時間：2023-05-29 18:19:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理思路，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
藝術檔案的規范化與精細化管理，離不開對高職院校藝術檔案作用與價值的厘清。
（一）高職院校藝術檔案的作用
高職院校藝術檔案是學校在辦學過程中形成的關于文化藝術工作歷史發展的真實記錄，是超越時空范圍的歷史遺產，見證了學校的教育、建設與發展，匯集了廣大教師乃至學生的創造智慧，因而是一筆可貴的文化資源。高職院校藝術檔案具有以下作用：一是文化傳承作用。藝術檔案是學校在長期的辦學歷史進程中，創造并留下的文化藝術遺產。有多少藝術檔案就有多少藝術財富，就意味著有多少歷史藝術遺產留給后人。我們文化藝術的繁榮，就要在文化傳承的基礎上不斷推陳出新。二是學校藝術教育的重要資源。高職院校在進行藝術教學中，可以充分挖掘現有的藝術檔案資料，作為教師教學、學生學習的參考資料。高職院校可以利用藝術檔案編寫校本教材、授課教案、教學大綱，對學生進行藝術輔導，利用藝術檔案中豐富的聲像資料進行觀摩學習，作為示范教學都是不錯的選擇。三是利用學校的藝術檔案服務社會。高職院校的重要職能之一就是為社會服務，為當地的經濟發展服務。藝術檔案服務社會是因藝術檔案自身的特點所決定的。藝術檔案具有形象性和公開性特征，藝術檔案中的藝術作品是供人們欣賞、享受的精神食糧。高職院校可以利用藝術檔案中的優秀作品面向社會展出，發揮其藝術審美作用，感化宣傳作用，開闊群眾的視野，促進社會的和諧。
（二）高職院校藝術檔案的價值
高職院校藝術檔案不同于學校其它的教學檔案、科研檔案、人事檔案、學生檔案等，它價值獨有，并且隨著時間的推移和歷史的演進，藝術檔案的價值將越發顯現出來。第一，高職院校藝術檔案具有重要的歷史價值。不少高職院校近年來經歷學校升格（從中專升格為高職高專）、搬遷新校區、學校合并等歷史沿革，在校史編寫中一些需要確認的史實資料可以從藝術檔案中找到答案。高職院校把本單位的藝術檔案收集、整理、保存起來將為學校未來事業的發展提供很多珍貴的，有參考價值的材料。第二，高職院校藝術檔案具有重要的學術研究價值。藝術事業的繁榮和發展，決不能孤立地去進行研究，而是要結合著研究昨天、今天來研究明天。要研究，就必須要有歷史的真實依據，那就是原有的檔案和有關的素材。比如，在工藝美術職業院校，我們要研究各個工藝流派、美術大師的歷史傳承與發展成就，就需要廣泛占有材料、分析材料，沒有材料就很難研究——巧婦難為無米之炊。可以說，藝術檔案對于藝術的發展，對學術研究具有重要的參考價值。第三，高職院校藝術檔案具有很高的使用價值。學校的藝術檔案可以為師生反復使用，而且頻率很高。藝術檔案是學校進行藝術研究、藝術教育的重要材料。藝術檔案是學校師生進行藝術創作、藝術活動的總結。通過對一定時期的教師以及學生藝術創作、藝術活動有關材料的歸檔，可全面總結高職院校藝術創作的經驗、及時收集創作素材。例如，藝術院系獲獎的優秀的畢業設計，參加各級各類藝術競賽的獲獎作品，可作為后來者學習、研究的對象，同時也是他們進行藝術創作的源泉。實踐證明，利用藝術檔案，有案可查，許多問題迎刃而解，有利于拓寬學生創作的思路，提高藝術作品的質量。
二、高職院校藝術檔案管理現狀
（一）藝術檔案建檔意識不強
高職院校的藝術檔案不僅僅是學校檔案工作的有效組成部分，更是構建和諧校園、促進校園文化的重要載體，需要師生加強這方面的意識。高職院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，諸如師生在日常教學科研、文藝演出等活動中產生的藝術檔案；學校組織各類文化節中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案的種類數量不少，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，于是對高職藝術檔案不重視收集，如在各類藝術比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的相關部門，未能及時完整地歸檔到檔案館室。
（二）機構制度方面不夠完善
高校檔案工作是高校重要的基礎性工作，是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一，學校應當對其加強領導和管理，將之納入學校整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系。少數高職院校對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠；個別高職院校沒有根據《高等學校檔案管理辦法》規定將檔案工作納入學校整體發展規劃，未將檔案館建設列入新校區總體建設方案，依法管檔的自覺性和責任感有待進一步加強。一些建校時間長、辦學規模大、檔案數量多，符合中華人民共和國教育部第27號令規定條件的學校，至今尚未成立檔案館；有的學校雖然設立了檔案館，但級別建制偏低，人員偏少，難以適應學校又好又快發展的需要。少數學校檔案用房面積過小，基礎設施陳舊簡陋。個別學校檔案館安置在過渡用房，安全意識不強，必要的防護措施不到位，特別是臨時存放檔案的場所有著明顯的安全隱患。在檔案管理模式上，部分學校沒有根據有關法律法規進行建章立制，未能按照規定要求和檔案工作原則對學校各院系、各部門產生的各類檔案實行集中統一管理，特別藝術檔案的管理更是薄弱，呈現隨意化、無序化的狀態，缺乏必要的制度管理保障。
（三）檔案人員的素質亟待提升
提高高職院校藝術檔案的管理水平，離不開檔案人員的辛勤工作。檔案工作機構的人員構成、個體素質如何，直接影響藝術檔案的管理水平和工作效果。只有綜合素質高的人，才能勝任學校藝術檔案的管理工作。近幾年，高職教育事業跨越式發展，但卻存在忽視檔案建設的情況，學校檔案專職人員數量不足的現象普遍存在。隨著高職辦學規模的擴大，各項工作內容與日俱增，但是，由于人們對學校檔案工作的認識不足，高職院校的檔案工作長期處于可有可無的一項工作。不是安排一些婆婆媽媽的人員，就是把別處不好安排的照顧對象推去檔案室。現有的這些檔案管理人員，來著不同的專業背景，有的學習歷史、有的學習文學、有的學習計算機，五花八門，檔案管理專業的卻不多，這就給他們從事檔案工作帶來先天不足——專業素養不夠。高職院校的檔案人員往往還兼任一些其他工作，只剩下很少時間和精力應付檔案業務已成為普遍現象。在這種情況下，高職院校的檔案工作面貌可想而知。
三、高職院校藝術檔案管理的對策與路徑
提升高職院校藝術檔案管理水平，需要從高職院校的組織管理機制、管理隊伍建設、藝術檔案的數字化建設、藝術檔案的利用水平等路徑著手，綜合運用發揮合力方能有所建樹。
（一）要切實加強領導
高職院校檔案管理工作應該納入學院整體發展規劃，納入整體考核評估指標體系，藝術檔案工作也應該列入學院整體檔案工作規劃，各二級院系應該把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，由一名分管領導具體指導、制定政策、把握藝術檔案工作的發展方向。要切實把藝術檔案工作作為學院發展的有機組成部分，積極宣傳和組織、整理和挖掘藝術檔案，把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。要針對藝術檔案工作發展的不同層次、不同類型，分別提出不同的量化指標和時限要求，進行分類指導。要保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。總而言之，高職院校各級領導的重視，是藝術檔案能否順利發展的關鍵。
（二）要加強隊伍建設
藝術檔案員隊伍是藝術檔案管理上水平上臺階的重要基石。學院領導應該關心藝術檔案工作隊伍的建設，努力解決藝術檔案人員的實際困難，提升他們在學院偏低的待遇，解決他們晉升的渠道問題，提供必要的業務進修、外出參觀學習的機會，從而穩定藝術檔案工作隊伍。要多層次、多門類加強業務培訓，不斷提高藝術檔案人員素質和管理水平。藝術檔案工作是一項復雜的專業技術勞動，因此，要求從事檔案工作的人員應具有合理的知識結構，又要具備良好的藝術素養。只有綜合素質高的人，才能勝任高職院校的檔案管理工作。檔案工作人員的素質是提高藝術檔案管理水平，充分發揮藝術檔案作用的先決條件。概括地說，對藝術檔案管理人員主要有以下要求：良好的政治素質、精湛的業務技能、良好的工作作風、高度的責任意識、良好的職業道德，較強的溝通能力。從加強團隊建設的角度來說，還需要重視每一個檔案工作人員的個體價值和主觀自覺性行動。也就是要充分發揮和調動每一個人內在的積極因素，創造性地開展工作。對藝術檔案管理隊伍的管理重點在于明確崗位，落實職責，稽查考核，協調激勵。學校應該把檔案人員隊伍建設列入人才發展目標，統籌規劃，不斷優化隊伍結構，使高校檔案人員隊伍朝著專業化、高素養、有梯隊的人才隊伍結構發展，為高職院校的藝術檔案工作注入可持續發展的活力。
（三）要加快藝術檔案的數字化建設
藝術檔案是對學校和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。要實現藝術檔案的文化傳承作用，必須加快藝術檔案的數字化建設。通過藝術檔案的數字化管理，讓更多的學生走進網絡平臺，共享先進文化的魅力，從而全面提高學生的文化素養，促進校園文化建設。加強藝術檔案的信息化和數字化管理，是藝術檔案事業適應時展的需要。利用多媒體技術，實現藝術檔案媒體的數字化。多媒體技術是一種交互性綜合處理的計算機技術。根據藝術檔案的多媒體特征，高職院校的檔案館可以充分運用多媒體技術中的音頻信息處理技術、圖像信息處理技術、視頻信息處理技術、多媒體數據庫技術和多媒體信息識別技術，結合數碼相機、數碼攝像機、數碼掃描儀等數字化設備，通過對紙質檔案、聲像檔案的掃描錄入、數碼處理、3D制作，將藝術檔案媒體轉化為電子代碼儲存、傳輸和處理，變成可視化、動態化、數字化的多媒體藝術檔案信息資源。藝術檔案管理軟件的運用，實現藝術檔案系統化的管理。軟件的應用可以提高管理思路和管理方式的創新，還可以提高管理的效率，提高日常藝術檔案管理的標準化和規范化的流程，及時提供文化資源的信息。高職院校在選用檔案系統管理軟件時，必須結合自己的工作條件、環境和和技術保障等方面的考慮，以提高軟件應用的實際效率。還要考慮檔案管理軟件的處理和儲存多媒體藝術檔案信息的能力。這樣就可以直接在電腦上進行藝術檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統計，簡化傳統的手工過程，提高科學化管理藝術檔案的能力。利用多媒體光盤技術實現藝術檔案數字化存儲。由于藝術檔案的信息量很大，圖文聲像并茂，這就需要功能全、密度高的大容量存儲器。多媒體光盤技術采用激光介質作為高密度信息存儲載體，具有記錄信息量大，存儲密度高，易于檢索，便于拷貝復制，還原傳輸效果好等優點。利用這些大容量的可讀寫光盤貯存圖像、聲音、動畫、視頻等多媒體藝術信息，既能有效地節省檔案庫房的貯存空間，擴展存儲能力，又便于保存、保管和借閱。
（四）要提高藝術檔案的利用水平
1.1衛生監督檔案的重點發生變化
衛生監督事業從原有衛生防疫站轉變為衛生監督局（所）后，工作職能從原有的以專業技術為主轉變為執法和監督檔案為主，從原來健康監測為主的技術業務轉化為日常監管執法事務為主，因此檔案的內容和重點發生了一系列的變化，因此在檔案的分類管理、預立卷和立卷管理、檔案收集的重點內容，檔案的收集重點也發生變化。
1.2衛生監督檔案管理的配套機制未充分建立
衛生監督事業體制改革經過十年后，在衛生監督業務發展上取得了輝煌的成就，創建了科學高效的監管模式，打造出專業引領的執法隊伍，培育了富有時代特色的衛生監督精神，檔案管理工作作為后臺性的業務和基礎性的業務,因此往往處于較為次要的地位，在檔案的管理機制上仍顯滯后。仍然存在檔案組織體系建設不夠完善，檔案管理制度需進一步改進創新，檔案信息資源開發力度不夠，服務衛生監督事業的渠道和方式拓寬不足，檔案管理仍停留在收集實物檔案階段，電子檔案和實物檔案“雙軌制”集中管理機制仍未建立，對專業檔案、特色檔案、重大活動、重大事件等的文字、聲音、影像檔案的收集力度仍舊不足。
1.3衛生監督檔案管理的硬件設施和軟件配套上仍有待提高
由于辦公場所面積所限，衛生監督檔案管理人員大多是兼職,工作重心主要為日常監管執法事務,也制約了衛生監督檔案管理的發展進程。如部分衛生監督機構尚未建立專用檔案室，部分單位檔案室面積偏小，檔案工作人員的專業素質和服務水平較差，思想上對檔案的重視程度不足等，上述問題已無法適應新時期衛生監督檔案事業發展的需要，也直接制約了為衛生監督事業服務的動力和創新力。
1.4衛生監督檔案管理的科技含量不高
在許多基層監督機構的檔案管理上，仍使用手工整理檔案的操作模式,檔案的收集、整理、立卷、歸檔基本上是通過手工操作,一方面整理工作量非常大,影響工作效率,另一方面在查閱、借閱檔案上極不便利,在很大程度上影響了檔案的準確查詢和準確應用,影響了檔案價值的充分發揮[1]。隨著社會的不斷進步和衛生監督事業的不斷發展,衛生監督檔案包涵的范圍越來越廣,檔案科目越來越繁,新的檔案載體越來越多，僅僅依靠手工勞動已不能跟上時代的步伐，而仍未能將計算機、掃描儀、光盤存儲等技術運用到檔案管理中,嚴重制約管理效率和利用效率的提高,檔案管理工作的信息電子化進程較慢,已不能適應社會發展和改革開放形勢的要求。
2加強衛生監督檔案管理工作的對策
2.1明確衛生監督檔案管理的科學指導思想
堅持科學發展觀，以服務衛生監督事業發展和衛生執法工作需要作為推動檔案事業科學發展的主題，建立檔案管理創新體制，積極提升檔案服務水平為目標，在現有發展階段的基礎上，追求新的發展、實現大的突破，全力推進檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設，優化檔案管理體制，拓展檔案工作領域，提升檔案管理在衛生監督事業發展的影響力和貢獻力，逐步形成領導牽頭、架構清晰、職責明確、責任到人的檔案管理體系。
2.2應用提升檔案管理工作效率的信息技術手段
隨著信息化時代的到來，信息化建設的重要性日益突出，信息化水平已成為衡量一個單位、一個系統現代化水平和綜合管理水平的重要標志以及能否進一步加速發展的重要基礎，因此，衛生監督檔案管理要跟上時代的步伐,檔案管理技術和手段也要不斷地更新和發展,實現檔案管理信息化和自動化。檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實體保管向以檔案內容為重點的數字化信息管理，并以數字化信息為主要形式向單位內部、社會提供利用服務為重點的轉變過程。這一轉變過程充分依托現代信息技術裝備，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化技術水平，啟動衛生監督檔案管理系統的開發和紙質檔案數字化工程，通過電子軟件等現代化信息設備，將檔案資源及其管理過程數字化,建立區域性、專題檔案目錄數據庫、紙質檔案全文信息庫、多媒體信息資源庫，完成所有照片、錄像、錄音檔案的數字化工作[2]。通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸,實現檔案資源的合理配置與有序開發,從而實現檔案信息資源的共享。實現檔案在線歸檔、查閱、統計分析等多種功能，方便利用者查詢和利用，與日常業務緊密結合，為檔案信息的及時利用提供了保證，操作簡單、使用方便，通過數字檔案助力一線監督執法工作，促進政府信息公開、提高衛生監督日常監管效率，從而提高檔案信息資源的利用率，最大限度發揮檔案信息資源的效能。
2.3建立衛生監督檔案人員的科學培養機制
衛生監督檔案工作既具備科學性、學術性,同時也具備政治性、保密性。檔案工作不止是機械整理，同時也是發揮主觀能動性的腦力勞動[3]。因此，必須著力做到以下兩點：①提高衛生監督檔案工作者的政治素質。檔案工作的特殊性要求檔案工作者要以衛生監督大局為重、無私奉獻，甘做無名英雄。②要加強衛生監督檔案業務培訓。衛生監督檔案管理具有很強的基礎性、技術性的特點,在檔案管理工作中,檔案收集、立卷、歸檔和安全保管等有復雜的技術規范。因此,應大力加強對檔案人員的業務培訓,檔案管理人員也要自覺學習檔案專業知識，同時，各單位也要把檔案業務培訓列入衛生監督的整個培訓計劃中,不斷提升檔案管理人員對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定等基礎知識的學習,以適應檔案工作的需要。
2.4優化檔案文件的集中管理機制
①完善檔案集中管理機制。建立健全文件整理、移交、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案室移交的流程和規范[4]，探索建立衛生監督檔案集中管理模式。②探索電子、實物檔案“雙軌制”集中管理機制建設，建立專題檔案數據庫、多媒體信息資源庫，完成所有照片、錄像、錄音檔案的數字化工作，實現電子文件與紙質文件同步運行的“雙軌制”歸檔管理。③加強重大活動和重大項目檔案工作。加強專業檔案、特色檔案、重大活動、重大事件等的文字、聲音、影像檔案的收集工作。
2.5積極開展檔案管理的宣教工作
①檔案管理部門應根據衛生監督各業務部門的職能,明確應歸檔文件范圍,增強衛生監督員的檔案意識,提高對檔案工作的重要性的認識,檢查實際執行情況,把檔案管理作為年度績效考核內容之一。②檔案管理部門應利用多種機會，采用多種形式,爭取領導的重視，經常性地開展檔案知識和檔案法制宣傳工作,采取新聞報道、網站消息等方式檔案工作的進展情況，形成全員關心檔案管理工作的共識,積極參與檔案工作。③建立獎懲激勵機制，表彰、獎勵材料收集齊全、分類準確、組卷合理、歸檔及時、利用得當的部門和個人,促使立卷歸檔制度的規范執行,逐步使檔案管理工作規范化、科學化。
3結語
1交通檔案管理信息化建設的重要性
1.1可滿足時展的需求
在信息技術逐漸普及的新時期，要想使交通事業工作更好地服務于人民，就必須對交通檔案管理工作進行改革，實現交通檔案管理的信息化建設。只有在交通檔案管理工作中實現信息化管理模式，才能有效提高交通事業的工作效率，促進檔案管理服務水平的提高。在交通檔案管理的過程中使用信息化技術，能保證在檔案的歸檔中不出現不必要的錯誤，從而有效減少與檔案相關的信息加工費用，促使整個檔案管理工作更好地順應時展的需求。
1.2可有效改變檔案管理的方式
在交通檔案管理工作中使用信息化技術，可在很大程度上對檔案管理的歸檔材料進行有效控制和管理。公路工程檔案是交通事業檔案中的組成部分，由于其過于復雜，在工程檔案的歸納和形成中需要耗費大量的人力、物力和財力，并需要工作者投入大量的時間對其進行整理。因此，為了保證公路工程檔案在各個階段的資料都能完整無缺，對公路工程檔案進行信息化建設是非常必要的。它能通過計算機的前端控制保證這些工作的順利進行，實現對資料的妥善管理，并能節省人力、物力、財力，將其投入到交通事業建設的其他方面，促進交通事業的發展。
1.3可促進檔案服務向專業化發展
在以往的檔案管理工作中，檔案的載體多為紙質材料，導致查看檔案資料時需要前往檔案管理部門借閱，且在借閱過程中要根據檔案管理的相關要求，在一定期限內完好無損地歸還資料，這就給借閱者和檔案管理部門帶來了諸多不便。信息化檔案管理不僅能在很大程度上避免因檔案要按時歸而帶來的各種不便，還能保證檔案在借閱時不被損壞。同時，當借閱者需要查閱資料時，可隨時隨地在相關網站上查詢，解決了紙質檔案在借閱時存在的空間差和地域差的問題，有效實現了檔案內容的信息管理與實體管理之間的分離，降低了檔案管理工作人員的工作難度。
2交通檔案管理信息化建設的思路
2.1改變工作理念，提高信息化意識
在交通檔案管理信息化的建設中，要面向市場，在建立檔案信息資源時善于開發和利用工作領導體系，并對交通事業部門的各機構和人員的具體職責進行明確，將工作落實到實處，以促進交通事業的發展。同時，工作人員在對交通檔案信息資源進行開發利用時，需要更新自身的各種理念，擺脫傳統工作觀念中的不利因素，促進信息資源共享觀念的確立，樹立全局觀念，強化信息化意識，從而加快交通檔案管理信息化建設的步伐，促進檔案管理信息化工作的順利開展。
2.2促進管理工作規范化
在交通檔案管理工作中，建立交通檔案綜合管理系統是實現檔案管理信息化建設的有效手段。目前，交通檔案在社會發展中的作用日益明顯，其與公路工程建設和企業發展有著密不可分的聯系，可為企業的生產經營提供諸多的社會服務。在檔案管理工作中，信息化可使檔案管理部門從提供信息向選擇信息轉變，工作人員從大量的檔案資料中選擇具有結論性和規律性的數據，從而形成科學、嚴謹、合理和完善的綜合體，這有利于查閱者的查閱和查閱知識的完整，且在交通系統各部門建立統一的計算機網絡，使其之間相互合作、相互監督，并根據不同的類別確定不同的檔案庫，最終將檔案資料統一納入計算機網絡系統中，從而推動檔案管理工作的標準化和規范化。
2.3強化信息化工作
要想加強交通檔案管理的信息化建設工作，就需要從以下3方面入手：①建立健全檔案管理制度。健全、完善的檔案管理制度的確立，能有效明確各個工作人員的職權和職責，促使檔案管理工作的高效完成。通過對檔案管理制度的建立，還能對檔案管理的一些事項進行規定，比如檔案資料的整理、歸檔、保存和保密等要求。②提高檔案管理工作人員的素質。在交通檔案管理部門，工作人員大多為兼職人員，其綜合素質和工作能力并不高。因此，在檔案管理的信息化建設中，需招聘專職人才進行交通檔案的信息管理，并按期對工作人員進行培訓，提高他們的工作能力和素質。③及時配備檔案管理信息化所必須的設備，比如計算機、掃描儀、光盤刻錄機和互聯網設備等，這些設備在檔案管理信息化建設中是不可或缺的。
3結束語
關鍵詞：醫院檔案 信息化 檔案管理
醫院檔案是記錄醫院成立以來的發展歷程的重要資料，對醫院各項事業的發展都有著十分重要的作用。伴隨著信息化技術的不斷推進，檔案信息化管理逐漸在各個醫院中進行了應用。但目前方案信息化管理和應用的過程中還存在著各種各樣的問題，這在一定程度上影響了醫院的檔案信息化管理工作的進一步的提升。本文主要結合工作實踐，分析和探討了檔案工作中存在的主要問題，并有針對性的提出了相應的對策。
一、醫院檔案信息化管理中存在的主要問題
1.醫院檔案信息化缺少有效的管理機制。從目前我國檔案信息化的情況來分析，檔案信息化管理從總體上來講比較分散和凌亂，缺乏有效的管理機制。一些醫院是通過成立檔案室的形式將醫院的會計檔案和治療檔案進行分類歸檔，但是這些檔案資料的收集和整理工作卻是由各個科室完成的，所以很容易出現檔案信息的分散和凌亂的情況。這種傳統的檔案信息化管理模式已經很難適應現代化醫院檔案管理的現實需求。
2.檔案信息化管理模式較為陳舊。一些醫院的檔案信息化管理的保真和保密技術還不夠完善，存在著一定的缺陷。在工作中容易出現檔案信息不能和計算機網絡相互結合，同時也很難形成醫院檔案目錄的排序和查找功能，這和現代醫院的檔案資源共享的理念有所背離，檔案的服務功能也難以發揮。這種情況導致了一些檔案沒有得到很好的處理與利用，醫院檔案信息化沒有能夠發揮出應有的積極作用。
二、醫院檔案信息化管理的重要性
1.醫院檔案信息化管理是醫療體制改革的現實需求。伴隨著信息時代的到來和醫療體制的改革，人們對于醫院檔案的信息化管理要求也越來越高，因此在工作中加強檔案信息化建設，是提升醫院檔案管理水平的重要途徑。隨著時代的向前發展，檔案的信息化建設已經開始逐步取代了傳統的檔案管理方式成為醫院檔案管理的主要方式。但一些醫院對于檔案信息化管理工作還不夠重視，缺乏相應的檔案信息化的設備，這嚴重地阻礙了醫院檔案工作的發展。醫院應當從適應現代醫療體制的角度出發，不斷完善醫院的檔案信息化管理體系，從而更好地保障醫院檔案信息化朝著可持續的方向快速發展。
2.醫院檔案管理信息化是提升醫院管理質量的重要手段。目前有的地方的醫院還采取傳統的手工收集、整理的方式進行檔案管理，這容易造成醫院的檔案信息量比較小、管理水平低的情況發生，不能夠適應現代醫院發展的客觀需求。采取檔案信息化的思路不僅僅可以提升醫院的檔案管理的效率與質量，同時還可以為醫療服務提供大量優秀的信息化人才，這能夠有效地促進醫院檔案資源的利用和開發，使得醫院的檔案管理能夠朝著標準化和現代化的方向快速發展，提升醫院檔案管理的水平。
三、提升醫院檔案信息化管理水平的對策
1.加強檔案信息化的制度建設。為了更好地保證檔案信息化管理的質量和效率，更好地滿足現代化醫院檔案的管理需求，醫院檔案管理工作者需要對檔案管理的理念進行創新，同時建立完善的醫院檔案信息化管理制度，從而促進醫院檔案信息化管理工作能夠更好地向前發展。作為醫院的檔案工作人員要能夠熟練地操作計算機，同時還要對檔案的規范化收集與整理工作了如指掌，這樣才能夠更好地發揮檔案信息化在醫院各項工作中的重要作用。同時，醫院的管理者應當不斷創新醫院的管理理念，制定科學合理的檔案管理制度，將檔案管理工作納入到醫院的日常考核與檢查的工作中，這樣才能夠使得檔案的信息化管理工作得到有效的提升。
2.努力提升檔案工作的服務質量。檔案工作最終的目的還是為了使用，這是檔案信息化管理的最終歸宿。因此醫院檔案管理人員要提升檔案工作服務醫院建設的意識，樹立起正確的檔案信息服務理念，優化檔案的服務方式，使得醫院的檔案信息服務逐漸從封閉式轉變為開放式。另外檔案部門還要加強和醫院其他部門之間的溝通和聯系，建立良好的交流平臺，這有利于拓寬檔案的服務渠道，使得醫院的檔案資源能夠最大限度地得到開發與利用，從而更好地滿足現代化醫院管理的現實需求。
綜上所述，為了更好地保障醫院檔案信息化的質量和效率，醫院管理者要能夠正確認識到檔案信息化的重要性，建立起完善的檔案管理制度，同時還要提升醫院的信息管理設備，改善檔案服務的水平，加強對現有人員的技能培訓，這樣才可以確保檔案信息化管理工作的有效運行。
參考文獻
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[2]劉淑敏.淺談醫院檔案信息化管理[J].內蒙古科技與經濟，2011，3
關鍵詞：社會保險事業；檔案；管理
中圖分類號：C816 文獻標識碼：A
隨著社會保險改革不斷深化，社會保險覆蓋面逐漸擴大，社保檔案的數量也日益增多。社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬戶，關乎民計民生。如何做好社會保險檔案工作，已成為社會保險經辦機構的一項重要任務。
一、社保檔案管理的重要性
社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：
（一）數量大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，這就是社保檔案數量的龐大。
（二）變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化，這就決定了社保檔案的動態變化。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。
（三）要求高。社保檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在：一是辦理活動的規范，即各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；二是形成材料的規范，即各類社會保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。
二、加強社保檔案管理的必要性
社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。
（一）加強社保檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要。 隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社保部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統，即安全有序的社會保險檔案系統。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。
（二）加強社保檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細信息，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。
（三）加強社保檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。
三、新時期加強社保檔案管理的方法
新時期如何實現社保檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門必須解決的現時問題，責任重大，任重而道遠。
（一）提高思想認識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度, 及時解決工作中出現的問題和困難，積極爭取各級領導對社保檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題,為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。
（二）健全制度程序，理順社保檔案工作管理機制。依據《檔案法》、《保密法》、《社會保險業務檔案管理規定（試行）》等法規政策，制定社保檔案分類大綱和管理細則。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費,實現社會保險檔案的集中管理。把檔案管理“星級達標”工作作為一項重要任務，納入社會保險工作的總體規劃，制定“星級達標”工作目標，明確檔案管理責任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。
（三）加強信息化管理，實現“軟、硬、人”統一協調。信息技術的不斷發展為我們創新檔案管理方式，實現智能、人性化管理提供了先決條件。各級社保部門應克服資金緊張的困難，購置現代化設備裝備檔案室。在機型上在市內要盡力做到統一，以便為下一步計算機聯網及共享社會保險檔案數據奠定基礎。同時應著力進行檔案管理的軟件開發工作，由全市社會保險部門統一組織實施。要逐步實現檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統計。努力做到對檔案的分類統計，綜合數字統計、相關信息資料統計等，最終實現系統的網上互聯和自助查詢，使每個參保人可以方便的查詢到自己的信息。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進管理方法，全方位為參保單位和個人服務。
（四）提高業務素質，嚴把服務水平。社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴格把關，切實將工作經驗豐富、責任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓教育工作，采取崗位培訓、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業培訓、到兄弟縣市學習取經、邀請各地檔案部門業務骨干授課和現場業務指導等形式，努力提高檔案管理隊伍的專業技術素質和現代化管理水平。社保部門還應與檔案行政管理部門加強聯系，開展經驗交流。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。
關鍵詞：互聯網；辦公室；檔案管理；新思路
當今，互聯網迅猛發展，電子信息技術也蓬勃發展起來，對人們的生活和工作帶來了極大的方便。在辦公室檔案管理工作中也開始運用網絡電子技術，使檔案管理工作更加快捷、高效和科學。畢竟互聯網是一種新生的事物，在辦公室檔案管理中需要一段時間的適應，辦公室檔案管理工作受傳統模式的影響很深，在運用互聯網技術過程中，會存在很多問題。因此，積極探索辦公室檔案管理工作新思路成為一種必然。
一、互聯網下辦公室檔案管理出現的新特征
（一）逐步向信息化轉變
隨著互聯網技術的不斷發展，信息化程度不斷提高，傳統的檔案管理模式已經跟不上時展。傳統模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁瑣，都是重復性工作，容易出現錯誤，工作人員面對繁瑣工作沒有工作熱情，效率也不高。隨著網絡化的不斷發展，已經深入到每個方面，辦公室檔案管理已經廣泛運用先進設備。辦公室都普遍建立起先進的檔案管理機制，開始向信息化檔案管理轉變。
（二）服務模式更加多樣化
這種多樣性主要體現在：辦公室檔案管理逐步走向信息化，與傳統的進行比較，不但檔案管理的范圍逐步擴大，而且辦公室檔案管理轉向智能化和多樣化。比如，以前的檔案都是手動進行登記和匯總，現在引進了管理軟件，對其進行電子操作，功能更加齊全，而且非常便捷。
（三）載體有了很大發展
傳統的檔案管理就是用紙張進行記錄，而現在檔案都是在電腦上進行登記，實行的是電子檔案，解決了傳統檔案的很多弊端，使檔案的信息存儲量更加豐富。
二、面臨問題
（一）管理人員缺乏
信息化的推動之下，計算機和互聯網普遍運用到檔案管理中來，已經成為主要辦公手段。然而，新的技術需要高素質的人才，但是很多的管理者都是從傳統的管理工作人員向現代的管理人員過渡，雖然經過了培訓，但是計算機和互聯網技術不精通，一知半解，所以，運用起來就顯得非常生澀。這就決定了在檔案管理上需要注入新的活力，需要引進一批計算機精通的管理人員，改變管理人員缺乏現狀。
（二）組織不得力
很多機關辦公室都沒有結合自身的實際特點建立起獨立的檔案管理機制，在很大程度上依賴于領導的意圖，自己沒有創新意識和主動性，這就不能夠從根本上做好檔案管理工作。雖然，建立起檔案管理組織，但是并沒有真正發揮作用，沒有得到足夠重視。
（三）安全意識缺乏
信息時代之下，互聯網技術廣泛運用到檔案管理中，雖然實現了高效化，但是也不能夠忽視檔案管理的安全性。一些非法分子利用互聯網的缺陷，對檔案進行竊取，竊取各單位的機密。因此，檔案管理存在很大的不穩定因素，需要加強安全防范意識。
三、創新思路
創新是發展的根本，也是推動發展的動力。對于創新，一定要重視起來。要抓住互聯網這個新生事物，抓住互聯網的新特征，針對互聯網下出現的問題，對檔案管理工作要找出新思路。另外，要把數字化管理工作融入到檔案管理中去，是辦公室檔案做到數字化，實現辦公檔案管理的新思路。
（一）管理模式要進一步健全
第一，辦公室要對檔案管理機制不斷健全，而且要逐步完善，在標準制定上一定要嚴格，要實行高標準。對檔案管理工作要進行全面監督，做到檔案的規范化管理，使管理工作得到有效落實。第二，要重視人才的作用。要面向社會，引進一批科技人才，對信息管理非常精通，而且對計算機和網絡技術也相當熟練，給辦公室檔案管理注入活力。還要對現有的管理人員進行培訓，使他們在思想上跟上時代的步伐，逐步接受新鮮的事物，對計算機技術和網絡技術要不斷加強培訓，使他們熟練掌握，盡快投入到信息化潮流中來，為檔案管理改革做出一份貢獻。
（二）進行數字化和信息化管理
通過先進的電子技術，把紙質的檔案和電子檔案有機結合在一起，建立起一套完整的數據庫和信息庫，然后，進行數字化存儲。另外，對檔案管理上，要做到層次化，從低到高，層層進行管理。
（三）建立檔案信息資源管理系統
把各種紙質的檔案信息逐漸錄入電腦，轉化為數字化資料，然后，把這些電子資料存儲在檔案管理系統中，這樣就可以進行高效傳輸、檢索和共享。另外，在進行檔案管理過程中，要充分認識創新的重要性。在了解自身情況的基礎上，緊緊依托互聯網，對檔案管理系統不斷進行調整和更新。
總之，在信息化潮流的推動之下，互聯網和數字化技術運用到了很多地方，尤其是在辦公室檔案管理中運用的更加廣泛，推動了檔案管理從傳統管理向現代管理轉變。檔案從紙質開始先電子化轉變，實現了檔案管理的便捷高效，為檔案管理工作開辟了新的途徑。在檔案管理中，要緊跟形勢，要充分利用互聯網的優勢，把互聯網融入到檔案管理中去，促進檔案管理工作的晉檔升級。當然，在運用互聯網的過程中，需要一個非常長的過程，需要不斷的去探索，去契合，使之與互聯網充分融合在一起，促進檔案管理更好更快發展，使檔案管理工作向著更加宏偉的目標邁進。
參考文獻：
[1]王紅利，郭連鋒.對辦公室檔案管理的幾點建議――由某企業發現檔案“缺失”引發的思考[J].重慶交通大學學報（社會科學版），2013，3（04）：194-196.
關鍵詞：高校圖書館；檔案管理；新思路
高校圖書館檔案管理是高校圖書館工作的一個重要組成部分，是保存高校圖書館各項工作和活動原始記錄的載體，它從高校圖書館成立之日起就開始積累，隨著圖書館的發展而發展，客觀真實地記錄著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。
一.高校圖書館檔案管理的作用
（一）對讀者開展宣傳和教育的重要教材
高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學、科研、管理以及服務等各項工作，廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個圖書館的情況，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料，也是向讀者開展宣傳教育活動的重要教材。
（二）領導決策的參考依據完整的檔案資料可以為領導決策提供很多信息
高校圖書館領導在工作中需要了解館內的工作情況和一些有關圖書館發展的數據時，可參考館內保存的檔案材料；其次，學校領導想要了解學生的讀書喜好，掌握學生的學習動態，也可以通過參考圖書館保存的學生借閱方面的檔案來獲取一定的信息。同時，針對舊有管理制度的問題提出建議，不斷完善圖書館各項規章制度。
（三）做好圖書館服務、提高工作效率的依據
隨著時代的發展，高校圖書館的工作內容也發生著變化，其中，為廣大讀者提供優質的服務是當前圖書館工作的一項重要內容，也是未來高校圖書館的重點發展方向。其中，圖書館的檔案管理對做好服務工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務工作的探索過程中，檔案管理人員完整地收集并記錄服務工作發展過程的重要文件資料，如服務工作思路、組織情況、經驗和教訓等。這些資料可以為圖書館改進服務質量提供可靠的信息價值。
（四）檔案是高校文化建設的需要
檔案是一個學校文化建設的歷史記憶，是傳承學校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分，作為學校的文化發展和展示窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案建設具有重要的文化價值，對高校文化建設發展有著很重要的意義，同時也是國家和民族文化建設的重要組成部分。
二.高校圖書館檔案管理的新思路
（一）增強檔案管理意識
一定程度上說，圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考價值，因此，上至高校領導、圖書館領導，下至圖書館檔案管理工作人員都應該重新認識檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領導認同的基礎上，逐步將圖書館檔案管理工作規范化。筆者認為，確定固定的檔案管理員編制負責全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎環節。
（二）健全檔案管理制度
高校圖書館檔案管理業務包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用等八個具體環節。如此眾多的環節，如不制定具體的規章制度給予規范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好檔案管理工作的前提條件。
（三）提高檔案管理人員的素質
選擇優秀的檔案管理人員。最好選用事業心強、并有較高學歷的人才，具有檔案專業學歷的人才更好。檔案人員一經落實，應保持相對穩定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩定性和持續性。其次，為使管理水平跟上不斷發展變化的檔案管理工作新形勢，應該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業培訓，讓他們學習新知識、新技術。
（四）優化檔案結構
高校圖書館應當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續關注。圖書館檔案工作還應重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。
（五）科學鑒定檔案
對需要歸檔的檔案進行逐一鑒定，區別不同檔案的性質和價值，然后根據檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔，這樣才能使檔案存放科學合理，節省存放空間，節約管理費用，同時也便于檔案的查找、開發和利用。
（六）充分開發利用檔案信息
檔案的開發和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館檔案才有存在的價值，檔案管理工作才有意義。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：一是檔案管理人員應積極配合高校及館內領導決策，根據工作需要及時準確提供相應的檔案資料，為圖書館發展做好服務，實現檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案信息利用率。傳統的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發揮。因此，應該更新管理觀念，加強對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。
（七）大力推進管理手段的現代化
現代化的管理設備和管理手段是現代化圖書館檔案管理工作所需，也是時展的要求。筆者認為，要實現檔案管理手段的現代化，應該建立起開放檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數據庫，這是管理手段現代化的基礎。
總之，檔案是高校圖書館管理工作的基石，圖書館的許多工作都離不開檔案管理工作的支持。不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好地發展。■
參考文獻
[1] 汪紅影.淺談如何對高校圖書館檔案的收集與管理[J].信息系統工程，2009，（10）
實現基建工程檔案資料管理的科學化，不僅能夠發揮依據和憑證作用，還有利于經濟的可持續發展。筆者在總結自身多年檔案管理工作經驗的基礎之上，具體分析了基建工程檔案管理科學化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對基建工程檔案資料管理工作提供指導和借鑒。
關鍵詞：
基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現代化；新能源
基建工程檔案管理即是對基建工程建設過程中形成的科學資料進行系統整理、分類采編的工作。為了更好的對檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應該形成一套合理的有規劃的管理思路，并采取科學的方法提高管理水平。以下，筆者根據自身長期從事檔案管理工作的經驗為新能源發電基建工程檔案管理總結出可行的思路方法。
一、系統分類整理
當下，基建工程檔案資料越來越受到重視，在國家檔案局制定頒發的《企業檔案分類規則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規定了對這類檔案進行管理建設的規章制度。
由于基建工程存在多個周期，其檔案資料也需要根據工程的不同環節、檔案資料的類型進行合理的、系統的分類整理，以提高檔案管理專業化水平。具體來說，對基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》、住建部頒布的《城鎮基建工程施工及驗收規范》、《城鎮基建室內工程施工與質量驗收規范》所制定的準則，按要求對文件資料進行整理和歸檔。2）按文件材料內容進行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應該采取合理的方法來進行分檔，由于基建工程從設計方案到執行再到驗收會經歷多個互相關聯又相互獨立的環節，因此，可以以此為依據進行檔案的分類。根據工程實施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監管文件。其中，工程預備文件包括項目申請資料、初步設計方案、財務預算資料等，主要是工程施工的前期預備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過程記錄、工程變更文書、施工資質證書等，主要是在實際施工過程中使用的檔案資料；工程驗收文件則包括工程檢驗的各項紀錄、檢驗合格證明等，主要是對已完成工程進行檢測過程中形成的各類資料；最后是工程監管文件，不同于上述三類文件，監管文件是貫穿于整個工程各環節的檔案資料，包括對工程監理的規劃、監理月報文件、財務文件等等。
基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統的加以區分整理，便利檔案資料的建設和查詢。除了分類歸檔，還需要對各類檔案資料的質量進行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。
二、控制檔案資料質量
為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質量，確保檔案符合國家規定、行業規定。具體來說，高質量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應該及時予以復原。2）須將檔案文件內容與工程實際情況相對照，保證歸檔的檔案資料內容真實可靠且符合國家技術規范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書寫，對于部分用易褪色材料進行書寫的資料，應該及時加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應該檢查其是否符合國家標準規格，對不符合標準的文件及時進行修改。檔案資料的質量檢查非常必要，它關系到檔案資料的有效性，并會對此后檔案文件的查詢和利用產生深遠影響，因此，檔案管理者必須重視對各類檔案質量的檢查，確保檔案資料的合格性。
三、檔案管理現代化
現代計算機技術的普及為檔案資料的現代化管理提供了良好的條件，因此，優秀的檔案管理者需要對計算機技術有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術提高檔案資料管理的科學性和便利性，因此，實現檔案資料管理現代化首先要加強對管理者現代化技術的培訓，提高其利用如GPS系統、SCADA系統等現代化技術來管理檔案的能力。此外，建設更加先進完備的現代化管理系統也至關重要，當前，在新能源開發行業，基建工程檔案管理的硬件設施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設備。具體來說，一套完整的現代化檔案管理系統應該包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等機器設備和縮微技術、光盤技術等，以實現基建工程檔案資料管理的數字化。除了在信息技術軟硬件方面的加強，在檔案管理科學化過程中，還需建立起標準化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經驗，另一方面注重結合基建工程項目的特點制定和創新檔案管理機制。
四、結語
綜上所述，在新能源發電部門，基建工程檔案資料的科學管理不僅有利于對過往工程項目的記錄，還對以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對檔案資料的科學管理主要包括對眾多檔案的分類歸檔、對歸檔資料質量的檢查和及時修正、對檔案現代化管理的重視和引入。只有嚴格執行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務于檔案利用。
參考文獻
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【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新思路；信息化；資源利用
一、事業單位檔案管理的重要性
檔案管理作為事業單位基礎性工作之一，在對事業單位的各項工作進行依據考查時，不僅能夠提供有效的參考資料，還能夠幫助事業單位來正確維系單位與職工之間的合法權益，提供積極的重要憑證。因此，加強對事業單位檔案管理工作的管理，特別是地質單位的檔案管理工作的分析，如加強對勘察檔案記錄等數據的匯總和分析，對各項目的現場、設計、土工試驗等數據的勘察，對相關技術人員的工程數據分析、檢查，以及匯報成果的報告等，都需要結合具體檔案管理的實踐，運用系統的觀點來進行分析，以期實現對事業單位檔案管理中的管理尺度的科學規范。
二、事業單位檔案管理中存在的主要問題
（一）事業單位檔案管理制度不夠完善
隨著我國社會經濟的不斷發展，我國事業單位的作用也是不斷提高的。我國事業單位在不斷發展完善之時，卻忽視了對事業單位檔案信息管理制度的建設和完善，從而使得我國事業單位檔案管理在制度方面存在著諸多問題。事業單位檔案管理人員的配備和管理就十分重要，這也是事業單位檔案管理存在的問題之一。目前，事業單位一些檔案管理人員素質不高，對于金錢和名利的抵制力不夠，如果沒有完善的事業單位檔案管理制度的約束，為了個人利益，或是為了迎合領導，這些人員就會對事業單位的檔案信息進行篡改或者進行違規操作，從而使得事業單位蒙受重大損失。
（二）不能夠將檔案資源合理的利用
有些事業單位，對檔案的管理處在一個瓶頸的階段，只是一直維持基本的保管、整理以及收集，沒有將檔案資源進行開發以及利用。之所以在單位中建立檔案管理，原因就是要將資料進行匯集，并且得到有效的利用。那么，前提就是要將檔案管理的信息正確的提供，要讓此信息能夠為單位帶來有效的參考價值以及系統的服務。可是就最近幾年的現象來分析，事業單位在檔案管理的過程當中，不能夠將資源有效的利用起來，也沒有開發資源的意向，使得管理的方式比較單一，檔案管理一直在被動的狀態下維持著。
（三）檔案管理人員沒有合理的設置
在新時期的社會當中，崗位的持久性略微欠缺，一般都是在一個崗位工作一段時間，缺少挑戰性或者枯燥乏味的時候，就會換另一個崗位，使得人員在流動和調動上出現越來越頻繁的趨勢。但是，這種崗位頻繁更換的問題，會直接影響事業單位檔案工作的進度。因為，在崗位調動的階段，可能在交接工作的過程中沒有對其完善，使檔案變成了沒有用處的紙張，會嚴重損壞單位的資源，雖然這跟金錢不發生關系，但是此損失是金錢無法換來的。
（四）事業單位檔案管理人員隊伍業務素質欠缺
從檔案學來進行分析，檔案管理作為一門專業性、技術性較強的工作，其對檔案管理人員的綜合素質要求較高，而當前在事業單位人事改革工作中，由于機構調整和重組，很多崗位與工作人員之間的變動，從而導致了有專業能力、素質高的檔案管理人員被調走，而新上任的檔案管理人員由于對檔案管理工作不熟悉，或者沒有經過專門的培訓和指導，對檔案管理工作中的管理意識和態度存在消極懈怠的情緒，從而影響到工作的積極性和責任心，如對檔案進行收集、整理、歸類、分檔、裝訂等工作不認真，常常出現歸類不合理、立卷歸檔不及時等問題。
（五）對現代檔案管理信息化技術的應用不夠
現代信息技術的發展，特別是網絡技術的應用，對現代檔案管理工作提出了新的要求，如何將信息技術、計算機技術應用到現代檔案管理實踐中，以獲得對檔案信息資料的充分挖掘和整理，最大化的促進事業單位檔案管理的效率和效益。為此，檔案信息管理軟件的開發與應用，將原本固化的檔案資料實現了信息化和數字化，并結合網絡技術能夠從紛繁的檔案資料中獲得有益的信息決策和分析，促進事業單位檔案管理信息化和現代化水平的提升。
三、事業單位檔案管理的創新思路
（一）建立一套完善的行政事業單位檔案管理制度
正所謂，無規矩不成方圓。建立健全行政事業檔案管理制度是保檔案信息有序的重要保證之一。完善事業單位檔案信息管理制度。
首先，需要根據事業單位檔案管理的特點和實際情況，建立科學、合理的檔案管理制度。
其次，事業單位檔案管理制度是要用于檔案管理實踐的，因此，所建立的檔案管理制度應該要簡明實用，具有可操作性，這樣在事業單位檔案日常的管理中才能有效地對檔案管理進行約束和規范。
第三，事業單位檔案信息管理制度，不僅要對檔案管理人員有著約束力，同時對事業單位領導同樣有著約束作用，這樣才能保證事業單位檔案管理的獨立性，保證檔案管理工作過程中，不會因個別領導的意志而出現不合規定的現象。
最后，完善的事業單位檔案信息管理制度，應該做到獎罰分明，對那些嚴格管理檔案信息的人員及時給予相應的獎勵，從而激勵他們能夠更好地工作，與此同時，對檔案信息進行非法操作的人員給予相應的處罰，這樣獎罰分明的事業單位檔案管理制度，才能保證檔案管理健康有序地發展。
（二）對事業單位檔案進行科學化、創新性管理
隨著事業單位的不斷發展，我們的事業單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。我們需要采用科學的技術手段，以達到高效的管理。
首先，我們應該確保事業單位檔案信息管理的實效性、準確性、及時性，以便檔案信息能夠更好地服務于事業單位的工作。
其次，我們需要利用現代網絡技術，將現有的檔案信息數字化、信息化，實現檔案信息紙質化和數據格式并存，這樣可以更好地確保檔案信息的安全和完整。
最后，我們可以充分利用網絡，將我們不屬于保密范圍的檔案信息，通過網絡進行共享，實現資源共享，從而更加有效地實現資源的充分利用。
（三）注重對檔案信息的保密工作的發展
檔案的保密是檔案管理工作的重點，也是檔案管理人員必須嚴格遵守和時刻關注的重要問題。對于事業單位的檔案管理中的保密性，需要從檔案的保管和保密兩個方面來進行歸類，對于檔案的保管，則主要從資料保存的角度來確保資料在需要時能夠找到，而對于檔案的保密則需要在一定時期內，其內容和信息關乎國家的安全和利益，因此必須從對國家的危害上來慎重對待和嚴肅執行相應的保密制度和要。
（四）提升事業單位檔案管理人員的專業素質
事業單位檔案管理的關鍵是檔案管理人員，要想對事業單位檔案進行有效管理，需要建立一支優秀的檔案管理人員隊伍。一方面我們需要引進一批優秀的檔案管理人才，并對那些不稱職的檔案管理人員進行及時淘汰；另一方面我們還需要加強對現有的有潛力的檔案管理人員的培訓，讓他們通過培訓了解和學習最新的檔案管理技術知識，提升專業素質。
四、結語
綜上，新時期的事業單位檔案管理工作，主要是由檔案的信息為基本的服務，在能夠提供出正確的信息資源，再利用信息化技術將檔案資源進行管理的情況下，檔案的管理就會有效進行。現如今，時代在不斷的進步，社會也在不斷的發展，使得檔案管理在一定程度下也要加快前進的步伐，要力求將檔案管理的信息化模式適合社會的現代化需要。
參考文獻：
[1]朱艷瑩.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理[J].當代經濟，2011.3.
一、主動適應醫療發展新常態，推動醫院檔案工作上新臺階
（一）時刻關注醫療發展的新常態，勇于開辟檔案工作的新領域
由于醫改的不斷深化，醫療集團化管理模式的產生，許多新進分院的合并入團，形成了層出不窮的新檔案；醫院發展中新的專科不斷的產生，涌現了很多新的檔案專業、專科；信息技術的日新月異，催生了新的檔案載體如：電子檔案、視頻檔案、三維圖紙等；我們應該隨時關注，及時把他們納入歸檔、接收和管理范圍。不斷推進檔案工作有新的變化，出現新的面貌。
（二）主動適應信息化過程中檔案信息安全的新常態，保障信息安全完整
科技在飛速的前進，醫院信息化進程也跟著不斷加快發展，檔案部門在享受信息化高效便捷的同時，不得不面對信息安全存在的新隱患，電子檔案在收集、利用、長期存儲過程中都有可能被木馬、病毒等侵入破壞、惡意篡改等，我們必須采取切實可行的應對機制，實行全程有效的跟蹤監控，通過安裝防毒軟件、提高軟硬件的配置，做好數據的加密、備份、恢復，權限的管理等技術來加以實現，從而保障信息系統的安全和完整。
（三）主動適應現代醫院檔案需求的新常態，實現更高層次的服務
新常態下醫院對檔案的需求日益多樣、復雜，檔案服務的優化日漸緊迫，傳統服務模式的打破，迎來了檔案服務的飛躍發展，檔案工作者應抓準醫院各項工作的發展規律，積極開發信息，努力編研資源，主動采用多種方式，利用現代化手段，通過數字、網絡等便捷的途徑，多渠道的開展檔案利用，充分發揮檔案的應有價值。
（四）主動適應人才發展的新常態，加強作風建設
現代化的檔案管理需要的是一支作風過硬、既熟悉檔案專業知識、又掌握現代化知識的一專多能的復合人才。加強作風建設，是提高檔案人員政治素質的重要法寶，只有具備較高的職業素養和崇高的職業道德，才能在工作中耐得住寂寞、淡泊名利、樹立無私的奉獻精神；才能激發其勇于創新、奮發向上的工作熱情；才能推動其不斷改善知識結構、擴大知識面、更新理念，為沉淀百年悠久歷史的“三甲”老院作出更大的貢獻。
二、主動把握醫療新常態，提高醫院檔案的科學化水平
隨著醫改工作的日益深化，醫院檔案管理水平也日漸提升，但實踐中存在的問題依然很多，如院領導的支持程度、人員素質的培養、意識的提高、制度的創新、現代化設備的投入、服務的創新等等，在新常態下，要加強對檔案管理現代化的認識，切實面對目前存在的問題，采取對策逐一解決，積極發揮現代化的管理技能，大膽改革，以全新的科學理念、高效科學的管理模式，推動著醫院檔案管理工作的健康發展。
（一）以科學理念驅動發展
科學理念能夠凝聚共識、助推工作、創新發展。在新的時代背景下檔案工作者者應具備：前瞻的視角、創新的理念、信息化思維、合作意識，這些理念是引領檔案科學發展的靈魂和主線，醫院的檔案管理者，應把這些理念融入檔案工作的方方面面，以科學理念促進醫院檔案工作實現新的跨越。
1.具備前瞻的視角，重視科學的規劃
應密切關注國內外檔案工作的新生事物、先進的管理經驗技術，要勇于突破陳舊觀念模式，以前瞻的視角，緊跟檔案發展的趨勢，依據醫院長遠的發展規劃來科學規劃檔案的建設，并運用科學有效的措施來實現，從而提升醫院的競爭能力。
2.科學審視，不斷發展創新理念
創新是檔案事業發展的不竭動力。檔案管理人員應破除陳舊觀念，改變傳統思想，改變重管輕用現象，改變自己被“邊緣”的認識，更新觀念，大膽改革；應重視機制的創新，緊跟時代趨勢，開闊視野，廣開思路，動態調整與現展不相匹配的落后制度，使之更切合現代檔案的發展需求；應重視現代化人才培養，更新觀念，更新知識；應與時俱進，充分了解社會需求，熟用現代化設備設施，多途徑開發利用信息資源，全方位挖掘檔案價值；應創新檔案編研機制，靈活多途徑發揮檔案特性，打造有價值、有影響力的檔案編研精品，滿足新常態下醫院文化建設的發展需要。
3.牢固樹立網絡化、數字化理念
網絡化、數字化的發展給檔案工作注入新的活力，醫院檔案數據的入庫、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個環節均可以利用網絡快速便捷實現。數字化整理的檔案兼有開放、檢索快速、利用方便、信息整合共享的特性，極大滿足社會的發展需求。檔案管理人員應充分認識網絡化、數字化的重要作用，積極實施數字化戰略、依托網絡開展豐富多彩的檔案服務，多渠道開辟網絡信息交流的途徑，有效運用電子郵件、微信、微博等方便參與的網絡平臺，促進檔案管理的網絡化、數字化發展。
4.牢固樹立合作共享的發展理念
檔案管理人員應拓寬同其他檔案室、檔案局、網站、科研機構、檔案學會等的開放合作，舉辦各種活動，完成各項項目等，在開發中拓寬視野，推動發展，加大資源的整合力度，實現檔案資源的共享，成倍地擴大檔案工作的輻射面和影響力。不斷加大和提高醫院檔案收集、數字化、異地備份領域中的合作。注意學習他人成功經驗，更好服務于醫院的發展大局。
（二）以特有視角服務“大局”
由于辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通訊技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨、照相等方式形成和傳遞的企業公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等等，都可用電子計算機完成，由此而產生了電子文件。通過電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤上歸檔保存，即形成電子檔案。目前電子文件與電子檔案尚無國際標準化定義，我國也僅對電子文件作出了解釋，即“能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼系列。”其主要特征是數字的、網絡的、計算機能識別并處理的介質文件。對于企業而言，電子檔案是企業從事經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的對企業和社會具有保存價值的歷史記錄，并遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則;任何電子檔案，當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備。對于現代企業管理而言，網絡化、集成化是企業提高科研、生產和管理水平的必然選擇，在這種前提下，電子檔案具有雙重性，既是企業推行現代化管理技術的產物，也是企業推行現代化管理技術的手段。企業的檔案工作，面臨著科研、生產、經營等活動一系列變化所帶來的問題，一方面，信息源、信息量、信息處理難度、信息協調需求不斷增加，計算機輔助設計、制造、管理日益普遍，電子文件越來越多，檔案管理由封閉型轉向開放型;另一方面，信息處理技術的日益進步，特別是現代化管理手段的采用，各種實體和虛擬系統的建立，電子檔案管理深入到企業各部門、各系統工作內部并成為它們的一個部分或一個環節。因此，應以開放的觀點制定檔案工作在企業內部的運行機制和工作秩序，把電子檔案工作有機地融人企業網絡運行，切實參與企業活動，促進企業的全面發展。
二、電子檔案在企業管理中的應用
電子檔案產生于數字技術環境中。數字技術的關鍵在于能將圖像、聲音、文字等信息轉換成數字，以便電子計算機處理、保存和利用，并能解決紙質檔案所不能解決的一些信息記錄問題，如活動的圖像、聲音、精確的過程、海量存儲信息等等。在現代企業管理中，在紙質檔案與電子檔案并存共用的今天，電子檔案有著更加廣闊的發展前景，必將越來越廣泛地被企業認識和利用，既能更加充分地開發各類檔案信息資源為企業、為社會服務，又使檔案事業自身在電子、信息時代繼續得到光大發展。
1.簡化工作環節。將復雜的問題簡單化，變難為易，是電子檔案的基本工作方式。檔案管理涉及的部門、環節過多，對提高檔案工作效率極為不利。電子檔案就是要在企業的統籌安排下，減少不必要的環節，歸并一些職能，以實現電子文件的收集和共享利用。
2.完備工作秩序。制度化、秩序化是現代企業管理的基本要求，也是電子檔案工作的要點。企業信息網絡健全以后，電子文件的收發完全按工作秩序自動完成，提高電子檔案的工作效率、準確執行指令的特性也要求其必須秩序化，而電子文件的信息內容在載體上是以二進制代碼化及數字化的光、磁信號表示，這為電子檔案的秩序化操作提供了良好的環境和條件。
3.集成管理信息。檔案工作的主要職能是對分散的檔案信息集中控制并使其便于利用，電子檔案的出現更加促使局部環節的協調向全面實質性的一體化方向發展，即從檔案文件的保管基地轉變為檔案信息的控制中心。隨著企業競爭的加劇，信息的流動變化加快，依靠紙張等實物的大量物流來傳遞信息己無法滿足企業的要求，動態的檔案信息只有集中統一管理，才能保證每個工作單元得到所需要的全部實時動態信息。而電子檔案的計算機網絡信息技術為企業信息的集成管理提供了很好的解決方案，控制了一點，就控制了全局，最終實現系統集成、資源共享。
4.優化管理環境。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上，信息數字化是電子文件的最基本特征。在以后的利用中，只需在電子計算機軟、硬件平臺上對電子檔案的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀理解和習慣閱讀的格式進行顯示即可，從而極大地改善了檔案工作的管理環境。
5.通暢管理渠道。方便、快捷地傳遞檔案信息，是電子檔案的一大特性。同傳統的紙質檔案文件傳輸、通信傳輸等信息傳遞方式相比，減少了大量的管理環節，尤其在我們建筑施工企業，面對工點分散、點多線長等無法改變的事實，利用計算機平臺和終端處理技術，建立內部虛擬信息傳遞網絡，必將大大提高工作效率，減少管理環節和費用。
6.交互檔案成果。電子文件具有信息交互性，即人們可以通過與計算機進行對話來互相傳遞信息，從而主動地控制計算機進行工作而不是被動地接受，為利用者提供技術支援，便于對文件檔案進行復制、刪除、修改和完整準確地備份拷貝，還可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案，建立利用者需求預約文檔，通過系統對這些申請進行處理，及時將相關的電子檔案加載到檔案利用系統或網絡查詢系統中供申請者使用，使檔案工作成果最大限度地被加以利用。
三、電子檔案管理中存在的問題
電子檔案嶄新的記錄和存儲方式為人們帶來了極大的方便，但也存在著一些暫時無法解決的缺陷和問題，有待于我們在不斷創新中尋求解決的方法和途徑。
1.原始性問題。一是電子檔案最初的物理載體很難歸檔。二是電子文件最初的物理載體歸檔已失去了傳統文件材料歸檔的保真意義。三是電子文件的精確復制件可以代替原件。四是電子檔案載體上原始內容信息完整準確地再現，與是否是最初的物理載體無關，而是與文件形成時計算機的軟硬件相關聯。由于電子檔案信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子檔案不再存在“原件”概念。
一、檔案管理工作對企業的作用和意義
檔案在企業經營過程中發揮著重要的作用，良好的檔案管理工作有助于企業計劃和決策的科學化，有利于提高企業行政工作效率和管理水平。做好檔案管理工作，對內可以方便企業高管及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略，為經營決策提供支持性證據；對外則有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與客戶進行有益合作奠定堅實的基礎。再者，檔案是企業文化的重要組成部分，通過企業的檔案員工能夠了解到企業的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，從而讓員工產生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓客戶更感性的了解企業。在我國經濟全面發展的歷史背景下，企業要做大做強，必須注重細節，做好檔案管理工作就是其中之一。一個企業要做好檔案管理工作必須不斷地更新檔案管理觀念，以全面、客觀地反映企業整體運營狀況和經營成果，這將極大提高該企業的管理效率，有利于實現該企業經營戰略。因此，做好檔案管理工作可以促進企業的高效管理和經營，企業的良性發展又將促進經濟社會的全面發展，從而不斷提升企業在市場經濟中的競爭力和影響力。
二、檔案管理中存在的問題
檔案管理工作對企業的成功運營有著重要的作用，然而現實中檔案管理工作的重要性卻遠遠得不到足夠認識。企業當中許多檔案管理工作人員缺乏工作責任感和職業道德，工作態度不端正，加上大部分人對檔案管理的知識技能不足，導致檔案管理無用論不可避免地滋生蔓延到整個企業，檔案管理工作的重要性愈發淡化，這將不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍。其次，檔案管理手段的落后，不利于檔案管理工作的與時俱進。科學技術在發展，而檔案技術卻落后究其原因有以下兩點：一是“硬件”方面的原因：部分企業高管對檔案工作的重要性認識不足，管理觀念落后，導致在檔案管理技術上的財力投入少，資金不到位，檔案管理技術硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對高新的檔案管理技術操作不善，部分企業雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但對檔案管理人員的培訓不到位，對設備操作不熟練，導致先進設備沒能發揮先進作用。再者，檔案檔案工作缺乏制度化的管理程序，主要體現為：一是檔案收集不規范。在收集檔案的過程中，制度形同虛設，隨意性大，缺乏明確的檔案收集考核；二是檔案整理不規范。隨著企業的加快發展，新的檔案管理人員加入，由于新人員的專業素質參差不齊，出現在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料遺漏，立卷時間不符事畢立卷要求的現象；三是檔案綜合管理力度不夠。綜合檔案管理室多以一個班組存在，在行政上權力不足，無力對各大部進行管理，導致各項工作開展起來也較為困難；四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，沒有依制度程序辦事，借出的檔案往往不能按期歸還。
三、大力推進檔案管理“五化”建設
一是制度化。建立檔案工作制度應該做到：第一，建立具有合理性、科學性的規章制度。規章制度要立足于單位特點和檔案管理實際，適應單位檔案管理的需要。第二，簡潔明確有操作性。好制度應該具有可操作性，以方便實用、簡便易行為目標，才能具體應用到實踐之中，更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的普遍性。制度的貫徹執行要一視同仁，不僅約束職工也要約束高管干部。領導的行為和形象直接影響著職工對制度的態度，從而影響制度的順利執行。第四，堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度的執行過程中，要做到建章立制，有章可循，規范操作，按章行事，積極主動做好檔案收集工作，建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。
二是法制化。在社會主義法制建設的前提之下做好檔案管理工作必須依法進行檔案管理。首先，提高員工的檔案意識，積極的宣傳有關檔案法規。通過視頻郵件、大會培訓等多種形式宣傳《檔案法》，提高了企業員工的檔案意識，喚起了員工對檔案事業的重視，從而使員工能夠自覺地保護檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作。其次，依法進行檔案管理，確保檔案完整無缺。管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，使檔案工作走上法制化的軌道，確保檔案管理的制度化、科學化、標準化和現代化，從而推進社會法制化進程。
三是規范化。有了好的管理制度，必須有規范化的意識，才能執行好。規范化的檔案管理工作，需要強化檔案管理人員的檔案管理意識，嚴格檔案管理程序，完善檔案管理硬件設備。對檔案進行集中管理，對印制檔案裝具、人員培訓、整理方法、驗收標準進行統一化，有力的保證了案卷質量。對文件借閱、復印、轉出等環節都分別進行了登記造冊，實現管理規范化，為以后工作的順利開展提供了堅實的基礎。
四是信息化。科學技術快速發展為檔案管理技術改新換代提供了契機，要提高檔案管理效果和工作效率，檔案室必須對檔案管理技術的變動有高度敏感，注意引進先進的檔案信息化管理硬件和軟件，為推進檔案管理信息化建設創造了先決條件。應用軟件對文書檔案實行文件集錄入，可以對檔案實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。同時，建立科學的檢索方式，實現了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強化了管理效果。
五是安全化。檔案對企業的運營有著非常重要的作用，而其中有些檔案更是企業的商業秘密，影響巨大，因此必須對檔案的安全性予以重視。強化檔案管理的安全性必須建立檔案查閱監督機制，重視檔案查閱，區分檔案的機密級別，予以不同程度的防護。在檔案查閱環節上，必須堅持禁止任何與檔案業務無關的人員查閱檔案內容，閱檔必須在檔案員的監督下進行，按程序進行。面對新形勢和新任務，我們應充分認識檔案管理在企業知識管理體系中的作用，建立完善的企業檔案管理制度，大力推進檔案管理“五化”建設，使檔案信息資源成為企業共有的知識財富，從而促進企業計劃和決策的科學化，提高企業行政工作效率和管理水平。科學規范的檔案管理需要堅持與時俱進，建設“制度化、法制化、規范化、信息化、安全化”的檔案管理，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。
作者：李巧蕾工作單位：中山火炬開發區臨海工業園規劃管理所
