時間：2023-05-29 17:49:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案管理細則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）重視程度不足。首先，當前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統的認識。一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。其次，在專業技能訓練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業技能訓練，入職后也沒有進行過有效地繼續教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經費進行人員培訓，客觀上導致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設備，導致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應用。
（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現在兩個方面，一是人員數量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現有工作人員也多是兼職的形式負責文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負責單位的草擬文、傳發文，本職工作已經較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質不高。很多單位并未引進具有專業背景的文書檔案管理人員，現有的管理員多是從其他崗位調崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質參差不齊，對檔案管理缺乏系統的了解和認識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發。
（三）文書工作和檔案工作間協作不足。文書管理與檔案管理應當是一個系統性的管理，二者之間關系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發揮文書檔案在企事業單位管理中的作用。但在現實工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。
二、加強和改進文書檔案管理的有效對策
（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應當從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領導應當給予文書檔案管理工作應有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設備、經費，確保文書檔案管理部門的正常運轉。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應當認識到自身工作崗位對于單位發展、運行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規章制度，文書檔案管理部門都應當積極主動的參與，嚴格有效的落實，
（二）提高文書檔案管理人員的整體素質。企事業單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規章制度和科學的評價體系，因而在人員配置方面，也應以規章制度和評價體系為配置標準，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質。首先，應當聘用一些具有專業教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責和日常任務，使其對自
身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學習新知識、新業務的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節上不斷規范文件管理。將規范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。
（一）規范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質量保證，就沒有檔案工作的質量提高。特別是文件質量的提高主要取決于文書工作人員的責任心和水平。所以，文書工作人員要規范處理文件，提高文書的編制質量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協調，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質量進行把關。文件材料質量包括紙張大小、文件內容的文體、文件格式等方面是否達到相關的標準和要求，對于文件材料必須要規范統一，不能花樣百出。對于紙質和用筆都要進行明確規定，不準使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發的登記管理，發現遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領導講話及外出開會材料都要進行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。
（二）加強部門間協作，做好文書檔案收集工作。檔案質量的提高和結構的改善將決定檔案的價值，因此提高檔案的質量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協作和配合，提高檔案的質量。要做到對業務部門的近況了解，經常就業務部門的工作進行交流，加強溝通，對于出現的新情況新動向要及時關注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現可能的檔案信息死角要及時進行疏通。
（三）完善文書檔案管理制度，細化程序。任何一項工作都需要嚴格的規章制度加以規范，否則都可能會出現人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴格科學的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細化、可操作化和明確化。對于各項檔案管理的細節問題要具體明確，不能含糊，更不能出現制度漏洞，同時要注意細則制定的可操作性，不要過于煩瑣復雜。對于文件收發要嚴格遵守國家的各項相關制度，防止出現文件核發混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗簽發手續是否完備，附件內容是否遺漏，公文格式是否規范，在正式印制發送前要做到再次核查。如果出現公文內容必須修改的，必須要按照程序進行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執行機關公文標準，嚴禁出現不合格公文材料、不合格公文內容、不合格公文格式等問題。
我們的首要任務就是認真學習和分析評審標準，把握好每一項的評審內容，并對照本單位的檔案工作情況進行自檢并打分。做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點與扣分點，也就找到了單位檔案工作的優勢與不足。之后，就需要對優勢進行保持和發揚，并將其作為自己的亮點；同時重點分析和總結扣分原因，進行完善和整改。整改過程中，必須特別注意評審標準中帶“*”的標注為必須達到的項目。
二、查缺補漏，收集整理認定材料
（一）建立健全組織制度
1.調整檔案管理網絡領導小組1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長為組長、主管局檔案工作的辦公室主任及負責檔案工作的防災所副所長為副組長、各部門專兼職檔案員為成員的檔案工作網絡，并進行了職責分工。隨著機構、人員的調整，原有的檔案工作網絡已不能適應目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對檔案管理網絡工作小組進行了調整，由分管檔案工作的局領導擔任組長，分管檔案工作的局辦公室領導及信息中心領導擔任副組長，負責全局檔案管理工作；信息中心情報信息部專職檔案員負責檔案的資源管理、對兼職檔案員進行檔案專業技術技能的指導以及檔案日常業務工作的監督；兼職檔案員負責所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準確、系統、安全。我局此次檔案管理規范化認定工作的順利完成，也得益于這樣一個完善的檔案工作網絡，在認定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過認定的推進力。2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編由于地震部門檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國地震局印發的《機關文件材料歸檔范圍》和《機關文書檔案保管期限的規定》進行文書檔案的歸檔工作。2014年，按照評審標準的要求，為正確界定云南省地震局各級機關文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，結合我局實際情況，我們編制了云南省地震局《機關文件材料歸檔范圍》及《文書檔案保管期限的規定》。同時，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫房管理等各項規章制度及云南省地震局檔案管理細則，使其更符合新形勢下檔案工作的需要。
（二）開展文書檔案鑒定工作
2014年，我局調整了原有的檔案鑒定工作領導小組，并對室藏到期文書檔案進行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷毀制度》對1999-2003年的10年期文書檔案逐份、逐頁進行了審查，共清理失去保存價值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報告和檔案銷毀清冊，對銷毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細說明，有效的優化了庫藏結構。
（三）更換檔案裝具
云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書、科技檔案，時間跨度較長，有相當一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內的檔案文件，并不符合現在的檔案管理規定。加上歷經數次檔案庫房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴重破損，急待更新。我局充分利用此次認定工作的契機，訂購符合檔案管理規定的無酸紙檔案盒，對原有檔案裝具進行更換和完善。5月份，檔案室全體人員全力以赴，對3000余卷檔案舊盒進行更換。在更換過程中，不斷強化檔案管理人員的崗位職責意識、安全意識和保密意識，全面提高了大家的工作積極性和主動性，增強了對檔案規范化管理工作重要性的認識。通過更換檔案裝具，實現了我局檔案的整理規范化，延長了檔案的使用壽命，為逐步實現檔案工作標準化、規范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎。
（四）檔案信息化建設
2014年，中國地震局辦公室組織開發了“中國地震局文書檔案管理系統”，旨在推進文書檔案信息化工作，提高文書檔案管理和利用效率，實現地震系統文書檔案的統一歸檔、分權限查詢。我局積極配合中國地震局推進此項工作，檔案室根據工作需要提交了檔案數字化建設方案，并申請了專項資金用于設備購置及檔案數字化整理及加工，力爭在2016年完成云南省地震局檔案管理系統建設。同時，我局積極配合云南省檔案局進行數字檔案館系統建設工作，按要求落實相關設備和輔助軟件，及時做好“電子文件歸檔管理系統”的安裝實施工作。
三、認真準備評審會議
[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理
根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平。
一、財務會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。
高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現狀
1、“三重、三輕”現象突出
(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。
2、”四不”現象嚴重
(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(4)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續和教育事業的穩步發展。
三、成因分析
1、認識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。
3、執行不得力
在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執行不得力。而執行不得力又導致了現狀的發生和發展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強效
財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規行為缺少威懾力和強有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強領導，提高認識
領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業發展方針和戰略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業素養人員，通過崗前業務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業的精神。
各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。
3、嚴格執行管理程序
嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監督，監督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環境
按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養、更新代。
在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協調可持續發展。
[參考文獻]
[1)國家財政部：會計檔案管理辦法LZ]，1999-Ol-01，
[2]謝德寬：高校財務檔案管理問題探析田，中華女子學院山東分院學報，20lO(2)
關鍵詞：醫院；檔案管理；計算機化
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年2月25日
隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，必須適應新的挑戰和機遇，加快醫院檔案的計算機管理，實現醫院檔案管理現代化，更好地服務于臨床醫療、科研等工作，滿足醫務人員、患者和社會公眾的醫療信息需求，充分發揮檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中的重要作用。
一、我國醫院檔案管理現狀
長期以來，由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，我國醫院的檔案管理基本上是屬于傳統的、封閉的、松散的管理模式，通常設在醫院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書檔案、科技檔案、財會檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，且基本停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。近年來，雖然已有不少醫院引進計算機進行檔案管理，但是這種應用尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態和水平，沒有利用計算機技術來實現文檔一體化管理，更談不上對檔案的數字化加工和檔案信息利用的網絡化管理。
二、醫院實行檔案管理計算機化的有利條件
沒有良好的檔案業務基礎，就不能很好地為醫院管理及各項工作服務。隨著科學技術和經濟的發展，辦公自動化程度的不斷提高，醫院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準確、系統地提供翔實、豐富的檔案信息，這為實現醫院檔案管理計算機化創建了良好的外部環境和機遇。隨著社會“信息時代”的到來，計算機和網絡技術的廣泛應用，醫院管理日趨規范化，產生了越來越多的電子文件，絕大多數文件資料都通過微機打印或者用軟盤、硬盤等貯存，且多數醫院檔案保存年限較短，現有館藏檔案數量不多，可用較短時間分類標引、著錄、輸入微機系統，這為實現計算機管理檔案創造了有利條件。近幾年，各級醫院為創評等級醫院，全面推行全員質量管理，不斷更新現代化醫療設備，促進了計算機技術在醫院各科室的廣泛應用，為實現醫院管理網絡化和醫院檔案管理計算機化奠定了堅實的基礎。同時，由于計算機在醫院各科室的廣泛應用，也促使絕大多數醫務人員和管理人員逐漸掌握了計算機應用的基本技能，這為實現醫院檔案管理計算機化提供了可能。
三、醫院實行檔案管理計算機化存在的問題
盡管實行檔案管理計算機化有如上所述的許多優勢和有利條件，但是實現檔案管理計算機化存在著不少困難和問題。一是絕大多數醫院檔案管理機構不健全，管理格局混亂，多部門分頭管理導致醫院檔案散亂無緒，不利于推行檔案計算機系統管理和綜合開發利用；二是由于檔案管理與醫療業務建設未能同步規劃、同步發展，致使檔案管理設備投入考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平和設備條件不能與醫療業務同步發展；三是雖然國家頒發了公文主題詞表，絕大多數黨政群機關和企事業單位在公文起草、撰制過程中也貫徹了主題詞著錄規則，但是仍然存在專業主題詞表錄項欠缺或不規范現象。不少單位雖然有了檔案管理系統程序，著錄工作也在進行，但輸入計算機的條目數量不大，仍然處在一種演示或初級應用階段；四是計算機管理檔案的廣泛推行還存在許多技術難題。計算機管理檔案的客體實際上就是人們在日常科研、生產和業務活動中產生、形成的大量電子文件資料，包括數據庫文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件，等等。從檔案載體來說，包括磁帶、軟磁盤、光盤以及各種影像像片等，相對于傳統的文件載體——紙質檔案而言，其存放環境的要求比較高，且磁性介質本身壽命較短，性能不穩定，耐久性差，這給文件的技術保護提出了更高的要求；五是檔案管理人員素質不能滿足發展需要。檔案實行計算機管理，需要檔案管理人員具備相應的計算機知識。然而，目前衛生系統檔案隊伍中大部分為非專業人員和兼職人員，能熟練使用微機的為數不多，能承擔程序設計和數據維護的更少。
四、推行醫院檔案管理計算機化對策建議
首先，檔案管理人員是推行醫院檔案計算機管理的具體實施者，是計算機管理檔案的靈魂。這就要求醫院檔案管理人員不但要具備扎實的檔案管理業務知識，還必須熟練地掌握計算機的基本操作、維護技能，具備基本的計算機軟硬件知識。隨著科學技術的不斷進步，現代醫學研究和治療技術與聲學、光學、磁學、電子學以及信息論、控制論、核物理學及生物工程等多學科不斷結合并應用于臨床實踐，推動醫療工作不斷向前發展，必然不斷地產生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應不斷地了解相應的背景知識，了解醫院醫療活動規律、工作流程、醫事管理等知識，成為復合型人才。
其次，建立健全檔案工作網絡。醫院檔案管理網絡組織建設是開展檔案管理工作的基礎。推行醫院檔案計算機管理，就是對醫院在全部醫療活動和醫院兩個文明建設中形成的檔案進行系統規范的現代化管理，以便更好地服務于醫療工作。因此，必須建立健全檔案管理網絡，明確文書檔案以機關職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫療、護理、預防保健、基本建設、設備儀器和會計管理。業務管理檔案則以臨床科室為主體，包括內科、外科、婦產科、兒科等。科技檔案以科研教學為主。各部門或科室都應明確1名負責人兼管檔案工作，形成較完整的醫院檔案工作網絡，負責收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內具有保存價值的檔案資料，以保證檔案的系統完整。
再次，加強檔案業務規范建設。檔案部門應加強基礎標準工作和標準的配套工作，使標準系列化，為實施、推廣計算機管理創造條件。檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、歸類要求標準等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標準化工作的順利進行。因此，醫院檔案應當嚴格按照國家標準，根據本單位具體情況制定標準實施細則。同時，應積極組織實施標準和開展對標準的監督，確保檔案基礎工作標準化落到實處。
最后，要加大檔案設備的投入。必要的現代化檔案設備的投入，是實行醫院檔案計算機管理的基礎和保障。硬件的建設合理與否，直接關系到醫院檔案管理工作的成效，同時也在一定程度上反映了醫院的管理水平。為了有效地管理好醫院檔案，除修建符合防盜、防火、防潮、高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲要求的檔案專用庫房，配備必要的空調機、除濕機、溫濕度儀、消防滅火器和報警防護設備以外，還必須配備足夠數量的電腦、復印機、速印機、掃描儀等現代化檔案管理設備，并實現醫院各部門、科室檔案管理和查閱利用的網絡化管理。
一、加強領導，基礎建設上臺階
我們牢固樹立“對干部負責、對組織負責、對歷史負責”的意識，把干部檔案工作作為一項基礎性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負責人為成員的干部檔案工作領導小組，人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機關、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網絡。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規劃和目標，做到月月有安排，并經常督促檢查落實。同時加強檔案員隊伍建設，從而使我單位干部檔案基礎工作邁上新臺階。
一是基礎設施進一步夯實。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調、打印機、臺式電腦等檔案室部分設備，實現了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機檢索。對加快檔案工作現代化步伐，實現文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進一步規范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉遞、安全、保密等制度，并相應建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準確。
三是檔案員隊伍建設進一步加強。首先，配齊配強了干部檔案工作人員。先后選調了2名30歲以下、政治素質高、工作能力強的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊伍得到充實。其次，干部檔案人員業務能力逐漸增強。采取參加業務培訓、外出學習考察、到上級檔案工作部門學習等方式，不斷提高檔案人員業務能力。再次，干部檔案隊伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關懷、生活上關心、學習上關注檔案工作人員，經常和他們交心談心，切實解決他們的后顧之憂，極大地調動了他們的工作積極性。
二、突出重點，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進行認真細致的鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務等，發現問題，及時糾正。
三是檔案整理力求規范。堅持集中整理和隨時整理相結合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細則》的要求，進行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實，鑒別、分類準確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗收檔案力求嚴格。制定了“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學歷、工資、職稱及黨團材料是否歸檔。
三、立足服務，檔案利用出效益
一是努力做好日常服務。我們建立健全了利用檔案的各種手續，及時、準確地為利用者提供查、借閱服務。在領導班子建設、干部任免調配、工資調整等工作中發揮了重要作用。每年查、借閱檔案都在2000人次以上。
一、關于規范性文件制定情況
近五年來，主要是貫徹執行國家、省、市檔案局的法律、法規及條例、辦法，沒有自主制定規范性文件，相應也就沒有應該清理的文件。
二、五年來執法檢查情況匯報
1、20__年三、四季度，區檔案局與區政府法制辦配合組織，對區直機關、各鄉鎮及重點企事業單位共110個單位貫徹執行《檔案法》，加強檔案工作目標管理情況，進行了一系列全面檢查考核，從檢查考核的結果看，其中好的和比較好的有54個單位，占被檢單位的49.09%，一般的有42個單位，占38.18%，較差的有14個單位，占12.73%。對檢查結果，區檔案局和政府法制辦聯合發文作了通報。對檔案工作較差的單位，我局及時發出了檔案執法監督檢查通知書，推動了檔案工作的順利開展。
2、20__年,對照《江蘇省檔案執法檢查細則》，有計劃有步驟地開展檔案執法檢查活動，在各單位自查的基礎上進行抽查，對檔案工作搞得較好的單位提請區政府表彰，依法查處違法事件和違法行為，維護檔案法律尊嚴，維護我區檔案史料的完整與安全，取得了較好的效果。
3、我局根據機關文書檔案立卷歸檔的要求，每年從六月起，對機關文書檔案逐個單位進行檢查，并評選立卷質量優勝單位。對檢查結果，提請區委辦公室進行通報，有力地促進了機關檔案工作的開展。
4、通過檢查和業務指導，我區已有45個單位檔案管理工作分別達到省市級標準化管理水平。
三、檔案法制宣傳情況
1、利用召開有關會議和檔案業務培訓的機會認真組織學習《檔案法》及《檔案法實施辦法》、《江蘇省檔案管理條例》，把學法、懂法和遵守檔案法律法規作為檔案業務培訓、提高專兼職檔案干部政治素質和業務素質的重要課程。同時，及時貫徹省市檔案局制定的檔案工作等級評定辦法、各類檔案管理辦法，提高檔案管理規范化水平。近五年來，我區共舉辦檔案培訓班11期，參訓人員450余人次，大大提高了檔案人員素質；
2、把國家、省市印發的《檔案法》圖解、原文以及檔案工作法規匯編及時轉發至各立檔單位，供張貼宣傳和學習了解；
3、把學習和貫徹實施“兩法”與完善全區檔案工作組織措施、規章制度、目標管理、業務建設和監督指導緊密地結合起來，依法督促和指導各立檔單位進一步落實好檔案工作組織措施，基本形成了以區檔案館和各機關、團體、企事業單位檔案室為主體的檔案事業管理體系。我們還依法修訂了文件材料立卷歸檔、檔案保管、利用、保密、統計、移交、鑒定銷毀等規章制度和檔案工作崗位責任制并印發給各單位執行；
4、以紀念《檔案法》頒布實施十五周年和《條例》頒布五周年為契機，先后兩次大規模開展了檔案法律法規宣傳活動，印發《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《江蘇省檔案管理條例》及其他宣傳材料20__多份，懸掛了過街橫幅，制訂了宣傳牌，張貼宣傳畫，在市區街心公園開展檔案知識義務咨詢，解答市民提出的問題。組織全區檔案員參加《中國檔案報》主辦“劍南春杯”和省檔案局主辦的“昌盛杯”檔案法制競賽，收到了很好的效果。
摘要本文從檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的網絡化總結了在開展檔案信息化建設實踐的基礎上的幾點思考。
關鍵詞檔案信息化 網絡化 服務
一、開展檔案信息化建設的成功經驗
（一）把檔案信息化納入院信息化建設的總體目標
《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。我院信息化建設開創初期，即將檔案信息化納入院信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關中開發了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統。在每兩年召開的院信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。
（二）檔案信息化基礎設施建設初具規模
近年來，我院在辦公用房緊張的情況下，院里始終高度重視檔案管理工作，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統采用自動化的密集架管理系統，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統（BMS）直接控制；并配備了專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為我院檔案信息化建設的進一步發展奠定了堅實的基礎。
（三）檔案管理應用系統建設初呈網絡化
檢察機關的檔案按照國家有關規定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。目前，我院的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網絡化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我院自行開發的檢察業務辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實現無縫連接，并通過應用軟件開啟或關閉密集架。聲像檔案的研發工作也已進入實戰階段。上述三類檔案的軟件實現，初步構建我院立體化、網絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發打下了良好的應用基礎。
（四）檔案信息化配套機制初步完善
1．制定了較為完善的規章制度。為了加強院檔案信息化工作，先后制訂并實施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。
2．形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發和應用，改變過去少數人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質量直接由內勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環環相扣，責任更加明確，促使人人參與。
3．形成了與技術部門相互依托的銜接機制。基層院檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業知識的專業人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，兩者形成一種緊密合作、優勢互補的態勢是檔案信息化建設成功的要件之一。我院檔案部門和技術部門通過多年合作，基本實現了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經驗，為我院檔案管理的高效優質運行提供了技術保障。
二、當前開展檔案信息化建設的主要不足
（一）軟件開發多頭現象還比較嚴重
存在以下現象：一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現象的原因：一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發軟件、建立數據庫。
（二）部門重視程度存在不平衡
業務部門對檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。
（三）復合型人才不足
目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。
（四）檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數據異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。
三、對今后開展檔案信息化建設的展望
（一）總體規劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。
（二）突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在2000年全國檔案工作會議上指出：“十五期間，檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。市院條線考核、區檔案局的督導中都體現了這一要求。因此，我們要立足檢察機關的實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于訴訟檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭在市院職能部門的指導下，積極探索出基層院業務檔案信息化的新路。
（三）規范流程，強化服務
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化。要結合市院檢察實務工作手冊，對現有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高，保持浦東院先行先試的活力。同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部干警做起，充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮檔案信息化的效應。
（四）多方籌措，加強保障
1．機制保障。要將檔案信息化作為院信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業務建設的重要內容，處長負第一責任，各方齊抓共管，共同推進。
2．經費保障。要積極爭取新區財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費。同時，在每年院信息化專項資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩定、持續的發展。
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監兩方面入手，做為分管檔案工作的領導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數據齊全，內容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，把地質檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區分，齊抓共管，進一步做好基礎檔案收集工作。抓好基礎數據，比如地質檔案包括區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、地質科研檔案等。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據數據文件形成的特點和規律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則，如：編號與編目、范圍、術語與定義、規范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則。
2．檔案信息化，紙質檔案數字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
3．檔案管理信息化的優勢
提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。
3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。
傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。
地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。
3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。
地質資料檔案管理信息化系統的有效建立，在地質工作中，我們就可以利用信息化地質資料資源，提供有效、準確的數據資料，可以為地質工作節約成本，節約無謂投資，提高地質項目成功率，為地質工作帶來可觀的經濟效益。
一、工作目標
2021年2月28日前，全鎮完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現精準扶貧檔案規范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現。
二、工作內容及標準
（一）工作內容
脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。鎮、村在對精準扶貧檔案進行規范化管理基礎上，同步進行數字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質檔案和數字化處理的電子檔案同時移交）。
（二）基本原則
規范管理、分級負責、刪繁去重。
（三）工作標準
1.整理標準
（1）文書檔案統一按照《歸檔文件整理規則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。
（2）項目檔案按《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設項目檔案應符合《建設項目檔案規范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設項目按照相關行業規定進行整理。項目規模較小的，可以簡化整理，根據具體情況只能一卷或數卷。
（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）進行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78-2019）進行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《數字檔案室建設指南》進行整理。
2.數字化標準
精準扶貧檔案數字化標準嚴格按照《紙質檔案數字化規范》（DAT31-2017)執行，實現目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行關聯，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區檔案館統一領取符合規范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮精準扶貧檔案建設工作方案》并送區脫貧辦備案。
（二）規范整理。2021年2月28日前，鎮、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數字化處理工作。
（三）分級驗收。一是鄉鎮初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質檔案和數字檔案驗收工作，并向區脫貧辦報告完成情況；二是區級抽驗，由區脫貧辦牽頭，組織區檔案局、區檔案館、區扶貧開發局在2021年3月31日前完成紙質檔案和數字檔案驗收工作；三是根據抽驗情況開展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關規定，將精準扶貧檔案移交至區檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責。主要領導親自部署，分管領導具體抓，掛片領導督促落實，確保歸檔工作專人專責。貧困村第一書記為第一責任人，駐村工作隊全程參與，及時查漏補缺。
一、醫院檔案工作發展初期的狀況
領導重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規范，也沒有引起領導對檔案工作的重視，設施設備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發利用價值也就無法體現；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內都散落在各科室，有時領導因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫院的整體發展。
二、實現醫院檔案工作規范化管理的必要途徑
隨著經濟社會的不斷發展，我院檔案開發利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現任領導班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學科優勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫院綜合管理的基礎上，院領導對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調整了院檔案工作領導小組，確定了主管領導、分管領導和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網絡，抽調各科室精兵強將負責科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責、強化了責任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業務工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設施設備方面。我院在原有基礎上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等設備。
三是在業務建設方面。我院嚴格按照國家檔案局頒布的關于《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規則》實施細則以及《事業單位檔案分類編號標準》，對我院13個類目的檔案資料重新進行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。
四是在檔案隊伍建設方面。為盡快提高檔案人員業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎上，每季度進行一次檔案業務知識的培訓，邀請市檔案部門的工作人員進行專門輔導，同時我們還組織有關人員參加省、市舉辦的檔案專業知識培訓。多次到省級和市內兄弟單位參觀學習檔案工作，增強檔案意識、借鑒管理經驗、提高業務素質、提升管理水平。
五是在信息化建設方面。我院將檔案信息化管理工作納入院里“十二五”規劃中，并制定了檔案工作五年規劃和《電子公文管理辦法》等。新購置了檔案管理系統軟件，生成了2000余件電子文件，為檔案工作早日實現信息化管理奠定了堅實基礎。
作者:李向東單位:山西省長治市婦幼保健院
【關鍵詞】檔案信息化；網絡化；服務
1.開展檔案信息化建設的成功經驗
1.1把檔案信息化納入我局信息化建設的總體目標
《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。我局信息化建設開創初期，即將檔案信息化納入局信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關中開發了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統。
1.2檔案管理應用系統建設初呈網絡化
目前，我局的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網絡化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我局自行開發的檢察業務辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實現無縫連接，并通過應用軟件開啟或關閉密集架。聲像檔案的研發工作也已進入實戰階段。上述三類檔案的軟件實現，初步構建我局立體化、網絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發打下了良好的應用基礎。
1.3檔案信息化配套機制初步完善
（1）制定了較為完善的規章制度。為了加強局檔案信息化工作，先后制訂并實施了我局訴訟檔案立卷歸檔暫行規定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。
（2）形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發和應用，改變過去少數人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質量直接由內勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環環相扣，責任更加明確，促使人人參與。
（3）形成了與技術部門相互依托的銜接機制。基層局檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業知識的專業人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，兩者形成一種緊密合作、優勢互補的態勢是檔案信息化建設成功的要件之一。
2.當前開展檔案信息化建設的主要不足
2.1軟件開發多頭現象還比較嚴重
存在以下現象：一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現象的原因：一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發軟件、建立數據庫。
2.2部門重視程度存在不平衡
業務部門對檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。
2.3復合型人才不足
目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。
2.4檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數據異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。
3.對今后開展檔案信息化建設的展望
3.1總體規劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和局信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與局信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。
3.2突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。我們要立足檢察機關的實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于訴訟檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭在市局職能部門的指導下，積極探索出基層局業務檔案信息化的新路。
3.3規范流程，強化服務
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化。要結合市局檢察實務工作手冊，對現有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高，保持先行先試的活力。同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部干警做起，充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮檔案信息化的效應。
3.4多方籌措，加強保障
（1）機制保障。要將檔案信息化作為局信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業務建設的重要內容，處長負第一責任，各方齊抓共管，共同推進。
（2）經費保障。要積極爭取新區財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費。同時，在每年局信息化專項資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩定、持續的發展。
關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規范化管理
會計檔案是各單位檔案實現規范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結和歸宿。可是，會計工作的連續性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規范化管理工作的質量、水平也就難以得到保證。
一、會計檔案管理中
普遍存在不足與缺陷
1.對會計檔案工作實施規范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規范化管理出現嚴重偏離現象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業務的一種簡單延續。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經過系統的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。
2.會計業務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規范化管理。
3.導向錯誤。會計工作重業務輕檔案管理的現象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內心層面就出現了松懈現象：對于不符合會計檔案規定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。
4。會計檔案規范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構也沒有，更談不上規范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發利用的效率低，甚至無法開展利用工作。
5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新換代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。
6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內，并沒有付諸實施。外部環境不成熟，內部準備不充足是影響會計檔案信息化、數字化發展的內在因素。
二、規范會計檔案管理的應對措施
1.加強組織領導。近幾年來，由上級業務主管部門對各單位檔案規范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業經費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態化、制度化。
2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據相關檔案法規和辦法，結合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規范化要求，組織力量夯實檔案規范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環節進行嚴密監控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環節有序進行，實現會計檔案走上規范化管理的道路。
3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結構，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。
4、會計檔案規范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規化、科學化、規范化，制訂并出臺規范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。
5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數據泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當的編研工作，如基礎數據匯編和財會法規方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。
6.努力實現會計檔案管理信息化。信息化是檔案發展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發展而不斷優化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續和過渡。如果不能恢復原來的管理系統，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統。所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩定。
參考文獻：
[1]張華國.如何加強會計檔案管理[J].現代經濟信息，2009（19）.
[2]張媛.淺析會計檔案管理中存在的問題及對策[J].現代商業，2012（21）.
[3]常霞，張亮.試論會計檔案管理中存在的問題及對策[J].科技視界，2011（26）.
[4]趙巍.試論會計檔案管理工作的現狀與發展[J].黑龍江史志，2012（10）.
