時間：2023-05-29 17:46:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、 為規范檔案管理，保證小貸、擔保業務檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權益，特制定本細則。
二、 檔案的管理是指對公司已發生的項目資料、權屬證明等進行整理，并統一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
（一）客戶檔案管理由總經理制定專人負責。
（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。
四、 檔案的整理與移交
（一）業務的具體經辦人員（項目經理A、B角）為檔案移交人；
（二）部項目經理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內資料清單（具體到每一項內容的頁數，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經理B角，清單一式三份，A、 B角各執一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。項目經理B角根據清單內容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經理B角須列出補充資料清單要求項目經理A角補齊；
（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資料、客戶或企業資料；（具體內容及順序附表）；
（四）業務發生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的移交時限為項目結束后（一般為貸款發放后）的五天之內，具體為項目經理A角三個工作日內移交項目經理B角，項目經理B角兩個工作日內移交檔案室，特殊情況說明原因經有權審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經理B角、檔案管理員雙方簽字確認；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
（八）檔案管理員對接收的檔案統一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
五、重要權證資料的移交
（一）重要權證資料包括：貸款或者擔保客戶的財產權屬證明原件、保證人的財產權屬證明原件、他項權證原件、動產抵押登記通知書、股權出質設立登記通知書、其他權屬證明原件；
（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現金管理，相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員， A角列出重要權證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；
（五）存檔的權證應按項目按項目編號分開保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為2012鴻借字第001號。
六、檔案的借閱
（一）公司董事長、總經理。副總經理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經公司董事長、總經理或主管副總經理批準；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，將所借資料完整歸還檔案管理員；
關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法
2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
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現在結合具體的行政管理培訓有關內容具體講一下，員工禮儀和工作紀律、檔案管理制度、會議管理制度、印鑒管理制度、公文打印管理制度、辦公及勞保用品管理制度、庫房管理制度。
1、員工禮儀和工作紀律
主要包括：員工的著裝、儀表、語言、行為、及商務活動中的禮儀等等。工作紀律主要有上下班管理制度、請銷假制度、休假制度、獎懲制度、離職及辭退制度。對一些行業來講，員工的禮儀和工作紀律是公司行政管理制度中最重要的內容。
2、檔案管理制度
主要制度包括：材料的收集、歸檔范圍、立卷、檔案保管期限、保密級別、檔案的借閱等等。
3、會議管理制度
主要制度包括：會議的分類及召開權限、會議的組織、會議紀律、會議記錄、會議跟進等等。
4、印鑒管理制度
主要制度包括：印鑒的制發、公司印鑒對內對外使用規定、印鑒的權責人及部門、印鑒的保管、印鑒使用登記等等。
5、公文管理制度
主要制度包括：公文格式及行文規范、收文程序、發文程序、公文歸檔、公文清退、公文銷毀等等。
6、辦公及勞保用品管理制度
主要制度包括：購置規定、保管制度、領退制度、登記制度。
1 納入企業管理，形成合力，加強核心檔案資源建設
隨著集團公司現代企業管理的不斷加強，檔案工作越來越成為企業基礎管理、專業管理、資產管理和風險管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業管理制度和業務流程是必要趨勢。
河南油田的做法是，把加強核心檔案資源建設納入企業管理制度和業務流程。主要體現在：把檔案管理制度的制定納入生產經營的每個環節、每個流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業務和主營業務，以流程決定配套管理。通過界定各部門、各單位的業務范圍和職責，樹立企業員工人人都要管檔案、利用檔案、保護檔案的意識。
在重點建設項目管理中，實現檔案管理與項目管理四同步，檔案專業驗收是項目管理流程的最后一個環節；在科研鑒定、評審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評審的首要條件；在設備管理中，明確規定設備開箱驗收，必須有檔案人員參加和隨機資料歸檔交接；在OA辦公自動化文書處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開發項目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項目管理、探井鉆井工程項目管理、錄井、測井、試油等工程管理中，在項目竣工驗收中，都對提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評分標準；在境外項目管理中，明確提出了檔案資料管理。
另一方面，檔案工作納入企業考核體系。要讓這套管理制度落實、可行，考核是關鍵。因此，把建設檔案管理制度體系與建設檔案工作考評體系有機結合起來很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評價排序，建立評價通報制度，對各單位檔案工作實行量化考評，并把檔案工作的考評結果納入企業的年終效績考核體系，有力推動檔案工作的發展。
2 納入企業信息化建設，整合各類檔案信息資源
要把檔案信息化建設納入企業信息化建設中，一同規劃、一同發展，在建設各專業系統時，要征求檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設的試點工作，檔案管理系統已在河南油田局機關檔案館及26個二級單位檔案室實施完畢并運行。通過依托檔案信息化管理系統，建立與其他各專業信息系統在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財務接口已部署完成并正常運行。實現了部分專業系統形成的電子文件實時在線歸檔。
3 通過檔案信息化建設，促進檔案標準化管理
通過檔案業務流程分析與優化，使企業檔案關鍵業務和關鍵流程與信息系統相融合；按照標準先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數字化檔案館技術規范標準；利于加快檔案信息化基礎工作和監督檢查細節上設置條款，有效地履行檔案監督、檢查、指導職能。
一、建立現代企業檔案管理制度勢在必行
在建立現代企業制度的大背景下，客觀上要求企業檔案管理制度也需要作出與時俱進的創新，以便為現代企業經營管理作為高質、有效的信息服務。
1.現代企業檔案管理制度的建立是推進企業創新的重要內容
現代企業管理制度的建立包含著多方面的內容，是一項宏偉、系統的創新工程，包含著多方面的的內容，其中，檔案管理創新是推進企業創新的有機組成部分。基于企業檔案在企業管理體制中所處的地位和所應發揮的重要功能。客觀上要求企業檔案管理工作需要為企業企業經營管理工作提供細致、全面的信息服務，譬如通過提供企業產品經營的歷史軌跡，可以為企業生產提供必要的市場信息服務。因此，要適應現代企業和新時期社會經濟的發展要求，就必須推進檔案管理工作創新。
2.現代企業競爭的實質客觀上要求加快檔案管理工作創新的步伐
現代企業競爭的實質是科技和人才的競爭。科技、人才、時間共同構成了現代企業競爭的基本要素，企業要在激烈的市場競爭中脫穎而出，就需要以高質、優異的信息服務為保障。而原有的落后的檔案管理工作根本不能適應企業這一發展要求，客觀上需要加強改革。
3.推進企業檔案管理創新同樣是經濟全球化發展的內在要求
經濟全球化是當今世界經濟發展的大潮流，這一歷史潮流要求檔案管理進一步創新。“沒有創新的精神就沒有現代化檔案管理，就不能適應經濟全球化的需要。唯有創新企業檔案管理，才能將檔案的管理和利用融入全球化的進程之中，跟上時代的前進步伐。”
二、當前企業檔案管理制度中存在的主要問題
1.思想落后，觀念保守，缺乏現代企業檔案管理的視野和理念
在許多企業檔案管理過程中，雖然大都宣稱秉承和實行了“以科學發展觀推進檔案管理工作”的工作理念，但在實踐中卻不能有效貫徹這一管理理念，形式主義色彩嚴重。從企業檔案管理工作實踐看，許多檔案管理部門在工作過程中片面突出形象過程建設，缺少為企業經營提供優質服務的基本的敬業精神和管理經驗。
2.管理手段單一，管理模式落后
現有企業檔案管理制度大都形成于計劃經濟時代，從檔案儲存的信息媒介、檔案信息傳播的方式方法到檔案保管的規范程序等各個方面的內容都沿襲了計劃經濟時代的工作特點。“傳統的檔案管理模式，基本是計劃經濟時代的產物，清一色的國營、集體企業，使檔案的管理模式過于統一。”[2]這種大一統的管理模式，與現代企業自主經營、自負盈虧的管理理念格格不入。
3.缺乏缺乏復合型的高素質檔案管理人才
現代檔案管理制度的建立需要以懂電腦、懂管理的高素質的復合型人才為前提，而現有人員缺乏現代化的管理理念和管理經驗，導致企業檔案管理工作質量不高，問題層出不窮。“人是推動檔案管理發展的動力、前提和基礎。企業檔案管理要落實科學發展觀，就必須堅持以人為本，樹立人才資源是第一資源的觀念。”
三、建立現代企業檔案管理制度的可行措施
1.現有檔案管理工作者積極轉變
檔案管理工作理念，用現代檔案工作的新思想武裝自己的頭腦，努力提升檔案工作效率，提高信息服務的質量現有檔案管理工作人員需要轉變管理觀念，建立與現代企業制度相一致的管理理念。觀念的更新是實踐創新的先導，工作理念影響著工作過程的開展。作為全球化經濟時代的企業檔案管理工作者應及時補充現代化的管理知識，勇于接受新知識，善于汲取新思想，跟上時代的步伐。為此，企業自身也要從各方面采取各項有力措施，積極鼓勵現有工作人員參加各種形式的培訓學習，以提高他們的管理水平。
2.創新工作手段，建立多元化的檔案信息服務工作路
企業檔案管理工作要敢于接受新知識，善于引進現代信息技術知識，以拓展檔案管理服務工作的有效路徑，從而切實提高自身的服務質量。除了繼承和發揮傳統檔案管理工作的優勢外，檔案工作人員還要積極開辟包括網上閱讀功能、電子文獻的自動上傳功能等各項內容在內的綜合服務功能。“社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。”檔案工作人員要能夠及時把握到檔案管理工作發展的客觀趨勢，積極引進包括多媒體技術在內的工作手段，提高檔案信息服務的質量。
3.積極引進復合型的高素質檔案管理人才，提高檔案工作的水平和質量，為建立現代檔案管理制度提供必要人力資源保障
關鍵詞：企業檔案信息安全風險識別風險控制
企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，[1]是企業各方面活動的真實記錄，對企業市場活力提升、制度改革和文化建設等有至關重要作用。企業檔案信息安全管理是企業安全管理的重要組成部分，提前識別企業檔案信息管理存在的安全風險，有利于采取有效控制手段規避風險，促進企業檔案安全管理建設，防患于未然。本文以H企業為例，在調研基礎上探討企業檔案信息存在的安全風險及控制手段。
一、H企業概況
H企業成立于2013年，主要經營金融板塊、產業發展板塊、城市功能性設施板塊和出資人板塊等四大業務板塊，是戰略性投資的融資平臺和產業項目、城市功能性項目的先行戰略投資者。[2]隨著公司的發展壯大，檔案數量呈現指數級增長趨勢。H企業檔案工作實行二級管理制，第一級管理是指由公司綜合部負責統籌管理全公司的文書檔案工作，第二級管理是指各部門負責本部門的檔案資料使用管理工作。綜合部的檔案按文書、科技、財務、人事、聲像、實體6種檔案類別進行分類整理，公司用OA系統對電子文件進行日常管理，將部分重要的紙質檔案進行數字化掃描，加以保存。
二、企業檔案信息安全風險要素識別
企業檔案信息安全風險要素識別是對企業檔案信息安全管理工作中存在的薄弱環節進行確認。[3]在對H企業調研的基礎上，將其所面臨的企業檔案信息安全風險要素劃分為組織風險要素、人員風險要素與技術風險要素。
（一）組織風險要素
一是，企業重視程度低。企業檔案信息效益的產生具有隱蔽性和延遲性，隱蔽性即檔案部門投入清晰性和收益模糊性之間的矛盾，延遲性即檔案工作的效益要在很長一段時間后才可能顯現。[4]企業檔案信息無法快速創造經濟效益的特點使企業對其重視程度較低，檔案信息安全管理投入的資金、人力較少。以H企業為例，文書檔案工作人員僅一人且為兼管人員，檔案管理投入資金少，專門存放檔案的檔案柜和檔案安全管理設備至今尚未配備，檔案信息安全管理專業技術人員、設施設備的缺乏給企業檔案信息安全帶來了巨大風險。
二是，檔案安全管理制度缺失。企業迫切需要的檔案安全開發、利用及電子文件長期保存等相關標準尚未制定，且存在與企業檔案工作實際相脫節的情況。[5]以H企業為例，企業成立至今已4年，但尚未建立健全的檔案安全管理制度體系。面對企業檔案數量劇增與檔案安全管理制度缺失之間的尖銳矛盾，企業檔案工作者在處理文檔工作時無章可循，業務工作缺乏規范性，企業檔案信息安全管理工作缺乏制度的監督約束，檔案信息安全缺口隨之擴大。
（二）人員風險要素
企業檔案管理崗位人員流動性大是造成檔案泄密的主要原因。檔案工作者的信息安全意識和素質水平會直接影響檔案信息的安全。[6]以H企業為例，專職人員自2013年來更換了4人，企業檔案管理崗位人員可直接接觸記錄企業生產經營、戰略發展及科研技術等重要檔案信息，隨著企業人員離職跳槽向其他公司、行業流動，這部分涉及原企業商業機密的檔案信息極可能隨之外泄。
企業員工檔案安全管理意識弱也會帶來安全風險。譬如，各部門檔案收集移交不及時，會對企業檔案信息的完整性帶來風險；各部門在檔案整理、利用中造成檔案載體損毀對企業檔案信息的可用性帶來風險；企業人員出于自身利益篡改檔案信息內容，給企業檔案信息的真實性帶來風險等。
（三）技術風險要素
一是，信息系統及硬件故障。信息系統不穩定會導致檔案信息數據丟失與損壞，硬件設施故障也會給檔案信息安全帶來風險。以H企業為例，公司日常行文均通過OA系統實現，OA系統中流轉大量企業管理信息，H企業的OA系統分別于2015年8月及2016年3月出現異常引起系統崩潰，導致部分企業信息數據丟失且無法恢復。
二是，電子文件安全保障技術不成熟。如何保證企業檔案系統中電子檔案的安全，是現階段企業檔案安全管理的重難點。企業電子文件信息安全保障技術不成熟，會危及電子文件安全和正常運用。一旦系統遭遇病毒、黑客侵擾或信息載體物理損傷、外圍設備技術障礙等，都會給電子文件帶來無可挽回的損失。
三、企業檔案信息安全風險控制對策
（一）從制度層面進行控制
1.企業檔案信息安全管理制度的建立健全。健全的企業檔案信息安全管理制度應包括以下幾個方面：一是，企業檔案日常安全管理制度，如檔案保密制度、檔案安全檢查制度和檔案安全追責制度等，明確企業各部門、人員的職責，建立檔案信息安全管理的長效機制；二是，企業電子文件安全管理制度，確保電子檔案信息存儲、讀取、利用過程的安全可靠；三是，應急響應制度，建立檔案信息安全應急預案，提高企業檔案管理部門應對自然災害及突發事件的能力；四是，應急處理制度，對企業檔案信息安全風險發生后，能在第一時間采取相應措施進行處理，將風險損失降至最低。
2.企業檔案信息安全管理制度的適用。以企業檔案信息安全管理制度的適用來實現對檔案信息安全風險控制，主要從以下兩個方面著手：一方面，不同企業形成的檔案信息各有特點，安全保障要求各有不同，企業應根據本單位檔案信息安全保障的實際需求，制定符合本企業特點與需求的檔案信息安全管理制度。另一方面，企業檔案信息安全風險要素具有動態性，企業檔案信息安全管理制度應隨著新技術、新風險的出現不斷完善和更新，保證檔案信息安全管理制度在多變的信息安全風險環境中的適用性。
3.企業檔案信息安全管理制度的執行。檔案工作者是規章制度的執行者，執行力度的大小關系到檔案安全管理工作水平。[7]首先，企業應嚴格要求檔案工作者照章管理檔案，自上而下確保檔案信息安全管理制度的執行，將制度的執行納入企業管理運行程序，將公司檔案管理納入制度化軌道。其次，企業管理層要監督企業檔案信息安全管理制度的執行情況，將制度的執行與員工績效考核掛鉤，定期對制度的執行情況進行評估并根據評估結果進行相應的獎懲。
（二）從管理層面進行控制
1.分級管理。分級管理即對企業檔案信息和風險控制消減等工作進行安全等級評定，以最少的成本投入獲得最大的檔案信息安全保障效果。企業可根據檔案信息對企業生產發展作用價值大小、涉密與否來劃分重點檔案和普通檔案。企業檔案中涉及企業商業機密，記錄企業核心競爭力信息的這部分檔案是企業發展的重要戰略資源，如企業的項目檔案、科技檔案、客戶資料以及反映企業發展歷程的重大事件相關檔案等，可劃分為重點檔案，其余日常業務工作中形成的文書檔案等可劃分為普通檔案。在對所有檔案進行安全管理的同時，對重點檔案信息的安全進行重點監控，不同重要等級的檔案進行分級管理。
2.人員管理。通過人員管理來控制企業檔案信息安全風險的方式有：第一，倡導員工終身學習，針對企業檔案信息安全內涵的拓展、風險要素的類型、應對風險的技術等內容定期開展檔案信息安全管理培訓，豐富企業員工檔案信息安全保護理論知識，提高檔案信息安全保護技能水平。第二，注重對企業員工職業道德的培養，使守護企業檔案信息安全，嚴守企業檔案機密信息的崗位職責內化為員工的職業道德。第三，注重企業文化的建設，培養員工對企業的認同感和歸屬感，減少因員工離職或跳槽而造成企業機密檔案信息泄露。
3.動態管理。企業檔案信息安全是企業生產經營安全的重要組成部分，伴隨企業生存發展的始終。[8]檔案安全管理面臨的各類風險要素中，每種要素都處于不斷變化之中，某一要素的變化會引起其他要素的聯動變化。[9]因此企業應對檔案信息安全實施動態管理，即隨著新的風險點的產生，相應的保護方案、制度也應隨之保持動態發展。此外，動態管理還體現在與外界的動態關聯上，企業要與外部社會環境保持良好溝通聯系，及時掌握檔案信息風險變化的新動態。
（三）從技術層面進行控制
1.檔案信息安全技術的應用。信息安全技術指用于保障信息、信息系統和網絡安全的技術。[10]檔案信息安全技術是電子檔案信息安全的有力保障，企業可針對不同安全屬性的檔案信息采用不同的信息安全技術。在數據安全技術、網絡安全技術和檔案管理系統用戶安全技術等方面強化保護措施，運用信息技術提高企業檔案工作效率的同時，也保證企業檔案信息的安全。
2.檔案信息安全技術的更新。檔案信息安全建設是基礎性的長期工作，構建全面、能力可持續增長的安全防御體系才能保證檔案信息系統的長期安全穩定運行。[11]檔案信息安全技術是不斷發展的，企業應及時了解和掌握最新的計算機病毒、黑客技術等檔案信息存在的潛在風險，關注信息技術的更新動態，確保企業應用的檔案信息安全技術與時俱進，為企業檔案信息安全保駕護航。
四、結論
企業檔案信息安全是企業生產經營安全的重要組成部分，伴隨企業生存發展的始終。人員風險要素、組織風險要素與技術風險要素三者綜合構成威脅企業檔案信息安全的風險要素，為保障企業檔案信息安全必須從管理、制度、技術三個層面三管齊下對這些風險要素進行有效控制，深入貫徹“預防為主，防治結合”的方針，保障企業檔案信息安全無虞，讓企業檔案信息更好地服務于企業的發展。
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[10]聶云霞，張加欣，甘敏.信息生態視域下數字檔案用戶信息安全保障系統構建研究[J].檔案學研究，2017（1）： 66-72.
1樹立科技檔案服務意識，強化設備監理科技檔案管理工作
科技檔案是設備工程項目管理的基礎工作，科技檔案的質量好壞和完整程度影響到設備工程項目管理工作。設備監理是依據國家有關法律法規和技術標準，對重要設備的設計、制造、檢驗、儲運、安裝和調試等過程的質量、進度和投資等實施監督，設備工程質量是對工程性質、品質和安全的綜合表述是，對設備工程質量的評價就是以科技檔案為基礎，以量化的指標進行綜合測評。因此作為項目負責人應當提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養科技檔案管理人員的服務意識和調動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉變思想，增強科技檔案管理意識和服務意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業知識的學習，努力掌握科學管理的原則和方法，提高科技檔案質量，要積極探索科技檔案管理模式，確保科技檔案工作更科學、更實用，為設備工程項目管理提供有利資源保證。
2建立健全有效的設備監理科技檔案管理制度，規范科技檔案工作
設備工程項目管理科技檔案是一個動態的過程，這一過程的目的和結果都是需要建立真實、完整、系統的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環節都需要有符合設備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設備監理工作程序，實現動態管理和績效考評，才能客觀反映設備工程項目管理的完整面貌，為設備工程建設項目服務。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現合理性、有效性。建立的設備監理科技檔案管理制度和程序需要考慮設備工程建設項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現實用性、科學性。依據GB／T26429－2010《設備工程監理規范》，建立的設備監理科技檔案管理制度和程序應當具有實用性和可操作性，以便于更好地發揮制度的指導性和規范性。③科技檔案管理制度要具有權威性。建立的設備監理科技檔案管理制度既需要有效執行就要監督落實，因此制度在執行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現制度的權威性。
3加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質
做好設備監理科技檔案，加強業務學習，提高自身文化素質和業務素質是保證科技檔案管理工作的需要。科技檔案管理人員的綜合素質和管理水平決定著設備監理科技檔案管理質量的好壞，因此需要加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業知識繼續教育培訓和崗位培訓工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認識程度，完善科技檔案管理人員的知識結構，培養較強的檔案技術能力，同時重視信息技術和網絡知識的教育培訓工作，以適應設備監理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業務交流。同時參加設備監理單位之間的業務交流，通過交流，相互學習，相互切磋，取長補短，吸收更好的經驗應用于自己的科技檔案管理工作當中。③注重加強個人素質教育和自身修養的培養，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質教育和自身修養的培養，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創局面。④注重加強質量管理知識的培訓和學習。設備監理科技檔案是設備工程項目質量管理中的重要環節，完善的設備監理科技檔案可以為公司質量體系認證提供原始憑證和法律依據，也是公司通過質量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質量管理知識的培訓和學習。
4加強設備監理科技檔案基礎設施建設，提高檔案的利用價值
科技檔案的利用是實現科技檔案的價值重要途徑，也是科技檔案發展的力量源泉。豐富的，高質量的設備監理科技檔案是檔案管理的基礎和前提，科技檔案資料匱乏、不專業、不系統、不準確、不完整，就難以保證設備監理科技檔案的有效利用。如果科技檔案放在檔案柜里不使用，也會失去科技檔案的價值。保管是一種手段，利用才是目的。如何提高檔案管理的利用價值呢。必須加強科技檔案的基礎設施建設工作。①科技檔案管理人員要轉變思路，不斷創新，深入設備工程項目現場，根據實際需要和設備監理工程項目程序和工作規范到項目和制造廠家對各監理項目和監理人員進行指導，了解工程進度，幫助項目部和監理人員做好基礎資料的形成、整理、歸檔工作，確保設備監理科技檔案完整、準確、系統地歸檔保存。②科技檔案管理人員要做好科技檔案的基礎性工作。豐富的、高質量的科技檔案材料是科技檔案利用的前提和條件，科技檔案材料如果缺乏、不系統、不規范、不準確、不完整、不專業是很難做到合理和有效利用。作為科技檔案管理人員應當了解設備工程技術資料和設備監理工作內容、范圍，按照科技檔案管理專業方法，開展科技檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管工作，確保科技檔案基礎性工作，以提高科技檔案的有效利用價值。③加強基礎設施建設，建立適宜的科技檔案存儲空間，配備相應設備設施以順利開展各項職能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技檔案平臺等。設備監理單位要根據檔案數量和檔案內容重要程度，完善科技檔案設備設施，爭取能夠確保有效管理各種載體的科技檔案，進而確保科技檔案資源體系的建設，促進檔案規范化管理工作不斷深入開展，與時俱進。④加強科技檔案信息化管理，實現科技檔案信息資源共享。要想對科技檔案實現信息化管理，需要用現代化的管理手段，對科技檔案進行信息存儲、檢索、利用公司網絡平臺實現科技檔案信息網絡化管理，從而實現科技檔案資源共享。⑤加強科技檔案的宣傳工作，提高科技檔案意識。利用公司的網站、局域網、微信群等現代化辦公條件，從檔案基礎知識、館藏資源、檔案查閱利用等幾個方面開展檔案宣傳工作，從而體現科技檔案開發利用所產生的作用和為公司各方面帶來有益的幫助。
5結束語
一、實施檔案管理工作的重要性
檔案管理工作的是由檔案館或者檔案室規劃并實施的，對各類檔案的管理工作，與此同時通過各項服務項目為人們提供服務，它不僅是地方檔案事業發展的重要內容，也是國家檔案事業發展的重要組成部分。新時期，我國經濟、政治、文化的發展步伐加快，在這樣的環境下，檔案管理工作機遇與挑戰并存，必須提高檔案管理的水平，提高管理效能，這是滿足和諧社會發展要求的重要內容，也是檔案事業向前發展的必然。檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會發展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內外的發展態勢，明確我國處于何種發展境態之下，以此為基礎人們可以快速、準確的選取相關檔案，為各個行業發展提供依據。檔案館以及檔案室只有緊跟時代步伐，最大限度處理不斷發生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進檔案管理工作規范化、制度化、科學化發展，滿足國家以及檔案事業本身的發展，達到服務社會的目的[2]。
二、檔案管理工作中存在的問題
（一）忽視檔案管理工作的重要性，沒有形成明確的管理理念
隨著檔案事業的發展，越來越多的企業、單位建立起檔案管理機制，并且形成了一定的檔案管理意識，意識到檔案管理工作對社會發展的重要性，在不斷探索中完善檔案管理工作，使其服務于社會。但是，這只是各類行業中的一小部分企業，由于一些中小企業受到各種限制性因素的制約并沒有對檔案管理工作形成完整的認識，雖然有一定的認識，并不全面也不科學，忽視了檔案管理工作的重要性，只是簡單的將檔案管理工作劃分為人事檔案保存或者其他類型檔案的管理[3]。對于檔案管理工作缺少科學分析，沒有形成明確的管理理念，致使企業檔案工作出現雜亂、零散、散佚、混淆、孤本等問題還使其與系統的社會檔案使用相對立，達不到新時期人們對檔案價值利用的要求，非常不利于檔案管理工作發展。
（二）相關工作人員專業素質差
檔案管理人員是檔案管理的第一責任人，其專業素質直接影響著檔案管理工作的質量與效率，正是由于檔案管理工作專業性強并且非常復雜，所以對管理人員的專業素質提出了更高要求。但是就目前我國檔案管理工作的發展現狀來看，檔案管理人員的專業素質差是其普遍存在的問題之一，影響了檔案管理工作效率的提高。
（三）檔案管理制度不健全
制度是實施一切工作的重要標準，完善的檔案管理制度可以使得檔案管理工作順利實施、有章可循，是企業檔案管理工作效率提高的重要依據，也是檔案管理工作質量提高的重要保障。但是，我國大部分企業并沒有形成系統的檔案管理制度，雖然一些企業已經初步形成了某種檔案管理制度，但是這些制度可操作性弱、達不到科學性管理、規范化管理的目的[4]。這使得企業的檔案管理工作一直處于混亂狀態，不能形成連續性管理、系統性管理。
（四）檔案管理工作的設施落后，管理手段僵化
檔案管理設備是保證檔案管理工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些企業檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎管理設備落后，設施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發生。
三、提升檔案管理水平的幾點建議
（一）形成現代管理理念
要想形成現代管理理念需要實現兩個轉變，管理觀念的轉變，管理理念的轉變。管理觀念是檔案管理工作現代化的精髓，實現檔案管理工作現代化必須實現管理觀念與思想的現代化。在實際工作中，相關的檔案管理工作人員要緊跟時代步伐，形成現代管理理念，樹立科學管理、高效率管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念[5]。將檔案管理工作推向時展的大潮中，由被動服務轉變為主動服務，由消極服務轉變為積極服務，促進檔案管理工作面向世界、面向未來、面向現代化。
（二）加大資金投入
第一，保證檔案管理工作的經費。檔案管理部門要不斷完善自己、提高自身的服務水平，提高工作質量與效率，使得企業投入更多的資金。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案本身具有重大的經濟價值，只是人們忽略了其作用，沒有發現而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發揮更大的作用，通過檔案提升企業的競爭力。第三，提高服務質量。檔案蘊藏著巨大的價值，檔案管理部門要將其潛在價值轉化為經濟價值，更好的為人們服務，提高檔案的利用程度。
（三）建立健全檔案管理制度
第一，規范檔案管理流程，提高技術含量，提高管理環節的完成質量。第二，形成相應的安全措施，保證電子檔案或者電子文件的安全，確保其完整、安全。第三，形成標準化檔案管理制度。
（四）提高檔案管理工作人員的專業素質
檔案管理工作人員的專業素質是實現檔案管理現代化的關鍵，影響著檔案管理工作的質量與管理效率。檔案管理部門要定期對管理人員進行培訓，不斷提高其工作能力，確保各項工作高效展開，確保檔案信息的完整、安全。
一、我國國有企業人事檔案管理制度的現狀
我國人事檔案管理制度發端于延安時期。當時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經歷和德才表現的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區分的干部、企業職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業人事檔案管理的相關政策法規和制度基本內容如下：
（一）國有企業人事檔案的相關政策法規
國有企業職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據的政策法規主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細則》（1991）、《企業職工檔案管理工作規定》（1992）、《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（2009）。實踐中，國有大中型企業基本建立了較為完備的企業人事檔案管理的規章制度。
（二）國有企業人事檔案管理制度的基本內容
國有企業人事檔案管理制度的基本內容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內容。
1.人事檔案管理體制
《干部檔案管理條例》規定，干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統一管理；縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案工作由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
2.人事檔案收集歸檔內容
國有企業中干部人事檔案收集歸檔內容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）執行，工人檔案按照《企業職工檔案管理工作規定》（1992）執行。干部、企業職工檔案的收集歸檔內容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內容上，干部檔案收集歸檔內容每一類均有詳細規定，企業職工檔案收集歸檔內容只在涉及學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細規定外，其余類別沒有詳細規定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進行收集歸檔。
3.人事檔案的保管
《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業職工檔案材料統一用紙、統一用筆、統一制作標準。職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。
4.人事檔案的傳遞
我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴格規定。《干部檔案工作條例》規定，干部工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。《勞動合同法》（2007）規定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
二、國有企業人事檔案管理制度存在的問題
我國國有企業人事檔案在政策法規和管理制度方面建設取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業的生產規模不斷擴大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現在如下幾方面：
（一）多頭管理影響人事檔案的完整性
目前有的國有大型企業的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業職工在企業內不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業破產、改制、并軌，很多國有企業職工下崗、分流、再就業，導致政府勞動部門、失業管理部門、社會保險部門、人才服務中心也是部分國有企業職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。
（二）收集歸檔的內容缺乏有效性
實踐中，我國企業職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內容一致，類別眾多，內容繁瑣，而且多側重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機關和事業單位效用較大，對國有企業的效用較低。由于國有企業干部數量較少，絕大多數職工是從事生產、開發、營銷、技術服務人員。國有企業要在激烈的市場競爭中獲勝的關鍵要依靠企業職工的創新力和技術水平，企業需要的是職工檔案中關于崗位流轉、業績貢獻方面的信息，而不是學習成績、黨團材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業人事檔案收集歸檔的內容對企業管理缺乏有效性，導致一些國有企業對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業中處于邊緣化的現象。
（三）對人事檔案管理投入水平低
我國國有企業人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業認為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業的盈利目標關聯較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養、引進專業人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業購買了電子設備，并進行了信息聯網，但是由于缺乏專業化的人才，也沒有充分發揮計算機的大數據系統對人事檔案進行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。
（四）檔案傳遞管理不規范
我國國有企業人事檔案管理轉遞管理存在不規范的問題。隨著企業職工流動性的增加，一些企業職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規定的手續轉遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業內部。在新錄用員工時，一些國有企業也不要求職工調動人事檔案到本企業。還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現象時有發生。因此，國有企業內部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現象，影響國有企業人事檔案管理的規范性。
三、對策建議
國有企業職工是創造企業財富的源泉，是企業的第一資源。國有企業人事檔案管理對于了解企業人力資源的基本信息、提高企業競爭力具有重要的價值。要實現國有企業的人事檔案管理與企業人力資源開發和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業人力資源競爭力。建立市場經濟條件下，以職工基礎檔案、業績檔案、薪酬檔案、黨團檔案為內容的多層次國有企業人事檔案管理系統，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現國有企業人事檔案管理規范化、信息化。
（一）理順國有企業職工人事檔案管理體制
理順國有企業職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業職工人事檔案多頭管理的現狀，根據企業規模建立在企業黨委領導下的人力資源部門統一、分級管理國有企業職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業人事檔案管理應適應人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業員工錄用、崗位流轉、技能培訓、薪酬管理、業績考核等環節緊密相連。在管理范圍上，國有企業應建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養老保險制度以后國有企業招用的職工、季節性用工、農民工都應建立相應的職工人事檔案。
（二）對不同職工類型實行檔案內容分類管理
國有企業職工類型復雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業職工人事檔案管理既要適應企業人力資源管理需要，也要維護職工的正當權益，針對不同類型職工建立相應的人事檔案制度。如對國有企業的干部嚴格按照《干部人事檔案管理條例》的規定進行管理；對于正式職工建立關于基礎檔案、薪酬檔案、業績檔案、誠信檔案、黨團檔案為主要內容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎信息、勞動合同、業績情況、社保繳納為主要內容的簡易人事檔案管理制度。
（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入
國有企業管理者應加強對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進行相關培訓，同時注意引進檔案管理專業人才，提高檔案管理的專業化水平。二是加強硬件設施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業需保障人事檔案管理所需硬件設施，達到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機技術對員工的人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現網絡化管理、動態化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。
（四）加強人事檔案管理制度的規范化建設
關鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化管理
檔案管理的最終目的是為了將各項檔案管理信息進行科學的歸類整理，將整體檔案信息化系統建立起來。網絡技術的不斷發展，可以將信息網絡技術應用到檔案信息管理中，實現檔案信息網絡的存儲和傳播，在使用網絡的過程中重視網絡安全，在提升工作效率的條件下保證檔案信息的加密，不能僅僅關注工作的效率。
一、加強檔案管理的安全保密及信息化管理的重要性
檔案管理主要是利用計算機網絡系統，將一些重要的檔案信息資源進行歸納，然后通過相應的檢索程序，實現資料的查找，對工作進行有效化處理。檔案信息管理系統采用檔案管理、檔案采集和檔案處理為一體的處理方式，實現檔案的信息化、標準化處理。隨著辦公系統自動化的普及，檔案管理的信息化是時展的必然趨勢。[1]但是，現階段的我國在檔案信息系統管理中還存在一些問題，例如，合肥某公司為了適應整體辦公自動化的需要，引進檔案管理信息系統，在初期這項系統取得較好的效果，提升了檔案收集和調取的速度，但是隨著時間的推移，該系統使用中出現檔案信息泄露的情況，一些不該被篩選出來的員工信息出現在公共Y選領域，同時出現了不同程度的外泄，為了解決這一問題，信息技術部的人員對于整個公司的計算機進行限網處理，造成公司員工其他系統在使用中存在問題。將一些情況反映給公司信息技術人員，他們并沒有提供更好的解決措施，造成員工使用電腦的不便。因此，在進行檔案管理的過程中應該加強對檔案安全的控制，提升信息化管理水平。
二、加強檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施
（一）提升檔案管理的保密制度
制度是進行管理的基礎，也是進行檔案管理的重要依據，檔案管理需要制定相應的管理制度，并將制度進行認真的貫徹執行，國家的檔案管理制度不健全，存在一定的漏洞，使得不法分子趁機進入檔案管理系統中，竊取國家和單位的檔案信息，造成國家和單位的損失[2]。針對這種情況，國家應該不斷完善檔案信息管理法律制度，創建更加科學完善的檔案信息管理制度，通過法律法規強制力的引導，規范檔案信息管理。這樣，規范化的檔案管理制度建立起來更加快速。
（二）提升檔案傳遞中的信息安全
檔案信息傳遞中，較容易出現信息的泄漏，因為這個過程不是獨立完成的，需要多個部門之間的合作，因此在進行檔案管理中必須做好安全保密工作。例如，武漢市為了加強檔案信息傳輸中的安全管理，進行武漢市文件檔案管理安全加密傳輸系統建設項目公開招標，采用企業和公司合作的形式，聯合公司開發適合企業各個部門的傳輸加密方式，在試行過程中設置相應的管理員權限、文件保險箱、聯系人管理等加密措施，提升文件傳輸的安全性。如該部門人員張強，他在部門中擔任的是文件加密的職能，對文件加密進行授權，文件傳輸中指定人員接收，如果其余人員則需要輸入密碼，這樣針對性的進行文件的傳輸可以增加文件的安全性。
（三）加強安全管理的技術手段
技術的提升是進行檔案信息管理的基礎，這些技術包括防寫技術和加密技術，對于防寫技術來講，主要是為了在檔案資料調取的過程中僅僅是可以對資料進行查閱，無法進行下載和修改，采用不可逆的技術對檔案進行管理，防寫技術是典型的單項操作，只可以對資料進行讀取，而不可以進行復制，但是這項技術雖然不能對資源進行復制，但是可以進行多次讀取。[3]而加密措施可以對檔案信息的核心思想進行加密處理，需要讀取的材料收入密碼，保證機密資料處于安全和保密狀態，資料不公開，如果強行進行讀取就會產生檔案的亂碼，即使賬號被盜了也不能對加密內容進行破解[4]。例如文章中提出的合肥某公司，可以通過對檔案資料的加密，實現不同檔案源的篩選。因此，他們的技術人員使用公鑰密碼算法對檔案資源進行了加密，解除了網絡限制，緩解了網絡使用者和管理者之間的沖突。
三、結束語
總而言之，檔案管理的安全問題一直是需要解決的問題，也是網絡技術不斷發展的條件下需要關注的問題。如何保證檔案的安全，需要社會各個方面的共同努力，各個部門應該都充分的認識到檔案信息管理的重要性，加強法律法規方面的引導，并在技術上進行提升，加強檔案信息的管理，解決檔案在調取和傳輸過程中的信息泄露的問題，已達到檔案安全、保密管理的最終目標。
參考文獻：
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企業人事檔案管理意識需要創新發展
長期以來，企業人事檔案管理部門領導對人事檔案的重要性認識不足，缺乏做好檔案管理工作的意識，主要表現在具體人事安排上，配備的人員不足，或配備人員的政治素質不高，業務能力不強。這樣安排常常導致大量的檔案材料長期積壓，不能夠及時、合理、有效地收集整理。
人事檔案管理者要有高度的責任感和強烈的事業心，要做到規范管理、維護人事檔案完整、確保人事檔案安全、發揮人事檔案的作用，就必須增強人事檔案管理者的管理意識。人事檔案管理者既要掌握人事檔案工作的基本技能、基本知識、基本理論，又要注重對人事檔案操作程序的訓練。一方面，針對企業檔案人員變動頻繁、流動性大的特點，人事檔案管理部門要因地制宜，在培訓人員，批次上作出適當調整。另一方面，適當加大人事檔案室的硬件建設，配備必要的安全設施和保管設施，在人事檔案庫房的設置上要符合人事檔案管理的要求，人事檔案管理者既是人事檔案管理制度的制定者，又是人事檔案管理制度的執行者。注重對人事檔案管理制度的建立、完善，是增強人事檔案管理意識之必需。
企業人事檔案管理內容需要創新發展
企業人事檔案存在著內容簡單、材料不全等問題。一般的人事檔案主要內容包括學歷、職稱、政治面貌、工資級別和工作經歷等，而反映個人知識結構、能力特點、工作特點、工作業績等信息的材料收集的很少。
人事檔案的內容之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
企業人事檔案管理機制需要創新發展
傳統人事檔案制度以控制人、制約人為出發點的控制性管理，是計劃經濟時代的產物，是典型的封閉式、內向型管理模式。這種管理機制嚴重損害了人事檔案的社會聲譽，并對人事檔案的生存和發展產生了嚴重影響。如今，人檔脫節、死檔棄檔、虛假檔案、人質檔案、克隆檔案、等現象大量存在。如此種種表明，傳統人事檔案制度，已不適應現代社會的發展，人事檔案制度改革勢在必行。
新形勢下，在人事檔案管理工作中尊重和保障人民的基本權利，不斷滿足人們日益增長的公共信息需求和促進人的全面發展。一方面，要改革與現代社會發展需求不相適應的傳統的人事檔案管理制度和管理方式，從制度上保障公民參與人事檔案管理的權利。另一方面，在進行人事檔案信息收集過程中，要盡可能的收集齊全、準確，要系統反映人事檔案相對人特征和與人事檔案相對人利益切實相關的檔案材料，減少人事檔案中主觀評價性材料的份量。同時，強化人事檔案信息資源的開發利用，滿足社會發展需要，推動人的全面發展。
企業人事檔案管理人員業務能力需要創新發展
人事檔案管理是一項專業性、技術性很強的工作，長期以來，一些檔案管理人員在實際工作中坐等各職能部門把檔案材料送到檔案室來，沒有主動走出去收集教職工的檔案材料，也沒有在企業各項工作、任務及活動結束后及時收集整理需要建檔的材料。不少檔案管理人員只是忙于案卷整理，做一些簡單重復性勞動，案卷外觀看起來整齊規范，但對其內在完整性，一致性的把握及動態性重視不夠。在檔案管理查閱傳遞過程中，有的包庇他人改動案卷，使檔案失真，失去了工作的原則性，危害了企業和其他員工的利益。許多人的檔案材料信息前后不一，年齡越來越小，學歷越填越高又沒有相關的材料證明，這都反映了一些管理人員的政治素養、業務素質和敬業精神不佳。
新形勢下，要求高校重視人事檔案管理隊伍的建設和人員業務能力的提高。多配備專業能力強的人員從事檔案管理，要求管理人員掌握現代化的信息技術和計算機知識，掌握現代化辦公設備的使用方法，所以要經常性地組織他們外出學習，請專家上門授課，使他們牢固樹立為企業人事改革制度和發展服務的意識，掌握先進而嫻熟的專業技能。
關鍵詞 供電公司 技術檔案管理
檔案管理工作是電力系統經營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應現代電力系統管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統檔案管理呢？
一、加強對電力系統檔案管理的認識
1、電力企業檔案管理的重要性
電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業的發展發揮重要的作用。
2、檔案工作內容
a.文書材料的立卷：根據國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業的歷史面貌，及時地將企業在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規律和原則加以科學地整理使其更加系統化。
c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環境和社會環境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。
二、加強縣級供電公司電力系統檔案管理的策略
1、提高專業檔案人員素質
隨著電力系統檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業務培訓，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力系統檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。因此，在電力系統建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。
2、建立健全的管理制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行。根據電力系統項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。做好電力系統檔案管理工作，建立電力系統檔案管理機制。根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度，做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。
3、加大對檔案管理工作的硬件設備投入
硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業發展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數碼相機、數碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。
4、加強檔案的信息化建設
信息技術的迅速發展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業結合自身條件，盡快把檔案的信息化建設納入企業的發展規劃之中，并予以實施。對于經濟效益相對較好、現代化管理水平相對較高的電力企業，全面開展檔案信息化建設應包括如下內容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業內部的網絡服務系統來實現資源共享；四是積極開展非電子檔案的數字化轉換工作。
