時(shí)間：2023-05-29 17:46:26
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案業(yè)務(wù)管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
企業(yè)檔案資料是長期在生產(chǎn)經(jīng)營、科技活動(dòng)、黨政工作等活動(dòng)中，不斷積累的原始記錄，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富，應(yīng)該通過科學(xué)檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動(dòng)認(rèn)真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業(yè)檔案管理制度在某些方面失去了應(yīng)有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的損失，是促進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展的需要，也是企業(yè)檔案部門面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問題。
一、企業(yè)檔案管理制度建設(shè)存在的問題與原因
首先，檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案部門工作人員思想認(rèn)識(shí)不到位。雖然檔案部門對(duì)加強(qiáng)制度建設(shè)，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但還沒有真正從思想深處得以轉(zhuǎn)變，并貫徹到每一個(gè)崗位、每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中去。在領(lǐng)導(dǎo)方面在管理中自律意識(shí)較差，往往把規(guī)章制度只作為制約其下級(jí)而非對(duì)自身的制約。有時(shí)只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強(qiáng)單位基礎(chǔ)管理工作的一件大事長期落實(shí)下去。在檔案人員方面，缺乏工作的積極性和責(zé)任感，加之制度制定時(shí)不夠完善，執(zhí)行難以配套、銜接，導(dǎo)致制度不能較好執(zhí)行或執(zhí)行困難。從檔案部門出現(xiàn)的問題和發(fā)生的事件看，絕大多數(shù)并非偶然，與制度中的漏洞不無關(guān)系。同時(shí)檔案管理監(jiān)督作用疲軟也是造成管理制度執(zhí)行難的一個(gè)重要原因，即使是發(fā)現(xiàn)問題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽(yù)，怕影響關(guān)系，最終是不了了之。其次，企業(yè)單位內(nèi)部管理機(jī)制不健全、不合理是檔案制度難以實(shí)施的內(nèi)在因素，導(dǎo)致文件材料收集歸檔不及時(shí)。有的單位雖然建立了檔案管理制度，但由于與檔案工作相配套的制度沒有建立，致使檔案工作的各項(xiàng)制度難以落到實(shí)處，直接影響檔案工作的質(zhì)量和效益。有的單位檔案管理制度自成體系，但是在企業(yè)各部門中不能執(zhí)行，形成只有檔案部門執(zhí)行檔案制度的局面，直接影響制度效力的發(fā)揮。還有的監(jiān)督考核體系不健全。相當(dāng)數(shù)量的基層部門沒有監(jiān)督考核制度，一些單位雖已納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，但由于所占比例太小，有的與個(gè)人利益不掛鉤，使檔案管理制度形同虛設(shè)。第三，企業(yè)有章不循，違章操作，管理不嚴(yán)，是當(dāng)前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級(jí)檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機(jī)制簡單理解為多少項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度的相加和匯總，并沒有真正認(rèn)識(shí)到管理制度是一種機(jī)制，因此出現(xiàn)了制度制定是一回事，執(zhí)行監(jiān)督檢查和考核又是另一回事的現(xiàn)象。如檔案鑒定不及時(shí)現(xiàn)象就普遍存在，但對(duì)不及時(shí)進(jìn)行鑒定造成檔案保管費(fèi)用的增加怎樣處理就無具體限定，致使責(zé)、權(quán)、利脫節(jié)，使檔案管理的最終目標(biāo)無法得到較好實(shí)現(xiàn)。同時(shí)檔案管理制度雖多，但未體現(xiàn)內(nèi)部管理上相互制約的原則，總認(rèn)為違反了制度沒有造成惡劣后果，更沒有構(gòu)成犯罪，沒有必要嚴(yán)厲懲戒，甚至片面地認(rèn)為對(duì)違反管理制作的人和事進(jìn)行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過不去，只要下不為例就行，或者給一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)處罰了事。這種行為的結(jié)果只能使?jié)撛诘碾[患越來越大。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)的思考和建議
一是進(jìn)一步建立健全規(guī)章制度。企業(yè)要根據(jù)國家檔案局下發(fā)的有關(guān)規(guī)范、條例，必須制定一個(gè)周密可行的制度，對(duì)企業(yè)單位檔案的目標(biāo)和原則、管理制度的主要內(nèi)容作出了比較全面的規(guī)定，同時(shí)對(duì)企業(yè)單位建立健全檔案管理制度提出基本要求。《企業(yè)檔案管理規(guī)定》指出，企業(yè)檔案部門是具有雙重職能的機(jī)構(gòu)，也是對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的機(jī)構(gòu)，企業(yè)檔案部門要按照這一原則和要求，督促企業(yè)單位全面落實(shí)。另一方面，全面評(píng)價(jià)企業(yè)單位檔案管理的總體有效性，對(duì)企業(yè)檔案管理、制度完善和落實(shí)環(huán)節(jié)上存在的（下轉(zhuǎn)第65頁）（上接第62頁）問題和漏洞，有針對(duì)性地提出解決辦法和措施，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)單位檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)工作。二是改變重制度建設(shè)、輕落實(shí)執(zhí)行的狀況。從檔案管理制度與單位各項(xiàng)制度相互銜接方面再度進(jìn)行體系重構(gòu)，對(duì)檔案各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行全面清理補(bǔ)充，保證檔案制度之間、檔案管理與單位制度之間的有機(jī)連接。在落實(shí)檔案管理制度的同時(shí)，加強(qiáng)檔案監(jiān)督體系，強(qiáng)化監(jiān)督執(zhí)行力度，真正發(fā)揮監(jiān)督管理的作用。加強(qiáng)自身建設(shè)，搞好職工的思想教育，增強(qiáng)執(zhí)行管理制度的自覺性。對(duì)企業(yè)單位全體職工進(jìn)行檔案工作重要性教育，增強(qiáng)檔案意識(shí)。在加強(qiáng)教育的同時(shí)，檔案人員要與有關(guān)人員多交流，掌握工作動(dòng)態(tài)，使之牢固樹立“重檔建檔”意識(shí)，自覺糾正工作中的偏差，克服有法不依、有章不循的不良陋習(xí)。另外，要努力提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)。把好用人關(guān)，把德才兼?zhèn)涞娜朔诺綑n案崗位上，保持檔案人員的穩(wěn)定；加強(qiáng)新業(yè)務(wù)、新規(guī)范、新技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)業(yè)務(wù)知識(shí)、業(yè)務(wù)修養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能的提高，確保業(yè)務(wù)操作的順利進(jìn)行；提高檔案工作人員的責(zé)任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，為基層檔案管理制度的貫徹和工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；大集團(tuán)企業(yè)；管理體系
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團(tuán)有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開始，到2010年底，F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價(jià)值鏈，形成房地產(chǎn)開發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán)，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過5 000人。
隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場(chǎng)上多元化的戰(zhàn)略機(jī)遇層出不窮，F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過快膨脹，內(nèi)部來不及配備像樣的檔案管理工作隊(duì)伍，仍停留在相對(duì)隨意性和粗放化管理，導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。
1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)
1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)
根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)及發(fā)展程度不同，通過對(duì)F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問題的綜合分析，借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合F集團(tuán)未來發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標(biāo)：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級(jí)甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。
1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容
根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo)，結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)，在綜合評(píng)估適應(yīng)未來管理需要的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。
1.2.1 體系組織架構(gòu)
集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門檔案管理員，每個(gè)管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。
1.2.2 管理職責(zé)定位
集團(tuán)檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主，分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員，參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則，接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。
分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺(tái)帳，定期移交檔案室審核入庫。
1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程
①管理模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、統(tǒng)一方式、定期報(bào)備。“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能。“分級(jí)管理”是指以公司為單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)， 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理。“統(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各子公司根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定檔案管理辦法或細(xì)則；參照集團(tuán)的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺(tái)帳，或購買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等。“定期報(bào)備”是指定期將本公司檔案管理信息上報(bào)集團(tuán)備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。
③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運(yùn)行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。
2 F集團(tuán)檔案管理實(shí)施方法和步驟
①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案等門類，以及相關(guān)管理人員的流動(dòng)頻率等基本情況。
②考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，檔案相關(guān)人員參加，到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。
③召開集團(tuán)檔案知識(shí)普及培訓(xùn)，著重增強(qiáng)全公司特別是高管的檔案意識(shí)。可內(nèi)訓(xùn)，也可邀請(qǐng)外聘老師。
④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，隸屬于集團(tuán)檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，為各公司檔案人員提供一個(gè)經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，每年開展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動(dòng)，增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺(tái)賬，并根據(jù)人員變化情況隨時(shí)調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，隨時(shí)解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后，及時(shí)準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個(gè)足跡。
⑥定期召開檔案工作例會(huì)，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺(tái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、提出問題，展開討論，商定對(duì)策。
⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，編寫集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實(shí)際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南，建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時(shí)把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計(jì)劃管理中，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動(dòng)態(tài)管理，落實(shí)獎(jiǎng)懲工作，確保集團(tuán)公司檔案材料的完整，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展服務(wù)。
⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，選取時(shí)間節(jié)點(diǎn)，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴(yán)格要求新生文檔。
⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評(píng)價(jià)確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點(diǎn)實(shí)施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程、設(shè)備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目、設(shè)備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對(duì)歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)以某個(gè)知識(shí)為主題，分析與其他知識(shí)在橫向上縱向上的關(guān)系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
⑩主動(dòng)邀請(qǐng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察，為集團(tuán)檔案室申請(qǐng)?jiān)u級(jí)做準(zhǔn)備。
3 實(shí)施保障措施
①加強(qiáng)教育與宣傳力度，做好全面動(dòng)員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務(wù)部門、直至相關(guān)一、二級(jí)子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團(tuán)內(nèi)部加強(qiáng)全面檔案管理的宣傳力度，對(duì)檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化全體員工的檔案知識(shí)教育和培訓(xùn)工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個(gè)持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的循環(huán)機(jī)制，只有開始，沒有結(jié)束，在實(shí)際工作中會(huì)隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達(dá)，及時(shí)調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。
③加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識(shí)的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識(shí)，檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
④嚴(yán)格責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問責(zé)機(jī)制。為確保檔案管理各項(xiàng)制度落到實(shí)處，將檔案管理績效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合，將工作考評(píng)與檔案管理掛鉤，建立一套科學(xué)有效的評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實(shí)現(xiàn)。
⑤強(qiáng)化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨(dú)模塊化，它是一項(xiàng)涉及各項(xiàng)管理活動(dòng)的系統(tǒng)工程。因此，這項(xiàng)工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)，但是要將其滲透到各個(gè)管理層級(jí)、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去，融入到集團(tuán)的整個(gè)管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者，必須擴(kuò)寬管理視野，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價(jià)值的最大化。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.
本8月14、15日，院辦組織了對(duì)下屬單位的檔案管理培訓(xùn)。兩天的學(xué)習(xí)雖然時(shí)間短暫，但學(xué)習(xí)強(qiáng)度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學(xué)習(xí)，我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識(shí)，以及如何對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)、收獲和體會(huì)。本文原創(chuàng)網(wǎng)站為中國范例網(wǎng)-
一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。
當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為
重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內(nèi)咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問特色的企業(yè)文化、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。
二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級(jí)保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。
培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對(duì)公司特點(diǎn)構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識(shí)服務(wù)于實(shí)踐。如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。
首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識(shí)，針對(duì)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動(dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發(fā)的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營管理活動(dòng)檔案的要單獨(dú)整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合顧問公司具體實(shí)際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產(chǎn)品，是知識(shí)產(chǎn)品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關(guān)部門對(duì)上市公司的管理規(guī)定， 財(cái)務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理在是絕對(duì)機(jī)密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機(jī)構(gòu)眾多，涉及公司業(yè)務(wù)拓展、專項(xiàng)研究、會(huì)議公關(guān)活動(dòng)等方方面面，這些部門承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。針對(duì)這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點(diǎn)的模式，要在加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時(shí)，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個(gè)事業(yè)部（定制產(chǎn)品）等研究部門等，這些部門的檔案實(shí)體，都要針對(duì)各自部門的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行并規(guī)范、科學(xué)化保管。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷,而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設(shè)立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強(qiáng)檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識(shí)，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。
檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
我認(rèn)為賽迪顧問的檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)。
辦公室檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
1概念與作用
衛(wèi)生監(jiān)督檔案或稱衛(wèi)生管理資料檔案，是論述和反映單位在管理活動(dòng)過程中，通過衛(wèi)生管理人員及領(lǐng)導(dǎo)層開展衛(wèi)生管理活動(dòng)所形成的文字和文件材料，是衛(wèi)生監(jiān)督單位開展衛(wèi)生管理工作的真實(shí)記錄，經(jīng)過衛(wèi)生管理人員的收集、整理，并按照歸檔制度進(jìn)行歸檔，反映了單位在衛(wèi)生管理工作的活動(dòng)歷程，不僅具有現(xiàn)實(shí)的使用價(jià)值，還具有長期衛(wèi)生監(jiān)督管理工作查考和歷史憑證等作用。
2衛(wèi)生管理制度
監(jiān)督單位的衛(wèi)生管理工作主要體現(xiàn)在衛(wèi)生監(jiān)督管理制度的制訂和落實(shí)，還包括組織管理機(jī)構(gòu)與衛(wèi)生監(jiān)督管理人員的設(shè)置、職工健康檢查和衛(wèi)生監(jiān)督知識(shí)培訓(xùn)等方面資料。根據(jù)其管理的全部內(nèi)容及項(xiàng)目，確定資料歸入衛(wèi)生監(jiān)督檔案。而建立完善的衛(wèi)生管理制度是單位落實(shí)上級(jí)布置任務(wù)的基本前提，不同類型和規(guī)模的監(jiān)督單位，應(yīng)制訂相應(yīng)的衛(wèi)生監(jiān)督管理制度;除此之外還包括黨務(wù)管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建設(shè)制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。對(duì)外則應(yīng)包括:衛(wèi)生檢查、獎(jiǎng)罰等制度與預(yù)防食物中毒衛(wèi)生管理制度、生產(chǎn)車間衛(wèi)生制度、產(chǎn)品檢驗(yàn)制度與產(chǎn)品留樣制度、設(shè)備清洗消毒制度、檢驗(yàn)室工作制度、衛(wèi)生管理人員監(jiān)管制度、衛(wèi)生檔案的整理歸檔及其他相關(guān)的衛(wèi)生管理制度。
3管理辦法的規(guī)定
本局在制定管理制度的同時(shí)也制訂了衛(wèi)生監(jiān)督管理辦法，主要參考了國家檔案法的規(guī)定，各個(gè)科室都有了檔案管理的分工。整理衛(wèi)生檔案一般按如下要求進(jìn)行整理后歸檔:
(1)按照不同的內(nèi)容分類，如制度類、文件類、證件類、衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)類、索證類等進(jìn)行歸檔。
(2)按照時(shí)間順序分類，將每年的資料按時(shí)間先后順序分類歸檔。
(3)各類衛(wèi)生檔案應(yīng)保存3年備查，并根據(jù)其重要程度和上級(jí)要求，有的資料保存的時(shí)間還要更長些。有的要求保存達(dá)10～30年。
(4)衛(wèi)生監(jiān)督檔案整理工作，需要衛(wèi)生管理人員按照一定的原則和方法，對(duì)衛(wèi)生管理的資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，并通過編目將其內(nèi)容與成份揭示出來。
(5)要建立健全文件材料歸檔制度，把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各科室和人員的崗位職責(zé)，作為考核的重要內(nèi)容。還要注意衛(wèi)生監(jiān)督信息的審核［1］。
(6)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，要按規(guī)定在第二年初將應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，由科室負(fù)責(zé)人審定后歸檔。專項(xiàng)工作如衛(wèi)生監(jiān)督檢查、公共衛(wèi)生突發(fā)事件、衛(wèi)生質(zhì)量抽檢、專題調(diào)查、會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳等重要活動(dòng)待結(jié)束或告一段落時(shí)，及時(shí)做出總結(jié)，及時(shí)歸檔。
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時(shí)血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強(qiáng)烈，若歸檔不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI(xiàn)血者的基本資料、獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血量等進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，為臨床用血提供參考，同時(shí)助推無償獻(xiàn)血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)。近年來，由獻(xiàn)血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會(huì)出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對(duì)各方責(zé)任進(jìn)行判斷。另外，血站檔案管理能夠?yàn)榕R床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當(dāng)出現(xiàn)稀有血型患者輸血時(shí)，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻(xiàn)血者，為患者的治療爭取時(shí)間。除此之外，我國《獻(xiàn)血法》明確規(guī)定無償獻(xiàn)血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費(fèi)用血[2]，憑獻(xiàn)血證便能夠享受用血報(bào)銷，一旦獻(xiàn)血證丟失，將無法補(bǔ)辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻(xiàn)血者的相關(guān)信息，為獻(xiàn)血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識(shí)薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強(qiáng)等特點(diǎn)，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理模式，實(shí)用性不強(qiáng)。另外，部分采供血人員在具體的工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，容易出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當(dāng)前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對(duì)檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機(jī)整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價(jià)格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對(duì)信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，血站檔案管理工作對(duì)管理人員有著較高的要求，然而當(dāng)前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識(shí)與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對(duì)混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強(qiáng)血站檔案管理意識(shí)
血站檔案管理關(guān)系著無償獻(xiàn)血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻(xiàn)血者、用血者雙方權(quán)益的順利實(shí)現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認(rèn)識(shí)到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實(shí)際工作中，體會(huì)血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達(dá)檔案管理工作的意義與價(jià)值，提升其責(zé)任意識(shí)與道德意識(shí)，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認(rèn)識(shí)，結(jié)合血站檔案管理工作實(shí)際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時(shí)要定期對(duì)檔案管理制度實(shí)施效果進(jìn)行反饋，對(duì)存在的不足之處擬定整改計(jì)劃，并認(rèn)真及時(shí)予以改進(jìn)提升，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案長效管理，嚴(yán)格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動(dòng)檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
基于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強(qiáng)血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機(jī)版管理模式；②要加強(qiáng)三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ虼吮仨毤訌?qiáng)對(duì)血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時(shí)，要結(jié)合血站檔案部門的工作實(shí)際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔(dān)任檔案管理工作，與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自身的不足，并加以彌補(bǔ)，確保檔案管理的每一項(xiàng)工作都落實(shí)到位
4結(jié)語
新時(shí)期，社會(huì)對(duì)血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗(yàn)，因此，必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會(huì)作用與價(jià)值。
作者:鄭萬森 袁遠(yuǎn) 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
[參考文獻(xiàn)]
[1]馮海魂.淺析中小城市血站檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2015,14(2):111.
[2]曹志剛.襄陽市中心血站實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的做法與體會(huì)[J].臨床血液學(xué)雜志:輸血與檢驗(yàn),2013,16(2):269-271.
[3]李建華,黃會(huì)武,楊雪松.研究新時(shí)期血站檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新發(fā)展[J].中國保健營養(yǎng),2015,25(15):164-165.
[4]鄭克芬,ZHENGKefen.淺析血站電子檔案管理采供血業(yè)務(wù)的安全性[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2015,34(30):184-185.
關(guān)鍵詞：電子化建設(shè) 血站檔案 管理路徑
一、血站電子化檔案信息建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的應(yīng)用
血站檔案是統(tǒng)計(jì)獻(xiàn)血情況、制定獻(xiàn)血計(jì)劃的可靠依據(jù)。通過對(duì)檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)了解采血量及獻(xiàn)血者分布等客觀情況，及時(shí)準(zhǔn)確的為采供血工作決策者制定下一步的采供血工作計(jì)劃，加強(qiáng)采供血工作的科學(xué)管理提供重要依據(jù)，為臨床輸血、篩查、醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)等血液研究奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。血站檔案管理有利于無償獻(xiàn)血制度的推廣，自1998年《中華人民共和國獻(xiàn)血法》實(shí)施以來，各地為鼓勵(lì)和調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾積極參與無償獻(xiàn)血，均制定了有關(guān)獻(xiàn)血者免費(fèi)用血的政策。青海省制定的免費(fèi)用血政策為：自獻(xiàn)血當(dāng)日起，獻(xiàn)血者本人五年內(nèi)可享受獻(xiàn)血量的三倍量免費(fèi)用血，五年至終生為等量用血；獻(xiàn)血者直系親屬憑借有效關(guān)系等證明五年內(nèi)可享受等量免費(fèi)用血。獻(xiàn)血檔案是對(duì)獻(xiàn)血者獻(xiàn)血日期、獻(xiàn)血量及參加獻(xiàn)血單位的直接資料，是實(shí)施上述政策基本依據(jù)，是保證無償獻(xiàn)血工作順利開展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。規(guī)范化檔案管理是衡量采供血管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。血站電子化檔案信息建設(shè)可以有效為管理者提供預(yù)測(cè)、決策、分析等重要的原始依據(jù)，為臨床輸血、篩查、醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)等提供有價(jià)值的資料，尤其對(duì)公共衛(wèi)生等領(lǐng)域有非常重要的意義。檔案的收集是否齊全完整，管理是否有章可循，歸檔是否科學(xué)有序已成為衡量采供血規(guī)范化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。血站檔案管理是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任的法律依據(jù)。1998年《中華人民共和國獻(xiàn)血法》頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國無償獻(xiàn)血事業(yè)走上法制化軌道，隨著法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，以及輸血醫(yī)療糾紛案件的增多，采供血業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨各方責(zé)任的重要依據(jù)。采供血的記錄，是在采供血操作過程中產(chǎn)生的真實(shí)原始記載，既可反映獻(xiàn)血者個(gè)人情況及其所獻(xiàn)血液的全部信息，又可提供每袋血液的經(jīng)檢測(cè)證實(shí)為安全及保存、制備過程符合相關(guān)質(zhì)量要求的證明，從采集到臨床使用過程的記錄，所以在涉及采供血活動(dòng)的醫(yī)療糾紛中，采供血業(yè)務(wù)工作記錄就是證實(shí)自己嚴(yán)格依法執(zhí)業(yè)，為采供血業(yè)務(wù)工作提供無過錯(cuò)的證據(jù)。另外，當(dāng)緊急用血時(shí)，通過查詢血站業(yè)務(wù)檔案可迅速找到血源信息，保證在最短時(shí)間內(nèi)向臨床用血單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而贏得寶貴的搶救時(shí)間。還可通過查閱獻(xiàn)血者的原始資料，對(duì)其進(jìn)行獻(xiàn)血后的跟蹤服務(wù)和后續(xù)回訪護(hù)理，保證獻(xiàn)血者一旦出現(xiàn)偶發(fā)的延遲獻(xiàn)血反應(yīng)時(shí)血站工作人員能迅速獲取獻(xiàn)血者的詳細(xì)資料，并給予及時(shí)、正確以及全面的護(hù)理服務(wù)，從而保證獻(xiàn)血者的安全。同時(shí)，當(dāng)血液庫存量偏低或偏型時(shí)，可根據(jù)獻(xiàn)血者留下的信息實(shí)施有效的招募工作。
二、血站電子化檔案信息建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查
本文作者根據(jù)青海省血液中心檔案管理的特點(diǎn)，自制了涵蓋檔案基礎(chǔ)建設(shè)、檔案管理人員素質(zhì)、專題培訓(xùn)、檔案相關(guān)管理制度及目前對(duì)檔案的開發(fā)利用等方面內(nèi)容的調(diào)查表，通過在對(duì)基層血站進(jìn)行督導(dǎo)檢查時(shí)的實(shí)地走訪調(diào)查及和血站負(fù)責(zé)人的溝通了解，收集了青海省血液中心和青海省八個(gè)基層血站（海東血站、海西血站、海北血站、海南血站、黃南血站、格爾木血站、果洛血站及玉樹血站）檔案管理的現(xiàn)狀。
（一）基礎(chǔ)建設(shè)
目前，青海省血液中心及下屬八個(gè)基層血站均設(shè)有專設(shè)的檔案室，一般都在一個(gè)科室設(shè)立；省血液中心為綜合檔案室，檔案包括業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案及基建檔案等，下屬血站以業(yè)務(wù)檔案室為主，業(yè)務(wù)、行政、財(cái)務(wù)等檔案均未建立或相關(guān)科室負(fù)責(zé)保管；省血液中心為檔案室配備了計(jì)算機(jī)、檔案裝訂儀器等設(shè)備。
（二）檔案管理人員及專題培訓(xùn)
省血液中心及八個(gè)血站的檔案管理員均由血站工作人員兼職，截止目前，還沒有引進(jìn)檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作；44%的檔案管理人員參加過檔案管理的相應(yīng)培訓(xùn)，基層血站人員主要參加本州縣檔案局專題培訓(xùn)，由于條件限制，一般只參加過一次，甚至部分血站檔案管理人員未能參加專業(yè)培訓(xùn)，省血液中心通過“外送培養(yǎng)”的方式，目前有高級(jí)、中級(jí)及初級(jí)檔案館員各一名，并且，省血液中心每年會(huì)組織全體職工進(jìn)行1―2次檔案管理的專題培訓(xùn)。
（三）制度建設(shè)
經(jīng)調(diào)查，青海省包括血液中心在內(nèi)的九個(gè)血站78%建立了檔案管理相應(yīng)制度，如檔案交接制度、檔案查閱制度、檔案借閱制度、檔案復(fù)制制度及檔案保密制度等，其中省血液中心將檔案管理作為專題寫入中心質(zhì)量體系文件，中心所有檔案事宜均需遵照質(zhì)量體系文件進(jìn)行管理。包括省血液中心在內(nèi)的九個(gè)血站，33%的檔案管理人員熟知檔案管理制度，在交接制度執(zhí)行的過程中，嚴(yán)格遵照“為中心質(zhì)量負(fù)責(zé)”的原則，進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)于達(dá)不到檔案管理要求的檔案退回相關(guān)科室，進(jìn)行進(jìn)一步整改，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求對(duì)待中心檔案管理工作，67%的血站檔案管理人員統(tǒng)一在檔案室對(duì)檔案進(jìn)行集中保管，并未進(jìn)行嚴(yán)格的審核。
（四）檔案的電子化進(jìn)程及開發(fā)利用
目前，包括省血液中心在內(nèi)的九個(gè)血站，78%的血站只保存紙質(zhì)檔案，22%的在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了電子版檔案的保存，但由于電子信息技術(shù)未能達(dá)到先進(jìn)水平，電子檔案的保存僅為部分科室，并不能做到所有檔案均進(jìn)行電子版?zhèn)浞荨?/p>
三、血站電子化檔案信息建設(shè)滯后性原因分析
由于全國血站建立時(shí)間較醫(yī)院晚，加之青海省血站成立時(shí)間較全國更晚，因此，青海省血站還處于摸索發(fā)展階段，各項(xiàng)業(yè)務(wù)正在逐步開展，檔案的管理起步相對(duì)更晚，因此發(fā)展突出了起點(diǎn)低、發(fā)展緩慢的特點(diǎn)。由于編制的限制，各血站普遍存在人員緊張的現(xiàn)象，因此各血站都缺乏檔案專業(yè)技術(shù)人才，目前檔案管理人員均由血站工作人員兼職，工作人員重視專業(yè)操作，忽視記錄的及時(shí)完整，對(duì)記錄具有的法律效力缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)自己在采供血業(yè)務(wù)工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和未履行職責(zé)所面臨的處罰認(rèn)識(shí)不清，缺乏規(guī)范記錄和自我保護(hù)意識(shí)，同時(shí)，由血站組織的檔案專題培訓(xùn)較少，檔案管理人員并沒有更多的機(jī)會(huì)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的提升和能力的建設(shè)，因此也阻礙了檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。歸檔管理制度及體系不健全。多數(shù)血站的記錄檔案由業(yè)務(wù)或者行政人員兼管，由于缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，所以在歸檔時(shí)很難準(zhǔn)確的整理立卷，影響記錄的完整性、準(zhǔn)確性。血站業(yè)務(wù)工作的特殊性決定了血站工作記錄的獨(dú)特性，由于國家行政尚無統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使血站對(duì)記錄的范圍、書寫、質(zhì)控、收集整理、歸檔等工作很難做到電子化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。青海省由于其地域因素及經(jīng)濟(jì)發(fā)展因素影響，普遍發(fā)展落后于全國其他地區(qū)。計(jì)算機(jī)電子化發(fā)展水平很大程度上受整體發(fā)展水平影響，并不先進(jìn)，這一定程度上造成血站電子化檔案信息建設(shè)的滯后性。
四、加強(qiáng)血站電子化檔案信息建設(shè)的對(duì)策與建議
一是加強(qiáng)檔案的統(tǒng)一集中管理。檔案的集中統(tǒng)一管理是維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的有力保障，是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證，是擴(kuò)大檔案利用幅面，實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。
二是強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在工作實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，組織學(xué)習(xí)檔案管理工作的基本知識(shí)和要求，掌握業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔的集體操作程序和步驟，使檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高。加強(qiáng)檔案宣傳工作的力度。檔案管理工作者應(yīng)通過典型事例宣傳等形式，大力宣傳原始檔案在法律上的證據(jù)意義和檔案管理工作的必要性，提高血站工作人員對(duì)檔案價(jià)值的充分認(rèn)識(shí)，自覺參與檔案管理工作，從而促進(jìn)血站整體檔案管理意識(shí)的形成和提高。
三是加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)教育，規(guī)范書寫要求。加強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)教育，把獻(xiàn)血資料書寫的規(guī)范化要求作為血站的大事來抓，讓職工明確獻(xiàn)血資料不僅是獻(xiàn)血信息查詢，血液質(zhì)量追溯和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的依據(jù)，而且可能面臨的輸血糾紛中擔(dān)負(fù)著舉證倒置的責(zé)任，從而提到自我保護(hù)意識(shí)的高度來認(rèn)識(shí)。
四是建立健全檔案管理制度。檔案管理制度是開展檔案工作的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。檔案部門應(yīng)建立健全符合本部門實(shí)際并與之相適應(yīng)的管理制度，對(duì)檔案的歸檔流程、時(shí)限和各部門的職責(zé)，應(yīng)予以明確，從而確保從檔案立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲處罰等每個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循、有案可查，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。
五是建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定一系列管理制度和措施；強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)檔案管理在采供血工作中的重要性，對(duì)各部門、各科室提出明確的要求，形成人人重視，齊抓共管，保證了業(yè)務(wù)檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。兩套資料同步收集，加快軟件電子進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在管理中的作用，并開發(fā)與引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理軟件。同時(shí)對(duì)獻(xiàn)血資料實(shí)行“兩套制度”管理，即軟件資料備份與紙質(zhì)資料立卷歸檔同步進(jìn)行，嚴(yán)格按衛(wèi)生部《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》及科技檔案的管理要求執(zhí)行，既方便查閱，又便于長期保存?zhèn)洳椤?/p>
六是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做好檔案的開發(fā)利用工作，提高檔案工作效益。檔案管理工作的最終目的在于檔案信息資源的開發(fā)利用。只有將檔案信息提供給各方面利用時(shí)，才能使各部門在實(shí)踐中充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其工作所起到的作用，從而更進(jìn)一步地了解檔案真正的價(jià)值所在，增強(qiáng)利用者的檔案意識(shí)，這就要求：首先要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變。其次要制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)。
五、結(jié)語
血站電子化檔案管理的先進(jìn)程度反映出血站綜合管理水平的高低，同時(shí)也影響著檔案的開發(fā)利用、科研研究的水平，因此，血站檔案的規(guī)范化管理對(duì)血站的長足發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，加快青海省血站檔案規(guī)范化管理迫在眉睫。采供血檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于采供血工作機(jī)構(gòu)在涉血醫(yī)療糾紛中有著重要的證據(jù)意義，在提高采供血工作質(zhì)量和社會(huì)效益、促進(jìn)采供血工作的可持續(xù)發(fā)展中起著不可估量的作用。加強(qiáng)采供血檔案的規(guī)范化管理不僅是時(shí)展的需要，更是檔案管理人員的職責(zé)所在。
參考文獻(xiàn)：
[1]豐玲莉. 檔案管理在采供血工作中的應(yīng)用[J].實(shí)用醫(yī)技雜志 2007.9
[2]劉曉.淺談血站業(yè)務(wù)檔案管理的重要性及措施[J].實(shí)用醫(yī)技雜志2007.3
1 新形勢(shì)下農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的問題
1.1 近年來，國家已經(jīng)將農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理相關(guān)的收費(fèi)規(guī)定廢除，雖然一定程度上降低了相關(guān)的投入成本，但是也導(dǎo)致農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作失去有效的保障。對(duì)于相關(guān)問題的解決，國家和政府一直沒有制定具體的政策，致使農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理無法順利開展相關(guān)工作。現(xiàn)代社會(huì)中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到生活生產(chǎn)的各個(gè)方面，但是農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合尚且處于初級(jí)階段，無法提供全面優(yōu)質(zhì)的管理。另外，各地政府政策改革也會(huì)對(duì)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作造成影響，現(xiàn)階段，我國很多地區(qū)的農(nóng)機(jī)監(jiān)理能力低下，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)并沒有專門的農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作人員，更談不上有農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理人員了，這樣會(huì)嚴(yán)重影響相關(guān)工作的開展。
1.2 農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展需要足夠數(shù)量的專業(yè)設(shè)備的支持，一方面，大部分地區(qū)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理的設(shè)備性能差，管理技術(shù)落后，農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量不高、效率低下；另一方面，為了節(jié)省成本，對(duì)于相關(guān)管理設(shè)備缺乏定時(shí)的維修和保護(hù)，這在很大程度上影響到農(nóng)機(jī)監(jiān)理?I務(wù)檔案管理的及時(shí)性，同時(shí)，還會(huì)降低工作效率，使得相關(guān)的管理辦法無法貫徹落實(shí)，并在一定程度上對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)造成影響。
1.3 開展農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作人員的培訓(xùn)活動(dòng)少，缺乏專業(yè)人才。對(duì)于有工作經(jīng)驗(yàn)的老管理員來說，長期不接受新知識(shí)和新技術(shù)，其工作能力已經(jīng)下降，已經(jīng)不再符合農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的相關(guān)要求。另外，檔案管理員工作能力得不到有效的提高會(huì)大量增加管理不當(dāng)所引起的失誤。
1.4 在國家對(duì)農(nóng)機(jī)化管理體制做出改革之后，對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理人員都提出了更高的要求。農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作人員為了達(dá)到國家要求標(biāo)準(zhǔn)，需要完成自身綜合能力的提升，一定程度上增加了農(nóng)機(jī)監(jiān)理員或檔案管理員的工作量。雖說國家對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定做出調(diào)整，但是沒有起到上行下效的效果，一些地方部門并沒有在思想上真正意識(shí)到農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性。
1.5 農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理水平影響著農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作的開展。即使互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)覆蓋到生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)于信息化技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用率卻不及一半。無法在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案工作的搜索，也就無法進(jìn)行資源共享。檔案管理沒有形成系統(tǒng)化的管理，相關(guān)的制度也沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員能力普遍不足，缺乏專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)的應(yīng)用能力。
2 應(yīng)對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作中所存在問題的具體對(duì)策
2.1 根據(jù)規(guī)定對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作制度實(shí)行改革：首先，對(duì)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)大致明確的了解是非常必要的，這樣會(huì)對(duì)相關(guān)部門的制度體系構(gòu)建有幫助，一定程度上能夠保證制度的合理性。其次，具體的工作制度的制定需要嚴(yán)格依照國家相關(guān)法律的規(guī)定和要求。制度體系應(yīng)當(dāng)包括各項(xiàng)許可證辦理標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備的及時(shí)更新、安全隱患的消除、檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)以及檔案管理體制的完善等問題。這也是為了在日后的工作過程中，能夠行之有效的提高單位整體的規(guī)范化程度和降低風(fēng)險(xiǎn)概率。
2.2 建立農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作管理制度：各地政府幫助農(nóng)機(jī)部門落實(shí)具體的管理制度，有利于推動(dòng)相關(guān)工作的開展，可以說是確立了一個(gè)明確的指導(dǎo)方針。根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化管理，體現(xiàn)以人為本的核心思想。具體分為農(nóng)業(yè)機(jī)械和農(nóng)機(jī)駕駛員兩大管理模塊，對(duì)于每次檔案的匯總歸檔和工作表的填寫都要認(rèn)真對(duì)待，通過農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理制度來規(guī)范檔案管理員的言行，推動(dòng)整體工作走向一個(gè)更加合理化和規(guī)范化的道路。
2.3 對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新：農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作部門不能單純考慮經(jīng)濟(jì)效益和投入成本的性價(jià)比，應(yīng)該及時(shí)更新和改良設(shè)備、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，從而真正提高工作效率，降低農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)，并確保檔案管理的安全性，推動(dòng)管理工作的長期有序進(jìn)行。
2.4 盡可能體現(xiàn)檔案的便捷性：我們應(yīng)該充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，引入信息化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理的系統(tǒng)化，其中檔案管理是一種綜合性較強(qiáng)的形式。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)中，較高程度的實(shí)現(xiàn)了資源共享，降低了管理難度，檔案有效的將零散復(fù)雜的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，提高管理效率。
一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）對(duì)于檔案管理工作重視程度不高
由于檔案中存在大量信息資料，合理利用會(huì)給事業(yè)單位帶來巨大經(jīng)濟(jì)效益。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，能夠促進(jìn)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行。但是一直以來，許多事業(yè)單位都不重視檔案的宣傳、管理和使用，造成員工對(duì)檔案也知之甚少。沒有全面和深入地開發(fā)檔案，使檔案在工作中沒有得到充分地利用。
（二）檔案管理配套設(shè)施不健全
隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理中。但是，仍然有許多事業(yè)單位沒有意識(shí)到信息技術(shù)給檔案管理帶來的便利，沒有引入計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，仍然采用傳統(tǒng)的人工收集和保存檔案。這不僅影響檔案管理的效率，浪費(fèi)了人力，增加了工作難度，還制約了檔案的開發(fā)和管理，影響檔案信息交流。
（三）檔案管理制度不完善
很多事業(yè)單位沒有一套完整的檔案管理制度，許多事業(yè)單位雖然建立了檔案管理制度，但制度中存在很多缺陷，在具體執(zhí)行時(shí)，也沒有嚴(yán)格按照制度行事。例如：管理工作者責(zé)任心不強(qiáng)，疏于檔案整理，使檔案堆積如山；檔案在收集過程中，獲取不完整，造成檔案丟失；被借走的檔案沒有及時(shí)登記，時(shí)間長了，檔案不知去向；有些檔案在借閱時(shí)，被別有用心的人私自涂改，變作有利于自己的資料，導(dǎo)致檔案失真。
（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
很多檔案管理人員都沒有專業(yè)地學(xué)習(xí)過檔案管理，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，文化程度低。同時(shí)很多的檔案管理人員也沒有與時(shí)俱進(jìn)的觀念，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，仍然采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行檔案管理。由于檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行人員，因此，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。
二、事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)對(duì)之策
（一）提高檔案管理的意識(shí)
事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，時(shí)刻做好檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作要有責(zé)任感，加強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任與義務(wù)。開拓新思想，更新觀念，跟上時(shí)代步伐，對(duì)檔案工作進(jìn)行改進(jìn)和加強(qiáng)，通過現(xiàn)代化的科技，努力建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施齊全、服務(wù)質(zhì)量完善、管理體制科學(xué)、信息科學(xué)設(shè)備普及的全方位現(xiàn)代化檔案管理。
（二）采用信息化的檔案管理策略
由于檔案記載了大量信息，匯集著豐富指標(biāo)，成為傳播信息資源的媒介。但檔案管理工作瑣碎，工作內(nèi)容多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。所以，在科技發(fā)展的新時(shí)代，我們應(yīng)通過計(jì)算機(jī)等科技化設(shè)備，完成檔案的整理工作，從而達(dá)到事半功倍的效果。
這就要求管理人員即要有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，完整的理論知識(shí)，良好的職業(yè)道德，較高的工作?任感，又要有細(xì)心的辦事態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的專業(yè)精神，并且要有運(yùn)用科學(xué)技術(shù)的專業(yè)手段和管理檔案的先進(jìn)技能。所以，檔案管理人員要有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，開拓的視野，全方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理需求。
（三）完善檔案管理制度
建立完善的規(guī)章制度和科學(xué)的管理體系是提高檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理制度也要不斷更新、提高，建立完善的檔案管理制度，將各個(gè)部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。完善制度建設(shè)是保證檔案工作者進(jìn)行再教育的前提和保證。首先，建立健全再教育管理制度，如考勤、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)懲等制度；其次，建立約束和鼓勵(lì)再教育的機(jī)制。這不僅使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)意識(shí)，主動(dòng)進(jìn)行再教育，及時(shí)更新知識(shí)，而且有利于提高檔案管理人員的專業(yè)能力和水平。
（四）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)
檔案管理人員要更改老舊的管理模式，不能只是埋頭苦干，要多一些創(chuàng)新精神，找尋科學(xué)快捷的工作途徑，從根本上改變觀念，讓檔案工作創(chuàng)造豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。這對(duì)檔案管理人員提出了以下幾點(diǎn)要求：
第一，提高自身的業(yè)務(wù)水平。當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)和新型管理模式給檔案管理人員帶來全新挑戰(zhàn)，提出更高要求。首先，檔案管理人員要勇于接受挑戰(zhàn)，適應(yīng)新局面，打破傳統(tǒng)觀念，善于創(chuàng)新，在檔案管理上有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉業(yè)務(wù)操作的各個(gè)流程，還應(yīng)掌握各種分類檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)的基礎(chǔ)上尋求創(chuàng)新。
第二，根據(jù)需要設(shè)立不同的檔案管理模式。隨著時(shí)代的進(jìn)步，生活模式的不斷改變，人們對(duì)檔案的需求呈現(xiàn)多樣化。面對(duì)使用者多樣化的需求，人們領(lǐng)悟到檔案館藏的不足。這要求檔案管理人員對(duì)現(xiàn)有的資料存儲(chǔ)信息，根據(jù)客戶的不同需求，進(jìn)行有重點(diǎn)、有目標(biāo)的采集資源，并對(duì)檔案管理資源不斷的更新、優(yōu)化、分類、集成，使其完整、規(guī)范、有序，并準(zhǔn)確高效的為客戶提供服務(wù)。
第三，檔案管理人員要主動(dòng)對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行改革。首先，面對(duì)不同客戶的信息需求，更新檔案信息要及時(shí)；其次，保證信息服務(wù)質(zhì)量的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。這要求檔案管理人員要主動(dòng)提高服務(wù)意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在客戶。
【關(guān)鍵詞】物價(jià)部門，檔案，管理
隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作顯得十分重要，尤其是各級(jí)物價(jià)管理部門，其檔案管理工作更為重要。所以各級(jí)物價(jià)管理部門一定要高度重視檔案管理工作，增強(qiáng)對(duì)物價(jià)檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認(rèn)識(shí)，建立健全物價(jià)檔案管理制度，提高物價(jià)管理部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，提高物價(jià)檔案利用價(jià)值。作為一個(gè)縣級(jí)物價(jià)局的檔案管理人員，我對(duì)檔案管理工作，有以下幾點(diǎn)想法：
一、當(dāng)前物價(jià)檔案管理還明顯地存在很多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、重視程度還不夠平衡。檔案工作的重視很不平衡，少數(shù)物價(jià)管理部門對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，雖然有的物價(jià)管理部門把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為本部門工作有效機(jī)制來抓方面還存在缺限。從我們檢查中發(fā)現(xiàn)，有的物價(jià)管理部門重要的業(yè)務(wù)檔案沒有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執(zhí)法檔案、重要業(yè)務(wù)檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實(shí)造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法規(guī)定。
2、檔案室保管條件較差。多數(shù)物價(jià)管理部門還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)物價(jià)管理部門將檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別部門檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些物價(jià)管理部門辦公用房比較緊張，單獨(dú)拿出一間房子作為檔案室的確存在困難；而有些相對(duì)有條件的物價(jià)管理部門設(shè)置的綜合檔案室整體上也不規(guī)范；甚至有極個(gè)別的物價(jià)管理部門根本沒有對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案資料象垃圾一樣堆放在某一角落。這樣，勢(shì)將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失。這些問題的產(chǎn)生，究其根本原因則是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不夠。
3、業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。在上級(jí)部門最近的一次工作檢查中竟然出現(xiàn)：有的物價(jià)管理部門的檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性；有的物價(jià)管理部門的檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生；有的物價(jià)管理部門的個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。有的物價(jià)管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對(duì)本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。上述問題不同程度地影響了檔案工作循序漸進(jìn)地開展，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。
4、缺乏運(yùn)用自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)。目前，一般檔案管理都是采用軟件管理，物價(jià)管理部門的檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的相對(duì)比較落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，資金投入少，覺得不太有必要；二是目前檔案資料并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作，還沒有得到有效運(yùn)用。
二、針對(duì)以上的檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我認(rèn)為應(yīng)該提出以下對(duì)策來解決：
1、各級(jí)物價(jià)管理部門要高度重視檔案管理工作。各級(jí)物價(jià)管理部門要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分；對(duì)偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅(jiān)決調(diào)離或予以辭退。對(duì)發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的物價(jià)管理部門部門，要限期整改；問題嚴(yán)重的，要責(zé)令立即進(jìn)行整頓。
2、增強(qiáng)對(duì)物價(jià)檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認(rèn)識(shí)。檔案工作創(chuàng)新是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要。當(dāng)前，在檔案內(nèi)容不斷擴(kuò)張的同時(shí)，存在著內(nèi)容的陳舊性和檔案利用的局限性，在一些方面存在著明顯的不適應(yīng)。作為檔案工作者，要深刻挖掘知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作新的內(nèi)涵和特點(diǎn)，具有廣闊的視野和開放的思維，適應(yīng)今天的發(fā)展和變化，抓住時(shí)機(jī)，迎難而上，勇于探索，不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。
3、建立健全物價(jià)檔案管理制度。
⑴制定歸檔制度。歸檔制度應(yīng)明確規(guī)定各種文件材料的歸檔原則、歸檔范圍、文件的要求及歸檔時(shí)間，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。
⑵安全保管制度。檔案保管工作，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)檔案完 整和安全的重要環(huán)節(jié)和主要手段，安全保管制度必須充分考慮現(xiàn)有客觀條件，制定出與之相適應(yīng)的安全保管措施。
⑶建立檔案保密制度。保密制度主要是利用檔案的保密措施及對(duì)檔案人員的保密要求。
⑷建立檔案借閱制度。借閱制度應(yīng)明確規(guī)定借閱檔案時(shí)所應(yīng)具備的各種手續(xù)及借閱時(shí)對(duì)檔案保護(hù)等的要求以及復(fù)制、抄錄、反饋登記等制度。
系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)必須做到技術(shù)安全和管理安全并重，配備必要的技術(shù)防護(hù)設(shè)備，同時(shí)用制度加以約束，制定合理的制度來保證設(shè)備技術(shù)安全。反之，管理制度需要適應(yīng)技術(shù)的發(fā)展，管理模式要隨著技術(shù)的發(fā)展不斷調(diào)整，通過技術(shù)發(fā)展促進(jìn)管理水平提升。
3.3準(zhǔn)確了解保護(hù)對(duì)象原則
系統(tǒng)日常運(yùn)行維護(hù)工作應(yīng)有目的地確立工作重點(diǎn)，準(zhǔn)確了解防護(hù)對(duì)象的特征，在系統(tǒng)中的性質(zhì)、地位和重要度，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行合理評(píng)估來確定運(yùn)行維護(hù)工作的粒度。根據(jù)系統(tǒng)評(píng)估，確定運(yùn)行維護(hù)工作開展的重點(diǎn)對(duì)象，例如，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)重要度和防護(hù)需求較高，在制定運(yùn)行維護(hù)管理制度時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考慮其系統(tǒng)的檢查周期、備份日期、審計(jì)頻次、人員權(quán)限變化情況等；考勤系統(tǒng)重要度和防護(hù)需求較低，系統(tǒng)一旦發(fā)生故障，對(duì)機(jī)關(guān)、單位各項(xiàng)工作不會(huì)造成較大影響，在運(yùn)行維護(hù)過程中可合理分配運(yùn)行維護(hù)粒度。
3.4多層次、多安全單元防范原則
在開展系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中，應(yīng)充分考慮各安全設(shè)備工作范圍和其產(chǎn)生運(yùn)行維護(hù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，利用已有設(shè)備最大限度地發(fā)揮其技術(shù)性能，確保問題能及時(shí)顯現(xiàn)并做到快速響應(yīng)。各類安全設(shè)備、運(yùn)行維護(hù)工具在系統(tǒng)運(yùn)行中，會(huì)產(chǎn)生大量的運(yùn)行日志和告警記錄，通過對(duì)各類安全事件特征進(jìn)行歸類，提前做出合理的排查和定位，可使運(yùn)行維護(hù)工作收到事半功倍的成效。
3.5用戶便利性原則
復(fù)雜的運(yùn)行維護(hù)流程和管理制度將造成系統(tǒng)日常運(yùn)行維護(hù)效率低下。在確保信息安全的情況下，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能減少冗余流程和環(huán)節(jié)，簡化審批。可引入運(yùn)行維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，例如，可參考IT基礎(chǔ)架構(gòu)庫（ITInfrastructureLibrary，ITIL）、ISO2000、信息技術(shù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（InformationTechnologyServiceStandards，ITSS）等通用性較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)來優(yōu)化運(yùn)行維護(hù)工作，使其更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
4系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度的主要內(nèi)容
明確制定系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的各項(xiàng)規(guī)章制度、建立健全系統(tǒng)管理體制、保證系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境和數(shù)據(jù)的安全，才能保證系統(tǒng)為機(jī)關(guān)、單位各層管理服務(wù)，充分發(fā)揮信息資源的作用。管理制度組成部分應(yīng)依據(jù)系統(tǒng)實(shí)際建設(shè)情況進(jìn)行劃分，按照事先制定的原則和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編制，例如，根據(jù)內(nèi)容分章節(jié)進(jìn)行描述，或按工作對(duì)象制定不同的管理制度。制度內(nèi)容應(yīng)注意不同章節(jié)之間的相互影響和管理的標(biāo)準(zhǔn)化，避免出現(xiàn)同一對(duì)象在不同章節(jié)中出現(xiàn)不同的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)。從系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作和管理內(nèi)容來看，制度內(nèi)容可從以下兩個(gè)維度進(jìn)行劃分。
4.1系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度的流程
大部分系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作是基于流程框架的業(yè)務(wù)模式開展的，即系統(tǒng)管理過程中的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)過程。主要包括以下4個(gè)方面。1.事件與事故管理。主要包括：對(duì)引起系統(tǒng)中斷或可能導(dǎo)致系統(tǒng)中斷、質(zhì)量下降的事項(xiàng)進(jìn)行處理、記錄的過程。主要目標(biāo)是盡快使系統(tǒng)恢復(fù)正常，減少對(duì)系統(tǒng)的不利影響，盡可能保證其可用，同時(shí)記錄、評(píng)估事故與事件并為其他流程活動(dòng)提供支持。主要工作內(nèi)容包括：事件通告、事故事件記錄、事件過濾、響應(yīng)級(jí)別選擇、事件升級(jí)、調(diào)查診斷、事件關(guān)閉、事件評(píng)估等內(nèi)容。2.問題管理。主要診斷故障根本原因和確定解決問題的方案所經(jīng)歷的業(yè)務(wù)過程，主要包括：診斷、維修、恢復(fù)、記錄、重大問題評(píng)估等內(nèi)容。問題管理為后續(xù)運(yùn)行維護(hù)工作的開展提供相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的積累。3.配置管理。主要范圍包括：負(fù)責(zé)識(shí)別、維護(hù)系統(tǒng)或設(shè)備中的所有組成及各類設(shè)備或系統(tǒng)之間的關(guān)系，劃分資源、提供正確的配置信息。配置工作主要包括：方案制定、配置識(shí)別、配置控制、狀態(tài)記錄、配置測(cè)試、配置實(shí)施、配置確認(rèn)和審核等過程。4.變更管理。主要負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)服務(wù)生命周期過程中對(duì)配置項(xiàng)的變更。具體對(duì)象主要包括：管理環(huán)境中與執(zhí)行，支持及維護(hù)相關(guān)的硬件、通信設(shè)備、軟件，運(yùn)營系統(tǒng)，處理程序、角色、職責(zé)及文檔記錄等。變更管理過程包括：問題報(bào)告、變更請(qǐng)求、變更審核（評(píng)審）、變更通告、授權(quán)變更、變更實(shí)施等。
4.2系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度對(duì)象
依據(jù)系統(tǒng)基本運(yùn)行維護(hù)工作對(duì)象不同，將運(yùn)行維護(hù)管理制度劃分為以下4個(gè)方面。1.設(shè)施、設(shè)備管理。系統(tǒng)中應(yīng)建立針對(duì)設(shè)施、設(shè)備的嚴(yán)格管控制度。主要包括：機(jī)房管理、環(huán)境設(shè)備管理、安全設(shè)備管理、綜合布線管理、客戶端管理、通信設(shè)備管理、存儲(chǔ)設(shè)備管理、外圍設(shè)備管理、配電系統(tǒng)管理等。2.安全策略管理。安全策略是系統(tǒng)進(jìn)行安全規(guī)劃、實(shí)施安全技術(shù)部署的頂層文件，也是系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中必須保證的重要技術(shù)指標(biāo)和配置項(xiàng)目。主要包括：安全策略制定、變更、、修訂周期及安全配置項(xiàng)等內(nèi)容。3.人員管理。系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)人員是運(yùn)行維護(hù)工作的主體，在運(yùn)行維護(hù)管理制度中，需要對(duì)各級(jí)人員的角色授權(quán)、職責(zé)范圍、工作內(nèi)容、作業(yè)基本行為規(guī)范、任職條件等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)定義，確保既定制度得以順利執(zhí)行以及各級(jí)人員能嚴(yán)格履職。4.檔案管理。系統(tǒng)檔案主要包括：系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行階段的各項(xiàng)文檔，包括可行性分析報(bào)告、系統(tǒng)說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案、實(shí)施方案、設(shè)備操作手冊(cè)、測(cè)試報(bào)告等，需要在系統(tǒng)存續(xù)的全生命周期范圍內(nèi)記錄系統(tǒng)運(yùn)行情況，同時(shí)各類安全配置資料、分析報(bào)告、審計(jì)情況應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度。
4.3系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度的基本內(nèi)容框架
按照本文第三部分中提出的原則和第四部分提出的業(yè)務(wù)工作對(duì)象進(jìn)行業(yè)務(wù)域劃分，根據(jù)業(yè)務(wù)域內(nèi)的工作流程對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行分析，以此確定制度中相互關(guān)聯(lián)影響的部分，實(shí)現(xiàn)端到端流程的顯性化和標(biāo)準(zhǔn)化，形成各項(xiàng)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)框架。使運(yùn)行維護(hù)技術(shù)人員明確自身崗位所涉及的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)、遵循原則。按照管理范圍，將各工作流程涉及的運(yùn)行維護(hù)工作劃分出各工作模塊，對(duì)各工作模塊定義管理業(yè)務(wù)模塊，向下一級(jí)劃分各模塊的子業(yè)務(wù)范圍，形成自上而下構(gòu)建制度的邏輯過程，避免各部分制度相互沖突，并對(duì)各業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行考慮和流程繪制，確定相關(guān)需要規(guī)定的約束條件，由此得出實(shí)際操作性較強(qiáng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程。流程中各節(jié)點(diǎn)明確的責(zé)任崗位和質(zhì)量衡量指標(biāo)如圖1所示，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度框架
5結(jié)語
本文從機(jī)關(guān)、單位信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理工作的基本框架、設(shè)計(jì)原則、主要內(nèi)容等方面進(jìn)行了介紹，以期對(duì)機(jī)關(guān)、單位信息系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行維護(hù)工作起到一定的指導(dǎo)作用.
參考文獻(xiàn)：
[1]杜虹.切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密管理[J].保密工作,2012,(12):12.
[2]李元峰,蔡雅良.淺析涉密信息系統(tǒng)的分級(jí)保護(hù)[J].信息安全與通信保密,2008,(06):78~79,82.
青岡縣農(nóng)機(jī)監(jiān)理站內(nèi)業(yè)現(xiàn)有工作人員6名，計(jì)算機(jī)4臺(tái)，打印機(jī)4臺(tái)，檔案室一間，有4名微機(jī)員，1名檔案員，1員材料員。農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)是農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作的后盾，是農(nóng)機(jī)檔案管理、培訓(xùn)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、牌證辦理的主要機(jī)構(gòu)。近年來，青岡縣農(nóng)機(jī)總站從提升農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)工作水平著手，對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備逐年進(jìn)行更新?lián)Q代，現(xiàn)在農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)辦公全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。
一、加強(qiáng)農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)建設(shè)的必要性。
一是農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)為農(nóng)機(jī)化管理提供原始依據(jù)。通過對(duì)拖拉機(jī)及農(nóng)機(jī)具的初次檢驗(yàn)、登記、核發(fā)牌證而建立起來的農(nóng)機(jī)檔案資料，能夠準(zhǔn)確掌握拖拉機(jī)及農(nóng)機(jī)具的來歷、生產(chǎn)廠家、日期、機(jī)型功率等情況，這為農(nóng)業(yè)機(jī)械實(shí)行有效管理、促進(jìn)農(nóng)機(jī)化健康發(fā)展提供了原始依據(jù)。二是農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)為農(nóng)機(jī)化規(guī)劃的制定提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)。農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)檔案資料可提供駕駛、操作人員和拖拉機(jī)、農(nóng)機(jī)具的發(fā)展速度、相對(duì)比例、拖拉機(jī)和農(nóng)機(jī)具的分布、使用年限，技術(shù)情況，有利于政府部門掌握駕駛操作人員的余缺情況和拖拉機(jī)、農(nóng)機(jī)具的技術(shù)現(xiàn)狀，從而制定駕駛員培訓(xùn)計(jì)劃和拖拉機(jī)、農(nóng)機(jī)具的供應(yīng)計(jì)劃。三是農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)為農(nóng)機(jī)安全宣傳教育提供素材。開展農(nóng)機(jī)安全教育，是貫徹以預(yù)防為主安全生產(chǎn)方針的重要措施。農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)提供的駕駛員違章駕駛、操作及各種農(nóng)機(jī)事故的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等都是直觀可靠的宣傳教育素材。
二、目前農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理存在的主要問題。
雖然青岡縣農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理已形成規(guī)范化，但在管理中仍存在一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在：一是檔案建設(shè)不完整。青岡縣農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理雖然通過充實(shí)，改善，內(nèi)業(yè)管理仍然不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。一些事故尤其是一些重大事故，只是有事故快報(bào)，沒有事故檔案，對(duì)些基本的旁證、現(xiàn)場(chǎng)圖、處理過程不健全，這給制定必要的事故措施帶來不利。二是統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)失去準(zhǔn)確性。有些統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上級(jí)主管部門沒有明確規(guī)定，在加之有些報(bào)表設(shè)置不妥甚至缺項(xiàng)，造成個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)有虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)現(xiàn)象，使報(bào)表失去準(zhǔn)確性。尤其是農(nóng)機(jī)事故、“黑車”、“非駕”的上報(bào)可能對(duì)自己有害無益，為維護(hù)自己局部利益，造成很大一部分農(nóng)機(jī)事故出現(xiàn)漏報(bào)現(xiàn)象，從而使得報(bào)表失去了真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性。
三、措施和建議。
一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理人員，應(yīng)有計(jì)劃開展一些針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們進(jìn)一步掌握先進(jìn)的管理辦法，增強(qiáng)科學(xué)管理意識(shí)，提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理水平，從而達(dá)到建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)規(guī)范化、管理制度化。二是完善檔案管理制度。必須按檔案管理法認(rèn)真管理好拖拉機(jī)及駕駛員檔案，建立健全檔案管理制度；檔案專人負(fù)責(zé)制度。實(shí)行“一人一檔”。一事一檔，做到檔案登記清楚、查閱方便、擺放整齊，安全措施齊全有效。三是建立健全監(jiān)督機(jī)制。除了加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高內(nèi)業(yè)人員素質(zhì)外，還必須建立健全農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，建章立制。對(duì)外實(shí)行兩公開一監(jiān)督制度，及時(shí)公開辦事結(jié)果，接受群眾監(jiān)督。對(duì)內(nèi)實(shí)行崗位分工，落實(shí)責(zé)任監(jiān)督制，以便相互監(jiān)督。四是實(shí)行現(xiàn)代化辦公，提高農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)管理水平。應(yīng)進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案微機(jī)化管理的優(yōu)點(diǎn)，將拖拉機(jī)、農(nóng)機(jī)具管理、事故管理及其他業(yè)務(wù)管理都納入微機(jī)操作中去，加快微機(jī)化辦公步伐，實(shí)行農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)勤業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、以提高內(nèi)業(yè)工作效率和管理水平，確保農(nóng)機(jī)監(jiān)理內(nèi)業(yè)為農(nóng)機(jī)化發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。
(作者單位：黑龍江省青岡縣農(nóng)機(jī)監(jiān)理站)
[關(guān)鍵詞]水利工程；檔案管理；信息化；監(jiān)督
水利工程檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性對(duì)于工程質(zhì)量的監(jiān)督作用和驗(yàn)證作用具有重要意義，在此基礎(chǔ)上才能對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定和工程竣工后的維護(hù)有重要的參考價(jià)值。針對(duì)水利工程跨越若干不同階段的性質(zhì)和不同技術(shù)人員參與工程的特征，任何紕漏都會(huì)給工程管理帶來隱患，因此，如何真實(shí)反映水利工程建設(shè)的全過程，對(duì)水利工程的檔案管理水平有效提升帶來了挑戰(zhàn)，這也是本文研究的出發(fā)點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)對(duì)策。
一、目前我國水利工程檔案管理水平現(xiàn)狀及存在的突出問題剖析
水利工程檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，且形成周期長，涉及領(lǐng)域廣，這給水利工程檔案管理帶來一系列難題，而造成目前這種現(xiàn)狀的原因，除了檔案管理人員水平自身素質(zhì)的原因，還有一些客觀因素造成的難題，使得我國水利工程檔案管理水平都有待提升。目前，我國水利工程檔案管理水平存在如下問題：
（一）檔案管理制度不健全
從總體上看，隨著政府管理職能的轉(zhuǎn)變和行政審批制的改革，檔案管理制度也應(yīng)該隨著而改變，使得檔案的內(nèi)容、載體等更加合乎實(shí)際，但是現(xiàn)實(shí)中這項(xiàng)制度的建設(shè)明顯滯后。一些單位的水利工程檔案缺乏一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案隨著技術(shù)人員的變動(dòng)而出現(xiàn)流失等問題，缺乏完整的管理體系。此外，檔案管理部門的關(guān)系不清。檔案管理職能機(jī)構(gòu)在前期對(duì)管理工作的投入不夠，而臨時(shí)機(jī)構(gòu)在后期的突擊收集資料，這種隨意性的開展工作的方式，影響了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性和質(zhì)量。
（二）檔案管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)
水利工程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，這決定了其檔案管理的系統(tǒng)性和復(fù)雜性。但是現(xiàn)實(shí)中檔案管理人員缺乏一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案接收移交過程中的整理不規(guī)范、內(nèi)容缺項(xiàng)、紕漏不重視，使得檔案管理未能有機(jī)結(jié)合起來，影響了檔案的完整性。一些管理制度沒有責(zé)成管理人員從頭至尾的進(jìn)行檔案收集，而是臨時(shí)的抽調(diào)工作人員，或者在工程建設(shè)后期才補(bǔ)充檔案，對(duì)于檔案管理在思想上的不重視，使得這項(xiàng)工作不規(guī)范，影響了檔案的質(zhì)量。
（三）檔案管理手段落后
檔案的價(jià)值在于后期的參考價(jià)值，而這對(duì)檔案的管理手段提出了新的要求。現(xiàn)實(shí)中一些單位的檔案管理手段仍然以手工操作和紙制存檔為主，缺乏信息化的管理方式，使得水利工程檔案缺少電子版，不利于檔案的查閱保管，也不利于信息時(shí)代的檔案檢索，使得實(shí)際管理工作繁瑣，分類混亂，影響了檔案后續(xù)管理工作的開展。
（四）檔案管理監(jiān)督力度不足
檔案管理不僅要注重前期的收集和整理，還要注重后期的監(jiān)督工作。因此，加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案工作的監(jiān)督和檢查很有必要。但是實(shí)際工作中一些單位過于注重工程的進(jìn)度和質(zhì)量，而忽視了對(duì)檔案工作的監(jiān)督，使得檔案工作滯后于工程，缺乏同步性，對(duì)于一些檔案的不規(guī)范問題未能及時(shí)糾正，導(dǎo)致問題的拖延，在工程完成后再去進(jìn)行檔案管理，已為時(shí)已晚，這影響了檔案管理水平的提升。
二、若干提高水利工程檔案管理水平的對(duì)策和建議
（一）建立健全檔案管理制度
檔案管理工作應(yīng)該隨著宏觀體制環(huán)境的變革而變革。在微觀視角，落實(shí)崗位責(zé)任制，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把管理工作的目標(biāo)細(xì)化，列入年度考核中，從而使得檔案管理人員重視從項(xiàng)目建設(shè)到工程結(jié)束整個(gè)過程的檔案管理工作，如此才能保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。具體的操作過程，可以采取分階段收集和強(qiáng)制性收集的辦法，明確檔案管理的范圍，使得管理人員能在第一時(shí)間收集到檔案信息，進(jìn)而有針對(duì)性的進(jìn)行資料整理，使得檔案管理工作趨于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）通過培訓(xùn)和實(shí)踐提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅需要通過培訓(xùn)來提高，更與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)密不可分。一支高素質(zhì)隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的開展很有必要，為此，可以通過培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，提高他們的理論水平，使其熟悉現(xiàn)代化的檔案管理的各項(xiàng)知識(shí)。另外可以使一部分管理人員參與到檔案管理的實(shí)踐工作中去，協(xié)助那些經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員進(jìn)行工作的開展，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的理論知識(shí)，形成對(duì)檔案管理工作開展的新的認(rèn)識(shí)與進(jìn)一步思考，明白今后開展工作的方向與方法。
（三）建立現(xiàn)代化的檔案管理制度
針對(duì)以往檔案管理工作的不足，應(yīng)該在此基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代化的檔案管理手段，例如信息化管理，引進(jìn)相關(guān)的管理技術(shù)和設(shè)備，以提升對(duì)于檔案的查找和利用效率，在處理檔案繁雜和數(shù)量多方面體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高管理工作效率。同時(shí)信息化管理還可以實(shí)現(xiàn)資源共享和交流，可以更大發(fā)揮水利工程檔案的作用。此外還要制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案的編制、收集、整理、編目、保管，使得檔案的系統(tǒng)性和完整性得到提高。在引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段的同時(shí)，還要注意對(duì)傳統(tǒng)管理手段的完善，如配備檔案管理設(shè)施，確保檔案安全。
（四）加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的監(jiān)督力度
實(shí)際工作中，要注重對(duì)于施工周期長，工程復(fù)雜和涉及多個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的重視，監(jiān)督工作在這樣的環(huán)境下更顯示出其意義。為此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)資料員及其他施工部門的監(jiān)督，隨時(shí)檢查水利工程檔案工作的進(jìn)展情況，分階段的檢查和監(jiān)督檔案管理工作，避免原始檔案資料的遺漏，掌握檔案資料收集的主動(dòng)性和真實(shí)性。通過監(jiān)督工作，增強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的約束力，進(jìn)而有效達(dá)到不因人為因素導(dǎo)致檔案流失和失真的現(xiàn)象，提高檔案管理的水平。
三、結(jié)束語
