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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇事業單位檔案規范化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:內部管理；檔案規范化管理：機關事業單位
推進事業單位檔案規范化管理，一方面能夠促進事業單位的科學發展，從而在根本上提升事業單位的工作的精細度，規避決策性失誤的情況發生。另一方面，檔案的規范化管理還在一定程度上保存了社會資源與力量，能夠保證事業單位更有效率地開展工作，從而提高事業單位決策的合理性。因此本文將立足于事業單位檔案規范化管理中容易出現的問題，結合實際工作，提出具有參考價值的檔案規范化管理的對策，從而為我國社會各項工作的開展貢獻一份力量。
一、事業單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作不夠重視。傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面地認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與事業單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成事業單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業單位工作模式的影響，而在事業單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致事業單位中檔案管理工作流于表面。
（二）管理模式不規范。科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，相比傳統檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將事業單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規避了各種失誤，提升了事業單位檔案工作的精確化管理能力。但技術的革新在事業單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為事業單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，造成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了事業單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。
（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現在事業單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。
二、事業單位檔案規范化管理的有關對策
（一）強化檔案規范化管理的重視程度。強化事業單位規范化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對事業單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步提升檔案規范化管理的工作水平，從而給事業單位的檔案管理工作提供組織保障。推動檔案管理制度規范化。檔案管理制度的規范化，是提升事業單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是事業單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是地進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動事業單位檔案管理工作規范化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在事業單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業單位的總體目標，有側重地完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。促進檔案管理模式的規范化。檔案管理模式需要組織建設的保障，要求相關工作人員加強檔案管理信息化建設，配合新型的技術，不斷完善現代化檔案管理模式，從而提高事業單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關工作人員建立互聯網檔案管理平臺，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉移到互聯網平成。同時，還要針對多媒體技術的特點，不斷完善事業單位檔案管理的運行機制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。
（二）強化檔案管理體系規范化。進一步健全事業單位管理體系，需要事業單位內部各個部門的配合。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合事業單位運轉的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業單位中的業務內容。從而提高事業單位協同體系的建設。
三、結語
綜上所述，檔案管理工作是事業單位合理運轉的核心，因此加強檔案管理規范化建設，能夠有效地提高事業單位的工作能力，使其在社會各項工作中，能夠保證高效地工作，促進事業單位的處理能力。
作者:才君 單位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局
參考文獻:
[1]許莉莉.探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息,2016（08）:173.
[2]辛清華.論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理[J].中國衛生產業,2015（02）:38+40.
一、檔案規范化管理存在的問題
（一）個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位，存在敷衍的態度。單位工作中，領導重視程度直接關系到該工作的地位和發展。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是機關企事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實現部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機關檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產生的各門類載體檔案，并按時向機關綜合檔案室移交的制度。《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》中都明確規定應當歸檔的材料必須由業務部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統一保管。機關企事業單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀檢等專業檔案，都要要求由單位文書部門或業務部門兼職檔案員進行整理和立卷，再移交檔案室。而實際工作中，我們發現，相當一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環工作中。而省級單位的檔案部門還負有對市（縣）同系統機構檔案業務工作的監督和指導職責，省直機關專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應付，自然沒有時間和精力對下級單位進行指導和監督，對本機關檔案進行宏觀管理，易造成系統整體工作水平的下降。（三）多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。機關事業單位處科室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。在眾多的業務文件中，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎業務工作手冊》等是機關企事業單位檔案工作的基礎，是指導專兼職檔案員在檔案規范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實際工作中，我們發現，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規定執行并制定適合本部門檔案管理工作的相關業務文件，甚至對以上文件的具體內容規定都不掌握，又如何來指導和做好檔案工作。（四）檔案利用手續繁瑣，難以滿足服務社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現場查閱、電話查閱、網絡查閱，而機關事業單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業檔案、科技檔案、知識產權檔案等等，涉及的種類和專業涵蓋各個領域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規定及利用權限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實現文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統的推進，電子政務系統形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰。一方面新的電子政務推行，產生的大量電子數據，這些電子數據俗稱電子文件還不是嚴格意義上的電子檔案，他們怎么區分、如何歸檔、標準要求是什么等等都需要在實踐工作中不斷探索研究；再加之實際上，各部門機關電子文件格式與檔案數據格式不統一、辦公自動化（OA）系統與檔案管理系統數據接口不一致，無法實現無縫對接，文檔一體化要求無法實現，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環節新問題層出不窮，導致檔案信息化建設嚴重滯后于現實社會需要。（六）檔案專兼職人員素質不高，隊伍不穩定，缺乏創新意識。由于受工作本身在單位內部實際地位、作用影響，以及單位領導主觀意識認識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經費時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導致檔案專職人員隊伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進取心和創新能力不強，缺乏計算機等專業知識，難以適應新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊伍雖然年紀輕，知識結構層次較高，但不熟悉檔案工作基礎知識，流動性快，思想不穩定，難以靜下心來鉆研業務，造成檔案工作服務水平偏低，檔案工作進一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。
二、解決問題的對策
（一）進一步完善檔案工作機制，加強檔案工作制度建設，用機制和制度來保障和規范檔案工作人員、編制、經費、項目、設施設備和數字化建設等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領導意識的不重視或是領導的更替而影響，同時創新檔案工作的激勵機制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊伍建設，穩定檔案干部隊伍，加大基礎業務和現代化技術知識技能培訓力度，使培訓制度化、專業化，著力培養和儲備專業人才隊伍。機關事業單位必須采取措施，穩步提高檔案工作人員的待遇，關心他們的成長，統籌解決涉及他們切身利益的職務級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質和業務素質，充分調動工作的積極性和創造力，以適應檔案工作的新常態新形勢，從而提高工作和服務水平。（三）認真貫徹執行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標責任并簽訂目標責任書以強化責任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機專業知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實現機關檔案文檔一體化要求。（四）要根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定適合本部門檔案工作發展需要的業務制度。要注重平時歸檔立卷工作，應對檔案收集過程、整理結果提出明確要求，在文件制作的質量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規定、制度和辦法，通過業務文件進行指導，能減少培訓時間，節省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業務技能。（五）在機關檔案信息化進程中實施標準化、規范化、科學化管理，加強軟件和硬件建設力度，建立健全機關檔案信息安全保障體系。必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一，數據共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數據方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化（OA）系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。（六）要加強檔案工作創新服務，強化檔案服務意識，提高檔案工作為機關各項重點工作服務的能力。檔案工作者只有轉變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創新積極服務觀念，充分利用檔案網絡快捷、方便的優勢，積極開發網絡利用、自助査詢等新模式，充分發揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領導及機關各項重要工作服務，才能體現檔案工作的核心價值競爭力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
參考文獻:
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[2]熊莉萍.淺談機關檔案開發利用工作現狀和對策[J].城建檔案，2012（12）
[3]呂海梅.機關檔案管理工作中的問題與對策[J].山東檔案，2010（08）
【關鍵詞】檔案資料 規范化管理 方法 發展
檔案管理工作無論是內容還是形式都是企事業單位的有機組成部分，但是就目前很多部門來說，對檔案管理不夠重視，導致檔案資料的管理非常的混亂，當需要查閱和借閱檔案資料的時候，由于管理的不規范直接導致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業單位的發展。為此，新形勢下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創新工作方法，結合現代技術提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規范化，為企事業單位的發展提供助力。
一、思想上給與重視，提升認知水平
在我國，檔案資料的規范化管理起步較晚，主要原因是對檔案資料的認知不到位，很多的企事業單位認為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價值體現，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權利還是工作環境都較為惡劣，很長一段時間我國企事業單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業的人員管理。為了優化檔案資料的管理，提升管理的規范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認知。檔案資料管理已經成為企事業單位管理活動的有機組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養上、在設備采購和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構建相應的管理規范，實現規范化管理，讓檔案管理發揮應有的作用和價值。
二、與時俱進，確保檔案資料管理的現代化
隨著社會的發展，企事業單位產生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對于不同類型和不同內容的檔案資料要分門別類的就行規范化管理就顯得非常的繁瑣和復雜，為此，當下的檔案資料管理應該與時俱進，不斷的革新管理觀念和管理技術，提升檔案資料管理規范化的水平。實現檔案資料管理的現代化是實現規范化管理的基礎保障。隨著信息技術的發展、網絡技術的普及，一些新的檔案資料管理設備與系統應運而生，為檔案資料的現代化管理提供了一定的技術保障。為了實現檔案資料的現代化管理，檔案管理部門要革新管理系統，購買一些必備的管理設備，比如計算機、存儲器、管理系統、錄影機、打字復印機等。在采用計算機網絡化管理的時候，注意檔案資料的安全等。
三、構建管理制度，實現檔案管理的規范化和制度化管理
檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環節也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲、借閱、銷毀等，每一個環節又牽扯到很多的內容，如果不能構建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進行的，所謂無規矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規范化的基礎，也是最強的力量支持。對于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個檔案資料的管理環節，每一個環節都應該構建齊全的規范化與科學化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對檔案資料進行詳細的分類，進行編號排序，按照一定的標準進行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。
四、提升檔案從業人員的素質，提高檔案資料管理的質量
對于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業化的操作與管理勢必會出現很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實現檔案資料管理的規范化與科學化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實現檔案資料的規范化管理，提升工作人員的素質勢在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實現專業化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關口，選擇那些專業能力強，操作能力強，專業對口的人才。對于檔案管理人員來說，還要對他們進行一定的培訓，這個培訓的內容要視工作而定，包括崗前培訓、在職培訓、離職培訓等。在工作中，要檔案資料從業人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認識檔案資料管理的重要性，與此同時引導他們樹立積極的工作態度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質量。
新形勢下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術和手段，提升檔案資料管理的質量和利用效率。檔案管理作為企事業單位管理活動的有機組成部分，應該得到重視，但是檔案資料管理的規范化是一個長久的系統化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實現檔案資料的常態化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規范化與科學化管理。
參考文獻：
[1]黃雪.如何實現檔案規范化管理思路探析[J].黑龍江史志 ，2013，（06）.
【關鍵詞】：事業單位；檔案管理；優化途徑；信息化建設
事業單位檔案不僅僅是事業單位發展的真實記錄，同時對于事業單位的創新發展有著不可估量的作用。現如今，事業單位的規模化發展，增加了檔案管理的難度，而事業單位檔案管理工作需要本著靈活兼顧的原則，嚴格遵守檔案管理的規章制度，促進單位檔案的規模化發展，在新時期發展階段應用信息化技術手段實現無紙化的檔案管理。事業單位檔案工作的管理，需要站在國家標準層面上，結合單位自身發展情況，提高事業檔案管理質量和效率，帶給事業單位發展更大的效益。因此本文提出在新時期事業單位檔案工作中，需要落實人事檔案管理宣傳工作，創新人事檔案管理機制，怎強檔案管理工作意識，規范檔案管理秩序，加強檔案管理保密意識，推動信息化檔案建設。
一、落實人事檔案管理宣傳工作，創新人事檔案管理機制
古往今來，人們知曉事物往往源于耳聽，而人事檔案管理工作的落實，需要加強宣傳工作。通過正確的認識人事檔案管理制度，結合人事檔案管理工作的現狀，在事業單位的報刊處以及辦公室處貼加宣傳冊，增強人事檔案管理工作的有效性。人事檔案管理工作的推進，就要落實檔案管理的相關法律制度，擴大人事檔案管理宣傳范圍，結合電視廣播和網絡等媒介進行傳播，引導事業單位采取和諧的人事檔案管理工作模式。
人事檔案管理工作，領導就要定期的召開檔案管理會議，對事業單位全體人員的檔案意識進行培養，并提高自身對檔案管理工作的高度重視。同時也要借助于媒介平臺，學習新的檔案管理理念，對自己獨具特色的檔案管理理念塑造，借助于互聯網平臺，加強和外界檔案管理人員專業人士的交流。人事檔案管理機制的創新，需要學習先進事業單位的檔案管理理念，加強和規模大的事業單位之間的溝通和交流，及時的學習先進經驗，不斷創新單位的人事檔案管理機制[1]。長期以來，我國經濟體制的深化改革，改變了用人單位和勞動者的關系，需要充分體現勞動者的主體地位，在推動人事檔案管理發展中，落實社會人事化的檔案管理。通過建立人事檔案管理中心，強化檔案管理職能，實現事業單位檔案的集中統一化管理，構建全國性的人事檔案管理機構。
二、增強檔案管理工作意識，規范檔案管理秩序
我國事業單位發展中，領導缺乏對檔案管理工作的高度重視，僅僅注重事業單位的日常生產和經營，認為檔案管理工作和事業單位整體運轉沒有突出作用。檔案管理工作人員認為檔案管理相對枯燥，在日常工作中，缺乏認真負責的態度。然而這一現象的存在，不利于檔案工作的全面建設和發展。
關于檔案管理工作的推進，需要強化檔案管理工作意識，引導領導高度重視檔案管理的工作意識，在檔案管理工作中，規范檔案管理的秩序，做好檔案的規范化收集和歸檔處理，增強檔案管理的規范性，結合檔案管理目錄標準，提高檔案管理的有效性。事業單位檔案管理工作的優化，需要結合信息化時展背景，重新審視事業單位檔案管理的流程。優化事業單位檔案管理業務流程的同時，需要有效梳理檔案管理的內部流程，分析檔案管理各個部門之間的關系，及時的錄入有效的信息[2]。檔案需求的分析，需要做好檔案信息的檢索，在查詢某一時期檔案的同時，僅僅輸入關鍵詞，實現事業單位檔案的高效檢索。拓展檔案管理服務能力，加強檔案管理服務建設工作，推動事業單位檔案的規范化發展。自動歸檔檔案數據的同時，實現自動化的信息篩選，展現動態性的數據信息查詢工作。加強檔案信息的管理，拓展服務內容。
三、強化檔案管理保密工作，推動檔案的信息化建設
檔案管理工作的推進，就要規范檔案的組織學習進程，加強內部檔案的優化管理，在事業單位日常經營管理中，結合事業單位發展現狀，完善事業單位工作管理的考核標準機制，落實檔案管理工作，做好事業單位檔案的規范化管理。事業單位檔案管理工作，需要有著較強的保密意識，事業單位招聘檔案管理工作人員的時候，就要注重檔案管理人員的職業素質和道德水平進行招聘，企業培訓階段，需要加大檔案管理工作人員的保密意識，提升檔案管理工作人員的技能培訓力度，實現檔案管理工作的嚴格規范化管理。檔案信息化資源管理，更要站在新時期信息化發展的角度，創新事業檔案管理理念，提高檔案管理人員工作的主動性，增強檔案管理人員工作的自覺性，培養檔案管理工作的責任意識，增強檔案管理工作人員的職業技能。
檔案的信息化建設和發展，就要構建檔案信息管理網站，在事業單位檔案管理階段，做好檔案信息網上查詢工作，做好電子文化的歸檔管理工作，建立檔案信息網站，實現檔案信息資源的共享。檔案信息管理，做好檔案信息管理的硬件設備建設工作，同時也要加強檔案信息化管理的軟件設備建設工作，及時的更新檔案管理的信息，做好數據的存檔和操作。新時期下事業單位檔案的優化建設，需要跟上市場經濟發展的潮流，依附于事業單位檔案管理現狀，完善檔案管理的規章制度，推動事業單位檔案的信息化建設和發展。事業單位檔案信息化建設和發展，落實硬件資源結構，做好資源的有效整合工作，突出檔案管理的功能，充分發揮檔案管理的信息化功能。檔案管理組織架構的整合，就要做好信息化檔案建設的安全保障工作，培養現代化信息檔案管理人才，引進業務素質以及技能較高的檔案管理人才，遵守檔案管理工作職責要求，進而促進事業單位檔案的規范化管理。
結語：
綜上所述，事業單位檔案管理工作的優化，需要構建事業單位檔案管理信息網絡平臺，加強檔案數字化的管理，落實事業單位組織建設工作，增強事業單位工作的有效性，提升檔案管理的質量和效率。因此事業單位檔案管理工作，需要事業單位全體人員共同做起，增強檔案管理意識，提升自身業務能力和保密意識，檔案管理人員需要不斷約束自己，定期的學習檔案新知識，為事業單位檔案管理工作盡心盡力。
參考文獻
隨著我國市場經濟的快速發展及現代企業制度的建立，事業單位財務管理也已逐步規范化、科學化、制度化，尤其是會計基礎管理工作更是取到了進展。所謂會計基礎工作規范化管理是指事業單位按照《會計法》、《會計基礎工作規范》等財經法律法規要求，根據自身財務管理需要制定相關實施流程、辦法，以規范單位日常經濟核算，提高會計核算的及時性、準確性，最終實現提高事業單位財務管理效率及保證國有資產安全、完整的目的。
2事業單位會計基礎工作規范化管理的意義
(1)事業單位作為我國市場經濟的特殊會計主體，會計基礎工作已成為單位管理的重中之重。會計基礎工作作為會計管理的基礎性工作，不但有利于規范事業單位會計工作，更有利于優化事業單位會計管理環境，形成科學合理的會計管理模式，使事業單位能夠更好加強自身管理，發揮社會公共服務職能。
(2)會計基礎工作規范化有助于提高會計工作質量。加強會計基礎工作規范化管理，對事業單位會計工作中各個薄弱環節進行加強和完善。例如，對原始憑證審核、會計憑證填寫、會計賬簿登記等工作加以規范，有助于有效提高會計工作效率。因此，加強會計基礎工作規范化管理，有助于提高事業單位會計工作整體質量，提高資金使用效率。
(3)會計基礎工作規范化有助于提高單位財務管理水平。會計基礎工作規范化管理有助于科學地及時核算事業單位收支情況，通過會計部門提供的相關信息可準確反映單位預算執行情況，從而為單位管理者進行決策提供參考。同時，加強會計基礎工作規范化管理，能夠進一步規范原始憑證審核、加強報表編制、強化費用支出審批，進一步提高會計工作效率和工作質量，從而全面提升財務管理水平。因此，加強事業單位會計基礎工作規范化管理，有助于加強事業單位財務管理，并成為其重要手段。
(4)會計基礎工作規范化有助于防止經濟舞弊。會計基礎工作規范化將對會計核算工作提出更高的要求，進一步強化會計機構設置和財務會計人員任命，加強會計崗位分工制約，落實不相容崗位的分離原則，加強內部控制，強化會計監督，防范經濟舞弊行為，預防和控制各種違法違紀行為，有效維護財經紀律。
3我國事業單位會計基礎工作管理中存在的不足
3.1會計基礎工作管理意識淡薄
一是個別事業單位領導對《會計法》、《會計基礎工作規范》及內部控制制度等相關法規缺少重視，不愿多花時間認真研究財經法律法規，錯誤地認為財務部門只要將本單位每筆經濟業務記錄在憑證中，同時可以應付審計、財政部門的查賬即可，至于財務核算的規范性及工作效率則極少過問，財務人員的工作業績也無法受到領導的認可，長期以往，事業單位財務人員則存在消極、應付的心理，不利于事業單位財務核算的進一步規范。二是我國個別事業單位領導出于發放職工福利、公款吃喝或追求個人利益等目的，指使本單位財務人員不惜在違反財經紀律及職業道德的基礎上，編制虛假記賬憑證及粉飾會計報表，致使事業單位會計信息嚴重失實，使財政資金及國有資產面臨被個別員工侵害的風險。
3.2會計核算工作效率低下
雖然國家財政部門為了規范事業單位會計核算，相繼出臺新《事業單位會計制度》、《事業單位內部控制制度規范》等文件法規，并且也要求我國事業單位應按照《政府采購法》、《項目資金結余結轉辦法》、《非稅收入管理辦法》及國庫集中收付改革等文件執行，但由于我國部分事業單位法人缺少重視、財務人員年齡結構老化或工作人員責任心等方面因素，導致事業單位制定的各項財務管理制度未得到有效執行，無法充分發揮相關制度對于規范財務核算、提高財務管理水平及保證財政資金安全方面所發揮的作用。例如，個別事業單位對于超過限額標準的工程項目由本單位自行選擇施工方，未嚴格按照政府采購法規定執行招標采購，給個別工作人員貪污舞弊提供可能。再如，個別事業單位在執行國庫直接支付過程中，與供應方串通以虛假或虛增交易金額騙取財政資金。
3.3會計基礎核算工作混亂
我國《會計法》、《會計基礎工作規范》、《事業單位會計制度》等相關法律法規均對事業單位會計核算工作進行了規范，例如，會計人員需對單位每天發生的經濟業務活動在復核無誤的情況進行編制會計憑證、登記賬簿，對于取得的無單位名頭、數字不清晰、經濟內容不符合規定等原始憑證，會計人員有權拒絕登記入賬，并要求經辦人更換。而在實際工作中，由于部分事業單位對會計核算工作的漠視、會計人員業務素質限制等原因，導致事業單位財務人員在日常會計核算中以跨年發票入賬、發票名頭無法確認或舉辦會議無文件通知及參會人員簽到簿等現象的發生，不但直接影響事業單位會計信息質量及導致會計差錯的發生，而且也給部分別有用心的工作人員貪污財政資金提供土壤。
4規范事業單位會計基礎工作的若干措施
4.1樹立會計基礎工作規劃化管理觀念
一是事業單位法人應加強《會計法》、《會計基礎工作規范》等法規的學習，積極參與紀檢監察部門組織的違反財經紀律教育活動，以達到對事業單位領導的警示作用，同時，單位領導應提高對會計基礎工作管理的重視程度，督促各業務處室及全體員工認真遵守本單位制定的內控制度、財務流程及貫徹新《事業單位會計制度》，保證各處室給予財務部門必要的工作配合，使單位內部形成良好的工作氛圍。二是建立內部會計基礎工作考核機制。對于在會計核算工作中做出積極貢獻的部門或員工給予精神與物質兩方面的獎勵，以鼓勵其認真執行單位財務規章制度，不斷提高會計信息質量與財務管理水平。三是為了提高財務人員專業技能水平，事業單位應定期開展培訓活動，培訓內容主要包括內控制度設計與運行、電算化軟件操作與安全維護、國庫集中收付改革應用或非稅收入收繳改革等相關內容。
4.2強化事業單位會計基礎核算管理
事業單位應根據自身財務工作特點并結合《會計基礎工作規范》及內部控制制度設計本單位會計管理制度。一是將單位財務核算流程張貼于單位顯著位置，以便于單位全體員工可以遵照執行。同時，制度中應詳細列明原始憑證取得與填寫時注意事項、非稅票據領用、作廢、專項資金使用規則等內容，在規范單位財務核算的同時，降低單位因違反相關財經紀律而受到處罰的幾率。二是會計檔案方面。事業單位應指派專人定期對財務軟件及防火墻進行升級、更新，對財務軟件設置不同的登錄權限，防止因個人冒用賬號修改財務數據，并對財務數據進行備份，提高財務數據的安全性。三是根據單位經濟活動定制或到財政部門領用原始憑證，并指定專人對憑證的保管、使用與銷毀進行管理，保證單位以原始票據對經濟活動進行有效控制。
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[摘要]據當前現狀分析，文書檔案管理制度不僅滯后于社會經濟的發展，在某種程度上也阻礙企事業單位的向上發展，與社會檔案需求的脫節程度也日趨明顯。基于這一背景，本文圍繞文書歸檔管理工作對事業單位的作用展開了分析，概述了事業單位文書檔案管理實踐中的若干問題，并藉此提出了優化其管理效能的相關建議，以期對新時期事業單位檔案管理工作創新提供有益參考。
[
關鍵詞 ]事業單位改革；檔案文書管理；信息化建設
一、文書檔案現代化管理對事業單位的作用
（一）提高文件傳遞的安全性。傳統的文件傳輸方式，主要是通過郵政投遞系統或是其他快遞方式，受限于時間與距離的影響，同時，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時有發生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業單位檔案管理亟待引入并推廣現代化技術進行文件歸檔管理，比如，通過計算機網絡方式進行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節約傳遞時間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。
（二）確保文件保存的穩定性。互聯網科技的快速發展，很多事業單位檔案室已經逐步開始普及上述現代化的辦公方式。紙質文書容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質文書受到破壞就會造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體，將文書檔案以電子方式進行保存，可以實現文書檔案信息與載體的分離利用，同時，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時間長、易于傳遞、受外界環境因素影響比較小、不易損壞，穩定性比較強等特點，能夠提高文書歸檔工作的質量，確保文件保存的穩定性。
二、事業單位檔案管理實踐中的常見問題
（一）缺乏管理，重視不足。據客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對基層檔案的重視程度不夠，部分領導甚至對檔案管理認知存在偏差，比如，只關注單位經濟效益與發展前景，漠視檔案管理工作對事業單位經濟增長的積極作用，導致內部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規范、散亂等現象嚴重，難以為單位發展提供資源支撐。
（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應基礎設施與監管機制，但當前事業單位檔案管理工作普遍存在的一個問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎設施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動局面；或是部分基層檔案室建設缺乏專項啟動與維修資金，導致紙質檔案資料在長時間的存放下出現霉變、蟲蛀等現象。
三、優化事業單位檔案文書管理效能的具體措施
（一）全面推行文書歸檔規范化管理。完善、健全的制度是促進文書歸檔管理順利進行的基礎保證，在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標準，督促管理人員認真學習與檔案管理相關的制度與準則，建立統一的工作標準與規章制度，并要求全體人員嚴格按照規章制度進行作業，確保每一工作環節有序進行，踐行文書歸檔的規范化管理原則。
（二）鞏固單位領導及全員檔案意識。領導的重視是推動文書歸檔工作順利進行的重要保障，具有提高全員檔案意識的積極作用。然而，基層檔案室文書檔案數量較多，經費卻相對緊張，由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業務水平，以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時，要增強領導的檔案意識，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對檔案管理工作的方式方法進行研究，對有關管理人員進行考核，不斷提高全員檔案意識
（三）積極利用現代化技術輔助管理。隨著我國經濟的快速發展，網絡化、數字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發展與應用，用現代化的方式進行文書檔案管理已成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作中，要將文書檔案由紙質檔案轉變為以光盤、磁帶、計算機硬盤等為載體的電子文件，以網絡化的方式對文書檔案進行管理，逐步實現從手工作業方式向計算機管理方式轉變。同時，國家財政部門也應加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設施，加強地方文書檔案信息網絡與資源的一體化建設，實現檔案數字化管理的同時夯實對電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。
結語
綜上所述，筆者認為事業單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認識、加強重視的基礎上，同步加大建設資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準確預算、恰當使用、詳細記錄、及時結算等位為準則設置專項資金，優化工作機構設置，并在綜合考慮實際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環節，確保事業單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環節的安全便捷。
參考文獻
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[關鍵詞]信息時代；事業單位；檔案管理
[中圖分類號]C93 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2013）13-0112-03
1 傳統檔案管理存在的問題
1.1 檔案管理工作人員的意識淡薄
就傳統的檔案管理模式來看，檔案管理人員習慣于以往的手工處理方式。在事業單位檔案辦公過程中應用計算機網絡技術，一時很難改變原有的習慣和工作方式，則會嚴重影響計算機網絡在辦公管理系統中的應用，使文檔信息化建設無法達到理想的效果，使事業單位檔案管理人員的管理意識由傳統化向信息化的提高，做好宣傳，統一認識，轉變觀念，是檔案管理實現信息化的必要條件。目前，從事檔案管理的工作人員大部分屬于非專業人士，檔案管理人員的素質不高，教育水平偏低，從而影響了檔案管理工作正常、順利進行和公文的質量。從事檔案管理工作的工作人員，屬于經過專業訓練的員工很少，許多檔案管理人員都是外行業人員，在業務方面的廣度和精度遠遠適應不了形勢發展的要求，進而影響了檔案管理水平和對工作規范化的管理。
1.2 文書檔案不規范
在檔案管理的處理工作過程中，在歸檔文件版面方面往往會遇到記錄不全、排列混亂、編號的不規范、裝訂的不規范、出現涂改痕跡、附件的不規范、原有稿件缺少、紙張無法達到標準、文種使用不恰當等現象，從而影響了正確歸檔、檔案的完整性、公文的美觀性和嚴肅性。
2 規范檔案管理的措施
2.1 對置辦檔案信息化設備的工作進行加強
對檔案信息化的建設工作是系統工程的范疇，它涉及信息的利用、保管和收集等內容，各個內容之間相互依存、相互聯系、密不可分。同時說明了，在檔案信息化設備的置辦過程中應充足、齊全，達到信息化、規范化的要求，將不同載體、不同種類的檔案進行有序的保管，為以后的使用提供方便。推動檔案管理向信息資料的數字化管理的轉變，完成檔案信息的多媒體數據庫、全文數據庫的建設工作，實現檔案信息進行電子化查詢以及儲存的電子化等，提高檔案管理的綜合業務管理的先進性，同時，可以在網絡上事業單位建立起的電子信息，拓寬檔案相關部門服務的途徑。在上述環節中，有幾點需要注意，如工作人員要規范化管理電子文件，對重要的檔案信息避免使用電子版，而其紙質的資料也應安全管理，電子版資料要有備份，保證電子文件管理的安全性、完善性等，從而加強檔案的管理工作。實踐表明，對事業單位檔案管理進行信息化建設則是順應社會發展的趨勢，是檔案管理部門近些年來研究的重要課題，是顯現檔案部門的價值和作用、提高檔案服務工作的重要途徑。
2.2 與相關領導多進行交流和溝通
在檔案管理的信息化建設過程中，將會涉及諸多方面，如購買設備，開發建設網絡系統，計算機、掃描儀、復印機、磁盤、打印機、刻錄機、光盤等設備的統一化管理、配備等，都需要經費才能進行，而此時，就要求檔案管理者與領導多進行交流和溝通，做好相關工作，準備檔案管理的信息化建設的相關憑證和資料，例如，收集和整理事業單位產品檔案、設備儀器的檔案、科技的檔案。提高領導的關注度，使領導認識到對檔案管理進行信息化管理的必要性，并促進領導對事業單位檔案管理實施信息化建設觀念的樹立，同時，在經費方面提供支持和幫助，提高決策，大力推廣對檔案進行信息化的建設。
2.3 對檔案管理制度進行完善
進步、科學的管理制度為檔案管理的科學發展、順利進行提供了有力的保障。根據單位宏觀角度進行分析，因檔案管理工作具有完善的規章制度、法規和法律等，使得事業單位在檔案管理方面根據單位自身的實際情況來制定適合本單位的規章制度使檔案管理工作向規范化、信息化和科學化的方向發展，進而將事業單位檔案管理事業拓展、延伸到經濟的發展規劃中，促進事業單位的飛速發展，同時可將對檔案管理制度的完善加入到事業單位的業績考核中，使工作人員對強化檔案管理信息化建設進行加強，從而提高事業單位對檔案管理的重視程度，便于檔案管理制度有效地建立和實施。保證事業單位的檔案管理工作充分發揮其價值和作用，并為事業單位的檔案管理工作實施信息化管理提供了有力的基礎并創造了條件。有效的管理制度對檔案管理者來說，不僅可以激發管理部門人員對工作的使命感和責任感，還可對檔案的多個環節管理進行加強，例如，在檔案閱讀、整理、收集和應用等方面。通過對管理制度的嚴格建立，可推動檔案管理工作規范化和制度化，從而使單位內部管理機制得到充分改善。在制度的制定過程中，應充分結合事業單位的業績考核結果，將事業單位檔案進行信息化建設與責任追求、表彰獎勵和職稱評定等制度相融合，更應及時發現事業單位員工的潛力，調動員工的主動性、創新性和積極性，充分提高對事業單位檔案信息化管理工作的質量。
2.4 在事業單位檔案管理中落實科學發展觀
在檔案管理中有效落實科學發展觀觀念的重要表現在于提高信息化、科學化水平，身為檔案管理者應改變違背科學發展觀和落后的思想觀念，與實際相結合，有效解決制約或影響事業單位檔案管理工作在落實科學發展觀中出現的問題，在工作的各個方面徹底落實科學發展觀，深入強化事業單位相關單位人員的服務意識，在工作中多次嘗試主動服務和超前服務等，并做到深入單位和社會進行調查，從而對人們的信息需求深入了解，豐富檔案資源，優化、整合檔案內容，進而有效的實現檔案資源的價值和作用。與此同時，事業單位應加強檔案的管理人員對檔案信息的安全管理意識，確保檔案信息的保密工作和做好對檔案信息的公開工作，并對兩者的關系進行妥善處理，維護人民的合法權益以及國家或者個人或者單位的穩定等。在事業單位檔案管理中落實科學發展觀，對檔案的管理進行適當的創新和發展，擺脫傳統的、墨守成規的做法和思想，推動事業單位檔案管理的創新發展工作有效地進行。
2.5 提升檔案的管理水平，適當引進先進技術
隨著信息時代的到來，科學技術的不斷進步，使落后的檔案工具和文件設備無法適應現代信息化管理的要求，計算機網絡等現代化手段廣泛應用于檔案管理中，不僅降低了在文件處理工作過程中人為因素的影響，還充分發揮了信息化管理的優勢，降低了手工操作，大大提升工作效率，達到事半功倍的成果，更好地為社會作出貢獻。同時，與國際先進技術水平接軌，順應時代的發展潮流，掌握最新的檔案管理發展動態，與社會發展相適應，多接觸國外的先進技術，學習并引進國外的新方法、新技術，充分提高檔案的管理水平，對事業單位實施現代化管理。
2.6 嚴格規范質量標準
在事業單位檔案管理工作過程中，對于工作中的各個環節，每個工作人員都應保證質量第一，清楚認識到各自的崗位責任。處理檔案文件時要記錄齊全、排列有序、編號規范、裝訂規范、附件規范、原有稿件完整、紙張達標、文件中使用恰當和無涂改痕跡等，進而確保檔案文件的存檔價值和質量。
27 強化制度建設
事業單位檔案管理的工作人員要按照相關制度，依據立卷原則，對處理后的檔案進行統一保管。檔案管理人員應避免文件的拖拉積壓，在開會前收集相關資料，會議結束后及時將資料收集歸檔，同時，協辦方對副本或復印件進行保存，便于日后查找。若工作人員因某些原因無法繼續工作，事業單位應將此人借用、暫存的公文材料，依照相關規定及時并全部進行清交，進而保證事業單位檔案的安全性和完整性。
28 明確認識部門職責
建立有效的工作程序和管理制度，嚴格規范管理制度，按照規范程序進行檔案的管理工作，嚴格審核制度，檢查手續的完整性、格式的規范性和附件的齊全性，并進行多次復核。充分結合事業單位自身的組織機構的檔案材料、設置以及自身的管理體制建立一個健全的管理體系，在事業單位的各個部門，從上到下相互配合，相互協作，為檔案收集工作奠定基礎。
同時，事業單位檔案管理的工作人員要與單位的各個部門多進行信息交流，加強對收集工作的指導和檢查工作，并把定期收集和隨時收集相結合，減少和避免文件資料流失。在拓寬對檔案收集渠道的基礎上，大大豐富了資料的收藏，有效的促進開展資料的收集工作。
29 加強事業單位對檔案的管理意識
事業單位檔案管理工作要求工作人員具有辦事細心的工作態度、高度的責任感、樂于奉獻的精神、良好的職業道德，這是一項對專業性要求較高的工作，同時，還要求工作人員能夠運用先進的信息化管理方法和先進的科技手段管理檔案。事業單位檔案管理工作實現信息化、數字化是當今社會對事業單位檔案管理工作提出的新的要求，也是信息時代飛速發展中檔案管理進步的必然趨勢。因此，在工作過程中，檔案管理的工作人員要充分結合自身的工作崗位，一邊學習一邊操作。不僅要提高員工的業務素質，還要提高員工對信息技術、計算機知識的掌握和學習，多培養事業單位具備網絡技術和信息技術的復合型檔案管理工作的人才。
3 結 論
隨著社會信息化建設步伐的不斷推進，文檔工作的不斷發展，檔案管理工作則十分重要。實現事業單位檔案管理的信息化建設對檔案管理工作的進步具有重要意義。
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關鍵詞：事業單位；電子檔案管理；對策
方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統的紙質檔案管理模式，在事業單位的檔案管理工作中逐步推廣應用。但是，目前事業單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態，缺少制度規范，存在一些不足。本文從電子檔案的優勢、不足、對策三個方面進行了闡述，以加快事業單位電子檔案管理制度化、規范化進程。
一、電子檔案的優越性
1.電子檔案能有效降低辦公成本
傳統的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環節的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機、一個網絡管理平臺和熟悉計算機操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實現無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。
2.電子檔案管理能進一步提高工作效率
電子建檔與傳統的手動建檔相比，用計算機工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強度，能節省大量時間。電子檔案管理，把傳統的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補充的遺漏的檔案，或者刪除重復的檔案時，傳統的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。
3.電子檔案保密程度更高
傳統的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。
4.電子檔案更有利于發揮檔案資料的價值
傳統的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個查找，費時費力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習慣等因素的影響，傳統檔案的標準、質量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習慣從網絡上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標準統一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。
二、電子檔案管理中遇到的問題
1.安全性問題
計算機給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機房、計算機、打印機等硬件設備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強，對移動硬盤、U盤、光盤等存儲設備重視程度不夠，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。
2.檔案管理人員認識問題
目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質立卷的傳統模式中解脫出來，只是安于現狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創新，導致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業務知識培訓不足，特別是仍在使用紙質檔案的事業單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發展、開展業務知識培訓的投入嚴重不足。
3.電子檔案管理制度不健全
目前，已經使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等各個環節都缺少統一的標準，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術指導、存儲格式、密碼設置、監控系統等都缺少制度規范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態。
三、電子檔案管理的對策及建議
1.完善電子檔案管理軟硬件設施，確保電子檔案安全
高質量的硬件設備、穩定安全的軟件和系統、相對獨立的電子檔案管理區域，是電子檔案能夠持續穩定發展的基礎。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設施設備，加強對計算機儲存設備的安全保護，實行專機專人用，對計算機的軟件和硬件設備進行定期的更新和維護，以保障計算機設備的正常運行。設置專門的電子檔案管理工作區域，安裝電子監控、防盜門窗等設施，確保設施設備安全。
2.培養專業的電子檔案管理人員
各事業單位抽調綜合素質高、責任心強、勇于創新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規、軟硬件操作技術、業務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優勢，真正提高檔案管理人員的創新意識和業務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。
3.建立健全電子檔案管理的各項規章制度
電子檔案管理制度化、規范化管理，必須有健全完善的規章制度作為保障。事業單位要結合檔案法、檔案管理規定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進崗位職責、硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協議等各項工作制度化、規范化，確保電子檔案管理工作安全有序發展。
結語：電子檔案管理的優勢明顯，也順應了時展的需要。但是目前事業單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調研，積極探索，提高業務能力和網絡操作技能，還需逐步完善硬件設施設備，建立健全規章制度，推動事業單位電子檔案管理工作逐步制度化、規范化，進一步發揮檔案資料的利用價值。
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關鍵詞：檔案；服務；革新
檔案利用服務工作是檔案工作者與利用者以檔案為載體的一種信息傳遞的活動。檔案工作者將擁有的檔案信息通過多種途徑傳遞給利用者，以實現信息的共享為目標，滿足社會多方面的需求。
一、檔案服務工作的重要性
檔案是研究過去，記錄現在，面向未來的文字載體，是現代信息的資料。檔案是歷史的記載，具有現實的利用價值，信息開發或憑證作用。檔案工作的最后目的是提供利用和服務，具有服務工作的一切屬性。因此，做好檔案工作的規范化管理或服務非常重要。要做好檔案的規范化管理和服務工作，必須要做好檔案的實體管理工作、服務工作、基礎性工作，提高檔案人員素質等等。隨著改革開發的深入，人才流動越來越頻繁，科學技術更新越來越快，如何使檔案管理工作跟上新形式，并能真實準確地記錄好現在的一切，且不受檔案人員流動的影響，是一個急需解決的問題。所以說，提倡檔案的規范化管理和服務工作有著重要的意義。
檔案之所以被保存，就是因為它本身具有利用的價值，一件檔案材料一旦被利用，它的價值就得到一定程度的實現，否則，它的價值就得不到發揮，這說明檔案利用是檔案價值體現的先決條件。檔案工作的起點是從服務開始的，檔案利用需求是人們在社會實踐中產生的，于是檔案利用與檔案服務圍繞著檔案這一同樣來自社會實踐的共同對象，進行著分工不同而最終目的都是使檔案向社會實踐回歸的工作活動。檔案利用的結果是通過檔案服務導致檔案在人們的實踐中發揮作用，檔案服務通過檔案利用實現檔案價值，因此說，檔案價值實現是檔案利用與檔案服務的共同結果。檔案利用是客觀實踐的產物，客觀實踐產生和決定了檔案利用需求，所以，檔案利用具有不以人的意志為轉移的客觀性。檔案利用又有一定的主觀性，檔案工作雖然不能對檔案利用進行內在的規定，卻可以采取一定的手段，對檔案利用施加積極影響。這就要求我們注視檔案利用方向，根據檔案利用的變化，來調整服務方式，豐富服務內容。
二、檔案服務工作的革新方法
建立檔案館網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第1時間將其收集到，并在檔案館的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館，也不必交任何光盤或軟盤。
開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
一、指導思想
以《國務院關于鼓勵支持和引導個體私營等非公有制經濟發展的若干意見》（國發[]3號）為指導，用科學發展觀來全面落實黨和國家對非公有制經濟工作的一系列指示精神，圍繞全縣大力發展民營經濟戰略，本著“無償指導、保守機密、不添負擔”的原則，加強民營企業檔案工作，規范民營企業檔案管理，為民營企業發展服務。
二、工作目標
到2014年，全縣規模以上企業基本實現規范建檔，達到“五有”目標，即有領導分管、有齊全完備的檔案，有檔案工作各項規章制度，有專（兼）職檔案管理人員，有基本符合檔案保管條件的設備設施和庫房。并逐步采用現代化手段管理檔案，實行集中統一管理，將企業檔案室建設成信息中心。鼓勵有條件的企業開展湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級認定工作。
三、工作步驟
從年開始，用五年時間來完成民營企業規范建檔工作。具體分為三個階段：
（一）試點推廣階段（年）
加強宣傳，制定方案，全面部署。相關部門加強配合協作，加大對各企業辦公室主任或資料管理人員的檔案業務培訓，著力抓好全縣12個企業（原則上每個鄉鎮至少選一個試點）檔案工作規范管理試點工作，為全面推動我縣民營企業檔案規范管理發揮典型示范作用。
（二）建檔實施階段（-2013年）
從開始到2013年，通過培訓企業檔案人員、分類指導等手段引導全縣民營企業自覺自愿地實現規范建檔。縣檔案局、縣工商聯分層次進行督導，相關部門密切配合，提倡有條件的企業開展湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級認定工作。到2013年,民營企業檔案工作達“A”級以上標準的占全縣規模以上企業的20%以上。
（三）考核檢查階段（2014年）
對全縣民營企業檔案規范管理工作按照相關標準進行考核檢查，對于檔案工作規范管理合格企業，縣工商聯、縣檔案局予以通報并頒發合格證。對完成工作任務較好的企業進行通報表彰，對未完成的，責令整改，限期完成。
四、主要措施
（一）加強領導，精心組織。各企業要把規范建檔工作納入企業管理的重要內容，確定企業法人負總責，主要負責人分管，有人具體抓的局面。進一步提高對企業檔案規范管理工作重要性的認識，建立健全檔案工作制度并組織實施，真正做到認識到位、措施到位、工作到位，把民營企業檔案規范管理工作提高到一個新的水平。
（二）加強宣傳，強化培訓。通過各種方式、分期分批地開展檔案業務培訓，宣傳檔案基本知識，提高企業全體員工的檔案意識，采取多種形式，宣傳利用企業檔案的典型和開發利用檔案信息資源的成果，提高企業對檔案的認知度，使企業檔案人員具備一定專業知識和具體操作能力。
檔案是基層事業單位成長與發展歷程的真實記錄，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。基層事業單位管理的高效化離不開檔案管理的科學化。基層事業單位檔案工作本身是一項復雜系統的工作，具有種類繁多、范圍廣、周期長等特點，且會產生大量的文件和電子材料。如何真正實現檔案管理科學化、規范化、現代化成為基層事業單位檔案管理人員亟待面對和思考的問題。本文試就這一話題做簡要分析。
1 當前基層事業單位檔案管理工作普遍存在的問題
1.1 檔案意識不強。由于基層事業單位對檔案收集、利用能力較差，加之人手不足、日常工作量較大，在日常工作中，大多數職工都存在著重視業務工作，輕視檔案工作，對自身業務工作形成檔案的意義和價值缺乏有效認識，不懂得利用檔案的價值。
1.2 歸檔材料欠缺系統性，完整性。一是由于平時檔案管理人員收集意識不強，導致應該形成的業務文件材料沒有及時形成；二是業務科室對日常歸檔材料的積累和保管不夠重視，一些資料散存在個人手中，致使一些已經形成并應歸檔的文件資料未能歸檔。三是檔案管理人員少，流動性大，一些在崗人員不安心本職工作，直接響到檔案工作質量的提高。最終造成歸檔材料系統性欠缺、完整性不強，案卷質量不高。
1.3 缺少專職檔案人員，兼職檔案管理人員交接手續不嚴密。以乳山市疾病預防控制中心為例，檔案管理工作屬于辦公室職能，由于人員編制及工作量等原因，辦公室只能安排一人進行專職或兼職檔案管理。兼職檔案管理人員的離職或調動工作崗位時，未能按要求嚴格執行交接程序，則必然導致檔案數量、材料等問題責任不明，界限不清。
1.4 檔案管理手段滯后。現階段各基層事業單位的檔案管理沒有單獨的計算機和檔案管理軟件。在手段上，查閱檔案信息仍采用手工查找，檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，不僅占地面積大，使用空間也不能較理想應用。
2 提升管理手段，加強基層事業單位檔案科學化管理
2.1 加強領導，強化檔案意識。
基層事業單位要成立檔案工作領導小組，把檔案管理工作納入重要議事日程，對檔案管理過程中存在的各種問題，及時解決。將檔案管理工作納入科室考核目標，層層分解責任，責任到人，促進各科室積極配合做好檔案工作，切實增強檔案意識，自覺地把檔案工作納入到各項業務工作中。
2.2 提高檔案服務水平、創新檔案服務手段。
創新檔案管理服務機制，必須打破去過那種看家守攤的傳統服務方式。因此檔案工作必須從完善服務措施入手，不斷提高檔案服務水平，創新檔案服務手段，提高服務質量。提高檔案服務水平實質上就是要把檔案的各項服務功能挖掘和開發出來，樹立全心全意為人民服務的宗旨，把為最廣大人民的利益服務作為檔案工作的最終落腳點，把群眾滿意當做標準，使廣大群眾真正感受到檔案工作方便快捷的服務，感受到檔案工作帶來的便利及重要作用。
2.3 加強檔案管理人員隊伍建設，提高管檔人員素質。
2.3.1 條件具備的基層事業單位要有專職檔案管理人員，認真做好檔案工作的人員配置、業務指導、安全保密等各方面的工作。要嚴把檔案管理人員的入口關，從政治素質、業務能力等各方面進行嚴格要求，進行管檔人員持證上崗，明確崗位職責，加強日常管理。通過檔案管理人員的規范化管理，不斷促進基層事業單位檔案管理的科學化、制度化、規范化建設。
2.3.2 加強檔案管理人員政治思想教育，使之成為能嚴格遵守各項規章制度，認真按照組織原則辦事，具有不怕苦、不怕累、不為名、不為利的奉獻精神。特別要重視對檔案員進行業務培訓，因為當前基層事業單位管檔人員專業人員少，專業素質較低，制約檔案管理工作向更高層次發展。有條件的單位可選送比較優秀的檔案管理人員到專業院校進行學習，同時選調專業素質比較好的人員充實到檔案管理隊伍中來。
2.4 科學利用信息化手段，加大電子檔案利用程度。
1.1事業單位檔案管理工作的外在設施比較落后
隨著時代的進步，信息化的技術應用越來越廣泛，事業單位管理的工作也應用到了計算機技術，但是計算機技術在檔案管理當中還沒有真正的得到廣泛應用。很多的事業單位只是簡簡單單的把檔案的信息錄入輸出計算機中，基本都沒有實現檔案信息化的管理，甚至有的單位工作設施簡陋、老化、辦公的條件差等因素的存在，嚴重的影響了檔案的保管工作。
1.2事業單位檔案管理工作者的專業技能過低
事業單位檔案管理工作是一項要求專業性、技術性都比較高的一種工作，檔案管理的工作人員不但要具備教好的職業道德，同時還要求專業素質高、責任心強等。隨著近年來人事制度的改革，機構的調整，上崗的競爭等因素，很多的工作人員都是沒有經過專業檔案管理知識培訓的，他們對工作程序也不是很了解，因此就導致了檔案管理的工作人員對檔案工作的責任性以及重要性的認識不足，嚴重影響了檔案的管理工作的發展。
1.3事業單位檔案管理工作的規范化管理程度低
很多的事業單位因為對檔案管理的重要性認識不足，并沒有意識到檔案資源的重要性，因此對于檔案管理工作的重視、管理措施、工作等都不到位。也有很多的工作人員認為事業單位檔案管理工作不是單位重要的工作部門，因此很少把檔案管理工作做為工作部門去進行管制，導致了檔案管理的工做一直處于一種被動的狀態，于是便影響了檔案管理部門對單位的服務，影響了發展的進度。
1.4事業單位檔案管理工作中人員調動的問題
在目前的社會中。很少會有人在一個崗位一直工作不換工作的，相反，人員的調動與流動很頻繁的在進行著。然而對于工作人員的流動對檔案管理的工作有很大的影響。有很多的時候在工作人員流動時，交接的工作沒有做好，導致一些檔案變成了“死檔”，這對于事業單位來說是一種無法估量的損失，是無法用金錢來衡量的。
2.針對事業單位檔案管理工作的問題的解決措施
2.1針對檔案管理工作建立完善的檔案管理制度
事業單位的檔案管理工作想要得到穩步的發展，一套完善的管理制度是必不可少的，一套完善的管理制度可以使得檔案管理的工作進入正確的運行軌道。運用相關的制度來規范檔案的管理工作，歸檔材料內容等都要及時的進行補充完整．同時也一定要相關的制度對檔案進行保障工作，建立起一個完善的檔案管理制度。
2.2針對檔案管理工作提高工作人員的認知
提高檔案管理人員對事業單位檔案管理工作的認知。加強檔案管理工作的宣傳力度，使工作人員正確的認識自身的責任，提高各級領導和工作人員的檔案意識，這些都要通過常識性的學習以及宣傳有關于檔案的法律法規等等。以此來提高工作人員與領導對事業單位檔案管理工作的認知，明確自身的責任。
2.3針對檔案管理工作改善工作的環境
有些單位的檔案管理工作的環境太差，很難進行有效的管理工作，因此，事業單位應該確保管理工作的經費投入，主管部門也應該加大管理的力度，改善檔案管理工作的環境以及檔案管理的工作設備，樹立正確的工作態度，合理的運用檔案資源。
2.4針對檔案管理工作提高工作人員的素質
