)?nèi)的溫、濕度（要求：溫度14℃～24℃，相對(duì)濕度45％～65%）。
庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得放置與人事檔案無(wú)關(guān)的物件。
要村所保管的人事檔案進(jìn)行索引編號(hào)，符合保密要求。非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案室。離開檔案室應(yīng)及時(shí)鎖好門窗，保證人事檔案的存放安全。
查（借）閱人事檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案放入檔案柜中，以免丟失和損壞。檔案柜平時(shí)應(yīng)鎖好，鑰匙應(yīng)由檔案管理人員專門負(fù)責(zé)保管。
檔案管理人員應(yīng)對(duì)庫(kù)房設(shè)備定期檢查，防止檔案專用設(shè)備損壞。如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)及時(shí)更換。要注意庫(kù)房?jī)?nèi)的通風(fēng)和環(huán)境衛(wèi)生，每月須對(duì)庫(kù)房進(jìn)行一次清理，保持庫(kù)房的清潔。
清算中心機(jī)房管理制度
衛(wèi)星小站使用的全部應(yīng)用軟件一律不得外借；裝有應(yīng)用程序的機(jī)器不準(zhǔn)給業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員使用，機(jī)器不能外借，必須專機(jī)專用。
衛(wèi)星小站使用的工具書及維修工具不許帶離機(jī)房。
清算中心以外的軟盤片一律不允許上清算中心機(jī)器，以防病毒。
外單位人員進(jìn)入機(jī)房必須經(jīng)清算中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定做好詳細(xì)登記后才能進(jìn)入機(jī)房。
在機(jī)房?jī)?nèi)不允許吸煙、大聲喧嘩、吃東西、看與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的書籍。進(jìn)入機(jī)房必須換工作鞋及工作服。
值班人員每天填寫值班日記，在值班時(shí)間內(nèi)不得擅離職守，如遇特珠情況須離開工作崗位必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由領(lǐng)導(dǎo)指定頂班人員，辦好交接班手續(xù)后才可離開。
綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理就顯得尤為重要。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需要從以下幾方面著手：
首先，要明確檔案管理的工作責(zé)任。建立完善的歸檔制度、保密制度、備份制度、查閱制度及監(jiān)督管理制度，一方面要有較強(qiáng)的操作性，另一方面要有一定的約束力，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。這樣才能使檔案信息化管理有序的進(jìn)行下去。①歸檔制度，形成檔案后，需要及時(shí)的將檔案進(jìn)行整理、分類和編號(hào)，然后將其歸入檔案系統(tǒng)；②保密制度，大部分檔案具有保密這一特性，只有相關(guān)人員才能查閱，一旦檔案發(fā)生外泄，就會(huì)給國(guó)家、單位及個(gè)人造成極大的損失；③備份制度，形成的檔案，根據(jù)其重要性的等級(jí)，及時(shí)備份，以防重要檔案的遺失。④查閱制度，檔案的保密性決定了查閱檔案需要執(zhí)行嚴(yán)格的查閱制度，這樣才能保證檔案的安全；⑤監(jiān)督管理制度，以上的各項(xiàng)制度，需要在一定的監(jiān)督管理下，才能有效的實(shí)行。
其次，要有足夠的技術(shù)力量支撐。對(duì)于檔案日常的維護(hù)、安全的保護(hù)和故障的處理都需要高技術(shù)的支持。這就需要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備，然后有優(yōu)秀的設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)開發(fā)出具有實(shí)用性管理檔案信息的軟件，最后要形成一體化管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立以后，也要投入一定的技術(shù)力量去進(jìn)行日常的維護(hù)。隨著時(shí)展的需要，要求對(duì)軟件及時(shí)的更新和升級(jí)。
第三，要有充足的資金。檔案信息化建設(shè)的投入非常大，需要一套全面的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和整套的設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)，這就要投入相當(dāng)大一部分資金作為保障。光依靠自身的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這需要通過(guò)與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同承擔(dān)。
第四，要有一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)太少那整個(gè)系統(tǒng)就只能是擺設(shè)，使用價(jià)值也相應(yīng)減弱。把各種依靠物質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，全面建立檔案一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案由于不能做到資源共享，大量的檔案信息存于檔案室內(nèi)，想要尋找和查閱檔案比較困難。數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模和內(nèi)容，決定著檔案信息化建設(shè)的實(shí)用性。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，要體現(xiàn)其便捷性，安全性和實(shí)用性。只有符合了這三點(diǎn)，才能稱其為一個(gè)完整有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，也才能發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的作用。
第五，要使檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化建設(shè)要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，才能使檔案信息化的在社會(huì)上全面推廣，如果沒有標(biāo)準(zhǔn)，檔案在不同的管理系統(tǒng)和操作平臺(tái)不能實(shí)現(xiàn)兼容和統(tǒng)一，那么費(fèi)錢費(fèi)力的檔案信息化就沒有實(shí)現(xiàn)的意義。這樣，會(huì)出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，造成人力和財(cái)力的雙重浪費(fèi)。不僅如此，最主要會(huì)影響檔案信息化實(shí)際的開發(fā)效效果。最后，要有現(xiàn)代化的檔案管理人才。信息化管理對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)方面，技術(shù)方面，管理和責(zé)任心方面都有更高更新的要求。業(yè)務(wù)方面，要有一定的業(yè)務(wù)知識(shí)，這是檔案管理人才最基本的要求，不難達(dá)到；技術(shù)方面，這是對(duì)檔案管理人才新的要求，其中包括計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、圖像信息處理等多方面的知識(shí)；管理和責(zé)任心方面，這是對(duì)檔案管理人才責(zé)任的要求，檔案信息存在一定的保密性，在管理方面出現(xiàn)一點(diǎn)的漏洞，就有可能造成檔案信息的泄露，大到國(guó)家小到單位及個(gè)人造成難以挽回的損失，所以管理制度要嚴(yán)密，管理人要責(zé)任心極強(qiáng)。抓好在職檔案管理人員的培訓(xùn)和進(jìn)修，使其整體知識(shí)結(jié)構(gòu)水平達(dá)到信息化要求。
傳統(tǒng)檔案即使有完善的工作制度，在日常傳遞和存檔過(guò)程中也極易發(fā)生丟失現(xiàn)象，所以建立規(guī)范的檔案信息化體系，健全嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，完善安全的檔案信息化措施，使檔案信息化能夠方便的利用在日常的檔案工作中。總之，加快檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在如今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，可以有序進(jìn)行信息資源的整合、加強(qiáng)信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)信息資源政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定，提高信息資源的利用，使檔案信息化實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化是當(dāng)前發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，也是檔案工作由人工動(dòng)手整理向人工計(jì)算機(jī)操作的方式轉(zhuǎn)變，深刻認(rèn)識(shí)到加快實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化重要性，才能更好的使檔案信息化得以發(fā)展。
本文作者：裴錦榮工作單位：太原市塑料研究所
【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；二級(jí)醫(yī)院檔案
醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用。醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)院的基本建設(shè)、行政管理、科研論文、醫(yī)療管理、護(hù)理管理、藥品管理及財(cái)務(wù)管理等諸多內(nèi)容。其中不乏了許多具有保存和查考利用價(jià)值的文書、聲像、實(shí)物等不同載體種類的檔案，真實(shí)地記錄著醫(yī)院的歷史發(fā)展過(guò)程和管理各項(xiàng)管理工作信息，對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)建設(shè)與未來(lái)發(fā)展起著舉足輕重的作用。
一、當(dāng)前二級(jí)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理意識(shí)淡薄。
1.在二級(jí)醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般比較重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員，特別是兼職檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育則十分缺乏，職能部門的兼職檔案管理人員幾乎都是從醫(yī)療臨床工作崗位選派來(lái)的，從未參加過(guò)檔案的專業(yè)化培訓(xùn)，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)少，工作水平低，甚至跳槽率高，難留人，直接影響醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平。
2.在二級(jí)醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，存在著“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致規(guī)范化管理醫(yī)院檔案難以落實(shí)到位。
這些情況反映了當(dāng)前二級(jí)醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院整體管理工作中地位的低下，這種現(xiàn)實(shí)問題的存在，往往會(huì)直接導(dǎo)致檔案的信息資料、原始憑證的缺失，從而進(jìn)一步降低了檔案在醫(yī)院管理工作中的有效利用。
（二）檔案管理制度落實(shí)不到位
有健全的檔案管理制度，但實(shí)施起來(lái)非常困難，是影響醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的主要因素。具體來(lái)說(shuō)就是醫(yī)院有檔案管理的各項(xiàng)制度，但檔案管理同醫(yī)院其它管理工作相比較，往往在重視程度上不夠，使得各部門的兼職檔案員對(duì)檔案管理的日常工作也難以重視起來(lái)，以至一些有價(jià)值的公文資料、數(shù)據(jù)不能按檔案制度和時(shí)間規(guī)定加以保存，資料管理分散，收集不完整，失去了檔案工作的完整性，制約了醫(yī)院整體工作的開展。
二、規(guī)范化管理二級(jí)醫(yī)院檔案的重要環(huán)節(jié)
1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視是確保檔案規(guī)范化管理的重要條件
二級(jí)醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要作用，是促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的關(guān)鍵。二級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作擺在重要的位置，不斷強(qiáng)化全體職工的檔案管理意識(shí)，深化檔案管理工作的重要性和必要性，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院行政管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院管理工作發(fā)展的歷史縮影，是檢驗(yàn)醫(yī)院行政管理工作情況的真實(shí)依據(jù)。
2.健全和完善檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵
依照醫(yī)院的《規(guī)章制度匯編》中制定的關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)制度和責(zé)任制，作為日常指導(dǎo)、管理醫(yī)院檔案工作的依據(jù)，將醫(yī)院檔案管理工作納入規(guī)范化的軌道。
為了實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，健全和完善檔案的規(guī)章制度，醫(yī)院的《規(guī)章制度匯編》中制定《檔案管理暫行辦法》、《檔案保管制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案的立卷歸檔制度》、《檔案安全保密制度》，與此同時(shí)還制定了醫(yī)院文書檔案管理流程，并將這些制度及流程公布上墻，以便在實(shí)際工作中對(duì)照?qǐng)?zhí)行。
在對(duì)二級(jí)醫(yī)院檔案實(shí)施規(guī)范化管理過(guò)程中，《檔案的立卷歸檔制度》尤為重要。檔案的立卷歸檔工作是公文轉(zhuǎn)化為檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。按照《檔案的立卷歸檔制度》要求，醫(yī)院檔案的歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過(guò)6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案。這是檔案規(guī)范化管理的首要工作。
為了有效地利用檔案，開發(fā)二級(jí)醫(yī)院檔案信息資源，依托《檔案借閱制度》，嚴(yán)格執(zhí)行借閱人填寫查閱登記手續(xù)。對(duì)于查閱重要內(nèi)容的檔案材料須經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)及院長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)，更好地為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，這是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的管理手段。
3.加強(qiáng)檔案的安全管理是二級(jí)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要保障
檔案管理人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，增強(qiáng)保密觀念，遵守保密制度，盡職盡責(zé)地做好檔案的安全和保密工作。嚴(yán)格執(zhí)行《檔案借閱制度》和《檔案保密制度》，確保檔案資料的不散失、不泄密。醫(yī)院《檔案安全保密制度》明確規(guī)定：檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度，履行借閱登記手續(xù)和借閱審批手續(xù)。未得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自借閱。來(lái)人查閱檔案要在檔案人員的指導(dǎo)下查閱，不得個(gè)人自行查找，歸還檔案要檢查是否完整無(wú)損。這是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的行為準(zhǔn)則和重要保障。
三、加強(qiáng)二級(jí)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的措施
1.加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，是規(guī)范化管理檔案的必要條件
要對(duì)二級(jí)醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高兼職檔案人員素質(zhì)，就要對(duì)各部門的兼職檔案員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。根據(jù)醫(yī)院對(duì)各部門檔案的歸檔要求，在每年年初對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的規(guī)范化培訓(xùn)。提高兼職檔案員對(duì)檔案管理工作的素質(zhì)和管理水平，使檔案管理意識(shí)得到提升，促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理。
在二級(jí)醫(yī)院人才培養(yǎng)方面，將檔案人員特別是兼職檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)和繼續(xù)教育納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃，使檔案人員不斷獲取更多的檔案專業(yè)知識(shí)，提高醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平。同時(shí)減少兼職檔案人員的流動(dòng)性。掌握了專業(yè)的檔案管理知識(shí)，就能夠保證檔案管理工作的順利、高效、規(guī)范化地開展。
2.加強(qiáng)二級(jí)醫(yī)院檔案制度的落實(shí)，是規(guī)范化管理檔案的要素
醫(yī)院的《規(guī)章制度匯編》中制定的關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)制度和責(zé)任制，是作為日常指導(dǎo)、管理醫(yī)院檔案工作的依據(jù)。有了制度，沒有嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，比沒有制度更加可怕。所以要在健全制度的基礎(chǔ)上狠抓科學(xué)有效的制度落實(shí)。醫(yī)院必須建立和完善檔案規(guī)范化管理的培訓(xùn)教育、引導(dǎo)機(jī)制；必須制定對(duì)違反規(guī)則的處罰措施，并嚴(yán)格落實(shí)。正所謂無(wú)威不足以立規(guī)，不懲無(wú)人守規(guī)。所以，對(duì)于那些無(wú)視制度、不守規(guī)范的人要嚴(yán)懲不貸。
首先二級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員要統(tǒng)一思想、周密部署。為檔案規(guī)范化管理的開展定期召開專題會(huì)議；同時(shí)要定期對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行了梳理，并以醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組的名義開展檔案督查活動(dòng)。其次要深入督查、查找問題。醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組成員和兼職檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的制度規(guī)定，切實(shí)從工作中查找問題、分析原因、解決問題。第三要讓問題科室及負(fù)責(zé)人按照醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)問題科室及負(fù)責(zé)人進(jìn)行相關(guān)的懲罰，督促其整改落實(shí)。第四要建章立制、鞏固提高。針對(duì)督查整改活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的漏洞，醫(yī)院要進(jìn)一步建立健全抓制度落實(shí)的長(zhǎng)效機(jī)制，確保制度落實(shí)到實(shí)處，為醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.規(guī)范化管理二級(jí)醫(yī)院檔案，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用
隨著醫(yī)院綜合建設(shè)的不斷進(jìn)步和管理工作不斷完善，檔案管理工作已由過(guò)去的不被重視、管理薄弱，正逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，目前已成為醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分。只局限于檔案的被動(dòng)利用，不注重檔案利用價(jià)值的信息反饋和檔案價(jià)值的時(shí)效性，反映不了我院工作的全貌，不能主動(dòng)提供利用檔案。
然而，我們?nèi)匀灰吹剑瑱n案管理作為醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作中的一個(gè)重要組成部分，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益突出，我們要善于利用檔案的為醫(yī)院服務(wù)，絕不是走形式、做樣子，開發(fā)利用檔案資源，挖掘檔案潛力，用實(shí)際工作證明開展檔案工作的必要性，編寫單位的發(fā)展史，宣傳單位職工的先進(jìn)事跡，弘揚(yáng)醫(yī)院文化精神，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的決策咨詢參謀，積極為單位科學(xué)決策服務(wù)。
4.規(guī)范化管理二級(jí)醫(yī)院檔案，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
隨著醫(yī)療改革的不斷深化，在以醫(yī)療為中心的醫(yī)院管理中，檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，成為醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分。為了適應(yīng)醫(yī)療改革的要求，有效服務(wù)于醫(yī)院管理及各項(xiàng)工作，我院檔案工作部門不斷從醫(yī)院工作性質(zhì)入手，以服務(wù)于我院全面工作，為提高整體水平，促進(jìn)醫(yī)院的自身發(fā)展，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量等方面發(fā)揮重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]姬瑞環(huán).文檔管理規(guī)范化云南省干部在線學(xué)課件[Z].
文章針對(duì)加強(qiáng)檔管理安全保密和信息化管理的重要性進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施，旨在為檔案管理工作人員以及相關(guān)研究人員提供一定的參考。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理；安全保密；信息化管理
現(xiàn)階段，檔案管理工作面臨眾多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足設(shè)計(jì)需求，難以保證檔案的安全性和保密性，如何加強(qiáng)檔案安全保密和信息化管理已經(jīng)成為困擾檔案管理人員的難題。因此，文章針對(duì)加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化管理的研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理的重要性分析
檔案管理安全保密工作是以檔案資源為對(duì)象，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為手段，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)理論為指導(dǎo)，按照國(guó)家檔案行政管理部門以及檔案信息社會(huì)管理的實(shí)際需求開展檔案采集、保存、管理、開發(fā)以及利用的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理過(guò)程。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，加快檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，這樣才能夠充分地利用檔案資源，為國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力。但是，檔案信息安全保密工作面臨眾多威脅，給檔案管理工作人員的工作增加了很大的難度，為了充分發(fā)揮檔案管理工作在檔案安全保密、信息化管理中的作用，就應(yīng)該創(chuàng)建檔案信息安全管理體系。同時(shí)，檔案記錄國(guó)家及其服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史活動(dòng)，和一般的信息存在一定的差別，其內(nèi)容可能直接關(guān)系到國(guó)家安全、國(guó)際機(jī)密等，尤其是政治方面、科技方面、軍事方面以及經(jīng)濟(jì)方面的檔案資料必須進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，一旦不法分子盜竊或者篡改上述信息，將會(huì)對(duì)國(guó)家、社會(huì)以及民族等造成無(wú)法估計(jì)的損失和巨大的危害，由此可見加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。
二、加強(qiáng)檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施分析
（一）提高檔案管理工作人員的保密意識(shí)。為了提高檔案管理的安全性和保密性，首先應(yīng)該提高檔案管理工作人員的安全保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，以此保證檔案管理工作人員能夠?qū)⒏嗟木蜁r(shí)間放在檔案管理安全保密工作上。同時(shí)，單位或者企業(yè)應(yīng)該定期或者不定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案資料保密課程以及行業(yè)發(fā)展形勢(shì)培訓(xùn)，讓所有的檔案管理工作人員能夠及時(shí)、全面地了解行業(yè)檔案資料安全保密的手段以及新形勢(shì)，不斷提高其安全保密意識(shí)和技術(shù)水平。此外，還應(yīng)該通過(guò)企業(yè)或者單位檔案安全保密水平和檔案管理工作人員薪酬相掛鉤的方式，然后創(chuàng)建科學(xué)的獎(jiǎng)懲體系，如果檔案管理工作人員盡職盡責(zé)地做好自身的本職工作，并且檔案管理效果良好，企業(yè)或者單位應(yīng)該給予檔案管理工作人員一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，相反則給予一定的處罰，這樣能夠充分的激發(fā)所有檔案管理工作人員的主動(dòng)性，顯著提高檔案管理的安全性、保密性。
（二）創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理安全保密制度。制度是保證檔案管理安全保密工作的重要依據(jù)，但是，由于我國(guó)關(guān)于檔案資料安全保密的法律法規(guī)尚不完善，一些不法分子利用法律空隙侵害或者盜竊企業(yè)或者單位的檔案資料，增加了企業(yè)或者單位檔案管理安全保密工作的難度。因此，現(xiàn)階段企業(yè)或者單位的檔案管理工作應(yīng)該不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)或者改造，更多地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案資料的管理，創(chuàng)建科學(xué)、完善的檔案安全保密管理制度，充分發(fā)揮法律法規(guī)的權(quán)威性和強(qiáng)制性，對(duì)于惡意刪改或者盜取檔案資料的不法分子進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰。因此，我國(guó)應(yīng)該不斷的完善網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)關(guān)于檔案安全保密的法律法規(guī)，進(jìn)而不斷完善檔案管理安全保密制度體系，為檔案管理工作人員加強(qiáng)檔案管理安全保密工作注入一支強(qiáng)心針。
（三）加強(qiáng)檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的安全保密管理。檔案資料在傳遞的過(guò)程中并不是單個(gè)部門或者企業(yè)獨(dú)立完成的，而是通過(guò)眾多部門相互配合協(xié)作完成的。因此，為了保證檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的安全保密性，必須做好檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的安全保密管理工作，檔案管理工作人員必須將國(guó)家與人民的利益放在首位，不斷提高檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的安全性和保密性，為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（四）防寫技術(shù)和加密技術(shù)的應(yīng)用。為了提高檔案資料的安全和保密工作，就必須采取有效的技術(shù)手段，主要包括防寫技術(shù)和加密技術(shù)，對(duì)于防寫技術(shù)，該種技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)在于將檔案資料設(shè)置成“只讀”模式，在該種模式下智能通過(guò)客戶端對(duì)信息進(jìn)行讀取，但是不能夠?qū)n案資料進(jìn)行修改，采用不可逆的技術(shù)進(jìn)行檔案資料的保存，防寫技術(shù)的典型應(yīng)用為一次寫入光盤和只讀光盤，只讀光盤只能進(jìn)行信息的讀出，不能夠進(jìn)行續(xù)寫和刪除信息，一次寫入光盤只能一次寫入，但是能夠進(jìn)行多次讀取；對(duì)于加密技術(shù)，檔案信息化管理的核心思想對(duì)檔案資料進(jìn)行加密管理，這樣在很大程度上能夠提高檔案資料的安全性，密碼技術(shù)是檔案安全技術(shù)的核心，能夠?qū)n案的資料處于不公開或者保密狀態(tài)，將機(jī)密的資料轉(zhuǎn)化成亂碼進(jìn)行保存，這樣即使檔案資料被盜竊，沒有相應(yīng)的密碼依然破解不了檔案信息，現(xiàn)階段，檔案信息化管理最常采用的加密技術(shù)包括對(duì)稱性加密技術(shù)和公鑰密碼算法。
三、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，檔案管理工作一直是社會(huì)各界廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)，特別是在信息化快速發(fā)展的今天，如何保證檔案資料的安全保密性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，就應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案安全保密管理和信息化管理的重要性，并采用各種有效的措施進(jìn)行加強(qiáng)管理，以此達(dá)到檔案安全、保密管理的最終目標(biāo)。
作者：畢竟 吳言 單位：南京腦科醫(yī)院
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉紅晶，白洪云.基層單位檔案安全保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2011（5）：24.
摘要：本文針對(duì)新形勢(shì)下檢察保密工作的特點(diǎn)，總結(jié)分析近期來(lái)該項(xiàng)工作中出現(xiàn)的新問題，結(jié)合多年來(lái)保密工作中好的做法，對(duì)解決問題的方式方法提出建議。
關(guān)鍵詞：保密工作 現(xiàn)實(shí)意義 問題 建議與對(duì)策
一、做好檢察機(jī)關(guān)保密工作的現(xiàn)實(shí)意義
檢察機(jī)關(guān)是國(guó)家司法體制的重要組成部分。檢察院的特殊法律地位決定了他既是一個(gè)大量涉及各種國(guó)家秘密，同時(shí)又大量產(chǎn)生國(guó)家秘密的重要部門，而且由于其業(yè)務(wù)的時(shí)效保密性，檢察機(jī)關(guān)還具有在一定時(shí)間內(nèi)不宜對(duì)外公開辦案工作細(xì)節(jié)的特性。可以說(shuō)，過(guò)硬的保密工作質(zhì)量是正確履行檢察職能的必然要求，也是助推各項(xiàng)檢察工作順利開展的可靠保障。因此，我國(guó)各級(jí)人民檢察院歷來(lái)都高度重視保密工作，并在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中形成了一整套行之有效的保密宣傳教育機(jī)制和保密工作制度，多年來(lái)成功確保了國(guó)家秘密和檢察工作秘密的絕對(duì)安全。
二、當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)保密工作存在的問題
(一)保密意識(shí)不強(qiáng)、不慎泄密
一些辦案人員往往忽視自己是帶密者,有的在與犯罪嫌疑人、證人及其他當(dāng)事人談話中,無(wú)意將部分案件秘密泄露出去;有的喪失警惕性,閑余時(shí)間與親人、朋友、鄰里談?wù)摪盖?有的不注意保管卷宗資料,離開辦公室,既不鎖門,也不將案卷收拾整齊,甚至外出隨身攜帶案卷;有的用普通電話、手機(jī)談?wù)摪盖?或者用未加密的傳真機(jī)傳遞案卷內(nèi)容;有的辦公電腦、個(gè)人電腦混用,辦公U盤隨意存放,造成秘密外泄。
(二)辦案過(guò)程中工作方法失當(dāng)導(dǎo)致泄密
一些辦案人員比較注意對(duì)文字材料的保密工作,但往往忽視在辦案程序中的泄密隱患,如自偵部門在案件初查階段,用印有檢察機(jī)關(guān)字樣的公函信封向舉報(bào)人復(fù)函或轉(zhuǎn)辦舉報(bào)信件;開警車或著制服去找舉報(bào)人取證等。
(三)保密制度和保密設(shè)施不健全
有的制度和措施只是停留在紙上,沒有發(fā)揮實(shí)際作用,使保密工作處于松散狀態(tài);有的文件保密等級(jí)定級(jí)不準(zhǔn),案卷和文件隨意借閱、歸檔銷毀不及時(shí);有的保密設(shè)施不完善,一些單位沒有必要的保密設(shè)備,未建立符合要求的檔案室,一些辦案人員習(xí)慣于將檔案順手放進(jìn)文件柜或辦公桌內(nèi)。
(四)保密知識(shí)欠缺、保密措施不嚴(yán)
一些干警對(duì)本職工作之外的秘密缺乏保護(hù)意識(shí)，如新聞宣傳中有的加大對(duì)工作成就的宣傳或一味追求宣傳內(nèi)容真實(shí)而間接泄密。大多數(shù)干警保密知識(shí)欠缺，局域網(wǎng)安全防范措施沒有及時(shí)到位，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)存在漏洞不進(jìn)行補(bǔ)丁升級(jí)；不知道計(jì)算機(jī)、U 盤、移動(dòng)硬盤等接入互聯(lián)網(wǎng)可能被黑客攻擊，盤內(nèi)資料被盜取泄密。
三、加強(qiáng)檢察機(jī)關(guān)保密工作建議與對(duì)策
（一）建立機(jī)制、抓好督促檢查、在組織上做到領(lǐng)導(dǎo)到位
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是本單位的決策者和指揮員，干警的保密意識(shí)強(qiáng)不強(qiáng)，單位的保密措施到位不到位，落實(shí)不落實(shí)，關(guān)鍵取決于領(lǐng)導(dǎo)的保密意識(shí)，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)保密工作的重視程度。明確各部門負(fù)責(zé)人為辦案保密第一責(zé)任人，部門內(nèi)勤為兼職保密員，形成一個(gè)以院保密委員會(huì)為中心，以院保密部門為龍頭的由決策層到執(zhí)行層自上而下，涉及檢察工作各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)密的保密網(wǎng)絡(luò)體系，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)。做好督促檢查工作，改變以往只是口頭要求“不該看的不看，不該問的不問，不該說(shuō)的不說(shuō)”的籠統(tǒng)做法，從實(shí)體上和程序上切實(shí)落實(shí)保密規(guī)定，為保密工作的開展提供強(qiáng)有力的組織保證。
（二）加強(qiáng)教育、提高責(zé)任意識(shí)、在思想上做到警鐘長(zhǎng)鳴
一是突出一個(gè)“全”字，實(shí)行“全員、全案、全程”教育。“全員”既包括干警，也包括從事相關(guān)工作的其它人員；既包括直接辦案人，也包括與案件有關(guān)的其他機(jī)關(guān)工作人員。“全案”就是分“案前、案中、案后”教育三個(gè)階段將保密工作細(xì)化分解，隨案件進(jìn)程及時(shí)提醒和督促落實(shí)，確保辦案和保密兩項(xiàng)工作的“雙贏”。“全程”就是對(duì)檢察機(jī)關(guān)全體干警，從踏上工作崗位到離開檢察工作的全過(guò)程，進(jìn)行“敲鐘”、“鳴鑼”、“擊木魚”式不間斷的保密教育。
二是突出一個(gè)“新”字，要針對(duì)教育的對(duì)象以及形勢(shì)的發(fā)展和變化，在方法上不斷創(chuàng)新。首先要考慮教育對(duì)象的針對(duì)性，重點(diǎn)是內(nèi)勤人員、辦案人員和要害部門、要害崗位的人員和新上崗人員，讓他們充分認(rèn)識(shí)到保密工作不僅關(guān)系到檢察辦案安全和檢察工作的成效，更直接關(guān)系到黨和國(guó)家前途命運(yùn)，出不得絲毫馬虎。其次在教育內(nèi)容上要有規(guī)范性。教育對(duì)象不同，教育內(nèi)容也不同。要以保密常識(shí)為主，讓干警明確檢察工作以及具體案件中的保密責(zé)任和保密義務(wù)。
（三）加大投入、完善配套設(shè)施、在硬件上做到保障得力
一是改善辦公辦案條件，在硬件上確保設(shè)施到位。首先要明確打字室、檔案室、機(jī)要室、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房為保密要害部位，及時(shí)安裝防盜門、窗，增強(qiáng)“三鐵一器”等設(shè)施的性能，并配備其他相關(guān)的保密設(shè)施。其次要購(gòu)買必要的碎紙機(jī)、保險(xiǎn)柜并及時(shí)下發(fā)到各科室，保證每個(gè)部門都有保險(xiǎn)柜用以存放印章、文件和案件材料，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和接觸資料較多的人員要配置專用保密文件柜。
二是整合配套設(shè)施建設(shè)，確保設(shè)備分配合理、維護(hù)得力。各單位在新建辦公、辦案基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，應(yīng)當(dāng)將開展保密工作所需要的工作環(huán)境與其他辦公、辦案條件進(jìn)行綜合考慮，做到“三同步”，即“同步設(shè)計(jì)、同步施工、同步使用”，在保密環(huán)節(jié)上“先行一步”。在設(shè)備的分配上應(yīng)結(jié)合各科室職能合理分配，既不能閑置設(shè)備，又要確保信息安全。
（四）規(guī)范管理、夯實(shí)工作基礎(chǔ)、在制度上做到防患未然
一是要建立目標(biāo)管理責(zé)任制，實(shí)行量化考評(píng)。要把保密工作列入目標(biāo)管理責(zé)任制，定崗位、定人員、定目標(biāo)、定期進(jìn)行考核，與工作成績(jī)、評(píng)先評(píng)優(yōu)掛鉤，用量化考評(píng)來(lái)強(qiáng)化工作人員的責(zé)任心。二是要健全安全保密制度。建立和完善各個(gè)環(huán)節(jié)的保密工作責(zé)任制，建立失泄密事件的查處和報(bào)告制度，對(duì)保密制度的執(zhí)行情況要安排專兼職人員進(jìn)行經(jīng)常性的檢查落實(shí)。三是要建立保密工作流程化管理制度。對(duì)保密文件、資料的制作、收發(fā)、傳閱、使用、復(fù)制、保存、銷毀以及案卷、案件偵查的各個(gè)環(huán)節(jié)，材料運(yùn)轉(zhuǎn)到哪個(gè)程序，保密工作就要跟蹤到哪個(gè)程序。四是要從細(xì)微之處保證保密工作扎實(shí)到位，嚴(yán)格管理，令行禁止。
四、結(jié)語(yǔ)
檢察保密工作是否得力，直接關(guān)系到檢察機(jī)關(guān)的社會(huì)地位和公眾形象，關(guān)系到檢察事業(yè)的健康發(fā)展，是一項(xiàng)務(wù)必常抓不懈的系統(tǒng)性工作。全體檢察干警應(yīng)在保密問題上齊心協(xié)力，嚴(yán)防死守，做到警鐘長(zhǎng)鳴，切實(shí)增強(qiáng)保密意識(shí)，認(rèn)真踐行保密工作的各項(xiàng)要求，防患于未然。
參考文獻(xiàn)：
[1]基層檢察機(jī)關(guān)保密工作有關(guān)問題的調(diào)查報(bào)告[D].法制與經(jīng)濟(jì)(2012年3月下旬)
[關(guān)鍵詞]檔案管理；電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)越來(lái)越成為人們工作和生活中不可或缺的工具，繪圖、計(jì)算、文檔、購(gòu)物、娛樂……它滲透了人們生活和工作的方方面面，二十一世紀(jì)就是一個(gè)電子時(shí)代，計(jì)算機(jī)使辦公變得更加方便快捷，大大縮短了辦結(jié)時(shí)間，提高了工作效率。電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存了大量資料，形成電子檔案，方便隨時(shí)調(diào)取，節(jié)約了檔案管理方面的物力、財(cái)力和人力，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理方面的應(yīng)用技術(shù)革新有著突出作用。不過(guò)，在具體的應(yīng)用當(dāng)中來(lái)看，電子信息檔案也存在著缺點(diǎn)和問題，例如電子檔案與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，在保管方面有著很大的風(fēng)險(xiǎn)。在防范風(fēng)險(xiǎn)方面，如果沒有做好防范措施和預(yù)案，那就會(huì)出現(xiàn)資料損壞、資料被盜的風(fēng)險(xiǎn)，保密信息外泄，網(wǎng)絡(luò)受到黑客攻擊，給國(guó)家或單位造成重大損失。因此，在用電子信息檔案保存重要資料的時(shí)候，需要加強(qiáng)檔案信息的安全，要應(yīng)用一些必要的防范措施，讓信息的安全性得到更加安全的保障。
一、避免信息檔案出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的措施
預(yù)防是做好一切工作的前提，在可預(yù)見或不可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，就需要進(jìn)行提前的遏制處理，這是當(dāng)前我們桂波風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法，也是最為有效的辦法，更是最經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的辦法。主要措施有：
1、使用先進(jìn)技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。使用殺毒軟件，經(jīng)常查殺，定期設(shè)置更改密碼。
2、實(shí)施保密制度。為確保信息檔案的安全，檔案的管理單位需要制定嚴(yán)格的保密制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，并且實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，規(guī)定只有相關(guān)的檔案管理人員才能操作，其他人員不得擅自操作。
3、及時(shí)進(jìn)行防護(hù)。為了解決電子信息檔案潛在的危險(xiǎn)因素，設(shè)立專網(wǎng)管理，做到內(nèi)外網(wǎng)分開工作，做好網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)，既能避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞和竊取，又能使得檔案信息的安全。同時(shí)，還要對(duì)于一些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，例如外界的U盤未經(jīng)嚴(yán)格殺毒后，不準(zhǔn)插入存儲(chǔ)檔案信息的電腦或設(shè)備里，以確保存儲(chǔ)設(shè)備不被感染病毒，避免造成信息外泄。
二、緩解信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
對(duì)于電子信息檔案遭受到的來(lái)自外界的一些干擾，當(dāng)務(wù)之急是要降低風(fēng)險(xiǎn)損害，將損失降低到最小，這樣就離不開檔案管理人員的緊急處置，需要將電子信息檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，讓風(fēng)險(xiǎn)在可控范圍內(nèi)，達(dá)到緩解和降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。
對(duì)于緩解電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)說(shuō)，主要是采取制定必要的實(shí)施應(yīng)變制度、災(zāi)難恢復(fù)制度、電子信息檔案資產(chǎn)重置等措施，降低和防范電子信息檔案及資產(chǎn)存在的風(fēng)險(xiǎn)問題。我們經(jīng)常采用的風(fēng)險(xiǎn)緩解措施主要有：事前防范、事中終止、事后補(bǔ)救等三個(gè)流程。事前防范，主要是在預(yù)見出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)前，為減少相關(guān)的損失而采取的一些制度、管控的辦法；事中終止，主要是在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控中看到了有可能造成信息檔案的泄漏的危險(xiǎn)，及時(shí)采取電子信息檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)工作；事后補(bǔ)救，主要是在危險(xiǎn)業(yè)已發(fā)生的情況之后，為了減少損失不再發(fā)生類似問題而及時(shí)采取的處理解決辦法。當(dāng)然，對(duì)于電子信息檔案的管理來(lái)說(shuō)，不管是發(fā)生哪類的危險(xiǎn)，都要及時(shí)進(jìn)行處理，確保信息檔案的安全。
三、分散信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案的管理流程中，我們經(jīng)常采取的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)方法是轉(zhuǎn)移策略，它在實(shí)質(zhì)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的一種分散，就是將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)換到別的地方去，以此來(lái)把業(yè)已存在或正在發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)降低到最低點(diǎn)，將損失降的越少越好。一般來(lái)說(shuō)，我們可以采取多方面的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，如：通過(guò)購(gòu)買保險(xiǎn)、外包或簽署服務(wù)合同等做法。通過(guò)這樣的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移處理后，就可以將復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題變得簡(jiǎn)單易行起來(lái)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是把危險(xiǎn)進(jìn)行分?jǐn)偅瑢訉釉O(shè)防，把住危險(xiǎn)入口，確保電子信息檔案的安全。
四、評(píng)估信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
檢察機(jī)關(guān)作為國(guó)家的法律監(jiān)督機(jī)關(guān)，是國(guó)家司法體制的重要組成部分，檢察機(jī)關(guān)的法律地位，決定了檢察機(jī)關(guān)既是一個(gè)大量涉及國(guó)家秘密，檢察工作秘密，同時(shí)又是一個(gè)大量產(chǎn)生國(guó)家秘密和檢察工作秘密的重要部門，但是隨著檢察機(jī)關(guān)特別是基層檢察院信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，在給檢察機(jī)關(guān)的辦案、辦公帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也使傳統(tǒng)的保密機(jī)制受到了猛烈的沖擊，給保密工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。信息的泄露不僅會(huì)損害檢察機(jī)關(guān)的形象，使檢察工作處于被動(dòng)，嚴(yán)重的還會(huì)給檢察事業(yè)帶來(lái)無(wú)法挽回的損失，因此，加強(qiáng)新形勢(shì)下的檢察信息保密工作刻不容緩。
一、基層檢察院在信息化條件下保密工作存在的隱患
（一）保密意識(shí)淡薄。大部分干警思想上停留在以往傳統(tǒng)的保密工作概念上，對(duì)當(dāng)前高科技狀態(tài)下竊密手段先進(jìn)性的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)新形勢(shì)下信息網(wǎng)絡(luò)安全的表現(xiàn)形式認(rèn)識(shí)不夠、意識(shí)淡薄。主要表現(xiàn)為：（1）對(duì)檢察工作信息化條件下網(wǎng)絡(luò)泄密的渠道和危害性缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，存在麻痹思想，盲目認(rèn)為“保密無(wú)用，無(wú)密可保”；（2）認(rèn)為檢察系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)已做到內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，信息安全防御已非常牢固，且本單位已連續(xù)多年未出現(xiàn)泄密事故，思想上麻痹大意，在非計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)存放密級(jí)文件、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)在、非計(jì)算機(jī)上交叉使用，在外網(wǎng)處理辦案信息等；（3）還有干警認(rèn)為網(wǎng)上安全問題是保密部門和技術(shù)部門的事與自己無(wú)關(guān)。這些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，都可能導(dǎo)致失泄密事件的發(fā)生。
（二）保密管理不規(guī)范。個(gè)別部門對(duì)保密的要求還僅僅停留在對(duì)文件材料實(shí)體的保管回收上，而對(duì)存有大量保密信息的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全的重要性缺乏足夠的重視。主要表現(xiàn)在：（1）規(guī)章制度不健全，個(gè)別部門對(duì)計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備和內(nèi)部局域網(wǎng)缺乏完善的管理辦法，沒有相關(guān)的制度約束，網(wǎng)絡(luò)管理處于放任狀態(tài)；有的即便有制度，往往也因內(nèi)容不全、條款不細(xì)導(dǎo)致制度流于形式、執(zhí)行不力，不能適應(yīng)當(dāng)今形勢(shì)發(fā)展的需要。（2）保密管理不嚴(yán)，個(gè)別干警有法不依，有章不循，保密制度不落實(shí)，缺乏嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督檢查和制裁措施。（3）設(shè)備管理不夠規(guī)范，在日常使用過(guò)程中，通常情況下對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)性質(zhì)上未作和非的區(qū)分，用途上雖作了公用和私用的區(qū)分，但不能嚴(yán)格遵守，因此，存在著計(jì)算機(jī)和非計(jì)算機(jī)之間交叉使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的現(xiàn)象，檢察秘密隨之游移于工作環(huán)境于私人環(huán)境之間，泄密的幾率大為增加。
（三）保密設(shè)施不健全。由于經(jīng)費(fèi)緊張等多種因素的影響，我們使用的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、殺毒軟件等盜版居多，缺乏技術(shù)支持和后續(xù)的更新，易受網(wǎng)絡(luò)病毒、惡意軟件的攻擊和其它安全威脅。有的保密部門如機(jī)要室、機(jī)房、檔案室等未按照要求安裝監(jiān)控、防盜、報(bào)警等安全裝置。
二、對(duì)加強(qiáng)基層檢察院信息化條件下保密工作的幾點(diǎn)建議
（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)增強(qiáng)保密意識(shí)。首先，檢察機(jī)關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須重視對(duì)保密法規(guī)的學(xué)習(xí)和理解，熟知信息化建設(shè)中安全保密的有關(guān)規(guī)定，牢固樹立“保密無(wú)小事”、“保守秘密，慎之又慎”的意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)中保密工作領(lǐng)導(dǎo)。其次，強(qiáng)化檢察干警的保密意識(shí)，在堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)崗位和重點(diǎn)人員進(jìn)行安全保密教育的同時(shí)，必須把保密教育的面擴(kuò)大到全體干警，重點(diǎn)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全保密知識(shí)教育，提高信息安全保密意識(shí)，自覺遵守保密紀(jì)律和有關(guān)保密規(guī)定。一是堅(jiān)持“保密教育日”制度。定期進(jìn)行保密教育；二是堅(jiān)持開展“保密法”宣傳月活動(dòng)。通過(guò)張貼保密宣傳掛圖，選擇典型泄密案例進(jìn)行通報(bào)，組織參觀安全保密教育圖片展，使干警引以為戒，警鐘長(zhǎng)鳴，增強(qiáng)自覺做好保密工作的責(zé)任感；三是利用內(nèi)部局域網(wǎng)，宣傳保密工作。在局域網(wǎng)上開辟“保密之窗”專欄，內(nèi)設(shè)最新動(dòng)態(tài)、上級(jí)文件、保密制度、工作部署、經(jīng)驗(yàn)交流、警鐘長(zhǎng)鳴、知識(shí)問答等。
（二）加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的保密管理。一是要完善計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)保密管理規(guī)章制度。做到實(shí)在管理，切實(shí)可行，旨在落實(shí)。 二是嚴(yán)格重點(diǎn)人員的教育管理。建立保密工作目標(biāo)考核責(zé)任制，在與重點(diǎn)人員簽訂崗位責(zé)任書的基礎(chǔ)上，實(shí)行部門負(fù)責(zé)人保密工作一崗雙責(zé)制度，將保密工作落到實(shí)處。將保密工作責(zé)任納入季度考核范圍。三是強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理。嚴(yán)格將計(jì)算機(jī)與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行管理隔離，嚴(yán)禁用處理國(guó)家秘密和檢察工作秘密信息的計(jì)算機(jī)上國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。上互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)與處理信息的計(jì)算機(jī)嚴(yán)格區(qū)分，做到專機(jī)專用；禁止將網(wǎng)絡(luò)安全隔離與設(shè)備用于信息網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)之間；實(shí)行移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)認(rèn)證制度，禁止內(nèi)外網(wǎng)交叉使用；嚴(yán)格規(guī)范文件或材料的上網(wǎng)審查程序，嚴(yán)格把好上網(wǎng)關(guān)，切實(shí)做到絕密、機(jī)密文件、信息不上網(wǎng)。
（三）強(qiáng)化保障，夯實(shí)保密工作基礎(chǔ)。加大資料投入。堅(jiān)持把保密經(jīng)費(fèi)列入部門預(yù)算，加大對(duì)保密工作相關(guān)設(shè)施的建設(shè)資金投入，及時(shí)更新引進(jìn)科技含量高、保密防范效果好的設(shè)備。按照要求對(duì)機(jī)要室、機(jī)房、檔案室等保密部門安裝監(jiān)控、防盜、報(bào)警等安全裝置。
