時間：2023-05-29 17:41:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理流程，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】蘇州 檢驗 檢疫業務 管理流程
但是，在具體的管理過程中，主要出現了兩方面的問題。一是立卷標準模糊混亂，從而導致業務證單檔案在歸檔伊始即出現概念混淆、分類不明等問題，直接影響了后期業務證單檔案的查閱與利用，究其原因，主要是由于作為業務證單檔案重要立卷標準的HS編碼界定難度較大。許多單位為了便于自身業務證單檔案的管理，建立一套新的檔號編寫方法，簡單的以證單形式加以區分，但在利用時相對較慢，特別是針對同類問題開展調查研究及取證時，往往會出現大海撈針的情況。二是網絡環境下檔案館業務流程的變化也帶來了業務流程重組的必要性。網絡環境下，現代信息技術，主要是計算機技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，使原有的管理模式發生了變化，由原來的手工作業的工作方式轉為以自動化集成管理系統為主的工作方式。其業務工作的變化主要體現在以下三個方面：檔案信息收集、管理方式。檔案信息組織檢索與提供利用方式的變革。檔案編研工作的新特點。對此，我們對蘇州檢驗檢疫業務檔案管理流程進行了再造與優化，并取得了初步成效。
一、建立跟隨業務證單檔案終生的檔號，統一立卷標準
（1）專章歸類法。凡是涉及檢驗檢疫商品的首先使用HS編碼，在業務檔案中的項目代碼不代表業務分工范圍，僅在某類商品業務檔案檔號中起識別作用。在檔案全宗中應確保某商品/業務檔案檔號的唯一性。
（2）借用編碼法。對于同屬于一章的貨物，如“62”章的羽絨服裝，考慮到國家質檢總局將羽絨服裝、羽絨制品和羽毛作為一大類商品歸口管理，因此，可在羽絨制品的編碼中借用羽毛HS編碼使用“940000”，代表羽毛及其制品和羽絨服裝，從而避免了羽絨服裝與梭織服裝的交叉。前兩位無法確定的，再依次考慮第4位、第6位。
（3）合并與加注法。針對有的部門，如辦事處、出口加工區等，檢驗檢疫業務門類全、品種多（幾乎涉及全局的所有商品類別）、批量少、無對企業監督管理等特點，本著務實的原則，結合其業務分工、崗位設置和方便檔案管理與維護等實際，在確定項目代碼/名稱時，對其業務進行了科學、合理的合并。
（4）實際業務確定法。為盡量避免出現歸檔資料缺少大類、歸檔資料數量多少嚴重失衡以及資料的重復歸檔，即使相同的檢驗檢疫業務也不必確定完全相同的項目代碼/名稱類別。
二、重新構造業務證單檔案的“運行模式”，改進工作流程
（1）原有的業務證單處理模式。原有的業務證單處理模式十分線性、平面化，工作不細分，業務證單往往在最后辦理完結后，一起交到歸檔部門，給歸檔部門帶來極大的工作量，也極易在歸檔部門的歸檔過程中，造成資源的重復浪費或者遺漏損失。
（2）引入“分級管理”理念。結合電子監管工作，對信譽好，進出口量較大且質量穩定的企業進行分類后實行簡便建檔管理。
同時，也可根據出入境貨物保健類別、貨物的不同特性、不同風險對不同貨物進行分類建檔。
關鍵詞：電子文件；醫院檔案管理；應用
在檔案管理工作中應用現代信息技術，是新時期對檔案工作的基本要求，也是檔案事業發展的必然趨勢。隨著醫療改革地日益深化，也對醫療單位檔案管理工作提出新的要求，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。
辦公環境數字化的普及，使檔案信息資源成為其必須依托的載體，對檔案信息資源進行數字化管理和利用，是檔案管理模式的轉變。為了更好地服務于醫療工作，將檔案信息資源數字化成為醫療事業的管理和發展的重要手段。
一、歸檔電子文件的收集積累
面對多種多樣的各類電子文件，首先進行科學地分類劃分。電子文件可實時收集，其歸檔范圍應當參照紙質文件的歸檔范圍，包括文書和醫療業務工作的電子文件，同時注意將電子文件存貯的載體及電子文件產生的外部環境和元數據保存起來，形成有機的結合體，保證電子文件不遺漏、不散失。
二、歸檔電子文件的初步鑒定
對平時收集的電子文件歸檔前，必須認真鑒定其真實性、完整性、有效性，確保歸檔電子文件符合要求。
第一，真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎。真實性是對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定，確認其與形成時原始狀況的一致。電子文件的真實性不易判斷和確認，傳統紙質檔案可通過內容、載體、形式表現出來，人們可根據字體、印跡甚至字跡、紙張對其原始性加以分析，而電子文件的生產由實態變為虛態，已沒有了這種原始狀態。電子文件是高科技的產物，我們可通過技術措施，如加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火墻及防寫措施等，來有效地提高可靠性。也可建立健全管理制度，加強對電子文件制作和管理人員的管理，提高人員職業道德和素質，建立管理記錄系統等舉措，確保真實性。
第二，完整性是電子文件價值的重要保障。完整性是要求相關文件數量齊全；每一份電子文件的內容、結構和背景信息和元數據沒有缺損，電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損，建立收集積累制度；設立一個電子文件暫存空間，及時把沒有歸檔的文件集中保存起來，以備鑒定歸檔；在處理過程中對必要的背景信息項目作出規范化的要求，隨時登記；制定電子文件元數據管理規范，在電子文件歸檔和移交時，及時按要求對元數據進行登陸和說明，來更好地維護電子文件的完整性。
第三，有效性是其存在和保存價值的基礎。有效性是電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。如果文件不能順利讀出，再有價值的東西也失去了存在的意義。我們平時應對產生這些文件的計算機系統的相關資料和軟件編碼進行收集，并采取措施妥善保管；及時遷移另存數據，防止存儲介質的過時。
三、文本型電子文件的歸檔
文書檔案是衛生系統各單位檔案工作的重要內容之一。計算機的應用使文書檔案產生初期，即文件的產生便來自于電子文件計算機，文書檔案多數以文本文件的形式存在，用文字處理軟件（如WPS、Word等）生成，由字、詞、數字或符號表達的文件，因此，文書檔案就成為電子文件歸檔的重頭戲。
首先對電子文件進行邏輯歸檔。在電腦硬盤中選擇一個非操作系統所在分區（如D區等），建立一個總文件夾，可將其命名為“××醫院歸檔電子文件”。在這個總文件夾下建立若干個子文件夾，分別用于存放不同年度的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××醫院××年度歸檔電子文件”。采用保管期限分類法，設立3個文件夾，分別將文件夾改名為“永久”、“長期”、“短期”。參見紙質檔案的分類方法將其對應的文本型電子文件保存到相應的文件夾內。還需存放“說明文件”、“類目表文件”、“著錄文件”信息。
同時生成的文本型電子文件歸檔文件目錄注有文書登記號、文件標題、檔號、類別代碼等，是檔案檢索的重要工具，有利于迅速方便地檢索電子檔案具體內容。使查閱更加方便。
然后再進行物理歸檔。電子文件按規定的要求進行鑒定、分類、編號后，將已歸檔的電子文件集中、拷貝至耐久性好載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
四、聲像等其他類型電子文件的歸檔
聲像檔案是以音響、圖像等方式通過特殊載體記錄各種信息的的電子檔案。醫療單位在管理和業務活動中經常產生圖文并貌的聲像資料，它具有直觀感、真實感，更具有說服力。將有保存價值的聲像等其他類型的電子文件合理分類，按載體的不同種類進行分類組卷，再按保管期限的不同分開，同屬一類的按歸檔時間順序編號，并在卷內目錄和文字說明中同時注明與紙質檔案相對應的參見號。編制歸檔電子文件目錄，建立登記入冊手續。
五、電子文件的歸檔審核
各歸檔單位按照歸檔的項目對其進行相應的鑒定與檢查，發現問題及時采取補救措施，全部鑒定合格后由分管歸檔管理工作的領導簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。
醫院檔案管理數字化的發展緊隨時代信息化建設這一歷史洪流，實現檔案管理數字化可以解放和發展生產力，提高檔案管理利用的工作效率，充分利用好檔案信息資源的優勢，對醫療事業的建設和發展起著至關重要的作用。
參考文獻：
1、包文輝.衛生檔案工作指南[M].中國文史出版社,2006.
2、張婧.檔案工作指南[M].學苑出版社,2006.
一、煤炭檔案管理的相關概念分析
檔案是人們生活當中常見的名詞，與人們生活有著密切的關系。在當前的研究當中，對檔案的概念就有多種。一般研究認為檔案是直接形成的歷史紀錄。這種記錄即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。煤炭檔案就是煤炭企業日常管理及其歷史進行記錄，形成完善的檔案體系。煤炭檔案管理通俗的說就是對煤炭企業檔案進行科學有效的管理，通過文字、聲音、視頻等途徑將煤炭企業的各種信息完善的保持。煤炭企業的檔案有著自身特點，在日常的檔案種類當中一般包括設計檔案；支護檔案；日常技術管理檔案；部門技術創新管理檔案；防治水檔案；“一通三防”及防突管理檔案；安全管理與生產組織檔案；經濟成本檔案；勞動工資檔案；機電設備管理檔案；煤質管理檔案等等。因此煤炭企業檔案的管理是一項高強度、技術性強的工作，需要有一套完善的管理方法。
二、煤炭企業檔案管理的現狀
煤炭企業是勞動密集型產業，在企業發展中檔案管理非常重要，它能充分反映企業發展現狀，記錄企業在人員、技術、材料等各方面的信息，為企業管理層進行決策提供依據。當前，在煤炭企業檔案管理當中還存在不少問題，這主要表現在：首先是檔案管理人員工作業務不熟練？。煤礦檔案管理人員很多人都沒有專業性的檔案管理經驗，在實際的工作當中都是按照自己的思路進行檔管理，沒有專業人員進行指導和考核這樣導致檔案管理缺乏系統系和專業性。檔案人員培訓力度不夠。這主要表現在一方面企業內部對檔案管理人員的培訓重視程度不夠，沒有建立一套完善的培訓體系，另一方面由于煤炭企業人員較多，技術性強，使煤炭企業檔案管理人員工作量較大，檔案人員進行培訓的時間較少。最后檔案管理的信息化程度不強，在當前很多煤礦企業檔案管理當中很多企業都是沿用的是過去傳統的手工管理模式，都是采用紙質記錄檔案信息。計算機技術運用較少，沒有建立一套完善的內部檔案信息化管理。
三、檔案管理在煤炭企業中的發展趨勢
從以上的分析可以看出，煤炭企業檔案管理在實際的發展中還存在一系列的問題，這些問題從一個側面反映了煤炭企業檔案管理的發展方向。
（一）檔案管理專業性加強。隨著煤炭戰略地位的凸顯，煤炭企業在國民經濟發展中占有重要地位。煤炭企業管理現代化管理趨勢日益加強，因此專業管理是煤炭企業檔案發展的必然要求。煤炭企業檔案管理工作是一個細致和繁瑣的工作，煤炭企業應配備專職檔案管理人員，才能夠更高效、更專業、更及時的對檔案進行登記、收集和處理等工作。另外在檔案管理上要有一套完善的內部管理體系，對不同的檔案都有著明確的規定。如對于紙質檔案進行管理需要對檔案的種類、份數和編寫具有明確的要求需要立卷的檔案材料就要按照有關要求進分類，不需要立卷的材料則直接進行歸檔。在歸檔管理當中所以文件材料必須頁碼清晰、卷名簡潔明快，經過專職的檔案人員檢查后方可歸檔。在聲音和視頻檔案管理上也有明確的要求，聲音和視頻檔案必須在有關技術處理之后，配備必要的文字，方可保管。另外在檔案知識上注重業務知識培訓，在日常的檔案管理當中要建立一套完善的培訓體系，對檔案管理的各個流程進行詳細的講解，對容易出現的問題進行說明，保證檔案知識的體系性。只有這樣才能有效提高媒體企業檔案管理人員的知識水平，保證檔案管理的高效進行。
（二）檔案管理趨于系統化。隨著煤炭企業專業建設加強，企業內部逐步建立一套完善的管理流程，檔案管理也不列外，未來檔案管理趨于系統化，應圍繞檔案管理標準化、規范化，積極開展工作。如對重大建設項目檔案有一套完善的管理流程。首先建設項目工程招投標及設備招投標開始，注意原始資料收集，保證檔案的完整。其次工程建設過程當中，要高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入工程日常管理和考核當中，與工程建設實行同步管理，對建設過程當中檔案管理的質量、份數和保管期限有明確的規定，確保工程建設過程中檔案的質量。最后在收集和保管檔案的過程當中，檔案人員要親自參與檔案的開箱和檢查，在歸檔過程當中要定期的召開會議，對檔案管理中存在的問題進行說明并整改，保證后期管理工作順利進行。
（三）檔案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企業檔案管理工作量大且繁瑣，所以檔案管理工作需要其他部門的有效配合，建立一個系統化的管理流程。應根據各部門的專業性質、職責范圍進行劃分，保證檔案管理的高效運行。如生產部門負責設計、支護、日常技術管理、防治水檔案的建立工作。機電部門負責機電設備檔案的建立工作。安監部門負責安全管理檔案的建立工作。企管部門負責經營成本檔案的建立工作。勞資部門負責勞動工資和工傷治療費用檔案的建立工作。根據分工情況，各部門建立相關檔案，最后匯總到檔案專職管理部門統一整理裝訂成冊。在具體的操作當中也有明確的規定，生產部門及掘進隊、開拓隊的工作面都要建立專間進行檔案管理。對施工的方法、施工過程進行記錄，并同時建立檔案。把工作當中的每一個操作流程詳細記錄，對遇到的問題要清楚的展現有關時間、地點和原因。對所有檔案每月定期傳遞到企業檔案管理部門，進行歸納和總結，完成檔案的流程化建設。
一、新時期測繪人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。目前，測繪單位普遍存在生產項目工期緊、任務重、人手少等問題，在日常工作中，人事檔案管理經常被忽視，各單位的重視程度不夠，直接導致在需要查找和利用人事檔案資料的時候，出現人事檔案資料查找不及時、更新速度慢等問題。（二）流程缺乏規范性。在當前對人事檔案進行管理，有些單位認識到人事檔案管理的重要性，但是人事檔案的管理人員缺乏對規范性流程的認識，在進行管理的過程中往往隨意性較大[2]。測繪人事檔案存在部分檔案沒有進行分類管理、缺少檔案清單、檔案查閱記錄不完整、歸檔目錄沒有專人管理等問題，使檔案管理流程不夠規范。（三）制度不夠健全。相對于快速發展的測繪地理信息技術來說，測繪人事管理制度是相對滯后的，測繪人事檔案管理制度存在漏洞，制度更新不夠及時，現有的測繪人事檔案管理制度不能滿足新時期測繪人事檔案管理的需求，人事檔案制度的不健全阻礙了測繪事業的發展。（四）測繪人事檔案資料的基礎不完善。近年來，測繪人事檔案資料的基礎工作在逐年完善中，但仍未做到通過調閱檔案各項工作可倒查可追溯，檔案管理工作可無障礙交接，測繪人事檔案資料的基礎仍然處在較低水平，導致人事工作整體管理水平下降，無法更好地為新時期測繪工作的發展提供服務。（五）信息化水平落后。目前，測繪系統尚未建立測繪人事檔案信息數據庫，人事檔案信息補充和更新速度慢，補充和更新工作花費大量的人力物力，費時費力。此外，測繪系統有大量的涉密人員，測繪人事檔案信息保密工作做的不到位，人事檔案管理存在安全隱患。
二、做好測繪人事檔案管理的建議
（一）提高管理人員對測繪人事檔案的認知。加大測繪單位管理層對人事檔案管理的重視程度，組織人事檔案管理人員參加國家、省、市檔案局組織的培訓課程，加大檔案資料管理宣傳力度，提高每一名人事檔案工作人員對干部職工人事檔案管理重要性的認識，保證每個人在工作過程中都“不亂為、不妄為”，全面提高新時期測繪人事檔案管理人員對檔案管理的認識水平。（二）規范測繪人事檔案管理流程。在新時期，要不斷提升測繪人事檔案的精細化、精準化管理水平，規范測繪人事檔案管理流程，為完善測繪人事檔案管理打好堅實的基礎。同時在進行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學性，同時要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露[3]。（三）完善測繪人事檔案管理制度。在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善干部職工人事檔案信息及管理制度，組織開展必要的測繪人事檔案管理制度及辦法的編制和修訂，通過學習調研、征求意見、組織研討等方式，逐步完善測繪人事檔案管理制度，并且認真按照規定的制度和程序辦事。（四）規范測繪人事檔案管理基礎。夯實測繪檔案管理基礎，打造嚴謹規范的內部測繪檔案管理體系，完整反映工作開展情況及干部職工成長歷程。根據工作內容，分別建立干部任免及批復、干部選拔任用紀實、領導干部個人有關事項報告、黨費收支及公示、組織人事規章制度等6個檔案體系，全面準確反映工作進展情況，如實記錄工作開展過程。做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集以及職稱評定、年終表彰、干部審查、違紀處分等階段性材料收集，在收集材料的同時，注意鑒別人事檔案資料的真偽，確保測繪人事檔案資料的真實性和準確性。（五）提升測繪人事檔案管理信息化水平。對于測繪人事檔案的管理，應該更好地借助新媒體工具，借助掃描儀、信息系統、自動識別系統等工具，將現有的檔案信息數據化。應建立測繪干部職工人事檔案信息化管理制度，有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。信息化的同時，做好檔案保密工作，確保干部職工人事檔案管理工作的規范性、嚴肅性及真實性。
三、結束語
目前，測繪事業處于剛剛完成改革發展的新時期，如何做好測繪人事檔案管理顯得尤為重要，測繪工作人員應充分認識到人事檔案管理的重要性，采取更加高效的措施和辦法，完善測繪人事檔案管理，為測繪事業快速發展提供更好的服務。
參考文獻
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〔關鍵詞〕實驗室；圖片檔案；管理系統
雖然目前實驗室信息管理系統在國內趨于普遍應用，但是還不夠成熟，缺少全面的相關輔助數據。當前的圖片檔案管理工作也對管理系統有新的智能化需求，因此本研究的目的是在實驗室管理系統中建立圖片檔案管理子系統，以完善實驗室管理系統功能，更好地服務客戶。
1整體框架
整個系統的軟件框架分為3個層次（圖1），分別是集成平臺層、應用系統層和基礎設施層。應用系統層由業務系統和辦公系統構成。業務系統和辦公系統又分別由多個子系統構成。本研究主要介紹應用系統層中辦公系統下的子系統圖片檔案管理系統。圖1系統框架圖片檔案管理系統主要包括以下3個技術平臺。門戶平臺。使用OracleWebCenterSpace技術搭建統一的應用訪問門戶平臺。用戶可以通過門戶平臺進行網上辦公、協同工作。門戶平臺能夠對應用程序進行開發和重用，并且提供單點登錄功能。使圖片檔案管理系統能夠集成在門戶平臺之上，這樣此系統即可以作為門戶平臺上的一個功能模塊，展現在用戶面前，用戶可以進行圖片檔案管理的相關工作。通過統一平臺、單點登錄的管理模式，有效地解決了多個系統、多點登錄、入口分散的問題。流程管理平臺。借助BPM組件，完成圖片檔案管理系統中全部審批流程設計。通過引入此平臺，進行固化工作流程，審批人提交審批動作后，系統立刻自動將任務流轉到下一個環節，同時將處理動作和審批意見記錄到數據庫中。有效地解決了線下審批周期長、歷史數據難以統計的問題，提高了工作效率，便于進行問題追溯。內容管理平臺。使用OracleWebCenterContent技術搭建內容管理平臺，用于存放圖片檔案管理系統中的圖片。支持非結構內容數據與元數據的統一管理，系統管理員可以創建指定在檢入、搜索或查閱內容信息時顯示哪些元數據值的概要信息。可以使用數字資產管理器功能快速查找、分組、轉換和下載各種大小、格式和分辨力的圖像，以滿足業務需求。在整個平臺上搭建的軟件系統采用的是B/S模式，用戶可以在任意一款當前的主流瀏覽器上進行訪問，非常方便。無須客戶端軟件的安裝和維護，并且易于學習和操作，減輕了運維的負擔，使信息管理部門能夠在桌面維護方面節省出一定的人力資源。三層體系結構，這樣使系統結構更清晰明確，有利于后期系統的維護和升級。
2數據庫設計
圖片檔案基本信息表：檔案id號，申請單據編號，總序號，年度，分類，歸檔日期，歸檔經辦人，狀態，攝影者，地點，時間，人物，背景，事由，備注，檔案編號的4位序號，縮略圖id號，原圖id號，小圖id號，備用字段。其中檔案id號為主鍵。圖片檔案信息下載申請單據信息表。申請下載id號，標題，開始時間，結束時間，描述，附件名稱，附件id號，附件內容id號，流程角色，借閱人，當前審批節點，文檔類型，借閱時間，備用字段。其中申請下載id號為主鍵。下拉列表值信息視圖。列表id號，列表類型，列表類型描述，對應值id號，對應值代碼，含義，描述，是否有效。流程審批歷史信息視圖。記錄id號，流程id號，流程類型，審批人，實際審批人，審批內容，審批狀態，審批日期，審批結果，單據編號，當前審批節點，當前審批節點描述。
3系統功能
基本信息錄入。上傳圖片后，系統對圖片進行處理，在內容管理平臺上存儲縮略圖、小圖、原圖3種不同規格型號的圖片，最后進行基本數據的錄入，將所有信息存入數據庫。在正式發起檔案審批流程前，創建人可以進行查詢、修改、添加、刪除操作。圖片檔案審批流程。通過梳理實際業務情況，設計兩個工作流程，包括檔案的流程和檔案的下載流程。在檔案流程審批完成后，通過年度和分類的提取，生成檔案編號和總序號。在檔案下載流程審批完成后，申請人能進行相關信息的下載。管理權限。對于不同權限的使用者進行操作設置，不同的使用者僅能見到并下載權限之內的檔案。例如檔案管理員能見到、編輯并下載所有的圖片檔案資料。各部門檔案管理員能見到部門內的檔案并下載。普通使用者僅能下載自己提交的檔案，對其他檔案如有下載需求，需要發起圖片檔案的下載申請流程。統計查詢。能夠從不同的維度，通過各個字段的組合查詢，對檔案的信息進行檢索、閱覽。也可點擊高級查詢，添加數據庫中所有的字段，作為查詢條件，進行搜索。實現了對海量內容數據，做到多維度自由檢索與實時查詢。能通過固定的字段對檔案進行升序或降序的排列，便于進行數據管理。
4作用和意義
一、檔案管理與知識管理具有一定的相通性
之所以說檔案管理與知識管理具有一定的相通性，主要表現在二者在管理的對象、目的、流程和技術等方面體現出來。
（一）管理對象的相通性
各類文件是檔案管理的主要對象，知識是知識管理的主要對象。知識的來源主要有兩個方面，一方面是通過自身的各種活動收集進而整理而得到的知識，另一方面是通過購買、贈送等各種方式獲得的文件、書籍等。從這個意義上來看，各類文件、書籍是屬于知識的范疇。由此可見，文件屬于知識，而文件又是檔案管理的主要對象，因此，文件也就成為了檔案管理與知識管理的共同管理對象。所以檔案管理與知識管理在管理對象上具有相通性。
（二）管理目的的相通性
檔案管理的目的是方便社會的利用，滿足用戶的需求。知識管理的目的在于讓知識實現價值，更好的為企業的發展服務，并把知識傳遞給其他人。從這一點上來看，檔案管理的目的和知識管理的目的在于讓人或者社會更好的利用，從而達到一定的目的。因此，檔案管理和知識管理的目的具有相通性。
（三）管理流程的相通性
檔案管理的流程一般主要為接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用等，知識管理的流程是對文件予以收集存儲、加工整理、鑒定評價、實現價值等。通過對比二者的管理流程，發現二者極具相似性，都是從文件的接收開始，到文件的利用實現價值結束，因此，檔案管理和知識管理在管理流程想具有相通性。
（四）管理技術的相通性
在信息化環境下，檔案管理工作依賴于信息技術的應用，對檔案進行有效收集、整理等。而知識管理也是如此，知識管理離不開現代技術條件的支撐，比如網絡技術、電子郵件、搜索引擎等，這些都是完成知識管理必不可少的重要條件。由此可見，檔案管理與知識管理都需要在信息化的條件下才能完成技術管理工作。因此，檔案管理和知識管理在管理技術上具有一定的相通性。
二、檔案管理與知識管理具有一定的差異性
之所以說檔案管理與知識管理具有一定的差異性，主要體現在管理層面、管理范圍、管理特點等幾個方面表現出來。
（一）管理層面的差異性
檔案管理僅是專業類型的活動，或者管理技術的相關辦法。而知識管理并非僅僅如此，還包括價值觀層面和管理理念層面上的內容，甚至還包括更高層次的管理體系或者管理的方法論等問題。因此，檔案管理與知識管理在管理層面具有一定的差異性。
（二）管理范圍的差異性
檔案管理的范圍主要是文件、檔案等，而知識管理涉及到的范圍就較為廣泛，知識管理不僅要管理到文件、檔案，還要管理到圖書情報、員工的綜合素質和基本要求等各方面。因此，檔案管理與知識管理在管理范圍方面具有一定的差異性。
（三）管理特點的差異性
檔案管理是對文件和檔案的管理，更側重于對文件、檔案的規范性、程序化等方面的管理。而知識管理則鼓勵運用知識進行較為寬松境遇的管理，二者的側重點與管理的特點因此也就不同。由此可見，檔案管理與知識管理在管理特點上有一定的差異性。
三、檔案管理與知識管理相輔相成
之所以說檔案管理與知識管理是相輔相成的，主要表現在以下幾個方面。
（一）知識管理可以有效提升檔案管理
知識管理對檔案管理有著一定的促進和提升作用，主要表現在以下兩個方面。
一是知識管理可以有效拓寬檔案管理的管理范圍和管理領域。傳統的檔案管理強調的是文件和檔案的管理，忽略了文件、檔案對圖書情報等的重大作用，因而限制了檔案管理的工作范圍。知識管理要求把所有的知識納入到自己的管轄范圍內，并將知識進行有效整合，因此，在知識管理的帶動下，檔案管理可以有效的參與到圖書情報管理或者知識管理中去，因而擴大了自身的管理范圍。
二是知識管理可以提升檔案管理的重要價值。傳統的檔案管理就是通過復印、傳真等各種形式的方式對檔案進行利用，而知識管理則要求運用現代技術進行人性化的運用。因此，在知識管理的帶動下，檔案管理可以向著更為人性化的方向發展，更好的去完成自身的工作使命，提升檔案管理的重要使用價值。
（二）檔案管理可以促進知識管理的科學化發展
檔案管理可以促進知識管理的科學化發展，主要從以下兩個方面表現出來。
一是檔案管理的沉淀可以豐富知識管理的內容。目前，傳統的檔案管理中的很多文件都存放時間較為長久，但是這些并不是古董，科學合理的利用反而會成為巨大價值是知識。因此，正是因為有了檔案管理，才有了更為合理的保管這些資料，也更可能為知識管理豐富內容。
二是檔案管理有助于知識管理的傳播和運用。在檔案管理的作用下，很多知識得以保留下來。一般來說，知識的傳播主要通過書面和語言的方式進行。而檔案管理恰恰具備這兩個方面的優勢。所以也就能為知識管理的進一步傳播和運用做好了前提準備工作。
1現階段電子檔案管理技術分析
電子檔案管理系統功能需求的實現主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統維護功能、文件管理功能、編研開發功能、光盤制作功能以及數據導入功能等都是通過交互性的處理來實現，B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現。主要包含以下子系統：一是信息采集部分，主要是對數據采集的完成。采用數據一體化的接口，按照信息采集的相應流程和要求，把每個信息系統中等待歸檔的信息進行采集，再通過收集整編就可以實現分散式或集中式的檔案整理，通過導入數據功能，就可達到離線數據收集或歷史數據的導入。在進行電子檔案信息收集的過程中，會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進行電子檔案業務流程的處理時，也會有與實體檔案相關的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數據時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實體檔案管理過程相統一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規則，再結合電子檔案的特點加以優化。檔案統計是完成檔案管理工作中各種統計的工作，也是管理的一部分。三是開發利用部分，主要是對檔案研發工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關的檔案信息，還要通過網絡把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業檢索主要是有針對性的對各業務系統的檔案信息進行專門的開發，并能提供系統的調用，給業務系統帶來專用的信息服務，提供很大的便利。四是系統維護的部分，主要是對系統運行的相關數據維護工作的完成。主要有各種數據結構的設置與維護，權限的管理，系統參數的設置與維護等。系統設置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統提供了基礎性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統的擴展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標準化、規范化。除此之外，還對日常數據的維護提供了便利，對于系統管理員來講是個非常強大的工具包。
2新時期電子檔案管理完善性策略分析
第一，建立規范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，需要從實際出發建立規范的管理機制。第二，創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。第四是建設復合型管理隊伍。要想實現檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設，這對于檔案信息化的發展質量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計算機來實現的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規范非常熟悉，并且，還要對計算機系統網絡安全的防護知識進行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學習的意識不斷強化，積極參加信息化教育的培訓，對專業知識不斷更新，才能使自身的業務素質與工作水平與信息化管理相適應，才能順利實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，培訓的主要內容有計算機、信息工程、網絡等方面的基礎知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發展的趨勢進行及時了解，對現代科學在檔案工作中的應用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。
3結束語
通過以上的論述可以總結出，電子技術在快速的發展，并在各行各業以及各個領域得到廣泛的推廣與應用，使檔案載體從紙質向光電介質轉變，實現檔案管理質的飛躍。但電子檔案也存在自身的缺點，如安全性面臨挑戰，作為證據的原始性不如紙質檔案等等。正確面對電子檔案的優點與缺點，使檔案工作走向網絡化與數字化，給人們提供更加高效便捷的服務，是時代的需要，也是檔案科技工作者努力的方向。
作者：邢軍岐單位：陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局
摘要：本文論述了企業檔案信息化建設的必要性，指出信息化建設過程存在的問題，提出當前實現企業檔案信息化的有效途徑。
關鍵詞：企業；檔案信息化
企業檔案信息化就是利用信息技術和網絡實現企業檔案信息資源的存儲、管理和利用，提高企業檔案管理效率和信息的利用率，為企業發展提供方便、快捷的信息支撐，實現最大的經濟效益。
一、 企業檔案信息化的必要性
1. 企業檔案信息化建設是企業文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇。隨著電子文件的出現和網絡信息技術的發展，文檔一體化已成為企業檔案信息化發展方向，它使檔案管理系統與企業生產管理、經營管理、文書處理等各項業務系統實現無縫銜接和高效管理，提高工作效率，降低企業成本。但是，我國企業檔案信息化程度較低，檔案工作在實現與企業生產管理、經營管理等各項業務系統銜接方面仍存在重重困難，因此，在企業文檔一體化趨勢不斷加強的情況下，加快檔案信息化建設將成為企業追求發展的重要選擇。
2. 企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭的重要途徑。信息時代的到來為企業帶來機遇和挑戰，每個企業都希望在第一時間了解和掌握重要的市場信息，以及自身的優勢與劣勢。市場信息的時效性、準確性、全面性要求企業具有強大的能夠對外部相關信息進行收集、存儲的數據庫，了解自身相關的優勢與劣勢要求企業具有完善的檔案管理系統，及時收集歸檔企業所有檔案信息，并對所有信息進行全面分析、比較分析，從而在最短的時間內得出科學準確的結果，為企業決策提供充分的依據。因此，企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭的重要途徑。
二、 企業檔案信息化存在的問題
1. 檔案管理標準與規范不統一。多數大中型企業檔案管理的標準與規范存在差異，企業系統內部各單位的檔案管理標準與規范也未統一，檔案數據格式、著錄信息的內容不同，就會造成數據錯誤、數據丟失。在信息化建設過程中，不僅需要對歷史數據進行更改與遷移，也需要對正在形成的數據進行規范管理，因此，在短時間內實現檔案管理標準與規范的統一成為檔案數字化、信息化建設的內在要求。
2. 企業的檔案觀念落后于檔案信息化建設發展要求。目前，企業檔案管理人員仍堅持僅提供檔案查詢利用服務，很少考慮積極為企業發展，為社會提供信息查詢的問題，“多一事不如少一事”的思想束縛了企業檔案管理工作的深入發展。檔案信息化建設需要專業的檔案人員，需要先進的檔案管理系統，但處于企業管理邊緣化的檔案管理工作未能得到領導的重視，這讓檔案管理人員缺少積極服務，加快檔案信息化建設的勇氣與信心。
3. 企業管理流程未涉及檔案管理流程成為檔案信息化建設的主要障礙。很多企業的管理流程大多只是業務管理、經營管理流程，整個管理流程未涉及檔案管理流程，因此，檔案管理只能依靠檔案室人員的努力，進行簡單的字段信息著錄，檔案管理系統未能實現與整個企業管理系統的集成，成為企業檔案信息化建設的主要障礙。
三、 企業檔案信息化建設的有效途徑
1. 制定檔案信息化建設的制度與方案，加強質量控制。實現檔案數據管理的標準化與規范化是實現檔案信息化的基礎，沒有統一的標準，就無法實現檔案數據的整合與共享，實現檔案信息建設。因此，企業在開展檔案信息化建設之初，就應制定檔案信息化相關標準、規范等制度，從根本上解決檔案數字化、信息化問題。依據檔案信息化建設的相關制度，制定檔案信息化建設方案。檔案信息化建設方案的制定有利于企業從宏觀與微觀兩個方面全面的考慮檔案信息化建設的意義與措施，從企業發展的戰略高度推動企業檔案信息化建設。
2. 轉變傳統觀念，培養積極服務企業和社會的思想。首先，要樹立開放意識和服務意識，變被動服務為“面向社會，多方聯系，圍繞企業中心工作”的主動服務思想，只有這樣，才能使檔案工作不再局限于提供簡單的檔案查詢利用服務方式，實現檔案信息資源深層次挖掘。為此，企業檔案部門應轉變思想，充分認識到檔案及其信息化的重要性，將檔案信息化工作作為一項重要的戰略工作，加大對檔案信息化建設的投入，通過多種途徑實現檔案信息化，加快檔案信息化建設，以更有效地利用檔案資源為企業、社會提供多元化的信息服務。
3. 培養專業的檔案人才。培養一支高素質的檔案隊伍是進行檔案信息化建設的堅強支柱。檔案信息系統的建設需要檔案人員提出需求分析、模塊設計等要求，檔案信息化建設需要檔案人員的專業領導，實現雙方的有效溝通與合作，共同建設一個符合企業發展和檔案管理的檔案信息系統。
4. 提升企業管理。通過流程再造提升企業管理，是實現文檔一體化的基礎條件。面向信息化時代，企業應從自身的主要業務及相關業務出發，認真梳理企業各項流程，實現業務系統與檔案管理系統銜接，使文件通過檔案人員審核合格后，直接歸檔，為檔案信息化建設奠定資源基礎。某企業檔案館檔案信息化建設實現了各業務部門形成的文件在辦理結束之后，通過文件管理系統直接歸入檔案管理系統的整編庫，檔案管理人員通過對整編庫的待歸檔檔案進行審核，將各項信息填寫合格的文件歸入檔案數據庫，未合格的文件則返退給業務部門，再由業務部門進行修改。從而，實現了檔案管理系統與業務管理系統的有效銜接，實現了文件的隨辦隨歸，能夠及時的確保檔案歸檔的準確性、完整性。
5. 實現資源整合。收集社會關于本企業、本行業的相關政策、制度、發展情況等信息，以豐富檔案信息資源，實現資源整合，是更好地為企業發展服務的重要信息基礎。某企業檔案館根據企業特點、行業特點收集了相關政策、制度，在檔案管理系統中建立了政策制度模塊，以供專業人士查詢利用。同時，為豐富館藏資源，除了管理本企業形成的所有檔案外，還收集存儲了國內外重大報刊、媒體對本企業的報道，為企業發展奠定了豐富的信息資源基礎。（作者單位：國家電網公司檔案館）
參考文獻
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摘要：評價建筑工程的總體質量時，不可僅僅關注工程實際的性能和相關硬件條件，還要看有關的工程檔案是否真實、準確和完整。本文立足于目前我國工程檔案管理中的現狀分析，并基于筆者多年從事園林項目工程檔案管理經驗，提出了有積極意義的工程檔案管理新模式。
關鍵詞：工程檔案管理 項目管理 現狀分析 對策
一、傳統工程檔案管理模式的特點
（一）重視保管工作，忽視檔案的重要價值，園林知識薄弱。檔案的管理人員主要以工程文件、實體檔案保管為重點，且具有較強的封閉性，無法發揮檔案管理對工程項目監管的重要價值，也沒有體現利用工程文件和檔案為工程項目建設提供有效的服務的理念。有些園林檔案管理者對園林知識缺乏認識，只是憑借一些常規的理解去收集資料和檔案，一直以來收集的檔案不齊全，更談不上完整和系統。所收集的綠化工程檔案不能真實、全面、客觀地反映園林綠化建設種植的主要活動過程，直接影響了綠化工程檔案的整體質量和價值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。檔案管理工作在單位管理運行中處于“雞肋”的地位，檔案管理人員往往身兼數職，缺乏工作積極性。在文件的收集方面，檔案管理人員一般不會提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同時，大多企事業有關部門“各自為政”，這就造成文件收集的不完整和檔案信息的極為分散，利用也極其不便。
（三）單方面追求經濟效益而忽視檔案管理。目前，工程項目管理相關部門忽視工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事業單位通常將經濟效益放在日常工作的首位，但是，這種傾向使企、事業單位忽視了對工程文件和檔案的全面管理，不利于企、事業單位的健康有序發展。
二、基于項目管理的工程檔案管理模式的特色
園林綠化檔案作為園林綠化科技，生產活動的記錄，是在各項城市園林工作中所形成的的檔案與其他檔案相比，具有較強的專業性。一般會運用基于項目管理的工程檔案管理模式。其是指在有限的時間和資源條件下，以項目管理的理念和原則為理論指導，將工程文件、檔案管理和工程項目建設的程序和流程進行有機地結合起來，運用相關管理技術、方法使工程文件、檔案管理與工程項目管理之間相互推動。這主要包括以下三個方面：
（一）高效完成工程文件和檔案的管理職責。基于項目管理的工程檔案管理模式是一種高效的行動，也正是園林綠化工程文件、檔案和工程建設的基本要求。園林檔案管理人員應在一項工程開展之前就要了解工程文件和工程檔案的全部信息，并進行及時地匯總和歸檔。這項工作可以順利地保證工程文件和工程檔案的完整性，有助于有效完成工程文件、檔案的收集和歸檔等工作，并為下一步工作做好鋪墊。
（二）規范完成工程項目建設活動流程及各項業務。綠化效果的最佳狀態不是在建成之時，而是在日后。所以園林工程檔案人員要充當工程建設活動的“監察員”。工程文件和檔案管理人員能夠利用工程文件和檔案的流程來控制工程項目的有效運行。這是因為工程文件和檔案的各項工作要經過檔案管理人員的審閱和批準，而工程文件的生成、流轉和利用分別指導著工程項目建設過程中不同工作環節的具體工作的施行。當一項工程建設的基本工作結束后，工程文件和檔案管理人員應及時督促相關工作人員提交合格的工程文件的信息和數據，若文件未及時整合，整個工程建設是無法進入下一個階段的。
（三）為檔案管理工作及工程項目建設出謀劃策，提供多項渠道。園林綠化檔案的載體不僅有紙質、感光材料、磁性材料等制成的檔案，還有一些實物，獎杯，圖片，光盤之類的需要存檔的資料，這給檔案管理增加了難度，這需要園林檔案管理人員創新自己的工作方式和為本工作出謀策劃，提高本職工作以及工程項目建設的效率。這種特性是工程文件和工程檔案最大價值的體現，也是檔案管理工作的最終目標。在“基于項目管理的工程檔案管理模式”下，工程文件和工程檔案管理人員應進一步挖掘工程文件和檔案內在價值，并將相關工程文件在適宜的時間提供給需要的單位或個人，以實現有效地配置和優化工程文件和工程檔案信息資源。
三、構建基于項目管理的工程檔案管理模式的對策
（一）建立標準的工程檔案
有效進行和開展工程檔案管理工作，必須建立標準的工程檔案。其一，在填寫相關工程檔案時，檔案管理人員應依照標準化的內容進行填寫，明確提交工程文件方的責任，保證工程檔案中的信息和數據的完整性和真實度；其二，改革工程檔案的管理制度。項目管理建設時，是一項復雜而龐大的工程。必須制定有效的管理制度，日常規范工程檔案管理工作，不斷促進工程檔案管理的標準化進程。
（二）建立項目管理的組織文化
1、明確工作目標。為確保工程檔案管理工作能夠順利開展，檔案管理工作人員首先應全面分析工程檔案的意義和作用，并明確制定管理的目標和方向，然后分工協作來完成檔案管理工作的任務，通過管理人員工作上的溝通與交流，有利于創造良好的工作氛圍，有助于不斷創新管理方式，進而提高檔案管理工作的效率。
2、 建立健全相關獎勵機制，提高管理人員的專業知識。相關企業和部門應建立獎勵機制，以提升管理人員的工作熱情，使他們能夠更加重視檔案工作的重要性，最大程度刺激管理人員發揮他們的創造力，優化管理方式和工作流程。而且要加強對檔案管理人員專業知識的培養，特別是對園林、綠化方面的知識，促使從事檔案管理的工作者能夠清楚的了解本行業的相關運作流程，更利于做好本職工作
3、增強責任意識，構建和諧的企業文化。檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是全體工作人員都應該參與的工作，增強部門之間溝通與交流，增強他們對檔案管理工作的責任意識，有利于不斷完善檔案管理部門的工作，為工程建設的開展提出有效地建議。總之，項目管理是一項任重而道遠地系統工程，必須從易到難、有順序地開展。
參考文獻：
檔案管理是我國高校管理工作的重要組成部分，高校應當在遵守《高等學院檔案工作規范》《普通高等學院檔案管理辦法》等規范的前提下，結合本校具體情況，建立檔案管理體系，并開展檔案管理工作。但是高等職業技術學院規模一般沒有綜合性高校大，校內部門設置和人員配備也相對較少，高等職業技術學院檔案管理工作開展的難度也較大。
一、高等職業技術學院檔案管理的意義
檔案對學院發展有著記錄歷史、指導現在、啟發未來的重要作用。學院的發展離不開對過往經驗的總結，對過往經驗的總結離不開對學院歷史的研究，而檔案就是記錄學院歷史的重要載體。
檔案為學院對外宣傳提供重要素材。學院在發展過程中積累了大量記錄著有學院特色的歷史，重大事件、教學成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學校文化，傳遞了學校理念，代表了學校特色。對這些檔案資料進行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學校特色的作用。
“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當設法避免”，檔案管理的重要意義就是總結經驗，避免失策，指導現在，促進未來。只有這樣才能讓學院不斷總結經驗，取其精華而用之，對其糟粕而避之，為教學評估和教育改革提供依據，真正實現學院的可持續發展。
二、高等職業技術學院檔案管理工作現狀
（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不足
檔案管理跟其它工作有本質上的區別，檔案管理是服務性、保障性工作。這就導致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業技術學院由于本身規模和教職工數量的限制，往往沒有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進而忽視檔案管理工作。
（二）檔案管理人員素質有待提高
高等職業技術學院往往沒有設立專門的檔案管理部門和相關人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒有接受過系統的檔案管理方法、標準、流程等的培訓，檔案管理工作主要根據經驗開展。這就導致檔案管理缺乏規范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問題。
（三）資料重保管，輕利用
高等職業技術學院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開發利用，而后者，才是檔案管理工作的重點和難點。現階段大多數高等職業技術學院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用――檔案的開發利用往往被忽略。導致檔案資源的浪費和檔案資源的不合理利用，未能充分發揮檔案促進學院發展、輔助學院決策、促進教育事業發展的重要作用。
（四）檔案管理水平有待提高
有的學院沒有設立專門的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學院沒有引進先進的檔案管理技術，如數字化檔案管理系統等，檔案管理還停留在紙質檔案的階段。紙質檔案占據大量空間，而且管理、查詢和調用效率低，速度慢。?而言之，檔案管理軟硬件設施不健全，直接制約了學院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。
三、高等職業技術學院檔案管理工作改進建議
（一）加強檔案管理意識
針對高等職業技術學院普遍存在的檔案管理意識薄弱，重視程度低等情況，學院應通過一系列手段加強教職工的檔案意識。只有從意識層面重視檔案管理，才能在實踐中真正做到重視檔案管理，科學管理檔案。有條件的學院可以聘請專業的檔案管理人員，或者設置專門的檔案管理職位。其次，學校可以開展一系列的講座、活動等，讓廣大教職工、學生了解檔案的作用，樹立檔案意識，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動配合檔案管理人員的良性循環系統。
（二）完善檔案管理制度、規范和流程
任何一項工作的完善都離不開相應制度的建立、規范的制定和流程的設計。要加強和完善高等職業技術學院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關制度，從管理層面上規范檔案管理參與者的行為，強化檔案管理參與者的意識。系統、全面的檔案管理流程，有助于每個檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過程中的角色。資料提供者，主動建立、留存相關資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實施過程中，收集檔案管理參與者的意見和建議，不斷改進和完善檔案管理制度、規范和流程。
（三）提高檔案管理人員素質
高等職業技術學院檔案管理工作的完善除了管理制度、規范和流程的完善，還離不開檔案管理人員素質的提高。任何工作都離不開人的參與，參與人員素質的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒有有效的實施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質是高等職業技術學院檔案管理工作的重中之重。學院應該挑選具有檔案管理專業知識和能力的人員負責檔案管理工作，在實際工作中盡可能提供相應的培訓機會，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應當積極主動，多途徑、多渠道學習檔案管理專業知識，了解檔案管理相關理論和工具，不斷更新檔案管理知識和技能，學習和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進檔案管理工作的科學和可持續發展。
（四）檔案管理信息化、數字化
隨著科學技術的發展，學院的各項管理工作都不斷向信息化、數字化發展，檔案管理工作也不例外。紙質資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點，不利于檔案的查閱和利用。隨著計算機和互聯網的普及，檔案管理逐漸向數字化發展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質檔案中解脫出來，避免紙質檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優勢，可以有效提高檔案查詢的效率。學院應為檔案管理的信息化、數字化提供資金、設備、技術等方面的支持；檔案管理人員要不斷學習和了解檔案數字化管理的方法和技術。從而全方位促進高等職業技術學院檔案管理工作的科學開展和可持續發展。
（五）促進檔案的開發利用 學校要改變以往“輕利用，重保管”的管理理念，重視檔案的開發利用。在檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存固然重要，但檔案管理更重要的意義是檔案的完善檔案資源，科學整理和保存檔案資料的基礎上，為教師和學生提供檔案查詢服務。根據檔案建立校史館，讓教師、學生和家長了解學校發展歷史、辦學理念、重大成果和學校文化。針對特色檔案，可以開展主題研討會，交流會、展覽等，擴大學校的知名度和影響力。引導教職工積極研究檔案資料，進行學術交流并撰寫論文。
關鍵詞：計劃生育檔案；歸檔工作；規章制度；責任意識；獎懲激勵機制
歸檔工作是檔案管理的重要環節，受到工作人員的普遍重視和關注。但在計劃生育歸檔工作中，由于一些工作人員責任心不強，沒有嚴格落實相關制度措施，制約檔案歸檔工作效率提升，需要采取改進措施。本文介紹計劃生育檔案歸檔工作的意義，指出存在的不足，并提出有效的解決方法，希望能為實際工作開展提供啟示。
1 計劃生育檔案歸檔工作的意義
在計劃生育檔案管理工作中，結合管理需要，提升歸檔工作效率是不可忽視的內容，其重要意義表現在以下方面。
1.1 保證檔案資料完整
歸檔工作是檔案管理的重要流程，也是計劃生育檔案管理的重要內容。在開展歸檔工作時，通過采取有效措施，遵循規范流程進行歸檔，保證資料收集完整。有利于確保檔案資料完善，防止資料遺漏和丟失，進而為計劃生育管理和決策提供參考和依據。
1.2 提高檔案利用效率
要想實現對計劃生育檔案資料的有效利用，首先就要做好歸檔工作。作為管理人員，通過嚴格執行相關規范措施，有利于避免檔案資料丟失，提高檔案歸檔率。進而實現對歸檔工作的有效改進，也為提高計劃生育檔案管理工作效率奠定基礎。
1.3 促進作用有效發揮
加強計劃生育檔案歸檔工作，保證各項資料完整，能為管理和決策提供參考和依據。進而方便使用者對檔案資料進行查詢，有利于提高檔案資源利用效率，同時也能為各項工作的有效開展奠定基礎。
2 計劃生育檔案歸檔工作存在的問題
雖然歸檔工作具有重要作用，但在檔案管理工作中，相關制度沒有嚴格落實，一些工作人員素質偏低，制約歸檔工作效率提升，存在的不足表現在以下方面。
2.1 制度沒有嚴格落實
雖然很多單位制定嚴格的歸檔管理制度，對各項工作開展具有重要的指導作用和價值。但在歸檔工作中，相關制度沒有嚴格執行，一些工作人員歸檔和管理意識淡薄，難以有效規范歸檔工作，制約計劃生育檔案歸檔水平提升。
2.2 責任意識比較單薄
相關單位忽視提高檔案管理人員素質，他們沒有嚴格執行歸檔工作流程，信息技術應用不到位，檔案管理數字化被忽視，影響歸檔工作效率提高。此外，也沒有建立完善的管理培訓制度，難以提升檔案管理人員綜合素質，不利于激發他們的工作潛能，導致在歸檔管理工作中缺乏責任意識，制約歸檔管理的實效性提升。
2.3 管理流程不夠規范
歸檔管理有著明確的規范和流程，對各項工作開展產生重要指導價值。但在計劃生育歸檔工作中，相關流程沒有得到嚴格執行和落實，工作流程不規范，相關細節沒有得到有效把握，不利于提升歸檔工作水平。
2.4 獎懲激勵沒有執行
健全完善獎懲激勵機制有利于提升歸檔效率，充分調動檔案管理人員積極性。但在歸檔工作中，一些單位不注重激發工作人員熱情，獎懲激勵機制沒有嚴格落實。導致工作實效性不足，難以有效提升歸檔工作效率，也不利于激發檔案管理工作人員的主動性。
3 計劃生育檔案歸檔工作存在問題的解決方法
為彌補歸檔工作存在的不足，有效提升檔案管理的歸檔效率。結合計劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下解決對策。
3.1 嚴格執行管理規章制度
歸檔管理工作的有效開展，工作效率提升，離不開健全完善的制度約束和規范。作為管理人員，應該嚴格執行歸檔管理各項制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的歸檔管理規章制度，明確歸檔管理目標和流程，讓管理人員有效履行職責，嚴格執行和落實各項制度措施，提高歸檔管理制度化和規范化水平。其次，落實歸檔管理責任制。為防止相互推諉現象發生，在歸檔工作中要嚴格落實各項制度措施，明確管理人員職責，讓他們在規定范圍內開展各項工作。進而有效規范歸檔管理每個要點和工作流程，激發工作人員熱情。要增進歸檔工作人員相互之間的聯系，加強協調與配合，相互形成合力，實現對各項規定的有效執行，努力提高計劃生育檔案歸檔工作效率。最后，建立并落實管理培訓制度，綜合采用課堂授課、現場參觀和訪問學習、相互借鑒和交流、觀看視頻等形式，熟悉歸檔管理工作流程，提高檔案管理人員綜合技能和素質。并提高計算機應用技能，掌握檔案數字化管理和應用技巧，構建歸檔管理信息工作平臺，順應新時代和新形勢，促進計劃生育檔案管理水平提升。
3.2 提高管理人員責任意識
認真學習并掌握《檔案法》的相關規定，讓歸檔工作的開展具有制度約束和規范。讓檔案管理人員有效增強責任意識，加強相關制度和工作流程的學習和交流，尤其是加強對檔案管理人員業務和技能培訓。采用案例展示等形式，讓管理人員充分認識歸檔管理的重要作用，增強歸檔意識和責任意識，努力提升歸檔工作效率，為計劃生育決策和管理創造條件。檔案管理人員還要主動作為，積極履行職責，在歸檔過程中做好資料審核工作，確保檔案資料完整，實現對資源的有效開發和利用。另外還要積極配合本單位檔案資料檢查工作，加強質量審核，獲得本單位領導的重視。進而得到人力、物力、財力方面的支持，也為提升歸檔率，促進檔案管理水平提高創造條件。
3.3 落實歸檔管理工作流程
計劃生育檔案歸檔應該嚴格遵循工作流程進行，推動各項工作制度化和流程化，有效約束和規范各項活動，努力提高歸檔工作實效性。管理人員要嚴格執行歸檔工作流程，定期對工作人員開展業務和技能培訓，讓他們熟練掌握各項操作，努力提升工作效率。利用計算機和互聯網，構建歸檔管理信息系統，建立數據庫，促進資源共享。對歸檔流程做好詳細記錄工作，統計每個月檔案的歸檔情況，為改進服務和工作流程創造條件。設立專門負責人員加強檔案管理監控，保證各項制度得到有效落實，讓工作人員嚴格按規范流程對計劃生育檔案進行歸檔。
3.4 建立落實獎懲激勵機制
根據歸檔工作需要，建立并嚴格落實計劃生育歸檔管理獎懲激勵機制，激發管理人員積極性。對歸檔效率高，相關制度嚴格落實的單位和個人實施獎勵，包括物質和精神上的獎勵。對沒有認真履行職責，管理工作不到位的個人和單位采取懲罰措施。
4 結束語
作為計劃生育檔案管理的重要內容，歸檔工作是不可忽視的環節。因此，管理人員在開展檔案管理時，應該充分認識其重要作用，結合計劃生育工作需要，健全并嚴格落實各項制度措施，努力提高管理工作效率和歸檔率。從而確保檔案資料完整，為計劃生育管理和決策提供參考和依據，促進檔案歸檔工作水平提升。
參考文獻
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關鍵詞：知識管理；工程建設單位；檔案信息化建設
一、知識管理的含義
知識管理是在當今知識經濟時代產生的一種新型的管理理念和方式，它將知識經濟、現代企業管理思想和理念與現代信息技術融為一體，通過打造一個技術與人文相結合的知識系統，是將企業的知識和信息進行全面的收集、整合、保存與，使知識信息不斷完善和更新的過程，從而為企業生產經營和管理提供強有力的決策依據，讓企業在激烈的市場競爭中掌握主動權，在應對各種紛繁復雜的外部環境中，不斷完善企業的產品和服務，以提高企業生產力和創造力，實現企業的可持續發展。因此，知識管理可以說是企業成長和發展的內在動力，對企業價值和市場核心競爭力的提高有著重要作用。
二、基于知識管理趨勢下的工程建設單位檔案信息化建設現狀及存在問題
從檔案管理發展的路徑來說，建設單位的工程檔案管理大多經歷了三個階段，第一階段是手工管理，第二階段是計算機輔助檔案管理，第三階段是當今的信息化檔案管理。目前，一部分企業已經開始積極探索和研究知識化的管理方式，但對現今工程建設單位檔案工作來說，在實現知識化管理的道路上仍面臨不少問題，存在許多挑戰。一是整個檔案工作任務重，壓力大。很多企業成立時間較早，積壓的工程項目資料較多，管理分散，缺乏完善科學的檔案管理體系。二是工程檔案資料歸檔不及時。許多項目建設周期長、涉及專業多、參與人員多、中間變更多，導致檔案資料難以得到及時地收集歸檔。而且由于設計人員和現場施工管理人員流動性大、變更頻繁，其自身擁有的知識經驗無法得到很好地積累和保存，也造成企業隱形知識流失較多[1]。三是檔案信息資源難于共享。由于建設項目的檔案及成果文件都分散在各個部門，收集不完整，歸檔不及時，加上分散管理，各部門之間出于知識保護、管理不善等原因無法進行知識信息的共享，導致各種數據和信息無法得到最大化的利用，從而造成資源浪費。
三、基于知識管理趨勢背景下工程建設單位加強檔案信息化建設的措施
（一）統一標準、制度和流程，是實現檔案管理電子化、知識化的基礎
在知識化管理理念中，加強工程檔案信息化建設首先必須做好基礎性工作。工程檔案信息量大、涉及專業和部門多，利用率高，只有經過系統的歸檔整理，單位檔案工作才能具備一定基礎，積累大量的信息資源才能系統化。因此，要實現檔案信息化管理，必須先加強檔案管理基礎工作。具體可從以下兩方面著手：1.制定統一的檔案管理標準、制度和流程是單位工程檔案信息化建設的基礎。由于建設工程規模大、周期長等特點，對工程文件的收集歸檔必須采取諸多舉措，從工程立項開始，對設計、施工、竣工驗收等不同階段形成的文件進行收集歸檔，以確保工程檔案的真實、完整、準確。要對所有工程檔案進行規范整理、著錄，完善檢索，并利用信息化管理系統，將各類管理性文件和圖紙掃描轉化為數字化副本，將數據整合保存在數據庫中，便于后期檢索、利用，提高檔案資料的利用效率[2]。2.建立檔案管理信息化系統是工程檔案信息化的前提，必須將檔案管理的標準和流程固化到檔案信息管理系統，對工程文件、檔案和各類知識進行集成管理。一是建立和完善電子檔案管理制度和流程，并將標準細分、流程固化，使細則和流程固化到檔案管理系統。只有將單位檔案管理制度標準及流程與信息化管理系統相結合，才能使工作人員在運用檔案管理系統對檔案信息進行管理時有章可依，有制度可循，從而使整個檔案信息化工作更規范、更專業。二是通過系統對工程文件的收集歸檔、整理、鑒定、檢索等實施全程管理，從方針政策、管理制度體系、項目保障措施等各個層面制定電子文件管理戰略及系統集成基本框架，從工程建設管理與文件形成歸檔同步集成，從而實現工程管理流程的優化，做檔案與知識管理信息化、網絡化的實踐者，最大限度地實現檔案信息資源共享，為工程建設、管理提供高效、快捷、安全、增值的數據和檔案服務。
（二）強化資源建設和管理是知識化前提下檔案信息化建設的核心
資源建設是實現檔案資源知識化管理的基礎與核心，也是提高資源利用效率和檔案管理工作質量的重要保障。因此，必須明確數據信息資源的來源、結構和重要價值，并針對知識資源的核心內容和應用需要進行深入分析，做好整體規劃，制定出切實可行、科學合理的管理目標和管理策略，有步驟地進行知識資源管理的建設工作。1.要在已建立的強大數據資源知識平臺的基礎上，優化數據管理方式，對數據資源的收集、儲存、管理、利用等各環節進行分析，找出并解決其中存在的問題，提高數據資源利用率。2.企業要根據自身實際情況，根據自身發展和生產經營的需要，建立專題性知識資源數據庫，比如標準更新庫、協同作業指導書、行業規范等基礎性數據庫，還有以圖片、視頻、設計方案、設計資料、竣工圖紙等為主的工程資料庫，以及科研成果、論文報告等知識成果數據庫。有效做好電子文件的形成、傳輸、流轉、存儲、利用，做好檔案大數據信息的挖掘和協同管理。
（三）專業培訓是提高知識化管理前提下信息化建設水平的有效途徑
對于工程建設單位來說，檔案信息和數據極其珍貴，如果管理不當，會給企業造成很大損失。因此，企業必須加強員工檔案專業知識和檔案管理信息化知識的培訓。1.企業可通過采取外部培訓、內部培訓、聘請專家指導等措施，用先進的管理理念和管理經驗指導員工，促使員工轉變觀念，提高和優化管理檔案方式，實現檔案管理專業化、科學化，提高信息化建設水平。2.企業還應積極吸納專業檔案管理人才，招收一些高學歷、高素質檔案管理專業人才，提高企業檔案人員的專業素質。
（四）優化檔案信息化管理方法是知識化管理前提下強化信息化建設的重要保障
科學的管理方法是提高檔案信息化管理工作質量和水平的重要保障。為此，檔案管理部門要注意做好以下兩方面工作：1.提高管理體制的流暢性，保證檔案管理機制順利有效地發揮作用。這樣才有利于檔案管理部門建立起完善的數據信息檔案管理制度，明確責任，保障每項工作落實，從而實現管理部門整體工作水平的提高[3]。2.現代化管理設備是提高檔案管理工作效率的基礎，也是實現檔案管理知識化建設的必要條件，企業應根據自身實際需要適當加大資金和技術投入，配備信息化專業設備，并對員工進行設備操作培訓，讓員工盡快熟練掌握先進的信息設備管理方法，不斷地對先進設備進行升級和優化，保障設備的有效運轉[4]。
四、工程建設檔案信息化建設案例
在此，本文以深圳某地鐵線的檔案管理信息化建設歷程為例，深入探討知識化管理在工程建設單位的應用發展情況。深圳某地鐵線是2011年底第26屆世界大學生運動會相配套的深圳城市軌道交通建設二期工程項目，起點站為前海灣，終點站是黃貝嶺，途經27個站點。從工程建設開始到建成通車，歷時三年半。涉及從建設項目(工程）的提出、調研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工到竣工驗收投入運營的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、聲像等載體形式的檔案。在項目建設過程初期，工程檔案管理曾出現以下問題：一是檔案管理沒有整體規劃，沒有明確的標準，無制度約束；二是建設項目各參建單位工程文件形成歸檔無專人負責。三是無相關檔案電子化設備和管理系統，檔案管理人員相關知識缺乏。為此，當時的建設單位即項目管理部門下大力氣加強檔案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，針對當時參建單位檔案管理人員能力和素質參差不齊、對工程檔案管理重視程度不一的問題，一是在較短時間內建立健全了項目檔案管理責任制、檔案管理人員工作責任制和工程文件形成、歸檔、移交等檔案管理制度，將檔案管理職責分解落實到各個部門，健全了各個層級的人員管理網絡，制定了上崗要求和標準。二是通過各種方式加強人員培訓，提高檔案管理人員專業水平。其次，針對很多操作層面的東西，如施工用表填寫和簽名用章不規范、缺乏統一標準的問題。單位采取先統一標準，再對表格和簽章等問題采取對照標準，同時結合實際進行協調，不斷完善管理體系的做法，使施工用表填寫和簽名用章越來越到位，管理標準和制度越來越完善，管理更加規范。最后，針對工程文件不完整、歸檔不及時的問題，則通過利用檔案管理系統加強信息化管理，利用信息技術對工程文件形成歸檔進行全程控制，使工程建設與工程文件形成、歸檔同步進行，確保了及時歸檔和工程文件的準確、真實、完整。綜上，要想順應知識化管理的趨勢，對建設單位進行檔案信息化建設，必須先認識檔案管理的重要性和必要性，積極轉變檔案管理理念，根據自身發展需求和實際，利用科學管理制度和方法，借助先進管理技術和管理經驗將檔案管理的質量和水平提升到新的高度，才能保障檔案信息等知識資源的有效利用。
參考文獻：
[1]丁軍艷.工程勘察設計檔案知識化管理探索[J].機電兵船檔案,2018(6):44-45.
[2]葉琳芳.知識管理趨勢下勘察設計行業的檔案信息化建設[J].辦公室業務,2016(14):82.
