時間：2023-05-29 17:48:13
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理步驟，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：信息時代；管理；紙本檔案
現在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發展，但我國是在改革開放以后計算機行業才開始走進大眾視線，在科技高速發展的今天，各行各業都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢
傳統的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發展節奏，檔案管理創新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統的紙本管理方式相比，電子檔案具有優越性。電子檔案管理方式有很多優點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發展，是人類發展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優化電子文件管理流程
每一件事情在發展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統，高效的處理數據文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統
文件管理是文件處理系統的核心，文件處理系統直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統上。在完整的電子文件處理系統中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發展
電子檔案符合當今信息時代的發展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發展變化下而產生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發展節奏和發展規模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。
4 對紙本檔案的保護和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統是一種全世界通用的系統，即使現在己經被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要。基本上，傳統紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現在已經把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內外部諸多因素和保護環境條件有關，就其內部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發事件的防范措施。也就是說外部保護環境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發事故的能力，對于火災、洪水等災害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發現，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應具備的素質。
結束語
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應轉變觀念，改革傳統的檔案管理模式，建立電子檔案系統，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據重要的位置，電子檔案創造的價值引起人們關注，為了使檔案管理工作更好地適應現代信息時代的發展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統，為經濟建設和社會發展服務。但是在發展電子檔案的同時也不能忽視傳統的檔案管理，傳統的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業發展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統一發展。
參考文獻
[1]張文亮.關于電子檔案管理的思考[J].云南檔案，2008（9）.
【關鍵詞】檔案管理；電力基建工程；重要性
經濟在快速進步，電力工程也在擴展規模。在各個行業中，都不可缺乏電力的供應。作為原始性的工程記載，電力檔案記載了各階段的電力工程進展狀態，因此檔案可以作為投產管理的參照和依據。然而日常管理中，相關人員通常就會忽視基建檔案的針對性管理，因而導致了表面化的基建檔案管理。由此可知，相關部門及內部人員都有必要更重視電力基建全過程中的檔案管理，明確電力檔案管理的必要性和價值所在。
一、管理基建檔案的重要性
在很大程度上，檔案信息都可以記載真實的工程發展狀態。作為歷史性的記載資料，電力基建檔案應當體現出自身的重要價值。電力基建涉及到多類型的電力建筑物，在基建進程的各環節中都需要配備齊全的手續，例如產權證、工程設計規劃、審批圖紙以及相關文件。基建檔案可以反映出真實的基建項目質量，在檔案中收錄了各項文件以及圖紙。依照電力基建的檔案，相關人員就可以查證項目開工和竣工對應的時間，在這種基礎上也可以明確基建項目的總體面積、建筑物總面積、預期的年限等。由此可知，妥善保管電力基建相關的項目檔案，利于后期查看檔案，同時也提供了后期工程開發以及維護的參考資料。
從基建工程來看，檔案形成于各階段的基建過程中，這種過程包含了各步驟的電力建設。實質上，電力檔案包含了聲像、圖紙以及相關的文字。相比于其他類型的項目，電力領域的基建工程通常都會耗費較長時間，參與方也較多。例如：與基建相關的部門就包含了建設單位、工程勘察單位、設計及施工單位、項目監理單位。通常情況下，電力基建都會消耗3年至5年才能夠建成。作為檔案材料，電力檔案可以用來記載全程性的建設信息和數據。
相關人員如果能夠妥善保留項目檔案，那么也更加便于后期開發新的電力設施。在后期階段中，電力設施還會繼續增值。一般來看，電力基建只是作為基礎工程，后期還會繼續拓展總的建設規模。如果能夠參照原始圖紙來決定后期擴建的具體內容，那么將會節省更多成本，同時也節省了珍貴的電力建設資源。
二、具體完善思路
如果要有序管理基建檔案，那么根本點就是健全配套性的檔案保存和管理機制。檔案部門只有設置了更完善的配套機制，才可以妥善應對電力基建檔案在具體管理中的各種問題。應當明確的是：檔案管理并非單一性的歸檔操作，這種管理涉及多樣的復雜環節，同時也包含了各環節中的技術操作。電力基建保存下來的檔案通常較多，因此需要擬定體系化的成套規定，只有這樣才可以在根本上提高基建檔案的整體質量。截至目前，相關部門已經擬定了管理檔案所需的配套規范，檔案管理人員有必要從嚴遵循這些規程。詳細而言，完善電力基建中的檔案管理應當考慮如下要點：
（一）提高整體的管理水準
最近幾年，電力體系正在深化改革，與之相應的檔案管理也不斷深入。從管理的角度看，電力基建工程中的檔案管理人員通常并不專業，因而也沒能掌握各流程的檔案管理要點。針對檔案收集、基建檔案的保存、組卷和整理等，相關人員通常也很難予以掌握。要克服這種困難，電力企業就有必要強化針對性的管理培訓，為檔案人員提供日常的培訓。在培訓過程中，檔案人員就能夠熟識現存的法規，掌握日常管理所需的技術。這樣做，可以從根本上提升整體的檔案管理水準。
（二）引入新式的管理技術
推行科學化的基建檔案管理，電力企業應當引入檔案管理的新式技術。這種基礎上，不斷更新現有的管理方式。信息化形勢下，電力檔案也不再停留于單一的紙質檔案，而是逐漸轉變為電子檔案。例如：在檔案管理時，可以借助計算機來加快整體的檢索速度。同時，企業也可以選擇針對性更強的檔案選編方式。在檔案管理這個領域中引入先進手段，這樣做符合了新時期的技術進步趨勢。
（三）落實配套的標準
檔案管理的全程都需要加以規范約束，電力基建相關部門需要擬定嚴格的規定，以此來約束日常的檔案管理。依照工程進展的階段性狀態，企業可以設置相應的流程規定。只有健全了配套的檔案管理規程，才能夠形成有序的約束，切實確保檔案管理活動的正常展開。
三、結論
相比于其他行業，電力行業具備獨特性，因此尤其有必要重視電力基建。針對基建工程，應當妥善保留相應的檔案信息，這樣做才可以為后期驗收以及擴展性的建設提供參照。基建檔案包含了較多層次的內容，檔案管理也應當依照特定步驟和程序。嚴格依照程序，做好各步驟的檔案存放以及日常管理。重視基建檔案管理，相關人員應當不斷摸索檔案管理的經驗，服務于電力基建項目總體質量的提升。
參考文獻
[1]王芳.規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2012（23）：102+106.
[2]吳心紅.論檔案管理在電力基建工程中的重要性[J].經營管理者，2012（10）：283.
關鍵詞：高校；試卷檔案；紙質試卷；技術性問題
高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應該與時俱進
當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規范試卷檔案管理。
2.優化試卷檔案信息管理系統的應用功能
（1）教務系統信息的整合與利用
試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。
（2）試卷檔案系統功能的設計與優化
優化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。
3.簡化試卷歸檔程序
由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實性
試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。
5.簡化試卷檔案查詢程序
高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。
高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節能的管理方法，可以極大地節省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻：
[1]鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構建高校試卷檔案管理模式的實踐探討[J].黑龍江檔案，2011（3）：33.
關鍵詞：檔案；管理制度；人員素質；傳統管理；電子檔案
新形勢下的檔案管理，對檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學校檔案每年遞增，檔案規模日益擴大，內容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發突出。因此，建立健全規范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質，實行檔案科學管理的同時充分利用信息化管理，對于推動學校檔案事業的科學、和諧、可持續發展尤為重要。
一、強化檔案管理制度的意義
1.1，加強制度建設，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。
1.2健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，統一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規范化建設的重要基礎。
1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準的基礎，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
二、當前學校檔案管理急需完善的相關制度
檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執行才能出成果。
2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。
2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。
2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。
2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。
2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。
三、檔案管理員與檔案管理的關系及素質要求
3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業務不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網絡、信息工程等方面的知識，以及計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
3.2檔案管理員素質決定檔案管理的質量。學校檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。
3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質。檔案業務人員應具備的素質是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。
3.4檔案管理人員必備的素質要求。具有較高的政治素質 ，高尚的職業道德、嚴謹的工作作風；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設；具有大膽的創新精神；能夠嚴守強化服務意識，提高服務水平；加強業務學習，通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業務技能，具備多元化知識和技能。
四、傳統檔案管理與電子檔案管理的差異
4.1傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。
4.2電子檔案和傳統檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。
五、提高學校檔案管理的措施
5.1嚴格檔案計算機管理。計算機管理檔案可以為學校檔案發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。實施統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，能為學校各部門檔案管理實現信息化提供硬件保障，減輕管理人員的工作量，提高檔案工作效率。
一、人事檔案管理工作中存在的問題
（一）人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高
首先人事檔案保管的環境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質檔案被人破壞。另外人事檔案保管現代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統，檔案的材料還是限制在紙質的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。
（二）檔案管理工作隊伍不穩定
人事管理隊伍穩固程度受到領導是否重視所決定，企業一般來講對人事檔案管理工作的態度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創新的眼光來將工作質量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。
（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低
目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統。可是實際應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現代化落后。
（四）管理缺乏規范化
伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現。市場經濟的影響中，人事服務成為潮流，受到多個單位的認同。可是有的單位并沒有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務中心。同時人事中心只是將檔案進行保管，員工工作表現和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現在勞動者基本情況。不規范的人事檔案存儲模式將不會發揮人力資源管理的關鍵作用。
二、加強人事檔案的管理工作的措施
（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性
建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統設施積極的引入。利用資金投入帶來現代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。
（二）培養高素質的檔案管理人才
現代化高素質的管理人才是實現人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業務水平和豐富的專業理論知識。電子計算機根據自身的高速運算和數據處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。
為了可以提升企業檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業的培訓當中，更好的將自身的專業素養和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。
（三）加強信息化建設
21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠將人事檔案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節約下來，防止因為紙質檔案而導致紙質檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統。第一將人事檔案管理信息化數據實現，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現的損失。第二，數據化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現網絡、信息、資源化水平。
（四）規范管理制度
將人事檔案規范化管理工作做好，第一步要將先進的思想意識確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發展，學習優秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案服務當中，要和用人單位密切聯系溝通，將工作人員的表現情況及時記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規范化管理保證人力資源可持續發展進步。
1.檔案管理信息化建設的重要作用
目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統，OA系統雖然實現了無紙化管理，但存在數據丟失、無法實現數據備份、數據安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設進程，通過信息化的管理方式充分發揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉變傳統檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設進程可以充分利用現代信息傳輸通道高速傳播檔案數據，單位中的各部門與員工可直接利用網絡獲取檔案信息，這就有助于實現檔案的網絡化管理。另一方面，加快信息化管理建設，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網絡查詢相關的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權的情況下直接整理檔案數據信息，無需通過打印、復印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節省大量的人力及財力。此外，實現信息化管理可以利用電子數據庫取代紙質檔案，避免因紙質檔案受到時間、環境及溫度等影響而出現模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。
2.電力單位檔案管理信息化建設分析
2.1加快信息化管理基礎設施的建設進程
電力單位應根據檔案管理要求及自身經營情況對信息化管理基礎設施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術，并積極采用現代管理模式提高電力單位內部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術與計算機網絡技術，并在此基礎上提升信息化管理系統的數據存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統，利用管理系統統一管理檔案數據庫，提高管理系統的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統可以及時、順利發送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎設施[3]。此外，應加快電力單位紙質檔案的電子化進程，確保電子數據檔案的全面性，以便為信息化管理構建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統化管理電子化檔案。在電子化檔案的應用系統建設方面，可以采用現代管理理論建設檔案應用質量管理系統，規范檔案信息數據接口，采用不同的數據交換分支，包括發電廠等相關單位的數據交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標準化。
2.2建立起信息化管理的保障體系
為了確保檔案管理的信息化建設能夠順利完成，則應建立起相應的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統建設、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關人員實現有效配合，溝通是配合的基礎，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現有效溝通，明確各相關部門在檔案信息化管理中的職責，在實現通力配合的基礎上保障信息化管理建設過程的穩定性與持續性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現代化網絡安全防護體系是實現檔案信息化管理的基礎，所有應注重調整或提高信息管理系統的安全防護功能，保證在關鍵時刻信息系統可以實現應急，避免電力領域中的技術科研成果及具有獨立知識產權的檔案信息被非法竊取。第三，應注重建立標準化、規范化管理體系，確保信息化管理系統建設、使用與運行過程均有統一的標準作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現檔案信息共享[4]。標準化與規范化的管理體系應包括系統操作規范體系、安全運行標準體系及技術標準體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養與引進工作，為檔案的信息化管理建設提供有力的人才保障。在人才培養方面，可通過建立激勵制度培養素質較高的檔案信息化管理專業人才，從而為信息化管理提供人力資源。
2.3完善檔案信息化管理系統設計方案
相對完善的信息化管理系統設計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設計方案。在系統功能設計方面，管理系統應具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應能夠實現檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設計管理系統所運用的技術方案時，可以采用OAIS系統，OAIS系統可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標準化的特點，適用于建設數字化檔案館。OAIS系統可支持多種數據庫關系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網絡中的檔案數據計算、管理功能、數據處理功能及應用程序，在設計系統時可應用RMI技術，該技術能夠使管理系統實現檔案數據的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數據傳輸到主管機構所使用的數據庫當中[5]。此外，在采用上述系統管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構所使用的信息系統進行統一建設，保證各個系統之間的文件管理、歷史檔案管理實現無縫對接。第二，應確保單位總部能夠使用統一界面完成下屬機構檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現互聯互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎上建立具有分布式、開放性特征的數字化檔案管理系統，確保檔案管理工作實現網絡化、規范化。
一、檔案管理的重要性
規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。當今世界已進入知識經濟和信息時代，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
隨著經濟的快速增長。農場的制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本單位業務特點、體現企業規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映企業建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為農場各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高企業的市場競爭力、推動企業持續發展起重要作用，也成為衡量企業經營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性
盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
首先，要熟悉、掌握企業的業務情況和專業知識，針對企業的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目：其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，農場檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是業務部門沒有把檔案工作納人部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。企業檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟須拓展、開發的檔案資源。
再比如，建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是檔案管理工作的發展方向
檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合企業具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前企業發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。遵照國家有關部門對企業的管理規定，財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理是絕對機密的。所以這部分檔案以分散保存的形式保管。在結合農場檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段。盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟和不必要的過程、環節。在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄企業發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷，而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力
檔案工作既是一項業務性工作。又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企業的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能。三是要勤總結，勤改進，不斷創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題。完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度
檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
一、高校學生檔案管理工作的現狀
( 一) 學生檔案歸檔內容簡單化、程式化。學生檔案中記載的許多內容已經失去應有的價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、特點、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現學生在校期間的全貌和個性發展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。因此，高校學生檔案應有的作用無法得到發揮。
( 二) 管理效率低下，手段落后。當前學生檔案管理模式上存在的問題必然導致學生檔案的管理落后于形勢的發展，同時也限制了學生檔案工作的標準化、科學化、現代化的進程。大多數高校的學生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學生檔案計算機管理軟件。隨著學生數量的增加，流動數量加快，就業方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，導致原來的學生檔案管理手段越來越不能適應發展需要。由于沒有建立相應的學生檔案數據庫，導致學生檔案的核實、轉遞、查詢等工作的效率十分低下。
( 三) 檔案管理不能聯系實際。學生檔案有兩個重要作用。一是學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況，決定錄用與否的重要決策依據。尤其是對一些報考國家公務員、政府機關、事業單位的畢業生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現行高校的學生檔案管理嚴重脫離學生學習生活與就業。有很多學生直到畢業都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發揮檔案的作用和價值，畢業走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學生檔案是在校期間進行學生管理工作的重要依據。學生檔案記錄了學生入學前以及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭經濟狀況等方面的息，是學校領導、教師、輔導員對學生進行針對性考察的重要依據。因此，在新形勢下迫切要求對學生檔案工作進行創新，做到以人為本，注重實效，使學生檔案管理落實到實處，真正做到為學生、為管理學生工作服務。
二、加強高校學生檔案管理創新的途徑
( 一) 強化學生檔案管理的基礎性工作，做到學生檔案管理的“三化”。即規范化、精細化、動態化。規范化就是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理; 精細化就是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理; 動態化就是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。具體措施如下: 設置專門存放學生檔案的檔案室。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。建立學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續和批準手續。未經系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應征入伍等情況必須借出使用時，應在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業生檔案轉遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學生檔案的安全。
( 二) 強化服務功能，創新檔案管理模式。面對當前的就業形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業中所起的特殊作用，我們要改變過去畢業生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發生。其次，規范檔案流轉的整個程序，建立一套完善的學生檔案管理體系，保持學生檔案材料的系統性和完整性。在檔案材料的收集整理過程中，各高校從事學生檔案管理的工作人員，要經常主動地與形成學生檔案材料的部門和各院 ( 系) 主管學生檔案的負責人聯系、協商、溝通，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生的信息，要及時歸檔，努力使學生檔案全面、準確、科學、合理，并保持檔案完整和最新狀態，推進高校檔案管理工作的規范化。
( 三) 提高學生檔案管理工作現代化水平，實現高校學生檔案計算機管理。無紙化辦公已隨著高校同信息化建設進入學生檔案管理領域。因此，采用計算機輔助檔案管理，積極推動檔案數字化建設勢在必行。在具體的操作過程中，建立檔案網站或主頁，加強電子文件的歸檔和管理，實現網上歸檔和網上檢查，保證檔案信息的唯一性和規范性，避免同名同姓的出現或檔案信息的混亂。同時，規范學生檔案中原有材料的內容、形式、格式及要求，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將每屆學生的信息輸入計算機。建立學生檔案數據庫，構建紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式，促進學生檔案管理數據化、信息化。學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，建立高校畢業生電子檔案，做到有計劃、有步驟、有程序地把學生檔案分類歸檔，只要打開這個系統，每位畢業生的詳細資料一目了然，既可提高檔案工作的效率和檔次，又可提高畢業生和用人單位對檔案的利用率。我們應站在人才競爭與人才管理的角度，為用人單位能找到適合本崗位的人才，為大學生能找到適合自己的工作，發揮學生最大潛能，而提升畢業生檔案管理的服務水平與能力。改革高校學生檔案管理模式，使之更有利于大學生就業，更有利于大學生畢業后的個人發展，更好地發揮高校畢業生檔案服務人才、服務社會的作用。
( 四) 發揮檔案管理功能，構建畢業生信息反饋檔案體系。及時反饋畢業生信息，根據所反饋的畢業生工作后的知識結構、思想道德、專業技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養學生基本技能和綜合素質。
關鍵詞:大數據;高職院校;檔案管理
0引言
新時代背景下，由于生源數量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書館軟硬件設備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現出種類多樣，分散龐雜的特點，這給高職院校的檔案管理工作帶來了一定的難度。為此，本課題組開展了關于“大數據時代黑龍江省高職檔案管理應用研究———以黑龍江旅游職業技術學院為例”的課題研究。本文采用文獻研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數據時代黑龍江高職檔案管理存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎與實踐指導。為了全面分析大數據時代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問題與不足，課題組開展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實際，全面分析了其中存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進一步推動了黑龍江省高職檔案管理質量與效率的全面提升。
1高職院校檔案管理存在的問題
1.1高職院校對檔案管理的重視不足
經調研發現，黑龍江省內80%的高職院校對檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對檔案管理工作的重視嚴重不足，具體表現在:第一，部分高職院校沒有安排專門的人員開展檔案管理工作，對檔案管理工作的制度建設、規范性建設與人員安排都存在嚴重空白，對檔案管理的價值與意義也認識不足。第二，部分高職院校對檔案管理的交接、收取、發送等環節都沒有具體的步驟與管理程序，對檔案資料的歸檔、整理、分類工作也開展不足，致使檔案資料混亂無序，缺失嚴重。第三，部分高職院校對檔案管理的資金投入不足，沒有積極引入信息化系統，沒有實現高職院校檔案管理的信息化建設，對檔案管理的重視程度嚴重不足，相關設備設施、資金投入相對較少，難以保障檔案管理的高效開展，難以實現檔案管理工作質量的全面提升。
1.2檔案管理的信息化建設不足
大數據時代，互聯網與計算機的普及，使得高職檔案管理信息化逐漸顯現出巨大的優勢，檔案管理信息化可以實現數據的共享，可以在分散龐雜的文獻數據中及時調出所需的數據信息，這是傳統的檔案管理方式所不具備的優勢。對于黑龍江高職院校而言，檔案管理信息化建設有利于全面提升檔案管理的效率與質量，有利于打造優質的檔案管理工作格局。然而，目前黑龍江省高職院校檔案管理中信息化建設的力度明顯不足，大量的高職院校沒有開展信息化建設，沒有配備相應的檔案管理信息化系統，對于檔案工作的開展與實施沒有積極配備信息化設備，促使高職院校檔案管理工作難以有效開展，檔案管理效率難以有效提升。
1.3檔案管理工作的人才隊伍建設不足
在高職院校檔案管理工作中，人才隊伍建設明顯不足，主要表現在:第一，部分高職院校沒有配備專門負責檔案管理的工作人員，而是由行政管理人員代為管理，致使高職院校檔案管理工作難以有效開展，難以落實到位。第二，部分高職院校的檔案管理人員素質不高，大多是臨時人員，不具備檔案管理專業知識，也不會操作檔案管理信息化系統，難以實現高效、高質量的檔案管理，難以確保檔案管理工作的全面開展與不斷發展。第三，部分高職院校的檔案管理人員流動性很大，促使檔案管理工作銜接不佳，難以有效落實到位，檔案管理人員的頻繁流動，也致使檔案管理工作難以規范化開展，具體的管理措施與管理步驟難以有效落實，降低了高職院校檔案管理工作的有效性與規范性。
2高職檔案管理工作的解決對策
大數據時代，黑龍江高職檔案管理工作的有效開展與信息化建設緊密相關，如何立足高職院校檔案管理工作實際，全面保障檔案管理工作的高效化、質量化、信息化，是本課題組在課題研究中深入探索的問題。經過探索分析，提出以下幾個解決對策，以此逐步推動黑龍江高職院校檔案管理工作的穩步開展:
2.1高職院校要全面提高對檔案管理的重視程度
大數據時代，想要進一步提升高職院校檔案管理工作的質量與效率，首先，高職院校必須全面提高對檔案管理的重視程度，在思想意識上提升檔案管理工作的地位與重要性，在人員安排與分工上體現檔案管理工作的重要地位，具體可以從以下幾點加強:第一，高職院校要全面提高對檔案管理工作的重視程度，設立專門的檔案管理部門，安排專門、專業的檔案管理工作人員，建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作的規范化建設，在全校氛圍內突顯檔案管理工作的重要性與價值，引導管理人員做好檔案管理工作部署，確保檔案管理工作效率。第二，建設檔案管理銜接機制，對檔案文件的交接、收取、發送等環節設置相關的制度建設，明確相關流程，確保檔案管理工作的有序開展，平穩運行，與此同時，對檔案資料的歸檔、整理、分類工作開展周密部署，確保檔案管理的高質量。第三，加大對檔案管理的資金投入，配備相應的檔案管理設備，提高檔案管理的信息化水平，全面實現檔案管理信息化建設。
2.2提高檔案管理的信息化建設
想要進一步提升高職院校檔案管理工作的質量與效率，必須全面提高檔案管理的信息化建設水平。大數據時代，隨著信息技術的不斷發展與全面普及，各行各業都離不開信息化，高職院校的檔案管理工作需要處理大量的文獻資料與數據信息，種類龐雜，內容多樣，加強信息化建設有利于高職院校檔案管理的改革與發展。信息化建設符合檔案管理的基本要求，有利于檔案管理工作逐步實現規范化、便捷化、系統化，確保高職院校其他工作的有效開展，有利于更加合理、系統的配置檔案資源，保障高職院校的基礎性工作。與此同時，采用檔案管理信息化建設，所有的檔案資源都以網絡、信息的形式展現出來，可以進一步提升高職院校檔案管理的快速檢索，以便查閱檔案資料，促使檔案管理為其他工作的有效開展提供切實保障。相較于傳統的檔案管理工作，檔案管理信息化具有高效率、可共享的優勢，可以更加有效地處理龐雜的檔案資源，從而為高職院校的管理工作更好地服務。
2.3加強檔案管理的人才隊伍建設
對于高職院校而言，檔案管理工作的高效開展與人才隊伍建設緊密相關，為此，高職院校要積極采取有效的措施，全面提升檔案管理的人才隊伍建設。第一，高職院校要招聘專門的檔案管理人員，實行檔案管理的專業管理與專門管理，促使檔案管理工作獨立化、質量化，以此實現檔案管理的規范化建設。第二，加大培訓力度，積極開展檔案管理專業化培訓活動，以此提高檔案管理人員的專業素質與管理水平，全面提升檔案管理人員的信息化技術能力，構建以檔案管理信息系統為基礎，專業檔案管理信息員為保障的檔案管理工作新格局，從而實現檔案管理工作的信息化、高效化開展。第三，穩定檔案管理人員隊伍，降低檔案管理人員的流動性，全面構建高質量、專業化的檔案管理人才隊伍，確保檔案管理工作的有效銜接與規范實施。
3結語
對于黑龍江高職院校而言，檔案管理仍然存在較多問題，高職院校對檔案管理的重視程度不足，檔案管理工作的信息化建設不足，檔案管理工作的人才隊伍建設不足，這些都在一定程度上制約了檔案管理工作的有效開展，降低了檔案管理工作效率。為此，在大數據時代，想要進一步提升高職檔案管理工作效率與質量，首先，高職院校要全面提高對檔案管理的重視程度，從而確保高職院校的規范化建設。其次，要全面提高檔案管理的信息化建設，促進檔案管理的效率化發展，與此同時，還要加強檔案管理的人才隊伍建設，提升檔案管理的基礎保障水平。
參考文獻
［1］魯維安．高職院校檔案管理研究［J］．高等教育研究，2016．
［2］孫佳劍．新時代背景下檔案管理分析［J］．教育研究，2017．
1. PDCA理論內容。PDCA循環又叫質量環，是管理學中通用模型，最早是由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年構想出來，后被美國質量管理專家戴明（Edwards Deming）博士于1950年再度挖掘并廣泛宣傳和應用到持續改善產品質量中，所以現在學界中大多數稱之為“戴明環”。它是任何一項管理活動有效進行的一種基本方法，特別是在質量管理工作中得到了廣泛的應用，也是全面質量管理所應該遵循的科學程序，這種全面質量管理活動的所有過程就是質量計劃的制定、實施、總結、提升的過程，這個過程實際就是PDCA循環，是一種永不停頓周而復始運轉的過程。它是一種不斷持續改進、階梯式上升的科學總結。其實施的原理就在于通過嚴密的過程控制借以實現預定的目標。其特點有三：大循環帶許多個小循環，如果把某所高校看做是一個大的PDCA循環，那么檔案科、檔案管理人員就是各自小的PDCA循環（見圖1）；通過每一次的循環后，階梯式上升，讓檔案科管理中暴露出的某些問題得到解決，并將好的經驗繼續保留，總結出一定成果，提升檔案科的管理水平和運行效果，然后再進入下一個循環提升周期，如此反復循環不斷提高就會使得檔案的管理更為科學、規范和合理（見圖2）。
在PDCA循環中，A（行動）始終是PDCA循環的關鍵和核心。因此這種循環提升若要實現就需要整理大量數據資料，并綜合運用到不同領域的技術和方法。整個循環分為4個階段、8個步驟（見表1）。
2.檔案管理引入PDCA循環的理論內容。隨著新檔案管理辦法的出臺和高校教育事業發展的逐步深入，以及檔案管理信息化建設的加快，檔案管理儼然成為集管理學、信息科學、檔案學等多種學科專業的綜合性管理體系。檔案管理作為高校管理的基礎性工作，也是高校管理的重要內容之一，既要保留前人積累的先進管理經驗，也要有與時俱進意識，賦予新時期對于高校檔案管理工作提出的新要求。總的來說，高校檔案科管理應該是與整個院校管理大的發展總基調保持一致，要處在變中求不變，又在不變中求變的不斷更新、持續改進的過程。它包含了科室的規劃（Plan）、實施（Do）、控制（Check）和提升（Action）四個步驟。依據“持續改進”提升的系統論觀點和PDCA循環理論思想，可以將高校檔案科管理流程建設表示如圖3。與戴明的環理論運行相結合，高校檔案科管理便是繼承與開放的持續改進過程，其本身就是一個不斷更新不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環來實現。
二、基于某高校檔案科管理PDCA循環應用分析
PDCA循環理論模型將高校檔案管理劃分為總體規劃、實施、檢查、修訂四個部分，四個部分共同構成了高校檔案管理完整的科學體系，此外，這四個部分又是彼此獨立，各自有著嚴密的結構內容組成。每一部分依據PDCA循環理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經過不斷的“規劃——實施——檢查——修訂”循環提升，最終實現高校檔案管理的近、中、遠期目標的實現和管理水平的整體提升（如圖4）。
對于高校檔案管理來說，整個院校的檔案管理是一個大的PDCA循環，檔案科管理則是一個小的PDCA循環，檔案科管理規劃、實施、檢查、修訂就構成了一個個小的PDCA循環系統內容。高校檔案管理通過這些小循環內容的不斷“規劃——施行——檢查——修訂”而把高校的檔案科、檔案管理人員以及高校其他科室和人員組織起來形成一種大環帶小環，小環推動大環循環不斷發展提升，最終讓高校檔案管理呈現出科學、合理、高效等特質，能夠創造出更多的社會效益和經濟效益。
根據《辦法》規定，高校檔案管理過程涵蓋了從事招生、教學、科研、管理等直接形成的有保存價值的歷史記錄。某高校在檔案管理體系中，將整個檔案管理劃分為學校、學院、系三級PDCA循環管理體系，這其中包括檔案科的管理，其職責主要是檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、督導、編研等等，下面以某高校學籍檔案管理引入PDCA循環理論為例，作一簡要探究。
1. P階段（Plan）——計劃。P階段是高校檔案管理的階段性目標、方針的制定。這個計劃一般包括了組建建檔工作領導小組，會抽調院系人事、教務處等部門人員組成；其次是印制各種歸檔和檔案收集整理過程中所需的各種表格；再次是對參與人員進行培訓，熟悉檔案的填報方法和要求；最后是在工作開展前夕召開動員大會，傳達相關文件精神。在新學年開學后的10月份以及新一屆學生畢業后的8月份分別對各院系上一年度的檔案情況進行調研，包括新生入學的建檔、畢業生離校檔案，以及單位教職員工人員及職級的變化等等。
如某高校在對上一年的檔案自查后發現本科畢業生的學籍檔案還是沿用以往的歸檔范圍（如高中學籍檔案材料、高校招生錄取材料、畢業生登記表、入黨入團材料等等），一些諸如學生職業能力培訓考核、心理測試成績、社會實踐等等能夠全面反映學生綜合素質全貌的有價值的檔案沒有及時被收集。還有的是檔案材料不規范，例如用圓珠筆填寫登記表、文檔用紙規格不統一、缺少印鑒章等等（見表2）。
針對上述自查出現的問題，該校成立了學籍檔案質量控制組織，由分管副校長和各系分管檔案工作的副主任以及檔案科負責人共同組成，領導和協調全校本科階段檔案質量管理工作，并定期檢查全校的學籍檔案質量。明確相關人員的工作職責，做到分工明確，各司其職。并以《XX大學工作質量檢查項目考核標準》為依據，學籍檔案質量控制組織小組結合相關文件精神，再制定相應的學籍檔案錄入細則說明、學籍檔案質量管理制度、學籍檔案質量控制計劃、學籍檔案改進方案以及完善學籍檔案檢查標準及評比細則等等。
2. D階段（Do）——實施。D階段就是對上述計劃的具體施行，即通過高校人力、物力、財力等各種可以有效利用的資源進行合理的配置和綜合運用，保障上述計劃中所列任務的順利完成，這一階段也是PDCA循環論中的關鍵。首先是要提高高校廣大師生及管理人員對學籍檔案管理重要性的認識，由于學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規范化管理的關鍵；其次是要打造一支高素質的檔案管理隊伍，檔案管理本身是一個較為枯燥，需要管理人員更多奉獻精神的崗位，因此，高校要通過出臺相關的激勵措施穩定這支隊伍，發揮出學籍檔案服務師生的服務功能和管理功能；再次是要與時俱進，不斷的拓寬學生學籍檔案范圍。高校要緊密結合新時期高校人才培養模式和用人單位運用、評價人才的多方位參考的現實需要，圍繞新時期人才評判標準不斷拓寬學籍檔案范圍，如學生的心理健康檔案、誠信檔案等能反映學生德、智、體、美、勞全方面的有價值資料都應該注意收集、歸檔；最后是落實檔案管理方面的相關獎懲制度，將定期的巡查結果等作為檔案管理人員考核、評先評優、晉升的重要依據。
3. C階段（Check）——檢查。C階段的檢查主要是對照第一階段（P階段）所指定出的各種目標指導下，檢查第二階段（D階段）的具體落實效果，并將各項制度在執行過程中出現的問題進行及時匯總。如果達到了預期目標，就要對前期的工作進行實時總結，并將好經驗進行推廣。若未能改變前狀，就應從計劃措施設置是否超過了管理者的能力或超越了高校的實際狀況等進行分析。
4. A階段（Action）——處置。處置階段主要是對上一階段（C階段）的結果進行處理，對成功的管理經驗要及時的提煉和推廣，對存在的問題要及時進行總結，并提出相關的整改措施和方案，做到持續改進。這一階段如果沒有解決的問題，則可放入到下一個PDCA循環中加以解決，因此處置階段也是為下一輪循環做好準備工作（見表3）。
首先是在第一時間里將檢查階段發現的問題及時公之于眾，讓學校其他部門及工作人員及時了解各自存在的問題，為下一輪循環明確解決問題的方向；此外，檔案科要及時與各部門溝通，督促其認真整改；其次是做好“協調員”角色，即在發現問題后要及時與各院、系相關部門進行充分的溝通，修正不規范行為。通過總結不斷將發現的問題及時整改，也為這一階段未能解決的問題納入到下一輪去持續改進，進而最終推動檔案管理PDCA循環不斷提升，實現檔案科管理的制度化、規范化和標準化，進而推動整個學校管理水平的提升，也有利于其他科室管理的不斷發展。例如，表3中，對于上一階段檢查出來的“檔案歸類不準確”的問題，要及時協調有關部門和人員及時采取相關措施進行整改，對于如“庫房面積小”等不能馬上解決的問題，應將其納入到下一輪循環中，從計劃開始，直至問題得到解決為止。
參考文獻：
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關鍵詞：干部 檔案 審核
一、干部檔案造假現象
（一）“升官”造假檔案
干部檔案中工齡、年齡、黨齡這“三齡”以及學習經歷和工作經歷這“兩歷”，前后記載不一致的問題非常突出，最為關鍵的年齡、工作經歷等存在造假現象。干部檔案造假的主要目的在于‘升官’，普遍存在“職務越升越高，年齡越來越小”。所以，干部檔案造假主要集中在干部選拔任用前后，有的擬提拔干部檔案的前后邏輯不相符，特別是年齡存在明顯邏輯錯誤，從檔案上的年齡推斷，兩歲讀小學一年級。
（二）“調動”造假檔案
干部檔案管理是系統工程，制度嚴格，不能簡單的在某一環節造假，平時難以尋覓造假“良機”，造假者利用調出與調入兩個單位之間的銜接漏洞，在原單位把各環節全部打通后，“做齊”所需檔案資料，趁工作調任時，實現身份轉變或職務晉升。
（三）“授意”造假檔案
“權力干預”背后實為領導授意，干部檔案造假的首要前提是能接觸到檔案，有的是造假者通過收買檔案管理者造假，但更多的則是組織人事部門按照上級領導授意而為之，然后在檔案中加塞或撤銷材料，最嚴重的則是偽造相關證明材料，把虛假的年齡、工作經歷等合法化。
二、從嚴審核干部檔案
趙樂際同志在全國干部監督工作會議強調：在整治干部檔案造假問題上，對發現的問題，要一個一個核實、一項一項糾正。為深入貫徹落實中央從嚴管理干部的精神，在干部人事檔案審核工作中，切實做到政策執行從嚴、審核程序從嚴、作風紀律從嚴。
（一）政策執行從嚴
審核干部檔案是從嚴管理干部、加強干部監督的重要一環，按照《干部檔案工作條例》和《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》的要求，嚴格執行、狠抓落實。一是組織領導快。迅速成立審核工作領導小組，組織人事部門負責同志任組長，抽調精干力量，搞好分工協作，明確任務分工，落實審核責任。二是掌握政策準。吃透政策才能嚴格執行政策，通過認真組織學習檔案管理的相關文件精神，按照《方案》明確的總體要求、范圍內容、方法步驟等進行審核，審核的范圍、內容要與《方案》規定清理的范圍、內容相一致，確保干部人事檔案真實準確、完整規范。三是監督檢查嚴。政策面前人人平等，加強對政策執行情況的監督檢查，通過現場指導、隨機抽查等方式，全程跟蹤督查，發現問題及時反饋、限期整改。
（二）審核程序從嚴
審核干部人事檔案，要高度重視、統一部署、分級負責，按照專項審核工作的9個方法步驟，扎實做好各個環節的工作。一是制定方案詳。根據工作實際制定具體工作方案，細化審核范圍、時間安排、方法步驟、保障措施等。二是審核過程細。按照審核內容和要求，逐卷逐頁逐項進行審核，發現問題如實登記，并區分不同情況妥善處理。對審核登記問題及時匯總、認真分析，及時請示報告、集體研究相關重要情況，干部重要信息真實性存疑的，開展組織調查、核實認定。三是總結經驗全。審核工作完成后，對有關數據進行全面匯總，深入總結經驗做法，認真分析存在問題，研究制定加強和改進干部人事檔案工作的意見措施。
（三）作風紀律從嚴
審核中要堅持原則，敢于逗硬，把從嚴從實、公平公正貫穿始終，堅持全面、歷史、客觀地看待問題，做到情況核不準不放過、問題查不清不放過、政策吃不透不放過，確保政策面前人人平等。一是工作作風實。嚴格按照政策規定和程序辦事，堅持原則、從嚴把關，切實維護審核工作的嚴肅性和組工干部新形象。二是工作紀律強。進一步強化保密意識，對審核工作情況和數據嚴格保密，未經批準嚴禁對外公布。對審核工作中弄虛作假或失職瀆職的，嚴格追究相關責任。三是工作責任明。按照管理權限和“誰管理、誰把關，誰審核、誰負責”的原則開展工作，干部選任部門負責審核所聯系干部的檔案，干部監督部門負責核實處理有關違規違紀問題，干部人事檔案部門負責業務把關和指導服務。科學界定各環節和程序的責任主體，及所承擔的工作任務，客觀公正地明確檔案審核中的各項責任，為準確界定審核責任與有效實施責任追究提供依據。
干部檔案工作是做好人事工作的基礎，關系到干部的任免和工作調動等諸多方面。面對檔案管理過程中出現的造假行為，檔案管理人員必須引起高度關注，采取多種措施防止檔案造假現象進一步蔓延。把好檔案審核關，一是要嚴格執行審核政策。根據干部檔案管理制度的要求，加強組織領導，嚴格執行有關規定，實施常態化的監督檢查機制。二是嚴格執行審核程序。要依據專項審核的規定制定審核方案，優化審核過程，及時總結經驗。三是堅持嚴格扎實的工作作風。要堅持原則，實事求是，分清責任，嚴格保密，為做好審核工作提供保障。
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論文關鍵詞:檔案管理;信息化;文件
近年來,隨著信息技術高速發展,傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前,國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變,努力創建“一強三優”(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作,并將其作為企業管理重要組成部分,大力推進檔案管理信息化。2006年,國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年,在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前,國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統,福建省電力公司隨即也全面推廣應用,廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業,在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統率先晉升為“國家一級”,連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底,共有綜合檔案室1個,二級綜合檔案室17個,共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件),機讀目錄12萬余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重,無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊,低水平重復建設現象較為嚴重,軟件管理系統功能存在缺陷,無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此,急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據自身工作實際,在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上,采用B/S多層應用體系結構,應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發,建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理,實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時,福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統可隨著業務的變化而進行自行定制,減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間,極大地方便了使用;創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺,實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標,確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時間,檔案捕獲,登記,分類,存儲和保管,利用,跟蹤,處置計劃的實施,對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL),在檢索的同時對信息進行智能理解,主要完成檔案內容資源的各項分析服務,以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等,從無序的海量數據中,找到數據之間的關系和規律,進一步提高檔案資源的利用價值。此外,還有一些特殊應用,例如,檔案分類并不完全采用業務職能分類方法,而是在按業務活動劃分類別的基礎上,綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺,使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后,將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化,充分發揮檔案部門的信息服務功能,注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,融合思想理念創新與技術方法創新,最終實現電子數據的共享利用和綜合應用,為企業生產、管理提供決策服務,真正實現檔案管理水平質的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步:引入文件連續體模型。文件連續體(Records Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業務流程相結合。為此,必須做到以下幾點:第一,新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對于已有的各種業務系統,建立其與檔案管理信息平臺的接口,使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據,盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三,對于文件檔案,明確各業務部門歸檔范圍和責任,提供檔案收集、整編及業務系統接口,實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對于基建、設備檔案,在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
第二步:引入知識管理理論。知識管理(Knowledge Management)是企業管理的新范式,也是指導檔案管理創新的新理念,即將文件檔案視為企業重要的知識資源,將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識,應用先進的知識管理技術方法,創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能:
第一,數據資源全覆蓋,對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍,但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理,以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。
第二,服務手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中,用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。
第三,服務技術智能化,在基本的數據采集后,檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析,構建資源內容平臺,為搜索引擎系統提供應用基礎。
第三步:實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息,通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業,對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作,把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后,用戶只需在個人電腦上輕點鼠標,輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據,或打印復印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性,實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化,滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段,它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合,注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺,樹立了發展、創新的理念,充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能,推進了檔案管理高素質人才隊伍建設,真正實現了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實現了思想理念創新與技術方法創新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長,普及性不強,應用用戶人數不多,有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單,有待廣泛征求用戶意見后,進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立,有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用,還需要抓緊建設。
