時間：2023-05-29 17:38:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案數字化的重要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、電力檔案數字化編研的發展概述
近年來，我國能源產業發展規模日益擴大，我國電力事業發展速度持續加速，電力企業的發展也相應擴大規模，電力企業發展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價值在電力企業發展與運行中也越來越重要。電力檔案的發展逐漸滲透到了電力企業發展的每一個環節和角落，對于信息網絡技術發展而言是一種全新的管理方向，電力企業檔案管理的有效性對電力企業的發展穩定性影響很大，管理者通過對檔案的分析，可以看出電力企業發展存在的問題，并及時采取相應措施予以解決。檔案編研工作是對電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對電力檔案數字編研提出具體的執行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時代前提背景下，電力企業的檔案數字化編研必須根據不同檔案內容的載體形態、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數據、數據庫存的共享與轉化、電子數據的刻錄與貯藏等開展相應的檔案管理工作，持續化發展電力檔案事業，強化現代化管理的價值，實現電力企業檔案管理與電力企業本身持續發展的緊密結合。
二、電力檔案數字化編研需要注重的細節
在實際工作中我們體會到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎工作外， 還要抓好以下兩個環節：
第一、網絡安全對信息數字化的影響這一環節 檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。計算機技術的廣泛應用于發展，保證了網絡化共享與信息安全技術的開展，電力企業的檔案管理向著網絡化與信息化轉型，對電力企業的發展起到了非常大的幫助。電力企業檔案管理必須注重對檔案資料收集原文件的了解，詳細掌握檔案中各種數據的詳細情況，檔案數據中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數據的儲存，檔案管理人員要運用計算機技術將這些收集到的數據進行儲存與網絡化共享，保證電力企業內部的每一位員工都可以通過網絡獲得這些資料，利用這些資料詳細的掌握電力企業內部的發展狀況，對一些發電設備和電力系統做出維修的預測，對電力管理制度有了全新的認識。
第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請有關的業務人員配合進行， 也需要檔案人員具備一定的專業知識的基礎。在與業務人員進行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業務技術報告和總結， 才能恰當選擇反映專業特點和內容的編研題目及適合的類型， 共同完成對檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項安全工作規定及分局運行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應該做到“耳熟能詳”。
三、電力檔案數字化編研的重要性
3.1加強電力檔案數字化編研與電力企業生產的關系
不斷加強電力檔案數字化編研發展，提高員工的重視程度，加強電力檔案數字化編研的積極發展，提高電力企業數字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業檔案可以幫助企業內部員工了解電力設備與企業運行的正常發展狀況，為電力企業的健康發展提供有力的信息支持，為電力企業的健康發展做出信息支持。檔案管理數字化的編研要與電力企業生產關系緊密結合，要保證電力企業內部員工遵守各項電力檔案的管理規范，嚴格按照制度管理電力檔案，對涉及電力企業關鍵性因素的電力檔案發展情況做出詳細的工作計劃。比如： 電力建設與改造項目工程的大項投資、重大改造、企業機構重大調整、高層領導調整任用等， 以及與員工個人利益相關的調資、晉級、職稱評定等都在門戶網站平臺上公開， 從而增強企業民主管理、民主決策的透明度。如采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動室， 編制專題性統計分析， 使有關材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動直觀， 新穎好看。
3.2加強電力檔案管理的技術創新
提高電力檔案數字化編研重要性的認識，將新時期電力檔案管理工作推向一個新的高度。數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質檔案受保管條件、保管環境的制約， 容易出現墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會極大地限制檔案信息的利用。數字檔案管理系統有效推動電力系統電子文件的及時歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質檔案的傳統模式， 解決了傳統檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題， 實現了紙質文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。
四、加強電力檔案數字化編研發展的幾點建議
4.1建立有效的領導管理模式
領導應當明確自己的職責，切實加強對數字化檔案管理體系建設的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數字化管理為基礎，建立數字化檔案管理網絡，使整個系統形成一條線，一環連一環，真正使組織領導機制得到強化。
4.2建立數字化檔案管理體系的保障機制
建立電力企業數字化檔案的管理體系保障機制，主要目的是為了提高數字化檔案的管理效率，降低電力企業內部的管理風險，增加生產的安全性。要建立一支數字化檔案管理專業隊伍，培養專業化的操作人才和專業知識較為豐富的實際操作性員工，才能保證數字化檔案管理體系的健全。電力企業的各級領導必須要積極發展數字化檔案管理的培訓工作，加大對數字化檔案管理系統建設的資本投入，全面的采用數字化與信息化技術改善檔案管理的發展狀況，提高內部員工的信息化檔案管理意識，保證電力企業內部生產與日常維護的正常運轉。培訓中要針對不同人群給予不同特長的培訓，幫助檔案部門建立獨特的培訓機制，經常性的舉辦數字化檔案管理講座，幫助員工加強自我的電力檔案數字化編研工作能力，獲取業務知識。
4.3加強網絡安全管理
對于網絡安全問題的總體構建應該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統安全問題以及災難恢復和數據備份等方面來進行。對于病毒的防治，應該結合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務器、互聯網網站安裝防毒軟件，進行多層次防御。對于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設置和安全島設置。從功能和實現原理上看，防火墻技術更為大眾化，不會給檔案管理部門帶來較大的經濟負擔。
參考文獻：
[1] 杜鵬.淺談數字化檔案管理體系的建立.黑龍江科技.2012.03：30-33
現階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數字化管理建設面臨很大的挑戰。高校招生人數增加，學籍檔案數量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略進行探究。
關鍵詞：
高校；學籍檔案；數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。
第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
［2］吳放.淺談高校如何建立服務型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.
一、方志館檔案數字化管理的重要性
檔案作為一種原生態信息資源，其重要性正日益顯現出來，憑借信息技術為檔案利用工作服務，為社會各界服務，是我國檔案事業發展的必由之路。方志館檔案已經推行辦公自動化系統，檔案管理引進了數字化建設，但對電子文件管理的意識比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費。部分仍采用傳統的檔案管理模式，從業人員的專業技能跟不上信息化發展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應盡快找到傳統模式與先進技術的結合點，逐步展開數字化檔案管理建設，實現資源共享。同時要加強檔案干部隊伍建設，提高工作效率，增強檔案業務部門的服務水平，更好地發揮方志館檔案的社會功能。
二、方志館檔案數字化管理的基本特征
方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。
三、方志館檔案數字化管理的措施
1.科學規劃。隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字采集技術（錄音、錄像、照相）、數據庫技術、多媒體技術、信息存儲技術的不斷發展和完善，檔案數字化管理也在不斷的發展進步，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，以計算機為網絡終端，互聯網、局域網為平臺，能夠突破時間和空間的局限，實現方志館檔案信息資源共享。所以，方志館檔案數字化管理應本著從實際情況出發，科學制定合理規劃，對傳統檔案信息進行數字化，將重要檔案信息及時進行數字化歸檔入庫。同時，要充分利用計算機及專業人員的優勢，在保障檔案信息完整性和安全性的基礎上，保證檔案數字化信息體系的完整性和健全性。2.安全保障。安全體系建設是檔案管理的重要環節，將紙質檔案轉變為數字檔案后，能夠增強檔案保管的安全性，但也應借鑒紙質檔案管理的一些管理原則。歷史久遠的檔案材料數字化后，應改善和提高保管條件，及時更新庫房陳舊保管設備等。數字化檔案有優勢也有弊端，應加強防范，否則會造成重要的檔案信息外泄，造成不應有的損失和影響。因此，在做好檔案信息數字化加工的同時，要做信息安全保障工作，要加強人員專業培訓管理，提高防范意識和管理水平，定期維護系統，有效及時排查安全隱患；建立安全防護系統，包括計算機系統安全防范體系，密碼保護系統、病毒防護系統等。同時，應明確錄入、查閱、調閱和復制權限，防止對檔案信息內容的篡改。3.人才保障。方志館檔案信息資源日益增多，應注重館藏檔案數字化管理人才的培養，檔案數字化信息管理，涉及計算機軟硬件及掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理基礎知識等多個學科，而不是僅僅懂得計算機或傳統紙質檔案管理知識的人員所能勝任的。科學規劃管理離不開人員隊伍建設，更離不開專業人才。所以，方志館應積極引進和培養檔案信息化專業技術人才，加強專業人才培養，把檔案數字化管理列入方志館檔案改革工作中，建立行之有效的學習制度和管理系統，在人員管理中，應分工合理，即要專人專崗又要分工合作，既要掌握數字檔案的操作流程，還要掌握計算機系統和網絡安全的防護措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時，方志館還應注重檔案管理員技能培訓工作，為檔案管理員創造培訓機會，相互交流，共同進步，使其更好地完成工作。
作者:周春玲 單位:吉林省方志館
Abstract: With the continuous improvement of the international digital process, the utilization rate of electronic records becomes increasingly high, and it is widely used in daily office and the management. In this paper, according to the features of university records management, the main features of the digital files in the application are analyzed to emphasize the importance of digital files construction and the importance of improving the efficiency of file management by digital means.
關鍵詞: 電子檔案；檔案管理；高等學校
Key words: digital files；file management；colleges and universities
中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）24-0221-03
0 引言
檔案數字化的含義是以館藏檔案為依據，在檔案內容信息不改變的情況下，將原來檔案的內容以及信息進行數字化的轉變，使得檔案由固有存在的書本形式轉變為數字形式，這樣的舉措使得檔案信息社會化，將原本難以查詢到的檔案資源進行社會共享。檔案的數字化很大程度上是因為它本身就是一個信息體，因此對其信息化的過程會相對簡單。
1 檔案數字化建設的涵義
檔案是對歷史的一種記錄，它將歷史以一種信息的方式記錄下來。但從根本上來說，數字化后的信息并不僅局限于對檔案本身所記錄信息的轉化，它還包括了原始信息與社會其他信息所融合而形成的范圍更廣的信息。這種意義上的數字化可以體現為兩個方面：一是最基礎的數字信息化，是將檔案中的內容信息進行數字化；二是廣義上的數字化，它將檔案信息和社會政治、經濟、文化等各方面的信息進行綜合處理而形成的數字化集合。因此，檔案數據化的目的就是將檔案中的信息與社會中的各種信息進行糅合并加以利用，在社會中廣泛的傳播使用。這兩個方面是互依護存的，檔案信息被公共社會分享后會接納一部分的社會信息，并與社會中的一些信息進行融合，從而得以廣泛的傳播與交流，使得其形成另外一種形式的廣泛意義上的信息。
2 高校檔案管理現狀
這幾年的高校的發展迅速，學生的總數逐年增加，高校的教職工也呈幾何數位上升，這樣的增長勢頭使得數以千萬的檔案每年都在不停的變動，這些檔案的維護、更新都需要人員去管理，這樣大的工作量對于檔案管理工作來說是一個十分巨大的挑戰。而高校中的檔案記載著學生、教師們的各種成績以及各種教學活動的記錄，其意義對于高校來說是十分重要的，因此，高校檔案管理在高校的各種工作中占有著重要的地位。
目前，我國的高校檔案管理還存在著一下的幾個現狀：第一，工作量很大。高校的環境較為特殊，因此，每年都有成千上萬的學生與教職工出入高校，這也導致了高校的檔案數據在不停的變動，再加上學生的就業以及繼續深造的種種情況，檔案的數據變化呈現出了數量大、變動頻繁的特點，還有其他檔案的維護、更新等都需要耗費大量的人力物力，這也使得高校檔案管理的工作量變得十分巨大。第二，高校檔案的電子數字化程度還有待提升。當今世界，電子信息技術是十分發達的，其處理信息的高效、穩定性是十分優良的，但在目前高校檔案管理中還沒有完全發揮出其信息處理的優勢。目前高校檔案的存儲主要還是以紙質檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用為檢索、備份等一些輔助的功能。對檔案的數字化還處在推廣的階段，檔案管理人員對電子信息管理程序以及軟件的選擇還不能充分的將電子信息技術使用在檔案管理中。第三，檔案管理的操作標準程度不高。由于各個高校的規章制度的不同以及其規范的差異，導致了各高校的檔案管理工作步調不一致，在某些方面還存在著互相抵觸的情況，這也成為了檔案管理工作高效化的障礙。第四，檔案傳遞頻繁。學生的入學、轉學、畢業等情況每年都會遇到一大堆，這樣的情況使得他們的檔案也隨著學生到處轉移，跨省、跨國等情況也時有發生，這使得檔案轉移工作的困難度又大大增加，其效率也比較低下。
3 高校檔案數字化建設是高校檔案管模式創新的方向
只有創新才能求得更進一步的發展，因此，高校檔案管理的舊模式也需要創新來改變，在這個時刻改變的時代，高校檔案只有通過不斷的創新才能夠跟上社會的節奏，使得檔案工作為社會服務。
一、數字化檔案概述
數字化檔案，就是運用數字設備和技術，實現檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案。數字化檔案的特征，主要體現在管理自動化、利用網絡化、檔案存儲數字化等方面。具體來說：第一，信息資源數字化。企業的檔案不僅有紙質檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲在計算機中，包括圖文等全部內容。第二，檔案信息傳遞網絡化。檔案信息能通過互聯網技術在企業內部形成一個網絡體系，不受時空限制進行利用。第三，檔案管理自動化。數字化檔案管理信息系統，實現了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個模塊工作都在既定標準下運行。第四，信息資源共享。與傳統檔案不同，數字化檔案的信息可以同時供多個用戶查閱，資源共享效率大大提升。
二、國有企業數字化檔案建設的現狀和存在問題
在計算機信息技術和人工智能日益發展的今天，國有企業的信息化建設工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業管理的各個領域，例如辦公業務管理、財務管理、采購管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國有企業的檔案信息化建設工作也取得了一定成績，信息化和網絡化成了檔案建設的主流。然而，我國國有企業檔案管理與國際優秀企業檔案管理水平相比，普遍缺乏生機與活力，檔案數字化建設工作相對滯后。主要表現在：
（一）軟硬件設施更新緩慢盡管許多國有企業尤其是大型國有企業的檔案數字化建設步伐較快，但總體來看國有企業檔案室的設備更新緩慢、設備陳舊，大多只能滿足企業的日常檔案管理工作，難以滿足數字化發展的要求。例如，檔案數字化建設過程中，需要配置各種型號的掃描儀、信息管理系統服務器、電子資料備份設備等，原有的陳舊的、滿足不了新時代要求的設備都需要更新。而在實際的檔案數字化建設中，一些國有企業軟硬件設備更新緩慢，投資力度不夠，導致不能滿足數字化檔案建設的要求。
（二）檔案數字化建設的技術難度大數字化檔案是高新技術的產物，需要高新技術、電子設備和計算機網絡技術的支撐。國有企業數字化檔案建設過程中，技術密集，面臨著許多技術問題。例如，一些數字化產品兼容性較差，短期內就會被淘汰，容易導致數字信息在新的硬件設備和軟件中難以讀出，技術過時問題不容忽視；檔案數字化建設標準難確立，國有企業如何全面實現信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質量，直接影響著檔案數據的保存期限和使用安全。以上這些技術問題，直接影響著國有企業檔案數字化建設的步伐。
（三）存在較大的安全隱患數字化檔案離不開計算機、軟件和互聯網，離開了數字化設備檔案就不能存在，所以數字化檔案穩定性較差。在技術和設備更新換代頻率加快的今天，數字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風險日漸加大；加之數字化檔案具有容易被更改、被復制等特征，國有企業數字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數字化檔案在任何狀態下都能處于安全狀態非常重要。
（四）業務問題不容忽視傳統檔案管理以紙質檔案管理為主，因而國有企業紙質檔案數字化操作中必然面臨一系列的業務問題，這些業務問題如果處理不好，也會影響國有企業數字化檔案建設工作的順利推進。首先，原始檔案的鑒定工作。在進行檔案數字化之前，要對原有紙質檔案進行鑒定，以明確數字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過程中，標準不一，人為造成了檔案數據的不完整。例如，有的國有企業在界定數字化掃描范圍時，只掃描正本，而對定稿、草稿等資料不進行掃描；有的國有企業由于檔案沒有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問題。盡管國家檔案局推出了立卷改革，精簡了檔案整理流程，但國有企業數字化檔案建設中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時不進行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個頗具爭議的問題。
（五）檔案數字化人才缺乏數字化檔案建設需要高層次人才的引進，培養一支既懂檔案管理，又精通信息技術的人才隊伍，是國有企業數字化檔案建設的瓶頸問題之一。一些國有企業在檔案數字化建設中，由于人手緊張、精通業務的人才缺乏，往往依靠一些有資質的檔案掃描公司開展數字化檔案工作；一些國有企業經費不足，人員編制受限，沒有能力培養或引進優秀的檔案管理人才。總之，復合型人才的缺乏是很多國有企業數字化檔案建設中的瓶頸問題。
三、國有企業數字化檔案建設的建議與對策
針對國有企業數字化檔案建設存在的問題，提出以下建議對策。
（一）加強領導重視程度，增加經費保障國有企業數字化檔案建設關系到企業各個方面的工作，需要在組織結構、人員隊伍、經費保障、部門協調等方面獲得領導的大力支持。可以說，領導的支持的檔案數字化建設的首要條件，離不開領導的支持和重視。國有企業的領導只有充分意識到檔案管理的重要性，認識到數字化檔案建設的必要性，才能在組織和經費方面給予足夠的保障，把檔案數字化建設工作納入到企業管理常規任務中，推動企業檔案管理工作的持續發展。例如，在數字化檔案建設過程中，前期工作量較大、時間緊迫，在數據加工時可由領導出面，聘請臨時工作人員幫助完成任務；數字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設置不科學，經費短缺，同樣應向領導反映，及時解決存在問題。針對軟硬件設施更新緩慢的問題，國有企業應逐漸加大經費投入力度，為企業數字化檔案建設投入必要的設施設備，確保檔案數字化建設的穩步推進。檔案事業是國有企業的基礎事業，檔案數字化工作是實現企業檔案信息化的基礎工作，因此國有企業要加大檔案數字化建設投入，強化檔案數字化軟硬件設施建設，在企業預算中固定單列經費項目，并盡可能逐漸增加經費預算，確保經費支出落到實處，
（二）加快人才培養步伐，引進新技術國有企業在數字化檔案建設過程中，普遍存在復合型人才缺乏的問題和多方面的技術問題，為了解決好這兩個問題，國有企業應在加快人才培養步伐的同時，適當引入新技術。國有企業檔案管理員一般都存在年齡結構不合理、計算機操作能力不高、習慣于傳統紙質檔案管理等問題，針對這些問題，國有企業應花大力氣培養一批既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的管理型、技術型和復合型人才。一方面，加強對現有檔案管理人員的教育和培訓，提升管理員的業務技能和專業素養；另一方面，通過公開招聘等方式，吸引優秀的檔案管理人才，充實企業數字化檔案建設人才隊伍。新技術引進方面，國有企業要結合現代企業制度積極引入網絡技術，引入先進的檔案管理軟件和系統，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統檔案管理的時空限制，提高國有企業數字化檔案管理工作的效率與質量。
（三）積極應對數字化檔案的安全問題首先，要增強檔案管理員的責任心，強化安全意識。數字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會損壞檔案，自然因素也會損壞其數據。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過程中，要具有安全意識，按照標準化工作制度進行操作，避免檔案的損害和數據的篡改、復制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國有企業的數字檔案、紙質檔案都有備份，各有兩套進行存檔，而且紙質檔案和電子檔案都要長期保存。最后，推行數字檔案異地存儲方式。為了避免數字檔案在某個地方損壞后就徹底丟失的安全風險，國有企業數字化檔案管理可以采取國家檔案館的做法，建立異地備份庫，對一些重要的檔案進行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態。
【關鍵詞】檔案管理 數字化 優勢和劣勢
隨著信息化技術的快速發展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發展，人們的工作模式也在逐漸發生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發展的重要促進因素，對我國的經濟發展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數字化管理的優勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網絡空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內容信息的開發。對于傳統的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數字化管理模式后，經過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發揮檔案管理數字化技術的優勢，在工作的過程中仍然采用傳統的檔案管理模式，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發展，網絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發現。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數字化管理，其為了更好的節省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統的危害是非常大的。
3 檔案數字化管理的措施研究
3.1 建設系統工程，實現檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數字化管理，其想要在整個企業高效運行，首先需要建立統一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統中。
4 總結
對于一個企業的發展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業等，對于這些企業，其在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。
參考文獻：
[1]楊艷.檔案數字化管理優勢與弊端[J].現代商貿工業，2016，09：48-49.
【關鍵詞】檔案管理數字化；問題；標準；必要性
檔案數字化管理是現代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉換，變成數字檔案信息，用數字化的形式來進行保存，借助計算機和網絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的。現階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現，這是我國檔案事業發展的最佳時代，檔案數字化工作目前已經正式啟動，在不斷的深化當中。
1、數字化檔案概述
自二十一世紀以來，電子技術、網絡技術、通信技術的發展就越來越快，高科技時代已經到來。檔案數字化是計算機技術、數據庫技術等新型技術的應用擴展。資源轉化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質的資料轉換為網絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數字化需要對其規范性進行統一，使用標準的檔案數字化標準來實現管理和應用；檔案數字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質量問題；檔案數字化建設要以完善的系統為基礎進行發展，需要將目前的系統進行完善化；檔案數字化建設重點工作是數據庫的建立和維護。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規范化、系統化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數字化檔案信息管理來實現更加高效的應用，滿足社會快速發展的需求。
2、目前檔案管理數字化建設存在的問題
我國的數字化檔案管理發展的比較晚，數字化檔案管理系統還不健全，處于發展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導。科技的發展如此的快速，數字化檔案管理體現的重要性已經得到大家的認可，但是領導對于數字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統的領導，來以科學和規范的檔案管理制度和模式來對數字化檔案管理系統進行管理；第二，沒有完善的保障。數字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才組成的，目前的數字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結構存在一定的不合理。因此，高層次、高技術的人才缺口比較大，而數字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養人才的能力，導致了發展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網絡安全性低。網絡是數字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。
3、數字化檔案管理的基本行為準則
數字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術將檔案資料儲備在計算機內部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數字化管理的有效性和合理性。總體而言，對數字化檔案管理的基本行為準則的內容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規范：第一、需要對計算機技術進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。在現代企業里數字化的檔案管理方法成為了企業的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數字化檔案管理的管理方法可以提高企業的經濟效益，增強企業對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續進行。
4、數字化檔案管理的重要意義
隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義。具體表現在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔。現代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統可以講大量的信息同構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平。總之，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。
5、數字化檔案管理的優越性分析
數字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優越性白哦現在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現代化企業管理發展的最終方向和追求目標。在現代企業里數字化的檔案管理方法成為了企業的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數字化檔案管理的管理方法可以提高企業的經濟效益，增強企業對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續進行。只有綜合將數字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結分析
由文件處理向數字管理系統的轉化和發展是數字化檔案管理的目前發展現狀，對于這個轉變的完成非常需要建立數據庫，建立數據庫是進行資料保存和整理的關鍵，數字化檔案管理的工作方法結合了計算機技術、網絡技術以及現代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠將數字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優勢，因此需要在各個領域進行推廣。
參考文獻
[1]李淑萍.關于數字化檔案管理的對策探討[J].中州大學學報，2009（4）.
一、檔案數字化與數字化檔案管理
（一）檔案數字化
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。
（二）數字化檔案
數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。
1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。
2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。
二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求
（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢
檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：
1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。
2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。
（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求
檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：
1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。
2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。
三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策
數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。
（一）予以科學規劃
檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。
（二）進行成本核算
目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。
（三）建立雙套制管理機制
由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。
（四）提高員工的素質
關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理
事業單位檔案是對于事業單位組織工作的構建和發展，對人員調動財務管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據不同時期單位發展的需求，合理制定檔案管理策略，將數字化管理歸納入單位工作的重點。在事業單位的工作中，檔案管理工作為事業單位的進一步發展打下了提供第一手資料的堅定基礎。把檔案數字化，通過數據庫技術、壓縮技術和掃描技術，把傳統的紙質、聲像保存為歸檔檔案，通過數字化處理之后，可以利用計算機技術大大提高檢索的速度，更節省了檔案存儲空間。所以事業單位必須加強數字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。
一、數字化檔案管理分析
（一）數字化檔案管理的意義
所謂數字化檔案管理，簡單地說就是將傳統的紙張材質轉化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉變成計算機錄入，實現了檔案管理的統一化、標準化。圖像、視頻等也可以轉變為1和0組成的數碼序列，統一刻錄到存儲磁盤當中。數字化管理模式，在檔案管理事業中起到了很重要的作用，是我國檔案事業一個跳躍性成就。
（二）數字化檔案管理現狀
1）缺乏現代化管理工具，檔案的數字化管理離不開計算機設備的支持。現階段雖然很多的事業單位都建立了數字化管理模式，也逐漸認識到了數字化管理的重要性，但是管理中缺乏規范化，很多事業單位的計算機設備和計算機軟件十分缺乏，導致檔案工作數字化無法全面開展。雖然有了數字化管理理念，但是沒有硬件設施的配合，提高工作效率的作用將發揮不出來。2）檔案檢索效率低，數字化檔案管理中計算機檢索是關鍵，代替了以往的人工手動檢索方式，大大縮減了查找時間，提升了工作效率，不過目前的事業單位在檔案檢索方面技術不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數字化檔案管理的發展，降低了工作質量。3）數字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個部分。傳統意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數字化管理的優勢就體現出來了，查閱更加方便，查找時間縮短，有效提高了經濟效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡單，用戶在計算機上就能準確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。
二、檔案數字化管理的策略討論
（一）建立完善的檔案管理系統
數字化檔案管理是通過運用計算機來進行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動，所以需要在工作中建立有效的數字化工作管理系統，事業單位可結合自身的實際情況來制定，其中包含有設備的型號選擇、檔案整理、檔案系統管理、軟件開發、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統的建立屬于數字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內部建立一個特殊域名的網站，將所有的檔案數據統一管理。
（二）檔案管理工作責任的合理分配
將紙質檔案轉化為數字化檔案的錄入過程是比較復雜的，由于事業單位的各項事務在不斷的進行，檔案資料內容也越來越多，分類需要非常的詳細。以前傳統的紙質檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負擔。因為合理的規劃檔案管理工作十分重要，需要在數字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規劃幾名工作人員共同參與規劃工作，保證上交檔案格式的整齊規范。
（三）檔案管理工作的標準化
事業單位的檔案數字化管理工作除了對于現存的檔案進行數字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財務檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據單位工作的實際需要，把檔案的提交格式和時間等進行統一規定，便于工作人員統一錄入管理。對于檔案工作管理的標準化制度設定，就是針對檔案來源、類型以及存檔位置制定統一的檔案資料范本，要求各部門按照標準來執行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。
（四）保證檔案的安全管理
數字檔案不同于以往的傳統文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業單位在進行數據庫建設時，選擇合適的設備進行檔案保存和備份，根據檔案的重要程度來選擇不同的保護級別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統的工作能力，提高系統數據的安全性是數字化檔案管理的重中之重。
三、結語
數字化信息技術已經是現在社會中主流的工作技術種類之一，在檔案管理中運用信息技術，實現數字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質量和效率得到有效提高，數字化管理模式已經成為了檔案管理的主要趨勢，事業單位在工作中必須重視這一現實，在工作中積極引進計算機信息技術，培養專業的檔案管理人才，全方位推動我國事業單位檔案管理數字化的發展。
作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術中心
參考文獻:
[1]朱艷瑩.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理[J].當代經濟,2011,06:62-63.
[2]何杏儀.關于新時期事業單位檔案的數字化管理的探討[J].南方論刊,2012,04:78-79.
關鍵詞：城建檔案；數字化；發展；思考
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
引言
城建檔案的數字化，不僅是城建管理的需要，也是檔案管理工作發展的必然趨勢。數字化的核心仍然要以原始檔案為核心，以原始檔案為藍本，但是，在錄入、查詢、管理、打印等其他所有環節全部完成以后，就可以將城建的檔案原始檔案加以封存，以后的查詢只需要在計算機上就可以極其方便地查詢到城建檔案的相關內容了。在現代的互聯網的支持之下，甚至可以實現遠程的城建檔案的查詢。
一、城建檔案數字化發展的重要性
隨著城市建設的不斷發展，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統的檔案保存方式，而必須創新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質檔案居多。但隨著每年歸檔數量的與日俱增，很多城建檔案庫房陷入了困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。此外，紙質檔案在查閱時易損壞，以及城建檔案系統開發的不完整，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內部進行，不能實現遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數字化建設，能有效地使紙質檔案轉化為數字檔案信息，存儲于服務器上，可使檔案資料在發生天災人禍時不至于遭到毀滅性的破壞。同時，也可以改善檔案的利用方式，實現異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件。
二、概述城建檔案數字化建設
一個較為完善的數字化的城建檔案管理信息系統至少應包括如下幾個子系統。
（一）、接收、采集子系統
城建檔案的接收、采集子系統的工作任務就是將各個單位移交來的原始城建檔案的內容通過掃描儀、鍵盤、多媒體轉換輸入裝置等錄入到城建檔案館的大型數據庫中。
（二）、管理存儲子系統
管理存儲子系統包括在錄入過程中的檔案著錄、關聯與標引、檔案資料的編輯修改、檔案館的內部辦公自動化系統、檔案的信息管理、檔案的數據安全與維護等。
（三）、開發利用子系統
檔案的開發利用子系統即指在計算機網絡系統中所進行的檔案登記、檔案檢索、檔案的查詢調卷以及檔案的信息加工編排等工作，后期還會包括建立檔案信息網站，使得任何查詢者都可以方便地坐在家中的電腦前即可對城建檔案進行較為方便的查詢調閱。
三、城建檔案數字化建設中存在的矛盾和問題
（一）、數字檔案信息的長期存取問題
數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。一般說來，磁盤的壽命是3―5年、光盤30年左右，壽命較短，且還要受溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響。同時，計算機語言互換存在問題，對設備的依賴等對其長期存取帶來很多問題。
（二）、城建檔案數字化發展趨勢
認識不明確。建設領域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數字化發展趨勢認知不到位，對城建檔案數字化不重視，在城建檔案數字化設備配置上資金投入不足等問題。重建設、輕檔案的思想比較嚴重，只注重工程施工技術、施工工期和工程質量，卻對建設工程檔案的收集不夠重視，沒有建立一套規范的管理機制以保障建設檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套、不完整，使得檔案數字化轉換在一定程度上受到了影響和制約。
（三）、城建檔案館數字化建設的標準化問題
城建檔案館數字化建設的目的是要使當地城建檔案館、全國城建檔案館乃至全世界的城建檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。而要解決這個問題并不容易，我們面臨我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循、部分標準規范超出檔案工作的范圍、與整個檔案工作的標準相銜接的問題、與國際通用標準的接軌問題和技術設備更新對原標準影響等問題。
（四）、城建檔案館數字化建設的投入與產出問題
城建檔案館數字化建設投入的費用是巨大的，檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。
四、城建檔案數字化建設的措施
（一）、建立檔案數字化工作規程和標準
制定檔案數字化標準，為貫徹落實《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》、《城建檔案業務管理規范》等規范要求，，明確制定了城建檔案數字化的統一技術標準。
1、數字化轉換應在紙質檔案整理完畢、并經檢查審核符合歸檔要求后進行。紙質檔案數字化轉換工作的環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等。
2、數字化轉換過程的所有環節，均應符合中華人民共和國行業標準《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）的要求，確保建設數字化檔案的真實、準確性。
3、確定掃描參數，圖樣材料數字化轉換掃描采用TIF圖像格式，文字材料數字化轉換掃描采用JPG圖像格式，并統一儲存到只讀光盤保存。對于只有黑（藍）白兩種色彩的文件和圖紙、圖片、圖表，采用黑白二值模式掃描；對于有紅色文頭、印章、線條及多種顏色的文件和圖紙、圖片，則采用彩色模式掃描。掃描分辨率一般選擇100-300dpi，保證掃描圖像清晰。
（二）、整合資源，優化服務
城建部門可以依托自身的優勢，創建以城建檔案為核心的，以基礎地理信息等為特征的具有城建特色的大型數據庫信息系統。其中可以包括城市城下信息綜合管理系統大型數據庫、城市規劃的審批成果展示大型數據庫、城市的地下綜合情況管理大型數據庫、城市重要工程大型數據庫以及城建聲像資料管理數據庫等。
數字化的檔案館在傳統的檔案館的基礎之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案的查詢還是管理，都可以達到秒級操作，而傳統的實體檔案的查詢工作則是分鐘級的，有時甚至還是小時級的，這就體現出了數字化檔案管理的巨大的優勢，這種優勢不僅僅表現在時間的節省上，而且還表現在，數字檔案可以非常容易地將檔案進行分類、整合、建立關聯等操作。從而可以較為快速地建立起一套立體化、多層次化的甚至是突破館界的檔案體系。同時城建檔案也可以較為方便地在互聯網上實現資源共享。
（三）、建立健全管理機構
加強城建檔案數字化建設管理機構建設，是做好城建檔案工作的組織保證。行政主管部門應高度重視城建檔案管理機構建設，要抓住機構改革契機，主動爭取機構編制，結合工作實際，配備一定數量的專職管理人員，為開展工作創造條件。加大資金投入力度，加強管理，配置必要的設施設備，改善城建檔案的保管保護條件，確保城建檔案信息的絕對安全和有效利用。
（四）、建立嚴密可靠的安全網絡保障體系
一是嚴格執行計算機安全管理制度、計算機信息保密管理制度等相關規定，追究違反相關制度的人的責任。二是在工作中全面地保證信息安全、降低風險。采用備份、加密、只讀、防火墻、身份驗證、內外網物理隔離等安全技術，安裝先進的防病毒軟件，選擇并使用安全性能高的數據庫產品，以防范病毒侵擾和黑客攻擊。三是建立嚴密可靠的信息制度，確保信息“上網不，不上網”
結束語
總而言之，城建檔案工作起步晚，但發展速度快，城建檔案的數字化，是可持續發展的戰略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，在城市建設中發揮著重要的作用。數字化建設的穩步發展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作階段，進入一種良性循環狀態，并將為城市建設的管理和發展做出更大貢獻。
參考文獻
[1]李國方.城建檔案數字化建設初探[J].中國新技術新產品,2011,09:239.
關鍵詞：檔案信息化；醫院信息一體化；融合研究；發展策略
隨著信息技術和網絡技術的發展與普及，醫院的檔案管理工作也逐漸實現信息化，檔案數據信息的保存形式也發生相應的變化。在這一背景影響下，醫院的發展形式也發生相應的變化。只有將檔案信息化與醫院財務系統、影像傳輸系統、用藥系統等信息系統結合起來，構建一體化的信息平臺，才能促進醫院管理水平和管理效率的提高，進而推動醫院智能化發展。
1醫院的檔案信息化建設目標
1.1實現檔案信息化與醫院信息化建設的融合發展
檔案管理是醫院管理工作中的重要部分，檔案信息在整個醫院信息系統中起到關鍵性的作用。無論是醫院的管理工作還是日常的醫療業務，都離不開檔案信息的支撐。因此，要推動醫院信息化建設，需要在檔案信息化發展的基礎上，實現二者的融合發展。但是，從目前醫院的檔案管理工作情況看，有些醫院的檔案管理工作并沒有與醫院的其它業務有效結合起來。使得醫院的檔案管理工作，落后于醫院的整體信息化發展水平。為此，醫院檔案信息化建設要與醫院整體的信息化發展保持在同一水平上，并能與之進行融合。只有這樣，才能使檔案信息更好地發揮其服務功能。
1.2實現醫院各類檔案信息的有效整合
就目前醫院各類檔案信息的管理情況看，檔案信息的管理較分散，有些檔案信息分布于各個部門相應的管理系統中，無法實現檔案信息的共享。這樣使醫院在進行管理過程中，無法將這些信息進行有效整合。比如，一些醫院會將人事檔案交給人事部門進行管理，而把病歷檔案交給業務部門進行管理。這些無疑都是醫院的重要檔案，并與醫院的業務以及醫療檔案之間存在著密切的聯系，但它們卻無法實現統一管理。從表面上看，這種檔案信息管理形式很好地體現了每個部門各自的職能。但因分散管理導致信息不夠集中，使得醫院無法有效利用相關數據信息進行醫院的整體管理，從而影響醫院的管理水平和管理效率。因此，醫院要根據信息化和智能化發展的需求，將各類檔案信息進行有效整合，以便于對醫院進行整體規劃和管理。
1.3加強數字檔案室建設
在信息化和數字化發展階段，醫院檔案信息管理工作也應利用先進的信息技術，對檔案信息進行歸檔和存儲。通過數字檔案室的建設，能用先進的信息技術手段，實現檔案管理工作的信息化和數字化。將檔案信息進行數字化轉換，就是將原有的紙質檔案進行數字化處理，使各種分散的檔案信息整合在一起。為更好地加快數字化檔案室的建設，提檔案信息化與醫院信息一體化融合研究王麗君（赤峰學院附屬醫院病案室赤峰024005）高檔案資源的利用價值。醫院應對檔案信息管理人員進行相關的業務培訓，使他們能通過專業性的操作，推動數字化檔案室的建設；同時，由于網絡環境下，數據信息面臨一定的安全風險，所以相關人員應做好日常維護和管理，為醫院的數字化檔案室建設提供安全保障。
2醫院信息化建設以及檔案信息整合情況
隨著檔案管理工作的發展，檔案資源的整合情況有了很大地改善，使檔案的利用率得到有效提升。在檔案管理工作有所提高的形勢下，檔案資源的整合工作以及醫院信息化建設也得到發展。但是，就目前發展情況看，仍然存在不足之處，需有關人員采取有效措施，對其進行改善。
2.1對檔案信息化建設不夠重視，沒有做好整體規劃
在醫院看來，檔案管理工作屬于基礎性工作，和醫院的未來發展似乎沒有什么關系。所以很多醫院領導在對醫院未來發展進行規劃時，往往將注意力放在醫院日常業務上，而忽略檔案管理工作。雖然信息技術的發展，使醫院的檔案管理工作水平得到提高。但是，由于醫院對檔案信息的價值和作用缺乏足夠的認識，致使醫院對檔案管理工作的資金投入較少，并且沒有做好整體規劃。在規劃落后以及資金投入不足的情況下，分散的檔案管理工作則無法滿足醫院整體發展的需要。在無法對檔案進行集中統一管理，實行各部門分散管理的情況下，檔案管理工作的重要性易被忽視，其信息化建設也就相對滯后。
2.2檔案管理水平有待提高
檔案部門是檔案信息的主要管理部門，但從相關工作人員的業務能力和水平看，他們缺少豐富的專業知識。這就使檔案信息化建設易受他們能力和素質的影響。雖然醫院也會組織他們進行培訓，但由于所學的專業知識和信息技術，大多只停留在表面，所以易使檔案信息化建設處于發展滯后的境地；同時，受專業知識和素質的影響，他們也無法根據當前檔案管理情況，明確未來的信息化建設目標以及接下來的優化方案。雖然有些醫院已認識到檔案信息化建設對醫院發展的重要性，并開始著手信息化建設，但醫院通常會將信息化建設工作外包給專業的公司負責，而沒有讓相關工作人員參與。在這種情況下，醫院檔案信息化建設只是照搬他人做法，或只是簡單地進行通用軟件的應用。這樣的信息化建設，既沒有結合醫院具體情況，也沒有促進檔案管理人員專業知識和技能的有效提升，容易致使信息化建設無法促進醫院管理水平的有效提高。而要改變這一狀況，就需檔案管理部門和相關工作人員，通過強化專業知識和信息技術的學習，為檔案信息化與醫院信息一體化的發展提供保障。
3實現檔案信息化與醫院信息一體化融合發展的策略
3.1提高思想認識，開展醫院信息一體化建設
對醫院來說，其內部各種信息是醫院進行日常管理和未來發展的重要資源。所以為提高醫院的管理水平和服務質量，需促進檔案信息化與醫院信息一體化的融合發展。而要實現這一建設目標，首先就要提高相關人員的思想認識。只有在思想上對醫院信息化建設有正確的思想認識，才能明確未來的發展方向，并按目標開展工作。為促進相關人員思想認識的提高，醫院應積極開展宣傳工作，使醫院內部從領導到所有相關工作人員，能清楚地認識檔案信息化的必要性以及重要性；同時，使他們明白促進檔案信息化與醫院信息一體化的融合發展，能有效提升醫院的管理水平和服務質量。在相關人員思想認識提高的基礎上，各項工作才能順利開展，為檔案信息化建設以及醫院信息資源的整合提供良好的建設環境；其次，根據現有醫院檔案信息分散管理的情況，醫院應為檔案信息化和醫院信息一體化的發展建立相應的組織機構。通過專門的組織機構，對醫院所有的檔案信息進行集中管理，從而在有效組織機制的作用下，為醫院的檔案信息資源整合工作做好保障；另外，為促進建設目標的實現，應整合醫院的信息技術管理資源，構建一體化的管理平臺。對電子病歷、各種醫療信息、業務信息、醫院管理以及檔案信息等進行有效整合，實現真正的醫院信息資源一體化。當所有信息都高度集中在一起，并實現有效共享時，醫院才能根據自身的具體情況，做好相關管理工作，實現管理水平和服務質量的提高。
3.2促進檔案向數字化全面發展
在醫院檔案信息管理工作中，檔案數字化是檔案信息化建設的基礎。只有將紙質檔案轉化為電子檔案，才能為其與信息一體化的融合發展奠定基礎。而要推動檔案的數字化發展，首先，要清楚檔案數字化的工作重點，然后才能做好規劃工作。這樣才能避免因盲目開展工作，而出現沒有工作重點的情況。醫院的檔案數量比較多，而每個檔案都具有不可替代性，但它們對醫院的重要性卻并不相同。這就需工作人員在檔案數字化過程中，根據檔案的重要程度，做好數字化工作的具體規劃。將影響醫院整體發展的重要檔案，先進行數字化處理，然后再逐步實現全部檔案信息數字化，確保檔案的數字化建設能產生良好的管理效果；其次，在進行檔案數字化過程中，為了保證質量，應明確數字化的標準，并交由專業的公司負責檔案數字化工作。挑選有責任心、有資質、并有相關豐富工作經驗的公司，承包檔案數字化工作。在檔案數字化過程中，醫院也要指派專人對工作進行監督和管理。確保所有工作，嚴格按照有關標準和要求進行。使檔案掃描、數據錄入等工作的質量，能滿足醫院信息化發展的要求；另外，在網絡信息環境下，雖然檔案信息的共享性，能使醫院各個部門和科室可隨時從檔案數據庫中調取所需檔案信息，并根據檔案數據信息，制訂解決問題的方案。但在網絡環境下，檔案數據信息同樣要面臨丟失、損毀等風險，所以在數字化過程中，醫院檔案管理人員應做好數據的備份和維護工作，并定期對各項數據進行檢查，確保檔案數據信息的安全。在信息化背景下，檔案數據信息的維護，是一項長期的工作。所以醫院應建立和完善長效的維護機制，確保數據的安全性與完整性，為醫院檔案的數字化發展打好基礎。
3.3提高人員的專業素質和服務意識，促進檔案管理水平的提高
無論哪種工作的開展都需相關人員進行具體的實施，因此，要促進檔案信息化與醫院信息一體化的融合發展，就要重視相關人員的專業能力和素質問題。只有人員的專業能力和素質得到提高，才能確保工作效率的提升。為此，在檔案信息化建設過程中，醫院的檔案管理部門應采取有效措施，提升人員的專業素質，促進其工作能力和工作效率的提升。為提高人員的專業素質，醫院應對現有檔案工作人員進行專業知識和技能培訓，使他們的能力和素質滿足檔案信息化發展的需要；其次，為加快檔案工作人員整體素質的提升，醫院應積極引進既懂檔案管理知識，又具備較高信息技術水平的復合型人才。使檔案管理部門因這些優秀人才的加入，實現整體工作效率和水平的提升；另外，由于檔案信息管理系統升級后，大數據等先進技術的應用，使檔案管理系統更加完善，功能也更加強大。但對醫院的醫務工作者來說，他們大部分時間都在救治病人，所以很少有時間對升級后的系統進行全面了解，使得他們無法快速通過系統查找有關檔案信息。為此，檔案管理人員應轉變工作理念，積極主動地向醫務工作者講解檔案信息管理系統的具體應用，使其能更好地利用升級后的檔案信息管理系統開展工作。
3.4通過制度上的改革，為檔案信息建設提供保障
要實現檔案信息化與醫院信息一體化的融合，就應改革信息化建設管理制度，確保檔案信息建設的各項工作能得到具體落實。由于目前醫院存在著信息化建設分散進行且沒有統一標準的情況，所以醫院應建立信息一體化管理平臺，為各項信息資源的共享和交流提供相應的空間；同時，通過有關法律、法規，明確醫院檔案信息化建設的標準，對醫院的檔案信息化建設進行規范；另外，醫院應建立和完善檔案管理制度，對檔案進行規范化和系統化的管理。然后在法律、法規及相關規章制度規定范圍內，明確信息化建設目標以及各項工作開展的具體方案，確保檔案信息化建設穩步發展。
3.5加強檔案管理系統的安全管理，保證系統安全運行
由于檔案管理工作實現信息化后，醫院的檔案管理系統需在互聯網和局域網環境下，進行檔案管理工作。這也就意味著檔案管理系統在運行過程中，時常會遭到黑客和計算機病毒攻擊，從而造成檔案數據信息損毀和丟失的情況。為確保檔案數據信息安全，強化檔案信息化建設，促進檔案信息化與醫院信息一體化融合發展，檔案管理人員應做好檔案信息系統的安全管理工作，保證檔案信息管理系統安全運行。為此，檔案管理人員應努力學習信息技術知識，并與專業技術人員做好檔案信息系統的安全管理和維護工作。通過防火墻以及登錄權限設置，提升檔案信息系統的數據保密水平，防止DOS病毒、木馬病毒、ARP病毒的入侵。特別在檔案管理人員通過互聯網進行檔案資源查詢時，DOS病毒會在工作人員進行軟件下載、郵件接收、查看網址鏈接時，入侵檔案信息管理系統，竊取和破壞檔案數據信息。所以，管理人員一定要掌握各種風險防范措施和手段，做好風險防范工作，及時發現風險漏洞，采取有效措施阻止病毒入侵；此外，為確保檔案信息管理系統安全，應設置檔案信息管理系統登錄權限。利用指紋認證、登錄密碼設置以及人臉識別等方式，根據檔案資料的保密級別設置不同部門和人員的訪問權限，防止越級訪問和操作給系統帶來風險。
4結語
促進檔案信息化與醫院信息一體化融合發展，是醫院發展的必然趨勢。為了實現二者的融合發展，應明確這一工作所要實現的具體目標，以及目前工作開展的具體情況。然后才能提高相關人員思想認識和整體素質，檔案數字化建設以及醫院信息一體化建設的強化，以及制度上的保障等策略的實施，推動檔案信息化與醫院信息一體化的融合發展，進而促進醫院管理效率和服務質量的提高。
參考文獻
[1]吳思華.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2019，（1）.46.
[2]李紅.醫院文件檔案一體化管理的探究[J].中西醫結合心血管病電子雜志，2018，（5）.31-32.
[3]張曉玲，阮俊勇.軍隊醫院及療養院醫療設備檔案管理[J].醫院管理雜志，2017，（7）.623-625.
[4]王曉萍.醫院文件檔案一體化管理的思考[J].中國集體經濟，2015，（21）.43-44.
[5]李朝虹，張成超，張豫，等.談醫院學科檔案建設[J].醫院管理，2018，（2）.151-152，155.
[6]王健筠.檔案信息化與醫院信息一體化融合初探[J].信息記錄材料，2021，22（10）：2.
[7]吳明芳，繆從慶.探討信息化在醫院綜合檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2020（23）：2.
[8]賈虎.信息化技術在醫院檔案管理中的應用分析[J].中國寬帶，2021（12）：2.
[9]閔文雁.新形勢下信息化技術在醫院檔案管理中的應用分析[J].中小企業管理與科技，2021（14）：2.
關鍵詞：電子信息技術 檔案管理 應用
中圖分類號：TN91-4 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)08-0088-01
伴隨著社會化大生產時代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內容的內容日趨復雜化；社會化的生產也使得傳統的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉化，為檔案管理實現自動化和程序化提出了現實需要和必要挑戰。電子信息技術可以在檔案管理過程中發揮其智能化、迅速化、科技化的優勢，使檔案管理節省大量的人力、物力和財力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲、利用、分享等方面都發生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技術背景下檔案管理工作的特點
第一，信息技術集成有效促進檔案管理載體發生重大變化。與傳統的檔案管理載體不同，信息技術更多的是將檔案內容轉換成信息化數字內容通過計算機技術和網絡技術、借助相關軟件作為載體予以保存，實現了檔案管理儲存的數據化、虛擬化和數字化。傳統的檔案管理往往是以實物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術集成條件下的檔案管理載體有效實現了計算機的全程操控，有效實現了檔案數據處理與交換的效能，有效避免了受傳統檔案管理時間和空間約束的限制。信息技術時代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標形式取代了紙質檔案的設計、存儲，在檔案管理載體上使一次革命化。
第二，信息技術條件下使檔案管理分類發生了根本性變化。在傳統模式下的檔案管理關于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統的分類方式發生了根本性變化，逐步演變成根據信息技術管理模塊功能和具體流程為依據形成的分類標準。信息技術條件下的檔案管理分類主要依托計算機信息和網絡技術，根據事先設定好的人為指令自動、隨時的進行設立和調整。各單位可以根據自己實際情況設定檔案管理的相關分類，例如，對企業生產、經營、財務、管理、人事、組織等方面的詳細狀況進行更加具有針對性、規范性的分類管理。
2、電子信息技術條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
首先，要從思想觀念上充分認識到信息技術的重要性，認識到信息技術在檔案管理實際工作的重要意義。
檔案管理的信息化是信息時代背景下信息技術具體應用的一個重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質和社會性質逐步被弱化，但被利用的范圍和對象卻在逐步擴大。面對檔案管理新形勢下呈現出來的新特點，必須要高度重視信息技術在解決檔案管理中出現這些挑戰和現實的重要性，高度重視信息技術在解決當今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。
其次，根據信息技術應用特點對檔案管理工作做好統籌規劃，使之有的放矢。
檔案管理的信息化，使檔案管理的內容逐步豐富，是傳統檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項系統性、復雜性的工程。做好信息技術在檔案管理中的應用，就必須要對本單位的檔案狀況進行系統規劃、統籌安排。例如，要對單位檔案的館藏狀況進行系統化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態、狀態、數量等基本信息要做到真實、準確的摸底；根據對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設備的應用。由于檔案信息化過程中一個主要的特點是數字化，但是要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應從保證原有檔案真實性基礎上再去按照“突出重點、照顧特殊、分步推進：的原則對原有檔案的重點項目和利用頻次高的項目首先進行數字化；對于特殊性的檔案資料要區別對待。
再次，信息技術條件下要加快、穩步實現檔案管理的數字化管理和應用。
檔案管理數字化管理是信息技術在檔案管理應用中的必然體現。面對檔案浩如煙海的資源和內容，逐步實現數字化管理是十分必要的。根據檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實現檔案管理的數字化。實現檔案管理的數字化可以極大提高檔案高價值、高利用率的特征，更便捷的服務于生產和生活。檔案實現數字化的過程中要針對性的做好相關參數的優化設置工作。例如，因為在對一些紙質檔案進行掃描過程中其掃描參數的設定會對圖像產生巨大的影響，參數不同，成像的質量也就不同、效果區別很大。
3、信息技術在檔案管理工作應用過程中的現實挑戰
信息技術背景下，對檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術應用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術條件下檔案管理工作是一項既涉及到信息技術應用、維護、管理等技術層面，又涉及到檔案管理的專業層面，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求。信息技術條件下，檔案工作人員除了繼續做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對檔案工作的需求狀況，擴大檔案服務面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關檔案管理的日常工作的同時，還要加強研究如何建立起高效、科學、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務于實際工作。這的確給信息技術條件下的檔案工作者提出了新挑戰。
參考文獻
[1] 陳峰.論電子信息技術在檔案管理中的應用[J].硅谷,2010(22):113-113.
[2] 王利超.淺談電子信息技術在檔案管理中的應用[J].檔案天地,2010(11):52-53.
