時間：2023-05-29 18:17:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案電子化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】 醫院 人事檔案管理 電子檔案
醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據。現代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。
網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。
通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。
5考核評價公開公平
在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。
當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。
然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。
實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。
參 考 文 獻
關鍵詞：人事檔案管理 現狀 趨勢
人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段。現代社會是一個向管理要效益的社會，企業人力資源管理水平的高低，直接決定了企業未來的發展。同時，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實現自身價值的重要體現，也是企業管理水平提升的重要標志。為此，我們必須要對企業人事檔案管理的現狀有一個宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。
一、人事檔案管理的現狀
（一）人才對檔案的重視程度日趨弱化
隨著改革開放的不斷深入，企業的經營模式正在朝著多元化的方向發展，在這樣一個社會背景下，傳統的人力資源分配制度逐漸被淘汰。現代企業的人才引進，多數采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時，目前的轉檔手續周期長、程序繁復，這直接導致人才在工作變動過程中放棄轉檔。特別是沿海地區，由于這一地區的人員工作變動更為頻繁，加之很多人認為檔案在求職就業過程中發揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據相關資料顯示，在我國各級人才市場中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯系，而且這一數字還在持續增長。
（二）檔案管理水平有待加強
由于社會對檔案管理工作的不重視，企業對于檔案管理人才選拔的標準也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數為非專業人士，檔案知識相對匱乏。比如認識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業務不熟練；許多企業中的檔案管理人員身兼數職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴重制約了企業檔案管理水平的提升。從檔案管理設備配備方面看，多數企業幾乎沒有一個標準的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術仍然十分落后。許多檔案由于反復使用，加之陽光照射，已經出現了紙張發黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。
（三）檔案的信息化程度較低
隨著網絡技術的飛速發展，計算機已經滲透到社會生活諸多領域。目前，檔案信息管理系統已經建立，并且逐步得到推廣。但是多數企業的檔案管理信息化還停留在對將個人信息輸入電腦中的階段，很多技術并沒有應用于檔案管理中去，部分企業的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實現無紙化閱檔、信息化管理還有很長的路要走。
（四）非公企業忽視檔案管理
社會對檔案管理的不重視，除了表現為個人放棄檔案之外，還有就是非公企業忽視檔案管理。現代企業越來越重視人才的能力，用人機制也日益靈活，企業管理者認為考察檔案不如考察人才的工作表現更為直接。這直接導致員工的職業道德、性格特點、個人資歷等信息無法讓下一個企業了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學習、生活帶來一些困擾。
二、人事檔案管理的發展趨勢
（一）檔案管理電子化程度不斷加強
伴隨著網絡技術的快速發展，信息化、電子化已經成為社會發展的必然趨勢，在這種形勢下，傳統的人事檔案管理模式已經出現種種弊端，而無法適應市場經濟的客觀需要。轉變檔案管理模式，推進信息化、電子化進程，已經成為企業人事檔案管理的當務之急。其中，檔案資料的電子化，是實現檔案管理信息化的基礎，也就是說只有正確的將紙質檔案信息錄入到計算機中，使紙質檔案轉化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎，逐步加快人事信息的數據庫建設，引進現代辦公自動化系統，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時實現電子化檔案與原始檔案的協同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實現電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時還能夠有效防止對原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風險。
（二）檔案管理朝著網絡化方向發展
檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。
（三）檔案管理方式日益多元化
目前，人事已經成為人力資源管理的新方式，這是市場經濟發展的客觀需求，也是人才產業化發展的重要保障。從微觀層面上講，人事制度就是將“單位人”轉化為“社會人”，這種管理方式實際上就是將人事關系管理與人才使用管理相分離，簡單說就是企業只負責用人，而人事負責檔案管理。諸如工齡的計算、職稱的評定、各種保險的繳納等等，均由人事來負責。隨著社會經濟的發展，人事的服務方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經在部分地區開始實行。這種方式主要是由人才市場作為人員的雇主而存在，全面負責員工的人事管理，而用人企業與人才市場簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時也減輕了企業檔案管理的負擔。
綜上所述，隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作面臨著新的管理環境。檔案管理者必須要把握時展的趨勢，以及企業發展的客觀需要，從檔案管理的現狀入手，不斷探尋管理的新技術、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進檔案管理的信息化、電子化以及網絡化發展，從而為企業的平穩、健康發展提供有力保障。
參考文獻：
關鍵詞：人事檔案；管理；電子化分析
一、我國人事檔案電子管理的背景
人事檔案存儲電子化是不可回避的發展趨勢 與發達國家相比，我國將新興計算機技術引入人事檔案管理領域起步晚，應用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計算機技術的發展和普及，檔案存儲電子化已成為必然趨勢。
傳統人事檔案工作主要強調原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補，失去重要的歷史憑證。人事檔案計算機管理系統，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過計算機完成，我們認為，這一系統的優勢不僅僅在于能通過網絡實現遠程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質案卷的磨損毀壞。更在于實現了人事檔案的信息備份。
二、開展計算機應用工作的必要性
2.1 新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術普及到了各行各業，這也大加快了各項工作信息化的進程，而新時期人事工作更誚走在前面，運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作，更好地為現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務。
2.2 提高人事檔案管理水平的需要。極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用，實現規范化、網絡化的管理方式。
三、人事檔案管理在當前計算機應用工作中存在的問題
3.1 重復操作，數據難以共享。隨著計算機應用工作的開展，應用軟件的開發和推廣工作也得到了加強，各部門都逐步建立起相關的數據庫，把人事工作中的主要信息管理起來，為人事工作提供了先進的技術處理手段，但往往由于各條線沒有采用統一規范化的應用軟件，就造成了重復操作，數據卻不能共享。
3.2 現有的設備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發展，各級人事部門都購進了相當數量的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息應用水平卻相對較低，而且大多數單位的計算機系統基本上是單位狀態使用，使現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享，計算機效能沒有得到充分發揮。
3.3 系統提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數據庫建設還不完善，可供使用的信息量相對較少，應用軟件不能很好地提供出所需的各類統計分析資料，無法滿足實際工作的需要，而且在操作上專業性增強，使軟件的利用率大大降低。不能及時為領導提供信息和決策依據。
3.4 工作人員計算機操作水平相對較低，影響了軟件作用的發揮。由于計算機軟硬件技術發展日新月異，而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員，計算機專業水平相對較低，如果不進行培訓和學習就難以提高計算機的應用水平，難以適應工作的需要，也勢必影響計算機作用的發揮。
四、人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現人事檔案計算機管理的合理模式 人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。
各種人事信息系統應用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹，或由本人直接提供有關內容，或使用一些未經校對的現成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式，學歷變化等信息的管理往往相對滯后，以上因素都會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一，開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
五．強化制度化建設使人事信息管理更加規范
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
六．提高檔案管理人員技術水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠程查檔剛剛起步的今天，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。
七． 計算機技術在檔案管理工作中的推廣程度應視實際情況而定
關鍵詞 醫院人事檔案 管理機制 途徑
醫院進行自主招聘是根據醫院的實際發展需求而展開的編外人員的招聘，因為只有引進高素質的專業人才，才能促進醫院醫療水平的提高。然而醫院在對這些人員的檔案進行管理的過程中，一些問題也隨之顯現出來，基于此種情況，筆者以醫院實行人事檔案管理機制的優勢作為文章內容的切入點，并對人事檔案管理存在的問題和對策進行了詳細的闡述，希望能對醫院的檔案管理人員提供一些借鑒和幫助。
一、醫院實行人事檔案管理機制的優勢
（一）促進醫院職位結構的合理化
眾所周知，每個事業單位的編制名額都是有限的。但是有時候有限的名額不能滿足醫院對人才的需要。而醫院實行人事檔案管理機制，就打破了編制對醫院人才納入的限制，不僅促進醫院職位結構的合理化，同時也讓醫院納入了大批的高素質的專業人才，提高了醫院的醫療水平的同時，也使醫院獲得了更高的經濟效益
（二）簡化招聘流程，促進醫院用人機制的良性發展
正如上文所述，醫院實行人事檔案管理機制，打破了編制對醫院人才招聘的限制，這樣醫院就可以根據自己的實際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調動，過程非常復雜，手續相當煩瑣。而醫院在進行招聘人才的過程中，可以直接通過雙方的平等協商鑒定勞動合同，這樣就簡化了招聘流程，在辦理手續的過程中非常便捷，醫院要嚴格對招聘人員進行考核，施行優勝劣汰的政策，從而促進醫院用人機制的良性發展。
（三）可以有效解決醫院工作人員不在其崗位卻占其編制的問題
隨著各國的頻繁交往，使得各個單位出國學習的人數逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫院實行人事檔案管理機制，就會對出國學習不歸的人員進行清理，通過主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。
二、現階段人事檔案管理存在的主要問題
（一）“人檔分離”的情況導致無法快速開展工作
我們知道，當職工遇到晉升職稱、函調政審、黨團關系等問題時，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機構的，所以，當職工需要對檔案進行查閱時，先要和人事機構聯系，要不就是認識機構去查檔案，要不就是將檔案接回來在進行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時也導致工作無法快速地展開。
（二）人事制度不夠完善
由于醫院和人事機構的工作職責不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來看，人事機構對醫院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒有真正發揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢所趨，勢在必行的。
（三）加大了醫院檔案管理人員的工作強度
通過以上的敘述我們知道，醫院把人員的人事檔案都是放在人事機構的。所以，醫院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機構的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫院檔案管理人員的工作強度。
（四）人事機構的人事檔案信息更新不及時
人檔分離，直接導致人事檔案信息更新不及時，因為人事機構保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內容就顯得非常的滯后。
三、人事檔案管理的有效路徑
對人事檔案進行有效管理是時展的必然需求，加速推進醫院人事檔案管理機制，不僅能提高醫院的醫療水平，更為醫院的高校發展打下良好的基礎。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內容如下：
（一）促進檔案管理人員綜合素質的提升
可以說提高檔案管理人員的綜合素質是順利開展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質，才能促進他們工作效率和工作能力的提升。促進檔案管理人員綜合素質的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實現和人事機構的快速連接。
（二）建立健全人事檔案管理的規章制度
眾所周知，制度是約束行為的準繩，要想對人事檔案進行規范管理，就必須建立健全人事管理的規章制度，這也是能夠順利開展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進醫院的人事檔案管理向著良性的軌道發展。
（三）加快推進人事檔案的電子化進程
醫院應緊跟形勢，加快推進人事檔案的電子化進程。首先，積極開發人事檔案管理的系統軟件。其次，建立人事檔案基本信息數據庫以及檔案材料傳遞、接收的數據庫。再次，建立政審證明材料數據庫。最后，就是加強人事檔案工作法制化監督力度。這樣就加速了醫院人事檔案的電子化進程。
（四）對人員的業績記錄在案
醫院想要獲得長久健康的發展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對這些人員進行有效的管理，對這個群體的情況要有一個全局的把握。比如，醫院可以對人員的業績記錄在案，具體內容就是他們的技術水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機構的檔案信息是否完整取決于醫院對這些資料的收集是否到位和及時。因此，醫院應加大人力以及財力的投入，以保證對人事人員的資料收集、傳遞的及時。
四、結束語
完善醫院人事檔案袋里管理機制，對醫院的穩定發展具有非常重要的意義。醫院想要實現對人事檔案進行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規章制度，同時還要提高管理人員的綜合素質，加快推進人事檔案的電子化進程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機制發揮其真正的作用，從而促進醫院經濟效益的快速提升。
（作者單位為安仁縣第二人民醫院）
[作者簡介：劉，安仁縣第二人民醫院黨支部書記，歷任中學教師、機關干部、鄉鎮領導。]
參考文獻
[1] 許安慶，徐道喜.醫院人事制度現狀與完善[J].江蘇衛生事業管理，2005（16）.
1．企業離退休人員電子檔案的種類
目前，全國各級社會保險經辦機構通過摸索，主要建立了三大類企業離退休人員的電子檔案。一是企業離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業退休人員的人事檔案，用數碼相機逐頁拍照，建立個人數碼數據檔案，而將原始檔案封存。二是企業離退休人員個人基本信息電子化檔案。就是采集企業離退休人員的姓名、出生年月、工作時間、退休時間、退休種類、家庭住址、聯系電話、社會關系等基本信息，建立企業離退休人員基本信息庫，便于企業離退休人員養老金的調整和領取養老金資格認證。三企業離退休人員個人健康狀況電子化檔案。就是將企業離退休人員個人在每次體檢時的基本信息收集起來，建立起個人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務的質量。
2.企業離退休人員電子檔案的優勢分析
一是提高辦公效率。一般的企業退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業，退休職工也就上千人，若是由原企業管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務后，一個社會保險經辦機構管理的人數那就是一個龐大數字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務好如此眾多的企業離退休人員，單靠用原始的手工作業臺帳，顯然是不能適應新的形勢的。而建立企業離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經辦機構的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業離退休人員提供咨詢、查詢、養老金調整等社會化管理服務。
二是有利于加強對企業離退休人員原始檔案的管理。 企業離退休人員人事檔案是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業離退休人員的數量增長比較快，隨著國有企業改革深化和破產兼并以及私有企業的增加，一些企業退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務后，若沒有好的庫房和設施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業離退休人員的人事檔案經過數碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務的質量。為了防止出現養老金冒領，確保養老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領取養老金資格認證工作，任務重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯系電話、親屬姓名及聯系方式等數據采集和補充，建立起離退休人員信息數據庫，方便進行查詢和數據管理。有條件的經辦機構可以通過現場攝像、QQ視頻遠程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認證時能夠有更便捷的手段，提高認證的精確度，確保社保基金的安全。
3.企業離退休人員電子檔案潛在的問題
一是對系統依賴大。原來辦公都是手工作業，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業臺帳。現在辦公都實現信息化網絡化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統出問題，或網絡受到攻擊，就可能導致辦公癱瘓。從如此眾多的企業離退休人員的檔案中查找手工作業臺帳，那將耗費大量的人力和時間。
二是存在泄密的風險。各類企業離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。
三是容易忽略手工作業臺帳的保存。有了各類企業離退休人員的電子檔案，社會保險經辦機構的工作容易依賴系統辦工，有些同學還會認為系統是絕對安全的，對手工作業臺帳重視不夠。
4.企業離退休人員電子檔案管理的幾點措施
一是嚴格接程序建立企業離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業臺帳，并將退休人員檔案基礎信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當天接收的檔案當天錄入，當天上架，當天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務查詢的原則，結合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內容，盡量減少調檔，提高了電子檔案的利用率。
二是做好數據備份和檔案盤點。按照檔案管理有關規定，對移交表、協議書等進行專門裝訂存放，對錄入、掃描的電子信息進行了計算機硬盤和光盤備份，以此保證基礎數據安全。為規范庫房管理，還要定期對庫存檔案進行盤點，確保了檔案管理“零差錯”。
一、人事檔案信息對人力資源管理的作用探析
1.對人力資源管理效用的促進作用
人事檔案全面記錄了醫院醫護人員的個人經歷、德才表現、綜合素質以及發展過程，醫院管理部門通過檔案信息可以了解醫護人員的歷史表現，掌握的工作態勢，預測在未來的發展潛力。以人事檔案信息為依據，在開展人力資源管理過程中可對各類人才進行合理配置，使每個人能夠揚長補短，充分利用人才的長處，從而最大限度的發揮醫護人員的效用，提升工作效率。其次，培訓規劃是人力資源管理中的重要部分，對醫院的可持續發展具有重要意義。而通過人事檔案信息，人力資源管理部門在全面掌握各醫護人員特長與不足的前提下，可開展具有針對性的培訓工作，以期彌補醫護人員的不足之處，提升醫護人員的整體素質。此外，人事檔案信息還有利于人力資源需求預測的科學化與規范化，影響人力資源需求的因素主要來自醫院內部，有效的人事檔案信息對分析醫院內部人力資源結構與整體狀況是否適應醫院的變革與發展要求，制定科學的人力資源管理計劃起著重要的作用，而脫離人事檔案信息所進行的人力資源需求預測必然是盲目的。綜上所述，可見在人事檔案信息的有力配合下醫院能夠更好的開展人力資源管理工作，并在其影響下進一步為人力資源管理的有效性提供重要保障。
2.對人力資源管理效用的制約作用
當前，人力資源管理隨著時代的發展而逐步出現了新的趨勢，在幾乎所有經濟組織開展電子化人力資源管理的背景下，當前大多數醫院人事檔案信息的缺失已不能適應人力資源管理的需求，正所謂“水能載舟、亦能覆舟”，其對醫院人力資源管理的制約作用也進一步顯現出來。其一，人事檔案信息的失真對醫院人力結構配置造成了極大程度的影響，例如在一些醫院的人事檔案中，年齡越填越小，學歷越填越高，資歷越填越深，工齡越填越長，有些檔案甚至出現涂改痕跡，這對醫院人力資源的科學配置造成了沖擊，并嚴重影響了高素質人才的工作熱情。其二，有些醫院人力資源管理部門對人事檔案信息的認識度不足，檔案材料填寫簡單且雷同率較高，從而降低了人事檔案信息對醫院人力資源管理的參考價值。此外，有些醫院當前仍然停留在手寫檔案的基礎階段上，計算機被用作其他用途，缺乏相關軟件，缺乏相關人才，這直接導致了人事檔案信息的價值降低。
二、反思與建議
當前，隨著我國醫療市場競爭環境的日益激烈，醫院的人事檔案信息必須要做到適應人力資源管理的需求，為構建有效的人力資源管理提供強有力的保障。首先，醫院管理部門要切實做好醫護人員人事檔案建設工作，要將該項工作作為醫院實現發展戰略的核心部分，同時，在現有檔案的基礎上推進電子化檔案信息管理模式，并引進相關的專業人才進行操作管理，以確保檔案管理的科學規范化；其次，要切實提高檔案錄入與管理人員的整體素質，要正視知識經濟時代這一現實，通過培訓或吸收人才的方式加強對人事檔案信息的管理；最后，要建立健全的人事檔案管理制度，加快人事檔案工作的科學化與現代化進程，使人事檔案信息在規范的制度保障下發揮最大效用，使其成為醫院人力資源管理的有力推助。
作者：奚曉菁 單位：浙江省臺州市立醫院人力資源部
【關鍵詞】醫院；人事檔案；人力資源；利用
1醫院人事檔案管理存在的問題
1.1管理思想陳舊，管理體制滯后
當前醫院在進行人事檔案管理工作中的模式：從微觀角度來看，日常進行的檔案管理環節包括收集、整理、鑒定、保管、利用等，各個環節彼此之間不能緊密相連，導致人事檔案工作的系統性不強、出現局限性、無法達到共享。從宏觀角度來看，在管理中缺乏與外界的溝通，過于強調保密，使檔案信息資源在經濟建設和社會發展中立足之地，更加沒有發揮作用的機會，并降低人事檔案的利用率[1]。
1.2基礎設施不完善，管理手段有待提高
人事檔案基礎設施不夠先進，在進行收集、整理、歸類、編目等日常工作時，需要依靠手工操作，機械化水平較低，所擁有的無紙化、電子化、網絡化的設施不夠完善，在電子化檔案的管理方面缺少經驗，保密措施達不到很高的水平，導致案卷質量和收集效率及檔案利用率大幅降低。傳統的人事檔案工作的工作對象主要是紙質文件材料，在計算機普及以后，文字材料逐漸被電子文件取代，擬稿者將文件直接寫在磁盤上，修改工作在磁盤上進行，一旦完成，工作內容會馬上存貯到辦公信息數據中，與檔案人員、技術人員達成共享，電子文件管理，縮小了文件與檔案之間的距離[3]。電子文件人事檔案資料的投入使用并不是一帆風順，在管理過程中，人事檔案的建設與管理產生面臨著新的挑戰。原始性與證據性導致人事檔案很難被確認，壽命短與讀寫系統更換頻繁導致很難維護內容的準確性與機密性，多媒體集成性與組成和結構的復雜性等給鑒定與保管帶來阻礙。
1.3“人檔同行”的特點造成“棄檔”現象
長期以來，人事檔案已經與個人密不可分，隨著個人成長使其逐步形成，隨著個人的經歷使其不斷完善。“人檔同行”的含義就是人事檔案是隨著個人學習、就業單位的改變而變化。改革開放以來，市場經濟體制的飛速發展，人員流動現象日益增加，醫院人員流動更加頻繁，人檔分離的現象已經逐漸增加，“檔隨人走”的傳統管理方法已經適應不了現在形勢，面臨嚴峻的挑戰。部分單位利用檔案限制人員流動，導致“棄檔”現象逐漸增多。
1.4監查機制不完善
由于缺乏有效的檢查、制定相應的監督機制，分辨不出人事檔案工作是否做的好，導致很多單位的人事檔案塵封多年或被打入“冷宮”，無人查看，人事檔案所具有的作用自然就被埋沒，失去了價值。
2醫院人事檔案管理工作的創新對策
2.1更新管理觀念
隨著時代的進步，不斷提高檔案管理人員的服務能力，并積極主動地為醫院現代化建設的主戰場服務，是人事檔案管理工作新的發展方向。注重強化三個意識。首先，增強檔案利用率。做檔案管理工作時，重點并不只是局限在收集檔案、整理檔案、將檔案保管好這幾方面，而是要更好的將檔案進行開發并加以利用。檔案管理對檔案室的要求也很高，特別是醫院的檔案室，應該對現有的檔案進行歸檔處理、并對其進行仔細整理，編制出適合查閱的材料即編研材料便于查閱，這樣想要利用檔案的人就會很容易找到需要的資料。其次，提高檔案的開放性，將編研材料按規律進行整理，整理后裝訂成冊，并為其編寫出清晰易懂的目錄，如果想制作成專題目錄就要利用利用計算機整理一些文件、資料，為查閱提供了條件，方便利用者快速的查閱檔案。第三，增強服務能力，轉換觀念，將被動轉換為主動，隨時清楚各項工作的具體變化和發展方向，及時掌握工作所需要的一些相關信息，這樣檔案工作就會由被存放、被保管轉變為可提供、可利用，增強了主動性。
2.2加強基礎設施建設 科技不斷發展，現代化的醫院檔案管理勢在必行。檔案管理工作需要擁有便利的條件，必須滿足檔案室的辦公用房，必須有相對充足的資金，只有重視檔案的基礎設施建設，不斷改善檔案保管條件，才能完善檔案管理工作。人事檔案室應提高檔案信息的基礎質量，需要配備掃描儀、數碼相機、刻錄機、數碼錄像機等先進儀器。人事檔案室應增加檔案的種類，能夠將醫院發生的重大事件，以文字、照片、錄像、多媒體等形式記錄下來，發揮人事檔案管理的作用。
2.3逐步實現“人檔分離”管理體制 目前，我國的人事檔案被保管在人事部門、基層單位、人才交流中心等部門，社會不斷發展，分散管理這種模式已經達不到社會的要求。社會中的各種崗位與人事檔案的依附關系隨著人員不斷流動而逐漸減弱，實行“人檔分離”制度應成為人事檔案管理的正確的發展方向。
2.4人事檔案需要動態管理機制 人事檔案在實現動態管理中，特別是醫院，檔案管理人員必須要具有主動意識，積極努力地做好收集材料和整理材料的工作。
3結論
醫院人事檔案管理要適應現代化的飛速發展，人事檔案工作者不僅要有嚴謹的工作態度、科學創新的工作精神，也要有醫院領導、職能部門和廣大干部職工的大力支持，只有在這樣強大基礎的前提下，醫院人事檔案管理才能為醫院人事工作創造的新起點，打開新局面。
參考文獻
摘 要：面對信息技術飛速發展的今天，企業人事檔案實現信息化管理，提升了企業人才合理調配的實效性，提高了人事檔案管理和利用效率，使企業的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化，推動了企業的持續有效發展。所以，企業亟待培養和加強人事檔案信息化管理意識，健全企業人事檔案信息化管理的規范指導體系，提升企業人事檔案信息化管理工作者的綜合素質。
關鍵詞：企業人事檔案；檔案信息化管理；企業人才
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0067-02
隨著社會的進步，現代企業管理機制的不斷完善和規范，人力資源管理作為企業管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業長遠發展的重要管理項目。加強企業人才隊伍管理，促進人盡其才、才盡其崗是企業持續發展的重要保證。那么加強企業人才隊伍管理，關鍵是要加強企業人事檔案管理。企業人事檔案是各類人才在社會、企業實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。加強企業人事檔案管理有助于企業全面考察、了解和正確選拔、任用人才，保證企業持續有效發展。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業人事檔案管理的重點就是實現人事檔案的信息化管理。
人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。具體來說，通過數據處理技術，對不同組織形式（有卷、無卷）的人事檔案分庫，對不同信息形態（文字、圖片、影像、錄音）的人事檔案同庫處理，有效地解決了人事檔案管理中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔問題，多媒體人事檔案信息的綜合管理問題。其主要包括三方面內容：一是人事檔案電子文件的運行系統；二是人事檔案電子信息的安全系統；三是保證人事檔案電子文件原始性、真實性、完整性的歸檔系統。那么如何加強企業人事檔案信息化管理，主要有以下幾點思考。
一、樹立加強企業人事檔案信息化管理的緊迫意識
企業人事檔案是企業在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。在信息技術飛速發展的今天，如何快捷地對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，確保企業人事檔案管理工作高效運行，是當前加強企業人事檔案信息化管理的緊迫任務。
一方面，企業高層和相關部門需高度重視人事檔案管理的信息化建設。實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，這些工作的順利進行，必須得到企業高層和相關部門的高度重視，尤其企業各級管理層要從上到下形成共識。樹立加強企業人事檔案信息化管理的緊迫意識，從意識形態上重視，從物質形態上支持，認真總結檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創新完善適應現代企業發展要求的檔案管理新機制、新內容，推進企業人事檔案信息化發展的速度，逐步建立與企業現代化發展相適應的人事檔案信息化管理工作機制。使人事檔案信息化管理工作切實促進企業發展，使企業在人才培養和使用上更趨合理、更有針對性和方向性。這樣不僅提升了企業人才合理調配的實效性，更達到了人盡其才的目的，調動了職工的工作積極性和主動性。
另一方面，培養企業人事檔案管理人員的信息化意識。企業人事檔案管理人員受知識結構、年齡等因素影響，往往對傳統的檔案管理方式形成依賴；信息安全、穩定問題仍處在不斷完善階段，其常沒技術能力應對電子檔案的有關問題。所以，企業人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。企業應樹立人事檔案管理的效率意識，幫助員工認清信息化管理的效率優勢；企業應增強人事檔案管理人員的學習意識，不斷提高員工文化素質、改善知識結構；企業應普及與時俱進意識，保證員工與時代接軌，加強企業的競爭力。總之，要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。
二、健全企業人事檔案信息化管理的規范指導體系
在信息技術飛速發展的今天，很多企業的人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現人事檔案的信息化管理在一些單位還是一句口號。很多人事統計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。這種管理方式的封閉、管理制度的陳舊、管理手段的落后勢必影響企業的發展與用人機制，所以，健全完善一套加強企業人事檔案信息化管理工作的規范指導體系也是迫在眉睫。另外，人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設中得到順利地解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。還有，人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現人事檔案的電子化，將有關信息全部錄入計算機，利用人事檔案信息對人員隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。同時，在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料，使企業的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。
關鍵詞：現階段 醫院人事檔案 工作要點 管理
人事檔案在醫院的發展以及建設中起到指導的作用，其不僅記錄了醫院員工的相關信息，同時也是醫院聘用選撥人才、職稱評定、薪資調整以及人事安排的關鍵參考。當前，隨著我國社會以及經濟水平的飛速發展，我國醫療水平也獲得一定程度的提高，醫院人事改革也不斷深化，致使人員流動頻繁，對人事檔案管理也提出了更高的要求。因此，相關管理部門一定要改變傳統的工作方法和工作思路，使檔案管理工作更加符合現階段環境的需要。
一、開展檔案宣傳，強化員工觀念
醫院在對人事檔案進行管理的過程中，一定要堅持對廣大職工進行檔案相關法規以及法律的宣傳，通過下發資料、工作學習以及日常會議的形式，提高全體工作人員對檔案工作的嚴肅性以及重要性認識，提高全體工作人員的檔案觀念。醫院還要建立和完善相關的獎罰制度，一旦出現違反規定的情況要根據制度公平處罰，起到教育他人、規范管理的效果。只有醫院全體工作人員對人事檔案具有清晰以及全面的認識，才能夠為檔案管理提供良好的工作環境，進而促進管理工作水平的提高。
二、收集相關信息，實行動態管理
以往，我國醫院在人事檔案管理方面，沒有給與充分的重視，管理方式比較單一，相關部門只是形式化的對檔案開展保管和整理工作，缺乏信息主動收集和獲取。例如一些醫生工作崗位調動、科室變換，但是在檔案中并沒有充分體現，信息還是停留在開始狀態，信息沒有實時更新，因此，對人事檔案一定要采取動態的管理模式，對檔案信息要進行主動的收集和更新，動態以及真實的反映出醫務人員的工作狀態。醫院相關部門一定要建立以及完善符合醫院實際情況的檔案管理工作流程和管理制度，召開各部門會議充分落實管理工作，按照相關管理制度的規定，需要定期向各部門收集和整理醫務人員的動態信息。同時，醫院還要根據檔案管理情況制定考核制度，將檔案管理與績效考核掛鉤，確保檔案動態管理的順利實行。
三、加強檔案建設，強化應用價值
人事檔案的內容主要有個人的政治面貌、社會關系、家庭情況、獎罰、職稱、職務以及個人學歷等，反映了個人的成長情況。但是在現階段下，上述信息已經不能充分滿足醫院建設的新要求，因此，一定要對內容進行更新以及整理，補充能夠體現時展和個人信息的新內容。同時，檔案在原始內容的前提下，要反映出醫療人員的工作技能以及工作態度，全面而清晰的體現個人的科研成果、技術專長、工作技能、工作態度以及道德水準等情況，用數據的形式真實以及客觀的進行記載，例如出勤率、誠信材料、數量、疾病治愈率、手術成功率、門診量以及病人滿意程度等。
四、強化信息技術應用，實現網絡化和電子化管理
當前，隨著我國醫院辦公信息化程度的提高，醫院要建立內部網絡，進而實現檔案管理的網絡化以及電子化。通過信息技術對檔案進行有效管理，可以提高管理工作的服務質量以及工作效率。同時，應用管理系統能夠實現管理工作由人工管理方式向自動管理方式的轉變，將相關文獻和檔案信息以數據的形式保存，實現數據的資源共享和遠程交換。現階段，醫院要從建設的角度長遠計劃，盡快完善檔案管理系統，實現網絡化和電子化管理，為檔案的管理、學術研究以及隊伍建設提供更加優質的服務。
五、重視隊伍建設，強化人員素質
目前我院從事檔案管理工作的相關人員缺乏相應的專業知識，在實際工作的過程中缺乏對問題做出及時有效處理的能力，因而在一定程度上影響了檔案管理工作的質量和效率。當前，檔案管理人員要充分掌握相關專業知識，同時還有具備人事管理、英語、計算機、醫學等領域的相關知識，醫院在選派檔案管理人員的時候，醫院領導要選派工作認真、態度端正以及具有醫務知識和檔案管理知識的人員進行管理工作。醫院還要定期對管理人員開展各種類型的培訓工作，選撥在檔案管理方面可以長期堅持以及愛崗敬業的人員到院校深造學習，進而提高人員的管理知識以及業務能力，強化檔案管理的工作水平。
六、結束語
總之，醫院人事檔案管理不僅涉及到醫院工作人員的個人信息，同時，對醫院的穩定發展以及未來建設具有推動意義，醫院管理層要給予充分的重視。在人事檔案管理具體工作中，一定要改變傳統的方法和思路，將被動變為主動，拓展檔案管理的內容，并且引入先進的計算機技術，實現檔案管理信息化以及現代化，提高工作人員的綜合素質以及專業水平，進而發揮檔案的工作，為醫院發展發揮作用。
參考文獻：
[1]趙穎.淺談現階段醫院人事檔案管理的工作要點[J].黑龍江檔案，2012，04：142
計算機管理醫院人事檔案的特點
(一)優越性:使相關工作人員在勞動強度方面得到減輕,提高了工作效率,信息經濟時代,利用網絡不但可以快捷的管理醫院的人事檔案信息,也使人事檔案信息可以快速的被檢索查找出來,免除了翻箱倒柜的傳統檢索查找方式,工作人員的勞動強度大大降低,人事檔案的歸類質量以及檢索速度大幅提升,醫院相關工作人員也可以免除枯燥乏味的手工建檔方式,而采用新穎的計算機建檔方式。(二)專業性:所有的經營活動都有它所屬的專業范圍,經營活動時在其范圍內進行,計算機管理醫院人事檔案也有所屬的專業活動及范圍,專業活動有很多。計算機管理醫院人事檔案包括醫院人員編制、醫院人員培訓、醫院人員開發、醫院人員調整、醫院人員使用等等專業內容。它們每個專業不同,所生成的電子檔案也就有不同的專業屬性,并且不能混淆不同專業的文件信息。考慮到設計軟件在對于所有專業不是通用的,所以計算機管理醫院人事檔案在歸檔時根據各自特點分別進行歸檔。(三)完整性:完整性是指計算機管理醫院人事檔案是整個醫院人員的活動反應,它為合理的醫院人員調整、人員編制、人員制度等問題提供了必要的、完整的數據,給醫院帶來了完整的人事檔案信息庫存。(四)依附性:計算機管理醫院人事檔案是由計算機生成的,它的讀取需要調動數碼信息。這點和其他電子檔案一樣,歸檔的電子人事檔案依附于計算機技術,通過計算機的硬件,對電子人事檔案進行存儲和讀取。所以說計算機管理醫院人事檔案具有對計算機的依附性。(五)分類性:計算機內容的相對獨立性對于修改顯得相對容易,它可以做到在修改后隱藏所有的改動痕跡。這點和紙質檔案大有不同:信息和載體可以輕松分離,信息內容容易修改,可以復制,修改后依然可以做到整潔干凈,仿造容易。醫院歸檔的電子人事檔案為了防止偽造,還需要做一些特殊的技術處理。(六)生命脆弱:紙質檔案可以很好的做到長期保持,而計算機管理醫院人事檔案就因為所在的載體不穩定容易損壞壽命。它依賴的軟硬件技術被淘汰時,數字信息就不能讀出,其壽命也就結束了。所以對計算機管理醫院人事檔案的保護措施要注重起來。
加強計算機在人事檔案中應用的措施
(一)注重計算機管理醫院人事檔案的全過程管理,計算機管理醫院人事檔案,要根據國家規范標準制定的規章制度對電子資料進行全過程管理。醫院電子人事資料的編制、調整需要參照有關制度來執行,在電子人事檔案管理過程中還需要對人事資料進行分級處理,分別進行管理,要有專門的管理人員對電子人事檔案的全過程進行管理活動。加強對人事檔案的保密工作,當需要進行人事檔案的查閱時,需要有人事檔案管理人批準或相關領導的批準才能進行。需要復制一些人事檔案時,要在檔案管理員批準后進行。人事檔案的消除工作也需要在嚴格的規章制度下由檔案管理員批準后進行。(二)注重軟硬件的維護更新,醫院電子人事檔案的管理離不開日常的細心維護,對于網絡維護,不是說只有在局域網出現問題時才進行維護,而是在日常正常工作運轉時就需要進行維護;平時不注意維護只能在出現故障時加大修復的難度。在網絡工作中一旦工作站硬件出現故障,就會引起整臺機器的作廢,所以網絡的日常保養維護相對重要。開機關機要按照步驟一步一步來,不能隨意進行冷啟動,當機器在運行中出現異常狀況時要及時進行有效的處理,使機器恢復正常功能,不能對此不管不問。溫度和濕度對機器運行也產生影響,在維護時要注意這兩點控制管理。傳輸設備以及計算機終端經常發生這樣那樣的問題,相關檔案管理人員要掌握好計算機的使用原理,對常出現的問題有著良好的解決方案。軟件維護比硬件維護復雜,勞動量也大。在系統保護中可以采用硬盤保護卡和恢復軟件,做好系統的軟件備份和數據備份工作。在還原系統時可以采用多種方法比如定時還原,它可以還原成以前的任何位置,使系統恢復到你還原選定的任何位置。Ghost系統經常被人們采用,它可以有效的彌補軟件維護的不足之處。系統中比較重要的檔案數據文件需要備份多個,處于不同的磁盤目錄下,當一個磁盤出現問題時還可以選擇別處的磁盤進行數據管理。計算機病毒的查殺工作也需要注意,在防止病毒侵入計算機網絡方面,可以采用專業的殺毒軟件、安裝系統防火墻、如果機器內存大還可以采用多個殺毒軟件同時進行殺毒防護。對于病毒要進行定期,定磁盤的詳細查殺。(三)加強檔案管理人員意識,信息技術發展日新月異,醫院傳統的人事檔案管理方式將被漸漸淘汰,取而代之的是現代化計算機技術的管理模式。在這個大環境下,相關工作管理人員的意識也要有所提高,充分認識到科技的高效性。還要不斷增加對人事檔案管理的軟硬件投入,采用先進的科學技術手段進行電子人事檔案的信息處理,實現醫院人事檔案管理的現代化、高效化。(四)完善歸檔制度,我國為了醫院可以更好的進行檔案的管理,出臺制度了一系列的制度,比如《計算機文件歸檔與電子檔案管理規范》、《計算機文件歸檔與管理范圍》等等,它們可以為醫院計算機人事檔案的歸檔、整理利用、收集等方面做出法律的依據。在醫院進行計算機人事檔案管理活動時,要根據醫院的具體情況,使計算機人事檔案從生成到歸檔都可以參照相關的管理機制,形成一個計算機人事檔案生成、整理、歸檔、改寫等內容組合的管理系統。
總結
對于醫院的計算機人事檔案管理,是人事管理的重要環節,它對于人事檔案資料的完整性起著重大作用。當前形式醫院業務不斷增多,醫院的人事管理難度也在逐步增大,擺在我們面前的是通過探索和實踐,不斷完善計算機人事檔案的管理,使醫院資料具有現代化、電子化的特點,管理起來也更加高效,使人事檔案符合現代管理的要求,實現既定的管理目標。
（一）提升事業單位人力資源管理效果。人事檔案中往往包含了職工的一些基本信息及其履歷，主要包括學歷、工作經驗、職稱、行為表現等詳細信息，而這些內容是事業單位對職工進行績效考核和職位升遷的重要依據。通過對人事檔案中一些信息的查閱可以對職工之前乃至最近一段時間的工作表現、績效完成情況等有一個準確的把握，同時也可以對其誠信度、責任感等一些與工作相關的信息進行大致的了解，從而判斷是否值得進一步培養與提拔。
（二）強化單位和職工的自我控制意識。人事檔案作為一項常規的工作，是將職工一定時間段內與工作相關的信息進行搜集、整理和歸檔，供做相關決策時使用。通過將職工每個月的績效考評和年度任務考核情況歸入其個人檔案，能夠強化員工的自我管理意識，督促其在平時投入更多的時間和精力進行工作，在服務客戶時能夠以滿腔的熱情來搏得客戶的滿意和好評，而這些信息歸入人事檔案也為單位進行實際的人才選拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的準確性。
二、人事檔案管理的問題分析
人事檔案作為事業單位人力資源管理過程中的重要資料和信息來源，在實際應用過程中的效果并不理想，檔案對人力資源管理的促進作用并沒有充分發揮出來。當前人事檔案管理過程中存在的問題主要有以下幾方面：
（一）人事檔案管理意識薄弱。從當前事業單位的人事檔案管理工作來看，普遍存在的一個共性問題就是檔案意識不強，認為檔案對自己工作的開展沒有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫過程中存在敷衍甚至信息錯誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評價，在檔案信息的報備過程中存在弄虛作假的情況，導致信息失真，影響相關的決策。而檔案管理人員對檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯位等情況時有發生。這些充分說明當前的人事檔案管理工作存在思想意識上的疏忽。
（二）人事檔案管理方式落后。我國對于人事檔案的管理經歷了長期的紙質媒介時期，雖然近幾年信息技術的發展使得一些單位采用電子化、數字化的方式來進行檔案信息的管理，但是由于受到傳統習慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統的紙質檔案管理方式，導致檔案信息的調閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價值的發揮。
（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實際的應用中體現出其存在的價值。從當前的實際情況來看，事業單位雖然能將職工的常規檔案進行正常的歸檔整理，但是對這些信息背后所蘊藏的深層次的價值沒有投入足夠的時間和精力來研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過程中并沒有發揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來調閱的人少之又少，導致檔案成了一種長期的擺設甚至累贅。
三、發揮人事檔案價值的路徑
（一）強化人事檔案管理意識。意識是行為的先導。要充分發揮人事檔案輔助決策的價值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業單位要對職工尤其是檔案管理人員進行專業的人事檔案管理知識培訓，將檔案信息和管理的重要性深化到其內心深處。其次，要對人事檔案管理工作進行定期檢查，對職工檔案信息的真實性進行監督，發現問題及時核實糾正，防止不良影響的擴散。
（二）豐富人事檔案管理方式。當前信息技術在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯網安全性提升，通過信息化手段實現人事檔案的管理成為一種可能和發展趨勢。因此，事業單位要對檔案管理方式進行創新，通過對檔案安全性、機密性的等級劃分來靈活使用紙質與電子檔案管理方式。對于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質管理方式，而對于那些安全性要求一般，并且常規性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應用效果。
（三）挖掘人事檔案價值。人事檔案作為事業單位發展過程中的工作成果和產物，從某種程度上可以看出單位和職工工作的效率和價值。事業單位尤其是人力資源管理部門要定期對職工和單位的人事檔案內容進行審閱和分析，把握單位在服務公眾過程中所出現的一些問題或者職工在工作中的一些方法創新，為單位常規工作的開展提供優化方案。同時，在人事安排方面，要將人事檔案中的關鍵信息納入綜合評價體系之中，充分發揮檔案在人力資源管理中的信息支撐作用。
一、人事檔案管理信息化建設的作用
1.有利于提高人事檔案信息資源的共享性
在新時期，信息資源已經成為企業間相互競爭的重要戰略資源。而企業的發展離不開人力資源，人力資源管理工作的重要內容之一就是對企業員工的檔案進行管理。對人事檔案管理進行信息化建設，能夠幫助企業更加全面的了解每一位員工，將人才的價值充分的挖掘并發揮出來，并提高這些資源的共享性，從而推動社會主義現代化建設。比如，將人事檔案統一儲存在信息化管理平臺上，與其是一些可以公開的人事信息，可公開在平臺上，讓每位員工都能通過平臺看到。而企業的管理人員可以從平臺上看到每位員工的個人信息，有利于其發現每位員工的優勢，為其安排更加合適的崗位，使其在該崗位上創造出更多的價值。
2.有利于更加方便的查詢人事檔案信息
在以往的人事檔案管理工作中，當需要查詢某員工的信息時，會花費比較多的時間才能查閱到相關的檔案。而通過信息化的手段對人事檔案進行管理，利用計算機對檔案信息進行集成處理，可提高數據處理的實效性，還能縮短查閱時間，使查閱流程得到簡化。因此，通過實現人事檔案信息的數字化、電子化等，可使人事檔案信息的查詢工作更加便捷。與傳統的紙質檔案管理方式相比，信息化管理方式更加有效，還能將檔案的價值更好的發揮出來。比如，將員工檔案整理成電子檔案，通過信息化管理平臺對電子檔案進行管理。當某個部門的管理人員在獲取權限后，想要查詢某位員工的個人信息，就可以直接在管理平臺上輸入關鍵詞查詢，且查詢到的信息也比較準確。
3.有利于提高檔案資源的開發和利用效率
利用計算機對人事檔案進行管理，可以提高人事檔案資源的利用率，還能使人力資源管理人員開發出更多有用的資源。人事檔案是人力資源管理的基礎，也是實施人力資源管理工作的依據。加強對人事檔案管理的信息化建設，可以實現人事檔案資源的高度集成。而提高資源的集成度，能夠使人事檔案管理工作更好的適應新時期的發展要求，使企業更好的適應社會的發展，從而推動我國的經濟發展。所以，在企業人力資源管理中的人事檔案管理工作中，要注意提高其信息化水平，將人事檔案資源的價值充分的開發出來。
二、新時期人事檔案管理信息化建設的途徑
1.加強人事檔案管理的基礎建設
為提高人事檔案管理的信息化水平，首先應做好其基礎建設工作，為人事檔案管理工作創造有利的條件。比如，建立信息化的人事檔案管理平臺，將人事檔案的電子檔案保存在平臺中。而在建設平臺的時候，要制定嚴格的標準，并引進相應的信息化設備。而在對紙質檔案進行管理時，應控制好庫房的溫度和濕度，并將所有的檔案轉化為電子檔案用以備份。加強對網絡中心機房、服務器的管理，建立起電子檔案庫房，引進相應的防靜電設備和防磁設施，以提升人事檔案管理的技術水平，使人事檔案資源的安全性得到保障。在對檔案進行管理時，要先對庫房劃分區域，并將檔案分類，保存在相應的?^域內，使人事檔案管理更加規范化。
2.提高檔案管理人員專業水平
要提高人事檔案管理的信息化水平，應注意提升檔案管理人員的專業素質，使其能夠利用專業知識對人事檔案實施管理，并在管理過程中將人事檔案資源的價值開發出來，為企業的發展做出貢獻。比如，企業應該為人事檔案管理人員提供專業、系統的培訓，使其能夠學習到最新的檔案管理知識，并能將信息技術、計算機技術等運用到人事檔案管理工作中。通過對網絡化管理技術的運用，提高新使其人事檔案管理工作的效率，為企業的長遠發展奠定基礎。同時，在培訓過程中要讓管理人員熟悉與人事檔案有關的法律法規，以增強其責任心，使其能夠自覺的遵守相關規定。由于檔案管理人員在人事檔案管理工作中占據著重要地位，因此，需要培養他們高度的敬業精神，以及較強的責任意識和事業心，才能在檔案管理技術得到合理運用的基礎上，實現檔案信息資源的有效開發，最終提升人事檔案管理信息化水平。
3.加強對信息化網絡安全的管理
在人事檔案管理信息化建設過程中，應加強對信息化網絡的安全管理，以確保人事檔案信息的安全性，保障企業員工的隱私安全。所以，企業應該采取相關的措施，對信息化網絡進行保護。比如，在共享網絡設備中配備相關的監測系統，對網絡數據流實施動態的監管，并對其進行全面的分析和統計。如果存在安全隱患，可以及時發現并消除隱患，從而保障人事檔案信息的安全性。同時，要引進切實有效的安保措施，尤其是對于一些具有密級的資料信息，應先對其作出科學的界定，并設置權限。只有獲得權限的人員才能夠查閱其中的信息，而權限的設置可以通過密碼、身份驗證等方式進行。對于重要的人事檔案信息，需要將其備份，以免其中的數據遭到破壞或丟失而影響到檔案的安全性和完整性。此外，科學合理的采用防火墻技術，對訪問控制進行強化，并加強對信息化管理系統運行過程的動態管理，適時的對其進行維護，也是對信息化網絡進行安全保護的重要手段。
