時(shí)間：2022-02-01 06:47:42
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇項(xiàng)目文書，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、案卷級(jí)文書檔案的整理
（一）分類
分類的首要任務(wù)是確定其分類方案，所確定的分類方案為：年度一保管期限一問題（機(jī)構(gòu)）。確定分類方案后，即可按分類方案進(jìn)行分類，方法如下
1、分年度。也就是從醫(yī)院形成的起始年代開始，將各個(gè)年度產(chǎn)生的文書檔案分開。
2.分保管期限。即將各個(gè)年度文書檔案依據(jù)《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年、10年（2010年以前為永久、長(zhǎng)期、短期）。
3.分問題（機(jī)構(gòu)）。依據(jù)各單位形成文書的實(shí)際狀況，將各個(gè)保管期限內(nèi)的文書按問題（或機(jī)構(gòu)），按照黨、團(tuán)、工、青、婦類、紀(jì)檢類工作文件、行政公文、上級(jí)批復(fù)、重大活動(dòng)等順序整理。
（二）組織案卷
將各個(gè)年度、各個(gè)保管期限和各個(gè)類別的文書按問題、時(shí)間或文件名稱等特征組成案卷。文書檔案的組卷要注意兩點(diǎn)：一是擬寫正確的案卷標(biāo)題。文書檔案的案卷標(biāo)題一般由作者、問題和文種組成。二是按文件的排列順序編寫卷內(nèi)目錄。文書檔案卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按時(shí)間、問題、重要程度、文種、作者等排序。卷內(nèi)文件材料排序后，按排列的順序填寫卷內(nèi)文件目錄。
（三）案卷排列
永久保管期限內(nèi)兩年檔案案卷的分類整理和案卷排列。次年的永久黨群檔案要注意接著進(jìn)行排列，其他年度的案卷排列以此類推。長(zhǎng)期和短期檔案的分類整理和案卷排列方法與永久黨群檔案的相同。
（四）編制案卷目錄
將排列好的各個(gè)年度的永久黨群案卷依次登記在永久文書案卷目錄之中即可完成案卷目錄的編制工作。編制案卷目錄要注意以下幾點(diǎn)：按年度排列的永久黨群文書案卷順序號(hào)也就是永久黨群文書案卷的案卷號(hào)；黨群文書檔案永久案卷目錄的編目項(xiàng)目有：案卷號(hào)、作者、題名、日期、頁數(shù)、備注等。
（五）案卷上架
將文書檔案案卷按排列好的順序進(jìn)行上架即可。按文書檔案案卷排列順序上架，也就是按案卷號(hào)的順序上架排列，這就可根據(jù)文書檔案案卷目錄中的案卷號(hào)在檔案柜架中查找到相同號(hào)數(shù)的黨群文書檔案案卷。
二、文件級(jí)文書檔案的整理
2000年12月6日，根據(jù)國(guó)家檔案局了中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》要求，對(duì)歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，將“立卷”歸檔改革為文件級(jí)整理，文書檔案的基本整理對(duì)象從“卷”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹薄?/p>
（一）分類
所采用的分類方案為：年度—機(jī)構(gòu)—保管期限。確定分類方案后，就可按分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類，具體步驟為：
1、分年度。就是將各個(gè)年度的文件分開。如該單位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等類別的文件。
2、分機(jī)構(gòu)。依據(jù)醫(yī)院文書的實(shí)際狀況，將各個(gè)年度的文書檔案按機(jī)構(gòu)或問題劃分為黨務(wù)、院務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、感控等類型。
3、分保管期限。將各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件，依據(jù)《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年和10年三種類型；這樣，該年度內(nèi)的文件就劃分成永久、30年、10年三個(gè)保管期限的文件。
（二）排序與編號(hào)
將各個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件按永久、30年、10年三個(gè)保管期限分開后，即可對(duì)三個(gè)保管期限內(nèi)的文件進(jìn)行排列，排列原則是“同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起，時(shí)間、重要程度等作為參考因素”。
（三）編目
將排列好并編號(hào)的某年永久工作文件按序號(hào)在文件目錄中進(jìn)行登記后就完成了該年度永久檔案文件的編目工作。文書檔案文件目錄的編目項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注。
（四）裝盒
裝盒是把各個(gè)年度各個(gè)保管期限內(nèi)的文件按件號(hào)順序裝入檔案盒中的一項(xiàng)工作。裝盒包括填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：
檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱，下加雙橫線。卷脊設(shè)置各項(xiàng)檢索項(xiàng)，包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)。備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件說明、整理人、檢查人和日期。
（五）上架
我們通過對(duì)上海市徐匯區(qū)2002―2004年衛(wèi)生行政處罰文書制作現(xiàn)狀的調(diào)查，了解衛(wèi)生行政處罰文書制作中存在的主要問題，提出提高衛(wèi)生行政處罰文書質(zhì)量的對(duì)策。
1材料與方法
對(duì)上海市徐匯區(qū)2002―2004年衛(wèi)生行政執(zhí)法文書案宗進(jìn)行調(diào)查，了解卷宗基本情況、文書材料完整性、適用法律正確性、文書制作規(guī)范性4方面情況。從后3方面進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)，了解衛(wèi)生執(zhí)法文書使用制作現(xiàn)狀、存在的問題和產(chǎn)生的原因。
以《衛(wèi)生行政處罰文書質(zhì)量評(píng)價(jià)調(diào)查表（一般程序）》對(duì)徐匯區(qū)衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所2002―2004年一般程序衛(wèi)生行政處罰案卷逐個(gè)進(jìn)行過錄。調(diào)查表內(nèi)容包括案卷內(nèi)文書材料完整性、適用法律準(zhǔn)確性等項(xiàng)目。為保證過錄質(zhì)量對(duì)每份調(diào)查表都由專人逐項(xiàng)進(jìn)行審核。審核合格的調(diào)查表通過Excel2000錄入后轉(zhuǎn)入SPSS軟件進(jìn)行分析。根據(jù)事先擬訂的調(diào)查表對(duì)近3年來徐匯區(qū)衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所制作的衛(wèi)生行政執(zhí)法文書質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，了解衛(wèi)生行政執(zhí)法文書存在的問題并對(duì)產(chǎn)生這些問題的原因進(jìn)行分析，提出提高衛(wèi)生行政處罰文書質(zhì)量的對(duì)策。
2結(jié)果
2.1行政處罰案件基本概況
該所2002―2004年一般程序衛(wèi)生行政處罰案件1499件，其中2002年632份，2003年568份（含一份食物中毒案宗），2004年299份（含6份公共場(chǎng)所衛(wèi)生行政處罰文書）。
2.2文書材料完整性
2.2.1文書齊全基本文書齊全比例見表1。3年來衛(wèi)生行政處罰案件中的基本文書齊全比例均較好，除陳述申辯筆錄外，其他文書齊全性都在98.9％以上。陳述申辯筆錄（記錄）在3年的文書中均有所缺失，3年來該類文書的齊全性為93.5％。
表12002―2004年基本文書齊全率(%)
基本文書[]齊全數(shù)[]齊全率案件受理記錄[]1492[]99.5
主體證明文書齊全比例見表2。3年的案件中主體證明文書齊全程度均比較低，表現(xiàn)在談話者身份證明的缺失、法定代表人委托書的缺失、相關(guān)證照復(fù)印件的缺失。這些主體證明文書的缺失導(dǎo)致證據(jù)材料不足，被處罰人單位名稱和營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否一致無法確認(rèn)。處罰主體為無證無照時(shí)，只需當(dāng)事人身份證明，所以齊全性相對(duì)較高，2002、2003和2004年主體證明文書齊全程度分別為71.0％、66.7％和89.7％。對(duì)處罰主體為無證有照的案件，2002、2003和2004年主體證明文書齊全程度分別為6.5％、23.3％和80.0％。對(duì)處罰主體為有證有照的案件，2002、2003和2004年主體證明文書齊全程度分別為18.0％、27.8％、76.9％。
主體證明文書齊全程度的認(rèn)定：①無證無照者，應(yīng)有當(dāng)事人的身份證明；②無證有照者，應(yīng)有當(dāng)事人的身份證明、工商執(zhí)照復(fù)印件，如非法定代表人，應(yīng)有法定代表人的委托書，需3者齊全。③有證有照者，應(yīng)有當(dāng)事人的身份證明、工商執(zhí)照復(fù)印件、衛(wèi)生許可文書復(fù)印件，如非法定代表人，應(yīng)擁有法定代表人的委托書，需4者齊全。
2.2.2程序合法執(zhí)法行為的程序合法反映在文書上，其流程的先后順序應(yīng)為：案件受理記錄、立案報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢問筆錄、案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告、合議記錄、行政處罰事先告知書（聽證告知書）、行政處罰決定書文稿、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)、結(jié)案報(bào)告。3年來符合法定流程的文書為1251份，符合率為83.5％。
2.3適用法律準(zhǔn)確性
2.3.1引用法律法規(guī)的準(zhǔn)確、完整準(zhǔn)確程度即針對(duì)認(rèn)定的違法事實(shí)，引用的法律法規(guī)是否做到全面準(zhǔn)確。所調(diào)查的3種文書中行政處罰事先告知書在引用法律、法規(guī)的全面、準(zhǔn)確程度方面做得較差，準(zhǔn)確率為78.2％，較為常見的錯(cuò)誤是在相關(guān)案件中遺漏引用《食品衛(wèi)生行政處罰辦法》這一規(guī)章。行政處罰決定書文稿中，引用法律法規(guī)準(zhǔn)確率高于其他2種文書（行政處罰事先告知書和合議記錄），準(zhǔn)確率為95.3％（表3）。
表3衛(wèi)生行政處罰案件引用法律、法規(guī)全面、準(zhǔn)確率（%）
文書種類[]準(zhǔn)確數(shù)[]百分率行政處罰事先告知書[]1172[]78.2
引用法律法規(guī)完整情況表現(xiàn)在引用時(shí)是否使用了全稱。在不規(guī)范的文書中，較多的是將《中華人民共和國(guó)食品衛(wèi)生法》簡(jiǎn)寫為《食品衛(wèi)生法》。也存在少數(shù)將《食品衛(wèi)生行政處罰辦法》隨意縮寫為“衛(wèi)生行政處罰辦法”、“行政處罰辦法”、“行政處罰”、“處罰辦法”，甚至“處罰”的情況。從表5可以看出，4類文書“現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄”、“詢問筆錄”、“行政處罰事先告知書”和“行政處罰決定書文稿”在引用法律、法規(guī)完整性的合格率都較低，合格率最高的是“行政處罰事先告知書”，為72.6％。“現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄”和“詢問筆錄”的合格率最低，分別為61.7％和61.6％（表4）。
2.3.2法律條款準(zhǔn)確引用法律條款的準(zhǔn)確引用表現(xiàn)在條款項(xiàng)目的引用是否做到了準(zhǔn)確無誤、規(guī)范恰當(dāng)。法律條款的引用不準(zhǔn)確較為常見的是形式表達(dá)上的不規(guī)范，一是在法律條款引用時(shí)條款項(xiàng)目沒有分清楚，只引用條款而忽視項(xiàng)目；二是引用法律法規(guī)名稱時(shí)使用引號(hào)而非書名號(hào)，“條、款、項(xiàng)、目”的“項(xiàng)”上沒用括號(hào)。由表5可見，該項(xiàng)目規(guī)范性做的不夠，尤其是行政處罰事先告知書，其準(zhǔn)確率僅為52.3％。
2.4文書制作規(guī)范性
2.4.1格式規(guī)范文書體例和程式要求不規(guī)范情況,主要表現(xiàn)為具體各類文書首部和尾部沒有正確完整的填寫、漏項(xiàng)、要素不齊全。尾部中交待制作該文書的行政執(zhí)法部門、告知權(quán)利、時(shí)間和印章等在3年中合格率僅為47.2％。一般來說容易遺漏的是時(shí)間要素（表6）。
2.4.2書寫規(guī)范
文書書寫規(guī)范包括規(guī)范修改、專業(yè)用語規(guī)范、以及應(yīng)沒有空格。專業(yè)用語規(guī)范合格率最高，沒有空格合格率較低，尤其是行政處罰決定書文稿合率分僅為33.4％。3年中3種重要文書的規(guī)范修改程度較好（表7）。
從嚴(yán)格文書寫作來講，文字的書寫尚不規(guī)范。錯(cuò)別字現(xiàn)象占有較大比例，該項(xiàng)的符合率為49.3％。數(shù)字應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定書寫（處罰決定書文稿中的罰款數(shù)額和繳款日期應(yīng)該用中文大寫），該項(xiàng)的符合率僅為27.2％。
常見的錯(cuò)別字有正（整）、貳(貳)、扦（檢）、土井(境)、場(chǎng)（場(chǎng)）、便（鞭）、支（餐）
3討論
3.1存在的主要問題
3.1.1違法主體認(rèn)定不確切表現(xiàn)在兩方面：被處罰主體證明文書不齊全和對(duì)違法主體認(rèn)定不確切。違法主體可以是個(gè)人，也可以是法人或其他社會(huì)組織。因此，在實(shí)施衛(wèi)生行政處罰時(shí)必須明確被處罰對(duì)象的身份。在我們調(diào)查時(shí)，談話者身份證明、法定代表委托書、衛(wèi)生許可證和工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照/企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件沒有包括在案宗里，這不僅影響到了文書材料的齊全性，更使人質(zhì)疑整個(gè)執(zhí)法過程的合法性。同時(shí)這也使得我們無法確定違法主體是否與工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照上是否一致。
對(duì)違法主體的認(rèn)定不夠確切，直接影響證據(jù)材料的真實(shí)性。問題表現(xiàn)在：①工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照的法定代表人和衛(wèi)生許可證上的負(fù)責(zé)人名稱不一致，執(zhí)法人員通常以許可證上的名稱為準(zhǔn)。但是按規(guī)定，執(zhí)法部門在相應(yīng)文書中填寫單位名稱時(shí)，應(yīng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致。②在被處罰人為“某某分店”、“某某連鎖店”時(shí)應(yīng)區(qū)分清楚該分店或分公司是法人分支機(jī)構(gòu)、子公司還是分公司，是否具有法人資格。③由于變更法定代表人、改、擴(kuò)、建、轉(zhuǎn)讓等，相關(guān)證件需要重新驗(yàn)證，所以這就造成了被處罰單位名稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照不符的情況。④未提供工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照和衛(wèi)生許可證復(fù)印件，導(dǎo)致無法確認(rèn)違法主體是否正確。由于當(dāng)事人并未因?yàn)閱挝幻Q與營(yíng)業(yè)執(zhí)照不符而拒絕履行執(zhí)法部門對(duì)其做出的行政處罰，而執(zhí)法部門對(duì)這一規(guī)定也沒有做出嚴(yán)格要求，所以這一點(diǎn)沒有引起重視。
3.1.2執(zhí)法程序不規(guī)范3年來“執(zhí)法程序合法”的比例約為八成。執(zhí)法程序中容易出現(xiàn)的問題有以下方面：①告知書的內(nèi)容應(yīng)該明確清楚的告知違法主體、違法行為、違反的法律條款、處罰結(jié)果及陳述申辯權(quán)利。在我們調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)告知書內(nèi)容有被縮寫、簡(jiǎn)寫、內(nèi)容不齊全的現(xiàn)象。如罰種只告知1種，處罰上限下限沒有明確告知，違反的法律條款只寫1種等。在告知程序上，所告知的陳述申辯時(shí)間不合理，即在所規(guī)定時(shí)限內(nèi)當(dāng)事人沒辦法完成陳述申辯；當(dāng)事人逾期未來申辯沒有在文書上注明。②現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄制作時(shí)沒有注明“營(yíng)業(yè)中”；現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄和詢問筆錄的監(jiān)督員簽名與立案報(bào)告上的承辦人不一致等。
3.1.3法律法規(guī)引用不規(guī)范法律法規(guī)引用問題：①簡(jiǎn)寫、漏寫法律法規(guī)數(shù)量和名稱，略寫“條”“款”“項(xiàng)”“目”。如在合議記錄或告知書里面只引用所違反法律法規(guī)中的一部，將其他的略去，條款也只是引用一條，象征性的表示相對(duì)人已經(jīng)違法。②引用錯(cuò)誤。所引用的法律條文與違法事實(shí)沒有對(duì)應(yīng)。產(chǎn)生這些問題的原因在于衛(wèi)生監(jiān)督員法律意識(shí)不強(qiáng)，沒有意識(shí)到法律條款引用不當(dāng)會(huì)影響文書的法律效應(yīng)，所以制作文書時(shí)偷工減料。
3.1.4文書體例和程式不符合要求這一問題中主要體現(xiàn)在文書首部和尾部缺項(xiàng)漏項(xiàng)、錯(cuò)別字和數(shù)字書寫不準(zhǔn)確。產(chǎn)生的原因在于衛(wèi)生監(jiān)督員沒有形成良好的執(zhí)法文書制作習(xí)慣。缺項(xiàng)漏項(xiàng)應(yīng)該用斜線填上而不應(yīng)留有空白；文書涂改時(shí)需用斜線劃去要涂改的地方然后在下面寫上修改后的內(nèi)容，必要時(shí)在旁邊蓋上公章或簽上修改人的姓名，而不是用涂改液或用膠布或用筆墨完全掩蓋被涂改的字跡；為了方便在應(yīng)使用中文大寫數(shù)字地方用了阿拉伯?dāng)?shù)字。
3.1.5內(nèi)部文書和外部文書質(zhì)量的差異在執(zhí)法文書制作時(shí)，往往在意識(shí)里將文書按是否涉及公之于相對(duì)人分為對(duì)內(nèi)文書如立案報(bào)告、合議記錄和對(duì)外文書如詢問筆錄、事先告知書、行政處罰決定書等。因此,兩種文書制作質(zhì)量存在差異，前者質(zhì)量不如后者。然而依據(jù)《行政訴訟法》第28條規(guī)定，行政機(jī)關(guān)有義務(wù)向法院提交相應(yīng)行為的所有證據(jù)材料和所依據(jù)的規(guī)范性文件。行政機(jī)關(guān)沒有權(quán)利將其中某一部分材料以“內(nèi)部程序”為理由拒絕向法院提交。行政處罰程序都是外部程序，而無內(nèi)部程序和外部文書之分。因此，所有的執(zhí)法文書都應(yīng)該保證質(zhì)量。
3.2建議
以上處罰文書中出現(xiàn)的各種問題，反映出部分衛(wèi)生執(zhí)法人員在法律知識(shí)和文書書寫技能上還有待提高，衛(wèi)生行政處罰文書監(jiān)督檢查制度還不健全。要提高衛(wèi)生處罰文書質(zhì)量，還應(yīng)開展以下幾方面工作：
①對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督人員加強(qiáng)法律和衛(wèi)生行政處罰文書知識(shí)培訓(xùn)，提高衛(wèi)生執(zhí)法人員的法律知識(shí)水平和法律文書書寫技能。
②建立完整而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男l(wèi)生行政處罰文書監(jiān)督檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
③把監(jiān)督員衛(wèi)生行政處罰文書質(zhì)量納入監(jiān)督員工作績(jī)效考核范疇，并賦予較高權(quán)重，促使監(jiān)督員樹立執(zhí)法文書質(zhì)量意識(shí)。
④重點(diǎn)針對(duì)監(jiān)督員在撰寫衛(wèi)生行政處罰文書時(shí)存在的“違法主體認(rèn)定不確切”、“處罰主體證明文書不全”、“執(zhí)法程序違法”、“適用法律條款準(zhǔn)確不齊全”和“使用的文字、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字不規(guī)范”等采取有效措施，建立文書質(zhì)量評(píng)估體系，從長(zhǎng)效著手，提高文書質(zhì)量。
4參考文獻(xiàn)
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會(huì)計(jì)文書的撰寫既是會(huì)計(jì)工作不可缺少的一部分,也是會(huì)計(jì)人員的工作職責(zé)和必修課。隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入,有關(guān)各方面對(duì)會(huì)計(jì)人員撰寫會(huì)計(jì)文書也提出了更高的要求。文字與人類原始會(huì)計(jì)行為有著密切的關(guān)系,它的出現(xiàn)是會(huì)計(jì)文化形成的歷史起點(diǎn),它最初造就了整個(gè)原始計(jì)量、記錄時(shí)代的原始會(huì)計(jì)文化,并為其后會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)生創(chuàng)造了基本條件,而經(jīng)濟(jì)活動(dòng)則有助于它的全面推廣。
一、會(huì)計(jì)中的文字語言
會(huì)計(jì)學(xué)語言開始于它的名稱,我國(guó)“會(huì)計(jì)”命名起源于西周,當(dāng)時(shí)大體以“零星算之為計(jì),總合算之為會(huì)”來概括會(huì)計(jì)的基本概念。這種表述內(nèi)容準(zhǔn)確,含義豐富深刻,居世界先進(jìn)水平。“1673年德•拉•波特提出了一個(gè)法文單詞:Comptabilite,即簿記,從此在法國(guó)流行,并被看成為其他語言(其中包括俄語在內(nèi)的)簿記一詞的基礎(chǔ)。但在法國(guó)這個(gè)詞獲得承認(rèn)卻得歸功于巴列姆。在這位會(huì)計(jì)學(xué)家之前,法國(guó)是用livres,即賬簿持有者。”①會(huì)計(jì)的專業(yè)術(shù)語,1494年意大利數(shù)學(xué)家、會(huì)計(jì)學(xué)家盧卡•帕喬利的《算術(shù)•幾何•比與比例概要》一書在威尼斯問世,該書中用“Per”表示債務(wù)人(借方),用“a”表示債權(quán)人(貸方),借方項(xiàng)目用“devedare”,貸方項(xiàng)目用“deveavere”。1600年以后,分錄從文字?jǐn)⑹鍪胶蛿M人式向簡(jiǎn)略式和統(tǒng)計(jì)式發(fā)展。到19世紀(jì)中葉,文字?jǐn)⑹鍪揭淹耆屛挥趯I(yè)用語表達(dá),即借方用“Dr”,貸方用“Cr”。在荷蘭數(shù)學(xué)家西蒙•斯蒂文的著作中提出了第一種賬戶分類法,從明細(xì)分類核算中劃分出總分類核算,使這個(gè)時(shí)代成為核算語言形成的時(shí)期。會(huì)計(jì)所包括的內(nèi)容和范圍甚廣,但會(huì)計(jì)的基本要素可以用最簡(jiǎn)潔的語言概括,即資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤(rùn),以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)等。會(huì)計(jì)人員掌握了這些基本要素,即可在其龐雜的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中通過分類、匯總編制出簡(jiǎn)明的會(huì)計(jì)報(bào)表。
上述常用的會(huì)計(jì)名詞在會(huì)計(jì)理論體系中居重要地位,并引導(dǎo)出不同的會(huì)計(jì)原則、不同的會(huì)計(jì)程序和會(huì)計(jì)方法。會(huì)計(jì)科目是對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)容具體分類的項(xiàng)目名稱。當(dāng)今在會(huì)計(jì)核算形式和報(bào)告上,基本上是使用國(guó)際規(guī)范化了的會(huì)計(jì)科目語言,這種精煉的詞語促進(jìn)了信息交流,增強(qiáng)了會(huì)計(jì)信息在國(guó)際之間的可比性。1952年,在世界會(huì)計(jì)師聯(lián)合會(huì)上,正式通過了“管理會(huì)計(jì)”這一術(shù)語。以強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理,提高經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代管理會(huì)計(jì)正式形成,現(xiàn)代會(huì)計(jì)開始分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)兩個(gè)重要分支。會(huì)計(jì)以最明了的句法、最簡(jiǎn)潔的文字,通過經(jīng)濟(jì)記錄的各種結(jié)構(gòu)(簿記形式)而得到不斷地發(fā)展,形成了一種特殊的專業(yè)文化語言。
二、會(huì)計(jì)中文字語言的表達(dá)方式
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,會(huì)計(jì)人員不僅要有法制觀念和金融、稅務(wù)、財(cái)政、管理等方面的專業(yè)知識(shí),還必須具備駕馭文字語言的能力,通過對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理、分析、加工、匯總,找出內(nèi)在聯(lián)系,展現(xiàn)其發(fā)展規(guī)律,揭示其變化趨勢(shì),并運(yùn)用一定的文體將其表達(dá)出來,就形成了會(huì)計(jì)文書。我國(guó)西周時(shí)期的“日成”、“月要”和“歲會(huì)”,秦朝制定的《效律》和西漢時(shí)期制定的《上計(jì)律》,東漢時(shí)期流行的“經(jīng)濟(jì)文簿”乃至唐宋時(shí)期的“四柱”式會(huì)計(jì)報(bào)告和“四柱移交清冊(cè)”等等,都反映了我國(guó)古代會(huì)計(jì)文書發(fā)展的軌跡。到清朝末年,“西式簿記”傳入我國(guó),各種會(huì)計(jì)文書在政府和工商、金融、保險(xiǎn)等行業(yè)的會(huì)計(jì)中得到了不同程度的應(yīng)用。20世紀(jì)80年代以后,《會(huì)計(jì)法》和《注冊(cè)會(huì)計(jì)師法》的頒布,會(huì)計(jì)制度的幾次變革,《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》和《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》的,會(huì)計(jì)具體準(zhǔn)則的陸續(xù)出臺(tái)以及股份制經(jīng)濟(jì)的興起,會(huì)計(jì)文書在經(jīng)濟(jì)管理中的重要作用也越來越被人們所重視。隨著國(guó)際經(jīng)濟(jì)交往的日益增多,各方面對(duì)會(huì)計(jì)信息的需求也日趨迫切,這就使得會(huì)計(jì)信息的載體———會(huì)計(jì)文書的寫作擺到了更重要的位置,對(duì)會(huì)計(jì)人員撰寫會(huì)計(jì)文書也提出了更高的要求。
三、會(huì)計(jì)文字語言的基本要求
1•規(guī)范性。會(huì)計(jì)文書是應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文書,具有鮮明的專業(yè)特征,它必須依據(jù)一定的法規(guī)和規(guī)則。比如制定企業(yè)融資計(jì)劃或決策必須以國(guó)家融資方面法規(guī)、政策及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度為準(zhǔn)繩,其融資規(guī)模、渠道、形式、條件等都必須規(guī)范在法規(guī)、政策允許的范圍內(nèi);編制企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)告,必須遵循會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定,其計(jì)量方法、指標(biāo)口徑、計(jì)價(jià)方法、真實(shí)性和完整性等都應(yīng)符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的要求。
2•相關(guān)性。會(huì)計(jì)文書載錄和傳輸?shù)臅?huì)計(jì)信息和其他相關(guān)信息,都是企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、籌資和投資等活動(dòng)不可缺少的經(jīng)濟(jì)資源,并起著舉足輕重的作用。同時(shí),也是國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)決策,企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者和投資者進(jìn)行決策的重要依據(jù)。這就要求會(huì)計(jì)人員在寫作時(shí)必須注重信息的相關(guān)性,首先要確保引用資料的真實(shí)可靠;其次要運(yùn)用科學(xué)合理的方法對(duì)資料進(jìn)行分析和加工,使文書更具有屬性特征;最后以簡(jiǎn)明通俗的語言擬稿撰文,準(zhǔn)確表達(dá)文書內(nèi)容,切忌弄虛作假或夸大其辭。超級(jí)秘書網(wǎng)
3•效益性。會(huì)計(jì)文書寫作,作為會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容,無疑也應(yīng)以理財(cái)為中心,以提高經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)。如“投資決策報(bào)告”就是要提出經(jīng)濟(jì)效益最好的優(yōu)選方案;“經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告”旨在通過對(duì)過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的分析,找出經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的問題和困難,總結(jié)成績(jī)和經(jīng)驗(yàn),分析影響經(jīng)濟(jì)效益的因素,從而采取措施,趨利避害,揚(yáng)長(zhǎng)避短,以取得更好的經(jīng)濟(jì)效益。
4•時(shí)效性。會(huì)計(jì)文書的及時(shí)制作和快速傳輸,是會(huì)計(jì)文書發(fā)揮其應(yīng)有作用的前提。尤其是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況下,機(jī)會(huì)稍縱即逝,更應(yīng)注重會(huì)計(jì)文書制作與傳輸?shù)募皶r(shí)性,以便最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)文書指導(dǎo)和規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的作用。為確保會(huì)計(jì)文書制作與傳輸?shù)募皶r(shí)性,一是要落實(shí)會(huì)計(jì)的寫作和審核責(zé)任人,規(guī)定制發(fā)時(shí)限及相關(guān)責(zé)任;二是要簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)文書的傳遞程序和交接手續(xù),盡量縮短各種文書處理的時(shí)間;三是要運(yùn)用現(xiàn)代化手段加速會(huì)計(jì)文書的制作與傳輸。會(huì)計(jì)人員在撰寫文書時(shí),首先應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)體制改革中出現(xiàn)的有待研究的新現(xiàn)象、新問題,加強(qiáng)對(duì)未來經(jīng)濟(jì)生活的分析、研究和規(guī)劃,具有一定的超前意識(shí)。其次,要以最新的會(huì)計(jì)法規(guī)為依據(jù),以最近的會(huì)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)為素材,以最新的會(huì)計(jì)理論研究成果為基礎(chǔ)。再次,還要在會(huì)計(jì)文書的文種、體式、內(nèi)容和寫作方法上都逐步向國(guó)際慣例靠攏,使中國(guó)會(huì)計(jì)語言向國(guó)際會(huì)計(jì)語言轉(zhuǎn)化,從而促進(jìn)會(huì)計(jì)的國(guó)際化。
注釋:
①張國(guó)臣.《中國(guó)文化之最》.中國(guó)旅游出版社,1991.,6.
關(guān)鍵詞：辦公室文書 文書檔案 管理缺陷對(duì)策
一、辦公室文書檔案管理特征
文書檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對(duì)其編目和保存。
文書檔案中涉及的內(nèi)容非常豐富，其中包括企事業(yè)單位的發(fā)展歷史、科技發(fā)展、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理以及行政管理等等。
辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯(lián)系，其中辦公室文書的工作內(nèi)容是收集與整理文件信息內(nèi)容，之后需要對(duì)其進(jìn)行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內(nèi)容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。
二、辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）辦公室文書檔案管理建設(shè)力度過低
通常情況下辦公室文書檔案資料多數(shù)存放于庫房底層，潮濕、不通風(fēng)、灰塵沉積的環(huán)境并不利于管理工作正常進(jìn)行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區(qū)域受到限制，導(dǎo)致文書檔案職責(zé)不明就會(huì)出現(xiàn)管理不完善的現(xiàn)象，這樣就會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)有的管理成果與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會(huì)注入到辦公室文書項(xiàng)目發(fā)展中，從而檔案管理工作建設(shè)被完全忽略。
（二）辦公室文書檔案工作認(rèn)知尚淺
諸多企事業(yè)單位在對(duì)待文書檔案管理工作時(shí)缺乏宣傳力度，導(dǎo)致工作人員在文書管理過程中對(duì)自身的工作職責(zé)認(rèn)知不清晰，檔案工作人員平時(shí)的日常工作量較大，加以對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，不愿意花費(fèi)精力做指導(dǎo)工作，從而導(dǎo)致轄區(qū)內(nèi)的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項(xiàng)目順利開展，首先要得到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領(lǐng)導(dǎo)的重視，因?yàn)椴糠诸I(lǐng)導(dǎo)在思想意識(shí)上沒有領(lǐng)會(huì)到檔案管理的重要性，認(rèn)為只要有人管理就可以，因此在隊(duì)伍建設(shè)方面沒有加大專業(yè)力度。
（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規(guī)范性
工作人員積極性匱乏具體表現(xiàn)：多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業(yè)素養(yǎng)都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業(yè)人員，并不具備文書檔案管理工作知識(shí)與技能，所以在工作中就會(huì)出現(xiàn)主人翁意識(shí)的缺失。工作人員調(diào)動(dòng)密集、薪金待遇一般使在職工作人員對(duì)本質(zhì)工作出現(xiàn)懈怠性，不能激發(fā)工作人員提升工作素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時(shí)俱進(jìn)。
三、辦公室文書檔案管理工作有效措施
（一）規(guī)范文書檔案管理工作
在工作中要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時(shí)要注意紙張使用的規(guī)格、要統(tǒng)一文件格式的使用、要統(tǒng)一筆支型號(hào)的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質(zhì)量，以此才能夠統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)辦公室文書與文書檔案管理的現(xiàn)代化管理，使其更加規(guī)范化。
（二）培養(yǎng)與塑造文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能
首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會(huì)大眾的意識(shí)作為著力點(diǎn)，強(qiáng)化群眾檔案管理認(rèn)知，使他們感受到檔案管理與保存在企業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，同時(shí)需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)理論以此來豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)。其次，檔案宣傳工作要滲入到領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)范圍內(nèi)，在日常工作中不斷增強(qiáng)其思想認(rèn)知程度，摒棄傳統(tǒng)封閉的觀念，向辦公室文書職能發(fā)展觀念、社會(huì)大眾服務(wù)意識(shí)方向發(fā)展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質(zhì)上提高檔案工作的發(fā)展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進(jìn)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到助推作用。
（三）激發(fā)文書檔案管理工作人員積極性
首先，需要管理層對(duì)待工作人員招募工作要慎重，嚴(yán)格把控招聘人員的專業(yè)知識(shí)與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責(zé)任感；其次，加強(qiáng)辦公室文書檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的管理，使硬件能夠發(fā)揮其工作職能。其次，制定崗位責(zé)任制度，健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作，并且認(rèn)真落實(shí)到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細(xì)分落實(shí)給每一位工作人員，這樣可以激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)以及事業(yè)觀念。為確保檔案工作隊(duì)伍穩(wěn)定的工作狀態(tài)，要建立有效且健全的激勵(lì)制度，使工作人員對(duì)檔案管理的本質(zhì)充滿正面思想。
四、結(jié)束語
檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎(chǔ)之上的，所以想要企事業(yè)單位的文件信息得到發(fā)展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展是需要文書檔案來記載的，對(duì)于以后企事業(yè)單位的發(fā)展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強(qiáng)化文書與檔案管理工作人員的個(gè)人素養(yǎng)，使之能夠認(rèn)識(shí)到自身的工作職能，使企業(yè)的有效資源得到最大化的利用，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位信息資源的優(yōu)化，同時(shí)也是體現(xiàn)企事業(yè)單位管理水平的重要途徑。
參考文獻(xiàn)：
[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)，2011
【關(guān)鍵詞】辦公室檔案；收集與管理；電子化
辦公室是一個(gè)變遷著的概念，隨著辦公室的功能日益增多、細(xì)分日益復(fù)雜和精密，具有歷史意義和見證意義的檔案功能也逐步繁冗，達(dá)到了需要進(jìn)行科學(xué)化管理的地步。與此同時(shí)，辦公室檔案具有特殊的意義，一方面具有時(shí)效性，辦公事宜是實(shí)時(shí)發(fā)生的，檔案資料隨時(shí)產(chǎn)生，因此對(duì)于檔案的篩選、整理和歸檔提出了時(shí)間上的要求，采取事后整理的方式已經(jīng)被證明是不科學(xué)的，因此需要即時(shí)整理；另一方面具有復(fù)雜性，辦公室檔案的內(nèi)容極其龐雜，如果全部加以保存，整個(gè)辦公空間會(huì)受到極大的影響。但是如果不加以保存，相應(yīng)的客戶檔案就會(huì)有毀損滅失的風(fēng)險(xiǎn)。辦公室文書檔案是辦公室檔案的一種，主要內(nèi)容是在辦公過程中，與上級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織等在行政管理、檢查、交流等過程中產(chǎn)生的往來文書，并且這些文書經(jīng)過篩選和過濾重新歸檔，進(jìn)而由活動(dòng)過程中的表層文書文件轉(zhuǎn)換為辦公室文書檔案。相較于辦公室的其他活動(dòng)，辦公室文書檔案具有的特征為正式性、公共性、格式性、保存價(jià)值性、借鑒性、通行性等，因此進(jìn)行歸檔和管理的必要性、重要性和可行性要比一般的辦公室檔案高。如前文所述，辦公室文書檔案既然屬于辦公室檔案的一種，其自然也具備兩個(gè)過程：歸檔和管理。信息化的時(shí)代已經(jīng)來臨，辦公室文書檔案的歸檔和管理方式已經(jīng)具備創(chuàng)新的條件，本文基于此，意圖對(duì)辦公室文書檔案的收集與管理進(jìn)行路徑上的創(chuàng)新。
一、辦公室文書檔案收集與管理路徑的既存問題
（一）觀念陳舊，改革手段治標(biāo)不治本。目前對(duì)于辦公室文書檔案收集與管理的觀念陳舊，依然是采取在一個(gè)辦公日程結(jié)束后加以歸檔的方法；盡管存在一些改革方法，如間隔時(shí)間收集管理法、分類收集管理法、專人專項(xiàng)收集管理法，卻依然治標(biāo)不治本，產(chǎn)生相近但是形態(tài)各不相同的新情況；這是所有辦公室文書檔案收集與管理問題產(chǎn)生的根源。
（二）保存成本過高。辦公室文書檔案隨著辦公室活動(dòng)的日益增多而變得日益龐雜，陳舊的收集與管理手段已無法對(duì)這種繁雜的規(guī)模進(jìn)行整理；相應(yīng)的，傳統(tǒng)的改革方式只是注重不斷擴(kuò)建、增加儲(chǔ)存容量、增加相應(yīng)的人事力量、進(jìn)行大規(guī)模的文書修復(fù)工作但是并不注重保存；對(duì)辦公室文書保存場(chǎng)所的增加、相應(yīng)工作人員的增加，均使得成本大量增加。
（三）沒有形成有力的規(guī)范。目前設(shè)立專門辦公室文書檔案的企業(yè)、行政部門較少，工作人員的操作并不具有相應(yīng)的規(guī)范性；與此同時(shí)，即便是設(shè)立了相應(yīng)的規(guī)范，規(guī)范要么存在時(shí)間較長(zhǎng)，較為陳舊，要么規(guī)定過于寬泛，無法具體操作；沒有規(guī)范化的操作，就容易產(chǎn)生檔案毀損滅失以及效率低下等問題。
（四）人員素質(zhì)低。我國(guó)檔案學(xué)已經(jīng)誕生許久，但是對(duì)口的卻是圖書館等工作，而在辦公室工作的職員卻面臨著相關(guān)知識(shí)缺陳、沒有相應(yīng)的意識(shí)、理論水平低下、專業(yè)素質(zhì)缺乏等問題；與此同時(shí)，辦公室作為工作場(chǎng)所，相關(guān)的人士較多，因此在具體工作的過程中會(huì)有不同程度的破壞文書檔案的舉動(dòng)。
二、辦公室文書檔案收集與管理路徑創(chuàng)新
（一）建立文書檔案電子化。電子化、數(shù)據(jù)化是新時(shí)代的產(chǎn)物，這不僅僅是工具和手段上的創(chuàng)新，并且在方法論上具有創(chuàng)新的意義；辦公室文書檔案如果進(jìn)行數(shù)字化整理是一個(gè)一勞永逸的工作，首先其僅僅需要對(duì)原先沒有電子化、數(shù)字化的文書進(jìn)行歸檔和整理，其次辦公室文書檔案收集工作會(huì)減輕，僅僅需要相應(yīng)的辦公職員進(jìn)行收入數(shù)據(jù)庫工作即可；辦公室文書檔案的電子化、數(shù)字化成本較低，僅僅需要幾臺(tái)服務(wù)器即可。
（二）建立及時(shí)淘汰制度。辦公室文書檔案的繁冗是造成現(xiàn)在問題的主要原因，為了減輕負(fù)擔(dān)必須建立淘汰制度；重點(diǎn)在于淘汰的時(shí)點(diǎn)，一般而言，一個(gè)文書僅僅具有當(dāng)時(shí)項(xiàng)目的效用，因此在相關(guān)項(xiàng)目建構(gòu)結(jié)束之后便可以丟棄，但是有些文書卻具有長(zhǎng)時(shí)間的效用和借鑒效用，因此需要建立相應(yīng)的分類制度，將二者結(jié)合起來。
（三）專人專員負(fù)責(zé)。由于電子化和數(shù)據(jù)化的建立使得數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間和辦公文書發(fā)揮效力空間分離，因此就具有專人專員管制的可行性；通過對(duì)該專員的培訓(xùn)提升對(duì)于檔案管理和收集的能力和效率是一舉兩得的；專人負(fù)責(zé)制也可以擺脫不同的人對(duì)文書檔案造成的損害。
今年以來，市審計(jì)機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹落實(shí)全國(guó)、全省審計(jì)工作和座談會(huì)精神，全力提升審計(jì)工作質(zhì)量。截至9月底，全市完成審計(jì)項(xiàng)目365個(gè)，審計(jì)調(diào)查42個(gè)，審計(jì)公告10個(gè)，比去年同期分別增長(zhǎng)24.57%、16.67%和400%。全市提交審計(jì)專題、綜合性報(bào)告和信息簡(jiǎn)報(bào)250篇，被批示采用114篇。查出違紀(jì)違規(guī)資金53756萬元。審計(jì)工作歷史性寫入市委、市政府工作要點(diǎn)，市政府年度工作報(bào)告三次肯定了審計(jì)工作。
一是強(qiáng)化項(xiàng)目管理。緊緊圍繞市政府中心工作，反復(fù)征求各級(jí)各部門意見，確定年度審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃，并將全年審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃以市政府文件印發(fā)。加強(qiáng)審計(jì)項(xiàng)目管理，對(duì)下達(dá)的計(jì)劃項(xiàng)目，建立了應(yīng)審項(xiàng)目庫。對(duì)原有的審計(jì)文書進(jìn)行了清理，全面啟用新審計(jì)文書格式。對(duì)不符合規(guī)定的審計(jì)通知書和審計(jì)送達(dá)回執(zhí)進(jìn)行了修訂，新增了《市審計(jì)局審計(jì)整改檢查通知書》和《審計(jì)決定執(zhí)行情況督辦書》。
二是強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)。市局出臺(tái)9項(xiàng)加強(qiáng)審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)管理制度，分別從審計(jì)前調(diào)查、審計(jì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)管理、審計(jì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)總結(jié)以及審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度控制等方面規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)管理。縣審計(jì)局結(jié)合省廳審計(jì)管理制度試點(diǎn)，制定了貫徹落實(shí)的實(shí)施意見。鳳翔縣審計(jì)局強(qiáng)化審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)管理，堅(jiān)持把好“程序、取證、處理、復(fù)核”四關(guān)。麟游縣加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施管理，制定操作流程，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。千陽縣審計(jì)局實(shí)施多項(xiàng)管理規(guī)程，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制，保障審計(jì)項(xiàng)目有序?qū)嵤?/p>
三是強(qiáng)化復(fù)核把關(guān)。要求審理人員對(duì)每個(gè)項(xiàng)目從審計(jì)程序到審計(jì)文書逐項(xiàng)審理，填寫項(xiàng)目審理工作記錄，出具項(xiàng)目審理意見書，變以前完善檔案程序性復(fù)核為對(duì)整個(gè)審計(jì)項(xiàng)目全程實(shí)質(zhì)性審理。加強(qiáng)內(nèi)部層層把關(guān)，對(duì)簡(jiǎn)單項(xiàng)目法規(guī)審理科室審核，直接出具項(xiàng)目審理意見書;對(duì)項(xiàng)目較大，問題比較復(fù)雜，經(jīng)科務(wù)會(huì)研究后，報(bào)請(qǐng)分管局長(zhǎng)審核，并簽署意見，出具項(xiàng)目審理意見書。對(duì)發(fā)現(xiàn)的共性問題，提出規(guī)范要求，書面下發(fā)《審計(jì)項(xiàng)目審理情況通報(bào)》，增強(qiáng)審理意見落實(shí)效果。
四是強(qiáng)化金審應(yīng)用。在省廳的大力支持下，經(jīng)過多年努力，我市“金審工程”實(shí)現(xiàn)了縣區(qū)全覆蓋，OA審計(jì)管理系統(tǒng)全面應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。AO現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)系統(tǒng)全面推廣，去年全市完成AO應(yīng)用21個(gè)，計(jì)算機(jī)審計(jì)方法2個(gè)。今年應(yīng)用實(shí)例同比增長(zhǎng)15%。AO與OA交互管理，市局制定了《AO/OA交互和數(shù)據(jù)包報(bào)送辦法》，對(duì)審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃管理、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度情況及計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)手段，結(jié)合AO∕OA交互等措施，實(shí)施進(jìn)度管理、控制和考核。
五是強(qiáng)化考核評(píng)比。建立全市審理專家評(píng)審組，實(shí)行市縣分組分類交叉評(píng)比，定期對(duì)審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行考核。針對(duì)評(píng)比情況，市局統(tǒng)一下發(fā)參評(píng)項(xiàng)目整改通知書，要求各單位對(duì)參評(píng)項(xiàng)目扣分事項(xiàng)進(jìn)行整改。同時(shí)對(duì)優(yōu)秀項(xiàng)目全市通報(bào)表彰。今年以來已評(píng)比審計(jì)項(xiàng)目41個(gè)、綜合報(bào)告17份，推薦參加全省評(píng)比優(yōu)秀項(xiàng)目4個(gè)，優(yōu)秀報(bào)告1份。
乙方：xxx
雙方就 _______項(xiàng)目的合作事宜，經(jīng)過初步協(xié)商，達(dá)成如下合作意向：
一、 同意就 _______項(xiàng)目開展合作研究開發(fā)。
該項(xiàng)目的基本情況是：
____________________________________________________________________
二、 前期工作由甲乙雙方各自負(fù)責(zé)。
甲方應(yīng)做好以下工作： 1.___________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________
乙 方應(yīng)做好以下工作： 1.___________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________
三、 在甲乙雙方完成前期工作基礎(chǔ)上，雙方商定 xxxx 年xx 月xx 日簽訂正式合同。
甲方： 乙方：
代表人： 代表人：
xxxx年xx 月xx 日
==============================================================
文書要點(diǎn):
意向書是合作雙方就合作意向所達(dá)成的書面文件。雙方簽署意向書，表明雙方愿意進(jìn)一步商談合作意向。意向書的主要內(nèi)容包括雙方當(dāng)事人名稱、合作項(xiàng)目名稱及其基本情況、雙方合作的前期準(zhǔn)備工作等。
特別提示:
行政復(fù)議的文檔工作是行政復(fù)議工作的重要組成部分，行政復(fù)議決定書等法律文書也是政府文件的重要組成部分，行政復(fù)議檔案在檔案的保管期為永久保管，這是我們工作水平的歷史見證，也是以后查閱、查證的重要性文件，因此，要高度重視行政復(fù)議的文檔管理。行政復(fù)議的文檔工作主要是行政復(fù)議的檔案管理。關(guān)于行政復(fù)議檔案包括的內(nèi)容、歸檔的時(shí)間、檔案案卷質(zhì)量要求及檔案的查閱，筆者提出以下幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、行政復(fù)議檔案包括的內(nèi)容、復(fù)議案卷內(nèi)文書材料，應(yīng)按照復(fù)議程序的客觀進(jìn)程或時(shí)間順序排列，主要有以下幾項(xiàng)：
（一）破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制；（二）裝訂部位過窄或有字跡的材料用紙加襯邊；（三）紙面過小的文書材料，加帖襯紙；（四）紙張大于卷面的文書材料，按案卷大小折疊對(duì)齊；（五）需要附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉；（六）文書材料上的金屬物要全部剔除干凈。文書材料經(jīng)過排列后，除案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷底外，應(yīng)逐頁編號(hào)。頁號(hào)編在右上角，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)文書材料順序逐件填寫，標(biāo)明起止號(hào)。卷宗封面所列項(xiàng)目，應(yīng)使用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫齊全，書寫要工整。其中，結(jié)案日期填寫復(fù)議機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批日期。卷宗裝訂后，應(yīng)在卷底裝訂前貼封紙，并在騎縫線上加蓋立卷人的姓名章。文書材料應(yīng)在結(jié)案后整理立卷。承辦人應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，經(jīng)復(fù)議機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審閱后，移交檔案管理人員并辦理移交手續(xù)。隨卷歸檔的錄音、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上標(biāo)明申請(qǐng)人和被申請(qǐng)人的姓名（或名稱），案由、案號(hào)、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。歸檔的證物凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝入證物袋內(nèi)，并在證物袋上注明名稱、數(shù)量、特征；不便附卷保存的，應(yīng)另行包裝，并在包裝上注明申請(qǐng)人和申請(qǐng)人的姓名（或名稱）、案由、案號(hào)以及證物名稱、數(shù)量、特征，隨同卷宗歸檔。文書材料一經(jīng)歸檔，不得從卷內(nèi)抽取；需要增添文書材料時(shí)，必須征得檔案人員的同意，按立卷要求辦理。
二、歸檔的時(shí)間、檔案案卷質(zhì)量要求及檔案的查閱。
歸檔時(shí)間，是指具體案件承辦人對(duì)需要?dú)w檔的文件材料向本單位專門檔案負(fù)責(zé)人移交的時(shí)間。審結(jié)的案件，案件承辦人立好卷，本單位專門檔案負(fù)責(zé)人在年底以前向檔案部門移交。做為案件承辦人，對(duì)辦結(jié)的案件應(yīng)隨結(jié)隨立卷，做到手中無卷。復(fù)議文書材料的立卷歸檔，由復(fù)議案件的承辦人員具體負(fù)責(zé)。因?yàn)槌修k人對(duì)具體案件情況比較清楚，便于整理案卷。案件中申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人、第三人提供材料要有目錄。復(fù)議文書材料按不同年度和案件單獨(dú)立卷歸檔。跨年度的復(fù)議案件，應(yīng)是收案年開開始立卷，辦結(jié)年度歸檔。案件辦結(jié)后，應(yīng)全面整理、檢查全案的文書材料，補(bǔ)齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料，案卷無重復(fù)多余的件。復(fù)議文書材料只保存一份。復(fù)議決定書再保存三份，以備查考。
下列文書材料，不必立卷歸檔：
（一）詢問復(fù)議程序的信件、電話記錄、談話記錄及復(fù)函；（二）復(fù)議受案范圍以外來信、來訪人的申訴、控告等書面材料、談話記錄，以及答復(fù)其他有關(guān)部門解決問題的信件或記錄；（三）沒有參考價(jià)值的信封；（四）未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿；（五）法律、法規(guī)規(guī)定不應(yīng)立卷歸檔的其他材料。
檔案的查閱要做好記錄，對(duì)于借閱的檔案要記錄借閱人、借閱期限、使用用途，使用后，要及時(shí)歸還。
1 文書檔案管理工作的概況
1.1 文書檔案管理工作的背景情況
在我國(guó)不斷的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容，我國(guó)的文書檔案管理工作在不斷地進(jìn)行著。傳統(tǒng)的文書管理工作是指建立一個(gè)相關(guān)的部門通過事件的發(fā)生從而記錄下來，進(jìn)行封存。但是，這樣會(huì)存在一些弊端，導(dǎo)致一些文書檔案在保存過程中遭到破壞。因此，相關(guān)的管理部門需要加強(qiáng)管理工作，在檔案的分類管理上解決問題。文書檔案工作對(duì)于我國(guó)的發(fā)展有著重要的意義，盡管現(xiàn)在我國(guó)的文書檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問題的辦法。希望在工作中能夠認(rèn)真的落實(shí)優(yōu)化方案，使文書檔案管理工作得到更好的發(fā)展。（1）
1.2 文書檔案管理工作的現(xiàn)狀
通過一些案例分析來了解現(xiàn)狀和問題
（1）滯后表現(xiàn)
在時(shí)展的步伐下，各種制度都在不斷創(chuàng)新，但在企業(yè)的管理制度方面，特別是對(duì)文書檔案管理的工作，卻不能得到及時(shí)的改進(jìn)。而且文書檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。
（2）檢索效率不高
文書檔案檢索有手工檢索、計(jì)算機(jī)檢索，檔案進(jìn)行歸類整理后，存在著處于放置狀態(tài)。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數(shù)量不斷的增加下，檢索的效率將會(huì)越來越慢。況且，計(jì)算機(jī)的檢索需要耗費(fèi)大量的人力和物力，需要文書檔案管理人員技術(shù)上的支持，這樣會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。
（3）管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能有待提高
目前文書檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致在各個(gè)企業(yè)單位缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。并且，許多工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，并且沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，所以對(duì)檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質(zhì)量明顯降低。在當(dāng)前信息化?r代，檔案管理人員不但要有專業(yè)技能，而且需要熟練各種各樣的計(jì)算機(jī)應(yīng)用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會(huì)把文書檔案的管理工作做的更加完善。（2）
1.3 文書檔案管理工作的必要性
文書管理工作是記錄的內(nèi)容是對(duì)我國(guó)發(fā)展研究的重要依據(jù)，我國(guó)的文書管理工作對(duì)我國(guó)發(fā)展具有重大意義。而它不僅是記錄對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)所發(fā)生的事件，更是對(duì)將過去的文書檔案進(jìn)行整理和分析，使過去檔案中所欠缺的部分得到補(bǔ)充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書檔案的內(nèi)容。在對(duì)我國(guó)的歷史記錄分析中，根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯(cuò)誤再次發(fā)生。只有這樣才能有所收獲、有所進(jìn)步，使我國(guó)在發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)。
2 我國(guó)文書檔案管理工作的優(yōu)化方案
2.1 需要優(yōu)化文書檔案管理制度
許多傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在問題，需要在下一階段有待提高。文書檔案的管理是以時(shí)間為分界線進(jìn)行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因?yàn)檎泶娣诺奈臅鴻n案數(shù)量太多，使其太過于籠統(tǒng)化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進(jìn)行細(xì)致分類，然后根據(jù)事件的類型進(jìn)一步的分類，使所有的文書檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容，沒有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行分配，這樣存在大量問題，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中工作人員過多，造成資源的浪費(fèi)。因此在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，應(yīng)該使每一項(xiàng)工作都要高效有序地進(jìn)行，使每名文書檔案管理人員都做好分內(nèi)的事情。 （3）
2.2 要有培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力
在新時(shí)代下，我們要對(duì)所有工作者有很高的要求，所以，文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要加大提高。我們需要適應(yīng)科學(xué)化對(duì)的管理要求，使大部分的事業(yè)單位和國(guó)企在新形勢(shì)下進(jìn)行大力創(chuàng)新，分類管理主抓建設(shè)的大制度。現(xiàn)如今，要想更好的發(fā)展，就必須進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，這樣才能提高工作能力、對(duì)事物的分析能力。因此對(duì)于現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，需要在工作的過程中不斷的學(xué)習(xí)新事物，對(duì)文書檔案要有相當(dāng)?shù)牧私猓@樣有助于工作的得以順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)手段的學(xué)習(xí)要十分重視，使這些技術(shù)在日后的工作過程中得到合理的應(yīng)用。
2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理工作
所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪⒕W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國(guó)文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。
3 文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施
3.1 對(duì)管理理念的創(chuàng)新
文書檔案管理理念的創(chuàng)新是工作的關(guān)鍵。文書檔案管理的工作人員需要及時(shí)的更新思想，跟隨時(shí)代的潮流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，學(xué)習(xí)新型的管理模式，以積極向上的學(xué)習(xí)姿態(tài)應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，在文書檔案管理的創(chuàng)新上，應(yīng)該遵守以大局為重的原則，堅(jiān)持以企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理上還必須要有宣傳的意識(shí)，檔案管理工作并不是單個(gè)部門的工作，我們需要合理的對(duì)檔案管理進(jìn)行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）
3.2 對(duì)管理形式的創(chuàng)新
信息時(shí)代使文書檔案管理工作有了一定的挑戰(zhàn)。因此我們需要從文書檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。要對(duì)文書檔案的信息化進(jìn)行管理，并在此基礎(chǔ)上提升對(duì)文書檔案管理的安全性。因此，在輸入過程中，應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統(tǒng)，在創(chuàng)新的過程中，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補(bǔ)。
3.3 完善文書與檔案工作的銜接
文書檔案的利用價(jià)值都來自于各個(gè)部門，文書檔案工作因?yàn)樾畔⒒哟螅瑥亩鴮⒚媾R新的技術(shù)環(huán)境。因此，我們要積極主動(dòng)的與各部門進(jìn)行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案中發(fā)現(xiàn)它的不足之處，及時(shí)與各部門進(jìn)行聯(lián)系。在建設(shè)遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)及局域網(wǎng)方面的不斷推進(jìn)下，也取得了不同程度的發(fā)展。所以，我們應(yīng)該保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求的相適應(yīng)性，提高制度創(chuàng)新的有效性。（5）
第一條國(guó)土資源執(zhí)法案卷是國(guó)土資源行政執(zhí)法嚴(yán)肅性、有效性、規(guī)范性的文件，正確制作科學(xué)的、規(guī)范的國(guó)土資源執(zhí)法案卷，對(duì)于依法行政、提高行政執(zhí)法水平具有重要作用。為提高執(zhí)法案卷的制作水平，特制定本辦法。
第二條凡是反映國(guó)土資源行政案件的具有保存價(jià)值的各類文書、文件及材料、樣本照片、錄像等，均應(yīng)歸檔。
第三條國(guó)土資源執(zhí)法文書，要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)處罰、立案查處、行政復(fù)議案件的類別，按年度分別按一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷。
第四條執(zhí)法文書書寫不得用鉛筆、圓珠筆，必須按檔案管理要求使用鋼筆或毛筆，不得使用不規(guī)范的簡(jiǎn)化字，更不得出現(xiàn)錯(cuò)別字和病句。在特定的條件下，出現(xiàn)文字錯(cuò)誤，又不能重新書寫的文書，要在更改涂抹處加蓋與文書內(nèi)容有關(guān)人員的印章或按手印。
第五條文書書寫有計(jì)量單位時(shí)，必須使用法定計(jì)量單位。
第六條執(zhí)法文書書寫語言要通順、精練、明確、具體、恰當(dāng)，字跡工整，不得潦草。
第七條執(zhí)法文書應(yīng)按照保密、方便利用的原則，整理歸檔。
第八條在國(guó)土資源執(zhí)法案件辦案之初，承辦人即應(yīng)開始收集案件有關(guān)的各種執(zhí)法文書材料，著手立卷工作，案件辦結(jié)之后，要認(rèn)真檢查立案的文書材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)法律文書不完備的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)正，并去掉與本案無關(guān)的材料，再排序整齊。
第九條執(zhí)法文書材料的排列順序，應(yīng)按照?qǐng)?zhí)法程序的客觀進(jìn)程和形成文書時(shí)間的自然順序，兼顧文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列。
第十條 立案查處案件的必用文書：
（1）行政執(zhí)法案卷；（2）卷內(nèi)文件目錄；（3）現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄；（4）立案審批表；（5）調(diào)查筆錄；（6）行政案件審理記錄；（7）通知書；（8）行政處罰告知書；（9）行政處罰決定書；（10）送達(dá)回證；（11）行政案件結(jié)案報(bào)告。
第十一條 現(xiàn)場(chǎng)處罰案件的文書有：
（1）行政執(zhí)法案卷；（2）卷內(nèi)文件目錄；（3）現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄；（4）當(dāng)場(chǎng)處罰決定書；（5）行政案件結(jié)案報(bào)告。
第十二條 立案查處案件的擇用文書有：
（1）行政案件移送書；（2）案件辦理報(bào)批書；（3）聽證筆錄；（4）檢測(cè)（檢定）委托書；（5）檢查結(jié)果告知書；（6）登記保存（封存）(扣押)決定書；（7）解除登記（封存）（扣押）決定書；（8）涉案物品清單；（9）強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書；（10）涉案物品處理記錄；（11）責(zé)令改正（更正）通知書；（12）筆錄續(xù)頁；（13）檢查抽樣單；（14)封條；(15)行政案件指定管轄決定書；(16)變更（暫停）委托決定書；(17)行政執(zhí)法委托書；(18)行政案件登記簿。
第十三條行政復(fù)議執(zhí)法文書有：
（1）行政執(zhí)法案卷；（2）卷內(nèi)文件目錄；（3）行政復(fù)議申請(qǐng)書；（4）行政復(fù)議通知書；（5）立案審批表；（6）調(diào)查筆錄；（7）案件討論筆錄；（8）行政復(fù)議決定書；（9）送達(dá)回證；（10）結(jié)案報(bào)告。
第十四條執(zhí)法文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐頁編號(hào)。頁號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在有文字正面的右上角。行政執(zhí)法案卷、卷內(nèi)目錄、備考表不編號(hào)。
第十五條卷內(nèi)目錄按執(zhí)法文書材料排列順序逐件填寫齊全。
第十六條行政執(zhí)法案卷按規(guī)定項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫齊全，結(jié)案日期按結(jié)案審查表日期填寫。
第十七條案卷保存期限：現(xiàn)場(chǎng)處罰案卷為三年保存卷；立案查處的一般性案件為五年保存卷；危及人體健康和人身安全的大案為永久保存卷；行政復(fù)議卷應(yīng)視具體情況確定保存期限。
第十八條案卷裝訂前，要對(duì)執(zhí)法文書材料進(jìn)行全面檢查，材料不完整的要補(bǔ)齊，破損或退色的要修補(bǔ)、復(fù)制。訂口過緊或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊。加邊、加襯、折疊均以十六開辦公紙為準(zhǔn)。對(duì)于字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件。
第十九條案卷必須用線繩三空一線裝訂。訂卷繩要系緊、打暗結(jié)，長(zhǎng)度以160毫米為宜，并在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。
第二十條案件結(jié)案后10日內(nèi)或最遲不能超過一個(gè)月由承辦人編寫歸檔清冊(cè)向檔案管理部門移交歸檔。接受人要逐卷檢查驗(yàn)收。卷宗質(zhì)量不符合本辦法要求的，應(yīng)退回立案單位重新整理。
1 組成與要求
1.1護(hù)理觀察記錄單的組成 見表1。
1.2 護(hù)理記錄要求 該護(hù)理觀察記錄單適用于病危、病重、特級(jí)護(hù)理以外的所有患者。具體要求：①記錄醫(yī)囑明確的觀察項(xiàng)目，如血壓等。②一級(jí)護(hù)理每天至少記錄1次。主要記錄生命體征、皮膚情況、引流管及引流液情況、專科護(hù)理觀察處置等內(nèi)容。③術(shù)后患者主要記錄生命體征、傷口敷料、引流管及引流液情況，手術(shù)當(dāng)天至少每班交班前記錄1次，術(shù)后3 d，每天至少記錄1次。④空格欄內(nèi)可記錄瞳孔、眼壓、肢體循環(huán)狀況等專科觀察內(nèi)容。⑤其他欄內(nèi)記錄病情特殊變化、手術(shù)時(shí)間、報(bào)告醫(yī)生等內(nèi)容。⑥有持續(xù)心電、血壓監(jiān)護(hù)醫(yī)囑者，至少每2 h記錄1次心率、血壓情況，異常心率在其他欄內(nèi)記錄。⑦護(hù)士每次記錄后簽全名。⑧患者出院后，護(hù)理觀察記錄單存于病歷中永久保存。
2 討論
采用表格式焦點(diǎn)記錄，規(guī)范護(hù)理文書的書寫，空格處可增添專科護(hù)理觀察項(xiàng)目等，體現(xiàn)專科護(hù)理特點(diǎn)，保證護(hù)理工作的連續(xù)性。實(shí)踐證明，防范護(hù)理糾紛必須增強(qiáng)護(hù)理人員的法律意識(shí)［1］。因此，嚴(yán)格書寫標(biāo)準(zhǔn)是提高護(hù)理記錄質(zhì)量的前提。
避免重復(fù)，簡(jiǎn)化護(hù)理文書。護(hù)理觀察記錄單簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出，縮短了護(hù)理記錄的書寫時(shí)間，提高了護(hù)理記錄的書寫質(zhì)量，減輕了護(hù)士工作量，使護(hù)士有更多的時(shí)間和精力為患者提供直接護(hù)理服務(wù)，把時(shí)間還給護(hù)士，把護(hù)士還給患者，增進(jìn)護(hù)患溝通，促進(jìn)醫(yī)患和諧，給臨床工作帶來了極大的方便。
注重人本位護(hù)理，體現(xiàn)整體護(hù)理觀。在治療疾病的過程中高度關(guān)注患者，觀察判斷處理疾病反應(yīng)，盡量滿足和緩解疾病和治療過程給患者在情感、心理、功能等整體方面帶來的個(gè)性化的需求和改變［2］。進(jìn)一步提高了護(hù)理人員對(duì)疾病的觀察能力、處理能力、寫作能力，使整體護(hù)理觀在護(hù)理記錄中得到體現(xiàn)。
貫徹文件精神，具有法律效應(yīng)。按照2010年3月10日起實(shí)施的《病歷書寫基本規(guī)范》的文件精神，該護(hù)理觀察記錄單記錄了一般患者住院期間的所有護(hù)理活動(dòng)，記錄清晰、客觀、真實(shí)、完整，也為醫(yī)院舉證提供重要材料。
參考文獻(xiàn)：
［1］ 顧桐語.兩單合一表格式護(hù)理記錄單的設(shè)計(jì)與應(yīng)用［J］.護(hù)理實(shí)踐與研究，2010,7（9）：26-27.
公文主題詞應(yīng)當(dāng)規(guī)范化
使用計(jì)算機(jī)實(shí)施文書檔案一體化管理，要求公文主題詞必須規(guī)范化。它是機(jī)關(guān)文書立卷、檔案著錄的基礎(chǔ)，是機(jī)關(guān)文檔一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的重要內(nèi)容之一，直接關(guān)系到文書與檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
目前，由于對(duì)公文主題詞的標(biāo)引尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理，文、檔主題詞表要求不一，隨意性和盲目性較大。加之有些行文者責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致公文主題詞標(biāo)注不全、不準(zhǔn)，甚至有不標(biāo)注的現(xiàn)象，給文書立卷、檔案著錄帶來不便，阻礙了辦公效率的提高，減緩了計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用于文檔工作的進(jìn)程。
一、公文主題詞規(guī)范化的作用
規(guī)范公文主題詞對(duì)文檔一體化科學(xué)管理起著重要作用。
（一）公文主題詞在文書立卷中的作用。過去行文時(shí)不標(biāo)注主題詞，文書立卷往往靠傳統(tǒng)的方式按文件標(biāo)題分類。由于有的文件標(biāo)題對(duì)問題概括不夠準(zhǔn)確或概念不規(guī)范，文書在篩選酌定類別、擬寫案卷標(biāo)題過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于規(guī)范管理。而規(guī)范的主題詞用于文獻(xiàn)標(biāo)引和檢索，能具體反映文件的中心內(nèi)容，在文書立卷分類和擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，以主題詞相關(guān)詞語為依據(jù)，很容易確定不同類別標(biāo)題的內(nèi)容，即使是從事文書工作時(shí)間短，業(yè)務(wù)不是很熟的人，也能做好文書立卷的分類和擬制案卷標(biāo)題工作。公文主題詞在文書立卷中，對(duì)提高工作效率及質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，將起到積極的推動(dòng)作用。
（二）公文主題詞在檔案著錄中的作用。檔案著錄標(biāo)引工作費(fèi)力、難度最大的環(huán)節(jié)，無非是主題詞的選擇。完成一張著錄卡片，一般需要3-8個(gè)主題詞。剛開始著錄的人員，著錄一張卡片對(duì)主題詞的選擇需要5-20分鐘的時(shí)間（個(gè)別難度大的需要的時(shí)間更長(zhǎng)），這是目前著錄工作進(jìn)展緩慢的主要原因。而依據(jù)公文規(guī)范的主題詞著錄標(biāo)引，是解決這個(gè)問題最有效的方法。因?yàn)楣闹黝}詞的規(guī)范性，為檔案著錄中主題詞的選擇提供了正確可靠的依據(jù)，任何人只要掌握著錄格式，明確著錄項(xiàng)目，即可輕而易舉地照錄題詞，完成著錄工作，可以提高著錄速度4-8倍，質(zhì)量也能夠得到保證。
二、公文主題詞規(guī)范化的對(duì)策
（一）公文主題詞表要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要做好公文主題詞的選擇，必須有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的主題詞表，文、檔主題詞表要統(tǒng)一，就是公文主題詞表要與檔案著錄主題詞表相一致，中央與地方統(tǒng)一執(zhí)行一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的主題詞表，杜絕隨意和盲目確定主題詞。
（二）公文主題詞的確定要嚴(yán)格把關(guān)。公文主題詞的確定是一項(xiàng)具體、細(xì)致的工作，來不得半點(diǎn)馬虎。領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作，應(yīng)該反復(fù)強(qiáng)調(diào)，督促檢查，嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)公文的主題詞選擇不準(zhǔn)、不完整、不標(biāo)準(zhǔn)的要及時(shí)糾正，絕不姑息遷就，將問題解決于平時(shí)工作中，嚴(yán)把公文主題詞的選擇關(guān)。
（三）標(biāo)引公文主題詞的人員素質(zhì)要高。公文主題詞來源于文件，高度概括了文件的內(nèi)容特征，充分反映了文件的主題思想。而選擇公文主題詞則是一項(xiàng)技術(shù)性、知識(shí)性很強(qiáng)的工作，不僅要準(zhǔn)確，還要簡(jiǎn)短、扼要、醒目。這就要求公文的起草者要掌握公文主題詞知識(shí)，有較高的業(yè)務(wù)水平和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)還要有高度的工作責(zé)任心，切不可敷衍了事。只有這樣確定的主題詞才能做到有據(jù)可依，經(jīng)得起推敲。
