時(shí)間：2023-05-29 17:39:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、目標(biāo)任務(wù)
依托市電子文件中心平臺(tái)，推動(dòng)市直單位對(duì)市統(tǒng)一辦公平臺(tái)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行整理歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線移交接收。2014年的任務(wù)是，依法接收65家市直單位在市統(tǒng)一辦公平臺(tái)上形成的，2011年及以前的期限為永久或定期30年的電子文件。
二、實(shí)施步驟
（一）局（館）內(nèi)部培訓(xùn)。全局干部職工負(fù)責(zé)對(duì)市直單位移交電子檔案審核工作。由管理科負(fù)責(zé)對(duì)全局干部職工進(jìn)行手把手培訓(xùn)，使全局工作人員熟練掌握通過電子文件中心平臺(tái)對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸檔、接收審核的操作。
（計(jì)劃時(shí)間：2月10日-2月21日責(zé)任科室：管理科）
（二）移交單位培訓(xùn)。印發(fā)《關(guān)于開展電子檔案移交接收工作及下達(dá)2014年工作計(jì)劃的通知》文件，同時(shí)組織移交單位檔案人員集中培訓(xùn)電子檔案整理歸檔操作方法。重點(diǎn)引起各單位對(duì)該項(xiàng)工作的重視和支持，使各移交單位檔案人員了解掌握電子檔案整理移交方法。
（計(jì)劃時(shí)間：2月24日-2月28責(zé)任科室：管理科法宣科）
（三）現(xiàn)場審核把關(guān)。根據(jù)《電子檔案移交單位和市檔案館審核人員分工表》的安排，全局干部職工上門服務(wù)、現(xiàn)場指導(dǎo)、審核接收，確保按期完成任務(wù)。
（計(jì)劃時(shí)間：3月1日-4月15日責(zé)任科室：全局各科室）
（四）加強(qiáng)督查通報(bào)。管理科負(fù)責(zé)電子檔案移交接收工作監(jiān)督檢查，每半月向局領(lǐng)導(dǎo)和各科室通報(bào)一次進(jìn)度。
（計(jì)劃時(shí)間：3月1日-4月15日責(zé)任科室：管理科）
（五）及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。管理科要及時(shí)總結(jié)電子檔案移交接收工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各單位整理移交情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析存在問題，采取有效措施加以解決，并對(duì)下一步工作提出意見。
（計(jì)劃時(shí)間：4月16日-4月30日責(zé)任科室：管理科）
三、工作要求
（一）提高認(rèn)識(shí)。電子檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，是信息時(shí)代國家和社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的重要記錄，做好電子檔案移交與接收工作，對(duì)確保電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全具有重要意義。做好電子檔案移交接收工作也是積極創(chuàng)建國家級(jí)檔案館必然要求和迫切需要，我們要高度重視，強(qiáng)力推進(jìn)，加強(qiáng)督導(dǎo)，狠抓落實(shí)，務(wù)必取得實(shí)效。
唱片錄音檔案。唱片記錄聲音的方式是將聲音刻錄到唱片上，形成聲音槽紋。根據(jù)錄音原理的不同，可將唱片分為機(jī)械唱片和激光唱片兩種類型；根據(jù)制成材料的不同，可將唱片分為金屬唱片、塑料唱片兩種類型。唱片錄音檔案就是錄音唱片歸檔后所形成的檔案。
磁帶錄音檔案。磁帶記錄聲音的方式是使用磁帶錄音機(jī)將聲音轉(zhuǎn)換為磁信號(hào)記錄在磁帶上，形成磁性錄音軌跡。根據(jù)磁性錄音記錄信號(hào)方式的不同，可將錄音磁帶分為模擬錄音磁帶和數(shù)字錄音磁帶兩種類型。磁帶錄音檔案就是錄音磁帶歸檔后所形成的檔案。
數(shù)碼錄音電子檔案。數(shù)碼錄音的方式是使用數(shù)碼錄音設(shè)備(例如數(shù)碼錄音筆，以及具有錄音功能的手機(jī)、MP3播放器、多媒體計(jì)算機(jī))將聲音轉(zhuǎn)換為二進(jìn)制數(shù)字信號(hào)，形成數(shù)碼錄音電子文件，記錄在閃存、磁盤等載體上。數(shù)碼錄音電子檔案就是數(shù)碼錄音電子文件歸檔后所形成的檔案。
一、唱片與磁帶錄音檔案的長期保存方法
因?yàn)樗芰铣荒途?，所以長期保存的唱片錄音檔案應(yīng)當(dāng)選用金屬唱片(正片)。只要做好防銹工作，金屬唱片錄音檔案就可以永久地保存下去。 磁性記錄信號(hào)是不穩(wěn)定的，容易受外界磁場、震動(dòng)、高溫等因素的影響而發(fā)生磁極反轉(zhuǎn)。磁極反轉(zhuǎn)必將導(dǎo)致磁帶錄音的失真。磁帶錄音檔案的保存壽命一般在10～20年。磁帶錄音檔案的長期保管方法就是“轉(zhuǎn)錄”，即定期將磁帶錄音檔案轉(zhuǎn)錄到其他錄音磁帶或其他載體上繼續(xù)保存。但模擬錄音磁帶和數(shù)字錄音磁帶的“轉(zhuǎn)錄”效果存在著很大的差異。
模擬錄音磁帶“轉(zhuǎn)錄”。因?yàn)樵谀M錄音磁帶的“轉(zhuǎn)錄”過程中存在著一定的噪聲干擾，所以每一次“轉(zhuǎn)錄”都會(huì)造成模擬錄音磁帶上所錄聲音不同程度的“失真”現(xiàn)象。所以模擬錄音磁帶有“原聲帶”和“轉(zhuǎn)錄帶”之分。隨著模擬錄音磁帶“轉(zhuǎn)錄”次數(shù)的增加，聲音“失真”逐漸累計(jì)，直至無法再聽清楚轉(zhuǎn)錄模擬錄音磁帶上的聲音。由此可見，采用模擬錄音磁帶“轉(zhuǎn)錄”的方式是無法長期保存磁帶錄音檔案的。最好將模擬信號(hào)磁帶錄音檔案的“原聲帶”“轉(zhuǎn)錄”到其他載體上(如金屬唱片)長期保存。
數(shù)字錄音磁帶“轉(zhuǎn)錄”。雖然數(shù)字錄音磁帶之間的“轉(zhuǎn)錄”基本上不存在“失真”現(xiàn)象，但是數(shù)字錄音磁帶仍然需要定期復(fù)制(正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次)。所以最好數(shù)字信號(hào)磁帶錄音檔案“轉(zhuǎn)錄”到其他載體上長期保存。
二、數(shù)碼錄音電子檔案長期保存方法
1 數(shù)碼錄音電子文件信息動(dòng)態(tài)保存法
因?yàn)閿?shù)碼錄音設(shè)備的載體(閃存、微型磁盤)的容量有限且不耐久，所以無法長期保存其中的數(shù)碼錄音電子文件。因此必須將數(shù)碼錄音設(shè)備中的數(shù)碼錄音電子文件“復(fù)制”到其他比較耐久的載體(如刻錄光盤或金屬唱片)上保存，利用時(shí)再將數(shù)碼錄音電子文件復(fù)制到數(shù)碼錄音設(shè)備上播放?？啼浌獗P的耐久性雖然好于微型磁盤和閃存，但卻不是最耐久的載體，所以在數(shù)碼錄音電子檔案光盤長期保存期間，必須定期“復(fù)制”刻錄光盤上的數(shù)碼錄音電子文件。在正常情況下(復(fù)制設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常，且無計(jì)算機(jī)病毒)，數(shù)碼錄音電子文件的“復(fù)制”可以做到100％的“保真”(即不失真)。復(fù)制后，雖然載體發(fā)生了變化，但是數(shù)碼錄音電子文件的錄音信息、文件格式及其原始性卻保持不變，這就是數(shù)碼錄音電子文件信息動(dòng)態(tài)保存法。該方法解決了數(shù)碼錄音電子文件載體不耐久的問題。
2 數(shù)碼錄音電子文件通用文件格式保存法
即指將專用文件格式的數(shù)碼錄音電子文件轉(zhuǎn)換成通用文件格式(如WAV或MP3)保存的方法。通常數(shù)碼錄音設(shè)備都自帶轉(zhuǎn)換軟件，用于將專用錄音文件格式轉(zhuǎn)換為通用音頻文件格式。通用音頻文件格式可以使數(shù)碼錄音電子文件擺脫專用數(shù)碼錄音設(shè)備的束縛，但要注意避免在數(shù)碼錄音電子文件格式轉(zhuǎn)換過程中產(chǎn)生“失真”。例如，PCM編碼的WAV屬于無損音頻文件格式，而MP3卻屬于有損音頻文件格式。如果轉(zhuǎn)換為MP3格式會(huì)損壞原始數(shù)碼錄音電子文件“聲紋”的話，就不能轉(zhuǎn)換，應(yīng)當(dāng)直接保存原始數(shù)碼錄音電子文件。
三、數(shù)碼錄音電子檔案長期利用方法
1 數(shù)碼錄音設(shè)備儲(chǔ)備法
專用文件格式的數(shù)碼錄音電子文件對(duì)特定數(shù)碼錄音設(shè)備(如數(shù)碼錄音筆)的依賴性，決定了專用文件格式數(shù)碼錄音電子文件必須與數(shù)碼錄音設(shè)備永久并存，這就是數(shù)碼錄音設(shè)備儲(chǔ)備法。
對(duì)于那些既沒法轉(zhuǎn)換成通用文件格式，又沒有播放軟件支持的專用文件格式的數(shù)碼錄音電子文件來說，數(shù)碼錄音設(shè)備儲(chǔ)備法是永久利用該類數(shù)碼錄音電子文件的唯一方法。
2 數(shù)碼錄音設(shè)備仿真法
編制仿真數(shù)碼錄音設(shè)備播放器，用來播放專用格式的數(shù)碼錄音電子文件，這就是數(shù)碼錄音設(shè)備仿真法。仿真數(shù)碼錄音設(shè)備播放器通常都是由數(shù)碼錄音設(shè)備廠家編制的。例如，三星錄音筆播放軟件Voice yepp player，是能播放SC4文件格式的三星錄音筆錄音文件。目前，仿真數(shù)碼錄音設(shè)備播放器的種類和數(shù)量很少。
四、永久保存真實(shí)的數(shù)碼錄音電子文件的技術(shù)方案
1 數(shù)碼錄音電子文件真實(shí)性的含義
數(shù)碼錄音電子文件真實(shí)性的含義是指在保存期間，數(shù)碼錄音電子文件的數(shù)字聲音信息內(nèi)容及文件格式始終保持原始生成狀態(tài)不變，即數(shù)碼錄音電子文件是原始的。
2 檢驗(yàn)數(shù)碼錄音電子文件原始性的技術(shù)――校驗(yàn)技術(shù)
目前確保數(shù)碼錄音電子文件原始性的最可靠方法就是制作并驗(yàn)證其校驗(yàn)碼。校驗(yàn)技術(shù)通過一種消息摘要算法(也叫單向散列函數(shù))，根據(jù)源數(shù)據(jù)的每一位(bit)最終產(chǎn)生一個(gè)定位的校驗(yàn)碼值。校驗(yàn)算法有：CRC 3 2、MD 5、SHA1、SHA2等。
首先對(duì)原始數(shù)碼錄音電子文件進(jìn)行校驗(yàn)，生成校驗(yàn)碼1；驗(yàn)證時(shí)重新校驗(yàn)數(shù)碼錄音電子文件，并生成校驗(yàn)碼2，對(duì)比1、2兩個(gè)校驗(yàn)碼，二者相同則數(shù)碼錄音電子文件是原始的；反之則否。這就是數(shù)碼錄音電子文件原始性校驗(yàn)技術(shù)，該技術(shù)可以驗(yàn)證未經(jīng)過文件格式轉(zhuǎn)換的原始數(shù)碼錄音電子文件的原始性。
3 永久保存真實(shí)的數(shù)碼錄音電子文件的技術(shù)方案
(1)專用格式數(shù)碼錄音文件及其校驗(yàn)碼與數(shù)碼錄音設(shè)備并存方案
為了驗(yàn)證數(shù)碼錄音文件的原始性，可以將專用格式數(shù)碼錄音文件及其校驗(yàn)碼一同刻錄到光盤上保存，利用時(shí)再復(fù)制到數(shù)碼錄音設(shè)備中。
(2)專用格式數(shù)碼錄音文件及其校驗(yàn)碼與專用播放軟件并存方案
專用格式數(shù)碼錄音文件及其校驗(yàn)碼可以和專用播放軟件一同刻錄到光盤上保存。
(3)通用格式原始數(shù)碼錄音文件及其校驗(yàn)碼并存方案
對(duì)于直接采用MP3、WAV等通用文件格式錄音的數(shù)碼錄音設(shè)備來說，可以將這些通用格式原始數(shù)碼錄音文件及其校驗(yàn)碼一同保存。利用通用格式數(shù)碼錄音文件的方式有兩種；即硬件直接播放方式和軟件間接播放方式。該方案可以在確保數(shù)碼錄音文件原始性不變的前提下永久利用通用格式原始數(shù)碼錄音文件。
資產(chǎn)檔案管理屬于一門技能，專業(yè)性較強(qiáng)，所以管理員都應(yīng)該學(xué)習(xí)專門的理論和技巧，認(rèn)真工作。一些高校只重視了電算化資產(chǎn)處理，而沒有注重檔案的電算化管理。例如，對(duì)于數(shù)據(jù)的定期打印缺少重視，對(duì)于自己單位開發(fā)的配套的軟件系統(tǒng)沒有當(dāng)作重要資產(chǎn)進(jìn)行好好保護(hù)，有些使用者在使用完光盤裝程序后沒有交回管理員保管等。所以如果管理員有變動(dòng)等，那么在重裝系統(tǒng)需要再次使用光盤時(shí)可能就找不到，這樣再次購買就增加了單位資產(chǎn)的管理成本。高校資產(chǎn)檔案的管理是學(xué)校資產(chǎn)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要詳細(xì)地計(jì)劃安排。高校在有關(guān)政策的指導(dǎo)下管理好資產(chǎn)，也是一件很辛苦的事情。所以作者對(duì)于高校的資產(chǎn)管理方案，提出以下幾點(diǎn)意見：
1學(xué)校及資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重視信息化背景下資產(chǎn)檔案管理工作
衡量資產(chǎn)管理是否具有優(yōu)越性可以用資產(chǎn)檔案來判斷。一個(gè)單位資產(chǎn)工作好壞可以從其管理水平看出。因此，高校各部門的負(fù)責(zé)人特別是管理資產(chǎn)的工作人員，更應(yīng)當(dāng)努力管理好檔案資料，努力學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)政策，保持檔案管理的意識(shí)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他經(jīng)濟(jì)組織，是資產(chǎn)檔案管理的主體單位，也是責(zé)任單位。高等學(xué)校資產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)檔案法制觀念，重視本單位資產(chǎn)檔案的管理工作。
2建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度
企業(yè)或者單位應(yīng)該建立自己的內(nèi)部控制制度，這樣才能保護(hù)好自己的資產(chǎn)，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。按照管理方案認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)的政策，并確立一系列有關(guān)的配套措施和方案，來提高生產(chǎn)效率。這種制度和傳統(tǒng)的制度的區(qū)別在于，要加大控制的范圍，才能更好地管理信息化資產(chǎn)檔案。包括有些手工資產(chǎn)系統(tǒng)中缺少的控制項(xiàng)目，具體如系統(tǒng)研發(fā)期間進(jìn)行的監(jiān)控，程序的編碼、修改和完善等過程的控制。資產(chǎn)檔案信息化應(yīng)該具備多種豐富的手段，主要的就是程序化控制過程?？梢钥吹?，內(nèi)部控制要求資料非常準(zhǔn)確，但這樣才能進(jìn)一步保證電子檔案的安全性。
3實(shí)現(xiàn)電子資產(chǎn)檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化
要經(jīng)常對(duì)電子資產(chǎn)檔案進(jìn)行備份，這樣在數(shù)據(jù)丟失時(shí)可以回復(fù)，保證了電子資產(chǎn)的安全性。電子檔案的工作人員要保持備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，而且最好備注操作時(shí)間和操作者的編號(hào)；電子管理員也應(yīng)當(dāng)按照數(shù)據(jù)量的大小定期檢查數(shù)據(jù)的安全性和復(fù)制數(shù)據(jù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)損壞時(shí)的信息丟失。對(duì)于電子數(shù)據(jù)的備份要經(jīng)常進(jìn)行，而且不能和原始數(shù)據(jù)混雜在一起，一面分不清楚，最好設(shè)立兩個(gè)不同的檔案保管室來存放電子數(shù)據(jù)。復(fù)制拷貝的全部電子數(shù)據(jù)最要存放在優(yōu)質(zhì)光盤里，保障數(shù)據(jù)的有效性。在年底也應(yīng)該對(duì)電子數(shù)據(jù)按照日期、內(nèi)容、不同的操作員等來進(jìn)行分類整理。對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的光盤應(yīng)該有管理員和負(fù)責(zé)人共同簽名，還要注重系統(tǒng)的日志文件來保持對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控。
4加強(qiáng)對(duì)電算化資產(chǎn)檔案的管理
電算化資產(chǎn)檔案管理的重要目標(biāo)是監(jiān)控各種電子檔案是否按要求規(guī)范生成，確保數(shù)據(jù)的安全性，高效合理地使用各類電子數(shù)據(jù)。高等院校應(yīng)該確立適合自身的電算化管理體系，包括資產(chǎn)憑證和報(bào)表的生成與打印輸出、資產(chǎn)軟件系統(tǒng)及磁盤光盤等的使用與保存、安全和保密措施等各類具體的措施。要定期對(duì)磁性存儲(chǔ)介質(zhì)如光盤、膠卷等進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，避免因?yàn)榇判缘南Ф鴮?dǎo)致電子數(shù)據(jù)的丟失。高校若有條件最好使用光盤拷貝存儲(chǔ)電子資料。認(rèn)真執(zhí)行電子檔案的借閱手續(xù)，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借。
作者：劉緒林 單位：鄖陽師范高等專科學(xué)校
【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價(jià)值 管理措施
一、檔案管理
近年來的社會(huì)發(fā)展中，隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求，更是無法適應(yīng)時(shí)展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動(dòng)態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時(shí)展潮流，在社會(huì)發(fā)展中逐步形成了以多個(gè)方向去進(jìn)行教學(xué)和歸納，形成了一批有一拼的復(fù)合型人才，也是一個(gè)堅(jiān)持不斷創(chuàng)新、用于探索和實(shí)踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會(huì)發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會(huì)各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會(huì)發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實(shí)現(xiàn)了以適應(yīng)時(shí)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計(jì)算機(jī)為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢，成為目前社會(huì)發(fā)展中人們關(guān)注的重點(diǎn)話題。
二、電子檔案的管理原則
（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做，不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。
（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲(chǔ)格式、信息組織模式）和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。
三、檔案管理工作中存在的問題
檔案管理作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時(shí)在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個(gè)社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對(duì)其進(jìn)行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時(shí)也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
三、應(yīng)對(duì)和研究措施
（1）檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。
（2）增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。
（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。
綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體制；新體制
一、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的方案策劃
經(jīng)過認(rèn)真的調(diào)查研究，我們向各個(gè)分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。
（一）集中統(tǒng)一管理模式
檔案管理機(jī)構(gòu)的基本構(gòu)成是：
1.設(shè)立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、工程復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備及相應(yīng)軟件，采用聯(lián)網(wǎng)打印方式，承擔(dān)企業(yè)所有紙質(zhì)文件制作及分發(fā)、傳遞任務(wù)。
2.設(shè)立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯(lián)網(wǎng)電腦，統(tǒng)一管理企業(yè)的現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和各類檔案。承擔(dān)企業(yè)全部或者大部分紙質(zhì)版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務(wù)。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"誰產(chǎn)生，誰管理"的要求和統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環(huán)節(jié)分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業(yè)務(wù)部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)互相配合、互相監(jiān)督的管理機(jī)制。
檔案管理體制的基本構(gòu)成是：
1.技術(shù)文件和經(jīng)營文件的制作、分發(fā)業(yè)務(wù)，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)情況指定人員專管或者兼管，因?yàn)閳D紙的復(fù)制分發(fā)工作量大，在技術(shù)部門可以設(shè)專人管理。
2.現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和檔案均由產(chǎn)生文件的部門予以相對(duì)集中，指定人員負(fù)責(zé)管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設(shè)立資料室，由專人負(fù)責(zé)管理，其他文件、檔案由相應(yīng)單位指定人員兼管。
3.各部門業(yè)務(wù)工作中形成的應(yīng)當(dāng)長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負(fù)責(zé)收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對(duì)集中管理。
（三）建立在少紙化辦公基礎(chǔ)上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，運(yùn)用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。
紙質(zhì)文件集中管理，電子文件由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理。在企業(yè)的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質(zhì)檔案和電子檔案，在生產(chǎn)車間設(shè)專人管理圖紙資料。
除產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、實(shí)物（營業(yè)執(zhí)照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備檔案也可逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案保存。
（四）三個(gè)方案的優(yōu)劣比較
經(jīng)過分析、研究、比較，首都航天機(jī)械公司新建、擴(kuò)建、遷建的分、子公司根據(jù)自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機(jī)械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負(fù)責(zé)其檔案信息管理工作?？傊?，無論采用何種方式，都是根據(jù)分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業(yè)的檔案信息管理工作一開始就走上"規(guī)范、明確、高效"的軌道。
二、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的制度準(zhǔn)備
（一）以檔案法規(guī)為依據(jù)
檔案管理工作的法律依據(jù)，不僅有《檔案法》，還有《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法》、《會(huì)計(jì)法》等專業(yè)法律法規(guī)，此外《保密法》等法律法規(guī)，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據(jù)和保證。
（二）以國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指南
經(jīng)過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經(jīng)建立起由國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組成的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系。特別是我們航天系統(tǒng)的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規(guī)章制度體系的依據(jù)性文件。
（三）重視法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況考核
這是在企業(yè)檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個(gè)問題，一是母公司要擔(dān)負(fù)起對(duì)分、子公司檔案管理工作的監(jiān)督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況檢查考核的責(zé)任單位，明確責(zé)任內(nèi)容，三是分、子公司要建立法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲掛鉤，保證管理標(biāo)準(zhǔn)、制度的有效性。
經(jīng)過各級(jí)檔案工作者的共同努力，首都航天機(jī)械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規(guī)章制度體系。
表1三個(gè)方案的優(yōu)缺點(diǎn)比較
比較/方案1方案一1方案二1方案三優(yōu)點(diǎn)11.便于專業(yè)化操作。11.專職人員數(shù)量減少。11.管理人員數(shù)量減少。12.易于規(guī)范化。12.環(huán)節(jié)減少，效率提高。12.有利于管理規(guī)范化。13.責(zé)任明確，減少扯皮。13.資源分管，責(zé)任分擔(dān)。13.有利于提高管理效率。14.對(duì)管理?xiàng)l件要求最低。14.對(duì)管理?xiàng)l件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點(diǎn)11.人員數(shù)量較多。11.影響管理的規(guī)范化。11.對(duì)管理?xiàng)l件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數(shù)量似減實(shí)增。12.管理起點(diǎn)高。13.對(duì)形勢變化適應(yīng)性不強(qiáng)。13.不利于信息共享。13.管理的規(guī)范化不易保證。
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關(guān)鍵詞：小學(xué)電子檔案；安全存儲(chǔ)；方案研究
1 小學(xué)電子檔案長期存儲(chǔ)問題概述
電子檔案的長期存儲(chǔ)對(duì)于小學(xué)教學(xué)來講是一種延續(xù)和傳承方式，它將歷史文件資料及時(shí)代進(jìn)步的文件依據(jù)留存下來，完整的呈現(xiàn)給后來人。我們將存儲(chǔ)過程視為一種戰(zhàn)略性、系統(tǒng)化方案，它是引領(lǐng)時(shí)代文明發(fā)展的一個(gè)階段。以往，我們常把電子檔案的長期存儲(chǔ)工作理解為以技術(shù)手段作為保障，認(rèn)為其存儲(chǔ)問題就是文件轉(zhuǎn)換、移動(dòng)、外界環(huán)境控制等有關(guān)技術(shù)性問題。隨著電子檔案存儲(chǔ)工作的深入性開展，人們的認(rèn)知狀態(tài)逐漸改變，意識(shí)到這種長期存儲(chǔ)是一項(xiàng)從存儲(chǔ)目標(biāo)到存儲(chǔ)方式再到支撐因素等多方面工作共同影響的，這種存儲(chǔ)形態(tài)的復(fù)雜性使得存儲(chǔ)工作的思考點(diǎn)應(yīng)從宏觀角度入手，全面衡量、充分統(tǒng)籌、細(xì)則規(guī)劃，相關(guān)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)應(yīng)引起足夠重視。
2 小學(xué)電子檔案管理現(xiàn)狀
目前，小學(xué)電子檔案的管理存在諸多困難，比如：
（一）數(shù)據(jù)庫龐大。隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，海量數(shù)據(jù)也正逐步融入小學(xué)教學(xué)信息庫中，對(duì)于數(shù)據(jù)的管理顯然面臨無限增長可能，這種大規(guī)模遞增也正考驗(yàn)著小學(xué)數(shù)據(jù)管理部門的承受能力，甚至不可否認(rèn)的超出這一能力范圍。針對(duì)這種狀態(tài)，管理部門一定要細(xì)化數(shù)據(jù)形式，根據(jù)所包含的內(nèi)容進(jìn)行分類。
（二）電子文件的格式繁多。文件檔案的格式多樣，其查閱時(shí)所應(yīng)配備的軟件也就各不相同，管理部門要在存檔文件時(shí)將相對(duì)應(yīng)的軟件安裝程度予以保存，因?yàn)橛袝r(shí)電腦重做系統(tǒng)后有些軟件因不常用而沒有及時(shí)安裝，導(dǎo)致需要查看有關(guān)文檔時(shí)軟件不匹配無法查看，也因有些軟件的安裝程序沒處下載，進(jìn)而導(dǎo)致文件檔案查看時(shí)受阻，影響有關(guān)工作的順利開展。對(duì)于這一點(diǎn)，小學(xué)數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)引起足夠的重視，積極應(yīng)對(duì)各種文件格式，充分解決此類問題。
（三）數(shù)據(jù)類型也極其復(fù)雜。小學(xué)數(shù)據(jù)不僅文檔格式繁多，其類型分布也十分多變，除了文本文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件等類型，各類新媒體數(shù)據(jù)文件也日益增長，不斷更新升級(jí)，在順應(yīng)時(shí)展的同時(shí)，給文件存儲(chǔ)工作也增加了不少難度。
（四）電子檔案的存儲(chǔ)技術(shù)更迭較快。小學(xué)信息化發(fā)展速度迅猛且不可抵擋，面對(duì)這種大環(huán)境中所存在的諸多不確定因素，我們要思考相對(duì)穩(wěn)定的前瞻性技術(shù)手段，將其運(yùn)用于文件處理環(huán)節(jié)。新型方法手段是否與舊文件兼容也必須全面考慮，我們存儲(chǔ)電子檔案是要求檔案具備絕對(duì)的可延續(xù)性，而強(qiáng)調(diào)兼容性也就是在保證這種可延續(xù)性能不受此類外界因素的影響，使電子檔案被所有人規(guī)范查閱變?yōu)榭赡??；诖耍W(xué)管理部門要加大力度研討有關(guān)辦法。
3 小學(xué)電子檔案長期存儲(chǔ)方案研討與分析
（一）存儲(chǔ)管理的支撐因素。
支撐因素是指對(duì)小學(xué)電子檔案長期存儲(chǔ)管理的目標(biāo)設(shè)定、實(shí)施方式等的選擇起到直接影響的因素。明確支撐因素這一概念，可以幫助電子檔案管理部門更好的開展資源的選配、組織、融合等，畝為最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期存儲(chǔ)打好基礎(chǔ)。支撐因素存在密切的關(guān)連性，同時(shí)又具有相對(duì)的制約性，只有充分提高認(rèn)識(shí)，才能使其不斷協(xié)作，有效支持電子檔案的長期存儲(chǔ)工作。其中，主要支撐因素包括責(zé)任劃分、資源文件、環(huán)境依托、技術(shù)支撐、團(tuán)隊(duì)協(xié)作及保障資金、風(fēng)險(xiǎn)估算等。責(zé)任因素是指承擔(dān)電子檔案長期存儲(chǔ)任務(wù)的相關(guān)主體；資源文件即電子文件，有關(guān)電子文件的相關(guān)問題也在解決行列；電子檔案還需存儲(chǔ)環(huán)境依托，保證存儲(chǔ)的可靠性；而技術(shù)支撐是最主要的支撐因素，它決定了電子檔案的存儲(chǔ)有效性；在電子檔案的存儲(chǔ)過程中，人力、物力的責(zé)任支撐，會(huì)使電子檔案的長期存儲(chǔ)可行性增強(qiáng)。
（二）小學(xué)數(shù)據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)安全性分析。
1、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。小學(xué)數(shù)據(jù)電子檔案中的各種信息在長期存儲(chǔ)時(shí)要確保其安全性，這種安全性是指良好的保密性、可靠的真實(shí)性、結(jié)構(gòu)的完整性以及絕對(duì)的有效性。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，各種文件信息要經(jīng)過授權(quán)認(rèn)證，不允許未授權(quán)人私自查閱與獲取相關(guān)信息，只允許被授權(quán)人合理訪問；被確認(rèn)保存的電子檔案要具備可靠的真實(shí)性，不允許內(nèi)容虛假，文件檔案也不允許惡意篡改；相關(guān)數(shù)據(jù)信息的來龍去脈，如時(shí)間、內(nèi)容、相關(guān)背景資料等要完整無缺；被授權(quán)人要具備獲取相關(guān)資料的充分權(quán)力，不可以查閱等操作時(shí)因技術(shù)或管理等出現(xiàn)問題而導(dǎo)致不能及時(shí)訪問，影響查閱電子檔案的效率和速度，保證電子檔案的有效性存儲(chǔ)。
2、存儲(chǔ)電子檔案所使用的軟、硬件要安全及實(shí)用。獲取電子檔案的相關(guān)信息時(shí)要借助計(jì)算機(jī)軟、硬件的技術(shù)作為依托，因此要確保其技術(shù)設(shè)備的絕對(duì)安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是檔案生成、保存以及管理與傳輸?shù)闹饕橘|(zhì)，其中不安全性因素包括：（1）局限網(wǎng)受U盤、移動(dòng)硬盤等外界設(shè)備的影響被注入的病毒，它會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被篡改、刪除或盜取等隱患；（2）計(jì)算機(jī)軟件及硬件系統(tǒng)不可遭到人為性損毀。我們要采取嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、科學(xué)的管理辦法以及技術(shù)手段進(jìn)行維護(hù)管理。
3、各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的運(yùn)行安全要有保障。電子檔案管理的主要目的之一是便于小學(xué)工作人員查閱，通過網(wǎng)絡(luò)查閱則更為快速、便捷，于是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全顯得尤為重要，局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)分開布設(shè)，電子檔案存儲(chǔ)于內(nèi)部局域網(wǎng)關(guān)聯(lián)的計(jì)算機(jī)上，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)做另外分支。這類操作需要在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)上下功夫，網(wǎng)維人員要依據(jù)管理的規(guī)范性與嚴(yán)格性原則，將電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境定期檢驗(yàn)，定期排查，將網(wǎng)絡(luò)隱患有效的控制住，確保網(wǎng)絡(luò)暢通運(yùn)轉(zhuǎn)，使其發(fā)揮應(yīng)有功能。
（三）數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。
小學(xué)教學(xué)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)能力直接影響著數(shù)據(jù)的長期存儲(chǔ)能力。小學(xué)管理部門要有效避免數(shù)據(jù)的丟失給數(shù)據(jù)查閱及存儲(chǔ)工作帶來的制約性，主要方法是采用“專用服務(wù)器”備份，備份期限要有規(guī)律性，備份資料要完整無分割，完整的備份系統(tǒng)涵蓋了備份與自動(dòng)備份、備份處理、災(zāi)難恢復(fù)，所有數(shù)據(jù)無論在形成過程中還是成型后都能“不間斷備份”，即數(shù)據(jù)制作時(shí)采取30秒備份設(shè)定，突然斷電的USP設(shè)備跟蹤備份功能，以及“云備份”功能的開設(shè)等等，保證電子數(shù)據(jù)“永不丟失”的可能性。
（四）電子檔案室內(nèi)存儲(chǔ)環(huán)境的嚴(yán)格控制。
電子檔案的存儲(chǔ)對(duì)室內(nèi)環(huán)境也有要求，要做到設(shè)施性能良好、便于查閱，適于電子檔案的保存。此類環(huán)境要注意防潮、防水、防塵以及防火等關(guān)鍵細(xì)節(jié)，同時(shí)避免被強(qiáng)光照射，室溫也不能太高。電子檔案的存儲(chǔ)需依據(jù)相關(guān)載體，如電腦硬盤、刻錄光盤、U盤等，這些載體的共性是使用壽命有限，不能長期存儲(chǔ)，故要考慮將電子文件適時(shí)轉(zhuǎn)存。我們要定期檢查電子文件的可讀性，數(shù)據(jù)信息的完整性，載體打開與關(guān)閉的穩(wěn)定性及可操作性，一旦發(fā)現(xiàn)問題載體，立即將數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存，轉(zhuǎn)存載體的選擇也要仔細(xì)排查，首先質(zhì)量要過關(guān)。有時(shí)新載體也會(huì)遇到性能不佳狀態(tài)，需要將新載體試存，經(jīng)過維護(hù)人員的科學(xué)驗(yàn)證方可轉(zhuǎn)存。在對(duì)電子檔案進(jìn)行移動(dòng)盤符處理即移盤時(shí)，要將隱藏文件一并移動(dòng)，切忌丟失文件，移盤時(shí)最好不要直接剪切，先采取復(fù)制方式，待成功移盤后，確保文件全盤移出時(shí)，再將重復(fù)文件刪除，但文件的備份工作要做在前頭，才可進(jìn)行必要的刪除操作。移盤時(shí)也要保證沒有重復(fù)性文件（備份文件除外），不然移動(dòng)過程中會(huì)因遇到重復(fù)性文件而停止移動(dòng)，這時(shí)文件也并未完全移動(dòng)成功，但非技術(shù)人員不一定懂，也可能會(huì)導(dǎo)致文件的丟失。
4 總結(jié)
信息時(shí)代對(duì)于小學(xué)信息數(shù)據(jù)的電子檔案保存方式也提出了更高要求，電子檔案正逐步并將全面代替紙質(zhì)檔案。小學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)記錄要依托電子文件做為載體，其功能性特點(diǎn)如存儲(chǔ)功能、憑證性質(zhì)等在正發(fā)揮著積極作用。隨著信息化的全面改革，電子檔案規(guī)范化存儲(chǔ)渠道是使其得以長期保存的先決條件，由此，優(yōu)質(zhì)的環(huán)境、先進(jìn)的存儲(chǔ)手段、分工細(xì)化的管理部門以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題的前期假定方案等，使小學(xué)電子檔案的長期保存成為可能。
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[2]屠躍明； 張夢霞.《電子文件（檔案）長期保存責(zé)任體系構(gòu)建研究》[J].檔案學(xué)研究，2016（01）
[3]方昀； 楊安榮； 宗琳《電子文件長期保存技術(shù)需求研究》[J].檔案學(xué)研究，2016（01）
1.1電子商務(wù)中檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化
電子商務(wù)是指商品貿(mào)易的整個(gè)過程都通過電子手段來完成。它強(qiáng)調(diào)的是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把賣家、買家、合作方和廠商在企業(yè)外部網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和因特網(wǎng)相結(jié)合的應(yīng)用。貿(mào)易活動(dòng)是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行的，如查詢?cè)牧稀⒍ㄙ?、展示產(chǎn)品、成品儲(chǔ)運(yùn)和電子支付等活動(dòng)，其核心內(nèi)容是互相交流和溝通信息。隨著新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用，為企業(yè)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要保管和收集好企業(yè)檔案資源，還要了解更多的企業(yè)需求，設(shè)法使服務(wù)內(nèi)容擴(kuò)大。第一，要構(gòu)建企業(yè)信息資料庫，通過選取一些有價(jià)值的信息資源上網(wǎng)，該資源既能樹立企業(yè)形象，又能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，來展示和宣傳自己，從而達(dá)到占領(lǐng)市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構(gòu)建一套高效的、科學(xué)的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營生產(chǎn)全程主動(dòng)地提供多層次的信息服務(wù)。
1.2企業(yè)檔案載體發(fā)生變化
企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用，使信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近交換、傳遞、處理得到了適時(shí)的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)在經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進(jìn)度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現(xiàn)，其優(yōu)勢也是手工繪制所無可比擬的。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)能夠?qū)Ξa(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)進(jìn)行隨意修改、查詢和存儲(chǔ)，既方便又快捷。比如開發(fā)或生產(chǎn)一項(xiàng)相對(duì)較大的產(chǎn)品項(xiàng)目可能需要產(chǎn)生上萬份圖紙，同時(shí)有些還要繼承原產(chǎn)品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時(shí)、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統(tǒng)的檔案管理模式。
1.3企業(yè)檔案分類發(fā)生變化
企業(yè)電子文件的大量出現(xiàn)，大大沖擊了傳統(tǒng)的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業(yè)信息化集成系統(tǒng)流程的設(shè)置、各個(gè)管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計(jì)算機(jī)依據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整或設(shè)立相應(yīng)類目，雖然不同企業(yè)檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計(jì)算機(jī)的管理使檔案分類與企業(yè)的管理、經(jīng)營、生產(chǎn)等各種狀況更加貼近，具有更加規(guī)范、科學(xué)和詳細(xì)的檔案分類。
1.4檔案信息利用方式發(fā)生變化
為了使企業(yè)信息化和電子商務(wù)進(jìn)一步發(fā)展，構(gòu)建企業(yè)完善的信息管理系統(tǒng)，必須加強(qiáng)企業(yè)信息資源的開發(fā)利用，在企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)充分開發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和競爭能力增強(qiáng)。檔案既是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是重要的企業(yè)信息，應(yīng)充分利用信息技術(shù)，加大資源開發(fā)力度，來滿足企業(yè)各方面的需要。企業(yè)檔案工作人員要始終圍繞企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)這個(gè)中心，及時(shí)把握信息開發(fā)和集成系統(tǒng)中的產(chǎn)品信息，找準(zhǔn)檔案服務(wù)企業(yè)的切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)正確信息的正確傳遞，使檔案信息達(dá)到高層次的處理要求。
二、基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理
2.1檔案數(shù)字化做好統(tǒng)籌規(guī)劃
要實(shí)現(xiàn)大量檔案信息技術(shù)化、數(shù)字化，就必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先對(duì)館藏情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，如檔案的信息利用狀況、館藏?cái)?shù)量、檔案的類型、載體狀態(tài)等基本情況。然后制訂科學(xué)規(guī)劃，包括數(shù)字化處理規(guī)劃、硬件的購置計(jì)劃等。檔案數(shù)字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)制度一個(gè)長遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，無論是購置硬件設(shè)施，還是數(shù)字化過程，都是如此，要使其擁有較強(qiáng)的擴(kuò)展能力和支撐能力。檔案數(shù)字化處理規(guī)劃的制定應(yīng)遵循“重點(diǎn)突出，分步進(jìn)行”的原則，先數(shù)字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點(diǎn)，盡早使大多數(shù)利用者的需求獲得滿足。
2.2檔案數(shù)字化必須做好選擇
館藏的檔案資源數(shù)不勝數(shù)，達(dá)到件件數(shù)字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應(yīng)該依據(jù)一定的原則進(jìn)行劃分和選擇，分清需要數(shù)字化的檔案和不需要數(shù)字化的檔案以及需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案，然后再進(jìn)行數(shù)字化。現(xiàn)實(shí)工作中，常常對(duì)以下檔案首先進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，如特色檔案、重點(diǎn)檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數(shù)字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標(biāo)準(zhǔn)、有序、有特色、高價(jià)值的信息資源。
2.3優(yōu)化設(shè)置掃描參數(shù)，提高數(shù)字化質(zhì)量
關(guān)鍵詞 高校 校慶檔案 收集方法
中圖分類號(hào)：G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
高校的校慶活動(dòng)是一項(xiàng)規(guī)模浩大的工程，其涉及面很廣。在高校的發(fā)展過程中是一個(gè)新的起點(diǎn)、是發(fā)展過程中的一個(gè)里程碑，對(duì)內(nèi)可以凝聚人心對(duì)外可以擴(kuò)大影響促進(jìn)開放，加快高校的發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。所以，要對(duì)高校校慶檔案有著充分的認(rèn)識(shí)、對(duì)校慶檔案的收集范圍有著明確的認(rèn)識(shí)、對(duì)高校校慶檔案的收集方法有著充分的研究，這些工作對(duì)于高校校慶檔案工作有著重要的意義。
一、高校校慶檔案的特點(diǎn)
（一）形式多樣。
高校校慶的檔案形式多樣，有傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)、實(shí)物，也有新形式的聲像、電子等各種樣式。校慶的過程中，組織校慶活動(dòng)的會(huì)務(wù)組、籌備組、宣傳組、接待組、秘書組以及各個(gè)學(xué)院提出或收到的有關(guān)校慶的工作方案、總體方案、工作簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、海報(bào)、畫冊(cè)、通知、紀(jì)念品等物品和材料。
（二）種類眾多。
高校的校慶活動(dòng)是一個(gè)很重要的活動(dòng)，參加高校校慶活動(dòng)的有主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位，同時(shí)也是多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、多個(gè)組織部門和多個(gè)單位參加的全校的大型活動(dòng)。所以高校校慶活動(dòng)的檔案資料的來源于多個(gè)單位，檔案的種類較多。有行政黨群類的公文材料、有科研類的資料、有出版類的資料、有聲像類的資料，還有實(shí)物類的資料。
（三）價(jià)值重大。
高校校慶檔案對(duì)于高校來說是一種寶貴的精神財(cái)富，這些檔案材料是一所大學(xué)發(fā)展的歷史縮影，對(duì)高校未來的建設(shè)和發(fā)展有著十分重要的作用和價(jià)值。
二、高校校慶檔案的收集范圍
（一） 紙質(zhì)檔案的收集。
紙質(zhì)檔案是檔案中使用的最廣泛、時(shí)間最長的方法。高校校慶中紙質(zhì)檔案主要有為籌備校慶所作的通知、決定、公告、慶典方案，校慶活動(dòng)的日程安排、活動(dòng)指南、校慶簡報(bào)，校友的賀信、賀電、捐贈(zèng)的禮品清單、禮金清單，校慶活動(dòng)的節(jié)目單、議程、工作總結(jié)、講話稿，論壇、報(bào)告、知識(shí)問答活動(dòng)材料等。
（二）實(shí)物檔案的收集。
高校校慶的實(shí)物檔案是以實(shí)體的物質(zhì)為基礎(chǔ)，其具有直觀生動(dòng)性、可保存性、珍貴鑒賞性和原始記錄性。主要包括有校慶紀(jì)念品、宣傳海報(bào)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和知名校友題詞、校慶證件、宣傳展覽資料、畫冊(cè)、校慶簽到冊(cè)、友好單位贈(zèng)送的贈(zèng)品、校慶請(qǐng)柬、信封等。
（三）音像檔案。
高校校慶的音像檔案主要有校慶宣傳片、在校慶活動(dòng)中所制作的有關(guān)學(xué)校發(fā)展變化和校慶活動(dòng)的影音資料、記錄校慶慶典的文藝晚會(huì)學(xué)術(shù)報(bào)告慶典大會(huì)所制作的影音資料等。
（四）電子檔案。
電子檔案是與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的一種形式，主要是通過計(jì)算機(jī)硬件存儲(chǔ)的電子文件。電子檔案主要有總體方案、工作簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、通知、工作方案、校友名單、活動(dòng)方案、宣傳標(biāo)語、嘉賓名單、活動(dòng)指南等所用這些文件的電子文件。
三、高校校慶檔案的收集方法
（一）管理規(guī)范，建立制度。
高校的校慶活動(dòng)是學(xué)校的一個(gè)重大活動(dòng)，為了更好的收集校慶檔案必須建立一個(gè)檔案收集的規(guī)章制度，并對(duì)檔案按照不同的專題進(jìn)行分類集中管理。在對(duì)校慶活動(dòng)的檔案制定管理辦法時(shí)，要對(duì)校慶檔案的收集要求和方法、收集范圍、檔案的歸檔時(shí)間等作出一個(gè)清晰明確的規(guī)定，使檔案管理工作有章可循。在湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校60周年校慶時(shí)，我們明確以“本著對(duì)學(xué)校歷史和未來負(fù)責(zé)的精神，收集工作堅(jiān)持真實(shí)性、原始性、規(guī)范性的原則”來進(jìn)行檔案的管理工作。
（二）明確責(zé)任，落實(shí)人員。
在進(jìn)行校慶活動(dòng)籌備的時(shí)候，校慶檔案的管理工作也要同時(shí)開展。按照校慶籌備領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)各個(gè)單位和機(jī)構(gòu)的分工，分別安排秘書組、接待組、安保組、學(xué)生活動(dòng)組、宣傳組、校友聯(lián)絡(luò)組、后勤組和各個(gè)學(xué)院的專職人員任職兼職檔案員，各檔案員對(duì)本組或單位的檔案收集和管理負(fù)責(zé)。在進(jìn)行檔案的收集工作之前要對(duì)這些檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行一次集中培訓(xùn)，使之明確收集范圍、工作要求、歸檔期限、收集方法和責(zé)任。這樣使收集檔案的工作落實(shí)到人、明確責(zé)任，增強(qiáng)了各個(gè)檔案員的責(zé)任意識(shí)，為校慶檔案的管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）抓住重點(diǎn)，全程參與。
校慶活動(dòng)中各個(gè)檔案員要抓住每一個(gè)階段的重點(diǎn)，對(duì)各個(gè)階段的重點(diǎn)檔案要重點(diǎn)收集。校慶活動(dòng)分為籌備階段、慶典活動(dòng)階段和會(huì)后階段。在籌備階段要重點(diǎn)收集活動(dòng)方案、活動(dòng)通知、宣傳材料、工作簡報(bào)、校慶標(biāo)識(shí)等資料；在慶典活動(dòng)階段主要收集活動(dòng)指南、錄音錄像、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、禮品清單、嘉賓名單、重要照片等資料；在會(huì)后階段主要收集校慶紀(jì)念章、嘉賓證、友好單位的贈(zèng)品工作總結(jié)等資料。
（四）適當(dāng)指導(dǎo)，會(huì)用網(wǎng)絡(luò)。
為了讓大家的工作有目的的展開，一定要按照校慶活動(dòng)的進(jìn)展步驟在相關(guān)的網(wǎng)頁上進(jìn)行安培每一階段所需要搜集的資料和具體要求，以避免事后糾偏；要學(xué)會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)通報(bào)檔案收集工作的進(jìn)程；還要安排專職人員對(duì)各個(gè)檔案員進(jìn)行巡查，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決問題，以免在檔案的收集過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤。
（五）專項(xiàng)保管，及時(shí)歸檔。
由于校慶活動(dòng)中的檔案員都是臨時(shí)性質(zhì)的，在在校慶活動(dòng)結(jié)束后都要回到原來的單位或部門工作，所以要求在校慶活動(dòng)結(jié)束后，各個(gè)單位及個(gè)人要及時(shí)把所搜集的檔案資料及時(shí)進(jìn)行移交，并有專人對(duì)所移交的檔案進(jìn)行分類整理，最后統(tǒng)一歸檔，使校慶活動(dòng)的檔案得到有效的收集和管理。
（作者單位：湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校）
參考文獻(xiàn)：
［關(guān)鍵詞］中專；電子檔案管理；方法
［中圖分類號(hào)］G717［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］A［文章編號(hào)］2096-0603（2015）29-0149-01
中專學(xué)校的持續(xù)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學(xué)校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現(xiàn)今電子檔案管理的應(yīng)用越來越引起中專學(xué)校的重視。
一、電子檔案管理的意義
檔案是人們生活活動(dòng)的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進(jìn)步的腳步不斷變更。部分中專學(xué)校采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，然而伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案的保管辦法已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變革，中專學(xué)校的檔案管理應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的方式，采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行代替，擴(kuò)大檔案的保存領(lǐng)域。電子檔案管理實(shí)現(xiàn)資源的共享，信息化的應(yīng)用可以提供海量存儲(chǔ)功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實(shí)際應(yīng)用將使得中專院校內(nèi)的檔案保存工作上升到新的水準(zhǔn)。
二、保障中專檔案管理中實(shí)行電子檔案管理的安全性
中專學(xué)校應(yīng)提升相關(guān)設(shè)備設(shè)施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對(duì)于該系統(tǒng)要進(jìn)行有規(guī)劃性的科學(xué)升級(jí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)化的維護(hù)整理，控制設(shè)施設(shè)備的良好穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)于重要的檔案信息進(jìn)行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時(shí)造成嚴(yán)重的損失。系統(tǒng)內(nèi)部可以進(jìn)行防火墻工作模式，通過系統(tǒng)殺毒、網(wǎng)絡(luò)體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取?？刂齐娮訖n案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學(xué)校檔案管理中的重要基礎(chǔ)和前提。
三、建立完善的規(guī)定細(xì)則，促進(jìn)中專電子檔案管理的規(guī)范化
中專學(xué)校內(nèi)部應(yīng)該建立一套完整的管理方案，構(gòu)建具體的使用細(xì)則和規(guī)章，讓檔案管理工作逐漸向系統(tǒng)化規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。首先對(duì)于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業(yè)化的技術(shù)工作人員進(jìn)行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識(shí)，保證自身的職業(yè)道德水準(zhǔn)，熟悉地操作相關(guān)電子系統(tǒng)運(yùn)行流程，實(shí)行靈活的管理，最大化地體現(xiàn)電子系統(tǒng)的便捷性和先進(jìn)性。
四、提高學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)
檔案信息的性質(zhì)是保持歷史信息，不能直接為學(xué)校創(chuàng)造明顯的利益價(jià)值，管理要求迫切且程度較低，許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)無法認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要程度。部分中專學(xué)校的檔案管理數(shù)字化設(shè)備條件不足，部門內(nèi)部缺乏相關(guān)專業(yè)人才。面對(duì)如此狀況，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要改變傳統(tǒng)的思想，部門檔案管理人員首先應(yīng)進(jìn)行電子管理相關(guān)方面的學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，明白檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)性，積極向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建議和想法，主動(dòng)將現(xiàn)代化科技與檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行反饋并提出可行的解決辦法，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽取相關(guān)專業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對(duì)于學(xué)校的文化發(fā)展和學(xué)生老師各級(jí)人員的重要性，提供相應(yīng)的支持方法。從領(lǐng)導(dǎo)層做出相應(yīng)的政策決定，提供資金和硬件設(shè)施方面的基礎(chǔ)保障，加大對(duì)檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理部門的地位。
五、提升中專學(xué)校的硬件軟件設(shè)備管理水平
電子檔案管理工作由于實(shí)現(xiàn)了信息的高速傳遞及大量存儲(chǔ)，這些都要依靠現(xiàn)代化電子技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。在實(shí)行電子檔案管理工作中不斷實(shí)行技術(shù)的研究工作，提高學(xué)校內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設(shè)備，根據(jù)學(xué)校內(nèi)部的實(shí)際情況對(duì)相關(guān)技術(shù)人員制訂電子管理的計(jì)劃，提出具體的實(shí)施方案。詳細(xì)規(guī)定包括其具體需要的硬件設(shè)備需求，相關(guān)設(shè)備的購買要依據(jù)經(jīng)濟(jì)情況量力而行，確保所購買東西的實(shí)際應(yīng)用性和完整性，保證設(shè)備的整體實(shí)用性。總而言之，中專學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提升對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)，加大部門專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理準(zhǔn)備工作，共同努力把握檔案數(shù)字化管理的總體方向，提升中專學(xué)校的綜合文化競爭力。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：人事檔案材料；編排；歸檔；流程；計(jì)算機(jī)；優(yōu)化方案
學(xué)歷、職稱、執(zhí)業(yè)資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會(huì)源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時(shí)歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來自不同部門甚至不同單位，大多雜亂無章且沒有標(biāo)注檔案編號(hào)，因此，要對(duì)材料進(jìn)行編排。以人事檔案排架采用員工號(hào)編排法為例，傳統(tǒng)的流程分三個(gè)環(huán)節(jié)：按材料上的姓名逐一在紙質(zhì)或電子版檔案名冊(cè)中查找將序號(hào)（或檔案編號(hào)）數(shù)字標(biāo)注在材料上給材料排序。這時(shí)，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數(shù)十份，多則數(shù)千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號(hào)（或編號(hào)）這個(gè)環(huán)節(jié)比較繁瑣，需要花費(fèi)一定的人力和時(shí)間。
怎樣精減流程、實(shí)現(xiàn)高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案，利用計(jì)算機(jī)完成全部或部分人工編排材料的環(huán)節(jié)。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。
1 已實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理的材料，其編排可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成
最有代表性的就是每年全體員工的工資變動(dòng)表，目前，各單位勞資部門已基本配備計(jì)算機(jī)工資管理系統(tǒng)。
1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動(dòng)排序的，準(zhǔn)備打印工資表前，只需在系統(tǒng)里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標(biāo)注序號(hào)、排序，可直接一一對(duì)應(yīng)，將工資表依次放入人事檔案卷夾。
1.2 人事檔案采用其他編排方法時(shí)，如四角號(hào)碼、員工號(hào)，等等，可以在工資管理系統(tǒng)中輸入每個(gè)人員的檔案編號(hào)，打印工資表前,選擇按檔案編號(hào)排序也可以達(dá)到同樣的效果。
2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計(jì)算機(jī)可完成部分人工操作的環(huán)節(jié)——瞬間“批量查找”材料序號(hào)（或編號(hào)）
人事檔案材料形成部門送交材料存檔時(shí)，會(huì)制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時(shí)，將登記表上的名單與材料逐一核對(duì)無誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數(shù)量較多時(shí)，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復(fù)制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計(jì)算機(jī)代替人工操作打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
2.1 當(dāng)人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動(dòng)排序時(shí)
2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號(hào)”和“材料姓名”復(fù)制粘貼到Excel工作表中（見圖1），
此時(shí)，A列中的“交接號(hào)”、B列中姓名的排列順序與送交來的材料順序是一致的。沒有“交接號(hào)”的，在工作表中添加一列即可。
2.1.2 選中A、B兩列數(shù)據(jù)排序主要關(guān)鍵字選“材料姓名”確定（見圖2），此時(shí)，B列的姓名已按其漢語拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號(hào)”數(shù)字的位置也相應(yīng)發(fā)生變化。
2.1.3 在C列加入一列“序號(hào)”（見圖3），這列數(shù)字即是為材料排序的順序號(hào)。
2.1.4 選中A、B、C三列數(shù)據(jù)排序主要關(guān)鍵字選“交接號(hào)”確定，這時(shí)，A列的“交接號(hào)”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時(shí)的排列順序一致。我們可以為C列序號(hào)數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色（見圖4）。
2.1.5 將C列的序號(hào)數(shù)字逐一對(duì)應(yīng)抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊(cè)中逐一地查找序號(hào)這一環(huán)節(jié)。序號(hào)數(shù)字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫時(shí)，抄的是這一列的內(nèi)容。最后，將材料按序號(hào)數(shù)字順序排列，再依次“對(duì)名入冊(cè)”，放入檔案卷夾。
2.2 當(dāng)人事檔案采用其他編排方法時(shí)，又可分為兩種情況。
2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時(shí)，可以利用Excel的“高級(jí)篩選”功能。
2.2.1.1 新建一個(gè)Excel工作簿。將人事檔案名冊(cè)（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號(hào)”復(fù)制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個(gè)“檔案編號(hào)名單”（圖5中A1～B11區(qū)域）；將A1單元格“檔案姓名”標(biāo)題復(fù)制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），
再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復(fù)制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區(qū)域）。單擊A1單元格數(shù)據(jù)篩選高級(jí)篩選單擊“條件區(qū)域”輸入框選中A14～A20確定。此時(shí)，“檔案編號(hào)名單”區(qū)域少了幾行（見圖6），Excel已經(jīng)以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號(hào)名單”中自動(dòng)把它們篩選了出來，其余的姓名則被隱藏了。
2.2.1.2 擊打開sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號(hào)”、“材料姓名”復(fù)制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來的“檔案姓名”、“檔案編號(hào)”復(fù)制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號(hào)”。
2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關(guān)鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關(guān)鍵字排序。如圖8所示，此時(shí)，B、C兩列中的姓名已一一對(duì)應(yīng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)為材料找到了它們的編號(hào)和序號(hào)。
2.2.1.4 全選表格，以“送交號(hào)”為主要關(guān)鍵字排序，如圖9所示，此時(shí)，A列的“交接號(hào)”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時(shí)的排列順序一致。我們?yōu)椤皺n案編號(hào)”、“序號(hào)”兩列數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數(shù)字都抄寫在對(duì)應(yīng)的材料上。在給材料實(shí)體排序時(shí)，就按標(biāo)注的“序號(hào)”數(shù)字順序排列，相對(duì)更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時(shí)，則可按材料上標(biāo)注的“檔案編號(hào)”來“對(duì)號(hào)入座”。
2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時(shí)，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關(guān)鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關(guān)鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號(hào)”為主要關(guān)鍵字排序。我們只需將E列的序號(hào)數(shù)字對(duì)應(yīng)抄寫在材料上，然后，按序號(hào)順序排列即可。
3 人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案的特點(diǎn)
3.1 簡單易學(xué)。主要運(yùn)用到了Excel的“排序”和“高級(jí)篩選”功能。了解Word、Excel基本運(yùn)用的人事檔案管理人員可以較快掌握。
3.2 實(shí)用性強(qiáng)，材料數(shù)量越多，利用計(jì)算機(jī)編排材料的效率就越顯著。
3.3 人事檔案材料形成部門的辦公自動(dòng)化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡便。
3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計(jì)算機(jī)編排材料的步驟也有所不同?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，靈活地采取合適的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案。
參考文獻(xiàn)：
一、工作目標(biāo)
2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。
二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)
（一）工作內(nèi)容
脫貧攻堅(jiān)以來，在開展各項(xiàng)工作過程中，形成的對(duì)國家、社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時(shí)移交）。
（二）基本原則
規(guī)范管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、刪繁去重。
（三）工作標(biāo)準(zhǔn)
1.整理標(biāo)準(zhǔn)
（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號(hào)、編頁、編目、裝盒和排架。
（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。
（3）資金檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。
2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)
精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。
（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。
（三）分級(jí)驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個(gè)行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報(bào)告完成情況；二是區(qū)級(jí)抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動(dòng)，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時(shí)移交。在2021年4月底前，按國家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責(zé)。主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，掛片領(lǐng)導(dǎo)督促落實(shí)，確保歸檔工作專人專責(zé)。貧困村第一書記為第一責(zé)任人，駐村工作隊(duì)全程參與，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。
關(guān)鍵詞：澳大利亞 電子文件 長期保存
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件在各種電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)中海量生成、利用或者存儲(chǔ)。作為社會(huì)的“記憶”、人類的核心戰(zhàn)略資源，電子文件必須被長久保存，這一點(diǎn)已經(jīng)成為世界各國同行的共識(shí)。澳大利亞是世界上最早開始研究電子文件保存的國家之一，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，其理論與實(shí)踐研究都取得了豐碩的成果，處于國際領(lǐng)先水平，值得我們分析、借鑒。
1.澳大利亞電子文件長期保存策略分析
1.1國家電子文件保管模式轉(zhuǎn)變推動(dòng)長期保存工作
20世紀(jì)70年代，澳大利亞國家檔案館（以下簡稱國家館）開始采用集中式保管電子文件。20世紀(jì)90年代初，國家館采用了分布式保管模式。2000年，國家館保管模式從分布式向集中式轉(zhuǎn)變。
國家館電子文件管理體制在社會(huì)與技術(shù)推動(dòng)下的轉(zhuǎn)變，直接導(dǎo)致了國家館與政府機(jī)構(gòu)之間管理責(zé)任與行為模式的變化。在集中保管模式下，國家館將更多的承擔(dān)保存社會(huì)記憶的職責(zé)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，國家館改變了原有的工作方式，從原來專注于指導(dǎo)變?yōu)橹笇?dǎo)與管理并重、前端與后端兼顧，推出了大量用于指導(dǎo)電子文件長期保存的政策、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、指南，供各政府機(jī)構(gòu)遵守、使用。
1.2提供法律保障
澳大利亞政府在相關(guān)法律中對(duì)電子文件的管理和長期保存都做出了明確的規(guī)定，為電子文件的長期保存提供了有利的法律保障，確保長期保存的各項(xiàng)工作得以順利開展。
澳大利亞1983年頒布的《檔案法案》中明確規(guī)定，對(duì)電子檔案必須給予和普通檔案同樣的重視，所有按正規(guī)渠道形成或接收的數(shù)字信息必須按照相關(guān)法規(guī)認(rèn)真存放，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自銷毀任何電子檔案。此外，還對(duì)電子信息管理能力提出了要求，即電子檔案存放部門必須確保其全部電子系統(tǒng)有相應(yīng)的能力把電子文件作為電子檔案完整、長期存放。
澳大利亞《著作權(quán)法案1968》為各種各樣的數(shù)字資源保存提供了法律基礎(chǔ)。根據(jù)該法案規(guī)定，為了一件屬于或者曾經(jīng)屬于圖書館或者檔案館館藏的作品（包括各種數(shù)字資源）不受到損壞或者遺失，圖書館或者檔案館可以對(duì)該作品進(jìn)行復(fù)制或者傳播。
1.3制定專門政策
國家館通過頒布政策性文件，明確政府在電子文件長期保存方面的意愿，并提出具體的指導(dǎo)性原則，引導(dǎo)政府機(jī)構(gòu)與私人機(jī)構(gòu)采取正確的行動(dòng)。
2000年，國家館頒布了《聯(lián)邦政府文件保管政策》，向人們傳達(dá)了一個(gè)重要信息，即無論何種形式的所有具有檔案價(jià)值的電子文件，原則上都由國家館保管。
2004年，國家館了《數(shù)字文件保管框架》，該框架對(duì)澳大利亞政府機(jī)構(gòu)形成的所有電子文件，和某些一般性的電子文件（如基于網(wǎng)絡(luò)的文件）的管理提出了八條基本原則。
2012年，國家館開始實(shí)施《數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃》，它為機(jī)構(gòu)規(guī)定了三方面的關(guān)鍵行動(dòng)，以期達(dá)到確保各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息在任何需要的時(shí)候都能夠被讀取和利用的目的。該計(jì)劃除了可以為澳大利亞類型多樣的政府機(jī)關(guān)提供不同的解決方案，同時(shí)也能靈活的滿足私人機(jī)構(gòu)的數(shù)字保存需求。
1.4建立良好的合作機(jī)制
國家館認(rèn)為電子文件長久保存超越了任何一個(gè)單獨(dú)機(jī)構(gòu)能夠承擔(dān)的能力，因此聯(lián)合其他部門建立一個(gè)多層次的合作機(jī)制勢在必行。政府機(jī)構(gòu)、技術(shù)部門、商業(yè)部門、信息產(chǎn)業(yè)、智力機(jī)構(gòu)等，都應(yīng)參與到電子文件長期保存活動(dòng)中，為電子文件長期保存提供多種支持。
1993年，國家館、國家信息服務(wù)委員會(huì)、國家保護(hù)辦公室、電影錄音檔案館、數(shù)字與信息學(xué)會(huì)、通訊技術(shù)部及博物館聯(lián)合相關(guān)收藏部門、政府部門、商業(yè)部門、版權(quán)所有者、大學(xué)、基金會(huì)與某些國際組織組成了“朝向2001年，保護(hù)澳大利亞數(shù)字信息調(diào)研組（TF2001 PADI）”。該調(diào)研組在1996年了調(diào)研報(bào)告《保護(hù)電子文件：總結(jié)報(bào)告與建議》。
為了整合更多力量，國家館積極開展國際合作。2004年，澳大利亞和新西蘭共同提出了“澳大拉西亞數(shù)字文件管理動(dòng)議（ADRI）”。ADRI的愿景是澳大利亞和新西蘭的所有政府機(jī)構(gòu)在數(shù)字文件生成、保存和利用方面采用統(tǒng)一的途徑，以確保重要文化遺產(chǎn)的問責(zé)和長期保護(hù)。這種統(tǒng)一性旨在提高參與者的效率、效益和互操作性。
1.5建立完善的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系
電子文件長期保存涉及范圍廣、行業(yè)多，各系統(tǒng)之間的“交換”必不可少，系統(tǒng)之間的互操作非常依賴于管理與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。澳大利亞電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范處于國際領(lǐng)先水平，其中包括完整的電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)范體系。
澳大利亞建立了電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)體系，主要有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是國家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，如《聯(lián)邦政府機(jī)關(guān)文件保管元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子記錄管理工作流程分析》；第二個(gè)層次是國家館標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)字化保存——RFC2004/2電子郵件記錄格式》、《數(shù)字化保存——RFC2003/6JP—GE記錄格式》；第三個(gè)層次是州級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，如澳大利亞維多利亞檔案局頒布的《電子記錄管理xML格式標(biāo)準(zhǔn)》。
在澳大利亞電子文件長期保存規(guī)范體系中，直接相關(guān)的規(guī)范有：《數(shù)字文件保存方法》、《數(shù)字保存：照亮過去，引導(dǎo)未來》和《數(shù)字文件管理：數(shù)字文件形成、管理和保存指南》；間接相關(guān)的規(guī)范有《文件與信息戰(zhàn)略管理指南》、《形成、保管和利用數(shù)字文件》、《AGLS元數(shù)據(jù)元素集》等。
1.6積極開展技術(shù)研發(fā)
計(jì)算機(jī)硬件、應(yīng)用軟件的快速升級(jí)和存儲(chǔ)載體短暫的有效壽命，給數(shù)字保存帶來了巨大挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對(duì)它們，國家館開發(fā)了關(guān)于數(shù)字保存的有軟件支持的方法論。
數(shù)字保存的方法論研究工作開始于2000年，并且開發(fā)出了支持它的保存軟件和數(shù)位典藏。這套軟件通過開放源代碼方法開發(fā)，并且得到了免費(fèi)開源許可證（GNU通用公共許可證），由以下四個(gè)應(yīng)用程序組成，分別是生成清單、Xena、數(shù)字保存記錄器、校驗(yàn)和核對(duì)。
生成清單，即電子文件從機(jī)構(gòu)到國家館時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎中將產(chǎn)生一份關(guān)于所有電子文件的清單，包括校驗(yàn)結(jié)果、電子文件之間的關(guān)聯(lián)、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目號(hào)。
Xena（XML Electronic Normalising for Archives）：即將指定數(shù)據(jù)格式的文件轉(zhuǎn)換成“附加元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”和XML。Xena可以瀏覽和/或輸出Xena文件。
數(shù)字保存記錄器（DPR），即記載每次向數(shù)位典藏轉(zhuǎn)移的審計(jì)信息，DPR借助Xena完成電子文件的轉(zhuǎn)換。
校驗(yàn)和核對(duì)，即監(jiān)控國家館數(shù)位典藏中數(shù)據(jù)丟失和破壞情況。
1.7典型項(xiàng)目推進(jìn)
針對(duì)電子文件長期保存中的關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)與難題，澳大利亞在國家層面、國際層面和地方政府層面實(shí)施了一系列典型項(xiàng)目，并取得了可以互相支持、互相印證的研究成果。
2001年，國家館啟動(dòng)了“數(shù)字文件保存戰(zhàn)略”項(xiàng)目，直接成果是2002年制定的綠皮書《數(shù)字文件保存辦法》，該辦法推動(dòng)了數(shù)字文件保存格式和技術(shù)的發(fā)展，Xena1.0版就是其后期成果之一。
2004年，10個(gè)澳大利亞和新西蘭的文件檔案管理機(jī)構(gòu)共同提出了ADRI。ADRI成員以文件連續(xù)體管理思想為指導(dǎo)，統(tǒng)一使用文件管理標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和分類方案，并制定具體的實(shí)施辦法，在數(shù)字文件長期保存動(dòng)議的實(shí)施層，統(tǒng)一XML封裝、行業(yè)用品平臺(tái)、開放文件格式、遷移最小化要求、來源和真實(shí)性機(jī)制等。
澳大利亞各州政府也積極開展電子文件長期保存項(xiàng)目。維多利亞州檔案館實(shí)施了電子文件管理策略（VERS），了《永久保存電子文件》研究報(bào)告，推出了《保存電子文件的系統(tǒng)需求》和《VERS長期保存格式》兩個(gè)長期保存標(biāo)準(zhǔn)。
2.澳大利亞電子文件長期保存策略對(duì)我國的啟示
2.1制定電子文件長期保存國家戰(zhàn)略
電子文件長期保存需要有一個(gè)全盤考慮、系統(tǒng)規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)。我國需要建立電子文件長期保存戰(zhàn)略，明確國家電子文件長期保存工作的基本態(tài)度和總體思路，并通過一系列基本制度的安排與實(shí)施，實(shí)現(xiàn)電子文件的長期保存，增強(qiáng)信息資源的國家掌控能力。
我國應(yīng)該將電子文件長期保存納入國家信息化發(fā)展規(guī)劃，納入各行各業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，在國家層面以及行業(yè)層面上給予支持，引導(dǎo)電子文件保存事業(yè)有步驟的開展，防止各自為政、各搞一套的混亂局面出現(xiàn)。
2.2完善管理機(jī)制
完善國家電子文件長期保存管理機(jī)制，有利于在全國范圍內(nèi)有組織有計(jì)劃地構(gòu)建一個(gè)國家電子文件長期保存協(xié)作網(wǎng)，最全面、最經(jīng)濟(jì)、最有效地開展工作。
完善國家電子文件長期保存管理機(jī)制，需要以國家檔案局為主，同時(shí)聯(lián)合各部委、各省市的信息管理部門、技術(shù)支持部門、智力機(jī)構(gòu)等諸多部門，構(gòu)建國家電子文件長期保存體系，明確相關(guān)管理機(jī)構(gòu)的責(zé)任，強(qiáng)化管理協(xié)調(diào)機(jī)制和審計(jì)監(jiān)督機(jī)制，從法規(guī)、經(jīng)濟(jì)、方針政策和行政管理等方面來支撐和約束。
同時(shí)，我國可以借鑒澳大利亞的實(shí)踐模式，建立國際間、國家級(jí)別機(jī)構(gòu)之間、行業(yè)內(nèi)、地區(qū)間的合作機(jī)制，整合更多的社會(huì)力量，應(yīng)對(duì)電子文件長期保存的諸多挑戰(zhàn)。
2.3推動(dòng)法律法規(guī)建設(shè)
從澳大利況來看，立法是推動(dòng)電子文件長期保存工作最基本的保障。我國必須加快相關(guān)立法工作，使電子文件長期保存有法可依、有章可循。
澳大利亞除了頒布有利于長期保存的檔案法或著作權(quán)法案之外，還基于文件是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的工具與證據(jù)、文件管理是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)組成部分的認(rèn)識(shí)，在刑法、行政法、民商法等其他眾多法律中列有許多條款涉及文件管理的要求。而我國很少在其他法律中提及文件管理問題。當(dāng)前情況下，修訂其他法律的可行性很小，因此應(yīng)該重點(diǎn)制定一部較為完善的《中華人民共和國文件法》。
《中華人民共和國文件法》應(yīng)該包括以下內(nèi)容：（1）明確認(rèn)定電子文件屬于文件的范疇，規(guī)定滿足一定條件的電子文件具有證據(jù)效力：（2）明確賦予檔案部門全過程監(jiān)控文件管理的職責(zé)：（3）明確檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息部門及其他有關(guān)部門相應(yīng)的文件管理義務(wù)與權(quán)利；（4）規(guī)定文件生成、傳遞、歸檔、保存和開發(fā)利用的基本宗旨和原則：（5）規(guī)定國家文件管理的體制與運(yùn)行機(jī)制。
2.4制定可實(shí)施的專門政策
電子文件長期保存是一項(xiàng)利國利民的公益行動(dòng)，需要國家的支持，需要全社會(huì)的共同參與。我國亟需制定電子文件長期保存專門政策，以表明國家在這方面的意志和價(jià)值觀，體現(xiàn)國家的支持；以有效引導(dǎo)社會(huì)正視、重視長期保存工作，提高公眾和機(jī)構(gòu)的數(shù)字保存意識(shí)。
同時(shí)，要注意保持專門政策與國家數(shù)字信息管理和檔案管理政策的一致性。電子文件長期保存政策應(yīng)該是政府?dāng)?shù)字信息管理整體措施的一部分，與其他政策措施共同推進(jìn)政府?dāng)?shù)字信息管理工作。如，澳大利亞國家館在制定《數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃》之后，了《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》，兩者在流程上前后銜接，內(nèi)容上互為支撐。
2.5構(gòu)建有利于電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系
澳大利亞堅(jiān)持文件連續(xù)體理論，制定了覆蓋文件全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相互補(bǔ)充、相互融合，為澳大利亞實(shí)現(xiàn)電子文件真實(shí)、完整與長期可讀提供了強(qiáng)有力的保障。
我國在構(gòu)建電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系過程中，要充分利用國內(nèi)外先進(jìn)理論，借鑒已有國際標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮電子文件全生命周期管理需要，建立電子文件保存標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系的制定目標(biāo)，聯(lián)合社會(huì)多種力量共同參與，全面提高相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化的整體水平，加強(qiáng)與電子文件長期保存相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系與規(guī)范體系建設(shè)，加強(qiáng)有利于標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)化策略手段建設(shè)和相關(guān)機(jī)制建設(shè)，選取有利于系統(tǒng)開放性和擴(kuò)展性的標(biāo)準(zhǔn)加以推薦。
考慮到電子文件國家標(biāo)準(zhǔn)體系的制定過程會(huì)持續(xù)很長時(shí)間，目前可以先制定一個(gè)較為全面、系統(tǒng)、先進(jìn)的《電子文件長期保存管理指南》，暫時(shí)作為全國電子文件長期保存的政策引導(dǎo)和規(guī)范。
2.6重視技術(shù)研發(fā)
載體損傷和技術(shù)老化是電子文件長期保存面對(duì)的最直接的挑戰(zhàn)，因此技術(shù)問題在澳大利亞備受重視。澳大利亞國家館通過開放源代碼方法，于2004年開發(fā)了Xena 1.0版，2009年升級(jí)至Xena 4.2.1版，并建立了數(shù)字保存軟件平臺(tái)。
我國要明確技術(shù)研究路線與研究方向，增加技術(shù)研究動(dòng)力，形成有利于相關(guān)信息技術(shù)研發(fā)和普及的良性機(jī)制，重點(diǎn)是在相關(guān)核心技術(shù)的研發(fā)中取得突破，在各行各業(yè)重點(diǎn)部門與核心部門的整體技術(shù)解決方案的研究開發(fā)方面取得商家成效，發(fā)揮市場機(jī)制、監(jiān)督審計(jì)機(jī)制、最佳實(shí)踐示范推廣機(jī)制、相關(guān)技術(shù)市場培育機(jī)制和監(jiān)督管理機(jī)制在技術(shù)推廣普及中的作用。
我國在技術(shù)研發(fā)推廣過程中，要充分考慮電子文件長期保存技術(shù)的易用性和兼容性；使用開放源代碼技術(shù)，提高透明度、保障真實(shí)性、保證同行的參與和合作：同時(shí)要不斷升級(jí)，保持技術(shù)的先進(jìn)性。
2.7積極開展實(shí)踐項(xiàng)目
澳大利亞電子文件長期保存啟動(dòng)項(xiàng)目眾多，涉及的研究領(lǐng)域廣泛，從保存戰(zhàn)略規(guī)劃、保存技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用到保存元數(shù)據(jù)和規(guī)范的制定都做了大量的研究和實(shí)踐。
我國需要從電子文件長期保存的全局角度出發(fā)，借鑒澳大利亞相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，整體規(guī)劃實(shí)踐項(xiàng)目。國家可以選擇前期基礎(chǔ)較好、研究能力較強(qiáng)的單位，給予必要的資金和政策支持，有針對(duì)性的研究長期保存中的管理、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、人才等基本問題與關(guān)鍵問題，探尋最佳解決方案，推行最佳實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)示范效應(yīng)。
本文為北京市檔案局項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：201205）、北京市教育委員會(huì)社科計(jì)劃面上項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：SM201111417009）、北京聯(lián)合大學(xué)人才強(qiáng)校計(jì)劃人才資助項(xiàng)目階段性研究成果之一。
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