時(shí)間：2022-01-27 16:20:47
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇聲像檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。
事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺(tái)《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。
（五）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動(dòng)
針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
Abstract: The audio and video files is the audio-visual information that formed in the production and living which should be kept, this information has increasedproportion in the modern records management and archives use of the process is also playing an increasingly important effect. However, due to various reasons, the management of audio and video files still has some problems, so, we must take effective measures to strengthen and improve the management of audio-visual archives.
關(guān)鍵詞:聲像檔案;管理工作;特點(diǎn);問題;措施
Key words: audio-visual archive;management work;features; problem;measures
中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)15-0127-01
1聲像檔案在檔案中的特殊價(jià)值和特點(diǎn)
1.1 形象逼真,與文字融為一體,給人以活靈活現(xiàn)的感覺聲像檔案以畫面的可視形象,生動(dòng)地展現(xiàn)在人們面前,而且配有音樂、語言,給人以身臨其境的感覺,便于利用者理解和接受。
1.2 時(shí)間和空間感強(qiáng)烈一般載體的檔案,作為相互交流信息的工具,在時(shí)間和空間上是有限的。而聲像檔案由于依賴于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和快速的傳遞手段,它的時(shí)間感與空間感比一般文字檔案強(qiáng)烈,可以將一瞬即逝的容貌記錄下來并予以再現(xiàn),可以把人們引向?qū)v史的深刻懷念或者使人們對(duì)歷史有更深刻的認(rèn)識(shí)。
2當(dāng)前聲像檔案管理中存在的問題
2.1 聲像檔案管理制度不健全科技的進(jìn)步使各單位的聲像設(shè)備都有了很大的改善,但普遍存在著聲像設(shè)備管理混亂現(xiàn)象。一是沒有制定聲像設(shè)備管理制度或無相應(yīng)的使用要求,從而出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,導(dǎo)致一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄或攝錄質(zhì)量不高,給聲像檔案的后續(xù)管理設(shè)置了重重障礙;二是雖然有制度,但各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中制度化落實(shí)不力,缺乏有效的保障機(jī)制和責(zé)任追究制度,使得各管理階段無法像文字圖表檔案管理那樣按部就班地“流水作業(yè)”,管理上缺乏有機(jī)聯(lián)系;三是制度的訂立“照貓畫虎”,缺乏調(diào)查研究,沒有體現(xiàn)出社會(huì)活動(dòng)的特點(diǎn)和聲像文件運(yùn)動(dòng)的種種規(guī)律;四是聲像資料初次形成后,流轉(zhuǎn)中聲像資料的格式載體可能發(fā)生變化,數(shù)碼格式的聲像文件,其存儲(chǔ)轉(zhuǎn)換更靈活易變等。
2.2 聲像檔案意識(shí)淡薄聲像檔案的意識(shí)淡薄,主要體現(xiàn)在與檔案生成及管理直接相關(guān)人員的檔案意識(shí)上。目前,除檔案館專業(yè)攝錄人員外,各單位形成聲像檔案的攝錄人員中普遍存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū):一是誤以為只有上級(jí)來文、紅頭文件才是檔案,而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像拍完、錄完、制作完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存;二是缺乏全局意識(shí),個(gè)人雖擔(dān)負(fù)著攝錄和暫時(shí)保管檔案的重任,但保管措施不當(dāng),移交不夠及時(shí),造成聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。因攝錄人員檔案意識(shí)的淡薄所造成的聲像檔案管理上的不規(guī)范,那只是“亡羊補(bǔ)牢”待用時(shí)再靠檔案員去催要。
2.3 聲像檔案的管理?xiàng)l件差聲像材料多由紙質(zhì)照片、光碟、錄相帶等載體構(gòu)成,因此保管條件比紙質(zhì)檔案的要求更嚴(yán)格,然而多數(shù)單位仍將聲像檔案與文書檔案混合存放,沒有配備聲像檔案室或聲像檔案專柜,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求,致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。
2.4 聲像檔案的管理手段落后聲像檔案的數(shù)字化趨勢(shì)使各種新型的聲像材料、應(yīng)用技術(shù)以及電子文件越來越多地產(chǎn)生,從而對(duì)聲像檔案信息的組織要求更高,相關(guān)信息之間的內(nèi)在聯(lián)系必須能夠得到恰當(dāng)?shù)慕沂?這就需要提供更加全面和深入的信息檢索,然而目前我們的聲像檔案管理仍然普遍停留在傳統(tǒng)的實(shí)體分類和手工檢索上,并沒有利用計(jì)算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)快速高效的檢索。
3加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
3.1 加強(qiáng)宣傳教育,提高聲像檔案意識(shí)聲像檔案意識(shí)淡薄是造成“收集難”的重要原因。由于多年在工作中形成的慣例,許多單位只注重文書檔案的收集,宣傳重點(diǎn)放在了文書檔案上,致使人們對(duì)聲檔案重要的歷史價(jià)值及其在檔案工作中的地位、作用認(rèn)識(shí)不夠。因此,檔案管理人員在工作中要利用多種形式,強(qiáng)化聲像檔案重要性的宣傳,提高人們對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí),自覺關(guān)心、支持、參與檔案部門對(duì)聲像檔案的收集工作。
3.2 制定收集規(guī)章制度,明確收集范圍在收集聲像檔案中,要明確聲像檔案的收集范圍,并結(jié)合已頒布的相關(guān)檔案法規(guī),建立和健全聲像檔案收集的相關(guān)制度,對(duì)聲像檔案形成部門和人員應(yīng)履行的職責(zé)、聲像檔案收集程序、途徑和獎(jiǎng)懲等作出明確規(guī)定,使聲像檔案的收集有章可循,增強(qiáng)收集說服力,確保收集渠道暢通。
3.3 結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒溫、防磁、防光、防火等。而目前依然有檔案保管部門的聲像檔案保存條件不符合相關(guān)要求。因此,應(yīng)結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密封鐵皮柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等,盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
3.4 以提高聲像檔案管理水平為目的,強(qiáng)化聲像檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)首先,應(yīng)健全機(jī)構(gòu),形成上下結(jié)合、專兼結(jié)合的聲像檔案工作網(wǎng)絡(luò)。其次,配強(qiáng)專業(yè)人員,保持聲像檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。再次,要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高聲像檔案管理人員素質(zhì)。抓好專業(yè)隊(duì)伍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),是提高聲像檔案管理工作水平的基本環(huán)節(jié)。
4結(jié)語
聲像檔案工作需要檔案部門與聲像資料形成部門的共同努力,解決好聲像資料歸檔整理及管理過程中出現(xiàn)的各種問題。檔案部門和檔案管理員工作的主動(dòng)、職能的有效發(fā)揮,以及聲像資料形成部門的積極配合和良好協(xié)作,為搞好聲像檔案工作創(chuàng)造有利的條件。并根據(jù)自身的客觀實(shí)際,改進(jìn)傳統(tǒng)的工作思路和方法,把聲像檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求推向深入,建立行之有效的管理機(jī)制。
參考文獻(xiàn):
摘要聲像檔案是一種最直觀、最真實(shí)的檔案材料，在檔案管理中占有重要地位。但目前醫(yī)院聲響檔案管理中存在一些缺陷，筆者針對(duì)一些問題結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，就加強(qiáng)聲像檔案管理及利用開發(fā)進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞 ：醫(yī)院；聲像檔案；管理對(duì)策
doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2014.08.064
醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種實(shí)踐活動(dòng)中通過記錄手段形成的具有保存價(jià)值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微層、幻燈片等各種形式的載體［1］。主要由兩大類組成，一類是在醫(yī)院管理活動(dòng)中形成的；另一類是在醫(yī)療科研工作中形成的。醫(yī)院聲像檔案是最能客觀、真實(shí)記載醫(yī)院發(fā)展歷史的檔案資料，盡管醫(yī)院聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總數(shù)比例很少，但其所起的檔案憑證作用卻是其他類型檔案實(shí)體無法代替的［2］。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展和電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用，聲像檔案資料比重明顯增加，聲像檔案在醫(yī)院檔案管理中還存在諸多問題，成為影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的重要因素之一，需要引起高度重視，并著力予以解決，以發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的重要作用。
1醫(yī)院聲響檔案管理中存在的主要問題
1.1聲像檔案歸檔意識(shí)差，歸檔率低由于檔案管理宣傳不到位，醫(yī)院各科室、各部門兼職檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不到位，特別是對(duì)聲像檔案管理要求存在模糊意識(shí)，重紙質(zhì)檔案管理而忽視聲像檔案管理，不能準(zhǔn)確把握聲像檔案的形成、收集、整理和歸檔等重要環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，導(dǎo)致聲像檔案歸檔率不高，不能體現(xiàn)醫(yī)院工作的真實(shí)性和完整性。
1.2聲像檔案來源分散，缺乏統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一般情況下，聲像檔案的形成主要集中在醫(yī)院辦公室、宣傳科等職能科室，重要日常活動(dòng)的拍照、錄音、錄像等工作由其負(fù)責(zé)完成，而臨床和醫(yī)技及護(hù)理繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育等一些重要活動(dòng)，往往由本科室完成聲像記錄工作，由此出現(xiàn)醫(yī)院聲像檔案資料來源不集中，聲像資料形成和收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，質(zhì)量參差不齊，有的不符合聲像檔案管理要求，缺乏檔案管理價(jià)值，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，做無用功。
1.3聲像檔案管理手段滯后，保管條件落后盡管聲像檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，但是在管理上明顯滯后于文書檔案、技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案等紙質(zhì)檔案，由于醫(yī)院各科室和部門照相機(jī)、錄音錄像等聲像設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一使聲像檔案資料格式五花八門，凌亂無序；在保管方面，醫(yī)院檔案室預(yù)留給保管聲像檔案聲像的空間普遍不足，特別是相關(guān)配套設(shè)施如溫度控制、防塵、防光、防污染等多種保護(hù)措施不完善，對(duì)保證聲像檔案保管質(zhì)量存在隱患。
1.4聲像檔案管理不規(guī)范隨著聲像技術(shù)不斷進(jìn)步，醫(yī)院聲像檔案管理制度更新不及時(shí)，與紙質(zhì)檔案管理制度不同步、不協(xié)調(diào)，不能滿足醫(yī)院發(fā)展需要。部分沒有配備相應(yīng)有效設(shè)備的科室，由于與職能科室溝通不及時(shí)，造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，沒有完整保存聲像檔案，造成聲響檔案缺失；有的對(duì)聲像資料特別是對(duì)重要視頻監(jiān)控資料收集不及時(shí)，出現(xiàn)超出保存時(shí)限而無法彌補(bǔ)；有些科室和部門聲像檔案資料移交不及時(shí)，不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本科室、本部門形成的檔案資料及時(shí)收集整理并移交；還有就是檔案室對(duì)移交的聲像檔案資料不認(rèn)真檢查與審核，造成移交時(shí)聲像檔案資料不完成，不能展現(xiàn)工作的全貌；檔案室出現(xiàn)聲像檔案資料分類不科學(xué)，影響聲像檔案歸類保存和利用。
1.5聲像檔案利用開發(fā)意識(shí)不夠目前醫(yī)院對(duì)聲像檔案的利用多停留在一般查閱以及出版專刊畫冊(cè)、簡(jiǎn)報(bào)上，檔案管理者以及科室和部門對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)不夠，對(duì)聲像檔案蘊(yùn)含的前沿信息、技術(shù)導(dǎo)向等認(rèn)識(shí)程度不夠，缺乏開發(fā)、挖掘和利用的動(dòng)力，導(dǎo)致諸多具有開發(fā)利用價(jià)值的聲像檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理的對(duì)策
2.1完善聲像檔案管理制度要建立健全聲像檔案管理制度，切實(shí)將聲像檔案管理納入到檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案管理一同要求、一同管理，對(duì)聲像檔案的形成、收集、整理、歸檔、管理和開發(fā)利用等做出明確具體規(guī)定，使聲像檔案管理納入到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理軌道上來。要明確聲像檔案管理責(zé)任，落實(shí)崗位職責(zé)，強(qiáng)化檔案人員績(jī)效考核。要整合聲像檔案資源，確定辦公室、宣傳等職能部門和業(yè)務(wù)科室在聲像檔案形成、收集等環(huán)節(jié)的職責(zé)，明確歸檔范圍。特別是對(duì)日常工作中可能形成較多聲像資料的部門和科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕主要聲像資料失管現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，檔案管理部門要與各部門和科室保持經(jīng)常性溝通，及時(shí)掌握醫(yī)院信息，提高檔案的歸檔率。
2.2發(fā)揮聲像檔案管理人員主觀能動(dòng)性要強(qiáng)化專職和兼職檔案管理人員對(duì)聲像檔案管理的責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)了解和掌握醫(yī)院和各部門、科室工作開展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的聲像資料并加入收集歸檔，特別是要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展以及安全等重大事件聲像資料的收集，隨時(shí)保證聲像檔案的系統(tǒng)性和完整性；要開展經(jīng)常性的檔案知識(shí)專題宣傳，提高對(duì)聲像檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做到認(rèn)識(shí)到位、責(zé)任明確、工作落實(shí)。
2.3強(qiáng)化聲像檔案管理必要設(shè)備的配備工作目前聲像檔案資料存在著傳統(tǒng)介質(zhì)和電子介質(zhì)并存的情況，對(duì)于傳統(tǒng)介質(zhì)形成的聲像檔案資料，可以通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)換為電子形式予以備份保存；對(duì)于電子儲(chǔ)備的聲像資料，特別是照片、視頻等影像資料可以選取有代表性的部分，轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)形式予以備份保存。根據(jù)聲像檔案資料來源不同，如膠片、磁帶、光盤等特殊材料制成的影像檔案，應(yīng)按照恒溫、恒濕、防磁等方面的要求，配備必要的設(shè)備，同時(shí)盡可能統(tǒng)一醫(yī)院聲像設(shè)備的型號(hào)，保證檔案資料的一致性。另外醫(yī)院檔案室應(yīng)購(gòu)置照相機(jī)、掃描儀、刻錄儀、防磁軟盤音響柜，智能光盤柜等必要設(shè)備，確保聲響檔案資料永久、完好保存。
2.4提高影像攝錄人員和檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)一方面要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院職能部門和醫(yī)務(wù)科及護(hù)理部重點(diǎn)科室兼職檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高影像攝錄水平，提高影像檔案資料質(zhì)量和水平；另一方面，加強(qiáng)對(duì)專、兼職檔案管理人員管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，擴(kuò)大視野，不斷提升聲像檔案管理工作質(zhì)量，為保管好檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
2.5應(yīng)用現(xiàn)代手段管理聲像檔案利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，對(duì)聲像檔案的保管，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。
2.5.1錄音（像）帶檔案數(shù)字化錄像帶、錄音帶對(duì)保管環(huán)境要求十分嚴(yán)格，在高溫潮濕的環(huán)境下磁帶發(fā)霉、消磁、咬帶導(dǎo)致報(bào)廢較為常見，將錄像片轉(zhuǎn)為光盤防止磁帶報(bào)廢，方便查閱利用。
2.5.2相片檔案數(shù)字化利用掃描儀將照片掃描，存進(jìn)計(jì)算機(jī)硬盤或者刻錄成光盤，或者存進(jìn)U盤，其特點(diǎn)是對(duì)相片實(shí)物的保護(hù)，防止時(shí)間久退色，方便相片歸檔、編輯、出版等。
2.5.3錄像帶數(shù)字化采用數(shù)碼錄像將錄像帶轉(zhuǎn)錄并刻錄DVD光盤保存，其畫面分辨率高，也給今后的音像檔案利用提供了便利條件。
3聲像檔案的開發(fā)利用
檔案管理的最終目的就是利用，要緊緊圍繞服務(wù)臨床、服務(wù)患者的目標(biāo)，多渠道、多途徑開發(fā)聲像檔案的信息資源，充分發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，使檔案在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用［3］。
3.1開展聲像檔案的編研工作出版專題圖片或?qū)ｎ}畫冊(cè)，如我院每年制作護(hù)理隊(duì)伍專題借助醫(yī)院官方網(wǎng)站進(jìn)行宣傳，以展示我院護(hù)理人員的風(fēng)采及發(fā)展歷程，拓展醫(yī)院文化內(nèi)涵，增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力和向心力，提高職工的愛院情懷。
3.2發(fā)揮聲像檔案的證據(jù)作用隨著患者維權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)，醫(yī)患糾紛調(diào)解難度加大，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)區(qū)域和重要部位監(jiān)控裝置的管理，對(duì)獲取的重要影像資料要按照聲像檔案管理要求，進(jìn)行妥善收集、整理與保管，并及時(shí)移交；同時(shí)臨床科室也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)復(fù)雜疑難診療過程留取必要的影像檔案資料，發(fā)揮聲像檔案資料的證據(jù)作用，以最大限度維護(hù)醫(yī)患雙方的合法權(quán)益［4］。
參考文獻(xiàn)
［1］耿金生.淺談醫(yī)院聲像檔案管理［J］.卷宗，2012（5）:91-92.
［2］王飛.淺議聲像檔案管理工作［J］.內(nèi)蒙古石油化工，2008（10）:86-87.
［3］汪憶華.談專科醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中的檔案工作［J］.現(xiàn)代保健·醫(yī)學(xué)創(chuàng)新研究，2007，4（14）：27-28.
［4］耿金生.醫(yī)院聲像檔案管理工作之我見［J］.黑龍江檔案，2012（5）:58.
隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來文、紅頭文件才是檔案，而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。
事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺(tái)《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。
關(guān)鍵詞：提高；城建聲像檔案；管理；對(duì)策
城市建設(shè)發(fā)展迅速，在城市建設(shè)過程當(dāng)中形成了大量的聲像檔案。城市聲像檔案指的是在城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理工作當(dāng)中形成的歸檔保存的聲像資料。為了更好的保護(hù)好這些資料，并且利用好這些資料，就需要城建檔案工作人員來采取有效的管理工作。當(dāng)前城建聲像檔案管理工作中存在一些問題，比如拍攝內(nèi)容不完整，很難管理，保管條件差等等，這些問題嚴(yán)重影響了城建聲像檔案的完整性，所以有必要采取有效的措施來加強(qiáng)城建聲像檔案的管理工作。
1、城建聲像檔案管理中存在的問題
首先，建館遲。城建檔案是在城市范圍內(nèi)與城市規(guī)劃、城市建設(shè)以及城市管理有關(guān)的建設(shè)活動(dòng)當(dāng)中所形成的科學(xué)技術(shù)檔案的總稱，我國(guó)檔案館是上個(gè)世紀(jì)八十年代后期才開始出現(xiàn)，而且早期的聲像檔案很少。與此同時(shí)，就導(dǎo)致了城建聲像檔案資料不完整的情況。城建檔案管理工作人員當(dāng)中兼職比較多，沒有精力做，而且他們認(rèn)為檔案館屬于接受單位，只是等別人來送資料，導(dǎo)致了館內(nèi)工程照片檔案很單一，很多重要的項(xiàng)目的聲像資料都沒有。領(lǐng)導(dǎo)不重視工程的拍攝工作；工作人員不能夠準(zhǔn)確把握拍攝的位置和范圍，技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，失去了很多拍攝的機(jī)會(huì)；資金有限，無法購(gòu)買先進(jìn)的拍攝設(shè)備，影響了工作的開展。
其次，城建聲像資料的收集很難，因?yàn)槭嵌嚅T拍攝，隨機(jī)性很強(qiáng)，很難掌握拍攝的時(shí)間、內(nèi)容以及錄像的數(shù)量。上交給城建檔案部門資料很不完整，收集的渠道不夠通暢，沒有集中管理，讓城建檔案館失去了聲像資料的來源。而且聲像檔案載體材料的成本比較高，一些工作人員不把設(shè)備還給檔案部門管理，對(duì)聲像資料隨意處置，使得照片底片丟失，失去了一些珍貴的資料；加上保管條件不好，這些檔案受到了不同程度的損壞。
最后，城建檔案資料的管理很難，城建檔案資料的管理分散，一些單位在城建聲像檔案資料的管理上各行其是，不能統(tǒng)一管理。一些城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，照片的說明缺時(shí)間，缺內(nèi)容，整理的不規(guī)范，給以后的查找工作帶來了麻煩，還有，照片的大小和形狀不一，影響了整理的工作。
2、提高城建聲像檔案管理水平的對(duì)策
2、1提高意識(shí)
把城建聲像檔案工作搞好是城建檔案部門的事情，同時(shí)也是全社會(huì)的事情，所以各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要能夠重視城建聲像檔案的管理工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案能夠真實(shí)而且形象的記錄城市建設(shè)發(fā)展的不同歷史時(shí)期的歷程，而且一般的文字檔案不能夠替代聲像檔案。領(lǐng)導(dǎo)要站在全局以及長(zhǎng)遠(yuǎn)利益上來看待這個(gè)問題，并且把這項(xiàng)工作納入到管理工程日常當(dāng)中。城建檔案管理部門要能夠抓住機(jī)會(huì)，結(jié)合本單位的工作來發(fā)揮聲像檔案本身的宣傳作用。各級(jí)部門要積極配合，齊抓共管，保證城建聲像檔案管理工作能夠順利開展，為城市建設(shè)提供珍貴的照片。
2、2改善保管條件
城建檔案部門要加大城建聲像檔案的監(jiān)督力度，并且把檔案的目標(biāo)管理作為檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。要針對(duì)不同單位的不同情況來采取不同的監(jiān)督手段，提高整體水平。要在開發(fā)利用上下功夫，對(duì)有設(shè)備，但是檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)該加強(qiáng)指導(dǎo)以及監(jiān)督，規(guī)范管理，加大對(duì)基礎(chǔ)薄弱單位的指導(dǎo)力度。要建立相關(guān)的管理制度來規(guī)范管理，做到收集、歸檔以及移交檔案的統(tǒng)一管理，防止資料的分散流失。要確保落實(shí)相關(guān)的法律法規(guī)，明確責(zé)任，做到有法可依，有章可循，確保城建聲像檔案的歸檔質(zhì)量。城建聲像資料的保管要求是恒溫、恒濕、防震、防磁、防火和防光等等，但是當(dāng)前的保管條件卻達(dá)不到要求。因此，要結(jié)合實(shí)際，改善條件，要使用密封鐵柜單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線和磁場(chǎng)，盡量延長(zhǎng)壽命。
2、3做好收集工作
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國(guó)家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國(guó)家檔案的齊全和完整。收集工作比較靈活，應(yīng)該受到重視，城建檔案部門要做好平時(shí)的收集，還要能夠處理好各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，查詢聲像檔案的去向，盡可能把分散的聲像資料收集起來，發(fā)揮利用價(jià)值。應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。
城市建設(shè)在不斷發(fā)展，反映城市建設(shè)的照片以及錄像等檔案也會(huì)越來越多，如果不及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)影響檔案工作的開展，所以，要提高城建聲像檔案管理的水平。
參考文獻(xiàn)：
[1] 莫陌. 北京市檔案館積極參與社區(qū)文化建設(shè) 《崇內(nèi)社區(qū)今昔圖片展》帶來檔案文化熱[J]北京檔案, 2006,(01)
[2] 張晶,張淑玉. 城建聲像檔案集中管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J]. 黑龍江科技信息, 2007, (09) .
[3] 張美芳,馬丹寧. 聲像檔案數(shù)字化搶救中存儲(chǔ)與長(zhǎng)期保存策略的研究[J]. 數(shù)字與縮微影像, 2007, (01) .
[4] 李素芬,王寧寧. 聲像檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì), 2009, (02)
[5] 傅榮校,解俞. 論數(shù)字檔案館的發(fā)展思路――基于政務(wù)信息管理前后兩端的調(diào)查分析[J]. 檔案學(xué)通訊, 2009, (06)
一、聲像檔案管理存在的問題
(一)聲像設(shè)備與人員情況
1.隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)基層單位的聲像設(shè)備有了很大改善,可算是各單位的必備品。但是多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求,致使有的設(shè)備閑置,沒人會(huì)用,難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中,沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng),設(shè)備不能有效地利用。從而直接影響了其作用的發(fā)揮,最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
2.由于基層單位對(duì)聲像檔案管理的不夠重視,致使多數(shù)單位的攝錄人員是兼職。攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。由于專業(yè)知識(shí)及技能普遍較低,在思想認(rèn)識(shí)上就存在一定的誤區(qū)。一部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來文、紅頭文件才是檔案,而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等,認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存;還有一部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報(bào)社、電臺(tái)的用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念,檔案意識(shí)不強(qiáng),僅考慮個(gè)人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存,不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。
(二)聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜
1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。
2.檔案意識(shí)不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。
3.保管條件差,聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。
4.收集渠道不暢,聲像檔案館(室)匱乏。
5.區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控,聲像檔案流失嚴(yán)重。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
(一)加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí),爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各基層單位乃至全社會(huì)的事,而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí),營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各基層單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
(二)加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí),各基層單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
(三)加強(qiáng)指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門對(duì)不同單位采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下工夫;對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
(四)結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
(五)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際,各基層單位、區(qū)檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。主要有:①通過正常移交接收。科室移交檔案室,檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的,要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集,經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物(攝錄人員)直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外,還被指派(或聘請(qǐng))攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力,登門收集和征集。
1拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對(duì)城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對(duì)正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。
導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對(duì)城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對(duì)整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對(duì)老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購(gòu)買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對(duì)策
上述問題種種，其原因主要是由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國(guó)家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國(guó)家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個(gè)方面和不同歷史時(shí)期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會(huì)無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財(cái)、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會(huì)成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機(jī)動(dòng)、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個(gè)人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。
另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報(bào)銷。
5部門配合共同管。
關(guān)鍵字：城建聲像檔案管理工作存在的問題解決措施
中途分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，以其真實(shí)、準(zhǔn)確之特點(diǎn)，生動(dòng)形象的記錄了城市的發(fā)展軌跡，對(duì)城市的規(guī)劃、建設(shè)及管理發(fā)揮著重要作用。然而，其管理工作還存在一些問題，下面，筆者就如何加強(qiáng)聲像檔案管理工作，談一些看法以供大家共同探討。
一、城建聲像檔案管理過程中存在的問題
（一）缺乏健全完善的管理制度
要想促進(jìn)城建檔案管理工作的順利開展，就需要有健全和完善的管理制度作為支撐，使管理者能夠在制度的范圍內(nèi)開展工作，明確自身工作職能。但是從目前的情況來看，管理單位缺乏這種完善的管理制度，使得工作開展過程中存在著一種混亂的現(xiàn)象，每個(gè)人的作用不能夠充分的發(fā)揮，不能夠有效的完成管理任務(wù)，管理效率低下。
（二）城建聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
城建聲像檔案管理工作能夠?yàn)槌鞘械陌l(fā)展提供準(zhǔn)確的聲像信息，對(duì)于促進(jìn)城市規(guī)劃改善方面起到了關(guān)鍵性的作用，加強(qiáng)聲像檔案管理勢(shì)在必行，這就要求管理者一定要具有較強(qiáng)的管理意識(shí)，對(duì)城建聲像檔案進(jìn)行及時(shí)收集和歸檔整理，保證資料信息的準(zhǔn)確性和完整性。但是目前來看，管理者的管理意識(shí)薄弱，對(duì)于信息的收集和歸檔工作開展不到位，由于城建聲像檔案具有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，但是一些開發(fā)公司沒有將建設(shè)項(xiàng)目的原址的相貌進(jìn)行拍攝，對(duì)于正在進(jìn)行的項(xiàng)目拍攝也不夠完全，且措施拍攝機(jī)會(huì)，導(dǎo)致內(nèi)容的不完整，加之檔案管理人員沒有進(jìn)行主動(dòng)監(jiān)督和實(shí)時(shí)管理，使得很多有價(jià)值的城建聲像檔案流失。除此之外，一些人對(duì)聲像檔案管理工作缺乏重視程度，也造成檔案信息的流失。
（三）聲像設(shè)備陳舊，管理人員的素質(zhì)較低
先進(jìn)的設(shè)備能夠更清晰的拍攝出城市的各種面貌特征，但是由于當(dāng)前的設(shè)備較為陳舊，不能夠完全的反映出形態(tài)各異的大小建筑和與之相對(duì)應(yīng)的城市環(huán)境背景，這樣就給檔案的管理工作帶來一定的麻煩。同時(shí)，管理者的素質(zhì)較低，技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)，有很多的兼職人員，使得他們沒有足夠的精力和責(zé)任心去完成這項(xiàng)工作，從而影響到了檔案的質(zhì)量和數(shù)量，并且影響到了城建檔案信息的長(zhǎng)久開發(fā)利用和保護(hù)管理。
（四）城建聲像檔案管理缺乏科學(xué)性
科學(xué)的管理工作能夠起到事半功倍的效果，但是從目前的情況來看，城建聲像檔案管理工作呈現(xiàn)出一種分散性和不科學(xué)型的表現(xiàn)。一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室中，不能夠進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時(shí)，管理者不能夠?qū)n案及時(shí)歸檔，造成管理上的不規(guī)范，日后查找起來也很麻煩。除此之外，照片檔案裝具規(guī)格通常是固定的，而實(shí)際的照片大小不一，形狀各異，這樣使管理工作出現(xiàn)停滯。
（五）聲像檔案收集渠道不暢通，檔案失控流失嚴(yán)重
城市城建檔案館是永久保存檔案并且向社會(huì)提供使用機(jī)會(huì)的重要基地，在這里，檔案需要被很好的保存管理。但是從目前的情況來看，館藏城建聲像檔案相當(dāng)匱乏，建設(shè)單位、施工單位的聲像檔案管理人員認(rèn)為其所拍攝的資料屬于個(gè)人或者是單位內(nèi)部所有，并沒有向城建檔案館移交進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種背景下使得檔案存在著分散管理的現(xiàn)象，城建檔案管的聲像檔案也就沒有來源。源頭控制不好，收集渠道不暢通，這樣惡性循環(huán)下去就會(huì)導(dǎo)致檔案館藏匱乏。
二 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
上文中從五個(gè)方面分析了，在當(dāng)前城建聲像檔案管理工作中存在的各種問題，為了能夠更好的保存城建聲像檔案，使其更好的為城市的規(guī)劃建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)，需要采取切實(shí)可行的措施進(jìn)行管理，下面本文就從自身工作實(shí)際出發(fā)，提出幾點(diǎn)建議。
（一）建立健全完善的管理體系，促進(jìn)管理工作順利開展
健全的管理體系能夠更好的促進(jìn)管理工作的開展，具體說來，要從以下幾個(gè)方面著手。首先，需要依靠法律手段，用法律的強(qiáng)制力保證管理工作有法可依。《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確規(guī)定，凡屬國(guó)家檔案，無論何種載體檔案都應(yīng)該無條件向檔案部門移交，因此各建設(shè)、施工單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。
其次，需要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理者的積極性，促進(jìn)管理工作的有效開展，提升管理的效率。作為管理者，一定要有積極的態(tài)度和責(zé)任心，要將管理工作作為中心去開展，不能夠疏忽管理，存在僥幸心理。同時(shí)，還需要建立責(zé)任機(jī)制，明確每個(gè)管理者的職責(zé)，使每個(gè)人都有具體的管理工作去做，這樣再出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)找到責(zé)任人，明確出現(xiàn)問題的原因，更好的開展補(bǔ)救工作。
最后，要建立聲像檔案的日常監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)中心，為管理工作的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。城建檔案館應(yīng)與市規(guī)劃局等政府城市建設(shè)項(xiàng)目審批部門及管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)了解被批的各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)符合報(bào)送工程聲像檔案的項(xiàng)目，城建檔案館應(yīng)在工程開工前、工程期間，依照工程聲像檔案的要求跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督拍攝 ；對(duì)大的拆遷項(xiàng)目能夠及時(shí)攝錄拆遷前的原狀和拆遷后的現(xiàn)狀。以確保聲像檔案的完整，齊全和按時(shí)歸檔。
（二）加強(qiáng)宣傳，提高管理者的管理意識(shí)
做好城建聲像檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工作，更是城建系統(tǒng)中各單位的事情，因此說，在進(jìn)行管理的過程中一定要加強(qiáng)宣傳，使每個(gè)人都能夠重視對(duì)聲像檔案的管理工作。即要解決好管理者的認(rèn)識(shí)問題，明確聲像檔案對(duì)于城市建設(shè)的重要性；同時(shí)要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作，結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況開展管理，發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用；還需要各部門的積極配合，實(shí)現(xiàn)共同管理。
（三）加強(qiáng)城建聲像專業(yè)人才和器材的配備
目前聲像專業(yè)人才缺乏已經(jīng)成為城市聲像檔案工作的最大瓶頸，各城建檔案管理部門和聲像形成單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到聲像檔案人才的重要性，想方設(shè)法增加聲像檔案工作人員或加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有技術(shù)能力不足的人員加強(qiáng)培訓(xùn)，以提高聲像檔案工作水平。工欲善其事，必先利其器同時(shí)要配備聲像專業(yè)器材。
（四）建議市城建檔案館參與全市重大建設(shè)活動(dòng)
針對(duì)市重大建設(shè)活動(dòng)檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取市城建檔案館直接參與的辦法，由主辦單位通知城建檔案館派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)收集歸檔工作，尤其是原素材聲像資料要很好的收集，以確保全市重大城建會(huì)議產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
結(jié)束語：城建聲像檔案對(duì)于促進(jìn)城市的良性發(fā)展具有重要的作用，面對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問題，需要采取科學(xué)有效的措施進(jìn)行管理。本文就以此為中心，對(duì)管理中的問題和解決措施進(jìn)行了分析，希望能夠?qū)窈蟮某墙曄駲n案管理工作有所幫助。
參考文獻(xiàn)：
[1] 曾云 淺談如何規(guī)范城建聲像檔案管理工作 城建檔案，2013年第03期
[2] 宋元紅 淺談如何做好城建聲像檔案管理工作 黑龍江檔案，2013年第4期
[3] 熊亞麗 城建聲響檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策 中文信息，2014年第1期
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
聲像檔案工作的好壞，領(lǐng)導(dǎo)重視是非常關(guān)鍵的。許多單位由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)聲像檔案的重要作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為聲像檔案工作在一個(gè)單位屬于次要工作，可有可無，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視會(huì)使整個(gè)單位聲像檔案工作相應(yīng)也不會(huì)重視，這樣就會(huì)造成聲像檔案歸檔制度形同虛設(shè)。同時(shí)有些人圖省事，將聲像檔案長(zhǎng)期保存在個(gè)人手中或科室內(nèi)部，不移交檔案室統(tǒng)一保存。隨著人員變動(dòng)或機(jī)構(gòu)調(diào)整，極易造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。等到用時(shí)，再靠檔案員去催要或再征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”，造成檔案規(guī)范化管理工作十分被動(dòng)。
（二）聲像檔案管理制度不全，設(shè)備不能有效利用
我旗大部分單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，致使現(xiàn)有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，只在本科室利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，從源頭上沒有抓好，給聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（三）經(jīng)費(fèi)不足，保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。但是由于重視程度不夠和經(jīng)濟(jì)條件限制等原因，我旗只有旗檔案館、人民銀行等少數(shù)幾個(gè)單位配備了防磁柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。
（四）收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
旗檔案館是全旗永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有相當(dāng)一部分照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使各單位聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，渠道不暢，造成今天檔案館下大力氣征集、收集的局面。
（五）全旗性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
我旗或單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。但旗檔案館卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度、加大資金投入力度
解決聲像檔案管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問題。領(lǐng)導(dǎo)要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程重點(diǎn)進(jìn)行安排，并提供必要的物質(zhì)支持。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的人員擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。第四，爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持。多措并舉，資金、人員、設(shè)備、措施齊到位，把本單位重要工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議都拍攝下來，照片要進(jìn)行沖洗成像，為聲像檔案完整集中統(tǒng)一歸檔工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
（二） 加強(qiáng)管理，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理現(xiàn)狀，各單位要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定并狠抓落實(shí)。每年單位年度立卷時(shí)，由綜合檔案室對(duì)各門類檔案集中統(tǒng)一立卷，堅(jiān)決杜絕各科室自行存放或據(jù)為已有的現(xiàn)象，使聲像檔案集中規(guī)范統(tǒng)一管理逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三） 加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，旗檔案局要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案等級(jí)評(píng)定、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四） 結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求。結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。從我旗各單位目前經(jīng)濟(jì)條件出發(fā)，首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。
（五） 全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、旗檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
關(guān)鍵詞 電影企業(yè) 聲像檔案管理 整合措施
中圖分類號(hào)：G936 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
Talking about the Problems and Integration Measures of the
Management of Audio and Video Files in Film Business
ZHANG Xiaojiang
(Beijing Science Education Film Studio, Beijing 100037)
Abstract Film industry in various activities, formed of a large number of audio and video data files, there are many problems in the file management due to the quality of personnel, management practices and other aspects of audio and video materials, the existence of these problems, which directly affectthe integrity of the file and use. So, to take effectiveintegration of measures to strengthen the the film enterpriseaudio and video file management without delay.
Key words film business; the management of audio and video files; integration measures
1 聲像檔案
1.1 電影企業(yè)聲像檔案
電影聲像資料檔案是指在電影創(chuàng)作、生產(chǎn)、發(fā)行、放映過程中形成的文字、圖片、標(biāo)準(zhǔn)拷貝、數(shù)字母版、影片素材等具有保存價(jià)值的資料，是電影企業(yè)在行使職責(zé)和從事本單位工作活動(dòng)中形成的、具有保存利用價(jià)值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、專題片等聲像材料，在電影檔案家族里有著文字檔案不可替代的作用。對(duì)國(guó)家、社會(huì)和個(gè)人有保存價(jià)值并輔以文字說明的歷史記錄，種類豐富。作為專門檔案門類的影片檔案，以其直觀、形象、真實(shí)的特點(diǎn)記錄和再現(xiàn)了時(shí)代社會(huì)生活場(chǎng)景中的人物和事件，是具有珍貴保存和利用價(jià)值的時(shí)代文化遺存。依法接受檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一管理。
1.2 聲像檔案管理的意義
聲像檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用。電影企業(yè)的聲像資料要比較完整和真實(shí)地保存下來，為日后的工作需要和解決實(shí)際問題提供歷史的證明。做好聲像檔案管理工作是電影企業(yè)健康發(fā)展的需要，是企業(yè)管理的一部分。規(guī)范化、科學(xué)化的聲像檔案管理，是電影企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系。作為電影企業(yè)管理工作者，必須充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性。
2 電影企業(yè)聲像資料檔案管理存在的問題
聲像資料檔案管理缺乏專業(yè)設(shè)備，沒有專用的恒溫、恒濕、防磁的箱柜存放聲像資料檔案。影片檔案盒常常出現(xiàn)銹斑、密閉不嚴(yán)的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電影膠片粘連、變脆、生霉，加之供檢索利用的標(biāo)示片名、序號(hào)等內(nèi)容不規(guī)范，給影片檔案的管理和利用帶來不便。這些問題直接影響了聲像檔案的完整和保管利用，也成為困擾各檔案館的難題。①
2.1 保管條件差，制度不健全
電影聲像資料形成部門的工作細(xì)致程度，對(duì)檔案工作是否支持是影響聲像檔案上交質(zhì)量的重要因素，聲像資料形成部門對(duì)聲像檔案重視不夠，聲像檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。聲像檔案一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤片、VCD盤片、DVD盤片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，管理制度落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。體制不順，造成音像資料分散，無法實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
2.2 開發(fā)利用聲像資料手段滯后，歸檔不及時(shí)
聲像資料有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，照片底片需要一起歸檔，影像需輔以文字加以說明，如果沒有及時(shí)歸檔，多數(shù)照片、底片就會(huì)分家，失去了應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。錄像資料的每一次播放、剪輯、復(fù)制都會(huì)對(duì)母帶的圖像質(zhì)量造成損害，長(zhǎng)時(shí)間的放置也會(huì)使其圖像的色彩和清晰度逐漸衰減，“一盤帶子反復(fù)用”，原始音像沒有保存下來。主要原因是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視，聲像檔案質(zhì)量、歸檔率難以保證。內(nèi)部機(jī)制不靈活，管理手段滯后，遲遲走不上科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道。檔案管理者對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)不夠，缺乏開發(fā)利用動(dòng)力，或缺乏聲像檔案專題編研能力。
2.3 檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)亟待提高
對(duì)聲像檔案缺乏足夠重視也是影響其工作開展、管理質(zhì)量提高的原因。很多專門從事醫(yī)院檔案管理人員原來沒有接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，或僅接受較短時(shí)間的檔案專業(yè)培訓(xùn)。個(gè)人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識(shí)掌握不夠，導(dǎo)致對(duì)聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對(duì)待，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進(jìn)行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡(jiǎn)單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。
3 整合措施
3.1 嚴(yán)格對(duì)聲像檔案的管理制度
從制度上對(duì)一些不盡完善的歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整，對(duì)日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現(xiàn)象的發(fā)生。開展經(jīng)常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要與各科室保持經(jīng)常性溝通，及時(shí)掌握醫(yī)院信息，對(duì)各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)聲像檔案工作予以配合支持。
3.2 加快電影企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理
聲像檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)注入新的活力，使其由傳統(tǒng)管理方法向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由死板的形式變得有聲有色，由音頻信號(hào)變?yōu)閿?shù)字信號(hào)，從而延長(zhǎng)了其壽命，增強(qiáng)了利用效果。由于高溫潮濕，磁帶發(fā)霉、消磁、咬帶導(dǎo)致報(bào)廢的現(xiàn)象較為常見。如果將電影錄像帶轉(zhuǎn)為電影光盤，可以防止磁帶報(bào)廢，方便今后利用。采用編輯出版聲像檔案光盤的方法，將數(shù)字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤，方便保存，降低成本，減少重要聲像檔案的人為損害。聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。②
3.3 提高檔案管理人員自身素質(zhì)
電影企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)要培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理員必須具備“專家型”素質(zhì)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理人員應(yīng)提高管理意識(shí)，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。努力提高檔案人員的管理能力，培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
總之，電影企業(yè)對(duì)的聲像檔案的保存應(yīng)當(dāng)具備讀取自身所藏全部聲像檔案的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備，建立聲像檔案數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化修護(hù)和保護(hù)工作。管理人員要做到及時(shí)收集、整理、歸檔，建立嚴(yán)格的管理制度，采取有效的保護(hù)措施，以確保聲像檔案歸檔的質(zhì)量，從而達(dá)到最大限度地提高檔案的利用效益。
注釋
[關(guān)鍵詞]企業(yè)；聲像檔案；問題；建議
企業(yè)聲像檔案是企業(yè)音像檔案和照片檔案的統(tǒng)稱，是指企業(yè)各部門或個(gè)人在從事各種活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的照片(包括底片、反轉(zhuǎn)片)、影片、唱片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。它一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤片、VCD盤片、DVD盤片等不同材料為載體，以影像、聲音為主。是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案，聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。
一、企業(yè)聲像檔案管理工作存在的問題
1.思想認(rèn)識(shí)上的模糊。企業(yè)在思想認(rèn)識(shí)上存在兩大誤區(qū)：一種是在日常工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員根本不了解什么是聲像檔案，誤以為只有上級(jí)來文和紅頭文件才是檔案，在各種公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、光盤、磁帶首先在思想認(rèn)識(shí)上就未引起重視，所以在完成公務(wù)活動(dòng)后，不進(jìn)行歸檔保存。第二種是一部分?jǐn)z錄人員認(rèn)為在公務(wù)活動(dòng)中誰拍的照片就歸誰，是自己的“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”，應(yīng)用完畢后怎樣處理屬于個(gè)人行為。由于思想上的模糊，導(dǎo)致部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，隨著人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)的變遷，造成聲像檔案的失控和流失。
2.檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案具有較強(qiáng)的實(shí)效性和特殊的歸檔管理要求。例如照片檔案主要由底片、照片以及文字說明組成。如不及時(shí)歸檔。隨著時(shí)間的流逝，攝影人員自己也難以追憶齊全和表述準(zhǔn)確。一張照片如果沒有文字說明材料，其使用價(jià)值就大為遜色，甚至失去利用價(jià)值。原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案的重點(diǎn)部分。但是企業(yè)有積存照片未歸檔，且多數(shù)照片、底片已分家或無底片，文字說明更難說清。
3.管理制度不健全，聲像檔案未實(shí)行集中管理，甚至歸檔了的聲像檔案由于管理制度不到位，檔案人員缺乏責(zé)任感，使部分聲像檔案在借閱過程中丟失。
4.保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。聲像檔案是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案。因而其保管條件比紙質(zhì)檔案要求更高更嚴(yán)格，但一些企業(yè)不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，致使一些磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘邊變質(zhì)，失去了應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。
這些問題的存在，很大程度上影響了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用，甚至?xí)o企業(yè)造成不必要的損失。
二、加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作的建議
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)聲像檔案管理工作的宣傳。企業(yè)聲像檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有很強(qiáng)的原始性和記錄性，同時(shí)聲像檔案又具有其他檔案無法替代的生動(dòng)、形象的歷史記錄。完整的、規(guī)范的企業(yè)聲像檔案對(duì)提升企業(yè)形象、反映企業(yè)文化，更好地促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展具有重要意義。所以，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《照片檔案管理規(guī)范》的宣傳，提高對(duì)企業(yè)聲像檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。一要向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)宣傳。抓住一切有利時(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)法律法規(guī)和生動(dòng)的企業(yè)聲像檔案的利用事例，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。二要向企業(yè)聲像檔案的形成和管理人員宣傳。宣傳企業(yè)聲像檔案的整理歸檔及管理要求，保證聲像檔案的妥善、長(zhǎng)久保存。
2.依法治檔，建立健全企業(yè)聲像檔案管理規(guī)章制度。許多企業(yè)因管理制度不健全，致使企業(yè)聲像檔案沒能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理；有些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的企業(yè)聲像檔案管理規(guī)章制度，但仍處于無章可循的管理狀態(tài)。我們知道，企業(yè)聲像檔案不同于傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案，聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。如照片的底片要和照片一起歸檔，并且和影像膠片、光盤等需輔以文字說明后及時(shí)歸檔，以免日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。要改變企業(yè)聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，保證此項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，就必須對(duì)企業(yè)聲像檔案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的規(guī)章制度，如建立企業(yè)聲像檔案的形成、收集、整理、移交、保管、借閱、提供利用等規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)聲像檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要作出明確規(guī)定，使之有較強(qiáng)的制約作用，做到有章可循、有法必依，規(guī)范企業(yè)聲像檔案工作，同時(shí)還要建立企業(yè)聲像檔案管理人員崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)。二要企業(yè)各部門凡是能形成聲像檔案的都必須執(zhí)行企業(yè)聲像檔案管理制度，以確保企業(yè)聲像檔案及時(shí)、齊全、完整地歸檔，由企業(yè)檔案部門集中統(tǒng)一管理企業(yè)聲像檔案。
關(guān)鍵詞；高校聲像檔案；數(shù)字化；云時(shí)代
中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）27-0279-02
高校的聲像檔案是高等學(xué)校歷史發(fā)展的結(jié)晶，通過畫面、聲音的生動(dòng)內(nèi)容，客觀形象地記錄和再現(xiàn)一個(gè)學(xué)校發(fā)展的歷史面貌和各方面的情況，不僅是教學(xué)、科研、管理等多方面的長(zhǎng)期積累，是高校寶貴的文化資源財(cái)富，更是高校未來發(fā)展戰(zhàn)略制定的翔實(shí)依據(jù)。信息技術(shù)日新月異的發(fā)展帶來了各個(gè)領(lǐng)域的深刻變革，高校聲像檔案管理的數(shù)字化早已成為高校檔案管理的主流趨勢(shì)，尤其是近年來計(jì)算機(jī)云技術(shù)的廣泛滲透，各類信息獲取及服務(wù)領(lǐng)域全面進(jìn)入了以“數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)集中存儲(chǔ)”為顯著優(yōu)勢(shì)的“云時(shí)代”，為高校聲像檔案管理的收集、存儲(chǔ)和使用提供了更多可能的技術(shù)手段，也為高校聲像檔案管理提供了更加集約化、規(guī)模化和專業(yè)化的信息技術(shù)整合平臺(tái)，使高校聲像檔案有了更為便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于訪問的存放位置，使高校聲像檔案管理全面走向智能化。
1 高校聲像檔案管理工作的主要瓶頸
1.1 來源復(fù)雜 缺乏甄選機(jī)制
隨著數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是智能手機(jī)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，微信、美拍、QQ空間、微博等自媒體平臺(tái)的新興和發(fā)展，使每位師生都有可能成為聲像資料的來源，特別是在基層組織的活動(dòng)中，檔案部門往往處于被動(dòng)地位，無法預(yù)先掌握活動(dòng)信息，對(duì)拍攝者水平、聲像資料的拍攝質(zhì)量、保存條件都無法控制，更遑論控制聲像檔案的質(zhì)量。在拍攝條件和拍攝水平良莠不齊的情況下所產(chǎn)生海量的聲像數(shù)據(jù)面前，如何進(jìn)行甄選顯得尤為重要，但在實(shí)際的操作中，第一手資料的篩選主體是資料產(chǎn)生的部門還是檔案管理部門都較為模糊，高校檔案管理也沒有明確的規(guī)范和篩選標(biāo)準(zhǔn)，缺乏完善甄選的機(jī)制，要么是簡(jiǎn)單的資料收集匯總，要么墨守于以往的個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)。
另外，高校原有其他載體的聲像檔案如實(shí)體照片、錄音磁帶、錄像帶資料的數(shù)字化也是一項(xiàng)巨大的工程，也需要完善的甄選機(jī)制來進(jìn)行甄選，對(duì)具有重大歷史價(jià)值的聲像檔案進(jìn)行無損數(shù)字化轉(zhuǎn)換、修復(fù)、妥善保存和有效開發(fā)利用都是高校檔案管理中亟待解決的問題。
1.2 歸檔模糊 檢索效率低下
聲像檔案的歸檔范圍較廣，內(nèi)容也較為繁雜，大多數(shù)高校檔案管理部門沒有明確的規(guī)范來界定歸檔范圍和內(nèi)容；檔案的管理分類依循也各不相同，但原有的分類方法的滯后是當(dāng)前比較突出的問題，無論是以時(shí)間為序或是以事件為題，還是以人物為主，單一線性的分類方法都無法滿足日后工作的檢索需要。
1.3 各自為政 存在共享盲區(qū)
學(xué)校的聲像檔案管理部門往往是重大活動(dòng)和事件發(fā)生后的資料整理和匯總部門，事件策劃和發(fā)生的主體部門有著更豐富和詳盡的一手資料，有些生動(dòng)活潑的畫面往往因?yàn)椴粔驀?yán)謹(jǐn)和嚴(yán)肅而被屏蔽在轉(zhuǎn)交檔案管理部門之前，而高校的管理和宣傳都應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，順應(yīng)學(xué)生的實(shí)際需要，檔案部門不僅要保存具有歷史記錄價(jià)值的聲像資料，更要注意搜集這些反映時(shí)代潮流和思想風(fēng)向的趣聞趣事，全方位的記錄和再現(xiàn)師生的精神面貌。另外，在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，越是有價(jià)值的聲像檔案涉及重大的事件和重要人物，具有較高的觀賞性和個(gè)人榮譽(yù)性，往往越難歸檔，更容易散落于資料檔案發(fā)生當(dāng)事人和當(dāng)事部門。事件發(fā)生部門不知檔案管理部門篩選和留存了哪些資料，檔案管理部門也不了解當(dāng)事部門實(shí)際的檔案交接情況，造成了一定的信息不對(duì)稱。加之因?yàn)闄z索效率的低下，其他相關(guān)部門在使用和查找資料往往不愿大費(fèi)周章的查閱學(xué)校的檔案，也免于沉溺浩瀚的資料翻閱查找，更樂于直接向當(dāng)事人和當(dāng)事部門索取。
2 云計(jì)算技術(shù)在高校聲像檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用
云計(jì)算（cloud computing）是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務(wù)的增加、使用和交付模式，通常基于互聯(lián)網(wǎng)來提供動(dòng)態(tài)易擴(kuò)展且經(jīng)常是虛擬化的資源。現(xiàn)階段廣為接受的是美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)研究院（NIST）定義：云計(jì)算是一種提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問的模式， 通過進(jìn)入可配置的計(jì)算資源共享池，快速獲取包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、應(yīng)用軟件、服務(wù)等資源。簡(jiǎn)而言之，云計(jì)算技術(shù)與以往IT技術(shù)相比較，其優(yōu)勢(shì)在于能夠通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式進(jìn)行大規(guī)模的信息數(shù)據(jù)處理，對(duì)信息的獲取、存儲(chǔ)及服務(wù)實(shí)現(xiàn)集約化、規(guī)模化和專業(yè)化整合。
2.1 云計(jì)算技術(shù)在聲像檔案收集方面的作用
云技術(shù)在攝影攝像產(chǎn)業(yè)的廣泛應(yīng)用，云相機(jī)、云攝像機(jī)的出現(xiàn)無限地延伸了聲像檔案的信息量，聲像資料的收集不再受相機(jī)、攝像機(jī)的存儲(chǔ)能力所限，可以隨意采集盡可能詳盡的聲像資料，通過這些終端設(shè)備所產(chǎn)生的聲像文件可以即時(shí)直接上傳至云服務(wù)器，也可以通過微信、百度云端等自媒體平臺(tái)隨時(shí)隨地的分享，免去了以往活動(dòng)或事件發(fā)生之后檔案管理部門逐一向基層部門收集的繁瑣，既簡(jiǎn)化了工作的流程，還將聲像資料在收集和交接過程中的流失風(fēng)險(xiǎn)減小到最低程度。
2.2 云計(jì)算技術(shù)在聲像檔案存儲(chǔ)方面的作用
目前，云存儲(chǔ)的市場(chǎng)已形成一定規(guī)模，為企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供的信息服務(wù)也日臻成熟。建立高校聲像檔案的云存儲(chǔ)平臺(tái)與以往將照片、視頻、音頻文件匯總后刻錄光盤的方法有著不可比擬的優(yōu)越性。其一，多用戶共享及共享的權(quán)限化。為基層部門開設(shè)低級(jí)用戶，僅授權(quán)給基層文件上傳、查看和編輯本部門文件的工作權(quán)限，檔案管理部門只需將他們上傳的聲像文件進(jìn)行分類篩選、歸檔即可；待基層有查找需求時(shí)，臨時(shí)開通權(quán)限，既便于對(duì)聲像檔案的管理，又避免重要信息被刪、誤路徑轉(zhuǎn)移等誤操作。其二，安全性高。云存儲(chǔ)平臺(tái)的專業(yè)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)和防火墻設(shè)計(jì)以及多機(jī)房互備，最大可能地保證了聲像檔案的數(shù)據(jù)安全，比以往在光盤、移動(dòng)硬盤、本地硬盤的存儲(chǔ)方式更具專業(yè)和安全性。其三，協(xié)作機(jī)制簡(jiǎn)化工作流程。云存儲(chǔ)平臺(tái)不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸，還可以通過檔案留言的功能，來建立協(xié)同作業(yè)的機(jī)制，擁有留言權(quán)限的使用者可以留言讓上傳者或其他同事修改，也可組織組員討論該檔案是否有留存的必要和意義以及提出相應(yīng)的修改和編輯方案；上傳者也可以將聲像檔案的文字描述盡可能細(xì)致；一旦修改完成，上傳者直接上傳修改后文件，檔案管理者即可收到消息提醒，實(shí)時(shí)了解工作進(jìn)度，免去了以往通過電話、郵件進(jìn)行通知、詢問、文件傳輸、文件下載、再歸檔等一系列繁瑣工作。
2.3 云計(jì)算技術(shù)在聲像檔案使用方面的作用
隨著云計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展，云平臺(tái)不僅是聲像檔案便捷、安全的存儲(chǔ)平臺(tái)，還是聲像檔案文件的初級(jí)處理平臺(tái)。通過平臺(tái)提供的對(duì)象存儲(chǔ) OSS 功能可以對(duì)圖片進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、縮略圖、剪裁、水印、縮放，對(duì)音視頻轉(zhuǎn)碼等操作，檔案管理者和上傳者都無需掌握專業(yè)圖像、音頻、視頻處理軟件就可以將聲像檔案編輯為適當(dāng)?shù)母袷胶头弦蟮臉邮胶痛笮。阌诼曄駲n案的使用。
云技術(shù)使海量的聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檢索操作變得容易，通過檢索聲像檔案文件的關(guān)鍵字就能迅速地查找到相關(guān)的資料，再通過瀏覽縮略圖或在線預(yù)覽音視頻文件，進(jìn)行下一步的文件下載等操作，比起以往的聲像檔案檢索方法在速度和準(zhǔn)確性上有質(zhì)的飛躍。
云平臺(tái)的操作日志化，對(duì)于多成員共享和編輯的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了記錄用戶操作路徑的功能，更易于糾正聲像檔案管理者和使用者的不規(guī)范操作，實(shí)現(xiàn)了聲像檔案從上傳到使用的全程規(guī)范管理。
3 云時(shí)代背景下高校聲像檔案數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略
云計(jì)算技術(shù)為高校的聲像檔案管理提供了便捷而安全的文件收集、存儲(chǔ)平臺(tái)，為提高聲像檔案管理效率和使用質(zhì)量提供了有力的技術(shù)支持，也給聲像檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)文件傳輸?shù)谋憬菀彩怪R(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、國(guó)家信息安全等相關(guān)領(lǐng)域的法規(guī)空白點(diǎn)突顯，提高和增強(qiáng)檔案管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保密意識(shí)是檔案管理工作者首要任務(wù)。與其他職能部門協(xié)同，參與建立和完善相關(guān)制度法規(guī)也是業(yè)界同仁嚴(yán)肅思考的首要課題。
由于技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的數(shù)據(jù)安全性已有非常成熟的技術(shù)保證，但不時(shí)爆出服務(wù)商服務(wù)器被黑客攻陷造成客戶數(shù)據(jù)外流的新聞，高級(jí)別機(jī)密文件的云存儲(chǔ)安全問題仍然不容忽視。通過多服務(wù)器多重備份等技術(shù)手段數(shù)據(jù)的持久性盡管已如云技術(shù)平臺(tái)服務(wù)商所標(biāo)榜的99.99%，但仍有丟失損毀的風(fēng)險(xiǎn)存在，這就要求檔案管理者認(rèn)真篩選合作服務(wù)商，選擇技術(shù)成熟、硬件設(shè)備優(yōu)質(zhì)、開發(fā)維護(hù)技術(shù)團(tuán)隊(duì)實(shí)力雄厚的服務(wù)商進(jìn)行合作，多學(xué)習(xí)多考察，為聲像檔案管理做好客觀技術(shù)保證。
云時(shí)代的到來為高校聲像檔案管理水平提供了高質(zhì)量提升的契機(jī)，為檔案管理提供了有力的技術(shù)支持和保證，所帶來的挑戰(zhàn)歸根結(jié)底就是對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求，不僅要求檔案管理者需要具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)的綜合能力，還要求具備適應(yīng)時(shí)展不斷地學(xué)習(xí)能力，來處理和解決檔案管理工作中信息的收集、歸檔、開發(fā)及挖掘各環(huán)節(jié)的管理瓶頸，應(yīng)對(duì)不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題，以先進(jìn)科學(xué)的管理意識(shí)、與時(shí)俱進(jìn)的管理手段和踏實(shí)穩(wěn)健的工作態(tài)度來開創(chuàng)高校聲像檔案的新時(shí)代。
參考文獻(xiàn)：
[1] 許雯倩.論云技術(shù)在高校聲像檔案管理中的積極嘗試[J].蘭臺(tái)世界，2016（11）：44-45.
