時間：2023-05-29 17:49:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校學(xué)籍檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1 引言
高校學(xué)籍檔案記載了一個學(xué)生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質(zhì)，也是其教育過程中達(dá)到知識水準(zhǔn)的基本信用憑證。高校逐步認(rèn)識到學(xué)生檔案的科學(xué)管理對于高校自身和學(xué)生發(fā)展的意義，從教育科研、教學(xué)、學(xué)生管理各個角度來看，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發(fā)展和高校發(fā)展的需要，加強(qiáng)檔案管理并使其發(fā)揮相應(yīng)的作用，是學(xué)籍檔案人員所應(yīng)關(guān)注的問題。
2 我國高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析
（一）高校學(xué)籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學(xué)籍管理方面，并沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個符合實(shí)際情況、可以遵循的管理規(guī)章制度。在高校內(nèi)部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導(dǎo)致檔案在歸檔的時候出現(xiàn)問題。在管理上權(quán)責(zé)不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學(xué)生的真實(shí)情況，與實(shí)際工作脫節(jié)，無法保證一些材料能夠真實(shí)準(zhǔn)確的歸檔。一些學(xué)生為了更好的就業(yè)，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現(xiàn)多個學(xué)生會主席，學(xué)校有時為了使畢業(yè)生獲得就業(yè)就會，甚至將一些學(xué)生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，造成了檔案失真，學(xué)籍檔案和畢業(yè)生的誠實(shí)信用度下降。
（二）高校學(xué)籍檔案管理的方法不夠科學(xué)
由于管理制度的欠缺，導(dǎo)致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現(xiàn)在兩個方面，一是學(xué)籍檔案的編排比較混亂，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)來分，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)交叉編排、有的學(xué)院按照學(xué)生的畢業(yè)年份來分，總之沒有形成一個相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成相對規(guī)范的做法。另外，一些學(xué)籍檔案的組卷和裝訂也不夠規(guī)范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發(fā)現(xiàn)，電子檔案學(xué)籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴(yán)格施行。
（三）高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊
學(xué)籍檔案管理是一項比較復(fù)雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認(rèn)為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進(jìn)行系統(tǒng)的分析。其實(shí)，在實(shí)際工作中。通過學(xué)生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發(fā)有效信息，可以更好的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。但是相關(guān)的管理人員很少受到過這一方面的專業(yè)培訓(xùn)，沒有沒使用過計算機(jī)等技術(shù)輔助完成工作，簡介造成了學(xué)籍檔案管理水平的落后。
3 我國高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對策
（一）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的意識
目前高校學(xué)籍管理所涉及到的學(xué)院和專業(yè)繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學(xué)籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點(diǎn)開設(shè)了分校，學(xué)生的成分也比較復(fù)雜，管理的時間跨度變大，更需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理正規(guī)化，嚴(yán)格制定檔案管理的流程，努力實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的真實(shí)性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監(jiān)督機(jī)制，明確權(quán)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題，可以有效的解決。
（二）引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法
一般來說，學(xué)籍檔案包括入學(xué)注冊、成績考核、畢業(yè)證書等材料，是一個學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的最原始記錄，也是教學(xué)和學(xué)校管理的重要部分。隨著市場經(jīng)濟(jì)對高校畢業(yè)生的就業(yè)影響越來越大，學(xué)生的原始資料對于就業(yè)單位來說具有一定的參考價值，成為了企業(yè)選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導(dǎo)高校的教學(xué)、科研工作，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學(xué)校的角度進(jìn)行一個統(tǒng)一的編號，同時，分配到不同學(xué)院，也應(yīng)當(dāng)遵循相同的規(guī)律實(shí)現(xiàn)信息的管理。要學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方法，如利用計算機(jī)軟件檔案信息記錄分析，分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)之中出現(xiàn)的問題。
（三）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案人員的素質(zhì)
檔案管理人員既要了解學(xué)籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術(shù)，同時由于信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要求學(xué)籍檔案人員加大對單位內(nèi)從業(yè)人員的繼續(xù)教育力度，增加相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，對管理人員的素質(zhì)提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校自身的需求制定科學(xué)的管理模式，多管齊下，真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)的學(xué)籍管理。這就需要高校加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，不斷提升其管理能力和水平。
4 結(jié)語
隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學(xué)、科研，學(xué)生的就業(yè)等方面發(fā)力，也需要不斷提升管理的能力和細(xì)節(jié)。積極探索，善于思考，將高校的學(xué)籍檔案管理落到實(shí)處，不斷滿足社會的發(fā)展和高校的需求。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校；成教；函授；學(xué)籍檔案管理
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-0-01
一、我校函授學(xué)員學(xué)籍檔案中存在的問題
1.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
高等學(xué)校檔案人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業(yè)技術(shù)人員的比例相當(dāng)少，兼職檔案人員頻繁調(diào)換，檔案人員的責(zé)任心不高，管理意識不明確，業(yè)務(wù)技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。
2.檔案收集整理不規(guī)范
函授學(xué)員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學(xué)員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學(xué)歷教育然后再參加承認(rèn)高考。這些學(xué)員的學(xué)籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴(yán)重不符等現(xiàn)象。特別是函授學(xué)員的學(xué)籍跨的年度時間很長，畢業(yè)時間一致，入學(xué)時間參差不齊，有的學(xué)院甚至要很多年才取得入學(xué)資格，不及時補(bǔ)充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。
3.檔案管理方式和手段落后
函授學(xué)員的學(xué)籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和責(zé)任心的加強(qiáng)。我校函授學(xué)院一直是采用手工管理的方式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學(xué)員的學(xué)籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學(xué)員以后的查找增添了麻煩，直接影響學(xué)員的切身利益。有的學(xué)員學(xué)籍變更材料不清楚，學(xué)員在校期間的一切活動嚴(yán)重脫節(jié)。有的函授學(xué)員成績總冊有成績，學(xué)員卡片又無成績，有的學(xué)員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號等等問題。沒有現(xiàn)代化的管理就難以開展檔案信息的開發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。
二、提高函授學(xué)員學(xué)籍管理的措施和建議
1.檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。為了適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好的開發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務(wù)。必須提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業(yè)知識，不僅要學(xué)習(xí)檔案方面的專業(yè)知識，管理知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、這會科學(xué)方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要熱愛專業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。穩(wěn)定檔案工作隊伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。
2.建立健全函授學(xué)籍管理工作，加強(qiáng)函授學(xué)員學(xué)籍檔案的收集和整理，收集函授學(xué)員在學(xué)校各項活動中直接形成對學(xué)校和這會以及學(xué)員有保存價值的各種文圖表、聲像等不同體裁的材料。立卷歸檔要清楚，案卷目錄和內(nèi)容一定要相符合，每個環(huán)節(jié)工作要細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到每個人。特別是對“先上車后買票”那部分學(xué)員，檔案管理人員要對他們備注一份資料，每年補(bǔ)充材料直到學(xué)員學(xué)籍的完整。函授學(xué)員的新生登記表、學(xué)員學(xué)籍卡片、學(xué)生成績總冊、在?；麅?、學(xué)生學(xué)籍變更情況(留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))、學(xué)生獎勵材料、學(xué)生處分材料，以及畢業(yè)證明書編號都要清楚記載不得漏缺。完整的學(xué)籍才有參考價值和憑證作用。
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案、管理、問題
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育的過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄，是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。高校在學(xué)籍檔案管理的過程中存在許多普遍性的問題，如何加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，發(fā)揮其在規(guī)范學(xué)校管理、維護(hù)學(xué)生權(quán)益、服務(wù)社會方面的積極作用，是值得我們研究和探討的一個問題。
一、目前高校學(xué)籍管理中普遍存在的問題
1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視，學(xué)籍檔案管理的意識薄弱、觀念落后。
學(xué)籍檔案的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理需要投入，而投入與回報無“立竿見影”的效果，因此，學(xué)籍檔案的管理往往被忽視。加之長時間以來，學(xué)籍檔案的管理都是以管為主，對資料的收集被動狀態(tài)，缺乏科學(xué)性的分類，幾乎沒有相關(guān)數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計分析，僅限于“管”這樣一種狀況，這種落后的管理理念嚴(yán)重制約了學(xué)籍檔案的管理及其作用的發(fā)揮。
2、學(xué)籍檔案管理人員不專業(yè)，管理隊伍不穩(wěn)定。
許多高校沒有專業(yè)的、專職的學(xué)籍檔案管理人員，由其他工作人員兼職，而兼職人員中絕大部分沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，僅僅依靠自己學(xué)習(xí)和摸索，往往很難達(dá)到崗位要求。同時，許多高校的檔案管理人員處于從屬地位，看不到成績，得不到重視，也使得檔案管理的隊伍不穩(wěn)定，流動性大，這些因素都嚴(yán)重影響到學(xué)籍檔案的管理。
3、管理的模式不規(guī)范
許多高校的檔案管理模式存在不規(guī)范的現(xiàn)象，文書檔案隸屬黨辦管理，學(xué)籍檔案的管理則隸屬教務(wù)處，未納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，這在民辦高校中比較突出。而教務(wù)處也沒有專職的學(xué)籍檔案管理人員，在學(xué)籍材料的收集、整理方面有遺漏及不規(guī)范的現(xiàn)象存在，這在很大程度上影響了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，也為學(xué)籍檔案的安全性埋下隱患。
4、管理方式過于陳舊，缺乏現(xiàn)代化管理手段。
許多高校的學(xué)籍檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，沒有寄托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的查閱必須一件一件去翻閱歸檔材料。隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，檔案的增多，手工翻閱的管理方式不但不能適應(yīng)使用者的需求，也導(dǎo)致重復(fù)勞動，效率低下等狀況，給檔案的有效利用帶來很大的阻礙。
5、學(xué)籍檔案的開發(fā)利用率很低
檔案管理人員的不專業(yè)，業(yè)務(wù)的不精通，缺少現(xiàn)代信息技術(shù)，學(xué)校沒有針對性的管理軟件等，這些問題都導(dǎo)致了學(xué)籍檔案沒有得到很好的開發(fā)利用。同時，學(xué)籍檔案的管理多數(shù)還停留在對材料的簡單收集、整理，沒有對所收集的材料信息進(jìn)行深加工，更沒有從中提煉出有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)資料來為教學(xué)管理和教學(xué)改革服務(wù)。遇到學(xué)校的各種檢查、評估，都是一次性重、重復(fù)做材料，沒有很好去利用已經(jīng)形成的檔案。
二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的有效途徑
為維護(hù)高等學(xué)校檔案的齊全和完整，提高學(xué)校檔案管理水平，全面推進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)，更好地發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，高校應(yīng)該從多方面加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理。
1、建章立制，組織保障、責(zé)任明確。
加強(qiáng)制度建設(shè)，提高管理水平是必須的前提，領(lǐng)導(dǎo)重視，組織支持是必要的保障。高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況建立本校學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度，應(yīng)把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，配置專職管理人員，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念來認(rèn)識檔案工作的意義和作用，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時研究和解決工作中的重大問題。
2、調(diào)整檔案管理體制，注重實(shí)效，統(tǒng)一管理。
根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，全日制在校生規(guī)模在一萬人以上的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立檔案館，未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，統(tǒng)一管理學(xué)校檔案。但是，現(xiàn)在多數(shù)院校，尤其是民辦高校，學(xué)籍檔案是隸屬教務(wù)處管理。這樣一種管理模式，不能合理使用人力、物力、財力，更不利于檔案現(xiàn)代化管理和有效利用，因此，高校應(yīng)該對學(xué)校的檔案管理體制進(jìn)行必要的調(diào)整，保證檔案的完整性，提高對檔案的利用效果。
3、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。
學(xué)籍檔案材料多、繁，需要一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識，高?？梢圆扇⒂^示范單位檔案館，請專家講解業(yè)務(wù)知識，培訓(xùn)具體操作等手段，定期、不定期的加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理隊伍，提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能保持人員的相對穩(wěn)定，利于學(xué)校檔案管理。
4、加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理及信息化建設(shè)
要加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理，必須抓好學(xué)籍檔案的收集、整理這一基礎(chǔ)工作。學(xué)籍檔案形成的周期長、種類多，問題雜，而且往往是與學(xué)生的動態(tài)發(fā)展相聯(lián)系的，規(guī)范管理才能確保學(xué)籍檔案的完整性，使之能夠完整地反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與成長過程，否者將帶來重大隱患。同時，應(yīng)該建立健全學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，搭建統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案信息平臺，提高學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。
5、以評促管，以評促建。
學(xué)校內(nèi)部，學(xué)校之間，上級主管部門應(yīng)該定期、不定期的進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的檢查、評比，通過這些首段找出管理中存在的問題，以評促進(jìn)管理，以評促進(jìn)建設(shè)，使學(xué)籍檔案管理更規(guī)范，更有序。
6、有效開發(fā)利用學(xué)籍檔案
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生學(xué)籍檔案；問題；對策
學(xué)生的學(xué)籍檔案顯得至關(guān)重要，因?yàn)樗庇^的反映出了學(xué)生在校期間德、智、體、美等多方面的總體情況，同時也直接反映出了學(xué)生在校期間的整體學(xué)習(xí)情況，更是學(xué)生接受了某種教育之后的憑證?？傉w上講，學(xué)生學(xué)籍檔案可以涵蓋以下內(nèi)容：學(xué)籍記錄表、入學(xué)登記冊、成績表、學(xué)生變動情況表（如退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留學(xué)、留級）等。
一套完整的學(xué)生學(xué)籍檔案從形成到最終的保管通常要經(jīng)過檔案收集、檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞以及保存等過程?？墒请S著現(xiàn)如今各大高校的廣泛擴(kuò)招，再加上學(xué)生的流動性極強(qiáng)，在對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理過程中，難免出現(xiàn)各種各樣的問題，如果在這方面稍有不慎，就會造成嚴(yán)重后果，甚至可能直接影響到學(xué)生將來就業(yè)以及自身的發(fā)展。所以，每一所高校都應(yīng)當(dāng)切實(shí)提升自己院校學(xué)生學(xué)籍檔案總體質(zhì)量，做到認(rèn)真仔細(xì)，檔案管理者也應(yīng)當(dāng)對學(xué)生負(fù)責(zé)，這對從學(xué)校內(nèi)部抓好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作具有十分現(xiàn)實(shí)的重要意義。
一、目前我國高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存有的問題
（一）目前我國的學(xué)生學(xué)籍檔案管理缺少完善的管理體制
就目前而言，我國大部分學(xué)校從學(xué)生入學(xué)、注冊以及到最后的頒發(fā)畢業(yè)證期間都沒有一套科學(xué)、系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方法，這樣很容易讓重要的學(xué)籍檔案出現(xiàn)混亂，同時也并沒有把網(wǎng)絡(luò)化管理充分納入到真正的實(shí)際工作中。與此同時，學(xué)生的學(xué)籍檔案也并沒有實(shí)現(xiàn)學(xué)校和學(xué)生之間的信息資源共享，因此，怎樣才可以讓學(xué)生學(xué)籍檔案得到更加充分的利用，實(shí)現(xiàn)信息化管理成為了學(xué)籍檔案管理者共同思考的問題之一。
（二）對學(xué)生學(xué)籍檔案缺乏系統(tǒng)性思考
若是要想建立一套完整的學(xué)生學(xué)籍檔案，那么首先就應(yīng)當(dāng)對學(xué)生的個人信息以及基本情況進(jìn)行收集、歸納和總結(jié)，其中的準(zhǔn)確性、原始性是學(xué)籍檔案建立的關(guān)鍵。對于學(xué)生的學(xué)籍檔案而言，應(yīng)當(dāng)做到實(shí)事求是、真實(shí)可信。堅決杜絕學(xué)生對學(xué)籍檔案隨意涂改的現(xiàn)象；除此之外，當(dāng)學(xué)生在填寫學(xué)籍檔案時，還應(yīng)當(dāng)保證字跡工整、顏色統(tǒng)一，確保檔案今后方便永久保存，可現(xiàn)在有很多學(xué)生在填寫自己的學(xué)籍檔案時并不重視，在填寫過程中字跡潦草、龍飛鳳舞，這對今后的學(xué)籍檔案查找和利用造成了極大不便。在細(xì)節(jié)問題上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加注意，尤其是很多學(xué)生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和戶口上面的資料產(chǎn)生了沖突等等。
（三）學(xué)籍檔案管理者缺少責(zé)任心
為了確保學(xué)籍檔案管理工作的完整性，在對學(xué)籍檔案資料進(jìn)行了收集、分類之后，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔工作。而在這一環(huán)節(jié)存在的問題是管理人員的意識淡薄，并沒有按照要求對學(xué)籍檔案進(jìn)行及時歸檔，甚至在歸檔過程中出現(xiàn)了嚴(yán)重錯誤；或者電子檔案數(shù)據(jù)和紙質(zhì)的學(xué)籍檔案材料嚴(yán)重不符；除此之外，在對學(xué)籍檔案管理過程中，使用的管理方法老舊，各種設(shè)備以及設(shè)施的老化也是學(xué)籍檔案管理過程中出現(xiàn)各種問題的關(guān)鍵原因。
（四）學(xué)籍檔案工作缺少專業(yè)的管理人員
在對學(xué)籍檔案進(jìn)行傳遞過程中，因?yàn)榄h(huán)節(jié)復(fù)雜且人員較多，所以在傳遞過程中很容易出現(xiàn)學(xué)籍丟失或錯投以及誤投等情況。其中最為重要的一點(diǎn)是在學(xué)籍檔案傳遞過程中，會經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，例如首先從學(xué)生本人，再到院校立卷、就業(yè)指導(dǎo)辦直至最后的就業(yè)單位人事部等，在這些環(huán)節(jié)中，學(xué)生的學(xué)籍檔案會經(jīng)過多人之手，稍有不慎便很可能使檔案造成遺失或者出現(xiàn)誤投的情況，這將直接影響到學(xué)生的就業(yè)發(fā)展，其嚴(yán)重性不容忽視。
二、提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的有效措施
（一）學(xué)校應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部建立一個信息數(shù)據(jù)庫
當(dāng)新生入學(xué)時，學(xué)?？梢愿鶕?jù)不同的條件，建立各年級、各班級以及各種專業(yè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在這套學(xué)生系統(tǒng)里可以和國家教委的“學(xué)籍學(xué)歷管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)”相互聯(lián)系。在滿足各種條件的情況下，對學(xué)生的年級、專業(yè)以及班級進(jìn)行排號，形成統(tǒng)一的編排流水號，當(dāng)新生的基本信息建立之后，可以通過計算機(jī)將新生的學(xué)籍表進(jìn)行打印，改變傳統(tǒng)的手工書寫方法，從而確保新生的學(xué)籍檔案資料可以和其他資源信息進(jìn)行共享，這樣便減少了教研室以及學(xué)籍管理工作人員的勞動力。
（二）注意學(xué)籍檔案管理細(xì)節(jié)
學(xué)籍檔案自身存在原始性和真實(shí)性，在對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理過程中要注重其中的細(xì)節(jié)，在審查過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
1、在收集資料過程中必須及時、準(zhǔn)確，尤其是在學(xué)籍檔案核實(shí)過程中要嚴(yán)加注意。
2、查看學(xué)生在填寫學(xué)籍檔案過程中，是否使用的是同一顏色、統(tǒng)一字體字號以及紙型大小。
3、對姓氏同音字要進(jìn)行區(qū)分，在填寫籍貫以及出生年月日時，必須要根據(jù)戶口薄上提供的資料填寫，確保學(xué)籍檔案的重要信息和戶口薄一致，嚴(yán)禁填寫好之后在學(xué)籍檔案上進(jìn)行涂改修正。
（三）在學(xué)校內(nèi)部建立專門的檔案管理人員
學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的工作范圍，確定一套責(zé)任制，使學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化、制度化。在對學(xué)籍檔案進(jìn)行管理過程中應(yīng)當(dāng)明確工作程序以及步驟。對于學(xué)籍檔案的管理應(yīng)當(dāng)制訂出一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，避免各行其責(zé)的局面出現(xiàn)。在日常的學(xué)籍檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)使用嚴(yán)格的規(guī)章制度去進(jìn)行規(guī)范。
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近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級專門人才的任務(wù)。詳細(xì)內(nèi)容請看下文淺談高校學(xué)籍檔案管理的有效措施探討。
要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、 學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。
2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)
隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3. 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌;其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時俱進(jìn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手;另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。
編輯老師為大家整理了淺談高校學(xué)籍檔案管理的有效措施探討，希望對大家有所幫助。
高校學(xué)籍檔案管理的重要性
學(xué)籍檔案是指在學(xué)生學(xué)籍管理活動過程中形成的、作為原始記錄并具有保存價值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡片、原始成績報告單、在籍學(xué)生統(tǒng)計表、學(xué)籍變動材料、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生名單、驗(yàn)印申請書、畢業(yè)生成績匯總表、學(xué)歷證明存根等,是學(xué)生在校期間形成的具有保存價值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學(xué)籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學(xué)籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性等特點(diǎn),其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學(xué)歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國留學(xué)、資格認(rèn)證等方面都需出具學(xué)籍檔案證明材料。另外,學(xué)籍檔案也是校友資源信息庫的主要資料,是建立校友信息庫的數(shù)據(jù)來源。學(xué)籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫冊等提供素材。
隨著時間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結(jié)塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準(zhǔn)確性和可能性,同時,學(xué)籍檔案在翻閱或利用中還經(jīng)常會發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過度的查詢利用也加快了紙質(zhì)學(xué)籍檔案的破損速度。原始簡單、落后的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學(xué)籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。
高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內(nèi)蒙自治區(qū)各高校在20世紀(jì)初才開始校園數(shù)字化,檔案部門開始啟動學(xué)籍檔案數(shù)字化工作,高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開始招錄學(xué)生的新生錄取名冊、在籍學(xué)生名單統(tǒng)計、畢業(yè)生名單及成績單的數(shù)字化管理,學(xué)籍檔案的其他相關(guān)信息等。例如學(xué)籍卡片、學(xué)生的獎懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學(xué)生的學(xué)籍檔案情況還是原始的紙制學(xué)籍狀態(tài),所以學(xué)籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒有充分滿足學(xué)籍檔案的利用要求,在自動化管理與提供服務(wù)方面存在較大的局限性。
目前,高校學(xué)籍檔案化管理存在的問題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學(xué)籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學(xué)生的新生錄取名冊、學(xué)生名單、畢業(yè)生成績單的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學(xué)籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學(xué)籍檔案,如學(xué)生的學(xué)籍變動材料、學(xué)生的獎懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,這樣既不利于學(xué)籍檔案的完善,還會導(dǎo)致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導(dǎo)致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學(xué)籍檔案管理部門不能只注重學(xué)籍檔案的管理,還應(yīng)重視數(shù)字化檔案的利用和開發(fā),以適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展的學(xué)籍檔案利用。
高校學(xué)籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構(gòu)想
隨著學(xué)籍檔案利用率的日益增加,不同用戶對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)以原始的紙質(zhì)學(xué)籍檔案為中心,搭建一個以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案數(shù)字化傳輸平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務(wù)平臺以及綜合應(yīng)用平臺,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開放式利用、一站式服務(wù)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)具備三個主要模塊:學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊,學(xué)籍檔案信息著錄模塊,學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。
學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊。學(xué)籍檔案目前主要是以紙質(zhì)的形式保存,該模塊主要實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化掃描以及對掃描完成的圖像進(jìn)行編輯處理,通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源進(jìn)入數(shù)字化平臺。
學(xué)籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學(xué)籍圖片資源有的并不能直接用于查詢和利用,需要建立專門的學(xué)籍信息庫,使這些原始資源能夠進(jìn)行正確的識別。
學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。該模塊能夠提供靈活多樣的查詢方式,滿足學(xué)籍檔案各個層面的不同查詢要求,可以按照多種條件查詢,并能將查詢的結(jié)果轉(zhuǎn)化為文件形式進(jìn)行打印。
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍檔案；管理
中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經(jīng)高等專科學(xué)校講師；湖南，長沙，410079
學(xué)籍檔案，對于即將走向社會的畢業(yè)生來說是極為重要的“信譽(yù)卡”，原因在于他記載著大學(xué)生成長經(jīng)歷，思想品德、學(xué)習(xí)成績、個人特長及身理心理健康狀態(tài)等信息。是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。準(zhǔn)確齊全、完整規(guī)范的學(xué)籍檔案，既是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美等方面的真實(shí)寫照，又為學(xué)生畢業(yè)時用人單位招聘人才提供重要依據(jù)，而且在畢業(yè)生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發(fā)揮重要憑證作用。所以規(guī)范高校學(xué)籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學(xué)籍檔案的特點(diǎn)
學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案管理工作的重要組成部分，是學(xué)校對學(xué)生在校期間進(jìn)行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區(qū)別。
(一)、學(xué)籍檔案形成的周期性
學(xué)生在校的活動形成了學(xué)生檔案，學(xué)生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規(guī)定跨年度的文件，除年度計劃、總結(jié)等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內(nèi)文件形成時間不受年度約束；教學(xué)檔案整理則要求，以一個學(xué)年度為單位進(jìn)行歸檔。而學(xué)生學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點(diǎn)，每個畢業(yè)生的學(xué)籍形成周期是從學(xué)生入校起至畢業(yè)為止四年的連續(xù)記錄，因此學(xué)籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學(xué)籍檔案內(nèi)容的廣泛性
學(xué)籍檔案的內(nèi)容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學(xué)生的個人情況，而且反映了院(系)常規(guī)教學(xué)和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內(nèi)容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內(nèi)容不允許組在一個案卷中，而學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校四年各門課程的學(xué)業(yè)成績、獎懲情況、學(xué)籍變動情況、畢業(yè)資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學(xué)籍檔案電子文件與紙質(zhì)文件的共存性
院(系)學(xué)籍檔案的管理通常采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調(diào)閱所需的內(nèi)容，大大提高了學(xué)籍工作的管理效率，檢索速度和查準(zhǔn)率。
二、目前高校學(xué)籍檔案管理的狀況
學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占比率較多的一部分，它真實(shí)的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相當(dāng)滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)、原始學(xué)籍檔案的信息數(shù)據(jù)不完整，整理不規(guī)范。
學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任老師負(fù)責(zé)填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄、少目現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準(zhǔn)確：容易造成同名同姓學(xué)生的檔案混亂；給畢業(yè)生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學(xué)籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的沒有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)。
集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺泛個性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力，組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉(zhuǎn)遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計算機(jī)，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象
(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用的程度很有限。主要表現(xiàn)在國家實(shí)施電子注冊制度之前相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，但實(shí)際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，涉及學(xué)籍檔案管理材料的管理潛在著不規(guī)范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進(jìn)行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學(xué)部門定期對在校學(xué)生成績進(jìn)行計算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門，由于受到技術(shù)維護(hù)、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達(dá)到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
三、網(wǎng)絡(luò)招生對學(xué)籍檔案的影響
目前高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生的紙質(zhì)檔案的管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標(biāo)表達(dá)的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內(nèi)容不真實(shí)，有的省份填寫認(rèn)真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸?，有的省份干脆是空白。
三是被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對考生進(jìn)行復(fù)查。實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤到高校了事，給高校學(xué)生學(xué)籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規(guī)范學(xué)籍檔案管理的對策與措施
高校學(xué)籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原來的學(xué)籍管理體系已不能適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此， 運(yùn)用先進(jìn)的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料管理系統(tǒng)，以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學(xué)生的各類信息，及時了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，使不同校區(qū)、系部的分級管理達(dá)到資源共享，協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。筆者認(rèn)為學(xué)籍檔案的管理機(jī)制應(yīng)根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢和高校學(xué)籍檔案管理的需要，對學(xué)籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規(guī)范：
(一)、加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的基本管理。
1、增強(qiáng)檔案意識，健全規(guī)章制度。增強(qiáng)全員檔案意識是搞好高校學(xué)籍檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤稒n案法學(xué)習(xí)材料》組織全校師生學(xué)習(xí)，進(jìn)行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制。
2、抓好各個環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進(jìn)校起就要把新生的各類表格、卡片進(jìn)行統(tǒng)一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。
3、采取計算機(jī)檢索，提高利用率。學(xué)校檔案室應(yīng)購置專業(yè)的檔案管理軟件將學(xué)籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機(jī)，借助計算機(jī)查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率。并可采取以下構(gòu)想：
(1)網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。根據(jù)當(dāng)前高校學(xué)籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢，以及本校跨校區(qū)延伸管理和二級學(xué)院分級管理的實(shí)際情況，可建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學(xué)籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學(xué)生入學(xué)、在校期間到畢業(yè)發(fā)證等全過程實(shí)現(xiàn)“一條龍”學(xué)籍檔案信息化管理。
(2)學(xué)籍信息管理模塊的構(gòu)想。學(xué)籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù)，而且可以從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料，按不同校區(qū)、系所、專業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號，建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫。可以根據(jù)不同條件快捷地查詢各年級、各專業(yè)的學(xué)生情況，并進(jìn)行學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍異動管理。學(xué)生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出處理。
(3)成績管理模塊的構(gòu)想。成績管理模塊把過去的成績庫、補(bǔ)考成績庫、重修成績庫等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績庫，庫里有學(xué)號、姓名、分院、系所、培養(yǎng)層次、班級、專業(yè)等字段，可供查詢學(xué)業(yè)成績用。在滿足不同的條件下，可以統(tǒng)計不同年級、不同專業(yè)的學(xué)業(yè)成績、年級排名，各種數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)”，錄入學(xué)生成績并進(jìn)行試題分析、打印學(xué)生成績頻數(shù)圖及成績冊，同時將考試成績從網(wǎng)上“提交”給學(xué)籍管理科，學(xué)籍管理科審核后，再將成績“提交”到學(xué)校學(xué)生總成績庫，有關(guān)人員即時可在校園網(wǎng)各終端機(jī)上查閱學(xué)生的考試成績。
(5)學(xué)籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區(qū)，二級學(xué)院、教研室及相關(guān)人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢在校學(xué)生人數(shù)、學(xué)生的個人資料和各科成績；學(xué)生可以通過校園網(wǎng)查閱并校對自己的學(xué)籍資料，查詢各科學(xué)業(yè)成績；學(xué)生的在學(xué)成績單、學(xué)生證、考試證和學(xué)籍卡等可以打印出來；二級學(xué)院、政治輔導(dǎo)員可在校園網(wǎng)上查閱學(xué)生的補(bǔ)考、重修人數(shù)、考試成績、平均成績、打印學(xué)生成績冊等。學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以避免數(shù)據(jù)錄入過程的人為誤差，減少重復(fù)勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學(xué)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。
(二)加強(qiáng)網(wǎng)上招生檔案的管理。
1、制定相關(guān)規(guī)定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實(shí)性與檔案內(nèi)容的完整性。考生紙質(zhì)檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、學(xué)生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應(yīng)承擔(dān)學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責(zé)，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質(zhì)檔案能及時準(zhǔn)確到位，沒有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
(三)、加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)。
【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．
[關(guān)鍵詞]計算機(jī)技術(shù)學(xué)籍檔案管理問題對策
一、計算機(jī)檔案管理
檔案在過去和現(xiàn)在對國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人對從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等有價值的各種文字、圖表、聲像的信息進(jìn)行保存，并以不同的形式記錄存檔。新世紀(jì)以來，計算機(jī)技術(shù)的成熟和發(fā)展為檔案管理工作提供了一個全新的技術(shù)手段，使計算機(jī)檔案管理逐步在檔案界嶄露頭角。隨著數(shù)字化信息時代的發(fā)展，數(shù)字化的檔案信息速度成倍增長，快、準(zhǔn)、精、有效已成為時代的主題，采集收納范圍廣闊。然而，現(xiàn)有檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)僅僅只對這些信息進(jìn)行檢索和簡單小型的系統(tǒng)分析，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能最大限度滿足檔案管理工作和檔案存檔工作的需求。使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、財力、物力的浪費(fèi)，怎樣切實(shí)有效地加強(qiáng)和完善計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具有重大的意義。
二、目前高校計算機(jī)在檔案學(xué)籍管理中存在的主要問題
1.學(xué)籍管理制度不完善
學(xué)籍檔案形成過程時間長、來源相對分散、涉及的部門較多、工作數(shù)量大，但普遍高校學(xué)籍檔案管理沒有一致的、統(tǒng)一的、符合實(shí)情的、切實(shí)可行的規(guī)章制度。管理制度的落后，計算機(jī)學(xué)籍檔案管理過程的隨意性大，是造成學(xué)生學(xué)籍檔案在收集建檔、整理歸宗、核對鑒別等各個環(huán)節(jié)問題多、不健全的主要因素之一。不規(guī)范的、落后的管理制度，導(dǎo)致各職能管理部門職責(zé)范圍不清，對于已出現(xiàn)的問題相互推脫，部門之間通氣不夠、欠缺合作，造成學(xué)生檔案管理工作的不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)、不完善。
2.檔案管理人員的文化素質(zhì)低
高校檔案管理人員普遍缺乏崗前檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對新技術(shù)掌握力度不足，計算機(jī)管理學(xué)籍檔案技能不夠熟練，僅僅靠自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更難以達(dá)到崗位要求。
3.對學(xué)籍檔案的存儲和重視程度不高
學(xué)籍檔案管理模式落后，檔案保存方法陳舊、技術(shù)相對落后，給計算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中帶來了諸多問題。此外，領(lǐng)導(dǎo)對計算機(jī)學(xué)籍檔案保存的意義認(rèn)識不夠，沒有形成規(guī)范有效的管理機(jī)制、人員培養(yǎng)及激勵機(jī)制等相關(guān)體系；相關(guān)各部門管理人員工作積極性不高，人員流動復(fù)雜，這樣容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案的信息不全、不真實(shí)、不完整、嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。
4.檔案管理過程中的安全隱患
在使用計算機(jī)管理檔案的過程中，計算機(jī)病毒傳播迅速，計算機(jī)易受病毒侵染，破壞我們的計算機(jī)系統(tǒng)，損壞我們的檔案系統(tǒng)和文件，導(dǎo)致檔案資料的泄露，甚至丟失；在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的同時，黑客技術(shù)也在迅猛發(fā)展，管理人員缺乏有效的防御手段，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫被盜、刪除、修改，甚至造成數(shù)據(jù)庫崩潰，系統(tǒng)癱瘓。
三、高校計算機(jī)檔案學(xué)籍管理的對策
1.建立健全的檔案管理系統(tǒng)和具體實(shí)施方案
欲使計算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理工作中走上嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、規(guī)范化的軌道。各職能部門應(yīng)建立健全的資料收集整理、檔案的保管保密等各項管理制度，各部門應(yīng)做到有章可循、有法可依、有據(jù)可查、照章辦事。各部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理，切實(shí)改變各管理部門“各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部門與部門之間缺乏溝通和聯(lián)系，鑒于以上情況，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視和加強(qiáng)制度管理建設(shè)，使學(xué)籍檔案工作的規(guī)章制度與其他管理制度得到正常有序的貫徹實(shí)施。
2.提高檔案管理人員的文化素質(zhì)
采取措施加強(qiáng)管理工作人員的計算機(jī)水平，一是管理人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；加快檔案人員計算機(jī)知識結(jié)構(gòu)的普及，進(jìn)行多層次的選拔和培養(yǎng)人才，從而壯大檔案管理人員隊伍；二是把培訓(xùn)檔案管理人員的工作作為一個重要的項目來抓，著實(shí)的、事實(shí)的、多種形式地展開計算機(jī)技術(shù)管理培訓(xùn)，從另外一個層面上提高廣大檔案人員計算機(jī)技術(shù)管理知識，是檔案工作界信息技術(shù)改革的重要對策
3.提高對檔案管理的保存
按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》的法規(guī)對收藏檔案進(jìn)行秘密管理；檔案室應(yīng)具備良好的設(shè)施環(huán)境和防盜、防火、防潮等安全措施，保證檔案文件的完整無缺，要不間斷的更新檔案的存儲管理，要編寫檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，便于存儲保管與提供快速的查詢，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視更新觀念，加快檔案管理的意識，提高檔案工作的思想認(rèn)識，提倡改革檔案管理制度及模式，充分重視計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，其次培養(yǎng)高素質(zhì)高水平的檔案管理人才，逐步培養(yǎng)他們對檔案管理的熱愛和對檔案管理工作環(huán)境的熟悉，增強(qiáng)各部門之間的溝通合作。
4.提高計算機(jī)檔案管理的安全實(shí)施對策
為了防范計算機(jī)受病毒的入侵，確保檔案文件的保密安全性，檔案管理部門理應(yīng)使用正版軟件，拒絕盜版。防毒軟件的選擇應(yīng)選用實(shí)時類反病毒軟件，實(shí)時監(jiān)控計算機(jī)系統(tǒng)的進(jìn)程，對類似的病毒及早發(fā)現(xiàn)，并盡早對其進(jìn)行清除。另外，應(yīng)對計算機(jī)病毒種類不斷更新和變異，檔案部門應(yīng)及時升級更新反病毒軟件，以提高殺病毒的力度和及時有效地清除病毒。
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理
中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
學(xué)生檔案是每位學(xué)生的第一份社會檔案，是其人事檔案的重要基礎(chǔ)，所以學(xué)生檔案管理工作的重要性就凸顯出來。學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作之一，是記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)業(yè)狀況的重要資料，不僅對在校學(xué)生的教育和管理有著重要意義，對學(xué)生畢業(yè)后的人生發(fā)展也起著十分重要的作用。
一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵與組成
高校學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生在校期間的思想政治、學(xué)習(xí)成績、文明道德、遵紀(jì)守法等方面的各種情況，為進(jìn)一步了解學(xué)生、教育學(xué)生，加強(qiáng)學(xué)校的教學(xué)管理提供了豐富、翔實(shí)的參考素材，也是學(xué)生就業(yè)及今后的選拔、任用、考核的重要依據(jù)，是其重要的人生履歷記載。
教育部頒發(fā)的《高校檔案管理辦法》（教育部27號令）明確規(guī)定高校學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。其中，高中檔案指其就讀高中時的學(xué)籍檔案，包括學(xué)生考試成績登記表、學(xué)年評語表、體質(zhì)健康卡片、健康檢查表、體育合格情況登記卡、畢業(yè)生登記表、高中畢業(yè)生家庭情況調(diào)查表、中學(xué)生社會實(shí)踐活動登記表。高考報考資料指學(xué)生的考生報名登記表、考生體格檢查表等。高校學(xué)籍檔案指學(xué)生成績表、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍登記表及學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動材料。學(xué)生獎懲記錄主要指學(xué)生在校期間所獲得的各級各類榮譽(yù)的審批表及學(xué)生違紀(jì)處分文件。學(xué)生黨團(tuán)組織檔案包括學(xué)生的入黨申請書、入黨積極分子登記表、個人自傳與思想?yún)R報、入黨志愿書、團(tuán)員推薦登記表等。
二、高校學(xué)生檔案工作的原則與作用
高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)本著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)學(xué)生檔案的完整與安全、便于利用的原則進(jìn)行。學(xué)生檔案不僅對教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且在學(xué)生畢業(yè)離校時將關(guān)系到其能否順利畢業(yè)和就業(yè)，并將影響學(xué)生畢業(yè)后的長遠(yuǎn)發(fā)展，也是用人單位全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)生的重要依據(jù)。
三、高校學(xué)生檔案管理工作的主要依據(jù)
（一）教育部和省教育廳關(guān)于高考招生工作及高校學(xué)生管理中的相關(guān)文件是高校新生入學(xué)時檔案管理的直接依據(jù)。其文件基本形式為《教育部關(guān)于做好XXXX年普通高等學(xué)校招生工作的通知》及《XXXX普通高等學(xué)校招生工作規(guī)定》等。對高考學(xué)生報名條件、思想品德考核內(nèi)容、電子檔案信息內(nèi)容等做了明確的規(guī)范性要求。
（二）教育部和省教育廳、省政府關(guān)于高校畢業(yè)生就業(yè)工作的相關(guān)文件是對高校畢業(yè)生離校時檔案管理的重要依據(jù)。其文件基本形式為《關(guān)于做好XXXX年全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)工作的通知》等，對當(dāng)年高校畢業(yè)生檔案作出相關(guān)要求。
（三）教育部頒發(fā)并修訂的《高校檔案管理辦法》、《高校學(xué)生管理規(guī)定》及學(xué)校依此而制定的《XXXX校學(xué)生檔案管理辦法》或《XXXX校學(xué)生管理規(guī)定》是對在校學(xué)生進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)。
四、高校學(xué)生檔案管理體制
高校學(xué)生檔案管理一般實(shí)行院（校）、系兩級管理體制，即學(xué)校檔案室――學(xué)生處――院系辦公室。學(xué)校檔案室作為負(fù)責(zé)全校綜合檔案的歸口管理部門，主要對全校學(xué)生檔案管理進(jìn)行宏觀指導(dǎo)，指導(dǎo)學(xué)生檔案管理制度的制定，并對學(xué)生檔案管理過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、評估和服務(wù)等。學(xué)生處作為學(xué)生檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)具體組織管理學(xué)生檔案，其職責(zé)是制訂并完善學(xué)生檔案管理的各項規(guī)章制度，負(fù)責(zé)全校學(xué)生的日常學(xué)籍檔案的建立完善、管理、使用及畢業(yè)檔案的收集整理、郵寄工作，并組織各院系對學(xué)生入學(xué)檔案的收集、登記、保管、核查工作及對各院系學(xué)生檔案工作的督促、檢查和評比。院系辦公室主要通過輔導(dǎo)員、班主任具體落實(shí)學(xué)生檔案的收集、核實(shí)、登記并將裝學(xué)生在校期間形成的檔案材料及時裝檔，協(xié)助學(xué)生處檔案管理人員整理畢業(yè)生檔案。
五、高校學(xué)生檔案收集及管理
（一）檔案收集。新生報到時將自帶的檔案、新生錄取通知書、準(zhǔn)考證統(tǒng)一交給院系輔導(dǎo)員。各院系需檢查檔案是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做記錄告知學(xué)生。大多高校將收集齊的學(xué)生高考檔案（也稱原始檔案）以班為單位附名單排序后交學(xué)生處學(xué)籍室，由學(xué)生處學(xué)籍室負(fù)責(zé)保存。
（二）在校學(xué)生檔案管理。學(xué)生處檔案室將學(xué)生檔案中的相關(guān)表格在規(guī)定時間內(nèi)以院系為單位下發(fā)，由各院系組織學(xué)生按要求填寫，并在規(guī)定的時間內(nèi)上交，再由各院系整理后分年級、分專業(yè)、分班級進(jìn)行歸檔，并負(fù)責(zé)將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的黨、團(tuán)組織關(guān)系，各級各類獎懲、學(xué)籍異動材料等及時歸檔，實(shí)施動態(tài)管理。
（三）畢業(yè)生檔案管理。畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年六月各院系把整理好的畢業(yè)生在校檔案送到學(xué)生處學(xué)籍室與原始檔案合并形成學(xué)生畢業(yè)檔案。各院系配合學(xué)生處學(xué)籍室整理完善并由學(xué)籍室審驗(yàn)合格后，履行簽字手續(xù)，移交學(xué)籍室，再由學(xué)籍室負(fù)責(zé)并嚴(yán)格按照學(xué)生報到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。未落實(shí)就業(yè)單位學(xué)生的檔案由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。擇業(yè)期結(jié)束（兩年），學(xué)籍管理室將檔案寄到該生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若學(xué)生申請繼續(xù)保留其檔案，按所在市人才中心的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取保管費(fèi)。兩年內(nèi)如果落實(shí)就業(yè)單位，憑報到證或用人單位調(diào)檔函到學(xué)校辦理檔案移交手續(xù)。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過郵政局寄發(fā)或遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并做詳細(xì)登記。學(xué)生檔案原則上不準(zhǔn)由本人自帶，但因特殊情況可將檔案密封并履行相關(guān)手續(xù)后自帶。若檔案丟失，由本人負(fù)責(zé)。
六、高校學(xué)生檔案的利用及相關(guān)要求
學(xué)生檔案原則上只限本院系分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員查閱。原則上不外借，因工作需要借出使用時，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，提供有效證件，學(xué)生原始檔案需經(jīng)所在院系以上單位證明，經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱，院系存檔材料由所在院系主要負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借閱，借閱期不超過三天。若特殊情況需延期的，應(yīng)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。檔案借出后必須嚴(yán)加保管，做到檔案齊全、萬無一失。歸還時，管理人員要逐份核對檔案材料，出現(xiàn)污損、丟失，由借閱人負(fù)責(zé)。
檔案政審查閱，需持查閱單位的介紹信，經(jīng)由學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批示同意方可查閱。任何人查閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換、復(fù)制檔案內(nèi)容。未經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱學(xué)生檔案。各級檔案管理人員須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，接收、移交檔案時必須認(rèn)真清點(diǎn)，核對登記。不得利用職務(wù)之便違規(guī)操作，否則由其主管部門視情節(jié)追究責(zé)任。
高校學(xué)生檔案有著豐富性、過渡性、周期性、保密性、頻繁性、多樣性等特點(diǎn)，所以要做好高校學(xué)生檔案管理工作，離不開社會和高校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全過程的貫徹落實(shí)，離不開各級檔案人員的高度責(zé)任感、政治敏銳性和先進(jìn)的管理理念。
（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）
主要參考文獻(xiàn)：
[1]楊莉.淺淡高校學(xué)生檔案管理工作.云南檔案，2008.1.
1內(nèi)容管理
隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計和調(diào)用。學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實(shí)施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、入學(xué)時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項目、體檢結(jié)果等。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個相互關(guān)聯(lián)的表實(shí)現(xiàn)。由此可見，通過資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2載體管理
我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計算機(jī)和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制?？梢?，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。在制作電子檔案管理時應(yīng)當(dāng)注意以下問題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。
3使用管理
在信息化社會中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請者查閱和申請調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計和管理。檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號，進(jìn)行重新歸檔。其次，對用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計的。由于學(xué)號是一一對應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)?；谀壳暗膶W(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗(yàn)證個人信息（用戶名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表；（2）驗(yàn)證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單；（6）資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡。
4結(jié)語
如何更加科學(xué)高效、安全穩(wěn)妥地對檔案信息資源加以開發(fā)和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實(shí)高校學(xué)籍檔案工作并非易事，除了統(tǒng)一認(rèn)識，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度外，還應(yīng)利用科學(xué)的管理方法，開發(fā)適用于各院校具體實(shí)際的管理系統(tǒng)，形成一個完整的控制鏈。相關(guān)工作人員必須解放思想，銳意進(jìn)取，增強(qiáng)信息服務(wù)意識，提升信息服務(wù)能力，開拓高校學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用的新局面。
作者：田甜 單位：漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校
一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）學(xué)籍檔案管理工作存在的問題
近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實(shí)情，對嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。
（二）產(chǎn)生問題的原因
1、入學(xué)教育缺失。很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。
2、學(xué)籍管理手段落后。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
3、學(xué)籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。
二、如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平
（一）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理
現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
（三）積極探索、推行學(xué)分制
學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強(qiáng)素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實(shí)可行的人才培養(yǎng)計劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實(shí)行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建自己的知識體系。
（四）加強(qiáng)考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量
課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗(yàn)教師的教學(xué)成果，還可以檢驗(yàn)學(xué)生對知識的理解程度和運(yùn)用能力。它是評定學(xué)生能否按照教學(xué)計劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強(qiáng)考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。
（五）強(qiáng)化服務(wù)意識，提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)
現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計算機(jī)應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平。
